Betreft: Notulen Algemene Ledenvergadering 26 maart 2012
1.
Tijd: 20.00 uur
Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Hij verzoekt de aanwezigen de presentielijst te tekenen, die wordt rondgestuurd. Afgemeld hebben: Ton Paulusse, Diny en Peter Berkers, Dhyana Lenssen, Ambro Slegers, Bé Oosterhuis, Bea Korsten, Henk Schalkwijk, Margreet Snoeren, Jan Wubben, Toon en Gees Berbers, Marjan van Loon, Liesanne Wubben, Ron Segers, Paul Wubben, Inge Feijen, Jeanne van de Nieuwenhof, Marlé van de Plas.
2.
Vaststelling notulen Algemene Ledenvergadering van 21 november 2011. Daar er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen vastgesteld met dank aan de opsteller ervan. Antwoorden op de vragen die gesteld werden tijdens de vorige ALV: - Is het mogelijk om de trainingsbanen 3/4 te verplaatsen naar bijvoorbeeld 8/9, i.v.m. sterke slijtage? Dit is besproken met Hans-Peter van Oirschot en de trainingen zijn verplaatst naar banen 8 en 9. - Wordt er onderzoek gedaan over de beweegredenen van het opzeggen van lidmaatschap? Ja, er is een enquête gehouden. De uitslag wordt later in deze ALV besproken. - Komt er nog een AED cursus? Ja, deze heeft plaatsgevonden in januari jl.
3.
1
Mededelingen vanuit het bestuur en commissies. A. Jaarverslagen vanuit de commissies: - Ledenadministratie/Theo Zweekhorst: op dit moment hebben we 960 leden, we hebben veel opzeggingen ontvangen in december jl. Er zijn een aantal nieuwe leden binnengekomen, ook vanuit onze zuster verenigingen. We hopen gedurende dit jaar meer nieuwe leden te ontvangen. - Technische Commissie/E. Knoester: 2011 is een succesvol jaar geweest, geen bijzonderheden. - Park & Paviljoen/F. v. Leeuwen: er hebben diverse werkzaamheden plaatsgevonden in 2011, zoals het vervangen van sloten i.v.m. de veiligheid, er is een veiligheidscheck gedaan, een nieuwe TV en een warmtelamp buiten zijn opgehangen en het houtwerk buiten is geschilderd. Algemene opmerking vanuit de commissie: er wordt veel werk verricht, houd ons park en paviljoen schoon. - Hussel/voorzitter: er is geen input ontvangen, maar gemeld kan worden dat er enkele nieuwe husselcoördinatoren zijn en dat de bezetting redelijk is. Er kunnen nog wel wat deelnemers bij. - Interne Competitie/J. Tielemans: 2011 is prima verlopen. Oproep: schrijf je nog in voor de interne competitie dag 1 april! - Interne communicatie/voorzitter: met regelmaat zijn er ‘Nieuwsflitsen’ uitgebracht. Daarnaast worden ook speciale berichten nu via mailchimp verstuurd. Het is mogelijk de lees/ontvang statistieken te bekijken. De ervaring is dat ongeveer 50% van de nieuwsbrieven wordt geopend. De sponsor TV is alleen nog maar bedoeld voor sponsoruitingen. De website is nu een jaar of 7 oud. Mogelijk moet er enige vernieuwing plaatsvinden. TV Tegenbosch, Oude Bosschebaan 7, 5624 AA Eindhoven
- Jeugdcommissie/J. Smits: er hebben diverse activiteiten plaatsgevonden in 2011: jeugdhussel, DEN jeugd, Externe competitie, Ouder/Kind toernooi en de jeugdclubkampioenschappen. Allemaal een succes! Het aantal jeugdleden dat zich inschrijft voor training is helaas verminderd. Het afgelopen jaar zijn er twee commissieleden gestopt en twee nieuwe commissieleden gestart. - Barcommissie/ P. Tielemans: het wordt wat moeilijker om de bardiensten in te vullen, verder geen bijzonderheden. - Open Tegenbosch Commissie/J. Heijnen: er zijn het afgelopen jaar twee commissieleden gestopt, verder geen bijzonderheden. - 60+ commissie/N. Keuning: geen bijzonderheden. Ze zullen de 60+ commissie activiteiten ook vaker gaan publiceren op de website van Tegenbosch. De vraag wordt gesteld waarom de 60+ activiteiten alleen overdag plaatsvinden? Dit is altijd zo geweest en zal zo blijven. De voorzitter bedankt de 60+ commissie voor de grote inzet bij het rondbrengen van specials en de flyers voor de wervingsactie. - Sponsorcommissie/R. van Gool: er hebben diverse mutaties plaatsgevonden, waaronder het afscheid van de hoofdsponsor Delphi. We hebben 3 maanden geen hoofdsponsor gehad, per april 2011 is Dunlop de nieuwe hoofdsponsor van TV Tegenbosch. De wijnproefavond is opengesteld voor een breder publiek, wat een succes is. In algemene zin zien we dat sponsoren steeds meer in natura willen bijdragen en niet zozeer in contanten. B. Jaarverslagen vanuit het bestuur: De meest in het oog springende gebeurtenissen van het afgelopen jaar zijn: - de inbraak, de afwikkeling daarvan en een discussie over de veiligheid van en binnen het clubgebouw. Afgesproken is een veiligheidsscan te laten uitvoeren. Deze heeft in 2012 intussen plaatsgevonden. - de afwikkeling van de kwestie met de Belastingdienst, welke uiteindelijk positief is uitgevallen voor de vereniging. We zijn er uiteindelijk zonder kosten vanaf gekomen. - er hebben diverse wervingsacties plaatsgevonden. - er is contact geweest met de tennisvereniging Prinsejagt en Sportcomplex Eindhoven Noord over het gebruik van de banen die Prinsejagt heeft teruggegeven. Helaas was het aanbod dat SEN deed niet interessant om op in te gaan. Ook is er intensief contact geweest met de voorzitters van de andere tennisverenigingen in Eindhoven over de forse tariefstijgingen van 4x 5%. De discussie loopt nog, maar we verwachten hier niet eenvoudig verandering in aan te kunnen brengen. De ESR kan hierin nog geen advies uitbrengen, omdat ze meer inzicht nodig hebben in de opbouw van kosten voor de verschillende sporten en de mate waarin verenigingen voor die kosten opdraaien. Het in eigen beheer nemen van het onderhoud van de banen is een mogelijke oplossing om de kosten voor de baanhuur terug te brengen. - Voor de 2de maal is de finaledag van de NTC met succes op de banen van Prinsejagt en Tegenbosch gespeeld. In 2012 vindt het NTC finaleweekend op 15 en 16 september opnieuw op ons park plaats. - Er zijn diverse besprekingen met Sportivity geweest over de invulling van de trainingen en de organisatie van de wervingsdagen. C. Bestuurssamenstelling De bestuurssamenstelling is het afgelopen jaar 2x gewijzigd. In de vorige vergadering hebben we Merel en Liesbeth als nieuwe bestuurders gepresenteerd. Merel heeft de vacature ‘Tennis’ ingevuld en Liesbeth heeft het secretariaat overgenomen. We hebben verzuimd deze tussentijdse bestuurswisseling door de ledenvergadering goed te laten keuren. Dit doen we bij deze graag alsnog. Kan de vergadering instemmen met het toetreden tot het bestuur van Merel van Nistelrode en Liesbeth Vonk. Bij acclamatie stemmen de aanwezige leden in met deze wijziging. Cees wordt hartelijk bedankt voor al zijn werk voor de vereniging de afgelopen 5 jaar.
2
TV Tegenbosch, Oude Bosschebaan 7, 5624 AA Eindhoven
I.v.m. het vertrek van Cees Castelijns is Frans van Leeuwen gevraagd de bestuursfunctie met de portefeuille Park & Paviljoen te gaan vervullen. Frans heeft hiermee ingestemd en versterkt sinds enkele maanden het bestuur. We willen ook de benoeming van Frans door de vergadering goed laten keuren. Ook de benoeming van Frans van Leeuwen krijgt unanieme instemming van de aanwezigen. Op verzoek van Lies Castelijns stelt Frans zich even voor. De portefeuille ‘interne communicatie’ wordt door de voorzitter waargenomen. 4. Financieel jaarverslag 2011. Toelichting door de penningmeester. Park en paviljoen: minder uitgaven. Grootste post baanhuur! Afrekening energie van 2010 heeft plaatsgevonden in 2011. 2010 had veel slecht weer. Dus minder energieverbruik. Meer ecotax dan vorige jaren door extra controle. Afschrijvingen: Iets meer dan begroot door de aanschaf van een nieuwe duurdere vaatwasser. Daardoor iets meer afschrijvingen Beheer: Iets minder dan begroot. Per post kleine verschillen. Activiteiten: Minder dan begroot. Dit wordt vooral veroorzaakt doordat we ballen gebruiken van onze hoofdsponsor Dunlop. Deze zijn veel goedkoper dan het vorige merk ballen. De inkomsten zijn door de lagere competitiebijdrage ook lager. Bar: De inkopen zijn iets meer dan begroot en de omzet iets minder. Dit houdt in dat de marge wat is teruggelopen. Marge nog wel boven de 50%. Contributies: Aan het begin van 2011 hebben zo’n 200 leden hun lidmaatschap opgezegd. Na enkele zeer goede jaren merken we dat het nu lastig is om het ledenaantal vast te houden. Er zijn veel acties geweest om het ledenaantal weer op peil te brengen: - Sportivity geeft introductielessen op basisscholen - actie met WC Woensel - er zijn clinics georganiseerd - flyer actie in augustus waarbij 10.000 flyers zijn rondgebracht door leden. - aantrekkelijke pakketten van combinatie lidmaatschap en lessen. - voor dit jaar vervolg met tennis kids en nieuwe acties, bijv. open tennisdagen. Beheer: Door het afsluiten van nieuwe sponsorovereenkomsten meer dan begroot. Bij het opstellen van de begroting was nog niet bekend of er een nieuwe hoofdsponsor zou komen. Activiteiten: Door minder competitiebijdrage per team zijn de totale inkomsten lager dan begroot. Resultaat normale bedrijfsvoering: positief €9.588. Belastingperikelen afgerond. Dit betekent dat we €34.000 terug hebben ontvangen van de belastingdienst. Hierdoor ontstaat een eenmalige positieve bate van €21.000. De rest was al geactiveerd op de balans.
3
TV Tegenbosch, Oude Bosschebaan 7, 5624 AA Eindhoven
Toelichting bij de balans. Activa: De totale waarde van de activa is afschrijvingen in waarde gedaald. Zie overzicht Overige vorderingen: 1 maand baanhuur vooruitbetaald. De baanhuur wordt per half jaar betaald. De rente inkomsten 2011 worden begin januari 2012 bijgeschreven. Liquide middelen: Uiteraard door de belastingteruggave toegenomen. Passiva Kapitaal Reserve toegenomen: Er wordt jaarlijks €2000 aan de bestemmingsreserve toegevoegd. Crediteuren: We betalen de facturen zo laat mogelijk, maar wel binnen de betalingstermijn. Lening: Afgenomen door aflossing van €20.500 per jaar. Overlopende passiva: De rente en aflossing van de geldlening over december 2011 moesten nog betaald worden. Voorstel aan de vergadering om het resultaat boekjaar toe te voegen aan het kapitaal. De vragen die worden gesteld: worden de barprijzen verhoogd, overwegen we ook banen in te leveren, welke maatregelen worden er genomen? Tot nu zijn er geen concrete voorstellen hiervoor. Ledenbehoud/werving is belangrijk, ook voor een sluitende begroting. 5. Ledenenquête. Toelichting door de voorzitter. In de maand februari is aan de nieuwe leden uit 2011 en aan de leden die in 2011 hun lidmaatschap hebben opgezegd een aantal vragen voorgelegd via een internet enquête. Opzeggingen: 136 uitgezet, 74 geopend en 37 reacties retour, waarvan 36 bruikbaar. Conclusies: 85% van de leden is bij Tegenbosch gekomen omdat vrienden of bekenden daar tennisten Sporten met bekenden (55%) en sportief bezig zijn (35%) zijn de belangrijkste om (weer) te gaan tennissen. In het laatste jaar tenniste 60% van de gestopte tennissers minder dan 1 keer per maand. De meeste vertrokken spelers namen vooral deel aan vrij tennis. Tegenbosch wordt beoordeeld als een gezellige op recreatief tennis gerichte vereniging. Op 1 na zou iedereen Tegenbosch bij anderen aanbevelen. 1 persoon vond het park met de vele hekken en de ondergrond niet om aan te bevelen. Zeer positief vond men de professionele aanpak en dat met veel vrijwilligers. Nieuwe leden: 102 uitgezet, 68 geopend en 24 retour. Let wel veel jeugdleden zullen het invullen van de enquête naast zich neergelegd hebben. 65% van de nieuwe leden is bij Tegenbosch gekomen omdat vrienden of bekenden daar tennisten. Sportief bezig zijn (50%) en sporten met vrienden (35%) en bekenden zijn de belangrijkste redenen om (weer) te gaan tennissen. 75% van de nieuwe leden tennist meer dan 3 keer per maand.
4
TV Tegenbosch, Oude Bosschebaan 7, 5624 AA Eindhoven
De spreiding over de deelname aan de verschillende tennisactiviteiten is groot 33% komt naar de hussel, 30% volgt trainingen 33% doet mee aan de Tegenbosch toernooien 20% neemt deel aan de interne competitie 60% komt vrij tennissen. Tegenbosch wordt door 90% beoordeeld als een gezellige op recreatief tennis gerichte vereniging. Men (95%) vindt Tegenbosch een open vereniging waar je makkelijk aansluiting kunt krijgen. 6. Verslag Kascommissie en benoeming Kascommissie Hans Reker en Guido de Mönnink zijn op bezoek geweest bij Chris Methorst. De financiële administratie ziet er goed uit en kregen antwoord op alle gestelde vragen. Hans Reker treedt af, wie kan hem opvolgen? Frank van Lochem stelt zich kandidaat en wordt benoemd voor 2 jaar. 7. Vergaderdatum najaarsvergadering. De volgende Algemene Ledenvergadering vindt plaats op 19 november 2012. 8. In het zonnetje.. Jolanda Smits – lid van de Jeugdcommissie wordt in het zonnetje gezet i.v.m. haar eindeloze doorzettingsvermogen om van jeugdtennis bij Tegenbosch een succes te maken. Via Jolanda danken we natuurlijk indirect ook de hele commissie. We hopen dat de inzet van Jolanda en de overige commissieleden groot blijft, want goed werk heeft tijd nodig en de jeugd is een belangrijk deel van onze vereniging. Rob van Gool – voorzitter van de Sponsorcommissie wordt in het zonnetje gezet i.v.m. de inzet van hem en zijn commissie om van een beleidsplan een uitvoeringprogramma te maken. De inspanningen van Rob en kompanen hebben ertoe bijgedragen dat in de afgelopen jaren enkele bestaande contracten zijn geactualiseerd en enkele nieuwe gerealiseerd. We weten dat het vaak veel tijd kost om een vis aan de haak te slaan en met succes binnen te halen. 9 . Rondvraag en Sluiting Vervolgens stelt de voorzitter de rondvraag aan de orde. De volgende leden geven aan, dat ze een vraag hebben: Ammie Oosterhuis, Sandra van Iersel en Jolanda Smits. De voorzitter geeft achtereenvolgens het woord aan:
Jolanda Smits:
Kunnen we een zelfstandige vereniging blijven, of gaan we in de toekomst fuseren met tennisvereniging Prinsejagt? De voorzitter legt uit dat er diverse gesprekken zijn geweest met de tennisvereniging Prinsejagt om te kijken wat we voor elkaar kunnen betekenen. Voorop staat, dat we graag zelfstandig blijven, alleen voor de toekomst van de jeugdactiviteiten is het misschien verstandig om meer gezamenlijk te gaan organiseren. De besturen van beide verenigingen hebben hierover gesproken, maar beide jeugdcommissies zijn hierover nog niet met elkaar in contact geweest.
Sandra van Iersel:
De wijn is niet lekker, is het mogelijk een andere wijn uit te zoeken? Hierover is al gesproken met Paula Tielemans en de leverancier is bereid een aan tal wijnen te laten proeven wat binnen ons budget past.
Ammie Oosterhuis:
Ammie geeft aan dat de woensdagmorgen hussel voor alle leden van de vereniging toegankelijk is, niet alleen voor 60+ leden.
5
TV Tegenbosch, Oude Bosschebaan 7, 5624 AA Eindhoven
Mededelingen vanuit het bestuur: De Open tennisdagen vinden plaats op woensdag 28 en vrijdag 30 maart. Op woensdag vindt de jeugdclinic plaats + in de avond de hussel. Op vrijdag vindt de tennis clinic voor senioren plaats. De voorzitter dankt iedereen voor de opkomst en de geleverde discussies. Aanwezige Bestuursleden: Ad Verhoeven, Cees Castelijns, Chris Methorst, Karin Heijboer en Merel van Nistelrode, Frans van Leeuwen en Liesbeth Vonk. Aanwezige leden: L. v. Tienderen, E. Knoester, Y. d. Wit, I. v. Bakel, S. v. Iersel, J. Tielemans, T. Keuper, J. Ruisch, J. Smits, R. v.d. Graaf, R. v. Gool, L. Castelijns, N. Keuning, H. Reker, B. Ribberink, F. v. Lochem, J. v.d. Nieuwenhof, D. Verhoeven, J. Aartse, N. v. Dal, F. Snep, C. Holzken, P. v. Eeuwijk, D. v.d. Tillaar, H. Keuning, H. le Pair, H. Blankers, D. Beukmans, A. Oosterhuis, P. Vermeulen, B. Peters, B. Volbert, P. Tielemans, T. Zweekhorst, G. de Mönnink, H. v. Iersel, D. Kadmaer en W. Looymans.
6
TV Tegenbosch, Oude Bosschebaan 7, 5624 AA Eindhoven
