Concept- notulen Algemene Ledenvergadering Loenense MHC 4 maart 2013 1. Opening Voorzitter Herbert Jan van der Giessen opent de vergadering. Hij heet alle aanwezigen van harte welkom. Voor deze vergadering hebben de volgende personen afgezegd: Paul en Bas Nijenhuis, Marjon de Haan, Maarten Luykx, Sander Kegge, Karen van Engen, Jeanette van Sommeren, Brenda van Rijn, Anneke Coenradi, Nol Herfkens, Floris Meewis en Germien Cox. Deze extra ingelaste ALV staat geheel in het teken van het financieringsvoorstel voor de uitbreiding van LMHC m.b.t. kunstgrasveld 4 en het clubhuis. Herbert Jan zal starten met een presentatie over de toekomstige veldcapaciteit en de acties die de afgelopen jaren zijn ondernomen rond het vierde veld. Jan Siderius (commissie verbouwing clubhuis) geeft een toelichting op de plannen rond de verbouwing van het clubhuis. Penningmeester Dirk Jan van der Hoeden tot slot geeft een toelichting op het financieringsvoorstel. Veldcapaciteit Loenense MHC Op dit moment zijn er 32 jeugdteams. Om ruimte te creëren is een deel van de tweede jaars Ameisjes vervroegd doorgestroomd naar de senioren die op zondag spelen. Als de KNHB 50% van de wedstrijden op Loenen indeelt, pas dit precies. Het is dit seizoen voorgekomen dat de planning niet 50/50 was waardoor een team van Loenen op een gehuurd veld bij Olympos een thuiswedstrijd heeft gespeeld. Dit brengt de nodige organisatorische knelpunten met zich mee (scheidsrechters, contact KNHB en andere clubs). Daarnaast gaan er aanzienlijke kosten gepaard met de huur van een veld: € 100 per uur. Ook de trainingsplanning door de week is een knelpunt. Een groot deel van onze trainers bestaat uit jeugdtrainers en trainingen worden dus veelal gepland tussen het einde van de middag en het begin van de avond. Bij een toename van het aantal teams wordt de planning op drie velden nog complexer. In vergelijking met een aantal jaren geleden, wordt er ook meer getraind: twee keer per week trainen is bij Loenen gebruikelijk terwijl er nu al andere verenigingen zijn die al naar drie trainingen in de week gaan. Loenen loopt zeker niet vooraan in het verder uitbreiden van het aantal trainingen per week maar het is lastig te zeggen wat Loenen doet als andere verenigingen naar drie trainingen in de week gaan. Het bestuur heeft de afgelopen jaren bijgehouden wat een realistische verwachting is van de instroom van de jongste jeugd en hoeveel veldcapaciteit de komende 10 jaar nodig is. Bij deze prognoses is gebruik gemaakt van een reken- en onderzoeksmodel van de KNHB, een prognose van de bevolkingsopbouw van De Stichtse Vecht en gegevens uit onze ledenadministratie. Conclusie is dat de komende jaren het aantal jonge kinderen in de gemeente licht zal dalen, maar na 10 jaar ook weer stijgt. De hockeysport is een groeiende sport wat ook voor Loenen tot extra leden leidt. Vanaf de A- en B- lijn is sprake van uitstroom van leden, maar de jeugdlijn tot C is zeer breed en zal ook breed blijven. 1
Bob van Gils vraagt of er een wachtlijst kan worden ingesteld voor bijvoorbeeld inwoners van Breukelen die immers ook de keuze hebben om van Maarssen lid te worden. Herbert Jan licht toe dat ook Breukelen onder het verzorgingsgebied van onze vereniging valt en dat in de praktijk vrijwel geen inwoners van Breukelen bij Maarssen gaan hockeyen. Guido van der Worp vraagt of er is nagedacht over een mogelijk trainerstekort dat gaat ontstaan bij een toename van leden. Herbert Jan verduidelijkt dat het aannamebeleid hetzelfde blijft: er worden niet meer leden aangenomen. Bovendien zal het aantal oudere jeugdteams toenemen wat weer leidt tot meer jeugdtrainers. Jan van Rhijn is benieuwd naar de parkeer(on)mogelijkheden en vraagt zich af of de generator voor de veldverlichting is ingericht voor een vierde veld. Herbert Jan antwoordt dat er wordt gewerkt aan praktische mogelijkheden om het aantal parkeerplaatsen uit te breiden. Herbert Jan deelt mee dat er momenteel 1050 leden zijn en dat de club uiteindelijk maximaal 1100-1150 leden zal tellen, dat is daarom niet significant meer. Geschiedenis Herbert Jan loopt langs de acties die de afgelopen jaren rond het vierde veld zijn ondernomen. Vier jaar geleden zijn de eerste serieuze initiatieven genomen door met voetbalvereniging SV De Vecht in gesprek te gaan over een combi-kunstgrasveld. Dit veld zou geschikt zijn voor het spelen van hockeywedstrijden en voetbaltrainingen. Na veel gesprekken over en weer is in 2012 tijdens een ALV van SV De Vecht besloten, het plan niet verder voort te zetten waarop Loenen de gesprekken hierover als enig partij met de gemeente heeft voortgezet. Gezien de onderlinge verhoudingen en het stroeve verloop van de besprekingen heeft het bestuur er vorig jaar voor gekozen het oorspronkelijke plan voor een kunstgrasveld op het terrein van de voetbalclub te verlaten en de aandacht gericht op een vierde kunstgrasveld in het verlengde van ons veld 3. De gemeenteraad heeft in december 2012 besloten om € 110.000 voor het vierde kunstgrasveld van Loenen te reserveren. Een subsidiebedrag van € 9.000 op de totale subsidie die SV De Vecht ontvangt voor jaarlijks onderhoud wordt in mindering gebracht omdat SV De Vecht met een veld minder afkan (gezien het aantal leden). Deze subsidie zal 10 jaar jaarlijks aan Loenen worden uitgekeerd, t.b.v. de aanleg van het vierde veld). Een bedrag van € 48.000 voor groot onderhoud, dat wordt beheerd door de gemeente maar waar SV De Vecht de beschikking over heeft, zal ook naar de hockeyclub gaan. Desgevraagd meldt Herbert Jan dat de toezegging van de gemeente over de subsidiebedragen hard is met dien verstande dat de hoogte van het bedrag van 9.0000 zal worden afgebouwd naar € 4.000 per jaar. We gaan in op de vraag waar veld vier komt te liggen. Er is gepast en gemeten of het mogelijk is veld 2 te draaien en veld 4 daarnaast aan te leggen echter daar is te weinig ruimte voor. Boeren van omliggende weilanden zijn niet bereid tot verkoop van hun grond. Behalve de boer die de grond in eigendom heeft in het verlengde van veld 3. De meest logische optie is daarom dit stuk grond. Over deze locatie zal de gemeente formeel nog dienen te beslissen en ook is herbestemming van de grond vereist. De wethouder heeft toegezegd hierover weinig problemen te verwachten.
2
Bob van Gils kan zich herinneren dat er destijds bij de aanleg van veld 3 problemen waren omdat de bodem erg zacht was. Hij vraagt of dat bij dit stuk grond weer het geval is. Herbert Jan kan dit niet ontkennen maar de partijen die meedoen in de aanbesteding van veld 4 hebben inzicht in het grondonderzoek van veld 3 gekregen. Pieter Sibbing vraagt of er een verschil is tussen de aanleg van een kunstgrasveld op een voetbalveld, dat aan de gemeente toebehoort, en de aankoop van de grond van de naburige boer. Dit wordt door Herbert Jan als volgt toegelicht. De aanschaf van de grond ad € 175.000 (ex BTW)wordt in eerste instantie door Loenen gefinancierd met de garantie dat de gemeente de grond terugkoopt. De gemeente wil een voetbalveld van SV De Vecht verkopen aan een derde partij en zal vervolgens de grond van veld vier kopen. De aanname van € 175.000 is het maximaal door ons te investeren bedrag. Clubhuis Jan Siderius gaat in op de plannen over de verbouwing van het clubhuis. In een ALV van enige tijd terug is een plan op de agenda gezet waarbij naast een vierde kunstgrasveld en een verbouwing van het clubhuis ook de vervanging van de toplaag van veld 1 was meegenomen. Destijds is besloten dat drie projecten met investeringen van een dergelijke grote omvang een te grote financiële belasting zou betekenen en daarom is ervoor gekozen alleen het vierde veld en het Uitbreiding van het clubhuis is nodig om verschillende redenen: Ons clubhuis is gebouwd bij een ledenaantal van 350 leden en destijds gebouwd voor een capaciteit van maximaal 600 leden. Voornamelijk op zaterdagochtend en tijdens feesten is het bijzonder druk op de club, wat soms tot onwenselijke en onveilige situaties leidt. In onze missie hebben we uitgesproken een bepaald niveau van service te willen verlenen aan onze leden en bezoekers: het moet aangenaam zijn om op de club te blijven eten of werken. De optie om een nieuw clubhuis te bouwen – bijvoorbeeld tussen veld 1 en veld 2 - is serieus onderzocht maar te duur gebleken. Daarom is in een eerdere ALV besloten dat het maximaal haalbare een verbouwing/uitbouw van ons huidige clubhuis is. Enige maanden geleden is er een oproep gedaan voor een architect uit de gelederen van de club. Drie architecten hebben een ontwerp ingediend en uiteindelijk is het ontwerp van Jules Zwijsen het ontwerp geworden waarmee men verder is gegaan vanwege de praktische invulling van zijn plannen. In het plan wordt kortgezegd de algemene ruimte twee keer zo groot als de huidige ruimte, de opslagruimte voor de keuken wordt groter en logistiek beter te benaderen, de kleedkamers blijven gehandhaafd en er komt een verdieping op het clubhuis. Deze is bestemd voor vergaderingen, scheidsrechter cursussen, teambesprekingen en werkruimte voor de betaalde krachten binnen de club. De vloer in en rond het clubhuis wordt verhoogd zodat er een beter uitzicht is op de velden. De huidige overkapping wordt geïntegreerd in het verbouwingsplan. De entree die nu vrij onlogisch geplaatst is, wordt verplaatst naar de zijkant. De lockers voor de keepers zullen in een apart ‘hok’ buiten het clubhuis kunnen worden opgeslagen, vergelijkbaar met de situatie zoals bij Voordaan. In het plan wordt tevens nieuw meubilair meegenomen. Diverse aanwezigen in de zaal noemen voorbeelden van andere hockeyclubs die hun clubhuis hebben verbouwd (Fletiomare, Voordaan, Huizen, Leusden): hoe hebben deze clubs dit voor elkaar 3
gekregen? Jan weet dat bij Voordaan de gemeente een substantiële bijdrage heeft geleverd. Bij clubs als Leusden, Huizen en Fletiomare was sprake van nieuwbouwproject voor woningen waar de hockeyclub bij kon aanhaken. Bij Voordaan is wel sprake van een vergelijkbare situatie echter, daar heeft men niet op hetzelfde moment een nieuw kunstgrasveld aangelegd. Hugo ten Brink vraagt zich af of de bovenverdieping genoeg functionele ruimte oplevert, door het dak dat vanaf de vloer schuin omhoog loopt. Jan merkt op dat deze ruimte niet bestemd is voor feesten en ontvangst van hockeyteams in het weekend maar bestemd als werk- , vergader- en cursusruimte. Betaalde krachten in de hockeywereld zijn gewend aan eigen werkruimte en het is gebruikelijk bij een hedendaags clubhuis. Echter realisatie van deze plannen kan alleen als we de financiering van veld 4 zeker gesteld hebben. Om financiële risico’s te vermijden is het gewenst dat de huidige begroting, en ook de vaste contributie, zo min mogelijk wordt belast. Paul Zuidervaart informeert of de geraamde kosten van 3 ton inclusief de BTW is. Dit wordt door Jan bevestigd. Jan merkt nog op dat 3 ton een richtbedrag is. Bas Schӧningh informeert of er een prioriteitenlijst is gemaakt van verbouwingszaken in het geval de financiering niet rond komt. De architect heeft opdracht gekregen om deze verbouwing voor 3 ton te realiseren. Men heeft al met een aannemer om de tafel gezeten om bepaalde keuzes in de verbouwingsplannen te maken. Jan van Rhijn vraagt of de gemeentelijke subsidie ook voor het clubhuis bestemd is. Jan antwoord dat dit niet het geval is. Matthijs Babeliowsky vraagt of er bij de bouw nog aan bepaalde welstandseisen voldaan moet worden, net als bij de realisatie van de golfclub destijds? Jules antwoord dat er bepaalde eisen worden gesteld maar die zijn niet zo streng als bij de golfclub omdat dat gebouw meer in het zicht ligt. Ruud Emous vindt het aangenomen bedrag van de verbouwing niet hoog en heeft twee vragen. Is er rekening gehouden met bereikbaarheid van mindervaliden? Dit punt wordt meegenomen. Verder vraagt hij zich af of er bij de nieuwe kleedkamers rekening mee wordt gehouden dat Heren 1 en Dames 1 dit kunnen gebruiken als ruimte om bijvoorbeeld te lunchen? Herbert Jan bevestigd dat de huidige kleedkamers gehandhaafd blijven maar aangenamer in uitstraling en prettiger te benaderen worden dan nu het geval is nl. via een gang. Jurgen Altena vraagt zich af hoeveel effectieve vierkante meter winst de verbouwing oplevert. Herbert Jan rekent uit dat het oppervlak van 80 wordt uitgebreid naar 140 vierkante meter gaan. Hugo ten Brink vraagt of we dan het veiligheidsprobleem hebben opgelost? Herbert Jan berekent dat de groei van het aantal leden (van 600 naar 1100) evenredig is aan de toename van het aantal vierkante meters. Jochem de Koning vraagt of de verbouwingsplannen voldoen aan de KNHB-normen. Herbert Jan zal dit checken.
4
Rob de Vos weet dat er op hockeyclub Hilversum ook een soortgelijke verbouwing is geweest voor een lager bedrag. Ook dat clubhuis heeft een verdieping. Hij vraagt of er contact is geweest met Hilversum. Jan Siderius merkt op dat in dat clubhuis de verdieping al aanwezig was. Bas Schӧningh informeert of er een aanbestedingstraject met aannemers wordt opgestart. Herbert Jan bevestigt dit. Mark Toebes wil graag weten op welke termijn de plannen gerealiseerd zijn. Herbert Jan antwoord dat de planning ervan uitgaat dat het veld in september 2013 gereed is. Het clubhuis volgt dan het seizoen erna (2014-2015). Voorstellen tot financiering Dirk Jan neemt het woord om in zijn functie van penningmeester de financiële onderbouwing van de plannen uiteen te zetten. De club staat er op dit moment financieel gezond voor, echter er zijn veel uitdagingen: -
De werkzaamheden binnen de club worden steeds meer door “betaalde vrijwilligers” uitgevoerd. De echte vrijwilliger komt steeds minder voor. De uitbesteding van de bar: deze staat er zowel financieel als qua service redelijk goed voor Budget technisch kader: dit budget is de afgelopen seizoenen fors gestegen van € 70.000 naar € 140.000. Ons trainerslegioen bestaat uit twee betaalde fulltime trainers. Daarnaast ontvangen bijna alle trainers een vergoeding voor hun werkzaamheden.
De uitbreiding zal alleen plaatsvinden onder de voorwaarde dat onze gezonde financiële huishouding gehandhaafd blijft. De totale kosten van een vierde kunstgrasveld (€ 565.000 incl. aanschaf grond), de verbouwing van het clubhuis (3-3,5 ton) en de vervanging van veld 1 (€ 300.000) komen uit op totaal ruim 1 miljoen euro. Dit bedrag is niet uit onze eigen middelen te betalen, een dergelijk bedrag lenen is eveneens niet wenselijk. Dirk Jan licht de opbouw van het financieringsvoorstel toe: De totale kosten van een vierde veld (€ 565.000) en verbouwing clubhuis (€ 300.000) bedragen € 685.000. Omdat dit niet uit eigen middelen is te financieren, ziet het voorstel er als volgt uit: -
Gemeentelijke bijdrage: Leden: Projecten (giften, obligatieleningen Verhoging entreegeld):
€ 198.000 € 235.000 € 180.000
Om het gat tussen het totale bedrag en de onderdelen van dit voorstel te overbruggen zal ruim € 250.000 uit de lopende begroting worden gefinancierd. Deze stap wordt echter pas gezet op het moment dat veld 4 budgettair is voltooid. Er wordt ingegaan op de optie waarbij de aanleg van veld 4 wordt gecombineerd met de vervanging van de toplaag van veld 1. Dirk Jan concludeert dat de voorgestelde optie (aanleg van een zandveld voor € 565.000) het hoogst haalbare is. Desgevraagd wordt toegelicht dat de keuze is gemaakt om 5
veld 4 en de vervanging van veld 1 niet tegelijkertijd aan te pakken omdat dit slechts een voordeel van 5% oplevert maar tegelijkertijd een grotere belasting op de huidige leden legt. Vanuit de leden wordt geopperd dat de aanleg van een kunstgrasveld op een bestaand voetbalveld goedkoper is. Dirk Jan meldt dat er aan deze optie grote nadelen kleven. Zo laat de bereikbaarheid en de veiligheid te wensen over. Jonge kinderen zullen ook bij donker weer een flink stuk over een pad moeten lopen. Op dit veld zal Loenen weinig toezicht uit kunnen oefenen, met het risico van vernielingen en schade. Overigens zal ook bij aanleg van kunstgras op een voetbalveld veel grondwerk gedaan moet worden, een hoge kostenpost van de totale investering). Pieter Janssen vraagt of het een optie is de grond in het verlengde van veld 3 te ruilen met een voetbalveld. Dirk Jan antwoordt dat we met de gemeente, eigenaar van de grond op het voetbalterrein, hierover in gesprek zijn. Guido van der Worp vraagt of de bijdrage die van de leden wordt gevraagd naar beneden bijgesteld kan worden. Er wordt gediscussieerd over de vraag waarom er niet gekozen wordt voor constructies als het oprichten van stichtingen, uitreiking certificaten of het afsluiten van hypotheken. Een deel van deze suggesties zit al in het onderdeel “projecten” ad € 180.000 van het financieringsvoorstel. Het voorstel zoals het er nu ligt gaat eerst uit van de bereidheid van alle leden om de eerste stap te zetten. In tweede instantie wordt gekeken naar eventuele financiële en fiscale optimalisatie. Op de vraag van Wilco Witte waar het bedrag van € 180.000 voor Projecten op gebaseerd is, antwoordt Dirk-Jan dat dit de verhoging entreegelden € 36.750, obligatieleningen € 75.000 en giften € 60.000 betreft. Dit is wat het bestuur betreft een haalbaar bedrag. De vraag wordt gesteld hoelang de looptijd van de verhoogde entreegelden is? Het voorstel gaat uit van een looptijd van 10 jaar. Opgemerkt wordt dat dit eigenlijk een verkapte contributieverhoging is. Valt er te praten over een looptijd van 10 jaar voor de uitbreidingsbijdrage van de leden? Ook wordt opgemerkt dat het verschil met mensen die na de termijn van vijf jaar lid worden wel erg schrijnend is, terwijl deze mensen optimaal van de accommodatie gebruik kunnen maken. Dirk Jan benadrukt dat het uitgangspunt van het financieringsvoorstel is om het geld op zo kort mogelijke termijn binnen te halen om zo het risico zo klein mogelijk te houden. Jan Pieter Schretlen vraagt aandacht voor de mogelijkheden op de voetbalvelden waardoor de bijdrage van de leden tot een minimum wordt gereduceerd. Herbert Jan somt de nadelen van deze locatie op. Jochem de Koning valt hem bij door op te merken dat dit afbreuk doet aan het spelplezier van de kinderen. Hanneke Wolff stelt een getrapt mandaat voor ten aanzien van de uitbreidingsbijdrage die van de leden wordt gevraagd. Haar voorstel is de periode van 5 naar 10 jaar te brengen met een bijdrage van € 25 per lid. Daarnaast moet het toch mogelijk zijn om te anticiperen op de grondprijs van de grond die mogelijk (deels) door de gemeente is teruggekocht? Dirk Jan echter wil zich zo niet rijk rekenen maar zal financiële voordelen verantwoorden. Kelly Grilk heeft in 2009 het entreegeld verhoogd zien worden van 25 naar 75 euro. Ook is de afgelopen jaren de contributie verhoogd. De reden hiervoor zou het toekomstige vierde veld en het clubhuis zijn. Dirk Jan legt uit dat er de afgelopen jaren is gewerkt aan het gezond maken van de club. Hij nodigt haar graag uit om een keer apart te gaan zitten voor een verdere toelichting. 6
Er wordt kort een uitstapje gemaakt naar de contributies die door andere clubs worden gerekend en daaruit blijkt dat Loenen in de middenmoot ingedeeld kan worden. Er wordt opgemerkt dat de contributie van de jeugdcategorieën (vooral D- E8- en E6-tallen) in vergelijking met andere clubs laag is. Marianne Somers vraagt of er rekening mee gehouden wordt dat met dit voorstel leden hun lidmaatschap zullen opzeggen? Dirk Jan zegt toe dat het bestuur met deze leden desgevraagd in gesprek zal gaan voor een betalingsregeling. Bas Schӧningh stelt een tweetrapsraket voor waarbij gewacht wordt tot de gemeente de grond van veld vier aankoopt. De start zou dan de verbouwing van het clubhuis zijn. Dirk Jan benadrukt het belang van de start van de aanleg van veld 4 i.v.m. de veldcapaciteit. Hanneke Wolff vindt dat zij geen duidelijk antwoord heeft gekregen op haar voorstel om de termijn van de uitbreidingsbijdrage te verlengen naar 10 jaar. Dirk Jan vindt het belangrijkste nadeel van meer spreiding dat er meer voorgefinancierd moet worden. Lodewijk Cornelissen noemt nog een ander risico van verlenging van de termijn. Op termijn zullen zich weer andere kostenposten voordoen: bijvoorbeeld veld 2 dat aan vervanging toe is. Voorgesteld wordt om twee voorstellen ter stemming te brengen: 1. De leden verlenen het bestuur mandaat om het vierde veld en de verbouw van het clubhuis te realiseren. 2. De leden geven het bestuur mandaat om de uitbreiding onder 1 te realiseren met een voorgestelde uitbreidingsbijdrage: - € 57,50 per jaar over een periode van vijf jaar; of - € 80 per jaar over een periode van drie jaar; of - € 200 in een jaar. De hoofdelijke stemming over voorstel 1 geschiedt mondeling en wordt aangenomen met 8 stemmen tegen. De stemming over voorstel 2 gebeurt schriftelijk en wordt aangenomen met 143 stemmen voor en 91 tegen.
7
