CONCEPT NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING VOLLEYBAL CLUB VARSSEVELD Datum : 30 OKTOBER 2014 Plaats: Chinees Restaurant Fu Hing, Varsseveld Aanvang: 20.00 uur
1. Opening Aanwezig: 30 leden en het bestuur. Jan opent de vergadering en heet iedereen welkom. Jan biedt excuses aan voor het feit dat de Smesj niet verschenen is en daardoor de notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering en de extra Algemene Ledenvergadering, de jaarverslagen en de vooraankondiging van een contributieverhoging niet op tijd aan de leden aangeboden is. Gelukkig heeft Jasmin Tenk alle seniorenteams en recreanten twee weken voor deze Algemene Ledenvergadering een uitnodiging en agenda uitgereikt. De notulen zijn te zien op de website, de jaarverslagen komen in de volgende Smesj en zijn op te vragen bij de secretaresse. Jan bedankt alle commissies voor het aanleveren van een jaarverslag. Jan blikt terug op afgelopen seizoen. Sinds vorig jaar zit er een behoorlijk verjongt bestuur, een hele goede afspiegeling van de vereniging. Jan meldt dat vorig seizoen een goed seizoen geweest is met het kampioenschap en promotie van dames 2, diverse kampioenen bij de jeugd en voor het eerst in de geschiedenis van V.C.V. een Nederlands Kampioen, het Topklasse CMV niveau 6 team onder leiding van Annelieke Ebbers en KarienWullink en trainster Marije Rougoor. Ook de heren recreantengroep is met de komst van de heren van de groep Veerkracht bijna verdrievoudigt! Hopelijk krijgt de damesrecreantengroep ook een keer zo’n impuls. Er zijn momenteel behoorlijke problemen in de Technische Commissie. Nico Lovink, Erwin Heersink en Herman Wisselink zijn gestopt, gelukkig is Arend Hordijk bereid gevonden de taak van Nico over te nemen. Hij is nu de nieuwe jeugd coördinator. De functie Voorzitter TC en Dames TC is nog vacant. Er heeft zich wel iemand gemeld, daarmee is het bestuur nog in gesprek. Er zijn daarnaast nog meer vacatures in te vullen, hierover is een brief naar de leden en ouders van jeugdleden gegaan en is er een vermelding geplaatst op de website. We hebben hierop al een aanmelding gehad, maar hopen op meer. Het seizoen is al weer een tijdje aan de gang en alle teams presteren naar behoren, enkele jeugdteams en dames 1 doen het heel goed en staan bovenaan op dit moment. Het seizoen is nog lang, maar het ziet er veelbelovend uit. Presteren is belangrijk maar plezier in het spel is het belangrijkste. We hopen dat ook de aanwas van nieuwe, vooral jonge, leden door blijft gaan en dater ook weer eens jongens enthousiast voor volleybal worden.
2. Notulen ledenvergadering oktober 2013 Geen opmerkingen, de notulen worden goedgekeurd.
3. Mededelingen/ingekomen stukken Afmeldingen van Heren 2, Saskia Hartemink, Henk Heijink, Wilma Hofs en Herman Wisselink. 4. Jaarverslag 2013/2014 De jaarverslagen worden in de komende Smesj afgedrukt. Alle commissies worden hartelijk bedankt voor het aanleveren van de jaarverslagen. Wanneer leden ze in willen zien, zijn ze op te vragen bij de secretaresse. 5. Beleidsplan Niemand heeft opmerkingen over het beleidsplan en wordt in de huidige vorm gehandhaafd. Henny vraagt de leden om toch eens de moeite te nemen om het beleidsplan in te zien en eventuele opmerkingen door te geven aan het bestuur. Het is de bedoeling dat het op die manier up to date blijft zodat er niet steeds opnieuw een beleidsplan geschreven hoeft te worden. 6. Financieel verslag/Begroting Gijs brengt het financiële verslag uit. Hij meldt dat er een overschot is van zo’n € 5.000,-. Aan de inkomstenkant is niet veel bijzonders te zien, maar de uitgavenkant laat een aanzienlijk verschil zien in de begroting en de daadwerkelijke kosten voor de trainers. Dit komt doordat er geen trainer gevonden is voor de heren op vrijdagavond en een trainer die een half seizoen uitviel door ziekte. Verder waren er meevallers in de uitgaven voor de feestavond, en in de verenigingskosten. Nico Lovink vraagt waarom dit overschot niet teruggegeven wordt aan de leden, nadat er vorig seizoen een contributieverhoging en diverse bezuinigingen doorgevoerd zijn. José Vriezen reageert hierop dat het geld weer nodig zal zijn als er wel weer een trainer komt voor heren 1 op vrijdag. Antwoord Jan : We hebben de jaren ervoor steeds een verlies gehad, en we moeten een buffer houden. We moeten de zaalhuur voorschieten en de teamgelden aan de Nevobo ook. De subsidie wordt pas in de zomer uitgekeerd. Dan heb je die buffer even nodig om de grote uitgaven op te kunnen vangen. Gijs gaat verder met de begroting voor komend seizoen. Aan de inkomstenkant gaat de contributie iets omhoog en de inkomsten van de toernooien wordt hoger ingeschat omdat het recreantentoernooi over twee dagen georganiseerd gaat worden vanwege het grote aantal aanmeldingen afgelopen seizoen. Toch verwacht de toernooicommissie dat dit geen € 500,- meer zal zijn, maar ze beloven hun best te doen! Arend Hordijk merkt op dat de subsidie nagenoeg gelijk blijft en niet fors omlaag gaat zoals hij meende gehoord te hebben. Jan reageert dat hij zei dat de subsidie pas na het seizoen uitgekeerd wordt, maar niet dat het veel minder zou worden.
Aan de uitgavenkant gaan de Nevobo kosten omhoog, maar de verenigingskosten en de TC jeugd vallen lager uit vanwege de bezuinigingen. De begroting wordt door de ledenvergadering goedgekeurd. 7. Verslag kascommissie (Hans van de Maas en Saskia Hartemink) Saskia is niet aanwezig, Hans neemt het woord. Hij legt uit wat een kascommissie zoal controleert. De kascommissie was zeer tevreden. De penningmeester kon alles goed onderbouwen, Gijs gaf een vertrouwd, goed beeld van de inkomsten en uitgaven van V.C.V. Gijs was heel behulpzaam, uitvoerig en exact in de informatie wanneer daarom gevraagd werd. Hans heeft wel enkele aanbevelingen:
Alle commissies moeten via één formulier hun financiën aandragen.
Alle commissies moeten aan het eind van het seizoen de financiën inleveren zodat de penningmeester alles af kan boeken. Aan het begin van het seizoen dan weer het begrootte bedrag aan de commissies verstrekken.
De ballensponsoring registreren. Hierover waren veel vragen.
Wilma Maalderink reageert hierop dat dit geregeld gaat worden in de sponsorpakketten die zij aan het realiseren is. Er zijn nu inderdaad veel mondelinge afspraken gemaakt. Dat is voor opvolgers ook erg lastig. Er kan ook een vermelding op de website geplaatst worden van sponsors. José Vriezen reageert hier weer op dat dat wel even duidelijk gevraagd moet worden, niet iedereen is daarvan gediend! Hans van de Maas concludeert dat de penningmeester zijn werk uitstekend heeft gedaan en bedankt hem voor zijn inzet. Nico Lovink vraagt wat er nu met de adviezen van Hans gedaan wordt en Gijs antwoord dat hij al bezig is met de aanpassingen volgens de aanbevelingen of er mee aan de gang gaat. 8. Benoeming nieuw lid kascommissie Hans van de Maas is van mening dat er een soort checklist of draaiboek moet komen voor een kascommissie. Hij weet wel wat er gebeuren moet, maar dat geldt niet voor iedereen. Hij wil dit samen met Gijs in orde maken. Hans meldt verder dat het niet helemaal duidelijk is, hoeveel mensen er in een kascommissie horen te zitten en volgens hem staat nergens vermeldt dat er nu niet twee commissieleden tegelijk af kunnen treden. Hans en Saskia zijn in de extra Algemene Ledenvergadering in januari 2014 gekozen in de kascommissie omdat de zittende commissieleden, Mark Lettink en Gijs Kamperman, beide de functie van penningmeester vervuld hebben in het afgelopen seizoen. De Statuten worden geraadpleegd en Hans heeft gelijk. Het is echter niet wenselijk dat er nu weer twee nieuwe commissieleden gekozen worden. Arend Hordijkmeldt dat er twee commissieleden kunnen zijn en een reserve. De reserve neemt het jaar erop zitting in de commissie. Op die manier heb je altijd een commissie die weet wat er gecontroleerd moet worden. Dit vindt iedereen een goed idee en dus blijven Saskia Hartemink en Hans van de Maas zitten en meldt Mark Lettink zich aan als reserve.
9. Contributie Gijs stelt voor om de contributie structureel te verhogen met 3 %. Daarbij wordt er van de Nevobo nog een stimuleringsbijdrage gevraagd van € 2,50. Er is een categorie bijgekomen ten opzichte van vorig seizoen, namelijk leden die drie keer per week trainen. Gijs doet ook een voorstel om de contributie tien keer per jaar te gaan innen. Nu is dat vier keer per jaar en zeker voor gezinnen waarvan meerdere personen lid zijn van V.C.V., wordt er in één keer een flink bedrag afgeschreven. De contributie zal dan vanaf september tot en met juni afgeschreven worden, in de maanden juli en augustus wordt er dan niet betaald. Voor degeen die geen machtiging afgegeven hebben voor een automatische incasso, zal er per inning € 0,50 incassokosten gevraagd worden. Fleur Wieggers vraagt waarom Dames 1 voor de extra kosten van een derde training per week moeten opdraaien. Zij spelen tweede divisie, ze zijn het paradepaardje van de vereniging. Doordat zij zo hoog spelen, komen er meer leden naar V.C.V., door hun kan er een sponsor binnengehaald worden. Dames 1 levert dus wat op voor V.C.V., Fleur vindt het derhalve vreemd dat ze daarvoor moeten betalen. Jan antwoordt dat hij opkijkt van het feit dat dit niet bij dames 1 bekent is. Het is voor de vakantie al overlegt met de trainers en zij zouden het doorgeven aan de teamleden. Dit is dus klaarblijkelijk niet gebeurd. De extra zaalhuur en de trainer moeten betaald worden, het is niet fair om dit van de overige leden te vragen. Er wordt gestemd voor de verhoging van de contributie. Vijftien leden stemmen voor, zeven tegen en er zijn twee onthoudingen. Het voorstel wordt aangenomen. Vervolgens wordt er gestemd om de contributie over tien maanden te verdelen. Zeventien leden stemmen voor, er is niemand tegen. Ook dit voorstel wordt aangenomen. De inning in deze vorm gaat per november 2014 in. 9. Voorstel Kledingfonds Wilma Maalderink legt uit wat het voorstel kledingfonds inhoud. Het bestuur wil graag dat elk team van V.C.V. in de toekomst in hetzelfde shirt gaat spelen. Dit creëert eenheid, is herkenbaar doordat elk team dezelfde uitstraling krijgt. Er zullen verschillende modellen moeten komen van hetzelfde shirt. We hoeven daar nu niet voor te sparen, maar we krijgen via een sponsor een startkapitaal waarvan alle shirts aangeschaft kunnen worden.Dan moet er wel worden gespaard voor vervanging na drie jaar. Stel dat een shirt € 36,- kost, dan betekent dit € 1,- per maand bovenop de contributie. De kosten kunnen laag gehouden worden wanneer je een grote partij shirts in 1x besteld, dat levert korting op voor de leden. De naam van de sponsor komt achterop het shirt, er blijft dan ruimte over voor andere sponsoren voor op het shirt of op een mouw. Dames 1 wordt door de sponsor met een compleet pakket gesponsord, dus wedstrijdkleding, trainingspakken en tassen. Na deze uitleg wordt er een korte pauze ingelast.
Na de pauze komen er veel vragen los. Hans van de Maas : Hoe gaat de penningmeester dit administratief verwerken? Antwoord : Dit wordt apart weg geboekt. Wie wordt de eigenaar van het shirt? Antwoord : V.C.V. blijft de eigenaar, na drie jaar het shirt inleveren. Hoe komen nieuwe leden aan een shirt? Antwoord : Het shirt kan steeds bijbesteld worden. Moet je sparen als je geen competitie speelt? Antwoord : Nee, een lid dat niet speelt, hoeft ook niet te sparen. Ben Hofs stelt dat vervanging bij de recreanten echt niet al na drie jaar hoeft, zij spelen maar een aantal keren per jaar wedstrijden. Antwoord : Dit zal goed bekeken moeten worden, Ben heeft hierin gelijk. Nico Lovink : Wordt het een sublimatieshirt of een merk shirt? Met andere woorden, kan het shirt over drie jaar nog geleverd worden? Antwoord : Daarover zijn we nog in gesprek met verschillende leveranciers. Kan het shirt nadat het gewassen is nog bedrukt worden wanneer zich een sponsor aandient? Antwoord : Volgens de leverancier wel. Ik hoor niets over broekjes, Nico stelt voor om dit van het overschot van € 5000,- te betalen. Jan antwoordt dat dat niet kan, omdat er voldoende geld als buffer achter de hand gehouden moet worden. Wilma antwoordt dat het voorstel is, dat elk lid een eigen broek aanschaft. Manon van Lent : Wanneer er nog een sponsornaam op het shirt kan komen, mag het team dit zelf regelen? Antwoord : Ja, dit kan een team zelf regelen, maar moet vervolgens overlegt worden met Wilma Maalderink. Wilma is verschillende sponsorpakketten aan het samenstellen voor verschillende bedragen waaruit een potentiele sponsor kan kiezen. Jet Kraaijvanger : Wanneer zich een andere sponsor aandient, blijf je dan nog steeds zelf voor het shirt betalen? Antwoord : Ja, het bedrag dat die sponsor betaald voor vermelding op het shirt vloeit in de kas waardoor de hele vereniging er voordeel van heeft. Wendy Lankveld : Wie is de sponsor? Antwoord : Dat is de Van Egmond Groep. Wilma is nog in gesprek met een andere sponsor. Wanneer die mee gaat doen, wordt het totaalbedrag gedeeld. Hans van de Maas : Is het sponsorbedrag voor elk team hetzelfde? Een team dat hoger speelt kan meer opbrengen.
Antwoord : Dat is waar, we nemen dit mee. Nico Lovink : Ik vind de uitleg te summier. Ik stel voor om nog een vergadering te beleggen wanneer het plaatje compleet is. Jan antwoordt dat het nu duidelijk moet worden of het bestuur verder kan gaan met het uitwerken van het kledingfonds, of de leden ermee instemmen dat we toe werken naar een eenheid in shirts met behulp van het gesponsorde startkapitaal. Fleur Wieggers vraagt vervolgens of het bekent is hoe dit bij anderen verenigingen geregeld is. Er zijn meerdere verenigingen die met alle teams in dezelfde kleding spelen, hoe doen zij dit? Wilma antwoordt dat ze dit nog uit wil gaan zoeken. Jan stelt voor dat er gestemd moet worden voor het invoeren van een kledingfonds en of er € 1,- bij op de contributie gezet kan worden om te sparen voor vervanging. Arend Hordijk stelt voor om nu alleen te stemmen voor het invoeren van het kledingfonds, daarna het plan verder uitwerken en vervolgens de leden nogmaals bijeen roepen op een avond om een akkoord te krijgen voor het innen van het spaarbedrag. Fleur Wieggers vraagt nog of alle teams dan tegelijk in de nieuwe shirts gaan spelen. Wilma antwoordt dat dit niet kan omdat er teams zijn die nog maar net in nieuwe shirts spelen en dat met die sponsors de afspraak loopt dat ze dit voor drie jaar zullen doen. Het invoeren zal dus gefaseerd moeten gaan. Jan vraagt de leden om te stemmen voor het invoeren en verder uitwerken van het voorgestelde kledingfonds. Het voorstel wordt aangenomen met veertien stemmen voor, geen stemmen tegen en zestien onthoudingen.
11.Jubilaris Jan meldt dat Harm Tieltjes 25 jaar lid is van V.C.V. Harm moet deze avond spelen voor heren 2 en is dus niet aanwezig. Jan zorgt dat Harm het bloemetje alsnog krijgt. Ook José Vriezen is 25 jaar lid. José heeft al veel, zo niet alles gedaan als vrijwilliger voor V.C.V., waaronder zes jaar bestuurslid. Nu is ze nog lid van de redactie en is ze vaste teller van Dames 1. Jan bedankt José voor het trouwe lidmaatschap en overhandigt haar een bos bloemen. 12. Afscheid Bestuursleden Jan vraagt of Erika Krajenbrink en Mark Lettink naar voren willen komen. Vorig jaar werd Erika ziek en moest vervroegd afscheid nemen van haar functie als penningmeester. Mark Lettink was onmiddellijk bereid die taak als ad interim van haar over te nemen omdat Mark besefte dat de financiën door moesten draaien. Op die manier kon er rustig gezocht worden naar een penningmeester die voor langere tijd zitting wilde nemen in het bestuur. Gijs Kamperman werd al snel bereid gevonden, en hij werd in januari tijdens een extra Algemene Ledenvergadering gekozen in het bestuur. Erika was voor Mark op de achtergrond een grote
steun, en daarna waren zowel Erika als Mark een grote steun voor Gijs. Gezamenlijk hebben ze het afgelopen seizoen V.C.V. financieel draaiend gehouden. We hebben grote bewondering voor zulke vrijwilligers! Erika en Mark krijgen naast een prachtige bos bloemen een bon overhandigd van de voorzitter. Jan vraagt vervolgens Robert Schieven naar voren. Robert neemt ook afscheid van het bestuur, maar blijft wel scheidsrechter coördinator. Jan vertelt dat Robert altijd zegt : Iedereen moet doen waar hij goed in is, en waar hij plezier in heeft. Robert vond zelf dat hij niet goed is in het werven van scheidsrechters. Toch werd hij onlangs verrast met de aanmelding van maar liefst 13 nieuwe scheidsrechters! Robert weet zich daarbij gesteund door Nico Lovink, Dolf Onstenk en Herman Wisselink. Zij leveren hulp bij het opleiden van de nieuwe scheidsrechters. Jan bedankt Robert voor zijn inzet voor het bestuur en overhandigt hem een bos bloemen en een bon. Robert neemt het woord en vertelt dat hij afscheid neemt vanwege gebrek aan vrije tijd. Twee taken goed doen, lukt niet, daarom moest hij een keuze maken, of bestuurslid of scheidsrechter coördinator. Robert heeft gekozen voor het laatste. Robert zegt veel bewondering gekregen te hebben voor de vrijwilligers die ongevraagd heel veel tijd in V.C.V. stoppen. Robert kwam in een bestuur met veel oude grijze heren en ziet nu met veel plezier een sterk verjongd bestuur achter de tafel zitten. Een veel betere afspiegeling van de vereniging. Robert bedankt alle bestuursleden waarmee hij heel prettig heeft samengewerkt.
13. Rondvraag Laura Bruins : Laura heeft voor haar opleiding een kwaliteitsrapport van V.C.V. geschreven en aan Jan overhandigt. Wordt daar nog iets mee gedaan? Jan : Daar is nog niets mee gedaan, maar dat gaat zeker gebeuren. Ik zal het doorsturen naar de andere bestuursleden en dan gaan we met jou adviezen zeker iets doen. Mirjam Nissen : Heeft een mededeling, geen vraag. Dames 5 is op zoek naar een vierde klasse speelster erbij. Wanneer iemand iets weet, graag melden bij haar. JanRougoor : Wie organiseert dit jaar de feestavond? Dames 1 meldt zich spontaan aan. Gijs Kamperman : Gijs heeft VIP kaartjes voor een thuiswedstrijd van heren 1 van Orion voor vier personen. Hijzelf kan er niet naar toe omdat heren 1 dan zelf moet spelen. Wil er iemand anders gaan? Niemand meldt zich.
14. Sluiting De voorzitter bedankt iedereen voor de komst en zijn/haar bijdrage.
