Notulen Wisselings Algemene Ledenvergadering 15 oktober 2013
5
10
15
Aanwezig: Willemijn Bouchier, Sjeng van Heemst, Bart Vroom (bestuur), Ludo Bolling, Stijn Foppen, Fleur Gommers, Frances van Tilborg (beoogd bestuur), Marloes Hoobroeckx, Diederik Ingen Housz, Stan Loontjens, Roselies Piersma (Beleids Advies Commissie), Julia van Heukelom (beoogd Beleids Advies Commissie), René den Uijl, Daan de Vries, Timo van Workum, (Kascommissie), Jan Blokland, Wouter ten Brink, Clémence Fonville, Arnold Freijser, Laurie Geenen, Daan Halma, Tom Hermans, Jan-‐Jaap Loos, Thomas Ovaa, Sophie Peerenboom, Wouter de Ruiter Afwezig: Marijke Hennink, René Kock (bestuur), Carlijn Poelstra (Beleids Advies Commissie), Florian Maas, Thomas Rümke (beoogd Kascommissie) Veel Voorkomende Afkortingen ALV HALV WALV MOL Never Less KasCo Leonidas BAC HBO KARL
20
25
30
Algemene Ledenvergadering Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering Wisselings Algemene Ledenvergadering Mail onder leden Erasmus Hockey Vereniging Never Less Kascommissie Rotterdamse Hockey Vereniging Leonidas Beleids Advies Commissie Hoger Beroepsonderwijs Kaarsen, Activiteiten, Ronselen van gelden, Ledenbinding
1. Opening Dhr. Vroom opent de vergadering om 18.04. 2. Mededelingen Dhr. Vroom wil graag een aantal mededelingen doen. Als eerste is er een nieuwe hamer in het bezit van de vereniging, aangeboden door het XXIIIe bestuur. Dhr. Loos wil hier graag een verklaring voor waarop Dhr. Vroom uitleg geeft dat hij de vorige hamer kwijt is geraakt, er is gezocht maar het bestuur heeft de hamer niet meer kunnen vinden. Tijdens de HALV is beloofd een nieuwe aan te bieden en dat doet het bestuur bij deze. Vervolgens de praktische mededelingen. Het toilet is 2 trappen omhoog, eten en drinken staat achterin. Dhr. Loos wordt tot frituur meester benoemd en Mej. Piersma heeft de frituur en twee schorten mee genomen zodat het pak van Dhr. Loos niet vies wordt. Binnen en buiten mag niet worden gerookt, alleen achter in het halletje. Na 23.00 mag er geen overlast meer zijn voor de omwonenden, daarom zal het Never Less lied aan het begin gezongen worden en niet aan het eind.
1
35
40
45
50
55
60
65
70
75
Dhr. Vroom is vandaag door Dhr. Bolling gebeld met de mededeling dat Mej. Dolmans sinds vandaag geen beoogd Secretaris meer is maar dat Mej. Gommers beoogd Secretaris zal zijn in combinatie met de functie beoogd Commissaris PR & Activiteiten. Mej. Dolmans zal later deze avond langs komen om haar besluit toe te lichten. Het Never Less lied wordt gezongen. 3. Vaststellen agenda Mej. Dolmans is niet langer beoogd Secretaris, deze naam op de agenda wordt vervangen door Mej. Gommers. Dhr. Loos stelt voor om tussen punt 13 en 14 een extra punt toe te voegen met betrekking tot de wijziging van Mej. Dolmans. Mej. Piersma vindt het ook belangrijk dat er een specifiek punt aan wordt toegewijd. Er komt een nieuw punt op de agenda; punt 14 Mej. Dolmans. Dhr. De Vries wil het punt presentatie bestuursdassen naar voren brengen. Dit wordt punt 19 op de agenda na de installatie van de overige bestuursleden. Dhr. Ingen Housz is benieuwd wie er voorgedragen worden bij de voordracht KasCo 2013-‐2014. Dhr. De Vries antwoordt dat naast Dhr. Van Workum en hijzelf, Dhr. Maas en Dhr. Rümke worden voorgedragen. Beide heren zijn niet aanwezig maar hebben dit schriftelijk medegedeeld. Mej. Piersma stelt voor dat het KARL model geschrapt kan worden, het wordt snel afgedaan dus een heel punt is niet meer nodig. Dit zal tijdens punt 26, KARL model, besproken worden. 4. Ingekomen stukken Er zijn 6 ingekomen stukken. Van de BAC, Mej. Vliegenthart, Dhr. Kock, Mej. Hennink, Dhr. Maas en Dhr. Rümke. Dhr. Vroom begint met het voorlezen van de ingezonden brief van de BAC. Beste Bestuur 2012-‐2013, Naar aanleiding van de ‘Uitnodiging Wisselings Algemene Ledenvergadering E.H.V. Never Less – Dinsdag 15 oktober 2013’ en de daarbij gevoegde agenda voor deze WALV hebben wij een aantal opmerkingen omtrent deze agenda: 1. Ingekomen Stukken, punt 7, zien wij liever voor het goedkeuren van de notulen van de WALV, BALV en HALV , punt 4, 5 en 6, omdat een ingezonden brief ook over de notulen kan gaan. 2. Het eindverslag van het bestuur, punt 13, zien wij liever voor het eindverslag van de BAC, punt 11. Dit om te voorkomen dat er dingen dubbel gezegd of uitgelegd moeten worden. 3. Dhr. C.C. Loontjens zijn naam, punt 12.5, wordt geregeld verkeerd gespeld en is al meerdere keren aangekaart. Het is Loontjens, met ook een N op het eind, punt 22.3. 4. Let op algehele spelling, punt 13.2, Mej. M. Hennink (in afwezigheid) 5. Bekendmaking Bestuursopdracht Bestuur 2013-‐2014, punt 18, moet zijn Bekendmaking Bestuursopdracht 2013-‐2014.
2
80
85
90
95
100
105
110
115
120
125
6. Installatie Beleids Advies Commissie 2012-‐2013, punt 23, moet zijn Installatie Beleids Advies Commissie 2013-‐2014, oftewel een heel jaar later. 7. Presentatie Bestuurdassen, punt 24, moet zijn Presentatie BestuurSdassen. Met vriendelijke groet, BAC 2012-‐2013 en beoogd BAC 2013-‐2014 Deze punten zijn in de agenda verwerkt deelt de Dhr. Vroom mede. Mej. Bouchier leest de brief van Mej. Vliegenthart voor. Geachte ALV, bestuur en beoogd bestuur, Helaas ben ik verhinderd om bij deze Wisseling Algemene Ledenvergadering aanwezig te zijn. Toch zou ik door middel van deze brief een paar punten van het afgelopen jaar willen aankaarten. Zo heeft het XXIIIste bestuur der E.H.V. Never Less twee mooie bestuursopdracht gekregen. Eén van deze opdrachten was het sturen van verjaardagskaarten naar jarige leden. Op de Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering is al gebleken dat er niet veel aan gedaan was. Er is toen ook besloten om de leden die geen kaart hebben ontvangen (en wel al jarig zijn geweest) alsnog een kaart te sturen. Namelijk een halfjaar na hun verjaardag. Helaas heb ik nog steeds geen verjaardagskaart van jullie gekregen. Ik en mijn bestuursgenoten willen hier graag opheldering over. Zo willen we graag weten wat er fout is gegaan en welke leden niet een kaartje hebben ontvangen. De andere bestuursopdracht ging over sportiviteit. Ook tijdens de Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering is gebleken dat hier niet veel mee is gedaan. Pas in de laatste competitie is er een sportiviteitsklassement gekomen. Dit is veel te laat, echter zijn wij wel te spreken over dit klassement. Er is verteld dat het winnende team een leuke prijs zou krijgen. Wij zijn dan ook benieuwd wat de prijs was, aangezien er daarna niks meer over verteld is in onder andere de MOL. Behalve opheldering over de bestuursopdrachten zou ik ook graag opheldering willen hebben over het toernooi. Hiermee doel ik op de inschrijvingen, aangezien sommige leden niet mee mochten. Als er activiteiten worden georganiseerd voor leden, dan is het naar mijn mening ook de bedoeling dat elk lid de mogelijkheid moet krijgen om mee te gaan. Er moeten geen taferelen komen zoals lotingen of dat sommige leden voorrang hebben op andere. Zo wil ik dan ook tegen het beoogd bestuur zeggen dat het ledenweekend voor elk lid is. Het moet niet zo zijn dat leden die maar een half weekend komen onderaan de lijst staan. Verder zou ik graag willen zien dat het beoogd bestuur de MOL weer op zondag stuurt in plaats van op vrijdag. Met het nieuwe MOL programma kan er gekeken worden hoeveel procent van de leden de MOL opent en binnen welk tijdstip. Hieruit blijkt ook dat bijna iedereen de MOL binnen 24uur opent. Bovendien denken leden op zondag weer aan een nieuwe week, met op maandag lekker hockeyen. Het is dan ook naar mijn mening beter om
3
130
135
140
145
150
155
160
165
170
de MOL op zondag te versturen, omdat dan de inhoud van de MOL nog vers in het geheugen zit. Graag zou ik het XXIIIste bestuur der E.H.V. Never Less willen bedanken voor het mooie jaar. Ik wens het beoogd bestuur heel veel succes en plezier! Met vriendelijke groet, Annet Vliegenthart Secretaris E.H.V. Never Less 2011-‐2012 Bij het desbetreffende punt zal gereageerd worden op de opmerkingen van Mej. Vliegenthart. De ingekomen stukken van Dhr. Kock en Mej. Hennink zullen bij punt 11 voorgelezen worden en de brieven van Dhr. Maas en Dhr. Rümke komen bij punt 20 aanbod. 5. Goedkeuring notulen Wisselings ALV 12 oktober 2012 Dhr. Vroom zegt dat er niet wordt ingegaan op spellingsfouten maar alleen op inhoudelijke opmerkingen. Dhr. Loos complimenteert Mej. Bouchier dat alle drie de notulen verbeterd zijn. Verder zijn er geen inhoudelijke opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd. 6. Goedkeuring notulen Bijzondere ALV 30 oktober 2012 Er zijn geen inhoudelijke opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd. 7. Goedkeuring notulen Halfjaarlijkse ALV 3 april 2013 Er zijn geen inhoudelijke opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd. 8. Eindverslag Penningmeester Dhr. J.M. van Heemst Dhr. Van Heemst krijgt het woord en begint met het voorlezen van zijn verslag. Beste Never Less’er, Voor u ligt het financieel verslag 2012-‐2013 der E.H.V. Never Less. Afgelopen jaar ben ik de penningmeester van Never Less geweest. Aan mij de taak om afgelopen jaar de financiën op orde te houden en de uitgaven in de gaten te houden. Nadat ik oktober vorig jaar het stokje van Daan de Vries heb overgenomen was ik vol enthousiasme aan de slag gegaan. Na een paar weken bleek dat Erasmus Sport (ES) het dit jaar anders aan ging pakken met de sportpassen. Het bestuur werd verplicht een ledenlijst op te sturen inclusief de sportpasnummers van iedereen. Iedereen die geen nummer had doorgegeven werd aan de vereniging gefactureerd voor een sportpas a €100,-‐. Het heeft ons als bestuur veel tijd en moeite gekost om deze van iedereen te incasseren, zeker ook omdat op sommige sportpassen de inkt vervaagd was waardoor het nummer niet te lezen was. De eerste factuur van ES was voor 23 personen, maar na nog een snelle belronde is dat aantal gereduceerd tot 15. Never Less heeft toen voor 15 personen de sportpas moeten betalen. Dit geld zouden wij verhalen op de leden die geen sportpassen hadden. Dit bleek lastig, mede vanwege het hoge
4
175
180
185
190
195
200
205
210
215
bedrag (100) en de max (50) die in het incasso contract met Rabobank was afgesproken. Uiteindelijk heb ik hier te lang over gedaan, waardoor ik er te laat achter kwam dat dhr. Wanna toch een sportpas had en dat is de reden dat 1 sportpas niet geïncasseerd is. Ik ben blij en trots dat er nu een solide afspraak met Erasmus Sport staat over de sportpassen. Deze is positief voor de leden, zij zijn minder geld kwijt, en voor Never Less als vereniging omdat dit een groot deel van het risico wegneemt. Het heeft het een tijd geduurd voordat ik aan de slag kon met het boekhoudprogramma van Never Less, Davilex. Ook was ik aan het begin van het jaar druk bezig met vooral de praktische kant van het penningmeesterschap, het organiseren en begroten van activiteiten, waardoor het bijhouden van dit boekhoudprogramma er soms bij in schoot. Dit heb ik niet goed gecommuniceerd naar de KasCo, waarom wij besloten om in januari bij een te komen voor een goed gesprek. Na dit gesprek zijn wij allemaal met goede moed weer aan de slag gegaan en heb ik mijn best gedaan de bestanden op tijd op te sturen naar de KasCo. Dat dit niet altijd gelukt is, is aan mijzelf te wijten. Ik wil benadrukken dat de KasCo dit jaar goed werk heeft verricht en mij ook heeft geholpen, maar dat de communicatie vanuit mijn kant erbij inschoot. Ik heb een enorm leuk jaar gehad bij Never Less. Ik heb enorm veel plezier beleefd aan het organiseren en bedenken van activiteiten. Ik heb de taken die ik had soms onderschat, maar heb er veel van geleerd en ben blij dat ik dit heb mogen doen. Ik wil graag mijn bestuur, de KasCo, en natuurlijk elk lid van Never Less bedanken voor dit mooie jaar. Met sportieve groet, Sjeng van Heemst Dhr. Loos vraagt aan Dhr. Van Heemst wat hij eraan heeft gedaan om met Erasmus Sport te verrekenen dat Dhr. Wanna geen sportpas heeft geïnd? Dhr. Vroom heeft contact opgenomen met Erasmus Sport maar hij was te laat waardoor er niks meer aan gedaan kon worden. Het geld kon niet worden terug gekregen. Naar aanleiding van een gesprek met de KasCo heeft Dhr. Van Heemst weer contact met Gaby Dijkstra van Erasmus Sport gezocht. Hierbij de reden aangevoerd dat zij hier dubbel voordeel aan hebben, maar hij heeft nog niks van haar vernomen. Nadat Dhr. Loos vraagt of deze kosten niet in de voorziening oninbaar debiteuren geplaatst kunnen worden, zegt Dhr. De Vries dat het de fout van Dhr. Van Heemst is, dus niet in deze voorziening opgenomen kan worden. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of deze voorziening nog wel moet blijven als deze toch niet wordt gebruikt. Dhr. De Ruiter weet dat deze een aantal jaren geleden voor een aantal oninbare debiteuren is ontstaan. Deze voorziening zou inderdaad wel weg kunnen vindt Dhr. De Ruiter ook, openstaande debiteuren aan het eind van het jaar worden toch doorgeschoven naar het volgende jaar. Dhr. Van Heemst gaat verder met de ‘te ontvangen posten’ op de balans. Dit bedrag is zo hoog doordat Villa Kakelbont de sponsoring nog moet betalen. Bij de opbrengsten licht Dhr. Van Heemst toe dat de vroegere subsidies er niet meer zijn. Erasmus Sport heeft een nieuw verenigingenhandboek gekregen vanaf 1 januari 2013 waar
5
220
225
230
235
240
245
250
255
260
265
andere subsidies in zijn verwerkt. Het gaat alleen nog om subsidies waar Erasmus Sport iets voor terug krijgt. Hierdoor is het verlies groter dan verwacht. Mej. Van Tilborg vult aan dat er dit jaar ook al naar de subsidies is gekeken maar er geen subsidies zijn die voor Never Less van toepassing zijn behalve de eerstejaarssubsidie. Mej. Piersma vraagt waarom er geen geld is geïnd. Dhr. Van Heemst legt uit dat er voor de hockey clinic wel geld is geïnd, de subsidies zijn echter bij de inkomsten activiteiten in plaats van de subsidies komen te staan. Dhr. Loos vraagt zich af of de subsidie van de Gemeente Rotterdam voor Sport voor Jongeren nog bestaat. Dhr. De Vries heeft dit vorig jaar ook al uitgezocht en dit bestaat niet meer. Dhr. De Ruiter heeft als tip aan het beoogde bestuur om naar het handboek van Rotterdam Sportsupport te kijken wat betreft de subsidies. De subsidie voor de veld huur was de enige subsidie die nog is blijven bestaan. Volgend jaar zal deze niet meer in de begroting worden opgenomen aangezien Erasmus Sport de veld huur gaat betalen. De eerstejaarssubsidie was aan het begin van het jaar al binnen. Dhr. Van Heemst gaat verder met de activiteiten. Tijdens het teamvormingsetentje waren minder aanwezigen dan begroot. Het gala en ledenweekend zijn beiden volledig geïnd. De opbrengsten van het hockeyfeest waren lager door de lage opkomst tijdens het tweede feest. Hij gaat verder met de kosten. De hockeykosten zijn hoger doordat de clinic hierbij ook is meegenomen. Ook de bestuur onkosten waren hoger doordat er een toner voor de printer is gekocht voor de ALV. Bij het tweede hockeyfeest is aan iedereen een drankje gegeven waardoor deze kosten ook hoger waren. Voor de eindejaarsbarbecue is een bijdrage van de leden gevraagd. Dhr. Van Heemst dacht daardoor meer geld te hebben en heeft het budget bij de Villa Kakelbont verhoogd terwijl dit financieel eigenlijk niet veroorloofd kon worden. De sinterklaas opbrengsten zijn bijna twee keer zo hoog als de kosten merkt Dhr. Ingen Housz op. Dit komt doordat het Sinterklaas pak aan Integrand is verhuurd. Uiteindelijk is er een totaal verlies van €1376,80. Mej. Piersma vindt dat het voortaan duidelijker moet zijn wanneer er geld afgeschreven wordt. Als er in de MOL staat dat er op een bepaalde datum geld afgeschreven wordt, dan moet het ook op die datum gebeuren. Dhr. Loos wil graag dat het toernooi gespecificeerd wordt. Er staat dat er 39 deelnemers waren terwijl er 40 personen mee konden, veel meer mensen hadden zich opgegeven dan mogelijk was. Hoe kan het aantal dan toch onder de 40 eindigen? Dhr. Vroom geeft aan dat er geloot is en vervolgens is de reservelijst afgewerkt, daarna hebben mensen die ingeloot waren zich alsnog uitgeschreven en is het aantal onder de 40 uitgekomen. Dhr. Van Heemst gaat door met de specificaties. De sponsoring is dit jaar lager uitgevallen dan begroot. Dit is te wijten aan de recessie en door de nieuwe website waarbij de banners onderaan staan. Meo Lease heeft daarom de sponsoring stop gezet. Dhr. Loos vindt dat er moet worden overwogen om de site om te bouwen, zodat de banners weer boven aan komen te staan. Over Interim Resources is nog onduidelijkheid. Mej. Piersma zegt dat dit een oud Never Less’er is en het erg belangrijk is dat hier goed contact mee wordt gehouden. De vergadering wordt om 19.28 geschorst en om 19.37 heropend.
6
270
275
280
285
290
295
300
305
310
Dhr. Van Heemst gaat verder met de gespecificeerde uitgaven. Er is veel op het toernooi bijgelegd terwijl er weinig leden mee gingen, dit moet volgend jaar anders. Er zijn geen verdere vragen met betrekking tot het verslag. Mej. Piersma is benieuwd hoe Dhr. Van Heemst het bestuursjaar vond. Het was een leuk jaar waarbij hij een goede band heeft gekregen met zijn bestuursgenoten. Vooral het organiseren en bedenken van activiteiten vond hij erg leuk. Het bij houden van de financiën is hem wel zwaar gevallen, dit heeft dan ook vertraging opgelopen, maar hij heeft er wel veel van geleerd. Dhr. Loos vraagt zich af wat Dhr. Van Heemst anders zou doen als hij dit jaar over mocht doen. Duidelijker communiceren naar de KasCo en de leden en zijn taken niet te veel voor zichzelf uitschuiven. 9. Eindverslag Kascommissie 2012-‐2013 Dhr. De Vries meldt, voordat hij het eindverslag voorleest, dat Dhr. Den Uijl wegens pfeiffer niet aanwezig is. Bestuur E.H.V. Never Less Rotterdam, 15 oktober 2013 Betreft: Kascontrole Boekhouding 2012-‐2013 E.H.V. Never Less Geachte Algemene ledenvergadering en bestuur, Ondergetekenden, als Kascommissie 2012-‐2013, verklaren hierbij de boekhouding van de heer S. van Heemst, Penningmeester van het bestuur van E.H.V. Never Less, op 14 oktober te hebben geïnspecteerd en geen malversaties of andere onoorbare zaken te hebben aangetroffen. De Kascommissie adviseert de algemene ledenvergadering decharge te verlenen aan de Penningmeester. Opmerkingen • We willen er wel graag bij vermelden dat wij er als Kascommissie het afgelopen jaar regelmatig van hebben gebaald dat de heer S. van Heemst zijn afspraken niet of vooral vaak te laat na kwam, ondanks dat er meerdere malen deadlines zijn afgesproken en er van onze kant een helpende hand is uitgestoken. Dit is voor beide partijen jammer geweest en voor ons als Kascommissie werd het hierdoor namelijk vooral de adviserende rol lastig gemaakt. • Naast de communicatie richting de Kascommissie zijn we ook van mening dat de communicatie richting de leden omtrent de automatische incasso’s een aantal keer onduidelijk en slordig is geweest. Mede hierdoor zijn voor verschillende activiteiten de incasso’s pas erg laat in het jaar uitgevoerd.
7
• 315
320 • 325
330
335
340
345
350
355
Gelukkig heeft de heer S. van Heemst er de laatste weken voor de WALV hard aan getrokken en is het gelukt om alle zaken op orde te krijgen. Wel betreuren we het ten zeerste dat het resultaat sterker negatief is uitgevallen dan aan het begin van het jaar beoogd. Dit is onder andere veroorzaakt door het wegvallen van een aantal Subsidies van Erasmus Sport, waarover de heer S. van Heemst ons pas erg laat op de hoogte heeft gesteld, en door het onnodig betalen van een sportpas aan Erasmus Sport. Daarnaast heeft de heer S. van Heemst aan het einde van het bestuursjaar een aantal uitgaven gedaan die hij achteraf gezien niet gedaan zou hebben als hij op dat moment een beter overzicht van zijn financiën had gehad. Bij de Kascontrole heeft de penningmeester op alle vragen en steekproeven van de Kascommissie een bevredigend antwoord kunnen geven.
Hoogachtend, De heer R. den Uijl De heer T. Van Workum De heer D. de Vries Het verschil van het verlies komt echter niet door de misgelopen subsidies. Dit heeft onder andere te maken met de hoge kosten voor de borrel na de eindejaarsbarbecue en doordat er bij activiteiten kosten gemaakt zijn die niet nodig waren. Het is belangrijk om in het vervolg beter na te denken voordat bepaalde kosten gedaan worden. Dhr. Ingen Housz vraagt zich af of de KasCo wel een goede inzage had in het werk van Dhr. Van Heemst. Doordat Dhr. Van Heemst er vaak aan herinnerd werd dat de KasCo updates wilde hebben, gebeurde dit wel. Van verdere zaken was de KasCo minimaal op de hoogte. Dhr. Van Workum geeft als tip aan de beoogde penningmeester mee om vaker met de KasCo rond de tafel te gaan zitten. Dhr. Vroom was helaas ook te weinig op de hoogte van de financiële zaken en stimuleerde Dhr. Van Heemst te weinig volgens de KasCo. De communicatie binnen de KasCo ging goed. Nadat Dhr. Den Uijl ziek was geworden hebben Dhr. Van Workum en Dhr. De Vries vooral veel met zijn tweeën gedaan. Daarvoor werden alle drie de heren overal in betrokken. Wanneer Dhr. Van Heemst een update stuurde, reageerden ze alle drie, dit om Dhr. Van Heemst verschillende visies te geven. Dhr. Loos verzoekt de KasCo om de sectie op de site in te vullen. Dhr. De Vries zegt dat dit zo snel mogelijk zal gebeuren. 10. Decharge Kascommissie 2012-‐2013 Dhr. De Ruiter wil namens alle leden de KasCo bedanken. Naar aanleiding van het zojuist gepresenteerde verslag van de penningmeester denkt hij dat de penningmeester het niet zo goed heeft gedaan het afgelopen jaar en hoopt dat de KasCo goed zijn best heeft gedaan. Dhr. Van Heemst bedankt de KasCo voor het afgelopen jaar met een mooie zakflacon. Dhr. Vroom dechargeert de KasCo nadat er geen bezwaar is vanuit de vergadering. 11a. Eindverslag Secretaris 2012-‐2013 Mej. Bouchier presenteert haar verslag.
8
360
365
370
375
380
385
390
395
400
405
Een jaar geleden zaten wij daar op die banken, nerveus te wachten tot het onze beurt was. Tenminste, ik wel. Het was toen echt officieel, maar we waren natuurlijk al een tijdje bezig. De Eurekaweek en open avonden waren al geweest en we waren erg trots op het aantal nieuwe leden dat we hadden binnengebracht. Al bracht dat ook wat problemen met zich mee. Door het jaar heen is niet altijd alles perfect gegaan, maar ik vind dat het een goed jaar is geweest. Er is fanatiek gehockeyd en de georganiseerde activiteiten zijn goed bezocht. Daarbij heeft het beoogd bestuur ook de sportiviteitscompetitie overgenomen en dat vind ik erg leuk. Zelf had ik wat struggles met de notulen, waar ik tegen op keek, maar dat is uiteindelijk ook helemaal goed gekomen. Ik heb een goed jaar gehad met mijn lieve bestuursgenoten en daar wil ik ze voor bedanken. Ik wens het beoogd bestuur veel succes en plezier en ze gaan het top doen, dat doen ze nu ook al! Mej. Piersma vraagt hoe het gaat met de Vrienden van Never Less. Mej. Bouchier vertelt dat er 3 e-‐mails zijn gestuurd afgelopen jaar en daarbij de vraag of ze wilden blijven doneren. Ze bedankt de Vrienden voor de donaties. Een punt waar Mej. Bouchier van geleerd heeft, zijn de notulen. Haar hoogtepunten waren de clinic en het gala. Het percentage dat de MOL leest was ongeveer gelijk gebleven op ongeveer 60% tot de Halfjaarlijkse ALV. Er is een tweewekelijks weetje toegevoegd om het percentage te verhogen. Dhr. Bolling weet dat momenteel 68% van de leden de MOL leest. Dhr. De Ruiter komt met de vraag of er een betere manier is om met de notulen om te gaan. Volgens Mej. Bouchier zijn de notulen achterhaald, er gebeurt weinig mee en vaak staan er dingen in de notulen die op korte termijn moeten gebeuren. Er wordt besloten dat het bestuur na elke ALV een actiepuntenlijst maakt met de taken die aan iedereen zijn toegewezen tijdens de ALV. Deze moet dan binnen twee weken naar de BAC worden gemaild, zodat die in de gaten kan houden dat de taken ook worden uitgevoerd. Bij alle actiepunten moet een datum komen voor wanneer dit moet gebeuren en tijdens de volgende ALV wordt er nagegaan of alle punten zijn uitgevoerd. Punten met betrekking tot geldzaken moeten ook naar de KasCo gestuurd worden. 11b. Eindverslag Commissaris PR & Activiteiten 2012-‐2013 Dhr. Vroom leest het ingekomen stuk en het verslag van Mej. Hennink voor. Geachte ALV der E.H.V. Never Less, Op deze manier wil ik mij officieel afmelden voor de ALV van vanavond. Helaas kan ik niet aanwezig zijn op de wissel ALV vanwege een uitwisseling voor mijn studie naar Engeland. De rest van het bestuur zal eventuele vragen over mijn functie zo goed mogelijk beantwoorden. Met vriendelijke groet, Marijke Hennink Commissaris Activiteiten en PR 2012-‐2013
9
410
415
420
425
430
435
440
445
450
455
Eindverslag Commissaris Activiteiten en PR Geachte ALV, Beoogd bestuurders, leden van de BAC en KasCo en lieve bestuursgenoten,
Afgelopen jaar heb ik de functie als Commissaris Activiteiten en PR mogen vervullen. Alweer een jaar voorbij met hockeyen en allemaal leuke activiteiten. Ik heb mijn best gedaan om er een geslaagd jaar van te maken. We hebben dit jaar met het bestuur veel leuke activiteiten met goede opkomsten georganiseerd. Om te beginnen de Eurekaweek met veel nieuwe aanmeldingen, hockeyfeesten met de thema’s Under the Sea en Hollywood, walk of fame en het hockeytoernooi. Verder hadden we nog meer mooie activiteiten zoals sinterklaas, hockeyclinic, eindejaarsbbq en de maandelijkse gezellige borrel in de Villa Kakelbont. De hoogtepunten vond ik zeker het ledenweekend in Koole en het gala. Er waren voor het eerst ooit 100 aanmeldingen. Het diner vond plaats in APARTT en daarna hebben we meegezongen met de band in de Vrienden van Live. Het was een zeer geslaagde avond. Ook heb ik samen met de heer van Heemst mij bezig gehouden met sponsoring. We hebben vooral geprobeerd om de huidige sponsorcontracten te verlengen. Ook hebben we vanaf dit jaar Villa Kakelbont als extra sponsor. Ik ben erg blij dat ik afgelopen jaar bestuurservaring mocht opdoen en heb er ook zeker veel van geleerd. Af en toe ging niet alles helemaal zoals gepland, maar uiteindelijk is alles goed gekomen en was het een geweldig jaar. Ik wil het beoogd bestuur heel veel succes en plezier wensen het komende jaar. Ga er een super leuk jaar van maken! Als laatst wil ik nog mijn bestuursgenootjes bedanken voor het afgelopen ontzettend leuke jaar! Dhr. Loos vraagt zich af hoe het komt dat de opkomst bij het tweede hockeyfeest zoveel lager was. Dit is een structureel probleem, volgens Dhr. Vroom, wat zich al meerdere jaren voordoet. Doordat de opkomst in de zaal lager is, komen er na de winter minder leden terug als de voorjaarscompetitie weer begint. Hierdoor worden de activiteiten ook minder goed bezocht. Daarnaast viel het tweede feest in tentamenperiodes waardoor er veel minder leden waren. Over de datum was echter goed nagedacht en dit was de beste optie. Mej. Piersma zegt dat de lage opkomst bij het tweede hockeyfeest niet structureel is, maar komt doordat er een kaartje aan de deur kon worden gekocht en de promotie pas te laat was begonnen. Dhr. Ovaa wil graag Skype contact met Mej. Hennink in Engeland. Dit zal geen groot succes zijn weet Mej. Piersma te vertellen, aangezien dit twee jaar geleden ook is geprobeerd. Dhr. De Ruiter vindt dat je als bestuurslid beschikbaar moet zijn gedurende deze avond. Dit is bij Mej. Hennink niet het geval, maar Dhr. Vroom zegt dat de vragen aan de rest van het bestuur gesteld kunnen worden. Dhr. Van Workum betwijfelt of de promotie rondom het feest wel goed genoeg was. Dhr. Vroom is het hier niet mee eens, maar geeft aan het beoogd bestuur mee om de teamcaptains meer te informeren en te vragen hun team beter aan te sporen om naar de activiteiten te komen. Over de borrellocatie was het bestuur dit jaar zeer tevreden. Doordat Villa Kakelbont wat kleiner was, werd het ook wat knusser. Dhr. Van Heemst en Mej. Hennink hebben al een gesprek gehad bij Villa Kakelbont met Mej. Gommers en besproken om volgend jaar bij Villa Kakelbont te blijven. De muziek van Villa Kakelbont moet na 23.00 zacht gezet worden doordat ze in een rechtszaak liggen.
10
460
465
470
475
480
485
490
495
500
Dit is echter geen probleem geeft Dhr. Van Heemst aan, er mag nog steeds zachtjes muziek gedraaid worden en Never Less komt er om te borrelen en te praten, niet om te feesten. Mej. Piersma wil graag weten van de drie bestuursleden welke activiteit zij als hoogtepunt hebben beschouwd. Mej. Bouchier had al verteld dat voor haar de hockey clinic en het gala de hoogtepunten waren. Voor Dhr. Vroom was dit het gala ook al was het hoofdgerecht niet goed. Dhr. Van Heemst beschouwt het ledenweekend als hoogtepunt van het jaar. Als laatste wil Dhr. Ovaa aan het beoogd bestuur meegeven dat het fantastisch zou zijn om het gala op een externe locatie te organiseren waar gefeest en gegeten kan worden. Met een grote groep zal het zeker mogelijk zijn om alles op een locatie te houden. De vergadering wordt om 20.54 geschorst en om 21.09 heropend. 11c. Eindverslag Commissaris Hockey Technische Zaken 2012-‐2013 De ingezonden brief van Dhr. Kock wordt voorgelezen, waarna Dhr. Vroom zijn eindverslag doorneemt. Beste leden van Never Less, Als Commissaris Hockey Technische Zaken 2012-‐2013 kijk ik terug op een mooi en leerzaam jaar. Zonder de hulp van mijn mede bestuursgenoten was het niet mogelijk om dit resultaat neer te zetten. Ik wil hierom mijn dank uiten aan al mijn bestuursgenoten en mijn waardering uitspreken over de fantastische inzet die ze hebben getoond. Het resultaat hebben we echt gezamenlijk neergezet. Ik kan zelf helaas niet aanwezig zijn tijdens de WALV aangezien ik op dit moment in Engeland aan het studeren ben. Ik wil wel echter proberen te kijken wat er beter had gekund afgelopen jaar. Zo is het jammer dat er maar een beperkte ruimte voor de zaal beschikbaar was waardoor sommige teams niet volledig kwamen opdagen. Ook is het natuurlijk bijna altijd mogelijk om het wedstrijdschema te verbeteren. Er waren echter natuurlijk ook genoeg dingen die wel mooi waren. Zo was mijn persoonlijke hoogtepunt van afgelopen jaar de clinic die we hadden georganiseerd. Ik vond het zeer inspirerend om zulke goede hockeyers van dichtbij in actie te zien. Als het aankomende bestuur plannen heeft om weer een clinic te organiseren wil ik ze hier graag bij helpen. Ik wil verder graag de BAC bedanken voor hun goede advies en kritische kijk op de manier hoe wij onze bestuursfuncties uitoefenden. Dit heeft er voor gezorgd dat er betere beslissingen konden worden genomen en dus ook een beter resultaat kwam voor de vereniging. Het aankomende bestuur wil ik heel veel succes en plezier wensen! Ik verwacht dat jullie er een net zo mooi en leerzaam jaar van gaan maken als wij hebben gedaan. Met vriendelijke groet, René Kock Commissaris Hockey Technische Zaken 2012-‐2013 Beste lid, Voor u ligt het eindverslag verslag over de Hockey Technische Zaken binnen onze vereniging.
11
505
510
515
520
525
530
535
540
545
In dit verslag krijgt u een inzicht in de actuele ballenstand tot dusver, de bezoekers van onze website en andere dingen die in het belang kunnen zijn wat hockey betreft. Mochten zaken niet duidelijk zijn of heeft u vragen of opmerking? Dan hoor ik dit graag van u en doe ik mijn best deze zo zorgvuldig mogelijk te beantwoorden. René Kock Commissaris Hockey Technische Zaken 2012-‐2013 In het verslag is een grafiek te zien met de actuele ballenstand. Deze is redelijk stabiel gebleven. Tijdens de Halfjaarlijkse ALV waren er nog 263 ballen, er zijn er een aantal bijgekomen waardoor dit aantal in de zomermaanden 265 was. Helaas zijn er weer een aantal ballen verdwenen en is het huidige aantal op 261 ballen vastgesteld. Dhr. Ovaa merkt op dat de vereniging meer materiaal heeft dan alleen ballen. Dhr. Vroom voegt als actiepunt toe om in het vervolg de overige materialen ook te behandelen in het verslag. De ALV brengt de slechte kwaliteit van de zaalsticks ter sprake. Dhr. Vroom en Dhr. Kock hebben het hier over gehad met Menno van Dongen van Erasmus Sport. Die vertelde hun dat zolang de HBO’ers die ook met deze sticks hockeyen er niet over klagen er niks zal gebeuren. Het beoogd bestuur zal contact opnemen met degene die de hockey voor het HBO organiseert. Mej. Piersma vindt het jammerlijk om te horen dat alle actiepunten door worden geschoven naar het beoogd bestuur. Dhr. Van Workum kaart het probleem aan dat Dhr. Loontjens tijdens de laatste open avond had. Deze avond was zo druk bezocht dat hij geen hockeyballen had. De vraag is of er geen extra hockeyballen moeten komen, ervan uitgaand dat het ledenaantal blijft stijgen. Dit is echter een eenmalig probleem, maar het komt wel jaarlijks terug. Dhr. Vroom vindt het niet nodig en gaat verder naar de statistieken van de website. In de statistieken is te zien dat er in juli een dieptepunt qua aantal bezoekers was. Dit is te wijten aan het feit dat er tijdens de zomer niet wordt gehockeyd en de aanloop naar het collegejaar nog niet is begonnen. Mej. Piersma wil Dhr. Kock complimenteren, tijdens de Halfjaarlijkse ALV was besproken dat er iets nieuws in het verslag moest worden opgenomen en dat heeft hij gedaan met de landen top 10 waar de website het meest is bezocht. Dhr. Van Workum vraagt om een toelichting met betrekking tot de hack van de website die recent heeft plaatsgevonden. Dhr. Foppen gaat hier op in dat de website niet gehackt was, maar een deel van de codes waren aangepast waardoor Google het niet vertrouwde. De codes zijn aangepast en hierna deed de website het weer. Dhr. Ovaa vraagt zich af hoe het contact tussen Dhr. Kock en de trainers dit jaar was. Dhr. Van Heemst weet te vertellen dat er meer trainers zijn bijgekomen en dat zelfs twee van de internationale leden training hebben gegeven. Dhr. Loos kaart het probleem van de foutieve standen aan. Dhr. Vroom is het hiermee eens en geeft toe dat hij de standen beter had moeten controleren. Gelukkig zijn er oplettende leden geweest die meerdere malen de verkeerde uitslagen op hadden gemerkt. Op pagina 5 in het verslag staan de trefzinnen van de zoekmachine. Veel mensen zijn op zoek geweest naar ‘Kevin Koene’ en ‘Robin Renkema’. Windows is het meest gebruikte besturingssysteem om de Never Less website te bezoeken.
12
550
555
560
565
570
575
580
585
590
11d. Eindverslag Voorzitter 2012-‐2013 Dhr. Vroom begint met het voorlezen van zijn eindverslag. Een jaar geleden is het alweer, dat ik werd aangesteld als voorzitter van deze mooie vereniging en wat wist ik nog weinig. Keurig had ik mijn beleidsrede voor mij liggen en trots waren wij als bestuur op het grote aantal leden wat wij binnen hadden weten te vissen voor deze vereniging. Wat we nog niet wisten was dat er nog veel hobbels op de weg zouden komen te liggen. Allereerst dien ik te zeggen dat ik altijd geprobeerd heb het beste te doen voor deze vereniging, maar dat ik ook verkeerde keuzes heb gemaakt en dingen teveel laten liggen. Ik heb als taak gehad om het bestuur een geheel te maken en daarin ben ik soms tekort geschoten. Vaker dan had gemoeten hebben wij langs elkaar gewerkt en als ik op dit jaar terugkijk zou ik het anders hebben gedaan. Er was behoefte aan meer dingen samen doen en meer overleg. Daarnaast is het contact met de B.A.C. niet goed genoeg bijgehouden. De BAC is er om te helpen, niet om te zeuren. Ik heb dit vaker niet dan wel ervaren, maar had m’n hand vaker in eigen boezem moeten steken. Ze hadden vaker gelijk dan ik op dat moment dacht en als ik hier ook op terugkijk had ik vaker het advies van de BAC moeten aannemen en me er minder tegen moeten afzeggen. Toch is het niet negativiteit die bij mij overheerst. Er zijn veel mooie momenten geweest voor mij en mijn bestuur en zaken die voor de vereniging positief zijn. Ik denk waar het soms wat rommelde achter de schermen, dat de leden hier weinig last van hebben gehad. De activiteiten dit jaar waren vaak succesvol en gezelligheid heeft altijd overheerst op de vereniging. Een succesvolle clinic, een super mooi regenachtig hockeytoernooi en het drukstbezochte Never Less gala tot nu toe vallen onder deze trots. Eerder sprak ik over mooie zaken voor de vereniging waar we voor hebben gezorgd en hier ga ik wat verder op in. De sportpas en contributie die in één zitten is hiervan de voornaamste. Ik denk dat de vereniging hier jaren mee vooruit kan en dat er alleen maar positieve kanten aan zitten voor zowel bestuur als leden. Daarnaast het contact met Erasmus Sport. In mijn beleidsrede sprak ik al over het slechte contact van toen met Erasmus Sport. Dit contact is in één jaar zo ontzettend goed geworden. Zij kennen ons, wij kennen hun en mede door dit goede contact is de sportpasregeling mogelijk geworden. Daarnaast denk ik dat de sportiviteitscompetitie die in de voorjaarscompetitie is ingevoerd goed is voor de sfeer op de vereniging. Er is sportiever gespeeld en dit maakt het plezier voor speler en scheidsrechter groter. Team H.E.L.D.E.N. is in de zomer als winnaar van dit klassement gaan bowlen met het team en het stemt mij tot grote tevredenheid dat het beoogde bestuur deze competitie heeft voortgezet.
13
595
600
605
610
615
620
625
630
635
Als persoon heb ik veel geleerd van dit jaar en ben ik vooral bewust geworden van dingen die besturen met zich meebrengt waar ik nog in tekort kom en waarvan ik het niet wist. Dit zal mij zeker helpen in de jaren die gaan komen en in de ontwikkeling van mij als persoon. Al met al heb ik geen spijt van mijn keuze om bestuur te doen, ondanks het feit dat er momenten zijn geweest dat het allemaal niet even goed ging. Ik heb ontzettend veel vertrouwen in het nieuwe bestuur en kijk met bewondering toe hoe goed zij dingen al aanpakken zo vroeg in collegejaar. Ik denk dat wij een goede keuze hebben gemaakt en dat de vereniging veel plezier zal hebben van deze 5 personen. Ikzelf zal deze vereniging helaas gaan verlaten. Ik miste prestatie in het sporten wat ik afgelopen jaar deed en zocht een nieuwe uitdaging. Deze vond ik in zaalvoetbal bij de Rotterdamse Studenten. Graag had ik dit nog gecombineerd met hockeyen bij Never Less, maar helaas valt het zaalvoetballen ook op maandagen. Ik zal me daarom uitschrijven als lid van Never Less, maar inschrijven als Vriend van Never Less. Jullie zien me niet meer met een hockeystick op het veld staan, maar ik zal proberen zo dicht mogelijk verbonden te blijven met Never Less. Ik wil iedereen bedanken die afgelopen seizoen tot een succes heeft gemaakt en wil het nieuwe bestuur veel plezier en succes wensen dit seizoen. Bedankt! Dhr. Van Workum heeft Dhr. Vroom gemist in het contact tussen de KasCo en de penningmeester. Er zijn een aantal momenten geweest waarin Dhr. Van Heemst aangespoord moest worden om iets te doen en dat heeft geholpen, maar hulp van Dhr. Vroom zou wel op zijn plaats zijn geweest. Daarnaast heeft Dhr. Vroom nooit gereageerd op de updates die Dhr. Van Heemst stuurde. Dhr. Van Heemst vindt vooral dat Dhr. Vroom op de hoogte had moeten blijven van de financiële zaken en zijn voortgang. Dhr. Vroom geeft toe dat hij laks is geweest en het beter aan had moeten pakken. Dhr. Den Uijl geeft aan het beoogd bestuur mee dat wanneer de voorzitter merkt dat iemand te laks wordt, dit ook met de desbetreffende commissie wordt besproken. Mej. Piersma gaat hier op door, Dhr. Vroom had tijdens de Halfjaarlijkse ALV de notulen nog niet gelezen. Het is erg jammer dat Dhr. Vroom niet op de hoogte is van wat er bij de rest van de bestuursgenoten speelt. Dhr. De Ruiter vraagt aan Dhr. Vroom hoe het bestuur de samenwerking met de BAC graag zou hebben gezien. Dhr. Vroom had graag wat meer input van de andere BAC leden gehad en dat niet alleen Mej. Piersma aan het woord was. Daarnaast had hij de manier waarop de BAC met het bestuur communiceerde liever anders gezien, niet dat het bestuur alles ‘moet’ maar meer advies gevend. Mej. Hoobroeckx vindt dat het bestuur te weinig deed met de adviezen en dat ze daarom vaak op ‘moeten’ overgingen. Dhr. Loos wil in gaan op het punt dat Dhr. Vroom in zijn beleidsrede noemde, dat hij meer contact met de leden wilde creëren. Dhr. Vroom geeft aan dat dit lastig was met zo veel leden. Komend jaar zijn er 10 teams waardoor ook niet in elk team een bestuurslid kan
14
640
645
650
655
660
665
670
675
680
685
zitten. Wat wel kan helpen is door het bestuur met de trainingen mee te laten doen, zodat ze meer in contact komen met hun leden. Dhr. Vroom gaat in op de opmerking van Mej. Vliegenthart over de bestuursopdrachten. Het bestuur was niet te laat, maar te klein met de sportiviteitsopdracht begonnen. Mej. Piersma vindt het goed dat er een sportiviteitsklassement is gekomen, maar het is wel opvallend dat het team dat laatste in de competitie eindigde, de sportiviteitsprijs won. Dhr. De Ruiter vraagt zich af of de rode lantaarn nog uitgedeeld wordt. Dit is het afgelopen jaar niet gebeurd, maar die gaat het aankomende jaar weer uitgereikt worden. De verjaardagskaarten die naar elk lid gestuurd hadden moeten worden zijn sporadisch rondgestuurd. Tijdens de Halfjaarlijkse ALV was dit ook al besproken en was er het voorstel om de kaarten bij halfjaarlijkse verjaardagen te sturen. Dit is ook niet gelukt, een dergelijke opdracht vergt veel discipline en die was er helaas niet. Dhr. Van Heemst stelt voor om in een keer aan iedereen die vorig jaar lid was een kaart te sturen met een persoonlijk bericht. Dit moet binnen een maand wel kunnen lukken, dus voor 15 november heeft iedereen een kaart ontvangen van het bestuur. Als laatste mist Mej. Piersma de mascotte nog. Dhr. Van Heemst zegt deze nog in zijn bezit te hebben en na de ALV aan het nieuwe bestuur over te dragen. De vergadering wordt om 22.29 geschorst en om 22.40 heropend. 12. Eindverslag Beleids Advies Commissie 2012-‐2013 De BAC komt naar voren. Mej. Piersma krijgt het woord en begint met het eindverslag. Mej. Poelstra was afgelopen jaar de voorzitter, maar zij is helaas nu niet in Nederland. De BAC heeft een voorzitter om de communicatie tussen de BAC en het bestuur te bevorderen, hierdoor is er nu één aanspreekpunt. De BAC bedankt het bestuur voor het afgelopen jaar, er zijn mooie activiteiten geweest, bijna elke maandagavond is er gehockeyd, er waren hele leuke teams en de mooie MOL die wekelijks verstuurd is. Zonder het bestuur was Never Less niet draaiende geweest. De communicatie tussen de BAC en het bestuur was niet altijd optimaal. Op een gegeven moment zag het bestuur hen als boeman in plaats van als ondersteuning. Hierdoor heeft de BAC het gevoel dat ze minder hebben kunnen bijdragen dan ze hadden gewild. Individueel wist elk bestuurslid goed welke taken er uitgevoerd moesten worden, helaas functioneerde het bestuur niet als een geheel. Ook was het jammer dat het bestuur niet het goede voorbeeld gaf tijdens de activiteiten en hockeyavonden, doordat ze al regelmatig voor het einde weg waren. Daarnaast waren de activiteiten ook slecht gepromoot, maar uiteindelijk waren ze goed georganiseerd en leuk bezocht. Hierdoor zijn er ook goede banden met andere leden gekomen in plaats van alleen met teamgenoten. Dhr. Loontjens gaat verder en zegt dat de interne communicatie binnen de BAC goed was. Iedereen kwam evenveel aan het woord en voor de vergaderingen met het bestuur werd er eerst intern vergaderd.
15
690
695
700
705
710
715
720
725
730
Dhr. Van Workum vraagt zich af waarom Mej. Piersma niet de voorzitter was, aangezien ze zoveel aan het woord is. Dit was volgens Dhr. Ingen Housz afgelopen jaar niet het geval, maar dat Mej. Poelstra en Mej. Piersma wel altijd het meeste te zeggen hadden. Mej. Piersma reageert hierop dat ze een uitbundig persoon is die vaak haar mond open doet. Ze heeft zelf bestuur gedaan waardoor ze veel over de vereniging weet. Dit geldt ook voor Mej. Poelstra. De rest van de BAC vindt echter niet dat ze te weinig inspraak hadden. Vooral tijdens de onderlinge vergaderingen zei de rest erg veel. Om vernieuwing in de BAC te brengen zijn Dhr. Loontjens en Mej. Hoobroeckx afgelopen jaar er bij gekomen. Zij hebben allebei geen bestuur gedaan. Dhr. De Ruiter vraagt zich af hoe de BAC er voor kan zorgen dat het bestuur werkelijk iets doet met de adviezen. Elk jaar denkt het bestuur in het begin zelf goed te weten hoe alles moet en doen ze weinig met de adviezen. Dhr. Ingen Housz denkt dat het belangrijk is dat de BAC het bestuur het gevoel geeft dat ze hen kunnen vertrouwen en dat ze er zijn om het bestuur te helpen. Dhr. Loontjens zegt dat dit met de nieuwe BAC al gebeurt, het bestuur heeft niet alle adviezen opgevolgd die de BAC hen tot nu toe heeft gegeven, maar ze hebben daar achteraf wel een reflectie over gehad. Dhr. Van Workum haakt in op het punt van Dhr. De Ruiter. Er is de indruk dat de BAC als afschrikkend wordt gezien door het bestuur, wat kan hier aan gedaan worden? Dhr. Bolling reageert dat hij zich voor kan stellen dat bepaalde leden uit de BAC door voorgaande besturen als boeman werden gezien. Dit jaar hamert de BAC er erg op dat ze er zijn om het bestuur te helpen. Mej. Hoobroeckx geeft ook aan dat de reflectie vorig jaar niet gebeurde en dat het een wisselwerking tussen de BAC en het bestuur is, die deze indruk wekt. De reflecties die nu worden gedaan hebben een positieve uitwerking. Mej. Piersma wil het bestuur en de KasCo bedanken voor de mooie bierestafette. Het was een gezellig evenement en het zou goed zijn als dit jaarlijks terug blijft komen. Dhr. Van Workum wil van ieder BAC lid weten wat hij of zij beter had kunnen doen als ze terugkijken op het afgelopen jaar. Dhr. Ingen Housz geeft aan dat hij het bestuur wat meer gerust had kunnen stellen, dan zou er ook meer gesproken zijn. Dhr. Loontjens vindt dat hij meer op mensen binnen de vereniging af had kunnen stappen om hun mening te vragen en om informatie los te kunnen krijgen. Mej. Piersma had kunnen leren mensen meer uit te laten spreken. Mej. Hoobroeckx had meer open willen staan voor ideeën van het bestuur zelf. Het bestuur heeft een presentje voor de BAC. Het zijn magneetjes omdat de BAC de vereniging zo goed bij elkaar houdt. 13. Decharge Beleids Advies Commissie 2012-‐2013 Dhr. Vroom dechargeert Mej. Poelstra, Mej. Piersma, Mej. Hoobroeckx, Dhr. Ingen Housz en Dhr. Loontjens. De vergadering wordt om 23.16 geschorst en om 23.25 weer heropend. 14. Marloes Dolmans
16
735
740
745
750
755
760
765
770
775
Mej. Dolmans, die sinds vandaag geen beoogd Secretaris meer is, krijgt het woord. Begin dit jaar is ze begonnen aan een nieuwe studie en heeft de werkdruk daarvan onderschat. Hierdoor kan ze niet 100 procent voor het bestuur gaan en moet ze kiezen tussen haar studie en het bestuur. Ze heeft voor haar studie gekozen en stelt zich niet meer beschikbaar als kandidaat voor het bestuur van 2013-‐2014, wat ze wel erg jammer vindt. De vraag vanuit de zaal komt of er al gezocht is om de vrijgekomen functie op te vullen. Namens het beoogde bestuur reageert Dhr. Bolling hier op dat vanochtend, in overleg tussen Dhr. Bolling en Mej. Dolmans, pas is besloten dat Mej. Dolmans zich terug zou trekken. Het is echter niet iets wat net voor de ALV overhaast besloten is, dat Mej. Dolmans te weinig tijd had speelde al langere tijd. Over hoe het beoogde bestuur hier verder mee om zal gaan is nog niet helemaal duidelijk. Voor de korte termijn zal Mej. Gommers de functie overnemen, maar er zal wel naar een nieuwe Secretaris gezocht worden. 15. Voordracht Bestuur 2013-‐2014 Het beoogd bestuur wordt naar voren geroepen. Dhr. Bolling als voorzitter, Mej. Gommers als tijdelijk Secretaris, Mej. Van Tilborg als penningmeester, Mej. Gommers als Commissaris PR & Activiteiten en Dhr. Foppen als Commissaris Hockey Technische Zaken. Dhr. Bolling komt uit Prinsenbeek en heeft daar altijd gehockeyd, dit vond hij altijd een erg leuke sport en is daarom bij Never Less gaan hockeyen. Toen er vacatures vrij kwamen voor het bestuur leek hem het erg leuk om dit te gaan doen, ook omdat het goed te combineren is met de studie. Mej. Piersma vraagt hoe Dhr. Bolling er mee om zou gaan als hij een ALV zou moeten leiden en alle snacks op zouden zijn? Dhr. Bolling antwoordt dat hij het zichzelf niet voor kan stellen dat alles op zou zijn als hij voorzitter is. Dhr. Loos wil weten wat de beste openingszin van Dhr. Bolling is. Deze heeft hij niet, hij heeft nog nooit een openingszin hoeven te gebruiken. Mej. Gommers komt uit de buurt van Den Bosch. Ze heeft haar hele leven al gehockeyd en is daarom vorig jaar bij Never Less komen hockeyen. Naast het hockeyen vindt ze het erg leuk dat er bij Never Less ook veel activiteiten worden georganiseerd die niet aan hockey gerelateerd zijn. Dhr. Vroom kwam op een borrel naar haar toe om te vragen of ze niet geïnteresseerd was in een bestuursfunctie, zo is ze er over na gaan denken. Mej. Piersma vraagt of Mej. Gommers het woord kaassoufflé kan spellen. Dit doet ze foutloos. Dhr. De Ruiter is ook benieuwd of Mej. Gommers enigszins voorbereidingen voor haar functie als Secretaris heeft getroffen, bijvoorbeeld een typcursus? Mej. Gommers geeft aan redelijk snel te kunnen typen maar nog geen typcursus gedaan te hebben. Dhr. Loos stelt weer dezelfde vraag, of Mej. Gommers een vriend heeft en wat haar beste openingszin is? Mej. Gommers heeft geen vriend en is ook niet van de openingszinnen. Mej. Van Tilborg is tweedejaars lid bij Never Less en komt uit Venlo. Toen ze in Rotterdam ging studeren is ze gelijk bij Never Less gegaan. Ze heeft respect voor het huidige bestuur en zij hebben haar geïnspireerd om ook een functie uit te gaan oefenen. Mej. Piersma heeft ook voor Mej. Van Tilborg een frituurvraag; wat kosten 4 rundvlees kroketten van de Albert Heijn en 36 stuks Albert Heijn minisnacks. Dhr. Van Heemst denkt het antwoord te weten maar zegt het verkeerde bedrag. Mej. Van Tilborg heeft wel een openingszin; Ik ben een slak en ben mijn huisje kwijt, wil jij mijn huisje zijn? Dhr. Van Workum vraagt zich af hoe Mej. Van Tilborg er mee om zou gaan als zij penningmeester is en het een keer fout gaat? Eerst zou ze
17
780
785
790
795
800
805
810
815
820
825
de hulp van haar bestuursgenoten vragen, mochten ze er samen niet uitkomen dan zou ze naar de KasCo gaan. Dhr. Foppen komt uit Maastricht. Vorig jaar wilde hij zich ook al opgeven voor het bestuur maar heeft dit niet gedaan in verband met zijn studie. Mej. Piersma zegt dat Dhr. Foppen goed moet kunnen tellen, zou hij de overige snacks willen tellen? Dit gaat hij tijdens de schorsing doen. Dhr. Ingen Housz vraagt hoe hij het gaat doen met zijn clubeten bij Laurentius als hij in de winter op dinsdag moet zaalhockeyen? Dhr. Foppen geeft aan dat zijn club dan op de tweede plaats gezet wordt, zaalhockey gaat voor. Dhr. Loos is benieuwd naar de openingszin die Dhr. Foppen bij zijn vriendin heeft gebruikt. Het is andersom gegaan, zijn vriendin heeft hem aan de haak geslagen en haar openingszin was; “Wat heb je een mooie Never Less stempel, ik heb er ook een." 16. Decharge Bestuur 2012-‐2013 met uitzondering van de voorzitter Dhr. Vroom bedankt het bestuur voor het mooie jaar en dechargeert Mej. Bouchier, Dhr. Van Heemst, Mej. Hennink en Dhr. Kock. 17. Installatie Voorzitter 2013-‐2014/ Decharge Voorzitter 2012-‐2013 Tijdens dezelfde hamerslag wordt Dhr. Bolling geïnstalleerd tot voorzitter en Dhr. Vroom gedechargeerd als voorzitter. 18. Installatie Overige Bestuursleden 2013-‐2014 Voordat de vergadering wordt geschorst, worden de overige vier bestuursleden geïnstalleerd. Dhr. De Ruiter wil, voordat de ALV akkoord gaat met de installatie van de overige bestuursleden, eerst zien of Mej. Gommers goed voorbereid is voor haar functie als Secretaris. Dhr. De Ruiter zegt heel snel een zin en Mej. Gommers moet mee typen, Dhr. Loos controleert en keurt het goed. Er is geen bezwaar van de ALV, de overige vier bestuursleden worden geïnstalleerd. De vergadering wordt om 00.15 geschorst om het bestuur te feliciteren en om 00.27 heropend. Dhr. Loos wil graag een kwalijke zaak aankaarten, het bestuur is nog maar net geïnstalleerd maar er zijn nu al enkele verenigingseigendommen ontvreemd. De voorzittershamer en de tweede das van Mej. Gommers. Dhr. Bolling krijgt de hamer terug op voorwaarde dat hij tijdens de Halfjaarlijkse ALV in het kuikenpak komt en de rest van het bestuur in carnavalsoutfit. Mej. Gommers moet tijdens het ledenweekend een ontbijt op bed brengen aan alle oud-‐bestuursleden die aanwezig zijn. Het oud-‐bestuur komt weer naar voren. De cadeautjes van het oude en nieuwe bestuur worden uitgewisseld. Dhr. Bolling heeft een hamer voor Dhr. Vroom gekocht, aangezien hij deze altijd kwijt was. Dhr. Vroom geeft Dhr. Bolling een paar kernwoorden mee als voorzitter zijnde; structuur, cohesie, delegeren en overzicht. Hierbij heeft hij een toepasselijk cadeautje, een agenda. Mej. Gommers geeft aan Mej. Bouchier een vriendenboekje, het afgelopen jaar heeft Mej. Bouchier alle inschrijvingen bij moeten houden, nu kan ze iedereen die ze leert kennen hier in laten schrijven. Mej. Bouchier heeft
18
830
835
840
845
850
855
860
865
870
ook iets voor Mej. Gommers, ze zal het dit jaar goed kunnen gebruiken. Het zijn een opschrijfboekje en stiften. Dhr. Van Heemst krijgt een spaarvarken en een wekker van Mej. Van Tilborg. Zo gaat hij misschien eindelijk eens op zijn centen letten en komt hij een keer op tijd. Mej. Van Tilborg krijgt een lampje die ze in haar laptop kan pluggen wanneer ze tot laat nog zit te werken. Mej. Gommers en Mej. Hennink hebben voor de Wisselings ALV al cadeautjes uitgewisseld. Mej. Gommers had shotglaasjes, fotolijstjes en 2 kaarsen gehad. Aan Mej. Hennink had ze een hoofdmassage spin gegeven. Dhr. Foppen heeft een telraam voor Dhr. Kock gekocht. Het cadeau van Dhr. Kock is echter nog onderweg, dit zal Dhr. Foppen later krijgen. 19. Presentatie bestuursdassen Dhr. De Vries krijgt het woord. Er zijn vijftig bestuursdassen besteld, voor het afgelopen bestuur plus de 4 besturen daarvoor en de komende vijf besturen. Aan het eind van elk bestuursjaar zullen de dassen als dank en aandenken worden uitgereikt. Er wordt besloten dat de KasCo de dassen in bewaring houdt en dat de oud-‐bestuursleden die niet aanwezig zijn hun das op kunnen halen als ze dit aangeven bij dhr. De Vries. De dassen worden gepresenteerd en de oud-‐bestuursleden komen op anciënniteit de dassen op halen. 20. Bekendmaking Bestuursopdracht 2013-‐2014 Dhr. Vroom maakt de bestuursopdrachten voor het komende jaar bekend. Zoals elk jaar zijn het weer leuke opdrachten en die goed zijn voor de vereniging. De eerste opdracht is om het scheidsrechter probleem aan te pakken. Scheidsrechters moeten beter worden, de regels moeten beter gecommuniceerd worden en er moet minder gezeurd worden op de scheidsrechters zodat het leuker wordt om te fluiten. De andere opdracht is een betere vormgeving aan de publiciteit van Never Less. Dit houdt in dat de Facebook pagina wekelijks bijgehouden moet worden, het prikbord bij Erasmus Sport moet opgeknapt worden. Daarnaast zou het ook mooi zijn als er een Wikipedia pagina over Never Less komt. 21. Beleidsreden en Begroting Dhr. Bolling draagt de beleidsreden van het XXIVste bestuur voor. Amper een half jaar geleden was het zover. Het beoogde bestuur van Never Less kreeg een telefoontje van hun voorgangers met de mededeling dat zij het geworden waren. Dat bracht een enorme blijdschap met zich mee: wij mogen het gaan doen in het komende jaar. Het leek een mooie kans om onze studies, bedrijfskunde en internationale bedrijfskunde, een beetje in de praktijk te brengen bij de vereniging waar wij het zo goed naar onze zin hadden en nog steeds hebben. Ondanks dat we niet meer allemaal een vorm van bedrijfskunde studeren, zien we dat nog steeds zo: we leren iedere dag weer bij: zowel over hoe onze vereniging precies in elkaar steekt, als hoe we ons werk het beste kunnen aanpakken. De echte vuurdoop was natuurlijk de Eurekaweek. Beginnen met misschien wel het belangrijkste evenement voor het voortbestaan van de vereniging: het werven van leden. Dat was een spannende beproeving voor het beoogd bestuur. Wij zijn deze uitdaging met een open houding aangegaan. Elke uitgave of strategie die is gebruikt in de afgelopen jaren is in de korte tijd die we hadden gewogen en heeft ter discussie gestaan. Bepaalde aspecten zijn dan ook hetzelfde gebleven: zoals een kraampje op de infomarkt, het gebruik van flyers en gelukkig ook de zeer gewaardeerde hulp van leden. Er zijn echter ook strategieën veranderd:
19
875
880
885
890
895
900
905
910
915
920
geen folder in de tasjes, maar in een envelop bij de student thuis, we waren aanwezig op het festival en hadden een opblaasbaar veld op de sports experience. Of de ledenwerving een succes is geweest, zou later blijken. Deze opstelling is het gevolg van de volgende waarden: durf en het open staan voor verandering. Dat is ook waar wij als bestuur dit jaar voor willen staan. Later in het jaar bleek dat dit ook een vereiste is: het aantal nieuwe leden bleek enorm gestegen ten opzichte van voorgaande jaren. 125 nieuwe leden was het resultaat van hard werken, weinig slaap en de hulp van leden. Dit is natuurlijk een mooie prestatie voor de vereniging en wij zijn hier als bestuur ontzettend trots op, maar betekent ook dat er op bepaalde vlakken zal moeten worden gekeken naar waar de vereniging of het beleid binnen de vereniging zal moeten veranderen om dit ledenaantal aan te kunnen. Voorbeelden hiervan zijn het aantal beschikbare velden in de herfst en lente en zalen in de winter. Na de Eurekaweek kwamen de open avonden, weer een nieuwe ‘eerste keer’. De eerste avond verliep dan ook nogal chaotisch, teams werden te klein, te groot, te goed, te slecht, te mooi of te lelijk. Het leek dan ook een onmogelijke opgave om hier wat meer structuur in te krijgen. Na een verregende tweede open avond, tijdens welke overigens wel zeer fanatiek geborreld is, verliep de derde avond al een stuk beter: de teams waren niet meer te klein en er ontstond een stuk meer rust. En dan kwam de laatste avond.. We waren van te voren al gewaarschuwd voor een grotere drukte dan de andere avonden. En dat bleek uit te komen: dit was misschien wel de drukste open avond die Never Less ooit gehad heeft. Met meer dan veertig nieuwe aanmeldingen was dit dan ook een meer dan geslaagde avond. Vervolgens was daar het teamvormingseten. Door velen was al voorspeld dat dit een chaotische avond zou zijn, waar veel mis kan gaan. Deze gedachte heeft mij dan ook dagenlang in zijn greep gehad en ik moet zeggen dat ik dit ook wel een van de spannendste gebeurtenissen vond, tot de WALV dan natuurlijk. Zullen de teams zich voldoende aan de regels houden? Kloppen onze schattingen? Dit waren vragen die ons als bestuur de gehele avond bezig hebben gehouden. Uiteindelijk verliep dit alles vrij soepel: al redelijk snel waren er tien teams die zich min of meer allemaal aan de regels gehouden hebben en was de overgrote meerderheid van de leden zeer te spreken over het team waarin zij zijn terechtgekomen. Echter, de communicatie over de bierprijs liet tot teleurstelling van enkele (hier aanwezige) leden te wensen over. Ondertussen zijn we weer begonnen aan onze eerste competitieavonden en zijn we druk bezig met het organiseren van een ledenweekend en een hockeyfeest. Bij het organiseren daarvan houden we de twee waarden die wij binnen het bestuur belangrijk vinden hoog in het vaandel. Waar het kan de mooie dingen van Never Less hetzelfde laten en waar het nodig is de dingen die aan verandering toe zijn veranderen. Op dat vlak liggen dit jaar volgens mij dan ook vooral de uitdagingen: de groei van de vereniging. Dit heeft zijn effect op allerlei facetten: zowel qua capaciteit als hoe het contact tussen leden van de vereniging verloopt. Een van de doelen die ik dit jaar voor ogen heb is de groei die Never Less doormaakt, structureel te proberen te faciliteren. Dat betekent niet alleen oplossingen zoeken voor dit jaar, maar verder kijken en werken aan oplossingen die voor langere tijd werken. Het tweede doel waar ik naar wil streven dit jaar is de ledenbinding. Leuk hoor, die enorme ledengroei, maar daar stopt het natuurlijk niet. Het binden van leden aan de
20
925
930
935
940
945
950
955
960
965
vereniging is ook een belangrijke factor voor de verdere ontwikkeling van de vereniging. Door actief de verschillende activiteiten te promoten die onze vereniging rijk is, zoveel mogelijk gelegenheid te bieden aan leden om deel te nemen aan deze activiteiten zullen we proberen om dit doel te bereiken. Dan zou ik als doel nog willen noemen dat we de samenwerking met Erasmus Sport beter zullen moeten gaan vormgeven: dat wil zeggen dat wij van Erasmus Sport krijgen wat wij aan hen geven en dat wij serieus worden genomen als vereniging. Na de groei van ook weer dit jaar zullen wij hen moeten houden aan hun credo: het faciliteren van groei voor verenigingen. Mijn laatste doel betreft dat we er een gezellig jaar van maken, waar elk lid zich op zijn plaats voelt binnen de vereniging en dat we dit jaar op de eindejaarsbarbecue als één grote vereniging van gezellige hockeyers kunnen afsluiten. Want dat is Never Less! Dhr. Bolling deelt mede dat de prints van de begroting niet duidelijk zijn geprint dus de vergadering wordt voor 5 minuten geschorst zodat iedereen er even naar kan kijken. De vergadering wordt om 01.07 geschorst en om 01.12 heropend. Niet alle cijfers zijn duidelijk te lezen dus Mej. Van Tilborg gaat gelijk door met de bijlage. De contributie is begroot op €21.811 en bestaat uit 219 leden en 5 halfjaarlijkse leden. De eerstejaarssubsidie, begroot op €1.666, is de enige subsidie die nog van toepassing is. Het bedrag voor sponsoring is met €300 laag begroot aangezien de verlenging van de contracten nog niet zeker is. Mej. Piersma gaat hier op in en vindt het absurd laag. Mej. Gommers reageert dat onder andere Fysiotherapie Woudestein het sponsorcontract heeft opgezegd door het lage aantal leden wat door werd verwezen en de slechte communicatie. Dhr. Loos raadt aan om de cijfers van de website te gebruiken om sponsoren te benaderen. De ALV vindt de begroting nogal defensief opgesteld. Mej. Van Tilborg gaat verder met de activiteiten. De inkomsten van het teamvormingsetentje zijn op 192 leden gebaseerd. Het ledenweekend zal €50 per persoon kosten en er wordt verwacht dat er 70 leden mee gaan. Voor het gala wordt weer een hoge opkomst van 100 leden verwacht. De verwachting is dat er 36 mensen mee gaan op toernooi. De ALV vindt dat er dit jaar meer teams ingeschreven moeten worden. Vorig jaar moest er al geloot worden, dit jaar zijn er nog meer leden dus er moeten minstens 4 teams ingeschreven worden. Dhr. Loos merkt op dat het volgende punt niet klopt, het zijn hockeyfeesten en geen ledenfeesten. Hier heeft Mej. Van Tilborg 160 mensen ingeschat, dit vindt Mej. Piersma weer minimaal begroot. Ook de eindejaarsbarbecue die op 50 mensen is begroot kan omhoog naar 80 tot 100 personen. Voor de hockeyclinic is vorig jaar een subsidie gekregen, dit jaar verwacht Mej. Van Tilborg deze ook weer. Het oud besturendiner zal dit niet jaar niet plaatsvinden op aanraden van het oude bestuur. Er is al met ‘Antwerpen’ gemaild maar nog geen reactie. Dhr. Loos wil graag dat de Never Less truien dit jaar weer komen. Ook de Vrienden van Never Less kunnen omhoog, de begroting is erg degressief opgesteld vindt Mej. Piersma. De bijdrage aan de hockeypolo’s is €5 per lid. Dhr. Loos is het hier niet mee eens. Tijdens de Halfjaarlijkse ALV is
21
970
975
980
985
990
995
1000
1005
1010
besloten dat de polo’s gratis zouden zijn voor de leden. De contributie is van €43,50 naar €52 verhoogd. Deze verhoging zou volledig naar de polo’s gaan. De KasCo heeft Mej. Van Tilborg geadviseerd geld te vragen voor de polo’s indien er een tekort was. Zij wisten echter niet dat tijdens de Halfjaarlijkse ALV was vastgesteld dat deze gratis zouden zijn. De ALV is het er over eens dat de begroting nogal defensief is, dus dat er wel geld over is om de polo’s gratis te maken. Anders moet er maar minder geld bijgelegd worden op activiteiten. Daarnaast kan niet tegen het hoogste orgaan van de vereniging in gegaan worden. De ALV wil een stemming. Er zijn 13 stemmen om de teampolo’s gratis te maken, 1 stem is voor de teampolo’s 5 euro maken en 1 lid stemt blanco. De teampolo’s worden gratis voor de leden dit jaar. De afdracht sportpassen wordt op €10.105 begroot, dit is voor 215 leden aangezien er leden zijn die al een sportkaart hebben. De trainers zijn lager begroot dan vorig jaar aangezien toen de clinic er ook in was verwerkt. De €300 aan materiaalkosten zijn voor nieuwe sticks en eventueel een derde container. Dhr. Loos geeft als tip dat hij een paar jaar geleden een gratis container bij Van Gansewinkel heeft opgehaald. De veld huur staat op €1.908 doordat veld 4 nu 2 uur per hockeyavond wordt gebruikt. De teampolo’s zijn begroot op €3.798, 211 polo’s voor €18. Deze worden nog steeds bij Thisway besteld en er was geen verschil als er geen bijnamen op de polo’s zouden komen. De begrote algemene kosten zijn €590, de internetkosten zijn hoger doordat Dhr. De Jager een vergoeding heeft gekregen nadat hij de hack op de website heeft opgelost. De bestuurskleding is €420,19, de hoge kosten hiervan komen door de extra bedrukking van de namen van het bestuur op de kleding. Mej. Piersma vindt de €500 voor de ALV erg hoog, vorig jaar waren er al 3 algemene ledenvergaderingen en toen waren de kosten lager dan nu wordt begroot. Mej. Van Tilborg gaat verder met de kosten van de Eurekaweek, deze zijn uiteindelijk uitgekomen op €837,50. Dit komt mede door de flyers die in de tweede zending aan de toekomstige studenten gestuurd zijn. De stickers zijn dit jaar afgeleverd bij een adres waarvan de bewoner een paar dagen later is verhuisd. Deze worden als verloren beschouwd, want ze kunnen met geen mogelijkheid meer teruggevonden worden. Het teamvormingsetentje heeft €1.920 gekost voor 192 leden. De ALV vindt het ledenweekend dat op €4.300 is begroot erg duur. Dit komt mede door de grote locatie. De kosten van het toernooi gaan aangepast worden en de kosten voor het gala zijn op €4.000 begroot op basis van 100 leden. Er is €1.300 begroot voor de borrels, voor de eerste twee borrels was er een budget van €200 om leden te trekken, de rest van het jaar zal dit weer €100 zijn. De overige activiteiten, bestaande uit de bierestafette van de KasCo & BAC, de eindejaarsbarbecue, teamcaptainsetentje en de hockey clinic, zijn op €2.200 begroot. De dotatie lustrum staat ook dit jaar weer op €750 en er zal dit jaar een lustrumcommissie aangesteld worden. Dit geeft uiteindelijk een verlies van €7,04. Mej. Gommers krijgt het woord. Haar doelen als Secretaris zijn; de ledenlijst goed bijhouden, snel reageren op e-‐mails, de notulen in een keer goed maken en om elke week een leuke
22
1015
1020
1025
1030
1035
1040
1045
1050
1055
1060
MOL te sturen. Mej. Piersma biedt aan te helpen als Mej. Gommers vragen heeft over de notulen, dat heeft ze afgelopen jaar ook bij Mej. Bouchier gedaan. Mej. Vliegenthart wilde graag een uitleg over het feit dat de MOL op vrijdag wordt gestuurd in plaats van op zondag. Mej. Gommers reageert hier op dat er binnen het bestuur overleg is geweest en het beter en leuker is om de MOL op de vrijdag te sturen. Leden hebben zo het hele weekend de tijd om de MOL te lezen. Daarnaast is het percentage leden dat de MOL leest dit jaar gestegen tot 68%, terwijl dit vorig jaar gemiddeld 60% was. Mej. Piersma ziet hier graag statistieken en een verslag van tijdens de volgende ALV. Dhr. Foppen heeft als doelen voor het komende jaar om de standen goed in te voeren en de sticks te verbeteren. Daarnaast wil hij beter contact met Erasmus Sport, vooral met betrekking tot de zaalhockey wil hij het voor volgend jaar beter regelen. De doelen van Mej. Gommers voor haar functie als Commissaris PR & Activiteiten zijn het realiseren van een grote opkomst bij alle activiteiten door middel van veel promotie. De Facebook bijhouden met alle geplande evenementen en daarbij ook de internationale leden beter bereiken onder andere door alle berichten ook in het Engels te plaatsen. Als laatste wil Mej. Gommers nieuwe sponsoren vinden al denkt ze dat dit lastig gaat worden aangezien bijna alle bedrijven ophouden met sponsoring in deze tijden van crisis. Dhr. Van Workum vindt het erg ambitieus dat Mej. Gommers twee functies gaat vervullen en vraagt zich af hoe ze dit gaat combineren. Mej. Gommers verwacht ook dat het veel tijd gaat kosten maar haar mede bestuursleden gaan haar hierbij helpen, daarnaast is er spoedig een gesprek met de BAC om te kijken of zij die taken over kunnen nemen zolang er geen nieuwe Secretaris is. Het ledenweekend zal dit jaar van 1 tot 3 november zijn in Esbeek. De locatie heet De Herdgang, het is een groot huis waar maximaal 140 mensen in kunnen om in de grote vraag te kunnen voorzien. Dhr. Loos vraagt zich af waar deze 140 mensen kunnen slapen. Mej. Gommers vertelt dat het een groot huis is met 2 verdiepingen waarbij op de begane grond 3 slaapkamers zijn waar 25 personen per zaal kunnen slapen en boven nog eens 3 slaapzalen en 2 kleinere kamers voor 5 personen. 22. Voordracht Kascommissie 2013-‐2014 Dhr. Bolling roept Dhr. De Vries en Dhr. Van Workum naar voren. Dhr. De Vries vertelt dat Dhr. Maas en Dhr. Rümke niet aanwezig zijn doordat ze laat waren geïnformeerd over hun aanstelling en Dhr. Maas tentamens heeft. Dhr. De Vries leest de brief van Dhr. Rümke voor. Beste ALV, Allereerst ben ik zeer vereerd voorgedragen te mogen worden als beoogd KasCo lid 2013-‐ 2014. Ik heb de afgelopen jaren ervaring opgedaan als quaestor/penningmeester zijnde binnen mijn studenten vereniging, en ook daar ben ik reeds actief in een controlerende omgeving(Kascom). Ik zal mijn kennis aan te wenden om de aanstaande penningmeester zo goed als mogelijk bij te staan, maar ook controlerend op te treden waar nodig. Met vriendelijke groet,
23
1065
1070
1075
1080
1085
1090
1095
1100
1105
Thomas Rümke Vervolgd door de brief van Dhr. Maas. Geacht -‐ tegen de tijd dat dit bericht wordt voorgedragen niet meer, maar op het moment van schrijven nog wel -‐ beoogd bestuur, Zoals eerder vermeld is het voor helaas niet mogelijk om bij de WALV aanwezig te zijn in verband met studie gerelateerde zaken. Desondanks wil ik jullie middels deze weg toch nog even mijn motivatie kenbaar maken om komend seizoen deel uit te gaan maken van de kascommissie. Zoals waarschijnlijk bij jullie wel bekend is heb ook ik er over gedacht om een jaartje bestuur te doen, dit om meer betrokken te raken bij de vereniging. Echter heb ik besloten dat zo'n vooraanstaande en mooie, doch tijdrovende functie toch niet geheel in mijn tijdschema zou passen. Daarentegen is het nog steeds mijn intentie om mijn betrokkenheid bij Never Less niet alleen in het veld en op de borrels tot uiting te brengen, maar ook daarnaast. En op welke manier kan men dit nou beter bewerkstelligen dan door plaats te nemen in de kascommissie van Never Less? Juist, een beter manier is er niet. Daarnaast lijkt het me ook een leuke en leerzame ervaring (jeetje, wat cliché) om eens een wat betere kijk te krijgen op hoe de financiën van zo'n wervelende organisatie er uitzien. Maak er nog een spannende avond van en tot aanstaande maandag allemaal, Florian Mej. Piersma vraagt zich af wie de voorzitter van de KasCo gaat worden dit jaar. Dhr. Van Workum meldt dat ze daar volgende week overleg over zullen hebben en dat er binnen twee weken uitsluitsel over zal zijn. 23. Installatie Kascommissie 2013-‐2014 Dhr. Bolling installeert Dhr. De Vries, Dhr. Van Workum, Dhr. Maas en Dhr. Rümke als Kascommissie. De vergadering wordt om 02.39 geschorst en om 02.41 heropend om de KasCo te feliciteren. 24. Voordracht Beleids Advies Commissie 2013-‐2014 Nu Mej. Poelstra vertrokken is, hebben de overige leden van de BAC een nieuwe aanwinst gevonden, een lid waarvan ze verwachten dat ze nog zeker 2 jaar lid blijft. Mej. Van Heukelom wordt naar voren geroepen en ze stelt zich voor. Mej. Piersma wordt als voorzitter van de BAC voorgesteld. 25. Installatie Beleids Advies Commissie 2013-‐2014 Dhr. Ingen Housz, Mej. Hoobroeckx, Dhr. Loontjens, Mej. Van Heukelom en Mej. Piersma worden geïnstalleerd als Beleids Advies Commissie. Mej. Hoobroeckx biedt het bestuur een cadeau aan namens de BAC, een frituur, aangezien er tijdens elke ALV discussie is over de frituur. De vergadering wordt om 02.53 geschorst en om 02.56 heropend om de BAC te feliciteren.
24
1110
1115
1120
1125
1130
26. KARL Model Mej. Piersma stelt voor dat er geen apart punt meer komt voor het KARL model op de agenda, maar dat het punt in de beleidsreden wordt besproken. Dhr. Bolling stelt een stemming voor. 6 leden stemmen voor de optie dat het KARL model niet meer als apart agendapunt wordt besproken. 2 leden stemmen voor het voortbestaan van het agendapunt KARL model. 3 leden stemmen blanco. Het KARL model wordt vanaf nu niet meer als apart agendapunt besproken op de ALV. 27. W.V.T.T.K. Dhr. Bolling vraagt of er iemand iets te melden heeft voor de W.V.T.T.K., Dhr. Van Heemst deelt mede dat er contact met Mej. Hennink is geweest en dat Never Less nog €150 van Interim Resources moet ontvangen. 28. Rondvraag Dhr. Freijser vraagt aan Mej. Gommers wanneer hij de oranje polo met Fleur er op krijgt? Voor de Halfjaarlijkse ALV belooft Mej. Gommers. Dhr. Loos wenst vooral Mej. Gommers veel succes met haar dubbele functie. Daarnaast wil hij graag dat de vlag de volgende keer recht hangt. Voor de rest zijn er geen vragen meer voor de ALV. 29. Sluiting Dhr. Bolling sluit de vergadering. De ALV van 15 en 16 oktober wordt om 03.11 gesloten.
25
