Notulen Algemene Ledenvergadering 25-03-2013 Datum: Aanvang: Locatie: Aanwezig:
maandag 25-03-2013 19.30 uur Buurtcentrum Sprang-Driessen 19 van de 25 leden (volgens presentielijst)
1.
Welkom en opening vergadering door de voorzitter Zie bijlage 1: Mededelingen bestuur
2.
Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken
3.
Vaststellen notulen ALV 2012 Tekstueel en inhoudelijk geen opmerkingen; conform vastgesteld.
4.
Secretarieel verslag 2012 Conform vastgesteld
5.
Financiën met dank aan Casper Quist -en- de kascontrolecommissie 2012: € 670 tekort >> begroot: € 679 2013: € 530 tekort Opties: * Bezuiniging ca. € 75 per jaar door over te stappen van KCZB naar BALK * Inkomsten verhogen : Positoos >> relatief lage inspanning met redelijk resultaat € 21,49 (2012) € 65,73 (2013)
6.
Décharge kascommissie 2012 Met dank aan de kascontrolecommissie (Jenny van Vugt en Petra van Wijk) Er zijn geen onregelmatigheden geconstateerd; décharge verleend;
7.
9.
10.
Instellen kascommissie 2013 Aftredend en niet herkiesbaar Herkiesbaar Ter vergadering meld zich:
Petra van Wijk Jenny van Vugt (maart 2014) Wouda van Diest (maart 2015)
Muziekcommissie Huidige samenstelling: Rob Dommisse (dirigent) en Jolanda Nieuwenhuizen (bestuur), Karin van Drongelen (aftredend) en Frank Klein (aftredend en herkiesbaar) Jolanda spreekt onder overhandiging van een attentie, een dankwoord aan Karin uit Stefan Stritzko vult de ontstane vacature in. Activiteitencommissie (2) Huidige samenstelling: Lisette van der Veer (maart 2013) en Christine Quist (maart 2014) Lisette aftredend = vacature; blijft vacature, ter vergadering meld zich niemand
Notulen Algemene Ledenvergadering 25-03-2013 11.
Financiële denktank (3) Frank: Helaas heeft de denktank afgelopen jaar, geen middelen gegenereerd. Het voornemen is om dit het komend jaar wel te (gaan) doen, door er meer tijd en energie in te steken en acties te organiseren. Huidige samenstelling: Frank Klein, Petra van Wijk en Henk Hoefnagel Voorstel: ongewijzigd voortzetten (tot maart 2014)
12.
Geplande optredens 2013/2014 14-04-2013 Hervormde gemeente Baardwijk 25-06-2013 Sprang 700 (middag) 28-06-2013 Sprang 700 08-09-2013 Gereformeerde Kerk Genderen 17-11-2013 Hervormde Kerk Giessen 14-12-2013 Kerstconcert Havenkerk Waalwijk i.s.m. Amicitia Den Hout 22-12-2013 Kerstconcert Corneliuskerk Den Hout 25-12-2013 Kerstochtend Open Hof Drunen januari 2014 Nieuwjaarconcert
13.
Mededelingen van het bestuur Voorzitter leest verklaring van het aftreden van het bestuur voor. Zie bijlage 2 : Verklaring aftreden bestuur
14.
Voorstel samenstelling van het bestuur (5) Voorzitter (Gera) niet herkiesbaar (maart 2015) Secretaris (Sandra) niet herkiesbaar (maart 2015) Penningmeester extern Bestuurslid algemeen (Jolanda) niet herkiesbaar (2016) Nieuw aangemeld bestuurslid algemeen: Astrid Molenaar heeft aangegeven, gezien de ontstane situatie het niet te zien zitten om plaats te nemen in het bestuur.
14.
Mededelingen dirigent Dirigent stopt per a.s. zomervakantie.
15.
Rondvraag/reacties: Wouda: koorleden zijn met zijn allen mede debet aan de huidige situatie Frank: om voor tijdelijk het muziekrepertoire op te nemen op band; Frank directie; José: jammer dat bestuur en dirigent stoppen, erg onverwachts Meta: stopt met koor i.v.m. te volgen studie per 1 mei a.s. Karin: verpletterend bericht dat bestuur en dirigent stoppen
16.
Sluiting Slotwoord bestuur: alle leden denken na over hoe nu verder; vanuit HEN komt een voorstel voor een nieuw te vormen bestuur; het afgetreden bestuur is bereid om alle zaken op een goede manier over te dragen. Vergadering sluit om 20:50 uur.
Notulen Algemene Ledenvergadering 25-03-2013
Bijlage 1: Mededelingen bestuur We kunnen terugzien op een mooi jaar. Na het jubileumconcert in 2011 hebben we vorige zomer ons jubileum jaar afgesloten met een gezamenlijk uitje. We hebben veel gedaan dit jaar, waarbij het hoogtepunt het kerstconcert nieuw concept in de kerk aan de Haven was. Veel positieve reacties hebben wij hier op gekregen. De maanden november-december en januari waren zeer druk voor ons als bestuur. Met name de samenwerking met Den Hout en de kerk aan de Haven is als zeer prettig ervaren. Hierdoor was het mogelijk om 2 concerten in een weekend te organiseren. We hebben hier ons visitekaartje af gegeven. Den Hout heeft vrij snel na de concerten aangegeven dat ze graag met ons samenwerken dit maakt dat ze ook dit jaar de intentie hebben uitgesproken om 2 soortgelijke kerstconcerten te geven zoals afgelopen jaar. Door de onrust bij SCM en het besluit om het NJC af te blazen, hebben we samen met Marijke en Sirena er alles aan gedaan om een traditie van meer dan 30 jaar voort te zetten. Het jubileumconcert van Phone was hierbij de leidraad, het concept, de begroting en locatie. SCM heeft enkel de financiële middelen beschikbaar gesteld. De verenigingen moesten in een zeer korte periode organisatie een nieuwjaarsconcert geven. Dit is gelukt mede door de fijne samenwerking met Marijke en Sirena was het een succes. Phone heeft hiervoor veel lof gekregen. Mede ook omdat SCM door dit concept voor het eerst in jaren geld heeft over gehouden aan het concert Matteo Mijderwijk onze heeft na de Kerstconcerten aangegeven de samenwerking met het koor te willen beëindigen, hij gaat voor langere tijd naar
Notulen Algemene Ledenvergadering 25-03-2013 het buitenland. Zelf waren wij voornemens met Matteo in gesprek te gaan voor wat betreft zijn functioneren. Dit omdat we niet tevreden waren over hem. Het was niet makkelijk met hem samenwerken, hij raakte zijn bladmuziek keer op keer kwijt, hij hield zich niet aan gemaakte afspraken. Een voorbeeld hiervan is dat Matteo op 1e kerstdag een afspraak elders had gemaakt, terwijl hij een jaar eerder had aangegeven dat hij Phone 1e kerstdag zou begeleiden Hierdoor kwamen wij voor een uitdaging te staan, namelijk het zoeken naar een pianist op 1e kerstdag. We hebben alle mogelijkheden onderzocht uiteindelijk kwamen we bij Maarten van den Hoven terecht, hij wilde en kon ons begeleiden. We zijn ondanks zijn hoge vraagprijs akkoord gegaan, omdat we geen andere mogelijkheden meer zagen. Dit jaar hebben we eindelijk een nieuwe website gekregen. Met dank aan Rob Dommisse die de technisch opbouw van de website voor zijn rekening heeft genomen Tijdens de ALV van BSD is besloten dat er geen huurverhoging komt. Er is op de vergadering besloten dat de consumpties op de koffie en thee na verhoogd zullen worden. Het bestuur merkt wel op dat de vacatures die er nog steeds zijn binnen het bestuur ervoor zorgen dat het huidige bestuur extra wordt belast. Dat er vele taken zijn die gedaan moeten worden.
Notulen Algemene Ledenvergadering 25-03-2013
Bijlage 2: Verklaring aftreden bestuur Afgelopen maanden hebben wij als bestuur nagedacht over de koers die wij voor ogen hebben voor Phonè. Naar aanleiding hiervan hebben we een Enquete gehouden. De uitslag van de Enquete wijst uit dat ons een andere koers voor ogen staat dan 1/3 deel van de leden. Ons standpunt hierin is dat wij geen invulling kunnen geven aan dat wat een groot deel van de leden willen. Wat wij voor ogen hebben is dat wij ons als koor willen onderscheiden van andere koren en een goede prestatie/presentatie willen neer zetten. Wij geloven dat dit nodig is om nieuwe optredens en daarmee geld te genereren. We willen graag een aantal zaken benoemen die wij de afgelopen jaren hebben gerealiseerd. Gera 6 jaar, Sandra 5 jaar en Jolanda 2 jaar. Waarbij wij de eerste jaren meer tegenwerking dan medewerking hebben ervaren. Organisatorisch staat het koor op de rit (nieuwe statuten, nieuw huishoudelijk reglement) De financiële situatie is stabiel te noemen We kunnen terugzien op een mooi jubileumconcert Kerstconcert op basis van een geslaagd nieuw concept In eigen beheer een mooie website ontwikkeld De optredens agenda is goed gevuld We hebben in november voor het koor aangegeven dat een bepaalde inspanning nodig is om tot genoemd resultaat te komen. Dit geldt voor alle betrokken partijen De afgelopen periode rond kerst en Nieuwjaar hebben wij geconstateerd dat de druk voor met name koorleden hoog is.
Notulen Algemene Ledenvergadering 25-03-2013 Hierop hebben wij besloten om opnieuw een Enquete te houden onder de leden. Dit omdat wij vinden dat de meerderheid van de leden bepaald wat het te volgen beleid voor het koor moet zijn. Uit de Enquete blijkt een andere koers dan het huidige bestuur voor ogen heeft. Het belang van de leden staat boven ons eigen belang, daarom zijn wij van mening dat alleen een nieuw bestuur beter invulling kan geven aan dat wat de leden willen. Wij hebben in november de oproep aan de leden gedaan om het individuele belang ondergeschikt te maken aan het groeps dus koorbelang. Wij hebben geconstateerd als bestuur dat dit in praktijk lastig is . Wij als bestuur kunnen dit niet veranderen. Nadat wij dit alles overziend hebbend komen wij tot de volgende conclusie: Wij leggen bij jullie het verzoek neer om op korte termijn met een voorstel te komen wie van de leden het nieuwe bestuur gaan vormen. Wij zijn bereid tot aan de zomervakantie te blijven, zodat er gelegenheid en ruimte is om taken op een goede manier over te dragen. Wij zijn ons bewust van het feit, dat dit besluit voor de meeste van jullie onverwachts komt. Wij hebben met de beste intenties alles gedaan wat binnen onze mogelijkheid was. Wij constateren dat ONZE mogelijkheden NU ECHT op zijn.
