Notulen Hoofd-VvE Heuvelhof, gevestigd te Tiel Notulen van Algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 31 maart 2015, aanvang 15:00 uur. Totaal aantal stemmen: 663; aantal stemmen vertegenwoordigd: 647 (97,59 procent) Aanwezig Patrizia Wohnmodul Beheer II B.V. VvE Heuvelhof Parkeerlaag 0 VvE Heuvelhof Parkeerlaag 1 VvE Heuvelhof Woningen Afwezig Vestia Groep 1. Opening De heer Nyqvist opent om 15.15 uur de vergadering en verwelkomt de aanwezigen. In het bijzonder mevrouw Van de Pasch (accountmanager) en de heer Langenhorst (technisch manager), beiden werkzaam bij MVGM Woningmanagement), Zij vertegenwoordigen Patrizia Wohnmodul Beheer II BV. Voorts zijn aanwezig de heer De Waal (bestuurslid), de heer Hageman (bestuurslid), de heer Bakelaar (bestuurslid), de heer van Dijk (aspirant bestuurslid), de heer Piek (technisch manager ACM VvE Management B.V.) en mevrouw Peters-Verkuil (notulist ACM VvE Management B.V.) 2. Vaststelling aantal stemmen Aan de hand van de getekende presentielijst wordt vastgesteld dat 647 van de 663 stemmen uitgebracht kunnen worden (97,59%). De heer Nyqvist stelt vervolgens vast dat er rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden in deze vergadering. 3. Behandeling ingekomen stukken De heer Nyqvist deelt mede dat hij geen stukken heeft ontvangen die tijdens deze Algemene Ledenvergadering behandeld dienen te worden. Ook de aanwezigen hebben geen binnengekomen stukken die behandeld dienen te worden. 4. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 1 april 2014 De heer Nyqvist vraagt of de aanwezigen op- en/of aanmerkingen hebben op de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 01 april 2014. De heer De Waal merkt op dat er in de vergadering gesproken is over het inschakelen van een extern bureau voor de kascontrole. Dit zou ter sprake worden gebracht in de Algemene ledenvergadering van de woningen. Dit is niet gebeurd. De heer Hageman is van mening dat dit alleen zou gebeuren indien er geen leden voor de kascommissie benoemd zouden worden wat echter wel het geval bleek te zijn. De Vergadering heeft verder geen op- en/of aanmerkingen op de notulen en derhalve worden deze vastgesteld. 5. Toelichting op jaarrekening 2014 De heer Nyqvist geeft een korte toelichting op de jaarrekening 2014. Het boekjaar is afgesloten met een positief exploitatie-resultaat van € 5.996,11. De heer Schipper merkt op dat de kosten voor de stuwventilatoren opgenomen dienen te worden in de jaarrekening van de Hoofd-VvE. Voorts wil hij graag weten of er oplaadpunten voor scootmobielen zijn aangelegd. Dit is inderdaad gebeurd. De kosten zijn voor rekening van VvE Heuvelhof woningen maar staan in de jaarrekening van de Hoofd-VvE. De heer Nyqvist licht in het kort de opzet van de jaarrekening toe aan mevrouw Van de Pasch en de heer Langenhorst. Hij stelt voor het positieve exploitatieresultaat af te rekenen met de Onder-VvE's. 6. Verslag kascommissie Er zijn geen leden van de kascommissie aanwezig om een verklaring af te leggen. De heer Nyqvist deelt mede dat de kascommissieverklaring is getekend. 7.
Jaarrekening 2014
7.1 Wijze afrekening exploitatieresultaat Het voorstel om het positieve exploitatie-resultaat te verrekenen met de Onder-VvE's wordt door de Notulen d.d. dinsdag 31 maart 2015
blz. 1
Vergadering overgenomen. 7.2 Vaststelling en décharge verlening De jaarrekening 2014 wordt vastgesteld. Er wordt décharge verleend aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid. 8. Meerjarenonderhoudsbegroting 2015-2024 De heer Nyqvist deelt mede dat er in het Meerjarenonderhoudsplan voor 2015 geen noemenswaardige werkzaamheden zijn opgenomen en geeft het woord aan de heer Piek om een toelichting te geven op de geplande werkzaamheden voor 2015. Hij deelt mede dat dat er voornamelijk werkzaamheden voor de Onder-VvE's zijn opgenomen waaronder het vervangen van de vloerbedekking. Patrizia Wohnmodule Beheer II B.V. heeft moeite met dit voorstel en vraagt zich af waarom dit voorstel 10 jaar naar voren is geschoven. Zij zijn van mening dat naar mate je hoger in het complex komt de staat van de vloerbedekking steeds beter wordt. Er volgt een discussie. De heer Hageman geeft aan dat de intentie is om alle vloerbedekking te vervangen. De heer Piek geeft aan dat het van belang is om ten eerste te bepalen wat het budget is en ten tweede wat er vervangen moet worden. Patrizia Wohnmodule Beheer II B.V. heeft een andere insteek. De heer De Waal geeft aan delen van de bestaande vloerbedekking te willen handhaven. Er volgt een discussie over het soort van vloerbedekking. De kosten komen voor rekening van de twee Onder-VvE's woningen. Patrizia Wohnmodule Beheer II Beheer is voor gefaseerde uitvoering. Het budget zal blijven staan in de reservering groot onderhoud. In de Algemene ledenvergadering van de Onder-VvE woningen zal in stemming worden gebracht of zij voor eenmalige dan wel voor een gefaseerde uitvoering van de werkzaamheden zijn. De heer Schipper deelt namens De Hoge Dennen mede dat hij naar de kosten van de brandmeldinstallatie gaat kijken. 8.1 Vaststelling wijze financiering onderhoud De kosten voor de geplande werkzaamheden zullen onttrokken worden uit het reservefonds groot onderhoud. 9.
Begroting 2015
9.1 Toelichting begroting De heer Nyqvist geeft een korte toelichting op de begroting 2015. De dotatie groot onderhoud is om praktische redenen toegevoegd aan de Hoofd-VvE. Hierdoor kan het onderhoud van de koop- en huurwoningen altijd gezamenlijk plaatsvinden. Het zijn twee aparte spaarrekeningen. De heer Schipper heeft een vraag over de liften. Deze kwestie wordt besproken in de Algemene Ledenvergadering van de woningen. De heer De Waal is van mening dat er gehandeld wordt in strijd met het Reglement van Splitsing. De heer Schipper deelt mede dat parkeerlaag 0 geen toegang heeft tot de liften maar wel moet meebetalen. Het gaat puur om het gebruik. De Hoge Dennen wil wel meebetalen aan het groot-onderhoud van de lift. In de Algemene Ledenvergadering van de woningen zal hierover eerst een beslissing genomen moeten worden zodat deze kwestie voor de toekomst geregeld is. 9.2 Vaststelling begroting en bijdragen De begroting 2015 alsmede de VvE-bijdragen worden ongewijzigd vastgesteld. 10.
Bestuur-/ commissiebenoemingen
10.1 Benoeming bestuur(der) De heer Van Dijk wordt voorgedragen als lid van het bestuur. In feite is de heer Van Dijk al sinds januari 2015 als zodanig in functie. Vestia heeft zijn woningen verkocht aan een andere belegger maar is nog steeds eigenaar van het commerciële ruimte. Vestia zal worden uitgeschreven bij de Kamer van Koophandel. Gevraagd wordt of de nieuwe belegger of diens beheerder lid van het bestuur wil worden. MVGM heeft wel de intentie maar wil voorlopig alleen een uitnodiging ontvangen voor het bestuursoverleg. De Vergadering gaat akkoord met de benoeming van de heer Van Dijk. Door ACM VvE Management B.V. zal de inschrijving worden verzorgd. Het huidige bestuur, zijnde de heer De Waal, de heer Hageman en de heer Bakelaar wordt herbenoemd. De heer Van Dijk treedt officieel toe tot het bestuur. 10.2 Benoeming kascommissie De heer Nyqvist deelt mede dat het kascommissie-lid de heer Van Ravenzwaaij is verhuisd. De heer Schiltmans is bereid gevonden zijn taken over te nemen en toe te treden tot de kascommissie. 11.
Volmacht "debiteurenbewaking"
Notulen d.d. dinsdag 31 maart 2015
blz. 2
ACM VvE Management B.V. vraagt aan de vergadering om een volmacht om - indien nodig - alle toekomstige 'incassodebiteuren' te betrekken in een gerechtelijke procedure en om vervolgstappen te nemen (beslaglegging e.d.) bij uitblijvende betaling van de VvE-bijdrage. De kosten die door de deurwaarder e.d. worden gemaakt zullen in principe worden verhaald op deze debiteuren. De volmacht wordt afgegeven. 12. Rondvraag De heer De Waal deelt mede dat hij een afschrift van een e-mail van de heer Mondt aan de heer Nyqvist heeft ontvangen. De heer Nyqvist zal deze e-mail beantwoorden. 13. Sluiting Er zijn geen vragen. De heer Nyqvist deelt mede dat hij op eigen verzoek ACM VvE Management B.V. gaat verlaten en op zoek wilt naar een andere baan. Zijn opvolger zal de heer Piek worden. De Vergadering bedankt de heer Nyqvist voor zijn inzet en wenst hem veel succes. Niets meer ter tafel zijnd sluit de heer Nyqvist, onder dankzegging voor ieders aanwezigheid en inbreng, om 16.15 uur de vergadering.
Notulen d.d. dinsdag 31 maart 2015
blz. 3
Besluitenlijst Hoofd-VvE Heuvelhof, gevestigd te Tiel Notulen van Algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 31 maart 2015, aanvang 15:00 uur. 4. 4.1
Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 1 april 2014 Notulen Algemene ledenvergadering d.d. 01 april 2014 vastgesteld.
7.1 71.1
Wijze afrekening exploitatieresultaat Positief exploitatieresultaat verrekenen met de Onder-VvE's.
7.2 72.1 72.2
Vaststelling en décharge verlening De jaarrekening 2014 wordt vastgesteld. Er wordt décharge aan het bestuur verleend voor het gevoerde financiële beleid.
8. 8.1
Meerjarenonderhoudsbegroting 2015-2024 De Meerjarenonderhoudsbegroting 2015-2024 wordt vastgesteld.
8.1 81.1
Vaststelling wijze financiering onderhoud De kosten zullen onttrokken worden uit het reservefonds groot onderhoud.
9.2 92.1
Vaststelling begroting en bijdragen De begroting 2015 met de daarbij behorende VvE-bijdragen wordt ongewijzigd vastgesteld.
10.1 Benoeming bestuur(der) 101.1 De heer Van Dijk wordt benoemd als bestuurslid. 101.2 De heren De Waal, Hageman en Bakelaar worden herbenoemd als bestuur. 11. 11.1
Volmacht "debiteurenbewaking" De volmacht "debiteurenbewaking" wordt verleend.
Notulen d.d. dinsdag 31 maart 2015
blz. 4
Actiepuntenlijst Hoofd-VvE Heuvelhof, gevestigd te Tiel Notulen van Algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 31 maart 2015, aanvang 15:00 uur. De heer van Dijk inschrijven bij de Kamer van Koophandel als bestuurslid. Status: Afgehandeld Afgehandeld op: 7 mei 2015 Behandeld door: W.J.J. (Wilma) Peters-Verkuil (medewerker kantoor)
Notulen d.d. dinsdag 31 maart 2015
blz. 5
