Notulen Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars Clingenbosch, gehouden op dinsdag 28 april 2015, om 14.00 uur in de eetzaal. Vanuit het bestuur zijn de volgende personen aanwezig: mevrouw G. Palm (voorzitter) de heer G. Wehrmeijer (secretaris) de heer H.A.M. van der Zande (penningmeester) mevrouw G.J. van Bruggen Namens de beheerder VB REM B.V. is aanwezig: de heer G.B. Burgers
1.
Opening door de voorzitter. Vaststelling van het aantal stemmen
De voorzitter opent om 14.00 uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Vaststelling aantal stemmen De secretaris meldt dat het totaal aantal uit te brengen stemmen 1.055 bedraagt. Op grond van de getekende presentielijsten meldt de secretaris dat in totaal 778 stemmen in persoon danwel bij volmacht aanwezig zijn. Dit betekent dat voor het nemen van rechtsgeldige besluiten minimaal 390 stemmen (50% van 778 + 1) noodzakelijk dienen te zijn. (Verspreiding van) privacy gevoelige informatie Alvorens de vergadering voort te zetten, meldt de voorzitter dat de heer Moret in diverse brieven aan het bestuur verzoekt om hemzelf en de leden te voorzien van: -
een kopie van de ledenlijst, dat is de lijst van eigenaren (dus niet de bewonerslijst) alsmede de afspraken met de beheerder inzake de procuratie of andere zaken behorende tot de administratie en het beheer. 1
De voorzitter merkt op dat in verband met de aard van deze privacygevoelige informatie het bestuur weigert te voldoen aan dit verzoek. Zij wordt daarin gesteund door de Wet op bescherming persoonsgegevens (Wbp). De wet en ook het splitsingsreglement geeft aan dat het bestuur van een VvE verplicht is om aan een lid inlichtingen te verstrekken betreffende de administratie en beheer van de fondsen en op diens verzoek inzage te verschaffen in alle op die administratie en dat beheer betrekking hebbende boeken, registers en bescheiden. De voorzitter geeft aan dat zowel het Hof Amsterdam als de rechtbank Midden Nederland oordelen dat deze verplichting niet inhoudt dat kopieën verschaft moeten worden van deze stukken, die vertrouwelijke informatie bevatten. Noch is het bestuur verplicht tot afgifte van adressenlijsten aan eigenaren/gebruikers met uitzondering van adressenlijsten in verband met gerechtelijke procedures. De voorzitter merkt in dat verband op dat “inzage geven in de stukken” betekent “in aanwezigheid en onder toeziend oog van het bestuur” . Het antwoord op deze verzoeken van de heer Moret is dus negatief. Ook geluidsbanden herleidbaar tot een natuurlijk persoon en dus opnamen van een vergadering van eigenaars vallen onder artikel 8 Wbp, dat stelt dat verwerking van persoonsgegevens enkel met toestemming van de vergadering kan plaatsvinden onder voorwaarde dat het doel van de opname kenbaar moet zijn en verwerking verenigbaar moet zijn met dat doel. De voorzitter verzoekt de vergadering tot het verlenen van toestemming van het maken van opnamen van deze vergadering ten behoeve van de vervaardiging van de notulen. In de notulen zal zoveel mogelijk getracht worden geen namen te noemen in verband met de publicatie van de notulen op de website. Geen van de aanwezige leden is tegen het opnemen van de vergadering. De heer Moret merkt op dat hij desondanks voor de duidelijkheid graag de namen in de notulen opgenomen wenst te hebben. Binnen de vergadering wordt besloten om onderscheid te maken tussen de notulen die op de website worden geplaatst (geanonimiseerd) en de notulen die onder de leden worden verspreid (niet-geanonimiseerd).
2
De heer Prevo wenst ook graag de bewonerslijsten te blijven ontvangen. De voorzitter merkt op dat individuele eigenaren het opnemen van hun contactgegevens in de bewonerslijst kunnen weigeren. De voorzitter besluit dit punt met de opmerking dat de overige opmerkingen van de heer Moret zullen worden meegenomen bij de behandeling van de relevante agendapunten. In memoriam De voorzitter deelt mede dat in de periode tussen de ALV van 25 november 2014 en deze vergadering de volgende bewoners zijn overleden: -
mevrouw Jet Soesman mevrouw Babs Maier mevrouw Ans Wehrmeijer mevrouw Anne van der Hoogte (NB bijna 101 jaar!) mevrouw Annelies Bosch de heer Eddie Gerdes.
De voorzitter verzoekt alle leden te gaan staan en hen in stilte te gedenken. Nieuwe leden Voorts deelt de voorzitter mede dat dat de VvE de volgende personen als nieuwe eigenaar heeft mogen verwelkomen: -
de de de de de
heer en mevrouw Gruijthuijsen heer en mevrouw Navarro heren Hall en De Nijs heer Abels heer en mevrouw Jansen.
Mevrouw Van den Berg is verhuisd naar Dordrecht.
3
2.
Goedkeuring van de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 25 november 2014 u toegezonden op 17 december 2014.
Vooruitlopend op de vaststelling van de notulen van de vergadering behandelt de voorzitter een tweetal e-mailberichten van de heer Moret d.d. 16 december 2014 en 30 december 2014 inzake a) de vervanging van de achterkozijnen en b) de mogelijkheid die het bestuur wil bieden aan geïnteresseerden om in 2015 (in plaats van 2018) de raamkozijnen te vervangen. Volgens de heer Moret heeft dit aanbod de goedkeuring van de ledenvergadering nodig. De voorzitter antwoordt dat het bestuur het daar niet mee eens is. In 2008 werd door de ledenvergadering de mogelijkheid goedgekeurd om vóór de algehele vervanging van de achterkozijnen individueel de achterpuien te vervangen door een aanbetaling/voorschot en onder regie van de VvE. Daaraan is in de jaren daarop vervolg gegeven onder dezelfde condities. Conform de “procedure Moret” mag vervanging van de achterkozijnen niet ten laste komen van het reservefonds. Daarom zijn de achterpuien voor 2018 als PM-post opgenomen in het MOP. Voorts merkt de heer Moret in zijn berichten op dat in de notulen vaak over bewoners wordt gesproken. De voorzitter beaamt dat dit niet correct is. Het betreffen “eigenaars of leden”. De notulen zijn op dat punt aangepast. Voorts meldt de heer Moret dat slechts voor besluiten over wijzigingen in het HR en andere met name genoemde besluiten een quorum bij stemming is vereist. Alle andere zaken kunnen door de ledenvergadering worden besloten met de helft + 1 (volstrekte meerderheid) van de in de vergadering uitgebrachte stemmen (SR art. 50lid 1). Deze opmerking wordt door het bestuur ter harte genomen. Verder zijn er geen opmerkingen meer ontvangen. De notulen van de ledenvergadering van 24 november 2014 worden met inachtneming van voornoemde opmerkingen vastgesteld.
4
3.
Ingekomen stukken.
De secretaris maakt melding van de volgende ingekomen stukken: - brief van de heer Kruijtzer d.d. 15 december 2014: deze brief is u allen welbekend en voor kennisgeving aangenomen; - e-mailbericht van de heer Zwaaf d.d. 15 december 2014 over parkeerterrein en forfait maaltijdvoorziening. Dit bericht is telefonisch beantwoord; - brieven van de heer Kruijtzer (22 februari 2015 en 1 maart 2015) inzake de offerte voor vervanging van de achterkozijnen. Deze brieven zijn zowel schriftelijk als mondeling afgehandeld. - een stuk van de heer Klitsie d.d. 22 februari 2015 inzake de vervanging van de kozijnen. Dit stuk is door vervolgschrijven beantwoord; - een e-mail van de heer Broere d.d. 30 januari 2015 inzake lekkages vanaf de 6e verdieping doorlekkend naar de 5e zowel als de 4e verdieping bij lekkageproeven. Dit bericht is op 8 maart 2015 beantwoord met reactie daarop van de heer Broere. Deze voor kennisgeving aangenomen; - verschillende e-mailwisselingen over een rekening aan de heer Vermeij (zoon van mede-eigenaar mevrouw Vermeij) ter schadeloosstelling van het verhelpen van een liftstoring veroorzaakt door onder zijn hoede zijnde kinderen. De schuld is nog steeds slechts voor de helft door de heer Vermeij voldaan; - berichten van erven Groothoff inzake noodzakelijke informatie door verkoper aan koper te leveren over vervanging van de achterkozijnen. Naar aanleiding hiervan informeert bestuur en VB REM nu actief eenieder waarvan bekend is dat een dezer dagen de woning ten verkoop wordt aangeboden en de betrokken makelaars over de financiële consequenties; - brieven van de heer Moret d.d. 20 november 2014, 24 november 2014, 2 februari 2015, 4 februari 2015, 10 februari 2015, 24 februari 2015, 26 februari 2015 en 15 april 2015 inzake contract nieuwe beheerder, procuratieverlening etc. Deze brieven zijn mondeling afgehandeld door het bestuur met inzage aan de heer Moret in alle bescheiden en vergezeld van tekst en uitleg door het bestuur. Hiervoor is een bedankbrief van de heer
5
Moret ontvangen; - een brief van de heer Moret d.d. 31 maart 2015 inzake de bewonerslijst en vermelding van de niet in zijn bezit zijnde garage bij zijn naam. Zijn opmerking wordt gehonoreerd en de ledenlijst wordt aangepast; - een bericht van mevrouw Gerdes d.d. 20 april 2015 over het jaarverslag en de uiteindelijke afrekening van de achterkozijnen. Deze berichten zijn mondeling afgehandeld door het bestuur. 4.
Mededelingen van het bestuur
De voorzitter geeft de volgende mededelingen: - de voorzitters van de VvE -besturen ‘Rondom het Royaardsplein’ zijn uitgenodigd voor een informatieve bijeenkomst over herinrichting van het Willem Royaardsplein. Begin mei 2015 is een informatie bijeenkomst gepland voor geïnteresseerden waarin het herinrichtingsplan alsmede de bestemmingsplanprocedure zal worden behandeld. De voorzitter meldt dat zij binnenkort op persoonlijke titel in een adviescommissie ter zake zitting zal nemen; - voorts heeft mevrouw Kuiken (nieuwe eigenaar van 137) toestemming gevraagd om op eigen kosten het raam in haar woning te vervangen door een raam met een kattenluik. Het oude raam zal in de berging worden opgeslagen. De vergadering is unaniem akkoord om het raam te vervangen; - op 29 april 2015 zal de VvE Jan Muschlaan gebruik maken van het restaurant voor hun ledenvergadering. Verder meldt de voorzitter dat toestemming is gegeven aan de “Kunstclub” om enkele dinsdagen gebruik te maken van de eetzaal; - op korte termijn zal het tevens mogelijk zijn om de maaltijden via internet bij de firma Sterk Catering te bestellen. Alleen bewoners, die geen beschikking hebben over een computer / internetverbinding, kunnen de maaltijden nog via de receptie bestellen. Ook zal er weer een mogelijkheid bestaan om de diverse garnituren onderling uit te wisselen;
6
- het bestuur is voornemens om een groot televisiescherm (75 inch) te plaatsen in de eetzaal. Deze televisie is voorzien van diverse functionaliteiten (internet, DVD, muziekinstallatie etc) waardoor het apparaat voor diverse gelegenheden gebruikt kan worden. Het “verjaardagsgeld” dat door enkele leden is bijeengebracht zal aan een grote luidspreker (“soundbar”) worden besteed. De leden zijn positief over dit voornemen en mandateren het bestuur om de televisie bij de firma Praalder aan te schaffen. 5.
Jaarrekening 2014 (zie bijlage) en verklaring accountant.
Voor dit onderwerp geeft de voorzitter het woord aan de penningmeester. De penningmeester meldt dat bij de stukken voor de vergadering tevens de jaarrekening 2014 is ontvangen, die weer in de bekende vorm is opgesteld. Eind 2014 is een einde gekomen aan de periode waarin VERVANE het beheer voerde en is het roer voor de financiële zaken per 1 januari 2015 overgenomen door VB REM, in de persoon van de heer Gerben Burgers. De penningmeester meldt dat Gerben Burgers reeds bij verschillende gelegenheden (nieuwjaarsreceptie en open tafel voor de nieuwe bewoners) aanwezig is geweest zodat hij niet vreemd zal zijn. De penningmeester licht toe dat de overgang naar VB REM niet eenvoudig was. De verhouding met VERVANE was zodanig verzuurd dat de medewerking van die kant bij de overdracht tot het hoogst nodige werd beperkt. Bovendien sloot de financiële administratie van VERVANE niet aan op die van VB REM, zodat nog een conversieslag moest worden gemaakt om tot de door de VvE gewenste opstelling te komen. De penningmeester licht toe dat dit naar genoegen door VB REM is uitgevoerd, hetgeen blijkt uit de accountantsverklaring die door accountantskantoor Lensen is afgegeven. De penningmeester merkt op dat de accountant op grond van zijn werkzaamheden heeft geconcludeerd dat: “uit niets is gebleken op basis waarvan de accountant zou moeten concluderen dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Vereniging van Eigenaars Clingenbosch per 31 december 2014 en van het resultaat over 2014”.
7
De penningmeester meldt dat de heer Moret heeft verzocht de accountantsverklaring alsnog aan de leden toe te sturen. Aangezien het verslag van de kascommissie volgens de penningmeester nog nooit aan de leden is toegezonden (ook het vorig jaar de accountantsverklaring alleen maar in de vergadering is voorgelezen) volstaat het bestuur ook ditmaal met voorlezing daarvan. Ieder lid kan vanzelfsprekend aan het bestuur om inzage van de verklaring vragen. Vervolgens behandelt de penningmeester de volgende punten ten aanzien van de jaarrekening: Op bladzijde 2 dient ‘liquide middelen’ ‘EURO 100.000’ te worden gewijzigd in ‘Van Lanschot (rekening courant)’; De beide reserves (groot onderhoud en onvoorzien) hebben een redelijke omvang. De penningmeester benadrukt dat de VvE zich niet rijk dient te rekenen; - de grootste uitgaven qua groot onderhoud liggen inmiddels achter ons; gezien de leeftijd van het gebouw dient echter wel rekening gehouden te worden met onverwachte uitgaven; - ook zijn er volgens de penningmeester nog uitgaven te verwachten door aangescherpte richtlijnen van de overheid op het gebied van warmtemeting, energiebesparing, isolatie, asbestsanering enz.; - daarnaast is de overheid voornemens om met richtlijnen te komen over de grootte van de reserves die verplicht moeten worden aangehouden; Het bestuur stelt voor het positieve exploitatieresultaat van het lopend boekjaar 2014 ad EUR 16.406 in zijn geheel toe te voegen aan het ‘reservefonds onvoorzien’. Dit fonds dient conform een eerder besluit van de ledenvergadering minimaal EUR 100.000 te bedragen. In 2013 is hieruit EUR 8.848 onttrokken om het negatieve resultaat over het boekjaar 2013 weg te werken. Dit wordt nu gecorrigeerd. Het resterende deel van het exploitatieoverschot van EUR 7.558 kan worden aangewend voor de voornemens die in de bijzondere algemene vergadering van vorig jaar zijn aanvaard; Voor zover de bladzijden 2 t/m 4 bijzonderheden opleveren zijn die in bladzijde 8 toegelicht. Op bladzijden 5 t/m 7 wordt een uitvoerig overzicht gegeven van de schulden en vorderingen van de VvE; Op pagina 9 is een overzicht gegeven van de eigenaren die zelf tot vervanging van de achterpuien zijn overgegaan. 8
De heer Moret heeft gevraagd of deze gegevens door de accountant zijn gecontroleerd. De penningmeester antwoordt dat - conform de gerechtelijke uitspraak - de vervanging van de achterpuien niet ten laste van de reserve groot onderhoud mag worden gebracht en daardoor geheel los staat van de financiën van onze VvE (de betrokkenen hebben dit immers zelf betaald). Dit overzicht is daarom niet betrokken in de controle van de accountant. Overigens is wel voldaan aan het verzoek om bij de jaarrekening een overzicht te voegen van de betaalde bedragen voor de vervanging: Iedere betrokkene kan zelf eenvoudig nagaan of de voor hem opgenomen gegevens juist zijn. De penningmeester merkt op dat hij met veel genoegen de functie van penningmeester heeft uitgevoerd. Hij dankt alle leden voor het gestelde vertrouwen. Nadat alle vragen en opmerkingen zijn behandeld, brengt de voorzitter de volgende besluiten in stemming: a. Ongewijzigde vaststelling van de jaarrekening 2014 b. Instemming met het voorstel betreffende het exploitatie resultaat 2014 c. Het verlenen van decharge aan de bestuursleden. De leden stemmen unaniem met deze besluiten in. 6.
Jaarverslag 2014 (zie bijlage).
Vervolgens behandelt de voorzitter het jaarverslag 2014. De voorzitter merkt op dat zij een vraag heeft ontvangen van mevrouw Gerdes inzake de laatste alinea van het jaarverslag. Mevrouw Gerdes vraagt of de laatste alinea van het jaarverslag, waarin aandacht wordt gevraagd voor toereikende financiële reserves, betekent dat dit zal leiden tot een stijging van de servicekosten. De voorzitter antwoordt dat deze vraag niet direct beantwoord kan worden omdat de hoogte van de servicebijdrage van diverse factoren afhankelijk is. De heer Prevo vraagt een nadere toelichting op het onderwerp “rendementsverbetering en geluidsnivellering van het verwarmingssysteem.” De huismeester zal dit bij gelegenheid nader aan de heer Prevo toelichten. 9
Nadat alle vragen en opmerkingen zijn behandeld, stelt de voorzitter voor om het jaarverslag 2014 ongewijzigd vast te stellen. De leden stemmen unaniem met dit voorstel in. De voorzitter vraagt of het document zo (dus met vermelding van namen) op de website geplaatst mag worden. De leden stemmen hiermee in. 7.
Het splitsingsreglement art. 23 lid 4 stelt dat een garage uitsluitend bestemd is om te worden gebruikt door een eigenaar of bewoner. Volgens art. 25 lid 8 SR kan de vergadering echter toestemming verlenen aan een nieteigenaar van een woning tot gebruik van de garage.
De voorzitter meldt dat de heer en mevrouw Reinders Folmer per 1 mei 2015 hun woning hebben verkocht. De garage, die niet in de verkoop is meegegaan, willen zij echter aanhouden om er hun auto te kunnen stallen. Het bestuur verzoekt de vergadering toestemming te verlenen aan de familie Reinders Folmer tot gebruik van de nog in hun bezit zijnde garage. Volgens de heer Moret dient er duidelijk geregeld te worden dat een garage alleen aan een lid (en niet aan een derde) verkocht mag worden. De voorzitter merkt op dat deze voorwaarde bekend is bij het bestuur. In dat verband wordt opgemerkt dat in de schriftelijke bevestiging aan de familie Reinders Folmer - bij een positief besluit in de ledenvergadering de voorwaarde zal worden meegegeven dat de garage alleen in gebruik gegeven of verkocht mag worden aan een lid en niet aan een derde. Na een korte discussie brengt de voorzitter het volgende voorstel in stemming: -
de vergadering stemt in met het verzoek van de familie Reinders Folmer tot continuering van het eigendom van de garage voor eigen gebruik;
-
verhuur van de garage aan eigenaren en niet-eigenaren is niet toegestaan;
-
verkoop van de garage kan alleen aan eigenaren in Clingenbosch;
10
-
bij overlijden vervallen de rechten en moeten de erfgenamen de garage ten verkoop aanbieden aan de eigenaars van Clingenbosch;
-
de familie Reinders Folmer zijn verplicht de maandelijkse bijdragen van EUR 22 te voldoen (tenzij de ledenvergadering besluit de bijdrage voor de garages te verhogen). Overigens zal ook het forfait voor het maaltijdgebruik bij de familie Reinders Folmer in rekening worden gebracht.
8.
(Lopende) projecten: herinrichting parkeerterrein, lekkageproblemen kozijnen 6e verdieping, scheur in de hellingbaan van de B-garage, warmteregeling door middel van montage van afsluiters op de gemeenschappelijke verwarmingsleidingen en gang van zaken vervanging van de (achter)kozijnen van zowel de algemene ruimten als van de woningen.
Herinrichting parkeerterrein De voorzitter dankt de heer Helfenstijn voor de voortreffelijke wijze waarop hij project “parkeerterrein” heeft begeleid en afgerond. Het ziet er zeer goed uit; zelfs aan een tabakstegel is gedacht. De voorzitter betreurt het voorgenomen vertrek van de familie Helfenstijn uit Clingenbosch. Wel is de voorzitter verheugd dat de heer Helfenstijn het onderhoud van de tuin dit jaar nog zal begeleiden. Vervangen kozijnen Ten aanzien van de kozijnen geeft de voorzitter een statusoverzicht: -
-
in het verleden zijn in totaal 26 achterkozijnen vervangen; in 2015 zullen er 37 kozijnen worden vervangen; in totaal hebben 9 appartementen geen achterzijde. Deze eigenaren dienen echter op grond van het breukdeel wel bij te dragen in de totale kosten voor de vervanging van de kozijnen; dit betekent dat in totaal nog 29 achterpuien vervangen dienen te worden.
De voorzitter deelt mede dat afrekening pas kan plaatsvinden wanneer alle appartementen zijn voorzien van nieuwe achterkozijnen: dus uiterlijk in 2018 tenzij het nieuwe bestuur een andere planning heeft.
11
De voorzitter legt de procedure voor afrekening uit. Zoals door onze advocaat is aangegeven ‘Dienen op grond van de splitsingsakte de eigenaren conform breukdeel bij te dragen in de gemeenschappelijke schulden en kosten. De eigenaren, die de werkzaamheden aan de kozijnen hebben voorgeschoten, zijn op grond van de akte nog steeds gehouden om conform breukdeel bij te dragen in de (totale) kosten van de vervanging van de kozijnen. Zoals met de individuele eigenaren is overeengekomen, zal pas verrekend kunnen worden nadat alle werkzaamheden zijn uitgevoerd. Deze eigenaren dienen dus ook te reserveren voor de voorgenomen werkzaamheden’. Het splitsingsreglement biedt geen mogelijkheid om eigenaren zonder achterpui uit te zonderen van een bijdrage op gronden van redelijkheid en billijkheid. Hellingbaan De voorzitter deelt mede dat de scheuren in de hellingbaan op korte termijn door de firma Rendon zullen worden hersteld. Lekkage kozijnen De voorzitter deelt mede dat onderzoek door de firma BDA heeft uitgewezen dat de lekkage bij enkele puien mogelijk wordt veroorzaakt door slechte afwatering in de pui. Het schoonhouden en eventueel verder uitboren van de afwateringsgaten kan voorkomen dat lekkages ontstaan. Indien dit niet het gewenste effect sorteert, dient de pui mogelijk vervangen te worden. 9.
Benoeming nieuwe bestuursleden
De voorzitter, mevrouw Gonne Palm, meldt dat haar bestuurstermijn is verlopen. De heer Martin van den Berg heeft zich bereid verklaard mevrouw Palm als voorzitter op te volgen. De penningmeester, de heer Harrie van der Zande, stelt zich niet meer herkiesbaar. De heer Robert Abels is bereid de functie van penningmeester van de heer Van der Zande over te nemen. Aanvullend wordt voorgesteld om VB REM tot bestuurslid te benoemen met de functie administratief beheerder. Het Splitsingsreglement artikel 53.1 biedt de mogelijkheid een rechtspersoon te benoemen tot bestuurslid. De rechtspersoon laat zich vertegenwoordigen in de persoon van de heer Gerben Burgers. 12
Vervolgens behandelt de voorzitter de brief van de heer Moret d.d. 15 april 2015 waarin enkele vragen worden gesteld over de voorgenomen benoeming van de bestuursleden. De heer Moret merkt op dat de termijn van benoeming niet is vermeld. De voorzitter meldt dat op grond van de splitsingsakte de volgende termijnen worden onderscheiden: -
natuurlijke personen: 3 jaar met mogelijkheid van verlenging voor 3 jaar; rechtspersonen: een termijn van 3 jaar met een mogelijkheid tot verlenging voor onbepaalde tijd
De voorzitter licht toe dat in het voorliggende voorstel de huidige beheerder VB REM niet tot enig bestuurder wordt benoemd, maar als een van de bestuursleden waardoor zij niet zelfstandig kan opereren. Dit in tegenstelling tot het bedoelde in artikel 57 van de splitsingsakte waarbij de bestuurder gecontroleerd wordt door een RvC. Het bestuursvoorstel, waarbij VB REM wordt benoemd tot bestuurslid, heeft volgens de voorzitter het voordeel dat de continuïteit van de uitvoering van de besluiten wordt gewaarborgd. Daarnaast wordt hierdoor de objectiviteit en onafhankelijkheid in de besluitvorming gegarandeerd. De voorzitter merkt op dat in dat verband met haar deelname aan het bestuur VB REM medeverantwoordelijk is voor de besluitvorming waardoor zij als professioneel bestuurslid eerder aansprakelijk kan worden gesteld voor beslissingen die in strijd met Splitsingsreglement, Huishoudelijk Reglement of met de wet zijn. Zij draagt derhalve een grotere verantwoordelijkheid als bestuurslid. De begroting biedt echter voldoende ruimte om hiervoor financiële compensatie te bieden. De heer Moret merkt in zijn brief op dat er ook een voorzitter van de vergadering benoemd dient te worden. De voorzitter antwoordt dat de heer Van den Berg als voorzitter van het bestuur de vergaderingen zal voorzitten. Voorts vraagt de heer Moret in zijn brief of de bevoegdheden van VB REM - zoals reeds in een procuratie-overeenkomst met VBREM is vastgelegd – niet moeten worden voorgelegd aan en goedgekeurd door de vergadering. De voorzitter antwoordt dat de procuratie-overeenkomst door ieder lid kan worden ingezien. Dit document is echter niet geschikt voor verspreiding vanwege de informatiegevoeligheid. De voorzitter verwijst naar het
13
eerdere agendapunt waarin is gesproken over de Wet bescherming persoonsgegevens. De voorzitter merkt aanvullend op dat de heer Moret de mogelijkheid heeft gekregen om in aanwezigheid van het voltallige bestuur, de huidige procuratieregeling te bestuderen. Deze geldt voor de looptijd en continuering van het contract met VB REM. De heer Moret heeft toen en daarna nog eens schriftelijk zijn waardering uitgesproken over de wijze waarop dit bestuur met de controle van de inkomsten en uitgaven, de procuratie omgaat, aangezien het naar de mening van het huidige bestuur in het verleden daar behoorlijk aan schortte. Hetgeen door de huidige voorzitter, die het penningmeesterschap heeft overgenomen van de heer Moret, alleen maar kan worden bevestigd. De heer Van Tilburg vraagt waar VB REM voor staat. De voorzitter antwoordt Vastgoed Beheer Real Estate Management. De heer Louwers is van mening dat de functie van beheerder en bestuurder niet te verenigen is. De voorzitter antwoordt dat de beheerder nimmer alleen besluiten kan nemen en dat belangrijke contracten te allen tijde via de ledenvergadering behandeld zullen worden. De heer Gruijthuijsen geeft het bestuur in overweging om de beheerder als ambtelijk secretaris te benoemen. De heer Moret vraagt een toelichting op het verschil tussen bestuurder en bestuurslid. De voorzitter antwoordt dat de bestuurder op grond van de splitsingsakte volledig zelfstandig verantwoordelijk en bevoegd is. In een dergelijke situatie dient een Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht ingesteld te worden. Ingeval de beheerder slechts bestuurslid wordt, is zij mede-bestuurslid in combinatie met de andere bestuursleden. Nadat alle vragen en opmerkingen zijn behandeld, brengt de voorzitter het voorstel in stemming om: a) de heer Martin van den Berg te benoemen tot voorzitter van de VvE; b) de heer Robert Abels te benoemen tot penningmeester van de VvE; c) VB REM, in de persoon van de heer Gerben Burgers, te benoemen tot bestuurslid van de VvE Met applaus stemt de vergadering unaniem met dit voorstel in.
14
De heer Wehrmeijer richt een dankwoord aan mevrouw Palm en de heer Van der Zande voor hun inzet voor de VvE en biedt beiden een afscheidscadeau aan. Mevrouw Palm geeft vervolgens een speech en dankt alle leden voor het in haar gestelde vertrouwen. De heer Van den Berg houdt vervolgens een openingsspeech en dankt mevrouw Palm voor alles wat zij voor de VvE heeft gedaan. Hij nodigt alle leden uit om na de vergadering een glas te heffen op het nieuwe bestuur. 10.
Onderhoudscommissie: benoeming mevrouw Palm tot lid.
De voorzitter deelt mede dat de onderhoudscommissie destijds bestond uit de voorzitter, de secretaris en de heer Van den Berg. De taak van de onderhoudscommissie is desgevraagd het bestuur van advies te dienen Aangezien mevrouw Palm aftreedt als voorzitter zal een herbenoeming van haar in de onderhoudscommissie moeten plaatsvinden. Nadat alle vragen en opmerkingen zijn behandeld, brengt de voorzitter het voorstel in stemming om mevrouw Palm tot lid van de onderhoudscommissie van de VvE te benoemen. De vergadering stemt unaniem met dit voorstel in. 11.
Verzekeringszaken.
Voor dit onderwerp geeft de voorzitter het woord aan de heer Burgers. Omdat het van groot belang is dat de eigendommen van de eigenaren goed verzekerd zijn, vraagt de heer Burgers aandacht voor de volgende verzekeringszaken. De opstalverzekering (inclusief het lichtdoorlatende glas van de woningen) is via de VvE geregeld. Omdat ook de keuken en de badkamer in de woning tot de opstal behoren zijn deze zaken via de collectieve opstalverzekering verzekerd. Bij de verzekerde waarde is de verzekeraar ervan uitgegaan dat er een gemiddelde keuken en badkamer in de woning is geplaatst die in een soortgelijk complex te doen gebruikelijk is. De beheerder benadrukt dat - indien de woning is voorzien van een duurdere dan gemiddelde keuken of badkamer - de meerwaarde via de eigen verzekering bijverzekerd dient te worden (via de zogenaamde 15
“eigenaarsbelang” verzekering). Op deze manier wordt voorkomen dat een deel van de keuken of badkamer niet verzekerd is. De inboedelverzekering is niet via de VvE geregeld; deze verzekering dienen leden zelf af te sluiten. Ook zaken in de berging dienen leden zelf via de inboedelverzekering te verzekeren. Voorts zijn (houten) vloeren niet in de collectieve opstalverzekering zijn meeverzekerd. Ook hiervoor dienen leden zelf een verzekering af te sluiten. Afhankelijk van de wijze waarop de vloer gelegd is, dient deze via de inboedelverzekering (indien de vloer tot de roerende zaak behoort) of via de aanvullende opstal / eigenaarsbelang verzekering (indien de vloer als onroerende zaak wordt beschouwd) te worden verzekerd. Bij onduidelijkheden worden leden verzocht om contact op te nemen met de eigen assurantietussenpersoon of de beheerder. Tenslotte moeten lekkages en dergelijke altijd bij de beheerder worden gemeld zodat hij tijdig kan beoordelen of de schade geclaimd kan worden bij de verzekeraar. In dat geval zal hij de verzekeraar informeren en kan er eventueel een expert worden ingeschakeld. Het achteraf - nadat een schade reeds is hersteld - claimen van schades kan tot problemen leiden. 12.
Vaststelling van de datum van de volgende ALV
De eerstvolgende ledenvergadering wordt gepland op dinsdag 24 november 2015, aanvang 14.00 uur in de eetzaal. 13.
Rondvraag.
Mevrouw Overgaauw vraagt wanneer de parkeerplaatsen op de begane grond worden toegewezen aan individuele eigenaren middels de plaatsing van bordjes. De voorzitter deelt mede dat het gemeenschappelijke plekken betreffen en toewijzing van de plekken aan eigenaren lastig is. De voorzitter licht toe dat in de toekomst deze plekken mogelijk door de VvE verhuurd kunnen worden. Voorts doet mevrouw Overgaauw een beroep op alle eigenaren, die een eigen garageplek hebben, om de auto niet op de gemeenschappelijke plekken op de begane grond te parkeren. Vanuit de vergadering wordt gevraagd of er een specificatie kan worden opgesteld met het aandeel in het reservefonds. De heer Burgers antwoordt dat een dergelijke opgave is op te vragen bij de receptie.
16
Voorts wordt aandacht gevraagd voor de naleving van het huishoudelijk reglement. Te vaak wordt geconstateerd dat de regels niet worden nageleefd. Zo is er recent op zondag verhuisd en wordt er in de weekenden geboord. De vergadering meent dat handhaving erg belangrijk is. De heer Helfenstijn geeft het bestuur in overweging om maximum termijnen vast te leggen waarin verbouwd mag worden. 14.
Sluiting.
Om 16.30 sluit de voorzitter de vergadering en nodigt alle aanwezigen uit voor een borrel.
17
