NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN T.V.HERCULES GEHOUDEN OP 27-01-2010 IN HET CLUBGEBOUW "DE KEET". ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aanwezig van het bestuur: Abe de Jong Klaas van der Linde Greet Boer Joop de Jong Tonny Visser Riet Koopmam
voorzitter penningmeester secretaresse voorzitter laddercommissie voorzitter beheerscommissie voorzitster nieuweledencommissie
Helaas konden Hans van der Barg( voorzitter van de technische&toernooicommissie) en Miranda Bruning (voorzitster van de bardienstindelingscommissie) door omstandigheden niet aanwezig zijn vanavond. Als vervanger voor Hans is Niels Visser aanwezig. Afgezien van het bestuur waren er nog 25 belangstellende leden aanwezig. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. OPENING Abe de Jong opent de vergadering om 20.10 uur en heet iedereen (speciaal de leden van verdienste en het erelid) welkom op de 14e Algemene Leden Vergadering van tennisvereniging Hercules. Er zijn geen wijzigingen op de agenda. Alleen wordt punt 8 dit jaar niet behandeld omdat deze niet op de agenda staat. 2. STUKKEN IN/UIT De brief van de kascommissie zal in punt 5 aan de orde komen. 3. NOTULEN van de ALV d.d.28-01-2009 De notulen zijn gepubliceerd in het KJ mei 2009 en waren een half uur voor de vergadering ter inzage. De vergadering is akkoord met de notulen. 4.JAARVERSLAG BESTUUR Algemeen In het jaar 2009 heeft Hercules weer een florissant jaar doorgemaakt met alleszins succesvol verlopen evenementen, gebeurtenissen, organisaties en zaken die aangepakt werden. In dit "algemene gedeelte"wil Abe de Jong in het jaarverslag zich beperken tot zaken die een wat specifiekere lading hebben voor dit afgelopen jaar en die wat breder uitgelicht mogen worden. We hadden te maken met een groeiend ledental. Zodanig dat het bestuur besloot om in mei een ledenstop in te stellen met een ledental van 811 en met daarbij uit praktijkervaring de gedachte dat normaalgesproken er nog wel een toename van nog ongeveer 40 leden verwacht zou mogen worden. In september werd bij een aantal van 816 inclusief wachtlijst bij een aflopend seizoen de ledenstop weer opgeheven. De vereniging had op 21 maart nog wel de 1
gebruikelijke open dag met kennismakinglessen, wat al gauw nog weer zo'n 20 leden opgeleverd had. Maar gezien de ledenontwikkeling vraagt het bestuur zich voor de komende open dag en kennismakingslessen af of de investering van zoveel geld voor het laten drukken en verspreiden van 20.000 flyers nog wel nodig is als de promotie. Inmiddels wordt Hercules al door 4 leraren "bediend". Vooral bij de controle op lessers die onterecht geen lid zijn van Hercules moet af en toe de puntjes op de i gezet worden. Maar Hercules lessen contactpersoon Riet Koopman houdt dat op effectieve wijze in de gaten. De toernooien vertoonden het gebruikelijke beeld. Dat was inclusief de nodige regen die ons traditioneel een keertje uitwijken naar de hal bezorgde. Maar omdat er bij de open toernooien een effectief waterzuigerswerk op de baan aanwezig was, was er niet zoveel te klagen. Bovendien blijft de gezelligheid op het park bewaard met de terrasoverkapping. Het Open Toernooi had dit jaar zijn 3e lustrum. Tussen alle toernooien door zouden wij ook nog als gastheer optreden voor het Veteranen District Kampioenschappen in augustus. Door de geringe deelname heeft de KNLTB dit uiteindelijk afgelast. De aanleg van het terras was met professionele hulp in een zaterdag geklaard. Tussen de banen 5 en 6 zal een overkapping komen als schuilplaats bij regen en zon. Voor de parkeerplaatsafsluiting is door het bestuur gekozen om de parkeerplaats af te sluiten met een "wegsleep regeling" bord. Het is moeilijk te beoordelen hoe lang dit in de toekomst zal blijven werken. Er is daarom wel al rekening gehouden een investering van €16.000,- om eventueel een afsluiting met slagbomen te kunnen realiseren. Het was dit jaar het eerste jaar dat we een AED beschikbaar hadden. Hoewel de bardiensten redelijk verlopen zijn was er ook een bestuurszorg om er verbeteringen aan te brengen. Er kwam een initiatief van Joop de Jong om een betaalde bardienst invallerspool van de grond te krijgen. Leden kunnen zich opgeven om voor een bepaalde avond van de week "stand-by" te staan, om dan in noodgeval door een speciale verzuim-invalcoördinator opgeroepen te kunnen worden. Daarnaast is er een brainstormavond geweest om na te denken over meer oplossingen. De rode stickers o.a. worden weer op de Keetjournaals geplakt ter herinnering aan de bardienst. Naar aanleiding van de geringe opkomst bij de afsluitingsavond in 2008 werd in 2009 in eerste instantie bestuurlijk besloten om het seizoen afsluitingsfeest te laten vervallen en meer aandacht te besteden aan vrijwilligersdag en competitieafsluiting. Maar dat werd later toch weer teruggedraaid. En de feestcommissie heeft er, tezamen met een aanvullende ladderafsluiting, een fantastische avond van gemaakt die door iedereen als geslaagd ervaren werd, en is er besloten om terug te gaan naar 3 feesten zoals vorig jaar. Evenals in 2008 functioneerde het bestuur afgelopen jaar met 8 personen. De vereniging had geen voorzitter voor de baanonderhoudscommissie. In de praktijk was er echter op afdoende wijze in de informatie-uitwisseling tussen de commissie en het bestuur voorzien. Voor de jeugdcommissie was José Overkamp het hele jaar bereid als coördinator op te treden en woonde de bestuursvergaderingen bij. Het jeugdbeleidsplan is een langlopend verhaal waarin de jeugdcommissie samen met het bestuur een poging hebben gedaan om met kernvragen een discussie op te wekken om een 2
beter beleid te krijgen. Er zijn 2 avonden geweest om hierover te brainstormen met een in zekere zin een afsluiting. Het opgetekende document moet nog uitgewerkt worden. De bestuursvergaderingen zijn bijna altijd een ware marathon die wel eens uitlopen tot soms ruim na 23.00 uur. Eind september kwam Joop de Jong met een vergadervoorstel om de vergaderduur in elk geval niet langer dan maximaal 23.00 uur te beperken. Tot nu toe is dat maar een enkele keer gehaald. Tot slot stelt de Abe de Jong vast dat de vereniging met tevredenheid op 2009 terug kan kijken. Er zal veel inspanning nodig blijven om dit in stand te houden. Abe bedankt een ieder die zich in 2009 voor de verinniging heeft ingezet en rekent voor 2010 op hetzelfde. Redactioneel In 2009 hebben er 9 bestuursvergaderingen plaatsgevonden. Het leden bestand van de laatste jaren ziet er volgt uit: Mutaties ledenbestand aantal leden 01-01 bedankt in het lopende jaar nieuwe leden aantal leden 30-12 bedankt 31-12 aantal leden 31-12 Verdeling naar soort contributie Sr.wel bar Sr.geen bar Sr.ziek geen bar Sr.70+ geen bar Sr.4e,5e lid Sr.erelid / lid van verdienste Sr.leraren DDD wel bar DDD geen bar DDD 70+ geen bar Ziek Donateur Donateurwerker Jr. Jr.4e,5e lid totaal Verdeling Heren/Dames/Jeugd Heren Dames Jeugd totaal Met volledig speelrecht Met beperkt speelrecht ddd Geen speelrecht ziek, donateur
2009 696 -20 163 839 -99 740
2008 650 -36 155 769 -73 696
2007 653 -30 97 720 -70 650
2006 682 -41 116 757 -104 653
2005 642 -49 146 739 -57 682
2004 584 -40 168 712 -70 642
2003 546 -18 118 646 -62 584
244 321 2 1 3 11 4 11 11 10 2 10 3 170 36 839
200 303 2 0 6 11 4 10 10 8 3 11
205 255 4 0 5 12 5 14 10 7 5 12
249 250 3 1 6 12 4 15 7 4 4 13
257 236 3 2 5 12
245 222 2 2 4 12
234 207 1 3 1 12
16 5 4 2 12
16 5 4 1 12
16 6 6 3 13
171 30 769
156 30 720
159 30 757
156 29 739
164 23 712
128 16 646
345 288 206 839 792 32 15 -----------839
319 249 201 769
297 237 186 720
303 265 189 757
293 261 185 739
277 248 187 712
275 227 144 646
3
Beheerscommissie Uitgevoerd door de commissie: Speeltoestellen, nieuwe tegels onder de overkapping, reanimatiecursus, aanschaf nieuwe kassa, afstortkluis bardienst, aanvulling terrasmeubilair en de voordeur valt automatisch in het slot. Vanuit de gemeente: vernieuwing riool Nachtegaalspad, realisering parkeerhavens en nieuwe bestrating. Aandachtspunten voor 2010 zijn eventueel de parkeerafsluiting met slagbomen en een overkapping bij baan 5 en 6. Technische&Toernooicommissie Aan de voorjaarscompetitie deden in totaal 35 competitieteams mee. Het Open Toernooi beleefde haar 15 jarig jubileum. De clubkampioenschappen werden goed bezocht. Het samenvoegen van categorieën is noodzakelijk om volledige poules te vormen. In 2010 zal de commissie de wintercup nog eens kritisch evalueren zodat het voor iedereen plezier oplevert. Het Pepernotentoernooi zal volgend jaar Invitatie-Snert-Toernooi genoemd worden en het openingstoernooi komt als Seizoenopening Clinic op de agenda staan. 50+ Toernooicommissie Het eendaagse toernooi was weer enorm gezellig. Het open Menzis 50+ was weer volgeboekt. Er was een verliezerronde zodat iedereen minimaal 3 partijen speelde. Ook de aanhang van de meeste commissieleden zijn erg betrokken en actief geweest met het verzorgen van de hapjes. Nieuweledencommissie De open dag werd goed bezocht en 26 nieuwe leden hebben zich aangemeld. De tossavonden werden op de 1e en 3e dinsdagen van de maand gehouden waar een goed aantal leden aan meededen. Baanonderhoudscommissie Op 20 januari werd begonnen met een "baanonderhoudsbijeenkomst"om de best wel grote club van enthousiaste baan- en parkonderhoudswerkers "warmgedraaid"te krijgen. Het voorjaarsonderhoud is nog maar het begin van het seizoen. Daarna volgt nog een lang zomerseizoen, waarin intensief baan- en parkonderhoud nodig is. Vooral Henk Moes "de groundsman" is vaak al voor dag en dauw op de baan te vinden. Rinus Kuper heeft te kennen gegeven dat hij zijn organisatorische bijdrage in het baan- en parkonderhoudswerk wil beëindigen. Theo Leferink is bereid dit over te nemen. Jeugdcommissie De openingstoss was goed geslaagd met 30 kinderen en kreeg de naam Hotdogtoss. Er waren verschillende jeugdteams die aan de jeugdcompetitie meededen. In het voorjaar is er een enquête gehouden om te peilen of er nog leuke ideeën vanuit de jeugd zelf voorgesteld zouden worden. Enige ideeën waren o.a.: oefenen met ballenkanon, snelheid- meter, vriendjesdag. Verder waren er de KK en de mini-maxi barbecue toss en het gouden bal toernooi. Laddercommissie Dit jaar deden er 210 senior leden en 15 jeugdleden mee aan de laddercompetitie. De afsluiting van de jeugdladder werd afgesloten met het ouder/kind toernooi. De afsluiting van de senioren was een nieuwe uitdaging voor de bovenste 3 geëindigde spelers van alle categorieën. Hiervan zijn mixkoppels gecreëerd die streden om de laddertrofee Dit zal in de komende jaren vervolg hebben. Hiervoor is een laddertrofee beschikbaar. 4
Bardienstindelingscommissie Jaar 2004 2005 Bardienstleden 245 270 Bardiensten 560 592
2006 261 568
2007 232 528
2008 187 563
2009 269 590
De BIC is erg blij met het vorig jaar toenemende aantal bardienstleden. Het aantal bardiensten is uitgebreid met een aantal extra diensten o.a. voor de zaterdag- en zondag competities. Er zijn dit jaar nieuwe ontwikkelingen om te kijken een opzet te maken voor een poule betaalde bardiensten. Tonny Visser wordt bedankt voor het bijsturen indien er een bardienst verzuimd werd. Redactiecommissie Keetjournaal Dit is als een "one man activiteit"van Michael Holsbeeke weer in dezelfde kwaliteit en kwantiteit en stiptheid in samenwerking met de drukker als vorige jaren gedaan. De adresseer- en vouw dames waren weer present om alles op tijd te kunnen verzenden. Sponsorcommissie Dit werd weer voor het grote gedeelte gedaan door Tonny Visser voor de baandoeken en het Open Toernooi. Voor het Open Toernooi werd dit aangevuld door Niels Visser. En Rinus Kuper wist voor het Open 50+ toernooi weer de nodige sponsoring binnen te halen. Internetcommissie Begin 2009 werd het draadloze internet netwerk in de Keet gerealiseerd. Voor wat betreft de Hercules website gebeurde er dit jaar nog niet de wezenlijke zaken waarop aan het begin van het jaar wél ingezet was. Een belangrijk punt van aandacht daarbij is de functionaliteit van de basis software die ons door BitWise geleverd wordt. Er is inmiddels wel een vergadering geweest met BitWise om in het nieuwe jaar die zaken op te pakken. De IC gaat 2010 in met de taakstelling dat: 1 De IC vooralsnog op dezelfde wijze het onderhoud en up to date houden van de website uitvoert . 2. De BitWise software qua functionaliteit meer aan onze wensen gaat voldoen. 3 De commissies via hun internetvertegenwoordigers meer qua kennis en activiteit in punt 1 betrokken worden zodat de vertegenwoordigers in de commissies zelf dingen op internet kunnen zetten. Koffietennis. Dit is een puur recreatief gebeuren en is voor iedereen die lid is van Hercules toegankelijk. Wekelijks op de dinsdagen (afgezien tijdens de competitiedagen) beginnen wij om 9.30 uur. Feestcommissie Deze commissie heeft de algemene afsluitingsavond een nieuw leven ingeblazen. Door een gezellige steelband in te huren en de zaal en onder de overkapping in een Caribische sfeertje om te toveren. met o.a. gezellige parasols, Caribische fruit en een exotisch welkomstdrankje was iedereen gelijk in de juiste stemming. Als extra stimulans heeft de laddercommissie een eigen afsluittoernooitje georganiseerd voor de bovenste 3 geëindigden in alle categorieën, met een laddertrofee. De avond is zo goed verlopen dat de commissie hier mee doorgaat. 5
5.FINANCIEEL VERSLAG 2009 was een gunstig jaar. De begroting ging uit van winst €1.097,-. De rekening sloot met een batig saldo van 17.386.- Alles ging volgens planning. Een paar zaken die er t.o.v. de begroting uitsprongen: Het aantal leden was begroot op 750 en werd uiteindelijk 839. Dat leverde €6.100,- meer op aan contributie, inschrijfgelden en afdrachten aan de bond dan was begroot. De omzet in de Keet was €5.824,- meer dan vorig jaar, het winstpercentage was117%. Het Open Toernooi, het aantal reclamedoeken en de advertenties in het KJ leverden de vereniging allemaal meer op dan was begroot. De afschrijving van de slagbomen is dit jaar nog niet gerealiseerd. Dat is een besparing van €700,- De vereniging kreeg toch nog subsidie voor de AED en het nieuwe terras was €770,- goedkoper dan was begroot. In 2010 wordt uitgegaan van 800 leden. De contributiebedragen en de consumptieprijzen gaan niet omhoog. Er is 1 nieuwe investering geraamd in de begroting voor 2010: Een overkapping tussen baan 5 en 6. Hier is in de vorige ALV over gesproken. Dit alles resulteert in een sluitende begroting met een positief saldo van €1.700,In een brief van de kascommissie delen Gerda Nijhuis en Fenny Kuper mee dat er geen onregelmatigheden zijn aangetroffen. De penningmeester wordt hierna gedechargeerd voor de financiën van 2009. Voor 2010 bestaat de kascommissie uit: 1. Fenny Kuper, 2 Jeroen Heijstek en als reserve Niels Visser. 6. HULDIGING JUBILARISSEN Dit jaar zijn er 13 leden 25 jaar lid van de vereniging die gehuldigd worden: Joyce van Binsbergen (afw.), Greet Boer, Henk Drent, Herman Esman, Ruud Fabels (afw), Joke Gouma, Hanny Hartkamp, Riet Koopman, Miriam Schutte, Dixie Siemerink , Ans Wegink (afw.), Niels Visser en Elke Visser (afw.). Met een passende toespraak kregen deze leden een horloge met inscriptie en een bloemetje aangeboden door Abe de Jong. José Overkamp werd een pen met inscriptie en een bos bloemen aangeboden voor haar deelname in het bestuur, en al het werk wat zij ad interim voorzitter van de jeugdcommissie heeft gedaan. Karin Herder zal , bij nog steeds gebrek aan een voorzitter, als nieuwe coördinator voor de Jeugdcommissie gaan optreden. 7. VERKIEZING BESTUUR Aftredend volgens rooster: Klaas van der Linde Riet Koopman Joop de Jong Vz. baanonderhoudscommissie Vz. jeugdcommissie
penningmeester voorzitster nieuweledencommissie voorzitter laddercommissie vacature vacature
Het bestuur stelt kandidaat: Klaas van der Linde Riet Koopman Joop de Jong
penningmeester voorzitster nieuweledencommissie voorzitter laddercommissie
Er zijn geen tegenkandidaten en daarmee zijn deze kandidaten verkozen. 9. SAMENSTELLING COMMISSIES 6
herkiesbaar herkiesbaar herkiesbaar
Binnen de Technische & Toernooicommissie is een aparte Hercules Open commissie ingesteld maar die is qua verantwoording gewoon onderdeel van de T&TC. Volgend jaar wordt de baanonderhouds-veteranengroep samengevoegd met de baanonderhoudscommissie. Beheerscommissie Tonny Visser (vz),Ria Hendrikse Ine Visser was & kas. Technische & Toernooicommissie Hans van den Barg (vz), Niels Visser, Kirsten Schlömer, Frank Fränkel, Barry van Sprongen Afgetreden: Myra de Leeuw, Niels Versteeg , Jeroen Heijstek. Niels Versteeg en Jeroen Heijstek zitten nog wel in de "Open Toernooi"commissie binnen de T&TC 50+ Open Toernooicommissie Rinus Kuper (vz), Joop de Jong, Jan Fabels, Theo Scholten, Tonny Wijlens, Theo Leferink, Jos Kuiper, José Overkamp,Lies Oude Heuvel. Afgetreden: Klaas van der Linde Nieuweledencommissie Riet Koopman (vz,) Theo Scholten, Tonny Wijlens, Albert Wissink, Jeroen Kleinsman. Baanonderhoudscommissie Vz vacant, Henk Moes, Benny Smit, Geert Koopman, Henk Drent, Jan Drenth, Gert Jan Wegink. Toegetreden: Wesley Daalhuizen, René Siemerink. Baan & parkonderhoud veteranengroep Rinus Kuper,Jan Fabels, Tony Wijlens, Theo Scholten, Herman Esman, Theo Leferink, Jos Kuiper, Jan Hogeslag, Jan Hendrikse, Gert Jan Wegink, Gerrit Krake, Toegetreden: Freddy Westerhof, Jack Maat. Afgetreden: Geert Kuper. Jeugdcommissie Vz vacant, Karin Herder, Monique Doll, Gerjan Hakenberg, Angela hengstman. Toegetreden: Els Heins, Niels Holslag Afgetreden: José Overkamp, Bernadette van Duren. Laddercommissie Joop de Jong(vz), Karin Herder, Willy Weenk, Frank Fränkel, Martin Breukers, Monique Doll, Annie Lelifeld. Bardienstindelingscommissie Miranda Bruning (vz), Ronny Ossel, Martin Doll. Redactie Keetjournaal & infoboekje Michael Holsbeeke, (Abe de Jong, coördinator bestuur). Vouwdames ( adresseer & verzenddames) 7
Fenny Kuper (hoofdvouwster), Hanny Hartkamp, Gerda Nijhuis, Alie Drent, Ine Visser, Annie Hogeslag, Ine ter Elst. Internetcommissie Martin Doll (trekker), Abe de Jong (coördinator bestuur), Michael Holsbeeke, Niels Visser. Afgetreden: Wim Mellink. Feestcommissie Truus van Asselt, Ine Satink, Alie Drent, Joop de Jong (coördinator bestuur). Koffietennis Greet Boer. Ledenadministratie Annet van der Linde.
10. RONDVRAAG 1. Fenny Kuper telt dat er afgezien van het bestuur maar 25 leden aanwezig zijn en vraagt aan de voorzitter waarom er niet meer leden van de commissies aanwezig zijn. Zouden die niet pertinent aanwezig moeten zijn? Misschien is dit een suggestie om een oproep hiervoor te doen in de groep. Rinuus Kuper denkt dat er minder leden komen als het goed gaat in de vereniging. Hij vindt dat de leden niet alleen moeten komen als het goed gaat met de vereniging maar ook om het bestuur te bedanken voor al hun werk wat zij doen voor de vereniging. 2. Rinus Kuper vraagt of er wel nagedacht wordt over het feit dat de banen in de toekomst vernieuwd moeten worden. Wordt hier financieel wel rekening mee gehouden? Rinus denkt dat als de KNLTB de banen zouden keuren er zeker 1 of 2 banen en uitloopbanen afgekeurd zouden worden. Henk Moes voegt hieraan toe dat, ALS er iets aan vervanging toe is, gelijk alle banen en de omheining vernieuwd moet worden. Deze banen liggen er al 20 jaar. Henk vraagt zich af of er wel voldoende geld voor zoiets is. Abe zegt toe dat het bestuur dit punt op de agenda zal zetten, om serieus over een realistisch toekomstscenario na te denken. 3. Jan Hogeslag denkt dat wij één van de beste verenigingen van Hengelo zijn. De vereniging boert goed, de banen liggen er beter bij dan bij andere verenigingen, de overkapping is goed en Hercules heeft een bestuur die goed werk doet. Hierna volgt een hartelijk applaus en Abe bedankt Jan voor zijn mooie woorden en zegt dat dit erg op prijs gesteld wordt. 11.SLUITING Abe sluit de vergadering om 22.25 uur en bedankt het bestuur en de aanwezige leden voor hun komst. De volgende Algemene Leden Vergadering is woensdag 26 januari 2011. 8
9
