Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Rijswijksche Hockey Club Gehouden op dinsdag 24 september 2013 in het clubgebouw van RHC 1. Opening De voorzitter Geert-Willem van Weert opent om 20.30 uur de vergadering en heet de tweeëntwintig aanwezigen van harte welkom. Onder de aanwezigen bevindt zich ook buitengewoon lid Leo Slinkert (trimlid en jeugdcommissielid). De ALV geeft desgevraagd aan geen bezwaar te hebben tegen zijn aanwezigheid. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. Ann-Marie leest de berichten van verhindering en vijf verleende volmachten op. Verhinderd zijn: -Bipin Taneja -P.G.T.H. de Gier (volmacht aan W.J. de Gier) -Nobie en Tika Dessing -Krista Vink (volmacht aan George Dessing) -Hans Speetjens -Hans Wiegman -Petra van Leusden -Nuria Hekman -Bas Mientjes -Lotte Werter -Pieter Batist (volmacht aan Wendy Batist) -Niki van Hijkoop (volmacht aan Patrick van Hijkoop) -Remco van Oyen (volmacht aan Ivo Caminada). 3. Notulen van de ALV d.d. 25 juni 2013 Koen Caminada merkt ten aanzien van de passage onderaan pagina 1 op dat hij in referentie naar het Veelgestelde vragen RHC document op de website nog steeds geen duidelijkheid heeft over de vraag waarom sommige ouders niet worden opgesteld voor bardienst en major domusdiensten. Koen geeft aan dat een antwoord op zijn vragen tijdens de vorige ALV’s niet is gekomen. Geert-Willem geeft aan dat op de ALV van 25 juni het antwoord op zijn vraag is gegeven onder verwijzing naar de huisregels, die op de website staan. Geert-Willem toont ter plekke deze huisregels op de website. Koen geeft aan dat de website dus tegenstrijdige informatie bevat. Aan de actualisatie van de Veelgestelde vragen wordt momenteel de laatste hand gelegd en deze zullen vervolgens ook in aangepaste vorm op de website worden geplaatst. De voorzitter geeft aan dat geen van de ouders is vrijgesteld van bardienst, behalve de coach van het team. Het verslag wordt onder dankzegging aan Karen Eijgenstein vastgesteld en ondertekend. 4. Financiële verslaglegging SSRHC
1
Koen Caminada licht als voorzitter van het SSRHC bestuur toe welke projecten afgelopen seizoen vanuit de Stichting zijn verricht. De verbouwing van de entresol, de kleedkamers, het meubilair en de renovatie van het sportpark (veld 1 en 2). Ook blikt hij 7-10 jaar vooruit. In dat verband is van belang (en nieuw) dat reserveringen moeten worden opgenomen voor de vervangingsinvesteringen van de velden; voor de bedragen verwijst hij naar slide 12 en 13 van de presentatie van de SSRHC. Ten slotte meldt Koen dat de begroting van de SSRHC formeel nog moet worden vastgesteld, hetgeen dit jaar pas na de ALV zal gebeuren. Pieter van Meeteren, de penningmeester van de SSRHC, neemt het vervolgens over voor wat betreft het financiële overzicht. Hij licht een aantal verschillen in de balans en begroting toe. Daarbij wordt duidelijk dat de kosten voor komend jaar behoorlijk toenemen, omgerekend per lid € 13,73. In de post ‘onderhoud veld’ zit een kostenvermindering omdat met gebruik van kraanwater (welke weer een kostenvermeerdering meebrengt) in plaats van slootwater voor beregening het algenprobleem zal verminderen. Voor wat betreft de begroting 2013-2014 geeft Pieter aan dat de toename in afschrijvingslasten zit in het nieuwe meubilair, verbouwing kleedkamers etc. waardoor de Stichting te maken heeft met hogere afschrijvingen. Er zijn geen verdere vragen naar aanleiding van de presentatie. 5. Balans en staat van baten en lasten RHC Delen van de presentatie van penningmeester George Dessing zullen als bijlage bij het verslag op de website worden geplaatst. Geert-Willem licht toe dat de vloedgolf in de jeugd (veel aanmeldingen - weinig afzeggingen) is afgetopt door de wachtlijst. In de MElijn kan er niets meer bij. In de D-jeugd zal RHC nog iets kunnen groeien en daarom kan nu al vooruit gerekend gaan worden naar 2017 naar een evenwichtige samenstelling van de jeugd. Vraag Frank Gubbens: is het target voor aantal hectoliters tap gehaald? George antwoordt dat dit ervan afhangt wat als target wordt beschouwd. Maar overall gaat het met de baromzet de goede kant op. De margeontwikkeling is over het algemeen positief. Een en ander is wel sterk afhankelijk van nieuwe wetgeving (leeftijdsgrens alcohol) en ontwikkelingen rondom de plofcirkel. Daarnaast wordt de nieuwe bar in een periode van 6 jaar afbetaald. Toelichting op de sheets ‘RHC op financiele hoofdlijnen’: De post O&O jeugd is met name hoger door het aantal externe betaalde clinics die er zijn gedaan. Daarnaast zijn er een aantal trainersopleidingen/cursussen HT gefinancierd. Tot slot zijn er meer kosten gemaakt omdat er meer leden zijn. Coen van Rooyen geeft aan dat de groei niet was ingeschat. De scheefgroei zit met name in het aantal trainers die we hebben gehad. Waarom gaan we dan toch omlaag met kosten in 2013-2014 (begrotingsvraag)? Ivo Caminada vult aan, dat we vanwege de late vakantie en de aanstaande vervanging van veld 1 en 2 het seizoen langer hebben doorgetrokken. Tevens zullen er komend seizoen minder trainers per team aangesteld worden.
2
Koen Caminada vraagt om een nadere onderbouwing van de € 1230 voor uitgave aan de Sponsorcommissie. Wat zit daar in? George geeft aan: Koffiekar voor een toernooi bijvoorbeeld, een borrel voor bedrijvenkring etc. George besluit met de waarneming dat positief is dat van alle contributie bijna 100% binnen wordt gehaald. Geert-Willem geeft het woord aan de KCC. 6. Verslag en benoeming Kas Controle Commissie (KCC) Martijn Wories doet verslag namens de KCC. Een aantal aandachtspunten die KCC meegeeft betreft: - opvolging van commissieleden van de KCC; - budgetoverschrijding voor de jeugd; - het bestuur dient na te gaan of er een relatie bestaat tussen dotaties van ereleden en leden van verdiensten versus binding met de RHC. De KCC heeft geconstateerd dat een (1) erelid dit seizoen een donatie heeft gedaan aan RHC. De KCC heeft na controle van de boeken geconstateerd dat de penningmeester de inkomsten en uitgaven op adequate wijze in de administratie heeft verwerkt. Ook is de balans en de staat van baten en lasten 2012/13 door de penningmeester op correcte wijze samengesteld. De KCC stelt daarom de ALV voor om de peningmeester te dechargeren. De ALV gaat bij handopsteking met algemene stemmen akkoord met het verlenen van decharge aan de penningmeester voor het gevoerde beleid over het seizoen 2012-2013. Voor wat betreft de benoeming van de KCC stelt Geert-Willem het volgende aan de orde. De huidige leden van de KCC hebben aangegeven door te willen maar volgens het Huishoudelijk Reglement (HR) geldt een maximale zittingstermijn van 5 jaar. GeertWillem vraagt wat de leden hiervan vinden? Coen van Rooyen geeft aan dat de reden van de HR-bepaling ligt in het binnen 5 jaar weer verversen van de KCC. De voorzitter geeft aan dat de KCC een adviescommissie betreft. Dit betekent dat de ALV dit mag beslissen. Ivo Caminada geeft in reactie aan dat als we niet precies kunnen achterhalen waarom er 5 jaar in het HR staat, dit door de ALV ook kan worden aangepast. Hij stelt voor de 2 dingen te combineren: de maximale zittingstermijn uit het HR halen en ieder jaar op de ALV de KCC leden weer benoemen. Coen is het wel eens met het voorstel van Ivo. Het voorstel van de ALV is om ondanks de verstreken termijn de huidige KCC leden te herbenoemen tot de volgende september ALV. De termijnwijziging in het HR wordt door het bestuur geagendeerd voor de komende financiële ALV. De ALV besluit vervolgens met handopsteking en met meerderheid om de huidige KCC leden voor 1 jaar te herbenoemen.
7. Bestuursverkiezing
3
Geert-Willem geeft aan dat de termijn van de penningmeester erop zit maar dat George heeft aangegeven herverkiesbaar te zijn. Het voorstel van het bestuur is om George Dessing te herbenoemen als penningmeester. De ALV gaat unaniem akkoord. Tim de Gier heeft aangegeven niet genoeg tijd meer te hebben voor jeugdhockey en daarom ook zijn bestuursportefeuille te moeten teruggeven. Geert-Willem spreekt zijn waardering en dank uit voor alle nuttige en nuchtere bijdragen. Er is op dit moment nog geen opvolger omdat het nog te kort dag is. Voorlopig neemt Geert-Willem daarom zijn portefeuille waar. Geert verzoekt Tim om de vergadering even te verlaten. Geert blikt met de ALV terug op alle verdiensten van Tim de afgelopen jaren: jeugdkamp, sponsorcommissie, coaching maar vooral het neerzetten en laten functioneren van de jeugdcommissie en oprichting van de hockeycommissie. Hij stelt de ALV dan ook voor om Tim te benoemen als Erelid. Koen Caminada geeft aan graag een opmerking bij het voorstel te plaatsen. Hij vindt dat RHC af zou moeten van het automatisme van het voordragen van vertrekkende bestuursleden voor benoeming als erelid. De voorzitter stelt de ALV voor om Tim te benoemen als Erelid. De ALV gaat hiermee akkoord.
8. Jubilea Op 1 oktober 2013 is Anneke Greven 40 jaar lid, maar helaas is zij vanavond verhinderd om haar speldje in ontvangst te nemen. 9. Begroting RHC 2013-2014 en contributievoorstel seizoen 2013-2014 George Dessing loopt de begroting na en licht een aantal posten toe. Zie ook de bijlage bij het verslag. Coen van Rooyen vraagt of dit de meest defensieve begroting is. George geeft aan dat de post ‘leden’ iets omhoog gaat vanwege binnenkort 1000 plus leden, het A/B toernooi dat er nog niet in zit, maar dat gezien de onzekerheden plofcirkel en nieuwe (alcohol) wetgeving dit alles geen gelopen koers is. Coen geeft aan dat de enige beperking van de plofcirkel het niet overnachten op RHC is. Wordt er ook nagedacht over alternatieven? George geeft aan van wel maar daarmee is de algehele oplossing er nog niet. Maar naast de problemen met het AB toernooi krijgt RHC ook nog te maken met de nieuwe horecaregelgeving die moet worden nageleefd (leeftijdsgrens) met alle gevolgen van dien. Met betrekking tot de uitgaven: Vraag Frank Gubbens m.b.t. administratiekosten: betaalt RHC voor de LISA app per download? George en Patrick van Hijkoop geven aan dat het om tweemalig € 250 opstartkosten gaat en daarnaast € 600 per jaar. In de seniorenhockey doet zich een stijging voor m.b.t. uitgaven; in de jeugd een daling. Oorzaak is minder trainers per team en minder betaalde trainers, alsmede de organisatiekosten die omlaag gaan. Pieter van Meeteren geeft aan dat vorig jaar RHC te maken had met een forse onvoorziene stijging. Hoe groot is dat risico dit jaar? Ivo
4
Caminada denkt dat dit gaat meevallen omdat vorig jaar naar 2x trainen per week is overgegaan in de jongste jeugd en die post zich dus nu niet meer zal voordoen. De technisch adviseur en de trainingsmanager en HT2 en 3 zitten in de kostenpost O&O. M.b.t. de Stichting kosten: Koen Caminada vraagt hoe de penningmeester aankijkt tegen de toekomstige vervanging van de velden en voorzieningen die daarvoor nodig zijn. In de begroting van RHC is hiervoor nog geen bedrag opgenomen. Koen is daarover verbaasd. George geeft aan dat daar binnenkort verder over wordt gesproken tussen bestuur RHC en bestuur SSRHC. De voorzitter van de SSRHC zegt dat daarmee een begrotingsjaar verloren gaat, en zou dus deze ALV graag een eerste stap zien zetten. Hij geeft aan dat er op een 10 jaars termijn voorzieningen moeten worden getroffen; voor veld 3 resteert nog maar 7 jaar. George geeft aan dat dit uitgaat van de assumptie dat je zou moeten gaan sparen ter financiering van uitgaven op termijn. Als alternatief zouden we ook (gedeeltelijk) kunnen gaan lenen, en andere financierings-bronnen van de club kunnen aanwenden (bar contract, etc.). Coen van Rooyen vraagt: hebben we daadwerkelijk de ambitie in 2017 een 4e veld te gaan realiseren? George geeft aan dat de eerdere ambities van de stichting daar wel van uit gaan. Dat gaat dan in elk geval om een zandveld. De discussie zou er dan over moeten gaan of RHC ook wat extra’s wil. Indien dat het geval is dan zou ook moeten worden bekeken of RHC die discussie met de leden dan wil hebben of dat deze discussie nu al gevoerd moet worden en de huidige leden daarin moeten worden meegenomen. Koen Caminada brengt het naar voren omdat hij van mening is dat het in de begroting moet worden opgenomen en dat de leden hierover moeten meebeslissen in plaats van er alleen ‘een bestuursding’ van te maken. Dit soort grote processen moeten naar zijn mening ruim tevoren met elkaar worden doorlopen. Vanuit SSRHC is daarop ook aangedrongen, maar Koen ziet nu dat in deze begroting daarover nog niets is opgenomen. Geert-Willem geeft aan dat instemming van de leden hiervoor een vereiste is dus dat dit niet alleen ‘een bestuursding’kan zijn. Martijn Worries vraagt of Koen Caminada als voorzitter van de SSRHC de begroting van RHC dan niet op voorhand heeft gezien. Koen meldt dat hij de begroting van RHC niet vooraf heeft gezien, en juist in de afgelopen periode veelvuldig op het belang van vervangingsinvesteringen heeft gewezen. Geert geeft aan dat het gebruikelijk is om de begroting vóór de ALV aan het bestuur van SSRHC te overleggen maar dat dat dit keer ongelukkigerwijze is misgelopen. Geert-Willem geeft aan dat gezien het eigen vermogen dat RHC momenteel op de bank heeft staan het bestuur van RHC van mening is dat dit eerst moet worden benut en niet al bij voorbaat geld bij leden moet worden opgehaald. Het gesprek hierover moet wel worden aangegaan en er moet geïnventariseerd worden wat de mogelijkheden zijn op termijn (lenen of sparen). Op de uitkomsten daarvan moet een plan gemaakt worden. Het bestuur brengt in stemming: 1) Stemvoorstel om toestemming om ook uitgaven te mogen doen boven €15.000. Het bestuur vraagt wederom goedkeuring aan de ALV om gedurende het seizoen 5
2013-2014 contracten aan te kunnen gaan met kosten groter dan €15.000 met een maximum van €25.000 maar binnen de voorgestelde begroting. Mogelijke voorbeelden zijn: LISA, arbeidscontracten, jeugdherberg (all-in), etc. 2) Contributieverhogingsvoorstel zoals toegelicht op sheet 14 van de presentatie wordt goedgekeurd. 3) Goedkeuring van de begroting 2013/2014. Coen van Rooyen vraagt zich af: in toekomst heeft RHC een grotere wachtlijst dus relatief minder groei in leden en dus contributie. Wordt het niet tijd ieder jaar met inflatie te gaan corrigeren en die beweging al in te gaan zetten? George vraagt zich af of het niet te vroeg is om nu al af te spreken dat het bij inflatie blijft. Met name de terugtrekkende gemeente kan wijzigingen in genoodzaakte contributieverhoging brengen; ergo toekomstige contributie verhoging boven de jaarlijkse inflatie percentage. Frank Gubbens: heeft het bestuur overwogen bijv. ten aanzien van Dames 4 - die niet delen in alle voorzieningen (bijv. zij hebben geen 3 velden nodig en hebben geen direct voordeel bij de uitgaven die RHC doet aan trainers die op jeugd en topteams staan)andere contributieheffingen op te leggen? George bevestigt dit maar over alle lijnen kom je pijnpunten tegen. Moet Dames 1 meer betalen omdat zij betaalde trainer hebben? Verdeel de pijn, is het uitgangspunt. Dit zie je nu ook terug bijv. bij de trimmers die relatief meer verhoging gaan betalen dan de senioren. Ivo geeft ook aan dat het een difuse discussie is. Zou Dames 4 bijvoorbeeld niet weer meer moeten gaan betalen omdat zij gebruik kunnen maken van een pracht nieuw complex? Dit is een discussie waar je niet uit gaat komen, geeft Ivo aan. Martijn Wories denkt dat wanneer RHC volgens het schematisch overzicht contributies aan de onderlijn in de regio blijken te zitten, we toch omhoog moeten in de toekomst. Hij vindt dat op het moment dat we als RHC daadwerkelijk top gaan spelen we dan toekomstig ook de discussie kunnen gaan voeren over tophockeycontributie. Koen Caminada benadrukt dat ongeacht het ambitieniveau van RHC het voor de leden verstandiger zou zijn iets meer door het stof te gaan en meer op te hoesten dan het voorgestelde bedrag van de contributieverhoging dat nu wordt voorgesteld. De gemeente gaat zich terugtrekken en er komen hogere kosten aan. Ivo geeft in reactie op George aan dat hij de voorgestelde verhoging niet als fors ervaart. Het bestuur vindt het voor het overgrote deel van de leden aanmerkelijk groot. Boris geeft aan dit ook vanuit de seniorenlijn regelmatig terug te krijgen. Ivo vraagt vervolgens aan Koen om duidelijk te maken wat er naar zijn mening nu nodig zou zijn om te reserveren. Koen antwoordt dat circa €16.800 kosten per jaar zouden moeten worden gemaakt om het complex op niveau te houden (te weten: alle velden gelijkwaardig aan de kwaliteit van het huidige veld 2). Tegenover deze optie van reserveren staat wat George betreft de optie: we gaan wel naar de bank t.z.t. en krijgen wel een lening. Geld lenen bij de bank voor dit doel lijkt Koen echter niet realistisch dus stelt hij voor nu al een flink stuk te reserveren, zeg minimaal de helft. 6
Geert-Willem vraagt de ALV: zijn er meer mensen die ervoor zijn nu al te gaan reserveren? Hierop komt geen bevestiging uit de ALV. Patrick van Hijkoop suggereert nog om eventueel de jeugdkamp voorziening om te noemen en die te gaan gebruiken als reserve. Het bestuur antwoordt dat dit in de toekomst kan worden overwogen. Ivo Caminada voegt nog graag toe dat hij de opmerking dat deze contributieverhoging slechts het begin is van diverse verhogingen komende jaren ondersteunt. Ivo vindt dat goed voor nu maar dit moet wel gekoppeld gaan worden aan de ambitie. Geert geeft aan dat dit in de bestuursambities voor de ALV van juni 2014 zal volgen. De begroting van RHC wordt in stemming gebracht, daarna de contributie en daarna het stemvoorstel voor toestemming om uitgaven boven €15.000 te mogen doen. Stemming goedkeuring begroting: 1 tegen, 24 voor, 2 onthouding Stemming contributie verhoging: 0 tegen, 25 voor, 2 onthouding Stemming €15.000 mandaat: 0 tegen, 25 voor, 2 onthouding George sluit af met de lange termijn visie. Van belang is onder meer dat er mogelijk accijns verhogingen aan komen van 6%. Dit betekent dat mogelijk de drankprijzen verhoogd zullen moeten gaan worden vanaf 1 januari 2014; nadere informatie volgt.
10. Rondvraag en sluiting Martijn Wories vraagt zich af of de ALV ook via een conference call zou kunnen plaatsvinden. De voorzitter antwoordt dat dit statutair waarschijnlijk wel zou kunnen maar dat dit niet gaat gebeuren. Alita van der Sluijs complimenteert alle mensen van SSRHC, de vereniging en iedereen die zich betrokken voelt voor alles wat hier gebeurd is aan opknappen. Een minpunt is dat het scorebord op veld 1 vaker niet dan wel werkt. Is dit wellicht een taak die bij de manager van het veldbespelende team kan worden neergelegd? Het bestuur neemt deze suggestie mee. Martijn Wories vraagt tenslotte waarom wederom geen reservering voor het opknappen van de speeltuin is gedaan en vraagt het bestuur van RHC en SSRHC hier aandacht aan te besteden. Frank Litjens spreekt een dankwoord. Hij refereert aan de feestelijke opening van de velden op 7 september en al het werk dat daarvoor verricht is. Hij heeft respect voor de wijze waarop vernieuwing in deze tijden van bezuinigingen toch tot stand komen. Hij wenst het bestuur veel wijsheid toe in de financiele keuzes die komend jaar nog op het bestuur zullen afkomen. Om 22.45 uur sluit de voorzitter de vergadering en nodigt hij de deelnemers uit voor een drankje.
7
Aldus vastgesteld te Rijswijk, d.d. 24 juni 2014
Geert-Willem van Weert Voorzitter RHC
Ann-Marie Kühler Secretaris RHC
8
