Notulen van de algemene ledenvergadering 21-11-2006 Aanwezig: Tanja Bergman, Daphne Wittenaar, Jacques ten Dam, Jan Arts, Sander Boers, Ellen Boers, Jeffrey Dokter, Barry Kortekaas, Dorus Zandbergen, Fred Teeuwisse, Hans Zandbergen, Laura van Egmond, Martie Paats, Jeroen van der Geer, Jos Hiel (namens Elzemieke Hiel), Margot van de Pluym. Afwezig met bericht: Paul Zandbergen, Paul van der Zijde, Arjen Boers, Ed van Went, Ellen de Koning, Anja de Boer, Koos Noordermeer, Arie Knetsch
1) Opening: om 19:35 2) Mededelingen: • Martie:De loten zijn voor de helft verkocht. Graag zo snel mogelijk de overige loten en geld aan Martie geven (het liefst a.s. vrijdag). Er wordt nog één avond loten verkocht met een groep mensen op een dinsdagavond in de “burgemeesterwijk”, daarna wordt de lotenverkoop definitief gesloten. Bekendmaking van de datum om de loten op een dinsdag te verkopen vindt plaats via de site en op een repetitieavond. 3) Notulen: • Tekstueel: Geen •
Naar aanleiding van:
Blz. 3: Margot: Karel: Barry: Fred: Hans: Barry:
Blz. 2: Fred:
Wordt er nog wat gedaan met een Pietenband? Daar is geen initiatief in genomen. In de toekomst moet dit wel weer van de grond komen. Verzoek om bij de mensen zelf te rade te gaan en bij de instructie welke mogelijkheden er zijn om dit van de grond te krijgen. Ik ben er mee bezig geweest, maar krijg geen muziek los, dat is een groot probleem. Ik ben er voor de vakantie al mee begonnen maar het heeft maar 4-5 nummers opgeleverd. Er waren in het verleden wel nummers voor de Pietenband. Misschien moet dat met de bibliothecaris bekeken worden. Er zijn nummers aanwezig, maar er moeten alleen nog partijen bij geschreven worden. Ik wil de muziekkapel wel van de grond krijgen. Ga daarmee verder en probeer mensen erbij te betrekken die ons verder kunnen helpen. Een muziekkapel voor de kerst e.d. hoort daar ook bij.
Worden de nieuwe leden nog steeds aangemeld via Wilma van Rijn en Wilma Arts?
Karel:
Wilma van Rijn is daarmee gestopt. Maar als het goed is gaat dat nog steeds via Wilma Arts. Met Wilma Arts is nagenoeg geen contact meer, maar er zijn nog geen andere afspraken over gemaakt. Voorlopig blijft dit nog bij Wilma, tenzij dit niet meer blijkt te werken.
4) Bestuursvoorstel: Het bestuur a.i. stelt het volgende bestuur voor: • Aftredend en herkiesbaar zijn: - Karel Boers (voorzitter) - Leen van den Berg (lid) • Nieuw verkiesbaar zijn: - Ada Knetsch (penningmeester) - Patricia ten Dam (secretaris) - Vacature (coördinator commissies) Opmerkingen hierbij: Er is nog een vacature vrij in het bestuur met als functie coördinator van de commissies. Dit houdt in dat je de commissies aanstuurt tot het uitvoeren van ideeën en plannen; of ze motiveert om plannen te maken. Het is belangrijk een nauw contact te hebben met de commissies en de ideeën en plannen van de commissies met de rest van het bestuur te bespreken, zodat het bestuur zijn goedkeuring kan geven aan plannen van de commissies. In een eerdere vergadering is er gesproken over een bestuurslid die jeugdzaken zal gaan behartigen. Tanja Bergman wil dit wel, maar wil niet in het bestuur. Zij zal een aanspreekpunt zijn voor de jeugd en dingen voor hun regelen. Zij zal een commissie jeugdzaken gaan vormen. Tanja zal bijvoorbeeld ten tijde van examens voor de diploma’s en certificaten zich bemoederen over de jonge leden en ze begeleiden in de vereniging bij de door hun te nemen “hobbels”. Fred heeft de ledenadministratie en donateuradministratie overgenomen. Wijzigingen van telefoonnummers, adressen e.d. graag aan Fred doorgeven. Hij zorgt voor een recente lijst die rouleert onder de leden. Wat betreft de donateurs is er een brief uitgegaan met het verzoek alsnog de donatie te doen van dit jaar. Dit gaat via de banknummers en de bedragen worden niet meer huis aan huis opgehaald. Voor een minimaal bedrag van € 5,- of hoger ben je een jaar lang donateur van VIOS. We hebben nu tegen de 300 donateurs. 5) Toekomst en beleid VIOS • Show en concours • Nieuws vanuit de bestuursvergaderingen zijn te vinden via bestuurspagina op de site • Financiën op orde brengen via maandelijkse update: We hebben momenteel geen idee hoe het financiële plaatje eruit ziet. Daarom willen we maandelijks een update hiervan om zo het overzicht terug te krijgen. Henk Oostdam heeft beloofd om vanavond een financieel verslag tot 1 november (gerealiseerd) en een begroting te presenteren. Hij is echter niet aanwezig en we hebben niets meer van hem vernomen.
De kosten van de laatste tijd zien er ongeveer als volgt uit: Kosten van het oefenweekend: € 1500,Met de fancy fair hebben we ongeveer quitte gedraaid, echter is dit nog niet geheel duidelijk. We weten nog niet of de contributieverhoging ook daadwerkelijk door iedereen wordt uitgevoerd. Dit gaan we de komende tijd controleren. Wat betreft de sectierepetities is er afgesproken dat wanneer je de 2e keer in de maand bij de sectierepetitie bent, je zelf € 5,- betaalt. Dit wordt echter nog niet uitgevoerd. Het wordt nog niet gecontroleerd, maar dat zal wel gaan gebeuren. De instructie kost een hoop geld en dat moet ergens verrekend worden. • PR-plan in samenspraak met ledenwerf, instructie, PR en website: Aan een PR plan om leden te werven is een begin gemaakt, maar moet nog verder uitgewerkt worden. Een grote groep mensen vanuit verschillende commissies moeten dit samen tot uitvoering brengen. Dit komt neer op de leden. Moet verder aan gewerkt worden. Dit is dan ook een taak voor het bestuurslid die de commissies gaat coördineren. Opmerkingen: De ”Kerstinn” wordt heel leuk. We gaan gezellig eten met elkaar, de rest wordt nog een verrassing. Paul van de Zijde heeft de taak van René Rijsbergen overgenomen in de materiaalcommissie. Spullen halen bij ” Music all in” voor de vereniging op rekening van VIOS kan niet meer door iedereen gedaan worden. Dit gaat via Dorus en Paul. De bedragen hoger dan € 50,- worden overlegd met het bestuur. Dorus krijgt een pasje waarmee alléén hij toestemming heeft om spullen te halen voor de vereniging en niemand anders. Opmerkingen/Vragen van de aanwezige leden: Tanja: Het lijkt me handig om met alle mensen om de tafel te gaan die betrokken zijn bij de aanmelding van nieuwe leden, zodat er afspraken gemaakt kunnen worden wie welke informatie verstrekt aan een nieuw lid en vaste afspraken maakt omtrent bijvoorbeeld de borg van het uniform en instrumenten e.d. Nu zijn er twee bedragen van € 60 en € 30 euro voor uniform of instrument, klopt dat? Ik heb zelf al wel het één en ander op papier gezet. Karel: Er moet inderdaad een nieuwe standaard gemaakt worden en daar moet iedereen goed over geïnformeerd worden. 6) Bestuursverkiezing Dit bestuur wil en kan alleen functioneren als de hele vereniging achter dit bestuur staat. Opmerking van Fred: “Als je niet aanwezig bent op de ALV moet je achteraf geen commentaar uitten op het bestuur waarvoor gekozen is. Dan had je maar aanwezig moeten zijn om dit uit te spreken!” Opmerking van Karel: het zou fijn zijn om roddel, achterklap en barpraat te voorkomen, spreek de desbetreffende leden daar dan op aan. Stemming:
Ja, ben voor dit bestuur: 14 Nee, ben tegen dit bestuur: 0 Opmerkingen/vragen: Margot: Wil Karel en Leen complimenteren voor het goed functioneren van het bestuur met z’n tweeën. Martie: Misschien is er nu iemand aanwezig die de vacature al per direct in wil vullen. Dan zijn we voorlopig rond voor de Kamer van Koophandel, want er moet een oneven aantal bestuursleden zijn. Barry: Heeft interesse, maar dat ligt aan de hoeveelheid tijd dat het gaat kosten. Karel: Het zal veelal lobbyen zijn bij commissies op de vrijdag avond. Ook contact via de e-mail houden is goed mogelijk. Jeroen: Heeft ook interesse, maar wil geen verplichtingen en ook bij hem hangt het af van de hoeveelheid tijd dat het gaat kosten. Hij zou voorlopig wel waarnemend willen zijn in deze functie en aan willen kijken hoe de functie bevalt en hoe het gaat lopen. Hij is wel elke vrijdag avond present. Karel: Willen jullie (Jeroen en Barry) dit samen bespreken, wie deze functie wil gaan uitvoeren, zodat het op papier kan worden vastgelegd voor de Kamer van Koophandel. Leen: Het houdt ook in dat je de commissies moet gaan bespelen zodat ze tot initiatief komen om dingen uit te voeren en dit ook blijven doen. Het is niet zo eenvoudig als je denkt, maar wel belangrijk voor de vereniging. Alle commissies samen moeten ook als zodanig kunnen functioneren. Jeroen: Wil gaan bekijken welke commissies er zijn en welke commissies van elkaar afhankelijk zijn. Karel: Dennis Arends wil als adviseur meedenken op afstand via de mail. Jeroen: Is dit spontaan opgekomen, we hebben al zo lang niks van hem gehoord? Karel: Weet ik niet. Wel weet ik dat hij via Ben heeft laten weten interesse te hebben. 7) Rondvaag Leen:
Het huren van een hal kost veel geld. Als er dan een zaal is en er zijn een hoop leden niet aanwezig lijdt dit tot ergernissen en onkosten. Tevens is het effect er dan niet wat je tijdens zo’n repetitie wilt behalen. Dus zorg dat je er dan bent. Jeroen: Je hebt gelijk, maar je bereikt nu alleen de leden die er altijd zijn, want die zijn nu ook hier aanwezig. De mensen waar het om gaat zijn er vanavond ook niet. Karel: Dat is wel zo. Maar als dit zo door gaat zegt de instructie straks ook gedag. Die zien zo geen resultaten en die willen ze wel bereiken. Je hebt als lid verplichtingen aan VIOS. Zoals optredens, een nieuwe show en een concours. Dit hebben we ons zelf opgelegd en moeten we dus ook uitoefenen. Bijvoorbeeld een feestje op een VIOS moment, dan toch eerst even naar VIOS!!!
Leen:
Vrijdag vindt de repetitie plaats in de Dorpskerk. Voor drinken wordt gezorgd. Kosten € 1,- per drankje gaarne direct afrekenen.
Margot: Ik hoor niks over de taptoecommissie? Ik heb er zelf ingezeten en ben wel nieuwsgierig. Wie zijn er uitgenodigd e.d. Karel: Henk zit er in, maar we hebben er nog weinig van vernomen. Martie kan er wel iets meer over vertellen. Martie: Ze hebben nog € 1.500,- nodig voordat de verenigingen gecontracteerd kunnen worden. Wel gehoord dat K&G en Amigo zijn benaderd. Voor 1 februari horen we meer. Barry:
Vorige vergadering is er gesproken over het aankopen van instrumenten, is dat allemaal al rond? Karel: Dat is nog niet rond, maar gaat wel rond komen. Fred:
We zitten midden in de Sinterklaastijd, maar we hebben dit jaar een tekort aan Sinterklazen. Er zijn er nog maar 2 over van de 5. Dit betekent dat het aantal bezoeken gehalveerd is naar 30. De Sinterklazen zitten vol en het schema is bijna rond.
Martie: Voor het oefenweekend is er nog een reisverzekering voor iedereen afgesloten. Maar mochten er leden zijn die zelf een doorlopende reisverzekering hebben dan hoeven deze niet door de vereniging verzekerd te worden, dan wordt er dubbel betaald. Dit wordt binnenkort geïnventariseerd. Martie: A.s. vrijdag ga ik met een paar mensen naar Swetterhage om de opbrengst van de collecte tijdens het kerstconcert van vorig jaar te overhandigen. Daarvan wordt een nieuwe ruimte geopend. Jeroen: Leen:
Naar welk doel gaat het geld van het kerstconcert dit jaar? KIKA
Tanja:
Er gaan geruchten over nog een oefenweekend? Zo ja, kan er dan snel een datum worden geprikt? Karel: Dit zal de weekendcommissie in overleg met instructie en bestuur aangeven. Ik heb al wel in samenspraak met de instructie hier naar gekeken en het 2e of 3e weekend van maart ligt het meest voor de hand. Verder is nog niets bekend, maar het staat gelukkig al wel in de planning. De commissie moet er handjes en voetjes aan gaan geven. De exacte datum en programma zal nog moeten worden vastgesteld en bekend gemaakt. Martie: 02-03-07 is het feest in Zoeterwoude, omdat we met 4 verenigingen een jubileumjaar hebben. Wij doen hier ook aan mee. Wij openen dit d.m.v. een rondgang door het dorp. Voor de leerlingen is het mogelijk ’s nachts te slapen in de Klaverhal. Martie: Aanvraag van 20 mei 2007 een optreden in Frankrijk valt in de Hemelvaartvakantie, maar kan dit doorgaan? Karel: Dat is afhankelijk van de leden en moet nog goed geïnventariseerd worden.
Tanja:
Ook 30 april valt in een vakantie. Hierop moet wel geattendeerd worden. Karel: Gaan we doen. Gemma: Karel:
Kan het bestuur nu weer besluiten nemen? Ja, we zijn geen a.i. bestuur meer.
Ada:
Ik ben niet iedere vrijdag avond aanwezig.
Karel:
Vorig jaar zijn er intensieve sectiegesprekken gehouden. Hier kon je vrij praten over het wel en wee van de vereniging met je sectie. We willen dit weer oppakken. Hoe wordt hier over gedacht? Reactie: Ja, doen. Karel:
Leen:
Ik wil Leen en Martie bedanken voor alle hulp die ze mij de afgelopen tijd gegeven hebben. Het (be)sturen van VIOS met een zeer klein bestuur is een baan naast je gewone werk. Bedankt Karel voor het vele werk dat hij de afgelopen tijd heeft verricht.
Sluiting vergadering: om 20:50uur
