Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Watersport Vereniging Scharendijke, gehouden op zaterdag 17 mei 2014. Aanwezig zijn 72 leden. Verslaglegging: Akke de Graaf 1.
Opening door de voorzitter. De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Er zijn 10 afmeldingen ontvangen. Het afgelopen jaar was een erg bewogen jaar. De voorzitteer spreekt zijn complimenten uit aan Saskia Mooij en Arno de Jonge, die met hem alle activiteiten doorgang hebben laten vinden en de vereniging draaiende hebben gehouden. Tevens zijn er nog drie leden, die geholpen hebben bij diverse evenementen, ook deze mensen dankt de voorzitter hartelijk. Verder merkt de voorzitter op dat de WVS een vereniging is met meer dan 800 leden, maar dat er slechts weinig leden zijn die iets willen doen voor de vereniging, hetzij bestuurlijk, hetzij op een andere manier. Het zal toch van de leden moeten komen om tot een mooie vereniging te komen. Er wordt een minuut stilte gehouden voor de leden die het afgelopen jaar overleden zijn.
2.
Vaststellen van de agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
3.
Verslag BALV 25 mei 2013. Naar aanleiding van het verslag wordt gevraagd naar de taakverdeling tussen de vereniging en de stichting. De voorwaarden die voor de lening waren gesteld waren toen nog niet op schrift gezet. Dat is inmiddels wel gebeurd, maar dit stuk is nog niet ondertekend. Er is een concept overeenkomst en een rekening-courant overeenkomst, die laatste is valide. Tevens is er een nieuwe begroting uitgereikt. De leningovereenkomst, die een achtergestelde lening is, bestaat al sinds 2012. Vanuit de vergadering wordt meegegeven dat de handtekeningen zo spoedig mogelijk gezet dienen te worden. Ten tijde van het opstellen van de jaarrekening is meegedeeld door de accountant dat de rekening-courant valide was. Tekstuele aanpassing: De tekst met betrekking tot de e-mail van de heer P. Meuzelaar kan uit het 1
verslag verwijderd worden. Het verslag wordt, de wijziging in acht nemende, goedgekeurd en vastgesteld onder dankzegging aan de notulist. 4.
Verantwoording kernbestuur opdracht BALV 25 mei 2013. Saskia Mooij licht de verantwoording toe. De lopende zaken, genoemd onder punt 2 van de opdracht, zijn zeker opgepakt, maar dat heeft wel wat moeite gekost. De ledenadministratie moest op orde worden gemaakt. De administratie kwam niet overeen met de regels van het Watersportverbond. Het bestuur van de WVS is toegetreden tot het bestuur van Stichting De Vaete. Hier loopt men regelmatig tegen problemen aan, zo is er momenteel een verzakking van de straat rond het gebouw. Afgelopen winter was er een lekkage van het dak.
5.
Verslag bestuur SJS. Dick de Wilde, die sinds vorige week de nieuwe voorzitter is van de Stichting Jachthaven Scharendijke, brengt verslag uit. Volgens de statuten zou de jaarrekening van de SJS ook gepresenteerd moeten worden tijdens deze ALV. De jaarrekening van de SJS is nog niet gereed, zodra de jaarrekening gereed is, komt deze op de website te staan. Gevraagd wordt waarom de statuten gewijzigd zijn en de verantwoording van de jaarrekening naar de leden toe eruit is gehaald. De statuten van de Stichting Jachthaven Scharendijke zijn aangepast. Om te voorkomen dat het bestuur van de WVS automatisch lid zou zijn van het bestuur van de SJS. De scheiding is zodanig doorgevoerd. Er is wel degelijk een verantwoording van de SJS naar de leden toe en wel is dit geregeld in de leningovereenkomst De heer Jan Prins merkt op, dat bij het opstellen van de statuten het model gevolgd is van bijvoorbeeld een haven aan het Ketelmeer (NKK). Daar zat ook een scheiding in. In het najaar (november) zal de SJS een informatieve avond beleggen, waar de leden informatie krijgen over de toekomst van de haven en de financiën. De Stichting zal zich verantwoorden in deze najaarsvergadering. De verantwoordingsplicht is opgenomen in de leningsovereenkomst. Daarin ligt het recht van de vereniging verankerd als geldverstrekker. Bestuur WVS krijgt volledige openheid van de cijfers SJS, zoals dit in de 2
leningovereenkomst verankerd is. De heer Hugo Scholten (D41) vraagt hoe de ligplaatshouders hun wensen kenbaar kunnen maken in de toekomst. Voorzitter reageert en vindt dat binnen de vereniging de mogelijkheid moet bestaan om wensen en vernieuwingen kenbaar te maken. Bij de havenmeester komt een klachten/wensen dossier te liggen. Tevens kunnen de wensen/klachten kenbaar gemaakt worden op de informatieavond in het najaar. De mogelijkheid is er natuurlijk wensen/klachten digitaal aan te bieden, dan ligt het ook gelijk vast. Binnen de vereniging kunnen natuurlijk ook zaken betreffende de haven behandeld worden. Gevraagd wordt of vast iets op de website kan komen van bovengenoemde ontwikkelingen. Het afgelopen jaar is er in de haven al een en ander gerealiseerd: nieuwe steigers Oude Haven, dit betekent 30 extra ligplaatsen + 6 passantenplaatsen. Nieuwe steiger bij de jachtwerf, deze wordt gebruikt als verkoopsteiger. Leuning plank Oude Haven en een afscherming om stof tegen te houden. Ledverlichting haventerrein, nieuw parkeerterrein naast de jachtwerf. De vijver is gedempt. Op de verkregen extra ruimte kan het volgende worden gerealiseerd, extra parkeerterrein, evenemententerrein en `s winters een deel verhuren aan de jachtwerf voor winteropslag. Verder is gerealiseerd een extra trap vanaf het parkeerterrein aan de Boutlaan, een verkeersdrempel bij de oostelijke toegang naar de haven en een nieuwe website. Een nieuw administratiepakket. Dat is sinds vandaag operationeel. De mogelijkheid voor passanten om via de pin te betalen. Het lange gras zal frequenter gemaaid worden. Werken nog in uitvoering: trappen noordkant voorzien van leuning. Pad bij Westenwind verzakt. Renovatie oude douchegebouw, hier komt invalidentoilet, was- en droogruimte. Per steiger zal een wifi voorziening aangelegd worden. In voorbereiding: Nieuw systeem toegangscontroles aan de haven, upgrading sanitaire voorzieningen. Inrichting terrein rond Westenwind. Voorziening fietsenstalling. Friethok Oude Haven wordt gesloopt en er zal nagedacht moeten worden 3
over herinrichting van dit terrein. Nadenken over een camera beveiligingssysteem voor de haven. Iemend vraagt de kijekn naar de elektriciteit. Momenteel zit er een 6 ampère zekering in de elektriciteitskast. Er zijn mensen die dit onvoldoende vinden, want een normale stofzuiger kun je niet gebruiken, terwijl dat af en toe wel wenselijk is. Deze vraag wordt meegenomen. (in november komt men hierop terug) Toelichting toegangscontrole: dit zou via de slagbomen kunnen gaan werken. Binnenkort gaat het bestuur van de SJS eens kijken o.a. bij de Julianahoeve. Hiervoor zal een voorstel in de vergadering van november komen. Mevrouw Louise Molleman merkt op dat in het Havenreglement genoemd staat dat schepen niet te ver mogen uitsteken boven de steiger. Misschien kan daar beter op gelet worden door de leden. Geruime tijd geleden zijn de leden geïnformeerd dat, als men niet aan boord is, de stroom eruit moet. Nadrukkelijk wordt verzocht hier ook op te letten. 6.
Statutenwijziging en wijziging Huishoudelijk Reglement WVS. De wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement en de Statuten zijn tot stand gekomen in samenwerking met de heren Tom de Bode en Jan Prins. Hier en daar is wat modernisering doorgevoerd. De volgende artikelen van de Statuten zijn gewijzigd. Artikel 4 lid 3: “Het Bestuur houdt een register bij, waarin de namen en adressen van alle leden, gezinsleden en de in artikel 5. genoemde personen zijn opgenomen”. Is verhuisd naar Artikel 7 (op verzoek van het Watersportverbond). Artikel 10: De jaarlijkse bijdrage werd via de WVS geïnd, dat is gewijzigd in de SJS. Artikel 12: Bestuursleden mogen niet langer dan 9 jaar (3 jaar zitting en tweemaal verlengen) in het bestuur zitting nemen. Artikel 14: hierin stond een bepaald geldbedrag genoemd, waarvoor toestemming moest worden gegeven door de ALV. Dit geldbedrag is verwijderd. Artikel 15: de bewaartermijn is gewijzigd in 7 jaar in plaats van 10 jaar. 4
Artikel 16: de commissie van Goede Diensten is gewijzigd in Raad van Advies. Artikel 20: De oproeping van de ALV zal in de toekomst via e-mail plaatsvinden. Als mensen toch de stukken per post willen ontvangen , zal dit kenbaar gemaakt dienen te worden aan het bestuur. Artikel 21: ook een statutenwijziging zal via e-mail aan de leden kenbaar gemaakt worden. Artikel 24: “schriftelijk” betekent ook per e-mail ofper telefax. De Algemene Ledenvergadering dient akkoord te gaan met deze Statutenwijziging. De heer Koppert vraagt of alle e-mailadressen bekend zijn. Via de site kan men het e-mail adres doorgeven. Er is een nieuw softwarepakket voor de ledenadministratie in gebruik genomen. De komende periode zal een actie gehouden worden om de gegevens van de leden up to date te maken. De heer Jan Prins verzoekt om de actie, die er aan staat te komen, nog eenmaal via de normale post te verzenden. (actiepunt) De wijzigingen in de Statuten worden unaniem aangenomen. Huishoudelijk Reglement. Artikel 6: de ligplaatsen worden toegewezen door de SJS. De Stichting doet ook de ligplaatsregistratie.
Artikel 10: commissie van Goede diensten is gewijzigd in Raad van Advies. Artikel 13: De contributie wordt geïnd door de SJS. Er wordt één rekening verzonden voor het lidmaatschap en het liggeld. Artikel 15: De ligplaatsen worden toegewezen door de SJS. Het bestuur van de Vereniging kan leden voordragen, om een ligplaats te krijgen. Artikel 17: “schriftelijk” betekent ook per e-mail of per telefax. De wijzigingen in het HH worden unaniem akkoord verklaard. 7.
Jaarverslag WVS en Stichting de Vaete 2013. Er is een nieuwe jaarrekening uitgedeeld, omdat er een omissie in de balans zat. 5
De jaarrekening van de SJS zal binnenkort op de website geplaatst worden. De heer Tom de Bode dankt in eerste instantie het bestuur voor het verrichten van heel veel werk het afgelopen jaar. Verder merkt hij op dat hij naar aanleiding van de jaarrekening concludeert dat de WVS technisch failliet is, de vereniging kan haar schulden niet meer voldoen. Voorzitter vraagt aan de steller hiervan of de cijfers niet jarenlang zijn toezicht hebben gehad.De vereniging heeft een bedrag van € 285.000 als achtergestelde lening verstrekt aan de SJS en een rekeningcourantschuld aan de SJS. In de overeenkomst met de Rabobank staat dat er geen aflossingen zullen plaatsvinden op deze lening, zodat beide bedragen niet met elkaar verrekend mogen worden. Op de jaarrekening zijn hoge administratie- en verenigingskosten te zien en ook hoge bestuursvergoedingen. In het verleden is het altijd zo geweest dat er per bestuurslid een onkostenvergoeding voor onbenoemde kosten van € 200,00 werd vergoed. De heer Tom de Bode is van mening dat voor de hoge bestuursvergoeding akkoord verkregen dient te worden van de ALV. De penningmeester, Arno de Jonge beantwoordt de vragen. De liggelden van het jaar 2012 moesten nog aan de gemeente betaald worden en zijn dus in de jaarrekening van 2013 verwerkt. De bank geeft geen toestemming om een verschil te verrekenen met een achtergestelde lening. Transitorische kosten. De vorige penningmeester heeft zijn functie neergelegd. Toen is de financiële administratie van de Vereniging bij een administratiekantoor neergelegd. Dat bracht veel extra kosten met zich mee. Op de vraag over de hoge bestuursvergoedingen geeft de voorzitter antwoord. De nieuwe bestuursleden zijn vorig jaar benoemd tijdens de Bijzondere Algemene Ledenvergadering. Nadat de nieuwe bestuursleden enige tijd in functie waren hebben zij geïnventariseerd welke werkelijke kosten zij maakten. Ook heeft men toen onderzocht wat men aan onbelaste vergoedingen mag ontvangen op jaarbasis voor vrijwilligerswerk. Jaarlijks mag € 1.500 onbelast gegeven worden voor vrijwilligerswerk. De € 1.500 is in het leven geroepen voor de niet benoemde kosten. De heer Tom de Bode stelt voor dat de ALV niet akkoord gaat met de € 1.500 voor gemaakte kosten, maar wat niet gespecificeerd is. Gevraagd wordt of de bestuursleden hun gemaakte kosten kunnen specificeren. De bestuursleden van de Watersportvereniging zijn ook lid van het bestuur 6
van Stichting De Vaete. Gevraagd wordt of zij daar ook de werkelijk gemaakte kosten kunnen declareren. De voorzitter reageert hierop. Het afgelopen jaar is geen doorsnee jaar geweest voor het interim bestuur. Hij denkt er niet over de realisatie van het afgelopen jaar aan te passen (financieel), want dat betekent dat de jaarrekening 2013 nu niet goedgekeurd kan worden. De heer Jan Prins is van mening dat deze regeling lijnrecht ingaat tegen wat er in de statuten staat. De begroting is gewijzigd, waarvoor de ledenvergadering akkoord had moeten geven. De heer Jan Prins sluit zich aan bij het standpunt van de vorige spreker. Over een structurele wijziging moet door de ALV een goedkeuring gevraagd worden. De heer Jan Prins maakt ernstig bezwaar, zoals nu over de gemaakte kosten wordt heen gestapt. Gevraagd wordt of in de begroting voor 2014 de bestuurskosten voor € 1.400 opgenomen kunnen worden, zoals in het verleden gebruikelijk € 200 per bestuurslid. In het verleden bestond het bestuur uit 7 leden, dat is nu teruggebracht naar 3. Het huidige bestuur heeft gekeken naar een regeling die hierin kan voorzien. Er zijn tenslotte ook leden die belangeloos hun diensten aan de vereniging bieden. De heer Richard Verkerk vraagt of de bestuursleden inzicht kunnen verschaffen in de werkelijk gemaakte onkosten over het afgelopen jaar. Opgemerkt wordt dat de jaarrekening nu vastgesteld dient te worden. Het voorstel over de te ontvangen bestuursvergoeding zal opnieuw gemaakt worden met het oog op de toekomst. De heer Tom de Bode merkt op dat het samenstellen van de jaarrekening uitbesteed wordt, terwijl dat in het verleden door een eigen lid (accountant) gedaan werd. Er is genoeg kennis binnen de vereniging om de jaarrekening op te stellen, in principe hoeft dat niet uitbesteed te worden aan een duur kantoor.
8.
Verslag kascontrolecommissie. De heer Jacco van de Visser doet namens de kascontrolecommissie het woord. De kascontrolecommissie vraagt décharge van de ALV voor de penningmeester over het boekjaar 2013. Aan de kascontrolecommissie wordt een nieuw lid toegevoegd, de heer 7
Richard Prins.
9.
Vaststellen jaarrekening 2013. De voorzitter wil komen tot het vaststellen van de jaarrekening. Er stemmen 35 leden voor de jaarrekening, 12 stemmen zijn tegen. De jaarrekening wordt vastgesteld.
10. Vaststellen begroting 2014 WVS. Het bestuur gaat het komende jaar uit 5 mensen bestaan. De voorzitter vraagt goedkeuring voor de begroting 2014. De heer Jan Prins vraagt enige toelichting. De voorzitter laat het bedrag van € 1.500 onkostenvergoeding per bestuurslid los en wil dit bedrag opnieuw bekijken. De voorzitter reageert op de vraag van de heer Jan Prins. Op de begroting 2014 is opgenomen voor bestuurskosten een bedrag van € 4.000. Het komende jaar zullen 5 mensen deel uitmaken van de bestuur van de WVS, dus er zullen ook meer kosten worden gemaakt. De heer Frans van der Kruk stelt voor een bedrag vast te stellen voor bestuursvergoeding op jaarbasis. De heer Tom de Bode merkt op dat de bestuursleden van de WVS ook in het bestuur zitten van Stichting de Vaete. Hij vraagt of deze bestuursvergoeding geldt voor beide bestuursfuncties? De heer Tom de Bode is er voorstander voor om alles transparant te houden. De heer Sjaak Soldaat vraagt wat het de leden waard is dat er mensen opstaan voor een bestuursplaats. De begroting wordt, met de opmerking van 2014, aangenomen. 11. Benoeming nieuw bestuur. De voorzitter bedankt Saskia Mooij voor het invullen het afgelopen jaar van het secretariaat. Arno de Jonge (penningmeester) treedt af, maar niet voordat de nieuwe penningmeester goed is ingewerkt. Nieuwe bestuursleden: Nick Hubers, Christoph Aufdemkampf, Giel Luja De voorzitter blijft het komend jaar aan. 8
Het komend jaar zal er een enquête uitgebracht worden, die de leden in gaan vullen, zodat het bestuur weet welke wensen leven onder de leden van de vereniging. De vacature van secretaris blijft nog open. Als tweede secretaris wordt benoemd Christoph Aufdemkampf Penningmeester wordt Giel Luja. Arno de Jonge zal hem in gaan werken en zorgen voor een goede overdracht. Nick Hubers wordt gewoon bestuurslid. Hij heeft zich al jaren ingezet voor het jeugdzeilen. Arno de Jonge blijft momenteel zitten als algemeen bestuurslid, werkt de penningmeester in en zal dan aftreden. 12. Benoeming nieuw lid kascontrole-commissie. Dit agendapunt is reeds eerder in de vergadering afgehandeld. 13. Uit de jeugdcommissie. Nick Hubers doet verslag vanuit de jeugdcommissie. Ongeveer 60 kinderen hebben weer deelgenomen aan de zeilweken het afgelopen seizoen. De zeilweken voor het jaar 2014 zijn ook alweer volgeboekt. De vereniging heeft een mooie aankoop gedaan van vier optimisten. Aan leden, die geen optimist hebben, wordt er een uitgeleend. Wellicht kan ook een zeilevenement voor de jeugd in het najaar georganiseerd worden. Wedstrijdbegeleiding. Diverse wedstrijden zijn begeleid met de Joker, o.a. de Benelux, de Internationale Opti Spring Regatta Spirit en voor het eerst de Nieuwpoort week. 14. Wat verder ter tafel komt/ rondvraag. De heer Richard Verkerk merkt op dat het jaarverslag van Stichting De Vaete niet is behandeld. Het jaarverslag bestaat met name uit lasten van gas, elektra en verzekeringen. Er waren twee afrekenposten waar verschillen in zaten. Met name de posten van de Delta leveren een aardige afwijking op. (voordeel) De heer Frans van der Kruk merkt op dat een van zijn laatste taken als havencommissaris is geweest het opvragen van offertes voor aanschaf van een AED. Is er nog iets gedaan met deze offertes, want hij constateert dat er nog steeds geen AED is op het haventerrein. 9
De voorzitter van de SJS deelt mee dat in het havenkantoor een AED wordt opgehangen. De havenmeesters krijgen hiervoor een opleiding. Er is nog discussie of er tevens een AED in de hal van het clubhuis gehangen dient te worden. Het punt van de tweede AED zal meegenomen worden in de vergadering van SJS van dit najaar. De heer Kees Sandberg merkt op dat de KNWV bijdrage betaald wordt door alle leden. Hij vraagt zich af waarom hij geen pasje heeft ontvangen voor het jaar 2014. Verder heeft de heer Kees Sandberg een verzoek aan het bestuur. De heer Jan Prins heeft het afgelopen jaar als katalysator gefungeerd voor de WVS. De heer Kees Sandberg vindt het heel vervelend dat de heer Prins de zaal heeft verlaten en zelfs zijn lidmaatschap heeft opgezegd. De voorzitter zal binnenkort een afspraak maken met de heer Prins om de verschillen van mening uit te praten. Richard Prins (volgens mij Jacco van de Visser) stelt de traditie aan de orde dat de ALV standaard gehouden wordt op zaterdagmiddag 14.00 uur. Een erg ongelukkig tijdstip. Is het mogelijk de ALV naar bijvoorbeeld een avond te verplaatsen. Een andere mogelijkheid zou zaterdagmorgen kunnen zijn. Dit wordt in overweging genomen. 15. Sluiting. Niets mee aan de orde zijnde sluit de voorzitter de ALV om 16.00 uur en dankt ieder voor zijn/haar inbreng.
Scharendijke, d.d.
Voorzitter: A.F. Heeris
Secretaris:
10
