Notulen Algemene Ledenvergadering Vereniging van Image Professionals

Notulen Algemene Ledenvergadering Vereniging van Image Professionals -----------------------------------------------------------------------------------------------Datum: maandag 14 april 2014 Locatie: Hilton Royal Park Hotel Soesterduinen ------------------------------------------------------------------------------------------------Aanwezig bestuur: Karin van Paassen, Lisette Goes, Lyda Bakker, Carla v.d. Puttelaar, Juliëtte Kouters, Marieke Blok. Leden: Sascha Bertus, Simone Beune-Tiehatten, Marja Bode, Witha Bolijn, Marga Braamse, Jolanda Bras, Marianne Dupont, Emmy van Egteren, Karin Frensch, Mathilda van der Goes, Ada de Groot, Gina Hilkman, Elisabeth Kaempffer, Ricky Kamphorst, Marijke Niesing, Trees van Nunen, Jans Post, Joyce Regensburg, Miranda Roijakkers, Agnes Sterkenburg, Riet de Vlieger, Renée van Zandvoort, Elise Zeestraten. Afwezig m.k.: Madelène Bikker, Wanda Boltje, Wilma Bouwman, Regine ter Braak, Imke van Bree, Vanessa Bronkhorst, Nellinda van Egmond, Eveline Frederix, Marije Gerdes, Irma van Gruijthuijsen, Donna Haster, Gerda Herbots, Janine Hermens, Miranda Hillen, Greet Hoogeveen, Regina Jeekel, Karen Ket, Marie-Jose Koenders, Janny ter Meer, Nicole Mochèl, Dianne van Nes, Tiny Oostindie-Bos, Mascha Oremus, Astrid Peters, Conny Postma, Annemieke van Ringelestijn, Myriam Ruegg, Foekje Schakel, Yvonne Stoevelaar, Leny Teuling-Dikkers, Sonja Tielenburg, Janine Valk, Mariëlle Veerbeek, Saskia Verbruggen, Henriette Visser, Ellen Vorenkamp. 1

Opening vergadering

De voorzitter opent de vergadering om 15.55 uur en heet de leden hartelijk welkom, er zijn 4 nieuwe leden aanwezig, die zich al tijdens de workshop voor hebben gesteld. De voorzitter biedt allereerst excuses aan over de verwarring rondom de datum. Oorzaak is de locatiewijziging. Daardoor is de opkomst misschien niet zo groot als verwacht, maar fijn dat jullie er allemaal zijn. En meld dat er het afgelopen jaar veel werk is verzet, dat er stappen zijn gezet richting professionalisering en zichtbaarheid. Dat we er nog niet zijn, maar wel op de goede weg. Met zijn allen zijn wij de vereniging en niet alleen het bestuur. Wij hebben elkaar nodig. We gaan samen op pad, maar eerst vergaderen. 2

Ingekomen stukken en mededelingen

Vanessa Bronckhorst is bevallen van een tweeling, de meisjes Ivy en Tess. Bestuur zal een kaartje sturen namens de VIP. De secretaris verlaat de vergadering om 18.00 uur vanwege een andere bijeenkomst. 3

Goedkeuren notulen 11-04-2013

De leden konden vooraf vragen indienen die betrekking hadden op de notulen en het financiële jaarverslag. Er zijn geen vragen binnengekomen. Wel een opmerking: de naam van Agnes Sterkenburg is op verschillende onderdelen verkeerd genotuleerd. De notulen worden na genoemde correctie goedgekeurd en vastgesteld, met dank aan de notulist. MD had moeite met het ophalen van het PDF bestand. Mocht dat weer voorkomen dan meteen een melding van maken zodat we het bestand op een andere manier kunnen verzenden. Ook wordt gemeld dat de link [email protected] niet werkt. Dat klopt, het is een niet bestaande link. WB vraagt waar ze het logo van de welnessbon kan vinden. CvP stuurt het logo op. 4

Jaarverslag bestuur

Secretaris Lyda Bakker: Het bestuur heeft het afgelopen jaar 10 keer vergaderd en de lengte van de vergadering varieerde tussen de 4 en 6 uur. De vergaderingen zijn structureel verbeterd. De notulen zijn door de secretaris verwerkt en opgeslagen. Doelstelling voor het komend jaar is om korter te vergaderen. Het bestuur heeft een brainstorm dag gehad met Jolanda Philipse van K-Trends om een

beleidsplan te ontwikkelen. We hebben een gratis sessie gehad met Bart Maussen van Dutch PR Group, er is een gesprek geweest met Herbert van Hoogdalem en er is een presentatie bijgewoond van Rebecca Kanne. Op deze manier hebben we onderzocht welke mogelijkheden de vereniging heeft om te professionaliseren. Het beleidsplan vormt in ieder geval een goed uitgangspunt voor het bestuur en de richting van de VIP. Ledenbestand begin 2013: 192, eind 2013 op 199. Leden opgezegd 2013:18. Nieuwe leden 2013:25. Bestuurslid PR Lisette Goes: De Commissie PR is tot stand gekomen: Nicole Mochèl en Dorine Boudewijn hebben zich aangesloten. PR activiteiten 2013: - verzenden van de Nieuwsflits, uitnodigingen workshops en ALV inclusief diverse reminders, het aantal verzonden berichten is daardoor met ruim 200% toegenomen. - Persberichten laten schrijven (o.a. voor Int. Image Consultant Day) voor zowel de landelijke en regionale pers als voor de klanten en prospects van onze leden. - onderhouden van de LinkedIn account, Twitter en Facebook, vergroten zichtbaarheid. Scheidend bestuurslid Scholing & professionalisering Marieke Blok: 22 januari: Carla Mathis voor de 1e keer een collegetour en Joyce Regenburg heeft de VIP Award gewonnen vanwege haar vele werk voor het BCP en cie Kwaliteit. 11 april: Jolanda Wicherson met de workshop: Acquisitie, gevolgd door de ALV. 11 juni: Monica Wardenaar met de workshop: Kijk en herken de verschillende Menstypen. 12 september: Christine Boland met Trendlezing. 12 november Aukje Reinders met de ochtend/middag workshop: de kunst van het vragen stellen. Vraag van JR: Aukje heeft een poll met een onderzoek naar interesse voor een tweede deel verstuurd. Antwoord: daar is nog niets mee gedaan. Nieuw bestuurslid Scholing & professionalisering Juliette Kouters: 21 januari: Carla Mathis voor de 2e keer een collegetour en de VIP Award is uitgereikt aan Eva Hollander, zij heeft het vak o.a. een boost gegeven met haar opleiding en boek. 14 april: heeft Albert Eekers ons het Canvas Business model uitgelegd. 10 juni: Sabine van Egeraat met Het presenteren van een krachtige boodschap. 8 september: trendlezing van Christine Boland. Verzoek aan de leden om niet-leden uit te nodigen (ook via facebook of LinkedIn). Voor buitenstaanders is dit een zeer interessante presentatie voor relatief weinig geld. Tevens is dit een mogelijkheid voor de VIP om extra inkomsten te genereren. 20 november: Workshop Online imago en zichtbaarheid. Activiteiten sinds december 2013 - Samenstelling en uitvoering workshopprogramma 2014 inclusief locaties en workshopleiders. - Budgettering: 2 van de 5 workshops waren al gepland. In jan met Carla Mathis en in september met Christine Boland. Ruim 60% van het budget is aan deze workshops besteed. De overige 3 workshops moeten dus goedkoper zijn. Doel voor 2015: betere verdeling. - Thema’s bepalen: op basis van de enquête najaar 2013. Heeft geresulteerd in slogan: “Met de VIP business proof in 2014”. - Locaties regelen: naast ‘t Veerhuis nu ook Hilton. Hilton is op maandag en vrijdag goedkoper dan ’t Veerhuis. - Data plannen: rommelige start werd veroorzaakt door het schuiven met data om de kosten per locatie zo laag mogelijk te kunnen houden. Data voor 2014 zijn nu definitief. - Upgrade online PR om zoveel mogelijk voordeel uit de social media te halen. De LinkedIn van de VIP wordt met een zakelijke pagina opgezet. De discussiegroep op LinkedIn blijft, de rest wordt opnieuw opgestart. Verzoek aan de leden om zoveel mogelijk te delen via social media. Samen zijn we sterker. - We hebben een bezoek gebracht aan InRetail om te onderzoeken of we kunnen samen werken. Dit onderzoek loopt nog.

5

Financieel jaarverslag en jaarrekening 2013

Ook hier kon men vooraf vragen indienen. SBT heeft moeite om haar vragen te formuleren en wil ze toch nu stellen. Ze was nl. nogal geschrokken van het eigen vermogen, wat flink geslonken is. Er zijn afgelopen jaar veel stappen zijn gemaakt en er is geïnvesteerd in de website, en aan het ontwikkelen van nieuw beleid. Ook het BCP heeft veel geld gekost. Verder heeft de VIP te maken met een aantal leden die niet betalen, en het ledenaantal is minder gestegen dan was begroot. RdV: het is zaak om de begroting te bewaken, daar geven de leden fiat op. Voor kosten boven de 3000,- vraagt het bestuur om permissie. Nu waren het kleinere bedragen bij elkaar. In totaal is €8000,- uitgegeven, om de vereniging te professionaliseren. Om de kosten laag te houden hebben we het vullen van de website door een VIP-lid laten doen. Door iemand van buiten laten doen kost veel geld. Ze kende het hele systeem goed en daar hebben we gebruik van gemaakt. Komend jaar is het doel: nieuwe leden aantrekken en meer geld te genereren. 6

Verslag kascommissie

Het woord is aan de kascommissie: Vanessa Bronkhorst en Marielle Veerbeek waren afwezig m.k. Agnes Sterkenburg en Renée van Zandvoort zijn aanwezig en hebben de stukken gecontroleerd en goedgekeurd. Zij verlenen de penningmeester decharge. 7

Vaststellen nieuwe kascommissie

Vanessa Bronkhorst en Mariëlle Veerbeek treden af. Agnes Sterkenburg en Renée van Zandvoort blijven nog een jaar in de kascommissie. Marga Braamse sluit zich hierbij aan. 8

Aftreden en verkiezen bestuursleden

Marieke Blok is vervroegd afgetreden als Bestuurslid Scholing & Professionalisering, te weten mei 2013. Als dank voor het 7 jaar organiseren en verzorgen van vele interessante workshops, krijgt zij een afscheidscadeau en een bos bloemen. Juliette Kouters heeft zich als enige kandidaat aangemeld voor deze functie. De meerderheid stemt toe dat Juliette deze functie gaat vervullen. Ze heeft zich inmiddels al bewezen in haar interim functie. Carla van den Puttelaar treedt af als penningmeester, zij heeft deze functie 5 jaar vervuld. Naast het penningmeesterschap hielp zij met het opstellen van het beleid en had zij zitting in de commissie Kwaliteit. Zij wordt bedankt voor haar onvermoeibare inzet met een afscheidscadeau en een bos bloemen. Niemand heeft zich kandidaat gesteld voor deze functie. De andere bestuursleden krijgen haar taken er tijdelijk bij. De secretaris verwerkt en verzendt de facturen eind dit jaar. RdV meldt dat de functie qua tijdsdruk betreft wel meevalt . Er zijn 3 pieken (ALV, LOIC en facturatie leden) en tussendoor is het rustig. We blijven oproepen plaatsen! Tijdens de volgende ALV treedt de voorzitter af. Haar termijn van 8 jaar zit er dan op. Er wordt gevraagd hier vast over na te denken. Wie gaat haar opvolgen? Een bestuur zonder penningmeester en voorzitter kan niet voort blijven bestaan. 9

Beroepscompetitie profiel (BCP) door Joyce Regensburg

Hoe het BCP tot stand is gekomen wordt nog een keer uitgelegd vooral voor de nieuwe leden, en wat het voor het beroep betekent. Vorig jaar is m.b.v. de leden het concept tot stand gekomen. De versie van september was te mager. Het KOC heeft geholpen om verbeteringen aan te brengen. In oktober 2013 is gestart met 25 opleiders om tot een samenwerking te komen. Op 23 juni staat een volgende meeting gepland. De status van het document is nu definitief en leidend voor de image consultant. Het BCP kan indien nodig jaarlijks worden bijgesteld. De volgende fase is het ontwikkelen van een landelijk examen. Er is zeker nog 2 jaar nodig om dit te realiseren. Volgens RdV is er al veel ontwikkeld door AICI. Dit gegeven wordt meegenomen in het onderzoek. De commissie kwaliteit zoekt voor de bijeenkomst met de opleiders op 23 juni twee nieuwe collega’s. Anneke Dercksen stopt per direct en Joyce Regensburg stopt per 1 september.

10

Evaluatieverslag van de LOIC-dag 10 maart jl.

De commissie is m.k. afwezig. Het verslag wordt voorgelezen door Lisette. LOIC is goed bezocht door 125 deelnemers en er was een infomarkt met 26 stands. Er zijn 40 enquête formulieren ingevuld waarvan 6 formulieren van de standhouders. Hiermee wordt een goed beeld weergegeven van de ervaringen van deelnemers en standhouders. De keuzemogelijkheid om alleen aan het ochtend-/middagprogramma of de hele dag deel te nemen werd zeer gewaardeerd. Trendwatcher Richard Lamb kreeg zijn toehoorders mee in het nadenken over ‘Trends verwacht en Imagebuilding’, 75% van de deelnemers vond de lezing interessant. Een kanttekening werd geplaatst bij de aansluiting op ons image vak. Sommigen misten de verdieping in zijn publiek, anderen werden niet geïnspireerd. Een klein percentage vond dat hij het wel leuk bracht, maar het niet nieuw was. Er waren workshops met als onderwerp: ‘wat zegt jouw stem’, Moulage, kapsel en gezichtsvorm, fashion- versus imagostyling, boodschap van je innerlijke kleur en Beeld zegt meer dan 1000 woorden. De workshops werden beoordeeld van voldoende tot zeer goed. De variëteit van het aanbod werd positief beoordeeld. De workshop Moulage werd met een 9 als beste beoordeeld. De workshop Fashion versus Imagostyling en Beeld zegt meer dan 1000 woorden, werden beiden met een 6 beoordeeld. ‘t Veerhuis als locatie: de ruimte is prettig en gezellig, met een aantekening dat er te weinig ruimte langs de stand was gehouden. Positief beoordeeld is dat de koffie, lunch en afsluiting in één en dezelfde ruimte werd gehouden net als de inspiratiemarkt zodat er continue mensen bij de stands aanwezig waren. Sommigen vonden het aanbod niet vernieuwend, anderen waren juist zeer te spreken over het gevarieerde aanbod. Daarbij is de wens uitgesproken om het aanbod uit te breiden met bijvoorbeeld lingerie en brilmonturen. De beoordeling van de catering loopt sterk uiteen. De temperatuur van de koffie en thee liet te wensen over, kannen waren sneller leeg dan verwacht. De vermeldingen op de website en Facebook worden als plezierig en informatief beoordeeld. Een vraag van een van de leden is of de LOIC website een onderdeel kan zijn van de website van de VIP. Een mooie uitdaging voor de commissie om deze enquête uitslag mee te nemen bij het samenstellen van het nieuwe programma voor de volgende LOIC. Er ligt een duidelijk draaiboek en alle documentatie zit bij elkaar in een map. Teleurstellend is het percentage van 77,5% van deelnemers die geen bijdrage willen of kunnen leveren aan het organiseren van de volgende LOIC. Omdat een LOIC veel tijd, energie en geld kost is het voorstel van het bestuur om dit evenement voortaan om de twee jaar te organiseren maar de infomarkt wel jaarlijks te doen en eventueel te koppelen aan de ALV. De aanwezige leden stemmen voor dit voorstel. De volgende LOIC zal georganiseerd worden in 2016 en een infomarkt in 2015. 11

Beleidsplan/stemmen PZO/HH-reglement

a. De leden hebben het beleidsplan samen met de agenda en notulen ontvangen. Het plan wordt toegelicht. RdV mist de helft van de doelstellingen. Bestuur geeft aan dat de doelstellingen zijn verwerkt in het strategisch plan. We willen een buzz met elkaar, hier zijn veel meer mensen nodig om zo’n buzz te bereiken. WB vraagt hoeveel Image Consultants er zijn in het land. CvdP denkt aan 2000 waarvan er 10% lid is van de VIP. Daar horen ook de parttimers bij. RdV is het niet eens met de swot analyse/treath: AICI en FIPI. Bestuur antwoord dat dit niet als een echte bedreiging is bedoeld maar juist ook een kans kan zijn. En dat het ook niet zo zwart/wit is als nu geformuleerd wordt, ligt misschien aan de woordkeuze. De secretaris verlaat de ALV en Juliette neemt het notuleren over.

Strategisch plan wordt toegelicht, welke doelstellingen zijn geformuleerd: 1. Nieuwe leden werven Ideeën van de aanwezige leden op deze doelstelling WB: mensen die hun opleiding afronden, laat de opleider hen adviseren om direct lid te worden van de VIP. JR: Geef ze een boek cadeau. MB: 1 x gratis workshop VIP ter kennismaking. JP: laat de opleidingskosten inclusief lidmaatschap VIP zijn SB: buddy-project: meelopen met een VIP-lid 2. Inkomsten verhogen Ideeën van de aanwezige leden op deze doelstelling WB: contributie VIP niet verhogen. Mensen die van ver komen kiezen er vaak niet voor om voor een workshop van 2 uur helemaal naar het midden van NL te komen. MB: niet alle workshops zijn van hetzelfde niveau. 3. Zichtbaarheid verhogen 4. Kostenbesparing b. Lidmaatschap PZO. Gezien de huidige financiële situatie van de VIP willen we het lidmaatschap beëindigen. Via de Makro kun je individueel lid worden. Met meerderheid van stemmen wordt besloten het lidmaatschap te beëindigen per 1 juli 2014. JR: geeft aan dat zij webhosting kan verzorgen voor € 35,00 per jaar. c. Het huishoudelijk reglement wordt na stemming goedgekeurd waarbij opgemerkt wordt dat punt 3 uit artikel 7 wordt verwijderd en punt 4.4 gewijzigd. 12

Rondvraag

Hoe zijn de ervaringen met de beauty & welnessbon? AdG: heeft een klant gehad die de bon in het kerstpakket had ontvangen. Heeft dit als positief ervaren. WB: Hilton is een fijne locatie (gezien ligging, reistijd voor haar) Niet alle mensen uit het noorden komen naar de workshops of ALV omdat het toch wel een afstand is. Zij hebben onderling image dagen waarop ze elkaar ontmoeten. 13

Sluiting

De voorzitter sluit om 19.00 uur de vergadering met dank aan alle leden Image Consultants voor hun inbreng. En benadrukt nog even dat we geschiedenis hebben geschreven met het beroepscompententieprofiel voor ons vak. Dat we ons nu met trots zo mogen noemen. Wenst iedereen hierna een goede thuisreis en tot ziens beneden in de bar of op de 10e juni in Nieuwegein.