Notulen algemene ledenvergadering ADCA vereniging 2014

Notulen algemene ledenvergadering ADCA vereniging 2014 Datum: Locatie: Voorzitter: Notulist:

24 mei 2014 Hotel Bergse Bossen in Driebergen Ewout Brunt Willemien Uijl

1. Opening door de voorzitter dhr. Ewout Brunt Ewout Brunt opent de vergadering en heet allen hartelijk welkom. Hij staat kort stil bij het feit dat 6 mei jl. de ADCA vereniging 20 jaar bestond. Iedereen heeft om deze reden bij de inschrijving een presentje gekregen. Ewout memoreert dat Cor en Bep Meinders, samen met Henk en Helen Rikken de ADCA vereniging hebben opgericht. Cor en Bep stelden lange tijd hun huis ter beschikking, onder andere voor vergaderingen en lotgenotencontact. Helaas is Cor op 11 maart 2013 en Bep op 14 oktober 2013 overleden. Cor is voorzitter geweest tot en met 2010 en Bep was tot dat zelfde jaar secretaris. Zij hebben beiden 16 jaar veel betekend voor de ADCA vereniging. Op 23 november 2013 is het huidige bestuur benoemd en zij hebben als eerste taak gekregen om de koers te hervinden. Dit is een lastig traject geweest, er moest nog veel worden afgewikkeld en ondertussen dingen opgezet worden. Er is onder andere de financiële afwikkeling van FBPN in Nijkerk geweest en het onderbrengen van de financiën bij APN in Bunnik, de financiën moesten goed worden overgenomen, de ledenadministratie is weer in eigen beheer genomen, er is een nieuw ANBI-document gemaakt, er is aandacht besteed aan de communicatie naar de leden, vertegenwoordiging op bijv. beurzen en het (financieel) jaarverslag van 2013 moest worden gemaakt. Dit laatste heeft vertraging opgelopen. Dat is niet volledig te wijten aan het bestuur, maar hierdoor heeft de kascontrolecommissie haar werk niet goed kunnen doen. Hierover later meer. 2. Notulen extra ALV d.d. 23-2013 Er is geen commentaar op de notulen van de ALV van 23 november 2013. Deze zijn nu vastgesteld. 3. Vaststellen definitieve agenda. Ewout merkt op dat per abuis het agendapunt: “Vaststellen jaarverslag 2013” is vergeten, deze wordt als punt 6 toegevoegd aan de agenda. 4. Mededelingen. Er zijn geen ingekomen mededelingen of ingezonden stukken 5. Bevindingen kascontrolecommissie 2013. dhr. C. Keller en dhr. M.v. Iersel. Ewout geeft aan dat de kascontrolecommissie te weinig tijd heeft gehad om de stukken van te voren in te zien. Daarom heeft de kascontrolecommissie besloten

om zich te onthouden van een oordeel. Zij geven aan geen bezwaar te hebben tegen het jaarverslag, maar geven ook geen goedkeuring aan het verslag en laten het oordeel aan de vergadering over. 6. Vaststellen jaarverslag Allereerst wordt er een toelichting gegeven op het proces. 2013 is een moeilijk jaar geweest voor de vereniging, waardoor ook het proces van het jaarverslag moeizaam verliep. Penningmeester Wilbert Uijl geeft aan dat hij, zodra hij het penningmeesterschap heeft overgenomen, gelijk naar APN is gegaan en alle stukken heeft aangereikt die nodig waren voor het opstellen van het jaarverslag. Eind februari kwam de mededeling dat het verslag bijna klaar was. In de periode daarna heeft Wilbert herhaaldelijk gevraagd wanneer het klaar was, steeds was het antwoord dat het bijna klaar was. Wilbert geeft aan dat hij er scherper op had moeten zitten, maar had er vertrouwen in dat het goed zou komen. Daarbij komt dat er ook in de privesituatie moeilijkheden zijn geweest, waardoor hij minder scherp was, dan dat hij normaal gesproken zou zijn. Eind april heeft Wilbert APN een deadline gesteld en direct ook een datum met de kascontrolecommissie vastgesteld. Opnieuw was APN niet op tijd klaar, pas 2 dagen voor de afspraak met de kascontrolecommissie was het concept klaar. De kascontrolecommissie had hierdoor onvoldoende tijd om het verslag goed door te kunnen nemen. Er is een goed gesprek geweest met de kascontrolecommissie, maar door het tekort aan tijd heeft de commissie aangegeven zich te onthouden van een oordeel en het verslag niet af te keuren, maar ook niet goed te keuren. Het jaarverslag is op de website gezet en na een paar dagen is er een vernieuwde versie gekomen, waarin tips en aanbevelingen van APN, de kascontrolecommissie en leden zijn opgenomen. Het jaarverslag ligt er nu, hoewel via een ongelukkig proces. Het bestuur en APN staan wel volledig achter de inhoud van het jaarverslag. De vraag richting de vergadering is om het verslag goed te keuren in het belang van de voortgang van de vereniging, met daarbij de voorwaarde dat de penningmeester en de voorzitter er voor zullen waken dat in de toekomst de kascontrolecommissie voldoende de tijd krijgt om het verslag te beoordelen. Hierover volgt later de stemming. Vragen over het secretariële deel van het verslag (pag. 1-12 en 24,25)  Er wordt opgemerkt dat het aftreden van de vorige penningmeester niet is per 31 december maar per 28 december. Dit wordt gecorrigeerd.  Er wordt opgemerkt dat op pagina 7 de voorwaarden zijn opgenomen waarmee het jaarverslag 2012 is goedgekeurd, maar deze voorwaarden zijn niet gehaald. Het bestuur antwoordt dat dit klopt. Daarom onthoudt de kascontrolecommissie zich van oordeel en laat de beoordeling aan de vergadering over.  Er wordt opgemerkt dat het benefietconcert in Maarn niet is opgenomen in het jaarverslag. Het bestuur antwoordt dat dit geen activiteit is van de ADCA vereniging, maar dat dit gaat om een eigen stichting.  Er wordt opgemerkt dat hier wel geld voor is overgemaakt, maar dat dit niet terug te vinden is. Het bestuur antwoordt dat het niet te doen is om elke gift met naam en toenaam te benoemen, dit wordt allemaal geschaard onder de giften.





Er wordt opgemerkt dat het jaarverslag niet is toegestuurd, dus dat het moeilijk is om dit ter plekke te beoordelen. Het bestuur antwoordt dat er te weinig tijd was om het op te sturen, maar dat het wel op de website staat. Bij de uitnodiging was ook vermeld dat het jaarverslag kon worden opgevraagd, maar dit is door niemand gebeurd, dus is het ook niet toegezonden. Er wordt opgemerkt dat, volgens de statuten, het verslag 5 dagen van te voren moet worden opgestuurd naar de leden. Het bestuur antwoordt dat dit niet bekend was en daar volgend jaar rekening mee zal worden gehouden. Bij het later uitzoeken hiervan blijkt dat volgens het bestuur dit alleen noodzakelijk is bij een wijziging van de statuten.

Vragen over het financiële deel van het verslag  Er wordt opgemerkt dat er meer giften geweest zijn dan het bedrag dat wordt genoemd. Het bestuur antwoordt dat er onenigheid is over het juiste bedrag, er is navraag gedaan bij APN en zij zijn tot dit bedrag gekomen.  Er wordt gevraagd bij par. 4.2.4 wat het verschil is tussen bureau en bestuurskosten. Het bestuur antwoordt dat op pag. 22 een specificatie van deze kosten wordt gegeven.  Er wordt opgemerkt dat bij de frictiekosten een groot verschil zit tussen de begroting en de werkelijke kosten, hoe kan dit? Het bestuur antwoordt dat dit komt door de overgang van FBPN naar APN, er is dus in feite dubbel betaald. Dit was bij het opstellen van de begroting nog niet bekend, vandaar dat er in de begroting dus ook geen rekening mee gehouden is. Het bestuur vraagt de vergadering over te gaan tot stemming. Het bestuur vraagt de vergadering om het jaarverslag, in het belang van de continuïteit en stabiliteit van de vereniging goed te keuren, onder de voorwaarde dat het bestuur en de penningmeester er over waken dat de kascontrolecommissie in de toekomst tijd en ruimte heeft om een goed oordeel te vellen. Er zijn 4 stemmen tegen, de meerderheid van de vergadering is voor. Het jaarverslag is goedgekeurd. 7. Benoeming kascontrolecommissie voor de cijfers van 2014. Chris Keller stelt zich opnieuw kandidaat. Het blijkt echter dat de afspraak binnen de ADCA vereniging is dat men maximaal 2 jaar in de commissie mag zitten en Chris heeft dit al 2 jaar gedaan. Er is onvoldoende duidelijkheid of Michiel van Iersel het nog een jaar zou willen doen, hij is niet aanwezig. Afgesproken wordt om hier niet op te wachten. Elma Gelens, Gerard Ypma en Jan Appelo stellen zich kandidaat. Er wordt opgemerkt dat het misschien wenselijk is dat er een reservecommissie is ter vervanging van ziekte of afwezigheid. De commissie moet uit minimaal 2 personen bestaan, dus wanneer één van de commissieleden verhinderd is, kan de controle toch doorgang vinden. Er is hierdoor dus geen reservecommissie nodig. Dit voorstel is met algemene stemmen aangenomen. 8. Voorstel: Vaststellen contributie 2015.

Het bestuur doet het voorstel dat de contributie per 2015 wordt verhoogd van € 27,- naar € 30,-. De leden- en contactdagen zullen dan gratis toegankelijk zijn. Deze verhoging is mede ook vanwege de verwachting dat in de toekomst de subsidie zal teruglopen. Er wordt opgemerkt dat het nog niet zeker is dat de subsidie zal teruglopen. Het bestuur antwoordt dat deze verwachting er wel is, ook bij APN, Ieder(in), PGO en andere organisaties. Alle subsidies van de overheid gaan veranderen, het is zelfs maar de vraag of er in de toekomst nog subsidie zal zijn. Er zijn 2 stemmen tegen, de meerderheid van de vergadering is voor. Het voorstel is aangenomen. 9. Voorstel: “Werken met commissies” In het verleden heette dit werkgroepen, maar volgens de statuten moet dit commissies zijn. Het document wat er ligt is een groeidocument, volgend jaar wordt dit ingepast in een huishoudelijk regelement. De commissies moeten een planning maken, financiën beheren, krijgen eigen rekening of budget en moeten daarmee een begroting maken. De commissies moeten verantwoording afleggen aan het bestuur, het bestuur blijft eindverantwoordelijk. Er wordt nu rustig begonnen met datgene wat er al is, dit kan later worden uitgebreid. Wat nu in commissies wordt geregeld, werd in het verleden door het bestuur gedaan. Voorstel commissies is nu:  Lotgenotencontact (bijv. beurzen, regiodagen, telefonisch contact, etc.)  Website/social media/digitale activiteiten  Redactie krant  Europese contacten (voortzetten van wat er nu is)  Lotgenotenvakanties (voortzetten van wat er nu is)  Jongeren (dit is nog te ontwikkelen) Er wordt opgemerkt dat in de US/Canada veel wordt gedaan door jongeren met ADCA, zijn hier voorbeelden van? Het bestuur antwoordt dat de ADCA wel een verband heeft met Amerika, maar hier is nog maar weinig invulling aan gegeven. Dit wordt dan in handen van de commissie gelegd. Hier wordt ook bij opgemerkt dat op Facebook wel contacten zijn met ADCA patiënten in Amerika. Het verder uitwerken hiervan wordt in handen gelegd van de commissie. Er wordt verder opgemerkt dat het voorstel van de manier waarop de commissies zullen gaan functioneren niet past in de statuten. Het bestuur antwoordt dat de statuten zullen blijven bestaan, maar dat er een huishoudelijk regelement komt, waarin de uitwerking van dit voorstel geregeld wordt. Er is 1 stem tegen, de meerderheid van de vergadering is voor. Het voorstel is aangenomen. 10. Voorstel: Nieuwe bestuursleden. Ewout geeft aan dat er te weinig tijd is geweest om, zoals de statuten aangeven, het voorstellen van nieuwe bestuursleden bij de uitnodiging voor de vergadering te noemen. Er hebben zich 2 kandidaten gemeld, Egbert Veenstra en Yvonne Lutzke. Beiden hebben zich kort voorgesteld, wellicht zal er in een ADCA krant een uitgebreidere voorstelling komen. Beiden zijn met algemene stemmen aangenomen.

Ewout geeft aan dat hij in november 2013 als voorzitter is benoemd tot en met deze vergadering. Hij geeft aan dat het bestuur denkt dat het voor de vereniging van belang is dat deze benoeming met 1 jaar wordt verlengd. Dit voorstel is met algemene stemmen aangenomen. 11.Dankwoord aan oud-bestuurders. Oud-bestuursleden die nog niet zijn bedankt, hebben nu een dankwoord en een attentie ontvangen. 12.Rondvraag  Contributie-inning is nog niet gebeurd? Er is een probleem geweest bij APN, dit is nu verholpen en in de komende weken zal de contributie alsnog worden geïnd.  Er wordt niet per kwartaal, maar per jaar afgeschreven? Dit wordt uitgezocht.  Wat is het IBANnummer en het BICnummer? Dit is op te vragen bij de penningmeester en zijn te vinden in de krant.  Is het een optie als er via de krant mensen worden geworven voor de commissies? Dit wordt meegenomen door het bestuur. 13.Sluiting van de vergadering. Nadat Ewout de vergadering heeft gesloten, hebben de sprekers van het middagprogramma zich voorgesteld en kort uitleg gegeven over hun aandeel van de middag.