Notulen van de Algemene Leden Vergadering van de RKSV Graaf Willem II VAC, gehouden op donderdag 21 mei 2015 in het clubgebouw op de Roggewoning De agenda voor de algemene ledenvergadering luidt: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Opening door voorzitter Berichten van verhindering en overige mededelingen Notulen afgelopen ALV 9 oktober 2014 Behandeling Begroting 2015-2016 Voordracht Marcel Steeneke bestuurslid materialen en accommodatie Rondvraag en sluiting
1. Opening door de voorzitter De voorzitter heet de aanwezigen en speciaal de ereleden hartelijk welkom op de ALV. Hij gaat de in de convocatie genoemde punten langs. De voorzitter houdt een inleidend verhaal over stand van zaken. Genoemd wordt de bar als positieve en stabiele ontwikkeling, de groei en verdere stabilisering van de jeugd, het naar behoren functioneren van de uitbreiding clubgebouw, de positieve ontwikkeling van de contributie inning door verbetering ledenadministratie en inspanning betrokkenen. Dit neemt niet weg dat er altijd nog stappen te nemen zijn. Voldoende om tevreden over te zijn, te weinig om achterover te leunen.
2. Berichten van verhindering De volgende leden hebben zich afgemeld voor deze vergadering: Rudi Damen, Dick van Diemen, Edouard van Arem, Peter en Marijke van Marle, Carlo Overwijk, Eric van der Ende en Wouter van Bree. Dhr. Borsboom meldt dat de ALV niet per mail ontvangen is. De secretaris meldt dat uitnodiging op de site is geplaatst en via sportlink en nieuwsbrief gemaild. De voorzitter meldt dat er in het vervolg ook een uitnodiging in het clubhuis komt.
3. Behandeling van de notulen van de vorige ledenvergadering. De notulen van de vorige vergadering worden doorlopen. De volgende opmerkingen worden gemaakt. Dhr. Van der Wiel: hoe staat het met de communicatie.
Antw.: hier zijn stappen in gemaakt door onder meer de nieuwe nieuwsbrief aan alle leden. Dhr. Borsboom: in de kascommissie moet ieder jaar iemand aftreden en aantreden. Volgens mij is dat niet gebeurd. En dat wordt door de vergadering gedaan en niet door het bestuur. Antw.: Dit wordt als agendapunt voor de volgende ALV genoteerd.
4. Beleidsberichten De voorzitter behandelt de beleidsberichten o.a. accommodatie, zichtbaarder maken uitingen, fluiten jeugd door senioren met boeteclausule. Dhr. Schauten: het aanwijzen van de scheidsrechter vanuit de vrijwilligers taak gebeurd nu via aanvoerders, gaat dat straks anders? Antw.: intentie is jaarschema waarin je wordt ingedeeld op naam. Vraag: wat gebeurt er met het geld dat er eventueel opgehaald wordt? Antw.: hier wordt geen voorschot op genomen. Vraag: hoe wordt bij ontvangen factuur gezorgd dat je poot stijf gehouden wordt? Antw.: factuur komt op naam en als er niet betaald wordt kunnen daar sancties op volgen. Bijvoorbeeld niet meer spelen zelf of bij jeugdleden kind. Vraag: zet in je uitvraag erbij dat niet op komen dagen een boete betekend. Vraag: hoe wordt die boete vorm gegeven en kan dit volgens de statuten? Antw.: volgens statuten mag bestuur een boete opleggen. Dhr. Lammerding: waarom wordt er een onderscheidt gemaakt tussen fluiten en achter de bar staan? Is het mogelijk om met kleine senioren de jeugd te behappen? Antw.: er wordt een scheidsrechtercursus aangeboden. Simpele rekensom betekend dat je 2 a 3x per jaar aan de beurt bent. Dhr. Lammerding: kan je de ouders van jeugdleden niet ook vragen te fluiten? Antw.: we doen het nu zo. Wellicht voor de toekomst een idee als dit loopt. Dhr. Lammerding: wat is er gebeurt met B en A jeugd die fluitcursus krijgen? Antw.: hier wordt al deels gebruikt van gemaakt. Dhr. Dijkhuizen: bij aanmeldformulier staat nu niks over invulling vrijwilligers verplichting. Vraag: van te voren moeten de sancties zo helder mogelijk zijn inclusief sanctie.
Antw.: we gaan dit doen. Net als dat we dit naar bestaande leden gaan communiceren. Dhr. Van der Wiel: is het mogelijk dat een elftal per weekend wordt aangesproken? Antw.: dat is het geval. Dit levert echter bij sommige teams een probleem op. Dhr. Veldhuizen: wat geldt er als vrijwilligerstaak voor niet-spelende leden en ereleden? Antw.: geldt alleen voor spelende leden. Dhr. Borsboom: beleidsberichten bevat summiere berichtgeving over selectie, terwijl er te veel gebeurt is. Graag verdere berichtgeving op de vergadering. Dhr. Bierens: ter aanvulling, het zou prettig zijn als beleidsvoornemen de reuring van het afgelopen jaar te voorkomen. Antw.: de gang van zaken afgelopen seizoen in de selectie wordt toegelicht. Dhr. Borsboom: Is een technisch bestuurslid gewenst? Antw.: er is nu een technische commissie. Een bestuurslid is wellicht wenselijk maar nu is de verdeling een technische commissie en een bestuurslid met de portefeuille. Dhr. Lammerding: ik heb me enorm gestoord aan berichten haaglanden voetbal etc. over de selectie. Antw.: communicatiebeleid naar de pers toe is een aandachtspunt. In hoeverre dit door derden gelezen wordt is de vraag. Informeren van je eigen leden is met name van belang. Dhr. Nieuwenhuizen: ik denk dat het verstandig is om wel binnen de selectie afspraken te maken over communicatiemiddelen. Bijvoorbeeld geen conflicten via de mail. Antw.: dat is een goede suggestie. Dhr. Nieuwenhuizen: wat mij opviel is geen beleidspunt sponsoring. Antw.: met name de sponsorcommissie verdient meer vrijwilligers. Dhr. Schauten: volgens mij was het vroeger zo dat het niet komen op de ALV een boete van 5 euro oplevert? Antw.: dit is niet meer het geval. Dhr. Bierens: ik denk dat er echt een goed beleidsstuk moet komen vanuit de technische commissie. Dhr. Schauten: is er al een trainer van het 2e bekend. Antw.: die wordt nog bekend gemaakt.
5. Begroting De penningmeester licht de begroting toe. De invulling van de bar voor komend jaar, met daarbij de intensievere inzet van dhr. Houwaard als medewerker op zelfstandige basis, wordt voorgesteld. Dhr. Bierens: ik merk hierbij op dat daar als werkgever ook een duidelijke verantwoordelijkheid genomen moet worden. Antw.: dit nemen wij ons ter harte. Dhr. Borsboom: er moeten concrete afspraken komen en iemand in het bestuur die daar verantwoordelijkheid voor is. Daarnaast prestatiedoelen. Antw.: we nemen het mee. Dhr. Borsboom: is bestuur bekend met condities met zzp’er met een of twee opdrachtgevers? En als dat fout gaat wie betaalt dat? Antw.: dit is bekeken en wordt ter controle aan arbeidsjurist voorgelegd. Dhr. Borsboom: het is een randvoorwaarde om akkoord te kunnen gaan dat de vereniging juridisch geen risico loopt. Antw.: bestuur zegt dit toe. Dhr. Borsboom: moeten er geen financiële prestatieafspraken gemaakt worden? En duidelijke taak afspraken. Antw.: er moet verantwoording afgelegd worden. Vraag (Anthon?): bestuur moet wel zelfstandig kunnen besturen. Kosten staan nu onder personeelskosten, maar moet dit niet gesplitst worden? Antw.: dit is in principe zo. Dhr. Nieuwenhuizen: monitoring is belangrijk, misschien moet je bijvoorbeeld per kwartaal schriftelijk de stand van zaken vastleggen. Antw.: dit is een goede suggestie. Dhr. Van der Wiel: wanneer gaat automatische afschrijving contributie in? Antw.: nu gaat het goed dus vooralsnog niet nodig. Vraag: kan de contributie verhoging vanuit de KNVB per lid zo maar? Antw.: dit is het geval. Dhr. Van der Wiel: kan de vrijwilligers vergoeding per periode in de gaten gehouden worden door de kascommissie?
Antw.: dit volgt het bestuur. De kascommissie controleert een keer per jaar. Dit zijn in te plannen uitgaven dus goed in te schatten. Dhr. Schauten: is er in de aankleding van de jeugd selectie teams niet meer financiële ruimte om verdere kwaliteitsstapjes te zetten? Antw.: de vraag is bekend en dit nemen we mee. De leden stemmen in met de begroting en het voorstel aangaande dhr. Houwaard.
6. Benoeming bestuursleden De voorzitter stelt dhr. Steeneke voor als nieuw bestuurslid materialen en accommodatie. De leden stemmen hiermee in. Dhr. Steeneke spreekt de aanwezigen kort toe en benoemt onder meer de in zijn ogen vanzelfsprekendheid van het doen van een vrijwillige taak bij het lidmaatschap van een vereniging.
7. Rondvraag Dhr. Veldhuizen: hoe zit het met de veldbezetting volgend jaar? Antw.: het is druk. Wij omarmen het idee van de KNVB om ook jeugdteams in roulatiebeurt op zondag te laten spelen. Daarnaast is de bespeelbaarheid een aandachtspunt. Wij zitten op uitbreiding te wachten. Met name de trainingscapaciteit is passen en meten. In het beleidsplan moeten we ook aandacht hebben over hoe groot wij eigenlijk willen worden. Dhr. Van der Wiel: ik zie de velden van Groen Geel helemaal leeg. Kunnen wij daar geen velden huren? Antw.: de onderhandelingen lopen. Een suggestie voor de onderhandelaars. Maar deze worden wel gebruikt voor golf. Dhr. Lammerding: wij heten in het AD al een aantal jaar de sleeping giant. Hoe ver willen wij vooruit met prestatie? Antw.: gezien de grootte alleen al zou het streven moeten zijn om een stabiele 2e klasser te zijn. Wij hebben wel te maken met natuurlijk verloop. De intentie is er om dit via de weg van de geleidelijkheid te doen. Dhr. Van de Wiel: Ik wil het bestuur hartelijk danken voor de geleverde inspanning en succes wensen voor het komend jaar.
De voorzitter dankt de aanwezig voor hun bijdrage aan de vergadering en sluit de vergadering. Bastiaan Bijloos, secretaris
Den Haag, 21 mei 2015
