Notulen Algemene Ledenvergadering 2014 Dinsdag 3 februari 2015 Aanvang 20.00 uur Aanwezig: Zie bijlage. Afwezig met kennisgeving: Zie bijlage
1. Opening. De voorzitter Gerard Bouwmann opent de vergadering om 20.00 uur. Gerard stelt vast dat het vereiste ledental voor het nemen van besluiten niet aanwezig is. De voorzitter sluit de vergadering. Om 20.13 wordt de vergadering weer geopend door de voorzitter. Allereerst wordt er stilgestaan bij het overlijden van Frans Heideman. Frans, man van Ine Heideman, is 7 januari 2015 vrij plotseling overleden. De voorzitter is bij Ine langs geweest en Ine gaf aan dat ze het fijn vond dat er zoveel mensen op de afscheidsviering aanwezig waren en op andere wijze hun deelneming kenbaar hadden gemaakt. Afgelopen jaar is er intensief werk verricht door vele vrijwilligers. Vele toernooien, evenementen, de aanleg van de tiende baan en de parkeervoorziening hebben grote aandacht gevraagd. Op dit moment ligt het park er prachtig bij. Er is nieuw groen geplant door de gemeente. De toegangspoort en de zitbanken bij baan 10 komen begin maart . We kunnen terugkijken op een goed jaar.
2. Ingekomen stukken. Er is een persoonlijke brief gekomen van Roos Terlingen, erelid van de Tennis Vereniging Denekamp. Zij wil zich afmelden voor de vergadering ivm omstandigheden.
3. Notulen ledenvergadering 4 februari 2014. De notulen zijn ook dit jaar gezamenlijk met de agenda en commissie verslagen in een “boekwerk” opgenomen. Dit boekwerk is onder iedere aanwezige verspreid en was van tevoren in te zien op de website van de tennisvereniging. Er zijn geen op- en/of aanmerkingen over de notulen. Deze worden dan ook vastgesteld.
4. Financieel verslag van de penningmeester. Alvorens Norbert de financiële cijfers wil toelichten, wil hij de mensen die hem geholpen hebben bedanken. Nancy Scherphof, Walter en Robert Groeneveld worden bedankt voor hun inzet.
De exploitatie: Afgelopen jaar zijn we uitgekomen op een positief saldo van € 4.000. Dit is beter dan begroot en beter dan vorig jaar. Toen sloten we af met een negatief saldo van € 1.640. De invloed van de contributie verhoging is wel bij de begroting achtergebleven. De kantine heeft het goed gedaan; betere marge en hogere omzet. Het is moeilijk om een vergelijking met vorig jaar te maken. De cijfers van 2013 zijn inclusief omzetbelasting en die van 2014 zijn exclusief omzetbelasting. In 2013 was de marge 49% en in 2014 56 %. De omzetstijging wordt onder andere veroorzaakt door de geweldige weersomstandigheden waaronder het klungeltoernooi heeft plaatsgevonden. De energiekosten zijn iets hoger. Het aantal kW uur stroom is gestegen; dit wordt grotendeels veroorzaakt door baan 10 met 4 extra lampen. Er is minder gas verbruikt door het warme voor- en najaar. De vereniging is op dit moment aan het kijken naar een energiescan en heeft informatie ingewonnen over zonnepanelen. Wellicht is dit voor de vereniging een interessante investering. Hier zal de komende bestuursvergaderingen nader naar gekeken worden. De onderhoudskosten van het park en de banen zijn de grootste uitgavenpost. Dit jaar zijn we binnen de begroting gebleven. We zien een bijzondere post; eind vorig jaar is besloten om de douches van zowel de dames als de heren te renoveren en deze te laten voldoen aan de legionella criteria. De kosten van baan 10 waren begroot op € 75.000. Hierin zou de sponsorstichting € 40.000 bijdragen. De totale aanleg kosten zijn ruimschoots binnen de begroting gebleven en zijn uitgekomen op € 67.900. Dit is ruim € 7000 lager dan begroot. De verlichting is goedkoper uitgevallen en de onvoorziene posten waren niet nodig. Dit positieve saldo is door de vereniging en de sponsorstichting gelijkelijk verdeeld. Van de Rabobank coöperatie fonds hebben we € 2200 ontvangen voor de verlichting en het camerasysteem. De kosten voor activiteiten zijn per saldo in lijn met de begroting en vorig jaar. Het ledenaantal is per 31-12-2014 815, waarvan 681 senioren en 134 junioren. Vergeleken met vorig jaar zijn de senioren leden gelijk gebleven en de junioren leden duidelijk afgenomen (168 jeugdleden in 2013). Tennis was voor velen een ideale tweede sport, nu soms derde sport. Voetbal heeft op meisjes een zeer grote aantrekkingskracht en is naast volleybal een belangrijke teamsport geworden. Deze teamsporten leggen met hun grotere trainingsaanbod een steeds groter beslag op de kinderen. Tennis zal moeten investeren op zijn ledenaantal bij de jeugd om een goed peil te houden. Als laatste licht Norbert de balans toe per 31 december 2014. Er is afgelopen jaar wederom extra afgelost, gezien de lage spaarrente van de bank. Er is een extra buffer ingebouwd voor onvoorziene zaken met betrekking tot banen, onderhoud en accommodatie.
5. Verslag kascontrolecommissie. De kascommissie bestaat uit Ronald Steenbeeke en Angelique Derkman. Ronald geeft aan dat ze bij de penningmeester een bezoek hebben gebracht en er een kascontrole is uitgevoerd. Diverse controles zijn er gedaan incl. een aantal steekproeven m.b.t. bankafschriften. De conclusie is dat de jaarrekening 2014 een juist beeld geeft en voldoende onderbouwing heeft. Ze keuren de verantwoording van de penningmeester dan ook goed en stellen de leden vergadering voor het bestuur en de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde (financiële) beleid. De ledenvergadering neemt dit advies over. Ronald Steenbeeke treedt uit de kascommissie.
6. Aanstellen nieuw kascommissie lid.
Rene Helthuis heeft zich tijdens de vergadering aangeboden om samen met Angelique Derkman volgend jaar de kascontrole uit te voeren.
7. Verslagen van de commissies. De commissieverslagen zijn gepubliceerd op de website en verwerkt in een boekwerk die alle aanwezigen tijdens de vergadering ontvangen hebben. Leo Peters wil een compliment geven aan alle commissies. De verslagen zijn volgens hem weer perfect beschreven.
8. Huldiging jubilarissen. Er worden in totaal 6 leden gehuldigd i.v.m. hun 25-jaar lidmaatschap. Dit zijn: • Hannie Geschiere • Ans Dingeldein • Rob Segerink • Michel Strikker • Annemarie Aalderink • Ton Zuydendorp Zij worden door Gerard gehuldigd met een boeket bloemen en ontvangen een persoonlijke badhanddoek bedrukt met hun eigen voornaam en de tekst “25jaar trouw lid TVD”. Annemarie Aalderink (afgemeld), Ton Zuydendorp (ziek) en Michel Strikker konden niet aanwezig zijn en krijgen het boeket bloemen en de persoonlijke handdoek alsnog thuisbezorgd door één van de bestuursleden.
9. Bestuursverkiezingen. Bestuursleden Martijn Horstman (TC) en Karin Hidding (secretaris) zijn aftredend en hebben zich herkiesbaar gesteld. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. Beiden hebben zich verkiesbaar gesteld voor de functies toernooicommissie en secretaris. De vergadering gaat akkoord met dit bestuursvoorstel en Martijn en Karin zullen in het bestuur actief blijven. Norbert Leus is aftredend en niet herkiesbaar. Na 2 termijnen van 4 jaar draagt hij het penningmeesterschap graag over. Er is een geschikte opvolger gevonden voor zijn functie namelijk Maikel van Benthem. Maikel zal zich vanwege omstandigheden per de eerstvolgende ledenvergadering officieel herkiesbaar stellen, maar mogelijk zal hij al eerder aansluiten. Norbert heeft besloten deze overbruggingsperiode op te vangen om zo het stokje door te kunnen geven aan Maikel van Benthem. De vergadering gaat akkoord met deze bestuursverkiezingen.
10.
Bestuursvoorstellen / Bestuursmededelingen.
Henny stopt dit jaar met zijn functie als verenigingsmanager. Als bestuur zijn we op zoek gegaan naar een geschikte vervanger. Na een oproep in het clubblad, waar weinig gehoor aan gegeven was, kwam er toch een kandidaat uit. Nancy Scherphof voelde er veel voor om de functie verenigingsmanager op zich te nemen. Per ingang van 1 maart 2015 neemt ze het over van Henny. Ze wil de jeugd een nieuwe boost geven en ziet het als een nieuwe uitdaging om met name het aantal jeugdleden weer te zien stijgen.
Het onderhoud van de banen werd al jaren door Henny uitgevoerd. Voor deze functie hoefden we niet lang op zoek te gaan. Henny bood zichzelf aan om het onderhoud van de club te blijven doen de komende tijd. Hier zijn we als bestuur content mee. De schoonmaakdagen zijn gepland op zaterdag 21 maart (park) en 28 maart 2015 (kantine/kleedruimtes). In de kantine komt weer een bord te staan en dan kun je je aanmelden. Ook dit jaar is er weer een aanvraag gedaan voor een bijdrage bij het Oranjefonds in het kader van de actie NLdoet! Willy Snijders is gehuldigd vanuit de KNLTB. Hij was 25 jaar bondsgedelegeerde en heeft afgelopen jaar afscheid genomen.
11.
Begroting 2015 / Contributie.
De begroting voor 2015 wordt door Norbert gepresenteerd. De contributie is iets lager ingezet omdat het ledenaantal iets terugloopt. De kantine verwachtingen zijn net als vorig jaar begroot. De marge is iets lager aangehouden. De bijdrage van de sponsorstichting staat vast. De diverse baten; ecotaks (dit jaar voor het laatst) en de NL doe subsidie zijn opgenomen. De personeelslasten en inkoop kantine zijn iets hoger aangehouden. De afschrijvingen zijn een stuk lager. Behoorlijk wat activa is inmiddels afgeschreven. De accommodatiekosten zijn hoger begroot. Dit omdat er extra energiekosten voor baan 10 bijkomen. De baan was per 1 april 2014 speelklaar. Begin van het jaar is er een versnelde aflossing gedaan. De begroting is hierbij vastgesteld.
12.
Rondvraag.
Een vraag van Mariët Olde Dubbelink: Ze vraagt zich af of de mail voor de schoonmaakdag t.a.v. de kantine wel verstuurd is vorig jaar. In de ledenvergadering vorig jaar is besproken dat alle teams (aanvoerders van de teams) een mail ontvangen om je op te geven voor de kantine schoonmaakdag. Voor zover zij weet is de mail niet bij haar terecht gekomen. Een vraag van Leo Peters: Allereerst wil hij compliment maken voor alle commissieverslagen. Leo vraagt of we een jaarlijks verslag krijgen van de sponsorstichting en wil graag weten wat er met dat geld gedaan wordt. En of dat overzichtelijk gemaakt kan worden naar de leden toe. Gerard geeft aan dat we een jaarlijks verslag krijgen van de sponsorstichting. Alles staat ten dienste van de vereniging. Gerard neemt vanuit het bestuur zitting in de sponsorstichting. Het hoofddeel gaat rechtstreeks naar de vereniging en een deel vloeit terug naar de sponsoren (denk aan uitjes, sponsortoernooi en eindejaarsgeschenk). Het resterende bedrag wordt gespaard. Leo Rondhuis (penningmeester sponsorstichting) licht toe dat jaarlijks een vast bedrag van € 11.000 naar de vereniging gaat. Het clubblad, het klungeltoernooi, K5 toernooi en de clubkampioenschappen krijgen allen een bedrag. Leo Rondhuis geeft aan dat er een jaarlijks overzicht tijdens de ledenvergadering gepresenteerd mag worden. Het bestuur gaat hiermee akkoord. De ledenvergadering voor volgend jaar is vastgesteld op dinsdag 2 februari 2016.
13.
Sluiting.
De voorzitter sluit de vergadering om 21.00 uur en dankt de aanwezigen voor hun komst.
Bijlage: Presentielijst Presentielijst ledenvergadering 2014 Nummer 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32
Nummer
Naam Nancy Scherphof Gerard Bouwmann Ronald Steenbeeke Norbert Leus Mariët Olde Dubbelink Pauli Bult Ans Dingeldein Daan Geschiere Karin Hidding Hannie Geschiere Leo Peters Alfons Tijhuis Leo Rondhuis Herman Keizer Robert Groeneveld Hans Steffens Robert Derkman Arjan Oolderink Rob Segerink Henk Floot Rene Helthuis Angelique Derkman Yvonne Cuiper Resi Severijn Willy Blokhuis Tonny Dingeldein Henny Kattenpoel Martijn Horstman
Afwezig met kennisgeving
1 2 3
Ton Zuydendorp Annemarie Aalderink Roos Terlingen
4 5 6
Eric Olde Rikkert Jack Pinkster Gert Jan Gortemaker
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Jos van Herpt Rik Snoeijink Han Snoeijink Maaike Kuipers Tim Kuipers Els Brinks Henrike Kamphuis Koen Hoefnagels Martijn Pikkemaat Ingrid Oude Ophuis Rosalie Metgod Maikel van Benthem Peter Sanders Eric Meinders Lieke Hidding Han Scherphof Annemary Leus Susan Horstman Joke Dissel Rene Snijders Martin ter Elst Marian van de Laan
