Notulen VvE Westerhaghe Notulen van Algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 9 april 2015, aanvang 20:00 uur. Aanwezig Mevrouw J.H.M. Batist (1), De heer R.D.A. Dekker (1), De heer P.C.F. Falter en/of Mevrouw J.C. Falter (1), De heer M.P. Klaassen (1), Mevrouw A.L. Lubbers (1), De heer A.F.F. van Mook en/of Mevrouw P.J. van Mook-de Vries (1), Mevrouw N. Niamat (1), De heer W.M.S. van Niel en/of Mevrouw C.M. van Niel-Thoen (1), Mevrouw A. Ploeg (1), Mevrouw A.W. Relker (1), De heer W.G. Runhart (1), De heer R.J. Schoemaker (1), De heer R.J. Schoemaker en/of Mevrouw A.D. Timal (1), Mevrouw J.H. van der Sman / Barbereaux (1), De heer R.D.A. Spruit en/of Mevrouw J. Spruit-Westerhoff (1), De heer N.G. Steijn en/of Mevrouw M.V. Steijn-Doodkorte (1), De heer R.M. Stolker (1), Mevrouw M.S. Toet (1), De heer C.M.A. van der Toorn en/of Mevrouw D.M. van der Toorn-de Jager (1), De heer F. Top en/of Mevrouw M. Top-Starreveld (1), De heer A.L.M. Tuijt en/of Mevrouw J.F. Duran (1), De heer R.M. Versluijs en/of Mevrouw S.M.J. Versluijs - Hartman (1), Mevrouw M.J.P. Vis (1), De heer A.T.J. Wilken (1), Mevrouw S. Wolters (1), Mevrouw N.S. Zellerer (1) Volmacht afgegeven De heer P. Corvers (1), Mevrouw S. Kleijn (1), Mevrouw G.I. Kraaiveld (1), De heer E. Leenders en Mevrouw S.M. de Berk (1), Mevrouw J.E.J. Snel (1), Solid Fund II C.V. (44), De heer R.M. van der Zwaard en Mevrouw E. Steketee (1) Afwezig De heer / mevrouw R. van Aken (1), De heer Atescelik en Mevrouw Atescelik (1), Mevrouw Azam Karemi (1), De heer A.J. Barto en Mevrouw C. Barto-Ebert (1), Mevrouw C. de Bertels (1), De heer G.N. van Blerk en Mevrouw S. Stam (1), Mevrouw N. Boogers (1), De heer M.J. Corbet en Mevrouw N.J. Corbet-Comello (1), Deursen Holding B.V. (1), Mevrouw Y. ten Dijk (1), De heer T.B. Gijbels en Mevrouw O. Moonlek (1), De heer H.M. van Haastrecht en Mevrouw M.B. van Haastrecht-van Velzen (1), De heer H. van Heeswijk en Mevrouw J.P. van Heeswijk-Bosje (1), Mevrouw K.D. Hulshof (1), De heer J.G. de Jonge en Mevrouw A. Andrejkovics (1), De heer J. Joris en Mevrouw D.J.H. Hofland (1), De heer R.S. Kerbl (1), De heer E. Kick (1), De heer D.L.C. Kokkelink (1), De heer J.J. Koppe (1), De heer P. Langeweg en Mevrouw M. Hoek (1), De heer J.C.F. Lievaart (1), De heer W. Meijer en Mevrouw W. Godvree (1), De heer J. Micka (1), De heer J.C. Minartz en Mevrouw G. Minartz-Hofland (1), De heer R. van Mourik (1), De heer S.C. Nieuwland en Mevrouw E. Özbay (1), De heer K. den Ouden (1), De heer L.J. Pauwels (1), De heer D.G. Pittana en Mevrouw J. Pittana-Sies (1), De heer J. Prins (1), Mevrouw H.C. Prins (1), De heer R. Pronk (1), De heer B.M. Pronk en Mevrouw M.A. Innemee (1), De heer E. Pronk en Mevrouw P. Oosterbaan (1), De heer A.A. Reudink (1), De heer S.R. van Roon (1), De heer M. Rosman (1), Mevrouw A. Schrier (1), De heer Slootheer (1), De heer L. Taal en Mevrouw D. Taal-Flanderhijn (1), De heer C. Toet (1), De heer A.J.J.M. Toorians en Mevrouw C.J. Toorians-Paardekooper (1), Mevrouw C.S.M. van der Valk (1), De heer A. Vermeulen (1), Mevrouw W.M.G. van Vloten (1), Mevrouw K.P. Weber (1), De heer T. Wierenga en Mevrouw G.M.G. Orozco (1), Mevrouw M.S. Willekes (1), De erven van R. Wolff (1), De heer S. Zerasion Hadegu en Mevrouw J. Zuidema (1) 1. Opening, stemmenaantal en vaststelling agenda De voorzitter van de vergadering, de heer Frans Top, opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Er zijn 75 stemmen aanwezig inclusief volmachten. Dit betekent dat er rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. Zonder wijzigingen wordt de agenda vastgesteld. 2. Mededelingen van de adviescommissie en ingekomen stukken Er worden door de adviescommissie mededelingen gedaan van uiteenlopende aard. Instemming wordt gevraagd voor de samenstelling van de verschillende commissies.Er zijn een aantal wijzigingen in de commissies, zie hiervoor de bijlage. De heer Peter van Veen is toegetreden tot de bewonerscommissie. De leden gaan akkoord met de samenstelling van de verschillende commissies. Er wordt stil gestaan bij het overlijden van mw. Haastrecht, mw. Boot, mw. Buis, dhr. Koster en dhr. van Heeswijk. De 4 nieuwe eigenaars worden welkom geheten in het bijzonder de baby die is geboren. Het nieuwe logo van de VvE is vorig jaar gepresenteerd. 3. Bespreken en goedkeuring notulen van de vergadering d.d. 10 april 2014 en 4 september 2014 De notulen van de 2 gehouden vergaderingen worden pagina voor pagina doorgenomen. Notulen d.d. donderdag 9 april 2015
blz. 1
Zonder op- en aanmerkingen worden beide notulen goed gekeurd en vast gesteld. Met betrekking tot de notulen van 4 september jl. wordt de status vermeld van de rechtszaak iz. de schotelantenne. De zaak loopt nog steeds. De VvE is in beroep gegaan tegen de uitspraak van de rechtbank. Hiertegen heeft de tegenpartij getracht de vergadering van 4 september 2014 nietig te verklaren. De rechtbank heeft dit verworpen. De tegenpartij is wederom hiertegen in hoger beroep gegaan en als dit niet gehonoreerd wordt, volgt een uitspraak in het hoger beroep van de VvE tegen de vervangende machtiging van oktober 2013. 4. Toelichting op de jaarrekening over 2014 Een korte toelichting wordt gegeven en de mogelijkheid wordt gegeven om vragen te stellen. De verenigingskosten bestaan uit representatie , de gevoerde rechtszaken van € 800,00 en de opknapbeurt van € 2000,00 voor de Leyband. In de begroting van 2015 is het bedrag verlaagd. De elektriciteitskosten zijn beduidend lager uitgevallen door een verlaging van het tarief en de teruggave van de jaren 2012 en 2013 doordat er is afgerekend op werkelijk verbruik. Het voorstel is het positieve resultaat ten gunste te brengen van de reserve. Pieter Ragetlie van VT2000 geeft aan dat VSN een stemadvies heeft gegeven om het positieve resultaat af te rekenen met de eigenaren. Aangezien VSN een meerderheid heeft van stemmen, gaat het voorstel van VSN door. 5.
Verslag kascommissie betreffende de jaarrekening 2014, goedkeuring van deze jaarrekeningen het verlenen van decharge aan de bestuurder. Door de kascommissie is de jaarrekening 2014 gecontroleerd. Mw. van Niel heeft samen met mevrouw Kraaiveld de controle uitgevoerd. Zij hebben vragen gesteld aan VT2000 en hierop zijn antwoorden gekomen. De kascommissie adviseert de leden om de jaarrekening goed te keuren. Met VT2000 wordt nog overleg gevoerd over een aantal kleine posten. De volgende besluiten worden genomen, te weten: - de jaarrekening 2014 wordt goed gekeurd; - met 44 stemmen voor en 31 stemmen tegen wordt besloten het positieve resultaat af te rekenen met de eigenaren; - decharge wordt verleend aan de beheerder. 6. Meerjaren onderhoudsplan In de bijlage toegevoegd aan de agenda staat vermeld welke werkzaamheden worden voorgesteld om in 2015 te laten uitvoeren. De punten genoemd onder 1 t/m 4 zijn stelposten. Als het nodig is, worden de werkzaamheden uitgevoerd. Punt 5 heeft betrekking op de granieten onderdorpels die je op veel plaatsen in het complex tegen komt. Dit bedrag is bestemd voor reparatiewerk. Punt 6 tot en met 12 heeft betrekking op het vervangen van de armaturen die op de meeste plaatsen in het complex al 45 jaar zitten. Onderdelen zijn nauwelijks meer te krijgen. Tegelijkertijd met de vervanging van de armaturen, wordt er gekozen voor led verlichting. Hierdoor bespaar je naar verwachting € 2000,00 op jaarbasis voor vermindering van het elektra verbruik. Bij de voordeuren op de galerijen wordt eerst een proef gedaan om ervoor te zorgen dat er geen overlast gaat ontstaan vanwege de verlichting. Er slapen mensen aan de galerijzijde. In de centrale hal en onder de overkapping wordt de Trespa plaat vervangen door een nieuwe om de gaten die ontstaan door het vervangen van de armaturen netjes weg te werken. Doordat overgegaan wordt naar led, wordt er wel goed gekeken dat de verlichting niet verblindt. Het noodtrappenhuis is een goed voorbeeld hoe het wordt. Hier is led verlichting aangebracht met een bewegingssensor. De lantaarnpalen op de parkeerplaats blijven als enigen continu branden. De lantaarnpalen krijgen een volledig nieuwe kop, waarbij goed wordt gelet op het naar beneden schijnen van de verlichting om verblinding van de onderste etages te voorkomen. Punt 13. De liften zijn ook 45 jaar. Hoewel hier nog onderdelen voor zijn en het aantal storingen binnen de norm valt, moeten wij verder kijken. In de bijlage is uiteengezet wat de plannen zijn. Om deze renovatie te begeleiden is extra expertise nodig van het begin tot en met de oplevering van de nieuwe liften. Hiervoor is dit bedrag opgenomen. Met Oosterhaghe wordt overleg gevoerd om samen op te trekken om de kosten van begeleiding naar beneden te krijgen. De punten 14 tot en met 17 zijn noodzakelijk om uit te voeren. Punt 18 heeft betrekking op de deuren van de noodtrappenhuizen. Deze krijgen nieuw deurdrangers, de onder dorpels worden gerepareerd en de scharnieren worden vervangen en versterkt. De deuren draaien a de renovatie alleen nog naar binnen open De punten 19 tot en met 25 zijn opgenomen maar hier is al een positief besluit over genomen. In de bijlage kunt u lezen wat de plannen zijn. De MOP werkzaamheden voor 2015 worden unaniem goed gekeurd. Notulen d.d. donderdag 9 april 2015
blz. 2
7. Bespreken en vaststellen begroting 2015 en de maandelijkse VvE bijdrage De begroting 2015 wordt in het kort toegelicht. Voorstel is de bijdragen gelijk te houden. Er zijn een aantal kleine verschuivingen. De schoonmaakkosten zijn iets hoger begroot en de kosten van elektriciteit iets lager. Er volgt een korte discussie over de kwaliteit van de schoonmaak. Unaniem wordt de begroting 2015 goed gekeurd. 8. Goedkeuren van de incassoprocedure Jaarlijks dient de incassoprocedure opnieuw vastgesteld te worden en een besluit genomen om indien de bijdragen niet betaald worden eventueel gerechtelijke stappen te ondernemen als de betalingen uitblijven. Deze procedure wordt voor een jaar vast gesteld. 9. Warmtewet en watermeters Er is over dit punt een informatie avond gehouden die goed is bezocht en waar ISTA de leverancier van de meters bij aanwezig was.. De besluiten zijn genomen. Uiterlijk 31 december 2016 moet de nieuwe warmtewet ingevoerd zijn. 1 juli zijn de warmte- en watermeters geïnstalleerd. De periode tot en met 31 december 2015 wordt als een leerperiode gezien waarbij er niet individueel afgerekend wordt. Inmiddels is duidelijk dat er compensatiemogelijkheden zijn door met correctiefactoren te gaan werken. De VvE gaat hier gebruik van maken. Alle kosten voor aanleg zijn voor de VvE. Voor het lezen op afstand, komen modems op een of twee centrale plekken in het gebouw te hangen die nauwelijks zorgen voor extra straling. De radiatorkranen worden niet direct vervangen. Hier wordt later op terug gekomen. Unaniem gaat de vergadering akkoord met het plaatsen van de meters voor 1 juli 2015 en een leer/testperiode tot 31 december 2015. 10. Voortgang liftrenovatie en balkonrenovatie Zie hiervoor de bijlage en agendapunt 6. Vermeld wordt dat de liftvloer van de rechterlift gerepareerd worden. Ten aanzien van de balkonrenovaties. Wij hebben nog een zeer lange weg te gaan voordat het zo ver is. Er is een informatie avond geweest waar de firma Balco bij aanwezig was. In Zweden heeft men meer ervaring met deze renovaties en is de ervaring dat de woningen flink in waarde stijgen, soms tot 20%. As. zaterdag is op RTL 4 om 15.30 uur een programma "Grenzeloos Wonen" waar aandacht besteed wordt aan deze manier om je balkon te vergroten en dicht te zetten. VvE Belang is in overleg met de mininister om te kijken of er meer financieringsmogelijkheden komen voor VvE's. Nu zijn deze er nauwelijks. VSN onze groot eigenaar is geen voorstander van deze renovatie. Zij stellen andere prioriteiten, Een bewoonster geeft aan dat zij zelf liever de galerijen dicht zou willen zetten. Dit punt wordt vervolgd. 11. Executieveiling Nieuwendamlaan 360 De eigenaar van de Nieuwendamlaan 360 betaalt al jaren zijn bijdrage niet ondanks een vonnis dat door de Rechtbank is uitgesproken in het voordeel van de VvE. De verwachting is dat de achterstand alleen maar verder gaat oplopen en het de VvE nog meer geld gaat kosten. De geschatte kosten bedragen € 7.500,00 die niet terug te vorderen zijn. De huidige achterstand bedraagt, € 7.500,00. Unaniem gaan de leden akkoord met het opstarten van de veiling. Er wordt wel overleg gevoerd met de hypotheekverstrekker die de veiling niet heeft over genomen omdat zij de woning onderhands proberen te verkopen. 12. WVTTK Met de tegelvoer in de hal moeten wij mee leren leven. De gesprekken met de aannemer zijn stop gezet. De schoonmaker doet zijn best maar de vloer blijft vies. Wij zijn in overleg over een andere manier van schoonmaak. Het uitgangspunt is dat de vloer schoon moet worden en vervolgens schoon moet blijven. Hier kunt u zelf ook een handje bij helpen door uw troep netjes op te ruimen. Ditzelfde geldt ook voor de galerijen. Zet niet te snel de vuilniszakken buiten en niet voor iemand anders zijn deur of onder het slaapkamer raam. Alle vaste delen hebben dubbele beglazing met uitzondering van de kleine raampjes onder het draairaam en de zij raampjes bij de voordeur. De draaiende delen zijn van enkel glas. Het is een zeer grote investering als het enkel glas vervangen wordt van dubbel glas. Glas hoort bij de VvE. Bij problemen aan het glas van de buiten kozijnen, kunt u de huismeester waarschuwen.
Notulen d.d. donderdag 9 april 2015
blz. 3
Enkele dilataties op de galerijen steken uit waardoor je kunt vallen. Ook hiervoor geldt, bij problemen de huismeester waarschuwen Volgend jaar komt hier een voorstel voor. 13. Rondvraag. Zie hiervoor punt 12. 14. Sluiting Om 21.30 sluit de voorzitter de vergadering. Er is gelegenheid om nog iets te drinken.
Vastgesteld op de vergadering van . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . voorzitter
bestuurder
.................................................................................
Notulen d.d. donderdag 9 april 2015
blz. 4
Besluitenlijst VvE Westerhaghe Notulen van Algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 9 april 2015, aanvang 20:00 uur. 2. 2.1
Mededelingen van de adviescommissie en ingekomen stukken Akkoord met de samenstelling van de verschillende commissies
3. 3.1
Bespreken en goedkeuring notulen van de vergadering d.d. 10 april 2014 en 4 september 2014 goedkeuring van de notulen van 10 april en 4 september 2014
5. 5.1 5.2 5.3
Verslag kascommissie betreffende de jaarrekening 2014, goedkeuring van deze jaarrekeningen het verlenen van decharge aan de bestuurder. goedkeuring van de jaarrekening het positieve resultaat wordt afgerekend met de eigenaren decharge wordt verleend aan de beheerder
6. 6.1
Meerjaren onderhoudsplan Goedkeuring aan de MOP werkzaamheden voor 2015
7. 7.1 7.2
Bespreken en vaststellen begroting 2015 en de maandelijkse VvE bijdrage Goedkeuring van de begroting 2015 Gelijk blijven van de bijdragen
8. 8.1
Goedkeuren van de incassoprocedure Incassoprocedure is goed gekeurd
9. 9.1
Warmtewet en watermeters plaatsen van de meters voor 1 juli en een test/leerperiode tot 31 december 2015
11. 11.1
Executieveiling Nieuwendamlaan 360 akkoord met het opstarten van een executieveiling van huisnummer 360
Notulen d.d. donderdag 9 april 2015
blz. 5
Actiepuntenlijst VvE Westerhaghe Notulen van Algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 9 april 2015, aanvang 20:00 uur. Onderzoek naar thermostaat kranen Status: Vastgelegd repareren rechter lift vloer Status: Vastgelegd
Notulen d.d. donderdag 9 april 2015
blz. 6
