Notulen Vereniging van Eigenaars van het Rubenscomplex te Rotterdam (170) Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 7 april 2014, aanvang 20:00 uur. Totaal aantal stemmen: 1980; aantal stemmen vertegenwoordigd: 1117 (56,41 procent) Aanwezig J.C. Boks en/of Y. Boks (13), van der Burg en/of Burg- Hermans (13), J.G.H. Dahles en/of H. Dahles-van den Berg (9), De heer R. d'Hanens en/of Mevrouw M. Rijkers (11), C. de Jong en/of W.C.M. de Jong-Smeekens (12), H.C. Molijn en/of C. Molijn-Stehouwer (12), De heer T. Monhemius en/of Mevrouw H.W. Monhemius-de Jong (12), J. van Oene en/of Y. van der Hout (13), De heer J. Pluijmers en/of Mevrouw W. Pluijmers-Boelhouwers (12), De heer / mevrouw S. Sewbaks (9), Mevrouw M. Slabbekoorn-Flameling (14), De heer J. Teekman (10), Mevrouw M.M.J. Verwater (10), De heer R. van der Wal en/of Mevrouw I. Breedvelt (10), E.E. Wehrmann Krieger en/of A.C. Wehrmann Krieger-Knoot (10), J. de Wilt en/of R. van Erkel (19) Volmacht afgegeven Amvest RDF Custodian B.V. (834), De heer / mevrouw L.R.R. Hapa (16), De heer / mevrouw B.C.S. Jagmohan (9), De heer G.L. Kriek (13), K.M. Naarden en Naarden (13), G.R. Ramdas en N.L. Ramdas-Gajadhar (1), De heer A.F. Smous en Mevrouw B. Smous-Scholte (12), De heer H.C. Verschoor (14), De heer A.M.G. Weterings en Mevrouw N.W. Durivou (1), De heer W.M. Witteveen en Mevrouw C.N. Jansen (15) Afwezig AM BV Regio Zuid Holland (42), De heer R.J. Anders (10), De heer en mevrouw W. Ballegooijen (12), De heer L. Beenhakker (28), De heer B.J. Behage (12), R.O. Bondar en A.A. Barbash (10), De heer / mevrouw M.D. Bongers (10), Mevrouw S.J.H. Borgman en De heer J.M. Verbrugh (10), P. den Breems en B. Simitci (17), Mevrouw Broersen-Roozen (1), C.E. Brussaard en L.M. Engels (14), De heer / mevrouw D. Bulté (10), J.P.C. Burki en P. van der Staaij (1), C.M. Chen en L.L. Yam (10), De heer / mevrouw Chung Kit Chiu (12), De heer T.H. Choudry en Mevrouw S. Tajmal (16), Mevrouw B. Xian en De heer Y.C. Chung (19), CNL Beheer BV/ Li (10), K. da Silva en I.M. Luijk (8), De heer / mevrouw L. Dawit (10), De heer / mevrouw N. Fels-Kusadasi (12), De heer S.V.R. van Gool en Mevrouw J. den Brinker (10), J. de Grace en L.M. Rocha (11), P. den Hartog en J.H.M. Wassenaar (14), E. Hellwig en C.L. de Jong (10), De heer / mevrouw T. Herawati (12), De heer / mevrouw Heuvel/ Koch (1), Mevrouw A. Hoeijenbos (1), Mevrouw G. Hoeseni (13), R.M. van 't Hof en C.M. Stolk (12), J. Holdermans en D.C. de Bruijn (1), De heer Hoogendijk/ Hoogendijk-Siebel (1), Mevrouw G.M. Huizer-van Marion (1), De heer / mevrouw R.R. Huwaë (11), Mevrouw A.L. Hwan en De heer M.W. Kremers (10), De heer D.J. Jansen (10), Mevrouw O.I. Katins-Zhabko (9), W. Kevenaar en H.M. Kevenaar (10), Mevrouw H. Kissami (14), B.M.W. Koster en H. de Water (10), De heer R. Kosterman (10), Mevrouw M.T. Kranendonk (8), M. Lauwerijssen en K.A. Weglicka (9), De heer H.F.W. de Leest en Mevrouw P.J. Florentinus (10), M. Lourense en W. Lourense-Borst (1), L.K. Low en Y.W. Tang (10), De heer / mevrouw A.R. Mulder (8), De heer G.F. Mulder (9), C.J.P. Nelemans en C.D. Abdoelkariem (13), J. Nieuwpoort en D. Nieuwpoort-van Dijk (12), De heer / mevrouw S. van Ommering (9), De heer / mevrouw J.S. Otto (10), De heer L.E. Pedro (12), J. van der Perk en M. van der Perk-Zuur (13), De heer / mevrouw J. Peters (9), De heer / mevrouw R. van der Pligt (10), Mevrouw A. Pourhaghdoust (17), De heer / mevrouw S. Rijneveldshoek (10), De heer / mevrouw C.A.A. Sakoetoe (10), De heer / mevrouw S. Salamat (10), De heer R.W. Schouw en T. Hoogstraaten (19), B.W. Shields en B. Shields- Speksnijder (21), P.M.J. Smulders en J.M. Smulders-Crooswijk (10), Mevrouw E. Stolk (11), E.A. Suijkerbuijk en I. den Boer (9), T.S. Tan en A.N. Sie (15), R.K.G. Tan en S.L.S.J. Tan-Lie (22), De heer / mevrouw N.E.M.L. Tang (15), De heer M.M.J. Terlingen en Mevrouw M. Terlingen-Kramer (2), Mevrouw J.M. Triel (12), C.C.P. Vervuren en L. Vervuren-van Potten (11), Mevrouw S. Verwoerd en De heer P.B. Vos (12), De heer / mevrouw M. de Visser (9), De heer / mevrouw R.W. Visser (10), De heer M. Weijts en De heer K. van Vliet (10), De heer / mevrouw H.V. Wibowo (10), H.J.N. Wijnstekers en Wijnstekers (12), M.Ph. Wilmink en W.J.F. Wilmink-van der Schee (18) 1. Opening De voorzitter van de vergadering, de heer Boks, opent de vergadering om 20:00 uur en heet de aanwezigen van harte welkom. Blijkens de voor aanvang getekende presentielijst zijn er voldoende stemmen aanwezig, dan wel bij volmacht vertegenwoordigd, om rechtsgeldige besluiten te nemen. 2. Vaststellen agenda Zonder aanvullingen of wijzigingen wordt de agenda voor de vergadering goedgekeurd en vastgesteld. Notulen d.d. maandag 7 april 2014
blz. 1
3. Mededelingen en ingekomen stukken De volgende ingekomen stukken worden behandeld: Fam. Kriek: tijdsduur opening toegangshek, wordt behandeld bij 7.4 Lekkageprobleem garagevloer: wordt behandeld bij 7.3 De heer de Wilt: verzoek plaatsen airco: wordt behandeld bij 9 Een verzoek van Amvest / Verwey met betrekking tot de bestemming van het exploitatieresultaat kon niet in behandeling worden genomen i.v.m. een te korte voorbereidingstijd. Dit zal worden geagendeerd voor de volgende vergadering.
4. Vaststellen notulen ledenvergaderingen 22-04-2013 en 28-05-2013 In de notulen van 22 april 2013 zal bij punt 3, laatste regel “De heer” gewijzigd worden in “De heer Pluijmers”. In de notulen van 28 mei 2013 zal bij punt 8.1/41 “mits” gewijzigd worden in “tenzij”. Daar er verder geen vragen en / of opmerkingen zijn over de notulen worden deze vervolgens door de vergadering vastgesteld. Ten blijke hiervan tekent de voorzitter een exemplaar voor in het dossier. 5.
Financiële zaken
5.1 Verslag kascommissie De kascommissie heeft tijdens de controle geen bijzonderheden vastgesteld en adviseert de vergadering derhalve het gevoerde beleid over het boekjaar 2013 goed te keuren resp. vast te stellen en decharge te verlenen aan het bestuur. Ter aanvulling zal Reurings Vastgoeddiensten de standaard verklaring nasturen. 5.2 Vaststellen jaarrekening 2013 en verlenen decharge aan bestuur Als bijlage bij de aankondiging van deze vergadering is meegezonden de jaarrekening over het boekjaar 2013. De balans geeft een overzicht van de schulden en bezittingen weer. Op de resultaatrekening staan de kostenrekeningen, die betrekking hebben op het afgesloten boekjaar. De vergadering besluit de jaarrekening overeenkomstig vast te stellen en daarmee decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde beleid in 2013. 5.3 Bestemmen exploitatiesaldo Voorts besluit de vergadering om het exploitatieoverschot ad € 23.516,60 aan de diverse reserves toe te voegen. 5.4 Formele vaststelling begroting 2014 De door het bestuur reeds voorgelegde begroting 2014 wordt formeel door de vergadering definitief vastgesteld. 6.
Bestuurlijke zaken
6.1 Bestuursverslag Namens het bestuur neemt de voorzitter, de heer Boks, het woord en geeft een toelichting op de voor de vergadering relevante afgewikkelde en nog lopende zaken. Mark Wilmink is toegetreden tot het bestuur; Er was een 2e vergadering nodig voor de wijziging van een tekst (artikel 41) in het Huishoudelijk Reglement; Binnentuin wordt goed onderhouden. Wel wordt meer oplettendheid gevraagd van de ouders wat betreft lopen, voetballen en fietsen van de kinderen in de groenvoorziening; Er is een brief verstuurd aan Verwey/Amvest m.b.t. het verhuurbeleid. Helaas herkent Verwey/Amvest zich niet in de opmerkingen van het bestuur. Toch zal het bestuur zich blijven inzetten voor de kwaliteit van het complex. Alle sloten van de algemene ruimten zijn inmiddels vervangen; Burger initiatief: bomen geplaatst bij de kade en parkeerplaatsen; Samenwerking tussen de VvE’s op de Veranda werkt goed. De geplande feestzaal is tot op heden tegengehouden. De gemeente komt nu met de optie voor een feestboot. De heer De Jong zal hier navraag over doen bij de andere VvE’s. De aanvraag van een aantal buurtbewoners voor het aanleggen van een speeltuin valt buiten de competenties van de VvE; Notulen d.d. maandag 7 april 2014
blz. 2
Naar aanleiding van de opkomst bij de bewonersborrel van 31 augustus jl. is gesproken over de voortzetting hiervan. Het bestuur heeft echter besloten dit toch weer door te laten gaan om de saamhorigheid tussen de bewoners onderling te versterken. 6.2 Verkiezing / (her)benoeming leden kascontrolecommissie De leden voor de kascommissie stellen zich herkiesbaar en worden door de vergadering benoemd tot de kascontrolecommissie van 2014. 7.
Technische zaken
7.1 Vaststellen Meerjaren Onderhoudsplan Het MJOP 2015 wordt vastgesteld door de vergadering. De MJOP is op de site gepubliceerd. 7.2 Activiteiten Meerjaren Onderhoudsplan 2015 Voor 2015 zijn er geen werkzaamheden ingepland, met uitzonderingen van herstelwerkzaamheden die niet kunnen worden voorzien. Extra zaken die niet in het MJOP zijn genoemd, staan als agendapunt op de agenda. Voor 2016 staan een reeks werkzaamheden in planning waarvan in 2015 goedkeuring aan de vergadering zal worden gevraagd. Door toepassing van energie- en geluidsreductie besparende maatregelen kunnen bepaalde werkzaamheden worden verlegd naar een later tijdstip/jaar. 7.3 Coating parkeergarage Door een snel verslechterende dekvloer en de daardoor optredende lekkage naar de ondergelegen garage is het noodzakelijk om de garagevloer te herstellen waarbij een goede coating met een scheur overbruggende voorziening is gewenst. De lekkage kan namelijk de bewapening in de dekvloer aantasten waardoor zijn dragend vermogen wordt verminderd, met grotere kosten later voor herstel. Daar dit probleem al bij de oplevering speelde, lopen er ook gesprekken met de bouwer en de projectontwikkelaar over eventuele gedeeltegarantie. Buiten de kosten vraagt dit ook een behoorlijke planning en medewerking om de aanwezige voertuigen elders te stallen. Geschatte herstel kosten € 250.000,-. Officiële offerte moet nog komen. De VvE bijdrage zal niet omhoog gaan. Het bestuur vraagt aan de vergadering toestemming om hier mee aan de slag te gaan. Uitvoering in 2014 levert een forse besparing op ten opzichte van latere uitvoering in verband met het tijdelijk verlaagde tarief op de arbeidskosten van onderhoud. De vergadering geeft aan hiermee akkoord te gaan. 7.4 Schuifhek Het schuifhek is vervangen door een vrijdragend hek, dit om de vele storingen ten gevolge van het loopwerk te voorkomen en de opening kon hierdoor groter worden. De tijdsduur is te verkorten door na het uit-/inrijden bij een volledige opening nogmaals de zender te bedienen, waardoor de poort gelijk zal sluiten. Toegezegd is om ook naar de wachttijd te kijken of deze korter kan worden ingesteld. 7.5 Ontvanger Er is een nieuwe ontvanger geïnstalleerd waardoor de zenders afzonderlijk kunnen worden geprogrammeerd. De oude zenders kunnen gebruikt blijven worden. De nieuwe zenders kosten ca. € 40,--, (prijsstelling 2013), voor beide garageniveaus. Ook is het mogelijk om een mobiele telefoon te programmeren, hiervoor is wel het nummer van de telefoon nodig. De 1e keer zal dit programmeren gratis zijn daarna worden er kosten berekend. In overleg met het bestuur zal de hoogte van dit bedrag worden vastgesteld. 7.6 Deurstopper Bij de algemene toegangsdeuren is een deurstopper geplaatst. Dit om te voorkomen dat de deur door zijn scharnieren wordt gedrukt. Dit is helaas al een paar maal voorgekomen, de kosten voor herstel bedragen ca. € 1.200,-- . Het probleem vindt voornamelijk plaats bij verhuizingen. De schakelaar dient op de stand “open” te worden gezet, er mag absoluut niets tussen of onder de deur worden geplaatst om deze open te houden. Dit veroorzaakt schade aan het sluitmechanisme waardoor de deur niet meer goed afsluit. 7.7 Tuinvlonders Voor het schoonmaken van de vlonders worden vrijwilligers gevraagd, materieel zal ter beschikking worden gesteld. Denk aan ca. 4 werkdagen. Uitbesteding kost ca. € 1.200,--. Een aan te brengen antisliplaag kost ca. € 19.000,-- waarbij de vlonder bij het trappenhuis slechts gedeeltelijk wordt gedaan. Tijdens de ALV meldden zich reeds enkele vrijwilligers, extra vrijwilligers kunnen zich aanmelden bij Kees de Jong.
Notulen d.d. maandag 7 april 2014
blz. 3
7.8 Oplaadpunt elektrische auto's Ten behoeve van het plaatsen van oplaadpunten voor elektrische auto’s wordt door het bestuur navraag gedaan bij de netbeheerder (Stedin) en is een offerteaanvraag bij de installateur neergelegd. Zodra er meer informatie bekend is, worden de betrokken bewoners geïnformeerd over de kosten. 7.9 LED Led-verlichting is toegepast bij de entree omdat een aantal armaturen defect bleken te zijn. Om geen verschil te hebben tussen de portieken, zijn alle 4 de portieken aangepast. 8. Legionella contract Bij de legionellacontrole, begin dit jaar, is er vrijwel geen medewerking verleend door de bewoners om de controle uit te kunnen voeren. Het bestuur vraagt graag meer medewerking van de bewoners. Tevens wordt aan de vergadering gevraagd of het contract om de controle te laten uitvoeren nog zin heeft, de vergadering vindt van wel. 9. Aanvraag plaatsen airco Het bestuur heeft een verzoek ontvangen van de heer Wilmink voor het plaatsen van een airco. Het bestuur legt het verzoek voor aan de ledenvergadering. Plaatsing van de airco kan plaats vinden in de gang tussen de bergingen van het 3e en 4e portiek. Er zullen door het bestuur, met uit zondering van dhr. Wilmink, voorwaarden worden gesteld aan de locatie en de ophanging. De vergadering gaat hiermee akkoord. Ook de heer de Wilt heeft een verzoek ingediend voor het plaatsen van een airco. De heer De Wilt wordt gevaagd nadere informatie te verschaffen. Het bestuur vraagt aan de vergadering mandaat te verlenen om deze aanvraag verder te beoordelen. De vergadering gaat hiermee akkoord. 10.
Formaliteiten
10.1 Verzekering appartementsclausule In de polis van de gebouwenverzekering van Van Steensel is de appartementsclausule opgenomen. Deze clausule is opgesteld door de Bond van Verzekeraars (polisvoorwaarden 9.7). Het eerste deel behandelt de schade veroorzaakt door daad of verzuim van een lid. Hierin is bepaald dat de overige leden zijn verzekerd met uitsluiting van het lid dat de schade heeft veroorzaakt. Het tweede deel van deze clausule behandelt dat als in bovengenoemde gevallen de schade uitkering een bedrag van € 11.345,00 te boven gaat, de uitkering moet geschieden op de wijze welke door de vergadering is bepaald. Dit moet ook zijn vastgelegd in een door de voorzitter ondertekend exemplaar van de notulen van de vergadering. Na uitkering overeenkomstig de voorwaarden van de verzekering, zal de verzekeringsmaatschappij tegenover alle belanghebbenden volledig zijn vrijgesteld. De vergadering heeft kennis genomen van deze aanvullende voorwaarde en gaat unaniem op voorhand akkoord dat uitkering mag geschieden aan de Vereniging van Eigenaars in geval dat een schade van deze orde zich voordoet. Deze geldelijke uitkering dient te worden aangewend om het beschadigde object in oorspronkelijke staat te herstellen. Dit punt zal jaarlijks op de agenda terugkeren. 10.2 Woningverbeteringen In de polis van de opstalverzekering zijn de eventueel aanwezige woningverbeteringen deels meeverzekerd. Onder woningverbeteringen wordt verstaan: aanpassingen die door of in opdracht van huidige of voormalige eigenaar zijn aangebracht. In het taxatierapport van de VvE zijn badkamers en keukens gezamelijk opgenomen voor € 8.500 per appartement. In de polis van de opstalverzekering worden woningverbeteringen voor € 5.000 bovenop de taxatiewaarde meeverzekerd. Totaal zijn de keukens en badkamers dus per appartement voor € 13.500 meeverzekerd in de opstalverzekering van de VvE. Extra waarde zal door bewoners moeten worden verzekerd via de eigen inboedelverzekering. De verzekeringspolissen en het taxatierapport staan gepubliceerd op het webportaal van de VvE. De eigenaars hebben kennis genomen van deze mededeling. Notulen d.d. maandag 7 april 2014
blz. 4
10.3 Incassoprocedure In verband met eventuele incassoprocedures van achterstallige VVE-bijdragen verzoekt de administratief beheerder de vergadering, conform het bepaalde in het Reglement van Splitsing van eigendom, hem te machtigen om (rechts)maatregelen te treffen indien een eigenaar zijn bijdrage, tekort op de exploitatierekening en eventueel een door het bestuur opgelegde boete niet of niet tijdig voldoet; uiteraard na aanmaning c.q.ingebrekestelling. Bij incasso- en gerechtsprocedures komen de hieraan verbonden kosten waaronder begrepen de (buiten)-gerechtelijke kosten voor rekening van de betrokken eigenaar. De machtiging wordt door de vergadering verleend. Dit agendapunt zal jaarlijks op de agenda terugkeren teneinde nieuwe eigenaars op dit besluit te wijzen. 11. Rondvraag De volgende zaken komen aan de orde tijdens de rondvraag: Bij een van de bewoners is er een grijze aanslag op het hekwerk van het balkon. De heer Pluijmers zal hier naar kijken. Ondanks meerdere verzoeken aan de bewoners, worden helaas toch nog steeds sigarettenpeuken van balkons naar beneden gegooid. Bestuur zal de bewoners blijven informeren en waarschuwen hierover. Verzoek vanuit het bestuur om ook als bewoner diegene erop aan te spreken. Door gesprongen ruiten van de serres ligt er regelmatig glas. Bestuur zegt toe te zullen informeren naar een onderhoudscontract. Er worden kandidaten gezocht voor een nieuw te vormen kleurencommissie. Vanuit de vergadering melden Koos de Wilt, Wilma de Jong en Mark Wilmink zich hier voor aan. De lampjes op de bordessen zijn al enige jaren uitgeschakeld. Het bestuur wil i.v.m. de komende schilderwerkzaamheden de armaturen verwijderen en een afdekplaatje bevestigen, zodat er overheen geschilderd kan worden. De armaturen kunnen dan elders in het gebouw opnieuw dienst doen. De vergadering geeft hiervoor toestemming. 12. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun inbreng.
Vastgesteld op de vergadering van . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . voorzitter
bestuurder
.................................................................................
Notulen d.d. maandag 7 april 2014
blz. 5
Besluitenlijst Vereniging van Eigenaars van het Rubenscomplex te Rotterdam (170) Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 7 april 2014, aanvang 20:00 uur.
Notulen d.d. maandag 7 april 2014
blz. 6
Actiepuntenlijst Vereniging van Eigenaars van het Rubenscomplex te Rotterdam (170) Notulen van vergadering van eigenaars, gehouden maandag 7 april 2014, aanvang 20:00 uur.
Notulen d.d. maandag 7 april 2014
blz. 7
