Notulen Cooperatieve vereniging van Eigenaren Bungalowpark L'Air Pur - UA Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden zaterdag 14 juni 2014, aanvang 10:00 uur.
1. Opening om 10:00 uur (zaal geopend vanaf 09:30 uur). De voorzitter opent om 10.00 uur de vergadering. Hij heet een ieder van harte welkom. Er zijn in totaal 77 eigenaren vertegenwoordigd, waarvan 24 machtigingen. De voorzitter neemt een moment stilte in acht ter nagedachtenis aan de overledenen van de afgelopen periode, te weten mevrouw De Jong-van Nieuwburg, de heer Van Mook, de heer Timmermans (oud-beheerder) en de heer Struijk. Er is een bericht van verhindering binnen gekomen van de familie Kloos en de heer J. Kerstens. 2a Ingekomen stukken en/of mededelingen. Er zijn twee ingekomen stukken, 1 van de heer Mossou en 1 van mevrouw Van Bockel. Het ingekomen stuk inzake statuten en reglementen van de heer Mossou zal bij agendapunt 5e worden behandeld. Het ingekomen stuk van mevrouw Van Bockel zal bij agendapunt 9 worden besproken. Mevrouw Chmielowski vraagt waarom haar ingekomen stuk met betrekking tot een factuur over een verstopt riool niet behandeld word. De voorzitter geeft aan dat dit een individuele kwestie betreft en dat dit reeds door het bestuur in behandeling is genomen. Het bestuurslid technische zaken (Jan van Noordenne) zal hier later rechtstreeks op terugkomen. De voorzitter geeft een update met betrekking tot de dubbelbestemming. Mede dankzij 156 stemmen welke het CDA van eigenaren op het park heeft ontvangen is het CDA de grootste partij in de gemeenteraad geworden. De afgelopen periode is er samen met de Vooruitstrevende Partij Baarle Baarle en Fractie Ulicoten een coalitie gevormd. In het gevormde coalitieprogramma is onder andere de dubbelbestemming van het park opgenomen. In het najaar wordt dit punt in de raad opnieuw besproken. Indien een eigenaar nog nieuwe gezichtspunten met betrekking tot de dubbelbestemming wenst aan te dragen dan kunnen zij dit kenbaar maken bij het bestuur. Het in het verleden opgemaakte rapport zal weer opnieuw op tafel komen te liggen en het bestuur hoopt mede op basis hiervan de dubbelbestemming waar te kunnen maken. De voorzitter dankt een ieder voor zijn of haar uitgebrachte stem. Van 1 van de leden is het idee gekomen om een sociaal vangnet voor het park op te zetten. Het park leent zich hier uitstekend voor en het is iets wat door de landelijke overheid van lokale overheden zoals de gemeente steeds meer wordt verwacht. Er zit veel knowhow met betrekking tot dit soort zaken op het park en de voorzitter verzoekt dan ook aan de leden welke hier interesse in hebben om zich aan te melden zodat zij dit in de vorm van een werkgroep verder uit kunnen werken. Op 12 april jl. is het parkpreventieteam bestaande uit ca. 15 parkscouts door de initiatiefnemers (de heer Kaper, de heer Zwanink en mevrouw Van Bockel) samengesteld. Dit om de veiligheid op het park te kunnen waarborgen. Echter de afgelopen weken is gebleken dat de belasting voor dit beperkt aantal personen groot is en de voorzitter verzoekt leden dan ook om zich aan te melden. De heer Kaper geeft een nadere toelichting op deze mededeling. Het parkpreventieteam staat ten dienste van de leden en registreert enkel de gebeurtenissen en ongewenste activiteiten op het park en adviseert op basis hiervan het bestuur. Zij verbaliseren dus niet. Het is de bedoeling om ongenode gasten te traceren. Het is voor zowel eigenaars als hun gasten prettig om te weten dat hierop streng wordt toegezien. Naast de avond- en nachtpreventie is het ook de bedoeling om overdag te gaan posten, bijvoorbeeld rondom het zwembad. Echter hiervoor zijn extra vrijwilligers nodig, zowel mannelijk als vrouwelijk. Een ieder die hieraan mee wil werken kan zich rechtstreeks melden bij een van de leden van het team of bij het bestuur. Het team komt regelmatig bij elkaar om te evalueren en regelmatig is daar ook iemand van het bestuur bij aanwezig. Alle informatie welke besproken wordt binnen het team wordt vertrouwelijk behandeld. 2b Vervanging bedrijfsauto. De bedrijfsauto reed weinig kilometers (ca. 1.500 per jaar) en de wegenbelasting en verzekeringspremie waren relatief hoog. Daarom heeft het bestuur besloten om de oude auto te vervangen voor een kleinere auto Notulen d.d. zaterdag 14 juni 2014
blz. 1
op benzine. Hierdoor dalen de jaarlijkse autokosten. Daar dit niet was begroot worden de kosten op de exploitatierekening van 2014 opgenomen. 3. Goedkeuring van de notulen d.d. 30 november 2013. De voorzitter neemt de notulen per pagina door. De heer Van Hees heeft een vraag met betrekking tot punt 4c op pagina 2 van de notulen. Hij heeft op de betreffende vergadering de vraag gesteld of ook het toekomstig onderhoud in offertetrajecten wordt meegenomen. Aangezien het bestuurslid technische zaken (de heer Van Noordenne) toen niet aanwezig was heeft de heer Van Hees toen geen duidelijk antwoord gekregen. De heer Van Noordenne geeft aan dat bij aanbestedingstrajecten ook het toekomstig onderhoud en de eventueel af te sluiten onderhoudscontracten in de offertetrajecten worden meegenomen. De heer De Beer heeft in de vorige vergadering onder punt 3 aangegeven dat de verkorte versie van de jaarrekening op kostensoorten en categorieën afwijkt van de uitgebreide versie. Naar zijn mening is dat in de nu verstrekte versies weer zo. De heer Wams van AD-Vi VVE Beheer B.V. licht toe dat de systemen welke de verkorte versie alsmede de uitgebreide versie van de jaarrekening produceren volledig zijn geautomatiseerd en om dit gelijk op elkaar afgestemd te krijgen zullen, als dit al mogelijk is, extra kosten gemaakt moeten worden, en de vraag is of dit wenselijk is. De heer De Beer stelt voor om de verkorte versie dan maar weg te laten en deze niet meer te gebruiken. De heer Wams geeft aan dat AD-Vi werkt met speciaal voor verenigingen samengestelde software. Hieruit komt de verkorte versie tot stand. Deze verkorte versie is er in het verleden gekomen om het voor alle leden leesbaarder en begrijpelijker te maken. Daarnaast kost de uitgebreide versie van de jaarrekening de vereniging jaarlijks ruim € 1.500,= extra. Conform hetgeen in de agenda van deze vergadering opgenomen is het uitgebreide verslag op de receptie op te halen. De penningmeester (de heer Waardenburg) merkt op dat slechts twee leden hiervan gebruik hebben gemaakt. Een verder inhoudelijke discussie over dit punt wordt door de voorzitter verwezen naar punt 4 van de agenda. De heer Van Hees merkt over pagina 3, punt 4a op dat hij van mening is dat de toen door hem aangedragen punt van alternatieve verwarming nu bij de renovatie van het zwembad meegenomen zou moeten worden. De heer Van Noordenne zegt toe dat de renovatie van het zwembad op dit punt nu nog niet van toepassing is. Het zwembad is in het meerjarenonderhoudsplan wat het bestuur heeft opgemaakt opgenomen en dit punt zal in de toekomst, zodra dit van toepassing is, meegenomen worden. Mevrouw Van den Akker is bij de vorige vergadering niet aanwezig geweest en vraag zich af aan welke folder bij agendapunt 9, laatste alinea, wordt gerefereerd. De voorzitter licht toe dat dit een particuliere folder inzake het CDA betreft. De folder is opgemaakt door mevrouw Van Bockel. De heer Mossou merkt over het 3e punt van de actiepuntenlijst op pagina 9 op dat hij hier bij voorkeur de term "werkgroep Bereikbaarheid Brandweer" wenst te zien in plaats van "werkgroep Brandweer", ook bij toekomstige vermeldingen. Daarnaast vraagt de heer Mossou zich af of de notulen in de toekomst niet dubbelzijdig en op een mindere kwaliteit papier afgedrukt kunnen worden, dit om kosten te besparen. De voorzitter vraagt aan de vergadering of het mogelijk een optie is om de notulen niet meer met de vergaderstukken mee te sturen, aangezien de eigenaren de notulen reeds korte tijd na de vergadering al hebben ontvangen, en in wezen worden de notulen nu dus twee keer verspreid, echter de reacties uit de zaal geven aan dat de eigenaren de notulen ook bij de vergaderstukken wensen te ontvangen. Het bestuur zal dit punt bespreken met AD-Vi VVE Beheer B.V. Zonder verdere op- of aanmerkingen worden de notulen goedgekeurd. 4a Goedkeuring financieel verslag 2013. Mevrouw Van den Akker vraagt zich af waarom er op pagina 4 van de financiële rapportage een reservefonds waterexploitatie vermeld staat. De heer Van Noordenne licht toe dat in het verleden is besloten om een waterprijs vast te stellen om een duidelijke verdeling te maken, zodat iemand die veel water verbruikt ook meer kosten betaald. De totale kosten worden bij elkaar opgeteld en er word gekeken hoeveel het totale waterverbruik is. Hier komt vervolgens per verbruiksperiode een prijs per m³ uit. Individueel ontvangen de leden dan ook geen aanslag voor verontreinigingsheffing, waterschapslasten of rioolheffing meer. Elk individueel lid geeft elke verbruiksperiode zijn meterstand door en op basis hiervan wordt het water afgerekend. Het fonds waterexploitatie op de jaarrekening 2013 is tot stand gekomen op verzoek van de vergadering. Dit is het overschot op de waterafrekening van 2011/2012. Hier dient zoals bij agendapunt 5a vermeld wordt nadere besluitvorming over genomen te worden. De heer De Beer merkt op dat er op 25 juni 2011 door de vergadering is besloten dat bij het opmaken van de Notulen d.d. zaterdag 14 juni 2014
blz. 2
jaarrekening een aantal punten moeten worden uitgevoerd, waaronder het opnemen van een specificatie van de waterexploitatie alsmede de standen van het waterverbruik. De heer De Beer heeft hier diverse keren aandacht voor gevraagd, echter hier is tot op heden naar zijn mening nog niets mee gedaan. Hij zou graag conform hetgeen in het verleden besloten is deze punten in het jaarverslag opgenomen zien. Hij heeft dit reeds in zijn brief van afgelopen mei aan het bestuur toegelicht. De heer Wams geeft aan dat voor het bungalowpark een jaarverslag conform de Wet op de jaarrekening van ondernemingen niet nodig is. In het verleden is op verzoek van de heer De Beer wel verzocht om dit uitgebreide rapport te handhaven en dit kost de vereniging jaarlijks ruim € 1.500,= exclusief BTW extra. Daarnaast merkt de heer Wams op dat het niet gebruikelijk is om zaken zoals het aantal verbruikte m³ en het waterverbruik op te nemen in de jaarrekening. Dit is reeds in een antwoord op de brief van de heer De Beer van mei jl. nader door AD-Vi toegelicht. De heer J. Yntema stelt voor om de waterboekhouding te laten controleren door de kascommissie. De heer Wams geeft aan dat deze stukken reeds onderdeel zijn van de totale financiële administratie en reeds door hen gecontroleerd kunnen worden. Vanuit de zaal ontstaat rumoer en diverse eigenaren merken op weinig van het verhaal van de heer De Beer te begrijpen en zo geen besluitvorming hierover kunnen nemen. De voorzitter sluit vanwege de ontstane consternatie de discussie en AD-Vi zegt toe een verbijzondering van hetgeen besproken aan de leden zal toesturen in de hoop dat het dan voor de eigenaren duidelijk wordt. De heer Van Hees vraagt waarom de liquide middelen zoals op pagina 4 bovenaan vermeld staan gestegen zijn van € 165.000,= in 2012 naar ruim € 405.000,= in 2013. De heer Wams licht toe dat de algemene reserve van de vereniging per 31 december 2013 ruim € 204.000,= betrof en de voorziening groot onderhoud ruim € 130.000,= was. Dit geld is bestemd als reservering en is bedoeld om toekomstig groot onderhoud van te bekostigen, een en ander conform het door het bestuur opgestelde meerjarenonderhoudsplan. De vraag is echter wel of de getroffen reserves voldoende zijn om in de toekomst al het uit te voeren groot onderhoud te kunnen betalen, aangezien het opgestelde meerjarenonderhoudsplan slechts een viertal jaren inzichtelijk maakt. Normaal kijk je in een meerjarenonderhoudsplan naar een termijn van 25 tot 50 jaar. Indien de reserveringen op enig moment wel voldoende blijken te zijn zou het ook een mogelijkheid zijn om hiermee een van de langlopende leningen af te lossen, zodat de vereniging jaarlijks rentekosten bespaard. Deze rentekosten zijn hoger dan de huidige rente-inkomsten. Daarnaast bestaat een deel van de liquide middelen per 31 december 2013 uit vooruit ontvangen ledenbijdrage voor het jaar 2014. 4b Verslag 2013 kascommissie. De heer J. Yntema geeft namens de kascommissie een toelichting. De afspraak voor controle van de financiële administratie heeft afgelopen week (dinsdag 10 juni) op het kantoor van AD-Vi plaatsgevonden. Op basis van deze controle zijn er diverse vragen bij de commissie naar voren gekomen en zij hebben deze in een emailbericht op woensdag 11 juni aan het bestuur gesteld. Gezien de tijdsdruk heeft de commissie deze vragen bij binnenkomst van deze vergadering aan de leden verstrekt. De heer Yntema heeft de antwoorden van het bestuur op de gestelde vragen deze ochtend in zijn mailbox aangetroffen en loopt de antwoorden door: De wateradministratie wordt door AD-Vi goed gevoerd. AD-Vi is in staat om van alle eigenaren individueel de verplichtingen te berekenen. Er is een vraag gesteld over de hoogte van de kosten voor het drukwerk van de uitgave van Lapwerk. Het bestuur heeft opgemerkt dat dit punt op 2013 niet van toepassing is, echter de commissie heeft voor Lapwerk facturen van drie drukkerijen gevonden waarbij de laatste twee duurder waren. De commissie heeft geconstateerd dat de geplaatste kledingcontainer geen geld oplevert wat in de regel wel gebruikelijk is. De commissie verzoekt het bestuur dit nader te onderzoeken. Het bestuurslid technische zaken (de heer Van Noordenne) merkt op dat dit geld naar een goed doel gaat. De entreebijdrage van nieuwe eigenaars en huurders werd in het verleden door het bestuur gefactureerd en in een enkel geval individueel per kas betaald. Het voorstel van de commissie is om dit enkel nog via AD-Vi te laten verlopen. Het bestuur heeft reeds toegezegd dat dit inmiddels ook zo gedaan wordt. Er zijn door de commissie vragen gesteld over de zaal- en ijsopbrengst. Hierover heeft de commissie geen stukken in de administratie kunnen vinden. Het bestuur heeft aangegeven dat deze administratie via de recreatiecommissie loopt en dat deze administratie bij het bestuur in te zien is. De commissie heeft verder opgemerkt dat er niet bij alle declaraties bonnen en bewijsstukken aanwezig zijn en adviseert het bestuur om hier in de toekomst beter op te letten en naast de handtekeningen door meerdere bestuursleden welke op de declaraties staan ook alle bonnen bij te voegen. Er ontstaat een discussie over de late afspraak en late aanlevering van stukken en antwoorden over en weer. Notulen d.d. zaterdag 14 juni 2014
blz. 3
AD-Vi heeft de commissie op 6 mei jl. uitgenodigd. De kascommissie is van mening dat wanneer alle door de commissie aan het bestuur gevraagde stukken tijdens de afspraak van 10 juni jl. op het kantoor van AD-Vi aanwezig waren geweest er geen problemen waren ontstaan en dan had de commissie aan de vergadering kunnen adviseren om decharge te verlenen, echter nu ontbreken er naar mening van de commissie stukken en is dus niet de volledige administratie aanwezig/op orde. De voorzitter stelt dan ook voor om op basis van deze gegevens dit agendapunt te verdagen en de goedkeuring van de jaarrekening en de dechargeverlening door te schuiven naar de najaarsvergadering. De penningmeester verlaat de vergadering. 4c Vaststellen definitieve ledenbijdrage 2013, vaststellen entreebijdrage, vaststellen waterprijs. De definitieve vaststelling van de ledenbijdrage kan door het niet vaststellen van de jaarrekening 2013 niet plaatsvinden en dit agendapunt wordt doorgeschoven naar de najaarsvergadering. De eenmalige entreebijdrage voor nieuwe leden bedraagt € 250,-. Dit is in het verleden reeds besloten, echter dit was toen niet afdoende genotuleerd. De voorzitter brengt dit in stemming en de vergadering is akkoord met vaststelling van de entreebijdrage voor zowel nieuwe huurders als eigenaren op € 250,=. Dit agendapunt zal in het vervolg jaarlijks op de agenda opgenomen worden om nieuwe leden hierover te informeren. Voorstel definitieve vaststelling prijs per m³ water 2013/2014 conform onderstaand overzicht: Brabant Water: € 57.847,08 Brabantse Delta: € 26.746,74 Totaal: € 84.593,82. Waterverbruik: 28.170 m³. Prijs per m³: € 84.593,82 : 28.170 m³ = € 3,003 Dit voorstel wordt door de leden aangenomen. 4d Bestemming exploitatieresultaat 2013. Door het niet vaststellen van de jaarrekening 2013 kan over dit agendapunt geen besluit worden genomen. 5. .
Bestuursvoorstellen/mededelingen.
5a Bestemming saldo waterexploitatie 2012/2013. Het voorstel van het bestuur was om het saldo van het fonds waterexploitatie, zijnde € 40.183,63 tezamen met het overschot op de exploitatie 2013 (€ 67.049,91) te gebruiken voor uitvoering van de onder punt 5b van de agenda genoemde punten, echter gezien het feit dat de vergadering over de bestemming van deze bedragen geen besluit heeft genomen, zou dit kunnen betekenen dat de parkbijdrage omhoog zou moeten, aangezien tijdens de vorige vergadering wel is besloten om deze werkzaamheden uit te gaan voeren. Mevrouw De Bruijn merkt op dat het naar haar mening niet reëel is dat iemand die veel water verbruikt dan ook een groter deel aan het reservefonds bijdraagt. Naar haar mening moet het geld middels een verrekening terugkomen bij de leden. De heer De Beer heeft dezelfde mening en indien hierdoor de parkbijdrage voor uitvoering van de extra werkzaamheden omhoog moet dan is dat nou eenmaal zo. Wel merkt hij op dat er reeds twee jaar een ruim overschot op de jaarrekening is en dat het best zo kan zijn dat dit in 2014 weer het geval is. De heer Van Noordenne geeft aan dat er inderdaad twee jaar een overschot is, maar dat er inmiddels ook een meerjarenonderhoudsplan door het bestuur is opgesteld. Deze planning laat zien wat er nodig is en het geld voor uitvoering van de in het meerjarenonderhoudsplan genoemde punten zal toch ergens vandaan moeten komen. De heer Wams licht toe dat terugbetaling van het fonds waterexploitatie los staat van de bestemming van het exploitatieresultaat 2013. Indien het fonds waterexploitatie wordt toegevoegd aan het reservefonds dan ontstaat er inderdaad ongelijkheid, aangezien de een meer bijdraagt dan de ander. Het meest redelijke is dan ook om dit bedrag terug te betalen. Terugbetaling is op twee manieren mogelijk: rechtlijnig, dus iedereen voor een gelijk deel, of op basis van het verbruik van de leden over de waterperiode 2011/2012. Daarnaast geeft de heer Wams een toelichting op de bekostiging van de punten genoemd bij 5b van de agenda. Omdat er al een aantal keren besloten is om bepaalde uitgaven te bekostigen vanuit de voorziening groot onderhoud zijn er al een aantal jaren exploitatieoverschotten ontstaan, waarvan vervolgens wordt besloten om deze toe te voegen aan de voorziening groot onderhoud. De heer Wams attendeert de vergadering er op dat, zoals reeds eerder toegelicht, een meerjarenonderhoudsplan in de regel voor een Notulen d.d. zaterdag 14 juni 2014
blz. 4
periode van 25-50 jaar opgemaakt wordt. Hierbij zijn dan de eerste tien jaar inzichtelijk en de latere jaren zijn bij elkaar geteld, aangezien het de voorkeur heeft om het rapport elke vijf jaar bij te stellen zodat de vervolgjaren weer inzichtelijk worden. Bij het opmaken van een meerjarenonderhoudsplan voor 25-50 jaar is pas goed inzichtelijk of de reservering welke er getroffen wordt ook daadwerkelijk voldoende is. Dit is een normaal beleid en dit wordt bij de meeste verenigingen zo uitgevoerd. Nu is de termijnvisie naar mening van AD-Vi te kort. De heer De Beer merkt op dat op de vorige vergadering de offerte voor het opmaken van een uitgebreid meerjarenonderhoudsplan door AD-Vi ca. € 8.000,= bedroeg. De heer Wams licht toe dat deze offerte erop was gebaseerd dat AD-Vi niet bij het technisch beheer betrokken is. Wel is het zo dat AD-Vi toen aan het bestuur heeft aangegeven dat als het bestuur de volledige informatie over de technische zaken aan AD-Vi aan zou leveren, waardoor het aantal aan het meerjarenonderhoudsplan te besteden uren minder zou zijn dan in het geoffreerde bedrag deze dan in mindering gebracht zouden worden, echter dat is bij de vorige vergadering door het bestuur niet duidelijk naar voren gebracht. Er volgt een stemming over de bestemming van het fonds waterexploitatie. Het voorstel van het bestuur is om het saldo van de waterexploitatie aan de voorziening groot onderhoud toe te voegen. Met 8 stemmen tegen wordt dit voorstel aangenomen. Er ontstaat rumoer en enkele eigenaren merken op dit onterecht te vinden. De voorzitter sluit de discussie aangezien de voor- en tegenstanders zijn gehoord en de stemming duidelijk is. 5b Goedkeuring uit te geven kosten ten laste van voorziening groot onderhoud. Vorig jaar is voor uitvoering van onderstaande punten reeds goedkeuring verleend, echter er is door het bestuur nagelaten om te besluiten waar deze kosten van betaald worden. Het voorstel nu is dan ook om deze te voldoen uit de voorziening groot onderhoud (zie meegezonden vergaderstuk). Kosten met betrekking tot slagboom met druppel groot € 18.000,Kosten met betrekking tot camerabewaking groot € 30.000,Kosten met betrekking tot midgetgolfbaan groot € 40.000,Kosten met betrekking tot zwembadinstallaties groot € 13.000,= De vergadering is akkoord met het voorstel om bovengenoemde uitgaven ten laste te brengen van de voorziening groot onderhoud. 5c Maandelijkse bijdrage en waterafrekeningen betalen middels automatische incasso. De heer Wams geeft een toelichting op dit agendapunt. In het verleden is er een offerte uitgebracht waarbij er is uitgegaan van het automatisch incasseren van de parkbijdrage, een en ander zoals toen met het bestuur besproken. In de praktijk bleek dit echter anders te zijn en in het verleden is zelfs besloten om de parkbijdrage maandelijks te gaan betalen. Er zijn nu dus eigenaren welke hun parkbijdrage jaarlijks of maandelijks betalen. Dit betekent dat AD-Vi periodiek handmatig de debiteuren door moet lopen om te beoordelen welke eigenaren eventuele achterstanden hebben. Dit kost AD-Vi aanzienlijk veel tijd. Het verzoek van AD-Vi aan de vergadering is dan ook om een automatische incasso af te geven en bij voorkeur per maand te betalen. Indien een eigenaar het niet met een afschrijving van een bepaald bedrag eens is dan heeft betreffende eigenaar de mogelijkheid om tot 8 weken na de afschrijving het bedrag op de rekening terug te laten storten. De heer Van Hees en mevrouw Van de Kasteele geven aan dat hier reeds op de vorige vergadering over is besloten en vragen zich af waarom dit punt nu weer terugkomt. De heer Wams licht toe dat de tijdsbesteding van AD-Vi voor dit punt oploopt en dat dit tot gevolg zal hebben dat er in 2015 vanuit AD-Vi wellicht een tariefsverhoging plaats zal moeten vinden. De heer Van Hees vraagt zich af wat het standpunt van het bestuur is. De voorzitter is van mening dat het de beheerder vrij staat om hier op terug te komen en dat hier dan wellicht opnieuw over onderhandeld moet worden indien de vergadering dit agendapunt naast zich neer legt. Mevrouw Lamers vraagt zich af of er in het traject van nieuwe onderhandelingen dan ook andere beheerders worden betrokken aangezien zij de afstand naar Veldhoven voor de financiële commissie behoorlijk groot vindt. De voorzitter geeft aan dat dit niet zo is aangezien dit reeds in het voortraject is gebeurd. Hierbij zijn offertes opgevraagd bij beheerders uit Waalwijk en Oosterhout, plaatsen welke ook niet om de hoek liggen. De locatie van de beheerder en de afstand er naar toe zijn in dit verhaal geen issue. 5d Verkoop verenigingsgrond aan particulier/lid. De heer Van Noordenne geeft een toelichting op dit agendapunt. De betreffende eigenaar van een perceel aan de Acacialaan 1 wil een naastgelegen strook grond (aan de Parklaan) van ca.110-120 m² welke nu in eigendom van de vereniging is aankopen tegen de prijs van bosgrond, geschat op ca. € 25,= per m² conform gegevens vanuit het verleden. Indien de vergadering akkoord is met het voorstel dan zal het bestuur in overleg gaan met de bank en de Notulen d.d. zaterdag 14 juni 2014
blz. 5
opbrengst zou dan in mindering gebracht kunnen worden op de lening. Mevrouw De Bruijn vraagt zich af op dit consequenties heeft voor de bereikbaarheid van de brandweer. De heer van Noordenne geeft aan dat deze niet in het geding komt, aangezien de strook wordt teruggebracht van 12 naar 6 meter en dit ruim voldoende is. De heer Knappers merkt op dat het naar zijn mening hier niet om de prijs van de grond of de bereikbaarheid voor de brandweer gaat, echter om de schoonheid van het park, aangezien er wellicht aan het aanzicht door verkoop van de strook wat gewijzigd zou kunnen worden. De heer Van Noordenne merkt op dat de strook in gebruik zal blijven als groenstrook, en deze mag niet door de eigenaar bebouwd worden. Mevrouw Chmielowski vraagt of deze verkoop geen problemen oplevert met de splitsingsakte. De heer Van Noordenne merkt op dat de vereniging geen splitsingsakte heeft aangezien het hier geen appartementencomplex betreft. De voorzitter brengt het voorstel in stemming en met 7 stemmen tegen is het voorstel aangenomen. 5e Toestemming kosten wijzigen statuten en reglementen/opmaken in concept. De heer Mossou leest zijn ingekomen brief voor (zie bijlage). Zijn voorstel is om het traject van verandering van statuten te splitsen en eerst te inventariseren wat er gewijzigd moet worden, en te bepalen waarom iets gewijzigd moet worden en welke keuzemogelijkheden er zijn. Vervolgens dient deze wijziging aan de leden te worden voorgesteld en daarna is het woord aan de notaris. De voorzitter merkt op dat dit ook het traject is wat het bestuur voor ogen heeft. Mevrouw Van den Akker wil graag weten welke punten er veranderd moeten worden. En zij vraagt zich af of de statuten weer veranderd moeten worden als het park in de toekomst de dubbelbestemming verkrijgt. Het proces moet naar haar mening duidelijker zijn, anders wijzigingen de statuten straks elk jaar. Ook de heer Van Hees is van mening dat statuten een langdurige werking moeten hebben en niet bij elke bestuurswisseling moeten wijzigen. Daarnaast wil hij graag vooraf zien wat het bestuur voornemens is te wijzigen alvorens hier een besluit over te nemen om extra kosten te gaan maken. De heer Van Noordenne merkt op dat de laatste wijziging van de statuten dateert van 2010, en dat het zeker dus niet zo is dat de statuten jaarlijks veranderen. De voorzitter licht toe dat de huidige statuten niet meer van deze tijd zijn en dat er op de veranderende wetgeving moet worden ingespeeld. De voorzitter is reeds zelf met het opstellen van een concept bezig geweest en merkt op dat het een flink karwei betreft. Zijn dossier heeft hij doorgestuurd aan AD-Vi, en indien de vergadering akkoord is zullen zij dit verder oppakken. De heer De Beer verzoekt om bij een wijziging van de statuten de besluitvorming van de vergadering van juni 2011 op te nemen de wijziging op artikel 4.5 met betrekking tot de volmacht aan het bestuur tot maximaal € 15.000,=. Tevens wil hij duidelijk in de statuten opgenomen hebben dat de vergadering jaarlijks de begroting voor het volgend jaar medio oktober/november goedkeurt, en niet zoals nu in de statuten staat dat enkel de ledenbijdrage wordt vastgesteld. De heer Mossou schrikt er van dat het bestuur AD-Vi reeds heeft ingeschakeld aangezien AD-Vi naar zijn mening belanghebbend is. De voorzitter geeft aan dat hij enkel zijn bevindingen bij AD-Vi heeft neergelegd en dat AD-Vi afhankelijk van het besluit van de vergadering dit verder oppakt. Daarnaast vind de voorzitter het te ver gaan om AD-Vi in deze kwestie belanghebbend te noemen, aangezien zij reeds jaren ervaring hebben met het opstellen van statuten en reglementen en op de hoogte zijn van de huidige wetgeving. Vanuit de vergadering wordt gevraagd wat de kosten zijn voor het wijzigen van de statuten en reglementen. De heer Wams geeft aan dat dit afhankelijk is van de tijdsbesteding. Verwacht wordt dat dit proces ca. 80-100 uur á € 55,= exclusief BTW per uur zal zijn. Indien de vergadering deze kosten niet wil maken dan is het wellicht mogelijk om hiervoor een commissie in het leven te roepen. De heren Mossou, Van Hees en Scherpenzeel stellen zich hiervoor beschikbaar. 6. Benoeming financiële commissie. De kascommissie bestaat op dit moment uit de heer J. Yntema, mevrouw Lamers-Koppen en de heer Van Leeuwen. De heer J. Yntema voert voor de tweede maal de kascontrole uit en derhalve dient een nieuw lid gezocht te worden. Er stellen zich geen kandidaten beschikbaar en de huidige commissieleden worden opnieuw door de vergadering aangesteld. 7.
Bestuursverkiezing.
Notulen d.d. zaterdag 14 juni 2014
blz. 6
De voorzitter wil de bestuurssamenstelling van 5 personen uitbreiden naar 7 personen. Dit omdat op dit moment 2 bestuursleden te zwaar belast zijn. De bestuursleden technische zaken en algemene zaken hebben samen 68 vrijwilligers onder hun hoede welke aangestuurd en gecoördineerd moeten worden. Daarnaast is het lid technische zaken overbelast vanwege de samenvoeging van groen en milieu alsmede technische zaken. Er hebben zich een tweetal kandidaten beschikbaar gesteld, mevrouw Van Erven en de heer Wolthuis. De kandidaten stellen zich aan de vergadering voor (zie bijgevoegde cv's) en de voorzitter brengt het voorstel tot uitbreiding van het bestuur met twee bestuursleden in stemming. De vergadering is akkoord en mevrouw Van Erven en de heer Wolthuis worden als bestuurslid aangesteld. De voorzitter licht toe dat op dit moment de heren Oonincx en Van der Nat zorgdragen voor het onderhoud van het zwembad. Zij doen dit reeds drie jaar en zij hebben aangegeven hier per 1 januari 2015 mee te willen stoppen. Aangezien het een moeilijke materie betreft zoekt het bestuur kandidaten welke deze taak in de toekomst op zich willen nemen om zo de komende periode ingewerkt te kunnen worden. De heren Jordaan en Bes stellen zich hiervoor beschikbaar. 8. Machtiging beheerder voor het nemen van (rechts-) maatregelen bij achterstand in betalingen. Het verzoek aan de vergadering is om de beheerder te machtigen om bij niet of niet tijdige voldoening van bijdragen en/of tekorten op de exploitatierekeningen en/of door de Vereniging opgelegde boetes, uiteraard na aanmaning c.q. ingebrekestelling (rechts-) maatregelen te treffen en de hieraan verbonden incasso- en gerechtsprocedurekosten, waaronder begrepen de in- en buitengerechtelijke kosten, voor rekening te laten komen van de desbetreffende achterstallige eigenaar. Dit agendapunt zal jaarlijks op de agenda opgenomen worden om nieuwe leden hierover te informeren. De vergadering is unaniem akkoord met verstrekking van de machtiging. 9. Onderzoek SKW-certificering. De voorzitter refereert aan de ingezonden mail van mevrouw Van Bockel met betrekking tot het gebruik van de term beheerder. In haar bericht geeft zij aan dat het gebruik van de term beheerder wel eens gevolgen kan hebben voor de dubbelbestemming. De voorzitter geeft aan dat naar zijn mening dit niet van toepassing is op het wel of niet verkrijgen van de dubbelbestemming. De heer Wams licht verder toe dat een beheerder het beheer over verschillende onderdelen kan voeren en dit niet expliciet voor het totale beheer hoeft te zijn. In het geval van het bungalowpark verzorgt AD-Vi het financieel en administratief beheer. Diverse eigenaren merken op om voorzichtig te zijn met de term beheerder in verband met het verkrijgen van de dubbelbestemming. Mevrouw Lamers stelt voor om in het vervolg dan enkel nog de term financieel beheerder te gebruiken. De heer Wams zegt toe dit aan te zullen passen waar dit mogelijk is. De financieel beheerder vraagt aan de ALV om medewerking/toestemming te verlenen aan een toelatings- of herhalingsonderzoek bij de financieel beheerder in het kader van SKW Certificatie of een ander certificerend instellingsinstituut. Met 6 stemmen tegen wordt de toestemming verleend. 10. Rondvraag. Mevrouw Lamers is recreant en las in Lapwerk dat de opening van de midgetgolfbaan op de zaterdag voor Pinksteren plaats zou vinden. Bij aankomst op het park was dit tot haar verbazing verplaatst naar Pinkstermaandag. Ze vraagt zich af wat hiervan de reden is geweest. De voorzitter merkt op dat dit om organisatorische redenen niet op zaterdag mogelijk bleek waardoor dit is uitgesteld. De heer Van Hees heeft twee punten voor de rondvraag. Het 1e punt betreft een brief welke hij aan het bestuur heeft gezonden en waarvan aan is gegeven dat deze in de agenda zou worden opgenomen, echter de voorzitter merkt op dat dit niet juist is en dat er reeds op zijn brief is gereageerd en dat daarin staat aangegeven dat het niet als ingekomen stuk zou worden behandeld aangezien het hier een individueel incident betrof. De heer Van Hees geeft een toelichting op zijn brief. Hij moest door een ambulance vervoerd worden en op de weg naar de poort liep de ambulance ter plaatse van het voetbalveld door een tegenligger vast. De chauffeur van de ambulance heeft getracht via een van de laantjes plaats te maken, echter dit is niet gelukt. Met de situatie was de ambulancechauffeur niet blij mee aangezien naar zijn mening elke minuut telt. Op basis van dit punt heeft de heer van Hees voorgesteld om voor een deel van het park eenrichtingsverkeer in te stellen. Het bestuur is en blijft van mening dat het een incident betreft en gaat niet in het verzoek mee, mede gezien het feit dat er wekelijks ambulances op het park komen en het nog nooit problemen heeft opgeleverd. Het tweede punt van de heer Van Hees betreft de toegankelijkheid van het park voor de brandweer voor wat betreft de protocollen. Hij heeft vernomen dat er geen protocollen zijn voor een recreatiepark. Wel is hem verteld dat er een protocol in de maak is en dat het dus best zo kan zijn dat de rapporten welke er nu liggen Notulen d.d. zaterdag 14 juni 2014
blz. 7
straks wellicht weer aangepast moeten worden. De voorzitter is een andere mening toegedaan en licht toe dat de voorschriften zijn gebaseerd op een inspectie op het park, en dat op basis hiervan actie is ondernomen. De voorschriften gaan zelfs veel verder dan hetgeen nu gedaan wordt, echter het bestuur wenst geen boete van € 15.000,= te verkrijgen zoals op andere parken reeds is gebeurd, en vandaar dat er een begin is gemaakt met de opvolging van de voorgeschreven aanpassingen. Mevrouw Van den Akker bedankt het bestuur en de vrijwilligers voor de inzet van de afgelopen jaren en wenst de nieuwe bestuursleden veel succes en hoopt dat we met elkaar het park in stand kunnen houden ondanks de punten van kritiek welke regelmatig over en weer geuit worden. Mevrouw De Bruijn refereert aan het punt wat genoemd is in het verslag van de kascommissie met betrekking tot enkele terugbetalingen van bedragen uit de individuele afrekeningen voor wat betreft het water. De heer Van Noordenne merkt op dat de betreffende eigenaren te veel voorschot hadden betaald en dat dit is hersteld. Dit had niets met het besproken overschot te maken. De heer De Beer verzoekt de financiële commissie om de financiële punten welke hij tijdens deze vergadering naar voren heeft gebracht bij de volgende kascontrole te controleren. Gaandeweg de vergadering hebben reeds diverse eigenaren de vergadering verlaten waardoor met name het tweede deel van de vergadering rommelig verloopt en er aan het einde nog maar een beperkt aantal eigenaren aanwezig is. 11. Sluiting uiterlijk om ca. 13:00 uur. Om 12.50 uur sluit de voorzitter de vergadering. Hij bedankt een ieder voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng en wenst een ieder een mooie zomer op het park.
Vastgesteld op de vergadering van . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . voorzitter
bestuurder
.................................................................................
Notulen d.d. zaterdag 14 juni 2014
blz. 8
Besluitenlijst Cooperatieve vereniging van Eigenaren Bungalowpark L'Air Pur - UA Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden zaterdag 14 juni 2014, aanvang 10:00 uur. 3. 3.1
Goedkeuring van de notulen d.d. 30 november 2013. De notulen van de ALV van 30 november 2013 worden na correctie goedgekeurd.
5a 5a.1
Bestemming saldo waterexploitatie 2012/2013. Het saldo van de waterexploitatie zal worden toegevoegd aan de voorziening groot onderhoud.
5b 5b.1
Goedkeuring uit te geven kosten ten laste van voorziening groot onderhoud. De vergadering is akkoord met het voorstel om de genoemde uitgaven ten laste te brengen van de voorziening groot onderhoud. Kosten met betrekking tot slagboom met druppel groot € 18.000,Kosten met betrekking tot camerabewaking groot € 30.000,Kosten met betrekking tot midgetgolfbaan groot € 40.000,Kosten met betrekking tot zwembadinstallaties groot € 13.000,=
5d 5d.1
Verkoop verenigingsgrond aan particulier/lid. De vergadering gaat akkoord met de verkoop van een strook grond aan de Acacialaan/Parklaan.
8. 8.1
Machtiging beheerder voor het nemen van (rechts-) maatregelen bij achterstand in betalingen. De vergadering verleent een machtiging aan de financieel beheerder om rechtsmaatregelen te nemen indien iemand achterstand in betalingen heeft.
9. 9.1
Onderzoek SKW-certificering. De vergadering verleent toestemming voor het uit laten voeren van een onderzoek in de administratie van de vereniging.
Notulen d.d. zaterdag 14 juni 2014
blz. 9
Actiepuntenlijst Cooperatieve vereniging van Eigenaren Bungalowpark L'Air Pur - UA Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden zaterdag 14 juni 2014, aanvang 10:00 uur. Er wordt een commissie ter voorbereiding van de wijziging van de statuten en reglementen samengesteld bestaande uit de heren Mossou, Van Hees en Scherpenzeel. Status: Vastgelegd Behandeld door: Voorzitter VvE bestuur
Notulen d.d. zaterdag 14 juni 2014
blz. 10
