Notulen Algemene ledenvergadering RKVV Bergeijk. 9 november 2012, aanvang 20.30 uur, kantine van RKVV Bergeijk 1. Opening e Voorzitter Eric van der Meijden opent de 84 vergadering van RKVV Bergeijk. Er zijn afmeldingen ontvangen van Johan Daams, Bram Beenen, Frank Simons, Gerard Hermans, Huub Klaassen, Theo Hoeks, George van Och, Thieu Cuijpers, Wil Blox, Remco Huijzers, Piet Rombouts, Frank van der Meijden, Piet van den Dungen. De voorzitter informeert de leden over de volgende zaken die niet op de agenda staan: - Maandag 12 november zal in de kantine RKVV Bergeijk een voorlichtingsavond worden georganiseerd met als thema jeugd en alcohol. Deze avond wordt georganiseerd door de gemeente en is bedoeld voor alle vaders en spelers uit de B en C teams van alle voetbalverenigingen in gemeente Bergeijk. - Peer van Kemenade zal aan het einde van het seizoen stoppen als trainer van Bergeijk 1. Peer is dan 4 seizoenen trainer geweest van het eerste. Op een later moment tijdens dit seizoen zal afscheid van hem worden genomen. Het bestuur is momenteel bezig met het zoeken van een waardige opvolger. - De ledenadministratie wordt vanaf heden worden opgepakt door Sjef van Montfort. - Sinds het einde van vorig seizoen hangen in alle kleedkamers de gedragsregels die zijn opgesteld door het bestuur. Deze gedragsregels hebben betrekking op hoe om te gaan met de accommodatie. De voorzitter verzoekt alle leden zich te houden aan deze regels zodat de accommodatie op een juiste manier wordt gebruikt. 2. Notulen vorige vergaderingen De notulen van de algemene ledenvergadering van 11 november 2011 zijn gepubliceerd op de website. Rob van Woerkum geeft aan dat in het hoofdstuk van de bestuursverkiezing onjuistheden staan. Er wordt gesteld dat Rob niet voorgedragen zal worden voor de bestuursfunctie TZ. Dit klopt volgens hem niet en moet zijn dat het Algemeen Bestuur de voordracht intrekt. Daarnaast moet worden vermeld dat Jack Hoeks solidair is met Rob en al zijn taken binnen de vereniging neerlegt. Het Algemeen Bestuur geeft aan dat de notulen worden aangepast en dat de notulen zullen worden gepubliceerd op de website. De gewijzigde notulen van de algemene ledenvergadering van 11 november 2011 worden door de vergadering goedgekeurd, met dank aan de secretaris. 3. Jaarverslag Het jaarverslag van seizoen 2012-2013 is samengesteld. Dit verslag wordt tijdens de vergadering op hoofdlijnen samengevat. De secretaris dankt Carel Burgmans, Ron van Ingen, Frank van der Meijden, Jan Kuijken, Theo van der Wal, Anton Kleemans, Martijn Bakker en Eric van der Meijden voor hun bijdrage aan dit jaarverslag. Het jaarverslag is inmiddels gepubliceerd op de website en zal ter inzage liggen in de bestuurskamer. 4. Jaarrekening seizoen 2011-2012 De penningmeester geeft een presentatie over de financiën van de vereniging en geeft een uitgebreide toelichting bij de balans en de exploitatierekening. Tevens geeft de penningmeester een duidelijke uiteenzetting over de verschillen tussen de begroting en de realisatie van het afgelopen
seizoen. Vanuit de vergadering komen enkele vragen die door de penningmeester naar tevredenheid worden beantwoord. 5. Verslag kascommissie De kascommissie bestaat uit Jan Kuijken, Remco Huijzers en Wil Blox. Jan Kuijken neemt het woord namens de kascommissie: - De financiële administratie is zorgvuldig bijgehouden en complimenten aan onze penningmeester - Alles is goed gedocumenteerd en van alles zijn de bescheiden aanwezig - Alle vragen van de kascommissie zijn door de penningmeester naar tevredenheid beantwoord - De belangrijkste opbrengsten, naast subsidie gemeente, zijn contributies, kantine en sponsoring. Deze laten een behoorlijk stabiel beeld zien ten opzichte van vorig jaar en komen ook hoger uit dan begroot. De sponsoring en kantine-inkomsten zijn zelfs behoorlijk gestegen. In die zin kun je speken van een vereniging met een gezonde basis, ook voor de toekomst. - Het saldo over 2011-2012 is uitgekomen op € 17.501,00 positief, bij een totale omzet van ruim € 328.000. De baten en lasten over 2011-2012 zijn dus met elkaar in balans, we kunnen spreken van een gezonde financiële exploitatie. - Vorig jaar was er ook een positief saldo van ruim € 5.000,00. Dit jaar dus fors hoger, vooral door hogere sponsorinkomsten en hogere kantineomzet. - We hebben het over een jaaromzet van meer dan € 325.000. Dit geeft aan dat het gaat om forse financiële belangen, waarbij de financiën steeds aandacht vragen. We hebben als commissie daarvoor voor het AB nog wel enkele tips, die we graag een keer met hen komen bespreken. - Het positief saldo wordt toegevoegd aan het eigen vermogen; na die toevoeging is er een eigen vermogen van ruim € 175.000; er is dus tevens sprake van een gezonde financiële positie. De kascommissie stelt de leden van RKVV Bergeijk voor om het financiële verslag 2012 goed te keuren en hiermee de penningmeester decharge te verlenen. De vergadering verleent decharge aan de penningmeester en dankt Adri voor zijn inzet. 6. Verkiezing kascommissie Aftredend is Jan Kuijken en niet herkiesbaar. Jeroen Westerink volgt hem op zodat de kascommissie bestaat uit Remco Huijzers, Wil Blox en Jeroen Westerink. Remco is dan het langstzittend. 7. Renovatie accommodatie Bestuurslid Accommodatiezaken Anton Kleemans geeft een samenvatting van de “afgelegde weg” van de Algemene Ledenvergadering 2011 tot aan de buitengewone Algemene Ledenvergadering juni 2012. Naar aanleiding van de adviezen in de laatste vergadering is een nieuw plan ontwikkeld waarbij de focus ligt op de kleedkamers, de ballenopslag en kleine aanpassingen van de kantine. Aan de vergadering wordt de definitieve impressie getoond van het plan van de kleedkamers. Daarnaast worden puntsgewijs de kenmerken van de nieuwe kleedkamers benoemd, worden de plannen van het Withok uitgelegd en worden de voorlopige ideeën van de kantine benoemd. Anton Kleemans geeft een uitleg over de planning en wijze van uitvoeren. Hierbij wordt er voor gekozen om de verbouwingen fasegewijs uit te voeren. De insteek bij de uitvoering van de werkzaamheden is dat er zo veel mogelijk gebruik wordt gemaakt van vrijwilligers en materiaalsponsors. De uitvoering staat verder onder leiding van Wim van Woerkum en Frans van Eijken. Water en verwarmingszaken zullen wel worden uitbesteed. Reden hiervan is de complexheid in combinatie aansprakelijkheid bij eventuele problemen.
De voorzitter geeft de gelegenheid tot het stellen van vragen - Bart van Heeswijk: Waarom de deuren niet dichtmaken en de buitenmuren schilderen/stucen. Antwoord: Vooralsnog wordt dit niet gedaan, is ook een verschil in mening over wat mooi is en wat niet. Daarnaast is ook er ook uit kostenoogpunt voor gekozen om het vooralsnog niet te doen. - Thieu Cuypers: Is het verstandig om er gezamenlijke toiletten neer te zetten en ze niet te scheiden tussen mannen en vrouwen? Antwoord: Goed punt, wordt nog bekeken of dit wenselijk en realiseerbaar is. - Jan Aarts: Wat wordt er gedaan met de buitenramen. Deze zijn namelijk op een aantal punten aan vervanging toe. Antwoord: Daar waar nodig zullen we ze gaan vervangen. - Rob van Leuven: Wat gebeurt er met de kleedkamers van de korfbal? Antwoord: Vooralsnog zijn deze in goede staat en wordt er niets mee gedaan. - Dennis van de Meerendonk: Is er al eens gedacht aan opslag van de ballen in de kleedkamers? Antwoord: Hier is zeker aan gedacht maar er is voor gekozen om dit niet te doen. - Rob van Woerkum: Wanneer de kantine wordt aangepakt is het raadzaam om gebruik te maken van professionals wat betreft de inrichting. Antwoord: Zodra we starten met de kantine wordt hier zeker gebruik van gemaakt. Financiën t.b.v. de renovatie Er wordt een uiteenzetting gedaan van de wijze van financieren van de renovatie. Het maximaal benodigde budget is bepaald op € 225.000,00 inclusief BTW. De onderverdeling daarvan is € 200.000,00 voor de kleedkamers, € 12.500,00 voor het withok en € 12.500,00 voor de kantine. Aan reserves en verwachte subsidies is € 85.000,00 ingecalculeerd. De maximaal benodigde financiering komt dan uit op € 140.000,00. Na onderzoek heeft het Algemeen Bestuur er voor gekozen om te financieren middels een obligatielening. Er zullen 560 obligaties worden uitgegeven à € 250,00 tegen 3% rente. De werkzaamheden zullen worden gestart wanneer 90% van de obligaties zijn verkocht. Martijn Bakker geeft uitleg over de wijze van verkoop van de obligaties. De insteek is om de obligaties te verkopen onder leden en sponsors van de vereniging. Op dit moment zijn al meerdere sponsoren benaderd met de vraag of ze geïnteresseerd zijn in de aankoop van de obligaties. De leden zullen op korte termijn de mogelijkheid krijgen om obligaties aan te kopen. Tot op heden zijn 148 obligaties verkocht wat een bedrag inhoudt van € 37.000,00. Vanuit de vergadering wordt aangegeven de leden nog meer betrokken te maken en te pushen wat betreft de obligatieverkoop zodat de kans op slagen groter te maken. Martijn Bakker geeft aan dat er onder andere in de Eykelbergh een advertentie zal worden gepubliceerd en dat bij de BVV-er een flyer zal worden bijgevoegd. 8. Begroting De penningmeester presenteert de begroting voor het seizoen 2012-2013 en licht dit toe. De begroting wordt goedgekeurd door de vergadering
9. Verenigingsbeleidsplan Het verenigingsbeleidsplan is onlangs vernieuwd en gepubliceerd op de website. De voorzitter geeft een korte uitleg over de wijzigingen in het beleidsplan ten opzichte van de vorige versie. Vragen naar aanleiding van het verenigingsbeleidsplan: Wil Rombouts: Is het genoemde ambitieniveau van Bergeijk 2 reëel? Antwoord: Gezien het huidige niveau van Bergeijk 2 en het niveau van de selectie is dit zeker een niveau dat we als RKVV Bergeijk kunnen/moeten ambiëren. Jan Kuijken: Met welke concrete middelen willen we de doelstellingen ten aanzien van het voetbalniveau bewerkstellingen? Antwoord: Dit willen we bereiken door de inzet van gediplomeerde jeugdtrainers. Jack Daris: Er zit veel verschil in de wijze van trainen van bijvoorbeeld de A1, B1 en C1. Waarom geen eenduidig beleid uitdragen binnen de vereniging zodat op eenzelfde wijze wordt getraind. Antwoord: Het jeugdbeleidsplan wordt op korte termijn ook vernieuwd. Dit punt zal daar ook in meegenomen worden. 10. Bestuursverkiezing Aftredend en herkiesbaar voor de positie van voorzitter is Eric van der Meijden. Aftredend en herkiesbaar voor de positie van Bestuurslid PR & Sponsoring is Martijn Bakker. Er hebben zich geen andere kandidaten gemeld en de vergadering aanvaart hun benoeming voor een periode van 3 jaar met applaus. Omdat Johan Daams eind 2011 is teruggetreden als secretaris wordt deze functie vanaf januari 2012 ad interim ingevuld door Jan van Gennip. Hij wordt door het Algemeen Bestuur kandidaat gesteld. Er hebben zich geen andere kandidaten voor deze functie gemeld. De benoeming van Jan voor de periode van 1 jaar wordt door de vergadering aanvaard met applaus.
11. Jubilarissen De volgende jubilarissen worden gehuldigd en door de gehele vergadering gefeliciteerd 25 jaar lid zijn: o Rick Goorman o Wim van Woerkum o Cor Munsters o Bram Beenen (afwezig) o Frank Simons (afwezig) 50 jaar lid is: o Huub Klaassen (afwezig) 12. Rondvraag De volgende leden willen gebruik maken van de rondvraag: Gerard Hoeks, Jack Hoeks, Ad Goorman, Dennis van de Meerendonk, Wil Moeskops, Pieter van Hintum, Lars Vossebrecker, Rob van Leuven. Gerard Hoeks: Wanneer wordt er eens een wedstrijd gespeeld op de zaterdagavond aangezien we beschikken over verlichting bij het hoofdveld? e Antwoord: Aan het begin van het seizoen is de bijeenkomst geweest van de verenigingen in de 3 klasse. Daar hebben we de vraag neergelegd of er interesse is om te spelen op zaterdagavond. Geen van de tegenstanders was hier in geïnteresseerd. Daarnaast hebben we vorig seizoen ook getracht om de wedstrijd van ZSC in te plannen op de zaterdag. Deze wedstrijd is echter drie keer afgelast.
Pieter van Hintum: De verlichting op het hoofdveld is niet voldoende voor wedstrijden van het eerste. Lars Vossebrecker: Is het geen idee om de verlichting te verplaatsen naar bijvoorbeeld veld 3? Antwoord: Dit idee zal door het bestuur worden meegenomen als mogelijkheid in de toekomstige investeringsplannen. Jack Hoeks: Wat zijn de afspraken omtrent het geven van feesten in de kantine? Antwoord: Er zullen in de kantine geen feesten worden gehouden anders dan voetbal gerelateerde feesten. Ad Goorman: Het afschrijven van de contributie is qua datum vaak erg wisselend. Is het mogelijk om de contributie voortaan op een vaste datum af te schrijven? Antwoord: Het streven is om de contributie af te schrijven op 1 juli. Door vakantie kan dit wel eens worden verplaatst naar 1 augustus. We zullen in de toekomst de leden trachten te berichten over de periode van afschrijven. Dennis van de Meerendonk: De prijzen in de kantine zijn hoog in vergelijking met de prijzen op het Hof en andere voetbalverenigingen. Met name de jongens van de selectie en de senioren klagen hier wel eens over. Is het niet een optie om bijvoorbeeld op donderdag de prijzen te verlagen? Antwoord: Het verschil met de lokale horeca mag niet te groot worden. Daarnaast is het niet toegestaan om acties te houden met betrekking tot drankprijzen. Wil Moekops: Is er door het Bestuur wel eens gedacht aan het inschakelen van Jan de Backer voor het onderhoud van de velden? Bij voetbalverenigingen in gemeente Bergeijk waar hij het onderhoud doet liggen de velden er namelijk goed bij. Antwoord: Er is in het verleden contact geweest met Jan de Backer. Omdat Jan de Backer alleen het onderhoud wil doen als hij alle werkzaamheden mag uitvoeren en ook het zeggenschap krijgt over eventuele afgelastingen is er bewust voor gekozen om geen samenwerking met hem aan te gaan. Daarnaast maken we momenteel gebruik van een “veldendokter” wat de kwaliteit van de velden ook ten goede moet komen. Peter van Otten geeft aan dat de velden van onze vereniging niet te vergelijken zijn met de velden van bijvoorbeeld de Weebosch. Onze velden worden zeer intensief gebruikt en dat in ogenschouw nemende liggen onze velden er goed bij dankzij het werk van Wilbert Hoeks. 13. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun constructieve inbreng tijdens deze vergadering en spreekt een extra dankwoord uit aan alle vrijwilligers en medewerkers, die het mogelijk maken om RKVV Bergeijk een bloeiende vereniging te doen maken Daarnaast bedankt de voorzitter Pieter en Judith voor hun inzet. De voorzitter sluit de vergadering en biedt alle aanwezigen nog een drankje aan.
Jan van Gennip secretaris
