Notulen algemene ledenvergadering Duinrand S d.d. 14 november 2014 Aanwezig: René Etten Paul Ruis Gerard Köhler Gerard Delis
- voorzitter - secretaris, penningmeester - bestuurslid voetbalzaken - bestuurslid kantine- en terreindiensten
17 leden 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Bericht van verhindering voor deze vergadering is ontvangen van de volgende leden: - Bram, Sieb en Sil Tuin - Adrie Louter - Cor Klaver - Hans Jurgen Kroon 2. Verslag algemene ledenvergadering d.d. 15 november 2013 Via de website van Duinrand S heeft een ieder kennis kunnen nemen van het verslag van de ALV d.d. 15 november 2013. Aanvullend is dit verslag hard copy beschikbaar gesteld aan alle op deze ALV aanwezige leden. Met dank aan de secretaris wordt het verslag inhoudelijk en redactioneel goedgekeurd. 3. Voetbalzaken Gerard Köhler heeft in 2012 het meerjarenplan Voetbalzaken 2012-2017 gepresenteerd. Dit door de ledenvergadering van 16 november 2012 goedgekeurde plan is nog actueel en er zijn het afgelopen voetbaljaar geen aanleidingen geweest dit plan te herzien. GK doet vervolgens met ondersteuning van een power point presentatie verslag van de huidige stand van zaken. Als vertrekpunt begint hij met een in mei gepubliceerd (negatief) artikel in de Duinstreek. Daar waar in dat artikel wordt gesproken over een leegloop bij Duinrand S, weerlegt hij de feiten met een overzicht van teams en van af- en aanmeldingen bij de club. Een gegeven is dat Duinrand S het aantal senioren (M/V) zag verminderen met 39, maar bij de jeugd konden – ondanks de vergrijzing - weer vele nieuwe leden worden bijgeschreven. De belangrijkste punten uit zijn presentatie zijn: ü ü ü ü ü
Elk team beschikt over 2 begeleiders en een trainer Versterking commissie voetbalzaken Brenda Praat is bereid gevonden het beheer van het materiaal op zich te nemen Thijs Niekus coördineert na een korte periode van afwezigheid weer de evenementen Nieuwe coördinatoren: o Dave Dekker kabouters en F-pupillen
1
o
Michel Eek D- en E-pupillen
De teams B1 en C1 zijn dit seizoen goede 2e klassers Een professionele scheidsrechtercommissie waar menige vereniging jaloers op kan Zijn 2 ruim bezette meisjes D-teams Een in gebruik genomen Skatepark op het complex C veld weer volledig in gebruik (met de complimenten aan de onderhoudsploeg) Een selectie die voor een groot gedeelte bestaat uit dorpsjongens (eigen kweek)
ü ü ü ü ü ü
Aandachtspunten voor dit en volgende seizoenen zijn: Damesteam Opleiding trainers uit eigen club stagneert Seniorenvoetbal (zat/week/res) Klagende omwonenden (verbodsbord) Vergrijzing kader (onderhoud,papier,evenementen …) Jaap Winder vraagt aandacht voor scheidsrechters voor de F-pupillen. Het tekort voor deze categorie is bij monde van Gertjan Stigt bekend bij de scheidsrechtercommissie en heeft de aandacht. Sonja Boogaard-Stam verwijst in deze naar de website van Kleine Sluis:
STAGE LOPEN BIJ KLEINE SLUIS Jeugdigen die het voortgezet onderwijs volgen worden in hun 3e schooljaar geconfronteerd met de maatschappelijke stage na schooltijd. Het doel is om deze scholieren kennis te laten maken met het vrijwilligerswerk. Elk seizoen rekenen we op aanmelding van de jeugdleden om hun minimaal 30 uur stage bij ons te komen invullen! Vacatures: • • • •
Assisteren als jeugdtrainer bij F en E pupillen Het fluiten van jeugdwedstrijden Assisteren in de kantine op wedstrijddagen Hulp bij voetbalactiviteiten (herfstvakantie
Het advies van Sonja zal binnen het bestuur en de commissie worden besproken. 4. Vrijwilligers in het zonnetje Het bestuur heeft gemeend een 2-tal vrijwilligers in het zonnetje te zetten, te weten Jan Nunnink en Paul Kager. De voorzitter (René Etten) memoreert dat Jan samen met de enige jaren geleden overleden Cees Bobeldijk jarenlang de huisdrukkerij Vlug en Vaardig heeft gerund. Deze huisdrukkerij heeft heel wat extra inkomsten voor de vereniging gegenereerd. Echter door de intrede van het digitale tijdperk zijn deze activiteiten niet meer rendabel gebleken en derhalve is bij de invulling van de nieuwbouw tussen de kantine en de kleedkamers besloten te stoppen met deze huisdrukkerij. De secretaris (Paul Ruis) spreekt lovende woorden aan één van onze club-iconen, Paul Kager. Paul is vanaf de jongste jeugd voetballend lid geweest van Duinrand S, waarna een vreselijk auto-ongeluk een einde maakte aan zijn voetbalcarrière. Daarna is Paul gedurende een groot aantal jaren trainer en begeleider geweest van B- en C-junioren elftallen, van de dames senioren en nog korte tijd in samenwerking met Matthieu Mouton interim trainer van de selectie. Paul heeft aan het einde van het vorige seizoen besloten een punt te zetten
2
achter deze carrière om zich volledig te wijden aan zijn gezin. Het bestuur betreurt dit, maar respecteert zijn keuze ten volle. Aan beide vrijwilligers wordt een mooie bos bloemen en een cadeaubon overhandigd. 5. Beheer accommodatie Nieuwbouw tussen kantine en kleedkamers De voorzitter doet kort verslag van het proces dat zich na de stormschade van 28 oktober 2013 heeft afgespeeld. In goed overleg met de verzekeringmaatschappij is uiteindelijk besloten niet slechts het dak te vernieuwen, maar in feite het gehele middenstuk tussen de kantine / bestuurskamer en de kleedkamers. Dit middenstuk bestaat uit 2 gedeelten, te weten enerzijds het wedstrijdsecretariaat en de was- en massageruimte en anderzijds de ballenhokken en de werkplaats. De uitkering van de verzekeringmaatschappij was gebaseerd op uitvoering van het werk door derden (aannemersbedrijf), maar is grotendeels door een groep van zeer enthousiaste vrijwilligers uitgevoerd. Zonder andere niet te kort te willen doen, noemt hij in het bijzonder Piet Admiraal, Jaap Hof, Hildo Pot, Jan Nunnink, Jaap Winder en Henk Kager. Voor alle betrokken vrijwilligers heeft het bestuur recentelijk een feestelijke avond in de kantine georganiseerd (waarvoor ook de vrijwilligers die de kleedkamers hebben geschilderd, zijn uitgenodigd). Met name door het vele vrijwilligerswerk en ook het kunnen inkopen van materialen tegen gereduceerd tarief bij plaatselijke aannemers, kon het resultaat van Duinrand S na het boekjaar 2013-2014 weer in zwarte cijfers worden gepubliceerd. René Etten spreekt nogmaals zijn dank uit aan alle betrokkenen. Oplevering skatebaan Zoals een ieder weet is de skatebaan op het complex inmiddels opgeleverd en in gebruik genomen. Deze is aangelegd door de gemeente in de groenstrook tussen het C-veld en het fietspad en is deels gefinancierd door een 5-tal jongeren (leden, oud-leden). Via sponsoring heeft deze groep de benodigde eigen financiële middelen weten te verkrijgen. Ter voorkoming van overlast voor omwonenden is wel in overleg met de gemeente besloten het gebruik van de skatebaan na 22.00 uur niet toe te staan. 6. Financiën Jaarrekening Duinrand S Voor de vergadering is voor allen leden beschikbaar gesteld: ü Winst- en verliesrekening boekjaar 2013-2014 ü Balans per ultimo boekjaar 2013-2014 ü Begroting boekjaar 2014-2015 De penningmeester (Paul Ruis) geeft een toelichting op deze stukken. In de ALV van vorig jaar is verzocht de stukken eerder beschikbaar te stellen aan leden van de vereniging. Daar is invulling aan gegeven, via de website van Duinrand S werd de mogelijkheid geboden deze stukken ruimschoots voor de vergadering te verkrijgen Zoals door de voorzitter eerder is vermeld, is het boekjaar 2013-2014 met een klein positief resultaat afgesloten. De penningmeester wil er nadrukkelijk op wijzen dat dit positieve resultaat voornamelijk kan worden toegeschreven aan het positieve resultaat van de nieuwbouw en dus niet als structureel mag worden beschouwd. Duinrand S zal nog steeds alle zeilen bij moeten zetten om dit positieve resultaat ook dit seizoen een vervolg te geven. Met tevredenheid kan worden gesteld dat de kantineopbrengsten verbeterd zijn, met name door kritisch in te kopen en een beter toezicht op de verbruiken.
3
Verder is met name gesnoeid op de personele kosten, waarbij alle betrokkenen begrip hebben getoond voor neerwaartse aanpassingen in de vrijwilligersvergoedingen. Zorgen zijn er wat betreft de sponsorinkomsten, het blijft moeizaam om bedrijven te enthousiasmeren voor sponsoring van de vereniging. Dat de economische recessie hierbij een rol speelt, moge duidelijk zijn. Vooralsnog wordt niet voorzien dat hier dit seizoen grote slagen in gemaakt zullen worden. Er is grote behoefte aan een volwassen sponsorcommissie, echter de bereidheid onder de leden om hier een trekkersrol in te vervullen, is minimaal. Een belangrijke wijziging is dit seizoen geeffectueerd wat betreft de contributiebetaling. Het besluit in de vorige ALV om de contributie te innen middels de automatische incasso, is opgevolgd en zal er toe moeten leiden dat we niet meer tot ver in het seizoen de contributies binnen moeten praten. Omdat de termijn van indienen van de toestemmingsformulieren voor deze automatische incasso’s is verstreken, wordt momenteel gewerkt aan het aanmanen van leden die dit verzoek nog niet hebben opgevolgd.. Verslag van de kascommissie De kascommissie, bestaande uit Sonja Boogaard-Stam en Johan Mekken, heeft de controle op de jaarstukken uitgevoerd. Namens de kascommissie voert Sonja Boogaard-Stam het woord. De kascommissie is van mening dat de financiële huishouding van Duinrand S op orde is bevonden en adviseert de ledenvergadering de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde beleid. De ledenvergadering ondersteunt unaniem dit advies. Aftredend voor de kascommissie is Sonja Boogaard-Stam. Vanuit de aanwezige leden stelt Gertjan Stigt zich beschikbaar deze vacature in te vullen. Namens het bestuur bedankt de voorzitter hem voor dit aanbod. Voor het boekjaar 2014-2015 zal de kascommissie dan ook bestaan uit Johan Mekken en Gertjan Stigt. Club van 100 Bij afwezigheid van Cor Klaver doet Imke Etten verslag van de Club van 100, die ook het aflopen seizoen weer vele jeugdactiviteiten heeft ondersteund. Zij merkt nog nadrukkelijk op dat Cor vorig jaar al te kennen heeft gegeven het stokje graag te willen overdragen aan een opvolger en doet derhalve een dringend beroep op de aanwezigen eventuele kandidaten te benaderen of bij het bestuur kenbaar te maken. Overigens geldt dit niet slechts voor een opvolger van Cor Klaver, maar in zijn algemeenheid vraagt zij aandacht voor vrijwilligers voor de sponsorcommissie en een evenementencommissie (denk aan Sinterklaasfeest, grote Club-actie, familiedag, BBQ, loten verkopen aan de poort, etc.). 7. Kantine en terreindiensten Gerard Delis doet verslag van de kantine en terreindiensten, waarbij ook hij spreekt van schaarste aan vrijwilligers. In zijn algemeenheid kunnen de kantinediensten met aangewezen hulp van ouders nog wel redelijk goed worden ingevuld, voor de uitvoering van terreindienst is een uitbreiding dringend noodzakelijk. De bereidheid onder ouders van spelende jeugd om hierin een (kleine) bijdrage te leveren, is minimaal. Hij betreurt dit, met name omdat wij hier als Duinrand S slecht performen voor de ons bezoekende verenigingen. Gerard Köhler zal initiatief nemen om voor de verschillende jeugdcategorieën zgn. ouderavonden te organiseren. Wellicht dat met enige uitleg ouders op zo’n avond gemotiveerd kunnen worden.
4
8. Algemene Zaken Bestuursverkiezing De voorzitter doet verslag van het rooster van aftreden van de zittende bestuursleden. Aftreden in 2014: René Etten en Paul Ruis Opgemerkt wordt dat zich geen tegenkandidaten hebben gemeld. René Etten René is aftredend en herkiesbaar. Met algemene stemmen wordt René herkozen voor een periode van 3 jaar. Wel merkt hij op dat als zich tussentijds een goede kandidaat aandient, hij er geen bezwaar tegen heeft het stokje over te dragen. Paul Ruis Paul heeft te kennen gegeven zijn bestuursfunctie van secretaris alleen onder voorwaarden te willen voortzetten. Hij is zeer teleurgesteld dat er na het vertrek van Alex Klitsie als penningmeester nog immer niemand bereid gevonden is deze vacature te vervullen. Alhoewel hij wat betreft het penningmeesterschap heel veel steun heeft aan Imke Etten, vindt hij het niet acceptabel dat hij nu al bijna 2 jaar een dubbelfunctie (secretaris en penningmeester) moet vervullen. Zowel oproepen op de website als persoonlijke benaderingen van eventuele kandidaten hebben nog immer niet tot enig resultaat geleid. Alhoewel het hem zwaar valt Duinrand S de rug toe te keren, heeft hij nu besloten dat als er per 31-12-2014 nog immer niemand het penningmeesterschap op zich wil nemen, hij per ultimo van het lopende seizoen stopt met de huidige dubbelfunctie (en er dus vacatures ontstaan voor zowel het secretariaat als het penningmeesterschap). Aan alle aanwezigen wordt gevraagd de ogen en oren open te houden en eventuele kandidaten aan het bestuur te melden. 9. Rondvraag Lars Cassee vraagt wanneer de nieuwe ballen in gebruik genomen kunnen worden. Deze schijnen nog immer in afgesloten tassen te zitten. Gerard Köhler zal hierover contact opnemen met Bram Tuin. Gezien het feit dat er jaarlijks een veelheid aan ballen verdwijnt, is het bedoeling dat het beheer van deze verenigingseigendommen aangescherpt wordt (elke trainer krijgt persoonlijk een afsluitbare ballenzak uitgereikt en wordt verantwoordelijk voor het beheer). Geuje Otter doet het verzoek om in het kleedkamergebouw te voorzien in een tappunt met heet water. Voor het schoonmaken van de kleedkamers is terplekke alleen koud water beschikbaar en moet men voor warm water naar de kantine. René Etten zal dit verzoek bespreken met onze huisinstallateur, te weten Adrie Louter. 10. Sluiting René Etten dankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit de vergadering.
5
