Notulen ledenvergadering KVZ d.d. 12 november 2014 1. Opening / vaststellen agenda Jos opent de vergadering om 20.30 uur. Hij constateert dat we bijeen zijn in een kleiner comité dan vorige vergadering. Tevens zitten we in een andere setting, dit met dank aan de commissie voor de herinrichting. Jos heeft een toevoeging voor de agenda. Er is iemand gevonden voor de taak van penningmeester. Dennis Borninkhof zal voor deze functie voorgedragen worden aan de vergadering. 2. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. Voor de vergadering van vanavond zijn 7 afmeldingen binnengekomen. 3. Notulen vorige vergadering Naar aanleiding van zijn voorwoord in de notulen blikt Jos terug op het afgelopen jaar. De kern zit in de mogelijkheden en onmogelijkheden. De commissies die de schouders eronder zetten zijn succesvol, met als voorbeeld de kantinecommissie. Dit zijn positieve ontwikkelingen. Daar waar communicatie en mankracht ontbreken, zijn we minder succesvol. De commissie vrijwillig voor KVZ zou in september een presentatie houden. Het feit dat het pas op 30 januari 2015 plaatsvindt, is lastig. Conclusie: Als we samenwerken zijn we sterk. Daar waar we dingen zien liggen, door gebrek aan mankracht, werkt dat negatief. Dat gevoel heerst bij iedereen. Jos biedt zijn excuses voor de late aanlevering van de notulen. Deze horen 2 weken van tevoren aangeleverd te worden. Helaas is dit niet gelukt. De notulen worden vastgesteld. Jos komt nog terug op het punt van John Berendsen van de vorige vergadering. Bij navraag bij Erik bleek dat de bus voor de selectie door het bestuur betaald is. Opzegging lidmaatschap: misschien naar halfjaarlijks. Hiervoor moet een aanpassing van de statuten plaatsvinden. Zolang niet duidelijk is of dit het gewenste effect heeft, wordt het opzeggingstermijn niet gewijzigd. Het punt zal besproken worden met de JTC. 4. Mededelingen Vanwege ziekte van Margriet is er voor vanavond geen beamer beschikbaar. De stukken zijn analoog beschikbaar. 5. Jaarverslag commissies 2013/2014 Verslag commissies De JTC heeft aangegeven dat ze in een heroriëntatie zitten voor wat betreft de takenverdeling. Henry geeft aan dat hij in de hectiek de laatste tijd vergeten heeft de VUT-ploeg en de kantinecommissie te vragen een verslag te maken. Henry geeft aan dat de kantinecommissie met veel elan aan de slag gegaan. Ook bij de VUTters wordt met plezier gewerkt. Koen ter Horst geeft aan dat hij, mbt de Vutters, een artikel over het afgelopen jaar zal toevoegen aan de nieuwsbrief. 6. Financieel verslag Robert ligt de jaarcijfers toe van het seizoen 2013-2014. Hij start met een paar opmerkingen vooraf. Het resultaat van het seizoen 2013-2014 bedraagt € 3.745,negatief. Dit is vergelijkbaar met het resultaat van het voorgaande seizoen en iets hoger dan begroot. De afwijkingen zijn in feite ook al besproken in mei bij de bespreking van de begroting van het huidige seizoen. De belangrijkste zijn:
1
• • •
Opbrengst uit verhuur accommodatie aan de Vrije School Prachtig resultaat uit kantine opbrengst Tegenvallende opbrengst uit de kantine
Eerst worden de opbrengsten toegelicht. Een paar posten vallen hier met name op: • De contributies blijven achter bij de begroting. Dit komt deels doordat de begroting iets te hoog is door een te hoge prognose vorig jaar. Anderzijds was het gemiddelde ledenaantal ook iets lager. • De exploitatie van de kantine heeft dus een prachtig resultaat gehaald. Resultaat is ruim hoger dan vorig jaar en ook ruim hoger dan begroot. De omzet is ongeveer € 6.000,- hoger dan vorig seizoen. De factor verkoop/inkoop is ook weer wat verbeterd. De factor was dit seizoen 2,17 (2012/2013: 2,01). • De opbrengsten uit sponsoring is inclusief de bordsponsors en zijn wat lager geworden door het stoppen van een aantal bordsponsoren. • Opbrengst van de Vrije School was uiteraard niet begroot en is een mooie extra opbrengst. In nieuwe seizoen uiteraard € 7.000,-. Er zijn geen vragen. Vervolgens de kosten. • Kosten afschrijvingen zijn lager (we zien later de activa staat) met name doordat afschrijving herinrichting kantine wel al was begroot, maar nog niet volledig is gerealiseerd. • Kosten onderhoud gebouw zijn hoger dan begroot. Dit zit deels in de schoonmaakkosten, deels in onderhoudskosten. Ook zit hier een reservering in voor onderhoudscontracten die nog niet zijn gefactureerd voor een bedrag van € 1.875,-. • De totale kosten voor technische zaken en beleid zijn iets hoger dan begroot. Dit wordt met name veroorzaakt door scheidsrechterskosten en aanschaf van kleding. • De kosten voor de ontwikkeling van de website zijn iets hoger geworden. • Er is een reservering voor dubieuze debiteuren gedaan voor een aantal bordsponsoren waarvan het onzeker is of de opbrengsten nog binnen gaan komen. Eef Hartman: kosten website eenmalig? Ja. Dan gaan we naar de balans. Aan de activa kant worden de volgende posten toegelicht: • Het saldo van vaste activa is iets gedaald wat betekent dat de afschrijvingen hoger zijn geweest dan de investeringen. • De liquide middelen (ons geld) is per saldo met ongeveer € 13.000,- gedaald. Dit komt met name door de aanschaf van de nieuwe shirts. • Diverse vorderingen (geld wat wij nog moeten ontvangen) is gestegen met ongeveer € 5.000,-. Balans is een moment opname. Per 1 juli hadden wij de contributie voor de maand juni nog niet geïncasseerd en daarom zien we die hier terug. Daarnaast hadden we de opbrengst van de Vrije School nog te ontvangen. Aan de passiva kant zien we de volgende dingen: • Het eigen vermogen is wat afgenomen. Dit zit in de algemene reserve die iets is afgenomen door het geleden verlies. • Daarnaast is met name de bestemmingsreserve shirts afgenomen. Dit komt uiteraard door de aanschaf van de nieuwe shirts. • Aan de voorziening voor groot onderhoud is weer € 5.000,- toegevoegd. Maar dit seizoen zijn er ook kosten van het buitenschilderwerk aan onttrokken. Er zijn geen vragen over de balans.
2
De kascontrole is uitgevoerd door: Willy Heinen en Yvette Hartink. Decharge wordt verleend. Robert: 8 jaar met plezier. Vertrouwen gevoeld vanuit bestuur en leden. Dat maakt het plezierig. Dank daarvoor. Taken zijn goed verdeeld binnen de financiële commissie. Robert bedankt speciaal Marcel, Marian, Monique, Paul en Wim voor de samenwerking in de afgelopen jaren. 7. Stand van zaken Vrijwilligersbeleid In verband met de afwezigheid van Jorrit Erps geeft Jos het woord aan Koen ter Horst. Koen geeft aan dat de verwerking van de enquêtes enige vertraging heeft opgelopen. Dit komt mede door de zomerperiode. De leden zijn dan moeilijker aan te spreken. De ervaring heeft geleerd van men de leden echt persoonlijk moet aanspreken. Ook heeft men heeft zich verkeken op het aantal open vragen in de enquête. De verwerking van deze vragen vergt tijd. Op 30 januari a.s. wil men de resultaten presenteren. Koen waarschuwt er al wel voor dat er geen ei van Columbus uit gaat komen. Slechts een overzicht van de vacatures. Tot nu toe zijn er weinig mensen bereid gevonden de vacatures op te vullen. De uitkomst van de gesprekken met de commissies wordt dan ook gepresenteerd. Na 30 januari gaat de commissie wel door. Zij willen per commissie een goede functiebeschrijving neerleggen. Dit moet en zal gebeuren. Er zijn geen vragen. Herinrichting kantine Henry - Alleen de verlichting moet nog worden aangepast. Daarnaast is er nog een voorkeur om beelden vanuit het verleden van KVZ op muren en schermen zichtbaar te maken. Op die manier moet het wat meer “onze” kantine worden. Henry hoopt dat deze plannen gerealiseerd zijn voor de start 2e helft veld. Verlichting / gas Henry geeft aan dat de samengevatte versie in de nieuwsbrief geplaatst wordt, dit ivm afwezigheid van de beamer. Waar kun je als KVZ op besparen. De warmwater voorziening is oud (deze voorziening wordt vervangen), de vloerverwarming kan efficiënter. De kleedkamers worden bijvoorbeeld ook verwarmd in de winter. Ook is ledverlichting een optie. Koelkasten, diepvriezers etc. kunnen ook energie zuiniger. Tevens moet gekeken worden naar de duurzaamheid. Wat kun je hierin bijvoorbeeld nog gezamenlijk met andere verenigingen doen. Eef Hartman heeft namens vutters geïnventariseerd wat er aan apparatuur aanwezig is en in kaart gebracht wat er verbruikt wordt. Bijvoorbeeld het koffiezetapparaat € 300,- per jaar, vloerverwarming € 700 per buis. De veldverlichting valt mee. Het eerste concept ligt klaar. Het energie contract met de NUON is opgezegd. Henry is op zoek naar nieuwe aanbieders. Een definitieve keuze is nog niet gemaakt. De voorkeur ligt momenteel bij sportstroom. Hier koopt men in bij wie op dat moment de goedkoopste energie levert. Dit betekent een kostenbesparing op jaarbasis van € 1500,-Maak je gebruik van zonnepanelen dan kun je hier 1-1 zonne-energie terug leveren van wat je extra inwint. Hockey, voetbal en atletiek in Zutphen maken al gebruik van Sportstroom. De investering voor zonnepanelen bedraagt € 25.000,- afschrijving over 5 / 6 jaar De boiler wordt op korte termijn vervangen. Waar zit nu de quick winst. Bijvoorbeeld bij de vriezers. Ook ledverlichting levert veel besparing op. Voor het betalen van vastrecht zijn we grootverbruiker, ook dit wordt nog nader bekeken. Het is de bedoeling dat er begin 2015 een nieuwe leverancier is. De verschillende offertes worden naast elkaar gelegd. Mochten er mensen die Henry willen ondersteunen, dan mogen zij zich melden. Eef Hartman heeft zijn hulp reeds aangeboden.
3
Kees Dapperens komt even terug op punt van de investering van € 25.000,- euro voor zonne-energie. Hij vraagt zich af of dit op de volgende vergadering in stemming komt. Dat klopt. 8. Gebruik velden Vrije school De afspraak is dat mochten er dergelijke constructies ontstaan, het in de vergadering besproken wordt. De pilot is afgelopen en er heeft een evaluatie plaatsgehad met de Vrije School. Zij waren zeer tevreden. Alle lof voor de accommodatie en trainingsmogelijkheden. Alleen de wc’s waren niet altijd schoon, dit heeft er mee te maken dat wij in juni zijn gestopt en de school door ging tot half juli. De aandachtspunten bij voorzetting van het contract zijn de prullenbakken en dispensers voor toilet papier. Ook Bixo was tevreden. Enkele korte geschillen waren gauw opgelost. De conclusie is alle lof. Henry wil het graag voorzetten. De afspraak was dat hij het voor zou leggen aan de ledenvergadering voor afspraken voor een contract van 5 jaar met verlenging van een jaar. Henry Wiggers: hij is sportleraar en geeft aan dat de kwaliteit van de grasmat in het oog moet worden gehouden. Misschien niet op het hoofd veld maar op het kleine veld. Eef Hartman: wil je de € 7000,- doorzetten? Is wel de intentie van Henry. Er zijn geen bezwaren. Na stemming blijkt dat de vergadering akkoord gaat met het afsluiten van het contract met de Vrije School. 9. Scheidsrechtersplan Erik neemt het woord en zegt dat de oproep voor scheidsrechters elke week groter wordt. Samen met Alwin van den Bosch en Kees Dapperens is een plan gemaakt. Men wil dit plan aan de vereniging presenteren om te laten zien hoe we er voor staan. De KNKV heeft ook advies gegeven hoe we dit kunnen bewerkstelligen. De voorbeeld plannen zijn uitgewerkt. Kees Dapperens steekt elk weekend hier zoveel tijd in dat hij dit zo niet vol kan houden. Het plan geeft aan waar de tekorten zitten. 6 jaar geleden is er een boost geweest, daar is ook de software van Kees uit voortgekomen. Men kon inschrijven op de wedstrijden, maar jammer genoeg is het verslapt. De KNKV heeft vanaf 2007 doelstellingen gemaakt. Niet alleen KVZ maar ook de KNKV en rest van het land worstelt met de tekorten. Het belangrijkste punt is de huidige situatie. We moeten duidelijk maken hoe erg het tekort is, 34 wedstrijden breedte korfbal zijn gefloten door 5 scheidsrechters. Als er mensen ziek worden zijn er gelijk tekorten. We hebben binnen de vereniging 6 scheidsrechters, waarvan 5 boven de 50. Dit betekent teveel belasting op te weinig mensen. Ook zijn er geen KNKV scheidsrechters tussen de 30-50 jaar. We zitten nu op een nullijn, de commissie bestaat nog maar uit 2 mensen. Dat is veel te weinig en niet haalbaar. Deel van het scheidsrechtersplan is junioren A en B een scheidsrechters opleiding te laten volgen, maar er zijn wel mensen nodig om ze te begeleiden. Dennis Borninkhof vraagt hoeveel scheidsrechters er nu zijn. Erik geeft een weergave, hij zou graag een doorstroming vanaf de onderkant zien. Bernjo Hesselink: Erik vergeet te vertellen dat, als je geen scheidsrechter levert, dat niet alleen geldboetes oplevert maar dat je ook punten in mindering krijgt. Misschien is het een optie bij de D-pupillen al te starten met de jeugd een partijtje te laten fluiten op de training, dit natuurlijk wel onder begeleiding. Michel Ligt: als de problematiek zo groot is, vanaf vandaag nog verplichting tot fluiten invoeren. Niet kijken naar de leeftijdsgroep 30-50, maar naar 0-30. Inhaalslag maken door gelijk scheidsrechterscursus te verplichten. Dennis Borninkhof: elke ploeg moet verplicht 4 wedstrijden per seizoen fluiten. Bob Nikkels: binnen de hockey is dit al heel gewoon. Is dit al eerder overwogen? Nee, maar aangezien we nu op een nullijn zitten, moet er nu wat gebeuren. Kees Dapperens: Als je de A en B een cursus laat volgen kun je deze inzetten op de D-EF. Het probleem zit hem echter in de A-B-C. Je kunt ookj iedereen onder de 25 jaar een cursus laten volgen, in feite moet iedere scheidsrechter een diploma hebben.
4
Michel Ligt: Sander Tuqan heeft de verantwoordelijkheid genomen om voor de selectie 2 wedstrijden te fluiten en jeugdtrainingen geven. Nu we wel allemaal op zaterdag spelen, moet het makkelijker worden. John Berendsen: hij is ook coach en kan dan niet meer zoveel wedstrijden fluiten. Er moet op korte termijn actie ondernomen worden. Bob Nikkels vult aan dat het dan weer op dezelfde mensen neerkomt. Dennis Bornikhof: hoeveel reacties krijg je op je oproepen? Weinig tot geen. Jos - per ploeg allemaal een scheidsrechter leveren en de A en B jeugd verplicht cursus laten volgen. Michel Ligt: Vergeet daarbij niet de ook niet spelende leden. Jos stelt dat dit op korte termijn minder haalbaar is. Hij wil nu voor het haalbare gaan. Mocht er iemand willen helpen bij de uitvoering hiervan, dan graag melden bij Jos. Kees Dapperens: in trainingen kinderen als scheidsrechter aanwijzen is ook een belangrijk punt, kinderen moeten vaak eerst een drempel over. Gehra Luessink: Als de junioren vraagt, willen ze niet. Bernjo Hesselink: ook niet vragen, maar gewoon laten doen. Jos zo werkt het ook bij de andere sporten dus waarom bij ons niet. Michel Ligt: valt er nog geld aan te verdienen (vrijwilligersvergoeding). Ja dat kan. Felix van den Sigtenhoirst: wellicht junioren vrijstellen van zaaldiensten zodat ze kunnen fluiten dit ivm hun eigen wedstrijden die vaak midden op de dag gepland zijn. Arnoud Vaanholt: Ik zou beginnen bij de B-C (14-15 jaar). Is hierover nog wat uit de enquête gekomen. Nee. Jos vind dat mensen ook moeten wennen aan de rol van scheidsrechter. Hij bedankt een ieder en doet een dringende oproep om te helpen bij de aanzet. Ook Erik wil even afscheid nemen en bedankt een aantal mensen, o.a. Max Slimmens, Kees Dapperens en de JTC. 10 Beachkorfbal Jan Nijstadt neemt het woord en vertelt dat de commissie net is gestart. Marije Kabel, Sander Tuqan, Jos Boer maken deel uit van de commissie. Volgende week is de eerste vergadering. Beachkorfbal is al redelijk hot. Reeds 10.000 mensen spelen het actief. Beachkorfbal is actief, stoer en leuk. Het is net even wat anders. Barry Schep is voortrekker van deze tak van sport. Op 3 december a.s. is er voorlichtingsavond. Je speelt geen competitie maar alleen toernooien. Tevens is het goed voor de kantine opbrengst en de ledenwerving. We kunnen scholen uitnodigen om toernooien te spelen. Wellicht samen met de volleybal een beachcourt op ons veld maken. Begin volgend jaar wil de commissie wat ideeën neerleggen bij het bestuur. Henry Roeterdink wil graag toetreden bij de commissie. Jos vraagt de commissie om geregeld wat in de nieuwsbrief te plaatsen. 11. Rondvraag Bernjo Hesselink: DWSA oost heeft ons een bal gedoneerd Marjan Grendel: de verandering in de reiskosten is niet gecommuniceerd in de nieuwsbrief. Tevens was er deze zomer een probleem met de reiskosten. Jos weet dat het probleem door Margriet is opgelost. Marian heeft hierover geen terugmelding gehad. Henry Roeterdink: het dart toernooi is weer achteer de rug en was weer erg geslaagd. Hij wil weten of er al ideeën zijn voor de viering van het lustrum. De feestcommissie neemt hierin het voortouw. Jan Nijstadt: Er is een daling in de sponsorinkomsten. Jan heeft gerekend…het zou 25% zijn. Volgens Jan is dit wel een punt van aandacht. Peter Meerdink is met een sponsorstuk bezig. Peter is echter erg druk op het werk, dat is een belemmering. Ledenwerving: er zou training gegeven gaan worden op scholen. Dat is gebeurd rondom
5
de schoolkorfbal. (Bob Nikkels). Doel was om buiten de schoolkorfbal om ook trainingen te geven op scholen. Bob Nikkels: De kwaliteit van de geel/blauw ballen valt heel erg tegen. Moeten er vanuit kosten oogpunt niet gewoon de witte ballen gebruikt worden. Michel LKigt vult aan dat er misschien overwogen moet worden in de zaal met geel en op het veld met witte ballen te spelen. Bob Nikkels: Bij Oost Arnhem heeft men een vaste tienplek. Er staan daar continue 2 palen. Kunnen we dat hier ook realiseren? Wordt gerealiseerd. Volgend jaar wordt de vloer in de Hanzehal vervangen. Moeten wij hier niet over meepraten, dit ivm de belijningen. De mono korfbal speelt op een apart formaat. Misschien kan dat gelijk meegenomen worden. Wellicht moet het bestuur hierin meepraten. Ger Kabel neemt contact op met Henk Vreeman. Er is al wel gesproken over het ovaaltje, maar men wil in de Hanzehal zo min mogelijk belijning. Michel Ligt: Hij sluit zich aan bij de vorige sprekers. Mbt de daling van de sponsorinkomsten is het misschien verstandig om sponsorkliks op de site toe te voegen. De investering is nagenoeg nihil. Men kan er € 600,- / € 700,- euro per maand mee verdienen zonder er wat voor te doen. Wordt meegenomen. Gert: Wat is de voortgang van de VOG? Jos: loopt mee in de pas met de Vrijwillers voor KVZ. Het loopt mee met deze commissie vanuit de werkervaring van Jorrit. Jos wil het naar voren halen, hij vind 30 januari 2015 te laat. Ook in 2015 blijft het aanvragen van een VOG nog gratis. Recent is er een voorlichting voor penningmeesters geweest over het belastingvoordeel inzet vrijwilligers. Misschien kunnen we hiervan profiteren. Jos geeft aan dat overwogen wordt de vrijwilligersbijdrage aan te pakken, de Tweede Kamer beslist hier nog over. Ger Kabel: Oproep aan trainers en coaches om de kinderen in de gaten te houden, naar aanleiding van de smerige kleedkamers in de Hanzehal. Gerard Derksen heeft hier al met Henk Vreeman over gesproken. De dader is waarschijnlijk niet van KVZ. Marit Montagne vult hier nog op aan dat er ook met onze eigen spullen niet zorgvuldig wordt omgegaan. Dennis Borninkhof: De website is rommelig. Het nieuws verdwijnt te snel omdat het blokje zo klein is. Kan dit groter. Jos zegt dat er een commissie bezig met de site. Dit is technisch probleem. Bob Nikkels vult aan dat er moet een redactie komen voor het voeden van de site. Wilco ??? is de enige die nu artikelen plaatst. We moeten mensen zoeken die schrijven en voeden. Paul Borghouts geeft aan dat eerst de technische aspecten opgelost moeten worden. Henry Bossenbroek: Hij vindt het achterlaten van de Hanzehal is een kwalijke zaak. Het geld van de verzekering voor de gesloten televisie is ontvangen. Van dit geld zal een televisie en een beamer worden gekocht. Henry is op zoek naar mensen die willen helpen om de boel technisch wat te professioneler te maken. Henk Jan Milius stelt voor Remco de Haas hiervoor te vragen. Erik: Wil voorstellen om de gedragsregels overal op te hangen, dan kun je de mensen er ook op aanspreken. Maar dan moeten wij dat als KVZ ook uitdragen. Stephan Vogd stelt voor dit ook op te nemen in het programmaboekje van het eerste en op te hangen in de kleedkamers van de Hanzehal. 12. Invullen bestuursvacatures en afscheid van Robert Weij en Erik vd Sigtenhorst Jos geeft aan dat Erik en Robert vanavond aftreden. Voor de functie van Erik is een jaar gezocht naar een opvolger, maar niemand gevonden. De functie is jammer genoeg nog steeds vacant. Jos neemt het voorlopig waar en verzamelt mensen om te helpen. Het kan niet stil blijven liggen. Nogmaals een oproep: Wie wil dit invullen!
6
Voor Robert is een opvolger gevonden in Dennis Borninkhof. Dennis vertelt de vergadering wat over zijn financiële achtergrond. Aangezien er geen tegenkandidaat aanwezig is wordt Dennis aangesteld voor de functie van penningmeester. Jos heet Dennis welkom binnen het bestuur. Jos neemt vervolgens afscheid van Erik en Robert en spreekt zijn grote waardering uit voor de werkzaamheden die door beiden verricht zijn. Jos stelt de nieuwe kascontrole commissie voor, deze bestaat uit Yvette Hartink, Robert Luikman en Erik vd Sigtenhorst. 13 Afsluiting Jos sluit de vergadering af met de hoop dat we de besproken punten door kunnen voeren. Tevens hoopt hij dat we de volgende vergadering vorderingen gemaakt hebben. Hij vindt als voorzitter lastig dat de problemen niet opgelost kunnen worden. Hij geeft aan wel te kijken naar de heel veel goede dingen die we doen als KVZ. Jos bedankt de vergadering voor zijn aanwezigheid en sluit de vergadering om 22.45 uur.
7
