Notulen ALV Almonte dd. 26 september 2015 Aanwezig: Afgemeld:
16 leden incl. bestuur 4 leden/ouders van leden
De volgende punten zijn besproken:
1. Opening en vaststellen agenda Voorzitter Henk Dibbets heet iedereen welkom en geeft een korte toelichting op de agenda, die daarmee vastgesteld wordt 2. Notulen en Actiepunten ALV nov/juni - Notulen en actiepunten van ALV 29-11-2014: De notulen worden vastgesteld Actiepunten die nog niet afgehandeld zijn:| Helden van Almonte wordt nader bekeken Begeleiden nieuwe scheidsrechters is niet van de grond gekomen, kost teveel tijd voor de kleine groep vrijwilligers Toernooicommissie: wordt in 2015-2016 geactiveerd - Notulen dd. 14-06-2015 De notulen worden vastgesteld Actiepunten die nog niet afgehandeld zijn: Trainingsweken nader bekijken: voor 2015 is dit inmiddels vastgesteld, voor 2016 zal het bestuur dit in oktober doen Verbinding TBB-Almonte zal op de website nader toegelicht worden “ Wie is wie’ in de vereniging: zal zowel in de kantine als op de website komen
3. Mededelingen, Ingekomen Stukken, Er zijn geen ingekomen stukken en mededelingen 4. Bestuurszaken De voorzitter licht de onderstaande onderwerpen toe: Sportief: - Onbalans verhouding Senioren en Junioren - Actie ondernomen samen met leden zie notulen ALV 14 juni 2015 - Samenwerking met TBB (= jongens topsporttak: JU14-1/JU16-1 en JU18-1) Vrijwilligers: - Goede vaste groep vrijwilligers - Samen met leden en ouders is meer betrokkenheid gewenst - Kantine is hierin een belangrijke factor: ontmoetingsplaats, gezelligheid, clubgevoel
Sloop Eckart: - Komend seizoen zeker niet. Onzeker wanneer wel - Goed Alternatief Tennisbanen aan Vijfkamplaan, maar...de kosten voor de gemeente lijken erg hoog om deze zaal aan te passen aan basketball vereisten (‘frictiekosten’ genoemd). Marie-José Allers wijst erop, dat de hal ook de juiste hoogte moet hebben: daar moet op gelet worden. Dit ligt nu bij de wethouder en wanneer deze beslist is onduidelijk. het door de gemeente aangeboden alternatief = Sporthal Tivoli in Eindhoven-Zuid is afgekeurd door het bestuur vanwege de grote verplaatsingen die dan nodig zijn voor onze leden. De vraag is dan ook: wat en wanneer gaat de gemeente beslissen. Afspraken Gemeente: - Geen zaalhuurverhoging dit jaar - Gunstige huur kantine zolang wij in de Eckart blijven - Toekomstbestendige afbetalingsregeling van de huidige huurschuld Financieel / Commercieel: - Door genomen maatregelen is nu ons “Huis op Orde” - Samenwerking Gameballs: o.a. zal er een Almonte webshop gefaciliteerd gaan worden via Gameballs. Hier zullen basketball artikelen worden aangeboden, waarbij Almonte 10% van de omzet als sponsoring zal ontvangen. De prijzen zijn gelijk aan de Gameballs site. Belangrijke bestuursbesluiten: •
Alle leden vanaf U16 verplicht om scheidsrechters F-cursus te volgen
•
Ouders U16 (net als t/m U14) jureren bij wedstrijden van hun eigen kinderen bij toerbeurt
•
Alle leden vanaf U18 krijgen ook bardiensten als taak in weekend (U18 mag alleen geen alcohol schenken)
•
Ouders draaien mee in de bardienst (voor/na wedstrijd eigen kind) Marcel van Lieshout merkt op dat dit wel erg veel extra’s zijn. Henk Dibbets legt uit, dat we anders de vereniging niet kunnen gaan draaien. Tevens wordt opgemerkt dat de informatie over de jurytaken erg lang en ingewikkeld is: kan dit niet eenvoudiger?
5. Uitkomsten ALV 14 juni Stephan Hermsen geeft terugkoppeling over ondernomen acties: - Vacaturemarkt Hoe kunnen we meer vrijwilligers krijgen? - Waardering vrijwilligers Betere informatie over: - Wat van mensen verwacht wordt - Hoeveel tijdbesteding dit kost - Wat er leuk aan is - Binding senioren Oog voor plezier bij senioren en meer oog voor ‘belasting’ senioren
Uitwerking van de belangrijke thema’s tussen 14 juni en heden: - Teamboek gemaakt: Met elke trainer gedeeld Betreft uitleg over taken en afspraken binnen team Is een basis dat aan te passen is per team - Brief voor ouders en leden over afspraken ALV ten aanzien van barbezetting Dit moet met elke trainer gedeeld worden via TC en/of Stephan Hermsen - Club infoblad: Voor nieuwe ouders/leden met daarin: - Basisinformatie over basketbal - Basisinformatie over vereniging en wat van leden/ouders verwacht wordt Stephan Hermsen ligt de nog liggende actiepunten toe: - Vacature markt en 2e hands markt voor basketball spullen samen met Oliebollenmixtoernooi organiseren. - Marie-José Allers wijst op het beleidsstuk dat 2 jaar geleden is gemaakt en adviseert van daaruit verder te gaan werken met commissies e.d. Tip: evalueer huidige commissies en onderneem dan de juiste vervolgstappen. MJ Allers biedt hierbij haar ondersteuning aan. - Tip van Vincent Rikkink: maak voor elke commissie 1 bestuurslid verantwoordelijk, waardoor terugkoppeling met het bestuur gegarandeerd is. 6. Project Buurthuis van de Toekomst Sven ligt toe dat dit een project is, dat losstaat van de begroting van Almonte, maar wel veel goede gevolgen kan hebben, m.n. omdat de kantine meer omzet zou kunnen gaan draaien. Uitnodiging om deel te nemen aan de 1e activiteit, in feite de start van het project: Donderdag 8 oktober van 17-19 uur in de kantine ‘ Connecting Café’ 7. Financiële Zaken –
Uitleg kosten team
–
Verwacht financieel resultaat 2014/2015
–
Vooruitblik seizoen 2015/2016
–
Contributiematrix 2015/2016
Erwin kramer merkt op dat voor de zoveelste keer geen inzicht in de financiële zaken is gegeven door het bestuur voorafgaand aan de ALV. Henk Dibbets geeft aan dat de cijfers nog niet door de kascommissie zijn gecontroleerd en daarom niet verspreid zijn. Pas afgelopen donderdag zijn de cijfers gefinaliseerd met een accountant die dit al jaren voor ons doet. Normaliter is de verantwoording van de cijfers pas in november. De penningmeester, Hans Kwint, licht de stukken toe: Stelt de vraag aan de vergadering of voor wanbetalers een incassobureau dient te worden
ingeschakeld. Gezien het lage bedrag (mede met dank aan Alex Spierings, die daar heel veel energie in heeft gestoken) wordt dit niet zinvol geacht. Er volgt een discussie over de hoogte van de kosten van het volgen van een trainerscursus. Niet iedereen doet dit vanuit ene intrinsieke motivatie, maar omdat dit nu eenmaal een vereiste van de NBB en dus boetegevoelig is. Een inspanningsverplichting of terugbetalingsverplichting zal door het bestuur nogmaals worden bekeken 8. Technische Commissie Niels Ruytenberg licht de stand van zaken toe: alleen MU22 heeft nog geen trainer/coach, is wel dringend gewenst. Niels ligt tevens de veranderingen / Verwachtingen nieuwe seizoen toe. 9. Scheidsrechterszaken Rokan de Hingh geeft inzicht in de stand van zaken: geen scheidsrechters tekort, alles goed verlopen in 2014-2105. Ook voor 2015-2016 zijn alle externe scheidsrechters geregeld. Wijst op de F-cursus in Oktober voor alle leden van 16 en ouder. 10. Bestuurswisselingen: Margreet van Putten wordt unaniem gekozen tot secretaris van Almonte 11. Rondvraag : - Erwin Kramer vraagt wanneer de financiële cijfers definitief worden aangeboden ter goedkeuring aan de leden Henk Dibbets antwoord dat hier een aparte en korte ALV in november 2015 zal worden georganiseerd. - Erwin Kramer: wat is de stand van zaken rondom de relatiecommissie? Henk Dibbets: Deze is jammer genoeg niet goed van de grond gekomen. - Vincent Rikkink (voorzitter TBB): Vindt deze ALV niet zinvol voor leden, er is onvoldoende terugkoppeling naar de leden, die nauwelijks aanwezig zijn Henk Dibbets: Het bestuur is teleurgesteld over de lage opkomst van de leden, maar kan daar niets aan doen. De ALV is wel degelijk de verantwoording van het bestuur aan de leden. De suggestie om de AlV te koppelen aan een evenement of zo wordt ter harte genomen 12. Afsluiting om 12.30 uur met dank aan de aanwezigen
Actiepunten voor het bestuur n.a.v. de ALV dd. 26-09-2015
Helden van Almonte wordt nader bekeken Toernooicommissie: wordt in 2015-2016 geactiveerd Trainingsweken nader bekijken: voor 2015 is dit inmiddels vastgesteld, voor 2016 zal het bestuur dit in oktober doen Verbinding TBB-Almonte zal op de website nader toegelicht worden “ Wie is wie’ in de vereniging: zal zowel in de kantine als op de website komen Wie neemt deel aan ‘ Connecting Café’ op donderdag 8 oktober van 17-19 uur in de kantine (Project Sven en Diana) Brief over barbezetting moet naar ouders (actie Niels/Stephan) Planning ALV over financiële zaken november 2015 (Henk/Hans) Actie ondernemen naar Gameballs (Henk)
