Notulen ALV van vrijdag 20 september 2013

Mixed Hockey Vereniging “Door Vriendschap Sterk” Postadres: M.H.V. DVS Postbus 114 5580 AC Waalre

Bezoekadres Arembergstraat 14A 5583 CD Waalre 040-221 55 34

E-mail: [email protected] [email protected] www.dvshockey.nl

Notulen ALV van vrijdag 20 september 2013 Aanwezig: 29 leden inclusief het bestuur. Afmelding ontvangen van: Hugo Gruijters, Martijn Vos, Frank van Olphen. 1.

Opening

De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur en heet de aanwezigen welkom. Hij vermeld dat iedereen als het goed is de notulen van de vorige ALV, de verslagen over het afgelopen seizoen van alle commissies alsmede de agenda van deze ALV heeft ontvangen. Daarna licht hij de agenda van de avond kort toe: Redelijke standaard agendapunten. We gaan ons vanavond vooral focussen op de punten 7, 8, 9 en 10. 1) Opening 2) Goedkeuring notulen ALV 2012 3) Ingekomen stukken 4) Verslaglegging secretariaat en commissies 5) Financiële verantwoording / verslag penningmeester 6) Décharge 7) Focus beleidsplan 2013-2014 8) Nieuw veld 9) Bezuinigingen Gemeente en Beheerstiching 10) Begroting 2013-2014 11) Aftreden bestuurs-/commissieleden en voorstellen nieuwe bestuurs/commissieleden 12) Rondvraag 13) Sluiting 2.

Goedkeuring notulen vorige ALV

Op de notulen van de vorige ALV (d.d. 28 september 2012) zijn geen opmerkingen of vragen en worden door de leden goedgekeurd. 3.

Ingekomen stukken

Er zijn geen ingekomen stukken die hier tijdens de ALV besproken of gemeld moeten worden.

M.H.V. DVS Postbus 114 5580 AC Waalre

Pagina 1


4.



Verslaglegging secretariaat en commissies

Voorgaande jaren werd het verslag van de commissies en het secretariaat altijd voorgelezen tijdens de ALV. Dit jaar hebben we ervoor gekozen om het verslag van tevoren naar alle leden toe te zenden via de mail en dus hoeft nu niet alles voor te worden gelezen. De voorzitter vraagt of de leden nog op- of aanmerkingen hebben op dit verslag. Deze zijn er niet. De voorzitter wil echter wel een paar punten uit het verslag aanstippen: In het verslag wordt altijd melding gemaakt van het aantal leden bij de aanvang van het betreffende seizoen en het aantal aan het einde van het seizoen. De voorzitter heeft een overzicht/grafiek gemaakt van de ledenaantallen van de afgelopen 5 jaar en van dit lopende seizoen. Hierin valt op dat dit lopende seizoen voor het eerst weer een (iets) hoger aantal leden hebben. We hopen dat dit het einde is van de ‘dip’ en dat we vanaf nu steeds stijgende ledenaantallen zullen hebben. Paar dingen vallen sterk op:  Aantal jeugdleden blijft de laatste jaren gelijk, maar wel veel meer meisjes dan jongens  Senioren vrouwen is een poosje afgenomen, maar neemt nu weer wat toe.  Jongens hebben we bijna niet, is een algemene trend bij hockey.  Ook senioren heren neemt af, ook dit zie je bij meer clubs De KNHB heeft wel wat gedachten om dit aan te gaan pakken, maar dat is nog niet concreet. Voor ons als club hebben we natuurlijk nog het extra probleem dat als zich bijvoorbeeld een jongen van 10 jaar bij ons aanmeldt, dat we dan geen team hebben waar we hem in kunnen plaatsen. We zullen dus heel bewust moeten gaan kijken waar we instroom nodig hebben of er moeten zich hele teams aan komen melden, maar anders moeten we heel gericht gaan zoeken naar nieuwe leden om de huidige teams te vullen (van 3-tallen, naar 6-tallen, naar 8-tallen, naar 11-tallen). Reactie aanwezigen tijdens de ALV: Vraag van een lid: Is dit een trend bij alle clubs? Antwoord: Nee, onderzoek toont aan dat hockey landelijk gezien een groeiende sport is, dus wij gaan tegen de trend in helaas. Hoewel de laatste mailing van de KNHB aangeeft dat de groei lager is dan verwacht. We hopen dat het WK 2014 een goede impuls zal zijn voor mensen om te gaan hockeyen.


Pagina 2




VERSLAG SECRETARIAAT EN COMMISSIES: In het afgelopen verenigingsjaar vergaderde het bestuur 10 keer, waarvan 2 keer samen met alle commissies. Een aantal bestuursleden zijn aanwezig geweest bij verschillende commissievergaderingen en een aantal bijeenkomsten van de KNHB . De voorzitter heeft 15 vergaderingen met de gemeente en de voetbalverenigingen gehad (met het Bouwteam dus). Er zijn in seizoen 2012-2013 een aantal wijzigingen in het bestuur en de verschillende commissies geweest: Michiel Tierie is vanaf het begin van het seizoen officieel de voorzitter van de club geworden. Pim Janssen heeft Jeroen van Gogh opgevolgd als algemeen bestuurslid. Tanja Janssen is in januari de penningmeester geworden. Maar er zijn ook wijzigingen bij commissies geweest dit afgelopen seizoen. Bar/accommodatie commissie: Mark Linnartz en Kamiel van der Aa zijn het seizoen begonnen als accommodatie commissie. Tijdens de winterstop is besloten om hun werkzaamheden/activiteiten te splitsen in activiteiten voor een barcommissie en activiteiten voor een accommodatie commissie. Mark en Kamiel vormen vanaf januari de barcommissie (inkoop en onderhoud bar) en Frank Jansen is de accommodatiecommissie ‘geworden’ (onderhoud clubhuis/kleedkamers). ICT/Nieuwsbrief: Jolanda Nagel heeft dit seizoen de Nieuwsbrief elke week uitgestuurd. Ook heeft zij haar gedachten laten gaan over het veranderen/verbeteren van de website. Wedstrijdsecretariaat: Pim Janssen heeft het stokje overgenomen van Jeroen van Gogh Zaalhockeycommissie: Paul Jonker heeft in de winterstop aangegeven dat hij het zaalhockey wil gaan regelen volgend seizoen. Voor de sponsorcommissie is geen nieuw bloed gevonden. Dit is en blijft een probleem voor de club. Pierre heeft dit seizoen de scheidrechterscommissie nog bemand, maar stopt daar definitief mee aan het einde van het seizoen. Ook de activiteitencommissie en de jeugdcommissie hebben aan het einde van het seizoen aangegeven dat een aantal leden willen stoppen. Zij gaan in eerste instantie zelf op zoek naar opvolgers. Indien er


Pagina 3




niemand gevonden wordt voor deze 3 commissies (vooral voor de scheidsrechterscommissie en de jeugdcommissie) dan ontstaan er grote problemen voor de club in seizoen 2013-2014! Het aantal leden per 1 augustus 2012 (aanvang seizoen) bedroeg 198. Het ledenaantal per 31 juli 2013 (einde seizoen) bedroeg 210. Ledenadministratie De ledenadministratie werd seizoen 2012-2013 verzorgd door Jochen Meijer. Omdat hij zijn lidmaatschap bij DVS heeft opgezegd, is dit in mei overgenomen door Tanja Janssen. Sinds mei zijn er helaas al heel wat afmeldingen verwerkt, waaronder Heren 2 en het jongens E6 team. In totaal hebben 46 leden zich afgemeld. Gelukkig zijn er ook weer nieuwe leden bijgekomen. Deze nieuwe leden zijn allen zo snel mogelijk benaderd door de ledenadministratie met een kort ´welkom-mailtje´ waarna de TC of JC de aanmelding heeft overgenomen. Het streven van de ledenadministratie is ervoor te zorgen dat deze nieuwe leden zo snel mogelijk van de club horen, liefst binnen 24 uur. Materiaalcommissie Van alle teams hebben we de keepers uitrusting ingenomen en weer uitgedeeld, waar nodig een reparatie uitgevoerd. De Hockey ballen zijn en blijven net als kikkers moeilijk in de tas te houden we hebben 100 ballen besteld en weer uitgedeeld aan enkele trainers/coaches. Dames en Heren 1 hebben vanuit de club een trainingspak in bruikleen ontvangen (niet door materiaal commissie besteld maar door Fred geregeld, wellicht vergeet hij het te melden). Jochen Meyer heeft in juni 2013 het stokje overgedragen aan Daan Janssen. Jochen bedankt. Vanaf dit seizoen is de materiaalcommissie ook verantwoordelijk voor het sleutelbeheer, inventarisatie is gemaakt. Met het bestuur is afgesproken dat de sleutels “strenger/ consequenter” ingenomen worden (€ 20,= borg moet er betaald gaan worden). Technische commissie In het afgelopen seizoen, 2012-2013, heeft de technische commissie de teams en de indelingen weer rond gekregen. Elk team had een trainer en coach/coaches. Ook dit seizoen waren er nogal wat late opzeggingen.


Pagina 4




Bij de meisjes deden 5 teams mee in de competitie. We hadden een meisjes A1, B1, C1, D1 en D2. Allen met voldoende speelsters. Zoals bekend, hadden we in de voorgaande jaren een sterke terugloop bij de jongens. Hierdoor konden we dit seizoen helaas geen jongensteam inschrijven. Meisjes hebben we gelukkig volop. Meisjes A1 speelde zowel in de herfst als in de lente in de 2e klasse. Zij eindigden op de 4e plaats. Meisjes B1 deed het ook goed in de 2e klasse. Uiteindelijk eindigden zij op de 4e plaats. Ook meisjes C1 speelde 2e klasse en ook zij eindigden op de 4e plaats. Bij de D-teams speelden meisjes D1 3e klasse en meisjes D2 4e klasse. Meisjes D1 werd een hele goede 2e in hun poule en meisjes D2 eindigde in het afgelopen seizoen op de 5e plaats. Ook de senioren gingen vol goede moed van start. Gelukkig konden we het afgelopen seizoen een damesteam inschrijven. Zij speelden in een 18+-competitie, waar ze het heel goed deden. Zij werden in hun poule kampioen en mochten meedoen aan de Nederlandse kampioenschappen die op de velden van Oranje Zwart werden gehouden. Daar eindigden ze op een verdienstelijke 5e plaats. Voor het eerst hadden we weer een herenteam in de bondscompetitie. Een heel jong heren 1, samengesteld uit de “jongere” van ’t oude heren 1 en de jonkies van jongens A. Ze hadden het hard te halen in de 4e klasse. Gelukkig werden niet alle wedstrijden verloren, zodat er toch met goede moed naar het volgend seizoen kan worden gekeken. Heren 2 volgde helaas het voorbeeld van het “oude” dames 2. Dit seizoen was voor hun het laatste seizoen. Om diverse redenen moesten spelers hun stick aan de wilgen hangen. Heren 2 speelde hun laatste seizoen in de reserve 1e klasse en eindigde op de 7e plaats. Zaalhockey Jeroen van Gogh heeft voor de laatste keer het zaalhockey georganiseerd. Gelukkig is er al een opvolger gevonden voor het komende seizoen: Paul Jonker gaat het zaalhockey voortaan coördineren/organiseren.


Pagina 5




De volgende teams zijn actief geweest in de zaal: Heren 1 in de 4de klasse (bond): 4de geworden Dames 1 (als dames 3 in de zaal) in de reserve 3de klasse D: 2de geworden Dames 2 (als dames 2 in de zaal) in de reserve 3de klasse E: 5de geworden Meisjes A1 in de 3de klasse: 1ste geworden Meisjes B1 in de 3de klasse: 1ste geworden Meisjes C1 in de 3de klasse: 3de geworden Meisjes D1 in de 3de klasse: 1ste geworden Meisjes D2 in de 3de klasse: 5de geworden Voor de jongere jeugd is er net als het jaar daarvoor weer een toernooitje in de zaal georganiseerd, zodat ook zij wat ervaring op kunnen doen in de zaal. Accommodatiecommissie De Accomodatiecommissie heeft een bescheiden jaar achter de rug, redelijke low profile gedraaid in verband met de op stapel staande beslissingen aangaande de vereniging en daarmee de accommodatie. Het goede nieuws kwam aan het einde van het seizoen. Ons sportpark kan blijven en de voorbereidingen voor de aanschaf van een nieuw veld(Semi-water) en de aanleg van een kwartveld kunstgras zijn onder leiding van de voorzitter in volle gang. In het clubhuis zijn wat kleine zaken aangepakt zoals een nieuw diepvriezertje voor de koelcompressen en hier en daar verlichting aangepakt. Onlangs heeft ons clubhuis een nieuw likje verf gekregen en is er met een groep vrijwilligers gewerkt om het wat gezelliger te maken. De accomodatiecomissie en de barcommissie zijn gescheiden en hebben in het bestuur een vertegenwoordiging gekregen door Barbara Dorresteijn. Met Barbara zullen de plannen voor dit jaar concreet gemaakt worden. Sponsorcommissie De sponsorcommissie werd dit seizoen alleen bemand door Michiel Tierie. Door zijn activiteiten als voorzitter en lid van het Bouwteam, heeft hij geen tijd gehad om actief sponsoren te werven. Voor het komende seizoen wordt gezocht naar meer mensen die actief kunnen helpen bij het vinden van nieuwe sponsoren en deze te binden aan DVS Hockey.


Pagina 6




Scheidsrechterscommissie De scheidsrechterscommissie organiseerde nog geen nieuwe scheidsrechtercursus via internet. Het indelen van de scheidsrechters bij de jongste jeugd op de zaterdag verliep wat soepeler door het inzetten van speelster van MA1 en MB1 ook als ze geen CS-kaart hadden. De begeleiding van deze fluitisten is wel een grote belasting voor de scheidsrechtercommissaris. Ondersteuning van ervaren senioren is dan ook dringend nodig. Door het inzetten van clubscheidsrechters uit MA1 en MB1 was het fluiten van de lagere jeugdteams doorgaans geen probleem. Al werden meer klachten geuit dat men zoveel keer aan de beurt was om te fluiten. Het fluiten van de hogere jeugdteams (MA1 en MB1) was meer een probleem doordat senioren door werk en/of andere activiteiten maar beperkt beschikbaar waren. Dames 1 werd regelmatig ingezet, maar de dames hadden moeite met het fluiten van MA1 omdat het leeftijdsverschil gering was. Daarom werd in de 2e seizoenhelft weer meer en beroep gedaan op het beperkte aantal senioren die bereid waren af en toe te fluiten. Bij deze neem ik afscheid als scheidsrechtercommissaris en wens mijn opvolger veel succes. Het zal moeilijk worden scheidsrechters te vinden voor de wedstrijden van Heren 1, terwijl ook de dames van het nieuwe Dames 2 onvoldoende ervaring hebben voor het fluiten van Dames 1. Pierre Jansen Jeugdcommissie Afgelopen jaar is de samenstelling van de Jeugdcommissie veranderd:  Hugo Gruijters is gedurende het seizoen gestopt met JC. Hugo is wel nog steeds volop betrokken en actief als trainer/coach van MD1.  Bart-Hendrik Huisman was zeer actief als lid van de JC, maar is helaas aan het einde van het seizoen ook gestopt, omdat hij na dit seizoen geen kinderen meer heeft hockeyen bij DVS. We zijn Bart-Hendrik veel dank verschuldigd voor alle werkzaamheden die hij nog heeft verleend in de voorbereidingen voor het nieuwe seizoen.  Willem Bouwmans wil na 5 jaar ook gaan stoppen met de JC. Hij gaat door als trainer/coach. Willem wil stoppen zodra er opvolging is. We zijn dus naarstig op zoek naar nieuwe leden voor de JC om de ingezette koers verder vorm te geven. Na diverse constructieve meetings met de coaches is er een gedegen teamindeling gekomen voor de najaarscompetitie 2013. Grote betrokkenheid van de coaches was


Pagina 7




zeer waardevol bij de totstandkoming van de teamindelingen. Speciale dank voor Tessa Jansen en Leanne van Beek die de F-jes naar een hoger plan hebben gebracht door hun visie en werkzaamheden. Het Jeugdplan is uitgerold onder leiding van Ron. Alle jeugdtrainers en -coaches van de jongste jeugd en de meisjes D hebben de gelegenheid gehad om deel te nemen. Doel hiervan is om trainers en coaches beter op te leiden, zodat onze jeugdleden beter worden getraind en begeleid wat uiteindelijk ook tot meer plezier en beter hockey zal leiden. Het Jeugdplan is zeer positief ontvangen! Concrete resultaat is dat op ieder jongste jeugd team getraind wordt door trainers die een opleiding genoten hebben en die nog meer betrokken zijn geraakt bij DVS Hockey. Andere activiteiten die dit seizoen opnieuw werden gerealiseerd door de Jeugdcommissie: het zaalhockeytoernooi in de winterstop voor de jongste jeugd, de consumpties en veldindeling voor de bezoekende teams, het bijhouden van de website/All United, de correspondentie met de KNHB en het bijwonen van diverse bijeenkomsten van de bond. Tevens hebben wij ons ingezet voor de jongste jeugddag. De Jeugdcommissie kijkt terug op een goed jaar waarbij voor komend seizoen het vizier op nieuwe actieve Jeugdcommissie-leden moet komen om de ingeslagen weg te continueren en ambities te realiseren. De jeugd van DVS hockey kan nog verder doorgroeien. Trimhockey Evenals voorgaande jaren kende de groep trimhockeyers weinig verloop. Drie leden stopten (waarvan een tijdelijk) en men had drie nieuwe aanmeldingen. Er werd meegedaan aan 2 toernooien; in Geldrop werd een zesde plaats behaald en bij HOD de vierde plaats. Activiteitencommissie Ook dit jaar is de Activiteitencommissie weer erg actief geweest. De commissie bestaat uit 3 leden; Paul Jonker, Esther de Beer en Angelique Roos. Het jaar begon met een zeskamp met ontbijt/lunch voor de jongste jeugd in de herfstvakantie. Dit in plaats van de gebruikelijke seizoensopening in september. Het bleek weer een gezellige dag met een goede opkomst van ongeveer 80 deelnemers. Op 30 november organiseerde de Activiteitencommissie de jaarlijkse Sint Nicolaasavond.


Pagina 8




Zoals elk jaar nam de Sint voor elk team de tijd en werd er lekker van de chocolademelk en pepernoten gesnoept. De opkomst was ook dit jaar weer hoog. Op 25 mei werd het 55-jarig jubileum van DVS groots gevierd. De feestcommissie voor deze dag stond onder leiding van Jeroen van Gogh. De dag begon met een spellenmiddag voor de jongste jeugd, onder leiding van Milou Rabelink. Vervolgens zijn onderlinge wedstrijdjes gespeeld tussen de oudere jeugd, Heren 1 en Dames 1. Tijdens de daaropvolgende borrel werd een toast uitgebracht op de club en werd feestelijk afscheid genomen van Pierre Janssen. s’ Avonds hebben meer dan 60 mensen genoten van een goed verzorgde BBQ, swingende muziek en werd een heel gezellige feestdag afgesloten. 5.

Financiële verantwoording/ Verslag penningmeester

A.

Jaarverslag penningmeester

Totale inkomsten van afgelopen seizoen waren iets groter dan begroot. Contributie senioren en junioren is iets toegenomen door iets meer leden dan begroot. Ook de subsidie is hoger dan begroot, doordat de gemeente heeft besloten de subsidie in stapjes terug te brengen naar nul en niet in een keer. De inkomsten uit de kantine zijn gelijk, maar de uitgaven zijn gestegen, dus slechter resultaat. De sponsoring is iets groter dan begroot, maar nog lang niet de €6.000 als in het meerjarenplan. Maar wel € 170,- binnengekregen via de Rabo Fietsdag. Toevoeging van de voorzitter: We hebben 104% van de begroting gehaald en dat is niet onaardig. Verdere toelichting van de penningmeester op de cijfers: De totale lasten zijn iets lager dan begroot. Afschrijvingen op het clubhuis hebben we teruggebracht naar nul, omdat de waarde waarvoor het clubhuis nu in de boeken staat lager is dan de taxatiewaarde die we dit afgelopen seizoen op papier hebben gekregen. De algemene kosten zijn hoger dan begroot, maar dat komt door Jeugdplan en door de hogere electriciteitsrekening. Het jaarresultaat van afgelopen jaar is negatief (4.668,-), dit heeft alles te maken met Jeugdplan en de kleding die voor Dames 1 en Heren 1 is aangeschaft en waar nog geen sponsor voor is gevonden.


Pagina 9




Reactie aanwezigen tijdens de ALV: Vraag van een lid: Waar ligt het aan dat de energiekosten zo hoog zijn? Antwoord: Vorig seizoen hadden we 6 werkende lampen en nu zijn dat 20 werkende lampen. Dat scheelt enorm! Maar daarnaast hebben we kort geleden gehoord dat de betaling om de piekbelasting gaat. Oftewel doordat we in 1x de 20 lampen aandoen, ontstaat er een piekbelasting. Als je eerst de helft aandoet en na een kwartier de andere helft. Er zal hiervoor een melding opgehangen worden bij de lichtschakelaars. De voorzitter neemt hierna het woord voor een toelichting op de omzet van de kantine. Deze laat de laatste jaren een dalende trend zien en dit moet gestopt worden. Het afgelopen jaar is de omzet licht gestegen ten opzichte van het jaar daarvoor, terwijl de inkopen fors zijn gestegen. Hierdoor is de marge heel erg gedaald, van 26 % (wat al laag is) naar 19%. Het bestuur heeft om deze reden al een aantal dingen gedaan, zo is er een kassa aangeschaft. De doelstellingen voor de komende jaren zijn:  Het verhogen van de omzet naar € 14.000 in de komende 3 jaar  Het verhogen van de marge naar 40% van verkoop. Dit levert dan meteen €2.500 extra inkomsten op.  Zorgen dat verkoop en inkoop goed geregistreerd wordt  Praten met leveranciers om te kijken hoe de inkoop beter/goedkoper kan Reactie aanwezigen tijdens de ALV: Eerdere vraag van een lid was: Hoe waren de inkomsten van de kantine in de voorgaande jaren? Waren die ook zo laag/slecht? Antwoord wordt nu gegeven: Het is moeilijk om verschillende jaren met elkaar te vergelijken, omdat vooral de seniorenteams nogal fluctueren bij ons. En hoe minder senioren hoe minder bier- en etensomzet. Het meest zorgwekkende vinden wij op dit moment dat de marge steeds lager wordt (en hij was eigenlijk al lang heel laag)! En de marge moet (kijkend naar inkoop en verkoop) meer dan 50 % zijn!! Onze verkoopsprijzen zijn goed, we zouden die marge dus gewoon moeten kunnen halen, maar blijkbaar wordt er veel wel genuttigd maar niet afgerekend. Daarom hebben we als bestuur besloten om wekelijks de voorraad te tellen en een kassa aan te schaffen, zodat we zien wat er verkocht/afgerekend wordt.


Pagina 10


6.



Kascontrolecommissie Décharge

Rutger de Ruiter heeft als kascontrolecommissie de cijfers bekeken en hiervoor een verklaring opgesteld: VERKLARING: Op 17 september 2013 controleerde de KCC, bestaande uit Rutger de Ruiter, de financiën van de hockeyclub DVS over het seizoen 2012 - 2013 en verklaart dat de gevoerde administratie een getrouw beeld geeft van de financiële status van DVS in de genoemde periode. BEVINDINGEN De penningmeester, heeft aan de KCC uitleg verschaft over de financiële status van onze vereniging. De KCC bedankt de penningmeester voor het beheren van de financiën van DVS. Tijdens de kascontrole zijn onder andere de volgende punten besproken: 1.

Ledenadministratie

Het aantal senioren leden is afgenomen, maar gezien de samenstelling van het ledenbestand en het feit dat er in totaal meer leden actief zijn binnen de vereniging, zijn de inkomsten uit contributie hoger dan begroot. 2.

Inkomsten uit “nevenactiviteiten”

BSO en sportdagen hebben positief bijgedragen aan de inkomsten van DVS. De KCC moedigt dit soort initiatieven om DVS op een andere manier onder de aandacht te brengen in de gemeente en om extra inkomsten te genereren, van harte toe. 3.

Het clubhuis

De inkomsten uit de bar omzet vormen een belangrijke bron van inkomsten voor DVS. DVS is een gezellige vereniging waar iedereen bepaalde vrijheden geniet, maar de vereniging alleen kan blijven bestaan als iedereen goed omgaat met die vrijheden. Daarom wil de KCC alle leden van de vereniging oproepen zorgvuldig te zijn in het afrekenen van consumpties. Met de huidige marge moet voor elke consumptie die wordt weggegeven of niet wordt afgerekend meer dan het 10-


Pagina 11




voudige verkocht worden om die ene consumptie terug te verdienen, laat staan om iets te verdienen. De KCC is dan ook blij met het feit dat er een nieuw kassa systeem is en een nieuw bestuurslid die de voorraden gaat controleren, maar doet ook een dringend beroep op de leden om mee te werken aan het verbeteren van de barinkomsten. 4.

Overige zaken

De kosten voor elektra zijn bijna 20% hoger dan begroot. Net als bij de barinkomsten kunnen alle leden meehelpen om deze kosten in de hand te houden. De KCC doet tevens een beroep op het bestuur om te kijken of er besparingsmogelijkheden zijn. 5.

Afwijkingen ten opzichte van de begroting 2012 / 2013.

Deze zijn door de penningmeester toegelicht en correct gevonden door de KCC. 6.

De financiële verantwoording DVS hockey 2012 / 2013.

Deze is door de penningmeester toegelicht en akkoord gevonden door de KCC. 7.

Begroting 2013 / 2014

De begroting voor het verenigingsjaar 2013 / 2014 is niet aan de KCC voorgelegd, waardoor deze geen oordeel over deze begroting kan geven. Decharge penningmeester De kascommissie verzoekt de vergadering de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Namens de Kascontrolecommissie Rutger de Ruiter

Waalre, 19 september 2013

Reactie aanwezigen tijdens de ALV: De aanwezige leden verlenen décharge aan de penningmeester.


Pagina 12


7.



Focus Beleidsplan 2013-2014

Het bestuur van MHV DVS heeft een beleidsplan geschreven, dat nog op een aantal punten moet worden aangepast, maar er zijn wel al een paar punten waar we ons dit jaar graag op willen richten. Onze topprioriteit is het verbeteren van de accommodatie: het veld en het clubhuis. Met deze laatste zijn al een aantal heel actieve leden bezig geweest, waardoor het er al een stuk aangenamer uitziet. Dit zal uiteraard nog verder doorgezet en uitgewerkt worden. Voor wat betreft het veld: er komt 1 nieuw heel veld en 1 kwart veld. Dat is zeker. Verder is heel belangrijk dat het ledenaantal gaat groeien willen we ons bestaansrecht kunnen behouden. De trend was een daling zoals we eerder vanavond zagen, maar dit jaar is er een lichte stijging te zien. Echter onze ambitie is om te gaan groeien naar 280 tot 300 leden, zoals we in het verleden ook hebben gehad. Hier hebben we een aantal ideeën voor:  Funkey, dit is een door de KNHB opgezet programma voor het laten bewegen/ sporten van 4 en 5 jarigen, die nu nog niet mogen voetballen en waar ook nog geen hockey-activiteiten voor waren. Dat willen we actief aan gaan bieden bij MHV DVS. Mede in de hoop dat deze kinderen dan vanaf hun 6e jaar bij ons gaan hockeyen.  Actief ledenwerven binnen bepaalde doelgroepen. Hoe we dit gaan doen, moeten we nog uitwerken.  We gaan ervan uit dat de fusie tussen EMHC en OZ ervoor zal zorgen dat er mensen/ teams naar ons toe komen, omdat ze niet bij zo’n enorm grote club willen hockeyen. Na de winterstop willen we hier ook actief mee aan de slag gaan, ‘campagne gaan voeren'.  Samenwerking met brede scholen en naschoolse opvang. Afgelopen schooljaar hebben we na schooltijd bewegingslessen aangeboden aan de leerlingen van de Brede School Ekenrooi en dit jaar doen we dat bij De Wilderen in Waalre. Na de lessen op de scholen hebben we alle deelnemers ook wat echte hockeytrainingen aangeboden op ons veld. Hier zijn ook al een paar nieuwe leden uit voortgevloeid. Reactie aanwezigen tijdens de ALV: Vraag van een lid: Gaan we nog die open trainingen organiseren dit jaar?


Pagina 13




Antwoord: Dat willen we inderdaad heel graag weer doen, maar er is iemand nodig die dat gaat organiseren. We hebben wel iemand op het oog, maar die wil eerst wat meer informatie over de werkzaamheden voordat ze ja of nee kan zeggen. Vergroting Niet-Contributie inkomsten: De inkomsten door sponsoring willen we actief mee bezig gaan. En inkomsten van de kantine willen we verbeteren, door beter in te kopen. Ook met het opleidingen van trainers en coaches willen we verder. Niet meer met Jeugdplan, omdat dit heel kostbaar is en er moeten meer vrijwilligers zijn die hier actief aan gaan werken. Deze vrijwilligers hebben we op dit moment niet. We willen wel kijken of we met de KNHB workshops/informatie avonden kunnen organiseren. Het seizoen daarna (2014-2015) willen we het opleiden en begeleiden van trainers en coaches zeker wel weer oppakken. Maar op dit moment hebben we het als bestuur te druk met het organiseren van het nieuwe veld/sportpark en de accommodatie. Als er meer vrijwilligers zouden zijn, kan er meer, maar die zijn er op dit moment niet. We hebben een aantal vacatures in commissies en daar hebben we al veel effort in gestoken om daar mensen voor de te vinden en hier zullen we ook mee doorgaan, maar het gaat niet gemakkelijk. 8.

Nieuw veld

Wat gaan we krijgen? Eén en een kwart nieuw zandingestrooid veld, nieuwe dug-outs, nieuwe goals, nieuwe ballenvangers achter de goals, volledig nieuw hekwerk, nieuwe fietsenrekken. De beplanting wordt aangepast, zodat het minder onderhoud zal vergen. Dit doen ze omdat we vanaf volgend seizoen zelf het onderhoud van het park moeten gaan doen en dan is het prettig als er minder onderhoud nodig is. Er zal dus veel meer gras en minder struiken komen. De aanleg van het gehele sportpark wordt bij 1 partij aanbesteed. Dit is in de ogen van de gemeente handiger en voordeliger. Naast wat net is genoemd, hebben wij als bestuur een aantal extra, additionele wensen. (bovenstaande is wat de gemeente voor ons beschikbaar zal stellen). Wij willen als hoofdveld een semi-waterveld ipv een zandingestrooid veld. Verder willen wij staande sproeiers. Deze zijn duurder in aanschaf, maar het is veiliger en je verbruikt minder water, waardoor we als bestuur voor deze sproeiers hebben gekozen. Er komt een watertank onder de grond om het water op te slaan.


Pagina 14




We willen graag transparante dug-outs aan de kant van het clubhuis. Dat is gezelliger dan aan de overkant, maar om geen zicht weg te nemen vanuit het clubhuis hebben we gekozen voor doorzichtige dug-outs. Voor de veiligheid (en ivm verlies van ballen) hebben we gekozen voor hogere en bredere ballenvangers achter de goals. Zeker achter de goal die tegen het andere sportveld aanligt, omdat het anders veel te gevaarlijk is om op dit veld te sporten. De gemeente heeft ons hierin gelijk gegeven en zal de kosten voor de hogere en bredere hekken betalen. We hopen dat DVS Voetbal zal besluiten om een kunstgrasveld aan te laten leggen, omdat zij dan het grasveld bij ons niet meer nodig zullen hebben. Mochten de leden van DVS Voetbal kiezen voor een kunstgrasveld, dan zullen wij bij de gemeente aangeven dat we in dat geval ons kwartveld op de kopse kant van ons hoofdveld willen. En niet achter ons hoofdveld. We hebben besloten dat we in verband met de hoge extra kosten voor een blauw kunstgrasveld, gewoon gaan voor een groen veld met rode uitloop. Ook omdat het blauwe veld in de hockeywereld minder positief ontvangen wordt dan eerst gedacht. Er komt nieuwe verlichting op het hoofdveld. Er is een mogelijkheid voor LEDverlichting. Hier zijn wel extra kosten aan verbonden, maar omdat het verbruik van LED-lampen veel lager ligt dan onze huidige lampen, zijn wij als bestuur van mening dat we hiervoor moeten gaan. De gemeente is nog aan het kijken of zij het misschien zelf kunnen betalen, omdat ze als ‘groene gemeente’ eigenlijk LED-verlichting zouden moeten leveren. Al deze extra wensen komen uit op een extra bedrag € 67.200 en extra onderhoud van € 11.000 per jaar. We weten nog niet of we dit bedrag in 1x moeten betalen of dat we het kunnen spreiden over een aantal jaar. De planning is als volgt: Binnenkort wordt het werk aanbesteed en eind november moeten alle offertes binnen zijn. Begin december kan dan besloten zijn wie het mag gaan doen en dan zou men in december kunnen beginnen. Maar omdat de gemeente al het werk door één partij wil laten uitvoeren en alle werkzaamheden in één keer wil laten doen, zal dit niet gaan


Pagina 15




gebeuren. Gras groeit tenslotte niet in de winter en voor voetbal moeten de velden helemaal gerenoveerd worden en dus wordt er nieuw gras ingezaaid. Wij willen natuurlijk zo snel mogelijk ons nieuwe veld hebben. Maar we verwachten niet dat dit eerder dan voorjaar 2014 zal zijn. De kans is groot dat we met de KNHB in gesprek moeten om de laatste wedstrijden niet thuis te spelen, omdat het veld er dan misschien al uitgehaald wordt. Op sheets worden vervolgens de verschillende mogelijkheden van inrichting van ons deel van het sportpark getoond. De voorzitter geeft toelichting en met leden wordt gediscussieerd over mogelijke problemen of andere opties. 9.

Bezuinigingen Gemeente en Beheerstiching

Al deze plannen komen voor een groot gedeelte doordat de gemeente zich als doel heeft gesteld om € 63K te bezuinigen op sport en onderhoud van sportparken. Hierdoor moet al het onderhoud van de parken (veld, gras, snoeiwerk, hekwerk, verlichting etc.) in de toekomst door de verenigingen zelf gedaan worden. Om dit te kunnen realiseren is de oprichting van een stichting die het beheer en onderhoud van de sportparken op zich neemt. Deze stichting zal het veld aan MHV DVS ter beschikking stellen tegen een vergoeding. Het financiële voordeel van zo’n stichting is groot, want zij betalen maar 6% belasting terwijl wij als vereniging altijd 21 % moeten betalen. Je bespaart dus heel eenvoudig geld, terwijl hetzelfde werk gedaan wordt door dezelfde bedrijven/mensen. De stichting is een samenwerking tussen DVS Voetbal, MHV DVS en RKVV Waalre. Alle 3 de verenigingen zullen zitting hebben in deze stichting. Namens MHV DVS is Rutger de Ruiter hiervoor voorgedragen. Waar mogelijk zal de inkoop voor alle 3 de partijen gedaan worden door de stichting. Echter elke vereniging is zelf verantwoordelijk voor zijn eigen financiële bijdrage voor hun deel (hockey, onderhoud veld etc.). Het is dus niet de bedoeling dat de ene vereniging gaat betalen voor werkzaamheden die bij de andere vereniging worden verricht. Dit zal zo ook in de Statuten van de Stichting worden opgenomen.


Pagina 16




Het financiële plaatje wordt als volgt: Om de bezuinigingen van de gemeente op te vangen met de 220 leden die we nu hebben, moeten onze leden gemiddeld 11,- extra per jaar betalen bij een zandingestrooid hoofdveld en € 29,- extra per jaar per lid bij een semiwaterveld. Bij semi-water moeten we namelijk € 5,000 per jaar extra aan onderhoud betalen. Om de plannen van het nieuwe veld zoals geschetst en de aangegeven additionele wensen betreffende het nieuwe veld uit te voeren moeten we € 67.200 ex BTW investeren. Deze investering heeft jaarlijkse lasten van € 7.400 (bij 6% BTW door het via de Stichting te doen, 4% rente en afschrijving in 10 jaar), waardoor we bij 240 leden (die we in 2016 hopen te hebben). Dit betekent dat de aanschaf van het semi-waterveld ons € 31,- per jaar per lid kost. De voorzitter geeft aan dat hij nu toestemming wil vragen aan de ALV om door te gaan met het plan om een semi-waterveld aan te laten leggen. Reactie aanwezigen tijdens de ALV: Vraag van een lid: Ik wil graag zien wat het uiteindelijk voor consequenties heeft voor de contributie voordat ik toestemming kan geven. Er wordt nu over 60 euro per lid gepraat, maar ik wil graag weten wat de contributie zal gaan worden. Antwoord: Terechte vraag. Dan zullen we nu eerst de begroting en daarbij het voorstel voor de contributie gaan bespreken. Daarna komen we terug op het geven van toestemming voor de plannen. 10.

Begroting 2013-2014

Er zijn een aantal zaken waardoor we extra uitgaven gaan krijgen de komende jaren: Extra kosten bezuiniging gemeente, extra kosten onderhoud semi- waterveld, extra kosten additionele wensen, verhoging zaalhuur door de gemeente, onderhoud van ons clubhuis (opknapbeurt) en het aanpassen van de website. Een aantal van deze kosten zijn eenmalig (website en clubhuis), maar de rest zorgt ervoor dat de contributie omhoog zal moeten. Bestuur MHV DVS stelt voor om de contributie te verhogen met gemiddeld 17% voor seizoen 2013-2014 en met gemiddeld 10% voor seizoen 2014-2015 en 2015-2016. Deze verhoging is inclusief de geplande 2% inflatie correctie. (de voorgestelde


Pagina 17




contributieverhogingen voor de komende seizoenen worden op een sheet zichtbaar gemaakt, zie bijlage) Ook willen we de zaalcontributie verhogen, waardoor we de verhoogde zaalhuur opvangen. Deze verhogingen stelt MHV DVS in staat om de extra kosten voortvloeiende uit de bezuinigingen van de gemeente en de extra kosten voor de exploitatie van een semiwater veld te kunnen financieren. Als we meer leden krijgen dan we nu hebben geprognotiseerd, dan hoeft de contributieverhoging niet op deze manier doorgevoerd te worden. We kunnen er natuurlijk ook voor kiezen om een zandingestrooid veld te doen en niet een semi-waterveld. Maar wij als bestuur verwachten dat wij een grotere aantrekkingskracht zullen hebben met een semi-waterveld. Dit wordt door meerdere aanwezigen ondersteund. Reactie aanwezige tijdens de ALV: Vraag van een lid: De Benjamins hebben maar 1x training in de week, terwijl de F jeugd 2x per week speelt (training + wedstrijd). Het lijkt me niet eerlijk dat zij evenveel contributie betalen. Antwoord: Goede opmerking, we zullen hiernaar kijken en ik verwacht dat we de contributie voor de Benjamins aan zullen passen. Het bestuur MHV DVS vraagt na bovenstaande toelichting op de kosten toestemming om een semi-waterveld te laten aanleggen en de contributie conform voorstel te verhogen de komende jaren. Antwoord aanwezige leden: Ja, wij gaan hiermee akkoord, jullie mogen dit gaan doen. Wel met de aantekening dat als het ledental substantieel stijgt, de contributieverhoging hierop aangepast wordt. Het bestuur zegt toe dit inderdaad in de gaten te zullen houden en indien er veel meer leden zijn bijgekomen dan in de berekening is meegenomen, zij de contributieverhoging opnieuw zullen bekijken. Verder vraagt het bestuur van MHV DVS toestemming om het beheer van het sportveld en de daarbij behorende kosten over te dragen aan de nog op te richten stichting “Stichting Sportverenigingen Groot Waalre”. Antwoord aanwezige leden: Ja, dit mogen jullie gaan doen. De voorzitter licht hierna de begroting voor 2013-2014 toe (zie bijlage voor de cijfers).


Pagina 18


11.



Aftreden bestuurs-/commissieleden en voorstellen nieuwe bestuurs/commissieleden

Er wordt kort doorgenomen wie in welke commissie zit en waar nog vacatures zijn. Sponsorcommissie bestaat uit Michiel Tierie. Hier zal iemand bij moeten komen als we meer sponsorinkomsten willen krijgen. Op dit moment niemand op het oog. Materiaalcommissie: Jochen Meijer stopt ermee, maar Daan Janssen heeft het al van hem overgenomen! Voor de kascontrole commissie zijn twee leden nodig die één avond met de penningmeester samen willen zitten om de cijfers te checken. Milou Rabelink en Marijke Hooijen melden zich aan. Scheidsrechterscommissie: Pierre Janssen treed af en we hebben nog geen opvolging gevonden. Milou Rabelink wil dit wel doen, maar geeft aan dat ze niet zeker weet of ze voldoende tijd voor zal hebben. Mark Linnartz heeft aangegeven de Barcommissie niet meer te kunnen doen. Dit is gelukkig al overgenomen door Barbara Dorresteijn. De leden van de Activiteitencommissie stoppen er allemaal mee (Esther de Beer, Angelique Roos, Paul Jonker), maar ook hier hebben we waarschijnlijk wel opvolgers voor. Dit zal binnenkort definitief worden. Jeugdcommissie: Bart-Hendrik Huisman en Willem Bouwmans treden af. Er zijn nog geen opvolgers gevonden en Willem heeft aangegeven het nog te blijven doen, totdat er opvolgers zijn. Willem en Hiske zijn hier druk mee bezig. Voor Communicatie hebben we nog niemand gevonden, maar blijven we zoeken. De overige commissies behouden hun leden. Met deze commissie willen we bereiken dat MHV DVS meer bekend wordt in de omgeving. Veel mensen in Waalre-dorp weten bijvoorbeeld niet eens dat er een hockeyvereniging in hun eigen gemeente is.


Pagina 19




Binnen het bestuur zijn er twee leden waarvan de termijn erop zit: Hiske Tierie en Jeroen Pikkemaat. Hiske stelt zich opnieuw kandidaat, dus bij deze de vraag aan de ALV of zij nog een termijn mag blijven. Reactie aanwezige leden: Ja! Jeroen Pikkemaat treed daadwerkelijk af. Als opvolging heeft Barbara Dorresteijn zich aangemeld. Bij deze vragen we de ALV om toestemming om Barbara toe te laten treden als algemeen bestuurslid. Volgend jaar zit de termijn van Michiel Tierie en Fred de Krom erop. Verder zijn we op dit moment nog op zoek naar een extra algemeen bestuurslid! Laatste punt voor deze vergadering: Het bestuur van MHV DVS stelt voor om, Pierre Jansen, als erelid te benoemen van MHV DVS, dit voor zijn jarenlange bijdrage als bestuurs- en commissielid. De ALV moet hiervoor toestemming verlenen en dit wordt ook gedaan. 12.

Rondvraag

 Zaalhockey stond niet bij de commissies, wordt dit nog wel gedaan? Antwoord: Ja, Paul Jonker doet dit nog steeds.  Milou Rabelink heeft wel interesse in het geven van de Funkey trainingen. Hiske Tierie zal contact met haar opnemen zodra alles verder is uitgedacht en uitgewerkt. 13.

Sluiting

De voorzitter bedankt iedereen voor de aandacht en sluit de vergadering.


Pagina 20




Begroting 2013-2014


Pagina 21




Begroting 2013-2014 (en 2015) Extra inkomsten Inkomsten  Voorstel contributieverhoging seizoen 2013-2014 van gemiddeld 17%  Voorstel contributieverhoging seizoen 2014-2015 van gemiddeld 10%  Voorstel contributieverhoging seizoen 2014-2015 van gemiddeld 10%  Zaalcontributie te verhogen naar: €72 (10%) (i.v.m. hogere zaalhuur en meer uren) 

Proberen inkomsten uit sponsoring te vergroten van €3.600 naar   



2013-2014 : €4.300 2014-2015: € 5.000 2015-2016: € 6.000

Dit mag geen basis zijn voor de begroting

Marge kantine te verhogen naar 40% 

€3.500 extra inkomsten


Pagina 22




Voorstel Contributie 2013-2014 - 2015 

Voorstel contributieverhoging seizoen 2013-2014       



€ 200 € 167 € 86 € 138 € 110 € 53 € 86

-> -> -> -> -> -> ->

€ 230 (15%) € 195 (17%) € 100 (16%) € 160 (16%) € 130 (18%) € 70 (32%) € 100 (16%)

-> -> -> -> -> -> ->

€ 255 (11%) € 220 (13%) € 110 (10%) € 175 (9%) € 145 (12%) € 75 (7%) € 110 (10%)

-> -> -> -> -> -> ->

€ 285 (12%) € 240 (9%) € 120 (9%) € 195 (11%) € 160 (10%) € 83 (11%) € 120 (9%)




Senioren 24 jaar en ouder Senioren Jong (18-24 jaar) Trainingslid senioren Junioren A,B,C (12-18 jaar) Junioren D,E (8-12 jaar) Junioren F, Benjamins (6,7 jaar) Trimhockey


€ 230 € 195 € 100 € 160 € 130 € 70 € 100




€ 255 € 220 € 110 € 175 € 145 € 75 € 110

Pagina 23




Begroting 2013-2014 BATEN 80 - Opbrengsten 800 - Contributies 801 - Sponsoring 802 - Kantine 804 - Subsidies 809 - Overige opbrengsten Hoofdverdichtingtotaal

2013-2014

LASTEN

2012-2013

36.550,00 4.300,00 10.000,00 1.200,00 1.400,00 ========== 53.450,00

31.602,45 3.850,00 12.128,97 1.806,00 1.909,00 ========== 51.296,42

16% 12% -18% -34% -27%

53.450,00

51.296,42

4%

40 - Algemene lasten 400 - Afschrijvingen 401 - Personeelskosten 402 - Huisvestingskosten 403 - Hockeykosten 404 - Bestuurskosten 409 - Algemene kosten

4% Hoofdverdichtingtotaal

Totaal

Baten • Contributie: Extra inkomsten door hogere contributie • Kantine: Lagere inkomsten door minder senioren Lasten • Afschrijvingen: Geen afschrijving clubhuis • Huisvestingskosten: Onderhoud clubhuis €2.000 en onderhoud sportpark: €2.500 • Hockeykosten: Prijsverhoging huur zaal en veld (€1.200) • Algemene kosten: Cursussen, geen Jeugdplan maar andere invulling -€3.800, website aanpassen €1.500 • Financiële baten: Afschaffen pinautomaat: -€350 • Inkoop kantine: lagere omzet en hogere marges: -3.400


50 - Financiële baten en laste 501 - Financiële lasten 505 - Financiële baten Hoofdverdichtingtotaal 60 - Activiteiten 601 - Activiteiten Hoofdverdichtingtotaal 70 - Inkoopwaarde v/d omzet 700 - Inkopen kantine Hoofdverdichtingtotaal Totaal JAARRESULTAAT

2013-2014

2012-2013

1.800,00 2.500,00 19.180,00 15.000,00 350,00 7.175,00 ========== 46.005,00

3.120,00 2.162,00 15.190,10 13.958,36 262,08 9.265,83 ========== 43.958,37

-42% 16% 26% 7% 34% -23%

530,00 -1.000,00 ========== -470,00

747,63 -1.251,83 ========== -504,20

-29% -20%

2.100,00 ========== 2.100,00

2.581,63 ========== 2.581,63

-19%

6.500,00 ========== 6.500,00

9.929,14 ========== 9.929,14

-35%

54.135,00

55.964,94

-3%

-685,00

-4.668,52

5%

-7%

-19%

-35%

Pagina 24

Notulen ALV van vrijdag 20 september 2013

Recommend Documents