Notulen ALV
1
20 september 2012 2012-2013 Studievereniging Europese Studies Datum: 20 september ‘12 Aanvang: 19:50 Aanwezigen: Jasper Stuart, Bas van der Sande, Mark Bijlsma, Elwin van der Klis, Jelmer Peter, Luuk Hendrix, Denise Coengracht, Laura Steenbrink, Esther Sinnige, Charlotte Sousa, Lilija Hendrikse. Aanwezigen Bestuur: Erlijn Netz, Sebas Wesselings, Leon Vlegels. Aanwezigen nieuw Bestuur: Milou ter Steege, Annemiek Smelting, Leander van Splunter, Emiel Janssens, Ward de Boer.
Mededelingen: Dit is een nood-ALV, daarom is hij zo laat aangekondigd. Hij is wel belangrijk want we krijgen een bestuur en een RvT. Emiel: Ik heb een mededeling. Vanaf de borrel begint de kaartverkoop voor het intro-feest. Vijf euro voor kaartjes en de drank is heel goedkoop. EN: De hosteleigenaresse kan tijdens de ALV bellen over het geld uit Marokko. De kwestie Stichting Toekenningen gaat volgens hen over 2 weken vallen bij hun volgende vergadering. 1. Vaststellen agenda EN: Vastgesteld. 2. RvT EN: Elwin heeft zich net als Maud aangemeld voor de RvT. Elwin: Ik ben 5e-jaars student, altijd betrokken bij de vereniging. Ik he been behoorlijke afstand tot het komende bestuur maar ben erg kritisch. Voor een behoorlijk gegroeide vereniging is het belangrijk dat er een RvT is die ver af staat van het bestuur en tegelijk kritisch is. Ik hoop dat jullie mij de kans gunnen om dat te gaan doen. Maud: Een RvT past bij een vereniging als SES. Ik pas daarin omdat ik hou van ethische discussies, he been groot rechtvaardigheidsgevoel en het lijkt me interessant om meer van buitenaf de vereniging te ondersteunen. EN: Met deze twee kandidaten bij Marije hoef ik niet meer plaats te nemen in de RvT. Ik wil graag overgaan tot stemming voor deze twee mensen als nieuwe leden van de RvT. Voor: 10 Tegen: 0 Blanco: 0 Onthouden: 4. Realisatie Beleidsplan 2011-2012 EN: Aan het begin van het jaar op 8 september stelden wij een beleidsplan voor. Het leek ons leuk en zinvol om deze door te nemen en af te vinken en te verklaren. SW: Op het punt standaardisering wilden wij dezelfde notulen, begrotingen en realisaties. Hiervoor hebben we formats gemaakt waar iedere commissie zich aan diende te houden. Dat hebben we afgevinkt want dat is gelukt. Elke commissie heeft ook dezelfde structuur gekregen los van de EV ivm de redecteurs. Lidmaatschapspassen zijn voor iedereen gemaakt maar niet door iedereen opgehaald. De ALV’s en ACV’s hebben nooit langer geduurd dan 2 uur, de kortste 53 minuten en de langste 1u en 14m. De mails van het bestuur zijn korter en bondiger geworden met links naar de website waar meer informatie was. De aanmeldingen zijn allemaal digitaal verlopen behalve voor het introductieweekend waar een deel analoog was. Alle commissies waren 5 september gevormd en 4 oktober was de eerste ACV ten opzichte van een maand later het jaar ervoor. Dit jaar viel pasen gunstig en de januari-periode was langer waardoor het lukte om de activiteiten meer te verspreiden over het jaar.
Notulen ALV
2
20 september 2012 2012-2013 Studievereniging Europese Studies De activiteitencommissie heeft het Gala en het kerstdiner georganiseerd. Deze waren prachtig dus een applaus voor hen. De boekencommissie heeft meer masterboeken aangeboden in het tweede semester. Er zijn 107 bezoekers naar het congres gekomen. We hebben twee debatten met andere verenigingen georganiseerd (RADOST en JFAS) en hebben meer bezoekers getrokken. De organisatie van de EV is strakker geworden en daarmee geprofessionaliseerd. De thema’s van de feesten zijn veranderd, minder specifieke verkleedfeesten en meer algemene verkleedfeesten. Daarnaast hadden we een bandjesfeest. De introductiecommissie is in februari al gevormd. De promotiecommissie plannen zijn niet uit de verf gekomen. Ze hebben het geprobeerd maar de website moesten we toch naar onszelf trekken ivm snelheid van updaten en “eigen taal”. Het is gewoon fijner als het bestuur dat bij zichzelf houdt. Het coördineren van het verspreiden van materiaal lukte nooit echt, er was altijd een plan maar het werd niet uitgevoerd. De reiscommissie is met precies 60 mensen op reis geweest. We hadden meer aanmeldingen dan dat. Het Talentendiner is in maart georganiseerd en het werd verbreed tot post-propedeuse studenten. De Wintersport+commissie heeft een wintersport georganiseerd voor 30 personen en een liftwedstrijd voor het ALW. 5. Bestuursoverdracht Het bestuur word met een slag op de hamer overgedragen door Erlijn Vissen en sleutels worden als cadeau aangereikt Pauze. Emiel deelt mede dat de inschrijvingen voor de commissies geopend zijn tot 26 september 23.59 6. Beleidsplan 2012-2013 Presentatie bestuur Emiel heropent de vergadering en stelt de bestuursleden voor zoals aangegeven in Functieomschrijvingen. Emiel presenteert de hoofdpunten van het beleidsplan. Punten zijn terug te lezen in het beleidsplan. De volgende vragen kwamen aan de orde over de verschillende punten: Over ledenbinding: Erlijn: is het niet zo dat de eerste jaars meer naar college willen en daardoor denken dat ze niet naar congress kunnen? Moeten jullie dat niet promoten? EJ: ja dat kan Sebas: hebben jullie een concreet plan voor de ledenbinding? Ik vind het heel goed maar het is heel lastig EJ: concreter dan mond tot mond reclame kan ik niet worden Elwin: kan ik bij persoonlijke benadering verwachten dat ik bij jullie bij colleges zal zien promoten? EJ: ja. Milou: ook dat je mensen mee kan nemen naar de borrel en het eerste biertje gratis geven om ze welkom te laten voelen. Leon: het valt me altijd tegen dat er een drempel is maar het is totaal niet waar. Het is heel lastig om dat over te brengen dus succes. Over verdeling commissies bestuur: Elwin: als toevoeging ik denk dat we de afgelopen jaren hebben gezien dat het lastig is om nieuwe bestuursleden te laten solliciteren en de commissie verdeling kan wel gheel goed zijn om hun beter te laten meemaken en eerder te laten solliciteren
Notulen ALV
3
20 september 2012 2012-2013 Studievereniging Europese Studies MS: het verlaagt de druk ook van de bestuursleden Sebas: let er wel op dat je de voorzitter goed selecteert. Anders heb je dat voordeel niet. MS: ook de andere taken moeten beter verdeelt worden dan werken de commissies beter Ej: het moet echt in het begin dan werkt het beter Acquisities: Geen opmerkingen Studiegerelateerd: Maud: ik heb een toevoegging. Ik zit dit jaar in de opleidingscommissie ES. Ik denk dat het voor de studenten en jullie weten dat ze weten dat de studiehulp sectie bestaat. Als jullie daar de opleidingscommissie noemen dan is daar misschien wel samenwerking handig EJ: ja maar heb ik gelijk als ik zeg dat die commissie nog niet echt bekend genoeg is voor eerstejaars? Samenwerking zou overigens inderdaad goed zijn. Leander: we willen ook bestuursstructuur van de uva op de site zijn. Sebas: de hele site moet veranderd worden omdat vakken niet meer bestaan. Ik zal het voor volgend jaar voorbereiden en niet dit jaar opeens veel samenvattingen verwachten. Ik zou oppassen met wat je aanbied op de site. Misschien moet je dat even herformuleren EJ: ja dat is inderdaad een goed punt, dankjewel Website: Sebas: grotendeel is dat het er al er moet alleen een duidelijkere engels pagina komen. Leon: alle bestaande tekst is er ook in het engels EJ: ok dat is mooi, minder werkl voor ons. Commissiespecifieke beleidsplan wordt gepresenteerd zoals aangegeven in het beleidsplan. Boeken: Milou: we gaan proberen de boeken via webshop van atheneum beschikbaar te maken. Elwin: heeft dat geen effect op de bonus en toestanden? Leon: we wouden het dit jaar al doen maar dat kon niet door 884. Het enige wat veranderd is dat de administratie naar hun verhuist en dat wij alleen de tasjes hoeven uit te delen. Het enige wat wij nog doen is het adverteren en het leveren. Volgens mij kunnen mensen ook via hun webshop ook betalen. Het scheelt veel werk en levert hetzelfde op. Eurovisie: Leon: (over sponsors) alle kleine beetjes helpen. Ik heb twee keer 25 gehad en dat scheelt toch. Let ook goed op de oplage want we hadden vorig altijd teveel. Ze kunnen beter op zijn dan dat je een doos overhoudt. Sebas: ook niet te laag want dan krijg je minder geld van Alpha, dus doe hem niet te laag. Leon: dat systeem werkt zo dat jij jou aandeel geeft dus ik vind het niet netjes Erlijn: zoeken jullie het gewoon voor jezelf uit Elwin: gelukkig zie je hier weer dat Erlijn de voorzitter is. EJ: ja dankjewel we zullen het meenemen. Leon: ik heb een voorstel, het leek mij altijd leuk om met ES andere studies waarmee je raakvlak hebt artikelen uitwisselen van studieverenigingen. Dat kan leuk zijn. EJ: ja ok, meegenomen.
Notulen ALV
4
20 september 2012 2012-2013 Studievereniging Europese Studies Promotiecommissie: EJ: wij zouden graag zien dat commissies hun eigen ideeen aanleveren. Ze weten zelf het best wat ze willen. Promotiecommissie moet altijd gissen en dat werkt toch minder goed. Daardoor lijkt het ons goed dat ze een keer samen aan tafel gaan zitten Esther: kan je dat niet beter verplicht doen? EJ: ja dat moet zeker. Dat staat er ook.
Reiscommissie: Over aantal deelnemers: Sebas: het tegenvallende animo valt wel mee maar we hebben ook wel de lat hoog gelegd. We eisten veel van een aanmelding. Dat houdt mensen al tegen. Als je naar 45 personen gaat kan je dat ook doen. Maar maak het dan ook echt een studiereis. Leon: ik denk dat sebas wel een punt heeft dat het mensen ontmoedigd. Maar het lagere aantal ben ik aangezien het teruglopende ledenaantal wel mee eens. Alleen 45 min bestuur en commissie hou je er 34 over. Dat vind ik wel weinig. Elwin: heb je eraan gedacht de prijs naar beneden te brengen om het animo te verhogen? EJ: dat is afhankelijk van waar je naar toe gaat en wanneer. Dat staat nu nog niet vast. Elwin: maar je neemt het mee in de overwegingen? AS: het kon voorgaande jaren ook niet goedkoper. Voor 400 euro hebben we heel veel gedaan Elwin: maar dichter bij huis is altijd goedkoper EJ: we weten niet of het zo lang of zo ver kan door 884 en de vrije dagen. Talentdiner: Leander: je moet vroeg genoeg beginnen omdat het dit jaar best wat stress was omdat bedrijven best wel laat nog moesten toezeggen dat ze zouden komen. Elwin: er waren veel mensen van de bedrijven niet gekomen. Is er een mogelijkheid om dat op te vangen door een backup? Ik kan me voorstellen dat mensen teleurgesteld worden omdat iemand niet kwam. Erlijn: ja dat kan alleen onze back-up kon ook niet en een andere kwam helemaal niet. Beetje jammer inderdaad maar inderdaad een goed punt. Wintersport+ EJ: dat word waarschijnlijk de eerste week van januari. Vakantie en geen kerst alleen een iets duurdere week. Leon: dus die periode word iets duurder? Van 272 naar 350 ongeveer? EJ: ja zoiets MS: maar alsnog best goedkoop Sebas: staar je niet blind op het teruglopende leden aantal want je hebt ook nog bestaande leden. Daar kan je op terugvallen. Denise: als er zo weinig animo is heeft het dan wel zin die hele commissie in te stellen? EJ: er is inderdaad minder animo maar 20 vinden we genoeg legitimiteit om het te organiseren. Sebas: wat gebeurt er met wintersport commissie als er geen georganiseerd kan worden? EJ: dat is heel zuur voor ze maar dan kunnen ze de + organiseren Laura: gaat die + activiteit weer alleen voor actieve leden zijn? EJ: staat nog niets over vast Laura: ja misschien is het leuker voor alle leden EJ: dat was vorig jaar ook het plan maar was helaas niet gelukt.
Notulen ALV
5
20 september 2012 2012-2013 Studievereniging Europese Studies 7.
Begroting 2012-2013
Leander presenteert de begroting. Boeken: er zijn minder boeken verkocht dat heeft zijn reflectie maar nog niet dit jaar. Die klap komt pas volgend jaar omdat we een bonus van atheneum krijgen. Die zal dit jaar nog hoog zijn maar volgend jaar waarschijnlijk minder omdat we minder boeken verkopen. AS: we hebben er voor gekozen minder happy borrels te organiseren. Dit zijn beste grote kosten en we denken dat we er met twee ook genoeg hebben. Sebas: ja maar de kosten vorig jaar wel mee dus ik denk dat het wel mee valt. Verder succes met 50 euro drukkosten maar ik vind dat heel weinig. Elwin: is het niet mogelijk om al rekening te houden met de klap voor volgend jaar? Leander: dat zou kunnen maar hebben we nog niet gedaan Elwin: als je weet dat het eraan komt is het misschien wel goed om het voor het volgende bestuur te voorzien Leander: je hebt gelijk ga ik naar kijken. Mark: je hebt nu de inkomsten gerekend als 12.50 bij het congress. Waarom is die verhoogd? Ik dacht dat het volgend jaar goedkoper was. Erlijn: nee valt mee vorig jaar was het 10 voor studenten, 15 voor niet studenten. Elwin: het is wel duurder dan vorig jaar omdat je weet dat er meer studenten dan andere komen. Leander: ja ik denk dat dit geen onoverkoombare prijs is en er kan wel extra sponsoring binnenkomen maar dat zie ik niet echt als een mogelijkheid dus dat heb ik niet gedaan. Feest: LS: Ik heb de kosten wat lager begroot omdat dat vorig jaar lager uitviel. Leon: dat kwam omdat we zalen altijd gratis wisten te regelen, maar succes. Dat is een voorwaarde om dat te realiseren. We zijn twee keer naar de pirates geweest en ik weet niet of je dat weer wilt. Sebas: vorig keer wilde hij ook vaste gasten binnen laten omdat wij te weinig mensen binnenhouden. Leander: ja ok maar ik heb het ook niet veel lager gemaakt. Debat: kosten ook lager gemaakt omdat die steeds meevielen. Van alpha kunnen we rekenen op 300 eu sponsoring. Leon: de hoogte rekening was geloof ik 150 euro en alpha heeft alles gedekt. Ik denk dat je prima bedragen hebt en als alpha weer alles betaalt is het zeker haalbaar. LS: had je nog andere kosten? Leon: alleen cadeautjes voor de sprekers. Dat waren 3 of 4 boeken en dat regelden we weer met atheneum. Dus zoals het nu staat is het prima. Leander: Als we eerder beginnen met sponsoring zoeken is het mijn overtuiging dat we quitte kunnen draaien. Introductie: Voorgaande jaren kregen beide besturen bestuurskorting. Toen was het nieuwe bestuur al nieuwe bestuur. Bij ons was dat Niet het geval. Volgens het HR hebben we dan ook geen recht op die korting. Wat vinden jullie ervan om ons die korting toe te kennen. Het gaat om 55 euro in totaal. Het komt aalleen omdat dit bestuur later is aangesteld dan bedoeld was. Elwin: ik zie 33 op de begroting staan?
Notulen ALV
6
20 september 2012 2012-2013 Studievereniging Europese Studies LS: dat is voor het oude bestuur Esther: ik denk dat je het beter kan af laten hangen hoe het feest gaat Erlijn: ik vind dat wij dat hadden moeten doen, sorry. Verder vind ik dat je er stond als bestuur en dat je daarom ook die korting moet krijgen. Mark: ik vroeg me af of het financieel houdbaar is, lijden jullie nu verlies? LS: jawel want we gaan nu uit van een negatief feest. Sebas: het is echt wel haalbaar als je kijkt naar vorig jaar maar het is negatief ingeschat door mindere aanmeldingen maar het is zeker haalbaar. Over introductiecommissie Leon: het komt op 2 dingen, de kosten voor accommodatie zijn hoger en de aanmeldingen dekken dat niet. EJ: ja we zijn uitgegaan van vorig jaar en dat haalde we niet. Sebas: Leon: drankverkoop was dit jaar anders omdat we in moesten kopen bij de organisatie. Daardaar is de winstmarge veel lager. Leon: het gaat erom dat we op meer mensen rekenden, ook al hadden we het al teruggeschroefd, en we hadden gas water licht en toeristenbelasting niet meegerekend. Het lag vooral aan minder aanmeldingen. Die aanmeldingen hadden alles opgelost. EJ: we wouden jullie mening weten of we de bestuurskorting toch konnen krijgen. Voor: 9 Tegen: Blanco: 3 Onthouden: 1 Aangenomen. Activiteiten: LS: ik heb bij den haag een post onvoorzien ingezien van 300 euro. Over het algemeen zijn activiteiten gratis behalve het vredepaleis maar die hoeft dus niet op. Misschien hebben we die over. Brussel: Telefoonkosten gaan waarschijnlijk naar beneden. Commissieleden moeten duidelijk laten zien dat er gesprekken voor commissie doeleinden worden gedaan. Leon: als soort drempelverhoging? MS: we hadden het idee dat er te makkelijk gedeclareerd werd. Sebas: ja het is misschhien Sebas: is het nog steeds de bedoeling naar brussel te gaan of naar strassbourg ofzo? EJ: hebben we het nog niet zo gehad. Sebas: daar hadden ze vanuit de uva nu ook plannen over Elwin: ik denk dat dat dan niet van 65 kan Erlijn: misschien wel want dan komt er meer uit de uva Leander: kaartjes zijn nu nog niet inbegroot naar brussel omdat het niet te duur is. Sebas: we hebben dat dit jaar wel gedaan en het is mogelijk Elwin: je hebt 35 keer 65 is 2100. Nou dat klopt niet. Leon: nee het moet meer zijn dus dat is een meevaller. Leander: dankjewel ik zal het aanvullen.
Notulen ALV
7
20 september 2012 2012-2013 Studievereniging Europese Studies Studiereis. LS: kosten gaan heel erg afhangen van hoe lang en waar je heen gaat. EJ: is heel lastig te begroten want we weten echt nog niet waar we heen gaan. Geen verdere vragen over de begroting 9. WVTTK Geen wvttk. 10. Rondvraag: Geen vragen. Meld je aan voor de commissies en kaartverkoop! 11. Sluiting –
