Samenvatting Notulen ALV 18-03-2014 Aanwezig Iris Voerman Reinoud Homan Ismaêl Drenth Lotte ‘t Hoen Manon Koot Nikky Tahapary Steffen van Heijningen Damian Meijerink Manon Meerman Ilse Jansen Narelle Heuvelink Luc van Schie Isadora Ellis Ivor van der Laan Tim ten Bulte Nicky Hollebrandse Aanwezig: 47
Renée Speijers Anne van der Geest Joep Claus Fergio Sismono Marleen Dommerholt Anne Mathilde de Vries Lotte Steeneken Laura Verweij Niels Alberts Romy Krikke Laurens Hogenbirk Renate Kat Wido Heeman Martijn Scharrenburg Chiel de Boer Anke Haaksma
Margreet Koopman Warner Hoornenborg Marc van der Vlag Sophie Hinterding Ingeborg Frentz Sterre Koops Rick van der Ende Nadjil Amien David Woud Frank van Kuijk Simon Venneman Willem Dijkman Jelle Knop Marilisa van Herksen Rosaline de Vetten
Jolien Oosterveer Mark Reuvers Gian Nunes Ties van Wijk
Huub Scholing Suzan Datema Edwin de Vrij Matthijs Elema
1e machtiging Bart Geerdink Huub Scholing Mirte Roeleveld Suzan Datema Hans Dunning Edwin de Vrij Jolien Oosterveer Jesper Bosma Matthijs Elema
2e machtiging
Afmeldingen Bart Geerdink Mirte Roeleveld Hans Dunning Jesper Bosma Wypkelien van Guldener Afmeldingen: 13 Machtigingen Gemachtigde Marc van der Vlag Anke Haaksma Narelle Heuvelink Niels Alberts Ilse Jansen Jelle Knop Nikki Tahapary Manon Meerman David Woud Aanwezig: 47 Aantal 1e machtigingen: 9 Aantal 2e machtigingen: 3 Totaal aantal stemmen: 59
Ties van Wijk Mark Reuvers
Wypkelien van Guldener
1. Opening Iris opent de Algemene Ledenvergadering om: 19.34 uur. 2. Vaststellen agenda De agenda is zonder toevoegingen of opmerkingen goedgekeurd. Nikki T: Ik heb nog wel een toevoeging, over de financiële zaken omtrent de LAN party. We willen hiervoor subsidie aanvragen, we willen namelijk nog een LAN party organiseren samen met de Wabber en eventueel andere verenigingen. Iris: We behandelen dit bij de W.V.T.T.K. 3. Bestuursmededelingen Iris leest de bestuursmededelingen voor: - Dies goede doel: Stichting Jarige Job Groningen (1 mei deadline) Het is een nationale stichting, met een vestiging in Groningen. Als je nog als commissie nog iets wilt organiseren in de dies, zorg dan dat je dit voor 1 mei hebt doorgegeven aan het bestuur. Dit geldt ook voor de begroting. - ALU (14 april) Zoals het er nu naar uitziet kan waarschijnlijk iedereen mee. Uit eten is nu op eigen kosten, het kost 12 euro per persoon. De activiteit daarna is wel voor onze rekening. 1 april is de deadline voor het opgeven. - Nieuwsbrief ingekort Vorige ALV kwam de vraag of de nieuwsbrief wat beknopter kon. Hier zijn we mee bezig geweest, we hebben de informatie wat ingekort. - Blijf foutmeldingen app naar ons toesturen Alleen op die manier kan de beheerder er wat aan doen, wij zorgen dat we het dan ook doorgeven aan hem. - Update alcoholbeleid Wij zijn genoodzaakt na te denken over de nieuwe alcoholwet, de grootste activiteit waar we hiermee in aanraking komen is het introductiekamp. We hebben hier als bestuur al goed over nagedacht en we hebben er met de EI over gesproken. - Conscribo Dit was ons nieuwe boekhoudsysteem waarmee wij als bestuur begin dit jaar zijn begonnen. Nu hebben we pas geleden besloten dat we ermee gaan stoppen. Er zaten teveel nadelen aan dit systeem. We gebruiken nu het vorige boekhoudsysteem weer, dit is Excel. - Ledenvoorrang op activiteiten Dit is de vorige ALV besproken. We hebben hier nauwkeurig naar gekeken, maar er staat niets over in de statuten of het HR. We hebben besloten het niet op te nemen in het HR of de statuten. We weten namelijk niet wat voor activiteiten er in de toekomst georganiseerd zullen gaan worden. Daarnaast is het aan de commissie zelf om te bepalen of ze leden voorrang willen geven op hun activiteiten, dit kunnen ze uiteraard wel altijd overleggen met het bestuur. - Regels gebouwbeheer (CVL) Er is een mededeling gekomen vanuit gebouwbeheer van de Linnaeusborg, ze kwamen met foto’s van mensen die met bierflesjes op de steile helling van de Linnaeusborg liepen, boven de omheining. Dit is verboden toegang. Wij hebben geen idee wie het waren en of het überhaupt mensen van ons waren, maar het punt is dat het echt niet mag.
- Update appelboom Iris geeft een update over de Idun appelboom. 4. Post van belang Renée leest de afmeldingen en machtigingen voor. 5. Goedkeuren notulen ALV 10-12-2013 Notulen 10-12-2013: 19 mensen hebben de notulen gelezen. 7 mensen hebben de samenvatting gelezen. 6. Voorlopig jaarverslag Reinoud presenteert het voorlopig jaarverslag 2013-2014 vanaf 10-12-2013. Er zijn geen vragen of opmerkingen over het voorlopige jaarverslag 2013-2014. 7. Update beleidsplan Iris geeft een update over het beleidsplan. - Meerjarenplan Gaan we straks uitvoerig over praten. - Functiebijeenkomsten Begin van het jaar hebben we de pennycursus en voorzitters/secretaris-bijeenkomst gehad, het idee is om die tweede nog een keer te organiseren dit jaar, de datum daarvan is 8 mei. - Contact onderwijspersoneel We hebben inmiddels twee borrels gehad met het onderwijspersoneel. Reinoud en Warner zijn ook met een flyer met activiteiten bij alle docenten langsgegaan om ze uit te nodigen voor interessante activiteiten van ons. Het idee verder is om nog een derde borrel te organiseren, dit willen we samen gaan doen met onze opvolgers. - Vakevaluatiebestand Hier is de JVT druk mee bezig geweest. Vorige ALV was er de vraag of we ook contact hadden met master-OC’s en of er dus ook evaluaties van mastervakken zouden komen. Maar dit hebben we nog niet gedaan, omdat we momenteel vooral de focus op de bachelorvakken hebben. We willen eerst dat dat bestand voor de bachelors helemaal goed is. Volgend jaar kunnen onze opvolgers het misschien gaan uitbreiden, dat er ook evaluaties van mastervakken worden opgesteld. - Carrière- &Onderwijsfonds Wat ik hier wil zeggen is dat het heel lekker loopt, commissies beginnen steeds groter te denken. - Commissiekleding Dit is ook een nieuw punt wat we hebben toegevoegd aan ons beleidsplan. De deadline hiervoor is inmiddels geweest, deze stond op 1 februari. Vóór deze datum kon je nog subsidie krijgen voor je commissiekleding. We zijn tevreden met alle reacties van commissies, want vrijwel de meeste commissieleden hebben al kleding. 8. Update boekenstichting Warner geeft een update over de boekenstichting. Er is discussie over de contractverlenging van StudyStrore. Eind januari heeft onze contactpersoon besloten ons te verlaten. We hebben nog steeds geen nieuw contactpersoon. De contractonderhandelingen staan in de wacht, we willen een addendum toevoegen. Het
oude contract met StudyStore is in februari sowieso al stilzwijgend verlengd, want dit moet jaarlijks verlengd worden. Alleen is dit zonder addendum. 9. Update aanmelden app en betalingen De aanmeldingen via de app lopen nu lekker. Komend jaar veel promo maken voor de app bij eerstejaars. In december, toen we hebben gekeken of we de app gingen verlengen waren er 171 downloads, nu in maart zijn dat er 291. Betalingen kunnen nu ook online, via de site kunnen wij geld voor activiteiten incasseren bij deelnemers, hierdoor minder kluisjes nodig. Commissies zijn vrij om wijzigingen aan de manier van betalen te doen, maar het loopt nu zo goed dat wij dit het liefst als standaard zien voor activiteiten. Daarbij willen we graag maandelijks afschrijven na de stufi. Er zijn alleen nog wat problemen met het aanmelden van introducés, maar dit probleem wordt hopelijk medio 2014 opgelost. Schorsing: 20:27 uur Uitschrijvingen Sterre Koops Lotte Steeneken
Anne Mathilde de Vries Fergio Sismono
Laura Verweij
Aanwezig: 42 Aantal 1e machtigingen: 9 Aantal 2e machtigingen: 3 Totaal aantal stemmen: 54 ALV hervat: 20.47 10. Vijfjarenplan presentatie Iris: Zoals op de december ALV al naar voren is gebracht zijn wij afgelopen half jaar bezig geweest met het oriënteren op een nieuw plan. We hebben alles bijeengevoegd en een eerste opzet gemaakt voor het vijfjarenplan. We zullen in de juni ALV met een officieel plan komen waar we dan ook over zullen gaan stemmen. Wordt het plan goedgekeurd, dan zal het plan vanaf komend september van start gaan. 1. Carrière gerichtheid: - 15 % van de GLV Idun subsidie (inclusief Carrière-&Onderwijs-fonds (C&O-fonds)) voor commissie-activiteiten moet besteed worden aan carrièregerelateerde activiteiten, georganiseerd door commissies van GLV Idun. - Het inroosteren van ten minste één collegevrije dag, dat gebruikt kan worden voor carrièregerelateerde activiteiten en evenementen. Er is veel discussie over het percentage. Als er een carrièredag komt, bereik je die 15% gemakkelijk. Je kunt het aantal carrièregerichte activiteiten ook definiëren in aantal en soort activiteiten. Of in bedragen. Ongeveer de helft van de ALV is het eens met de formulering in de vorm van een percentage. Het is een richtlijn, die je jaarlijks probeert te halen.
-
2. Externe betrekkingen: 30 % van de gehele begroting moet afkomstig zijn van externe sponsoren.
-
Er moeten profielen, op basis van studierichtingen, gecreëerd worden om zo gerichter sponsoren te werven. Over dit punt is ook veel discussie. De 30% is te ambitieus, kans dat je afhankelijk wordt van sponsoren. Afgezien van StudyStore en de stichting samen halen wij ieder jaar maar 2000/3000 euro binnen. Maar we moeten ook geen geld laten liggen. Misschien diensten eraan toevoegen? 3. Studie-ondersteuning: Er moet een studie-ondersteunend programma gecreëerd worden, georganiseerd door de jaarvertegenwoordigingen. Ook hier is discussie over, waarom specifiek de JVT? Moet je dit niet open laten? Vaag geformuleerd, maar het is aan het volgende bestuur, dan wel het bestuur daarop, om er een richting en invulling aan te geven. We hebben al bijles en een JVT, misschien meer ‘het uitbreiden van’ ervan maken. -
4. Betrokkenheid master: - Voor masterstudenten moeten er een introductiedag en verdere activiteiten georganiseerd worden. Hier zijn wat opmerkingen en toevoegingen over, zoals een brief sturen aan het begin van het jaar naar alle masterstudenten. 11. Voorstel HR-wijziging (artikel 17 en 18) Iris: De vorige ALV is ter sprake gekomen wat te doen met schade, dit ging toen om schade die in september is gemaakt door een commissie. Wij hebben toen met dat probleem het HR geraadpleegd. Hier konden we toen niet een eenduidig artikel voor vinden wat ons kon helpen in die situatie. Dus eigenlijk aan de hand daarvan hebben wij de artikelen waar we toen naar hebben gekeken herzien. Er was discussie of we artikel 17 en 18 moesten samenvoegen of niet. Het nieuwe artikel wordt: Artikel 17: Schadevergoeding en boetes Bij schade aan goederen buiten schuld van de gebruiker, geleend of gehuurd voor verenigingsdoeleinden, spreekt het bestuur een goed onderbouwt advies uit over een (gedeeltelijke) vergoeding en licht het advies voor aan de ALV. De ALV beslist over de toekenning van een (gedeeltelijke) vergoeding aan de gedupeerde(n) middels een stemming. Boetes of schade door eigen schuld worden niet vergoed. Zaal 1e machtiging Onthouden 6 1 Blanco 0 0 Voor 36 8 Tegen 0 0 Totaal 42 9 Met 47 stemmen voor is deze HR wijziging doorgevoerd. Schorsing: 22.35 uur
2e machtiging 0 0 3 0 3
Totaal 7 0 47 0 54
Inschrijvingen Anita Faber Uitschrijvingen Rosaline de Vetten Manon Koot Steffen van Heijningen Tim ten Bulte Aanwezig: 31 Aantal 1e machtigingen: 6 Aantal 2e machtigingen: 3 Totaal aantal stemmen: 40
Laurens Hogenbirk Simon Venneman Marilisa van Herksen Narelle Heuvelink
Sophie Hinterding Lotte ’t Hoen Anke Haaksma Wido Heeman
ALV hervat: 22.51 uur. 12. Voorstellen SoCo Iris: De sollicitatiecommissie bestaat uit het huidig bestuur, dat zijn wij met zijn zessen. Daarnaast zijn er twee externe personen bij. De eerste persoon is op dit moment de voorzitster van de RvA, Anita Faber. Ze is ook secretaris geweest van het 5 e bestuur van Idun. De kans dat ze de sollicitanten kent is heel klein. Het tweede lid is Paul Wijnbergen. Hij is momenteel voorzitter van T.F.V. Prof. Francken, de studievereniging voor technische natuurkunde. Er zijn een paar vragen gesteld aan de externen. Daarbij is de SoCo goedgekeurd. 13. Presentatie voorlopige afrekening 2013-2014 en balans bestuur 2012-2013 Margreet presenteert de voorlopige afrekening 2013-2014. Zie notulen. Margreet presenteert de balans bestuur 2012-2013. Zie notulen. 14. Chargeren en dechargeren commissieleden Over het chargeren en dechargeren van de commissieleden zijn geen noemenswaardige vragen en/of opmerkingen. Er is nergens stemming gewenst. Zie notulen. Almanak Dechargeren: Jeri Nijland Alumnicommissie Dechargeren: Ilja Wiesselman en Bart Pander Chargeren: Skander Mulder BMT Dechargeren: Adam Bednar Chargeren: Fergio Sismono, Sophie Hinterding en Manon Koot Carrièrecommissie Dechargeren: Elbrich Postma Chargeren: Tetske Dijkstra en Catarina Gomes Neto EJC Dechargeren: Patrick Werndlij
Foreign Affairs Chargeren: Rick van der Ende, Jasper van Thuijl en Tim ten Bulte Idiomotor Dechargeren: Elbrich Postma, Nina Fieten, Else Ellerman en Martijn Scharrenburg Chargeren: Luc van Schie, Esmee Castermans en Fleur Ruijne Lifeline Chargeren: Sharon Ottens Paparazcie Dechargeren: Daphne Schoemaker en Joyce Lubbers De Wabber Dechargeren: Laura Dillingh 15. W.V.T.T.K. Subsidie LAN party De BMT-commissie wil graag subsidie voor een tweede LAN-party dit jaar. De eerste hebben ze zonder subsidie georganiseerd. Nu willen ze subsidie om kabels et cetera te kunnen kopen. Ze willen de tweede LAN-party in juni/juli organiseren. Op de eerste LAN-party kwamen 36 man, in totaal heeft dit 180 euro gekost, maar werd betaald door deelnemersbijdragen. Naar verwachting komen nu dubbel zoveel mensen. Ze willen er een gezamenlijk evenement van maken, samen met de studieverenigingen Cover en FMF. Ze hadden geen begroting om te presenteren. Er kan dus ook niet over gestemd worden. De BMT-commissie moet eerst een duidelijk plan opstellen met een begroting. Het bestuur zal beslissen of er dan dit jaar nog een LAN-party komt ja of nee. 16. Rondvraag Er zijn geen noemenswaardige vragen of opmerkingen in de rondvraag. Zie de notulen. 17. Sluiting Iris sluit de Algemene LedenVergadering om: 23.50 uur.
