Notulen alv 10 december 2014

Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Heijendaalseweg 141, N-1,280 6525 AJ Nijmegen [email protected] www.sofv.nl

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43

Notulen alv 10 december 2014 De derde alv van het academisch jaar 2014-2015 van het Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen werd om 18:30 uur in GR0.100 gehouden. Aanwezig: Babylon: BeeVee: BOW: CognAC: DVN: GSV: GWS: InTenS: ismus: de JFV: KNUS: Mundus: Mycelium:

NSHV: OSK: het Sodalicium Classicum: SPiN:

SVN: Thalia:

Merle Meeuws, voorzitter; Malou Lemmens, penningmeester; Erin Pots, commissaris activiteiten; Tessa van Esch, functionaris onderwijs en studiematerialen; Monique van Vegchel, functionaris externe betrekkingen; Maud Engels, secretaris; Niels van Beurden, penningmeester; Thomas van Heijningen, commissaris extern; Tim Haverkamp, penningmeester; Mark Notermans, penningmeester; Mandy Slootmaker, voorzitter; Silke Eijt, voorzitter; Simon Vriend, secretaris; Maarten Heinemann, algemeen bestuurslid externe betrekkingen; Thijs Driessen, commissaris interne en externe betrekkingen; Loes van den Heuvel, voorzitter; Lotte Minheere, secretaris; Lars Meijer, penningmeester; Dhr. N.J.P. Honkoop, secretaris; Dhr. N.S. Heessels, penningmeester; Marinda Zuiderent, voorzitter; Lotte Kok, secretaris, Ellen Mans, penningmeester; Wesley Tilleman, algemeen bestuurslid; Lisa Busink, voorzitter; Bo Tammer, penningmeester; Laura Schaap, coördinator formele activiteiten; Stijn Bruijns, voorzitter; Dana Meevis, secretaris; Bart Jansen, coördinator informele activiteiten; Julia van Berkum, penningmeester; Robert Weijers, secretaris; Randy Weeren, commissaris externe betrekkingen; Quilijn Krale, voorzitter; Isabelle van den Heuvel, commissaris intern; Marieke Graumans, praeses; Cas van Appeven, vice-praeses; Delano van Luik, abactis; Thomas Bonekamp, quaestor; Tess Bombeeck, voorzitter; Renske van der Steen, secretaris; Inge van Dongen, commissaris formeel; Job Vervoordeldonk, commissaris informeel; Elien van Rooijen, penningmeester; Vera Thiessen, voorzitter; Laura Schoots, secretaris; Janneke van Boven, penningmeester; Tom Evers, penningmeester & vicevoorzitter; Niek Janssen,

Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 1 van 26


44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86

commissaris intern; Dinja de Vries, coördinator interne betrekkingen; Nikki Scholten, penningmeester; Timo Nijssen, chairman; Robin Driessen, treasurer; Joël Janssen, chief internal affairs;

Umoja: USA:

XXIVe bestuur van het SOFv: Evelien Mulder, voorzitter; Twan van Erp, secretaris; Hanneke Goense, penningmeester; Manouk Smeets, politiek commissaris; Aanwezig als externen: Marie Curie:

Marlie van Workum, voorzitter; Sam van Vliet, vicevoorzitter; Olivér Boersma, commissaris intern; Cleo Jansen, voorzitter; Mirthe Fransz, secretaris; Lianne Stevens, penningmeester; Chislaine Ruijters, pr intern;

SV Halo:

Afwezig met kennisgeving: Desda, ELSA, GAG, Postelein, Sigma en Synergy. De notulen van deze algemene ledenvergadering zijn volledig van de hand van de secretaris van het XXIVe bestuur. 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 18:39 uur. Zij heet vervolgens de aanwezigen van harte welkom. De secretaris meldt dat een aantal verenigingen zich heeft afgemeld voor de algemene ledenvergadering, te weten Desda, ELSA, GAG, Postelein, Sigma en Synergy. Desda machtigt Thalia, GAG machtigt USA en daarmee komt het quorum op 23. 2. Vaststelling agenda De voorzitter vraagt of er opmerkingen zijn over de agenda en of er wellicht toevoegingen zijn voor de agenda. Er zijn geen opmerkingen of toevoegingen en de agenda wordt als volgt vastgesteld: 1. 2. 3. 4. 5.

Opening Vaststellen agenda Spreker rechten en plichten studentbestuurders Mededelingen Goedkeuren notulen d.d. 29 oktober 2014 Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 2 van 26


87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Algemene bestuurszaken Onderwijsprijs Evalueren cursus efficiënt vergaderen SNUF Evalueren cursus InDesign Themadiscussie: de invulling van een alv Verslaglegging decembercyclus Universitaire Studentenraad Open activiteiten lidorganisaties W.v.t.t.k. Rondvraag Sluiting 3. Spreker rechten en plichten studentbestuurders

Mevrouw Deelen begint haar presentatie over rechten en plichten van studentbestuurders. Zij is promovenda ondernemingsrecht en docente binnen het van der Heijden instituut en ze gaat praten over de functie van bestuurder van studieverenigingen. Mevrouw Deelen start haar verhaal door het verschil uit te leggen tussen een formele vereniging en een informele vereniging. Zij geeft aan dat een formele vereniging niet zomaar kan worden opgericht. Hiervoor is een notariële akte nodig en dienen er statuten te worden opgemaakt. Daarnaast moet een formele vereniging worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Bij een informele vereniging zijn deze zaken niet vereist. Verder vertelt mevrouw Deelen dat er een verschil in bevoegdheid van de bestuurders is; bestuurders van formele verenigingen hebben rechtsbevoegdheid en bestuurders van informele verenigingen hebben dat niet. Dit verschil heeft grote gevolgen voor aansprakelijkheid. Bestuurders van informele verenigingen zijn namelijk persoonlijk aansprakelijk, waar bestuurders van formele verenigingen dat niet zijn. Mevrouw Deelen legt uit dat de bevoegdheden van de bestuurders van een vereniging in de doelomschrijving van de vereniging staan, die in de statuten te vinden moet zijn. Bestuurders mogen in geen geval persoonlijk voordeel halen uit de gelden van de vereniging. Soms zijn de grenzen hierbij lastig te trekken en mevrouw Deelen geeft als tip om altijd goed te letten op de omstandigheden. Wat bestuurders wel mogen is bijvoorbeeld kosten declareren voor representatie of voor drank tijdens vergaderingen. Ook hierbij geeft mevrouw Deelen mee om per geval te bekijken of het kan worden verantwoord. Daarna vertelt mevrouw Deelen wat je als bestuurder in ieder geval moet doen: het besturen van de vereniging. Wat hier in de meeste gevallen bij komt kijken is het beleid bepalen, leiding geven aan commissies en het vertegenwoordigen van de vereniging. Mevrouw Deelen benadrukt dat je als bestuurder geen registergoederen mag kopen namens de vereniging of de vereniging borg laten staan voor een ander, tenzij dit expliciet in de statuten staat.



130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173

Verder geeft mevrouw Deelen aan dat het bestuur gezamenlijk de vereniging vertegenwoordigt en dat de commissies dit dus niet mogen doen. Mevrouw Deelen benadrukt dat overeenkomsten met andere partijen niet geldig zijn als de vereniging door iemand anders dan een bestuurslid wordt vertegenwoordigt. Wel kan de bevoegdheid om de vereniging te vertegenwoordigen in de statuten aan anderen worden gegeven. Mevrouw Deelen vervolgt haar presentatie door te vertellen hoe besluiten dienen te worden genomen binnen een bestuur. Hiervoor moeten alle bestuursleden worden opgeroepen en zij kunnen dan deelnemen aan het overleg. Als niet iedereen aanwezig is moeten de overige bestuursleden worden opgeroepen, waarbij het belangrijk is om te vermelden welke onderwerpen er worden besproken. Mevrouw Deelen geeft aan dat het van belang is om notulen van de vergadering op te stellen waarin het besluit wordt genomen. Hierin moet ten minste zijn opgenomen wie er aanwezig was en hoe er is gestemd, zodat hierop later kan worden teruggevallen. Hierna vertelt mevrouw Deelen het een en ander over de bevoegdheden van de Algemene Ledenvergadering; dit zijn in principe alle bevoegdheden die niet aan het bestuur zijn toegekend. Een aantal exclusieve bevoegdheden van de Algemene Ledenvergadering zijn het vaststellen van de jaarrekening, het goedkeuren van een statutenwijziging en toestemming geven tot fusie of ontbinding van de vereniging. Mevrouw Deelen legt ook uit wat de verhouding tussen het bestuur en de Algemene Ledenvergadering is. Een Algemene Ledenvergadering mag geen besluiten nemen over de bevoegdheden van de bestuursleden en zij kan tevens niet het bestuur dwingen tot het nemen van besluiten. Wel kan een Algemene Ledenvergadering het bestuur afzetten. Mevrouw Deelen benadrukt dat je als bestuurslid altijd verantwoordelijk bent voor je eigen besluiten. Als een bestuurslid op aandringen van de Algemene Ledenvergadering een besluit neemt is dat bestuurslid hiervoor verantwoordelijk. BOW vraagt zich af of statuten hierin een uitzondering kunnen maken door de Algemene Ledenvergadering de bevoegdheid te geven om moties in te dienen. Mevrouw Deelen antwoordt dat een Algemene Ledenvergadering altijd een motie kan indienen, bijvoorbeeld over zaken waar het bestuur geen besluit over wil nemen. Mevrouw Deelen geeft aan dat het bestuur echter niet verplicht is om eventuele moties over te nemen. BOW specificeert haar vorige vraag met een voorbeeld. Zij wil graag weten wat het bestuur kan doen als een Algemene Ledenvergadering een motie indient om de sigilla af te schaffen en het bestuur het hier niet mee eens is. Mevrouw Deelen zegt dat je bij dit voorbeeld eerst bij de financiële persoon van het bestuur na kunt gaan wat de redenen kunnen zijn om de motie wel of niet over te nemen, omdat de Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 4 van 26


174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217

kosten in het geval van sigilla vaak als argument worden aangedragen. Mevrouw Deelen legt daarnaast uit dat in het algemeen vooral van belang is om als bestuur met goede argumenten dient te komen voor het ontraden of overnemen van een motie. Zij stelt als tegenvraag aan BOW wat de Algemene Ledenvergadering zou kunnen doen als het bestuur een motie niet overneemt. BOW denkt dat de Algemene Ledenvergadering dan het bestuur kan afzetten of een nieuw bestuur niet zou kunnen aannemen. Mevrouw Deelen geeft aan dat dit inderdaad het geval is, maar dat het je taak als bestuur is om met goede argumenten de Algemene Ledenvergadering te overtuigen. Als dit echt niet lukt kan de Algemene Ledenvergadering het bestuur inderdaad afzetten. Thalia heeft ook een vraag over dit onderwerp. Zij vraagt aan mevrouw Deelen of het bestuur als argument aan kan dragen dat er teveel werk zit in het uitvoeren van een motie, bijvoorbeeld als het gaat om het organiseren van een gala. Als antwoord vertelt mevrouw Deelen dat je dit als bestuurder inderdaad kan doen. Als studentbestuurder moet je namelijk ook studeren en tentamens halen. Als bestuur zou je de bal terug kunnen kaatsen naar de Algemene Ledenvergadering door te vragen naar argumenten om dat gala dan wel te organiseren. Mevrouw Deelen geeft nogmaals aan dat de kern altijd in de argumenten zit, maar dat een Algemene Ledenvergadering het bestuur nooit kan dwingen tot besluiten. De JFV vraagt of het klopt dat de Algemene Ledenvergadering over het algemeen niet ad hoc een motie mag indienen. Zij vraagt of het zo is dat een bestuur het besluit kan uitstellen tot een latere Algemene Ledenvergadering, als er toch een motie wordt ingediend. De JFV vraagt ook aan mevrouw Deelen of het niet belangrijk is om te zeggen dat deze punten ook geagendeerd moeten worden. Mevrouw Deelen vertelt dat het inderdaad zo is dat een bestuur de mogelijkheid heeft om besluiten uit te stellen tot een later moment. Het verschilt echter wel per vereniging hoe hiermee wordt omgegaan. CognAC wil graag weten wat een bestuur kan doen als er bij de vereniging meer geld binnenkomt dan dat er is begroot. Zij vraagt zich af of het bestuur dan zelf mag invullen hoe dit wordt besteed. Als voorbeeld vraagt CognAC of er in dit geval bestuurskleding kan worden gedeclareerd. Mevrouw Deelen legt uit dat in principe geldt dat in de statuten of reglementen staat beschreven wat het bestuur financieel mag doen. Het declareren van kleding is wel iets waarvoor een bestuur beter toestemming kan vragen aan de Algemene Ledenvergadering, waar dit voor het organiseren van een feest in principe niet het geval is. Als de Algemene Ledenvergadering niet instemt kan het bestuur altijd vragen wat er volgens de Algemene Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 5 van 26


218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261

Ledenvergadering dan met de extra inkomsten moet gebeuren. Mevrouw Deelen benadrukt dat je wel altijd het recht hebt om kosten te declareren als deze zijn opgenomen in een begroting, die eerder is goedgekeurd. InTenS vraagt wat het bestuur kan doen als er een onverwachte grote uitgave is, die niet begroot is. Als voorbeeld geven zij schade die tijdens een activiteit is voorgekomen, waarvoor de vergoedingskosten niet zomaar beschikbaar zijn. InTenS geeft aan dat dit een voorbeeld uit het huidig bestuursjaar is. Mevrouw Deelen adviseert om dit nu vast voor te leggen aan de Algemene Ledenvergadering, zodat zij eventueel kan meedenken. Deze post zal aan het eind van het jaar namelijk in de stukken staan als het bestuur gedechargeerd wordt, dus dit moet in orde zijn. InTenS wil graag weten of het dan aan het bestuur is om te bepalen waar het bedrag vandaan moet komen voor deze onvoorziene kosten. Mevrouw Deelen geeft nogmaals aan dat dit beter aan de Algemene Ledenvergadering kan worden voorgelegd, vooral omdat zij eerder ook de begroting heeft goedgekeurd. De JFV heeft hierop een vraag aan de aanwezige besturen. Zij vraagt welke vereniging er dan onvoorziene kosten als post heeft op de begroting en waarom dit dan het geval is. Volgens de JFV kun je onvoorziene kosten altijd onder een grotere post schuiven. Mevrouw Deelen antwoordt dat je wel moet oppassen dat een bepaalde post niet te hoog begroot wordt. In dat geval kan de Algemene Ledenvergadering ook tegen de begroting stemmen en die hoge post willen aanpassen. De JFV geeft als optie om onvoorziene kosten dan uit te kristalliseren over meerdere grotere posten, zodat een post als ‘onvoorziene kosten’ niet meer nodig is. Toch zegt mevrouw Deelen dat een post als onvoorziene kosten juist erg handig is, omdat je zo echt niet kunt voorzien wat er onverwacht nog aan grote uitgaven komt. Daarom kun je een post als onvoorziene kosten overal voor gebruiken. Mevrouw Deelen vervolgt haar presentatie door aan te geven hoe je als bestuur een Algemene Ledenvergadering houdt. Het bestuur roept de Algemene Ledenvergadering bijeen. Tien procent van de leden kunnen samen wel een algemene ledenvergadering afdwingen, maar deze niet zelf oproepen. Mevrouw Deelen vertelt dat het bestuur de agenda vaststelt, maar dat het niet verplicht is om deze rond te sturen voor aanvang van de vergadering. Tijdens de vergadering kunnen er nog punten worden toegevoegd. Bij belangrijke zaken raadt mevrouw Deelen wel aan om de agenda op tijd rond te sturen. Ook legt mevrouw Deelen uit dat volmachten alleen geldig zijn als deze schriftelijk of digitaal bekend worden gemaakt; mondelinge volmachten zijn niet geldig. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 6 van 26


262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305

Daarna praat mevrouw Deelen verder over de jaarrekening. Hierop moet in ieder geval de balans, de winstrekening en de verliesrekening worden gepresenteerd. Tevens is het van belang om bij de jaarrekening een toelichting van de gang van zaken te geven. Mevrouw Deelen vertelt dat de jaarrekening binnen zes maanden na afloop van het boekjaar door een Algemene Ledenvergadering moet worden vastgesteld. Ook benadrukt zij dat het belangrijk is om alle financiële stukken tot zeven jaar na de afloop van een boekjaar te bewaren. Verder geeft mevrouw Deelen aan hoe het zit met de aansprakelijkheid van de bestuursleden. De norm is dat ieder bestuurslid wordt gehouden aan een behoorlijke uitoefening van zijn of haar taken. Een bestuurslid is voor een bepaalde actie niet aansprakelijk als hij of zij kan aantonen dat hem of haar geen ernstig verwijt kan worden gemaakt of als hij of zij kan aantonen dat geen nalatigheid kan worden verweten in het treffen van maatregelen om de gevolgen van onbehoorlijk bestuur af te wenden. Mevrouw Deelen vraagt aan de aanwezigen welke besturen één financieel persoon hebben. Zij benadrukt dat er een probleem is als de rest van het bestuur niet weet waar die persoon mee bezig is; het voltallig bestuur is immers aansprakelijk. Mevrouw Deelen adviseert om als voltallig bestuur te controleren waar het geld naar toe gaat. InTenS vraagt aan mevrouw Deelen hoe wenselijk het is om als vereniging een aansprakelijkheidsverzekering te hebben of überhaupt om bepaalde verzekeringen te hebben. Mevrouw Deelen geeft het advies om altijd een evenementenverzekering af te sluiten bij een grotere activiteit of bij een groter feest. Dit kost wat meer, maar in verhouding met de risico’s ben je als vereniging met deze verzekering goed af. Zij zegt ook dat je persoonlijk een aansprakelijkheidsverzekering hebt, als het goed is. Op een vraag van mevrouw Deelen antwoordt de JFV dat zij een evenementenverzekering heeft en GSV antwoordt dat zij een aansprakelijkheidsverzekering met eigen risico heeft. Mevrouw Deelen voegt nog toe dat een evenementenverzekering in ieder geval wenselijk is als je als vereniging voor een activiteit een locatie afhuurt. Deze verzekering dekt volgens mevrouw Deelen in dat geval schade door bijvoorbeeld een dronkenlap die aan een lamp gaat hangen. OSK vraagt zich af hoe dit zit bij een samenwerking met andere verenigingen. Zij wil graag weten wie dan een dergelijke verzekering af dient te sluiten. Mevrouw Deelen antwoordt dat het verstandig is om in dat geval gezamenlijk een overeenkomst op te stellen en te ondertekenen. Het kan volgens mevrouw Deelen ook verstandig zijn om een stichting op te richten voor het organiseren van grote activiteiten; die Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 7 van 26


306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349

stichting draagt dan namelijk de aansprakelijkheid. Daarna vertelt mevrouw Deelen nog het een en ander over decharge. Bestuurders zijn na decharge niet meer aansprakelijk en dit dient als apart punt te worden geagendeerd. Decharge omvat alleen de gegevens uit de jaarrekening, zoals die aan de Algemene Ledenvergadering worden meegedeeld. Mevrouw Deelen geeft in het kader hiervan nog een voorbeeld: als er kosten zijn gemaakt waarvoor de rekening er nog niet is, dient het bestuur dit toch te mededelen vóór de decharge. NSHV heeft na deze informatie een vraag aan mevrouw Deelen. Zij geeft aan dat de vorige secretaris een fout heeft gemaakt en vraagt of dat probleem nu bij de huidige secretaris ligt. Mevrouw Deelen wil van NSHV weten of dit bij de Algemene Ledenvergadering bekend was en of deze fouten financiële gevolgen hebben. NSHV antwoordt op de eerste vraag ontkennend en zegt dat er voor de begroting wel gevolgen zijn van de gemaakte fouten. Mevrouw Deelen zegt dat de vorige secretaris dan eigenlijk niet gedechargeerd is. Er kan tegen de nieuwe secretaris worden gezegd dat hij beter had moeten opletten, maar als de fouten van de vorige secretaris echt niet bekend waren kun je op die persoon terugvallen. Mycelium vraagt of decharge ook twee jaar na een bestuursjaar nog kan plaatsvinden. Mevrouw Deelen antwoordt dat het kan zijn dat de jaarrekening wordt vastgesteld, maar dat er toch iets niet in orde is. Decharge kan dan inderdaad lang duren en je kan nog lang aan je vereniging verbonden zijn. Hiermee beëindigt mevrouw Deelen haar presentatie en de voorzitter biedt haar een geschenk aan als blijk van waardering voor de presentatie. In verband met de tijd besluit de voorzitter nu eerst over te gaan met punt zeven van de agenda, om later door te gaan bij punt vier. 7. Onderwijsprijs Inez de Rijke, beleidsadviseur bij het College van Bestuur en secretaris van de onderwijsprijs, is door het bestuur uitgenodigd om over de onderwijsprijs te komen vertellen. Zij begint met uit te leggen dat de prijs bedoeld is om een junior docent en een senior docent te belonen voor hun uitstekende prestaties. Sinds een paar jaar nomineren de studieverenigingen hiervoor docenten en hiervoor is inmiddels al een e-mail verstuurd. Daarna vertelt mevrouw de Rijke wat de procedure is voor het nomineren van docenten. Bij de nominatie moet een motivatiebrief worden gevoegd, waarin is uiteengezet waarom de betreffende docent wordt genomineerd en het is aan te raden om er cursusevaluaties bij te Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 8 van 26


350 351 352 353 354 355 356 357 358 359 360 361 362 363 364 365 366 367 368 369 370 371 372 373 374 375 376 377 378 379 380 381 382 383 384 385 386 387 388 389 390 391 392 393

vernoemen. Uiterlijk 16 januari 2015 dienen de motivaties binnen te zijn bij de secretaris van de onderwijsprijs en daarna gaat een jury zich over de nominaties buigen. Zij maakt een shortlist uit de nominaties en daarna wordt daarover vergaderd. Mevrouw de Rijke legt uit dat in dat stadium de studievereniging mondeling gaat toelichten waarom de docent is genomineerd. Van belang is om daarbij aan te tonen dat de docent motiveert, stimuleert en bijdraagt aan het onderwijs. Verder geeft zij aan waarom deze onderwijsprijs bestaat. Deze is bedoeld om aandacht te genereren voor het onderwijs, waar ook de student baat bij heeft. De hele opleiding van de winnende docent wordt namelijk in het zonnetje gezet en de prijs, in de vorm van een geldbedrag, wordt geïnvesteerd in het onderwijs. Daarnaast krijgt de vereniging die de winnende docent heeft genomineerd €300 en zij mag bij de opening van het academisch jaar deelnemen aan een lunch met de jury en de rector. Mevrouw de Rijke vertelt dat er voorgaande jaren veel werk heeft gezeten in het nomineren van docenten voor de onderwijsprijs. Dit jaar is het dossier beperkt en ook zijn de faculteiten ingelicht om te ondersteunen bij de nominaties, bijvoorbeeld door het aandragen van cursusevaluaties. Mevrouw de Rijke adviseert ook om voor deze evaluaties contact te zoeken met de opleidingscommissies. BeeVee heeft een vraag naar aanleiding van de procedure. Zij geeft aan dat de deadline voor het nomineren van docenten vorig jaar in april of mei lag en vraagt waarom deze nu naar januari is verschoven. BeeVee geeft aan dat december voor veel studieverenigingen een erg drukke maand is, waardoor er weinig tijd overblijft om een docent te nomineren voor de onderwijsprijs. Mevrouw de Rijke legt uit dat de nominatie in twee rondes plaatsvindt en dat de eerste ronde beperkt is tot een kort en krachtig betoog. GWS vraagt aan mevrouw de Rijke of het mogelijk is om een docent voor een tweede keer te nomineren. Het antwoord van mevrouw de Rijke is dat dit niet mogelijk is. Het Sodalicium Classicum vraagt zich af wat een junior docent is. Mevrouw de Rijke antwoordt dat dit een docent betreft, die een aanstelling heeft van maximaal vijf jaar. Hierbij telt onderwijservaring die is opgedaan als promovendus of promovenda niet mee. Het Sodalicium Classicum wil graag weten wat dan een senior docent is. Mevrouw de Rijke legt uit dat dit om docenten gaat die een aanstelling van meer dan vijf jaar hebben. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 9 van 26


394 395 396 397 398 399 400 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 422 423 424 425 426 427 428 429 430 431 432 433 434 435 436 437

Hiermee sluit mevrouw de Rijke haar verhaal af en ze bedankt voor de aandacht. 4. Mededelingen De voorzitter vraagt of iedereen de naambriefjes duidelijk wil neerhangen, zodat het bestuur deze kan zien. Zij verzoekt de aanwezige besturen duidelijk de namen van de aanwezige bestuursleden op de naambriefjes te zetten, evenals de open activiteiten. Daarnaast wijst de voorzitter de aanwezigen erop dat er een herinnering is verstuurd om een afspraak te maken voor een kamerbezoek. Besturen waar het bestuur van het SOFv nog niet op kamerbezoek zijn geweest kunnen alsnog een aantal data doorgeven waarop zij beschikbaar zijn, zodat er alsnog een kamerbezoek kan worden gepland. De voorzitter geeft aan dat het bestuur heeft vernomen dat er problemen zijn ontstaan omtrent Facebook. Personen die op Facebook een vereniging vertegenwoordigen, worden namelijk zonder aankondiging verwijderd. De voorzitter moedigt de besturen elkaar op te zoeken om naar oplossingen voor de ontstane problemen te zoeken. Verder vertelt de voorzitter over een aantal activiteiten die het bestuur van het SOFv in de komende maanden zal organiseren. Op 8 januari zal er een nieuwjaarsborrel plaatsvinden in café van Buren. De voorzitter meldt dat er speciale drankprijzen zullen zijn en nodigt iedereen van harte uit. Daarnaast geeft zij aan dat er op 2 februari een pubquiz zal plaatsvinden. Hierover zal het bestuur later meer informatie geven en vanaf nu is het mogelijk om je als bestuur op de geven. 5. Goedkeuren notulen d.d. 29 oktober 2014 De JFV heeft naar aanleiding van de vorige algemene ledenvergadering een vraag betreffende het huishoudelijk reglement van het SOFv. Er bleek dat er twee verschillende huishoudelijke reglementen in omloop waren en er is nogal wat discrepantie tussen de twee versies. De JFV wijst het bestuur verder op artikel 6.2 uit de statuten van het SOFv, dat zegt dat alle leden op de hoogte moeten zijn van het huishoudelijk reglement, en benadrukt dat dit niet het geval is als het bestuur een ander huishoudelijk reglement hanteert dan op de website staat. De voorzitter bedankt voor de oplettendheid en beaamt dat er onduidelijkheden bestonden over het juiste huishoudelijk reglement. Inmiddels heeft de secretaris het juiste huishoudelijk reglement geüpload op de website van het SOFv. De voorzitter spreekt vervolgens haar dank uit voor de taalkundige opmerkingen op de notulen die zijn binnengekomen via e- mail. Zij bedankt in het bijzonder het Sodalicium Classicum voor hun uitleg over de oorsprong en betekenis van het woord secretaris. Daarna legt zij de procedure over de goedkeuring van de notulen uit. De notulen zullen per pagina worden doorgenomen en daarbij is ruimte voor inhoudelijke opmerkingen. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 10 van 26


438 439 440 441 442 443 444 445 446 447 448 449 450 451 452 453 454 455 456 457 458 459 460 461 462 463 464 465 466 467 468 469 470 471 472 473 474 475 476 477 478 479 480 481

Hierover zijn geen vragen. Het Sodalicium Classicum heeft een vraag in het algemeen. Zij wil graag weten welk lettertype er in de notulen wordt gehanteerd. De secretaris antwoordt dat het lettertype Century Gothic wordt gebruikt. De JFV heeft een vraag bij pagina een. Zij vraagt zich af in welke volgorde de aanwezige bestuursleden worden vermeld. De JFV wil graag weten of dit op volgorde van anciënniteit gebeurt. De secretaris geeft aan dat hij in principe de volgorde aanhoud zoals de aanwezige bestuursleden worden vermeld op de naambriefjes. De JFV moedigt de zaal aan om de bestuursleden op de naambriefjes in volgorde van anciënniteit door te geven, zodat de secretaris de namen zo in de notulen kan overnemen. Ook bij pagina drie heeft de JFV een opmerking. Zij geeft aan dat zij de Facebookpagina van het SOFv heeft geliked en moedigt de aanwezige besturen aan om ook de Facebookpagina’s van de JFV en Synergy te liken. Naar aanleiding van pagina vier vraagt de JFV aan de secretaris of hij de vorige notulen inmiddels heeft aangepast. De secretaris geeft aan dat alle opmerkingen al zijn verwerkt en dat de aangepaste notulen spoedig op de website zullen zijn te vinden. Bij pagina negen vraagt de JFV wederom het woord. Zij wijst erop dat het onjuist is dat het Sodalicium Classicum de oudste studievereniging van Nijmegen is en dat er bewijs is gevonden voor het feit dat de JFV de oudste is. De JFV geeft aan dat dit bewijs uit twee delen bestaat: een verslag uit het archief van de universiteit en een stuk uit het stadsarchief. In het archief van de universiteit geeft de JFV aan een verslag te hebben gevonden aan de juridische faculteit, waarin het bestaan van de JFV wordt bewezen. Dit verslag is gedateerd op 24 september 1927. Verder geeft de JFV aan een bewijs van oprichting van het Sodalicium Classicum te hebben gevonden in het stadsarchief, dat gedateerd is op 1 februari 1929. Hiermee concludeert de JFV dat het Sodalicium Classicum twee jaar jonger is dan zij. Het Sodalicium Classicum bedankt de JFV voor de getoonde interesse en stelt voor aan dhr. Honkoop om dit buiten de algemene ledenvergadering verder te bespreken. Het Sodalicium Classicum vertelt dat zij onlangs een almanak heeft uitgegeven waarin de beknopte geschiedenis van de vereniging staat. Voorts stelt zij voor aan de JFV om samen alle bewijzen op tafel te leggen. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 11 van 26


482 483 484 485 486 487 488 489 490 491 492 493 494 495 496 497 498 499 500 501 502 503 504 505 506 507 508 509 510 511 512 513 514 515 516 517 518 519 520 521 522 523 524 525

De JFV stemt in met dit voorstel. Het Sodalicium Classicum zegt dat er een andere fout op pagina negen van de notulen te vinden is. Haar quaestor heeft niet gezegd dat hij geschikt is als kascommissielid van het SOFv omdat het Sodalicium Classicum veel ervaring heeft, maar specifieker omdat de vereniging nog steeds niet ten onder is gegaan. Bij pagina tien merkt de JFV op dat zij niet het woord ‘rekenwaardigheid’ heeft gebruikt, maar ‘rekenvaardigheid. De JFV vraagt bij pagina 12 aan het bestuur of de Studystore inmiddels is aangeklaagd. De politiek commissaris geeft aan dat zij hierover bij haar inbreng meer duidelijkheid over zal geven. Bij pagina 14 heeft de JFV ook een opmerking. Er werd niet aan Mundus gevraagd of zij een non-profitorganisatie zijn, maar deze vraag was aan het bestuur van het SOFV gericht. Daarom herhaalt de JFV deze vraag. De voorzitter geeft aan dat het SOFv een non-profitorganisatie is. Naar aanleiding van pagina 16 stelt de JFV vast dat niet alle aanwezigen in bestuurskleding zijn gekomen. Zij vraagt aan de aanwezige bestuursleden of deze kleding er is en, als dit het geval is, waarom niet iedereen in die kleding naar de algemene ledenvergadering is gekomen. De voorzitter meldt dat de vorige keer al is besloten dat de naambordjes voldoen om de aanwezige besturen herkenbaar te maken en dat deze procedure zal worden blijven gehanteerd. Het Sodalicium Classicum merkt op dat ook de secretaris van de JFV niet in bestuurskleding is gekomen. De secretaris van de JFV antwoordt dat dit wel het geval is. Na het doornemen van de notulen vraagt de voorzitter aan de aanwezigen of er verder nog opmerkingen zijn over de notulen. De notulen worden goedgekeurd met inachtneming van de opmerkingen die via de mail zijn binnengekomen en met inachtneming van de opmerkingen die tijdens de algemene ledenvergadering zijn besproken.



526 527 528 529 530 531 532 533 534 535 536 537 538 539 540 541 542 543 544 545 546 547 548 549 550 551 552 553 554 555 556 557 558 559 560 561 562 563 564 565 566 567 568 569

6. Algemene bestuurszaken De voorzitter merkt op dat er binnen verschillende faculteiten verhuizingen hebben plaatsgevonden en vraagt de betreffende besturen om de nieuwe contactgegevens naar het SOFv te sturen. De secretaris zal dit dan aanpassen op de website van het SOFv en ook het contactbestand van het SOFv kan zo in orde blijven. Voorts vraagt de voorzitter aandacht voor de formulieren die zijn uitgedeeld bij de naambordjes. Zij verzoekt de aanwezige bestuursleden om deze formulieren zo volledig mogelijk in te vullen, zodat het SOFv hiervan een galalocatiedatabase kan aanleggen en deze op haar website kan plaatsen. Op een vraag van CognAC antwoordt de voorzitter dat het bestuur het op prijs stelt wanneer informatie omtrent de locatie van een gala later wordt toegestuurd, indien deze informatie nu niet bekend is. Ook meldt de voorzitter dat de penningmeester morgen de facturen met de lidmaatschapskosten van het SOFv naar alle lidorganisaties zal sturen. Zij verzoekt de besturen daarbij om deze facturen spoedig te voldoen. 8. Evalueren cursus efficiënt vergaderen De voorzitter geeft aan dat zij met de aanwezigen graag de cursus efficiënt vergaderen van het SNUF wil evalueren. Als zij aan de vergadering vraagt wie er aanwezig was, blijkt dat dit weinig mensen betreft. BeeVee vertelt dat zij er geen heil in zagen om bij de cursus aanwezig te zijn, daar haar bestuur al in februari is aangetreden. Mycelium zegt dat de cursus weinig heeft bijgedragen en dat er weinig van geleerd is. Zij geeft aan het te begrijpen dat veel besturen niet hebben deelgenomen aan de cursus. SVN geeft aan niet aanwezig te zijn geweest, maar vraagt zich af wat er dan is behandeld. Mycelium antwoordt dat het de bedoeling was om zelf spinnenwebben te maken met onderwerpen die tijdens een bestuursvergadering van belang zijn. Marie Curie brengt in dat de cursus uit veel zelfreflectie bestaat en denkt dat dit ook moeilijk op een andere manier had gekund. Zij zegt dat het nut van de cursus afhangt van je eigen zelfreflectie. Babylon geeft aan dat het bij haar niet bekend was wanneer de cursus plaatsvond. De voorzitter geeft aan dat het bestuur dit zal terugkoppelen naar het SNUF. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 13 van 26


570 571 572 573 574 575 576 577 578 579 580 581 582 583 584 585 586 587 588 589 590 591 592 593 594 595 596 597 598 599 600 601 602 603 604 605 606 607 608 609 610 611 612 613

KNUS vertelt dat zij niet aanwezig was bij de cursus vanwege het tijdstip. Een aantal bestuursleden had namelijk college en zijn daarom niet naar de cursus efficiënt vergaderen gegaan. De JFV adviseert om mee te geven aan het SNUF om meer te duiken in hoe studenten met elkaar vergaderen, omdat het SNUF nu ent op hoe de universiteit de zaken zelf aanpakt. De JFV oppert om misschien te overwegen om deze cursus vanuit het SOFv te organiseren. USA geeft aan op dezelfde dag van de cursus efficiënt vergaderen bij de cursus efficiënte algemene ledenvergadering te zijn geweest. Zij spreekt haar verbazing erover uit dat beide cursussen op hetzelfde tijdstip plaats hebben gevonden en zegt dat daar vooral zaken werden besproken die van toepassing zijn op grote verenigingen. De voorzitter dankt voor de input en geeft aan dat dit zal worden teruggekoppeld naar het SNUF. 9. Evalueren cursus InDesign De voorzitter vraagt of iemand van de aanwezige besturen aanwezig was bij de cursus InDesign van 24 november en wat zij hiervan vonden. InTenS zegt dat zij de cursus als leuk en nuttig heeft ervaren en spreekt haar complimenten uit voor Dinny en Carin, die de cursus verzorgden. Ook moedigt InTenS het bestuur aan om deze cursus volgend jaar weer te verzorgen. Thalia benadrukt dat zij geen kritiek hebben ten aanzien van Dinny en Carin, maar heeft wel een opmerkingen over de opzet van de cursus. Thalia geeft dat zij meer zocht naar heldere uitleg over de opbouw van het programma. Zij adviseert om in het vervolg te beginnen met de interface en uitleg te geven over veel gebruikte functies. Zo kan de opzet van de cursus volgens Thalia verbeterd worden. Het Sodalicium Classicum geeft juist aan blij te zijn geweest met de opzet van de cursus, omdat die moet leiden tot een professioneler verenigingsblad. Zij zegt te begrijpen dat je niet alles weet van InDesign na deze cursus, maar dat het een aanzet is. Thalia brengt in dat deze aanzet volgens haar beter uitgewerkt had kunnen zijn teneinde een betere cursus te verzorgen. Mycelium vertelt dat zij het prettig vond dat er naar een voorbeeld werd toegewerkt en dat het basale van het programma wel werd aangekaart. InTenS denkt dat het beter is van tevoren aan te geven dat er basale uitleg komt, gevolgd door een voorbeeld. Mensen weten dan beter wat ze kunnen verwachten van de cursus. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 14 van 26


614 615 616 617 618 619 620 621 622 623 624 625 626 627 628 629 630 631 632 633 634 635 636 637 638 639 640 641 642 643 644 645 646 647 648 649 650 651 652 653 654 655 656 657

Babylon zegt dat Dinny en Carin de cursus enthousiast presenteerden en dat zij, mede door hun achtergrond, erg bekwaam zijn met het programma InDesign. Het Sodalicium Classicum tipt om in het vervolg tijdens de cursus een hand-out te geven van de presentatie. Zij zegt wel inmiddels de powerpointpresentatie die tijdens de cursus is gebruikt te hebben ontvangen. De voorzitter geeft aan dat ook andere besturen een mail naar het SOFv kunnen sturen, als zij diezelfde powerpointpresentatie wensen te ontvangen. GWS adviseert om de cursus eerder in het jaar te organiseren. 10. Themadiscussie: de invulling van een algemene ledenvergadering De voorzitter legt kort uit wat de bedoeling is van dit agendapunt. Zij moedigt de aanwezige besturen aan om met elkaar in discussie te gaan over verschillende zaken betreffende een algemene ledenvergadering, zoals de duur, de punten die worden besproken, de sfeer en of er wel of niet gedronken wordt. GSV zegt dat het bij haar opvalt dat de opkomst laag is, namelijk vijf procent van het ledenaantal. Zij geeft verder aan vaak een ruimte in het Erasmusgebouw te gebruiken als locatie en dat daarbij niet gedronken wordt. GSV vraagt zich af of de verkoop van alcohol bijdraagt aan de participatie. BeeVee geeft aan dat er bij haar algemene ledenvergaderingen geen alcohol wordt verkocht, maar dat mensen het wel zelf meenemen. Vooral de beugelflessen van Grolsch zijn populair. Het Sodalicium Classicum vertelt dat er bij haar ook geen alcohol is tijdens de algemene ledenvergaderingen, maar wel koekjes en limonade. Na de vergadering organiseert zij echter wel een borrel, waarbij de aanwezigen een gratis biertje krijgen. GSV antwoordt dat zij ook een borrel aansluitend op de algemene ledenvergadering organiseert, maar dat mensen zich na de vergadering niet naar de stad willen verplaatsen. De JFV adviseert sarcastisch om het de leden naar hun zin te maken. Zo koopt zij de locatie af bij haar algemene ledenvergaderingen, waardoor de leden na verloop van tijd ook minder kritisch worden. CognAC denkt dat dit geen toegevoegde waarde heeft bij algemene ledenvergaderingen die maar een paar uur duren. Marie Curie geeft de optie om de algemene ledenvergaderingen wellicht in een pauze te Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 15 van 26


658 659 660 661 662 663 664 665 666 667 668 669 670 671 672 673 674 675 676 677 678 679 680 681 682 683 684 685 686 687 688 689 690 691 692 693 694 695 696 697 698 699 700 701

houden. Zo geeft zij aan haar algemene ledenvergadering in drie achtereenvolgende pauzes te organiseren, om zo de opkomst te verhogen. Daarnaast vertelt Marie Curie dat zij koffie met een koekje aanbieden om ook de eerstejaarsstudenten te lokken. Mycelium brengt in dat haar opleiding geen algemene pauze inroostert, dus dit is voor haar geen optie. De JFV geeft aan dat het van belang is om vooral de jongere generatie te lokken. Zo gaat zij voor een persoonlijke aanpak door de commissievoorzitters of commissarissen persoonlijk uit te nodigen. Verder tipt de JFV om veel aandacht te besteden aan de eerstejaarsstudenten, door bijvoorbeeld een massa e-mail te versturen. Het Sodalicium Classicum wil hierop graag weten van de JFV hoeveel leden er dan doorgaans bij haar algemene ledenvergaderingen aanwezig zijn. De JFV antwoordt dat dat aantal rond de een procent van haar ledenaantal ligt, wat gelijk staat aan ongeveer dertig mensen. BOW beaamt dat een persoonlijke benadering een goede aanpak is, maar zij snapt het als leden niet zouden willen komen vanwege de tijdsduur van een algemene ledenvergadering. Om dat op te lossen geeft BOW als tip om deze in een kroeg, zoals bij Carolus Magnus, te organiseren om er zo ook wat aantrekkelijks van te maken. Umoja vertelt dat zij gisteren haar algemene ledenvergadering heeft gehad en dat daarbij sinds jaren wat opkomst van haar leden was. Zij geeft aan dat zij langs de colleges van haar leden is gegaan om haar leden persoonlijk uit te nodigen en dat de hogere opkomst waarschijnlijk daaraan te danken is. Thalia vraagt zich af waarom een algemene ledenvergadering in een kroeg moet worden georganiseerd. Zelf zegt Thalia de algemene ledenvergadering in de middaguren te organiseren en dat er na maximaal twee uur vergaderen zelfs nog ruimte is voor een naborrel. BOW geeft aan dat zij kritische leden heeft en dat een algemene ledenvergadering bij haar langer dan twee uur duurt. Ook denkt BOW dat een algemene ledenvergadering in de middag niet verstandig is, omdat veel mensen dan ook college of andere afspraken hebben. Thalia zegt dat zij vier algemene ledenvergaderingen per jaar organiseren en vraagt aan de aanwezigen hoeveel zij er organiseren. BOW antwoordt dat zij het nu bij twee algemene ledenvergaderingen houdt, maar dat drie in de toekomst wenselijk is. Het Sodalicium Classicum vertelt dat het bij haar opvalt dat de opkomst hoog is, maar Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 16 van 26


702 703 704 705 706 707 708 709 710 711 712 713 714 715 716 717 718 719 720 721 722 723 724 725 726 727 728 729 730 731 732 733 734 735 736 737 738 739 740 741 742 743 744 745

vraagt zich hardop af of het wel wenselijk is dat er een groot aantal leden bij de algemene ledenvergaderingen aanwezig zijn. GSV denkt dat dit wenselijk is, omdat er anders een kleine groep leden is die bepaalt hoe de vereniging handelt. Zij geeft aan ook bezig te zijn met de lage opkomst bij de algemene ledenvergaderingen en heeft zelfs een commissie in het leven geroepen om uit te zoeken waar deze lage opkomst vandaan komt. De voorzitter bedankt de aanwezige besturen voor hun input. 11. Verslaglegging decembercyclus De politiek commissaris begint haar verslaglegging met informatie over het strategisch plan. Zij vertelt dat bijna alle punten van kritiek op het strategisch plan, die door de Universitaire Studentenraad (hierna ‘USR’) zijn aangeleverd, door het College van Bestuur (hierna ‘CvB’) zijn overgenomen. Het enige punt dat het CvB niet heeft overgenomen is dat over de actieve student. Verder geeft de politiek commissaris aan dat de judicia ‘bene meritum’ en ‘summa cum laude’ zijn afgeschaft, in tegenspraak met het standpunt van de USR. Hier heeft het medezeggenschapsorgaan volgens de politiek commissaris weinig inbreng in gehad, maar er wordt wel gekeken of er iets met deze beslissing gedaan kan worden. Marie Curie vraagt zich af of deze maatregel ook voor huidige studenten geldt. De politiek commissaris antwoordt dat dit niet het geval is. Het Sodalicium Classicum brengt in dat de maatregel wel voor huidige studenten geldt, uitgaand van het plan van vorig jaar. Zij vraagt ook aan de politiek commissaris of het CvB enige toelichting heeft gegeven bij het afschaffen van de judicia. De politiek commissaris zegt dat het CvB dit niet verder heeft toegelicht en dat zij het als een onverwachte mededeling kenbaar heeft gemaakt. Volgens de politiek commissaris heeft het CvB wel uitgelegd dat de afgeschafte judicia in het buitenland niet herkenbaar zijn, maar ook hierbij ontbreekt duidelijke argumentatie. De JFV vraagt aan de politiek commissaris, zonder zelf stelling te nemen, waarom zij zelf tegen het afschaffen van de judicia is. De politiek commissaris legt uit dat dit het standpunt namens de USR is, maar dat zij de manier van werken van het CvB ook niet helemaal netjes vindt. De JFV wijst de politiek commissaris erop, dat zij namens het SOFv dient te spreken en vraagt of het niet beter is om eerst aan de Algemene Ledenvergadering haar standpunt te vragen alvorens dit standpunt bij de USR in te nemen. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 17 van 26


746 747 748 749 750 751 752 753 754 755 756 757 758 759 760 761 762 763 764 765 766 767 768 769 770 771 772 773 774 775 776 777 778 779 780 781 782 783 784 785 786 787 788 789

De politiek commissaris antwoordt dat zij door diezelfde Algemene Ledenvergadering is aangesteld en dat zij in het licht daarvan juist handelt. De JFV vindt dat er weinig verslaglegging van de USR haar kant op is gekomen. Zij vindt het bizar dat de politiek commissaris na haar aanstelling namens het SOFv een standpunt bij de USR kan inbrengen, maar dat de leden van het SOFv zich niet kunnen uitspreken of hoe dat standpunt er dan uit ziet. De JFV dringt aan op een reflectie op het handelen van de politiek commissaris. De politiek commissaris benadrukt dat de verslaglegging van de USR plaatsvindt via de nieuwsbrieven die het SOFv verstuurt. De JFV vraagt op haar beurt aan de politiek commissaris hoe zij dan handelt namens het SOFv. De politiek commissaris wijst de JFV erop dat er in de USR een gezamenlijk standpunt is gevormd aangaande het afschaffen van de judicia. Omdat het CvB deze maatregel snel heeft willen invoeren, heeft de USR ook in korte tijd een standpunt moeten innemen. De politiek commissaris geeft aan dat de er nog wel gepraat is met de Ondernemingsraad (hierna ‘OR) en dat het grootste gedeelte van de USR tegen het afschaffen van de judicia is. De JFV wil graag weten hoe de OR over deze maatregel denkt. De politiek commissaris geeft aan dat de leden van de OR verdeeld zijn ten aanzien van het afschaffen van de judicia. De JFV vraagt zich af welke argumenten de OR aandraagt voor het al dan niet afschaffen van de judicia. De politiek commissaris antwoordt dat zij niet helemaal weet wat hierover in de OR is gezegd. De JFV zegt dat zij op een later moment alsnog graag wil weten met welke argumenten de OR is gekomen. Verder vraagt zij aan de politiek commissaris of zij wil inventariseren bij de leden van het SOFv hoe zij over het afschaffen van de judicia denkt. De politiek commissaris vraagt aan de aanwezige bestuursleden van de JFV of zij in dat geval namens zichzelf praten of namens hun leden en of er in dat laatste geval al wel een inventarisatie kan komen. De JFV antwoordt dat een bestuurslid best een oordeel over deze kwestie kan vormen, omdat zij op haar beurt weer een mandaat van haar leden heeft gekregen. Verder geeft de JFV aan gewoon benieuwd te zijn of de politiek commissaris een goede afspiegeling van de leden van het SOFv vertegenwoordigt. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 18 van 26


790 791 792 793 794 795 796 797 798 799 800 801 802 803 804 805 806 807 808 809 810 811 812 813 814 815 816 817 818 819 820 821 822 823 824 825 826 827 828 829 830 831 832 833

De politiek commissaris gaat akkoord met een inventarisatierondje. Zij benadrukt wel dat deze maatregel van het CvB bindend is en dat de USR enkel vergaderrecht heeft op dit onderwerp. De JFV geeft eerst haar standpunt over het afschaffen van de judicia. Zij geeft aan nog geen duidelijke mening te hebben, aangezien het allemaal wat snel gaat. Wel begrijpt de JFV dat studenten die op een judicium hoopten nu in de kou komen te staan. Ook begrijpt zij dat de universiteit internationaal kijkt hoe het met de judicia zit. BOW geeft aan achter de manier van handelen van de politiek commissaris te staan. Volgens haar voert de politiek commissaris haar mandaat op deze manier goed uit. CognAC vraagt of je wel een beroep kunt doen op de Onderwijs- en Examenregeling (hierna ‘OER’), om zo toch in aanmerking te komen voor een judicium. De politiek commissaris antwoordt dat je dit altijd kunt aanvragen bij de examencommissie van je opleiding, maar dat je er zeker niet van uit kunt gaan dat je op basis van een oudere OER een judicium krijgt toegewezen. Vervolgens geven DVN, OSK, KNUS en Thalia aan dat zij zich aansluiten bij wat BOW eerder heeft ingebracht. BeeVee sluit zich hierbij ook aan, maar zij vraagt zich wel af welke besluiten het CvB in het vervolg ook met deze snelheid kunnen nemen. Marie Curie geeft aan dat haar bestuursleden het hier onderling over hebben gehad en dat het verschil tussen een acht gemiddeld en een negen gemiddeld gigantisch is. Dit is volgens Marie Curie zeker een vermelding waard. De politiek commissaris vraagt hierop aan de aanwezigen of iemand een ander standpunt inneemt. CognAC zegt dat je als student beroep mag doen op elke OER die tussen het startjaar en het huidige jaar van je studie van kracht is geweest. De politiek commissaris vraagt of het niet zo is dat de examencommissie altijd moet instemmen met het hanteren van een oudere OER. CognAC antwoordt instemmend, maar geeft aan dat de examencommissie een bestaande OER niet mag negeren. Marie Curie vraagt zich af of er maximaal één herkansing gedurende de hele studie is toegestaan om in aanmerking te komen voor het judicium ‘cum laude’. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 19 van 26


834 835 836 837 838 839 840 841 842 843 844 845 846 847 848 849 850 851 852 853 854 855 856 857 858 859 860 861 862 863 864 865 866 867 868 869 870 871 872 873 874 875 876 877

De politiek commissaris antwoordt dat de voorwaarden voor het nieuwe judicium nog niet zijn vastgelegd. InTenS wil graag van de politiek commissaris weten of de nieuwe regeling over de hele universiteit wordt ingevoerd. De politiek commissaris antwoordt dat dit het geval is. De JFV zegt dat zij verkeerd is begrepen. Zij wilde de politiek commissaris enkel meegegeven dat zij op de hoogte dient te zijn van de mening van de leden van het SOFv. Zij benadrukt verder niet gezegd te hebben dat de politiek commissaris haar mandaat misbruikt, maar dat ze deze wel losjes hanteert. De JFV concludeert dat de meningen uit de zaal voldoende zijn om het mandaat te verstevigen. De politiek commissaris vertelt waar de werkgroep Actief Studentenleven zich mee bezighoudt. De enquête voor studentbestuurders is inmiddels uit de lucht gehaald, waarvan de resultaten nu worden geïnventariseerd. Op dit moment is er een enquête voor studenten die topsport bedrijven verstuurd, om uit te zoeken waarom de regeling voor talenten niet wordt gebruikt. De werkgroep campusvoorzieningen heeft gekeken naar de mogelijkheid van een fietsenmaker op de campus. De politiek commissaris geeft aan dat de fietsenmaker die bij de medische faculteit zit een dependance wil openen onder het Gymnasion. Dit zou echter niet gunstig zijn, omdat deze fietsenmaker op winst is gericht en de werkgroep campusvoorzieningen gaat kijken wat er mogelijk is. Verder vertelt de politiek commissaris dat de USR kijkt wat er kan worden gedaan met alle klachten omtrent Studystore en dat meer klachten altijd welkom zijn. Daarnaast is er aandacht geweest voor het topsporthuis. Inmiddels is er contact geweest met Topsport Gelderland om hiervoor aandacht te genereren en nu wordt verder met de SSHN gepraat om alles concreet te maken. Voorts heeft de werkgroep campusvoorzieningen gekeken of de werkplekken in Thomas van Aquinostraat (hierna ‘TvA’) 4 opengesteld kunnen worden voor studenten. Zodra studenten hier ruimtes kunnen reserveren zal dit duidelijk gecommuniceerd worden. De politiek commissaris geeft aan dat de werkgroep digitalisering & ICT in de januaricyclus een notitie gaat schrijven. Er is een brainstormsessie geweest waaruit punten naar voren zijn gekomen, die in de notitie verwerkt zullen worden. Daarna vertelt de politiek commissaris dat de werkgroep flexibel studeren bij de studieadviseurs nog aan het inventariseren is wat überhaupt de mogelijkheden zijn op dit gebied. De JFV heeft een vraag over de enquête over de regeling voor toptalent. Zij vraagt zich af of de USR niet kan concluderen dat er weinig toptalent is. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 20 van 26


878 879 880 881 882 883 884 885 886 887 888 889 890 891 892 893 894 895 896 897 898 899 900 901 902 903 904 905 906 907 908 909 910 911 912 913 914 915 916 917 918 919 920 921

De politiek commissaris zegt dat ook die mensen recht hebben op een regeling, al zijn zij misschien laag in aantal. Ook stelt de JFV een vraag over Studystore. Zij wil graag weten van de politiek commissaris of de JFV erbij mag zijn, wanneer Studystore wordt aangeklaagd. De politiek commissaris antwoordt dat deze kwestie eerst binnen de USR moet worden besproken. Zij geeft aan dat dit wel een lastig verhaal is, daar Studystore in feite geen onderdeel van de universiteit is. De JFV vraagt ook of er dit jaar weer een kerstboom op de campus komt te staan. De penningmeester weet hier meer van. Zij denkt dat de kerstboom, die voor het cultuurcafé stond, daar stond op initiatief van studenten. Volgens haar lag dit initiatief bij Cultuur op de Campus en niet bij de USR. KNUS vraagt meer informatie over de definiëring van topsporters of creatief toptalent. Zij geeft aan het document waarin dit staat vermeld door te hebben genomen, maar volgens KNUS zijn de voorwaarden erg vaag. Er wordt weinig onderscheid gemaakt tussen topsporters en creatief toptalent en dat is raar, omdat topsporters met competitie te maken hebben waar dit bij creatief toptalent niet het geval is. De politiek commissaris antwoordt dat het NOC*NSF de status van topsporter uitgeeft en dat bij creatief talent beoordeling per geval op zijn plaats is. Het Sodalicium Classicum informeert naar de komst van een supermarkt op de campus. De politiek commissaris antwoordt dat de nieuwbouwplannen van de medische faculteit een supermarkt bevatten. Zij geeft aan dat het wellicht niet handig is om de supermarkt bij de medische faculteit onder te brengen, maar dat er op dit moment ook niet meer informatie is. De politiek commissaris zegt toe dit punt in te zullen brengen bij een vergadering van de USR. 12. Open activiteiten De verenigingen die zijn aangesloten bij koepelvereniging Olympus (Sigma, BeeVee, Marie Curie, Thalia, Desda, CognAC en Leonardo da Vinci) organiseren op 18 december gezamenlijk het BeestFeest bij Doornroosje. Bow, Mundus, ismus, Synergy en de ESV organiseren samen op 14 januari het M-feest bij El Sombrero. De JFV heeft deze keer geen open activiteiten om door te geven, maar wil wel graag een aantal activiteiten van andere verenigingen doorgeven. Zo schijnt MFVN op 8 januari een cursus bloemschikken te organiseren wegens het succes van de vorige keer en gaat Mundus Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 21 van 26


922 923 924 925 926 927 928 929 930 931 932 933 934 935 936 937 938 939 940 941 942 943 944

lama rijden en cavia’s scheren. Ook vertelt de JFV dat Synergy een stripbingo gaat houden.

945 946 947

Marie Curie vertelt dat aan haar is gevraagd om bij de diploma-uitreikingen over iedere student die afstudeert kort iets te zeggen, maar dat dat niet te doen is vanwege het grote aantal leden. Zij vraagt aan de andere verenigingen wat zij doen bij diploma-uitreikingen.

948 949 950 951 952

Het Sodalicium Classicum antwoordt dat bij de diploma-uitreikingen van haar opleiding de begeleiders van de scriptie kort wat zeggen over de studenten. Verder is het bestuur van het Sodalicium Classicum aanwezig om de afstudeerders bij de propedeuse-uitreiking een roos te geven, bij de bacheloruitreiking een boekenbon van vijf euro te geven en om bij de masteruitreiking een boekenbon van tien euro te geven.

953 954

BeeVee geeft aan dat bij haar opleiding de uitreikingen in kleine groepen plaatsvinden, om deze nog enigszins persoonlijk te houden.

955 956

Babylon vertelt dat zij bij de uitreikingen van haar opleiding de studenten samen toespreekt en dat zij vervolgens een roos geeft.

957

Marie Curie vraagt zich af wat er dan tegen de studenten, die afstuderen, wordt verteld.

958 959

Babylon antwoordt dat je de studenten bijvoorbeeld kunt bedanken voor hun inzet en dat je naar ervaringen kunt vragen, om het persoonlijk te maken.

960 961

BeeVee heeft een opmerking voor de JFV. Zij vindt het netjes dat de JFV altijd bedankt als zij het woord krijgt, maar BeeVee geeft aan hier meer regelmaat in te willen zien.

962

De JFV begint haar antwoord door te bedanken voor het woord en heeft daarmee

Umoja heeft op 11 december een open feest in Café de Buurman, dat zij organiseert met Aegee. Op 7 januari organiseert GWS een nieuwjaarsduik, waarvoor hij het bestuur van het SOFv uitdaagt. SV Halo heeft op 14 januari, samen met de verenigingen van de andere masteropleidingen van psychologie, een masterlijk feest in Café van Rijn. SPiN organiseert op 10 december in de avond een borrel, waarbij ook de bestemming van haar studiereis bekend wordt gemaakt. Daarnaast heeft zij op 11 december een lezing over religie en homoseksualiteit en is er op 16 december een tostilunch, waarvan de opbrengst ten goede komt van Serious Request. Tevens heeft SPiN op 17 december haar SPiN-feest en organiseert zij op 13 januari haar gala. 13. W.v.t.t.tk. Bij dit agendapunt zijn er geen zaken om te bespreken. 14. Rondvraag



963

voldoende antwoord gegeven op de opmerking van BeeVee.

964 965

De JFV heeft op verschillende documenten verschillende logo’s van het SOFv ontdekt en vraagt welk logo de juiste is.

966 967

De voorzitter antwoordt dat het juiste logo van het SOFv op de powerpointpresentatie te zien is en dat het juiste logo alsnog in het huishoudelijk reglement zal worden geplaatst.

968 969 970

BeeVee geeft aan dat zij bestookt worden met informatie over prijzen die worden uitgereikt en vraagt zich af waarom dit allemaal in december gebeurt. Zij vindt dit niet wenselijk in verband met de vakantie en denkt dat dit afbreuk doet aan de prijzen.

971 972

De voorzitter antwoordt dat de politiek commissaris dit punt zal inbrengen tijdens een vergadering met de USR.

973 974 975

BOW vraagt aan de zaal of er meer penningmeesters zijn die Conscribo gebruiken voor de boekhouding. Zij vertelt dat de bank heeft gezegd dat gegevens verkeerd worden aangeleverd en vraagt of er meer bestuursleden zijn die tegen dit probleem aanlopen.

976

Op een vraag van Umoja antwoordt BOW dat zij haar bankzaken bij de Rabobank regelt.

977 978

Mycelium vraagt aan BOW of zij de opdracht voor de incasso vanuit Conscribo geeft en zij zegt dat het probleem wellicht is dat er een lijst met verborgen leden is.

979 980

BOW denkt dat dit niet het geval is. In verband met de tijd oppert BOW om dit onderwerp later te bespreken.

981 982

InTenS geeft nog mee aan BOW dat zij de oplossing voor haar probleem omtrent Conscribo misschien op fora op het internet kan vinden.

983 984 985

SVN antwoordt dat tijdens de vorige algemene ledenvergadering is overeengekomen dat het niet nodig is om in bestuurskleding te komen en geeft aan dat zij dat daarom niet heeft gedaan.

986 987

De JFV meldt bij de voorzitter dat zij de vraag van de JFV foutief heeft geparafraseerd en zij geeft aan enkel benieuwd te zijn geweest wie er in bestuurskleding is gekomen.

988 989

Als de voorzitter aan de aanwezigen vraagt wie er in bestuurskleding is gekomen, staan alleen BeeVee en SV HALO op.

990 991

Om terug te komen op de problemen omtrent Conscribo vraagt Umoja aan de penningmeesters om later samen te komen om dit te bespreken.

992 993 994 995

GWS vraagt of er sterke mannen of vrouwen aanwezig zijn om haar te helpen met de boeken die Studystore per abuis op de verenigingskamer van GWS heeft laten bezorgen. GWS geeft aan dat zij de boeken, ondanks de fout van Studystore, wel zelf dienen te retourneren.

996

De JFV brengt in dat dit nog een reden is om de Studystore aan te klagen.

997

CognAC vraagt aan GWS of zij geen karretje kan regelen om de boeken te verplaatsen.

998 999

GWS verzoekt het bestuur van het SOFv of zij wellicht kan helpen, daar zij morgen toch bij GWS op kamerbezoek is.

1000 1001

Hierop dient de JFV een motie in, waarin zij het bestuur van het SOFv oproept om haar leden te helpen met het wegsjouwen van ongevraagde bestellingen. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 23 van 26


1002 1003

De voorzitter geeft aan dat het bestuur graag wil helpen bij het regelen van een steekwagen, maar zij doet geen toezeggingen.

1004 1005 1006

De JFV meldt dat dit niet de bedoeling was van haar motie, maar dat het bestuur haar leden bijstaat in het wegsjouwen van ongevraagde bestellingen. Zij benadrukt dat veel aanwezige bestuursleden het hiermee eens zijn.

1007

De voorzitter antwoordt dat zij eerder al heeft aangegeven dat het bestuur wil helpen.

1008 1009

De JFV vindt dat het bestuur breder in mag gaan op ingediende moties en de voorzitter zegt dit in het vervolg te zullen doen.

1010 1011

Umoja stelt voor om tijdens de algemene ledenvergaderingen van het SOFv een korte pauze in te lassen en zij vraagt het nieuwe bestuurslid van KNUS om zich kort voor te stellen.

1012 1013

De voorzitter antwoordt dat het mogelijk is om bij een algemene ledenvergadering een pauze in te lassen, indien deze relatief lang duurt.

1014 1015 1016

Het nieuwe bestuurslid van KNUS neemt het woord. Hij heet Wesley Tilleman en hij is vanaf verleden week algemeen bestuurslid van KNUS. Hij geeft aan van plan te zijn om de drie dames uit zijn bestuur uit elkaar te gaan houden.

1017 1018

Het Sodalicium Classicum vraagt aan KNUS of zij nu een tweede constitutieborrel gaat organiseren, waarop KNUS antwoordt dat zij een kennismakingsborrel een leuker idee vindt.

1019 1020

Het Sodalicium Classicum wil graag weten of er dan wel gebrast mag worden of dat misschien alleen het nieuwe bestuurslid gebrast kan worden.

1021 1022

KNUS zegt dat het niet om een constitutieborrel gaat, maar dat het in principe altijd vrij staat om iemand uit de kroeg te dragen.

1023 1024 1025

Hierop roept de JFV op om een team te vormen om iemand als een malle de kroeg uit te dragen. De aanwezigen reageren enthousiast en de hele zaal lijkt hieraan mee te willen werken.

1026 1027 1028 1029 1030

Het Sodalicium Classicum bedankt de secretaris voor het correct weergeven van de naam van zijn vereniging op de naambordjes, maar spoort hem aan om dit ook aan te passen in de notulen. Verder vraagt zij zich af waarom de penningmeester een aantal weken de email beantwoordt en tipt zij de JFV om langer naar de constitutieborrels te gaan, zodat het voor andere besturen niet nodig is om in bestuurskleding te komen om herkenbaar te zijn.

1031 1032 1033

De voorzitter antwoordt dat de penningmeester een aantal e-mails heeft beantwoord, om de secretaris tijdelijk wat werk uit handen te nemen. Tevens zegt zij toe dat de secretaris de naam van het Sodalicium Classicum zal aanpassen in de laatste notulen.

1034 1035 1036

De JFV benadrukt dat zij vrijwel bij ieder bestuur heeft gerecipieerd, tenzij er een lange reserveringslijst was. Zij vindt dat het Sodalicium Classicum moet toegeven dat zij af en toe ook laat aanwezig was op constitutieborrels, maar de JFV laat in het midden wat juist is.

1037 1038

Op een vraag van SVN waarom de secretaris van de JFV een rokkostuum draagt, antwoord hij dat hij na de algemene ledenvergadering naar het gala van Synergy gaat.

1039 1040

SVN heeft ook een vraag omtrent haar studiereis. Zij vraagt zich af welke verzekeringen gewenst zijn en zij vraagt aan de aanwezigen welke verzekeringen zij eventueel afsluiten voor Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 24 van 26


1041

een studiereis.

1042 1043

Het Sodalicium Classicum antwoordt dat haar vorige reiscommissie heeft ontdekt dat je als vereniging niet aansprakelijk kunt worden gehouden.

1044

Umoja geeft aan dat bij haar geldt dat leden zelf verantwoordelijk zijn voor verzekeringen.

1045 1046 1047

De JFV vertelt dat haar leden bij inschrijving voor de studiereis moeten kunnen bewijzen dat zij goed verzekerd zijn en dat zij anders niet in aanmerking komen om mee te gaan op studiereis.

1048 1049 1050

InTenS vraagt aan de secretaris van de JFV of hij na de vergadering meegaat naar Wodka Woensdag, waarop hij antwoordt dat hij na het gala van Synergy wellicht daar nog heen gaat. Hij vraagt aan InTenS of zij dan mee wil.

1051 1052

InTenS antwoordt instemmend en geeft aan dat de heer Bonekamp van het Sodalicium Classicium en de heer van Erp van het SOFv wellicht ook interesse hebben.

1053 1054

NSHV vertelt dat zij een nieuwe Facebookpagina gaat starten en vraagt zich af of er een mogelijkheid is om dan niet alle likes te verliezen.

1055 1056

BeeVee oppert om op de bestaande pagina te vermelden dat er een nieuwe pagina zal worden gebruikt en dat de leden die nieuwe pagina moeten liken.

1057 1058 1059 1060

Babylon geeft aan ook een nieuwe Facebookpagina te zijn gestart en dat zij er niet aan is ontkomen om likes te verliezen. Wel heeft zij haar leden onder andere via e-mail op de hoogte gebracht van de nieuwe pagina en zit het aantal likes al op zeventig procent van het oude aantal.

1061 1062 1063 1064

SPiN geeft aan dat zij eerst ook als persoon een Facebookpagina gebruikte, maar dat zij nu ook een pagina gebruikt. Om toch evenementen aan te kunnen maken, zegt SPiN nu beide te gebruiken. De ene pagina wordt vooral gebruikt om evenementen aan te maken en de andere om informatie over te brengen.

1065 1066

CognAC vraagt aan de aanwezigen of zij precies bijhouden hoe bestuursleden tijdens vergaderingen over bepaalde kwesties stemmen.

1067 1068

BOW geeft aan nooit echt te stemmen, maar dat haar bestuursleden elkaar proberen te overtuigen met argumenten. Dat wordt volgens BOW niet in haar notulen vermeld.

1069 1070

GSV zegt dat bij haar wel wordt bijgehouden hoeveel stemmen er vóór en tegen zijn en of er onthoudingen zijn, maar dat er niet per bestuurslid wordt genotuleerd hoe iedereen stemt.

1071 1072

SPiN stelt aan de aanwezigen voor om gezamenlijk een kroegentocht langs alle verenigingskamers te organiseren.

1073

Er klinkt applaus vanuit de zaal naar aanleiding van dit voorstel.

1074 1075 1076 1077 1078 1079

15. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor de geleverde input en verzoekt de aanwezigen om de naambriefjes weer in te leveren. Zij nodigt de aanwezigen vervolgens uit voor de borrel in de Ondergang en sluit de vergadering om 21.33. Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen Pagina 25 van 26


1080


Notulen alv 10 december 2014

Recommend Documents