Notulen ALV van vrijdag 19 september 2014

Mixed Hockey Verenining “Door Vriendschap Sterk” Postadres: M.H.V. DVS Postbus 114 5580 AC Waalre

Bezoekadres Arembergstraat 14A 5583 CD Waalre 040 - 221 55 34

E-mail: [email protected] [email protected] www.dvshockey.nl

Notulen ALV van vrijdag 19 september 2014 Aanwezig: 25 leden, waarvan 7 bestuursleden. Afmelding ontvangen van: familie Helvoirt, familie Boelens, familie van Berkel, familie Willems, familie Zijderveld, familie Linders, Theo Janssen, Guido Evers, Leanne van Beek, familie van der Starre, Willem Bouwmans. 1.

Opening

De voorzitter heet iedereen welkom en opent de vergadering. Hij geeft aan dat de agenda min of meer standaard is. De agenda en de notulen hebben op de website gestaan, dus iedereen is overal van op de hoogte als het goed is. 2.

Goedkeuring notulen vorige ALV

De voorzitter vraagt of er opmerkingen of vragen zijn naar aanleiding van de notulen van de vorige ALV (d.d. 20 september 2013). Deze zijn er niet, dus de notulen worden door de leden goedgekeurd. 3.

Ingekomen stukken

Verschillende leden hebben bestuur gemaild met de vraag waarom er geen verlichting is op het kwartveld. Tijdens het traject van het vernieuwen van het park is besloten dat verlichting op het kwartveld niet nodig zou zijn en we hier dus ook geen extra kosten voor zouden maken. Inmiddels blijkt dat het toch fijn zou zijn als er verlichting is op dit veld. Hier komt de voorzitter later tijdens de ALV op terug. Verder zijn er geen ingekomen stukken die hier tijdens de ALV besproken of gemeld moeten worden. 4.

Verslaglegging secretariaat en commissies

De verslagen van de commissies zijn via email en de website beschikbaar gesteld aan alle leden. Vandaar dat we deze verslagen nu ook niet doornemen. De voorzitter vraagt of de leden nog op- of aanmerkingen hebben op dit verslag. Deze zijn er niet. De voorzitter stipt nog wel wat belangrijke punten van het afgelopen seizoen aan: 

Er is veel gebeurd het afgelopen jaar. Meerdere mensen binnen onze club zijn extra actief geweest voor DVS. Zo is er een hele actieve Activiteitencommissie

M.H.V. DVS Postbus 114 5580 AC Waalre

Pagina 1




gekomen en heeft de Materiaalcommissie een heel mooi materiaalhok gebouwd. De Barcommissie heeft ook goed werk verricht dit seizoen, waardoor alles soepeler verloopt en de financiële resultaten op dat gebied ook beter zijn dan voorheen. De Sponsorcommissie heeft dingen meer opgepakt dan vorig seizoen.

JAARVERSLAG SEIZOEN 2013-2014 VAN DE SECRETARIS EN DE COMMISSIES In het afgelopen verenigingsjaar vergaderde het bestuur 8 keer, waarvan 1 keer samen met een groot deel van de commissies. De voorzitter heeft 8 vergaderingen met de gemeente en de voetbalverenigingen gehad omtrent de eisen en wensen van het nieuwe veld en de planning. Er zijn in seizoen 2013-2014 één wijziging geweest in het bestuur: Alexander Osse is in januari 2014 toegetreden als Algemeen bestuurslid. Gelukkig zijn er voor een aantal commissies ook weer mensen opgestaan om ze in te vullen: De activiteitencommissie bestaat sinds september 2013 uit vier nieuwe leden, te weten Rianne van de Ven-Klijs, Maud Vermeer, Ine Trienekens en Joanita van der Lind. Mark Linnartz en Kamiel van der Aa hebben in de zomer van 2013 aangegeven de barcommissie niet meer te willen doen. Deze is daarom vanaf september 2013 overgenomen door Barbara Dorresteijn. Milou Rabelink heeft de scheidrechterscommissie overgenomen van Pierre Janssen en tijdens de winterstop (december 2013) hebben Barbara Dorresteijn en Hiske Tierie zich bij de jeugdcommissie aangesloten, zodat Willem Bouwmans zijn werkzaamheden voor deze commissie kon gaan afbouwen. Het aantal leden per 1 september 2013 bedroeg 215


Pagina 2




Verslagen verschillende commissies: ACTIVITEITENCOMMISSIE Ook dit jaar is de Activiteitencommissie weer erg actief geweest. Sinds het najaar van 2013 bestaat de activiteitencommissie uit vier nieuwe leden, te weten Joanita van der Lind, Rianne van de Ven, Ine Trienekens en Maud Vermeer. Pietentoernooi Op 27 november hebben we het pietentoernooi georganiseerd voor de Benjamins, F-jes en E-jes. We begonnen met de warming-up, vervolgens kwam de sint met zijn pieten op bezoek. Uiteraard ontving iedereen een leuk presentje. We ontvingen positieve reacties. Voor de volgende keer nog wel wat verbeterpunten, dus die nemen we zeker mee! Ladies Night We vonden het tijd dat ook de andere leeftijdscategorieën een keertje aan de beurt kwamen. Zo ontstond het idee voor een Ladies Night voor de C-teams en D-teams. Er was veel animo. Maar liefst 46 jonge dames mochten we deze avond begroeten. Na een welkomstdrankje en een tombola (met leuke prijzen dankzij Douglas en Pour Toi) werd er naar De Dolle Tweeling gekeken onder het genot van een drankje en popcorn. Na afloop ontvingen de meiden nog een leuk gevulde goodiebag. De reacties waren zeer positief. Voor herhaling vatbaar, dus!! Openingsfeest Op dit moment zijn we al heel wat weekjes bezig met de opening van het sportpark op 6 september, tezamen met de activiteitencommissie van DVS Voetbal. Het belooft een waar feest worden. Er worden hockeyspelletjes gespeeld op de hoofdvelden. Er komt een klimtoestel van Peer Survival voor de echte durfals, springkussens, kraampjes waar lekkers wordt verkocht en waar geknutseld en geschminkt kan worden. Verder wordt er een hockey- en voetbalwedstrijd gespeeld en in de rust zelfs een heuse touwtrekwedstrijd tussen beide besturen. De dag wordt afgesloten met een feestavond. In het clubhuis van MHV Hockey is er een alcoholvrije disco voor kinderen en in de kantine van DVS Voetbal kunnen de volwassenen onder het genot van een drankje en muziek een gezellige avond met elkaar hebben.


Pagina 3




BARCOMMISSIE Dit jaar ben ik met vol enthousiasme begonnen met de barcommissie. Ik heb dit met name samen met Hiske gedaan. We zijn begonnen met de aanschaf van een kassa. Dit was even wennen voor iedereen, maar na verloop van tijd merk je wel dat iedereen er goed mee om kan gaan. We hebben nieuwe schoonmaaksters, waardoor het clubhuis er een stuk schoner uitziet. We hebben de inkoop gestroomlijnd. We hebben nu 1 leverancier. We zijn overgestapt op flesjes drinken, omdat er bij flessen veel drank verloren gaat en het is makkelijker te tellen. Daarnaast zijn we met het bier overgestapt naar flesjes. Dit scheelt behoorlijk in de kosten en de controle is beter uit te voeren. We hebben meerdere keren per week controle van de voorraad uitgevoerd, waardoor je verschillen snel constateert. In de winterstop begaf de oude koffiemachine het, dus ook hier is een nieuw exemplaar voor aangeschaft. Ik hoop dat we het nieuwe seizoen zo door kunnen gaan als we het afgelopen jaar begonnen zijn en dat alle leden cq ouders van leden met veel enthousiasme de bardienst draaien! JEUGDCOMMISSIE De Jeugdcommissie bestond begin dit seizoen alleen uit Willem Bouwmans. Er zijn veel mensen benaderd met de vraag of zij de commissie willen bemannen, maar steeds zonder resultaat. Uiteindelijk heeft Hiske Tierie in december besloten om Willem te gaan ondersteunen en in februari heeft Barbara Dorresteijn aangegeven ook toe te willen treden tot de Jeugdcommissie. Willem kon hierdoor aan het einde van het seizoen eindelijk stoppen als commissielid. We danken Willem heel hartelijk voor al zijn inzet en harde werk! De teamindeling voor de najaarscompetitie 2013 is nog door Bart Hendrik en Willem Bouwmans tot stand gekomen. Uiteraard weer in nauwe samenwerking met alle coaches! In de winter hebben Willem Bouwmans en Hiske Tierie met alle coaches van de Jongste Jeugdteams gesproken over de teamindeling voor na de winterstop. Ook dit is in goed overleg gegaan en heeft geresulteerd in een nieuw meisjes F3-team en een iets gewijzigde samenstelling van de 2 meisjes E-teams. Andere activiteiten die dit seizoen, net als voorgaande seizoenen, werden gerealiseerd door de Jeugdcommissie waren de consumpties en veldindeling voor de bezoekende teams, het bijhouden van All United, de correspondentie met de KNHB over de Jongste M.H.V. DVS Postbus 114 5580 AC Waalre

Pagina 4




Jeugd en het bijwonen van diverse bijeenkomsten van de bond. In nauwe samenwerking met de zaalhockeycommissie heeft de Jeugdcommissie tevens het zaalhockeytoernooi voor de jongste jeugd tijdens de winterstop georganiseerd. LEDENADMINISTRATIE De ledenadministratie werd in seizoen 2013-2014 verzorgd door Tanja Janssen. Op 1-82013 begonnen we het seizoen met 212 leden. De bedoeling was al flink te gaan groeien, maar omdat het nieuwe veld wat langer op zich heeft laten wachten dan gepland, is de groei nog niet ingezet. Tussen 1-8-2013 en 31-07-2014 hebben we in het totaal 27 aanmeldingen ontvangen. De grootste groep hiervan was jeugd tot 12 jaar, namelijk 14x, en er hebben zich een aantal dames voor het Veteranessenteam aangemeld. In totaal hebben we 37 afmeldingen gekregen. Ook hier was de grootste groep jeugd tot 12 jaar. Aan het einde van dit seizoen(31-07-2014) hadden we 202 leden. MATERIAALCOMMISSIE Van alle teams hebben we de keepers uitrusting ingenomen en weer uitgedeeld, waar nodig een reparatie uitgevoerd en van een enkele keeper de legguards en klompen vervangen. De Hockey ballen zijn en blijven net als kikkers moeilijk in de tas te houden we hebben 200 ballen besteld en weer uitgedeeld aan enkele trainers/coaches. De materiaalcommissie is ook verantwoordelijk voor het sleutelbeheer, inventarisatie is gemaakt. Met het bestuur is afgesproken dat de sleutels “strenger/ consequenter” ingenomen worden (€ 20,= borg moet er betaald gaan worden). SCHEIDSRECHTERSCOMMISSIE De Scheidsrechterscommissie heeft dit jaar nog geen nieuwe scheidsrechtercursus georganiseerd. Wel hebben we met de meiden van de B1 een aantal proefexamens gemaakt om te oefenen met de stof. Het is de bedoeling ze nog voor de winterstop hun kaart te laten halen. De wedstrijdcommissie heeft de scheidsrechters ingedeeld op de zaterdag. Dit verliep prima. Het organiseren van scheidsrechters voor Heren 1 - en dit seizoen ook de Veteranessen - zal een groter probleem opleveren.


Pagina 5




Het fluiten van MA1 leverde vorig jaar een probleem op door het geringe leeftijdsverschil. Dit was dit jaar, gelukkig, niet meer het geval. Dames 1 laten fluiten is een prima oplossing. Tot mijn spijt heb ik afgelopen jaar niet genoeg tijd en energie in de scheidsrechterscommissie kunnen steken. Ik ben vorig jaar slachtoffer geworden van mijn eigen enthousiasme en heb te veel hooi op m'n vork genomen. Dit jaar ziet er een stuk rustiger voor mij uit. Ik wil hier dit jaar dan ook verbetering in brengen. Ik zal binnenkort samen met Hiske, de secretaris, bespreken wat het bestuur van mij verlangt en vice versa. Ik heb er dan ook alle vertrouwen in dat we dit jaar een aantal goede scheidsrechters zullen opleiden. Groeten, Milou SPONSORCOMMISSIE maakt nieuwe start. De sponsorcommissie van MHV DVS bestaat sinds een klein half jaar uit twee personen: Michiel Tierie en Edwin van de Ven. Samen zullen zij het sponsorbeleid van de club nieuw leven in gaan blazen. De activiteiten van de commissie hebben de afgelopen tijd op een laag pitje gestaan, aangezien we sponsoren pas sinds de realisatie en de succesvolle opening van de nieuwe accommodatie weer een prima pakket te bieden hebben. Naast het guneffect kijkt een ondernemer namelijk ook naar kwaliteit en sportiviteit (resultaten en sfeer) en dat kunnen we zeker bieden. Dit betekent dat we eigenlijk al een paar weken weer aan het werven zijn. De reacties van degenen die we hebben gesproken zijn positief. Zaak om het ijzer nu te gaan smeden. Echter, dat betekent dat wij ook strakker het sponsorbeleid zullen gaan naleven. Aandachtspunten: 

Op dit moment leggen wij de laatste hand aan een sponsormanual/presentatiemap die wij ondernemers voor kunnen leggen.



In deze manual de mogelijkheden, maar ook de regels waaraan een sponsor zich moet houden als hij een contract met MHV DVS aangaat. Dit schept aan beide kanten duidelijkheid en je kunt elkaar ergens aan houden.


Pagina 6






We zullen de komende weken/maanden actief bedrijven gaan benaderen.



Zowel Edwin als Michiel zijn aanspreekpunt voor sponsoring. Bewandel ook als je interessante prospects hebt deze weg om misverstanden/wildgroei omtrent bijv. teamsponsoring te voorkomen.



Wat betreft zichtbaarheid van sponsoren op het sportpark nauw overleg met Marten Dijkshoorn en Frank Jansen (accommodatie).



Nieuwe leden om de commissie te versterken zijn welkom.

Op dit moment hebben we de volgende sponsoren: 

Gunneman Sports BV



A2 Catering & Organisatie,



Autobedrijf Dereumaux B.V.



Constructiebedrijf De Vries BV



Horeca-Groothandel HAGU B.V.



Rabobank De Kempen



Rijschool Jan Heezen



Wiek de Laat

Totale sponsorbedrag op de totale begroting: Jaar 2012-2013 2013-2014 2014-2015 Tot slot

Begroting € 3500 € 4200 € 5000

Realisatie € 3850 € 3955

Het mag helder zijn dat wij er alles aan zullen doen om dit bedrag te laten stijgen. Enerzijds in het kader van de nieuwe/hogere kosten die de accommodatie met zich meebrengt. Maar ook om de contributie voor de leden zo laag mogelijk te houden en toch die dingen te kunnen doen die we als club zowel binnen als buiten het veld willen doen. Namens sponsorcommissie Michiel Tierie Edwin van de Ven


Pagina 7




TECHNISCHE COMMISSIE Ook in het seizoen 2013-2014 heeft de technische commissie de teams en de indelingen weer rond gekregen. Elk team had een trainer en coach/coaches. Helaas moet ook gezegd worden dat er ook nu nogal wat late opzeggingen waren. Bij de meisjes deden 6 teams mee in de competitie, één meer dan het seizoen ervoor. We hadden een meisjes A1, B1, C1, D1, D2 en D3. Meisjes D3 startte met krap 11 meisjes, maar al gauw hadden ook zij meer dan voldoende speelsters. Zoals bekend, hadden we in de voorgaande jaren een sterke terugloop bij de jongens. Hierdoor konden we dit seizoen helaas geen jongensteam inschrijven. Meisjes hebben we wel volop. Meisjes A1 speelde zowel in de herfst als in de lente in de 3e klasse. In de herfstcompetitie eindigden zij in de bovenste regionen. In de 2e periode werden zij uiteindelijk 4e. Meisjes B1 deed het ook goed in de 3e klasse. In de herfst werden ze kampioen. In de 2e periode eindigden zij heel verdienstelijk op de 2e plaats. Meisjes C1 speelde in hun eerste c-jaar 3e klasse en werden in de herfst laatste. Na herindeling deden zij het in de 2e periode beter. Zij eindigden als 2e. Bij de D-teams speelden meisjes D1 3e klasse en meisjes D2 en D3 4e klasse. Meisjes D1 en D2 werden herfstkampioen. Meisjes D3 eindigde in de herfst van het afgelopen seizoen op de 6e plaats. Ook in de 2e periode werd meisjes D1 kampioen. Meisjes D2 ging in de 2e periode naar de 3e klasse en wist daar de4e plaats te pakken. Meisjes D3 deed het in de 2e periode beter in de 5e klasse. Zij werden kampioen. Alle junioren hebben in de zaal kunnen trainen en spelen. Alle juniorenteams kwamen uit in de 3e klasse. meisjes D1 werd ook in de zaal kampioen. Meisjes A, B en D2 eindigden op de 2e plaats. Meisjes C1 werd 4e en meisjes D3 pakten de 5e plaats. Behalve dames 2 hadden de senioren meer dan voldoende spelers. Voor het eerst was er weer een 2e damesteam. Zij speelden in het verslagjaar 4e klasse en eindigden op een verdienstelijke 4e plaats. Dames 1 speelde in de 4e klasse van de bondscompetitie, waar zij een hele goede 4e plaats wisten te behalen. Ook het herenteam van DVS wist een heel verdienstelijke 4e plaats te bemachtigen. Zij speelden in hun 2e seizoen in de 4e klasse van de bondscompetitie. M.H.V. DVS Postbus 114 5580 AC Waalre

Pagina 8




De seniorenteams hebben ook allen in de zaal kunnen trainen en spelen. Er werden 3 damesteams ingeschreven. Dames 1 kwam uit in de 2e klasse in de bondscompetitie, waar ze een hele goede 2e werden. Dames 2 kwam uit in de reserve 3e klasse en werden daar kampioen. Dames 3 kwam ook uit in de reserve 3e klasse en eindigde op de 5e plaats. De heren speelden in de reserve 2e klasse en eindigden als een hele goede 2e. In de 2e helft van het verslagjaar werd gestart met een dames veteranenteam. Als er voldoende dames zich aanmelden zullen zij komend seizoen meedoen met de donderdagavondcompetitie. In het komend seizoen zullen er 7 meisjesteams zijn, 2 damesteams en 1 heren team. Allen met voldoende spelers. De technische commissie is bezig met een trainingsplan, die hij in de loop van het nieuwe seizoen klaar hoopt te hebben. TRIMHOCKEY Het aantal trimhockeyleden blijft groeien. Afgelopen seizoen hebben we 4 nieuwe aanmeldingen gehad, 2 afmeldingen (medische redenen). Momenteel wordt trimhockey bij DVS beoefend door 25 personen. Tevens zijn er 4 mensen die uitproberen of het wat voor hen kan zijn. De trimmers namen deel aan 2 toernooien (Geldrop en HOD). Een tweede en een derde plaats waren het resultaat. Een eigen toernooi is in voorbereiding. ZAALCOMMISSIE Na een wat moeizame start met de gemeente was het een mooi zaalhockeyseizoen. 9 teams hebben een hebben een aantal kampioenen opgeleverd en vaak goed bezochte wedstrijden. Dankzij de steun van Toon van Benthem hebben we alle zondagen in goede banen kunnen leiden. Ook dit seizoen zal ik samen met Toon weer het zaalhockeyseizoen begeleiden. Komend seizoen doen er 10 teams mee en er loopt een aanvraag voor een elfde team. We willen graag nog wat extra aandacht geven aan het gedrag van coaches naar de scheidsrechters. De scheidsrechterkaarten moeten beter op orde zijn aan het begin van het seizoen en we gaan proberen aan het einde van het seizoen publiek te werven voor de eventuele kampioenswedstrijden.


Pagina 9




Zodra de indeling van alle competitiewedstrijden bekend is plannen we weer een jongste jeugddag. Sportieve groeten, Toon en Paul BESTUUR Vorig jaar hebben we als bestuur een aantal doelstellingen voor het seizoen bepaalt. Hieronder geven we aan wat we wel en niet hebben gehaald:  Verbeteren accommodatie  Gedaan 

Nog te doen, materiaalhok, mogelijk verlichting kleine veld

 Verhogen van ledenaantal  Niet gedaan 

Eerste zorg was de accommodatie



Nog geen start met Funkey ○

binnen het bestuur teveel andere dingen die gedaan moesten worden, er kon niemand gevonden worden om dit op zich te nemen

○

er zijn ontzettend veel vrijwilligers nodig om deze hele jonge kinderen op een verantwoorde en prettige manier bezig te houden tijdens zo’n training. Minimaal 1 hoofdtrainer en per groepje van 5 à 6 kinderen minimaal 1, maar liever 2 hulptrainers. En we hadden er een hard hoofd in om die vrijwilligers te kunnen vinden



1 maal poster actie gedaan in dorp, verder nog geen actieve werving



Ledenaantal stabiel

 Vergroting niet-contributie inkomsten  Gedeeltelijk 

Inkomsten sponsoring, is gelijk gebleven, 3 sponsoren zijn weggegaan (aan het einde van het seizoen)



Inkomsten kantine zijn gelijk gebleven, maar de marge is wel van 20% naar 50% gegaan! Dit komt door: ○

Kassa registratie systeem, overgang naar flesjes bier (uit vat van 50 ltr haalden we 35ltr) en het wekelijks tellen van de voorraad (verschil voorraad en kassa gemiddeld €15 per week, €400 p/j tosti, Aquarius, kroketten, mars etc)


Pagina 10




 Opleiden van trainers en coaches  Niet gedaan 

Nog geen alternatief gekozen voor Jeugdplan. Door gebrek aan bezetting van de commissies is dit nog niet tot uitvoering gebracht.

Ledenaantal loopt achter op onze verwachtingen. We hadden gerekend op 235 leden het zijn er 215. In 2008 hadden we 289 leden, in 2009 271, in 2010 227, in 2011 222, in 2012 198, in 2013 210 en eind 2014 215. Er zit dus vanaf het historische dieptepunt in 2012 een stijgende lijn in en we doen ons best om deze lijn zo te houden. We hopen weer uit te kunnen komen op een totaal aantal leden van 290, met een wat betere/gezondere mix tussen jongens en meisjes en jeugd en senioren.

350 300 250

52

200

69

150

Senior Man

56 42

42

32

52

50

51

32

27 22

118

112

121

131

44 12 12

36 9 49

Senior Vrouw

130

121

Junior Vrouw

100 50

130

Junior Man

31 11 38

0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 In de grafiek is goed te zien dat de junioren goed groeien. Reactie aanwezigen tijdens de ALV: 

Wordt er gevraagd waarom men opzegt?

Antwoord: Bij de Jongste Jeugd gebeurt dit zeker. Frustrerend is echter dat men soms zelfs na uitgebreid overleg over de teamindelingen, sommige ouders zonder opgaaf van reden (en ook niet bij de commissie zelf) het lidmaatschap opzegt via de ledenadministratie. Soms bellen we deze mensen nog na, soms ook niet.


Pagina 11






Luisterend naar bovenstaande, is het waarschijnlijk goed om de ‘regels’ rondom de teamindelingen helder te maken naar alle leden?! Je zou bijvoorbeeld puur op leeftijd kunnen selecteren. Dus een lijst maken van de leden op leeftijd en dan van bovenaf een streep door de lijst van leden zodra er een ‘vol team’ is en dan zo verder tot aan het laatste team. Dan zou je het probleem van afgelopen seizoen en begin dit seizoen met de A en B meisjes ook niet hebben gehad. Nu wordt het op een andere manier gedaan. De aanwezige leden geven verder aan dat het vooral ook de slechte en late communicatie over de teamindelingen is die irritatie veroorzaakt Verzoek is daarom om zeker ook de communicatie over teamindelingen en dergelijke te gaan verbeteren, want die is onvoldoende.

Antwoord: Het is het afgelopen jaar met meisjes A en B vooral heel moeilijk geworden qua aantallen doordat 1 meisje plotseling op heeft gezegd en 2 anderen uitvielen door ziekte/blessure. Maar het is zeker niet verkeerd om de teamindelingen eerder te communiceren naar de leden en ook uit te leggen waarom bepaalde beslissingen genomen worden. Probleem is echter dat ouders als eerste kijken naar wat zij voor hun kind het beste vinden en niet altijd naar het grotere geheel kijken. En als er leden vertrekken, omdat ze het niet eens zijn met de teamindeling, dan hebben we weer een heel ander probleem. Maar nogmaals: we gaan zeker kijken hoe we deze aanpak kunnen verbeteren! 5.

Financiële verantwoording/ Verslag penningmeester

A.

Jaarverslag penningmeester

De cijfers van het afgelopen seizoen: de totale inkomsten zijn gelijk aan die van vorig jaar, maar wel iets lager dan we hadden begroot. De contributie voor de senioren en junioren is toegenomen, precies zoals begroot. Sponsorinkomsten zijn iets afgenomen, doordat een aantal sponsoren het contract hebben opgezegd. Wel hadden we een leuke sponsoractie van de Rabobank die een paar honderd euro heeft opgeleverd. De kantine inkomsten zijn zoals begroot, maar wel goed om te melden is dat de marge is gestegen naar 51 %!. We hadden nog wat subsidie verwacht van de gemeente, maar die was er helaas niet meer. Dan zijn er nog wat overige inkomsten, zoals de verhuur van het hockeyveld aan de basisscholen voor sportdagen, de Buitenschoolse activiteiten die we dit afgelopen jaar hebben gedaan en de verkoop van het oude kunstgrasveld heeft 700,opgeleverd. Dan de uitgaven: De totale uitgaven waren iets hoger dan begroot. Dit komt vooral door de grotere uitgaven aan het onderhoud van het veld, door de vele regen was er veel M.H.V. DVS Postbus 114 5580 AC Waalre

Pagina 12




meer onderhoud nodig, mede omdat het veld echt oud was. De kosten voor opknappen van het clubhuis zijn lager uitgevallen dan begroot. De hockeykosten zijn wat hoger geweest door de extra huur van de zaal (meer zaalhockeyers dan begroot) en de afschrijving van de DVS sticks, lagere inkomsten rente. Algemene kosten lager dan begroot, omdat we niets hebben uitgegeven aan cursussen en opleidingen en omdat de kosten voor de nieuwe website lager waren dan begroot. Hierdoor is het eindresultaat van vorig jaar €1240,- positief, terwijl we € 585,negatief hadden verwacht. Dit komt dus door de lagere kosten en de betere marge in kantine. Toelichting op de balans van 2013-2014: 

Eigen vermogen is toegenomen met €3.776,- MHV DVS is cashflow positief, er komt meer “cash” binnen, dan er uit gaat. Het Eigen Vermogen is nu: €83.388,-



Voorraad DVS sticks, tassen etc is volledig afgeschreven.



Niet alle contributie is betaald en er staat ook nog een barrekening staat open. In totaal hebben we nu nog € 996 aan debiteuren.

6.

Kascontrolecommissie Décharge

De kascontrole commissie heeft heel secuur gekeken naar de financiële administratie. Hieronder staan hun opmerkingen: Kascontrole seizoen 2013-2014 1) Post 0117 Afschrijving hockey materialen Een erg kleine afschrijving (111 euro) van materialen kleren H1 en D1 ivm een te hoge afschrijving van vorig jaar. Volgend jaar worden deze kosten volledig afgeschreven. 2) Trainersvergoedingen De vergoedingen die gegeven worden voor trainingen worden uitbetaald op basis van persoonlijke declaraties. Op dit moment worden niet alle declaraties afgetekend voor controle door TC.


Pagina 13




3) Contract onderhoud kunstgras Er zijn significant extra kosten gemaakt voor onderhoud van het kunstgras. Het is niet helemaal duidelijk/inzichtelijk hoe die additionele kosten gemaakt zijn. Wel is er een correcte factuur en beschrijving uitgevoerde werkzaamheden. 4) Gasverbruik 2013/2014 Er is in deze periode opzienbarend veel gas verbruikt tov de periode 2012/2013. Het is ongeveer hetzelfde verbruik als 2011/2012, maar er is niet echt een aanwijsbare reden en zou apart onderzocht moeten worden. 5) Sportterrein huur De gemeente is erg laat met het insturen van de rekening voor de huur van het sportterrein. Er is een reservering opgenomen in de boeken voor deze kosten. 6) Voorraad Hockeysticks De voorraad stick zijn vanuit de activa (post 0201 voorraad) overgeboekt naar kostenpost 4035 en hierdoor direct in de balans van 2013/2014. 7) Budget gerelateerde opmerkingen o De aanschaf hockey materialen over budget 800 euro o Opleidingsbudget niet aangeroerd o Sterke verbetering van de bar omzetten door lagere inkoopkosten 8) Consumptiebonnen Er wordt op verschillende manieren met de kosten van consumptie bonnen gewerkt. Soms tegen kostprijs van de consumptie en soms tegen verkoopprijs en soms tegen een vast bedrag van 1 euro. Het zou het beste zijn om een uniforme keuze hierin te maken, waarbij een vast bedrag of kostprijs de voorkeur heeft. 9) Kantine opbrengsten Er zit een klein verschil in boekingen tussen de kantine overzichten en de boekingen in het boekhoudsysteem, ongeveer 60 euro naar het zich laat aanzien. Geadviseerd is om de posten nog een keer te vergelijken met de overzichten om de eventuele boeking te koppelen aan de juiste bedragen. 10) ING rekening M.H.V. DVS Postbus 114 5580 AC Waalre

Pagina 14




Er is een ING rekening 1036076 waarvan de afschriften ontbreken. Via deze rekening worden de gemeentelijk belastingen geïnd, maar een overzicht/rekening van de gemeente Waalre is niet aanwezig. Hierbij het advies om de rekening zo snel mogelijk op te heffen en de gemeentelijke belastingen voortaan vanaf de algemene rekening te laten verlopen. Decharge penningmeester De kascommissie verzoekt de vergadering de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Namens de Kascontrolecommissie Bart van der Stap

Waalre, 18 september 2014

Reactie aanwezigen tijdens de ALV: De aanwezige leden verlenen décharge aan de penningmeester. 7.

Focus Beleidsplan 2013-2014

Waar gaan wij ons als bestuur en als club volgend seizoen op richten? We hebben een drietal speerpunten bepaald, te weten: 

Verhogen van ledenaantal  Doelstelling is 46 nieuwe leden erbij (265)  Actief “werven” van leden in specifieke doelgroepen  Opzetten van Funkey voor kinderen vanaf 4 jaar  Opzetten van Fithockey voor 55+



Vergroting niet-contributie inkomsten  Inkomsten sponsoring: Doelstelling is in 2016 10-15% van totale begroting (€7.500)  Inkomsten kantine: Meer omzet genereren en de marge behouden op minimaal 45%



Opleiden van trainers, coaches en scheidsrechters  Structuur in aanpak trainingen van benjamins tot A-Jeugd  Begeleiding van trainers en coaches  Opleiden en begeleiden van nieuwe clubscheidsrechters


Pagina 15


8.



Begroting 2014-2015

Er zullen komend seizoen wat dingen anders gaan lopen qua financiën doordat de Stichting Sportparken Waalre een aantal zaken over gaat nemen. Wij zijn niet meer eigenaar van het veld, dus wij zijn ook niet meer verantwoordelijk voor het onderhoud van het veld. De stichting die wij als MHV DVS hebben voor het veld, wordt opgeheven. Onze kosten komend seizoen: De kosten voor de Stichting Sportparken Waalre zijn voor ons nu beraamd op €22.600,Dit is meer dan we vorig jaar doorgekregen hadden. Alleen is het nog steeds niet 100% zeker. Dit komt voort uit: 

Onderhoud velden en groen (€ 8.000,-)



Huur velden (€ 8.500,-)



Onderhoud licht, hekwerk etc (€ 6.000,-)



Financiering veld (€ 6.000,-)



Electra/Gas/Water (€ 4.000,-)



Kosten stichting (€2000),



BTW voordeel (€2700),



Bijdrage gemeente (€ 9200)

En dan zijn er de kosten van de afschrijving van het veld (eigen bijdrage semi-water) van €3000,Door het semi-waterveld en de bezuinigingen van de gemeente zijn de extra kosten voor ons als volgt opgebouwd: Stichting sportpark Waalre

€ 22.600

Afschrijving semi-water

€ 3.000

Onderhoud veld

- /-

€ 5.000

Huur sportveld

-/-

€ 2.300

Verschil:

€ 18.300

Eerdere informatie die wij hadden gekregen van de gemeente, was dat wij de Stichting € 13.700,- moesten betalen, waarbij de kosten voor de huur van het veld € 2.500,- was, maar dat wordt nu € 8.500,-. Een verschil van €6.000,In onze begroting voor volgend bestaan onze baten uit:


Pagina 16




De contributie verandert niet ten opzichte van de afspraken die we vorig jaar tijdens de ALV hebben gemaakt. De verhoging die we toen hebben aangegeven zal precies zo gefactureerd worden. Het enige dat er nog aan toegevoegd moet worden is dat we de contributie voor de Benjamins hebben aangepast naar aanleiding van de discussie die we toen (tijdens de vorige ALV) hebben gevoerd: omdat de Benjamins alleen 1x trainen, is het eerlijker hen minder contributie te laten betalen dan de F-jes die 1x trainen en een wedstrijd spelen. Hoe dan ook zullen we wel extra inkomsten krijgen door de hogere contributie. We hopen en verwachten meer inkomsten te krijgen vanuit de kantine, door hogere inkomsten ivm meer senioren en toernooien die we willen gaan organiseren. In onze begroting van volgend jaar zijn dit onze lasten: Afschrijvingen: afschrijving veld/materiaalhok Huisvestingskosten: Geen onderhoud en huur Hockeykosten: Vergoeding aan Stichting Financiële baten: geen rente meer op eigen vermogen Activiteiten: Toernooi (6-2-6) Inkoop kantine: marge naar 45% Met het huidige aantal leden en de voorgestelde contributie verhoging voor 2015-2016 zullen we “break even” draaien komend seizoen. Maar dan moet er dus niets ‘geks’ gebeuren. Vorig jaar hadden we natuurlijk veel onvoorziene kosten ivm het slechte veld. Ons Eigen Vermogen daalt wel aanzienlijk door de investeringen die we moeten doen: 

€ 35.000 lening aan stichting sportvelden Waalre voor aanschaf semi-waterveld



€ 16.000 kosten voor aanbouw materiaalhok



Eventuele kosten voor extra verlichting mini-veld. De kosten hiervoor zijn geraamd op €5,000

Het Eigen Vermogen daalt van € 83.388 naar € 32.388 (eventueel tot €27.388 bij aanschaf verlichting miniveld) Reactie aanwezigen tijdens de ALV:


Pagina 17




Meerdere vragen over de verschillende bedragen die genoemd zijn en in het bijzonder over de afschrijving van materialen en veld. De voorzitter beantwoordt alle vragen naar tevredenheid en de leden gaan akkoord met de cijfers zoals deze zijn vermeld. 9.

Verlichting kleine veld

We hebben gemerkt dat we het kwartveld goed zouden kunnen gebruiken voor trainingen. Op dit moment is het niet persé nodig, maar als we groeien in leden (wat we willen), dan wordt het krap/druk. In de wintertijd lopen we er nu tegenaan dat er geen verlichting is op dit veld, waardoor het nu niet mogelijk is om structureel te trainen op het kleine veld. Daarom vraagt het bestuur nu aan de ALV toestemming voor onderzoek naar de mogelijkheden (qua vergunningen en qua lampen/bedragen etc.) en voor de eventuele aanschaf van verlichting op het mini-veld tot een maximum bedrag van €5,000,-. De ALV keurt goed dat het bestuur dit gaat doen. Reactie aanwezigen tijdens de ALV: In het verlengde van de informatie over de verlichting, komt een vraag over het nieuwe materiaalhok: Marten Dijkshoorn heeft een aantal voorstellen voor het nieuwe materiaalhok gemaakt. De vraag is hoeveel budget is ervoor en wat willen we als club. De voorzitter geeft aan dat de beste en meest betaalbare oplossing “houten systeembouw” is. Dit valt binnen het budget en het staat er binnen 2 dagen. Het bouwen in dezelfde stijl als het clubhuis is zoveel duurder, dat we dit niet kunnen betalen. 10.

Aftreden bestuurs-/commissieleden en voorstellen nieuwe bestuurs/commissieleden

Volgens de regels zijn er twee bestuursleden die op dit moment moeten aftreden: Michiel Tierie en Fred de Krom. Zij stellen zich echter allebei weer verkiesbaar. De vraag aan de ALV is of Michiel nog aan mag blijven als voorzitter en of Fred de Krom mag aanblijven als algemeen bestuurslid. Beide zullen dit dan zijn tot de ALV in september 2017. De ALV gaat akkoord. De overige bestuursleden blijven in het bestuur: Secretaris: Hiske Tierie (tot ALV in september 2016) Penningmeester: Tanja Janssen (tot ALV in september 2015) Algemeen lid: Pim Janssen (tot ALV in september 2015) Algemeen lid: Barbera Dorrestein (tot ALV in september 2016) Algemeen lid: Alexander Osse (tot ALV in september 2016) M.H.V. DVS Postbus 114 5580 AC Waalre

Pagina 18




Verder hebben we uiteraard meerdere commissies die er ook voor zorgen dat alles goed verloopt bij MHV DVS. Hier zijn echter ook extra mensen voor nodig. Zo zoeken we iemand die Milou Rabelink kan helpen/ondersteunen met de Scheidsrechterscommissie. De Jeugdcommissie wordt nu gedaan door Barbara Dorresteijn en Hiske Tierie, maar zij hebben die alleen opgepakt omdat er geen andere vrijwilligers opstonden. We hopen dat dit binnenkort wel gaat gebeuren, of in ieder geval versterking erbij. De Sponsorcommissie wil ook graag versterking, zodat de doelen bereikt kunnen gaan worden en we zouden als bestuur heel graag iemand verantwoordelijk maken voor de communicatie binnen de club. Wellicht kan dit laatste gevraagd worden aan een student Communicatie via Hugo Gruijters. Michiel zal hiervoor contact op gaan nemen met Hugo. 11.

Rondvraag

De voorzitter geeft gelegenheid voor het stellen van extra vragen. 

Wat houdt het werk voor de Jeugdcommissie precies in en hoeveel tijd neemt dit in beslag neemt? Dit wordt kort besproken.



Hoe staat MHV DVS tegenover selecteren van spelers? De voorzitter geeft aan dat wij als club de ambitie hebben om alle teams 1 of 2 klassen hoger te ‘krijgen’ qua niveau. Het is alleen wel zo dat er niet zoveel te selecteren is als je maar 1 C-team hebt. Als we genoeg leden hebben in een leeftijdsklasse dan kan er geselecteerd worden, maar als kleine vereniging is het soms heel lastig om te selecteren. De aanwezige leden hebben hun ervaringen en ideeën samen gedeeld. Eenduidig antwoord is er (nog) niet uitgekomen. Verzoek is dat de club/het bestuur hierover nadenkt. Bestuur belooft dit te doen en dit ook terug te koppelen.



Vraag over de shirts: “Alles is nu zo mooi en nieuw (veld en clubhuis), maar het shirts past daar niet echt meer bij.” We hebben een afspraak met Gunneman dat hij onze shirts levert en hij sponsort ons elk jaar met een heel groot bedrag. Daarom kunnen wij het niet maken om over te stappen naar een andere leverancier voor shirts. We weten allemaal (Gunneman en wij als club) dat we uiteindelijk van deze shirts (het materiaal) af moeten, om een aantal redenen: De shirts van het andere materiaal zijn makkelijker bij te bestellen (in mindere hoeveelheden per keer), de meeste clubs hebben inmiddels het andere materiaal, waardoor de bestelling van onze shirts altijd helemaal achteraan in de rij worden geplaatst en wij moeten de huidige shirts altijd in behoorlijk grote aantallen bestellen. We willen dus allemaal over op de andere shirts, maar op dit moment is er nog een veel te grote voorraad van de huidige shirts bij Gunneman. Wij hebben als club niet het geld om deze voorraad op te kopen en voor Gunneman is het een te grote kostenpost om ze gewoon ‘af te schrijven’. We zijn


Pagina 19




en blijven in gesprek met Gunneman om te kijken hoe we zo snel mogelijk over kunnen op andere shirts, op een voor alle partijen acceptabele manier. 

Vraagt de club aan de coaches en trainers een Verklaring van Goed Gedrag? Dit in verband met de verhalen in de media. Nee, dat doen we op dit moment niet. We gaan er wel binnen het bestuur over nadenken of we dit willen/moeten gaan doen. Algemeen punt is natuurlijk wel dat zo’n verklaring niet een garantie geeft, maar het is wel een soort ‘eerste drempel’.



Er wordt binnen de club af en toe gesproken over een ander ontwerp/uiterlijk van de shirts. Hoe zit het daarmee, gaat dat gebeuren? Ja, we zijn hier binnen het bestuur ook mee bezig, maar er komt qua kosten ook weer veel bij kijken. Als we namelijk een ander ontwerp gaan doen, dan moet dat voor de hele club bijna in 1x en dat kost weer heel erg veel.



Kunnen teams altijd een tweede training krijgen en kunnen nieuwe leden misschien een extra training krijgen? In principe wel, we willen dit ook graag, maar dit heeft wel wat voeten in aarde. Je moet er trainers voor hebben, je moet er ruimte op het veld voor hebben, de nieuwe leden moeten dan ook kunnen en we de leeftijd van de nieuwe leden is vaak heel divers, waardoor het moeilijk is om ze samen te gaan trainen. Maar we zullen hier zeker over nadenken en kijken naar de mogelijkheden en behoeften.



Er liggen te weinig tegels rond de dugouts (buiten het hek). Klopt. In de eerste plannen van het nieuwe veld waren de dugouts aan de overkant getekend. Dit hebben ze op ons verzoek veranderd, maar ze zijn toen vergeten de betegeling in het plan aan te passen. Er worden volgende week meer tegels geplaatst bij de dugouts.

12.

Sluiting

De voorzitter bedankt iedereen voor de aandacht en sluit de vergadering.


Pagina 20

Notulen ALV van vrijdag 19 september 2014

Recommend Documents