Notulen Overdracht ALV

Notulen Overdracht ALV Datum: Tijd: Locatie: Aanwezig:

15 september 2014 19.30 uur Hemingway Cuba (Gedempte Kattendiep 23/1) Anne Venema, Léonie Slump, Arlinda Bergwerff, Jochem van de Grift, Maya Garate Gamboa, Anne Nienke Eppinga, Job Borggreve, Anniek Groothuis, Cor Boersma, Susanne Evers, Sjoukje Nijp, Bibi Magnenat, Vroni van Giezen, Viola Dijkman, Kay Flierman, Renske Swarts, Roy Aerts, Marit Lubbers, Eline Moorman, Roosmarijn Geut, Annick Werners, Stijn Bergman, Kim Visser, Geke van der Kroef, Sara Tromp, Florian Agterhuis, Soumaya Zaroval, Saskia Teeuw, Erik Pot, Pieter Polhuis, Lennart de Vries, Esmee Roossien, Karlijn Smoor, Sanne Heitkamp, Franka Korpel, Lotte Kreuwel, Anne van der Wal, Anne Ruth Alberts, Annelies Jongsma, Isabella Bazuin, Floor Bregman, Marissa Hossteenge, Rick Melchers, Lucina Zonneveld, Sabine Hidding, Linda bij de Leij, Anton de Vries, Tessa van der Eijk, Marieke Siemerink, Bart Scholten, Aileen van der Neut, Koen Koopman, Wander Rademaker, Rianne Poelstra, Emma Braams, Mirte van Maanen

1. Opening Anne opent de vergadering om 19.39 uur.

2. Voorstellen technisch voorzitter Anne stelt Sjoukje Nijp voor als technisch voorzitter en geeft vervolgens het woord aan Sjoukje. Sjoukje was ook technisch voorzitter tijdens de HALV en EALV. 3. Vaststellen agenda Sjoukje vraagt of er nog aanmerkingen zijn betreffende de agenda. -

Er zijn geen aanmerkingen. 4. Goedkeuren notulen HALV Sjoukje neemt de notulen door. Er zijn geen aanmerkingen op de notulen en de notulen worden goedgekeurd.

5. Mededelingen Er zijn geen verdere mededelingen.

6. Binnengekomen stukken Er zijn geen binnengekomen stukken. 7. Algemeen jaarverslag bestuur 2013-2014 Anne behandelt het jaarverslag per paragraaf. Anne zegt dat ze eerst de hele slide behandeld en daarna is er ruimte voor vragen. Vernieuwing- vereniging Wijziging HR Naar aanleiding van een eerdere ervaring zoals besproken tijdens de HALV is het HR aangepast. Externen zijn vanaf nu welkom op Commotie activiteiten wanneer zij een nader te bepalen bedrag betalen. Daarnaast is in het HR opgenomen dat oudbesturen die geen lid meer zijn gezien worden als oud-leden en dus externen zijn. Professionalisering en uitstraling

Dé studievereniging voor alle communicatiestudenten in Groningen

1

We hebben dit jaar visitekaartjes ingevoerd voor Maya. Dit is goed bevallen dus het nieuwe bestuur heeft deze ook al besteld. Daarnaast wilden we binnen Commotie zorgen voor een betere professionelere uitstraling naar externen door een kledingvoorschrift voor praktijkdagen, lezingen etc. Het kledingvoorschrift werd afgestemd op de cultuur van een bedrijf. Netwerk Sint Patricksdayborrel We hebben dit jaar weer samen met drie andere verengingen die Sint Patricksdayborrel georganiseerd. Helaas waren er ook dit jaar niet zoveel leden, dus het is een aanrader om voor volgend jaar eens goed te kijken of je dit wel weer zal organiseren. Sporttoernooi Het sporttoernooi, in samenwerking met ODIOM en Pro Memorie was helemaal rond, maar is vanwege het lage aantal deelnemers een dag van te voren gecanceld. Er waren twee belangrijke colleges tijdens dit toernooi. Het is een goede optie om het sporttoernooi volgend jaar in de avonduren of in de namiddag te organiseren. Borrel IK/ KIC We hebben dit jaar veel moeite gedaan om een gezamenlijke borrel te organiseren. KIC wilde zelf wel maar hun Raad van Advies vond dat dit niet kon vanwege de verhoudingen na vorig jaar. We hebben het volgende bestuur meegegeven om wel weer contact met ze op te nemen. IK lukte niet qua planning. Uiteindelijk hebben we een leuke borrel georganiseerd met Chemische Binding. Club van 25 We moesten dit jaar 9 leden werven voor de Club van 25. Mede dankzij het vorige bestuur is dit gelukt. De leden zijn geworven binnen de docenten van CIW. Commotie als vacaturepunt We krijgen bij Commotie veel vacatures binnen. Dit werd eerder bij het forum geplaatst. Nu is er een aparte vacaturepagina op de site, waar alle stages en vacatures op staan. Hier zou volgend jaar misschien geld voor gevraagd kunnen worden, er zijn meerdere verengingen die dit doen. Gedragsprotocol ALW, liftwedstrijd en buitenlandse reis We hebben dit jaar een gedragsprotocol opgesteld voor ALW, de liftwedstrijd en de buitenlandse reis. Deze is gebaseerd op het veiligheidsplan voor het ACI van introkamp. Deze protocollen werden iedere keer meegezonden met de informatiemailings voor de genoemde evenementen. Vormgevers De vormgevers werden dit jaar gezien als actieve leden. Ze mochten meedoen aan ALW, ALA en ALD. We hebben dit jaar veel gebruik gemaakt van de vormgevers. Zo zorgden zij o.a. voor de posters en banners voor activiteiten. Social media Dit jaar is er een splitsing gemaakt tussen Facebook en Twitter. Twitter is alleen gebruikt voor studiegerelateerde activiteiten, Facebook meer voor niet studiegerelateerde dingen. Praktijkdagen en lezingen etc. werden op beide media geplaatst.


2

Samenvattingen De meeste samenvattingen waren verouderd, dus we hebben leden om nieuwe samenvattingen gevraagd. Op deze mail zijn er een aantal nieuwe samenvattingen binnen gekomen. Wij hebben deze samenvattingen vluchtig doorgenomen. Op de site is een regel geplaatst dat het gebruik van de samenvattingen op eigen risico is en dat Commotie niet verantwoordelijk is voor het gebruik en eventuele onjuistheden. -

Kim geeft aan dat Twitter nu minder actief is, dit is een gevolg van de keuze die wij gemaakt hebben. Je moet je ook via Twitter blijven te profileren. Eline vraagt of er nu ook meer volgers zijn op Twitter. Maya zegt dat we meer volgers hebben nu, maar we weten niet of dit komt door onze nieuwe aanpak. Marissa vraagt of het bestuur bewust heeft gekozen om berichten ’s nachts te plaatsen. Hierbij gaat het met name om de berichten van Tapasco en Pacific. Anne zegt dat dit niet bewust is gegaan. Vernieuwing – bestuurlijk We hebben dit jaar een herijking gehad. Onze bestuursbeurs is hiervan afhankelijk. 15 november is het probleemloos ingeleverd. We hebben nu 18 maanden bestuursbeurs toegewezen gekregen, het dubbele van de voorgaande drie jaren. Het vorige bestuur heeft veel moeite gehad om alles te verzamelen. We hebben nu alles voor de volgende herijking van ons jaar klaarliggen. Herindeling archief De overdracht van voorgaande was erg verdeeld, sommige dingen stonden op de Dropbox, anderen op de usb etc. We hebben nu gekozen voor een Googledrive, hierop staat alle belangrijke informatie. Foto’s en minder belangrijke informatie staat nu op de externe schijf die we eerder dit jaar aangeschaft hebben. Learning communities Dit is een initiatief vanuit de universiteit. Mensen moeten meer samen leren. Dit bleek vooral van belang voor internationale verenigingen, waardoor het minder relevant was voor Commotie. Vanwege dit feit hebben we er verder niets meer mee gedaan. NEXT NEXT is hard bezig om meer naamsbekendheid te krijgen. NEXT is een aantal jaren geleden opgezet om loopbaanontwikkeling te promoten. Het is een platform waarop studieverenigingen promotie kunnen plaatsen voor lezingen, congressen etc. Het heeft heel lang in de ontwikkelingsfase gezeten. Dit jaar kregen wij ineens een contract waaruit bleek dat wij deze verplicht moesten tekenen. Ze willen dat wij het logo van NEXT bij onze posters moeten plaatsen. Esther Haag zegt dat we ons hier niet heel veel van aan moeten trekken, binnen Commotie zullen we dit logo dus ook zolang er niets over gezegd wordt niet plaatsen.

-

Eline geeft aan dat er jaarklassen zullen komen. Anne zegt dat wij hiervan niet op de hoogte zijn. Lennart vraagt of deze learning communities niet alsnog van belang is omdat 50% van de opleidingen geheel Engelstalig zal zijn in 2016. Anne geeft aan dat dit niet relevant is voor ons omdat we gewoon geen Engelse studenten hebben. We zouden later kunnen instromen, mocht het ineens wel relevant zijn.


3

Intern Coördinator Doordat we veel problemen hebben gehad met de website en Jochem hierdoor veel tijd kwijt was aan bellen etc. hebben we een aantal commissies ondergebracht bij andere bestuursleden. Léonie heeft de RedakCie overgenomen, Maya heeft de MaskerCie gedaan, Arlinda de PrakCie en Anne de Intro. De website moet in het vervolg niet weer bij Intern Coördinator. Schaduwfuncties Vice voorzitter van Jochem is halverwege het jaar naar Léonie gegaan en Penningmeerster naar Jochem. Dit is gebeurt omdat Jochem Arlinda beter kon ondersteunen met de financiën. Voorlichtingsavond bestuursjaar Dit jaar hebben we een avond georganiseerd waarop leden met vragen over een bestuursjaar langs konden komen. Daarnaast konden er individuele gesprekken plaatsvinden. Hierbij kan je een indicatie krijgen van het aantal geïnteresseerden voor een bestuursjaar. Vernieuwing – commissies Commissiemarkt We hebben een 123 systeem ingevoerd voor de commissiemarkt. Er werd van de leden verwacht dat zij een 1,2,3, keuze geven zodat wij als bestuur beter de commissies kunnen vullen naar de keuze van de leden. Het verliep niet helemaal vlekkeloos, het nieuwe bestuur heeft de commissiemarkt dit jaar iets anders aangepakt. Commissiemappen Alle overdrachtsdocumenten zijn gedigitaliseerd. De originele mappen zijn nog op het hok. Alle voorzitters hebben nu de overdrachtsdocumenten digitaal ontvangen. Praktijkdagen Alle acht de praktijkdagen zijn behaald, in de lustrumweek is zelfs een 9e praktijkdag georganiseerd door de LustrumCie. Er is dit jaar gebleken dat het niet een succes is om een praktijkdag te organiseren die vorig jaar ook al georganiseerd is. StuCie We hadden voor de StuCie vier workshops en vier lezingen als streven gesteld, dit zijn vijf lezingen en 3 workshops geworden. Het totale aantal is dus bereikt. RedakCie Het budget van het kleinere format is besteed aan een kleurenversie. We hebben veel problemen gehad met de te late service van het Hartje. Voor het nieuwe bestuur een aanrader om eens te kijken naar andere opties. Doordat de Comment te laat wordt geleverd klopt een activiteitenschema bijvoorbeeld ook niet meer en dat is zonde. MaskerCie Vanwege het lustrum van de RUG400 hebben we meegedaan aan de Maskerade. Dit hebben wij gedaan samen met de Rivierenbuurt, Gyas, Navigators. Er is een gezamenlijke commissie gestart om samen te werken aan een rijdend object. -

Kim vraagt of er een contract is met het Hartje.


4

- Anne geeft aan dat hij dit jaar dat niet wilde, het is inderdaad een goed idee om een contract op te stellen. - Kim zegt dat er anders gekeken kan worden naar andere drukker, als hij geen contract wil. - Floor vraagt of de drukker van de Almanak niet kan. - Anne zegt dat hiernaar gekeken zal worden. - Marissa zegt dat ODIOM ook een goede drukker heeft. Hiernaar kan ook gekeken worden. - Stijn vraagt of er ook ideeën zijn meegegeven over een betere versie van de Comment. Vanuit de CUOS is naar voren gekomen dat de Comment wat professioneler moet worden om meer punten te krijgen. - Anne zegt dat we dit hebben meegegeven aan nieuwe bestuur Vernieuwing- activiteiten CCV We houden de CCV tegenwoordig in Hemingway Cuba vanwege de negatieve reacties op de CCV naar aanleiding van de uitslag van het ledentevredenheidsonderzoek. Helaas moesten we wel twee keer uitwijken naar een lokaal in de Harmo. Voor het volgende jaar is het een idee om wel een contract hierover op te stellen. Voor de CCV hebben we geprobeerd meer beeldend materiaal gebruikt. NDVDC Aan het begin van het jaar werden wij gemaild door Communiqué of één van de zusjesverenigingen de organisatie van de Nationale Dag van de Communicatie op zich wilden nemen, zij konden dit niet vanwege een interim bestuur. Ze boden hier een extra bijdrage voor, vervolgens hebben wij besloten deze organisatie op ons te nemen. Dit houdt in dat zij de dag nu organiseren in het jaar dat wij dit zouden moeten doen. Het was een geslaagd congres met maar liefst 100 deelnemers. Buitenlandse reis Vanwege het wegvallen van de meivakantie konden we niet meer op reis in deze week. Vervolgens hebben wij gekozen voor het paasweekend, zodat we extra dagen hadden. Helaas bleek tijdens het organiseren dat er veel bedrijven dicht waren in die week. Hierdoor was het moeilijker om studiegerelateerde activiteiten te organiseren, wat lastig was voor de commissie. Uiteindelijk hebben we een leuke reis gehad, maar het nieuwe bestuur is druk bezig om een betere periode te regelen voor de reis. -

Marissa vraagt wat er dit jaar over de CCV uit het ledentevredenheidsonderzoek naar voren is gekomen. Anne geeft aan dat er niets opmerkelijks over de CCV naar voren is gekomen. Lustrumweek Het was een zeer geslaagde week, boordevol kroegcolleges, een praktijkdag bij de Johan Friso kazerne, een biercantus en nog veel meer activiteiten. Jochem heeft samen met de voorzitter van de LustrumCie een overdrachtsdocument opgezet. Dit was er nog niet, wat door de commissie als vervelend werd ervaren. Vandaar dat wij er nu één opgesteld hebben. Career Event Tijdens het Career Event hebben vier verschillende sprekers uit vier verschillende werkvelden een presentatie gehouden. Er waren 30 deelnemers. Er is veel moeite


5

gedaan om ook de masterstudeten te bereiken. Het Career Event zal ieder jaar groter aangepakt moeten worden. Eerstejaarsactiviteit We wilden dit jaar meer eerstejaars aantrekken, daarom hebben we een bier en wijnproeverij georganiseerd. Het was zeker een leuke activiteit voor de eerstejaars, vooral als je introkamp niet hebt meegemaakt. -

Floor zegt dat er bij Career Event in het jaarverslag moet worden vermeld hoeveel mensen er waren en hoeveel masterstudenten er waren. Floor noemt ook dat het stukje van Lustrum veel uitgebreider moet, er moet ook vermeld worden de er een extra ALV is geweest voor het overgebleven lustrum geld. Kim zegt dat het kopje Career Event en Wijnproeverij uitgebreider moeten terugkomen in het jaarverslag. Masteractiviteit We hebben extra masteractiviteit georganiseerd, namelijk de lezing afgestudeerd en dan? We willen binnen Commotie graag af van het bachelorimago. Het grootste aantal deelnemers was inderdaad schakel of masterstudent. Samenwerking nieuw gala Er is momenteel een samenwerking met ODIOM en LUGUS om een nieuw gala te organiseren. Later is Franken er ook bijgekomen. Het kandidaatsbestuur zal hier meer informatie over geven. Eerstejaarsdiner Het eerstejaarsdiner is dit jaar helaas niet door gegaan. Er was maar één aanmelding. Misschien ligt het eraan dat het niet in de eerste week plaatsvond en mensen elkaar al deels kenden. We hoorden achteraf dat de grote groep eerstejaars voor de borrel aan zelf uiteten waren geweest. Hokuren Tijdens de tentamenperiode hebben we toch wel hokuren gehouden op dinsdag. Dit was tegen wat we in ons beleidsplan hebben opgenomen. We wilden bereikbaar blijven voor leden en bedrijven. Hokspecials Dit jaar hebben we drie hokspecials georganiseerd, namelijk paaseieren zoeken, schoen zetten en een spelletjesdag. Helaas werden niet alle specials even goed bezocht. Maandprogramma Iedere maand hebben we een maandprogramma op het bord in de gang van de Harmonie. Hierop kon iedereen zien wat er die maand plaatsvond.

-

Geke geeft aan dat er vaak een poster van een andere vereniging op ons bord hangt, waardoor het bord onoverzichtelijker is. Anne geeft aan dat we ons hiervan bewust waren en deze verwijderden wanneer we ze zagen. Kim zegt dat er een update over het introkamp in het jaarverslag moet. Het idee was goed om een week later het introkamp te organiseren. Helaas waren er te weinig aanmeldingen voor de opleiding waardoor er ook minder aanmeldingen voor introkamp waren.


6

Boekverkoop Dit jaar verliep de boekverkoop niet zoals gepland. Boeken werden niet geleverd of boeken waren er überhaupt helemaal niet. Er was dit jaar een webshop. Twee keer was een belangrijk boek in zijn geheel niet geleverd. Het bestuur 2015-2016 zal moeten kijken naar een andere optie, want het contract stopt in dat jaar. Contact met de opleiding Dit jaar hebben we veel contact met de studiebegeleiders. Daarnaast hebben we geholpen bij de bachelor en propedeuse uitreikingen. Als laatste hebben we dit jaar, samen met de IntrodukCie, meegeholpen met matchingsdag. Anne heeft dit jaar plaatsgenomen in de Opleidingscommissie. Hbo instellingen Anne en Maya waren aanwezig bij een open dag op de Hanze. Helaas was hier geen student bij aanwezig. Wim Vuijk heeft voor ons flyers verspreidt bij andere Hbo instellingen. Voor Windesheim en Hanze hebben we nu een vaste contactpersoon. Columni bestuur Columni heeft nu een nieuw bestuur waardoor het contact veel beter verloopt. Joelle Ooms is nu voorzitter. Samen met Columni hebben we een leuke lezing met borrel georganiseerd. Het nieuwe bestuur is toegankelijker en makkelijker te bereiken. Continuering Student docentborrel Er waren veel docenten, helaas was er maar één student. Desondanks was het een geslaagde borrel. De docenten noemden dat zij het een goed initiatief vinden. Commotie kledinglijn Naast het vest en de zonnebril was er dit jaar ook de mogelijkheid om een pet te bestellen. Helaas niet de verkoop van de pet niet en hebben we dit niet door laten gaan. Het vest was wel weer populair. Ledentevredenheidsonderzoek 28 mensen hebben het maar ingevuld, het is vooral door actieve leden ingevuld. De buitenlandse reis en de lezing van Bearn Bilker bleken erg geslaagd. De lezing ‘Zakelijk Bloggen’ en de StudentDocent borrel werden als minder geslaagd beoordeeld. We hebben de enquête aan het einde van het studiejaar verstuurd het is verstandig om dit volgend jaar eerder te versturen, omdat mensen dan misschien al op vakantie zijn. -

Kim vraagt hoeveel zonnebrillen er nu nog zijn. Anne zegt dat we dit zullen uitzoeken. Activiteitenoverzicht Anne zegt dat het activiteitenoverzicht zal lopen van bestuursjaar tot bestuursjaar, het maakt dus niet uit door welke commissie dit georganiseerd wordt. Goedkeuren algemeen jaarverslag bestuur 2013-2014 Het algemeen jaarverslag bestuur 2013-2014 is goedgekeurd mits er de volgende aanpassingen worden gedaan: 2.1.7


7

Aanpassing algemeen verslag: fouten in de tekst vormgevers en samenvattingen 2.1.9 Erbij zetten dat commotie niet aansprakelijk is voor fouten in de samenvattingen 2.1.8 Bij Twitter erbij schrijven hoe Commotie Twitter professioneler gebruikt. Oppassen met het berichtenplaatsen op Facebook in de nacht. 2.3.3 Herhalen van praktijkdagen is niet echt een aanrader. Aanmeldingen vielen erg tegen. 2.3.4 Er staat een fout in, het zijn vijf lezingen en drie workshops 2.3.5 Idee om een contract te ondertekenen. Vorig jaar is dat niet gelukt maar gewoon weer proberen. Comment online laten drukken? Odium heeft ook een goede drukker online. Comment moet professioneler is eerder gezegd. In het nieuwe beleidsplan staat wel info. 2.4.5 Zijn er meer mensen bij het Careerevent gekomen, dat mist in het stuk? Het stuk is te algemeen. Zet erbij welke sprekers er waren en waar het over ging. Bespreek bevindingen. 2.4.4 Er mag meer informatie bij het stuk over de lustrum. Met name met wat er over was aan geld. Er is ook een extra ALV ingelast. 2.4.9 Is niet door gegaan, misschien doordat het een week later was en dus niet meer essentieel voor de eerste ontmoetingen. 2.4 Het puntje introkamp mist. Het introkamp was een week later dus daar mag wel wat over genoemd worden. 2.4.7 Gaat echt over masterstudenten. 3.3 Sjoukje kan helpen aan contacten bij de NHL. Er zijn best veel studenten die na hun propedeuse communicatie of communicatie & multimedia design door willen naar CIW. Die kan Commotie goed helpen. 3.6 Aanpassing over de verkoop van de petten. Die verliep niet heel goed Misschien goed om er ook in te zetten hoeveel brillen er nog zijn

8. Financieel jaarverslag bestuur 2013-2014


8

Jochem presenteert het financiële jaarverslag omdat Arlinda geen stem heeft. Er is per categorie een slide, na iedere slide is er ruimte voor het stellen van vragen. Jochem zal alleen de bijzonderheden benoemen. Bestuur Bij de post ‘reservering lustrum’ legt ieder bestuur €200,- in voor het lustrum. Deze €200,- was voor het afgelopen lustrum van 2014. Daarnaast hebben we nog €430,58 uitgegeven op deze post. Dit is het geld dat over is gebleven van het vorige lustrum. Dit staat nu op de spaarrekening voor het volgende lustrum in 2019. De printkosten zijn hoger uitgevallen dan begroot, dit heeft er vooral mee te maken dat wij vanaf januari een printer op het hok hebben gekregen. Deze printer is door het vorige bestuur aangeschaft omdat zij geld over hadden. De kosten hiervan waren aan het begin van ons bestuursjaar nog een ruwe schatting, omdat we niet zo goed wisten hoeveel dit zou gaan kosten. Het volgende bestuur zal deze kosten ruimer begroten. De post overig is onder andere gebruikt voor cadeautjes voor de leden van de RvA en KasCo die weggaan, het printen en lamineren van onze bestuursfoto voor op het prikbord in het Harmoniegebouw, het bedrukken van kerstkaartjes en het aanschaffen van nieuwe inktpatronen voor de stempel met onze adresgegevens op het hok. De post extra inkomsten O-ALV betreft het extra geld dat vrijkwam op de begroting omdat Maya naar aanleiding van de O-ALV haar streefbedrag moest ophogen en de opbrengsten van de Club van 25 omhoog moesten. Dit kwam neer op €155,00 extra inkomsten. Van dit geld hebben wij met goedkeuring van de HALV een nieuwe wateren stootproof digitale camera gekocht met een nieuwe SD-kaart (€147,99).De SDkaart van de vorige camera paste niet in de nieuwe camera, dus waren we genoodzaakt om ook een nieuwe SD-kaart aan te schaffen. Zakelijk De bankkosten zijn hoger uitgevallen dan begroot. Vanaf januari 2014 heeft de ABN AMRO hun maandelijkse kosten verhoogd, waardoor bijvoorbeeld nu ook maandelijks €10,00 moeten betalen voor een incassocontract. Ik heb samen met mijn opvolger Anniek naar mogelijkheden gekeken om over te stappen naar de SNS Bank, maar daar werd ons geadviseerd om eerst heel goed na te denken over de eventuele voordelen, omdat overstappen veel gedoe met zich meebrengt. Verder werd ons verteld dat SNS Bank vooral een bank is die geschikt is voor kleine ondernemers en eenmansbedrijfjes, verenigingen zijn niet hun specialiteit. Omdat het niet zeker is dat overstappen veel goedkoper is en de service bij de SNS niet veel anders is dan bij de ABN, hebben we wel besloten om bij de ABN te blijven. De bankkosten zullen volgend jaar dus wat ruimer begroot worden. De inkomsten qua rente vallen daarentegen wel wat hoger uit dan begroot waardoor de bankkosten weer enigszins worden gecompenseerd. PR De post ledenwerving is wat hoger uitgevallen, dit komt omdat we veel promomateriaal hebben laten drukken voor HBO instellingen. Hiervan zijn nog flyers over, deze kunnen volgende besturen gebruiken. Verder heeft de post Commotie kledinglijn verlies gemaakt, dit kwam omdat we verwacht hadden meer zonnebrillen te verkopen.


9

De post Opdruk commissiekleding is ook hoger uitgevallen, omdat we dit jaar meer actieve leden hadden (o.a. door een extra LustrumCommissie). Deze kosten worden vergoed door het Golden Fust, dus dit maakt geen verschil voor de eindbalans. Commissies De AlmanakCie heeft door de vele sponsoring die ze hebben opgehaald geld overgehouden, namelijk €231,94. In overleg met de KasCo hebben we besloten om dit geld te schenken aan de volgende AlmanakCie. De CongresCie heeft €20,15 winst gemaakt. Officieel is het zo dat de winst die de Nationale Dag van de Communicatie maakt wordt doorgeschoven naar de vereniging die de Nationale Dag het volgende jaar organiseert. Wij hebben dit echter niet gedaan, omdat Maya €150,00 van haar sponsorgeld ‘gedoneerd’ heeft aan de CongresCie. Dit geld was eigenlijk bedoeld voor de post ‘overige sponsoren’, maar omdat Maya haar streefbedrag al had gehaald en de CongresCie een beetje krap zat, hebben we ervoor gekozen dit door te schuiven. Omdat het om ons eigen sponsorgeld gaat, vonden we niet dat dit binnen de Nationale Dag hoefde te blijven. Deze €20,15 is daarom teruggeboekt naar de post overige sponsoren. Zo komt de CongresCie op €0,00 uit. De RedakCie heeft budget overgehouden door een fout van de drukker. We hebben extra pagina’s laten drukken omdat er nog geld over was, maar ’t Hartje heeft de Comment op dunner papier laten drukken waardoor de Comment weer goedkoper is geworden. De RedakCie heeft hierdoor €84,99 overgehouden, dit is meegegeven aan de nieuwe RedakCie. De SpeCie heeft bewust verlies gemaakt. Omdat wij geld overhadden op onze verwachte eindbalans hebben we besloten om een deel daarvan te investeren in de septemberborrel. De kosten voor een gratis fust en hapjes op deze borrel kwam deels vanuit het overgebleven budget van de SpeCie, en deels van het overgebleven geld op onze eindbalans. De AkCie heeft hun budget goed besteed, het bedrag dat ze overhadden (ongeveer €65,00) heb ik in overleg met de commissie bij hun bijdrage aan de liftwedstrijd opgeteld, zodat hun post mooi op €0,00 uitkomt en de liftwedstrijd iets goedkoper per persoon zou zijn. De LustrumCie heeft winst gemaakt; een deel daarvan is naar de lustrumbarbecue gegaan en het andere deel naar de spaarrekening voor het nieuwe lustrum. -

Marissa vraagt waarom het geld van deze RedakCie doorgeschoven is naar de volgende RedakCie. Arlinda zegt dat dit is omdat de factuur pas lastminute kwam Activiteiten De Columni-activiteit is minder duur uitgevallen dan begroot, er waren niet veel bezoekers waardoor er minder drankjes betaald hoefden te worden, de lezing was gratis en de spreker hoefde ook geen reisvergoeding. De kosten hiervan zijn gemaakt voor posters drukken, drankjes en hapjes tijdens de lezing en voor een presentje voor de spreker. Commotie heeft alles voorgeschoten en de helft is gefactureerd naar Columni.


10

Er is dit jaar maar één P-uitreiking geweest in plaats van twee, daarom heeft deze post winst gemaakt. Wat betreft de B-uitreiking, omdat bij deze de tweede vrij klein was, is er budget overgebleven. Van de post overige activiteiten hebben we de kosten van de Sint Patricksdayborrel betaald, we hadden hier met alle verenigingen shotjes afgekocht (€30,00). Verder hebben we hiervan een gedeeld fust betaald voor de borrel met de Chemische Binding (€75,00). Verder is er €618,92 van de LustrumCie naar deze post gegaan waarvan de lustrumbarbecue is betaald. Tot slot hebben we hiervan een borrel betaald na afloop van de Facultaire Introdag voor de nieuwe CIW’ers (€65,30). De post einddiner maakt verlies. Dit is bewust gebeurd. Op de helft van het jaar bleek al dat we geld zouden overhouden, daarom is er toen in overleg met de KasCo besloten dat we dit konden gebruiken voor het actieve ledendiner. De actieve leden hoefden op deze manier dan minder geld te betalen voor het diner, zodat we ze wat beter konden bedanken. Ik had begroot dat Commotie €150,00 zou inleggen voor dit diner, dit is uiteindelijk dus €237,00 + €150,00 geworden door de leden een bedrag van €5,00 te laten betalen. Het volgende bestuur is meegegeven om op hun begroting meer geld in te leggen voor dit diner zodat je je actieve leden beter kunt bedanken voor hun inzet. Het Career Event is wat duurder uitgevallen, we wilden dit graag professioneel laten overkomen, met gratis koffie, thee en eten. Daarnaast is hiervan reisvergoeding en bedankjes voor de sprekers betaald. Het Alfabetfeest heeft in het algemeen verlies gemaakt doordat de kaartverkoop bij alle verenigingen minder goed verliep dan was verwacht. In het contract staat dat dit verlies wordt opgevangen door alle verenigingen. Dit verlies kwam neer op €14,72 per vereniging. De post inkomsten externen is later in het jaar toegevoegd omdat we toen een HRwijziging hebben gemaakt voor de regeling wat betreft externen bij Commotieactiviteiten. Zij kunnen tegen betaling meedoen met een activiteit, mits er genoeg plek is. In het afgelopen halfjaar heeft één extern €5,- betaald voor deelname aan ons Career Event. Met de Kascommissie is afgesproken dat deze post voor de toekomst eigenlijk overbodig is. De eventuele inkomsten van externen zullen vanaf volgend bestuursjaar gewoon binnenkomen bij de desbetreffende commissie/activiteit. Onvoorzien We hebben een aantal keer aanspraak moeten maken op deze post: - €4,05 door een misrekening bij het Running Dinner - €45,12 door een misrekening met het statiegeld van ALW - €5,00 doordat we per ongeluk een kaartje teveel hadden afgekocht voor het Alfabetfeest dat vervolgens is blijven liggen en niet is verkocht aan één van onze leden - €10,64 kredietbeperking van een factuur van ’t Hartje die door onze fout lang in het postvakje is blijven liggen. Dit bedrag mag worden afgetrokken van de factuur wanneer je hem op tijd betaalt, hiervoor waren we te laat. Omdat ik door onze fout geen commissies wilde benadelen met extra kosten, heb ik dit van onvoorzien af laten gaan. - €37,40 aan extra treinkaartjes voor de liftwedstrijd die door miscommunicatie toch niet nodig bleken te zijn.


11

- €140,00 voor de huur van partytenten bij de lustrumbarbecue. Het weer was heel slecht maar we wilden de barbecue toch graag door laten gaan. - €18,40 overgebleven drankjes na het actieve ledendiner. Niet iedereen heeft betaald wat hij/zij gedronken heeft. Dit heeft Commotie dus uiteindelijk betaald. Contributie De contributie is in het algemeen iets hoger uitgevallen dan begroot, er zijn nog redelijk wat nieuwe leden bijgekomen gedurende het jaar. De post Docentleden heeft €16,00 minder opgebracht, dit kwam doordat één van de docentleden Ali Oussaid is. Hij hoeft niet te betalen omdat hij erelid is. Sponsoring De winstbijdrage van Studystore is dit jaar lager geweest dan begroot. Minder Commotieleden hebben hun boeken via Commotie besteld. Dit jaar is er een nieuwe webshop die te bereiken is via onze website. We hopen dat de winstbijdrage volgend jaar dan meer zal zijn. De post overige sponsoren betreft het geld dat Maya heeft binnengehaald. Dit is dus iets meer dan haar streefbedrag. Verder was hier nog €150,00 extra voor bedoeld, maar dit is zoals al eerder genoemd naar de CongresCie gegaan. Hierbij de lijst met alle inkomsten voor deze post: - €7,46 retourcommissie Tapasco en Cantina Mexicana - €150,00 Universiteit Wageningen - €225,00 Tilburg University - €150,00 Pacific - €150,00 Jonge Harten - €240,00 Pakhuis - €75,00 Radboud Universiteit Nijmegen - €225,00 Tilburg University -€20,15 Universiteit Wageningen* *Dit was eigenlijk €150,-. De rest van dit bedrag is overgeboekt naar de CongresCie zodat zij geen verlies meer zouden maken en omdat Maya haar streefbedrag al had gehaald. De post Studentenlink is ook een stuk lager uitgevallen dan begroot. Maya heeft uitgezocht hoe dit komt. Wij plaatsen als Commotie een banner van Studentlink op onze website. Afhankelijk van hoe vaak onze website wordt ingeladen, krijgen wij een vergoeding van Studentlink. Echter, wij ontvangen alleen geld als er een banner van een externe partij getoond wordt en de pagina wordt ingeladen. Wanneer de banner van Studentlink zelf op de site staat, krijgen we geen geld. Dit jaar heeft Studentlink blijkbaar moeite gehad met het vinden van externe sponsoren, waardoor de opbrengsten voor ons heel laag zijn. We hebben in overleg met het kandidaatsbestuur besloten om de samenwerking met Studentlink om deze reden op te zeggen: er is dan meer ruimte op de site voor andere banners waarbij je een vast bedrag kunt afspreken voor bijvoorbeeld een paar maanden. Dit levert veel meer op. Het contract loopt af in december, dus wij geven dit over aan het volgende bestuur. Wij krijgen nog wel wat geld van Studentlink voor de afgelopen maanden (€28,56 staat er nu vast en daar komt nog iets bij voor het laatste kwartaal). Het kan echter pas uitbetaald worden vanaf €50,00 of hoger. Dan kunnen wij pas een factuur naar hun opsturen voor het geld. De inkomsten kunnen dus pas gedeclareerd worden in het nieuwe bestuursjaar. Dit worden dan extra inkomsten voor het nieuwe bestuur.


12

Subsidies Het Faculteitsfonds is iets positiever uitgevallen dan begroot. Het Faculteitsfonds van 2014 is vastgesteld op €453,30. De helft hiervan hebben wij gebruikt (€226,65) en de andere helft is voor het nieuwe bestuur. Balans Met de €234,88 die we doorgeven aan het volgend bestuur komt de balans op €0,00 uit. De reden waarom we zoveel meer uitgaven en inkomsten hebben dan in de begroting komt vooral doordat de incasso van de contributie in eerste instantie mislukt was. Maya heeft een winst gemaakt van €41,-. Daarnaast Maya heeft 150€ van universiteit Wageningen besteed aan de CongresCie. Kortingen met de Commotiepas Alle eerstejaars krijgen deze pas aan het begin van het studiejaar. 5% korting bij Rijschool Ring Op vertoon van je pas bij stadbakkerij Meijer 10% korting op je bestelling 20% korting bij Inventus Een extra luxe broodje voor de gewone prijs bij Ill Gusto

9. Bevindingen KasCommissie Marissa geeft aan dat ze dit jaar vier keer samen zijn gekomen met de KasCo. Alles is door de KasCo goedgekeurd.

10. Beleidsplan bestuur 2014-2015 Anne Nienke geeft aan dat professionalisering een belangrijke rol speelt in het beleidsplan, het thema Connect your Qualities sluit hierop aan. Verder geeft ze aan dat er na elke slide vragen mogen worden gesteld. Connect your Qualities In het vijfjarenplan staat dat Commotie zich professioneler wil gaan uiten. Ons thema Connect your Qualities sluit hierop aan. We willen dat de leden hun individuele kwaliteiten bij Commotie kunnen ontwikkelen door het aanbieden van uitdagend commissiewerk. We willen de onderlinge verbondenheid stimuleren door de betrokkenheid tussen de leden te vergroten door middel van de commissiecompetitie, samenwerkingen tussen commissies en de voorzittersvergaderingen. Daarnaast willen we het aangeboden studiegerelateerde aanbod kwalitatief verbeteren. Dit komt erop neer dat het aantal studie gerelateerde activiteiten dit jaar hetzelfde zal blijven. We kiezen dus voor kwaliteit boven kwantiteit. Ten slotte willen we ons meer verbinden met externe partijen om te profiteren van elkaars kennis en ervaring. Naast de samenwerkingen die bestaan willen we dit jaar meer uit de samenwerking met Columni halen en proberen we het contact met KicK weer aan te halen. Identiteit, missie en visie De missie van Commotie is om een gevarieerd aanbod van studiegerelateerde en niet-studie gerelateerde activiteiten aan te bieden. Het aantal studiegerelateerde activiteiten is de afgelopen jaren flink gestegen. Onze insteek is om de studie


13

gerelateerde activiteiten van Commotie gelijk te houden en naar een hoger niveau te tillen. Dit draag weer een steentje bij aan de professionalisering van Commotie. Branding Intern Naar aanleiding van het Vijfjarenplan streven we erna dat minimaal 85% van alle CIW-studenten lid is van Commotie. Om dit te realiseren willen we naast de boekenkorting, aantrekkelijke activiteiten aanbieden die aansluiten op de behoeften van de studenten. Deze behoeften worden gepeild door middel van een poll op Facebook en/of op de website. Met betrekking tot sociale media zal Facebook voor de interne branding worden gebruikt, vanwege het aantal ‘likes’ vinden wij het een geschikt medium hiervoor. Daarnaast zal de Commotiekleding worden gedragen tijdens activiteiten door de desbetreffende commissie, dit zorgt voor een stukje saamhorigheid. -

Floor vraagt of die tabel van aantal CIW leden ook in het jaarverslag kan Anne Nienke geeft aan dat ze niet in de volgorde van het beleidsplan de presentatie heeft gemaakt. Extern Om naamsbekendheid te genereren en professionaliteit uit te stralen wordt hier ook de ‘Commotie-groene’ huisstijl en het logo gebruikt om de identiteit van Commotie naar buiten uit te dragen. Verder gaan we Twitter en LinkedIn gebruiken om met externen in contact te komen. Twitter zal gebruikt worden om in contact te komen met sprekers van studie gerelateerde activiteiten en LinkedIn voor kennisdeling met alumni. Daarnaast dragen we professionaliteit uit door het hebben van visitekaartjes. Susanne in het bezit hiervan omdat zij het meest met externen in contact komt. Ten slotte zal de handtekening in de mail worden uitgebreid met links naar Facebook, Twitter en LinkedIn om zo externen hier ook mee in contact te laten komen. Continuïteit – commissies We hebben besloten dat er dit jaar geen nieuwe commissies bijkomen. De commissiemap is gedigitaliseerd afgelopen jaar en zal dus dit jaar voor het eerst digitaal worden overgedragen. De CCV blijft ook dit jaar weer verplicht. Om de CCV zo aantrekkelijk mogelijk te maken wordt er zoveel mogelijk gebruik gemaakt van beeldmateriaal zowel van het bestuur als van de commissies. Ook komend jaar zal de CCV in Hemingway’s plaatsvinden. Een contract hierover is in de maak. Dit jaar willen we het aantal StuCie en PrakCie activiteiten gelijk houden. We gaan dit niet verhogen omdat we voor kwaliteit willen gaan en de studie gerelateerde activiteiten naar een hoger niveau willen tillen. Dit draagt bij aan de professionalisering van Commotie. Continuïteit – activiteiten Afgelopen jaar is een extra eerstejaarsactiviteit ingesteld. Deze activiteit willen we behouden om de betrokkenheid en verbondenheid tussen de nieuwe studenten te stimuleren. Omdat we schakelstudenten er ook bij willen betrekken, zullen we de activiteit Nieuwe CIW’er-activiteit noemen omdat deze naam schakelstudenten meer aantrekt dan eerstejaarsactiviteit. Het idee is om weer een bier- en wijnproeverij te organiseren.


14

De wekelijkse hokuren blijven plaatsvinden op dinsdag en donderdag van 11 tot 15 uur. Tijdens de tentamenweken zal er eenmaal per week hokuur plaatsvinden om toch bereikbaar te blijven voor de leden. Voor Masterstudenten zullen we net als afgelopen jaar 2 Masteractiviteiten organiseren, deze zijn studiegerelateerd. Deze activiteiten zijn specifiek gericht op Masterstudenten, echter zijn alle leden welkom. De buitenlandse reis vond dit jaar in het weekend van Pasen plaats. Veel bedrijven en de universiteit waren toen gesloten. Er is inmiddels contact geweest met het Afdelingsbestuur om een geschikte datum te vinden. Er is afgesproken dat de derde tentamenweek van de derde periode, alleen op dinsdag en woensdag tentamens worden gepland, zodat we woensdagavond weg kunnen. Daarnaast zijn we bezig om maandag roostervrij te regelen. -

-

Floor vraagt zich af waarom ook andere leden welkom zijn op masteractiviteiten. Het kan voorkomen dat masterstudenten graag een activiteit voor zichzelf willen. Renske zegt dat ze ook graag als derdejaars welkom is op zulke activeiten zou komen Anne geeft aan dat die leden ook kijken naar de toekomst Maya geeft aan dat dit idee al eerder aangedragen is, toen uitgezocht of dit onder andere leden speelde. Hier kwam niet veel respons op. Kim geeft aan dat ook veel masterstudenten bij workshop presenteren waren, en dat de masterstudenten daar vooral aan het woord waren. Workshop is interessanter als het kleiner is en intiemer, dat is een goede masteractiviteit optie. Susanne geeft ook aan dat je mensen dan echt uitsluit en ze buitengesloten laat voelen. Sara vraagt of er 7 of 8 praktijkdagen moeten worden georganiseerd. Dit zijn er 8. Rick vraagt of er een idee is om de boekverkoop te stimuleren Susanne geeft aan dat we extra zouden kunnen benadrukken dat de boeken veel goedkoper zijn dan bij Bol.com. Continuïteit – presentatie Net als vorig jaar verplichten we alle actieve leden om commissiekleding aan te schaffen. Deze zal voorzien zijn van het Commotie-logo, commissienaam en het logo van de sponsor en stamkroeg ‘Golden Fust. Verder is er bij alle studiegerelateerde activiteiten een dresscode om een professionele indruk achter te laten. De Commotie-kledinglijn zal worden voortgezet, producten uit deze kledinglijn kunnen besteld worden voorafgaand aan de buitenlandse reis. De zonnebrillen van afgelopen jaar zullen komend jaar nog worden aangeboden zolang de voorraad strekt. Als de voorraad ten einde loopt zullen wij een nieuw product aan de kledinglijn toevoegen.

-

Kim geeft aan dat het ook een goed idee is om een feedbackformulier te sturen naar sprekers en mensen die op zakelijk gebied met Commotie in aanmerking zijn gekomen Continuïteit – studiegerelateerde aspecten Net als voorgaande jaren zal Commotie de boekverkoop verzorgen via Studystore, ook wordt deze weer geregeld door de extern coördinator. Ook dit jaar zullen er weer bijlesgevers op de site komen te staan. Er is een lijst te vinden met namen van


15

studenten en de bijbehorende vakken waarin zij bijles geven. De student kan zelf contact opnemen met de desbetreffende student. Wij als bestuur zullen zorgen dat de lijst up to date is. Wat betreft contact met de opleiding zullen wij als bestuur ondersteunen tijdens P en B-uitreikingen, één dag student en de Matchingsdag. Verder vinden we het belangrijk om beslissingen die betrekking hebben op de studie te bespreken met de studieadviseurs en docenten. Continuïteit – bestuursaspecten De schaduwfuncties zijn als volgt: Anne Nienke - Penningmeester Job - Intern Coordinator Anniek - Extern coördinator Cor - Secretaris Susanne - Vice Voorzitter Job neemt de website op zich, ondersteunt door Susanne. Anniek neemt de sociale media op zich, ondersteunt door Anne Nienke. Continuïteit – ervaring Drie jaar geleden is de oud-besturendag geïntroduceerd. Ook komend jaar zullen wij dit voort zetten. Hierbij kan er kennis en ervaring worden gedeeld. Aan het einde van het jaar zal er een ledentevredenheidsonderzoek worden uitgevoerd in de vorm van een enquête net als afgelopen jaar. Zo krijgen we een beeld van wat er speelt onder de leden en welke zaken er verbeterd kunnen worden. Ook dit jaar willen we gebruik maken van de LinkedIn-groep van Commotie. Hier zitten zowel huidige als oud-studenten van Commotie in en hier kan kennis en ervaring gedeeld worden. Als bestuur willen we deze groep meer actief laten worden door aan te sluiten bij de Columni LinkedIn. Hier is al contact over geweest en komend jaar gaan wij hier aan werken om meer contacten te genereren. Betrokkenheid en verbondenheid – de vereniging De SpeCie en de AkCie organiseren activiteiten die er specifiek op gericht zijn om betrokkenheid en verbondenheid te bewerkstelligen. Leden krijgen tijdens deze activiteiten de gelegenheid om met elkaar en met het bestuur in contact te komen. Cor is als Intern Coördinator de schakel tussen de commissies en het bestuur. Hij zal door een positieve en open houding de commissies motiveren en aansporen. Cor gaat ook de CCV leiden en houdt de aanwezigheid van commissieleden bij. Verder willen we net als afgelopen jaar als bestuur tussen de leden staan. Tijdens activiteiten willen wij niet als groep naar buiten treden, maar ons mengen met de leden. Zo hopen wij de drempel te verlagen voor leden om contact met ons op te nemen. Echter zijn we er wel van bewust van het feit dat je af en toe wel moet optreden als één bestuur. Betrokkenheid en verbondenheid – externen Dit jaar willen we de samenwerking met Columni intensiveren om een brug te slaan tussen studie en praktijk. Hier is inmiddels contact over geweest. Verder zullen we dit jaar naar alle waarschijnlijkheid de jaarlijkse zusjesdag organiseren, een goed moment om Commotie op de kaart te zetten bij alle andere communicatiestudieverenigingen. Ook willen we het contact met de broederverenigingen goed onderhouden door zoveel mogelijk constitutieborrels te bezoeken. De concrete samenwerkingen met broertjes worden nader toegelicht.


16

De Club van 25 willen we uitbreiden van 9 naar 12 leden op basis van het Vijfjarenplan. We willen dit concept promoten door ook leden te attenderen op de Club van 25, alsmede het aanspreken van onder andere docenten, leden van Columni, sprekers van lezingen en organisatoren van praktijkdagen -

Floor zegt dat ze het een slecht idee vind om weer met KIC contact op te doen. Anne Nienke heeft het bestuur al gesproken omdat ze zelf ook de voordelen ervan inzien. Kim zegt dat je wel sociale contact met houden, niet perse hoeven doen. Maya zegt dat Gerjan nu in de RvA zit en dat ze erover gesproken hebben over een activiteit samen en dat hij hier positief tegenover staat. Samenwerking Intern Het contact binnen en tussen commissies is belangrijk voor de interne samenwerking binnen de vereniging. Deze samenwerking tussen verschillende commissies zorgt ervoor dat commissies kennis en ervaring met elkaar delen. Dit contact tussen commissies wordt gerealiseerd door verschillende sociale activiteiten zoals de CCV, hokuren en samenwerkingen tussen commissies zoals de bekendmakingsborrel die georganiseerd kan worden door de ReisCie samen met de SpeCie. Opleiding CIW Wat betreft samenwerking met de opleiding zullen wij als bestuur ondersteunen tijdens P en B-uitreikingen, één dag student en de Matchingsdag. Verder zal Susanne in de Opleidingscommissie plaatsnemen om op de hoogte te blijven van zaken die spelen binnen de opleiding CIW. Als bestuur willen we verder goed contact onderhouden met docente en studieadviseurs van de opleiding. Hbo-opleidingen Op het gebied van Hbo-opleidingen willen wij ons vooral richten op studenten die het schakelprogramma willen volgen. We willen doorstromers kennis laten maken door middel van informatieve mails, posters en flyers. Afgelopen jaar is de voorlichting geen succes geweest, vandaar dat wij er ook niet mee door gaan.

-

Sjoukje geeft aan dat je niet de groep die na de propedeuse de bachelor CIW willen gaan doen moet onderschatten. Andere verenigingen In samenwerking met de MARUG wordt het jaarlijkse ComMa-congres georganiseerd. Daarnaast zal Commotie dit jaar samen met een aantal studieverenigingen het Alfabetfeest en Prominent in de Tent organiseren. Verder zal er een pubquiz met ZaZa en TWIST plaatsvinden. Ook wordt er in mei een gala georganiseerd in samenwerking met TBV Lugus, Professor Francken en ODIOM. Ons doel is om nog een sportactiviteit met FMF te organiseren. Ten slotte willen we het contact met KIC weer aanhalen omdat we als communicatiestudieverenigingen veel aan elkaar kunnen hebben. Bedrijven Ook dit jaar gaan we verder met het zoeken naar nieuwe communicatiegeoriënteerde organisaties om zo ons netwerk uit te breiden. Susanne als Extern Coördinator zal contacten met bestaande sponsoren onderhouden en op zoek gaan naar nieuwe


17

organisaties, bedrijven en universiteiten die geïnteresseerd zijn in een samenwerking met Commotie. Sponsoring Bij sponsoring kan gedacht worden aan advertenties in de Comment, op de website of het verlenen van medewerking tijdens een congres. Susanne heeft een lijst met bedrijven van Maya ontvangen die mogelijk geïnteresseerd zijn. Deze bedrijven zal Susanne benaderen. Tevens zal er in het eigen netwerk gezocht worden naar (communicatie-gerelateerde) bedrijven die iets voor Commotie kunnen betekenen. -

Kim vraagt of er naar haar feedback vanuit de RvA is gekeken. Misschien moet hier nog naar gekeken worden. Professionalisering Interne professionalisering Het afgelopen jaar is Commotie herijkt door het CUOS. Als feedback gaf het CUOS aan dat de Comment op het gebied van vakinhoudelijkheid nog verbeterd kan worden. We willen daarom dit jaar de Comment gaan professionaliseren door meer vakinhoudelijke artikelen te plaatsen en minder niet-communicatie gerelateerde artikelen. Een voorbeeld hiervan is de nieuwe rubriek ‘Afgestudeerd, en dan?’. Hierin komen afgestuurde CIW’ers aan het woord over hun verdere loopbaanontwikkeling. Verder zullen alle activiteiten die vanuit commissies worden georganiseerd, door de commissies zelf worden herijkt. Hierbij wordt er een kort verslag gemaakt van de activiteit, samen met een lijst met deelnemers. Om op consequente wijze de archivering van activiteiten van Commotie voort te zetten, zal de Intern Coördinator aan het begin van het collegejaar het herijkingsformulier naar alle commissies sturen en zal erop toezien dat deze wordt ingevuld.

-

Floor zegt dat het een risico is om veel eerstejaars studenten in de RedakCie te laten. Rick geeft aan dat je in de kleinere Comment minder tekst kan. Dan kun je veel langere artikelen kwijt. Kim zegt dat er ook gekeken kan worden naar meer pagina’s Sjoukje zegt dat het misschien een idee is om bij de professionalisering van de Comment ook iets te doen aan de vormgeving. Deze is namelijk niet erg professioneel naar haar idee en trekt daarom ook niet aan om ‘serieuze’ stukken te lezen. Externe professionalisering In het kader van externe professionalisering blijven we een dresscode aanhouden tijdens studie gerelateerde activiteiten om een professionele indruk achter te laten. De dresscode zal worden bepaald afhankelijk van het type activiteit. Andere middelen om professionaliteit uit te dragen zijn het drukken van de visitekaartjes. Susanne zal in het bezit zijn hiervan, omdat zij het meest in contact is met externen. Wanneer er contact wordt gezocht met externen via de mail wordt er altijd afgesloten met een algemene handtekening. Deze handtekening zal ook links bevatten van Facebook, Twitter en LinkedIn zodat externen hier bekend mee worden. Vernieuwingen- commissies We willen de RedakCie meer betrekken bij de website. Het streven is om de website up to date te houden door toetsenborden, headlines en vakinhoudelijke-artikelen met


18

grote regelmaat te plaatsen. Iemand van het bestuur zal de RedakCie hierbij begeleiden. Om ervoor te zorgen dat de activiteiten van de StuCie beter bezocht worden, willen wij de functie ‘Promo’ instellen. Deze persoon zal het voortouw nemen in het promoten van activiteiten door bijvoorbeeld collegepraatjes. Zoals al eerder genoemd, willen wij dit jaar een commissiecompetitie instellen. Deze competitie heeft als doel dat commissies meer in contact komen met elkaar. In deze commissiecompetitie kunnen commissies elkaar uitdagen voor een willekeurige wedstrijd. Bij winst klimt de commissie op de commissiepiramide. De exacte regels voor deze competitie worden tijdens de eerste CCV uitgelegd. Om te kunnen beschikken over goede foto’s van alle activiteiten, krijgen de commissies de taak om bij eigen activiteiten de foto’s te verzorgen met de Commotiecamera. Op deze manier is Commotie verzekerd van goede foto’s die een volledig beeld scheppen van de activiteit. Wij als bestuur zullen de fotocamera in de gaten houden om misbruik te voorkomen. Om kennis en ervaringen te delen worden er voorzittersvergaderingen samen met de Intern Coördinator ingesteld. Deze vergaderingen zal zijn met alle commissievoorzitters en zal sowieso een keer plaatsvinden en indien nodig twee keer. De commissiemarkt hebben wij iets anders vormgeven dit jaar. Iedereen was vrij in het aantal commissies waarvoor gesolliciteerd wordt omdat wij van mening waren dat je de studenten niet kunt dwingen. De leden hebben we wel aangemoedigd om meerdere keuzes aan te geven omdat het doel is om zoveel mogelijk leden actief lid te kunnen maken. En dit is gelukt, in totaal hebben we nu ongeveer 69 actieve leden exclusief bestuur en de ComMa. Veel eerstejaars zijn actief lid geworden. -

Marissa geeft aan dat zij het niet een goed idee vind om de commissies zelf foto’s te laten maken. Kim zegt dat je als bestuur zijnde maak je contact met de camera. Renske zegt dat de commissie zelf misschien wel genoeg taken hebben. Floor snapt het nut van de voorzittersvergadering niet. Cor zegt dat hij hierin wil aangeven wat zijn verwachtingen zijn, het herijkingsdocument kan bespreken en voorzitters met elkaar in contact brengen. Ook de halfjaarlijkse evaluatie blijft er ook in. Vernieuwingen – activiteiten We streven erna om twee activiteiten te organiseren met Columni, waaronder een kroegcollege. Uit het ledentevredenheidsonderzoek is gebleken dat dit een geslaagde activiteit was tijdens de Lustrumweek. We willen een kroegcollege houden met een alumnus, een docent en een bedrijf. Op deze manier willen we een brug slaan tussen de praktijk en studie. Afgelopen jaar was de opkomst tijdens de student-docentborrel gering. Aangezien dit een goede gelegenheid is voor studenten om te netwerken met docenten, willen wij deze activiteit aantrekkelijker maken door het te veranderen in de studentdocentbarbecue. Zo hopen we de opkomst van de student-docent activiteit te verhogen. In het afgelopen jaar kwam de situatie geregeld voor dat leden zich op het laatste moment of helemaal niet afmeldden voor activiteiten van de StuCie en PrakCie. Dit jaar willen we benadrukken dat het bezoeken van de activiteit bij aanmelding verplicht is en je ruim van te voren afmeldt als je niet kan via de site. Passend bij ons thema ‘Connect your Qualities’ willen we de kwaliteit van onze studie gerelateerde activiteiten verhogen, door deze beter af te stemmen op de wensen van


19

de leden. Dit zal gebeuren door middel van polls op de website en de Facebookpagina, waar leden aan kunnen geven welke activiteiten zij graag zien plaatsvinden. Zo hopen we te kunnen voldoen aan de wensen van de leden en op deze manier een hogere opkomst bij deze activiteiten te genereren. Daarnaast zal er een ideeënbox worden geïntroduceerd zodat leden input kunnen leveren over de activiteiten en dergelijke. -

Marissa zegt dat je bij LUGUS achteraan een activiteit wordt geplaatst als je je telkens laat afmeldt. Marissa weet niet of Congressus de functie poll ondersteund. Kim vraagt of het huidig bestuur het advies van de RvA heeft over de afmeldingen heeft doorgegeven aan kandidaatsbestuur. Vernieuwingen- website De website willen we actiever inzetten als medium om verbondenheid met onze leden te vergroten. Allereerst willen we polls op de hoofdpagina plaatsen waarin leden hun voorkeuren kenbaar kunnen maken. Ook willen we pagina’s als ‘headlines’ en ‘toetsenbord’ actueler houden en we streven ernaar dat er een samenvatting van elk regulier CIW-vak beschikbaar is op de website. Daarnaast gaan we op zoek naar nieuwe bijlesgevers die bereikbaar zijn via de website en hebben we ideeën voor nieuwe vakinhoudelijke rubrieken. We willen onder andere de rubriek ‘Afgestudeerd, en dan?’ toevoegen aan het onderdeel ‘Media’. Hierin vertellen (pas) afgestudeerde CIW’ers over hun huidige baan en connectie met de opleiding CIW. Ook willen we een pagina met ‘Open Dagen’ toevoegen aan het onderdeel ‘Studie’ om hier een overzicht te geven van alle open dagen op andere universiteiten.

-

Vernieuwingen- netwerk Een aantal jaar geleden is het nieuwe initiatief van de RuG, NEXT gelanceerd. Onder meer studenten, medewerkers, Alumni en werkgevers kunnen met elkaar in contact worden gebracht door het platform waar studie gerelateerde activiteiten en stages op worden geplaatst. Dit initiatief sluit mooi aan op ons thema ‘Connect your Qualities’. Met NEXT zullen wij dit jaar contact onderhouden via Esther Haag (Coördinator Letteren) en kijken of er mogelijkheden voor samenwerking liggen. . Marissa zegt dat NEXT inmiddels niet meer een nieuw initiatief is. Stijn zegt dat eerstejaaractiviteit nog anders moet in de begroting Goedkeuren beleidsplan bestuur 2014-2015 Het beleidsplan 2014-2015 wordt goedgekeurd mits er de volgende aanpassingen worden gedaan: Algemeen Er wordt wat gedaan aan de herhaling in het beleidsplan 4.2.1 PrakCie moet wel gewoon acht activiteiten organiseren (er staat zeven) 4.2.4 Tip: denk na over hoe het komt dat de boeken slecht verkopen.


20

4.2.6 Tip: er kan ook een tevredenheidsonderzoek gedaan worden bij mensen die in contact zijn geweest met Commotie (sprekers). 4.3.2 Leden attenderen op de Club van 25. Leden mogen zelf geen lid worden. Dit moet nog verduidelijkt worden. 4.6.1 Het is de vraag of het verstandig is om de commissies de foto’s zelf te laten maken. Er wordt veel misbruik gemaakt van de camera en het zou zonde zijn als er weer een nieuwe camera gekocht moet worden. 4.6.2 Tip: kijk even naar Lugus. Zij hebben een regeling voor mensen die zich afmelden voor een activiteit. Een soort ‘zwarte lijst’. Tip: borg vragen voor activiteiten 4.6.4 NEXT is niet meer een nieuw initiatief

11. Begroting bestuur 2014-2015 Bestuur Reservering lustrum: €200 ingelegd, dit wordt de richtlijn voor de komende vijf jaar. Minder geld inleggen omdat er een groot bedrag over was afgelopen jaar is niet aan de orde, want een aantal posten waren qua uitgaven lager uitgevallen, dit is niet te voorspellen voor de komende vijf jaar. Consumpties: hier vallen ook benodigdheden voor de hokspecials onder. De uitgaven op deze post zijn aangepast aan de hand van de uitgaven aan consumpties van dit jaar. Belkosten zijn ook aangepast aan de hand van de uitgaven van dit jaar. Voor de printkosten betalen we maandelijks een vast bedrag voor de printer op het hok en daarnaast nog variabele kosten voor de printjes. Dit leidt tot zo’n €10-€12 euro, met daarnaast de €5 voor de huur van de printer. De BHV-cursus is duurder geworden. Het FVOG heeft besloten een andere BHVcursus aan te bieden aan de besturen. Deze BHV-cursus was meer volledig. Zakelijk Bankkosten zijn duurder geworden bij de ABN. We betalen maandelijks €10,00 voor de commissierekening en €17,50 voor de bestuursrekening. We hebben gekeken naar overstappen naar de SNS, bood weinig voordelen en werd niet goedkoper. KvK is gestopt met het verstrekken van gratis uittreksels van je inschrijving, vandaar dat ook deze post weer begroot is. Rente was afgelopen jaar bijna €70 euro. Dit bedrag hebben we bijgesteld omdat het lustrumgeld van de spaarrekening is en we hier dus geen rente over zullen ontvangen.


21

PR Voor de ledenwerving is €40 voor begroot. Bestuursollicitaties is €50 voor begroot. Dit hebben wij als voldoende beschouwd. Opdruk commissiekleding is aangepast aan het huidige aantal actieve leden. Commissies AlmanakCie: budget van €231,94 wordt doorgeschoven van de oude AlmanakCie naar nieuwe AlmanakCie. Dit was overgebleven door een goede acquisitie. ComMa: afgelopen jaar is afgesproken dat MARUG en Commotie €500 inleggen. PrakCie: budget is verhoogd naar €70, zodat er voldoende budget is om voor elke praktijkdag een geschenkje te kunnen kopen. RedakCie. budget van €84,99 wordt doorgeschoven van de oude RedakCie naar de nieuwe RedakCie Budget van de SpeCie is verminderd van €500 naar €400. Hiervoor hebben we gekozen omdat de SpeCie dit jaar erg ruim zat in haar budget grotendeels heeft besteedt aan fusten voor bij de borrels. Geld kan nu gebruikt worden voor deelname aan een gala met andere studieverenigingen: ook een leuke activiteit, maar wordt het geld nuttiger gebruikt. Activiteiten Er kwam op deze begroting nog weinig geld vrij om in te leggen bij het kerstdiner en met name bij het einddiner. Overlegd met KasCo: de inleg van Commotie wordt vergroot naarmate er geld overblijft door het jaar heen. Bachelor-uitreiking: de kosten voor de drankjes van deze uitreiking zijn aangepast aan de kosten van voorgaande jaren. Student-Docent-Barbecue. Meer aantrekkelijke activiteit, daarom nu nog geen inleg van Commotie. Inlegbedrag voor gala is per vereniging €200,00. Voor tussentijdse prijsjes en prijsje aan het eind voor de commissiecompetitie is €50 voor begroot. -

Kim vraagt of docenten zich ook moeten aanmelden, want dit kan normaal niet via de website Anniek geeft aan dat hier nog nader over gedacht moet worden. Stijn geeft aan dat de ‘eerstejaarsactiviteit’ nog gewijzigd moet worden naar ‘nieuwe CIW’er-activiteit’. Contributie Contributie voor de leden, docentleden en bladleden is aangepast aan het aantal leden.

-

Floor vraagt of Anniek rekening heeft gehouden met minder eerstejaars met oog op de contributie. Anniek geeft aan dat dit inderdaad het geval is. Sponsoring De bijdrage van Studystore is bijgesteld naar 250 euro, omdat deze was tegenvallend was.


22

Overige sponsoren: we willen het bedrag van 900 euro dat Maya heeft binnengehaald stabiliseren, om te zien of we dit succesvolle bedrag voort kunnen zetten dit jaar. Banner op de website: tot december hebben we op de website een banner van Studentenlink, maar de vergoeding voor ons is erg laag en kan pas na enige tijd uitbetaald worden. Daarom zeggen we dit contract op na december en gaan we op zoek naar andere mogelijkheden voor banners waar meer opbrengsten uit te halen vallen. Nog niet gekeken naar mogelijkheden hiervoor. Club van 25: in 2017 moeten de opbrengsten vanuit de Club van 25 €500 euro bedragen. Dit betekent 20 leden. Nu streven we naar €350, dit betekent 14 leden. We gaan voor de docenten een formulier maken waardoor ze hun lidmaatschap gemakkelijk kunnen ‘verlengen’ (tip van Arlinda) en verder kijken naar eventuele mogelijkheden met ouders. -

Faculteitsfonds Bedrag overgenomen dat afgelopen jaar ontvangen is.

12. Dechargeren bestuur 2013-2014 Maya Garate Gamboa wordt gedechargeerd als Extern Coördinator. Jochem van de Grift wordt gedechargeerd als Intern Coördinator. Arlinda Bergwerff wordt gedechargeerd als Penningmeester. Léonie Slump wordt gedechargeerd als Secretaris. Léonie Slump wordt gedechargeerd als Vice-voorzitter. Anne Venema dechargeert zichzelf als Voorzitter en chargeert Anne Nienke Eppinga als Voorzitter.

13. Chargeren bestuur 2014-2015 Susanne Evers wordt gechargeerd als Vice-voorzitter. Job Borggreve wordt gechargeerd als Secretaris. Anniek Groothuis wordt gechargeerd als Penningmeester. Cor Boersma wordt gechargeerd als Intern Coördinator. Susanne Evers wordt gechargeerd als Extern Coördinator.

14. Dechargeren RvA 2013-2014 Francien Lukkezen wordt op afstand gedechargeerd als RvA lid. Lotte Meenhuis wordt op afstand gedechargeerd als RvA lid.

15. Chargeren RvA 2014-2015 Maya Garate Gamboa wordt gechargeerd als RvA lid. Jochem van de Grift wordt gechargeerd als RvA lid.

16. Dechargeren KasCo 2013-2014 Xandra Otter wordt op afstand gedechargeerd als KasCo lid. Floor Bregman wordt gedechargeerd als KasCo lid.

17. Chargeren KasCo 2014-2015 Arlinda Bergwerff wordt gechargeerd als KasCo lid.


23

18. W.v.t.t.k. Niet van toepassing.

19. Rondvraag Er zijn geen vragen

20. Sluiting Sjoukje sluit de vergadering om 23.37 uur.


24

Notulen Overdracht ALV

Recommend Documents