Szervezeti képességek fejlesztése Daruka Eszter
Tematika Február
11.
Február
18.
Február
25.
Március
4.
Március
11.
Március
18.
+
Április 1.
Követelmények Félévközi 4
jegy
számonkérés Két ZH Jelentésírás Szóbeli beszámoló készítése
Az
egyes számonkéréseknél nincsen minimumkövetelmény.
Pótlás/javítás
TVSZ szerint.
Követelmények
Két ZH (30-30 pont)
Jelentésírás (15 pont)
Március 23. 9:00 május 6. 14:15
Ponthatárok: 90-100 pont: 5 78-89 pont: 4 65-77 pont: 3 50-64 pont: 2 0-49 pont : 1
Téma: Személyügyi informatika Leadás: március 9. 10:00
[email protected] Értékelés: április 1.
Szóbeli beszámoló készítése (25 pont)
Téma: B.Sc. szakdolgozat (TDK, M.Sc. szakdolgozat) Dokumentáció leadása: március 25. 10:00
[email protected] Előadás: március 30. 8:30!!! Értékelés: április 1.
Időgazdálkodás Daruka Eszter
• multikulturális környezetben való működés készsége • az online hálózatokból fakadó potenciális előnyök kiaknázásának képessége • a megszakításokat kezelni képes figyelem Forrás: Molinsky, A. L., Davenport, T. H., Iyer, B., Davidson, C. (2012): Three Skills Every 21st-Century Manager Needs, Harvard Business Review, 90 (1-2) 139-143
Időgazdálkodás „Minden szervezéssel töltött perccel nyersz egy órát” – Benjamin Franklin
A rendelkezésünkre álló idő felhasználására vonatkozó döntések meghozatala, a legfontosabb teendőink elvégzéséhez szükséges idő biztosítása, továbbá a kapcsolatos információk és iratok kezelése, valamint rendelkezésre állásuk biztosítása. Prioritások felállítása + időegyenleg
Idő
Az idő pénz.
$86,400 http://www.youtube.com/watch?v=mF4vj5g7UUE
„Ha egy nap 48 órából állna…”
„Nincs időm semmire…”
„8 óra munka, 8 óra pihenés és 8 óra szórakozás”
Az idő a legdrágább kincsünk, abszolút szűkös jószág, nem vásárolható meg, nem raktározható, nem szaporítható, nem kölcsönözhető, nem ruházható át, folyamatosan és visszafordíthatatlanul múlik.
Megközelítések 1.
Küldetés
Fő célok
Megvalósítás
5-10%
Jól/jót
Képzelt temetés
Megközelítések 2. „Tennivalók
elintézésének művészete” (David Allen)
Getting things done
Rendszerezni Döntést hozni
Felszabadultság
gyűjtés
azonosítás
rendszerezés
áttekintés
kivitelezés
Forrás: Allen (2005, 53) alapján
1. gyűjtés „Elvarratlan Emlékezet
szálak” számba vétele (1-6h)
tehermentesítése
Sikertényezők:
Minden jelenjen meg a rendszerben
Gyűjtőkosarak száma minimális legyen
Rendszeresen ürítsük a kosarakat (2. lépés)
gyűjtés
azonosítás
rendszerezés
áttekintés
kivitelezés
1. gyűjtés Munkakörnyezet
áttekintése
Rendezett és szervezett munkaterület
Hatékony iratkezelési rutin Himlő-próba, „tartsd
gyűjtés
pontozásos módszer
meg/dobd el teszt”
Használtam az elmúlt évben? Van-e konkrét haszna? El tudom-e tenni könnyen megtalálható helyre?
azonosítás
rendszerezés
áttekintés
kivitelezés
400 munkanap, 40 munkaóra
2. azonosítás Konkrét Csak 2
teendők, kivitelezhető lépések
EGYszer foglalkozni mindennel!
perces szabály
Elvégzés Dobd
gyűjtés
/ delegálás / elhalasztás
ki/tartsd meg! azonosítás
rendszerezés
áttekintés
kivitelezés
Delegálás 1. Megszokás
„A legjobb vezető jó érzékkel választja meg azokat az embereket, akik megcsinálják, amit akar, és van elég önuralma, hogy amíg a többiek dolgoznak, ne avatkozzon közbe.” Theodore Roosevelt
miatt nehézkes
Sikeresség
gyűjtés
A feladat pontosan meghatározott legyen A megbízott személy képes legyen a végrehajtására A megbízott személy értse pontosan a feladatot Nyilvántartás azonosítás
rendszerezés
áttekintés
kivitelezés
Delegálás 2. Ellenőrző
gyűjtés
kérdések
Nyilvántartás
mit kell megtenni? ki tegye? miért tegye? hogyan kell megtennie? meddig kell megtennie?
azonosítás
rendszerezés
Feladat Felelős Határidő Időközi jelentés
áttekintés
kivitelezés
3. rendszerezés Szemét Érdekességek Referenciák Projektlista
(több tennivaló) Projekttervek Delegált feladatok listája Naptár Következő tennivalók listája (alcsoportok) gyűjtés
azonosítás
rendszerezés
áttekintés
kivitelezés
Forrás: Allen (2005, 53) alapján
3. rendszerezés Szemét Érdekességek Referenciák Projektlista
(több tennivaló) Projekttervek Delegált feladatok listája Naptár Következő tennivalók listája (alcsoportok) gyűjtés
azonosítás
rendszerezés
áttekintés
kivitelezés
4. áttekintés
Rendszeres időközönként, „időszigetek” Szintenként „Heti áttekintés” beütemezése Projektlista Projektterv Következő tennivalók listája Naptár Delegált feladatok listája Érdekességek
gyűjtés
azonosítás
rendszerezés
áttekintés
kivitelezés
5. kivitelezés Megfelelő
döntés elősegítése Mit kell éppen tenni?
gyűjtés
azonosítás
rendszerezés
áttekintés
kivitelezés
5. kivitelezés
A pillanatnyi tevékenység megválasztásához kialakított négyfeltételes modell
Kontextus Rendelkezésre álló idő Rendelkezésre álló energia Prioritás
Napi munka értelmezésének háromtényezős modellje
gyűjtés
előre meghatározott munkát végzünk, felbukkanó munkákkal foglalkozunk, a későbbi munkáinkat határozzuk meg.
azonosítás
rendszerezés
áttekintés
kivitelezés
5. kivitelezés
A saját munkánk áttekintésének hatszintes modellje – prioritások meghatározása, „lentről felfelé” szemlélet
gyűjtés
jelenlegi tennivalók (300-500h) jelenlegi projektek, rövidtávú tervek (30-50 db) felelősségi köreink (10-15 db) 1-2 éves tervek 3-5 év közötti víziók egész életünk
azonosítás
rendszerezés
áttekintés
kivitelezés
Forrás: Allen (2005, 53) alapján
Vezetői időgazdálkodás Szervezet
teljesítménye Beosztottak időkezelése Súlyos következmények:
konfliktusok, rossz közérzet, szorongás, „idegbaj” hibázás lehetősége megnő stressz, menedzserbetegség, egészségügyi problémák munka minősége romlik csökken a teljesítmény nem jut idő a stratégiai feladatokra
Hogyan is kezdjük? Önelemzés
– napló
Tevékenységek
Időpont, időtartam
Fontosság
Egyéb: résztvevők, hatékonyság, megjegyzés
Időtolvajok
azonosítása
Időtolvajok
tervezés hiánya, állandó időzavar, e-mailek tömege, zavaró telefonhívások, váratlan látogatók („Mr. Van egy perce?” vagy „Mr. Kérdező”), elnyúló megbeszélések („Ms. Értekezlet”), tárgyalások, halogatás, fontossági sorrend hiánya, szervezetlenség (pl. papírhegy) az íróasztalon, nem megfelelő kommunikáció, információhiány delegálás hiánya, képtelenség nemet mondani, célok kitűzésének hiánya, alacsony szintű önfegyelem, közösségi online élet, világhálón való szörfözés munkaidőben utazás (pl. 45 perc) stb.
Időtolvajok leküzdése 1. Rangsorolás
Pareto-elv
Eisenhower-elv / ABC-módszer
Eisenhower-elv "B" feladatok Határidővel ellátni (delegálni)
"A" feladatok Azonnal elvégezni
Sürgősség "D" feladatok
szemétkosár, irattár Forrás: Seiwert (1990, 56)
"C" feladatok
Delegálni
Fontosság
Időtolvajok leküzdése 2. Csendes
óra
„Töröl”
gomb - víztükörszerű tudatállapot
Egyéni
teljesítőképesség, szünetek, helyszín
„Csak
mondj nemet”
Időtolvajok leküzdése 3. Időkorlátok
felállítása
Kellemetlen
feladatok elvégzése
Halogatás „Mazsolázás” Kifogások, Kudarc
siránkozás („alibitis”)
kezelése
Gördülő
tervezés
„gyorsítás”:
olvasás, gépírás
ALPEN-módszer A L P E N
- Alle Aufgaben auflisten - Länge der Aufgaben schätzen - Pufferzeiten einplanen - Entscheidungen treffen - Nachkontrolle
Tevékenységek felsorolása
új feladatok, határidők és előző napi elintézetlen ügyek
Időbecslés (túlbecslés)
Tartalékidő tervezése: 60-20-20%
tervezett, váratlan és spontán tevékenységek
Döntés: prioritások + delegálás
Utólagos ellenőrzés
Alkalmazások
Time Sheet – Time Tracker Time Recoring – Timesheet App
Feladat
Időgazdálkodás Alvás
-8
7-8 óra <4 *2,5 >10 *1,5
óra!
http://hbr.org/web/2013/08/assessment/ make-time-for-work-that-matters
Köszönöm a figyelmet!
