Szeged Megyei Jogú Város Polgármestere

Előterjesztő

Szeged Megyei Jogú Város Polgármestere

Ikt. sz.:

44181/2012. Tárgy: Az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő költségvetési szervek közötti megállapodás jóváhagyása

Melléklet:

1 db határozati javaslat

Készítette:

Közgazdasági Iroda

Véleményezésre megküldve:

Oktatási Bizottság Kulturális, Egyházügyi, Közművelődési és Idegenforgalmi Bizottság Pénzügyi Bizottság Jogi, Ügyrendi és Közbiztonsági Bizottság

Törvényességi véleményezésre bemutatva: 2012. április 12.

Tisztelt Közgyűlés!

A Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálat (továbbiakban: NGSZ) és az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek munkamegosztásáról és felelősségvállalás rendjéről szóló megállapodás (Továbbiakban: Megállapodás) a 344/2009. (VI.26.) Kgy. sz. határozattal került elfogadásra. A Megállapodás lefedi az NGSZ és az intézmények közötti pénzügyi, gazdasági műszaki, beszerzési folyamatokat, de az alábbiakban kiemelt változások indokolttá teszik annak módosítását: - A költségvetési szervek működését befolyásoló új államháztartási törvény, és a törvény végrehajtására kiadott kormányrendelet, a 2012. szeptember 1-től hatályba lépő köznevelési törvény, valamint közoktatásról, a közbeszerzésről és a közalkalmazottak jogállásáról szóló törvények módosítása. - 2012. január 1-vel hatályba lépő rendelkezés szerint az önkormányzat irányítása alatt álló önállóan működő, elemi költségvetés alapján gazdálkodó, költségvetési szerv részére az önkormányzat számlavezető pénzintézeténél önálló fizetési számlát kell nyitni. A NGSZ-hez rendelt önállóan működő költségvetési szervek önálló pénzforgalmi számlái feletti rendelkezéseket az önálló intézmény és az NGSZ között létrejött megállapodásban kell rögzíteni. Tekintettel arra, hogy a jelenleg hatályos Megállapodás jelentős mértékben módosul, az áttekinthetőség érdekében javasolom, hogy új - egységes szerkezetű - Megállapodás kerüljön jóváhagyásra. Kérem a Tisztelt Közgyűlést az előterjesztés megtárgyalására és a határozati javaslat elfogadására.

Szeged, 2012. április 12.

Dr. Botka László polgármester

Kivonat Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlés 2012. …. napján megtartott soros ülésének jegyzőkönyvéből ………./ (

) Kgy. Határozat

Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése megtárgyalta a polgármester 44.181/2012 sz. az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő költségvetési szervek közötti megállapodás jóváhagyása tárgyában készült előterjesztését és az alábbi határozatot hozta: 1. A Közgyűlés a határozat mellékletét képező, a Nevelési - Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata (továbbiakban: NGSZ), mint önállóan működő és a Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata fenntartásában működő nevelési-oktatási intézmények, művelődési házak önállóan működő intézmények közötti Megállapodást jóváhagyja és ezzel egyidejűleg a 344/2009.(VI.26.) Kgy. sz határozatot hatályon kívül helyezi. 2. A Közgyűlés utasítja az NGSZ és a hozzárendelt intézmények vezetőit a jóváhagyott megállapodás aláírására. Határidő: 2012. május 31. Felelős: NGSZ és az érintett intézmények vezetői A határozatról értesítést kapnak: Tisztségviselők, Címzetes Főjegyző, Aljegyző, Polgármesteri Kabinet, Jegyzői Iroda, Közgazdasági Iroda, Oktatási, Kulturális és Sportiroda, Magyar Államkincstár Csongrád Megyei Igazgatóság, Csongrád Megyei Kormányhivatal, a Nevelési – Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata vezetője, valamint az érintett intézmények vezetői. Kmf.

Dr. Botka László sk. polgármester

Dr. Mózes Ervin sk. címzetes főjegyző

4

Határozati javaslat melléklete

MEGÁLLAPODÁS amely létrejött a szerződő felek, egyrészről a

Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata (6724 Szeged, Huszár u. 1.), mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, – a továbbiakban NGSZ, – másrészről a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése vonatkozó határozatával az NGSZ-hez rendelt, Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata fenntartásában működő

az NGSZ mindenkor hatályos Alapító Okirata mellékletében felsorolt költségvetési szerv (székhelyén), mint önállóan működő költségvetési szerv – a továbbiakban Intézmény – között, az alulírott helyen és időben. Szerződő felek az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet rendelkezésének megfelelően az NGSZ és az Intézmény közötti munkamegosztást, illetve a felelősségvállalás rendjét és az együttműködésük szabályait ebben a megállapodásban rögzítik – továbbiakban MEGÁLLAPODÁS. Szerződő felek költségvetési szervek, ezért feladataik, és az érdekkörükbe tartozó tevékenység ellátása a vonatkozó hatályos jogszabályok keretei között történhet, függetlenül attól, hogy az esetleges jogszabály-módosítás, vagy változás (ide értve a Szeged Megyei Jogú Város Közgyű lése – továbbiakban Közgyűlés – rendeleteit is) e megállapodásban átvezetésre került-e, vagy sem. A felek az együttműködésük során a mindenkor hatályos jogszabályi előírások és a belső szabályzataik szerint járnak el, amelyek nem teljes körűen, de nevesítetten: 1)

A helyi önkormányzatokról szóló (jelenleg a 1990. évi LXV.) törvény (Ötv.),

2)

Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény,

3)

az államháztartásról szóló (jelenleg a 2011. évi CXCV.) törvény (Áht.),

4)

az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet (Ávr.),

5)

a jelenleg hatályos közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény, és a 2012. szeptember 1-jétől hatályos a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény,

6)

a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló (jelenleg az 1997. évi CXL.) törvény,

7)

a Magyarország 2012. évi központi költségvetéséről szóló (jelenleg a 2011. évi CLXXXVIII.) törvény,

8)

a számvitelről szóló (jelenleg a 2000. évi C.) törvény, a közbeszerzésekről szóló (jelenleg a 2011. évi CVIII.) törvény (Kbt.),

9)

a Munka Törvénykönyvéről szóló (jelenleg az 1992. évi XXII.) törvény (Mt.), valamint a 2012. július 1-jétől hatályos 2012. évi I. törvény (Mt)

5

10) a közalkalmazottak jogállásáról szóló (jelenleg az 1992. évi XXXIII.) törvény (Kjt.), 11) a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 12) az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló (jelenleg a 249/2000. (XII. 24.) Kormányrendelet, 13) az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Kormányrendelet, 14) a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet, 15) a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetésről szóló hatályos rendelete, 16) a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló hatályos rendelete (Vhr.), 17) a Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata vagyona feletti rendelkezési jog gyakorlásának szabályairól szóló (jelenleg a 25/2003. (VI. 27.) Kgy. rendelete, 18) a Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata és a hozzárendelt Intézmények hatályos: a) Számlakerete, b) Számlarendje, c) Számvitel Politikája, d) Pénzkezelési Szabályzata, e) Eszközök és Források Értékelési Szabályzata, f) Leltárkészítési és Leltározási Szabályzata, g) Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének Szabályzata, h) Önköltség-számítási és árképzési Szabályzata, i) Beszerzési Szabályzata, j) Belső Ellenőrzési Kézikönyve, k) Belső Kontrollrendszer szabályzata, l) Ügyrendje, m) Iratkezelési és irattárózási szabályzata, n) Számítástechnikai védelmi szabályzata, o) Kommunikációs eszközök használatának szabályzata, p) Gyermek- és Diákétkeztetési Szabályzat, q) Energiagazdálkodási szabályzata, r) Munkavédelmi szabályzata, s) Tűzvédelmi szabályzata, t) Vagyonvédelmi szabályzata, u) Közalkalmazotti szabályzat, u) Műszaki munkák bonyolításának szabályzata, A MEGÁLLAPODÁS, vagy jogosultsággal bíró hivatalos iratokat, bizonylatokat, szerződéseket, megrendelőket, munkaügyi okmányokat, vagy ezt helyettesítő iratokat – az elektronikus aláírás rendszerbe állításáig – hagyományos módon, hiteles aláírással és bélyegzővel kell ellátni.

6

Felek a tudomásukra jutó és saját működésüket, ezen megállapodást, vagy az együttműködésüket érintő dolgokról – különös tekintettel a jogszabály-változásokra – egymást haladéktalanul tájékoztatják.

1. A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSE Általános megállapítások: a) A költségvetés tervezése és végrehajtása, a beszámolók elkészítése az NGSZ, és minden Intézmény számára egyaránt elérhető Internet alapú TITÁN rendszer ETRIUSZ, KASZPER, KATI, SAMU, MAGISZTER, PAPIRUSZ 2009 és ENIKŐ elnevezésű számítógépes moduljainak kötelező és kizárólagos felhasználásával történik. Az egyes modulokba történő felhasználói jogosultságokat – illetve azok megszűntetését – az Intézmény Igazgatója, az NGSZ-nél az igazgató, vagy a gazdasági igazgató a RITEK-nél írásban kezdeményezi. b) Az ETRIUSZ modul foglalkozik a költségvetési koncepció, a költségvetés tervezés, költségvetés, be számoló, az évközi adatszolgáltatások (költségvetési jelentés – INFO, a mérleg), egyéb táblázatok (pályázatok, szerződések, finanszírozás ütemezése) és az előirányzat módosítási kérelmek nyilvántartásával és feldolgozásával. c) A KASZPER modul végzi a kötelezettségvállalások, a kimenő és bejövő számlák, az utalványrendele tek, az utalványozások, érvényesítések és ellenjegyzések, a bruttó és nettó bérek, valamint az NGSZ részelőirányzatok felhasználásának nyilvántartását, a bank- és pénztárfeldolgozást, a könyvelési tételek kontírozását, főkönyvi kivonat és áfa analitika készítését. d) A KATI modul tartja nyilván a nagy és kis értékű tárgyi eszközöket, illetve azok mennyiségben és értékben történő mozgásait költséghelyenként, illetve alleltáranként, értékcsökkenést számol és leltárfelvételi ívet nyomtat. e) A SAMU modul biztosítja a személyzeti nyilvántartást, a rendszeres személyi juttatások és megbízási szerződések nyilvántartását, illetve általa lehet a közalkalmazotti jogviszony létesítésével és megszűnésével kapcsolatos mindennemű szerződést, változást elkészíteni. f) Az ETELKA modul végzi az Intézmények óvodásainak és tanulóinak egységes nyilvántartását, az étkezési térítési díjak beszedésének és támogatásokkal együttes elszámolását az NGSZ felé, naprakészen biztosítja az étkezési adagok rendelését a Suli-Host Kft-től. g) A PAPIRUSZ 2009 modul egy számítógépes iktató, postázó rendszer, amely egységes szerkezetben képes megoldani az Intézmény és az NGSZ közötti jelentős mennyiségű iratforgalom nyilvántartását, postázását, de emellett alkalmas az Intézmény bármilyen irányba történő levelezésének, postázásának és iktatási feladatainak nyilvántartására. h) Az ENIKŐ modul biztosítja az NGSZ és az Intézmények energia fogyasztásmérő helyeinek nyilvántartását, rögzíti az egyes fogyasztásmérő órák időponthoz kötött óraállását, alapadatokat szolgáltat a számlázáshoz, biztosítja a közüzemi számlák adatrögzítését, miközben kontrollálja a benyújtott számlák helyességét. i) Az NGSZ saját működésével kapcsolatos igazgatási, gazdasági, műszaki és beszerzési feladatai meg egyeznek az Intézményi feladatokkal. A MEGÁLLAPODÁS-ban az NGSZ feladatai alatt az Intézmények és NGSZ által együttesen ellátandó feladatok közül az NGSZ által ellátandó feladatokat kell érteni.

1.1.1

Az Intézmény az ETRIUSZ modulban az e célra kifejlesztett elektronikus tervező táblázatok kitöltésével, illetve adott esetben a rendelkezésére bocsátott formanyomtatványokon teljesíti az NGSZ által körlevélben magadott határidőre – a felügyeleti szerv tervezési irányelvei szerint – a kiemelt előirányzatokra lebontott tételes költségvetési tervét a költségvetési rendelet elkészítéséhez.

1.1.2

Az Intézmény a tárgyévi költségvetési rendelet alapján tételesen felosztja az önkormányzati támogatásból fedezett kiadásait, megtervezi saját bevételeit és az ebből fedezett kiadásait. Tételes költségvetést alakít ki a kötött felhasználású céltámogatásaira, a normatív kötött felhasználású támogatásaira és egyedi céltámogatásaira vonatkozóan. Az elemi költségvetés készítésekor nem térhet el a Közgyűlés által jóváhagyott kiemelt előirányzati keretétől, valamint a felügyeleti szerv által megadott tervezési irányelvektől.

1.1.3

Az Intézmény elkészíti költségvetése szöveges indoklását a felügyeleti szerv által megadott szempontok szerint, amely tételesen tartalmazza az adott költségvetési előirányzat összegének számítási módját és indoklását. Az elektronikus környezetben (Word, Ex-

7

cel,) készülő szöveges értékelésben ki kell mutatni a céltámogatások soronkénti részletes adatait és a kiadásokat forrásonként. 1.1.4

Az Intézmény a kötelező nyomtatvány-garnitúra és mellékletei elektronikus kitöltésével elkészíti a tárgyévi elemi költségvetését, és a körlevélben foglaltak szerinti dokumentumokat a megadott határidőre megküldi az NGSZ-nek.

1.1.5

Az Intézmény az elemi költségvetés elkészítését követően az NGSZ által meghatározott formanyomtatványon elkészíti, és határidőre megküldi az előirányzatok telephelyek, szakfeladatok, források és részletező kódok szerinti lebontását az NGSZ-nek.

1.2.1

Az NGSZ a költségvetési rendelet elkészítéséhez szükséges intézményi adatszolgáltatásokat tartalmilag és számszakilag ellenőrzi, majd előírt határidőre továbbítja a Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Közgazdasági Irodájának – továbbiakban Közgazdasági Iroda. Hiba esetén egyeztetést kezdeményez az Intézménnyel.

1.2.2

Az NGSZ a vonatkozó Közgyűlési rendeletben meghatározott keretszámok alapján intézményi bontásban elkészíti a rendelkezési jogosultsága körébe tartozó előirányzatok elemi költségvetést.

1.2.3

Az NGSZ az ETRIUSZ modulban számszakilag és tartalmilag felülvizsgálja az Intézmények elemi költségvetését. Amennyiben a felülvizsgálat során eltérést észlel, egyeztet az Intézménnyel, illetve helyesbítést kezdeményez.

1.2.4

Az NGSZ a vonatkozó jogszabályokban előírt formában és tartalommal, az Önkormányzat által megadott módon és meghatározott szempontok, keretszámok figyelembe vételével, az Intézmények által benyújtott elemi költségvetések és szöveges indoklások, értékelések alapján elkészíti az (NGSZ és az Intézmények) összesített elemi költségvetését és annak dokumentációját, majd mindezt az előírt határidőre megküldi a Közgazdasági Irodának.

1.2.5

Az NGSZ a Közgazdasági Iroda által felülvizsgált intézményi elemi költségvetés papíralapú dokumentációját továbbítja az Intézmény részére.

1.2.6

Az NGSZ az Intézmény által formanyomtatványon beküldött elemi költségvetés előirányzat lebontását egyezteti a Közgyűlési rendeletben jóváhagyott költségvetéshez, eltérés esetén egyeztet az Intézménnyel. Egyeztetés után a KASZPER modulban rögzíti és lekönyveli az eredeti előirányzatokat.

2. A KÖLTSÉGVETÉSI ELŐIRÁNYZATOK FELHASZNÁLÁSA Általános megállapítások: a) Az Intézmény saját jogkörébe tartozó előirányzatai felett az Intézmény rendelkezik (kötelezettséget vállal, kifizetéseket és bevételeket utalványoz) azzal a feltétellel, hogy a saját bevételeiből az energia kiadá sok előirányzatai terhére más fizetési kötelezettséget nem vállalhat. b) Az Intézmény az elemi költségvetésében részletesen meghatározott saját rendelkezésű előirányzatainak felhasználásáról – a vonatkozó jogszabályok betartása mellett – szabadon dönt azzal a megszorítással, hogy amennyiben a kötelezettségvállalás a Köbeszerzési törvény, vagy a mindenkor hatályos Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló hatályos rendelete (Vhr.) hatálya alá esik, akkor az eljárás lefolytatására az NGSZ az illetékes. A közbeszerzési törvény, vagy a Vhr. hatálya alá nem tartozó esetben az Intézmény térítésmentesen megbízhatja az NGSZ műsza ki és/vagy beszerzési csoportját a beruházási, beszerzési és/vagy szolgáltatási feladatok, műszaki ellenőrzések, szakmai teljesítés-igazolások lebonyolításával. c) Az Intézmény az előirányzatainak felhasználásáért teljes körűen felel. A felhasználásra vonatkozó információt az NGSZ által – az Intézményi könyvelési adataiból– elkészített havi elektronikus költségvetési jelentés (INFO) és azt ezt kiegészítő Szabadon felhasználható maradvány táblázat együtt biztosítja. d) A kötelezettségvállalás KASZPER modulba történő Intézményi berögzítése (nyilvántartásba vétele), illetve a már ellenjegyzett kötelezettségvállaláshoz elektronikusan csatolt utalványrendelet és számla együttese ellenjegyzési kérelmet jelent az NGSZ számára, így azt külön megismételni szükségtelen.

8 e) Kimenő számla csak a KASZPER modulban készíthető. Rendkívül indokolt esetben – a kézi számlázás ügyviteli folyamatának NGSZ által elfogadott teljes körű írásbeli szabályozottsága esetén – az NGSZ adhat írásbeli engedélyt kézi számlázásra. f) Minden kötelezettségvállalás (kiadást, vagy bevételt eredményező gazdasági esemény) ellenjegyzésre kerül. Erre az NGSZ igazgatója, vagy az általa felhatalmazott személy(ek) jogosult(ak). Az Intézményi kötelezettségvállalásokat pénzügyileg ellenjegyezni csak az előirányzat-felhasználási terv és szabad előirányzat alapján lehet. g) A KASZPER modulban az Intézmény részére is elérhető a főkönyvi kivonat (összevont, halmozott adatok listája), valamint a könyvelésre vonatkozó tételes főkönyvi lista, amely a költségvetési jelentés (INFO) egyeztetésének alapja. h) Az Intézmény elkülönített banki alszámlán vezetett szakképzési hozzájárulásként átvett pénzeszközeit saját felelősségére és csak a cél szerint használhatja fel. Az év során elért bevételi többleteit a tárgyévi költségvetés végrehajtási szabályairól szóló Közgyűlési rendeletben (Vhr.) foglaltaknak megfelelően kizárólagos rendelkezési jogkörében használhatja fel kötelezettségvállalásra, utalványozásra, pénzügyi ellenjegyzésre és a (köz)beszerzésre vonatkozó szabályok betartása mellett. i) A szakképzési hozzájárulás, illetve minden más támogatás, tárgyi eszköz ajándékozás, stb., egyszóval előny elfogadása olyan kötelezettségvállalásnak minősül, amelyhez az NGSZ általi ellenjegyzésen felül még a Polgármester jóváhagyása is szükséges. Ilyen esetben az okmányokat az NGSZ-nek kell ellenjegyzésre benyújtani, aki hivatalból gondoskodik a szükséges polgármesteri jóváhagyásra történő felterjesztésről, illetve az okmányok Intézményhez történő visszajuttatásáról.

2.1.1 Az Intézmény a kötelezettségvállaló hiteles aláírásával (engedélyezésével) egyidejűleg, de legalább 8 munkanappal a teljesítés megkezdését megelőzően berögzíti a gazdasági eseményt a KASZPER modulba (kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele). A KASZPER modul által adott szigorú sorszámot – mint kötelezettségvállalás azonosító számot – felírja a kötelezettségvállalás okmányára és az okmányt – legalább két eredeti példányban – a kötelezettségvállalás aláírását (keltezését) követő 3 munkanapon belül ellenjegyzésre megküldi az NGSZ-nek. 2.1.2 Nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás a bruttó 100.000 forintot el nem érő tandíjak, nevezési díjak, belépő jegyek, fénymásolási díjak, kis értékű vásárlások, szolgáltatások, stb. kifizetéséhez. Azonban minden esetben szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás, a bruttó 100.000 forintot el nem érő kifizetések és bevételek beszedése során is, amennyiben a kötelezettségvállalás megbízási díjra, fellépő díjra, egyéb vállalkozói díjak, stb. kifizetésére irányul, illetve a bérbeadások esetében minden esetben szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás. E szabály alkalmazhatósága érdekében tilos a gazdasági eseményt részekre bontani. 2.1.3 Az Intézmény a beérkezés napján dátumbélyegzővel érkezteti és iktatja a PAPIRUSZ 2009 modulba a beérkező számlát. A beérkező számla teljesülésének szakma i-teljesítés igazolását követően a számlát a KASZPER modulban a számlát megalapozó kötelezettségvállaláshoz elektronikusan kapcsolja, megállapítja a fizetés határnapját – a Vhr aktuális szabályainak megfelelően – és rögzíti, kinyomtatja – majd az utalványozóval aláíratja – az utalványrendeletet. Az utalványrendelettel felszerelt számlát legkésőbb a fizetési határidő lejártát megelőző 5 munkanappal érvényesítésre és ellenjegyzésre, majd pénzügyi teljesítésre megküldi az NGSZ-nek. 2.1.4 Az Intézmény a nem teljesített szolgáltatásról, vagy a hiányosan leszállított áru beszerzéséről szóló számlát nem fogadhatja be, a postán érkezett számlát a kézhezvételt követően postafordultával vissza kell küldenie a feladónak. Az Intézmény csak azon szolgáltatások, valamint árubeszerzések számláit fogadhatja be, amelyek maradéktalanul és hiánytalanul teljesültek. 2.1.5 Az Intézmény az általa nyújtott szolgáltatás szakmai-teljesítésigazolását követően a kötelezettségvállalásban foglalt feltételek szerint a KASZPER modulban kiállítja a kimenő számlát a hozzátartozó utalványrendelettel együtt, elektronikusan kapcsolja a kötelezettségvállaláshoz, aláíratja az utalványozóval, majd ellenjegyzésre és a a bevétel teljesülése után a könyvelésre megküldi az NGSZ-nek. A PAPIRUSZ 2009 modulban iktatott számla első példányát az Intézmény megküldi a vevőjének.

9

2.1.6 Az Intézmény a költségvetési jelentés (INFO) és a szabadon felhasználható maradvány tábla alapján havonta elemzi, szükség esetén a költségvetési forrásaihoz igazítja saját gazdálkodási tevékenységét. 2.1.7 Az Intézmény köteles a részére elektronikusan elérhetővé tett költségvetési jelentést tételesen ellenőrizni, az előirányzatok felhasználásának mértékét figyelemmel kísérni, az intézményi analitikák könyveléshez kapcsolódó adatait folyamatosan vezetni és ellenőrizni. 2.1.8 Amennyiben az Intézmény a részére szolgáltatott, illetve elérhetővé tett adatokban az alapbizonylatokhoz képest eltérést észlel, a megjelenést követő 10 munkanapon belül írásos feladást készít az eltérés rendezésére vonatkozóan, melyet az NGSZ – amennyiben jogosnak ítéli meg – a következő havi könyvelésében rendez. Ha a rendezéssel az NGSZ nem ért egyet, erről írásban értesíti az Intézményt, és javaslatot tesz a megoldásra. Amennyiben ezzel az Intézmény nem ért egyet, úgy haladéktalanul egyeztetést kezdeményez az NGSZ illetékes munkatársával, és közösen feltárják az eltérés okát, a javítást a törvényi előírásoknak megfelelően végrehajtják. Az egyeztetésről jegyzőkönyvet készítenek. 2.1.9 Az Intézménynek a saját bevételeit, a feladatokkal összefüggő önköltség-számítással alátámasztott fenntartási és üzemeltetési kiadásokra (beleértve az energia kiadásokat is) illetve az önköltség-számítással nem összefüggő, energia felhasználással járó szolgáltatási bevételek 20%-át az energia kiadások ellentételezésére kell fordítania. A ténylegesen realizált bevételek alapján az intézmény negyedévente, a negyedévet követő hó 20. napig az NGSZ részére kimutatást készít a bevételeit terhelő energia felhasználásokról. Az NGSZ a hozzá elektronikusan és papíralapú bizonylat formájában is beérkező kötelezettségvállalásokat (kinevezés, átsorolás, megbízás, megrendelés, szerződés, megállapodás, határozat, stb.) alaki és formai szempontból ellenőrzi, meggyőződik a KASZPER modulban szereplő nyilvántartással történő egyezőségéről. Amennyiben teljesülnek a kötelezettségvállalás ellenjegyezhetőségének feltételei – akkor az NGSZ 5 munkanapon belül ellenjegyzi és az okmányokat az Intézménynek visszaküldi. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem ellenjegyezhető, akkor az NGSZ 5 munkanapon belül az ok megjelölésével az okmányokat visszaküldi az Intézménynek. 2.2.1

Az NGSZ a hozzá elektronikusan és papíralapú bizonylat (számla és utalványrendelet) formájában beérkező – a kötelezettségvállaláshoz elektronikusan csatolt – utalványozott kifizetéseket, illetve követeléseket alaki, formai szempontból és szakmai-teljesítésigazolás megtörténtét ellenőrzi és az elektronikus kötelezettségvállalással egyezteti. Amennyiben minden jogszabályi feltétel teljesül, akkor érvényesíti, ellenjegyzi és teljesíti az utalványrendeletben foglaltakat. Ha bármilyen feltétel nem teljesül, akkor az ok megjelölésével 5 munkanapon belül az okmányokat visszaküldi az Intézménynek.

2.2.2

Az NGSZ a bevételi előirányzatok teljesüléséről és a kiadási előirányzatok felhasználásáról a Vhr.-ben foglalt részletezettségű és adattartalmú költségvetési jelentést (INFO) készít a rendeletben meghatározott időpontokban az ETRIUSZ modulban. A költségvetési jelentés az Intézmény számára elektronikus úton érhető el.

2.2.3

Az NGSZ a bevételi és kiadási előirányzatok és teljesítések alakulásáról havonta elkészíti a Szabadon felhasználható maradvány táblát, mely az Intézményeknek nyomtatott formába kerül kiküldésre.

2.2.4

Az NGSZ a – költségvetési jelentés Intézmény által végzett ellenőrzése után – a hozzá beérkezett és általa jóváhagyott teljesítés átkönyvelésre vonatkozó kérelmeket a KASZPER modulban a következő költségvetési jelentés elkészültéig lekönyveli.

2.2.5

Az NGSZ a saját és az Intézmények összesített költségvetési jelentését a költségvetés végrehajtásáról szóló Közgyűlési rendeletben (Vhr.) foglalt időpontokban és határidőkre elkészíti és megküldi a Közgazdasági Irodának.

10

2.2.6

Az Intézmény által megküldött saját bevételeit terhelő energia költségekre vonatkozó kimutatást az NGSZ egyezteti az intézmény könyvelési adataival, majd a jóváhagyott kimutatásban szereplő összeget támogatás értékű működési célú kiadásként az intézmény NGSZ rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatára átkönyveli.

3 KÖLTSÉGVETÉSI ELŐIRÁNYZAT-MÓDOSÍTÁS, PÓTELŐIRÁNYZAT Általános megállapítások: a) Az NGSZ intézményi hatáskörű módosítási kérelmet havonta, Közgyűlési hatáskörű előirányzat módosítási kérelmet a Közgazdasági Iroda ütemezésének megfelelően fogad el. Ezen időponton túl már csak a következő ütemre van befogadási lehetőség. b) Pótelőirányzatra vonatkozó igény csak akkor nyújtható be (akkor fogadható be), ha a kiemelt előirányzatokon mutatkozó megtakarításból, illetve saját forrásból a hiányzó fedezet sem részben, sem teljes mértékben átcsoportosítással nem biztosítható.

3.1.1

Az Intézmény az NGSZ-szel egyeztetett költségvetési jelentés (INFO) és a Szabadon felhasználható maradvány kimutatás alapján elemzi, szükség esetén a forrásaihoz igazítja gazdálkodási tevékenységét. Indokolt esetben saját, vagy felügyeleti hatáskörű előirányzat-módosítást kezdeményez – az Ávr-ben és a Vhr-ben az előirányzatokkal való gazdálkodásokra vonatkozó szabályok szerint – az NGSZ-nél az ETRIUSZ modulban, illetve teljesítés-átkönyvelést a Word és Excel programok által készített kérelmek alapján.

3.1.2

Amennyiben előirányzat-módosításnál az Intézmény eltérést észlel a kérelméhez képest, 5 munkanapon belül személyes egyeztetést kezdeményez az NGSZ erre illetékes ügyintézőjénél a hiba kijavítása érdekében.

3.1.3

Amennyiben az Intézmény gazdálkodása során pótelőirányzat válik szükségessé, az ez irányú kérelmet a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló Közgyűlési rendelet (Vhr.) előírásainak megfelelően kell elkészíteni és megküldeni a Közgazdasági Irodának.

3.2.1

Az NGSZ az intézményi saját hatáskörbe tartozó előirányzat-módosításokat a kérelem beérkezésétől számított 5 munkanapon belül felülvizsgálja. Ha az egyeztetés során hibát talál, – erről rövid úton (telefonon, telefaxon, e-mailben) tájékoztatja az Intézményt és a hibás előirányzat módosítási kérelmet az ok megjelölésével, javításra visszaküldi.

3.2.2

Az NGSZ az Intézmény által beterjesztett 3.2.1. pontban jelzett, alakilag és tartalmilag hibátlan módosítási kérelmeket a beérkezéstől számított 5 munkanapon belül ellenőrzi és a soron következő költségvetési jelentésig az Intézmény költségvetésében átvezeti és – a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló önkormányzati rendeletben (Vhr.) meghatározott határidőre – megküldi a Közgazdasági Irodának.

3.2.3

Az Intézmény által kezdeményezett és Közgyűlés hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítási kérelmet az NGSZ felülvizsgálja, az esetlegesen szükséges intézményi egyeztetés után véleményével ellátva a Közgazdasági Irodának megküldi.

3.2.4

A költségvetésről szóló Közgyűlési rendelet által jóváhagyott előirányzat-módosításokat és pótelőirányzatokat az NGSZ a KASZPER modulban lekönyveli, és a Közgazdasági Irodától kapott könyvelési értesítőt az Intézménynek 5 munkanapon belül továbbítja.

3.2.5

Az NGSZ az Intézmény által a Közgazdasági Irodára benyújtott pótelőirányzati igényét a Közgazdasági Iroda megkeresése alapján felülvizsgálja és véleményezi a pótelőirányzat szükségességét.

4 PÉNZ- ÉS BANKSZÁMLAKEZELÉS Általános megállapítások: a) Az Intézmény alpénztára (ellátmánypénztára) bevételeiből az étkezési térítési díj bevétel kivételével – készpénzes kiadást teljesíthetnek, de a hónap utolsó munkanapján kimutatott pénztáregyenlegüket köte-

11 lesek az intézményi fizetési számlára befizetni. Továbbá a fel nem használt bevételeket az Intézménynek be kell fizetnie a fizetési számlájára, amennyiben annak összege meghaladja a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott értéket. Az intézményi befizetés abban az esetben sem teljesíthető készpénzkímélő módon, ha azzal egyidejűleg az Intézmény készpénzes ellátmányt vesz fel. b) Készpénzes kiadások teljesítésénél irányadó a Közgyűlés végrehajtási rendeletében (Vhr.) rögzített értékhatár, mely szerint meghatározott összeg fölötti számla készpénzben nem rendezhető (kivéve a rendeletben meghatározott kivételek estében). Egy gazdasági esemény több részletben való számlázása esetén a korlát a teljes összegre értendő. c) Az ellátmány intézményi összege a Pénzkezelési Szabályzat intézményi sajátosságait tartalmazó melléklete szerint kerül megállapításra. Az ellátmány összegét minden költségvetési év kezdetekor az NGSZ az Intézménnyel közösen felülvizsgálja, és az ellátmány keretösszegét indokolt esetben – az Intézmény írás beli kérelme alapján – az NGSZ módosíthatja.

4.1.1

Az Intézmény a hatályos Pénzkezelési Szabályzat szerint – havi elszámolási kötelezettséggel – készpénzes ellátmányt igényelhet jogszabály szerinti kisösszeg alatti kifizetésekre. A kisösszeg feletti kifizetésekhez az NGSZ előzetes ellenjegyzése szükséges.

4.1.2

Az Intézmény írásos kérelmére az NGSZ – az ellátmány összegén felül – írásban meg indokolt esetben készpénzelőleget biztosít, amellyel a felvételtől számított 8 munkanapon belül, köteles elszámolni. Ez alól kivételt képez az útielőleg, amely esetén az elszámolás határideje az utazás befejezését követő első munkanaptól számított 3 munkanap. Indokolt esetben az intézmény írásbeli kérelme alapján az elszámolás határideje módosítható, de az előleg felvételétől számított 30 napot nem haladhatja meg. A készpénz előlegre vonatkozó írásos kérelmet legalább a felvétel napját megelőző 3 munkanappal korábban szükséges megküldeni az NGSZ részére. Az Intézmény a felvett készpénzellátmánnyal a hatályos Pénzkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint számol el, az alábbiak figyelembe vételével:

4.1.3

a) a bevételekről és kiadásokról bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatot állít ki kizárólag a KASZPER modulban, b) a bevételeket, illetve kiadásokat a KASZPER modulban az erre rendszeresített pénztárjelentésbe az előírt adattartalommal felvezeti, c) az alapbizonylatokon (számlák, kiküldetési rendelvények, stb.) feltünteti a könyvviteli elszámolására utaló főkönyvi számlaszámokat, a kiadás fedezetéül szolgáló forrást (saját bevétel, átvett pénzeszköz, önkormányzati támogatás) és a kapcsolódó részletező kódot, valamint a szakfeladat-számot és telephelykódot, d) amennyiben egy alapbizonylaton több tétel található és tartalmilag az egyes tételek forrása eltér egymástól, akkor az egyes tételeknél külön-külön feltünteti a c) bekezdésben jelzett adatokat. 4.1.4

Amennyiben a bevételi pénztár napi záró egyenlege meghaladja a hatályos Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott értéket, az Intézmény köteles a készpénzt a fizetési számlájára befizetni. Az értékhatár alatti bevétel kisösszegű kifizetésekre fordítható.

4.1.5

A bevételeket a hatályos ÁFA törvénynek megfelelően kiállított szigorú számadású nyomtatvány (nyugta, számla) kiállításával, illetve a KASZPER modulba történő rögzítéssel, feldolgozással kell érvényesíteni.

4.2.1

Az NGSZ a saját, és a hozzárendelt önállóan működő költségvetési szervek (Intézmények) pénzeszközeit a Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata számlavezető bankjánál nyitott bankszámlán kezeli, más hitelintézetnél bankszámlát nem nyithat. A szakképző iskolák szakképzési hozzájárulásainak, valamint a pályázati programokhoz kapcsolódó pénzeszközök (forint, deviza) kezelésére – amennyiben a támogatási szerződés, vagy pályázati kiírás ezt kötelezően előírja – az NGSZ az Intézmény fizetési számlája alá rendezett elkülönített banki alszámlát nyit. Az NGSZ saját, és a hozzárendelt intézmények pénzforgalmának kezelése a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott intézményenkénti fizetési számlákon történik. Az intézményi fizetési számlák és alszámlái fölött az Intézmények és a számlavezető bank között létrejött Fizetésiszámla-szerződés, valamint mellékleteiben meghatározottak szerint az NGSZ jogosult rendelkezni.

12

4.2.2

Az NGSZ biztosítja az Intézmény részére a költségvetési év elején az NGSZ részére megküldött, és az NGSZ által jóváhagyott írásbeli igénylése alapján a havi készpénz-ellátmányt, mely összegről az NGSZ főpénztárában az Intézmény készpénz kifizetési bizonylatot kap. Ezzel az Intézmény a számlavezető banknál vezetett fizetési számláról készpénzben felveheti az ellátmány összegét. Az NGSZ főpénztára – a hatályos Pénzkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően – elvégzi az ellátmány elszámoltatását, melynek időpontjáról a TITÁN üzenő felületen előzetesen tájékoztatást ad.

4.2.3

Az NGSZ külső szolgáltató céggel kötött szerződés alapján – a Pénzkezelési Szabályzat rendelkezéseinek megfelelően – gondoskodik az étkezési térítési díjak őrzött pénzszállításáról, melynek költsége az NGSZ-t terheli.

4.2.4

Az Intézmény azon feladatainak megvalósítására, melyekre vonatkozóan az Intézményt a kötelezettségvállalás és az utalványozás joga megilleti, az NGSZ havi finanszírozási keretet biztosít. Az Intézmény által utalványozott számlákat az NGSZ ellenjegyzés után kifizeti, átutalja, illetve az Intézmények fizetési számlájára érkező jóváírásokról az intézményt írásban értesíti.

4.2.5

Az NGSZ – finanszírozási kerettől függetlenül – elkülönítetten kezeli az intézményi fizetési számlák forgalmát és az elkülönített, valamint szakképzési alszámlák banki kivonatának egy hiteles másolatát az intézmény részére 5 munkanapon belül megküldi.

5 ÉTKEZTETÉS, ÉTKEZÉSI TÉRÍTÉSI DÍJAK BESZEDÉSE ÉS ELSZÁMOLÁSA Általános megállapítások: a) Étkezni csak az étkezési térítési díj megfizetését követően lehet. b) Amennyiben a szülő, vagy a tanuló az Intézményben kihirdetett befizetési napon nem fizeti be az étkezési térítési díjat, az étkezési adag megrendelését az Intézmény a befizetési időszak kezdetétől mindaddig szünetelteti, amíg az étkezési időszak hátralevő étkezési napjaira számított térítési díj befizetésre nem kerül. Utólagos befizetésre az Intézmény Vezetője által előre megjelölt pótbefizetési napon van lehetőség. Ennek elmulasztása esetén az adott befizetési időszakban a gyermek (tanuló) étkezési ellátásra nem jogosult. c) A 100%-os étkezési díjkedvezményre jogosult gyermekek (tanulók) bármilyen okból történő hiányzása esetén a szülő (tanuló) köteles a hiányzás napján, de legkésőbb másnapján az ellátást biztosító Intézmény felé a gyermek (tanuló) távollétét jelezni, és az étkezést a hiányzás végéig lemondani. Ennek elmaradása esetén, a gyermek (tanuló) részére megrendelt étkezési adag a hiányzást követő második napon – az Intézmény által – mindaddig lemondásra kerül, amíg a szülő (tanuló) nem jelzi, hogy mely naptól vesz részt ismételten az (óvodai) iskolai nevelésben. Előzetes jelzés hiányában csak a gyermek (tanuló) ismételt (óvoda) iskolai jelentkezését követő második naptól van lehetőség az étkezés igénybevételére. d) Esetleges részletfizetést az Intézmény Vezetője kizárólag egyedi elbírálás alapján írásban engedé lyezhet, ez azonban nem eredményezheti, hogy az étkezést igénybevevő utólagos befizetéssel étkez zen. e) Ha az étkező a befizetési kötelezettségének a szokásos módon és határidőre nem tett eleget, akkor írásban kell felszólítani a hátralék rendezésére. Amennyiben az intézkedés nem vezetett eredmény re, akkor az Intézmény Vezetője a felügyeleti szervnél kezdeményezi a térítési díj-hátralék közadók módjára történő behajtását, vagy a behajthatatlan követelés törlését. Amennyiben túlfizetés keletkezett, akkor az a következő havi személyi térítési díjba beszámolandó, vagy az ellátott részére viszszafizetendő.

5.1.1

Az Intézmény az ETELKA étkezési modulban az NGSZ nevében, önállóan, saját felelősségére végzi az intézményi ellátási (étkezési) díjaknak, és az alkalmazottak és vendégek térítési díjainak beszedését és nyilvántartását. Az ETELKA modulban nyilvántartást vezet az étkezés igénybevételéről, a fizetendő személyi térítési díjakról, a hátralékokról és a túlfizetésekről is.

5.1.2

Az Intézmény feladata és felelőssége az étkezést igénybevevő ellátottak és alkalmazottak étkezésének felmérése és a vonatkozó közgyűlési rendeletben (Vhr.) előírt étkezési norma alapján az egyes kedvezmények és támogatások figyelembevételével fizetendő havi étkezési térítési díjak megállapítása és annak beszedése.

5.1.3

Az Intézmény az előzetes felmérés alapján kéri be az étkezést igénylőtől azokat az iga zolásokat, nyilatkozatokat, határozatokat stb., amelyek a térítési díj megállapításánál

13

kedvezmény igénybevételére adnak lehetőséget. Az Intézmény az ETELKA étkezési modulban rögzíti ezen igazolások, nyilatkozatok adatait. 5.1.4

Az Intézmény a megállapított térítési díjat tárgyhóra vonatkozóan a tárgyhót megelőző hó 10-28-a között, az Intézmény Vezetője által megállapított nap(ok)on szedi be. A szeptember havi étkezési térítési díj beszedésének időpontját az Intézmény Vezetője kivételesen megállapíthatja szeptember hónap első 5 munkanapjára esően is. Az óvodák nyári étkezési díjfizetési időpontjait és helyszíneit az Intézmény Vezetője esetileg álla pítja meg és hirdeti ki, azzal a megkötéssel, hogy a díjfizetés napjának az étkezési időszakot megelőző 2-20 napba kell esnie.

5.1.5

Az étkezési díj beszedésének időpontjait – a pénzszállítás gazdaságos és biztonságos szervezhetősége miatt – az NGSZ előzetes egyetértésével kell megállapítani.

5.1.6

Az Intézmény az ETELKA étkezési modul használatával a beszedett térítési díjakról napi nyugtaszámos befizetési listát köteles nyomtatni és a beszedett étkezési térítési díjakat a hatályos Pénzkezelési szabályzatban foglaltak szerint a beszedés napján a saját fizetési számlájára, vagy – indokolható esetben – postai úton köteles befizetni. Amenynyiben a banki, vagy postai nyitvatartási idő lejáratát követően a hatályos Pénzkezelési szabályzat szerinti engedélyezett záró pénzkészletet meghaladó készpénz halmozódik fel az Intézménynél, telefon, telefax, e-mail, vagy személyes megbeszélés útján értesíteni köteles az NGSZ-t a pénzszállítás, vagy a pénzőrzés szükségességéről.

5.1.7

Az Intézménynél, ha az ETELKA étkezési modul nem tehető működőképessé – az NGSZ előzetes értesítése mellett - a pénzbeszedés napján jegyzőkönyvet kell felvenni erről a tényről, és a beszedés időpontja előtt kinyomtatott lista alapján az NGSZ által biztosított (kézi) nyugta felhasználásával kell a térítési díjakat beszedni és arról napi elszámolást készíteni. Az ETELKA modul helyreállása után nyugta nyomtatása mellett kell a kézi nyugtának megegyező befizetők tételeit a modulba felrögzíteni, és a nyugták valamennyi példányát áthúzni és rávezetni „Kézi nyugtán befizetve”. A jegyzőkönyv egy példányát az NGSZ-nek 3 munkanapon belül meg kell küldeni.

5.1.8

Az Intézmény az igényelt ételadagokat étkezési típusonként az ETELKA modulon keresztül rendeli meg. A havi előzetes és a napi végleges rendelések, valamint a napi pót igények és lemondások kezelése a hatályos Gyermek- és diákétkeztetési szabályzat szerint történik.

5.1.9

Az Intézmény az Összesített havi végleges rendelés 1 példányát – az Intézményvezető által aláírva és lebélyegezve – tárgyhót követő hó 5-ig köteles megküldeni az NGSZnek.

5.1.10 Az Intézmény feladata az ETELKA modul segítségével a kiutalt szociális támogatások jogosultanként való nyilvántartása és a fel nem használt támogatás elszámolása az NGSZ közvetítésével a Szociális Iroda felé. 5.1.11 Az Intézmény feladata az ETELKA modul segítségével a szülői túlfizetések nyilvántartása és elszámolása az NGSZ közvetítésével a szülő felé. 5.1.12 Az Intézmény köteles egyeztetni a Szolgáltató által kiállított havi számla mellékletében szereplő adagszámokat és az ETELKA étkezési modulban nyilvántartott, megrendelt adagszámokat. Eltérés esetén a Szolgáltatóval egyeztet, melynek eredményéről készített feljegyzést az NGSZ-nek 3 munkanapon belül megküldi. 5.1.13 Az Intézmény írásban jelzi az NGSZ-nek, ha az étel minőségével, az adagok mennyiségével, illetve a konyha üzemeltetésével, az étkeztetés lebonyolításával és az energia felhasználásával, elszámolásával kapcsolatosan kifogása van. 5.1.14 Az elektronikus ebédjegy-automata az ETELKA étkezési modul adatállományából dolgozik. A középiskolákban, kollégiumokban és ahol elektronikus ebédjegy-automata került felszerelésre, az Intézmény feladata az elektronikus ebédjegy-automata rendszer működéséhez szükséges adatok rögzítése és karbantartása az ETELKA étkezési modulban (diákigazolvány, lakcímkártya, digitális arckép, stb.). Az elektronikus ebédjegy-automata zökkenőmentes működése érdekében köteles a konyhai személyzettel a napi kapcsolatot tartani, probléma esetén azonnal intézkedni. Az elektronikus ebédjegy auto-

14

matán keresztül történő étkeztetés a hatályos Gyermek- és diákétkeztetési szabályzat szerint történik. 5.2.1

Az NGSZ a Szolgáltató által megküldött élelmezési számla mellékletét a kézhezvételtől számított 3 munkanapon belül megküldi az Intézmény részére.

5.2.2

Az NGSZ biztosítja az Intézmény részére az ETELKA étkezési modul működésképtelensége idejére a pénzbeszedéshez szükséges, NGSZ nevére szóló nyugtákat.

5.2.3

Az NGSZ koordinálja az ETELKA étkezési moduljával kapcsolatos problémákat, javítja, karbantartja a felhasználói jogkör alá eső menüpontokat. Papír alapú formában fogadja az Összesített havi végleges rendeléseket és feldolgozza azokat.

5.2.4

Az NGSZ egyezteti a Szolgáltató által kiszámlázott adag mennyiségét és értékét az Intézmény által megrendelt és jelentett adagszámmal. Amennyiben eltérés mutatkozik az Intézmény által megküldött feljegyzés alapján, intézkedik a Szolgáltató felé a számlahe lyesbítésért.

5.2.5

Az NGSZ a hatályos Pénzkezelési szabályzatában foglaltak szerint a pénztári elszámolás alkalmával ellenőrzi az ETELKA étkezési modulból kinyomatott nyugtalistát és a KASZPER pénztári elszámolását.

5.2.6

Az NGSZ végzi az élelmezési kiadások kontírozását, valamint az erre vonatkozó könyveléshelyesbítéseket.

5.2.7

Az NGSZ végzi – az Intézmény által beküldött bizonylatok alapján – a szociális támo gatás visszautalását a Szociális Iroda felé.

5.2.8

Az NGSZ írásban tájékoztatja az Intézményt a térítési díj változásáról és annak megállapított összegéről.

5.2.9

Az NGSZ folyamatosan ellenőrzi az Önkormányzat és a Szolgáltató között létrejött szerződésben foglaltak teljesítését, figyelemmel követi a Szolgáltató által átutalt bérleti díj szerződésben foglalt tejesítését.

5.2.10 Az NGSZ összefogja, egybegyűjti az Intézmények által jelzett, az étel minőségével illetve az adagok mennyiségével kapcsolatos problémákat, szükség esetén intézkedik a Szolgáltató felé, indokolt esetben szakértőt von be. 5.2.11 Az NGSZ feladata az elektronikus ebédjegy-automata működéséhez szükséges eszközök biztosítása (kézi vonalkód olvasó, telepített vonalkód olvasó, központi egység, monitor, étkeztetői kártyák).

6 SZÁMVITELI FELADATOK 6.1.1

Az Intézmény a dátumbélyegzővel érkeztetett és a PAPIRUSZ 2009 modulba iktatott beérkező számláit, illetve az általa kiállított számlákat a telephely-kód megadása mellett előkontírozza, a hatályos rendelkezéseknek megfelelően felszereli, a KASZPER modulban konkrét kötelezettségvállaláshoz rendeli, szakmai teljesítésigazolással látja el, megállapítja a tárgyévi Vhr. szerinti fizetési határidőt, utalványrendeletet készít, melyet az utalványozásra jogosult hiteles aláírása után érvényesítésre, ellenjegyzésre, majd pénzügyi teljesítésre és könyvelésre a fizetési határidő lejárta előtt 5 munkanappal megküld az NGSZ-nek.

6.1.2

Az Intézmény a következő analitikus nyilvántartásokat köteles vezetni a hatályos rendelkezéseknek megfelelően: a) A SAMU modulban az Intézménynél foglalkoztatott közalkalmazottak és a létszámhoz kapcsolódó illetménykeret tételes kimutatása, b) A Magyar Államkincstár (továbbiakban MÁK) által biztosított formanyomtatványon a túlóra nyilvántartása, a helyettesítések nyilvántartása, a (táppénz) betegszabadság nyilvántartása,

15

c) Az ETELKA étkezési modulban a gyermek és felnőtt étkezéssel kapcsolatos pénzügyi és statisztikai adatok nyilvántartása, d) Word és Excel programok segítségével, illetve kézi karton felhasználásával vezeti: • • • • • • • •

• • • • • •

a meghatározott célra átvett pénzeszközök elszámolása és nyilvántartása, pályázati támogatások elszámolása és nyilvántartása, a fizetési előlegek nyilvántartása, az ellátmány-elszámolások nyilvántartása, az előleg elszámolások nyilvántartása, szabadság-nyilvántartás, az ellátottak pénzbeli juttatásainak elszámolása, a kötött felhasználású és egyedi kiemelt céltámogatások felhasználásának nyilvántartása, amelyekről a féléves és évvégi költségvetési beszámoló részeként a felügyeleti szerv által megadott szempontok szerint a céltámogatások elszámolásának keretében elszámol, helyiségbérletek analitikus nyilvántartása, a tanulmányi kirándulások elszámolása, egyedi raktári nyilvántartás, szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, elszámolása, (köz)beszerzési eljárások és azok dokumentációjának nyilvántartása, függő kiadások és bevételek analitikája.

6.1.3

Az Intézmény végzi a KATI modulban az alleltár(ak) szerinti kis és nagy értékű tárgyi eszközök listázását, a költséghelyenkénti, illetve a kis értékű eszközkészlet kategóriánkénti listázását.

6.1.4

Az Intézmény a raktári készlet értékében bekövetkezett változásáról negyedévente feladást küld az NGSZ felé.

6.1.5

Az Intézmény havonta, egyeztetést kezdeményez az NGSZ-szel a függő kiadások és bevételek analitikájának egyeztetésére.

6.1.6

Az Intézmény a szakképzési támogatásairól vezetett analitikáját havonta, a tárgyhót követő 10-ig tételesen egyezteti az NGSZ-szel és tárgyév december 31-i fordulónappal következő év január 20-ig írásban hitelesítve, megküldi az NGSZ részére az analitika szerinti fel nem használt szakképzési támogatás összegét.

6.1.7

Az Intézmény köteles vezetni a pályázat céljára elkülönített alszámláinak (devizaszámla, forint számla) pénzforgalmi analitikáját, melyet szükséges esetben egyeztet az NGSZ-szel, valamint tárgyév december 31-i fordulónappal következő év január 20-ig írásban hitelesítve megküld az NGSZ részére.

6.1.8

Az Intézmény tárgyévet követő január 31-ig írásban nyilatkozik, hogy az általa vezetett analitikus nyilvántartások tárgyév december 31-i záró állománya megegyezik az NGSZ által végzett főkönyvi könyvelés adataival. Amennyiben eltérés van, akkor az NGSZ útmutatása alapján közösen megkeresik a hiba okát és megszűntetik azt.

6.2.1

Az NGSZ ellátja az Intézmény és saját szervezete könyvvezetési feladatait, vezeti a 6.1 pontokban felsorolt analitikus nyilvántartások kivételével a Számlarendnek megfelelő valamennyi analitikus nyilvántartást, ezek különösen az: • immateriális javak, • nagy értékű tárgyi eszközök: földterület, telkek, épületek, építmények, gépek, berendezések, felszerelések, járművek, • a kis értékű tárgyi eszközök, szellemi termékek, • idegen tulajdonú eszközök, • befektetett pénzügyi eszközök, • üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott eszközök, • követelések és

16

• kötelezettségek analitikus nyilvántartása. 6.2.2 Az NGSZ az Intézmény által előkontírozott számlák kontírozását felülvizsgálja, ellenőrzi, majd számvitelileg igazolja. A NGSZ végzi a bér, az élelmezési kiadások, a közüzemi és szolgáltatási díjak, a pénzforgalom nélküli tételek és az előirányzatok, a könyvelési helyesbítések, valamint az összes részjogkörbe tartozó bevétel és kiadás kontírozását. 6.2.3 Az NGSZ könyveli a KATI modulban a kis és nagy értékű tárgyi eszközök, idegen tulaj donú eszközök mennyiségében és értékében bekövetkezett változásait az intézmény fel adása alapján. 6.2.4 Az NGSZ végzi a KATI modulban a költséghelyek és a kategóriák karbantartását. 6.2.5 Az NGSZ az Intézmény által beküldött készletváltozást ellenőrzés után a KASZPER mo dulba lekönyveli. 6.2.6 Az NGSZ a KASZPER modulban folyamatosan vezeti és nyilvántartja az Intézmény követelés- és tartozás-állományának (vevő-szállító analitika) alakulását, a kötelezettség-vállalásokról és követelés-szerzésekről szóló dokumentációkkal összevetve ellenőrzi azok megalapozottságát. Az esetlegesen észlelt eltérésekről az észleléstől számított 5 munkanapon belül írásban tájékoztatja az Intézmény Vezetőjét és felhívja a figyelmét az eltéré sek írásbeli indokolására, valamint a követelések kiszámlázására. 6.2.7 Az NGSZ az Intézménnyel történő havi egyeztetés eredményeképpen rendezi és átkönyveli a havi függő tételeket. Év végi zárást megelőzően az NGSZ kiküldi a függők tárgyévi záró egyenlegeinek részletezéséről készült táblázatot. 6.2.8 Az NGSZ meghatározza a szakképzési támogatásról vezetett analitika tartalmi és formai követelményeit. Az intézmény által havonta megküldött egyezető lapokat és az egyeztetést követően laponként hitelesíti.

7 LÉTSZÁM- ÉS BÉRGAZDÁLKODÁS Általános megállapítások: a) Az Intézmény a létszám- és személyi juttatás előirányzattal önállóan gazdálkodik (teljes jogkörrel rendelkezik előirányzatai felett, felelős a felhasználás alakulásáért, és az adatoknak a SAMU mo dulban történő felviteléért), figyelemmel kíséri az engedélyezett álláshelyek betöltöttségét, a havi illetménykeret-lekötésének alakulását (rendszeres kifizetések). b) Közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmányt, illetve természetes személy részére szóló megbízási szerződést kiállítani csak a SAMU modulban szabad. A gép által kinyomtatott okmányokba utólagosan kézzel belejavítani, beleírni tilos. Csak rendkívül indokolt esetben ellenjegyezhető azon közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával, illetve megszűnésével kapcsolatos okmány, megbízási szerződés, amelyet nem a SAMU modulban készítettek el, vagy kézi javítást, kiegészítést tartalmaz. Ilyen esetben a szabálytól való eltérés okát jegyzőkönyvbe kell foglalni, melyet annak a személynek is alá kell írni, akinek a hibájából nem volt lehetséges időben a rögzíteni a SAMU mo dulban. A jegyzőkönyvet csatolni kell az okmányhoz. c) A közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmány (kinevezés, vezetői megbízás, átsorolás, munkaviszony megszűntetése, stb.) és a megbízási szerződés is kötelezettségvállalás, ezért a vonatkozó szabályok értelmében az ellenjegyzési kötelezettség rájuk is vonatkozik. Az ellenjegyzés nélküli kö telezettségvállalás érvénytelen. d) Amennyiben a munkaviszonnyal kapcsolatos okmány hatálya a keltezésnél korábbi akkor a munkáltató intézmény köteles a visszamenőleges hatály okát jegyzőkönyvbe rögzíteni. A jegyzőkönyvet a késlekedést előidéző személynek is alá kell írnia, majd csatolni kell az okmányhoz. Ennek hiányában az okmány nem ellenjegyezhető. e) A Magyar Állam Kincstár és az Intézmény közötti kapcsolatot kizárólag az NGSZ tart(hat)ja fenn, az Intézmény és a MÁK részére közvetlenül az NGSZ adja meg a szükséges információt. Az Intézmény a munkaerő- és bérgazdálkodással kapcsolatos ügyekben közvetlenül az NGSZ-szel áll kapcsolatban, tőle kapja meg a szükséges tájékoztatást, segítséget.

7.1.1

Az Intézmény a vonatkozó jogszabályi előírások betartása mellett elvégzi a munkáltatói jogkör gyakorlásával együtt járó feladatokat, a SAMU modulban elkészíti és kiadja a közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával illetve megszüntetésével (megszűnésével) kapcsolatos okmányokat (kinevezés, besorolás, adatfelvételi lap, számlanyitás bejelentő, kinevezés módosítás, átsorolás, elszámoló lap, közalkalmazotti igazo-

17

lás, közalkalmazotti jogviszony megszüntető irat) és a munkáltatói minőségében szerzett adatokat az NGSZ-nek átadja további adatkezelés céljából. 7.1.2

Az Intézmény a munkaviszonnyal kapcsolatos, a munkavállaló és a munkáltató részéről aláírt okmányok legalább három (munkavállalói, munkáltatói és MÁK) példányát 3 munkanapon belül MÁK kísérőjegyzékkel ellátva – a tervezett hatálybalépés előtt legalább 3 munkanappal korábban – ellenjegyzésre megküldi az NGSZ-nek. Az NGSZ az ellenjegyzés céljából megküldött munkaügyi okmányok (kinevezés, kinevezés módosítása, átsorolás, értesítés illetményváltozásról, közalkalmazotti jogviszony megszüntetése, vezetői megbízás stb.) adatait a SAMU modulban egyezteti, ellenőrzi.

7.1.3

A bérjellegű, nem rendszeres kifizetések (megbízási szerződés alapján végzett munka ellenértéke, célfeladat ellenértéke, túlóradíj, minőségi pótlék, kereset-kiegészítés, jubileumi jutalom, stb.) esetén: a) Az Intézmény a KASZPER modulban korábban már ellenjegyzett és mellékletekkel felszerelt megbízási szerződést, alapbizonylatot, stb. továbbítja az NGSZ részére. A bérkifizetésről szóló rendelkezésen feltünteti a kifizetés pontos jogcímét, és a terhelt előirányzatot (önkormányzati támogatási előirányzat, saját bevétel, vagy átvett pénzeszköz). b) Az Intézmény tárgyhót követő 3-ig MÁK nyomtatványon jelenti az NGSZ-nek a munkából való távolmaradást (betegszabadság, GYED, GYES, táppénzes ellátások). c) Az Intézmény tárgyhót követő 10-ig MÁK nyomtatványon jelenti az NGSZ-nek a túlórát, a helyettesítést és a szabadság feladást.

7.1.4

Az Intézmény nem rendszeres bérkifizetés esetén, minden egyes kifizetésről szóló rendelkezéskor írásban tájékoztatja az NGSZ-t a dolgozó kifizetését terhelő egyéb levonás összegéről, jogcíméről és kedvezményezettjéről. Ennek elmulasztásából eredő károk, kamatok és bírságok az Intézményt terhelik.

7.1.5

Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata, mint Megbízó és a Magyar Államkincstár Csongrád Megyei Igazgatósága (MÁK) jogelődjeként a BM Csongrád Megyei Területi Államháztartási és Közigazgatási Információs Szolgálat, mint Megbízott között létrejött, 1999. január 1-től hatályos Együttműködési Megállapodás 4. f) pontja szerinti –az Intézmény feladata – a személyes adatok védelméről szóló törvény rendelkezéseinek betartása mellett – a MÁK által üzemeltetett e-Adat rendszeren keresztül elérhető bérfizetési jegyzékek letöltése és kinyomtatás után 1 példány átadása a munkavállaló részé re.

7.1.6

Az Intézmény feladata a rendszeres és nem rendszeres bérkifizetésről készült bérjegyzé kek, a kifizetési jegyzékek, valamint a könyvelési bizonylatok egyeztetése, ellenőrzése. A téves számfejtés, vagy kifizetés, elmaradt feladás elsősorban az Intézmény felelőssége, mivel a rendelkezésére álló bizonylatokat azonnal köteles egyeztetni. Eltérés esetén írásban 3 munkanapon belül a szükséges lépésekről tájékoztatja az NGSZ-t.

7.1.7

Az Intézmény a Vhr. alapján minden negyedévet követő hónap 5-ig köteles elkészíteni és megküldeni a SAMU modulban a létszám és illetmény záró adatairól készített kimutatást, amit az NGSZ felülvizsgálat után tárgyhónap 10-ig a Közgazdasági Irodára továbbít.

7.1.8

Az Intézmény minden negyedévet követő hónap 5-ig kitölti és az NGSZ-nek megküldi a KSH által kiadott „Jelentés az üres álláshelyek számáról” elnevezésű űrlapot, melyet feldolgozás után elektronikus adathordozón az NGSZ tárgyhónapot követő hónap 7-ig továbbít a MÁK felé.

7.1.9

Az Intézmény a nem rendszeres munkáltatói kifizetésekről (pl.: étkezési hozzájárulás, napidíj, kiküldetés, stb.) telephely szerinti bontásban feladást teljesít minden hónap 25ig a NGSZ-nek. A nemleges kifizetésekről is írásban kell nyilatkozni. Az utazási költségtérítés feladását a kifizetést megelőzően teljesíteni kell.

18

7.2.1

Az NGSZ az Intézménytől beérkező MÁK kísérőjegyzékkel ellátott közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmányokat – a személyes adatok védelméről szóló törvény rendelkezéseinek betartása mellett – alaki, formai és tartalmi ellenőrzés után – amennyiben az ellenjegyezhetőség feltételei fennállnak – 3 munkanapon belül ellenjegyzi, egy példányát továbbítja a MÁK-nak, a fennmaradó példányokat visszaküldi az Intézménynek. Amennyiben nem ellenjegyezhető az okmány, akkor az NGSZ 5 munkanapon belül az ok megjelölésével az iratok összes példányát visszaküldi az Intézménynek.

7.2.2

Az NGSZ az Intézmény által beküldött feladási bizonylatokat ellenőrzi, a Központosított Illetményszámfejtő Rendszerbe (KIR3) berögzíti – a túlóra, helyettesítés, készenlét, ügyelet, műszakpótlék, szabadság feladás kivételével – tárgyhó 15. napjáig elektronikusan továbbítja a MÁK-nak.

7.2.3

Az NGSZ az Intézmény által beküldött bizonylatok közül a túlóra, helyettesítés, készenlét, ügyelet, műszakpótlék, és a szabadság feladást tartalmazó MÁK nyomtatványt ellenőrzi, majd berögzíti az KIR3 rendszerbe, és tárgyhó 15-ig elektronikusan továbbítja a MÁK-nak.

7.2.4

A bérjellegű, úgynevezett nem rendszeres kifizetéseknél az NGSZ végzi a számfejtést a MÁK által biztosított KIR3 rendszerben az intézmény által elkészített és NGSZ részére megküldött rendelkezés bruttó bérről bizonylat alapján. A számfejtés eredményét utalványrendelet formájában rögzíti a KASZPER modulban. A kifizetés végrehajtásának NGSZ általi utalványozását és ellenjegyzését követően az NGSZ gondoskodik a nettó összeg jogosult, az esetleges egyéb levonások összegének pedig a kedvezményezett bankszámlájára történő átutalásáról.

7.2.5

Az NGSZ az Intézménynek ellenőrzésre és tájékoztatásul havonta megküldi a jogosultak és kedvezményezettek kifizetési jegyzékét és a könyvelési bizonylatokat.

7.2.6

Az NGSZ az eAdat rendszeren keresztül havonta letöltött és kinyomtatott könyvelési bizonylatokat átvételi elismervény ellenében átadja az Intézménynek.

7.2.7

Az NGSZ a rendszeres és nem rendszeres bérkifizetési jegyzékek és könyvelési bizonylatok intézményi ellenőrzése és észrevételezése alapján havonta intézkedik a bérfüggő kiadások és bevételek rendezéséről.

7.2.8

Az NGSZ rögzíti és a MÁK-nak az általa megadott határidőre elektronikusan megküldi a nem rendszeres munkáltató kifizetésekről szóló feladásokat az KIR3 rendszeren keresztül.

7.2.9

A munkabérek és egyéb személyi jellegű bérek készpénzes kifizetéseire vonatkozóan a hatályos Pénzkezelési szabályzat idevonatkozó szabályai az irányadók.

8 SELEJTEZÉS – LELTÁROZÁS, VAGYONKATASZTER 8.1.1

Az Intézmény az NGSZ által rendelkezésére bocsátott és az Intézmény által is hatályba léptetett Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata és a Leltárkészítési és leltározási szabályzat alapján elvégzi a rá háruló feladatokat.

8.1.2.

Az Intézmény a Leltárkészítési és leltározási szabályzatában meghatározott, előzetesen egyeztetett éves ütemterv által előzetesen kijelölt időpontban elkészíti a szabályzatban előírt intézményi leltározási ütemtervet, megbízólevélben kijelöli a leltározási bizottság tagjait, leltárellenőrt kér az NGSZ-től.

8.1.3.

Az Intézmény a leltározás megkezdésekor jegyzőkönyvet készít, az egyedi leltárutasításban meghatározottak szerint elvégzi a helyszíni leltározást (ideértve az idegen tulaj donú eszközök leltározását is), az NGSZ leltárkiértékelése alapján – amennyiben szükséges – elvégezi a leltáreltérések vizsgálatát, illetve felelősségre vonást alkalmaz. Erről a leltározás befejezésekor készített záró jegyzőkönyv, a leltárbizonylatok, és a felelősségre vonásról szóló határozat megküldésével tájékoztatja a NGSZ-t.

8.1.4.

Tárgyévben végrehajtott, évközi leltározás esetén – az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.)

19

Korm. rendelet, valamint a Leltárkészítési és leltározási szabályzatnak megfelelően – az Intézmény által elkészített a december 31-i fordulónappal az eszközök és források ér tékadatait tartalmazó Összesítő kimutatást, amely a mérleg alátámasztását szolgálja. Az Intézmény a Vhr., illetve a Leltárkészítési és leltározási szabályzat által előírt gyakorisággal köteles leltározni. 8.1.5.

Az Intézmény a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzatában meghatározottak szerint a feleslegessé vált eszközöket jegyzékbe foglalja, és egy példányát az NGSZ részére megküldi, a Selejtezési Bizottságba NGSZ képviselő delegálását kéri, beszerzi a szükséges szakértői véleményeket, javíthatatlansági nyilatkozatokat, határozatban kijelöli a Selejtezési Bizottság tagjait és vezetőjét. Előzetesen egyeztetett időpontban biztosítja a jegyzékben szereplő eszközök megtekintését az NGSZ ellenőre számára. A selejtezés lezárását követően a Selejtezési jegyzőkönyv egy példányát megküldi az NGSZ-nek, amely alapján az eszközökben bekövetkezett változásokat az NGSZ a nyilvántartásokon átvezeti.

8.1.6.

Az Intézmény feladata az a) adatszolgáltatás az NGSZ-nek a vagyonkataszter mennyiségi, értékbeli és természetbeni adataiban történt változásokról, b) az általa az NGSZ számára szolgáltatott adatok, tények és jogok aktualizálása, az ezt alátámasztó iratok átadása a NGSZ-nek.

8.1.7

Az Intézmény feladata az ingatlanok kataszteri leltározása a hatályos Ingatlanvagyonkataszter szabályzat valamint az NGSZ Leltárkészítési és leltározási szabályzatban foglaltak szerint. A leltározás végrehajtása – az NGSZ ellenőrzése mellett – az Intézmény feladata.

8.2.1

Az NGSZ elvégzi a Leltárkészítési és leltározási, illetve a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzatában rögzített ráeső feladatokat.

8.2.2

A NGSZ – az Intézménnyel történő egyeztetés után - megbízólevélben kijelöli a leltárellenőrt, kiadja a leltárfelvételi ívet, elvégzi a szabályzatban, illetve a megbízólevélben előírt ellenőrzést és a kiértékelést, az állományváltozásokat átvezeti a könyvviteli nyilvántartásban, gondoskodik a leltárbizonylatok, iratok megfelelő példányainak őrzéséről, kezeléséről.

8.2.3

Az NGSZ a selejtezéshez megbízólevélben kijelöli a selejtezés ellenőrét, és határozatban delegál egy bizottsági tagot, végrehajtja az eszközök állományból történő kivezetését, gondoskodik a selejtezési dokumentációk megfelelő példányainak őrzéséről, kezeléséről.

8.2.4

Az NGSZ a leltározás szúrópróbaszerű, illetve a feleslegessé vált, selejtezésre előkészített eszközök tételes ellenőrzése után az észrevételeiről jelentést küld az Intézménynek.

8.2.5

Az NGSZ feladata az intézményi ingatlanvagyon-kataszter a) aktualizálásához szükséges alapbizonylatok vagyonhasznosító költségére történő beszerzése, kezelése és őrzése, b) a kataszterben szereplő adatok, valamint a számviteli egyezőségéről történő gondoskodás, a bekért egyezőségi nyilatkozatok nyilvántartása, c) adatszolgáltatás az Intézmény által rendelkezésére bocsátott bizonylatok alapján az önkormányzati ingatlan-kataszter vezetője részére.

8.2.6

Az NGSZ feladata (a számviteli törvénnyel összhangban) a számviteli nyilvántartással való egyezőség érdekében a kataszterben előírt bruttó érték nyilvántartás, valamint a bruttó érték változás és az egyenleg vezetése is. Ha a NGSZ ez irányú tevékenysége során eltérést tapasztal, erről levélben értesíti a Városüzemeltetési Irodát vagy az önkormányzati ingatlan-kataszter vezetőjét.

20

9 BESZÁMOLÁS, ADATSZOLGÁLTATÁS 9.1.1

Az Intézmény az évközi és éves beszámoló, a költségvetési és a pénz- és előirányzatmaradvány elszámolás elkészítéséhez, valamint az év közben felmerülő egyéb, az intézmény-hálózatot érintő, egységes felmérések, jelentések, műszaki adattár, döntési javaslatok elkészítéséhez az Önkormányzat és/vagy a NGSZ által meghatározott adattartalommal és formában adatszolgáltatást teljesít.

9.1.2

Az Intézmény a beszámolójához elkészíti a szöveges értékelést. Szöveges indokolással adatot szolgáltat a felügyeleti szerv által megadott szempontok szerint a pénz- és előirányzat-maradvány alakulásáról, a rendelkezésére álló források felhasználásáról, a céltámogatás felhasználásáról, a feladatmutatók alakulásáról.

9.1.3

Az Intézmény részt vesz az NGSZ által szervezett, előre meghirdetett továbbképzéseken, oktatásokon, szakmai megbeszéléseken, tájékoztatókon, bemutatókon. Kérés esetén a kapcsolódó témában adatszolgáltatást teljesít.

9.2.1

Az NGSZ jogszabályokban, illetve az Önkormányzat által előírt határidőre és adattartalommal, a könyvelési adatok, az Intézmény adatszolgáltatása és szöveges értékelése alapján elkészíti az Intézmény évközi és éves pénzforgalmi beszámolóját és ezek dokumentációit.

9.2.2

Az NGSZ a költségvetés végrehajtási utasításában (Vhr.) foglalt határidőre elkészíti a költségvetési jelentést. Az évközi és éves költségvetési jelentést megküldi a Közgazdasági Iroda részére.

9.2.3

Az NGSZ a költségvetés végrehajtási utasításában (Vhr.) foglalt határidőre elkészíti a negyedéves mérlegjelentést és megküldi a Közgazdasági Iroda részére.

9.2.4

Az NGSZ a Közgazdasági Iroda által felülvizsgált, a zárszámadás alapját jelentő beszámoló-garnitúra egy példányát megküldi az Intézmény részére.

9.2.5 Az NGSZ az éves beszámoló részeként az Intézményi adatszolgáltatással kiegészítve a könyvelési adatokból elkészíti a céltámogatások elszámolását. Az Intézmény feladata az ETRIUSZ modulban elkészített céltámogatás felhasználás kimutatások összevetése az Intézmény által vezetett céltámogatás analitikával és esetleges eltérések esetén a határ idők betartása mellett a módosítás kezdeményezése. A feltárás alapján gondoskodik a végrehajtható módosítási kérelmek figyelembe vételéről. 9.2.6

Az NGSZ a jogszabály és a Közgazdasági Iroda leiratában meghatározott módon elké szíti az Intézmény pénz- és előirányzatmaradvány-elszámolását, amelyhez az Intézmény előzetesen adatot szolgáltatott.

9.2.7

A NGSZ megküldi az Intézmény részére az előzetes pénz-és előirányzat-maradvány el számolást, amit az Intézmény haladéktalanul ellenőriz. Amennyiben az Intézmény eltérést észlel vagy nem ért egyet az elszámolással, személyes egyeztetést kezdeményezhet. Az eltérés, illetve kifogás rendezéséről jegyzőkönyv készül. A jóváhagyott pénz- és előirányzat-maradványról a Közgazdasági Iroda az NGSZ útján tájékoztatja az Intézményt.

9.2.8 Az NGSZ ellátja – az Intézmény adatszolgáltatása alapján – az államháztartással szembeni adatszolgáltatási feladatokat. A jogszabályban előírt adattartalommal, formában és határidőre elkészíti és továbbítja a a) b) c) d) e) f) g)

a negyedéves és éves beruházási statisztikai jelentést, az áfa bevallást, a rehabilitációs hozzájárulás elszámolását, a cégautó adó bevallását, az energiafelhasználási beszámolót, a közbeszerzési éves statisztikai összegezést, és egyéb, az intézményi vagyon működtetésével kapcsolatos adatszolgáltatásokat,

21

Az áfa, a rehabilitációs hozzájárulás és a cégautó adó bevallás esetében a kapcsolódó pénzforgalmat az NGSZ rendezi, átutalja a fizetendő adót és hozzájárulást. 9.2.9

Az NGSZ a jogszabályban előírtaknak megfelelően, az ETRIUSZ rendszerben a Közgazdasági Iroda által meghatározottak szerinti adattartalommal az Intézmény tartozásállományáról havi rendszerességgel, a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig adatszolgáltatást teljesít a Közgazdasági Iroda részére.

9.2.10 Az NGSZ a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló Közgyűlési rendeletben (Vhr.) előírtaknak megfelelően az ETRIUSZ rendszerben a Közgazdasági Iroda által meghatározottak szerinti adattartalommal elkészíti az Intézmények összesített finanszírozási ütemtervét (az Intézmények tárgyhót megelőző hó 15-ig elkészített tervei alapján) havi rendszerességgel, a tárgyhónapot megelőző hónap 20. napjáig adatszolgáltatást teljesít a Közgazdasági Iroda részére.

10 ENGEDÉLYEZÉSI ELJÁRÁS (Kötelezettségvállalás, szakmai teljesítés-igazolás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés) Általános megállapítások: a) Az Intézmény a saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok terhére, illetve saját bevétel megszerzése érdekében kötelezettséget vállal, utalványoz. Költségvetési szerv nevében, a költségvetési szerv feladatainak ellátása (végrehajtása) során fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni (a továbbiakban kötelezettségvállalás) az önállóan működő, illetve az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv vezetője, vagy az általa írásban megbízott személy (a továbbiakban kötelezettségvállaló/utalványozó) jogosult. Ugyanez vonatkozik a kiadás teljesítésének, illetve a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére, azaz az utalványozásra is. b) Utalványozni csak a KASZPER modul külön írásbeli rendelkezésével (a továbbiakban utalványrendelet) lehet. c) A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. A szakmai teljesítésigazolás módjáról és az azt végző személy(ek) kijelöléséről a költségvetési szerv vezetője belső szabályzatban köteles rendelkezni. A szakmai teljesítésigazolásnak az okmányon (számlán) feltüntetett gazdasági esemény megtörténtét kell igazolni és magára az okmányra (számlára) kell felvezetni. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. Az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. d) Az ellenjegyzésre jogosultnak az okmányt – ha nem felel meg az ellenjegyzés feltételeinek – ak kor kell ellenjegyeznie, ha erre a kötelezettségvállaló, vagy az utalványozó írásban utasítja. Ez esetben az ellenjegyző az okmányt „az ellenjegyzés utasításra történt” záradékkal köteles ellátni, s erről a Polgármestert 3 munkanapon belül értesíteni köteles. Az ellenjegyző utasítás ellenére is megtagadhatja az ellenjegyzést, ha ezzel bűncselekményt valósítana meg. e) Érvényesítést csak az NGSZ igazgatója által ezzel írásban megbízott, a jogszabály szerinti isko lai végzettséggel rendelkező NGSZ dolgozó végezhet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. f) Ott ahol az aláírás alakisága cégszerű aláíráshoz kötött, a cégszerű aláírás a kötelezettségvállalásra és az ellenjegyzésre feljogosított személyek együttes, első- és másodhelyi aláírásával jön létre. g) A kötelezettségvállalás minden egyes példányán szerepelni kell a pénzügyi ellenjegyzésnek, azaz a kötelezettségvállalást legalább 2 példányban (vevő-szállító) kell ellenjegyzésre küldeni. h) A kötelezettségvállaló, a szakmai teljesítést igazoló, az utalványozó, az érvényesítő és az ellenjegyző aláírásának hitelesnek kell lennie. Akkor hiteles az aláírás, ha azt az arra jogosult személy saját kezűleg írja alá, és aláírása mellett szerepel az Intézmény hivatalos bélyegzőlenyomata. i) Kizárólag csak eredeti sajátkezű aláírások fogadhatók el hiteles aláírásként. A másolt (nyomtatott, faxolt, bélyegzett) aláírás nem hiteles. j) Az e-mailben, vagy faxon érkező megrendelések az eredeti és hiteles aláírású visszaigazolás csatolásával érvényes kötelezettségvállalássá tehetők, amennyiben egyébként megfelelnek az ellenjegyzés feltételeinek. k) Másolat csak hitelesítés után ellenjegyezhető (másolt számla nem hitelesíthető). Másolatot hitelesíteni a „Hiteles, az eredetivel mindenben megegyezik” bélyegzőlenyomat melletti dátum és ere-

22

l)

deti hiteles aláírással lehet. Másolat hitelesítésére csak a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, illetve ellenjegyzésre jogosult személy jogosult. Amennyiben a hitelesített másolatok között nincs egyetlen eredeti aláírású okmány sem, akkor ennek okát jegyzőkönyvbe kell foglalni, a jegyzőkönyvet a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, illetve ellenjegyzésre jogosult személyek mindegyikének alá kell írni, és a jegyzőkönyvet csa tolni kell a hitelesített másolatokhoz.

10.1.1 Az Intézmény a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, valamint készpénz felvételre jogosultak névsorát, munkakörét és aláírás-mintáját, a hatálybalépés időpontját 3 mun kanappal megelőzően írásban (az NGSZ nyomtatványán – amelyet a TITÁN rendszer/Jogi dokumentumok/NGSZ és a hozzárendelt Intézmények/NGSZ és az Intézmények űrlapjai menüből letölthet), 2 példányban megküldi a NGSZ-nek, amelynek 1 eredeti példányát az NGSZ leigazolva az Intézmény részére visszaküld. Az Intézmény köteles az aláírási rendben bekövetkező változást haladéktalanul jelenteni. 10.1.2 Az Intézménynek a kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött jogcím szerinti előirányzata biztosítja-e a fedezetet (keretfigyelés). A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia, és az Intézmény kötelezettségvállalásaival összhangban köteles biztosítani, hogy a szükséges költségvetési és saját forrásai a jogcím szerinti előirányzatnak megfelelően rendelkezésre álljon. 10.1.3 Az Intézmény kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt elkészíti az utalványrendeletet a KASZPER modulban. Feltünteti, hogy a rajta szereplő összeget saját bevételéből, az átvett pénzeszközei terhére, vállalkozási bevételből vagy a részére jóváhagyott önkormányzati támogatási előirányzat terhére rendeli kifizetni, illetve bevételként utalványozni. 10.1.4 Az intézményi utalványozó – az ellenjegyzőhöz hasonlóan – az utalványozás előtt meg győződik arról, hogy a bizonylat szabályszerűen van-e kiállítva és aláírva, a szakmai teljesítés igazolás jogszerűen történt-e meg, a hiteles és ellenjegyzett kötelezettségvállalás, eszközbeszerzés esetén az állományba vételi bizonylat csatolva van-e, van-e fedezet a kifizetésre, a Beszerzési szabályzat, a Közbeszerzési törvény, ezen MEGÁLLAPODÁS és az Intézmény vonatkozó szabályzatai be lettek-e tartva, illetve, hogy a kedvezményezett jogosult-e az átvételre. 10.2.1 Az NGSZ igazgatói határozatban felhatalmazott dolgozójának joga és a jogszabályi feltételek fennállása esetén kötelessége az Intézményi kötelezettségvállalások és utalványrendeletek ellenjegyzése. Az NGSZ ellenjegyzése nélkül a kötelezettségvállalás érvénytelen, a kiadás nem teljesíthető, a bevétel nem szedhető be. Az Intézménytől beérkező okmányokat az NGSZ 5 munkanapon belül ellenjegyzi, vagy elutasítja az ellenjegyzést. Érvénytelen kötelezettségvállalás a szerződő félnek nem adható át. 10.2.2 Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet, a kötelezett ségvállalás sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, különösen sérti, ha nem felel meg a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség kritériumainak, ha túllépi a létszám és kiadási előirányzatot, fedezet nélküli a kötelezettségvállalás, aránytalan a szolgáltatás-ellenszolgáltatás, feltűnően alacsony, vagy magas ár alkalmazása, jóváhagyatlan pénzmaradvány felhasználás történne, a beszerzési szabályzat, a közbeszerzési törvény, ezen MEGÁLLAPODÁS, illetve az Intézmény szabályzatai előírásai nem kerültek betartásra. 10.2.3 Az NGSZ igazgatói határozatban kijelölt dolgozója (az érvényesítő) a kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrzi azok jogo sultságát, összegszerűségét, a fedezet meglétét és azt, hogy az előírt alaki követelmé nyeket betartották-e a hatályos Pénzkezelési szabályzatnak megfelelően. 10.2.4 Az Intézmény írásbeli adatszolgáltatása alapján a NGSZ nyilvántartja az Intézménynél arra írásban kijelölt kötelezettségvállalásra, utalványozásra, valamint készpénzfelvételre

23

jogosultak névsorát, aláírás-mintáját, a jogosultság mértékét és hatályba lépés időpontját. Az ellenjegyzés gyakorlása során ellenőrzi a kötelezettségvállaló, vagy az utalványozó illetékességét. 10.2.5 Az ellenjegyzett okmány összes példányát az NGSZ 5 munkanapon belül az Intézménynek az ügyfélszolgálaton, illetve a PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül visszajuttatja. 10.2.6 A rendkívüli káresemények, illetve azonnali beavatkozást igénylő balesetveszélyes helyzetek közvetlen következményeinek – NGSZ egyidejű értesítése mellett történő – elhárításával kapcsolatos, a kárveszély nagyságával arányban álló azonnali Intézményi kötelezettségvállalást az NGSZ utólagosan – már amennyiben utólag teljesülnek az ellenjegyzés feltételei – ellenjegyezi.

11 VERSENYEZTETÉSI ELJÁRÁSOK Általános megállapítások: a) A költségvetési szerveknek a Közbeszerzési törvény és a Beszerzési Szabályzat előírásai szerint kell eljárni az árubeszerzési, szolgáltatás igénybevétele és építési beruházási (karbantartási, felújítási) ügyekben. b) A közbeszerzési műszaki leírás azoknak a műszaki előírásoknak az összessége, amelyek meghatározzák a közbeszerzés tárgya tekintetében megkövetelt jellemzőket, amelyek alapján a közbeszerzés tárgya oly módon írható le, hogy az megfeleljen az ajánlatkérő által igényelt rendeltetésnek. A műszaki leírás tar talmazza a minőségre, a teljesítményre, a biztonságra és a méretekre vonatkozó jellemzők meghatározását, ideértve a közbeszerzés tárgyára alkalmazandó, a minőségbiztosításra, a terminológiára, a jelek re, a vizsgálatra és vizsgálati módszerekre, a csomagolásra, a jelölésre, a címkézésre vonatkozó követel ményeket. Építési beruházás vagy szolgáltatás (karbantartás) megrendelése esetében továbbá tartalmaznia kell a tervezésre és költségekre vonatkozó szabályokat, a munkák vizsgálati, ellenőrzési és átvé teli feltételeit, az építési eljárásokat vagy technológiákat, valamint minden olyan egyéb műszaki felté telt, amelyet az ajánlatkérőnek módjában áll általános vagy különös rendelkezésekkel előírni az elkészült munka és azon anyagok vagy alkatrészek tekintetében, amelyeket az magában foglal. c) A közbeszerzési eljárás ajánlati, vagy ajánlattételi felhívása kötelezettségvállalásnak minősül, ezért el lenjegyzése kötelező. d) Az ajánlatkérő (Intézmény) csak abban az esetben mentesül a szerződés megkötésének kötelezettsége alól, ha az eredményhirdetést követően – általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében – beállott lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére vagy teljesítésére nem képes.

11.1.1 Az Intézmény saját előirányzata terhére történő beszerzése, szolgáltatás igénybevétele (épület-karbantartás, stb.), épület-felújítás, beruházás (továbbiakban beszerzés) a Közgyűlés tárgyévre vonatkozó költségvetési végrehajtási rendeletében (Vhr.) megjelölt értékhatárt meghaladó, de a hatályos Közbeszerzési törvényben meghatározott értékhatárt el nem érő összegű beszerzése többajánlatos eljárás eredményeként valósulhat meg a Beszerzési szabályzat előírásainak betartása mellett. 11.1.2 Az Intézmény a többajánlatos eljárások lebonyolításával, valamint a Közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzései, szolgáltatás igénybevételei, karbantartásai, felújításai és beruházásai lebonyolításával (teljes körű ügyintézésével), a (köz)beszerzési eljárások lefolytatásával a beszerzés tárgyától függetlenül az NGSZ-t – konzorciumi beszerzés esetén az NGSZ-t, vagy az Önkormányzatot – köteles írásban megbízni. 11.1.3 Az Intézmény a várható jövő évi előirányzatai alapján valószínűsíti a következő költségvetési évre vonatkozó árucsoportonkénti beszerzési, karbantartási (felújítási, beruházási) és egyéb szolgáltatási igényeit, meghatározza azok 12 havi becsült értékét. A becsült értékek alapján elkészíti az Intézmény előzetes közbeszerzési tervét, melyet szeptember 25-ig felülvizsgálatra és nyilvántartásba vételre megküld az NGSZ-nek. 11.1.4 Az Intézmény a jóváhagyott költségvetése ismeretében a közbeszerzésekről szóló törvény rendelkezése alapján véglegesíti a közbeszerzési tervét és felülvizsgálat, illetve nyilvántartásba vétel miatt tárgyév április 10-ig megküldi a NGSZ-nek. 11.1.5 Az Intézmény a közbeszerzési tervét, valamint annak módosítását a saját honlapján, ha nem rendelkezik honlappal a Közbeszerzések Tanácsa honlapján – a közbeszerzési terv módosítása esetén a módosítás – elkészítésétől számított 5 munkanapon belül – közzé kell tegye. Az Intézmény közbeszerzési tervének a honlapon a tárgyévet követő évre

24

vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig elérhetőnek kell lennie. E szabály megsértéséből eredő bírság megfizetésére az Intézmény köteles. 11.1.6 Az Intézmény feladata a közbeszerzési eljárás törvényben, a többajánlatos eljárás Beszerzési szabályzatban meghatározottak szerinti – határidőre történő – előkészítése, így különösen az adott (köz)beszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése és megállapítása, az – NGSZ által elkészítendő ajánlati, vagy ajánlattételi felhíváshoz, ajánlatkéréshez kapcsolódó – dokumentáció előkészítése, tartalmi meghatározása, a beszerzés tárgyának elégséges specifikálása. Amennyiben az itt felsoroltak hiányossága, hibája miatt kerül sor bírság megfizetésére, arra az Intézmény köteles. 11.1.7 Az Intézmény az NGSZ-nek írásban megküldi a (köz)beszerzési eljárás kiírásához szükséges adatokat, amelyek az alábbiak: a) az ajánlatkérő nevét, címét, telefon- és telefax-számát (e-mail), b) a dokumentáció elkészítéséhez szükséges műszaki leírást, c) a közbeszerzés tárgyát, illetőleg mennyiségét, d) a szerződés időtartamát vagy a teljesítés határidejét, e) a teljesítés helyét, f) az ajánlatok bírálati szempontját, g) az ajánlattételre javasolt – meghívandó – ajánlattevők megnevezését adott esetben, h) a közbeszerzési eljárás tárgyára vonatkozó becsült érték és a rendelkezésre álló pénzügyi fedezet meghatározását, i) a finanszírozási forrás meghatározását. A dokumentumok elkészítéséhez az Intézmény kérheti az NGSZ közbeszerzési referensének szakmai tanácsadó közreműködését. 11.1.8 A 11.1.7 pont szerint összeállított anyag tartalmáért az előirányzat felett rendelkezni jogosult Intézmény – továbbiakban ajánlatkérő Intézmény – Vezetője a felelős. Építési beruházás, vagy építési szolgáltatás esetén a műszaki dokumentáció elkészítése az NGSZ műszaki csoportjának a feladata, ennek tartalmáért az NGSZ műszaki vezetője, üzemeltetési igazgatója és általános intézményvezetői minőségében pedig az NGSZ igazgatója felelős ebben a csökkenő sorrendben. 11.1.9 Az ajánlatkérő Intézmény Vezetője határozatban köteles kijelölni a (köz)beszerzés tárgyával kapcsolatban szakmai tapasztalattal rendelkező (megbízott) személyt. aki az Intézmény képviselőjeként – mint a Bírálóbizottság tagja – közreműködik az ajánlatok elbírálására létrehozott Bírálóbizottság munkájában. Az ajánlatkérő Intézmény Vezetője – mint döntéshozó – a Bírálóbizottság írásbeli javaslata alapján saját, egyszemélyi felelősséggel dönt a (köz)beszerzési eljárás nyerteséről. Döntését írásban rögzíti. Az eljárás nyertes ajánlattevőjével az ajánlati (ajánlattételi) felhívásban megjelölt napon köteles szerződést kötni. 11.1.10 Amennyiben a (köz)beszerzési eljárásban az ajánlatkérő Intézmény hibájából, mulasztásából vagy a tartalmi meghatározás pontatlanságából eredő törvénysértés miatt, vagy a Bírálóbizottságnak a közbeszerzés tárgya szerint szakértelemmel rendelkező tagjának nem szakszerű álláspontja miatt bírság kiszabására kerül sor, és nem képes bizonyítani, hogy az adott ügyben úgy járt el, ahogyan az tőle szakmailag elvárható volt, úgy a bírság összege az ajánlatkérő Intézmény költségvetését terheli. Amennyiben a jogsértés bizonyíthatóan a bonyolítást végző NGSZ hibájából történt, ilyenek különösen az alaki, formai és eljárási hibák, akkor a felmerülő bírság az NGSZ-t terheli. 11.1.11 Az ajánlatkérő Intézmény a közbeszerzési eljárás nyilvánosságát szem előtt tartva köteles eljárni, a Közbeszerzési törvényben és a Beszerzési szabályzatban megjelölt adatokat (szerződést), információkat, hirdetményeket honlapján – 5 munkanapon belül – kö-

25

teles közzé- és bárki számára elérhetővé tenni. E szabály megsértése miatt fizetendő bírság az ajánlatkérő Intézményt terheli. 11.1.12 Az Intézmény az éves közbeszerzéseiről külön jogszabályban és a Beszerzési szabályzatban meghatározott minta szerinti éves statisztikai összegzést köteles készíteni, amelyet tárgyévet követő év április 30-ig az NGSZ-nek meg kell küldenie. A statisztikai összegezés – a nemleges is – Intézményi honlapra történő felkerüléséért az Intézmény Vezetője a felelős. 11.2.1 A Közbeszerzési törvény, a Vhr., illetve a Beszerzési szabályzat előírása szerinti kötelezően, vagy önkéntes választás alapján lefolytatandó versenyeztetési eljárás lebonyolítá sára az NGSZ a jogosult, az ajánlatkérő Intézmény írásbeli megbízása esetén pedig köteles lefolytatni a (köz)beszerzési eljárást. Az NGSZ ezt a jogát, illetve kötelezettségét az Önkormányzat által szervezett konzorcium tagjaként is gyakorolhatja. 11.2.2 Az NGSZ az általa bonyolított valamennyi – versenyeztetésen alapuló – beszerzési eljá rás eredményeként kötött szerződést a Beszerzési szabályzat előírása szerinti tartalommal a saját honlapján köteles nyilvánosságra hozni. 11.2.3 Az NGSZ a vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelően a Beszerzési Szabályzatban határozza meg a (köz)beszerzési eljárás előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárás dokumentálási rendjét. 11.2.4 Az NGSZ biztosítja az ajánlatkérő Intézmény által konkrétan és körültekintően megfogalmazott, megfelelően dokumentált igények (tartalom) alapján az ajánlatkérés, a közbeszerzési ajánlati, ajánlattételi felhívás és a szerződéstervezet elkészítését, kibocsátását, fogadja a beérkező ajánlatokat, gondoskodik azok szakszerű kezeléséről. Az NGSZ dokumentálja a (köz)beszerzési eljárást. Az NGSZ felelős a (köz)beszerzési eljárás alaki, formai és eljárási szabályainak betartásáért, az ebbéli szabálytalanságból eredő bír ság az NGSZ-t terheli. 11.2.5 Az NGSZ a 11.1.7 g) pont szerinti ajánlattételre meghívandók körét kiegészíti a korábbi időszak leggyakrabban, és legnagyobb értékben győztes – amennyiben ilyen létezik – ajánlattevői közül kiválasztott egy, vagy több ajánlattevővel. (az eljárásba meghívandó ajánlattevőkről készült NGSZ igazgatói határozat előírása alapján) 11.2.6 Az NGSZ igazgatója a (köz)beszerzési eljárás során beérkezett ajánlatok elbírálására – igazgató határozattal – legalább háromtagú Bírálóbizottságot hoz létre, amelybe az ajánlatkérő Intézmény vezetője legalább egy fő, szakmaiságot képviselő tagot köteles dele gálni szintén igazgatói határozattal. 11.2.7 A Bírálóbizottság tagjai írásban értékelik az ajánlatokat, és ezt követően alakítják ki a közös álláspontot, amit szintén írásban dokumentálva a döntéshozónak (ajánlatkérő Intézmény igazgatójának) átadnak. 11.2.8 A döntéshozó által nyertesnek nyilvánított ajánlattevőre vonatkozó – az ajánlati, vagy az ajánlattételi felhívás részét képező – szerződéstervezetet az NGSZ a nyertes ajánlat tevőre vonatkozó adatokkal véglegesíti, és aláírásra megküldi az ajánlatkérő Intézménynek. 11.2.9 Az NGSZ az Intézmény által elkészített és NGSZ-nek határidőre megküldött éves ös zszegző statisztikai jelentést felülvizsgálja és jogszabályban rögzített határidőre a meg küldi a Közbeszerzések Tanácsának. Bírság fizetési kötelezettsége a határidőt nem tartó félnek van.

12.

BESZERZÉS ÉS SZÁLLÍTÁS

Általános megállapítások: a) Az intézményi éves saját beszerzési igény bruttó összege nem lehet több mint az intézményi elemi költségvetés vonatkozó sorainak együttes összege.

26 b) Az NGSZ – az Intézmény rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatokra vonatkozóan is – közbe szerzési eljárással elnyert beszerzés esetében lebonyolítóként, minden más esetben az Intézmény írá sos megbízása alapján – a megbízásban meghatározottak szerint – lebonyolítóként térítésmentesen vesz részt.

12.1.1 Az Intézmény a saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok felhasználására vonatkozólag szállítói megrendelések, szállítói szerződések megkötéséről dönt (kötelezettségvállalás) a jogszabályokban, illetve a Beszerzési szabályzatban előírt versenyeztetési eljárás eredménye alapján. 12.1.2 Az Intézmény az NGSZ rendelkezési körébe tartozó (részjogkörű) előirányzatok, vagy NGSZ céltámogatás terhére történő beszerzési igényét az NGSZ idevonatkozó körlevelében jelzett időintervallumra vonatkozóan, határidőre, cikkelem mélységben és menynyiségben írásban adja meg a Beszerzési szabályzat előírásainak megfelelően. 12.1.3 Az Intézmény a beszerzési igényét vagy szerződésben, vagy eseti jelleggel MEGRENDELŐ űrlapok kitöltésével, cikkelem mélységben határozza meg a vevő (Intézmény) telephelyére szállítva. 12.1.4 Az Intézmény a beszerzési igényét tartalmazó kötelezettségvállalást – a KASZPER modulban történő berögzítést követően – ellenjegyzésre a PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül – a tervezett beszerzést megelőző 5 munkanappal korábban – megküldi az NGSZ beszerzési csoportjának. 12.1.5 Az Intézmény a beszerzést az ellenjegyzett kötelezettségvállalás (megrendelő, vagy szerződés) szállító felé történő elküldésével (lehet faxon is) kezdeményezi. Nem szabad ellenjegyzetlen kötelezettségvállalást kibocsátani, az ebből eredő esetleges károkozásért az Intézmény köteles helytállni. 12.1.6 A megrendelő Intézmény az árubeszerzés teljesítésekor gondoskodik a megrendelt és leszállított termékek átvételéről. Az átvétel általában mennyiségi és minőségi átvételt jelent, de ha az adott dolog átvétele speciális ismeretet igényel, a minőségi átvételben az NGSZ – az Intézmény írásbeli kérelmére – közreműködik. Ez utóbbi esetben az idő pontról az Intézmény köteles az NGSZ-t értesíteni. 12.1.7 A szállítás az Intézménnyel egyeztetett időpontban szállítólevéllel, vagy számlával tör ténik. A NGSZ által közvetített megrendeléseknél is az Intézmény a szállítások teljesítésének helye. Az átvételre jogosult intézményi kijelölt dolgozó a hiánytalan átvétel tényét a számlán, vagy szállítólevélen leigazolja, illetőleg jelzi az esetleges észrevételeit. Az NGSZ jogosult a szállításoknál a helyszínen ellenőrizni az okmányok valóság tartal mát. 12.1.8 A megrendelő Intézmény feladata a beérkező számla érkeztető bélyegzővel történő ellátása, PAPIRUSZ 2009 modulban történő iktatása, saját rendelkezésű előirányzat terhére történő beszerzésénél a beszerzés szakmai teljesítés igazolása, NGSZ részjogkör terhére történő beszerzésénél az átvétel igazolása, az utalványrendelet KASZPER modulban történő kiállítása, utalványozása, számlához csatolása, tárgyi eszköz beszerzése esetén az állományba vételi bizonylat kiállítása és csatolása, a fizetési határidő megállapítása és a fizetési határidő előtt legalább 5 munkanappal az NGSZ-be történő beküldése. 12.1.9 Az Intézmény nem rendszeres, eseti szállítási feladatait elsősorban az NGSZ erre a célra fenntartott gépkocsijával köteles megoldani. Az Intézmény térítésmentesen igényelheti olyan szállítási feladat ellátását, amelyik az NGSZ zárt, kis tehergépkocsijával szabályés célszerűen lehetséges. A szállítás pontos idejét, tárgyát és viszonylatát a gépkocsivezetővel – a tervezett időpont előtt 3 munkanappal korábban, közvetlenül telefonon megbeszélni, vidéki szállítás esetén e-mailen, vagy levélben meg kell küldeni az NGSZ Beszerzési csoportjának. A 20 kg-nál nagyobb tömegű, vagy egy személy által méreténél, veszélyességénél fogva nem mozgatható áruk mozgatásához rakodómunkás biztosítása az Intézmény feladata, költsége is az Intézményt terheli.

27

12.1.10 A szállítás teljesítésének leigazolása a menetlevélen a szolgáltatást igénybe vevő Intézmény képviselőjének aláírásával történik. 12.1.11 Amennyiben az NGSZ bármilyen jogszerűen indokolható ok (túlsúlyos, túlméretes, veszélyes anyagot tartalmazó áru, korábban jelzett szállítási feladat, műszaki meghibásodás, gépkocsivezető, vagy rakodómunkás hiánya, stb.) miatt nem tudja teljesíteni az igényelt szállítási feladatot, halaszthatatlan esetben az Intézmény saját költségvetése terhére bérfuvarozással oldhatja meg. 12.2.1 Az NGSZ az Intézménytől a PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül beérkezett – a KASZPER modulban nyilvántartásba vett – beszerzésre vonatkozó kötelezettségvállalás (szállítási szerződés, vagy egyszerű kézi beszerzés esetén, illetve szállítási keretszerződés eseti rendelése esetén – az NGSZ által rendszeresített űrlapon levő – megrendelés) Excel-táblázatban történő nyilvántartásba vételét követően 5 munkanapon belül ellenjegyzi és intézményi előirányzat terhére történő beszerzésnél visszajuttatja az Intézménynek, aki az ellenjegyzett példányt továbbítja a szállítónak. Az NGSZ rendelkezési jogosultsága körébe tartozó előirányzatok, vagy NGSZ céltámogatás terhére történő beszerzésnél az NGSZ küldi meg a szállítónak a Beszerzési szabályzat előírásainak megfelelően. 12.2.2 A NGSZ a szállító számláját – Intézményi előirányzat terhére történő beszerzés esetén az Intézmény által leigazolt szállítólevél és a számla szakmai teljesítésigazolása, NGSZ előirányzat terhére történő beszerzés esetén az átvétel tényét a számlán, vagy szállítóle vélen történő igazolás alapján, de az NGSZ szakmai teljesítés igazolása mellett – az utalványrendelet ellenőrzése, érvényesítése és ellenjegyzése után – kiegyenlíti. A késedelmes számlakiegyenlítés miatt felmerülő költségeket a késedelemért – a határidők be nem tartásáért – felelős viseli. 12.2.3 Az NGSZ a rendelkezésére álló szállítókapacitás erejéig térítésmentesen kielégíti az Intézmény nem rendszeres, eseti, kisebb teherszállítási igényét. A térítésmentes szállítás nem vonatkozik az Intézmény rendszeres szállítási igényére, a személyszállításra, az árubeszerzésre (a szállító feladata kell legyen az áru vevő Intézmény telephelyére történő leszállítása), ha az Intézmény költségvetésében szállításra elkülönített pénzeszköz került betervezésre, vagy saját szállító kapacitással rendelkezik, továbbá ha a szállítás az Intézmény bevételszerzéséhez kapcsolódik. 12.2.4 Az NGSZ az írásban beérkezett szállítási igényeket a beérkezés sorrendjében, az ésszerű és költségtakarékos fuvarszervezés szempontjait szem előtt tartva teljesíti. Időpont ütközés esetén az NGSZ felajánlja a két ütköző Intézménynek az egyeztetés lehetőségét. Sikertelen egyeztetés esetén az igénybejelentés NGSZ-be érkezésének időpontja a döntő.

13. ENERGIAGAZDÁLKODÁS Általános megállapítások: a) Az energiaszolgáltatási kiadások az önkormányzat költségvetésének végrehajtási szabályairól szóló Közgyűlési rendelet (Vhr.) értelmében az NGSZ rendelkezési jogosultsága körébe tartozó előirányzatok. b) Az NGSZ energia kiadási előirányzatában meghatározott keretösszeget figyelembe véve kerül sor az NGSZ és a hozzárendelt Intézmények villamos energia, földgáz, víz és távhő szolgáltatás éves mennyiségének beszerzésére. c) A Vhr. meghatározza az NGSZ és a hozzárendelt önállóan működő költségvetési szerveknél az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság gyakorlásának rendjét, amely szerint az önállóan működő és gazdálkodó intézmény rendelkezési jogkörrel bír az energia szolgáltatás kiadási előirányzatai felett. d) Az Intézmény a szolgáltatott mérési adatok pontosságáért és a határidőben való leolvasásokért felelősséggel tartozik. e) Energetikus: az Intézményi energiafelhasználás mennyiségi és értékbeni figyelemmel kísérésével megbízott szakember, aki feltárja az energia hatékonyabb felhasználásának módozatait, az energiaköltség-csökkentés lehetőségeit, vizsgálja az energiaveszteség forrásait.

28

f) ENIKŐ energia modul: a TITÁN rendszer moduljaként az energiával kapcsolatos költségeket nyilvántartó, feldolgozó rendszer, amely felületet biztosít az energetikai mérések elvégzéséhez, rögzítésé hez.

13.1.1 Az Intézmény feladata az alap energiaszükséglet (áram, gáz, távhő, víz- és szennyvíz), valamint az újonnan beszerzett, vagy megszüntetett fogyasztó-berendezések energiaszükségletének nyilvántartása, és az ebből eredő energiaigény változás jelentése – 5 munkanapon belül – az NGSZ-nek. 13.1.2 Az Intézmény – az NGSZ útján – köteles gondoskodni az energiafogyasztó berendezé sek karbantartásáról, meghibásodás esetén a javíttatásukról. Az Intézmény az energiafogyasztó berendezések és fogyasztásmérők meghibásodását, karbantartási, telepítési igényeket írásban – 5 munkanapon belül – jelzi az NGSZ felé. Elektromos hibát, illetve fűtési szezonban a fűtőberendezéseknél észlelt rendellenességet, hibát telefonon, emailben azonnal jelenteni köteles az NGSZ műszaki csoportjának. 13.1.3 Az Intézmény feladata a fogyasztásmérő berendezések szolgáltató által történő ellenőr zéséről, leolvasásáról, cseréjéről felvett jegyzőkönyvet, mérőhelyi bizonylatot – 5 munkanapon belül – az NGSZ-nek megküldeni a fogyasztásmérők nyilvántartásának aktualizálása céljából. 13.1.4 Az Intézmény – az Energiagazdálkodási szabályzatban előírt határnapon – minden hónapban elvégzi a fogyasztásmérőóra állások pontos leolvasását valamint a kijelölt (fényés hőmérséklet) méréseket és azokat az ENIKŐ modul (3) Leolvasások menüpontjában egy új leolvasó lapon rögzíti. A művelődési házak az NGSZ által kiadott formanyomtatványon rögzítik a mérőóra-állásokat. 13.1.5 Az Intézmény feladata a rendelkezésére bocsátott NGSZ tulajdonában lévő mérőműszerek (hőmérő, fénymérő, stb.) karbantartásáról, ellenőrzéséről, gondoskodni, a havi mérőóra jelentésekben a hőmérsékleti és fénymérési adatokat az ENIKŐ modulba – a meg adott határidőben – berögzíteni. 13.1.6 Az Intézmény feladata ellenőrizni az NGSZ által biztosított Közüzemi Info helyességét a mellékelt energiaszámla másolatok alapján, az esetleges eltéréseket – 5 munkanapon belül – köteles jelezni az NGSZ-nek. 13.1.7 Az Intézmény – az Energiagazdálkodási szabályzatban meghatározott tartalmú – Intézkedési tervet készít az energia felhasználásának mennyiségi csökkentése érdekében és tárgyévet megelőző év szeptember 25-ig felülvizsgálat és nyilvántartásba vétel céljából megküldi az NGSZ-nek. 13.1.8 Az Intézmény – a vonatkozó jogszabályban, illetve az Energiagazdálkodási szabályzatban előírt esetben és gyakorisággal – köteles eleget tenni nominálási (napi és heti ener giaigénylési) kötelezettségének. 13.1.9 Az Intézmény általában felelős az energiafelhasználás hatékonyságáért, gazdaságosságáért és eredményességéért. Az Intézmények a takarékos, hatékony energiagazdálkodás megvalósítása érdekében kötelesek a nevelési-oktatási intézmények tervezési előírásait tartalmazó MSZ 24203-1:2007, MSZ 24203-2:2007, MSZ 242033:2007, MSZ 24203-4:2007 és az MSZ 24203-6:2007 szabványokban előírtakat – különös tekintettel a hőmérsékleti értékekre – betartani. 13.2.1. Az NGSZ feladata gondoskodni az Intézmény fűtési, használati melegvíz berendezések, szellőztető, légkondicionáló berendezések, felvonók, személyemelők – jogszabályban előírt – karbantartásáról, felülvizsgálatáról. 13.2.2. Az NGSZ feladata az energiavételezésről szóló (közüzemi) szerződések megkötése, módosítása az Intézményi igények alapján, valamint a közbeszerzési eljárások alapján létrejött szabadpiaci kereskedelmi szerződésekben foglaltak érvényre juttatása. 13.2.3. Az NGSZ elektronikus úton tájékoztatja az Intézményt az energiavételezési (közüzemi) szerződésben foglaltakról. Az NGSZ feladata a szolgáltatókkal történő egyeztetés és kapcsolattartás.

29

13.2.4. Az NGSZ nyilvántartja az Intézmény energia-felhasználását energia fajtánként mennyi ségben és értékben egyaránt. Feladata az energia mennyiségének, és költségének éves tervezése az Energiagazdálkodási szabályzat előírása szerint. 13.2.5. Az NGSZ az Intézménynél előre bejelentett és előre be nem jelentett, szúrópróba szerint mérőóra, hőmérséklet és fényerősség ellenőrző méréseket köteles végezni az Éves energia ellenőrzési terv alapján, amit a tárgyévet megelőző év december 15-ig készít el. 13.2.6. Az NGSZ feladata az intézményi fogyasztások alapján a negyedéves jelentések elkészítése intézményenként, intézménycsoportonként, energiahordozónként, az energiafogyasztások meghatározása mennyiségben és értékben minden negyedévet követő hónap 20-ig. 13.2.7. Az NGSZ feladata október 20-ig intézményenként, intézménycsoportonként, energiahordozónként a tárgyévi és a jövő évi energiafogyasztások meghatározása mennyiségben és értekben, továbbá az adatok követő év január 10-ig történő pontosítása és érvényesítése a költségvetési javaslatban. 13.2.8. Az NGSZ ellenőrzi a szolgáltatói számlák adatait. Megvizsgálja a számlákon lévő fogyasztási értékek helyességét az Intézmény által havonta leolvasott és az ENIKŐ mo dulba berögzített óraállások figyelembevételével. Az NGSZ figyeli a szokásostól eltérő fogyasztási értékeket, kivizsgálja azok okait, megkifogásolja a nem elfogadható adatokkal kiállított közüzemi számlákat, illetve írásban figyelemfelhívással él az Intézmény felé. 13.2.9. Az NGSZ feladata – az Intézményi óraállások ENIKŐ modulban levő adatai alapján – a fogyasztói energia számlák szakmai teljesítés igazolása, utalványozása, érvényesítése és ellenjegyzése, valamint pénzügyi teljesítése. 13.2.10. Az NGSZ feladata a teljesítés igazolással ellátott energia számlák pénzügyi teljesítése után a bérleti szerződésekben foglaltak szerinti energia-megosztás, illetve az almérők fogyasztási adatai alapján a továbbszámlázások ügyintézése. 13.2.11. Az NGSZ tanácsot ad és tájékoztatja az Intézményvezetőket az elérhető energia megtakarítás lehetőségeiről.

14. ÉPÜLET-FELÚJÍTÁS ÉS KARBANTARTÁS Általános megállapítások: a) Beruházás: a tárgyi eszköz beszerzése, létesítése, saját vállalkozásban történő előállítása, a beszerzett tárgyi eszköz üzembe helyezése, ide tartozik mindaz a tevékenység, amely a tárgyi eszköz beszerzésé hez hozzákapcsolható, ideértve a tervezést, az előkészítést, a lebonyolítást is. Beruházás a meglévő tárgyi eszköz bővítését, rendeltetésének megváltoztatását, átalakítását, élettartamának, teljesítőképességének közvetlen növelését eredményező tevékenység is. b) Felújítás: az elhasználódott tárgyi eszköz eredeti állaga helyreállítását szolgáló tevékenység, amely azzal jár, hogy az adott eszköz élettartama megnövekszik, eredeti műszaki állapota, teljesítőképessé ge visszaáll. Az előállított termékek minősége vagy az eszköz használata javul, felújítás a korszerűsítés is, ha az eszköz egyes részeinek az eredetitől eltérő megoldásával vagy kicserélésével az üzembiztonságát, teljesítőképességét, növeli. c) Karbantartás: a használatban lévő tárgyi eszköz folyamatos, zavartalan, biztonságos üzemeltetését szolgáló javítási, karbantartási tevékenység, ideértve a tervszerű megelőző karbantartást, a hosszabb időszakonként, de rendszeresen visszatérő nagyjavítást, és mindazon javítási, karbantartási tevékenységet, amelyet a rendeltetésszerű használat érdekében el kell végezni, amely a folyamatos elhasz nálódás rendszeres helyreállítását eredményezi. d) Műszaki ellenőr: az Intézmény által az építési szerelési munka szakszerűségének ellenőrzésével, illetőleg helyszíni képviselete ellátásával megbízott szakember, aki bejegyzett, nyilvántartási számmal rendelkező személy, aki az építési műszaki ellenőri, valamint a felelős műszaki vezetői szakmagyakor lási jogosultság részletes szabályairól szóló 244/2006. (XII. 5.) Korm. rendelet előírásai szerint láthatja el a műszaki ellenőrzést. Az NGSZ műszaki ellenőre a karbantartás, felújítás, beruházás megvaló sítására irányuló építési, szerelési munka teljes folyamatában elősegíti és ellenőrzi a vonatkozó jogszabályok, hatósági előírások, szabványok, szerződések, valamint az építésügyi- műszaki hatóság, illetve az építmény létesítését engedélyező hatóság által jóváhagyott építészeti műszaki terv betartását. Épület-karbantartási, felújítási és beruházási munka szakmai-teljesítésigazolását kizárólag csak a műszaki ellenőrök névjegyzékében szereplő műszaki ellenőr végezheti.

30 e) f) g)

h) i)

Az intézményi éves saját karbantartási igény bruttó összege nem lehet több mint az intézményi elemi költségvetés vonatkozó sorainak együttes összege. Az Intézmény rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok felhasználására irányuló megrendelések, szerződések (kötelezettségvállalások) ellenjegyzésére, teljesítésére csak a megfelelő fedezet rendelke zésre állásakor kerülhet sor (keretfigyelés!). Az NGSZ – az Intézmény rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatokra vonatkozóan is – közbe szerzési eljárással elnyert munka esetében lebonyolítóként, minden más esetben az Intézmény írásos megbízása alapján – a megbízásban meghatározottak szerint – lebonyolítóként (teljes körű ügyintézés), vagy műszaki ellenőrként térítésmentesen vesz részt a karbantartási, felújítási és beruházási munkákban. A lebonyolítási tevékenység (teljes körű ügyintézés) és szakmai teljesítés-igazolás részletes szabályait a Műszaki munkák bonyolításának szabályzata tartalmazza. Az NGSZ a karbantartási, felújítási, beruházási munkákkal összefüggő számlákat a kiállított utalványrendelet, a számla szakmai teljesítésigazolására írásban felhatalmazott – a műszaki ellenőrök névjegyzékében szereplő – műszaki ellenőr aláírása, az utalványozás, a számla érvényesítése és ellenjegyzése után egyenlíti ki.

14.1.1 Az Intézmény szeptember 25. napjáig elkészíti és az NGSZ-nek megküldi a tárgyévet követő évre vonatkozó teljes karbantartási, felújítási és beruházási igényét a munkák rangsorolásával a költségbecslések feltüntetésével. 14.1.2

Az Intézmény a váratlan, előre nem látható meghibásodásokat, különös tekintettel a hirtelen bekövetkező élet- vagy balesetveszélyt okozó meghibásodásokra rövid úton – telefon, fax útján – jelenti az NGSZ Műszaki vezetőjének, amelyet utólag 3 munkanapon belül írásban is megerősít. A hiba elhárítását elsősorban az Intézmény saját költségvetésének terhére kell megoldani. Amennyiben erre nincs lehetőség akkor az NGSZ intervenciós keretéből, vagy az NGSZ javaslata alapján az Önkormányzat intervenciós alapjának terhére.

14.1.3 Az Intézmény a saját rendelkezésébe tartozó előirányzat terhére megvalósítandó – a Közbeszerzési törvény és a többajánlatos eljárás hatálya alá nem tartozó – munkák esetében egyezteti az NGSZ-szel a karbantartási feladatok ütemezését, kezdeményezi a karbantartási és egyéb munkák indítását. Az Intézmény írásbeli megbízása alapján az NGSZ – a Műszaki munkák bonyolításának szabályzata előírásai alapján – köteles ezen munkák lebonyolítását (teljes körű ügyintézését), műszaki ellenőrzését, garanciális jogok érvényesítését, valamint a számla szakmai teljesítésigazolását ellátni. Függetlenül attól, hogy a műszaki beavatkozást ki bonyolította, a műszaki ellenőrzés és a szakmai teljesítés igazolás joga és kötelezettsége az NGSZ, illetve a Városüzemeltetési Iroda műszaki ellenőrét illeti meg, illetve terheli. 14.1.4 Az Intézmény a saját rendelkezésébe tartozó előirányzat terhére megvalósítandó – a Közbeszerzési törvény és a többajánlatos eljárás hatálya alá tartozó – munkák esetében a Beszerzési szabályzat és a Műszaki munkák bonyolításának szabályzata előírásai szerint jár el, azzal, hogy a munka lebonyolítását (teljes körű ügyintézését), műszaki ellenőrzését, garanciális jogok érvényesítését, valamint a számla szakmai teljesítésigazolását az NGSZ, vagy a Városüzemeltetési Iroda jogosult, illetve köteles ellátni. 14.1.5 Az Intézmény a felújítási, karbantartási munka végzéséhez szükséges munkaterületre a bejárást a kivitelező és a műszaki ellenőr részére a munkavégzés ideje alatt folyamatosan biztosítja. 14.1.6 Az Intézmény saját költségvetési előirányzata terhére igénybevett átalánydíjas karbantartásra vonatkozó szolgáltatást a NGSZ által ellenjegyzett szerződés alapján – az NGSZ műszaki ellenőrzése és szakmai teljesítés igazolása mellett – végeztetheti. Az Intézmény a munka elvégzését az átalánydíjas szolgáltatás igénybevétele esetén a szolgáltató munkalapján igazolja. 14.1.7 Tekintettel arra, hogy az Intézmények használatában lévő ingatlanok Szeged Megyei Jogú Város tulajdonában vannak, ezért minden ezen ingatlanokat érintő alapítvány, vagy magánszemély, vagy gazdálkodó szervezet felajánlásából történő építési tevékenység esetén az Intézménynek kötelező építési műszaki ellenőrt bevonni, továbbá az építési tevékenységet a két fél (támogató és a felajánlást fogadó Intézmény) között létrejött NGSZ által ellenjegyzett Megállapodás alapján lehetséges végezni

31

14.2.1 Az NGSZ az Intézményektől kapott – tárgyévet követő évre vonatkozó – teljes karbantartási, felújítási és beruházási igényeket összesíti és október 31-ig benyújtja a Polgármesteri Hivatal Városüzemeltetési Irodájának. 14.2.2 Az NGSZ – megbecsülve a reális jövő évi pénzügyi költségvetési lehetőséget – figyelemmel az Intézmények teljes karbantartási, felújítási és beruházási igényére és az épületek műszaki állapotára, összeállítja az Előzetesen javasolt épület-felújítási, karbantartási munkák dokumentumot. A képekkel is illusztrált előzetes javaslatot október 31-ig átadja az Oktatási, Kulturális és Sportirodának, valamint a Polgármesteri Hivatal Városüzemeltetési Irodájának. 14.2.3 A tárgyévi költségvetési rendelet ismeretében az NGSZ a rendelkezésre álló céltámogatás erejéig újrasorolja az előzetes igényekben szereplő, illetve az időközben ismertté vált munkákat. Az így előálló – képekkel illusztrált – éves épület-felújítási, karbantartási tervet jóváhagyásra az Oktatási Bizottság elé terjeszti. Az éves épület-felújítási, karbantartási munkák előterjesztésben gondoskodni kell az előre nem látható – előre nem nevesíthető – meghibásodások, balesetveszélyes helyzetek elhárítására szolgáló NGSZ intervenciós keret biztosításáról. 14.2.4 Ezen megállapodás, vagy az Intézmény megbízása alapján az NGSZ a Műszaki munkák bonyolításának szabályzatban, illetve a Beszerzési szabályzatban foglaltak szerint lebonyolítja – az Oktatási Bizottság által jóváhagyott éves felújítási és karbantartási tervben, vagy egyedi céltámogatásként a jóváhagyott költségvetésben nevesített, illetve az előirányzat fölött rendelkezni jogosult Intézmény költségvetésében szereplő szabad előirányzat terhére – az Intézmény karbantartási, felújítási, beruházási feladatának végrehajtását, ellátja annak műszaki ellenőri, szakmai teljesítés igazolói feladatát, és ha szükséges érvényesíti a garanciális jogokat. 14.2.5 Az NGSZ költségvetésébe tervezett, intézményi karbantartási (felújítási, beruházási) feladatok bonyolítása és műszaki ellenőrzése a NGSZ hatásköre, de a munkálatok időpontjáról egyeztetni köteles az érintett Intézmény Vezetőjével. 14.2.6 Az NGSZ költségvetésébe tervezett NGSZ intervenciós kerettel az NGSZ gazdálkodik, oly módon, hogy az előre nem látható, nem tervezhető, de azonnal elhárítandó kisebb meghibásodásokra lehetőleg az egész év során fedezet legyen. A nagyobb költségkihatású hibaelhárításokat – az NGSZ javaslata alapján – a Városüzemeltetési Iroda által kezelt Intervenciós Alap terhére kell megoldani. 14.2.7 Az NGSZ minden év november 30-ig elkészíti az Ilyen volt – Ilyen lett képekkel illusztrált dokumentumot, a honlapján mindenki által elérhetővé teszi, illetve beszámol az Intézmények Vezetőinek, az Oktatási, Kulturális és Sportiroda, a Közgazdasági Iroda és a Városüzemeltetési Iroda Vezetőjének a költségvetési évben általa bonyolított munkákról. 14.2.8 Az illetékes szakiroda – pénzügyi forrást is megjelölő – írásbeli megbízása esetén az NGSZ bonyolítóként és/vagy műszaki ellenőrként közreműködhet más intézmény-felújítási, beruházási program végrehajtásában is.

15 VAGYONHASZNOSÍTÁS, INGATLAN KIÜRÍTÉSE, KÖLTÖZTETÉS 15.1.1 Az Intézmény a használatában lévő önkormányzati vagyon felett a vonatkozó Közgyűlési rendeletben meghatározottak szerint rendelkezik, és vezeti az előírt nyilvántartásokat. Ennek értelmében az Intézmény – mint az önkormányzati vagyon térítésmentes használója – a rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyontárgyat birtokolja, használja és a hasznosításából származó hasznot beszedi. 15.1.2 Az Intézmény köteles gondoskodni:

32

a) a használatába átadott vagyontárgy értékének megőrzéséről, ennek keretében viseli a vagyontárgy fenntartásával, felújításával, karbantartásával, őrzésével, vagyonvédelmével kapcsolatos terheket és közterheket, b) köteles gondoskodni a használatában lévő, de birtokából kikerült (pl. bérbe adott-, ideiglenesen átadott eszközök) vagyon használatának, hasznosításának ellenőrzéséről. 15.1.3 Az Intézmény vezetője felelős az Intézmény használatába adott vagyon rendeltetésszerű használatáért annak érdekében, hogy az alapító okiratában előírt tevékenységeit a jogszabályi előírásoknak megfelelően lássa el. 15.1.4 Az Intézmény vezetője írásban köteles jelezni az NGSZ-nek és a tulajdonos képviselő jének, amennyiben a használatába adott vagyon feladatai ellátásához nem szükséges. 15.1.5 Az Intézmény az ingatlanhasznosítás (bérbeadás) során az egyedi szerződéseket az NGSZ által készített helyiségbérleti blanketta-szerződések (éven belüli és éven túli) alapján készíti el, oly módon, hogy a szerződésben meghatározott bérbeadói jogok nem szűkíthetők, a kötelezettségek nem bővíthetők. 15.1.6 Az intézményi büfé bérleti szerződések megkötése során, amennyiben a büfé üzemeltetője nem kizárólag csomagolt árut értékesít a büfében vagy a működéshez különböző elektromos gépeket használ (pl. hűtő, kávéfőző, sütő stb.), akkor az Intézménynek köteleznie kell az üzemeltetőt, hogy saját költségére elektromos áram és víz almérő felszerelésére kerüljön sor. Minden más esetben is, amikor almérő kerül felszerelésre a bérlő által az almérő gyári száma és induló óraállása a szerződés kötelező tartalmi eleme kell, hogy legyen. Az almérőket a két félnek együttesen kell leolvasni minden hónap utolsó munkanapján és erről a két fél jegyzőkönyvet vesz fel, ugyanezt az eljárás kell alkalmazni a szerződés megszűnésekor is. Az almérőkön leolvasott értékek alapján havi gyakorisággal az esedékes bérleti díjjal együtt bérleti díj jogcímen kell kiszámlázni a közüzemi költségeket.Az Intézménynek a büfé vagy áruatomata működtetésre vonatkozó szerződések megkötésekor, valamint a szerződések teljesítésekor a vonatkozó jogszabályokat – különös tekintettel a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendeletet –és az iskola-egészségügyi előírásokat be kell tartania és az üzemeltetővel be kell tartatnia. 15.1.7 A magánszemély szerződő partner esetében az alábbi adatokat kell feltüntetni a szerződésekben: név, lakcím, személyi igazolvány szám, tartózkodási hely (amennyiben eltér a lakcímtől), adószám (amennyiben van, azonban az adószám nem egyenlő az adóazonosító jellel), bankszámlaszám, illetve telefonos elérhetőség, egyéni vállalkozó esetében a vállalkozói igazolvány szám, gazdálkodó szervezet esetében: név, székhely, cégjegyzékszám, adószám, bankszámlaszám, képviselő neve. Amennyiben a szerződő partner gazdálkodó szervezet, abban az esetben a bérbeadónak a fizetőképesség ellenőrzése érdekében meg kell győződnie arról a www.e-cegjegyzek.hu oldalon, hogy a bérlő nem áll-e csődeljárás, végelszámolás vagy felszámolás alatt, nincs-e vele szemben végrehajtás. 15.1.8 A bérleti szerződésekben a bérleti díjak megállapítása az Intézmény hatályos Önköltség- és árképzési szabályzata figyelembevételével történik, a bérleti díj megfizetése a szolgáltatás igénybevételét megelőzően esedékes, ettől eltérni csak rendkívüli és írásban indokolt esetben lehetséges. 15.1.9 Az Intézmény az éven túli bérleti szerződések esetében – a szerződésben is – gondoskodik a bérleti díj megemeléséről, oly módon, hogy minden évben a tárgyév első napjára visszamenőleg minimum a KSH által a szolgáltatásokra és az energiaárakra vonatkozóan közzétett inflációs ráta figyelembevételével korrigálja. 15.1.10 A több hónapos bérleti jogviszony esetében, amennyiben a bérlő bérleti díj tartozása az 1 hónapot eléri, a bérbeadó Intézmény haladéktalanul írásban tértivevényes levél formájában felszólítja bérlőt a tartozás kiegyenlítésére, amennyiben a fizetési felszólítás eredménytelen, úgy a bérbeadó Intézmény a rendkívüli felmondás jogával élve felmondja a bérleti szerződést, gondoskodva a követelés behajtásáról.

33

15.1.11 Az Intézmény ellenőrizni köteles, hogy a használatában, vagy hasznosításában levő ingatlant a bérlő a bérleti szerződésben foglaltaknak megfelelően használja-e. Amennyiben nem, akkor tértivevényes levélben írásban köteles felszólítani a szerződésszerű használatra. Ha ez sem vezet eredményre a megadott határidőre, az Intézmény köteles felmondani a szerződést. 15.1.12 Az Intézmény által használt egyes ingatlanok kiürítése, más épületbe költözése során az Intézmény az átszállítandó eszközökről – az eszköznyilvántartással is egyező – listát készít, saját költségén gondoskodik az ingóságok szállítás közbeni állagvédelmet biztosító becsomagolásáról, szállításra előkészítéséről, az átszállított ingóságok kicsomagolásáról, a berendezkedésről. 15.1.13 Az Intézmény a véglegesen átszállított ingóságokról listát készít és a költséghelyek közti átvezetés érdekében megküldi az NGSZ számviteli-és eszköz-nyilvántartási csoportja részére. 15.2.1 Az NGSZ gondoskodik az önkormányzat vagyona feletti rendelkezési jog gyakorlásának szabályairól szóló mindenkor hatályos Közgyűlési rendeletben meghatározott, vagyonhasznosítás tárgyában kötött szerződések előzetes fenntartói jóváhagyásáról. 15.2.2 Az Intézmények egyes ingatlanának kiürítése, más épületbe költözése során az Intézmény által szállításra előkészített (becsomagolt, felcímkézett) ingóságok elszállításáról az Intézmény által rendelkezésre bocsátott lista alapján az NGSZ beszerzési csoportja gondoskodik a költségvetésben erre a célra jóváhagyott előirányzat terhére. 15.2.3 Az NGSZ feladata az ingatlan kiürítéséhez kapcsolódóan a felesleges vagyontárgyak hasznosítására vonatkozó börze megszervezése, lebonyolítása az Intézmény által rendelkezésre bocsátott árazott eszközlista alapján a hatályos Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata szerint. 15.2.4 Az NGSZ gondoskodik az Intézmények egyes ingatlanainak teljes kiürítéséről, a közüzemi szolgáltatóknál a változás bejelentéséről, az ingatlan birtokba átadásáról és a vagyonkataszter módosításáról.

16. VAGYONVÉDELEM, BIZTOSÍTÁS ÉS KÁRESEMÉNY Általános megállapítások: a) Az Intézmény vagyonbiztosítására vonatkozó biztosítási szerződést az Önkormányzat olymódon kötötte meg a biztosítóval, hogy annak hatálya kiterjed az NGSZ-re és a hozzárendelt Intézményekre is. b) A biztosítási szerződés kiterjed az elemi - és egyéb vagyontárgyak kárai, az üvegkárokra, a betörés, lopás, rablásból eredő károkra, a vandalizmus (grafiti) által okozott károkra, felelősségi ká rokra (más személyeknek okozott károk, üzemi balesetek, stb.), tűz-, víz-, árvíz és földrengés okozta károkra, gépjármű károkra (Casco is).

16.1.1 Elektronikus és távfelügyelt vagyonvédelmi rendszer kiépítéséről, javításáról, a tűzoltókészülékek, tűzcsapok beszerzéséről, javításáról saját költségvetése terhére a kötelezettségvállalásra vonatkozó egyéb szabályok betartása mellett az Intézmény gondoskodik. 16.1.2 Tűzkár esetén az Intézmény a tűzoltóság közreműködése nélkül eloltott, illetve emberi beavatkozás nélkül megszűnt tüzet is jelenteni köteles a területileg illetékes tűzoltóságnak. 16.1.3 Az Intézmény feladata a biztosítási esemény (káresemény, illetve azon felelősségi károk, amelynek következtében az Intézmény felé kárigényt nyújthatnak be) azonnali bejelentése telefonon az NGSZ műszaki csoportjának, amelyet 3 munkanapon belül írásban is meg kell erősíteni. Betörés, rablás, lopás, graffiti és vandalizmus esetén az Intéz mény haladéktalanul írásban feljelentést tesz a rendőrségen is. A jegyzőkönyv egy másolati példányát 3 munkanapon belül meg kell küldeni az NGSZ-nek. 16.1.4 Az Intézmény a káresemény során köteles minden elérhető és rendelkezésére álló eszközzel a kárenyhítést megkezdeni. A bekövetkezett konkrét kárral, illetve a felmerült veszélyekkel kapcsolatos, kárenyhítés érdekében megtett halaszthatatlan intézkedések-

34

ről a lehető legrövidebb időn belül, de legkésőbb a kárveszély elhárítását követő munkanapon értesíteni köteles az NGSZ-t. 16.1.5 Az Intézmény a bekövetkezett biztosítási eseményt írásban jelenti, és a kárelhárításhoz szükséges munka indításához előzetesen a megrendelőt, vagy a szerződést ellenjegyzésre benyújtja a NGSZ-nek. 16.1.6 Amennyiben a kárenyhítés azonnali munkavégzést tesz indokolttá, úgy arra az Intézmény haladéktalanul intézkedik. A megrendelést, a kötelezettségvállalást – utólag – de a lehető legrövidebb időn belül ellenjegyzésre eljuttatja az NGSZ-hez. 16.1.7 A biztosított vagyontárgyak körében beálló lényeges (10.000.000,- Ft-ot elérő) kumulált változást az Intézmény 10 munkanapon belül köteles írásban jelezni az NGSZ műszaki vezetőjének. 16.1.8 Az Intézmény a meglévő biztosítási szerződésen felül új biztosítási szerződést kizárólag az Önkormányzattal szerződéses kapcsolatban álló biztosítási alkusz közreműködésével köthet. 16.2.1 A vagyonvédelemi rendszer üzemeltetésére, mint szolgáltatásra vonatkozó kiadás az önkormányzat költségvetésének végrehajtási szabályairól szóló Közgyűlési rendelet (Vhr.) értelmében NGSZ rendelkezési jogosultsága körébe tartozó előirányzat, erre tekintettel külső vállalkozóval kötött szerződés alapján az NGSZ gondoskodik az Intézmények vagyonvédelmi rendszereinek, tűzjelzőinek távfelügyeletéről és félévenkénti ellenőrzéséről, a tűzoltó-készülékek és tűzcsapok karbantartásáról. 16.2.2 Az NGSZ az Önkormányzat által megkötött – az intézményekre is kiterjedő hatályú – biztosítási szerződésben foglaltaknak megfelelően a tudomásszerzést követően teljes körűen intézi az Intézménynél bekövetkezett káresemény rendezését. Kapcsolatot tart az Intézmény és a biztosítási bróker cég között. 16.2.3 Az NGSZ illetékes műszaki ellenőre a kár nagyságának pontos megállapítása érdekében a káreseménnyel kapcsolatban műszaki felmérést végez. 16.2.4 Az NGSZ írásban értesíti az Intézményt a biztosító által megfizetett károk pénzügyi teljesüléséről. 16.2.5 Az NGSZ tárgyév szeptember 25-ig összegzést készít a Városüzemeltetési Iroda részére a káresemények alakulásáról, átfogó javaslatot dolgoz ki a legjellemzőbb okok meg szüntetésére. 16.2.6 Az NGSZ biztosítási ügyintézője az NGSZ saját, illetve az Intézmény biztosított vagyontárgyai körében beálló változásokat az Intézmények jelentései alapján összesíti és továbbítja az Önkormányzat által megbízott biztosítási brókercégnek, aki – eljárva az Önkormányzatnál és a biztosítónál – gondoskodik a vagyontárgyak biztosításba vonásáról. A brókercégtől, vagy a biztosítótól kapott biztosításba vonásról szóló értesítést az NGSZ az Intézménynek 5 munkanapon belül megküldi.

17 . ÜGYIRAT-NYILVÁNTARTÁS ÉS BIZONYLATKEZELÉS Általános megállapítások: a) A TITÁN rendszeren belül működő PAPIRUSZ 2009 modul egy számítógépes iktató, postázó rendszer, amely egységes szerkezetben képes megoldani az Intézmény és az NGSZ közötti jelentős menynyiségű iratforgalom nyilvántartását, postázását, de emellett alkalmas az Intézmény bármilyen irányba történő levelezésének, postázásának és iktatási feladatainak nyilvántartására is. b) Az NGSZ és az Intézmények közötti iratok átadása-átvétele kizárólag a PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül történik. c) Az irat rögzítésekor minden esetben meg kell nevezni az irat tárgyát, az irat típusát, a mellékletek számát. d) A KASZPER és SAMU modulban készített iratok a PAPIRUSZ 2009 modulba automatikusan átemelődnek, ezért azokat szükségtelen újból rögzíteni. e) A PAPIRUSZ 2009 modulban a főszámos (-alszámos) iktatás történik.

35

17.1.1 Az Intézmény megszervezi a gazdasági eseményt eredményező ügyiratok (bizonylatok) –és minden más ügyirat – érkeztetését és kiadmányozását, a PAPIRUSZ 2009 modulban történő iktatását, gondoskodik az ügyiratok biztonságos őrzéséről és a megfelelő titok-védelemről, illetve a vonatkozó szabályzatokban meghatározott eredeti iratok PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül történő NGSZ-hez továbbításáról az Iratkezelési és Irattározási szabályzat előírásai szerint. 17.1.2 Az Intézmény azon okmányait is – külön figyelemfelhívás mellett – az NGSZ-nek adja át, amelyek polgármesteri, bizottsági (fenntartói) jóváhagyást igényelnek. A jóváhagyás megszerzése után ezen ügyiratokat az Intézmény az NGSZ-től kapja vissza. A jóváhagyás időszükségletével az NGSZ ügyintézési határideje automatikusan meghosszabbodik. 17.1.3 Az Intézmény tudomással bír arról, hogy az NGSZ által ellenjegyzett kötelezettségvállalásokból az NGSZ-nél nem marad példány. Az eredeti, vagy hitelesített másolatú kötelezettségvállalás az utalványrendelettel felszerelt számlához csatolva kerül vissza az NGSZ-be, majd pénzügyi teljesítés után az NGSZ irattárába. 17.2.1 Az NGSZ az Intézmény kötelezettségvállalásait (ideértve a követelést eredményező szerződéseket, valamint a személyi jellegű kifizetést eredményező szerződéseket is, pl. megbízási szerződések, közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő dokumentumok, stb.), számláit és utalványrendeleteit, eszközök állományba vételi bizonylatait és minden más ügyiratot az Iratkezelési és Irattározási Szabályzat előírásainak megfelelően a PAPIRUSZ 2009 modulon keresztül igazoltan átveszi, illetve átadja az Intézménynek. Az NGSZ gondoskodik az ügyiratok biztonságos őrzéséről és a megfelelő titokvédelemről. 17.2.2 Az NGSZ a kötelezettségvállalásokról és azok teljesüléséről a vonatkozó szabályokban előírt elektronikus nyilvántartást vezet a PAPIRUSZ 2009, a KASZPER, a SAMU, az ENIKŐ és az ETELKA modulokban. 17.2.3 Az NGSZ ellenjegyzés után – azon okmányok esetében, amelyeknél az Intézmény jelezte – hivatalból gondoskodik a szükséges polgármesteri (fenntartói) jóváhagyás megszerzéséről, majd az iratokat az Intézmény rendelkezésére bocsátja. Ilyen esetben a szükséges ügyintézési idő a jóváhagyás megszerzésének időtartamával kibővül. 17.2.4 Amennyiben a PAPIRUSZ 2009 modul nem működik (pl. áramszünet, a rendszer meghibásodása, stb.) az iratok átadása és átvétele az NGSZ és az Intézmények között erre az esetre rendszeresített átadás-átvételi jegyzőkönyvön keresztül történik. A PAPIRUSZ 2009 modul elindulása után a jegyzőkönyv tartalmát – erre utaló megjegyzéssel – utólag a rendszerbe be kell rögzíteni. 17.2.5 A szigorú számadási kötelezettség alá tartozó bizonylatok kezelésének részletes szabályait az NGSZ mindenkor hatályos Számlarendje tartalmazza.

18 . GYERMEK- ÉS IFJÚSÁGI TÁBOR Általános megállapítás: Az Önkormányzat tulajdonában, az NGSZ kezelésében és üzemeltetésében Balatonkenese Nagyközség területén, az Alteleki út 40. sz. alatt idényjelleggel működik az egyidejűleg 100 fő 5-8 osztályos diák befogadására alkalmas nyári gyermek- és ifjúsági tábor. 18.1.1

Az alapfokú oktatási intézmények vezetői kötelesek minden év március 31-ig táborszervezőt kijelölni, aki a Balatonkenesei Gyermek és Ifjúsági Tábor (továbbiakba tábor) helyi szervezéséért felelős. A táborszervező személyét és elérhetőségét írásban jelezni kell az NGSZ felé.

18.1.2 Az Intézmény köteles a tanulóit a lehető leghatékonyabb módon a táborozásról tájékoztatni, az NGSZ által biztosított hirdető plakátot jól látható helyre kifüggeszteni, a jelentkezési lapokat a szülőknek eljuttatni, illetve kérdés esetén tájékoztatást adni.

36 18.1.3

Az Intézmény köteles az NGSZ honlapját ( www.ngsz.hu) táborszervezési időszakban rendszeresen látogatni, az ott megjelenő információkat naprakészen követni, illetve a nyomtatványokat letölteni, sokszorosítani.

18.1.4

Az NGSZ által rendszeresített jelentkezési lapokat a jelentkező gyermekek, vagy azok szülei, illetve hozzátartozói hozzák be személyesen az NGSZ-be, ahol az ügyfélszolgálaton keresztül kerülnek átvételre a jelentkezési lapok nap, óra, perc pontossággal. Iktatás után a jelentkezési lapok a gyermek- és diákétkeztetési referenshez kerülnek továb bításra. A jelentkezési lapok beérkezésének sorrendjében kerülnek a tábori helyek feltöltésre.

18.1.5 Az Intézmény táborszervezője kapcsolatot tart az NGSZ és a táborozásra jelentkezők között, szervezi és rendezi a táborozást megelőző tájékoztatót. 18.1.6

Az Intézmény lehetőséget biztosít és elősegíti, hogy a nála alkalmazásban lévő pedagógusok a tábor működésével kapcsolatos feladatok végrehajtásában részt vegyenek (iskolai táborszervező tanár, táborvezető, felügyelő pedagógus, stb.).

18.1.7

Az Intézmény felelőssége, hogy a tábori jelentkezési lapokon szereplő osztályfőnöki javaslat a táborba jelentkező gyermek személyiségével, szocializációjával és magaviseletével összhangban legyen.

18.1.8 A táborozással közvetlenül kapcsolatos balatonkenesei feladatok ellátására, az arra vállalkozó pedagógusokkal az NGSZ – mint üzemeltető – saját költségvetése terhére megbízási, illetve vállalkozói szerződést köt. 18.2.1 Az NGSZ üzemelteti a Balatonkenesei Gyermek- és Ifjúsági Tábort, biztosítja a táborozás műszaki, technikai, ellátási, utazási és személyi feltételeit, közli az aktuális térítési díjak összegét, valamint a táborozás feltételeit. Az NGSZ – mint üzemeltető – határozza meg a tábor turnusait, tábor Házirendjét, melynek elfogadását a jelentkezéskor hiteles aláírásával igazolni köteles minden táborozó. 18.2.2

Az NGSZ pályázatot hirdet a tábor turnusainak táborvezetői feladataira, amelyet a ko rábbi évek táborvezetőinek e-mailben megküld, illetve saját honlapján közzétesz. A nyertes táborvezetők névsorát, a nyertes tábori programokat is közzéteszi a www.ngsz.hu honlapon.

18.2.3

Az NGSZ dolgozza fel a jelentkezési lapokat, végzi a jelentkezések rangsorolását és megküldi az Intézménynek a gyermek nevére szóló értesítést a sikeres jelentkezésről vagy a jelentkezés elutasításáról.

18.2.4 Az NGSZ előre meghatározott és a honlapján közzétett időpontban a székhelyén az ETELKA étkezési modul segítségével beszedi a tábor térítési díját, illetve szükség esetén pótbefizetést szervez. 18.2.5 Az NGSZ biztosítja a táborba utazást és hazautazást, a táborozás tartamára biztosítja az étkezést, a táborvezetőt és a felügyelő tanárokat, a technikai személyzetet, illetve a tá borozók felügyeletét. 18.2.6

A NGSZ az előzőeken túlmenően a tábor nyári üzemelésén kívüli időszakra (a fűtési időszak kivételével) önköltség szintű üdülési térítési díj ellenében lehetőséget biztosít az Intézménynek a tábor létesítményeinek igénybevételére szálláshely céljából (az Intézmény által szervezett és felügyelt tanulmányi és osztálykirándulások, erdei iskola, vagy más iskolai rendezvények alkalmával).

18.2.7 Az Intézmény eseti igényeit az NGSZ által rendszeresített szállásigénylő lapon adja le. Az NGSZ a szállás visszaigazolását a jelentkezést követő 5 munkanapon belül közli. 18.2.8 A tábor eseti igénybevételét az NGSZ és az Intézmény Használati szerződésben rögzíti, az igénybevételt megelőző 5 munkanappal.

19 . PÁLYÁZATOK 19.1.1 Az Intézmény feladata a pályázati kiírás kiválasztásán és a konkrét pályázat elkészítésén

37

túlmenően a benyújtandó pályázattal kapcsolatos szakhatósági hozzájárulások beszerzése, majd a pályázat beadása. 19.1.2 Az Intézmény pályázatával kapcsolatos NGSZ feladatok – a fenntartói (polgármesteri) jóváhagyás megkérése (amennyiben a pályázat megköveteli), banki felhatalmazás, nyilvántartásba vétel, adatszolgáltatás, értesítés stb. – ellátása érdekében, az Intézmény a Pályázatok nyilvántartó adatlapját – amelyet a TITÁN/Jogi dokumentumok modul/NGSZ és a hozzárendelt Intézmények/NGSZ és az Intézmények űrlapjai pontban letölthet – kitöltve megküldi a NGSZ-nek, legkésőbb a pályázat nyilvántartásba vétele céljából történő benyújtásakor. 19.1.3 A KASZPER modulban csak nyertes pályázat esetén megköttetett támogatási szerződés kerül rögzítésre (bevételi kötelezettségvállalás), tehát a pályázat benyújtásakor a Pályá zatok nyilvántartó adatlapjának adatai kötelezettségvállalásként nem kerülnek rögzítése. 19.1.4 Amennyiben a pályázati kiírás előírja Felhatalmazó levél benyújtását a pályázattal érintett fizetési számlára, az Intézmény köteles legalább 5 munkanappal a pályázat beadásának határidejét megelőzően a Felhatalmazást legalább 3 eredeti példányban (a bank 1 eredeti példányt elvesz), minden adatát kitöltve (számlavezető pénzintézet adatai, számlatulajdonos adatai, bankszámlaszám, jogosult adatai, pályázati azonosító, stb.) aláírás és bélyegző nélkül az NGSZ részére megküldeni. A Felhatalmazás az NGSZ aláírását (banknál bejelentett módon) követően a bank részére továbbításra kerül. 19.1.5 Az Intézmény köteles az általa beadott Felhatalmazásokról nyilvántartást vezetni, illetve az egyes pályázati elszámolásokat követően (vagy esetlegesen nem nyertes pályázatok esetén) a beadott Felhatalmazások visszavonásáról haladéktalanul gondoskodni (a Felhatalmazáson feltüntetett feltételeknek megfelelően – pl. jogosult írásbeli hozzájárulásával). 19.1.6 Az Intézmény a pályázatának elbírálását követően, a tudomásszerzéstől számított 5 munkanapon belül – a pályázat eredményétől függetlenül – a Kiegészítő adatlapon (TITÁN/Jogi dokumentumok modul/NGSZ és a hozzárendelt Intézmények/NGSZ és az Intézmények űrlapjai) tájékoztatja a döntésről az NGSZ-t. 19.1.7 Az Intézmény eseti előfinanszírozási kérelmet nyújthat be az NGSZ-nek, amennyiben saját pénzügyi forrása nem teszi lehetővé az utófinanszírozott pályázat támogatásának előfinanszírozását, Az Intézmény naprakész analitikus nyilvántartást vezet az elő- és utófinanszírozott pályázatainak – az önrész és a támogatás összegének megbontásával – pillanatnyi pénzügyi helyzetéről. 19.1.8 Az Intézmény köteles a TITÁN rendszer megfelelő menüpontjába (TITÁN/ETRIUSZ V3.0/65 – Pályázatok) az Uniós pályázatait felvezetni és folyamatosan aktualizálni. 19.1.9 Amennyiben az Intézmény utófinanszírozott pályázatával elszámol és a támogató a támogatás összegét részére átutalja, az Intézmény köteles elsőként az NGSZ céltámogatási keretéből előfinanszírozott összeget (az NGSZ-szel való egyeztetés követően) az NGSZ-szel szemben rendezni.

19.2.1 Az NGSZ feladata a fenntartói (polgármesteri) jóváhagyás megszerzése – amennyiben a pályázat megköveteli –, a pályázat nyilvántartásba vétele, a nyilvántartásba vételhez szükséges Pályázatok nyilvántartó adatlapja, valamint a Kiegészítő adatlapja alapján, és az Intézmény értesítése a támogatási összeg számlára történő megérkezéséről. 19.2.2 Az NGSZ feladata továbbá a pályázathoz esetlegesen szükséges Felhatalmazás beszedési megbízás alkalmazására bankhoz történő megküldése, majd a bank által nyilvántartásba vett Felhatalmazás Intézmény részére történő továbbítása.

38

19.2.3 Az NGSZ a pályázati anyag beérkezését követő 5 munkanapon belül – ebbe nem érten dő bele a fenntartói jóváhagyás megszerzésének minimum 14 napos időszükséglete – teljesíti a pályázattal összefüggő feladatait, és igény szerinti időszakonként összesített adatszolgáltatást teljesít az Oktatási Iroda részére (amennyiben szükséges). 19.2.4 Az NGSZ saját céltámogatási keretéből, amennyiben a költségvetés erre lehetőséget ad, – a pillanatnyilag rendelkezésre álló szabad forrás előfinanszírozza az Intézmény utófinanszírozott pályázatában szereplő támogatást, amennyiben az egyes kifizetések ellenjegyzési feltételei fennállnak és az Intézménynek pillanatnyilag nincs saját forrása az előfinanszírozáshoz, valamint költségvetési év végén (az utófinanszírozott pályázat miatt esetlegesen fennálló költségvetési hiány elkerülése érdekében). 19.2.5 Az NGSZ nyilvántartást vezet az egyes pályázatok intézményenkénti elő- és utófinanszírozottságának – önrész és a pályázott támogatási összeg - helyzetéről, melyet a mér legzárás időpontja szerinti fordulónappal, illetve igény szerint egyeztet az Intézménnyel.

20.

AZ NGSZ ENDELKEZÉSI JOGOSULTSÁGA KÖRÉBE TARTOZÓ ELŐIRÁNYZATOK KEZELÉSE

Az ebben a fejezetben meghatározott feladatok, felelősségvállalás általános érvényűek, a különös szabályokat az egyes fejezetek tartalmazzák. 20.1.1 Az NGSZ-hez rendelt önállóan működő költségvetési szerv (Intézmény) a Közgyűlés tárgyévre vonatkozó költségvetési végrehajtási rendeletében (Vhr.) megjelölt egyes előirányzatai felett az NGSZ rendelkezési jogkörébe tartozik. 20.1.2 Az Intézmény, mint önállóan működő költségvetési szerv az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv (NGSZ) költségvetésében rendelkezési jogkörébe tartott működési, felhalmozási célú előirányzatok felhasználásának szükségességéért, az igénybevett szolgáltatás mennyiségéért, mértékéért, az elvárható takarékosság mellett felel. 20.1.3 Az Intézmény az NGSZ rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatai terhére történő vásárlást, szolgáltatás igénybevételét, annak módosítását írásban kezdeményezi az NGSZnél, aki az igénybevétel szükségességének, a keretek időarányos felhasználásának és a pénzügyi fedezet meglétének vizsgálata után kötelezettséget vállal (szerződést köt, megrendel) a hatályos államháztartásról szóló jogszabályoknak megfelelően. 20.1.4 Az Intézmény az NGSZ kötelezettségvállalását követően – mint felhasználó – igénybe veszi a kért szolgáltatást, átveszi az igényelt árut, leigazolja a gazdasági esemény megtörténtét. Amennyiben a vásárolt áru, szolgáltatás teljesítése nem felel meg az Intézmény írásbeli igényének, vagy nem történt meg a teljesítés határidőre, abban az esetben kifogásáról az NGSZ tárgykörben érintett csoportját e-mail-ben értesíti. 20.2.1 Az NGSZ – az Intézmény adatszolgáltatása alapján – elektronikus nyilvántartást vezet a rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatokat érintő naturáliákról (hűtő- és fűtőberendezések, felvonók, szemétgyűjtő edények, kémények, stb.) 20.2.2 Az NGSZ végzi a rendelkezés jogkörbe tartozó előirányzatok tervezését a Közgyűlés által jóváhagyott költségvetési koncepció tervezési elvei alapján. 20.2.3 Az NGSZ az Intézmény által az áru leszállítását, szolgáltatás megtörténtét tanúsító bizonylat alapján a szerződést kötő partner (szállító, vállalkozó) által kiállított számlát a szerződésszerű teljesítés esetén szakmai teljesítésigazolással látja el, és pénzügyileg teljesítiAz NGSZ jogosult az Intézmény jogszerű kifogása alapján a szerződő partnerrel kapcsolatban bárminemű kifogást, kötbért stb. érvényesíteni. 20.2.4 Az NGSZ a részelőirányzatban meghatározott keretek időarányos felhasználásának túllépése esetén figyelmezteti az Intézményt, ismételt túllépés esetén pedig korlátozza a beszerzés, vagy szolgáltatás igénybevételét.

39

20.2.5 Amennyiben a költségvetési rendeletben meghatározott előirányzatok teljesítése magasabb, mint az önkormányzati támogatás összege, úgy a túllépés összegét az NGSZ az intézmény részére a saját bevétel terhére továbbszámlázza, aki köteles ezt megfizetni.

21. JOGI SEGÍTSÉGNYÚJTÁS, TÁJÉKOZTATÁS 21.1.1 Az Intézmény abban az esetben jogosult az NGSZ jogi tanácsadását igénybe venni, ha nem áll jogi tanácsadásra szerződött ügyvéddel kapcsolatban. Jogi tanácsadásra, szerződések, megállapodások előkészítése céljából a vele szerződéses kapcsolatban lévő ügyvéd közreműködését köteles igénybe venni. 21.2.1 Az NGSZ figyelemmel kíséri az Intézmények működésével kapcsolatos nem szakmai jogszabályokat és rendelkezéseket, ezek változásáról szóló figyelemfelhívást, szükség esetén magyarázatot a Jogi dokumentumokon keresztül elérhetővé teszi az Intézmények számára. 21.2.2 Az NGSZ felelős a Jogi dokumentumok közzétételéért, folyamatos hozzáférhetőségéért, hitelességéért és az adatok frissítéséért. 21.2.3 Az NGSZ feladata és felelőssége az általa az Intézmény nevében lebonyolított (köz)beszerzési eljárások szerződéseinek aláírásra történő előkészítése. 21.2.4 Az NGSZ az Intézmény által kötendő, ellenjegyzés céljából benyújtott kötelezettségvállalásait, munkaügyi okmányait jogi szempontból felülvizsgálja, láttamozza. Amennyi ben a kötelezettségvállalás jogi szempontból nem megfelelő, aggályos, vagy nem felel meg a hatékonyság, eredményesség és gazdaságosság hármas követelményének észrevételezve, javításra visszaküldi az Intézménynek. 21.2.5 Az NGSZ nem biztosítja az Intézmények részére a jogi képviseletet, jogi beadvány (keresetlevél, viszontkereset stb.) elkészítését.

22. MUNKAVÉDELEM, TŰZVÉDELEM 22.1.1 Az Intézmény gondoskodik a Munkavédelmi szabályzat és a Tűzvédelmi szabályzat kiadásáról, illetve a szabályzatokban foglaltak betartásáról és betartatásáról. 22.1.2 Az Intézmény feladata a létesítmények és az építmények megvalósításával, üzemeltetésével, fejlesztésével összhangban, a jogszabályokban és kötelezően alkalmazandó szabványokban meghatározott tűzvédelmi követelmények megtartása a hatályos Tűzvédelmi szabályzatban foglaltak szerint. 22.1.3 Az Intézmény – mint munkáltató – gondoskodik az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzéssel kapcsolatos feladatok megszervezéséről (pl. oktatás, munkabaleset kivizsgáltatása, üzembe helyezések stb.) és ellenőrzéséről – a külső Szolgáltató szakembereinek közreműködésével – a hatályos Munkavédelmi Szabályzatban meghatározottak szerint. 22.1.4 Az Intézmény a szakértő Szolgáltató tűz-és munkavédelmi helyzetre vonatkozó minősítése alapján Intézkedési Tervet köteles készíteni, majd előírásait megvalósítani. 22.2.1 Az NGSZ – egyedi céltámogatás terhére – külső szakértő Szolgáltató szervezettel kötött szerződés alapján biztosítja az Intézmény részére a munka- és tűzvédelmi szolgáltatói feladatok ellátását, a hatályos jogszabályoknak megfelelő Tűz- és Munkavédelmi Szabályzat elkészíttetését, aktualizálását, a rendkívüli események (tűzesetek, balesetek) kivizsgálását, a megfelelő okmányok elkészítését.

40

22.2.2 Az NGSZ az Intézmény munka- és tűzvédelmi helyzetére vonatkozó Intézkedési tervében foglalt feladatok elvégzését ellenőrzi a Szolgáltató munkabiztonsági szakemberének közreműködésével. Mulasztás esetén írásbeli figyelemfelhívással fordul az Intézmény Vezetőjéhez.

23. SZABÁLYZATOK Általános megállapítás: a megállapodó felek együttműködési és kölcsönös tájékoztatási kötelezettségüknek megfelelően gondoskodnak arról, hogy az egymás rendelkezésére bocsátott szabályzatok, utasítások és információk őrzése, kezelése a titokvédelemre vonatkozó előírásoknak megfeleljen.

23.1.1 Az Intézmény feladata elkészíteni a jogszabályoknak megfelelő szabályzatait, gondoskodni azok folyamatos aktualizálásáról (karbantartásáról), hatályba léptetéséről. Az Intézmény e feladatát ezen fejezetben leírtak szerint hajtja végre. 23.1.2 Az Intézmény a saját Szervezeti és Működési Szabályzata és az Intézményre vonatkozó szakmai szabályzatok kivételével átveszi, és saját szabályzataként kiadja, azaz hatályba léptető záradékkal látja el az NGSZ meghatározott szabályzatait. 23.1.3 A módosítás nélkül alkalmazandó szabályzatok: Számlatükör, Számlarend, Számvitel politika, Eszközök és források értékelési szabályzata, Leltárkészítési és leltározási szabályzat, Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata, Beszerzési szabályzat, Műszaki munkák bonyolításának szabályzata, Belső ellenőrzési kézikönyv. 23.1.4 A szabályzatok másik csoportját az Intézményre adaptálni kell, azaz az Intézményre vonatkozó helyi speciális szabályokat meg kell határozni és a szabályzathoz mellékletként kell csatolni. 23.1.5 Az átvétel (adaptáció) során a helyi sajátosságok miatt kiegészítéssel, vagy módosítással alkalmazandó szabályzatok: Pénzkezelési szabályzat, Ügyrend, Önköltség-számítási és árképzési szabályzat, Iratkezelési és irattározási szabályzat, Számítástechnikai védelmi szabályzat, Gyermek- és diákétkeztetési szabályzat, Kommunikációs eszközök használatának szabályzata, Energiagazdálkodási szabályzat, Gépkocsi üzemeltetési szabályzat, Munkavédelmi szabályzat, Tűzvédelmi szabályzat. A felsorolt szabályzatok egyes rendelkezései az adaptáció következtében nem lehetnek ellentétesek az NGSZ szabályzatával. 23.1.6 A szabályzatok harmadik csoportját az Intézmény által önállóan elkészítendő szabályzatok alkotják, ilyenek: a Szervezeti és Működési Szabályzat, Belső kontrollrendszer szabályzat, Közalkalmazotti szabályzat, stb. 23.1.7 Az Intézmény a részéről is hatályba léptetett szabályzat hitelesen aláírt hatályba léptető záradékát két példányban papíron, adaptálandó szabályzat esetében a szabályzat intézményi kiegészítést tartalmazó mellékletét is két példányban aláírva megküldi az NGSZ igazgatási csoportjának felülvizsgálat és nyilvántartásba vétel céljából a hatályba léptetést követő 5 munkanapon belül. 23.1.8 Az Intézmény a jogszabályi változásokat folyamatosan átvezeti a szabályzatain. Amennyiben az NGSZ szabályzatát vette át, úgy csak a módosításokat, illetve az általa beépített kivételeket kell figyelemmel kísérnie, és a szükséges módosítást végrehajtania. A szabályzatok módosítása, aktualizálása során is ugyanúgy kell eljárni, mint az új szabályzatok kiadásánál. 23.1.9 Az Intézmény az előző évi beszámolója ismeretében az Önköltség-számítási és Árképzési Szabályzata szerint elkészített önköltség-számítását és árképzését évente köteles felülvizsgálni, módosítani (a beszámolójában szereplő tényadatok és piaci árak szerint) és a tárgyév március 31. napjáig felülvizsgálat és nyilvántartás céljából megküldeni az NGSZ-nek. 23.2.1 Az NGSZ elkészíti a Szervezeti és Működési Szabályzatában felsorolt szabályzatokat, illetve a jogszabályokban előírt számviteli szabályzatokat. Az egyes szabályzat-terveze-

41

teket észrevételezésre e-mailben megküldi az Intézménynek, akinek erre 5 munkanap áll rendelkezésére. Az e-mailben érkezett észrevételeket – a jogszabályi lehetőségekkel összhangban – az NGSZ a szabályzat-tervezetben átvezeti. 23.2.2 Az NGSZ igazgatója az illetékes testületek, vagy személy(ek) jóváhagyása után – az NGSZ-re vonatkozóan – hatályba lépteteti a szabályzatot, majd egy hiteles aláírással ellátott példányát – intézményi hatálybaléptetésre – az Intézménynek megküld. A szabályzatok aktualizálására, módosítására is ugyanezen szabály vonatkozik. 23.2.3 Az NGSZ az Intézménytől visszakapott szabályzat hatályba léptető záradékát – és kiegészítő mellékletét felülvizsgálja – nyilvántartásba veszi, a szabályzat digitális változatához hozzászerkeszti és módosítás ellen védett pdf formátumban az Intézménynek emailben 10 munkanapon belül megküldi. A nyilvántartásba vétel tényét tartalmazó papír alapú hatályba léptető záradék és a kiegészítő melléklet egy példányát az NGSZ az Intézménynek 10 munkanapon belül visszaküldi. A szabályzatok módosítására is ugyanezen szabály vonatkozik. 23.2.4 A NGSZ folyamatosan biztosítja az általa kibocsátott szabályzatok törvényi előírásoknak való megfelelőségét, a folyamatos aktualizálást, és az aktualizált szabályzatok megküldését az Intézménynek. A TITÁN rendszer üzenő tábláján rendszeresen tájékoztatja az Intézményt a bekövetkezett változásokról. 23.2.5 Az NGSZ a 23.1.2 és a 23.1.4 pontban felsorolt szabályzatait a TITÁN rendszer Jogi dokumentumok menüpontjában az Intézmények számára folyamatosan elérhetővé teszi.

24. BELSŐ ELLENŐRZÉS Általános megállapítások: a)

b)

c) d) e)

A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy megvalósuljanak a következő célok: • a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre, • az elszámolási kötelezettségeket teljesítsék, és • megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól. A belső kontrollrendszer és ezen belül a belső ellenőrzés létrehozásáért, működtetéséért és fej lesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős. Az NGSZ szervezetén belül olyan függetlenített belső ellenőri szervezet került kialakításra, amelyik a szerződő felek jelen megállapodása alapján a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően ellátja az NGSZ, valamint a hozzárendelt önállóan működő intézményeknél a függetlenített belső ellenőri feladatokat. A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött Intézmény működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső ellenőrzési rendszer: egy belső, az Intézmények és/vagy az NGSZ önálló, illetve együttes működését ellenőrző, javaslattevő „szervezet”, amelynek funkciója az adott intézmény vezetőjének segí tése a vezetői feladatok ellátásában, működtetése kötelező. Az Intézmény az éves ellenőrzési terv összeállításához a tárgyévet megelőző év szeptember 20-ig megküldi az írásban rögzített okszerű kockázatelemzésen alapuló tárgyévi vizsgálatra vonatkozó ellenőrzési javaslatát az NGSZ Belső Ellenőrzésének.

24.1.1 Az Intézmény vezetője indokolt esetben, soron kívüli ellenőrzést igényelhet – bűncselekmény gyanúja esetén köteles igényelni – az NGSZ Igazgatójához címzett levélben, az ellenőrzés témájának, időszükségletének és a kérés indokának megjelölésével, a kockázat elemzés csatolásával. 24.1.2 Az Intézmény vezetője a gazdálkodás folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) rendszerét. 24.1.3 Az Intézmény vezetője köteles elkészíteni az Intézmény ellenőrzési nyomvonalát (a folyamatos működés, a tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatok szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírását).

42

24.1.4 Az Intézmény biztosítja a belső ellenőrzési tervben, illetve a megbízólevélben foglalt ellenőrzési feladat ellátásához szükséges feltételeket (helyiség, közreműködő munkatársak, bizonylatok, stb.). 24.1.5 Az Intézmény vezetője együttműködik az NGSZ igazgatójával a belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok, hibák, szabálytalanságok megszüntetésére és biztosítja az NGSZ Igazgatója által elrendelt, úgynevezett átnyúló – NGSZ-t és egy, vagy több intézményt egyidejűleg érintő – ellenőrzéseknél az Intézmény részéről a személyi, technikai feltételeket. 24.1.6 Az Intézmény vezetője a Belső ellenőrzési kézikönyv előírásai szerint köteles eljárni. 24.2.1 Az NGSZ biztosítja a belső ellenőrzés rendszer (belső ellenőrzési rendszer: az Intézmények és az NGSZ önálló, illetve együttes működését ellenőrző, javaslattevő „szervezet”, amelynek funkciója az adott intézmény vezetőjének segítése a vezetői feladatok ellátásában) megfelelő működtetését, az ütemezett vizsgálatok végrehajtását a jóváhagyott éves belső ellenőrzési terv alapján. 24.2.2 A belső ellenőrzési szervezetet az NGSZ igazgatója által a belső ellenőrök közül kijelölt Belső Ellenőrzési Vezető irányítja. A belső ellenőrzés a szerződő felek jelen megállapodása alapján a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően ellátja az NGSZ, valamint a hozzárendelt Intézményeknél a függetlenített belső ellenőri feladatokat. Az ellenőrök munkájukat a vonatkozó jogszabályok és a Belső Ellenőrzési Kézikönyv előírásai szerint végzik. 24.2.3 A Belső Ellenőrzési Kézikönyvet – az Intézmények Vezetői által megküldött észrevételek, javaslatok figyelembe vételével – az NGSZ SZMSZ mellékleteként az NGSZ Igazgatója adja ki. 24.2.4 Az NGSZ gondoskodik az Alapító okiratában, a Szervezeti és Működési Szabályzatában, illetve jelen MEGÁLLAPODÁS-ban foglalt keretek között az úgynevezett átnyúló ellenőrzések (az adott témában az Intézmény és az NGSZ is érintett – teljes folyamat ellenőrzés) szabályszerű lefolytatásáról. 24.2.5 Az éves ellenőrzési terv összeállítása az Intézményi vezetők által megküldött javaslatok és az NGSZ-nél felmerülő feladatok, valamint kockázatok rangsorolásával és az igények figyelembe vételével történik. Az összesített igények alapján elkészített ellenőrzési munkatervet az NGSZ Igazgatója hagyja jóvá. 24.2.6 Az NGSZ a bejelentett, de kapacitáshiány, vagy más objektív ok miatt nem teljesíthető ellenőrzési igényekről az érintett Intézmény vezetőjét tájékoztatja. 24.2.7 A NGSZ igazgatója az NGSZ gazdálkodásának és saját működésének folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a belső kontroll és belső ellenőrzés rendszerét. 24.2.8 A belső ellenőrzések eredményét a belső ellenőrök jelentés formájában foglalják össze. A vizsgált Intézmény és az NGSZ, a belső ellenőri jelentést észrevétel, tudomásulvétel és intézkedés céljából egy - egy hiteles aláírással ellátott példányban kapja meg. 24.2.9 Az NGSZ tárgyévet követően a szabályzat és az e tárgyban hatályos előírás szerint határidőre elkészíti az éves belső ellenőrzési jelentést, melyet egy-egy példányban megküld az Intézménynek, a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Osztályának, a Közgazdasági Irodának és az Oktatási, Kulturális és Sportirodának, valamint saját honlapján közzéteszi. 25. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 24.1.7 Felek megállapodnak abban, hogy gazdálkodási tevékenységük, működésük során a vonatkozó jogszabályok, és a jelen Megállapodás szerint járnak el. Kijelentik, hogy a gazdálkodásukkal összefüggő jogszabályokban meghatározott általános felelősségi szabályokat ismerik, azokat betartják, és tudomásul veszik, hogy a jelen szerződésben rögzített feladatok és határidők betartásáért felelősséggel tartoznak. 24.1.8 Megállapodnak abban is, hogy az Intézmény saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok felhasználásakor, amennyiben bonyolítóként nem az NGSZ-t bízza meg, a

43

beszerzett termék, vagy szolgáltatás igénybevételének gazdaságosságáért és minőségéért az Intézményt, ha az NGSZ a lebonyolító, úgy az NGSZ-t terheli a felelősség. 24.1.9 Felek megállapodnak abban, hogy ezen MEGÁLLAPODÁS végrehajtását és értelmezését segítendően az együttműködésük során általánosan érvényesülő legfontosabb szabályokat az NGSZ jogosult a megállapodás végrehajtására kiadott szabályzatban megállapítani. 25.2.1 Felek törekszenek a teljes körű együttműködésre, eljárásuk során kölcsönös értesítési és tájékoztatási kötelezettséget vállalnak, függetlenül attól, hogy az adott kérdésre vonatkozóan jelen Megállapodás tartalmaz-e külön eljárási szabályt vagy sem. Továbbá megállapodnak abban is, hogy tartózkodnak az egymás jó hírnevét, szakmai, vagy gazdálkodási tevékenységét sértő megnyilvánulásoktól, illetve esetleges vitás ügyeiket tárgyalásos úton rendezik. 25.2.2 A Közgyűlés a …/2012. (….. …..) Kgy. számú határozatával ezen megállapodást jóváhagyta. 25.2.3 Ezen megállapodás a Közgyűlés jóváhagyását követően, 2012. ………. ….-től hatályos. Szeged, 2012. ………… …... igazgató intézmény

Kardos Kálmán igazgató NGSZ