STUDIE 81 OPLEIDINGSPROFIEL. secretariaatsbeheer

STUDIE 81 OPLEIDINGSPROFIEL secretariaatsbeheer

OPLEIDINGSPROFIEL optie medisch secretariaat

studiegebied : handelswetenschappen & bedrijfskunde sector : handel-administratie opleiding : secretariaatsbeheer optie : medisch secretariaat

Sectorcommissie hogeschoolonderwijs van de Vlaamse Onderwijsraad D/1998/6356/20 De leden van de sectorcommissie zijn inhoudelijk verantwoordelijk voor het opleidingsprofiel. De VLOR staat in voor een uniforme en toegankelijke lay-out.

INHOUD OPLEIDINGSPROFIEL MEDISCH SECRETARIAAT

I N H O U D

HOOFDRUBRIEK 1

1

INLEIDING

1.1 1.2

Identificatie van het opleidingsprofiel Opdracht 1.2.1 1.2.2

1.3 1.4

Opdrachtgevers Opdracht

Ontwikkelingsproces Legitimatie

HOOFDRUBRIEK 2

1 1 1 1 1 2

3

SITUERING VAN DE OPTIE

2.1

Gegevens uit de beroepenwereld 2.1.1 2.1.2 2.1.3

2.2

Gegevens uit de onderwijswereld 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5

2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.2.10 2.2.11 2.2.12 2.2.13

2.3

Beroepenstructuur Geraadpleegde beroepsprofielen Visie Studiegebied, opleidingen en opties Aanverwante studiegebieden, opleidingen, opties Diploma’s en getuigschriften Recente evoluties in het aantal uitgereikte diploma’s voor de optie Gelijkaardige opleidingen en diploma’s in het buitenland 2.2.5.1 Nederland 2.2.5.2 Frankrijk 2.2.5.3 Duitsland 2.2.5.4 Groot-Brittanië 2.2.5.5 Spanje 2.2.5.6 Denemarken 2.2.5.7 Finland 2.2.5.8 Noorwegen 2.2.5.9 Zweden 2.2.5.10 Andere landen Opleidingsaanbod in Franstalig België Geografische spreiding van de beroepsactiviteiten in Vlaanderen Geografische spreiding van het opleidingenaanbod in Vl. Infrastructuur Kwantitatieve beschrijving van het totaal aantal studenten in de optie Kwantitatieve beschrijving van de eerstejaarsstudenten van de optie Reële studieduur Inhoudelijke profilering van de opleiding in binnen- en buitenland

Verantwoording van de opleiding

3 3 4 4 5 5 5 6 6 7 7 7 8 8 8 8 8 9 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 12

INHOUD OPLEIDINGSPROFIEL MEDISCH SECRETARIAAT

HOOFDRUBRIEK 3

13

HET OPLEIDINGSPROFIEL

3.1 3.2 3.3

De exacte benaming van de opleiding De globale omschrijving van de optie Het beroepsgericht opleidingsprofiel 3.3.1 3.3.2 3.3.3

3.4

Sleutelkwalificaties 3.4.1 3.4.2

3.5

Bijeenbrengen van de relevante beroepsprofielen De concrete uitwerking van de vertaalslag Aanvullende gegevens met betrekking tot de optie 3.3.3.1 Verhouding praktijk/theorie 3.3.3.2 Aandeel stagetijd 3.3.3.3 Relatieve opleidingsduur van de functionele gehelen Frequentie van de sleutelkwalificaties voor alle basiscompetenties Sleutelkwalificaties per BC

De kern van de opleidingsprofiel 3.5.1 3.5.2 3.5.3

Essentie van de beroepsgerichte vorming Medisch secretariaat gevat tussen verpleegkunde en secretariaatTalen Persoonsvorming

HOOFDRUBRIEK 4

13 13 14 14 14 30 30 30 31 33 33 33 37 37 37 38

39

DOELGROEPEN VAN HET AFGEWERKTE OPLEIDINGSPROFIEL

HOOFDRUBRIEK 5

40

BIBLIOGRAFIE

HOOFDRUBRIEK 6

41

MEDEWERKERS

BIJLAGEN

Bijlage 1 : Medisch secretaresse aan huis studeren: uitdaging of boerenbedrog ?

42

OPLEIDINGSPROFIEL MEDISCH SECRETARIAAT

1

HOOFDRUBRIEK 1 INLEIDING

1.1

Identificatie van het opleidingsprofiel Opleidingsprofiel : Optie : Sectorcommissie :

1.2

Opdracht

1.2.1

Opdrachtgevers

secretariaatsbeheer medisch secretariaat handel-administratie

Raad voor Hoger Onderwijs en Koepelcommissie Opleidingsprofielen.

1.2.2

Opdracht Een opleidingsprofiel maken voor de optie medisch secretariaat.

1.3

Ontwikkelingsproces Het opleidingsprofiel is gemaakt op basis van een beroepsprofiel dat volledig conform de DVO-handleiding van 1995 is opgesteld. Tussen 9 december 1996 en 24 april 1997 werd een ontwerp uitgewerkt door de aangestelde expert Lambert Vangronsveld. In samenspraak met de opdrachtgevers werd geen werkgroep samengesteld. Wel was er overleg en uitwisseling van informatie onder de experten van de opleiding secretariaatsbeheer. Een woord van dank gaat dan ook naar mevrouw Maggy Verniers (Zakelijk Vertalen en Tolken) en de heer Lucien Bollaert (Secretariaat-Talen). De sneuveltekst werd aan 50 personen bezorgd, zijnde de leden van de Sectorcommissie OP Handel-administratie, de onderwijsmensen die aan het beroepsprofiel hadden meegewerkt, (praktijk) lectoren, gastdocenten, enkele departementshoofden van de Vlaamse Hogescholen en aan twee medisch secretaressen die lid waren van het doorlichtingsteam Secretariaatsbeheer.

2


Met de opmerkingen en suggesties werd rekening gehouden. Het ontwerpopleidingsprofiel kon door de hogescholen nog kritisch beoordeeld worden in een ruimere vergadering, conferentie genaamd. Het ontwerpopleidingsprofiel vormde de basis voor de discussie die moest leiden tot een verfijning van het document. De output van de conferentie was een voorlopig opleidingsprofiel. Binnen een termijn van 30 dagen, tellend vanaf de datum van de conferentie, kon elke hogeschool dit voorlopig rapport nog eens schriftelijk amenderen. Deze schriftelijke amendementen werden besproken in de sectorcommissie, die het opleidingsprofiel finaliseerde. In een laatste fase brengt de Raad voor het Hoger Onderwijs een gemotiveerd advies uit aan de Vlaamse minister van Onderwijs.

1.4

Legitimatie Het opleidingsprofiel wordt gelegitimeerd door de Raad voor het Hoger Onderwijs.


3

HOOFDRUBRIEK 2 SITUERING VAN DE OPTIE

2.1

Gegevens uit de beroepenwereld

2.1.1

Beroepenstructuur Het beroepsprofiel bevat volgende beroepenclusters en beroepen voor de sector: Beroepencluster medische administratie − − − − − −

medisch secretaris(-esse) medisch receptionist(e) hospitaalsecretaris(-esse) in een psychiatrisch ziekenhuis afdelingssecretaris(-esse) binnen een algemeen ziekenhuis registratieassistent(e) secretaris(-esse) o.a. in mutualiteit, brandweerdienst, interbedrijfsgeneeskundige dienst − opsteller of griffier in de 2 rijkspsychiatrische ziekenhuizen en parastatale instellingen − departementssecretaris(-esse) van faculteiten biologie, biochemie, farmacie, geneeskunde, natuurkunde Beroepencluster commerciële functies − − − − − −

verkoopvertegenwoordiger (medisch softwarepakketten) Quality Assurance Technical Auditor Clinical Research medisch vertegenwoordiger (farmaceutische producten) assistent-manager medisch-commerciële toeleveringsbedrijven zelfstandig medisch secretaresse dossierbeheerder ongevallenverzekeringen, arbeidsongevallen en hospitalisatie

Beroepencluster administratie − directieassistent(e), ook meertalige directieassistent(e) of directiesecretaris(esse) genaamd − afdelingssecretaris(-esse) − secretaris(-esse) − privé-secretaris(-esse) − receptionist(e) − administratieve medewerker − personal assistant Beroepencluster middle management − internationaal coördinator import/export/internationale handel

4


Naast de vermelde beroepen bereidt de opleiding ook voor op een veelheid van functies die niet rechtstreeks aan een beroepsomschrijving gelinkt kunnen worden, maar die de kennis en vaardigheden vereisen die eigen zijn aan het profiel van de afgestudeerde medisch secretariaat. Situeren we de optie ten aanzien van de Europese structuur van de opleidingsniveaus, zoals bepaald in artikel 2, lid 2 van het Besluit van de Europese Raad van 16 juli 1985 inzake de vergelijkbaarheid van getuigschriften tussen lidstaten van de Europese Gemeenschap, dan is het zonder meer duidelijk dat de opleiding zich orienteert naar het niveau 4 en 5. Uitgaande van de criteria verantwoordelijkheid, complexiteit en transfer, kunnen immers de volgende vaststellingen gedaan worden : − Er is een grote autonomie en verantwoordelijkheid bij de uit te voeren taken. − De beroepsactiviteit vereist het voortdurend inspelen op nieuwe situaties en het bedenken van nieuwe oplossingsprocedures. − De beroepsoefenaars beschikken niet alleen over beroepsspecifieke vaardigheden (zoals kennis van medische terminologie), maar ook over vaardigheden die in meerdere beroepen en functies toepasbaar zijn (zoals sociaal-communicatieve vaardigheden, talenkennis, vaardigheden op het gebied van informatieverwerking ...). Vanzelfsprekend betekent dit niet dat elke pas afgestudeerde meteen via niveau 4 in de maatschappij instroomt. De ervaring leert echter dat na enkele jaren de maatschappelijke erkenning op dit niveau op een realistische wijze gebeurd is.

2.1.2

Geraadpleegde beroepsprofielen Het opleidingsprofiel is opgemaakt op basis van één beroepsprofiel, nl. het beroepsprofiel secretariaatsbeheer, optie medisch secretariaat. Dit BP wordt geacht een beschrijving te zijn van volgende beroepen: − medisch secretaris(-esse) − medisch receptionist(-e) − hospitaalsecretaris(-esse) − afdelingssecretaris(-esse) − registratieassistent(-e) − secretaris(-esse) − zelfstandig medisch secretaris(-esse) − assistent-manager medisch- commerciële toeleveringsbedrijven en departementssecretaris(-esse) Binnen de gezondheidsinstellingen en profitbedrijven bestaan er sporadisch functieprofielen, die sterk individueel zijn en moeilijk veralgemeend kunnen worden. Buitenlandse profielen zijn niet beschikbaar.

2.1.3

Visie In de gezondheidssector onderscheidt men medische, paramedische, verpleegkundige en verzorgende beroepen. Binnen deze professies gelden duidelijke regels voor wat betreft de toegelaten handelingen. Naast deze zorgverstrekkers vindt men ook de managementfuncties.


5

Binnen deze laatste categorie neemt de medisch secretaris(-esse) een centrale positie in. Enerzijds begrijpt hij/zij het medisch aspect van wat er gebeurt, anderzijds heeft hij/zij de nodige kennis en vaardigheden om een correcte invulling te geven aan de taken die van hem/haar verwacht worden op het vlak van bestuursassistentie. Hij/zij is de aangewezen persoon om in de intra- en extra-murale gezondheidssector het gehele secretariaatswerk zelfstandig uit te voeren. Hij/zij draagt de volledige verantwoordelijkheid voor een optimaal functioneren van het (medisch) secretariaat, zodat in alle werkomstandigheden precies en efficiënt gewerkt kan worden. Hij/zij is een belangrijke schakel tussen de patiënt/cliënt en de gezondheidswerker en bepaalt alzo mee het imago van de werkgever.

2.2

Gegevens uit de onderwijswereld

2.2.1

Studiegebied, opleidingen en opties Bron : Decreet betreffende de hogescholen, 13 juli 1994, bijlage I Studiegebied : Handelswetenschappen en Bedrijfskunde − beroepencluster medische administratie stemt overeen met de opleiding secretariaatsbeheer, optie medisch secretariaat − beroepencluster commerciële functies stemt overeen met de opleiding secretariaatsbeheer, opties medisch secretariaat, zakelijk vertalen en tolken en secretariaat-talen − beroepencluster administratie stemt overeen met de opleiding secretariaatsbeheer, opties secretariaat-talen, medisch secretariaat en zakelijk vertalen en tolken − beroepencluster Middle Management stemt overeen met de opleiding secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken

2.2.2

Aanverwante studiegebieden, opleidingen en opties Binnen het studiegebied handelswetenschappen en bedrijfskunde ressorteren nog volgende opleidingen van één cyclus, die als verwant kunnen beschouwd worden: − alle opties van de basisopleiding bedrijfsbeheer − basisopleiding toegepaste informatica − alle opties van de basisopleiding communicatiebeheer Er is geen interferentie tussen deze opleidingsprofielen en het voorliggende rapport. De verwantschap met deze opleidingen heeft wel tot gevolg dat ook afgestudeerden van de optie medisch secretariaat hun weg in het bedrijfsleven hebben kunnen vinden. Er is eveneens een zekere betrokkenheid met de basisopleiding verpleegkunde binnen het studiegebied gezondheidszorg. Op deze trekken van overeenkomst wordt in punt 3.5.2. dieper ingegaan. De sterkste verbondenheid is er uiteraard met de andere opties in de basisopleiding secretariaatsbeheer, nl. secretariaat-talen en zakelijk vertalen en tolken. Deze laatste opties zijn niet gericht op de sociale dienstverlening t.o.v. patiënten of cliënten, en leggen veel minder de nadruk op het secretariaatswerk en veel meer op de productieve taalvaardigheid in de moedertaal en de drie vreemde talen. De zakelijk verta(a)l(st)ers en tolken kunnen instromen via het administratief en/of secretariaatswerk, maar krijgen al vlug andere taken waarin hun actieve meertaligheid, vertaal en/of taalvaardigheid in het bedrijf aangesproken worden.

6

2.2.3


Diploma's en getuigschriften Voor de drie opties in de basisopleiding secretariaatsbeheer wordt de graad van gegradueerde in secretariaatsbeheer verleend. Ook de hoger vermelde verwante opleidingen van één cyclus verlenen de graad van gegradueerde, resp. in bedrijfsbeheer, in communicatiebeheer en in toegepaste informatica. Wat de basisopleiding verpleegkunde betreft, wordt per optie het diploma gespecificeerd. Momenteel is er in België één privé-school die de opleiding medisch secretariaat aanbiedt: Institut Supérieur pour les Carrières Auxiliaires de la Médicine te Brussel. De opleiding wordt hier anders ingekleurd − studieduur bedraagt 2 jaar − hoger inschrijvingsgeld − geen erkend diploma − langere stageperiodes (in het eerste jaar één maand en in het tweede jaar vier maanden) Daarnaast worden niet-erkende getuigschriften uitgereikt door instellingen die de opleiding aanbieden via schriftelijk afstandsonderwijs. Op deze problematiek wordt elders dieper ingegaan.

2.2.4

Recente evoluties in het aantal uitgereikte diploma's voor de optie Onderstaande twee tabellen geven het totaal aantal uitgereikte diploma's op het einde van de vermelde academiejaren in de optie medisch secretariaat. De aantallen werden uitgesplitst per provincie, per inrichtende macht en per geslacht. Deze jaarlijkse informatie is te vinden in de statistische jaarboeken van het Vlaams Onderwijs, Afdeling Informatie en Documentatie. Een * betekent dat deze gegevens niet beschikbaar zijn of gecorrigeerd dienen te worden. 2.2.4.1 Aantal diploma's medisch secretariaat per provincie Academiejaar 1983-1984 1984-1985 1985-1986 1986-1987 1987-1988 1988-1989 1989-1990 1990-1991 1991-1992 1992-1993 1993-1994

Antwerpen m 1 1 * -

v 51 39 35 43 37 27 35 27 * 32 20

VlaamsBrabant m v 41 1 38 1 36 45 1 49 2 44 1 38 33 1 35 1 30 2 24

WestVlaanderen m v 18 1 20 36 1 30 3 36 2 25 1 22 1 31 * * 16 20

OostVlaanderen m v 1 82 4 79 2 74 90 2 89 4 112 2 92 1 94 7* 36 1 79

Limburg m 2 -

v 21 21 24 28* 19

Totaal m 1 6 3 8 6 9 7 2 1 * 3

v 192 176 181 205 211 208 208 206 * * 162

Totaal 193 182 184 209 217 217 215 208 * * 165


2.2.4.2

Aantal diploma's medisch secretariaat uitgereikt per inrichtende macht

Academiejaar 1983-1984 1984-1985 1985-1986 1986-1987 1987-1988 1988-1989 1989-1990 1990-1991 1991-1992 1992-1993 1993-1994 1994-1995

2.2.5

7

ARGO m 1 4 2 1 4 3 2 1 * -

v 63 62 66 74 79 79 72 77 * 52 61 60

Privaatrechterlijk m v 129 2 114 1 115 134 2 132 6 129 3 115 1 108 * * 1 62 3 82 2 56

Provincie m 2 * 3

v 21 21 * 28* 19 55

Algemeen totaal m 1 6 3 1 6 9 7 2 * 1 3 5

v 192 176 181 208 211 208 208 206 * 142* 162 171

Totaal 193 182 184 209 217 215 215 208 * 143* 165 176

Gelijkaardige opleidingen en diploma's in het buitenland 2.2.5.1 Nederland De optie medisch secretariaat wordt nergens door een hogeschool ingericht, maar kan vergeleken worden met een optie van middelbaar onderwijs in België. Het is mogelijk via dag- of avondonderwijs, alsook via een schriftelijke opleiding. De studieduur is afhankelijk van het instituut, maar bedraagt gemiddeld 1 jaar. Sommige instellingen vragen ook dat de kandidaten eerst de cursus directiesecretaris(-esse) volgen van het instituut zelf, vooraleer ze met medisch secretariaat mogen starten. In Nederland bestaat een waaier van beroepen, die men in verband kan brengen met de beroepencluster medische administratie: − doktersassistent(-e) − afdelingssecretaris(-esse) − medewerker medische administratie − medische receptioniste-telefoniste − tandartsenassistent(-e) − fysiotherapie-assistent(-e) − medisch informatiekundige 2.2.5.2 Frankrijk Hier bestaat de optie onder de naam secrétaire médico-sociale. Hoewel er geen staatsdiploma bestaat, is een geschikte vorming aanbevolen, zoals deze van het Croix-Rouge Française. De Rode Kruisscholen volgen allemaal hetzelfde basisprogramma van 2200 uren en bestaan al 46 jaar. Deze tweejarige opleiding kan men volgen op 9 verschillende locaties. Een jury beslist over de toelating en maakt een wachtlijst op, omdat er jaarlijks maar 30 à 35 cursisten per plaats kunnen deelnemen. De kosten variëren tussen 44.000 en 90.000 BEF. Het niveau is te vergelijken met Nederland, zijnde een aanvullende opleiding na het middelbaar onderwijs.

8


2.2.5.3 Duitsland In dit land bestaan er heel wat aanverwante studies: Sekretärin im Gesundheitswezen, Arztsekretärin, Medizinische Fachschreibkraft, Kaufmännische Fortbildung für kaufmännisches Personal im medizinischen Bereich, Rezeptionsfachkraft für Arztpraxen en Medizinischer Dokumentarin. De medische documentarist(-e) volgt gedurende 3 jaar voltijds onderwijs, waardoor er veel gelijkenissen zijn met Vlaanderen. Inhoudelijk zijn er verschillen tussen de deelstaten. 2.2.5.4 Groot-Brittannië Op 45 plaatsen kan men in dit land, na een studie van 2 jaar, een erkend diploma krijgen dat nagenoeg gelijkaardig is met het diploma in Vlaanderen. Alleen de benoemingen van de getuigschriften lopen sterk uiteen: Diploma in Medical Secretarial Studies, Certificate in Medical Reception Studies, College Diploma in Medical Secreterial Studies, Medical Legal and European Options for Secretarial Courses, Diploma Administration with Medical Shorthand. De student(e) die de opleiding wil volgen, moet eerst een cursus EHBO gevolgd hebben. Men kan zich opwerken tot het hoofd van een medisch secretariaat, maar daarvoor moet er een bijkomende opleiding inzake management en financiewezen gevolgd worden. Deze opleiding, georganiseerd door de beroepsvereniging AMSPAR, kan ofwel in 12 of in 18 maanden voltooid worden, naargelang de keuze van de persoon in opleiding. 2.2.5.5 Spanje Medisch Secretariaat kan gevolgd worden aan de faculteit Medicijnen van de universiteiten van Madrid, Barcelona, Ovieda en Sevilla. De college-uren variëren van 20 tot 50 uren, waardoor er geen academische waarde mag gehecht worden aan het diploma. 2.2.5.6 Denemarken Eerst krijgt de student(e) een basisopleiding van 2 jaar met opleidingsonderdelen zoals Deens, Engels, één vreemde taal naar keuze, economie, tekstverwerking en sociologie. De studies worden verder gezet met een stageperiode van twee jaren, afgewisseld met korte beroepsgerichte cursussen zoals anatomie, fysiologie, sociale wetgeving, recht, neurologie, en psychiatrie. Na deze opleiding van 4 jaar moet de student(e) een scriptie maken en verdedigen. Het docentenkorps bestaat hoofdzakelijk uit medisch secretaressen/secretarissen en parttime geneesheren. 2.2.5.7 Finland Afgestudeerden van de afdeling Handelswetenschappen van het hoger middelbaar onderwijs kunnen het diploma Health Service Secretaries na 1 jaar studie bekomen. Deze korte opleiding richt zich vooral naar dactylografie, medische terminologie en organisatie van het medisch secretariaat. Het leren assisteren van geneesheren en andere zorgverstrekkers behoort ook tot het curriculum.


9

2.2.5.8 Noorwegen De opleiding Medisink sekretaer wordt georganiseerd door 5 hogescholen. Vanaf september 1997 zal een volledig nieuw programma aangeboden worden, waarvan de inhoud heden nog niet gekend is. 2.2.5.9 Zweden Na het behalen van het diploma van hoger middelbaar onderwijs, moet men nog 1 jaar verder studeren voor het diploma van medisch secretariaat. Vooral medische en organisatorische vakken worden er gegeven. 2.2.5.10 Andere landen In Ierland, Zwitserland, Luxemburg, Italië en Portugal bestaat de opleiding tot medisch secretaris(-esse) niet.

2.2.6

Opleidingsaanbod in Franstalig België Op het vlak van de inhoudelijke profilering van de optie Medisch Secretariaat in Wallonië en Brussel kunnen geen wetenschappelijke onderbouwde uitspraken gedaan worden. Een systematische en inhoudelijke vergelijking tussen de gelijkaardige opties en de afgeleverde diploma's in Vlaamstalig en Franstalig België moet nog aangevat worden. Zes instellingen leveren officieel erkende diploma's af : − Institut d' Enseignement Supérieur Pédagogique, Paramédical et Economique de la Communauté française te Huy − E.C.S.S.A.C. te Luik − Institut d' Enseignement Supérieur Catholique te Montignies-Sur-Sambre − Centre d' Enseignement Supérieur Economique, Paramédical et Technique te Tournai − Institut d' Enseignement Supérieur Pédagogique, Paramédical et Economi-que de la Communauté française de Belgique te Verviers − Institut Supérieur Economique de Secrétariat te Brussel Op basis van de lessentabellen kunnen volgende veralgemeningen worden getrokken : − In alle hogescholen wordt nog stenografie onderwezen, dit in tegenstelling met Vlaanderen. − Er wordt minder nadruk gelegd op de talenkennis. Duits is niet opgenomen in het curriculum, behalve in Doornik en Luik, waar de keuze dan nog dient gemaakt te worden tussen Duits, Spaans of Italiaans. − Met uitzondering van Montignies-sur-Sambre worden in alle hogescholen enkele contacturen uitgetrokken voor biologie en/of biochemie. − De stagetijd (on the job) bedraagt minimaal 14% van de globale opleidingsduur, wat merkelijk meer is dan in Vlaanderen.

10

2.2.7


Geografische spreiding van de beroepsactiviteiten in Vlaanderen Afgestudeerden van de optie medisch secretariaat zijn niet gebonden aan de Vlaamse arbeidsmarkt. Zij zijn voornamelijk terug te vinden in de administratie van de gezondheidszorg en aanverwante welzijnszorg, evenals in de administratie van de economisch en/of commerciële satellietbedrijven rond de gezondheidszorg. Meer gedetailleerde informatie is te vinden in de studie Regionale en sectorale analyse van de Vlaamse werkgelegenheid, periodiek uitgegeven door de SociaalEconomische Raad van Vlaanderen.

2.2.8

Geografische spreiding van het opleidingsaanbod in Vlaanderen De opleiding Secretariaatsbeheer, optie medisch secretariaat, wordt in de volgende hogescholen aangeboden. provincie Antwerpen

hogeschool – Karel de Grote Hogeschool – Hogeschool van de Provincie Antwerpen – Katholieke Hogeschool Kempen – Provinciale Hogeschool Limburg – Katholieke Hogeschool Sint-Lieven – Mercator Hogeschool Provincie Oost-Vlaanderen – Hogeschool Gent – Katholieke Hogeschool Leuven – Hogeschool West-Vlaanderen te Brugge, Kortrijk en Oostende

Limburg Oost-Vlaanderen

Vlaams-Brabant West-Vlaanderen

Enkel deze Vlaamse onderwijsinstellingen leveren officieel erkende diploma's af. Daarnaast heb je ook nog nepcursussen, waarvoor meer uitleg te vinden is in bijlage 1.

2.2.9

Infrastructuur Uit de jaarverslagen van de opleidingsdoorlichting secretariaatsbeheer blijken, behalve leslokalen, volgende faciliteiten voor te komen : informaticalokalen, talenpractica, anatomielokaal en een mediatheek met raadpleging van CD-ROM en geautomatiseerde catalogi. Gezien het belang van tekstverwerking en toegepaste informatica in de opleiding zijn computerlokalen een must. De mogelijkheid tot vrij gebruik van deze lokalen door de student(e) buiten lesverband en monitoraat is sterk aan te bevelen. Het gebruik van de talenpractica is efficiënt voor het Nederlands en de moderne vreemde talen. Telefoonapparatuur mag hierbij niet ontbreken. Het is wenselijk dat in de mediatheek ook stille ruimtes ingericht worden met PC's aangesloten op Internet. Videobanden met medische en psychologische onderwerpen kunnen een belangrijke didactische ondersteuning betekenen.

2.2.10 Kwantitatieve beschrijving van het totaal aantal studenten in de optie In het Statistisch jaarboek van het Vlaams Onderwijs zijn voor het academiejaar 1995-1996 volgende gegevens terug te vinden. 1ste studiejaar m 7

v 232

T 239

2de studiejaar m 3

V 187

T 190

3de studiejaar m 1

v 163

T 164

Totaal aantal studenten m v T 11 582 593


11

Aan enkele hogescholen die de optie medisch secretariaat aanbieden, is het eerste jaar van de basisopleiding Secretariaatsbeheer gemeenschappelijk. De opsplitsing in opties gebeurt pas in het tweede jaar. Het totaalcijfer 239 in het eerste jaar zal dan ook wel hoger liggen.

2.2.11 Kwantitatieve beschrijving van de eerstejaarsstudenten van de optie volgens SO-vooropleiding en ervaring met hoger onderwijs Op 1 februari 1996 werden de volgende gegevens m.b.t. de vooropleiding van de 239 eerstejaarsstudenten in de optie medisch secretariaat geregistreerd. Gevolgde onderwijsvorm in de SO-opleiding − − − − −

algemeen : beroeps : buitenlands : kunst secundair : technisch :

93 28 1 1 116

Indeling in generatie- en niet-generatiestudenten − generatiestudent : 146 − niet-generatiestudent : 93 Onderwijsniveau in het voorgaande jaar van de 146 generatiestudenten − gewoon secundair : − HOBU − andere :

141 1 4

Onderwijsniveau in het voorgaande jaar van de 93 niet-generatiestudenten − − − −

universitair onderwijs : 13 HOBU : 77 gewoon secundair : 1 andere : 2

Wat het geslacht betreft, blijkt duidelijk dat de overgrote meerderheid van de studenten tot het vrouwelijk geslacht behoort.

2.2.12 Reële studieduur De Statistische jaarboeken van het Vlaams Onderwijs kunnen geen beeld geven van de reële studieduur. Bovendien vallen de gegevens over de studieduur onder de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de studenten t.o.v. de verwerking van persoonsgegevens (B.S.18.3.93, gewijzigd bij Wet van 22.7.93).

2.2.13 Inhoudelijke profilering van de optie in binnen- en buitenland In 2.2.5 werd een summiere vergelijking gemaakt met opleidingen en diploma's in het buitenland. Op het vlak van inhoudelijke profilering van de opleiding kunnen geen wetenschappelijke uitspraken gedaan worden. Op Europees vlak is er weinig of geen transparantie.

12

2.3


Verantwoording van de optie Het belang van de gezondheidssector neemt steeds toe door de ontwikkeling van de preventieve gezondheidszorg, de veroudering van de bevolking, de ontwikkelingen binnen de arbeidsgeneeskunde, het toenemend belang van verzekerbaarheid, wettelijk verplicht binnen de ziekenfondsen en aanvullend privé. De optie medisch secretariaat is de oplossing voor de nood aan specialisten in het medisch-sociaal secretariaatsmanagement. Voor 1963 bestonden er geen medisch secretarissen(-essen). Toen werden deze vervangen door mensen die het beroep leerden door de uitoefening ervan gedurende een aantal jaren. Maar sinds het ontstaan van de optie werd het nut van deze opleiding aangetoond. Medisch secretarissen(-essen) werden van toen af een onmisbare schakel in het geheel van de gezondheidszorg.


13

HOOFDRUBRIEK 3 HET OPLEIDINGSPROFIEL

3.1

De exacte benaming van de optie De exacte benaming van de basisopleiding is secretariaatsbeheer, optie medisch secretariaat. De opleiding omvat één cyclus en ressorteert onder het studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde. Zij wordt aangeboden in het hoger onderwijs buiten de universiteit. De afgestudeerde ontvangt het diploma en de graad van gegradueerde in het secretariaatsbeheer, optie medisch secretariaat.

3.2

De globale omschrijving van de optie De optie tracht de studenten zo polyvalent mogelijk op te leiden, tot deskundigen in het administratief beheer, meer specifiek van de medische, verpleegkundige en sociale gegevens, met voldoende communicatieve vaardigheden om binnen de gezondheidszorg plaats te nemen tegenover de patiënten. De studie van de medische deelgebieden en de bijbehorende sociale administratieve taken, wordt aangevuld met registratietechnieken waar de studenten op een professionele manier leren medische en financiële gegevens op te tekenen en te ordenen. Daarnaast moet de studie de administratie aanleren binnen de medisch-sociale sector : RIZIV-nomenclatuur, ziekenfondsenadministratie, sociale zekerheid... De studenten moeten een grondige opleiding krijgen in de medische terminologie, zoals die gebruikt wordt bij het verwerken van gegevens m.b.t. de anatomie en fysiologie, de pathologie en farmacologie en de medische technologie. In de taalcursussen wordt de studenten inzicht bijgebracht in de diverse taalverwerkingsaspecten en communicatieve vaardigheden, om hun soepelheid in de omgang, hun organisatietalent en hun initiatiefname op peil te houden, aan te passen en eventueel te intensifiëren. Naast de talenkennis zorgt de optie voor praktijkervaring met tekstverwerking en andere informatietoepassingen. Efficiënte dactylografische vaardigheden en het inzichtelijk en probleemoplossend kunnen gebruiken van geïntegreerde software bieden de studenten de vereiste basisvaardigheden om de toekomstige secretariële taken naar behoren te kunnen vervullen en de verworven kennis over te dragen naar andere technologische en geïnformatiseerde hulpmiddelen. De studenten leren niet alleen de apparatuur te beheersen, maar ook hoe een medisch secretariaat te organiseren. Er wordt getracht hen vertrouwd te maken met een aantal praktische technieken van de secretariaatsfunctie. Men wil ook reeds verworven attitudes versterken die onmisbaar zijn in het medisch secretariaat door o.a. tijdbeheer, effectief samenwerken en patiëntenservice aan te kaarten. De studierichting legt eveneens klemtonen op de algemene taken van het directiesecretariaat, zodat de studenten ook in het bedrijfsleven een loopbaan kunnen opbouwen.

14


De contacten met medisch personeel, patiënten, directie, klanten en werknemers vereisen inzicht in recht, psychologie, sociologie, hygiëne en deontologie. De studenten leren hier gesprekken voeren, verantwoordelijkheid opnemen, discreet zijn, informatie geven, omgaan met mensen en daarbij de uiterste nauwkeurigheid betrachten: in hun toekomstig beroep hebben zij niet alleen met mensen maar ook met mensenlevens te maken. In de loop van de studies volgen de studenten ook stages, die hen een bijkomende troef geven, nl. de mogelijkheid om ervaring op te doen.

3.3

Het beroepsgericht opleidingsprofiel De beroepsgerichte component van het opleidingsprofiel is een vertaling van het beroepsprofiel van de medisch secretaris(-esse) ten behoeve van het onderwijs.

3.3.1

Bijeenbrengen van de relevante beroepsprofielen In dit geval wordt het beroepsopleidingsprofiel afgeleid uit één BP. Er is hier dus sprake van een 1/1 relatie.

3.3.2

De concrete uitwerking van de vertaalslag De beroepsgerichte opleiding omvat 6 functionele gehelen, 18 onderdelen en 127 basiscompetenties. Teneinde overbodige overlappingen te vermijden, worden de beroepsspecifieke en algemeen ondersteunende kennis, de attitude en de contextgegevens per onderdeel vermeld. Met betrekking tot de kenniselementen worden tussen haakjes vier verwerkingsniveaus aangeduid. Niveau 1: weten Dit niveau kan worden omschreven door middel van werkwoorden van het type: reproduceren, bewust zijn, herinneren, registreren, opnoemen, aanduiden, benoemen en opsommen. Niveau 2: inzien Dit niveau kan worden omschreven door middel van werkwoorden van het type: begrijpen, verstaan, aantal aangeven, verband uitdrukken, bewijzen, voorbeelden geven, typeren, de essentie aangeven, omschrijven en met eigen woorden zeggen. Niveau 3: toepassen Dit niveau kan worden omschreven door middel van werkwoorden van het type: gevarieerd aanwenden, uitwerken, nieuwe middelen vinden, beoordelen, evalueren, produceren, vergelijken met en structureren.


15

Niveau 4: integreren Dit niveau kan worden omschreven door middel van werkwoorden van het type: spontaan toepassen en zich uit eigen beweging identificeren. Functioneel Geheel

Onderdeel

1 Organisatie

1 Organisatie (medisch secretariaat)

Basiscompetentie Vaardigheid De student kan V1 de medische permanentieen MUGlijsten van een ziekenhuis coördineren V2 de werkzaamheden op het (medisch) secretariaat zonodig bijstellen V3 de uitvoering van gedelegeerde secretariaatstaken controleren V4 inwerkprogramma's voor nieuwe secretariaatsmedewerkers maken en opvolgen V5 werkbesprekingen organiseren V6 bij aanwerving van nieuwe secretariaatsmedewerkers adviseren V7 verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het (medisch) secretariaat en het (centraal) medisch archief V8 secretariaatstaken delegeren V9 adviseren bij verandering van (organisatie) secretariaat V10 leermomenten creëren en begeleiding geven aan stagiairs V11 aan lagere secretariaatsmedewerkers leiding geven V12 een werkindeling op het (medisch) secretariaat bepalen V13 systematisch aandacht schenken aan de evaluatie van het eigen handelen V14 werken in teamverband

Context-

Kennis

Attitude

gegevens

beroepsspecifiek kennis van – planning (4) – taakverdeling (3) – middelen voor het optimaliseren van de organisatie (3) – arbeidsovereenkomsten (2) – arbeidsreglementering (2) – de plaats van de medisch secretaris (-esse) in de algemene organisatie van een gezondheidszorginstelling of medischfarmaceutisch bedrijf (2) – wetgeving op de ziekenhuizen (2) – het feit dat de medisch secretaris (-esse), naast de klassieke taken, steeds meer een schakel wordt in het managementproces (2) – het medisch secretariaatsgebeuren in de ons omringende landen (2) – het loonzakje van de medisch secretaris(esse) (2) – het organigram van een ziekenhuis (2) – sociale zekerheid (2)

– accuratesse – assertiviteit – zin voor samenwerking – organisatievermogen – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – omgaan met stress – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – discretie – flexibiliteit – kritische ingesteldheid – loyaliteit – probleemoplossend denken en handelen – zin voor initiatief – leergierigheid – doorzettingsvermogen – empathie – imagobewustzijn – veiligheids- en milieubewustzijn – zin voor esthetiek

– eigen kantoor – kantoor met collega's – kantoorlandschap – uurroosters – andere permanentieen MUGlijsten – organigram – functieprofielen – eventueel projectbeheerprogramma

algemeen-ondersteunend – functieclassificatie en personeelsbeoordeling via functioneringsgesprekken (2) – ethische aspecten van het medisch secretariaat (3) – arbeidsrecht (2) – organisatorische principes voor goede functionering van (medisch) se-

16

Functioneel Geheel


Onderdeel

Basiscompetentie Vaardigheid De student kan

1.2 Beheer van de werkruimtes

V1 de technische dienst-

1.3 Inkoop

V1 bij de aankoop van

en verkoop

verlening opvolgen V2 de beschikbaarheidsen bezettingscontrole van de lokalen en bijbehorende uitrusting uitvoeren V3 medisch, paramedisch en verpleegkundig materiaal onderdompelen in een gepaste ontsmettingsvloeistof

kantoorapparatuur adviseren V2 de aankoop van kantoorapparatuur en medisch materiaal regelen V3 goederen en diensten mondeling en/of

Kennis cretariaatsafdeling (3) – beleidsprincipes en organisatie van de gezondheids- en welzijnszorg, beroepen en instellingen (3) beroepsspecifiek – hygiënische voorschriften (4) – pathogene microorganismen (2) – sterilisatie (2) – ontsmetting (3) – een juiste handhygiëne (4) – de specifieke risico's van het medisch secretariaatspersoneel (2)

ContextAttitude

– discretie – accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – het klaar maken van – imagobewusteen juiste verdunzijn ning (4) – bronnen en over– kritische ingedrachtswegen van steldheid kruisbesmettingen – leergierigheid (3) – loyaliteit – ongediertebestrij– omgaan met ding in ziekenhuis stress of groepspraktijk – resultaatge(2) richtheid – Comité voor Zie– veiligheids- en kenhuishygiëne (2) milieubewust– symboliek op zijn geneesmiddelver– zelfstandigheid pakking (2) – zin voor esthetiek algemeen-onder– zin voor initiasteunend tief – ziekenhuishygiëne – zin voor sa(4) menwerking – sterilisatieprocedures (3) – isolatiemaatregelen (2) – werking van ontsmettingsmiddelen (3) – algemene begrippen van microbiologie (2) beroepsspecifiek – zelfstandigheid – stockbeheer (3) – discretie – medisch gebruiks– accuratesse materiaal (3) – assertiviteit – ergonomische voor- – beslissingsverwaarden (4) mogen – kosten– contactbereidbatenanalyses (3) heid – statistische interpre- – dienstverlenen-

gegevens

– gepast ontsmettingsmiddel in een juiste concentratie aangemaakt – PC – procedureboek

– eigen kantoor – kantoor met collega's – kantoorlandschap – beschrijvingsgege-


Functioneel Geheel

Onderdeel

17

Basiscompetentie

V4

V5 V6 V7

Vaardigheid De student kan schriftelijk presenteren nieuwe (medische) dossiers ontwerpen en bespreekbaar stellen met drukkerij nieuwe formulieren ontwerpen de voorraden beheren handelstransacties opvolgen

Kennis

Attitude

gegevens

taties (2) – opstellen mailings (3) – vorm en inhoud van medische dossiers (3) – lay-out formulieren (3) – ziekenhuisfinanciering (2)

de ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyaliteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – veiligheids- en milieubewustzijn – zin voor esthetiek – zin voor initiatief – zin voor samenwerking – accuratesse – assertiviteit – omgaan met stress – analytisch denkvermogen – discretie – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyaliteit – resultaatgerichtheid – milieubewustzijn – zelfstandigheid – zin voor esthetiek – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

vens van het product – reclamefolders – bestek – ergonomische studies

algemeen-ondersteunend – Belgische wetgeving betreffende het werken met beeldschermapparatuur (2) – commerciële marktexploratie (3) – onderhandelingstechnieken (3) – ergonomische principes (3) 1.4 Vergade-

ren

V1 deelnemers aan een vergadering oproepen en/of hen eraan herinneren V2 de vergaderagenda bijhouden V3 agendastukken voorbereiden V4 vergaderingen logistiek ondersteunen V5 notuleren V6 verslagen/notulen bijhouden en/of verspreiden V7 de naleving van vergaderbesluiten controleren

Context-

beroepsspecifiek – vergadertechnieken (2) – verschillende soorten, functies en bevoegdheden van vergaderingen (3) – vergaderregels (3) – rol van voorzitter en deelnemers (3) – vereisten voor een goede agenda (3) – verschillende vormen van verslaggeving (3) – externe vormgeving zoals normering, huisstijl (4) – notuleren (3) – inhoudelijke en stilistische vereisten van verschillende tekstsoorten (3) – praktische aspecten van fotocopiëren (3)

– aanmaak van professionele presentaties zoals transparant, diavoorstelling op PC (o.a. met het pakket Powerpoint) (3)

– kantoor – vergaderzaal (eventueel extern) – agenda – transparant – video – agenda – lokaalbeheer (soms via PC) – notuleerschema's – presentatiesoftware

18

Functioneel Geheel


Onderdeel


1.5 Agenda-

beheer

V1 Spreekuren plannen V2 Afspraken en acties

van de dokters beheren V3 Zelfstandig afspraken maken voor de patienten en medisch vertegenwoordigers

Kennis algemeen-ondersteunend – de vereisten voor de voorbereiding, organisatie en opvolging van vergaderingen (3) – mondelinge en schriftelijke presentatietechnieken (3) beroepsspecifiek – het opstellen van wachtlijsten (3) – beantwoordingsapparatuur (3) – vereisten voor een goede agenda (3) – werkorganisatie (3) – bestandsbeheer (3) – werkstress (2) – tijdrovers (2) – follow-up van risicopatiënten (bv. getransplanteerden) (3) – opnameregeling (3) algemeen-ondersteunend – timemanagement (3) – pakketonderdeel agendabeheer (3)

1.6 Finan-

ciën

V1 (ziekenhuis)facturen

en declaraties opstellen en controleren V2 de boekhouding van het (medisch) secretariaat beheren V3 de sociaal-financiële kant van de psychiatrische of geriatrische patiënt natrekken en hem dagelijks begeleiden in zijn uitgaven (in opdracht van de aangestelde door de rechtbank) V4 de nomenclatuur der geneeskundige verstrekkingen en de terugbetalingsbarema ZIV raadplegen

beroepsspecifiek – medische en paramedische facturen (3) – hospitalisatiekosten (3) – prestaties laboratoria en medischtechnische diensten (3) – Katzschalen (3) – kostenstaten m.b.t. welzijnsinstellingen (3) – briefwisseling met het RIZIV en de ziekenfondsen (3) – bankverrichtingen (3) – regeling betalende

ContextAttitude

gegevens

– resultaatgerichtheid – beslissingsvermogen – zelfstandigheid – accuratesse – discretie – organisatievermogen – empathie – stressbestedigheid – doorzettingvermogen – loyaliteit – dienstverlenende ingesteldheid – contactbereidheid – assertiviteit – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking – beslissingsvermogen – contactbereidheid – financiële verantwoordelijkheid – dienstverlenende ingesteldheid – discretie – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – accuratesse – organisatievermogen

– eigen kantoor – kantoor met collega's – kantoorlandschap – agenda – agendabeheer via software – logboek – planbord

– eigen kantoor – softwarepakketten – facturen – rekeninguittreksels – contacten met boekhoudafdeling – officiële en/of officieuze coördinatie in numerieke volgorde der geneeskundige


Functioneel Geheel

Onderdeel

19


Context-

Kennis

Attitude

gegevens

derde (3) – (gbruiks)mogelijkheden van boekhoudpakketten en financiële pakketten (3) – elektronisch bankieren (3) – budgetbeheer van patiënten of cliënten, in opdracht van het OCMW (2) – honorariabepaling van beoefenaars geneeskunst en paramedici (3) – tarificatie van geneesmiddelen (3)

– resultaatgrichtheid – assertiviteit – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyaliteit – omgaan met stress – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

verstrekkingen – terugbetalingsbarema ZIV – opnameformulieren – uittreksel vepleegnota – kennisgeving van ziekenhuisverpleging en betalingsverbintenis – aanvraag om verlenging van ziekenhuisverpleging – kennisgeving van einde ziekenhuisverpleging – getuigschrift voor verstrekte hulp – afleveringsgetuigschrift voor geneesmiddelen

– het identificatienummer van de zorgenverstrekker (4) – de aard van de terugbetaalbare prestaties (3) – afrekeningsprocedures (3) – vrijwillige en aanvullende vrije verzekering (3) – de akkoorden geneesherenziekenfondsen en overeenkomsten met andere zorgenverstrekkers (2) – de documenten die de uitgaven voor gezondheidszorgen bewijzen (3) – de signalitiek van de administratieve gegevens van de patiënt (3) – het geautomatiseerd gebruik van de ziekteverzekeringskaart (3) – het kwijtschrift geneeskundige verstrekkingen (2) – de verwerking van de uitgaven in het plaatselijk mutualiteitssecretariaat, in de Landsbond en in het RIZIV (2) – de verschillende wijzen van terugbetaling van gezondheidszorgkos-

20

Functioneel Geheel


Onderdeel


Kennis

ContextAttitude

gegevens

– accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – discretie – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyaliteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor esthetiek – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

– diagnoseindex – operatieindex – registratiedocumenten – codeerhandboeken – nomenclatuur der geneeskundige verstrekkingen – terugbetalingsbarema ZIV – MKG-, MVG- en MPGsoftware – Nieuwsbrief – codeeradviezen – vormingscursussen

ten (3) – de terugbetalingsnormen en modaliteiten (3) – algemeenondersteunend RIZIV-declaratiemethodiek (4)

1.7 Medische registratie

– administratieve organisatie van het RIZIV (2) – basisprincipes van het dubbel boekhouden (3) – anatomie, fysiologie en pathologie (3) V1 zorgen dat er voor beroepsspecifiek iedere patiënt een re– ICD-9 (10) - CM gistratieformulier (4) wordt ingevuld en ge- – DSM-IV (2) codeerd en kan zono- – nomenclatuur der dig zelf registreren geneeskundige verV2 diagnose- en operatiestrekkingen (4) registers aanwenden – geijkte uitdrukkinbij het opzoeken van gen in brieven (3) gevallen voor klinisch- – administratieve wetenschappelijke organisatie van studies, voor publicaRIZIV (3) ties en lezingen – bestandsbeheer (3) V3 het totaal van anonie– grafische functies me ziektegeschiede(3) nissen toegankelijk – het belang van de maken voor analyse medische registratie V4 zorgen voor de ver(2) spreiding en toelich– de voorwaarden ting van de registravoor een efficiënte tiegegevens binnen en medische registratie buiten het ziekenhuis (4) V5 na elke registratieperi- – kwaliteitscontrole ode de data op mag(3) neetband of diskette – de hulpmiddelen bij brengen en bezorgen het registreren (3) aan het Ministerie – het bepalen van V6 een eerste controle uitdiagnosegroepen voeren via een PC(2) versie – de MVG- en MPGprocedure en de rol V7 registratieprojecten van de medisch binnen de preventieve secretaresse hierbij gezondheidssector be(3) heren – Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu (3) – het MKGcontroleprogramma (2) – de begeleidingsmogelijkheden bij de medische registratie (2)


Functioneel Geheel

Onderdeel

21


Kennis

ContextAttitude

gegevens

– discretie – accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyaliteit – resultaatgerichtheid – omgaan met – stress – veiligheids- en milieubewustzijn – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

– diagnoseindex – operatieindex – registratiedocumenten – codeerhandboeken – nomenclatuur der geneeskundige verstrekkingen – CPRoefenpop – CPRfolders – rolstoel – reanimatiemateriaal – fixatie-, druk- en immobilisatiezwachtels

– feedbackprogramma voor MVG- en MPG-registratie (2) algemeen ondersteunend – nomenclatuur der geneeskundige verstrekkingen (4) – MKGregistratietechnieken (4) – anatomie, fysiologie en pathologie (2) – organisatie van de gezondheids- en welzijnszorg (2) V1 Eenvoudige verbanden beroepsspecifiek 1.8 Ondersteuning verwisselen – onwettige uitoefeV2 patiënten helpen die van ning van de geneeshulpvervoor of na een onderen verpleegkunde lening en zoek onwel worden (4) V3 adequaat reageren bij diagno– aansprakelijkheidssestelling ongevallen, in afproblematiek (4) door de wachting van de ge– het Heimlichmazorgverspecialiseerde hulpnoeuvre (4) strekker dienst – de cardiopulmonaiV4 CPR correct toepassen re resuscitatie (4) V5 oude of zwakke – de courante patiënten helpen bij zwachtelverbanden het zich verplaatsen (3) V6 lengte en gewicht van – het correct toepasde patiënt meten sen van een aantal V7 een bewusteloos tiltechnieken (4) slachtoffer in de vei– de psychosociale ligheidshouding legaspecten van de gen ziekenhuisbehanV8 eigen rugkwetsuren deling (2) vermijden bij het om- – eerste zorgverlening gaan met patiënten bij botbreuk, V9 een rolstoel hanteren brandwonde, vergiftiging, oogkwetsuren, stoornissen in de bloedvoorziening, bewustzijnen ademhalingsstoornissen (4) – het aanleggen van een noodverband bij een patiënt met een slagaderlijke bloeding (3) – het fysisch nietinfectieus hospitalisme (2) – ethische codes die een rol spelen voor de medisch secretaris (-esse) (3) algemeen-ondersteunend

22

Functioneel Geheel

2 Communicatie


Onderdeel


2.1 Interne en externe communicatie

V1 een eventuele opname in een ander ziekenhuis of dienst regelen V2 symposia en congressen organiseren V3 reizen voorbereiden V4 overleg plegen met de zieke, verpleegkundigen, andere gezondheidswerkers en/of familie ten behoeve van de voortgang en de kwaliteit van de verpleging van de individuele patiënt V5 evaluatiegesprekken met stagiairs voeren V6 informatie ontvangen en doorgeven binnen de grenzen van het medisch beroepsgeheim V7 eigen contacten onderhouden, evenals contacten met de leidinggevende(n) V8 human en public relations verzorgen V9 kantoorapparatuur (andere dan computer, telefoon, fax, fotokopieerappararaat) bedienen V10 memo's en ad valvas berichten opstellen op aanwijzing V11 een intakegesprek met een patiënt en/of familie voeren V12 belangstellenden van informatie voorzien

Context-

Kennis

Attitude

gegevens

– EHBO (4) en CPR (4) – ziekenhuishygiëne (3) – deontologie (3) – de wijze waarop de toekomstige werkomgeving omgaat met ethiek (2) – tilprotocollen (4) beroepsspecifiek – verschillende informatiebronnen (3) – middelen voor het optimaliseren van de informatiedoorstroming (3)

– assertiviteit – contactbereidheid – accuratesse – discretie – loyaliteit – organisatievermogen

– PC – kantoorapparatuur – brochures (zakenhotels, congressen) – info over activiteiten: memo's, prikborden – fax – E-mail – standaardformulieren voor interne communicatie – procedureboek

– omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in diverse communicatiesituaties (3) – verpleegsystemen in het ziekenhuis (2) – rapporteren (3) – de organisatie van reizen, zoals hotelrestaurant- en vliegtuigreservatie (3) – specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen (2) – grafisch weergeven van enquêteresultaten met computer (2) – supplementaire elementen in het spreken (zoals intonatie, gebaren, mimiek, tempo en ritme) (4) – foutloos schrijven in het Nederlands (4) – gezuiverde taal zonder dialectische klanken (4) – opstellen van memo's en mededelingen (3) – wachtcomfort (3) – medische terminologie ook in het Frans, Engels en Duits (3) algemeen-ondersteunend

– beslissingsvermogen – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – veiligheids- en milieubewustzijn – zelfstandigheid – zin voor esthetiek – zin voor initiatief – zin voor samenwerking


Functioneel Geheel

Onderdeel


2.2 Informatieverstrekking

23

Kennis

– huisstijl (4) – vereisten voor ondubbelzinnige mondelinge en schriftelijke communicatie (3) – communicatiekanalen (2) – communicatiestrategieën (3) V1 vragen van patiënten beroepsspecifiek en bezoekers beant– basisbegrippen van woorden biostatistiek (2) V2 bezoekers en patiën– medisch beroepsgeten de weg wijzen heim (4) V3 vragen van andere ge- – correcte omgangszondheidswerkers bevormen (4) antwoorden – middelen voor het V4 voorlichting geven optimaliseren van over medicijngebruik de informatiedoor(na goedkeuring van stroming (3) de arts) – het gedeelde beV5 instructies verstrekroepsgeheim (4) ken bij het verzame– begeleiding van palen van urine- en tiënten en/of familie stoelgangmonsters (3) V6 patiënten informeren – homeopatische over het onderzoek en richtlijnen (1) de voorgeschreven – attesten en officiële hulpmiddelen documenten en V7 de raadgevingen van hierbij gepaste uitde arts verduidelijken leg kunnen verV8 mondelinge uitleg strekken (2) verstrekken bij de – de organisatie van MKG-, MPG- en de gezondheidszorg MVG-registratie op federaal vlak en V9 klachten van algemebinnen de Vlaamse ne aard behandelen Gemeenschap (2) via informatiever– de ethische codes strekking die een rol spelen voor de medisch secretaris (-esse) (3) – de informatieplicht van de medisch secretaris (-esse) (3) – de inhoud van de verstrekte informatie (2) algemeen-ondersteunend – Frans, Engels en Duits (3) – Correcte inschatting van behoeften van patiënten (4) – regels voor duidelijke en aangepaste informatieverstrekking (3) – wetgeving op de

ContextAttitude

gegevens

– accuratesse – zelfstandigheid – discretie – stressbestendigheid – empathie – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyaliteit – resultaatgerichtheid – veiligheids- en milieubewustzijn – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

– brochures en folders – procedureboek – grondplan van ziekenhuis of farmaceutisch bedrijf – anatomische atlas – geneemiddelencompendia

24


Functioneel Geheel

Onderdeel

3 Onthaal

3.1 Receptie

4 Informatievezameling


4.1 Administratie

V1 patiënt/cliënt verwelkomen en doorverwijzen V2 onverwacht bezoek zelf te woord staan V3 farmaceutische vertegenwoordigers en bezoekers aankondigen V4 bezoekers aan internen voorstellen en/of omgekeerd V5 deelnemers van workshops en wetenschappelijke bijeenkomsten verwelkomen V6 nieuwe geneesheerassistenten opvangen en rondleiden

V1 Patiëntenobservaties schriftelijk rapporteren V2 gegevens over zorgverstrekkers inzamelen V3 de onderzoeksfrequentie van de patient registreren V4 het mededelingenbord en het foldermateriaal bijhouden V5 een adressenbestand opzetten en/of bijhouden V6 bij bevoegde instanties informatie in-

Kennis ziekenhuizen (2) Beroepsspecifiek – huisstijl (4) – correcte omgangsvormen (4) – behoeften van doelgroep (3) – regels voor duidelijke en aangepaste informatieverstrekking (3) – het echt dagelijks gesproken Frans, Engels en Duits (4) – psychosociale begeleiding van patiënten (3) – het kanaliseren van agressiviteit en verdriet (3) – registratie en preregistratie van patienten (2) – diensten die zich, hetzij direct of indirect, met gezondheidszorgen bezig houden (2) – het sereen afhandelen van moeilijke telefoongesprekken en boodschappen (3) algemeen-ondersteunend – beroepsgeheim (4) – gesprekstechnieken (4) – ziektepsychologie (2) – luistervaardigheidstechnieken (3) – het oplossen van balieproblemen (3) beroepsspecifiek – archivering op PC (3) – verschillende mogelijkheden om te archiveren (3) – gebruiksmogelijkheden van multimedia, bibliotheken en vakliteratuur (3) – praktische aspecten van fotokopiëren (3) – bibliografisch registreren en opbergen van publicaties (3)

ContextAttitude

gegevens

– empathie – discretie – stijlvol – stressbestendigheid – accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyaliteit – resultaatgerichtheid – veiligheids- en milieubewustzijn – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

– onthaaldesk – kantoor bij ingang – schakelbord telefoon – notitieblok – pager – documentatie – grondplan van ziekenhuis of farmaceutisch bedrijf – adresplaatje van patiënt

– accuratesse – resultaatgerichtheid – discretie – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewust-

– eigen kantoor – kantoor met collega's – centraal medisch archief – satellietarchief – bibliotheek – extern archief – PC – namenregister – fiches


Functioneel Geheel

5 Informatieverwerking

Onderdeel

Basiscompetentie Vaardigheid De student kan winnen V7 in aangewezen bronnen info opzoeken V8 omgaan met kantoorapparatuur V9 het (medisch) archief inrichten V10 medische dossiers uit het archief halen of opvragen V11 (medische) brieven fotokopiëren V12 de medische bibliotheek beheren

5.1 Correspondentiebehandeling

25

Kennis – opzoeken van boeken, tijdschriften en referenties (4) – registreren van films en dia's (3) – uitleenprocedures (3) algemeen-ondersteunend – inzicht in belang van archivering (3)

– correcte bepaling van informatiebehoeften (3) – correcte bepaling van behoeften m.b.t. aantallen en wijze van kopiëren (4) V1 de algemene corresBeroepsspecifiek pondentie afhandelen – autonoom opstellen (soms met tekenbevan correspondenvoegdheid) tie, ook in Frans of V2 de medische (juridiEngels(4) sche) brieven fout– schematiseren en loos uittypen met een synthetiseren van goede dactylografeen duidelijk gesche snelheid structureerde en V3 de post ontvangen, logisch samenhanregistreren en vergende tekst (3) spreiden – BIN-normen (4) V4 de uitgaande post – aanschrijfformules, verzorgen slotformules en V5 gericht en doelmatig geijkte uitdrukkinmedische woordengen in standaardboeken en compendia brieven (3) raadplegenV6: ver– elektronische wijskaarten uitschrijcorrespondentie (3) ven – afwegen poststukV6 de situatie analyseren ken en frankeren bij algemene klachten (3) en mogelijke oplos– het versturen van singen voorstellen specifieke medische V7 verzamelde gegevens documenten (3) schriftelijk of mon– administratieve deling in een coheorganisatie van het rente tekst aanbieden RIZIV (2) V8 efficiënt gebruik – deontologische maken van de aangerichtlijnen (4) boden softwarepak– registratie uitgaanketten en van geïntede post (3) greerde ziekenhuis– berichtgeving aan software huisarts van opname van een patiënt (3) – mogelijkheden voor gepersonaliseerde brieven (3) – inhoudelijke en

ContextAttitude

gegevens

zijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyaliteit – omgaan met stress – veiligheids- en milieubewustzijn – zelfstandigheid – zin voor esthetiek – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

– kranten – medische tijdschriften – CD-ROM – netwerken – scanner – kopieerapparatuur

– discretie – accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyaliteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – veiligheids- en milieubewustzijn – zelfstandigheid – zin voor esthetiek – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

– digitaal dicteersysteem – dicteerapparaat – eigen kantoor – postkantoor – bestaande tekstverwerkingsprogramma's – E-mail – Internet – woordenboeken – briefopener – elektronische weegschaal – briefsluitmachine – vouwmachine – frankeermachine – brievenboek – handtekenboek – register inkomende post – spellingchecker

26

Functioneel Geheel


Onderdeel


Context-

Kennis

Attitude

gegevens

accuratesse leergierigheid discretie veiligheids- en milieubewustzijn assertiviteit beslissingsvermogen contactbereidheid dienstverlenende ingesteldheid doorzettingsver-

– elektronische hulpmiddelen – kleursignaaltjes – soorten dossiermappen – tabbladen – adresplaatje – namenregister

stilistische vereisten van verschillende briefsoorten (3) – etymologie en de structuur van de medische termen (3) – gebruik van de dictafoon (4) – bestandsbeheer (3) – briefwisseling met het RIZIV en de mutualiteiten (3) – integratie van spreadsheet (bv. Excel onder Windows, Lotus), gegevensverwerker (vb. Access, dBase) en tekstverwerker (bv. WordPerfect) (4) – de Wet op de Landsverzekeringsovereenkomst en de verwerking van medische persoonsgegevens (2) – het voorbereiden van mailings (2) – het drukken van enveloppen en etiketten (3) algemeen-ondersteunend – vakliteratuur in het Frans en Engels (3) – bouwstenen van het merendeel van de medische termen (4) – beroepsgeheim (4) – informatica (3) – Nederlands (4) – Organisatie van de gezondheidszorg (3) – RIZIVreglementering (3) – Doelmatig gebruik van een (medisch) woordenboek (4) 5.1 Dossierbeheer

V1 een medisch en/of verpleegkundig dossier opstarten V2 medische dossiers in orde brengen volgens de opgelegde rangschikingscriteria V3 het medisch archief uitdunnen V4 statistische gegevens trekken vanuit een dossierbeheersysteem

Beroepsspecifiek – kleurcodering (3) – onderscheid tussen archiveren en classificeren (3) – documentvernietiging (3) – volledigheidscontrole (3) – archiefuitrusting (3) – routebewaking (3) – bestandsbeheer (3)

– – – – – – – – –


Functioneel Geheel

Onderdeel

27


Kennis

V5 dossiers ontlenen aan andere diensten V6 een keuze maken tussen centralisatie of decentralisatie bij de opberging

– vorm en inhoud van het medisch dossier (2) – microfilming (3) – belang en doel van het medisch dossier (2) – de vereisten van het medisch dossier i.g.v. het gebruik (3) – alternatieve opslagmedia (2) – verwerking van statistische gegevens (3) – de vereisten van een goed klassement (2) – het sorteren (3) – het opsporen van foutieve klasseringen (3) – beroepsgeheim (4) – medische registratie (4) – het toegankelijk maken van het medisch archief (3)

ContextAttitude

– – – – – – – – –

mogen empathie flexibiliteit loyaliteit omgaan met stress resultaatgerichtheid zelfstandigheid zin voor esthetiek zin voor initiatief zin voor samenwerking

algemeen-ondersteunend – besturingssysteem MSDOS (3) – medisch dossiersystemen (3) – formulierenbeheer (3) – zoeksystemen (3) – de betekenis naar de patiënt van de inhoud van het medisch dossier (2) – bewaartermijnen patiëntgegevens (2) – elektronisch documentmanagement (3) – verantwoordelijkheden van het medisch archief (2) – symptomen, diagnose en behandeling van de frequent voorkomende ziektebeelden (2)

5.3 Computer

V1 gegevens en/of volledige concepten in PC inbrengen V2 stukken op aanwijzing op PC verwerken V3 tekstopmaak verzorgen met behulp van dictafoon V4 MKG-, MVG- en MPG-gegevens statistisch verwerken V5 nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden V6 computerbestanden beheren V7 transparanten met PC maken

beroepsspecifiek – mogelijkheden en beperkingen (2) – juiste naamgeving van bestanden (3) – het vlot kunnen gebruiken van een informatiedrager (4)

– de belangrijkste functies van een gegevensverwerker (bv. dBase IV) (4) – de basisfuncties van een spreadsheet (bv. Excel onder Windows, Lotus) (3) – gezondheidsklachten bij het werken

– discretie – accuratesse – beslissingsvermogen – flexibiliteit – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyaliteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor samenwerking – assertiviteit – contactbereidheid – dienstverlenen-

gegevens – diagnoseindex – operatieindex – medisch dossier op microfiche, rolfilm, Optical Discsystem – zoeksystemen: logboek localiseerkaart, bibliotheeksysteem, individueel kaartsysteem – archiefuitrusting: ordners, archiefdozen, archiefkasten, verrijdbare archiefkasten, – computerdossier – reclamefolders over burotica en medische dossiers

– eigen kantoor – kantoor met collega's – soms computerpool op centraal medisch secretariaat – hardware – medische softwarepakketten – computerslides – databanken – dictafoon – digitaal dicteer-

28

Functioneel Geheel


Onderdeel


5.4 Telefoon

V1 telefoon aannemen, bericht noteren en niet zelfstandig afhandelen V2 telefoon aannemen, selecteren en zelfstandig afhandelen V3 telefonisch oplossingen argumenteren bij klachten V4 de beantwoordingsapparatuur bedienen

Context-

Kennis

Attitude

gegevens

met beeldschermen (2) – checklist softwareergonomie (2) – de gebruiksaspecten van Internet voor het medisch secretariaat (2) – ondersteuning (backup) (3) – computersystemen (3) – presentatiesoftware zoals Powerpoint (3)

de ingesteldheid – empathie – imagobewustzijn – veiligheids- en milieubewustzijn – zin voor esthetiek – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

systeem – (elektronisch) woordenboek – Belgische wetgeving betreffende het werken met beeldschermapparatuur – instrument voor het beoordelen van de ergonomie van de menscomputerinterface

– accuratesse – empathie – dienstverlenende ingesteldheid – analytisch denkvermogen – loyaliteit – stressbestendigheid – zelfstandigheid – kritische ingesteldheid – leergierigheid – resultaatgerichtheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking – assertiviteit – beslissingsver-

– receptie – eigen kantoor – telefoon – kantoor met collega's – semafoon – GSM – personenzoeker – schakelbord – oproepsysteem binnen het ziekenhuis – PC

algemeenondersteunend – aanbod harden software (2) – inzicht in informaticabehoeften van ziekenhuis of groepspraktijk (2) – inzicht in het automatiseren van verrichtingen (3) – het zelfstandig databasevraagstukken kunnen oplossen van administratiefmedische aard (3) – algemene basisbegrippen informatica om wegwijs te raken in de computerterminologie (4) – de belangrijkste functies van een medisch pakket (3) beroepsspecifiek – telefoonetiquette (4) – telefoonalfabet (3) – het gebruik van toestellen (3) – regels om patiëntgericht te telefoneren (3) – specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen (3) – logistieke diensten binnen de ziekenhuisorganisatie (3) algemeenondersteunend – vereisten voor een effectieve en efficiente meertalige telefonische com-


Functioneel Geheel

Onderdeel


6 Verwerki 6.1 Schrijven V1 interne/externe ng van van rapporten (meehelmedische teksten pen) opstellen brieven V2 zelfstandig ad valvas en farberichten en mededemaceulingen opstellen tische V3 eenvoudige brieven teksten en instructies autonoom opstellen V4 schriftelijk uitleg verschaffen bij cijfermateriaal V5 de vaktermen en de geneesmiddelen uit de medische brieven foutloos schrijven

6.2 Vertalen van medische brieven en nakijken van farmaceutische teksten

29

V1 medische brieven en wetenschappelijke publicaties vertalen V2 vertaling van medische brieven en niettechnische, korte teksten verbeteren V3 drukproeven van geneesmiddelen en bijsluiters nalezen

Kennis municatie (3) – organisatie van de gezondheids- en welzijnszorg, beroepen en instellingen (3) – algemeen bedrijfseconomische en administratieve achtergrond (2) beroepsspecifiek – geijkte uitdrukkingen in brieven (3) – BIN-normen (3) – de actieve hedendaagse woordenschat (3) – de werking van de dictafoon (4) – een tekstverwerkingspakket (bv. Word onder Windows) op PC (4)

ContextAttitude

gegevens

mogen – contactbereidheid – discretie – doorzettingsvermogen – flexibiliteit – imagobewustzijn

– accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – dienstverlenende ingesteldheid – discretie – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn algemeen-onder– kritische ingesteunend steldheid – Frans, Engels en – leergierigheid Duits (3) – loyaliteit – basisprincipes van – omgaan met tekstverwerking op stress PC (3) – resultaatge– de etymologie en de richtheid structuur van de – zelfstandigheid medische termino– zin voor esthelogie via woordtiek ontleding en de – zin voor initiacombinatie van tief prefixen, suffixen – zin voor saen stammen (4) menwerking – de courante farmaca met hun belangrijkste indicaties (2) beroepsspecifiek – assertiviteit – gebruik van dicta– accuratesse foon (4) – resultaatge– gangbare farmaceurichtheid tische en medische – beslissingsvertermen (4) mogen – soorten zakelijke – stressbestenbrieven en specifiedigheid ke kenmerken per – dienstverlenenbrieftype (3) de ingesteld– lay-out van verpakheid kingen (3) – discretie – farmaceutische – flexibiliteit terugbetalingsmo– imagobewustdaliteiten (4) zijn – anatomie, fysiologie – kritische ingeen pathologie (3) steldheid – vereisten voor – leergierigheid correct taalgebruik – loyaliteit (3) – veiligheids- en

– eigen kantoor – dictafoon – PC met tekstverwerkingsprogramma – medische woordenboeken – compendia

– eigen kantoor – (elektronische) woordenboeken – terminologielijsten – naslagwerken – technische specificaties – PC met tekstverwerkingsprogramma – spellingchecker

30


Functioneel Geheel

Onderdeel


Kennis

Attitude

– klinisch farmacologische aspecten en farmaceutische vormen (2)

milieubewustzijn – zelfstandigheid – zin voor esthetiek – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

algemeen-ondersteunend – de desbetreffende vreemde taal (3) – het Nederlands (4) – medische terminologie (4) – farmacologie (4) – anatomie, fysiologie en pathologie (3)

3.3.3

Contextgegevens

Aanvullende gegevens met betrekking tot de optie 3.3.3.1 Verhouding praktijk/theorie ♦ Praktisch werk Theorie omvat zuivere theoretische college-uren, terwijl met praktijk bedoeld wordt het uitwerken van oefeningen, het opstellen van papers, analyse van taalteksten, CPR-oefeningen, tiltechnieken, MKG-registratie, tekstverwerking, correspondentie, ... De luistervaardigheid en het inzichtelijk omzetten van theorie naar praktijk worden getoetst aan de hand van inhoudelijke vragen en concrete oefeningen. Herhalingsoefeningen stimuleren zelfdiscipline en doorzettingsvermogen. Voor de meeste opleidingsonderdelen worden individuele opdrachten gegeven voor de thuissituatie, die tijdens de daarop volgende colleges klassikaal worden verbeterd. Zo kan worden getoetst of de student de behandelde leerstof voldoende en efficiënt kan toepassen. ♦ Eindwerk In vele hogescholen dient de student(e) een eindwerk te maken na het volbrengen van de volledige stageperiode in het laatste academiejaar. Het opmaken van de scriptie gebeurt individueel en zonder begeleiding. Het rapport is bijgevolg een persoonlijk werk, waarbij de student(e) blijk geeft van inzicht en besluitvorming en rekening houdt met eerder afgesproken objectieven. In het rapport moet de student(e) aantonen dat hij/zij zijn/haar theoretische kennis uit de praktijk heeft kunnen toepassen. Deze scriptie is vooral de weergave van een rapportering zoals de student(e), eens zelf aan het werk zijnde, dit regelmatig zal moeten doen voor de medisch-administratieve directie van de instelling waarvoor hij/zij dan werkt. Eigen visie en het uiting geven van persoonlijke betrokkenheid is belangrijk. Deze scriptie kan best verdedigd worden voor een jury die bestaat uit de stagementor van het stagebedrijf en 1 lector van de hogeschool. Het volbrengen van de stages, het opmaken en verdedigen van het stagerapport worden best elk afzonderlijk beoordeeld. 3.3.3.2 Aandeel stagetijd De stagetijd (on the job) zou minimaal 5 % van de globale opleidingsduur moeten uitmaken. Dit komt overeen met minimum 8 weken. Het is aanbevelingswaardig de


31

student(e) stage te laten lopen in het derde jaar en dit na het eindexamen. Het academiejaar zou dan voor het theoretische deel afgesloten kunnen worden in april. In de maanden mei en juni zouden dan de stages kunnen doorgaan. Het probleem dat er van bepaalde opleidingsonderdelen onvoldoende leerstof gezien is om in de praktijk te kunnen uitvoeren, wordt dan uitgesloten. Best wordt de stageperiode opgesplitst in 2 keer 4 weken. Eén periode is verplicht in een ziekenhuis, de andere periode naar eigen keuze in een privé- of groepspraktijk, een farmaceutisch bedrijf, een interbedrijfsgeneeskundige dienst... Waakzaamheid is hier wel geboden: in grote ziekenhuizen bestaat immers het risico dat de student(e) ingeschakeld wordt in één (beperkt) deelaspect van de werkzaamheden van het secretariaat, waardoor juist de confrontatie met de zeer brede waaier van mogelijke opdrachten verloren gaat. De bedoeling van de stage is het aanbieden van situaties waarin de student(e) kan leren door zijn/haar actieve aanwezigheid in reële sociale en professionele middens en dit op basis van eigen ervaringen en van de deskundigheid van de mentor ter plaatse. Dit ervaringsgericht leren verschilt duidelijk van het schoolse leren. Omdat de context en eigen ervaringen een belangrijke rol spelen in het leerproces, is een goede stageplaats voor de student(e) essentieel om de onderstaande doelstellingen te verwezenlijken: − kennismaken met de interne werking van een organisatie, haar structuur, werkklimaat en bedrijfscultuur − toepassen van de theoretische kennis in praktijksituaties (zo goed mogelijk aansluitend op het niveau van de opleiding) − verscherping van het beroepsbeeld − ontwikkelen van professionele vaardigheden en van een leerhouding binnen de werkcontext De stage vormt de brug tussen het onderwijs en het bedrijfsleven. Een goede stage is voor de student(e) een belangrijk referentiepunt bij sollicitatie en het vinden van een job. Ook bij studiebezoeken komt de kennismaking met de medisch-administratieve praktijk, gekoppeld aan een ruimere visie op het beroepsveld, aan bod. Als student(e) kan hij/zij op deze manier vertrouwd geraken met de organisatie, de werking en de sfeer die er heerst in een gezondheidscentrum en zelfs in de medische afdeling van een bedrijf. 3.3.3.3 Relatieve opleidingsduur van de functionele gehelen De studiebelasting die door de overheid bepaald is, schommelt tussen de 1500 en 1800 uren. Elk academiejaar omvat 60 studiepunten en 1 studiepunt vertegenwoordigt een 30uren op jaarbasis. Hiernavolgend wordt een indicatie gegeven over de relatieve opleidingsduur van de functionele gehelen. − organisatie: 30 % − communicatie: 5 % − onthaal: 5 % − informatieverzameling: 10 %

32


− informatieverwerking: 40 % − verwerking van medische brieven en farmaceutische teksten: 10 % De optie medisch secretariaat is volgens het hogeschooldecreet van 1994 een basisopleiding van 1 cyclus. Situeren we de optie ten aanzien van de Europese structuur van de opleidingsniveaus, zoals bepaald in artikel 2 lid 2 van het Besluit van de Europese Raad van 16 juli 1985 inzake de vergelijkbaarheid van getuigschriften tussen Lidstaten van de Europese Gemeenschap, dan is het zonder meer duidelijk dat de opleiding zich orienteert naar het niveau 4 en 5. Wij herhalen hierbij de opmerking dat de afgestudeerden meestal niet onmiddellijk op die niveaus ingeschakeld worden. Zij zijn echter wel opgeleid in de gewenste bekwaamheden en kennis die het mogelijk maken op autonome of onafhankelijke manier verantwoordelijkheid te nemen voor planning en/of leiding en/of beheer. Gezien het aandeel van de theorie in de opleiding en de theoretische component bij zelfs zeer praktisch gerichte opleidingsonderdelen zoals medische registratie en informatica, bezorgt de opleiding ook de voldoende wetenschappelijke achtergronden om onafhankelijk de beroepsactiviteit te kunnen uitoefenen en de vereiste kwalificaties op de verschillende niveaus te kunnen integreren.


33

3.4

Sleutelkwalificaties

3.4.1

Frequentie van de sleutelkwalificaties voor alle basiscompetenties Abstract denken Accuratesse Assertiviteit Beslissingsvermogen Commercieel inzicht Contactbereidheid Creativiteit Dienstverlenende ingesteldheid Doorzettingsvermogen Een werkplan kunnen maken Empathie Flexibiliteit Imagobewustzijn Inzicht in de arbeidsorganisatie Kritische ingesteldheid Kunnen omgaan met informatie Kwaliteitsbewustzijn Leerbekwaamheid Leergierigheid Loyaliteit Omgaan met stress Planmatig denken Problemen onderkennen en oplossen Productieve taalvaardigheid moderne vreemde taal Productieve taalvaardigheid moedertaal Receptieve taalvaardigheid moedertaal Receptieve taalvaardigheid moderne vreemde taal Resultaatgerichtheid Solidariteit Veiligheids- en milieubewustzijn Verantwoordelijkheidszin Zelfstandigheid Zelfvertrouwen Zin voor initiatief Zin voor samenwerking Zin voor esthetiek

3.4.2

30 84 22 39 25 57 10 98 9 24 31 33 34 36 14 78 59 8 6 51 20 19 28 22 59 18 7 44 17 52 39 9 4 9 17 30

Sleutelkwalificaties per BC Het volgende overzicht vermeldt de sleutelkwalificaties per beroepsgerichte basiscompetentie (BC). De cijfers verwijzen naar de lijst van hierboven. ♦ Organisatie (medisch) secretariaat − Voor BC 1: 2, 4, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 16, 17, 21, 22, 23, 26, 28, 29, 30, 31, 32, 33 − Voor BC 2: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 20, 21, 22, 23, 25, 30, 32, 34, 35, 36

34


− − − − − − − − − − − −

Voor BC 3: 2, 10, 14, 15, 16, 17, 20, 21, 22, 23, 25, 28, 31, 34, 36 Voor BC 4: 6, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 17, 20, 21, 28, 31, 35 Voor BC 5: 1, 2, 3, 4, 10, 12, 14, 15, 17, 20, 21, 23, 28, 29, 30, 35 Voor BC 6: 3, 11, 14, 16, 23 Voor BC 7: 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 20, 21, 23, 28, 29, 30, 31, 33, 35, 36 Voor BC 8: 2, 4, 10, 12, 17, 28, 31, 35 Voor BC 9: 1, 3, 5, 7, 14, 15, 17, 20, 22, 23, 29, 30, 34, 36 Voor BC 10: 2, 4, 6, 8, 10, 11, 12, 13, 15, 16, 17, 18 19, 20, 21, 22, 25, 28, 30 Voor BC 11: 2, 3, 4, 6, 8, 10, 13, 17, 20, 21, 22, 23, 25, 28, 30, 31, 35 Voor BC 12: 1, 4, 10, 12, 14, 21, 22, 23, 28, 29, 35 Voor BC 13: 1, 10, 12, 15, 17, 18, 19, 20, 22, 23, 28, 34 Voor BC 14: 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 13, 14, 17, 20, 21, 23, 25, 28, 29, 35

♦ − − − − − − − − −

Beheer van de werkruimtes Voor BC 1: 2, 3, 5, 6, 8, 14, 17, 20, 23, 30, 36 Voor BC 2: 1, 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 15, 17, 20, 21, 22, 23, 28, 29, 30, 31, 35, 36 Voor BC 3: 2, 8, 13, 17, 20, 21, 28, 30, 36 Voor BC 4: 2, 4, 5, 8, 10, 12, 14, 17, 20, 30, 34, 36 Voor BC 5: 1, 2, 4, 5, 8, 10, 17, 20, 28, 30, 31, 34 Voor BC 6: 2, 4, 8, 10, 17, 20, 28, 30, 34 Voor BC 7: 2, 8, 17, 20, 28, 30, 31 Voor BC 8: 1, 2, 4, 5, 8, 10, 12, 13, 14, 15, 17, 20, 22, 23, 28, 30, 31, 34, 36 Voor BC 9: 2, 4, 5, 8, 17, 30, 34

♦ − − − − − − − −

Inkoop en aankoop Voor BC 1: 1, 3, 5, 6, 15, 16, 18, 30 Voor BC 2: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 10, 17, 25,26, 28, 30 Voor BC 3: 2, 3, 5, 6, 8, 9, 11, 13, 16, 24, 25, 26, 27, 28, 32 Voor BC 4: 1, 2, 3, 5, 7, 8, 10, 12, 15, 17, 23, 25, 28, 36 Voor BC 5: 1, 2, 3, 5, 7, 17, 20, 25, 28, 36 Voor BC 6: 5, 8, 12, 16, 30, 36 Voor BC 7: 2, 5, 12, 24, 25, 26, 27, 28 Voor BC 8: 1, 5, 6, 12, 14, 15, 16, 17, 24, 25, 26, 27, 30

♦ − − − − − − −

Vergaderen Voor BC 1: 2, 6, 8, 13, 14, 20, 25 Voor BC 2: 1, 6, 8, 12, 16, 20, 25 Voor BC 3: 1, 2, 8, 12, 16, 17, 20, 25, 26 Voor BC 4: 1, 2, 8, 12, 14, 16, 17, 20, 25 Voor BC 5: 2, 8, 12, 16, 28, 32, 36 Voor BC 6: 2, 6, 8, 13, 16, 17, 20, 25, 28, 31 Voor BC 7: 3, 6, 14, 17, 20, 28

♦ − − −

Agendabeheer Voor BC 1: 1, 2, 4, 8, 10, 12, 13, 14, 16, 20, 21, 23, 25, 28, 30 Voor BC 2: 1, 2, 3, 4, 6, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 17, 20, 21, 23, 25, 30 Voor BC 3: 2, 4, 5, 6, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 17, 20, 25, 30, 32

♦ − − − −

Financiën Voor BC 1: 2, 8, 12, 16, 20, 23, 28 Voor BC 2: 2, 4, 22, 28, 31 Voor BC 3: 2, 4, 5, 8, 11, 16, 22 Voor BC 4: 1, 2, 12, 16, 31, 32


♦ − − − − − − − ♦ − − − − − − − − − − − − ♦ − − − − − − − − − − − − ♦ − − − − − − − − − ♦ − − − −

35

Medische registratie Voor BC 1: 2, 3, 4, 8, 17, 20, 23, 28, 31 Voor BC 2: 2, 8, 9, 16, 28, 32 Voor BC 3: 2, 8, 16 Voor BC 4: 2, 6, 8, 13, 16, 20, 36 Voor BC 5: 2, 4, 9, 16, 20, 31, 36 Voor BC 6: 2, 16, 17, 18, 22, 28, 31 Voor BC 7: 2, 4, 8, 16, 17, 20, 23, 31 Ondersteuning van hulpverlening en diagnosestelling door de zorgenverstrekker Voor BC 1: 2, 8, 17, 28, 30, 36 Voor BC 2: 6, 8, 11, 30 Voor BC 3: 2, 4, 6, 8, 11, 23, 30, 31 Voor BC 4: 2, 4, 8, 16, 21, 23, 30, 31, 35 Voor BC 5: 6, 8, 11, 13, 30 Voor BC 6: 2, 6, 8, 11, 16 Voor BC 7: 2, 6, 8, 11, 16 Voor BC 8: 2, 6, 8, 11, 16 Voor BC 9: 2, 8, 17, 30, 31 Voor BC 10: 2, 8, 30 Voor BC 11: 1, 8, 18, 30 Voor BC 12: 8, 30 Interne en externe communicatie Voor BC 1: 2, 4, 6, 8, 11, 14, 20, 25 Voor BC 2: 2, 4, 8, 10, 24, 25, 26, 27, 28, 36 Voor BC 3: 2, 5, 6, 8, 24, 25, 26, 27, 28 Voor BC 4: 6, 8, 11, 16, 20, 23, 30, 35 Voor BC 5: 3, 6, 8, 11, 13, 16, 33 Voor BC 6: 8, 12, 16, 20, 25, 26 Voor BC 7: 6, 13, 20, 25, 29, 35 Voor BC 8: 1, 5, 6, 8, 13, 17, 25, 26, 36 Voor BC 9: 2, 8, 16, 25, 26, 36 Voor BC 10: 2, 8, 16, 25, 26, 36 Voor BC 11: 2, 6, 8, 11, 16, 25, 30 Voor BC 12: 2, 3, 6, 8, 16, 20, 25, 29 Informatieverstrekking Voor BC 1: 3, 6, 8, 11, 13, 16, 25, 30 Voor BC 2: 6, 8, 13, 24, 25, 30 Voor BC 3: 3, 6, 8, 16, 25, 29, 35 Voor BC 4: 2, 4, 8, 11, 16, 24, 25, 30 Voor BC 5: 6, 8, 11, 24, 25, 30 Voor BC 6: 2, 6, 8, 11, 24, 25, 30 Voor BC 7: 6, 8, 11, 16, 24, 25, 29 Voor BC 8: 1, 3, 6, 8, 15, 16, 25, 29 Voor BC 9: 1, 6, 8, 11, 14, 16, 23, 24, 25, 35 Receptie Voor BC 1: 6, 8, 11, 13, 14, 24, 25, 30 Voor BC 2: 4, 6, 8, 11, 16, 24, 25 Voor BC 3: 5, 6, 8, 14, 24, 25 Voor BC 4: 6, 8, 11, 14, 24, 25

36


− − − ♦ − − − − − − − − − − − − ♦ − − − − − − − − − ♦ − − − − − − ♦ − − − − − − − ♦ − − − − ♦ − − −

Voor BC 5: 6, 8, 13, 24, 25 Voor BC 6: 6, 8, 13, 14, 20, 24, 25, 29 Voor BC 7: 3, 6, 13, 33 Administratie Voor BC 1: 2, 8, 16, 20, 25, 35 Voor BC 2: 8, 16, 29 Voor BC 3: 8, 16 Voor BC 4: 6, 8, 16, 17, 19 Voor BC 5: 8, 16, 26, 31 Voor BC 6: 6, 8, 16, 25 Voor BC 7: 8, 16, 26 Voor BC 8: 2, 12, 19, 30 Voor BC 9: 1, 4, 5, 7, 10, 12, 14, 16, 22, 30, 36 Voor BC 10: 6, 8, 30, 31 Voor BC 11: 2, 8, 17, 30, 31, 36 Voor BC 12: 1, 4, 5, 7, 12, 16, 17, 22, 23, 30, 31, 36 Correspondentiebehandeling Voor BC 1: 2, 4, 8, 9, 16, 25, 31, 36 Voor BC 2: 2, 16, 17, 21, 25, 36 Voor BC 3: 2, 8, 17, 31 Voor BC 4: 2, 8, 12, 17, 23, 31 Voor BC 5: 16, 18, 26 Voor BC 6: 14, 16 Voor BC 7: 4, 8, 14, 15, 23 Voor BC 8: 6, 16, 25, 26, 28, 36 Voor BC 9: 9, 16, 22 Dossierbeheer Voor BC 1: 1, 2, 16, 17, 20 Voor BC 2: 2, 16, 17, 20 Voor BC 3: 1, 2, 5, 7, 14, 16, 20, 28, 30 Voor BC 4: 2, 8, 14, 16, 19, 30, 31 Voor BC 5: 4, 8, 20, 29, 30, 31 Voor BC 6: 1, 3, 4, 5, 7, 8, 14, 17, 22, 30 Computer Voor BC 1: 2, 16, 17, 22, 26, 28, 31 Voor BC 2: 8, 16, 17, 26, 28 Voor BC 3: 2, 9, 13, 16, 17, 21, 25, 26, 28, 31, 32, 36 Voor BC 4: 8, 16, 17, 28, 31, 36 Voor BC 5: 9, 12, 16, 18, 19 Voor BC 6: 2, 8, 16, 17, 29 Voor BC 7: 2, 7, 18, 25, 36 Telefoon Voor BC 1: 2, 6, 8, 11, 13, 14, 16, 20, 21, 24, 25, 35 Voor BC 2: 2, 6, 8, 11, 13, 14, 16, 20, 21, 24, 25, 31, 35 Voor BC 3: 1, 4, 6, 8, 11, 13, 14, 16, 20, 21, 22, 23, 25, 31 Voor BC 4: 2, 4, 8, 12, 20 Schrijven van teksten Voor BC 1: 2, 16, 17, 20, 24, 25, 26, 27, 31, 35 Voor BC 2: 1, 2, 4, 13, 16, 17, 25, 31 Voor BC 3: 2, 4, 13, 17, 20, 25, 31


− − ♦ − − −

37

Voor BC 4: 1, 2, 16, 17, 20, 25, 31 Voor BC 5: 2, 8, 13, 25, 28, 31, 36 Vertalen van medische brieven en nakijken van farmaceutische teksten Voor BC 1: 2, 16, 17, 24, 28 Voor BC 2: 2, 16, 17, 24, 27, 28 Voor BC 3: 2, 13, 16, 17, 28, 30, 36

3.5

De kern van het opleidingsprofiel

3.5.1

Essentie van de beroepsgerichte vorming De optie geeft in de eerste plaats een degelijke voorbereiding op het secretariaatswerk in de medische sector en in de gezondheidssector in de brede zin. De klemtoon ligt op het secretariaatsmanagement en op specifieke taken zoals medische registratie en medisch dossierbeheer. De wereld van de geneeskunde is nu eenmaal anders dan die van het bedrijfsleven. De afgestudeerde moet vaak met zieken omgaan. Hier zijn vooral de patiëntgerichte contacten belangrijk, waarvan het menselijke aspect, het beroepsgeheim en de loyaliteit de meest essentiële gedragskenmerken zijn. Het hoofdaccent van de optie ligt niet op vreemde talen, maar wel op de communicatieve vaardigheden van de medisch secretaris(-esse) met de verschillende belangengroepen en vooral op de schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands. De communicatieve vaardigheden in het Frans, Engels en Duits hebben een dalende volgorde van belangrijkheid. Zowel communicatie, grammatica als medische terminologie komen in deze talen aan bod. Dit impliceert dus dat de medisch secretaris(-esse) in zijn/haar talenkennis verschilt van zijn/haar collega uit de Optie Secretariaat-Talen en Zakelijk Vertalen en Tolken. De medisch secretaris(-esse) moet hoofdzakelijk medische brieven uittikken met behulp van de dictafoon. Het zelfstandig opstellen van deze brieven is eerder een uitzondering. Eveneens moet hij/zij minder creatief met de taal omspringen dan zijn/haar collega's uit de andere opties. Naast de praktische talenkennis zorgt de optie voor praktijkervaring met tekstverwerking en andere medisch georiënteerde informatietoepassingen. De algemeen economische en boekhoudkundige vorming draagt bij tot de veelzijdigheid van de medisch secretaris(-esse). Dit wordt aangevuld met een studie van de medische deelgebieden en de daarbij horende organisatorische toepassingen. De opleidingsonderdelen binnen de optie beogen globaal het verwerven van een behoorlijk niveau van basiswetenschappelijke kennis, het ontwikkelen van nietcognitieve vaardigheden en pragmatische aanleg. Probleemoplossend denken wordt hoofdzakelijk toegespitst op aangewende methoden, veel voorkomende procedures, technische uitrusting en apparatuur in het medisch-administratief uitvoeringsproces.

3.5.2

Medisch Secretariaat gevat tussen verpleegkunde en secretariaat-talen De optie verpleegkunde binnen het studiegebied Gezondheidszorg heeft vooral tot doel mensen te vormen die instaan voor de medische hulpverlening in het algemeen. Het is vaak zo dat de meeste verpleegkundigen minder graag administratief werk vervullen. Dit is ook logisch, aangezien zij door de keuze van hun opleiding de voorkeur geven aan de uitoefening van verpleegkundige en medisch toevertrouwde handelingen.

38


De optie secretariaat-talen daarentegen is volledig toegespitst op het vormen van mensen, die zich inzetten voor het vervullen van administratieve activiteiten, en op een grondige talenkennis. Met deze twee opties voor ogen, kan je medisch secretariaat beschouwen als een middenweg tussen medisch-sociale en technische kennis en communicatieve vaardigheden. Deze opleiding staat immers borg voor de vorming van personen die zowel geïnteresseerd zijn in de administratie van de medisch-sociale zorgverlening. Met dit laatste bedoelen we niet noodzakelijk het uitvoeren van medische of verpleegkundige activiteiten, maar wel bijvoorbeeld het eventueel uitvoeren van medische hulpactiviteiten, het typen van medische brieven, het beheren van medische dossiers...

3.5.3

Persoonsvorming De mate van geschiktheid voor het beroep van medisch secretaris(-esse) wordt niet alleen bepaald door vakkennis en vaardigheden, maar ook door aanleg, karakter en persoonlijkheid. De afgestudeerde zal goed en graag in team moeten werken met artsen, verpleegkundigen, directieleden en residenten. Dynamisme, flexibiliteit, zelfstandig werken, contactvaardigheid, verantwoordelijkheidszin en vooral discretie krijgen daarbij de voorrang. De rode draad doorheen een aantal opleidingsonderdelen zorgt ervoor dat de student(e) leert hoe hij/zij in bepaalde omstandigheden patiënten opvangt, begeleidt en hen de weg wijst in de administratieve mallemolen. De student(e) zal zien dat het niet altijd evident is de juiste psychologische aanpak te vinden in bepaalde situaties, zowel naar patiënt als naar arts toe. Hoe de student(e) omgaat met zieken en gezonden, maakt ook deel uit van de persoonsvorming. Inzichten hierin kunnen een grote rol spelen in de levenskwaliteit. Aanvaardingsprocessen kunnen soms steunen op kennis en inzicht. Zo neemt de cursus anatomie, fysiologie en pathologie ook zijn plaats in de individuele ontwikkeling naar volwassenheid, met inbegrip van gezond leven. Voor alle theoretische opleidingsonderdelen worden individuele opdrachten gegeven ter stimulering van de zelfwerkzaamheid, zelfdiscipline en doorzettingsvermogen.


39

HOOFDRUBRIEK 4 DOELGROEPEN VAN HET AFGEWERKTE OPLEIDINGSPROFIEL

Het opleidingsprofiel medisch secretariaat is een basisdocument voor de hogescholen bij de formulering van hun opleidingsprogramma voor de werkgroep die de bestaande kwalificatiestructuur moet bekijken. Verder is dit rapport een onmisbaar instrument voor het opleidingsdoorlichtingsteam, hogescholen voor personeel en studenten en voor de navorming van de lectoren. Ook informatieen oriënteringscentra kunnen er gebruik van maken ten behoeve van toekomstige studenten. De Vlaamse Vereniging van Medisch Secretaressen en Secretarissen, waarvan de auteur stichtend lid en PR-verantwoordelijke is, kan dit rapport gebruiken als instrument voor imagozorg. Om die reden wordt in bijlage een beeld gegeven van de zogenaamde nepcursussen. Vervolgens kan dit opleidingsprofiel aan personeelsverantwoordelijken een beter zicht geven op de professionele en algemene vorming van (kandidaat-)medewerkers en een inspirerend document zijn voor het ontwerpen van bijscholingen in ziekenhuizen en groepspraktijken.

40


HOOFDRUBRIEK 5 BIBLIOGRAFIE

♦ DIENST VOOR ONDERWIJSONTWIKKELING, Handleiding voor het schrijven van beroepsprofielen. Brussel, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, 1995, 68 p. ♦ DIENST VOOR ONDERWIJSONTWIKKELING, Handleiding voor het schrijven van opleidingsprofielen voor het hogeschoolonderwijs. Brussel, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, 1996, 72 p. ♦ JAMAELS R., Organisatieleer 2, collegenotities KHL, Departement Regaschool, 19951996. ♦ MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP, Decreet van 13.07.94 betreffende de hogescholen in de Vlaamse Gemeenschap. Brussel, B.S. van 31.08.94, p. 22064-22134. ♦ RAAD HOGER ONDERWIJS, Advies betreffende de beroepsprofielen Meertalige Directieassistent, Zakelijk Vertaler en Tolk en Medisch Secretaresse. Brussel, 2.07.96, RHO/WVE/ADV/021, 13 p. ♦ VANGRONSVELD, L., Het profiel van de medisch secretaresse, In: cursus Organisatie van het medisch secretariaat, PHL, 1996, Hfst. 1, p. 1-83. ♦ VAN VEEN, P.L., Het beroep van secretaresse in vijf profielen. Den Haag, Landelijk Overleg Secretaressen Vereniging in samenwerking met Schoevers Opleidingen, 1994, 46 p. ♦ VLAAMSE ONDERWIJSRAAD, Beroepsprofiel basisopleiding Secretariaatsbeheer. Brussel, 1996, 100 p.


41

HOOFDRUBRIEK 6 MEDEWERKERS

Dit opleidingsprofiel werd voorgelegd aan en kreeg de steun van ♦ De heer J. Amand, lector Provinciale Hogeschool Limburg ♦ Mevr. W. Andriessen, lector Hogeschool van de Provincie Antwerpen ♦ De heer F. Bertrand, lector Provinciale Hogeschool Limburg ♦ Mevr. A. Blondiau, opleidingshoofd Karel de Grote Hogeschool ♦ De heer L. Bollaert, diensthoofd onderwijs en onderzoek Hogeschool West-Vlaanderen ♦ De heer H. Cuyckens, arts, Karel de Grote Hogeschool ♦ De heer J. Forier, secretaris Provinciale Hogeschool Limburg ♦ Mevr. M. Hoste, medisch secretaresse Universitair Ziekenhuis Antwerpen, stuurgroeplid VVMS en lid doorlichtingsteam Inspectie Hoger Onderwijs ♦ De heer R. Jamaels, lector Katholieke Hogeschool Limburg ♦ Mevr. N. Janssens, sectorvoorzitter Handel, Vlaams Verbond van het Katholiek Secundair Onderwijs ♦ Mevr. E. Proost, lector Katholieke Hogeschool Kempen ♦ De heer E. Samson, departementshoofd Hogeschool van de Provincie Antwerpen ♦ Mevr. C. Swinnen, lector Provinciale Hogeschool Limburg ♦ De heer G. Valkenborg, praktijklector Provinciale Hogeschool Limburg ♦ De heer R. Vandeput, lid van de vaste kern Sectorcommissie Handel-Administratie, ARGO ♦ De heer F. Vanderheeren, VLOR ♦ Mevr. J. Vandeweyer, voorzitter VVMS en lid doorlichtingsteam Inspectie Hoger Onderwijs ♦ De heer E. Van Goethemd, departementshoofd Provinciale Hogeschool Limburg ♦ De heer J. Van Ransbeek, VLOR ♦ De heer E. Van Rompaye, departementshoofd Mercator Hogeschool ♦ De heer L. Verhulst, departementshoofd Karel de Grote Hogeschool en voorzitter Sectorcommissie OP Handel-Administratie ♦ De heer C. Vermote, praktijklector Hogeschool West-Vlaanderen ♦ Mevr. M. Verniers, opleidingscoördinator Mercator Hogeschool ♦ De heer G. Wellens, praktijklector Provinciale Hogeschool Limburg

42


BIJLAGE 1

Medisch secretaresse aan huis studeren : uitdaging of boerenbedrog ? 1

Medisch secretaresse via schriftelijk onderwijs ? Rond de opleiding bestaan er een aantal misverstanden. Volgens advertenties van het Cultuur- en Vormingscentrum te Brussel, het Instituut Scheidegger te Kontich, Educatel te Brussel en Gama-Exelsior te Brussel zou je het beroep in een paar maanden thuis door zelfstudie kunnen leren en daarna wacht de cursist(e) een droommcarrière in een boeiende medische wereld. Wie kent de advertenties zoals "Medisch secretaresse, een gezond beroep" of "Wordt medisch secretaresse en jouw toekomst is verzekerd" hieromtrent niet ? Ze duiken in vele tijdschriften op, te pas en te onpas en brengen het hoofd van menig persoon danig in de war. Waarom nog afstanden afleggen, 3 jaar studeren, eventueel een kamer huren voor dochterlief terwijl de opleiding eveneens vanuit de luie zetel mogelijk is...

2

Verloop van deze thuiscursussen Het zijn onderwijsinrichtingen per briefwisseling, d.w.z. alles gebeurt via de post, zonder tijdverlies en onnodige verplaatsingen. De leerstof wordt naar de cursist(e) toegezonden. Hij/zij kan deze thuis instuderen aan eigen tempo : enkele uren per week zonder dat hij/zij vastzit aan een bepaald uurrooster. Hij/zij kan een rustig of een sneller studietempo uitkiezen, maar een werkritme van één huistaak in de week wordt sterk aanbevolen. Naargelang de behandelde leerstof bestaan de cursussen uit een bepaald aantal lessen. Elke les omvat een uiteenzetting van de stof en een reeks oefeningen. Deze vragen moeten door de leerling(e) worden beantwoord en opgestuurd naar het instituut. Bij de inschrijving wordt de leerling(e) aan een bepaalde leraar toevertrouwd. Deze leerkracht zal de werken verbeteren en zou de leerling(e) stap voor stap volgen in zijn vorderingen. Als de leerling(e) een volledige cursus doorgenomen heeft, kan zij een toets afleggen. Deze wordt dan opgestuurd naar de begeleider. Hij stuurt hierna de verbeterde versie terug. Pas nadat de cursist(e) een test opgestuurd heeft, krijgt hij/zij een volledige cursus toegestuurd. Op het einde van al deze testen, behaalt de leerling(e) hiervoor een attest. Indien hij/zij het wenst, kan hij/zij een scriptie maken, waarvan hij/zij dan een certificaat krijgt.


3

43

Nepcursussen De particuliere schriftelijke cursussen van medisch secretaresse kunnen omschreven worden als dure opleidingen van twijfelachtige kwaliteit en met vrijwel geen beroepsvooruitzichten. De volgende argumenten onderbouwen deze stellingname. − De schriftelijke cursussen geven aanleiding tot een abnormaal groot aantal geschillen voor de rechtbanken. − Is geen wettelijk erkend onderwijs en kan dus ook geen enkel wettelijk erkend diploma of getuigschrift afleveren. Door de federale staat worden geen cursussen voor medisch secretariaat via schriftelijk onderwijs ingericht en dienvolgens bestaat er geen erkend diploma van dit type cursussen per briefwisseling. − De firma's verbinden zich nergens toe als het op werk aankomt. Na afloop van de cursus verzekeren zij de cursist(e) dat zij naar een gepaste betrekking zullen zoeken. Zij stellen zich dus als bemiddelaar op. In werkelijkheid is dit niet waar. De cursist(e) wordt geenszins op de hoogte gehouden van eventuele vacatures. − De cursussen zijn van een zeer laag niveau en zijn voor iedereen toegankelijk. − Volgens gecontacteerde leerlingen waren sommige cursussen ouderwets of totaal overbodig en in een paar cursussen stonden zelfs flagrante fouten en contradicties vermeld. − Iemand zonder medische achtergrond studeert dit dan ook fout in. − Bovendien werd er aan belangrijke vakken, zoals tekstverwerking en talen geen aandacht besteed. Volgens de verkopers werd de cursist(e) verondersteld dit al te kennen. Doch beide zaken zijn belangrijke onderdelen van een medisch secretariaatsopleiding. − De geïnterviewden waren van mening dat het personeel van deze firma's niet meer dan leugenaars, bedriegers en vooral afpersers zijn. − Een stage lijkt voor de meeste firma's nutteloos, want er wordt niets gezegd over het in praktijk brengen van wat de cursist(e) in theorie heeft geleerd. − Het schriftelijk onderwijs is veel te duur (30.000 BEF) in verhouding tot de duur ervan. De cursist(e) kan namelijk op 12 à 15 maanden afgestudeerd zijn. − De verkoopsvoorwaarden zijn van die aard dat de leerling(e) zich moet verbinden tot het betalen van dit aanzienlijk bedrag voor hij/zij de eerste aflevering of oefening te zien krijgt. Hij/zij koopt dus een kat in een zak, waardoor het gevaar voor onaangename verrassingen groot is. − Men weigert de annulatie en de terugbetaling van het voorschot. De bedenktijd van 7 dagen is niet van toepassing, aangezien het om een contante betaling gaat en niet om een verkoop op afbetaling, die minstens 4 termijnen veronderstelt. Alles wordt gedaan om een handtekening van de kandidaten los te krijgen. Eenmaal het contract getekend is, is het bijna altijd te laat. De firma's aarzelen niet hun klanten te laten dagvaarden, zelfs als deze de cursussen niet kunnen of willen volgen. − De firma's spelen al geruime tijd verstoppertje met de wet. Zij doen niets onwettigs, maar zij maken systematisch gebruik van de leemten in de wetgeving.

44


Er bestaat een vrij goede wet van 5 maart 1965 op het schriftelijk onderwijs. Die reglementeert bijvoorbeeld de reclame, verbiedt leurverkoop en beperkt de financiële verbintenis van de kandidaten. Jammer genoeg is zij alleen van toepassing op schriftelijke cursussen die voorbereiden op door de overheid georganiseerde examens op het niveau van het middelbaar, het normaal of het technisch onderwijs. Anders gezegd, zij is voornamelijk van toepassing op... wat geen klachten oplevert, nl. gratis schriftelijk onderwijs, georganiseerd door de overheid. − Het hof van Cassatie heeft in een vonnis van 7.12.70 echter uitdrukkelijk geoordeeld dat de wet ook van toepassing was op Unieco (de voorloper van Edcatel), omdat die eveneens dit soort opleidingen aanbiedt. De wet verbiedt de leurverkoop van schriftelijke cursussen. Maar hier omzeilen de firma's de wet door het publiceren van aankondigingen. De verkopers nemen contact op met de kandidaten die een bon voor volledige documentatie terugstuurden. Bijgevolg aanzien zij zichzelf niet als leurders (een leurder is iemand die zonder uitnodiging bij je aanbelt), maar als adviseurs die werden uitgenodigd door de kandidaten. Recente uitspraken bewijzen dat de rechters zich door dit trucje niet meer om de tuin laten leiden en dat zij bezoeken, die worden afgelegd na voorafgaand telefonisch contact, gelijkstellen met colportage. De wet op de handelspraktijken staat weliswaar een bedenktijd van 7 dagen toe voor het opzeggen van een contract dat via colportage werd gesloten. Maar de consument ontvangt de eerste lessen pas lang na het verstrijken van deze termijn. − Bijna jaarlijks worden over deze handelspraktijken klachten besproken in tijdschriften en TV-programma's voor consumenten. Test Aankoop en Op de koop toe kennen door de grote stroom klachten van bedrogen verbruiksters deze firma's inmiddels goed. − Het devalueert het beroep en de gebruikte advertentiefoto's laten een eeuwig lachende, liefst nog gedecolleteerde en kortgerokte juffrouw zien.

4

Een verwittigd consument(e) is er twee waard Voor de consument(e) is het belangrijk te weten dat − schriftelijk onderwijs nooit makkelijk is, zelfs als het om een doordachte en aan de leerling(e) aangepaste cursus gaat: het vereist immers doorzettingsvermogen, discipline, tijd en wilskracht − de door de vertegenwoordigers uitgevoerde testen zo gemakkelijk zijn, dat iedereen slaagt, maar dat verschillende personen de handboeken moeilijk te begrijpen vinden − er ernstige onderwijsinstellingen bestaan, waar bovendien een kwaliteitsopleiding wordt geboden, die leidt tot een wettelijk erkend diploma en dat alles voor minder geld − hij/zij, zelfs als de cursus succesvol wordt afgerond, een gewoon attest ontvangt en geen erkend diploma. Dit laatste heeft in de ogen van een eventuele werkgever bovendien niet al te veel of in het slechtste geval totaal geen waarde

OPLEIDINGSPROFIEL optie zakelijk vertalen en tolken

studiegebied : handelswetenschappen & bedrijfskunde opleiding : secretariaatsbeheer optie : zakelijk vertalen en tolken sector : handel-administratie


INHOUD OPLEIDINGSPROFIEL ZAKELIJK VERTALEN

&

T OLKEN

I N H O U D

WOORD VOORAF

1

HOOFDRUBRIEK 1

2

INLEIDING

1.1 1.2


1.3 1.4



HOOFDRUBRIEK 2

2 2 2 2 2 2

3

SITUERING VAN DE OPTIE

2.1

Gegevens uit de beroepenwereld 2.1.1 2.1.2 2.1.3

2.2

Gegevens uit de onderwijswereld 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.2.10 2.2.11 2.2.12

2.3

Beroepenstructuur Geraadpleegde beroepsprofielen Visie Studiegebied, opleidingen en opties Aanverwante studiegebieden, opleidingen, opties Diploma’s en getuigschriften Recente evoluties in het aantal uitgereikte diploma’s voor de optie Gelijkaardige opleidingen en diploma’s in het buitenland Geografische spreiding van de beroepsactiviteiten in Vlaanderen Geografische spreiding van het opleidingsaanbod in Vlaanderen Infrastructuur Kwantitatieve beschrijving van het totaal aantal studenten in de optie Kwantitatieve beschrijving van de eerstejaarsstudenten van de optie Reële studieduur Inhoudelijke profilering van de opleiding in binnen- en buitenland


HOOFDRUBRIEK 3

3 3 4 4 5 5 5 5 5 5 6 7 7 7 7 7 8 8

9


3.1 3.2 3.3

De exacte benaming van de opleiding De globale omschrijving van de optie c.q. opleiding Het beroepsgericht opleidingsprofiel 3.3.1 3.3.2

Bijeenbrengen van de relevante beroepsprofielen De concrete uitwerking van de vertaalslag

9 9 10 10 10

INHOUD OPLEIDINGSPROFIEL ZAKELIJK VERTALEN

3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6

3.4 3.5 3.6

Vereiste vaardigheden Ondersteunende kennis Attitudes per onderdeel Contextgegevens per onderdeel

Sleutelkwalificaties De kern van de opleidingsprofiel De maatschappelijk-culturele vorming

HOOFDRUBRIEK 4

&

T OLKEN

21 22 28 31 35 37 38

39

BIBLIOGRAFIE


40

OPLEIDINGSPROFIEL ZAKELIJK VERTALEN

&

T OLKEN

1

WOORD VOORAF

A

l van bij het opstellen van het beroepsprofiel voor de basisopleiding secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken, was het duidelijk dat het begrip “communicatie” een sleutelwoord zou worden. In het opleidingsprofiel is dit nog sterker tot uiting gekomen. Dat geldt zeker niet alleen voor de optie zakelijk vertalen en tolken, maar ook voor de opties secretariaat- talen en medisch secretariaat, die op dezelfde basisopleiding voortbouwen. Communicatieve vaardigheden in de ruimste zin (zowel op het sociale als op het technische vlak) zijn in onze samenleving in alle sectoren en op alle niveaus zo essentieel geworden, dat zij in iedere opleiding aan bod moeten komen, of het nu gaat om een opleiding secretariaatsbeheer, communicatiebeheer of bedrijfsbeheer. Daarom wil ik erop aandringen dat, bij een vergelijking van opleidingsprofielen, de gegevens in hun juiste context worden geplaatst. Het functionele geheel “communicatie” zal ongetwijfeld in verschillende opleidingsprofielen terug te vinden zijn. De concrete invulling ervan is echter telkens gebonden aan en specifiek voor het opleidingsprofiel in kwestie. “De functionele gehelen zijn immers zelfstandige items die enkel binnen éénzelfde opleidingsprofiel zinvolle delen van het geheel zijn.” (vergadering van de sectorcommissie OP Handel- Administratie, 22 april 1997)

Maggy Verniers

2


&

T OLKEN


1.1

Identificatie van het opleidingsprofiel Opleidingsprofiel Opleiding Optie Sectorcommissie

1.2

Opdracht

1.2.1

Opdrachtgevers

: : : :

Zakelijk vertalen en tolken Secretariaatsbeheer Zakelijk vertalen en tolken Handel – administratie

Raad voor Hoger Onderwijs en Koepelcommissie Opleidingsprofielen.

1.2.2

Opdracht Een opleidingsprofiel maken voor de optie zakelijk vertalen en tolken.

1.3

Ontwikkelingsproces Het opleidingsprofiel is gemaakt op basis van een beroepsprofiel dat conform de DVO-handleiding (1995) is opgesteld. Er werd dit keer geen werkgroep samengesteld. Wel werd overleg gepleegd met de mensen die aan het beroepsprofiel hadden meegewerkt en met de expert voor de optie secretariaat-talen, nl. de heer Lucien Bollaert.

1.4

Legitimatie Het opleidingsprofiel wordt gelegitimeerd door de Raad voor het hoger onderwijs.


&

T OLKEN

3

HOOFDRUBRIEK 2 SITUERING VAN DE OPTIE ZAKELIJK VERTALEN EN TOLKEN

2.1


2.1.1

Beroepenstructuur Het beroepsprofiel bevat volgende beroepenclusters en beroepen voor de sector. Beroepencluster Middle Management − zakelijk vertaler/tolk − internationaal coördinator import/export/internationale handel Beroepencluster Commerciële Functies − zelfstandig zakelijk vertaler/tolk − verkoopvertegenwoordiger buitenland Beroepencluster Administratie − receptionist(e) − zakelijk vertaler/tolk Naast de vermelde beroepen bereidt de opleiding ook voor op een veelheid van functies die niet rechtstreeks aan een beroepsomschrijving “gelinkt” kunnen worden, maar die de kennis en vaardigheden vereisen die eigen zijn aan het profiel van de afgestudeerde zakelijk vertalen en tolken. In dit verband willen we ook nog even ingaan op het niveau. Voor de bepaling van de niveaus hanteert de DVO drie criteria: verantwoordelijkheid, complexiteit en transfer (Handleiding voor het schrijven van opleidingsprofielen voor het hogeschoolonderwijs, bijlage 7, p. 63). Op basis daarvan kunnen we stellen dat de opleiding secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken, tot beroepen en functies leidt op niveau 4 en 5. Wij willen dat op de volgende manier verantwoorden: − er is een grote autonomie en verantwoordelijkheid bij de uit te voeren taken − de beroepsactiviteit vereist het voortdurend inspelen op nieuwe situaties en het bedenken van nieuwe oplossingsprocedures − de beroepsbeoefenaars beschikken niet alleen over beroepsspecifieke vaardigheden (talenkennis) maar ook over vaardigheden die in meerdere beroepen en functies toepasbaar zijn (algemene communicatieve vaardigheden, vaardigheden op het gebied van informatieverwerking) Vanzelfsprekend betekent dit niet dat elke pas afgestudeerde meteen via niveau 4 in de maatschappij instroomt. De ervaring leert echter dat na enkele jaren de maatschappelijke erkenning op dit niveau op een realistische wijze gebeurd is.

4

2.1.2


&

T OLKEN

Geraadpleegde beroepsprofielen Het opleidingsprofiel is tot stand gekomen op basis van één beroepsprofiel, nl. het beroepsprofiel basisopleiding secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken. Dit BP wordt geacht een beschrijving te zijn van de volgende beroepen: zakelijk vertaler/tolk, verkoopvertegenwoordiger buitenland, internationaal coördinator, receptionist(e).

2.1.3

Visie De gegradueerden in het secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken, worden opgeleid voor beroepen en functies waar een onmiddellijk toepasbare mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheid in het Nederlands en ten minste drie vreemde talen een dagelijkse vereiste is. Vertaalwerk in een zakelijke context vormt een belangrijk onderdeel van de beroepsactiviteit van deze gegradueerden. Dat vertaalwerk gebeurt in de beroepspraktijk frequenter van het Nederlands in een of meer vreemde talen dan omgekeerd. Ook tolkwerk vindt vooral plaats in een bedrijfscontext, bijvoorbeeld bij rondleiding van anderstalige bezoekers in het bedrijf. Naast het eigenlijke vertaal- en tolkwerk behoort ook redactiewerk tot de beroepsactiviteit van de gegradueerden. Bovendien staan zij vaak in voor commerciële contacten in vreemde talen (mondeling en schriftelijk) met een hoge graad van autonomie en verantwoordelijkheid. In de opleiding van deze gegradueerden moet de talenkennis aansluiten en voortbouwen op een algemeen economische, juridische en administratieve vorming. Op die manier worden zij degelijk voorbereid op de diverse aspecten van meertalige zakelijke communicatie.

2.2


2.2.1

Studiegebied, opleidingen en opties Bron: Decreet betreffende de hogescholen , 13 juli 1994, bijlage 1. Studiegebied: Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Opleiding: Secretariaatsbeheer − Beroepencluster Middle Management stemt overeen met de opleiding secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken. − Beroepencluster Commerciële Functies stemt overeen met de opleiding secretariaatsbeheer, opties zakelijk vertalen en tolken en medisch secretariaat. − Beroepencluster Administratie stemt overeen met de opleiding secretariaatsbeheer, opties secretariaat-talen en Zakelijk vertalen en tolken.


2.2.2

&

T OLKEN

5

Aanverwante studiegebieden, opleidingen en opties Bron: Decreet betreffende de hogescholen, 13 juli1994, bijlage 1. Binnen het studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde: − Basisopleiding Bedrijfsbeheer: alle opties − Basisopleiding Communicatiebeheer: alle opties

2.2.3

Diploma’s en getuigschriften Voor de drie opties van de basisopleiding secretariaatsbeheer wordt de graad van gegradueerde in secretariaatsbeheer verleend. Voor het volledige studiegebied van Handelswetenschappen en Bedrijfskunde verwijzen we opnieuw naar het decreet betreffende de hogescholen, 13 juli 1994, deel 1, bijlage 1.

2.2.4

Recente evoluties in het aantal uitgereikte diploma’s voor de optie Bron: Statistisch jaarboek van het Vlaams Onderwijs 1995-1996, Afdeling Informatie en Documentatie De geraadpleegde statistische gegevens over het aantal uitgereikte diploma’s lopen over een periode van meer dan tien jaar: van 1983-1984 tot 1995-1996. De gegevens over de optie zijn telkens terug te vinden onder het hoger onderwijs buiten de universiteit, economisch hoger onderwijs (korte type). Dat geldt tot 19941995. In het jaarboek 1983-1984 moeten we de informatie evenwel onder twee noemers gaan zoeken: (1) talen, met een totaal van 195 gediplomeerden in Oost-Vlaanderen en Limburg en (2) vertaler-tolk, met 15 gediplomeerden in West-Vlaanderen. Tot 1989-1990 wordt de optie in het statistisch jaarboek opgenomen onder de benaming “Talen”, zonder meer. Vanaf 1990-1991 wordt onder deze benaming een opsplitsing gemaakt tussen bedrijfsvertaler en bedrijfstolk. Vanaf het academiejaar 1995-1996 (waarvoor in het jaarboek nog geen gegevens beschikbaar zijn over het aantal uitgereikte diploma’s maar wel over het aantal studenten per studiejaar en per opleiding) vinden we de informatie onder hoger onderwijs buiten de universiteit, Handelswetenschappen en Bedrijfskunde, secretariaatsbeheer, zakelijk vertalen en tolken.

2.2.5

Gelijkaardige opleidingen en diploma’s in het buitenland Een identieke opleiding wordt nergens in het buitenland aangeboden. Een o.i. heel goed vergelijkbare opleiding bestaat echter wel in Denemarken, onder meer aan de Universiteit van Odense, waar naast filologische opleidingen ook een opleiding van 1 cyclus wordt aangeboden aan het “Center for Erhvervs-sproglige Studier” (Department of Business Language). De studieduur bestaat uit 6 semesters (3 jaar). Het opleidingsprogramma “The Bachelor Programme, Business Language”, legt het accent vooral op talenkennis. Het gaat zowel om mondelinge als om schriftelijke taalvaardigheid.

6


&

T OLKEN

De studenten moeten twee vreemde talen combineren. Zij kunnen daarbij kiezen uit Frans, Engels, Duits en Spaans. Bij iedere taal komen telkens woordenschat, grammatica, “business” taal (vooral gericht op export en marketing) en politieke, sociale, economische en culturele aspecten van het betreffende taalgebied aan bod: Civics (E), Landeskunde (D), Civilisation Française (F), Temas económicos, políticos y culturales de España (S). Daarnaast krijgen de studenten in hun opleidingsprogramma ook nog 6 andere disciplines: − Intraculturele Communicatie (in het Deens, met thema’s zoals communicatietheorie, interne en externe bedrijfscommunicatie, taalnormen) − interculturele communicatie (in de gekozen vreemde talen) − bedrijfseconomie − internationaal bedrijfsrecht − EDP (gegevensbeheer, informatieverwerking, desktop publishing) Een derde luik van de opleiding bestaat uit een specialisatiegedeelte waarbij de student de keuze heeft uit 2 mogelijkheden: − technische juridische taal − interculturele communicatie Naar gelang van de keuze die de student in het specialisatiegedeelte maakt, bereidt de opleiding voor op de volgende beroepen/functies: − vertaler van technische en/of juridische teksten bij bedrijven die actief zijn op het gebied van import en export − allerhande functies waarin het werk grotendeels te maken heeft met diverse aspecten van interculturele communicatie, o.a. in import- en exportbedrijven en in internationale organisaties Op het einde van deze opleiding behalen de studenten een “Bachelor degree”. Bron: Odense Universitet, Det Humaniske Fakultet, Laeseplan 96 Forår. Odense University/Université d’Odense, Department of Business Languages, Department des langues étrangères appliquées, brochure april 1996. Een dergelijke opleiding van 1 cyclus met twee vreemde talen en economische en juridische vakken wordt ook aan de volgende hogescholen aangeboden: − Aalborg Univerity − Erhvervssprog − HHK Copenhagen Business Scool − HHA Aarhus Business School − Handelshøjskole Syd - Sonderborg − Institut for Erhvervssprog og Kommunikation − Handels- og Ingeniørskolen - Herning

2.2.6

Geografische spreiding van de beroepsactiviteiten in Vlaanderen Afgestudeerden van de basisopleiding secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken, zijn niet gebonden aan de Vlaamse arbeidsmarkt. Bovendien worden zij tewerkgesteld in alle sectoren. Een poging om een geografische spreiding van de beroepsactiviteiten in Vlaanderen op te stellen, is bijgevolg niet zinvol.


2.2.7

&

T OLKEN

7

Geografische spreiding van het opleidingsaanbod in Vlaanderen De opleiding secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken, wordt in de volgende hogescholen aangeboden. provincie Antwerpen

Vlaams-Brabant

Limburg Oost-Vlaanderen West-Vlaanderen

2.2.8

– – – – – – – – – – –

Hogeschool Karel de Grote- Hogeschool Katholieke Hogeschool Kempen Katholieke Hogeschool Mechelen Erasmushogeschool Brussel (VAH) Hogeschool voor Wetenschap en Kunst Katholieke Hogeschool Leuven Katholieke Hogeschool Limburg Mercator Hogeschool Provincie Oost-Vlaanderen Hogeschool Gent Hogeschool West-Vlaanderen (VAH) Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende

Infrastructuur Zie doorlichtingsverslag.

2.2.9

Kwantitatieve beschrijving van het aantal studenten in de optie Bron: Statistisch jaarboek van het Vlaams Onderwijs 1995-1996, Afdeling Informatie en Documentatie Aan de hogescholen die de optie aanbieden, is het eerste jaar van de basisopleiding secretariaatsbeheer gemeenschappelijk. De opsplitsing in opties gebeurt pas in het tweede jaar. Het totaalcijfer (391) geeft bijgevolg geen juist beeld. Als we voor het academiejaar 1995-1996 het aantal studenten in het tweede en derde jaar ZVT samentellen (169 + 166), brengt ons dat op een totaal van 335 studenten.

2.2.10 Kwantitatieve beschrijving van de eerstejaarsstudenten van de optie volgens SO-vooropleiding, ervaring met HO, geslacht, leeftijd en studieresultaten Bron: Statistisch jaarboek van het Vlaams Onderwijs 1995-1996, Afdeling Informatie en Documentatie Uit gegevens die door de DVO werden bezorgd, blijkt dat op 1 februari 1996 niet minder dan 1903 studenten in een eerste jaar van de opleiding secretariaatsbeheer ingeschreven waren. Meer dan de helft van die studenten (1031) had als vooropleiding ASO gevolgd. Een tweede grote groep (771) kwam uit het TSO. Studenten uit het beroeps- of kunstonderwijs of studenten die hun vooropleiding in het buitenland genoten hebben, vormen een heel kleine minderheid. Gegevens over geslacht, leeftijd en studieresultaten behoren tot de privacy van de studenten en worden daarom niet ingevuld.

2.2.11 Reële studieduur Statistische jaarboeken kunnen geen beeld geven van de reële studieduur. Bovendien behoren gegevens over de studieduur tot de privacy van de studenten. Objectieve conclusies kunnen hier bijgevolg niet geformuleerd worden.

8


&

T OLKEN

2.2.12 Inhoudelijke profilering van de optie in binnen- en buitenland Zie 2.2.5

2.3

Verantwoording van de optie De vraag naar afgestudeerden die zich , in een zakelijke context, vlot in het Nederlands en in ten minste drie vreemde talen kunnen uitdrukken, komt in eerste instantie van het bedrijfsleven zelf. Maar ook de studenten zijn vragende partij. Hoewel het eerste jaar van de basisopleiding secretariaatsbeheer gemeenschappelijk is, blijkt dat veruit het merendeel van de studenten van bij de inschrijving al beslist heeft wat de keuze in het tweede jaar zal worden. De studenten die kiezen voor de optie zakelijk vertalen en tolken doen dat vooral om de volgende redenen: − zij willen een opleiding met ten minste drie vreemde talen − zij willen een opleiding waar de klemtoon ligt op een functionele taalbeheersing − zij willen een opleiding van één cyclus − zij willen een opleiding die een ander werkveld en andere functies openstelt dan de optie secretariaat-talen De optie zakelijk vertalen en tolken onderscheidt zich dan ook duidelijk van (1) de optie secretariaat-talen door een grotere diepgang in de mondelinge en schriftelijke taalbeheersing en van (2) de opleiding tot licentiaat vertaler-licentiaat-tolk door de totaal andere structuur, benadering, inhoud en doelstellingen. De actieve meertaligheid van de afgestudeerden zakelijk vertalen en tolken, hun vertaal- en/of tolkvaardigheid is vooral welkom in bedrijven, organisaties en ondernemingen die zelf instaan voor hun meertalige interne en externe communicatie, maar die slechts in uitzonderlijke gevallen, bv. bij hoge techniciteit of onder tijdsdruk, een beroep doen op externen. Voor de onderlinge relatie met de andere secretariaatsopleidingen verwijzen we naar volgend citaat: “De meerwaarde van de graduaatsvertalers en tolken op de secretariaatsmensen en blijft hun betere vreemde talenkennis. Vandaar dat zij vlug ingeschakeld worden in commerciële functies zoals vertegenwoordigen en presenteren op buitenlandse beurzen en/of het onderhandelen in een vreemde taal. […] vanuit het bedrijfsleven vraagt men toch meer en meer polyvalente profielen. Geen “stille”, gespecialiseerde vertalers meer, maar mensen die ook mondeling taalvaardig zijn in de vreemde talen.” (L. Bollaert, Het decreet op het Hoger Onderwijs, Toespraak voor de Kamers van Vertalers, Tolken en Filologen, november 1995, p. 4) Daarnaast lijkt het ons veelbetekenend dat een land als Denemarken, met een minderheidstaal en met 5 miljoen inwoners (dus minder dan Vlaanderen) een vergelijkbare opleiding aanbiedt aan niet minder dan 6 instellingen voor hoger onderwijs (universiteiten en hogescholen): mensen die getraind worden om te vertalen in een specifieke bedrijfscontext (van vreemde taal in moedertaal en omgekeerd) en/of die kunnen instaan voor meertalige zakelijke communicatie.


&

T OLKEN

9


3.1

De exacte benaming van de optie c.q. opleiding De exacte benaming van de basisopleiding is: secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken. De opleiding omvat één cyclus en ressorteert onder het studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde. Ze wordt aangeboden in het hoger onderwijs buiten de universiteit. De afgestudeerden krijgen het diploma van Gegradueerde in het Secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken.

3.2

De globale omschrijving van de optie c.q. opleiding De opleiding secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken, vormt medewerkers die over een specifieke kennis beschikken maar polyvalent inzetbaar zijn. Dankzij hun praktische talenkennis als bovenbouw op een algemeen economische, juridische en administratieve basis vinden zij snel hun weg op de arbeidsmarkt in uiteenlopende functies en beroepssituaties. Om een idee te geven van de diversiteit aan functies die voor hen openstaan, doen wij even een greep uit de werkaanbiedingen die op de hogescholen binnenlopen en waarin uitdrukkelijk gegradueerden gevraagd worden: medewerkers voor de centrale aankoopdienst, bedrijfsvertaler voor technische vertalingen, promotiemedewerker voor multinational in het buitenland, administratief assistent in internationale verkoopomgeving, polyvalent bediende (kennis van Nederlands, Frans, Engels, Duits en Italiaans) met commerciële feeling, perfect drietalige medewerkers met goede kennis van Duits voor telefonische prospectie, freelance journalisten en regionale correspondenten... Hoewel een vrij groot aantal afgestudeerden hun eerste stappen op de arbeidsmarkt zetten in een administratieve functie, zijn er maar heel weinig die daar ook langere tijd in blijven. Meestal komen ze in een gemengde functie terecht die ook wel administratief werk omvat, maar waar het accent al snel komt te liggen op redactie en schriftelijke en mondelinge vertaling van specifiek bedrijfsgebonden teksten met een vaak uitgesproken businesswoordenschat. De studenten van deze optie kiezen trouwens heel bewust voor een driejarige opleiding die zich enerzijds duidelijk distantieert van de opleiding secretariaat-talen (precies door de sterkere nadruk op redactie en schriftelijke/mondelinge vertaling in een ruimere bedrijfscontext) en anderzijds van de academische opleiding tot licentiaat vertaler of licentiaat tolk (door de op gebruiksklare kennis afgestemde benadering van ten minste drie vreemde talen).

10


&

T OLKEN

Maar in welke functie of beroepssituatie afgestudeerden van de optie zakelijk vertalen en tolken ook terechtkomen, aan de volgende vereisten moet steevast voldaan worden: − een “gebruiksklare” talenkennis van Nederlands en van ten minste drie vreemde talen op een niveau dat goede commerciële contacten met anderstalige partners mogelijk maakt − een grote communicatievaardigheid, zowel mondeling als schriftelijk − een behoorlijke economische, juridische en administratieve basiskennis − een grondige kennis van tekstverwerking en informatica en een voortdurende bereidheid om de snelle evolutie op dat gebied te volgen Talenkennis moet in de opleiding dus wel degelijk centraal staan. Maar om de ondersteunende rol bij internationale commerciële contacten waar te kunnen maken, is er meer nodig. De opleiding zakelijk vertalen en tolken moet de studenten ook inzicht bijbrengen in interculturele achtergronden van sociale, politieke, economische en historische aard, in omgangsvormen en aan de communicatiesituatie aangepaste formuleringen. Tot slot willen we stellen dat de opleiding niet alleen voor talenkennis moet zorgen en een grote nauwgezetheid met betrekking tot formulering en interpretatie, maar ook voor een kwalificatie die de afgestudeerden in staat stelt op autonome en onafhankelijke manier verantwoordelijkheid op te nemen voor alle taken waarmee zij in hun beroepsactiviteit geconfronteerd kunnen worden.

3.3

Het beroepsgericht opleidingsprofiel

3.3.1

Bijeenbrengen van de relevante beroepsprofielen Het beroepsprofiel basisopleiding secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken, is het enige waarop wij konden steunen.

3.3.2

De concrete uitwerking van de vertaalslag STAP 1: EVALUATIE VAN DE TAKEN UIT HET BEROEPSPROFIEL In het beroepsprofiel basisopleiding secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken, werd er al op gewezen dat de opleiding niet gericht is op één specifiek en duidelijk afgebakend beroep, maar dat ze de nadruk legt op polyvalentie en een talenkennis die nauw aansluit bij de reële behoeften van het bedrijfsleven (BP Secretariaatsbeheer, 1996, p. 44). Dat brengt mee dat de lijst van taken, opgesomd in het beroepsprofiel dat de werkgroep in opdracht van de VLOR heeft opgesteld, geenszins limitatief is. Evenmin kan worden gesteld dat de vermelde taken door alle gegradueerden met dezelfde frequentie en in dezelfde verhouding worden uitgeoefend. Het arbeidsveld waarin deze gegradueerden terechtkomen, is immers enorm uitgebreid: het omvat alle sectoren waar intense contacten in vreemde talen iedere dag noodzakelijk zijn. In eerste instantie hebben wij de gegevens uit het beroepsprofiel omgezet in een overzichtelijk raster van typefuncties, deelfuncties en taken, waarbij we de taken ook genummerd hebben.


&

T OLKEN

11

Omdat we toch willen streven naar een zo globaal mogelijk beeld, hebben we een aantal deelfuncties meer gespecificeerd, een aantal taken toegevoegd of verplaatst. We hebben ook een deelfunctie, met name computer, aan de gegevens toegevoegd. Hoewel we in het beroepsprofiel de computer bij de hulpmiddelen hebben ondergebracht en de kennis van gegevensverwerking bij de ondersteunende kennis, is het gebruik ervan bij vertaalopdrachten zo belangrijk en aan zo’n snelle evolutie onderhevig, dat wij het verantwoord vonden om computer als een deelfunctie van de typefunctie Informatieverwerking te beschouwen. Verder willen we graag op het volgende wijzen: voor alle deelfuncties geldt, naast het gebruik van het Nederlands, ook het gebruik van 3 vreemde talen: Frans, Engels en Duits of Spaans. Bij deelfuncties of taken waar dat uitzonderlijk niet het geval is, wordt daar melding van gemaakt. Dit principe geldt voor alle tabellen die in dit opleidingsprofiel worden opgenomen. Het raster ziet er nu als volgt uit. Tabel 1

Overzicht van typefuncties, deelfuncties en taken

typefuncties Communicatie

deelfuncties interne en/of externe communicatie in het Nederlands

interne en/of externe communicatie in 3 vreemde talen

Controle

Creatie

revisie

vertaling van en in het Nederlands en 3 vreemde talen tolken van en in het Nederlands en ten minste 2 vreemde talen

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

redactie in het Nederlands redactie in 3 vreemde talen

23 24

Taken informatie inwinnen en verstrekken problemen signaleren oplossingen voorstellen instructies geven afspraken maken memo’s en mededelingen opstellen deelnemen aan vergaderingen vergaderingen voorzitten notuleren en notulen uitwerken rapporteren (algemeen) telefonische enquêtes afnemen informatie inwinnen en verstrekken problemen signaleren oplossingen voorstellen instructies geven afspraken maken memo’s en mededelingen opstellen deelnemen aan vergaderingen vergaderingen voorzitten notuleren en notulen uitwerken rapporteren (algemeen) telefonische enquêtes afnemen gebruikte gegevens op hun betrouwbaarheid (bronnen) en taalkundige juistheid controleren teksten (algemeen) reviseren vertalingen reviseren bepalen welke hulpmiddelen nodig zijn beste equivalenten in de doeltaal opzoeken vertaling afstemmen op de doelgroep vertaling afwerken binnen de afgesproken tijd de doelgroep analyseren het doel analyseren de opdracht terminologisch voorbereiden de opdracht consecutief of simultaan uitvoeren als tussenpersoon optreden bij contacten met anderstalige klanten, leveranciers, bezoekers e.a. autonoom brieven /documenten opstellen memo’s en mededelingen opstellen

12


typefuncties

deelfuncties

&

T OLKEN

Taken direct- mailbrieven opstellen persberichten opstellen artikels schrijven voor het personeelsblad teksten schrijven voor brochures folders samenstellen autonoom brieven/documenten opstellen memo’s en mededelingen opstellen teksten schrijven voor brochures en handleidingen 33 direct- mailbrieven opstellen 34 persberichten opstellen 35 een artikel schrijven voor het personeelsblad 25 26 27 28 29 30 31 32

Informatieverstrekking

presentatie

Informatieverwerking productief

verslaggeving

duiding

vertaling

computer

Informatieverzameling Onderhandeling

selectie voorbereiding

uitvoering

Onthaal

receptie

Verkoop

klantenwerving

klantenbinding

48 de onderneming/ dienst/ afdeling...voorstellen 49 producten en diensten louter informatief voorstellen 50 verzamelde gegevens mondeling of schriftelijk in een coherente tekst aanbieden 51 mondeling uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties 52 schriftelijk uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties 53 brieven en documenten vertalen 54 artikels voor het personeelsblad vertalen 55 rapporten vertalen 56 contracten vertalen 57 veiligheidsvoorschriften vertalen 58 vergaderverslagen vertalen 59 persberichten vertalen 60 handleidingen en gebruiksaanwijzingen vertalen 61 opleidingscursussen vertalen 62 brochures vertalen 63 reclameteksten vertalen 64 tekstopmaak verzorgen 65 bestanden beheren 66 databanken raadplegen 67 terminologielijsten raadplegen 68 zelf terminologielijsten aanleggen 69 werken met computersoftware 70 informatie inwinnen bij bevoegde instanties 71 informatie opzoeken in aangewezen bronnen 72 de communicatiesituatie analyseren 73 de communicatiestrategie bepalen 74 de communicatie inhoudelijk afstemmen op de doelgroep 75 de communicatie formeel afstemmen op de doelgroep 76 standpunten formuleren 77 argumenteren 78 klachten behandelen 79 oplossingen voorstellen 80 (anderstalige) bezoekers ontvangen en informeren 81 (anderstalige) bezoekers begeleiden of rondleiden 82 goederen en diensten mondeling wervend presenteren 83 goederen en diensten schriftelijk wervend presenteren 84 de commerciële contacten met de klanten onderhouden 85 klachten behandelen 86 problemen oplossen


&

T OLKEN

13

Bovenstaande tabel bevat 9 typefuncties, 18 deelfuncties en 86 taken. Sommige taken komen bij verschillende deelfuncties voor, sommige deelfuncties bij meer dan een typefunctie. Bij de definitieve selectie van taken worden die overlappingen weggewerkt. STAP 2: SELECTIE VAN TAKEN Gegradueerden van de basisopleiding secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken, behoren eigenlijk tot drie beroepenclusters: zij stromen vaak in op de arbeidsmarkt via het beroepencluster van de administratieve bedienden maar stoten meestal vrij snel door naar het beroepencluster van het Middle Management of dat van de commerciële functies. Bovendien kunnen deze gegradueerden ook als zelfstandige aan het werk, waarbij dan weer andere accenten in de beroepsactiviteit gelegd moeten worden. Dat brengt mee dat administratieve taken wel ten dele tot hun beroepsactiviteit behoren (in ieder geval voor een beginnend beroepsbeoefenaar), maar dat ze er zeker niet de hoofdmoot van uitmaken. Precies dat aspect is trouwens een belangrijk motief voor de studenten die van meet af aan bewust kiezen voor de optie zakelijk vertalen en tolken. De “Handleiding voor het schrijven van opleidingsprofielen voor het Hogeschoolonderwijs”, die door de Dienst voor Onderwijsontwikkeling werd gepubliceerd (1997), vraagt dat de werkgroep zes criteria zou hanteren bij het onderzoek en de selectie van de taken uit het beroepsprofiel. Een hiërarchische volgorde voor deze taken kon evenwel niet worden bepaald. Wij hebben de taken geselecteerd op basis van de volgende criteria: − het belang van de taak in het kader van de vaardigheden die van de afgestudeerde verwacht worden (BP basisopleiding secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken, 1996, p.47) − de toepasbaarheid van de taak voor een beginnend beroepsbeoefenaar − de haalbaarheid van de taak/vaardigheid voor het onderwijs − de relevantie van de taak/vaardigheid voor het onderwijs − de transferwaarde van de taak/vaardigheid Het zesde criterium, namelijk de frequentie van de taak, is bij de selectie niet gehanteerd omdat de vertaalstappen slechts op één BP steunen. Om een duidelijk beeld te geven van de geselecteerde taken ten opzichte van de totale lijst, hebben wij in het volgende stadium tabel 1 volledig overgenomen en daarin de geselecteerde taken vet gedrukt. Dat brengt ons tot het volgende resultaat. Tabel 2

Voorlopige selectie van taken

typefuncties Communicatie

deelfuncties interne en/of externe communicatie in het Nederlands

interne en/of externe communicatie in 3

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

taken informatie inwinnen en verstrekken problemen signaleren oplossingen voorstellen instructies geven afspraken maken memo’s en mededelingen opstellen deelnemen aan vergaderingen vergaderingen voorzitten notuleren en notulen uitwerken rapporteren (algemeen) telefonische enquêtes afnemen informatie inwinnen en verstrekken problemen signaleren

14


typefuncties

Controle

Creatie

deelfuncties vreemde talen

revisie

vertaling van en in het Nederlands en 3 vreemde talen tolken van en in het Nederlands en ten minste 2 vreemde talen

Informatieverstrekking Informatieverwerking productief

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

redactie in het Nederlands

35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

redactie in 3 vreemde talen

45 46 47 48 49 50

presentatie verslaggeving

duiding

vertaling

computer

&

T OLKEN

taken oplossingen voorstellen instructies geven afspraken maken memo’s en mededelingen opstellen deelnemen aan vergaderingen vergaderingen voorzitten notuleren rapporteren (algemeen) telefonische enquêtes afnemen gebruikte gegevens op hun betrouwbaarheid (bronnen) en taalkundige juistheid controleren teksten (algemeen) reviseren vertalingen reviseren bepalen welke hulpmiddelen nodig zijn beste equivalenten in de doeltaal opzoeken vertaling afstemmen op de doelgroep vertaling afwerken binnen de afgesproken tijd de doelgroep analyseren het doel analyseren de opdracht terminologisch voorbereiden de opdracht consecutief of simultaan uitvoeren als tussenpersoon optreden bij contacten met anderstalige klanten, leveranciers, bezoekers e.a. autonoom brieven/ documenten opstellen memo’s en mededelingen opstellen direct-mailbrieven opstellen persberichten opstellen een artikel schrijven voor het personeelsblad teksten schrijven voor brochures folders samenstellen autonoom brieven/ documenten opstellen memo’s en mededelingen opstellen teksten schrijven voor brochures direct- mailbrieven opstellen persberichten schrijven een artikel schrijven voor het personeelsblad de onderneming/ dienst/ afdeling... voorstellen producten en diensten louter informatief voorstellen verzamelde gegevens mondeling of schriftelijk in een coherente tekst aanbieden

51 mondeling uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties 52 schriftelijk uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties 53 brieven en documenten vertalen 54 artikels voor het personeelsblad vertalen 55 rapporten vertalen 56 contracten vertalen 57 veiligheidsvoorschriften vertalen 58 vergaderverslagen vertalen 59 persberichten vertalen 60 handleidingen en gebruiksaanwijzingen vertalen 61 (opleidings)cursussen vertalen 62 brochures vertalen 63 reclameteksten vertalen 64 tekstopmaak verzorgen 65 bestanden beheren 66 databanken raadplegen 67 terminologielijsten raadplegen 68 zelf terminologielijsten aanleggen 69 werken met computersoftware


typefuncties Informatieverzameling Onderhandeling

&

T OLKEN

deelfuncties selectie voorbereiding

70 71 71 72 73 74

uitvoering

Onthaal

receptie

Verkoop

klantenwerving

75 76 77 78 79 80 81 82

klantenbinding

83 84 85

15

taken informatie inwinnen bij bevoegde instanties informatie opzoeken in de aangewezen bronnen de communicatiesituatie analyseren de communicatiestrategie bepalen de communicatie inhoudelijk afstemmen op de doelgroep de communicatie formeel afstemmen op de doelgroep standpunten formuleren argumenteren klachten behandelen oplossingen voorstellen (anderstalige) bezoekers ontvangen en informeren (anderstalige) bezoekers begeleiden of rondleiden goederen en diensten mondeling wervend presenteren goederen en diensten schriftelijk wervend presenteren de commerciële contacten met de klanten onderhouden klachten behandelen problemen oplossen

Van de 86 vermelde taken werden er in tabel 2 nog 80 geselecteerd. De taken die niet geselecteerd werden , lijken ons niet toepasbaar voor een beginnend beroepsbeoefenaar of niet toepasbaar en ook niet haalbaar voor het onderwijs. Bij de 80 definitief geselecteerde taken komen echter nog heel wat overlappingen voor. Om die weg te werken en met het oog op de volgende stappen van de vertaalslag (clustering en omzetting tot functionele gehelen en onderdelen) hebben wij nagegaan op welke manier taken, deelfuncties en typefuncties logischer gegroepeerd konden worden. Op basis daarvan is dan de definitieve lijst van geselecteerde taken tot stand gekomen. Hoewel de lijst onmogelijk exhaustief kan zijn, menen wij toch te kunnen stellen dat zij een overkoepelend beeld geeft van de beroepsactiviteiten waarmee de afgestudeerde in het secretariaatsbeheer, optie zakelijk vertalen en tolken, geconfronteerd wordt, ongeacht de sector of de aard van de tewerkstelling (in loondienst of als zelfstandige). In deze lijst krijgen de taken ook een nieuw nummer. Het nummer tussen haakjes verwijst naar de in tabel 2 geselecteerde taken. Tabel 3

Definitieve selectie van taken

Typefuncties Communicatie

deelfuncties interne/externe communicatie

redactie

redactie in het Ndl

taken 1 informatie inwinnen en verstrekken (1,12,70) 2 afspraken maken (5, 16) 3 problemen signaleren (2,13) 4 klachten behandelen (78) 5 oplossingen voorstellen (3, 14, 79) 6 rapporteren (algemeen) (10, 21) 7 standpunten formuleren ( 76) 8 argumenteren (77) 9 notuleren en notulen uitwerken (9, 20) 10 deelnemen aan vergaderingen (7, 18) 11 telefonische enquêtes afnemen (11) 12 autonoom brieven opstellen (35) 13 memo’s en mededelingen opstellen(36) 14 een artikel schrijven voor het personeelsblad (39) 15 teksten schrijven voor brochures (40) 16 persberichten opstellen (38)

16


vertaling

revisie

Informatieverstrekking

presentatie

Informatieverwerking

computer

&

T OLKEN

17 bepalen welke hulpmiddelen nodig zijn (26) 18 beste equivalenten in de doeltaal opzoeken (27, 71) 19 vertaling afstemmen op de doelgroep (28) 20 brieven en documenten vertalen (53) 21 artikels voor het personeelsblad vertalen (54) 22 rapporten vertalen (55) 23 contracten vertalen (56) 24 veiligheidsvoorschriften vertalen (57) 25 vergaderverslagen vertalen (58) 26 persberichten vertalen (59) 27 handleidingen en gebruiksaanwijzingen vertalen (60) 28 (opleidings)cursussen vertalen (61) 29 brochures vertalen (62) 30 de vertaling afwerken binnen de afgesproken tijd (29) 31 de doelgroep analyseren (30) 32 het doel analyseren (31) 33 de opdracht terminologisch voorbereiden (32) 34 de opdracht consecutief of simultaan uitvoeren (33) 35 als tussenpersoon optreden bij contacten met anderstalige klanten, leveranciers, bezoekers e.a. (34) 36 gebruikte gegevens op hun betrouwbaarheid (bronnen) en taalkundige juistheid controleren (23) 37 teksten (algemeen) reviseren (24) 38 vertalingen reviseren (25) 39 de communicatiesituatie analyseren (72) 40 de communicatiestrategie bepalen (73) 41 de communicatie inhoudelijk afstemmen op de doelgroep (74) 42 de communicatie formeel afstemmen op de doelgroep (75) 43 de onderneming: dienst/ afdeling...voorstellen (48) 44 producten en diensten louter informatief voorstellen (49) 45 goederen en diensten mondeling wervend presenteren (82) 46 mondeling uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties (51) 47 schriftelijk uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties (52) 48 (anderstalige) bezoekers ontvangen en informeren (80) 49 (anderstalige) bezoekers begeleiden of rondleiden (81) 50 bestanden beheren (65) 51 werken met computersoftware (69) 52 tekstopmaak verzorgen (64) 53 zelf terminologielijsten aanleggen (68) 54 terminologielijsten raadplegen (67) 55 databanken raadplegen (66)

Toelichting bij tabel 3 In tabel 3 hebben we de 9 typefuncties tot 3 gereduceerd, de 18 deelfuncties tot 6 en de 80 geselecteerde taken tot 55. Die hergroepering was mogelijk door niet alleen de taken te evalueren maar ook de deelfuncties en de typefuncties. De handleiding waarover we beschikten voor het schrijven van de beroepsprofielen bevat een lijst van 39 typefuncties met een inhoudelijke omschrijving en voorbeelden van


&

T OLKEN

17

daaraan gerelateerde beroepen. Eens te meer willen we er in dit verband op wijzen dat de optie zakelijk vertalen en tolken niet noodzakelijk naar één specifiek beroep leidt. Integendeel, de diversiteit van de beroepen die afgestudeerde van die optie kunnen uitoefenen, is ontzettend groot. Wij hebben in het beroepsprofiel de gegeven typefuncties dus moeten “interpreteren” en geprobeerd om ze zo ruim mogelijk te situeren in de beroepsactiviteit van de gegradueerden van de optie zakelijk vertalen en tolken. Voor het opstellen van tabel 3 in het opleidingsprofiel hebben we een veel engere interpretatie toegepast. − (1) De typefuncties controle, creatie, informatieverzameling, onderhandeling, onthaal en verkoop zijn geïncorporeerd in communicatie en informatieverstrekking. − (2) De deelfuncties interne en externe communicatie in het Nederlands en interne en externe communicatie in Frans, Engels en Duits zijn onder één noemer gegroepeerd. − (3) De deelfuncties, tolken, verslaggeving, duiding, selectie, voorbereiding, uitvoering, receptie, klantenwerving en klantenbinding zijn als zelfstandige deelfuncties opgeheven; de erbij vermelde taken zijn onder andere deel- en typefuncties ondergebracht of weggelaten om overlapping te vermijden. Dat is bijvoorbeeld het geval met “de commerciële contacten met de klanten onderhouden (taak 84 onder deelfunctie “klantenbinding”), een taak die o.i. vervat zit in taken zoals klachten behandelen en oplossingen voorstellen. STAP 3

CLUSTERING VAN DE GESELECTEERDE TAKEN TOT ONDERDELEN EN FUNCTIONELE GEHELEN (INDUCTIEVE PROCEDURE)

♦ Herordening van taken op logische gronden In tabel 3, de definitieve selectie van taken, werden de taken al anders geordend. Op basis van die tabel kunnen we nu de taken logisch gaan bundelen. Bij de deelfunctie interne/externe communicatie onderscheiden we: − mondelinge en/of schriftelijke communicatie (taken 1 tot 8) − schriftelijke communicatie (taak 9) − mondelinge communicatie (taken 10, 11) Bij de deelfunctie vertaling onderscheiden we: − schriftelijke vertaling (taken 17 tot 29) − mondelinge vertaling (taken 30 tot 34) Daarbinnen kunnen we nog eens groeperen in voorbereidende en uitvoerende taken. Bij de deelfunctie redactie onderscheiden we: − redactie in het Nederlands en in drie vreemde talen (taken 12 tot 15) − redactie in het Nederlands (taak 16) Bij de deelfunctie presentatie onderscheiden we: − voorbereiding (taken 38,39) − informatieve of wervende uitvoering (taken 40 tot 44) − duiding (taken 45 tot 48)

18


&

T OLKEN

Bij de deelfuncties revisie en computer lijkt een verdere clustering van taken ons niet nodig te zijn. Daarom stellen wij voor de deelfuncties redactie en revisie (die toch wel duidelijk samen horen) te bundelen in een nieuwe deelfunctie: tekstcreatie en tekstcontrole. De deelfunctie vertaling willen wij daarentegen opsplitsen in 2 afzonderlijke deelfuncties: schriftelijke vertaling en mondelinge vertaling. ♦ Omzetting van deelfuncties naar onderdelen De deelfuncties kunnen nu meteen omgezet worden tot onderdelen. Tabel 4

Deelfuncties, onderdelen en geclusterde taken

deelfuncties interne en/of externe communicatie

onderdelen zakelijke communicatie

vertaling

schriftelijke vertaling

vertaling

mondelinge vertaling

tekstcreatie en tekstcontrole


presentatie

presentatie

geclusterde taken informatie inwinnen en verstrekken afspraken maken problemen signaleren klachten behandelen oplossingen voorstellen rapporteren (algemeen) standpunten formuleren argumenteren notuleren en notulen uitwerken deelnemen aan vergaderingen telefonische enquêtes afnemen bepalen welke hulpmiddelen nodig zijn beste equivalenten in de doeltaal opzoeken vertaling afstemmen op de doelgroep brieven en documenten vertalen artikels voor het personeelsblad vertalen rapporten vertalen contracten vertalen veiligheidsvoorschriften vertalen vergaderverslagen vertalen persberichten vertalen handleidingen en gebruiksaanwijzingen vertalen 23 (opleidings)cursussen vertalen 24 brochures vertalen 25 de vertaling afwerken binnen de afgesproken tijd 26 de doelgroep analyseren 27 het doel analyseren 28 de opdracht terminologisch voorbereiden 29 de opdracht consecutief of simultaan uitvoeren 30 als tussenpersoon optreden bij contacten met anderstalige klanten, leveranciers, bezoekers e.a. 31 memo’s en mededelingen opstellen 32 autonoom brieven opstellen 33 een artikel schrijven voor het personeelsblad 34 teksten schrijven voor brochures 35 persberichten schrijven in het Nederlands 36 de gebruikte gegevens op hun juistheid controleren 37 teksten (algemeen) reviseren vertalingen reviseren 38 de communicatiesituatie analyseren 39 de communicatiestrategie bepalen 40 de communicatie inhoudelijk afstemmen op de doelgroep 41 de communicatie formeel afstemmen op de doelgroep 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22


computer

&

T OLKEN

computer

19

42 de onderneming/ dienst/ afdeling...voorstellen producten en diensten louter informatief voorstellen 43 goederen en diensten mondeling wervend presenteren 44 mondeling uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties 45 schriftelijk uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties 46 (anderstalige) bezoekers ontvangen en informeren 47 (anderstalige) bezoekers begeleiden of rondleiden 48 bestanden beheren 49 werken met computersoftware 50 tekstopmaak verzorgen 51 zelf terminologielijsten aanleggen 52 terminologielijsten raadplegen 53 databanken raadplegen

♦ Omzetting van typefuncties tot functionele gehelen Om de werkbaarheid van de handleiding voor het schrijven van opleidingsprofielen (OP) te testen, heeft de DVO zelf het OP uitgewerkt voor de optie secretariaat-talen en dit exemplarisch aan de “experten” ter beschikking gesteld. In dat OP worden de volgende typefuncties omgezet tot functionele gehelen (FG): organisatie, informatieverzameling, informatieverwerking en communicatie. De typefunctie informatieverstrekking wordt als onderdeel van het FG communicatie beschouwd. Wij willen er evenwel voor pleiten om informatieverstrekking als afzonderlijk FG naast communicatie te behouden. Wij doen dat op grond van de volgende overwegingen: − communicatie overkoepelt die onderdelen en taken die specifiek zijn voor de interne en externe bedrijfscommunicatie − informatieverstrekking reikt verder dan de specifieke bedrijfscommunicatie; wij denken hierbij ook aan voorlichting en journalistiek, aan presentatie bij radio/TV en aan commerciële functies In de volgende tabel worden de typefuncties van het beroepsprofiel naar voor het onderwijs herkenbare functionele gehelen vertaald en de onderdelen geclusterd. Tabel 5

Typefuncties, functionele gehelen en onderdelen

typefunctie communicatie

functioneel geheel communicatie

informatieverstrekking informatieverwerking

informatieverstrekking informatieverwerking

onderdeel – mondelinge en/of schriftelijke zakelijke communicatie – schriftelijke vertaling – mondelinge vertaling – tekstcreatie en tekstcontrole – presentatie – computer

De volgende tabel biedt nu een overzicht van de functionele gehelen (3), de onderdelen (6) en de taken (57) die voor het onderwijs in de optie zakelijk vertalen en tolken duidelijk herkenbaar en ook realiseerbaar zijn.

20


Tabel 6

&

T OLKEN

Functionele gehelen, onderdelen en taken

functioneel geheel onderdeel communicatie mondelinge en/of schriftelijke zakelijke communicatie

communicatie

schriftelijke vertaling

communicatie


communicatie


informatieverstrekking

presentatie

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

informatieverwerking

computer

48 49 50 51 52 53 54 55

taak informatie inwinnen en/of verstrekken afspraken maken problemen signaleren klachten behandelen oplossingen voorstellen rapporteren (algemeen) standpunten formuleren argumenteren notuleren en notulen uitwerken deelnemen aan vergaderingen telefonische enquêtes afnemen bepalen welke hulpmiddelen nodig zijn beste equivalenten in de doeltaal opzoeken vertaling afstemmen op de doelgroep brieven en documenten vertalen artikels voor het personeelsblad vertalen rapporten vertalen contracten vertalen veiligheidsvoorschriften vertalen vergaderverslagen vertalen persberichten vertalen handleidingen en gebruiksaanwijzingen vertalen (opleidings)cursussen vertalen brochures vertalen de vertaling afwerken binnen de afgesproken tijd de doelgroep analyseren het doel analyseren de opdracht terminologisch voorbereiden de opdracht consecutief of simultaan uitvoeren als tussenpersoon optreden bij contacten met anderstalige klanten, leveranciers, bezoekers e.a. memo’s en mededelingen opstellen autonoom brieven opstellen een artikel schrijven voor het personeelsblad teksten schrijven voor brochures in het Nederlands persberichten opstellen gebruikte gegevens op hun betrouwbaarheid (bronnen) en taalkundige juistheid controleren teksten (algemeen) reviseren vertalingen reviseren de communicatiesituatie analyseren de communicatiestrategie bepalen de communicatie inhoudelijk afstemmen op de doelgroep de communicatie formeel afstemmen op de doelgroep de onderneming/ dienst/ afdeling...voorstellen producten en diensten louter informatief voorstellen goederen en diensten mondeling wervend presenteren mondeling uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties schriftelijk uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties (anderstalige) bezoekers ontvangen en informeren (anderstalige) bezoekers begeleiden of rondleiden bestanden beheren werken met computersoftware tekstopmaak verzorgen zelf terminologielijsten aanleggen terminologielijsten raadplegen databanken raadplegen


&

T OLKEN

21

STAP 4 : FORMULERING VAN DE BASISCOMPETENTIES Tabel 6 vormt het uitgangspunt voor de formulering van de basiscompetenties. Daarbij worden in eerste instantie de taken vertaald in vaardigheden. Soms gebeurt die vertaling in de vorm van een 1/1 relatie, maar meestal overkoepelt 1 vaardigheid verschillende taken.

4.1

Vereiste vaardigheden Tabel 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Omzetting van geselecteerde taken in vaardigheden

taak informatie inwinnen en/of verstrekken afspraken maken problemen signaleren klachten behandelen oplossingen voorstellen rapporteren (algemeen) standpunten formuleren argumenteren notuleren en notulen uitwerken deelnemen aan vergaderingen telefonische enquêtes afnemen

bepalen welke hulpmiddelen nodig zijn beste equivalenten in de doeltaal opzoeken vertaling afstemmen op de doelgroep brieven en documenten vertalen artikels voor het personeelsblad vertalen rapporten vertalen contracten vertalen veiligheidsvoorschriften vertalen vergaderverslagen vertalen persberichten vertalen handleidingen en gebruiksaanwijzingen vertalen (opleidings)cursussen vertalen brochures vertalen de vertaling afwerken binnen de afgesproken tijd de doelgroep analyseren het doel analyseren de opdracht terminologisch voorbereiden de opdracht consecutief of simultaan uitvoeren als tussenpersoon optreden bij contacten met anderstalige klanten, leveranciers, bezoekers e.a.

31 memo’s en mededelingen opstellen 32 autonoom brieven opstellen 33 een artikel schrijven voor het personeelsblad 34 teksten schrijven voor brochures 35 in het Nederlands persberichten opstellen 36 gebruikte gegevens op hun betrouwbaarheid (bronnen) en taalkundige juistheid controleren

vaardigheid – de student kan instaan voor zowel eenvoudige als complexe vormen van informatieuitwisseling in een zakelijke context (1,2,3,11) – de student kan instaan voor commerciële contacten met klanten e.a.(4,5) – de student kan voor verschillende doelgroepen op een aangepaste manier verslag uitbrengen (6) – de student kan op een logische manier een argumentatie opbouwen ( 7,8,) – de student kan notuleren tijdens vergaderingen en die notulen uitwerken in de vereiste verslagvorm (9) – de student kan op een constructieve manier aan een vergadering deelnemen (10, 7, 8) – de student kan de juiste hulpmiddelen kiezen om een vertaling voor te bereiden (12) – de student kan de geboden vertaalmogelijkheden kritisch vergelijken en beoordelen (13) – de student kan de vertaling terminologisch en stilistisch aanpassen aan de doelgroep (14) – de student kan tekstsoorten vertalen die courant voorkomen in de interne/externe bedrijfscommunicatie (15 tot 24) – de student kan de vertaalopdracht afwerken binnen de gestelde tijd (25)

– de student kan uitmaken welke factoren belangrijk zijn om een mondelinge vertaling voor te bereiden (26,27,28) – de student kan een in een normaal tempo gesproken tekst van algemene/algemeen zakelijke aard consecutief (inclusief resumerend) tolken (29) – de student kan een in een normaal tempo gesproken tekst van algemene/algemeen zakelijke aard simultaan (inclusief fluisterend) tolken (29) – de student kan optreden als gesprekstolk (30) – de student kan instaan voor de redactie van informatieve en in beperkte mate ook commerciële tekstsoorten die courant voorkomen in de interne/externe bedrijfscommunicatie – (31 tot 35) – de student kan teksten controleren en verbeteren als dat nodig is (36 tot 38)

22


37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55

taak teksten (algemeen) reviseren vertalingen reviseren de communicatiesituatie analyseren de communicatiestrategie bepalen de communicatie inhoudelijk afstemmen op de doelgroep de communicatie formeel afstemmen op de doelgroep de onderneming / dienst / afdeling.. voorstellen producten en diensten louter informatief voorstellen goederen en diensten mondeling wervend presenteren mondeling uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties schriftelijk uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties (anderstalige) bezoekers ontvangen en informeren (anderstalige) bezoekers begeleiden of rondleiden bestanden beheren werken met computersoftware tekstopmaak verzorgen zelf terminologielijsten aanleggen terminologielijsten raadplegen databanken raadplegen

&

T OLKEN

vaardigheid

– de student kan informatie van uiteenlopende aard zowel mondeling als schriftelijk op de meest geschikte manier presenteren en toelichten (39 tot 47) – de student kan spreken voor een publiek op een manier die aan het gestelde doel beantwoordt (specifiek 46,48 en 49)

– de student kan met behulp van PC informatie opvragen en verwerken (52,55,56,57) – de student kan met vertaalsoftware werken (53) – de student kan de tekstopmaak verzorgen (54)

In bovenstaande tabel zijn de 55 geselecteerde taken vertaald in 20 vereiste vaardigheden. Die vaardigheden gelden niet alleen voor het Nederlands maar ook voor de vreemde talen.

4.2

Ondersteunende kennis Tabel 7

Ondersteunende kennis per ONDERDEEL/vaardigheid

ONDERDEEL/vaardigheid MONDELINGE

1

ondersteunende kennis

EN/OF SCHRIFTELIJKE ZAKELIJKE COMMUNICATIE

de student kan instaan voor zowel eenvoudige als complexere vormen van informatie-uitwisseling in een zakelijke context

specifiek – kennis van de courant gebruikte kanalen voor zakelijke communicatie (4) – kennis van de vormvereisten voor zakelijke communicatie (4) – kennis van de principes voor selectie van de informatie (4) – kennis van de principes voor de opbouw van de informatie (4) – kennis van de principes voor de meest adequate presentatie van de informatie (4) – kennis van de in een zakelijk context courant gebruikte termen en uitdrukkingen (4) – kennis van de basisprincipes voor efficiënte en effectieve tweegesprekken (4) – kennis van de telefoonetiquette (4) – kennis van het telefoonalfabet (2) – kennis van tekstverwerking (4) algemeen – kennis van de vereisten voor een efficiënte en ondubbelzinnige communicatie (4) – algemeen bedrijfseconomische, juridische en administratieve kennis (4) – grondige kennis van Nederlands en goede tot uitstekende kennis van ten minste Frans, Engels en Duits of Spaans (4)


2 de student kan instaan voor commerciële contacten met klanten e.a.

3 de student kan voor verschillende doelgroepen op een aangepaste manier verslag uitbrengen

4 de student kan op een logische manier een argumentatie opbouwen

5 de student kan notuleren tijdens vergaderingen en de notulen uitwerken tot de vereiste verslagvorm

6 de student kan op een constructieve manier aan een vergadering deelnemen

&

T OLKEN

23

specifiek – kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in diverse communicatiesituaties (3) – kennis van de principes voor klantvriendelijk formuleren (4) – kennis van de principes voor wervend formuleren (2) algemeen – inzicht in de communicatiesituatie en de behoeften van de doelgroep (3) – kennis van communicatiestrategieën (3) – algemeen bedrijfseconomische, juridische en administratieve kennis (4) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) specifiek – kennis van de belangrijkste vormen van verslaggeving (4) – kennis van de vereisten voor de selectie van de informatie (4) – kennis van de vereisten voor de opbouw van de informatie (4) – kennis van de vereisten voor een gepaste formulering van de informatie (4) algemeen – inzicht in de deontologie van de verslaggeving (4) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) specifiek – kennis van de belangrijkste soorten argumenten (3) – kennis van de relatie tussen standpunten/conclusie en argumenten (3) – kennis van relaties tussen argumenten (2) – kennis van veel voorkomende drogredenen (2) – kennis van de mogelijkheden om argumenten te weerleggen (3) – kennis van de linguïstische signalen om een argumentatie te verduidelijken (4) algemeen – kennis van de principes voor de logische opbouw van een argumentatie (4) – uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) specifiek – kennis van de verschillende manieren van notuleren met het oog op de verslaggeving (4) – kennis van de functie van notulen (4) – kennis van de verschillende soorten van verslaggeving (4) – kennis van de vormvereisten van de verschillende soorten (4) – kennis van de inhoudelijke vereisten van de verschillende soorten (4) – kennis van de eisen inzake formulering van de verschillende soorten (4) algemeen – kennis van notuleertechnieken (4) – inzicht in de relatie tussen de verslagvorm en de aard en status van de vergadering (3) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) specifiek – kennis van de vergaderregels (4) – kennis van de rol van de voorzitter en van de deelnemers (4) – kennis van het verloop van een vergadering (4) – kennis van argumenteren (3) algemeen – kennis van de verschillende soorten van vergaderingen (3) – kennis van de statusverschillen tussen vergaderingen (3) – kennis van de relatie tussen statusverschillen en vergadergedrag (3) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4)

24


SCHRIFTELIJKE

7 de student kan de juiste hulpmiddelen kiezen om een vertaling voor te bereiden

8 de student kan de geboden vertaalmogelijkheden kritisch vergelijken en beoordelen 9 de student kan de vertaling terminologisch en stilistisch aanpassen aan de doelgroep 10 de student kan tekstsoorten vertalen die courant voorkomen in de interne/externe bedrijfscommunicatie 11 de student kan de vertaling afwerken binnen de gestelde tijd

&

T OLKEN

VERTALING

specifiek – kennis van de klassieke hulpmiddelen (woordenboeken, grammatica’s, encyclopedieën, gespecialiseerde publicaties, terminologielijsten) (4) – kennis van elektronische hulpmiddelen (4) – kennis van betekenis- en stijlverschillen (4)

– kennis van de mogelijke verschillen in moeilijkheidsgraad van de formulering (4) – kennis van de courante tekstsoorten (4) – kennis van de specifieke terminologie (4) – kennis van belangrijke verschillen in terminologie en formulering tussen brontaal en doeltaal (4) – kennis van het effectieve gebruik van bronnen (4) – kennis van tekstverwerking (4) algemeen – goede tot uitstekende kennis van brontaal en doeltaal (4) – kennis van terminologische en stilistische verschillen tussen brontaal en doeltaal en binnen de verschillende stijlregisters van de doeltaal (4) – inzicht in de deontologie van het vertaalwerk (4)

MONDELINGE

12 de student kan uitmaken welke factoren belangrijk zijn bij de voorbereiding van een mondelinge vertaling

VERTALING

specifiek – kennis van de mogelijke eisen en verwachtingen van de doelgroep (3) – kennis van het doel van de vertaalopdracht (4) – kennis van de bronnen om de vertaling terminologisch voor te bereiden (4) – kennis van noteermethodes (4) – parate kennis van bron- en doeltaal (4)

13 de student kan een in een normaal tempo gesproken tekst van algemene/algemeen zakelijke aard consecutief (inclusief resumerend) tolken 14 de student kan een in een normaal – parate kennis van bron- en doeltaal (4) tempo gesproken tekst van algemene/algemeen zakelijke aard simultaan (inclusief fluisterend) tolken 15 de student kan optreden als gesprekstolk – parate kennis van bron- en doeltaal (4)

algemeen – uitstekende parate kennis van zowel bronals doeltaal (4) – kennis van de vereisten voor ondubbelzinnige mondelinge communicatie (4) – kennis van economische, culturele, sociale en politieke achtergronden van de doelgroep (3) TEKSTCREATIE

16 de student kan instaan voor de redactie van informatieve en in beperkte mate ook commerciële tekstsoorten die courant voorkomen in de bedrijfscommunicatie

EN TEKSTCONTROLE

specifiek – kennis van de specifieke eisen inzake inhoudsvinding, formulering en vormgeving van elke tekstsoort (4) – kennis van de essentiële verschillen tussen informatieve en commerciële tekstsoorten (4) – kennis van tekstverwerking (4) algemeen – kennis van de vereisten voor leesbaar formuleren (4) – kennis van de vereisten voor klantvriendelijk


&

T OLKEN

25

formuleren (4) – kennis van de vereisten voor wervend formuleren (2) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) specifiek – kennis van correcte spelling (4) – kennis van correcte terminologie (4)

16 de student kan teksten controleren en verbeteren

algemeen – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) – kennis van de beschikbare hulpbronnen (4) PRESENTATIE

18 de student kan informatie van uiteenlopende aard zowel mondeling als schriftelijk op de meest geschikte manier presenteren en toelichten

19 de student kan spreken voor een publiek op een manier die aan het gestelde doel beantwoordt

specifiek – kennis van communicatiestrategieën (3) – kennis van communicatiekanalen (3) – kennis van middelen om de communicatie af te stemmen op doel en doelgroep (3) algemeen – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) specifiek – kennis van de vereisten voor een goede mondelinge presentatie (4) – kennis van de hulpmiddelen voor een mondelinge presentatie (4) – kennis van de mogelijke valkuilen bij een mondelinge presentatie (4) algemeen – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) – kennis van presentatietechnieken (2) – inzicht in het belang van “body language” (4) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) COMPUTER

20 de student kan met behulp van PC informatie opvragen en verwerken 21 de student kan werken met computersoftware

22 de student kan de tekstopmaak verzorgen

specifiek – kennis van bestandsbeheer (4) – kennis van beschikbare software (4) algemeen – kennis van gegevensverwerking en van de technische middelen voor een optimale informatiedoorstroming (4) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) specifiek – kennis van tekstverwerking (4) – kennis van presentatiesoftware (4) algemeen – kennis van de normen voor de opmaak van teksten (4)

Tabel 8

Groepering van de kenniscomponenten per onderdeel

ONDERDEEL/vaardigheid MONDELINGE

kenniscomponenten


V1 de student kan instaan voor zowel – specifiek eenvoudige als complexere vormen van – kennis van de courant gebruikte kanalen voor zakeinformatie-uitwisseling in een zakelijke lijke communicatie (4) context – kennis van de vormvereisten voor zakelijke commu-

26


&

T OLKEN

ONDERDEEL/vaardigheid

V2 V3

V4 V5

V6

kenniscomponenten nicatie (4) de student kan instaan voor commerci- – kennis van de principes voor selectie van de inforele contacten met klanten e.a. matie (4) – kennis van de principes voor de opbouw van de de student kan voor verschillende informatie (4) doelgroepen op een aangepaste manier – kennis van de principes voor een gepaste formuleverslag uitbrengen ring van de informatie (4) – kennis van de principes voor de meest adequate de student kan op een logische manier presentatie van de informatie (4) een argumentatie opbouwen – kennis van de in een zakelijke context courant gebruikte termen en uitdrukkingen (4) de student kan notuleren tijdens verga- – kennis van de belangrijkste vormen van verslaggederingen en de notulen uitwerken tot de ving (4) vereiste verslagvorm – kennis van de basisprincipes voor efficiënte en effectieve tweegesprekken (4) de student kan op een constructieve – kennis van de telefoonetiquette (4) manier aan een vergadering deelnemen – kennis van het telefoonalfabet (2) – kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in diverse communicatiesituaties (4) – kennis van de principes voor klantvriendelijk formuleren (4) – kennis van de principes voor wervend formuleren (2) – kennis van de belangrijkste soorten argumenten (3) – kennis van de relatie tussen standpunten/conclusie en argumenten (3) – kennis van relaties tussen argumenten (2) – kennis van veel voorkomende drogredenen (2) – kennis van de mogelijkheden om argumenten te weerleggen (3) – kennis van de linguïstische signalen om een argumentatie te verduidelijken (4) – kennis van de verschillende manieren van notuleren met het oog op verslaggeving (4) – kennis van de functie van notulen (4) – kennis van de verschillende soorten van verslaggeving (4) – kennis van de vormvereisten van de verschillende soorten van verslaggeving (4) – kennis van de inhoudelijke vereisten van de verschillende soorten (4) – kennis inzake formulering van de verschillende soorten (4) – kennis van de vergaderregels (4) – kennis van de rol van de voorzitter en van de deelnemers (4) – kennis van het verloop van een vergadering (4) – kennis van tekstverwerking (4) algemeen – kennis van de vereisten voor een efficiënte en ondubbelzinnige communicatie (4) – inzicht in de communicatiesituatie en de behoeften van de doelgroep (3) – kennis van communicatiestrategieën (3) – kennis van de principes voor een logische opbouw van een argumentatie (4) – inzicht in de deontologie van de verslaggeving (4) – kennis van de verschillende soorten van vergaderingen (3) – kennis van statusverschillen tussen vergaderingen (3) – kennis van de relatie tussen statusverschillen en vergadergedrag (2) – inzicht in de aard van de verslagvorm en de aard en status van de vergadering (2) – kennis van notuleertechnieken (4)


&

T OLKEN


kenniscomponenten – algemeen bedrijfseconomische, juridische en administratieve kennis (4) – grondige kennis van het Nederlands en goede tot uitstekende kennis van Frans, Engels en Duits of Spaans (4)

SCHRIFTELIJKE

V7 de student kan de juiste hulpmiddelen kiezen om een vertaling voor te bereiden V8 de student kan de geboden vertaalmogelijkheden kritisch vergelijke en beoordelen V9 de student kan de vertaling terminologisch en stilistisch aanpassen aan de doelgroep V10 de student kan tekstsoorten vertalen die courant voorkomen in de interne/externe bedrijfscommunicatie V11 de student kan de vertaling afwerken binnen de gestelde tijd

V13 de student kan een in een normaal tempo gesproken tekst van algemene/algemeen zakelijke aard consecutief (inclusief resumerend) tolken V14 de student kan een in een normaal tempo gesproken tekst van algemene/algemeen zakelijke aard simultaan (inclusief fluisterend) tolken

VERTALING

specifiek – kennis van de klassieke hulpmiddelen (woordenboeken, grammatica’s, encyclopedieën, gespecialiseerde publicaties, terminologielijsten) (4) – kennis van elektronische hulpmiddelen (4) – kennis van betekenis- en stijlverschillen (4) – kennis van de mogelijke verschillen in moeilijkheidsgraad van de formulering (4) – kennis van de courante tekstsoorten – kennis van de specifieke zakelijke (4) terminologie – kennis van belangrijke verschillen in terminologie en formulering tussen brontaal en doeltaal (4) – kennis van het effectieve gebruik van bronnen (4) – kennis van tekstverwerking (4) algemeen – goede tot uitstekende kennis van brontaal en doeltaal (4) – kennis van terminologische en stilistische verschillen binnen de verschillende stijlregisters van de doeltaal (4) – inzicht in de deontologie van het vertaalwerk (4)

MONDELINGE

V12 de studenten kan uitmaken welke factoren belangrijk zijn bij de voorbereiding van een mondelinge vertaling

27

VERTALING

specifiek – kennis van de mogelijke eisen en verwachtingen van de doelgroep (3) – kennis van de bronnen om de vertaling terminologisch voor te bereiden (4) – kennis van noteermethodes (4) algemeen – goede tot uitstekende parate kennis van zowel bronals doeltaal (4) – kennis van de vereisten voor ondubbelzinnige mondelinge communicatie (4) – kennis van economische, culturele , sociale en politieke achtergronden van de doelgroep (3)

V15 de student kan optreden als gesprekstolk TEKSTCREATIE

V16 de student kan instaan voor de redactie van informatieve en in beperkte mate ook commerciële tekstsoorten die courant voorkomen in de bedrijfscommunicatie V17 de student kan teksten controleren en verbeteren

EN TEKSTCONTROLE

specifiek – kennis van de specifieke eisen inzake inhoudsvinding, formulering en vormgeving van elke tekstsoort (4) – kennis van de essentiële verschillen tussen informatieve en commerciële tekstsoorten (4) – kennis van correcte spelling (4) – kennis van correcte terminologie (4) – kennis van tekstverwerking (4) algemeen – kennis van de vereisten voor correct en leesbaar formuleren (4) – kennis van de vereisten voor klantvriendelijk formuleren (4) – kennis van de vereisten voor wervend formuleren (4) – kennis van de beschikbare hulpbronnen (4) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4)

28



&

T OLKEN

kenniscomponenten PRESENTATIE

V18 de student kan informatie van uiteenlopende aard zowel mondeling als schriftelijk op de meest geschikte manier presenteren en toelichten V19 de student kan spreken voor een publiek op een manier die aan het gestelde doel beantwoordt

Specifiek – kennis van communicatiestrategieën (3) – kennis van communicatiekanalen (3) – kennis van middelen om de communicatie af te stemmen op doel en doelgroep (3) – kennis van de vereisten voor een goede mondelinge presentatie (4) – kennis van de hulpmiddelen voor een mondelinge presentatie (4) – kennis van de mogelijke valkuilen bij een mondelinge presentatie (4) algemeen – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) – kennis van presentatietechnieken (2) – inzicht in het belang van “body language” (4) COMPUTER

V20 de student kan met behulp van PC Specifiek informatie opvragen en verwerken – kennis van tekstverwerking (4) – kennis van bestandsbeheer (4) V21 de student kan werken met com– kennis van beschikbare software (4) putersoftware – kennis van presentatiesoftware (4) V22 de student kan de tekstopmaak verzorgen

4.3

Attitudes per onderdeel

ONDERDEEL/vaardigheid MONDELINGE V1

V2

V3

V4

V5

V6

algemeen – kennis van gegevensverwerking en van de technische middelen voor een optimale informatiedoorstroming (4) – kennis van de normen voor de presentatie van teksten (4) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4)

de student kan instaan voor zowel eenvoudige als complexere vormen van informatie-uitwisseling in een zakelijke context de student kan instaan voor commerciële contacten met klanten e.a. de student kan voor verschillende doelgroepen op een aangepaste manier verslag uitbrengen de student kan op een logische manier een argumentatie opbouwen de student kan notuleren tijdens vergaderingen en de notulen uitwerken tot de vereiste verslagvorm de student kan op een constructieve manier aan een vergadering deelnemen

Ondersteunende kennis

Attitude


Specifiek – kennis van de courant gebruikte kanalen voor zakelijke communicatie (4) – kennis van de vormvereisten voor zakelijke communicatie (4) – kennis van de principes voor selectie van de informatie (4) – kennis van de principes voor de opbouw van de informatie (4) – kennis van de principes voor een gepaste formulering van de informatie (4) – kennis van de principes voor de meest adequate presentatie van de informatie (4) – kennis van de in een zakelijke context courant gebruikte termen en uitdrukkingen (4) – kennis van de belangrijkste vormen van verslaggeving (4) – kennis van de basisprincipes voor efficiënte en effectieve tweegesprekken (4) – kennis van de telefoonetiquette (4) – kennis van het telefoonalfabet (2) – kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in diverse communicatiesituaties (3) – kennis van de principes voor klantvriendelijk formuleren (4) – kennis van de principes voor wervend formuleren (2) – kennis van de belangrijkste soorten argumenten (3)

– accuratesse – beslissingsvermogen – contactbereidheid – zelfstandigheid – zin voor initiatief



&

T OLKEN

Ondersteunende kennis – kennis van de relatie tussen standpunten/conclusie en argumenten (3) – kennis van relaties tussen argumenten (2) – kennis van veel voorkomende drogredenen (2) – kennis van de mogelijkheden om argumenten te weerleggen (3) – kennis van de linguïstische signalen om een argumentatie te verduidelijken (4) – kennis van de verschillende manieren van notuleren met het oog op verslaggeving (4) – kennis van de functie van notulen (4) – kennis van de verschillende soorten van verslaggeving (4) – kennis van de vormvereisten van de verschillende soorten van verslaggeving (4) – kennis van de inhoudelijke vereisten van de verschillende soorten (4) – kennis inzake formulering van de verschillende soorten (4) – kennis van de vergaderregels (4) – kennis van de rol van de voorzitter en van de deelnemers (4) – kennis van het verloop van een vergadering (4) – kennis van tekstverwerking

29

Attitude

algemeen – kennis van de vereisten voor een efficiënte en ondubbelzinnige communicatie (4) – inzicht in de communicatiesituatie en de behoeften van de doelgroep (3) – kennis van communicatiestrategieën (3) – kennis van de principes voor een logische opbouw van een argumentatie (4) – inzicht in de deontologie van de verslaggeving (4) – kennis van de verschillende soorten van vergaderingen (3) – kennis van statusverschillen tussen vergaderingen (3) – kennis van de relatie tussen statusverschillen en vergadergedrag (3) – inzicht in de aard van de verslagvorm en de aard en status van de vergadering (2) – kennis van notuleertechnieken (4) – algemeen bedrijfseconomische, juridische en administratieve kennis (4) – grondige kennis van het Nederlands en goede tot uitstekende kennis van Frans, Engels en Duits of Spaans (4) SCHRIFTELIJKE V7 de student kan de juiste

VERTALING

specifiek hulpmiddelen kiezen om een – kennis van de klassieke hulpmiddelen (woordenboeken, vertaling voor te bereiden grammatica’s, encyclopedieën, gespecialiseerde publicaV8 de student kan de geboden ties, terminologielijsten) (4) vertaalmogelijkheden kritisch – kennis van elektronische hulpmiddelen (4) vergelijken en beoordelen – kennis van betekenis- en stijlverschillen (4) V9 de student kan de vertaling – kennis van de mogelijke verschillen in moeilijkheidsterminologisch en stilistisch graad van de formulering (4) aanpassen aan de doelgroep – kennis van de courante tekstsoorten (4) V10 de student kan tekstsoorten – kennis van de specifieke zakelijke terminologie (4) vertalen die courant voorko- – kennis van belangrijke verschillen in terminologie en men in de interne/externe beformulering tussen brontaal en doeltaal (4) drijfscommunicatie – kennis van het effectieve gebruik van bronnen (4) V11 de student kan de vertaling – kennis van tekstverwerking (4) afwerken binnen de gestelde tijd algemeen – goede tot uitstekende kennis van brontaal en doeltaal (4) – kennis van terminologische en stilistische verschillen binnen de verschillende stijlregisters van de doeltaal (4)

– accuratesse – beslissingsvermogen – kritische ingesteldheid – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – doorzettingsvermogen – omgaan met stress – zin voor initiatief

30



Ondersteunende kennis – inzicht in de deontologie van het vertaalwerk (4) MONDELINGE

V12 de studenten kan uitmaken

welke factoren belangrijk zijn bij de voorbereiding van een mondelinge vertaling V13 de student kan een in een normaal tempo gesproken tekst van algemene/algemeen zakelijke aard consecutief (inclusief resumerend) vertalen V14 de student kan een in een normaal tempo gesproken tekst van algemene/algemeen zakelijke aard simultaan (inclusief fluisterend) vertalen V15 de student kan optreden als gesprekstolk

voor de redactie van informatieve en commerciele tekstsoorten die courant voorkomen in de bedrijfscommunicatie V17 de student kan teksten controleren en verbeteren

T OLKEN

Attitude

VERTALING

specifiek – kennis van de mogelijke eisen en verwachtingen van de doelgroep (3) – kennis van de bronnen om de vertaling terminologisch voor te bereiden (4) – kennis van noteermethodes (4)

– accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – omgaan met stress

algemeen – goede tot uitstekende parate kennis van zowel bronals doeltaal (4) – kennis van de vereisten voor ondubbelzinnige mondelinge communicatie (4) kennis van economische, culturele , sociale en politieke achtergronden van de doelgroep (3)

TEKSTCREATIE V16 de student kan instaan

&

EN TEKSTCONTROLE

specifiek – kennis van de specifieke eisen inzake inhoudsvinding, formulering en vormgeving van elke tekstsoort (4) – kennis van de essentiële verschillen tussen informatieve en commerciële tekstsoorten (4) – kennis van correcte spelling (4) – kennis van correcte terminologie (4) – kennis van tekstverwerking (4)

– accuratesse – beslissingsvermogen – zelfstandigheid – kritische ingesteldheid

algemeen – kennis van de vereisten voor correct en leesbaar formuleren (4) – -kennis van de vereisten voor klantvriendelijk formuleren (4) – kennis van de vereisten voor wervend formuleren (2) – kennis van de beschikbare hulpbronnen (4) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) PRESENTATIE V18 de student kan informatie

van uiteenlopende aard zowel mondeling als schriftelijk op de meest geschikte manier presenteren en toelichten V19 de student kan spreken voor een publiek op een manier die aan het gestelde doel beantwoordt

specifiek – kennis van communicatiestrategieën (3) – kennis van communicatiekanalen (3) – kennis van middelen om de communicatie af te stemmen op doel en doelgroep (3) – kennis van de vereisten voor een goede mondelinge presentatie (4) – kennis van de hulpmiddelen voor een mondelinge presentatie (4) – kennis van de mogelijke valkuilen bij een mondelinge presentatie (4)

– accuratesse – flexibiliteit – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor initiatief – contactbereidheid

algemeen – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) – kennis van presentatietechnieken (2) – inzicht in het belang van “body language” (4) COMPUTER V20 de student kan met behulp

van PC informatie opvragen en verwerken V21 de student kan werken met vertaalsoftware V22 de student kan de tekstopmaak verzorgen

specifiek – kennis van tekstverwerking (4) – kennis van bestandsbeheer 4) – kennis van beschikbare software (4) – kennis van presentatiesoftware (4) algemeen – kennis van gegevensverwerking en van de technische middelen voor een optimale informatiedoorstroming (4)

– accuratesse – kritische ingesteldheid – zelfstandigheid



4.4

&

T OLKEN

31

Ondersteunende kennis – kennis van de normen voor de presentatie van teksten (4) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4)

Attitude

Contextgegevens per onderdeel Als we nu ook nog de contextgegevens bijvoegen, dan komen we tot de volgende eindtabel. Tabel 9

functioneel

Eindtabel vertaalslag

onderdeel

geheel mondelinge en/of schriftelijke zakelijke communicatie

basiscompetentie vaardigheid V1 de student kan instaan voor zowel eenvoudige als complexere vormen van informatie-uitwisseling in een zakelijke context V2 de student kan instaan voor commerciële contacten met klanten e.a. V3 de student kan voor verschillende doelgroepen op een aangepaste manier verslag uitbrengen V4 de student kan op een logische manier een argumentatie opbouwen V5 de student kan notuleren tijdens vergaderingen en de notulen uitwerken tot de vereiste verslagvorm V6 de student kan op een constructieve manier aan een vergadering deelnemen

ondersteunende kennis specifiek – kennis van de courant gebruikte kanalen voor zakelijke communicatie (4) – kennis van de vormvereisten voor zakelijke communicatie (4) – kennis van de principes voor selectie van de informatie (4) – kennis van de principes voor de opbouw van de informatie (4) – kennis van de principes voor een gepaste formulering van de informatie (4) – kennis van de principes voor de meest adequate presentatie van de informatie (4) – kennis van de in een zakelijke context courant gebruikte termen en uitdrukkingen (4) – kennis van de belangrijkste vormen van verslaggeving (4) – kennis van de basisprincipes voor efficiënte en effectieve tweegesprekken (4) – kennis van de telefoonetiquette (4) – kennis van het telefoonalfabet (2) – kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in diverse communicatie-situaties (3) – kennis van de principes voor klantvriendelijk formuleren (4) – kennis van de principes voor wervend formuleren (2) – kennis van de belangrijkste soorten argumenten (3) – kennis van de relatie tussen standpunten/ conclusie en argumenten (3) – kennis van relaties tussen argumenten (2) – kennis van veel voorkomende drogredenen (2) – kennis van de mogelijkheden om argumenten te weerleggen (3) – kennis van de linguïstische signalen om een argumentatie te verduidelijken (4) – kennis van de verschillende manieren van notuleren met het oog op verslaggeving (4) – kennis van de functie van notulen (4) – kennis van de verschillende

context Attitude – accuratesse – beslissingsvermogen – contactbereidheid – zelfstandigheid – zin voor initiatief

gegevens kantoor vergaderzaal telefoon telefoonmemo’s vergaderdocumenten – notulenbladen – woordenboeken – PC met de nodige software – – – – –

32

functioneel


onderdeel

geheel

basiscompetentie vaardigheid – – – – – – –

ondersteunende kennis soorten van verslaggeving (4) kennis van de vormvereisten van de verschillende soorten van verslaggeving (4) kennis van de inhoudelijke vereisten van de verschillende soorten (4) kennis inzake formulering van de verschillende soorten (4) kennis van de vergaderregels (4) kennis van de rol van de voorzitter en van de deelnemers (4) kennis van het verloop van een vergadering (4) kennis van tekstverwerking (4)

&

T OLKEN

context Attitude

gegevens

algemeen – kennis van de vereisten voor een efficiënte en ondubbelzinnige communicatie (4) – inzicht in de communicatiesituatie en de behoeften van de doelgroep (3) – kennis van communicatiestrategieën (3) – kennis van de principes voor een logische opbouw van een argumentatie (4) – inzicht in de deontologie van de verslaggeving (4) – kennis van de verschillende soorten van vergaderingen (3) – kennis van statusverschillen tussen vergaderingen (3) – kennis van de relatie tussen statusverschillen en vergadergedrag (3) – inzicht in de aard van de verslagvorm en de aard en status van de vergadering (2) – kennis van notuleertechnieken (4) – algemeen bedrijfseconomische, juridische en administratieve kennis (4) – grondige kennis van het Nederlands en goede tot uitstekende kennis van Frans, Engels en Duits of Spaans (4) schriftelijke vertaling

V7 de student kan de juiste hulpmiddelen kiezen om een vertaling voor te bereiden V8 de student kan de geboden vertaalmogelijkheden kritisch vergelijke en beoordelen V9 de student kan de vertaling terminologisch en stilistisch aanpassen aan de doelgroep V10de student kan tekstsoorten vertalen die courant voorkomen in de interne/externe bedrijfscommunicatie

Specifiek – kennis van de klassieke hulpmiddelen (woordenboeken, grammatica’s, encyclopedieën, gespecialiseerde publicaties, terminologielijsten) (4) – kennis van elektronische hulpmiddelen (4) – kennis van betekenis- en stijlverschilen (4) – kennis van de mogelijke verschillen in moeilijkheidsgraad van de formulering (4) – kennis van de courante tekstsoorten (4) – kennis van de specifieke zakeljke terminologie (4) – kennis van belangrijke verschillen in terminologie en formulering tussen brontaal en doeltaal (4) – kennis van het effectieve

– accuratesse – beslissingsvermogen – kritische ingesteldheid – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – doorzettingsvermogen – omgaan met stress – zin voor initiatief

– kantoor – woordenboeken – gespecialiseerde naslagwerken – PC – CD-rom – Internet


functioneel

onderdeel

geheel



&

T OLKEN

33

basiscompetentie vaardigheid V11de student kan de vertaling afwerken binnen de gestelde tijd

ondersteunende kennis gebruik van bronnen (4) – kennis van tekstverwerking (4)

V12 de studenten kan uitmaken welke factoren belangrijk zijn bij de voorbereiding van een mondelinge vertaling V13 de student kan een in een normaal tempo gesproken tekst van algemene/ algemeen zakelijke aard consecutief (inclusief resumerend) tolken V14 de student kan een in een normaal tempo gesproken tekst van algemene / algemeen zakelijke aard simultaan (inclusief fluisterend) tolken V15 de student kan optreden als gesprekstolk

Specifiek – kennis van de mogelijke eisen en verwachtingen van de doelgroep (3) – kennis van de bronnen om de vertaling terminologisch voor te bereiden (4) – kennis van noteermethodes (4)

V16 de student kan instaan voor de redactie van informatieve en in beperkte mate ook commerciële tekstsoorten die courant voorkomen in de bedrijfscommunicatie V17 de student kan teksten controleren en verbeteren

specifiek – kennis van de specifieke eisen inzake inhoudsvinding, formulering en vormgeving van elke tekstsoort (4) – kennis van de essentiële verschillen tussen informatieve en commerciële tekstsoorten (4) – kennis van correcte spelling (4) – kennis van correcte terminologie (4) – kennis van tekstverwerking (4)

context Attitude

gegevens

algemeen – goede tot uitstekende kennis van brontaal en doeltaal (4) – kennis van terminologische en stilistische verschillen binnen de verschillende stijlregisters van de doeltaal (4) – inzicht in de deontologie van het vertaalwerk (4) – accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – omgaan met stress

– tolkcel – balie – alle bedrijfs- en niet bedrijfsgebonden communicatiesituaties – woordenboeken en naslagwerken voor de voorbereiding

– accuratesse – beslissingsvermogen – zelfstandigheid – kritische ingesteldheid

– kantoor – woordenboeken – gespecialiseerde naslagwerken – PC – spellchecker

– accuratesse – flexibiliteit – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor initiatief

– – – – – –

algemeen – goede tot uitstekende parate kennis van zowel bronals doeltaal (4) – kennis van de vereisten voor ondubbelzinnige mondelinge communicatie (4) – kennis van economische, culturele , sociale en politieke achtergronden van de doelgroep (3)

algemeen – kennis van de vereisten voor correct en leesbaar formuleren (4) – kennis van de vereisten voor klantvriendelijk formuleren (4) – kennis van de vereisten voor wervend formuleren (2) – kennis van de beschikbare hulpbronnen (4) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) presentatie

V18 de student kan informatie van uiteenlopende aard zowel mondeling als schriftelijk op de

specifiek – kennis van communicatiestrategieën (3) – kennis van communicatiekanalen (3) – kennis van middelen om de

bedrijf beurs vergaderzaal brochures folders overheadprojec-

34

functioneel


onderdeel

geheel

basiscompetentie vaardigheid meest geschikte manier presenteren en toelichten V19 de student kan spreken voor een publiek op een manier die aan het gestelde doel beantwoordt

ondersteunende kennis communicatie af te stemmen op doel en doelgroep (3) – kennis van de vereisten voor een goede mondelinge presentatie (4) – kennis van de hulpmiddelen voor een mondelinge presentatie (4) – kennis van de mogelijke valkuilen bij een mondelinge presentatie (4)

&

T OLKEN

context Attitude – contactbereidheid

gegevens tor – flip-over – presentatiesoftware

– accuratesse – kritische ingesteldheid – zelfstandigheid

– kantoor – PC – Aangepaste harden software

algemeen – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4) – kennis van presentatietechnieken (2) inzicht in het belang van “body language” (4) computer

STAP OPTIE

V20 de student kan met behulp van PC informatie opvragen en verwerken V21 de student kan werken met vertaalsoftware V22 de student kan de tekstopmaak verzorgen

Specifiek – kennis van tekstverwerking (4) – kennis van bestandsbeheer (4) – kennis van beschikbare software (4) – kennis van presentatiesoftware(4) algemeen – kennis van gegevensverwerking en van de technische middelen voor een optimale informatiedoorstroming (4) – kennis van de normen voor de presentatie van teksten (4) – goede tot uitstekende kennis van de (des)betreffende taal (4)

5 : AANVULLENDE GEGEVENS MET BETREKKING TOT DE

♦ De verhouding tussen praktijk en theorie In het eerste, gemeenschappelijk jaar van de basisopleiding secretariaatsbeheer ligt het accent al voor ten minste 50 % op talen (Nederlands, Frans, Engels en Duits). In het tweede jaar, waar de optiekeuze gemaakt wordt, stijgt het percentage van het aandeel van de talen in de optie zakelijk vertalen en tolken tot minimum 75 % en in het derde jaar van de opleiding gaat ook ten minste 75% naar talenonderricht. Aangezien dat talenonderricht afgestemd is op een functionele taalbeheersing met intense training van schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden, spreekt het vanzelf dat daar vooral oefeningen worden aangeboden waarin de noodzakelijke theoretische kennis aan de praktijk getoetst wordt. Theoretisch zijn vooral die opleidingsonderdelen die zorgen voor de algemeen economisch, juridische en administratieve basis. In het talenonderricht en in een opleidingsonderdeel zoals tekstverwerking en toegepaste informatica heeft de praktijk het overwicht op de theorie. Grosso modo kunnen we stellen dat in de optie zakelijk vertalen en tolken zeker 75 % van de opleiding als “praktijk” bestempeld kan worden. ♦ Het aandeel van de stagetijd Studenten van de optie zakelijk vertalen en tolken lopen alleen stage in het derde jaar van de opleiding. Het is een “doe-stage” van ten minste vier weken. Van de stage wordt geëist dat ze aansluit bij de opleiding.


&

T OLKEN

35

Dat houdt in dat de stage-activiteiten vooral gericht moeten zijn op schriftelijke en/of mondelinge vertaling van diverse tekstsoorten, en op het gebruik van ten minste 1 en bij voorkeur meer vreemde talen in uiteenlopende situaties en opdrachten. ♦ Relatieve opleidingsduur per functioneel geheel Binnen de globale opleidingsduur van 3 jaar (1 cyclus) zien wij de opleidingsduur voor de onderscheiden functionele gehelen als volgt: − communicatie : 70- 80 % − informatieverstrekking : 10- 15 % − informatieverwerking : 10- 15 % ♦ Niveau van de optie De optie leidt zonder enige twijfel naar niveau 4 en 5. Voor de verantwoording van deze niveaubepaling verwijzen wij naar 2.1.1 van dit document.

3.4

Sleutelkwalificaties Het volgende overzicht vermeldt de sleutelkwalificaties per beroepsgerichte basiscompetentie. Bij elke sleutelkwalificatie wordt de frequentie tussen haakjes aangegeven. Daarbij werd dezelfde schaal gehanteerd als bij de attitudes: (4)=zeer frequent, (3)=(frequent), (2)=soms, (1)=zelden, en NvT (niet van toepassing). Het zal daarbij ongetwijfeld opvallen dat zo goed als alle sleutelkwalificaties het attribuut “zeer frequent” of “frequent” toebedeeld krijgen. ONDERDEEL/vaardigheid MONDELINGE

sleutelkwalificaties / frequentie


BC1 de student kan instaan voor zowel eenvoudige als complexere vormen van informatie-uitwisseling in een zakelijke context BC2 de student kan instaan voor commerciële contacten met klanten BC3 de student kan voor verschillende doelgroepen op een aangepaste manier verslag uitbrengen BC4 de student kan op een logische manier een argumentatie opbouwen BC5 de student kan notuleren tijdens vergaderingen en de notulen uitwerken tot de vereiste verslagvorm BC6 de student kan op een constructieve manier aan een vergadering deelnemen

SCHRIFTELIJKE

– abstract denken (4) – accuratesse (4) – beslissingsvermogen (4) – commercieel inzicht (3) – dienstverlenende ingesteldheid (2) – flexibiliteit (3) – imagobewustzijn (3) – kritische ingesteldheid (4) – kunnen omgaan met informatie (4) – loyauteit (3) – omgaan met stress (4) – problemen onderkennen en oplossen (3) – productieve taalvaardigheid MTV (4) – productieve taalvaardigheid moedertaal (4) – receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) – receptieve taalvaardigheid MVT (4) – resultaatgerichtheid (4) – verantwoordelijkheidszin (4) – zelfstandigheid (4) – zin voor initiatief (4)

VERTALING

BC7 de student kan de juiste hulpmiddelen kiezen om een vertaling voor te bereiden BC8 de student kan de geboden vertaalmogelijkheden kritisch vergelijken en beoordelen BC9 de student kan de vertaling terminologisch en stilistisch aanpassen aan de doelgroep BC10 de student kan tekstsoorten vertalen die courant voorkomen in de interne/externe bedrijfscommunicatie BC11 de student kan de vertaling afwerken binnen de gestelde tijd

– abstract denken (4) – accuratesse (4) – beslissingsvermogen (4) – creativiteit (4) – doorzettingsvermogen (4) – een werkplan kunnen maken (3) – kritische ingesteldheid (4) – kwaliteitsbewustzijn (4) – kwaliteitsbewustzijn (4) – omgaan met stress (4) – productieve taalvaardigheid MTV (4)

36



&

T OLKEN

sleutelkwalificaties / frequentie – productieve taalvaardigheid moedertaal (4) – receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) – receptieve taalvaardigheid MTV (4) – resultaatgerichtheid (4) – verantwoordelijkheidszin (4) – zelfstandigheid (4) – zelfvertrouwen (4)

MONDELINGE VERTALING

BC12 de student kan uitmaken welke factoren belangrijk zijn bij de voorbereiding van een mondelinge vertaling BC13 de student kan een in een normaal tempo gesproken tekst van algemene/algemeen zakelijke aard consecutief (inclusief resumerend) tolken BC14 de student kan een in een normaal tempo gesproken tekst van algemene/algemeen zakelijke aard simultaan (inclusief fluisterend) tolken BC15 de student kan optreden als gesprekstolk

TEKSTCREATIE

– abstract denken (4) – accuratesse (4) – assertiviteit (4) – contactbereidheid (4) – imagobewustzijn (3) – omgaan met stress (4) – productieve taalvaardigheid MTV (4) – receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) – receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) – receptieve taalvaardigheid MVT (4) – zelfstandigheid (4) – zelfvertrouwen (4)

EN TEKSTCONTROLE

BC16 de student kan instaan voor de redactie van informatieve en in beperkte mate ook commerciële tekstsoorten die courant voorkomen in de bedrijfscommunicatie BC17 de student kan teksten controleren en verbeteren

– abstract denken (4) – accuratesse (4) – commercieel inzicht (3) – kritische ingesteldheid (4) – kunnen omgaan met informatie (4) – kwaliteitsbewustzijn (4) – productieve taalvaardigheid MTV (4) – productieve taalvaardigheid moedertaal (4) – receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) – receptieve taalvaardigheid MTV (4) – resultaatgerichtheid (4) – zelfstandigheid (4)

PRESENTATIE

BC18 de student kan informatie van uiteenlopende aard zowel mondeling als schriftelijk presenteren en toelichten BC19 de student kan spreken voor een publiek op een manier die aan het gestelde doel beantwoordt

– abstract denken (4) – accuratesse (4) – contactbereidheid (4) – flexibiliteit (3) – imagobewustzijn (4) – omgaan met stress (4) – productieve taalvaardigheid MVT (4) – productieve taalvaardigheid moedertaal (4) – zelfstandigheid (4) – zelfvertrouwen (4)

COMPUTER

BC20 de student kan met behulp van PC informatie opvragen en verwerken BC21 de student kan werken met computersoftware BC22 de student kan de tekstopmaak verzorgen

– kunnen omgaan met informatie (4) – leerbekwaamheid (4) – leergierigheid (4) – zin voor esthetiek (2)

Tabel sleutelkwalificaties sleutelkwalificatie abstract denken accuratesse assertiviteit beslissingsvermogen commercieel inzicht contactbereidheid creativiteit dienstverlenende ingesteldheid

4 ✗ ✗ ✗ ✗

3

2

✗ ✗ ✗ ✗

1

NvT


&

T OLKEN

doorzettingsvermogen een werkplan kunnen maken empathie flexibiliteit imagobewustzijn inzicht in de arbeidsorganisatie kritische ingesteldheid kunnen omgaan met informatie kwaliteitsbewustzijn leerbekwaamheid leergierigheid loyauteit omgaan met stress planmatig denken problemen onderkennen en oplossen productieve taalvaardigheid MTV productieve taalvaardigheid moedertaal receptieve taalvaardigheid moedertaal receptieve taalvaardigheid MTV resultaatgerichtheid solidariteit veiligheids- en milieubewustzijn verantwoordelijkheidszin zelfstandigheid zelfvertrouwen zin voor initiatief zin voor samenwerking zin voor esthetiek

3.5

37

✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗

De kern van het opleidingsprofiel De basisopleiding secretariaatsbeheer optie zakelijk vertalen en tolken vormt gegradueerden die snel hun weg vinden op de arbeidsmarkt in uiteenlopende beroepssituaties en functies die evenwel de volgende vereisten gemeen hebben: − een “gebruiksklare” talenkennis van ten minste drie vreemde talen op hoog niveau − een talenkennis die vooral gericht is op de interne en externe communicatiebehoeften van het bedrijfsleven − een grote communicatievaardigheid − een stevige algemeen economische, juridische en administratieve basis − een goede kennis van tekstverwerking en informatica De nadruk ligt dus op polyvalentie en een talenkennis die nauw aansluit bij de reële behoeften van het bedrijfsleven. Niet alleen het receptieve maar ook het productieve aspect van taalkennis wordt sterk beklemtoond. Kortom, het gaat in essentie om “communicatie”, zowel mondeling als schriftelijk. De grote vraag naar communicatieve vaardigheden komt trouwens van het bedrijfsleven zelf. Werkgevers verwachten van jonge afgestudeerden dat zij een schrijf- of spreekopdracht kunnen plannen, dat zij de inhoud ervan kunnen bepalen en structureren en dat zij de informatie behoorlijk kunnen formuleren en presenteren. Dat geldt niet alleen voor taaltaken in de moedertaal maar ook voor taken in vreemde talen.

38


&

T OLKEN

De optie zakelijk vertalen en tolken wil aan die eisen tegemoetkomen. Dat verklaart ook waarom communicatie het belangrijkste functioneel geheel is in dit opleidingsprofiel. Bij dit functioneel geheel horen 4 onderdelen: − mondelinge en/of schriftelijke zakelijke communicatie − schriftelijke vertaling − mondelinge vertaling − tekstcreatie en tekstcontrole Onderdelen zoals financiën, organisatie, archief en administratie, die wel heel specifiek zijn voor de optie secretariaat-talen, zijn hier niet opgenomen omdat zij in de optie zakelijk vertalen en tolken niet of slechts heel zijdelings aan bod komen. Voor afgestudeerden van de optie zakelijk vertalen en tolken ligt duidelijk een brede arbeidsmarkt open, een internationale arbeidsmarkt zelfs. Wij denken dat het verschil in doelstellingen en bijgevolg in opleiding tussen enerzijds de optie secretariaat-talen (binnen dezelfde basisopleiding) en anderzijds de opleiding tot licentiaat vertaler- licentiaat tolk (opleiding van 2 cycli) voldoende beklemtoond is.

3.6

De maatschappelijk-culturele vorming De maatschappelijk-culturele vorming in de optie zakelijk vertalen en tolken is van die aard dat zij de studenten degelijk voorbereidt op de diverse taken en verantwoordelijkheden die zij als werknemer of als zelfstandige op zich zullen moeten nemen. Als gevolg van de schaalvergroting in het bedrijfsleven, de toenemende internationalisering en de daaraan verbonden verscherpte concurrentie is immers de vraag ontstaan naar jonge, dynamische medewerkers die niet alleen de gegevensverwerking beheersen die eigen is aan een ruim administratief kader, maar die ook vlot meertalig zijn, zowel mondeling als schriftelijk. In de optie zakelijk vertalen en tolken staat die talenkennis uiteraard centraal, een talenkennis die actueel is en afgestemd op reële behoeften. Ze is sterk gericht op communicatieve vaardigheden en gecombineerd met culturele, sociale, economische en politieke inzichten. Op die manier zijn de afgestudeerden van deze optie in staat om te vertalen en te tolken met respect voor het gedachtengoed van zowel de bronals de doeltaal.


&

T OLKEN

39


♦ L. Bollaert, Het decreet op het Hoger Onderwijs, toespraak voor de Kamer van Vertalers, Tolken en Filologen, november 1995. ♦ Dienst voor onderwijsontwikkeling, Handleiding voor het schrijven van beroepsprofielen, Brussel, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, 1995. ♦ Dienst voor onderwijsontwikkeling, Handleiding voor het schrijven van opleidingsprofielen voor het hogeschoolonderwijs, Brussel, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, 1996. ♦ Dienst voor onderwijsontwikkeling, Opleidingsprofiel Secretariaat-Talen, 1996. ♦ Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Decreet van 13 juli 1994 betreffende de hogescholen in de Vlaamse Gemeenschap, Brussel, B.S. van 31.O8.94, p. 22064-22134.

40


&

T OLKEN


Dit opleidingsprofiel werd opgesteld door ♦ Maggy Verniers, lector en optieverantwoordelijke zakelijk vertalen en tolken aan Mercator Hogeschool Provincie Oost-Vlaanderen.

Met dank voor het advies aan ♦ Patrick Beeken, Katholieke Hogeschool Limburg ♦ Freddy De Wit, Hogeschool Gent ♦ Magda Lannoote, Karel de Grote-Hogeschool ♦ Johan Van de Vannet, Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende ♦ Norbert Van Moerkercke, Mercator Hogeschool Provincie Oost-Vlaanderen.

OPLEIDINGSPROFIEL optie secretariaat-talen

studiegebied : handelswetenschappen & bedrijfskunde opleiding : secretariaatsbeheer optie : secretariaat-talen sector : handel-administratie


INHOUD OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT-T ALEN

I N H O U D

HOOFDRUBRIEK 1

1

INLEIDING

1.1 1.2


1.3 1.4



HOOFDRUBRIEK 2

1 1 1 1

1 2

3

SITUERING VAN DE OPTIE SECRETARIAAT-TALEN

2.1

Gegevens uit de beroepenwereld 2.1.1

2.1.2 2.1.3

2.2

Gegevens uit de onderwijswereld 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.2.10 2.2.11 2.2.12 2.2.13

2.3

Beroepenstructuur 2.1.1.1 Administratieve beroepen 2.1.1.2 Vergelijkende tabel beroepen/functies Geraadpleegde beroepsprofielen Visie Studiegebied, opleidingen en opties Aanverwante studiegebieden, opleidingen, opties Diploma’s en getuigschriften Recente evoluties in het aantal uitgereikte diploma’s voor de optie Gelijkaardige opleidingen en diploma’s in het buitenland Geografische spreiding van de beroepsactiviteiten in Vlaanderen Geografische spreiding van het opleidingsaanbod in Vlaanderen Infrastructuur Kwantitatieve beschrijving van het totaal aantal studenten in de optie Kwantitatieve beschrijving van de eerstejaarsstudenten van de optie Reële studieduur Inventaris van de (vroegere) leerplannen Inhoudelijke profilering van de opleiding in binnen- en buitenland


HOOFDRUBRIEK 3

2 2 6 8 8 9 11 11 11 12 12 13 13 13 14 14 15 15 16 16

18

20


3.1 3.2

De exacte benaming van de opleiding De globale omschrijving van de optie c.q. opleiding

20 20

INHOUD OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT-T ALEN

3.3

LUIK 1: De professionele opleiding Het beroepsgericht opleidingsprofiel 3.3.1 3.3.2

3.3.3

3.4 3.5 3.6 3.7

Bijeenbrengen van de relevante beroepsprofielen De concrete uitwerking van de vertaalslag 3.3.2.1 Stap 1: Evaluatie van de taken uit het beroepsprofiel 3.3.2.2 Stap 2: Selectie van taken 3.3.2.3 Stap 3: Clustering van de geselecteerde taken tot onderdelen en functionele gehelen 3.3.2.4 Stap 4: Formulering van basiscompetenties Aanvullende gegevens met betrekking tot de optie

22 22 22 22 22 27 34 39

68

LUIK 2 : De persoonsvorming

70

Sleutelkwalificaties De kern van de opleidingsprofiel

70 80

LUIK 3 : De maatschappelijke integratie

82

Maatschappelijk-culturele vorming Relevantie van het opleidingsprofiel voor de herschikking van de kwalificatiestructuur

82 73

HOOFDRUBRIEK 4

84

DOELGROEPEN VAN HET AFGEWERKTE OPLEIDINGSPROFIEL

HOOFDRUBRIEK 5

85

BIBLIOGRAFIE


87

OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT-T ALEN

1


1.1

Identificatie van het opleidingsprofiel Opleidingsprofiel Opleiding Optie Sectorcommissie

1.2

Opdracht

1.2.1

Opdrachtgevers

: : : :

Secretariaat-talen Secretariaatsbeheer Secretariaat-talen Handel-administratie

− Raad voor Hoger Onderwijs(VLOR) − Koepelcommissie Opleidingsprofielen

1.2.2

Opdracht Een opleidingsprofiel maken voor de optie secretariaat-talen.

1.3

Ontwikkelingsproces Het opleidingsprofiel is gemaakt op basis van een beroepsprofiel1 dat conform de DVO-handleiding2 is opgesteld. Vergaderingen sectorcommissie opleidingsprofielen handel-administratie: − 21 oktober 1996 − 9 december 1996 − 20 januari 1997 − 4 maart 1997 − 22 april 1997

1 2

Beroepsprofiel basisopleiding Secretariaatsbeheer, opties Secretariaat-Talen, Zakelijk vertalen en tolken, en Medisch secretariaat, Brussel 1996. DVO, Handleiding voor het schrijven van beroepsprofielen, Brussel 1996.

2


Tussen 9 december 1996 en 22 april 1997 werd een ontwerp uitgewerkt door de aangestelde expert Lucien Bollaert. In samenspraak met voorzitter Ludo Verhulst werd geen werkgroep samengesteld. Wel was er overleg en uitwisseling van informatie onder de experten van de andere opties, nl. mevrouw Maggy Verniers (zakelijk vertalen en tolken) en de heer Lambert Vangronsveld (medisch secretariaat). Een voorontwerp werd, met de vraag naar reactie, verstuurd naar alle leden van de werkgroep beroepsprofiel meertalige assistent(e) van vorig academiejaar. Het voorontwerp werd formeel gescreend door de vertegenwoordiger van de DVO in de sectorcommissie.

1.4

Legitimatie De legimitator is de Raad voor het Hoger Onderwijs (Vlor).


3

HOOFDRUBRIEK 2 SITUERING VAN DE OPTIE SECRETARIAAT-TALEN

2.1


2.1.1

Beroepenstructuur We gaan even dieper in op de gegevens uit de beroepenwereld. We doen dit enerzijds omdat er een aantal interessante publicaties met medewerking van het werkveld verschenen zijn na het afronden van de Beroepsprofielen Basisopleiding Secretariaatsbeheer door de verschillende werkgroepen op 10 mei 19963. Anderzijds willen wij tegemoet komen aan de beoordeling door de Vlaamse Onderwijsraad (Vlor), die in haar advies van 2 juli 1996 stelt dat de gegevens over het beroep en beroepsstructuur ontbreken, geen functiestructuur aangereikt wordt, noch de verhouding tussen beroep en functies en een inventarisatie van bestaande beroepsprofielen en/of functieprofielen. Ook de verantwoording van het niveau ontbrak4. De opleiding Secretariaatsbeheer optie Secretariaat-Talen leidt op tot het beroep van meertalige directieassistent(e). Die benaming werd in het beroepsprofiel verkozen boven het meer gebruikelijke directiesecretaris/esse omdat ze volgens de werkgroep beter beantwoordt aan de beschrijving van het beroep. Ook binnen het werkveld wordt de term (directie)secretaris/esse niet volledig aanvaard, omwille van de neerkijkende connotatie van het woord secretaris/esse.5 Op Europees vlak worden 5 niveaus onderscheiden, afhankelijk van de vereiste opleiding6. De opleiding Secretariaatsbeheer optie Secretariaat-Talen leidt duidelijk op tot een beroep op niveau 4 en niveau 5. Niveau 4 wordt omschreven als: ‘een technische opleiding op hoger niveau in onderwijsinstellingen of elders. De kwalificatie die verkregen wordt als resultaat van deze opleiding omvat kennis en bekwaamheden op hoger niveau maar vereist in het algemeen geen kennis van wetenschappelijke beginselen in de verschillende desbetreffende gebieden. Deze bekwaamheden en kennis maken het in het bijzonder mogelijk op autonome of onafhankelijke manier verantwoordelijkheid te nemen voor planning en/of leiding en/of beheer.’ Niveau 5 wordt omschreven als: ‘diegene die deze opleiding heeft gevolgd kan onafhankelijk een beroepsactiviteit - als loontrekkende of niet-loontrekkende - uitoefenen en beheerst de wetenschappelijke achtergronden van het beroep.’

3 4 5 6

Beroepsprofiel Basisopleiding Secretariaatsbeheer, opties Secretariaat-Talen, Zakelijk vertalen en tolken en Medisch secretariaat, Brussel, 10 mei 1996. VLOR, Beroepsprofiel Meertalig directie-assistent, Zakelijk vertaler en tolk en medisch secretaresse, document RHO/WVE/ADV/021, 2 juli 1996. Zie verslag Nationale Secretaressencongres van 14 november 1996 ingericht door het Secretary management Institute te Elewijt-Zemst. Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, nr. I. 199/59 van 31.7.85.

4


Uit een verdere omschrijving van die niveaus door de Dienst voor Onderwijsontwikkeling7 (DVO) blijkt dat de niveaubepaling gebaseerd is op drie criteria: verantwoordelijkheid, complexiteit en transfer. Op beide niveaus moet de opleiding het mogelijk maken dat de gediplomeerde ‘op een autonome en onafhankelijke manier verantwoordelijkheid kan opnemen voor de planning en/of leiding en/of beheer’. Verder is de beroepsbeoefenaar ‘verantwoordelijk voor de uitvoering van het eigen takenpakket en moet zich daarvoor ook tegenover collega’s kunnen verantwoorden (niet-hiërarchisch)’ en draagt hij/zij ‘een hiërarchische verantwoordelijkheid’. ‘Voorts combineert of bedenkt hij nieuwe procedures’ en betreft het ‘specialistische en beroepsonafhankelijke vaardigheden en kennis’. Het valt op dat bovenstaande omschrijvingen en criteria wonderwel aansluiten bij de Nederlandse en Vlaamse studies rond de beroepsprofielen. Het Vlaamse onderzoek werd gevoerd door het Hoger Instituut voor de Arbeid (HIVA) van de Katholieke Universiteit Leuven in opdracht van de Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen (SERV)8. De auteurs beginnen met vast te stellen dat er zich volgende afbakeningsproblemen stellen met het beroep administratief medewerk(st)er: − Er is geen sprake van een keurig af te bakenen sector. De werksoort administratieve arbeid komt namelijk voor in alle branches. − Er is geen sprake van nauwkeurig af te perken beroepen binnen deze werksoort. De administratieve werkzaamheden kunnen, afhankelijk van de bedrijfsorganisatie, in verschillende combinaties voorkomen. − er stelt zich het probleem van een gedifferentieerde functiebenaming. Wat hier administratief medewerk(st)er wordt genoemd, is elders een secretaresse of tekstverwerk(st)er. Daarenboven geeft de naam van de functie nog geen zekerheid over haar inhoud.9 Het HIVA maakt daarop in het administratieve beroepenveld het onderscheid tussen administratief medewerkers en secretaresses. Met als criterium het onderscheid naar werksoort brengen zij beroepen waarvan de klemtoon ligt op het bewerken van informatie onder in de werksoort administratief werk. Beroepen waarvan de klemtoon ligt op de vormgeving, verwerking en distributie van informatie brengen zij onder in de werksoort secretariaatswerk. Met als criterium de functionele gerichtheid omschrijven zij de administratieve medewerk(st)ers als gericht op het uitvoeren van in hoge mate nauwkeurig omschreven taken waarbij de mate van autonomie in de volgorde van de uitvoering van de taken (...) relatief beperkt (is) en het werk (...) dikwijls iteratief (is) en daarom in veel gevallen gestandaardiseerd.10

7 8 9 10

DVO, Handleiding voor het schrijven van opleidingsprofielen voor het Hogeschoolonderwijs, Brussel 1996, blz. 61-63. Dirk Malfait, Luc Sels (HIVA), Het opstellen van een beroepsprofiel, Leuven 1996. HIVA, op. Cit., blz. 33. HIVA, op. Cit., blz. 34-35.


5

Secretaressen daarentegen zijn gelieerd aan één of meerdere personen, voor wie ze een heel pakket taken vervullen afhankelijk van de concrete situatie. Deze taken hebben betrekking op het ondersteunen van één of meer hiërarchische meerderen bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Dit impliceert dat een secretaresse een veelheid aan relatief gevarieerde taken vervult. Deze taken zijn in de meeste gevallen niet gestandaardiseerd omdat een secretaresse steeds moet kunnen inspelen op wisselende omstandigheden en ad hoc moet reageren op zaken die onverwacht opkomen. Dit vergt een hoge mate van flexibiliteit. Alhoewel de inhoud van het werk in eerste instantie bepaald wordt door anderen, is de supervisie in de uitvoering van de taken vrij gering. Dit verschaft de secretaresse een hoge graad van zelfstandigheid bij het indelen van haar werkdag en in de uitoefening van haar taken. De auteurs nemen dan een tabel over uit een Nederlands onderzoek van het administratieve beroepenveld, waarin 580 functies werden geïnventariseerd, gegroepeerd in 22 verschillende beroepen en 5 beroepenclusters.11

11

Dekkers e.a., 1991.

6


2.1.1.1 Administratieve beroepen Hoofdzakelijk bewerken van informatie administratief werk Beroepencluster Personeelszaken / salarisadministratie Beroep Medewerk(st)er personeelszaken Functie Beroep Functie

Beroepencluster Beroep

Beroepencluster Beroep

Beroepencluster

Hoofdzakelijk vormgeven, verwerken en distribueren van informatie secretariaatswerk Beroepencluster Secretariaat Beroep

secretariaatsmedewerk(st)er, afdelingssecretaris/esse, directiesecretaris/esse

Datatypist(e), facturist(e), telefonist(e), receptionist, archiefmedewerk(st)er Medewerk(st)er salarisadministratie Datatypist(e), facturist(e), telefonist(e), receptionist(e), archiefmedewerk(st)er Financiële administratie Medewerk(st)er financiële administratie, medewerk(st)er debiteuren-crediteuren, assistent financiële administratie Commercie Medewerker in- en verkoop, administratief medewerk(st)er verkoop Bank/verzekeringen

Beroep

Commercieel/administratief medewerker bank

Functie

Administratief baliemedewerk (st)er, administratief kasmedewerk(st)er bank, administratief medewerk(st)er financieringen bank, boekhoudkundig medewerk(st)er, medewerk(st)er commerciële ondersteuning, medewerk(st)er financiële administratie, medewerk(st)er interne dienst bank, personeelsmedewerker

Beroep

Commercieel/administratief medewerk(st)er verzekeringen

Het valt hierbij op dat in de kolom van administratief werk enerzijds veel functies en de kern van administratief medewerk(st)er terugkeren en anderzijds de functies niet eindigend zijn. Vertaald naar het opleidingsprofiel zou dat betekenen dat de opleiding secretariaatsbeheer optie secretariaat-talen de uitgebreide basis voor een administratief medewerk(st)er moet leggen, als beroepsonafhankelijke vaardigheden en kennis. Terwijl de specialistische vaardigheden en kennis die aan bod komen in de verschillende beroepenclusters, beroepen en functies minder zouden aangeleerd worden. Die specialistische of beroepsgebonden vaardigheden en kennis van de administratief medewerk(st)er zijn volgens bovenstaande tabel: personeelszaken, salarisadministratie, financiële administratie, commercie, banken verzekeringswezen en boekhouden.


7

Het feit dat die specialisaties centraler staan in andere opleidingen lijkt onze mening te bevestigen. Wij denken hierbij vooral binnen hetzelfde studiegebied handelswetenschappen en bedrijfskunde aan de opleiding bedrijfsbeheer, meer specifiek de opties accountancy-fiscaliteit en financie- en verzekeringswezen, en in het studiegebied sociaal-agogisch werk aan de opleiding sociaal werk, meer specifiek de opties personeelswerk en maatschappelijke advisering. Het is duidelijk dat, voorzover de tabel gehanteerd door het HIVA, de opleiding secretariaatsbeheer optie secretariaat-talen zeer gericht opleidt naar het beroepencluster secretariaat. Het HIVA maakt hierbij terecht het onderscheidt tussen directiesecretaris/esse, met een ruim verantwoordelijkheidsdomein, een afdelingssecretaris/esse, met een middelmatig groot verantwoordelijkheidsdomein, en een secretariaatsmedewerk(st)er, met een beperkt verantwoordelijkheidsgebied. Op een lager niveau is het ook duidelijk dat functies als datatypist(e), telefonist(e), receptionist(e) en archiefmedewerk(st)er door een (beginnend) afgestudeerde moeten kunnen ingevuld worden. Bovenstaande indeling loopt parallel met de indeling gemaakt op initiatief van het Nederlandse Landelijk Overleg Secretaressen Verenigingen(LOSV) door P.L. van Veen van Innogration Management Consultants en mogelijk gemaakt door Schoevers Opleidingen/Content12. Hierin worden volgende vijf beroepsprofielen voor secretaressen, van laag naar hoog, omschreven: − De assistent-secretaris/esse verricht beperkte secretariële taken van eenvoudige aard in opdracht en onder leiding van een andere medewerker, vaak een zelfstandige secretaresse, die zij assisteert en ondersteunt. Zij kan het secretariële werk uitvoeren naast lichte administratieve taken. − De aankomende secretaris/esse verricht verschillende secretariële taken doorgaans met een routinematig karakter. Zij voert opdrachten uit die zij van anderen krijgt en heeft nog weinig zelfstandigheid. Haar werkzaamheden worden gecontroleerd door haar opdrachtgever. − De zelfstandig secretaris/esse verricht volledige secretariële taken, die een vertrouwelijk karakter kunnen hebben. Het werk omvat veel elementen van organiserende en enige elementen van coördinerende aard, naast praktisch werk dat zelfstandig kan worden uitgevoerd. De zelfstandig (sic) secretaresse kan op elke plaats in de organisatie werken. Ervaring als secretaresse is vereist. Een zelfstandig (sic) secretaresse kan beschikken over een assistente. − De senior-secretaris/esse is een zeer ervaren zelfstandig (sic) secretaresse die zodanige ondersteuning geeft aan personen, dat zij kennis en inzicht nodig heeft met betrekking tot de werkterreinen van die personen. Zij kan ook gekwalificeerd zijn als senior, wanneer leidinggevende aspecten in het werk zodanig toenemen dat het zwaartepunt van haar werk verschuift naar het taakgebied Coördinatie.

12

LOSV, Het Beroep van Secretaresse in vijf Profielen, Den Haag, 1994.

8


− De leidinggevende senior-secretaris/esse ondersteunt het management en oefent in dat kader volledige secretariële taken van een zeer vertrouwelijk karakter uit. Primair heeft zij echter zelfstandig en onafhankelijk de planning, leiding en coordinatie van een eigen secretariaat, waar secretaressen van verschillende niveaus werkzaam zijn. Dit komt tot uitdrukking in haar functiebenaming: hoofd, chef, coördinator secretariaat of iets vergelijkbaar. Wanneer we de opleidings- en werkniveaus, de kwalificaties en de perspectieven vermeld in bovenstaande studie vergelijken met de reeds vermelde selectie uit de HIVA-uitgave en de door Europa gehanteerde niveaus, kunnen we tot onderstaande vergelijkingstabel 2.2 komen. Vermits de LOSV-uitgave ook een van de uitgangspunten was van de werkgroep beroepsprofiel13 worden in de laatste kolom de daar vermelde beroepen ingepast. 2.1.1.2 Vergelijkende tabel beroepen/functies niveau niveau 1 niveau 2

niveau 3

Opleiding secretariaatsbeheer optie secretariaat-talen HIVA LOSV Datatypist(e), facturist(e), telefonist(e), receptionist(e), archiefmedewerk(st)er, administratief medewerk(st)er, boekhoudkundig medewerk(st)er Assistent(e) financiële administratie, medewerk(st)er in- en verkoop, medewerk(st)er commerciële ondersteuning, medewerk(st)er interne dienst bank, Personeelsmedewerk(st)er

niveau 4 niveau 5

beroepsprofiel

assistent-secretaris/esse, aankomende secretaris/esse

receptionist(e)

zelfstandige secretaris/esse

(privé-)secretaris/ esse, afdelingssecretaris/esse

senior-secretaris/esse leidinggevende seniorsecretaris/esse

directieassistent(e) directieassistent(e)

Zoals hoger reeds vermeld leidt de opleiding Secretariaatsbeheer optie SecretariaatTalen op tot niveau 4 en 5. Het betreft hier echter een doorgroeifunctie waartoe de afgestudeerden slechts na ervaring, loopbaan en vaak interne en soms externe vorming, moeten in staat zijn. Dit wordt bevestigd door een recente onderzoek bij de afgestudeerden14, die als nieuwe werknemers op niveaus 2 en 3 functioneren, maar vrij snel naar niveau 4 doorgroeien.

2.1.2

Geraadpleegde beroepsprofielen In dit opleidingsprofiel werd gebruik gemaakt van volgende beroepsprofielen: − Beroepsprofiel basisopleiding Secretariaatsbeheer, opties Secretariaat-Talen, Zakelijk Vertalen en Tolken en Medisch Secretariaat, Brussel, 10 mei 1996. − Dirk Malfait en Luc Sels, Het Opstellen van een Beroepsprofiel, Het proces van A tot Z, Katholieke Universiteit Leuven - Hoger Instituut voor de Arbeid, Leuven, 1996.

13 14

Beroepsprofiel Basisopleiding Secretariaatsbeheer, 10 mei 1996, blz. 5. Dr. A. Geeraert, Loopbaanontwikkeling en Beroepsprofiel van de Afgestudeerden Secretariaat-Talen 1967-1994, KHL Leuven 1996, blz. 23-27.


9

− P.L. van Veen MLD in opdracht van Landelijk Overleg Secretaressen Verenigingen, Het Beroep van Secretaresse in Vijf Profielen, Schoevers Uitgeverij, Den Haag, 1994.

2.1.3

Visie Uit 2.1.1 blijkt dat zowel de administratieve functies als secretariaatswerk in alle sectoren en op alle niveaus voor komen. De sector ervaart de louter administratieve taken als lager dan het eigenlijke secretariaatswerk. In beide zijn heel wat taken en functies te onderkennen, die zich uitdrukken in een veelheid van beroepsnamen, functies en titels. Daarenboven geeft de naam van de functie nog geen zekerheid over haar inhoud. Wanneer het louter administratieve taken betreft komen duidelijk gespecialiseerde en beroepsgebonden vaardigheden en kennis in specifieke administratieve toepassingsgebieden aan bod. Deze toepassingsgebieden zijn enerzijds gebonden aan de sector waarin de administratieve medewerk(st)er tewerkgesteld is (commercie, bank, verzekeringen bijvoorbeeld), en anderzijds aan de afdeling waarin de medewerk(st)er functioneert (onthaal, boekhouding, financiën, personeel bijvoorbeeld). Het secretariaatswerk daarentegen bevat naast beroepsgebonden vaardigheden en kennis ook algemene vaardigheden en kennis en kent een veel grotere autonomie en minder routine. Die autonomie en verantwoordelijkheid vergroten onder invloed van de verandering in de arbeidsverhoudingen als gevolg van de informatisering en de internationalisering. Vandaar dat op het hoogste niveau van meertalige directieassistent(e) een toenemend aantal licentiaten aangeworven wordt.15 In de koninklijke weg toegepast door het HIVA kon de -weliswaar beperkte- sectorvertegenwoordiging zich vinden in volgende omschrijving: “De secretaresse (ondersteunt) op een kantoor van een bedrijf, bij een particulier of bij een overheidsinstelling één of een aantal gekwalificeerde functionarissen door het zelfstandig verzorgen van werkzaamheden op het gebied van organisatie en coördinatie, correspondentie, post- en tekstverwerking, communicatie, informatie en vergadering, archivering, administratie en diverse andere ondersteunende taken. Haar functionele bijdrage bestaat uit vormgeven, verwerken en distribueren van informatie.”16 Daar waar bovenstaande beroepsomschrijving reeds de specifieke deelfuncties vermeld en vooral de typefunctie informatie beschrijft, lijkt de kernachtige beroepsbeschrijving uit het beroepsprofiel ons vollediger: “De directieassistent(e) assisteert het management door het efficiënt verzamelen, uitwisselen en verwerken van administratieve informatie. Hij/zij maakt daarbij gebruik van de meest geavanceerde technologieën en technieken. Hij/zij communiceert zowel mondeling als schriftelijk, intern en extern, in ten minste 4 verschillende talen en is ook verantwoordelijk voor de organisatie van de communicatie.

15 16

E. Blocken, “Onze jaarlijkse lezersenquête: Secretaressen hebben zeer veel beroepssatisfactie maar gezinssituatie ontneemt hen belangrijke troeven”, in het vaktijdschrift “Secretaresse”, april 1996, blz. 16-19. HIVA, op. Cit., blz. 118.

10


Hij/zij werkt onder leiding in een uitvoerende functie, maar moet ook opdrachten uitvoeren die een vrij grote autonomie en creativiteit vereisen. Daarom moet hij /zij zelfstandig kunnen werken. Hij/zij fungeert als vertrouwenspersoon en dient discreet en loyaal te zijn. Bovendien moet hij/zij in staat zijn in teamverband te functioneren.” 17 Los van de volledigheid liggen beide omschrijvingen echter duidelijk in dezelfde lijn, zeker op het vlak van de nieuwe visie op het beroep, waarin communicatie, autonomie, verantwoordelijk, beheer, creativiteit, leiding geven en teamverband aan bod komen, naast de gebruikelijke administratieve en informatieve taken. Volgens grootte van verantwoordelijkheid(sgebieden) wordt een onderscheid gemaakt tussen (van laag tot hoog): secretariaatsmedewerk(st)er, afdelingssecretris/esse en directie-assistent/e). De ruime invoering van de PC in de jaren ‘90 en het groeiend assortiment aan tekstverwerkingspakketten hebben de functie-inhoud van de secretaris/esse duidelijk veranderd. “Deze veranderingen worden vooral gekenmerkt door het afstoten van veel routinematig werk. Hiermee samenhangend zien we dat de secretaresse meer taken op zich neemt en dat haar verantwoordelijkheidsdomeinen groeien. Dit impliceert eveneens dat er een meer stringente niveau-indeling is ontstaan, waarbij, gezien de afstoting van de routineklussen, de secretariaatsmedewerksters hoe lang hoe meer verdwijnen ten voordele van de hoger gekwalificeerde afdelings- en directiesecretaresses”18. In hoeverre de introductie van andere nieuwe technologie, fax en de jongste tijd vooral de e-mail die via Internet de vroegere lokale netwerken (LAN) verlaat, de functie-inhouden, taken en vaardigheden van de secretaris/esse veranderd heeft, is nog niet wetenschappelijk onderzocht. Het laat zich echter gemakkelijk raden dat vooral e-mail de correspondentie-, informatieen communicatietaken van het beroep grondig beïnvloeden19. Verder wordt op het toenemend belang van commerciële vaardigheden gewezen. “Doordat de secretaresse veelvuldig met klanten in contact komt en ook zelfstandig afspraken moet maken, wordt het steeds belangrijker dat de secretaresse niet enkel ‘vlot en correct’ is, maar ook dat ze over de vaardigheden beschikt om met klanten de inhoudelijke aspecten te bespreken. Dit veronderstelt in de eerste plaats een gedegen domeinkennis, maar eveneens een aantal commerciële vaardigheden”20. Daarbij komt trouwens de duidelijke verzelfstandiging en commercialisering van overheidsbedrijven en overheidsdiensten. Uit recente studies blijkt ook het toenemende belang van een actieve kennis van vreemde talen. ”Door de Europese eenheidsmarkt en de globalisering van de economie in het algemeen wordt een actieve kennis (schrijven en spreken) van één of meer vreemde talen alsmaar belangrijker in het beroep van secretaresse".

17 18 19 20

Beroepsprofiel Basisopleiding Secretariaatsbeheer, Brussel 10 mei 1996, blz. 9. HIVA, op. Cit., blz. 83. Zie bijvoorbeeld Alain Van Audenaerde, “E-mail verandert interne communicatie bedrijven”, De Standaard, 21/22 december 1996, blz. 32. HIVA, op. Cit., blz. 84.


11

Tenslotte wordt op een laatste evolutie gewezen. “Een andere vaststelling is dat het aantal secretaresses dat ondersteunend werk verricht voor één leidinggevend persoon terugloopt ten voordele van de teamsecretaresses. Een teamsecretaresse werkt dan voor meerdere leidinggevende personen van b.v. een bepaalde afdeling.”21 Uit dit alles trekt het HIVA een uiterst belangrijk besluit: “De belangrijkste conclusie is dat het gevraagde kwalificatieniveau van de secretaresses is gestegen en nog steeds stijgt. Dit is een evolutie waar naar opleidingen toe terdege rekening mee zal moeten gehouden worden..”22 Die opmerking is uiteraard uiterst belangrijk nu een opleidingsprofiel moet uitgetekend worden. Zij wordt trouwens herhaald in het definitief HIVA-profiel van de secretaris/esse.23

2.2


2.2.1

Studiegebied, opleidingen en opties De optie Secretariaat-talen ressorteert onder het studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde en behoort tot de opleiding Secretariaatsbeheer.24

2.2.2

Aanverwante studiegebieden, opleidingen, opties Binnen het studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde ressorteren nog volgende opleidingen van één cyclus, die als verwant kunnen beschouwd worden omdat zij alle afgestudeerden afleveren die hoofdzakelijk in de economische sector van maatschappij functioneren: − Bedrijfsbeheer: alle opties − Beheer, toerisme en recreatie − Hotelbeheer − Communicatiebeheer: alle opties − Toegepaste informatica25 De verwantschap met de opleidingen Beheer, toerisme en recreatie en Hotelbeheer is minder direct dan met de overige, omwille van de zeer specifieke sector waarop de genoemde opleidingen gericht zijn. De verwantschap met de opleidingen Bedrijfsbeheer, Communicatiebeheer en Toegepaste informatica is directer, omdat ook uit het Secretariaatsbeheer de overgrote meerderheid van de afgestudeerden in de bedrijfswereld terechtkomen. Op de verwantschappen wordt later dieper ingegaan26. Nochtans moet hier het onderscheid vermeld worden tussen opleidingen die eerder opleiden naar commerciële functies dan naar administratie. Een optie zoals marketing is dan ook minder verwant aan secretariaat-talen.

21 22 23 24 25 26

HIVA, op. Cit. blz. 84. HIVA, op. Cit. blz. 84. HIVA, op. Cit. blz. 137. Decreet van de Vlaamse Raad betreffende de hogescholen, 13 juli 1994, BS 31 augustus 1994, bijlage I. Decreet betreffende de hogescholen, op.cit., bijlage I. Zie dit document, 2.3 en 3.5.

12


Er is eveneens een zekere verwantschap met de optie Personeelswerk binnen de basisopleiding Sociaal werk van één cyclus, die ressorteert onder het studiegebied Sociaal-agogisch werk. Ook op die verwantschap wordt elders dieper ingegaan. De sterkste verwantschap is er uiteraard met de andere opties in de basisopleiding Secretariaatsbeheer, nl. Zakelijk vertalen en tolken en Medisch secretariaat. Wat het Medisch Secretariaat betreft worden de studenten echter zeer gericht opgeleid om secretariaats- en/of administratief werk te verrichten in de medische sector. De optie Zakelijk vertalen en tolken legt veel minder de nadruk op het secretariaatswerk en veel meer op de productieve taalvaardigheid in de moedertaal en drie vreemde talen. Op de verwantschap en de verschillen wordt elders ook dieper op ingegaan.

2.2.3

Diploma’s en getuigschriften Voor de drie opties in de basisopleiding Secretariaatsbeheer wordt de graad van gegradueerde in secretariaatsbeheer verleend. Ook de hoger vermelde verwante opleidingen van één cyclus verlenen de graad van gegradueerde, resp. in bedrijfsbeheer, in beheer, toerisme en recreatie, in hotelbeheer, in communicatiebeheer en in toegepaste informatica. Wat de basisopleiding Sociaal werk betreft wordt per optie het diploma gespecificeerd. De optie personeelswerk leidt tot de graad van maatschappelijk assistent27. Daarnaast worden een aantal, niet-erkende diploma’s en getuigschriften uitgereikt door privé-scholen of instellingen die eveneens opleiden tot meertalige secretaresse. Zij bieden de opleiding aan in dagonderwijs, avondonderwijs en/of schriftelijke afstandsonderwijs. Het zijn meestal instellingen die ook (kortere) taalcursussen aanbieden.

2.2.4

Recente evoluties in het aantal uitgereikte diploma’s voor de optie Onderstaande tabel geeft het totaal aantal uitgereikte diploma’s op het einde van de vermelde academiejaren in de optie secretariaat-talen. De aantallen werden ook uitgesplitst per geslacht. Jaarlijkse informatie is te vinden in de statistisch jaarboeken28. Tabel 2.3 Jaar 1983-84 1984-85 1985-86 1986-87 1987-88 1988-89

Aantal diploma’s optie secretariaat-talen Man 158 187 243 245 234

Vrouw 755 898 1134 1261 1288

Totaal 913 1085 1377 1506 1522

Jaar 1989-90* 1990-91 1991-92** 1992-93 1993-94 1994-95

Man 44 183 25 55 86 68

Vrouw 356 862 93 734 803 731

Totaal 460 1065 118 789 889 799

Over 1986-87 zijn geen gegevens. * onvolledige gegevens, Limburg ontbreekt bijvoorbeeld ** opties moderne talen en commerciële organisatie samen

Uit bovenstaande tabel blijkt dat het aantal uitgereikte diploma's een duidelijke piek kende eind de jaren '80, niet toevallig de jaren waar ook andere studierichtingen uit de ‘harde’, economische sector bloeiden. Sindsdien is het aantal verminderd tot ongeveer 800.

27 28

Decreet betreffende de hogescholen, op.cit., bijlage I. Vlaamse Gemeenschap, afdeling Informatie en Documentatie, Statistisch jaarboek van het Vlaams Onderwijs, Brussel, jaarlijks.


2.2.5

13

Gelijkaardige opleidingen en diploma’s in het buitenland Momenteel heeft men nog geen systematisch zicht op de gelijkaardige diploma’s in het buitenland, laat staan een vergelijking van de waarde van de diploma’s. Wat de vergelijkbaarheid van de getuigschriften van vakbekwaamheid betreft, uitgewerkt door de dienst Europese Projecten als gevolg van het besluit van de Europese Raad d.d. 16 juli 1985, werden in totaal 19 beroepssectoren en 209 beroepen vergeleken29. Onmiddellijk moet echter duidelijk gesteld worden dat het hier om beroepen van niveau 2, (geschoold werkne(e)m(st)er) gaat. De omschrijvingen en beroepsnamen die we onder de rubriek administratief medewerker (m/v) aantreffen bevinden zich dan ook op dat niveau en zijn: administratief medewerker (m/v), commercieel-administratief medewerker (m/v), financieel/boekhoudkundig medewerker (m/v), medewerker personeelszaken (m/v), medewerker banken en andere financiële instellingen(m/v), en verzekeringsmedewerker (m/v).

2.2.6

Geografische spreiding van de beroepsactiviteiten in Vlaanderen De administratieve en secretariaatsberoepen van elk niveau vindt men terug in alle sectoren en organisaties. Zij zijn aan te treffen over heel Vlaanderen. Concentraties lopen parallel met de grootte en het aantal van de activiteiten per regio, stad en gemeente. Meer gedetailleerde informatie is te vinden bij de Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen (SERV)30.

2.2.7

Geografische spreiding van het opleidingsaanbod in Vlaanderen De opleiding Secretariaatsbeheer, en de optie Secretariaat-talen in het bijzonder, is een van de opleidingen die het meest aan de hogescholen aangeboden wordt. Volgende tabel biedt een overzicht per provincie. Tabel 2.4

Geografische spreiding secretariaat-talen in Vlaanderen

provincie Antwerpen

Vlaams-Brabant

Limburg

Oost-Vlaanderen

West-Vlaanderen

29

30

hogeschool Hogeschool Antwerpen (VAH) Hogeschool van de Provincie Antwerpen Karel de Grote Hogeschool Katholieke Hogeschool Kempen Katholieke Hogeschool Mechelen Erasmushogeschool Brussel (VAH) Hogeschool voor Wetenschap en Kunst Katholieke Hogeschool Leuven Hogeschool Limburg (VAH) Katholieke Hogeschool Limburg Provinciale Hogeschool Limburg Hogeschool Gent (VAH) Katholieke Hogeschool Lerarenopleiding en Bedrijfsmanagement Katholieke Hogeschool Sint-Lieven Mercator Hogeschool Provincie Oost-Vlaanderen Hogeschool West-Vlaanderen (VAH) Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende Katholieke Hogeschool Zuid-West-Vlaanderen

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, departement Onderwijs, Europese Projecten, Coördinatiedienst CEDEFOP, De Vergelijkbaarheid van de Getuigschriften van Vakbekwaamheid tussen de lidstaten van de Europese Gemeenschappen, 1995. SERV, Regionale en sectorale analyse van de Vlaamse werkgelegenheid, 1996, Jozef II straat 12-16, 1040 Brussel.

14


De optie wordt dus aangeboden aan 18 hogescholen. Vijf hogescholen bieden de optie aan in meer dan één vestigingsplaats31. Wat het aantal uitgereikte diploma's per provincie betreft, werd eind academiejaar 1993-94 in de optie secretariaat-talen volgende aantallen per provincie uitgereikt: Tabel 2.5 provincie geslacht aantal provincie geslacht aantal

2.2.8

Uitgereikte diploma’s secretariaat-talen per provincie eind 1993-‘94 Antwerpen M V totaal 41 318 359 Oost-Vlaanderen M V totaal 21 188 209

Vlaams-Brabant M V Totaal 9 123 132 Limburg M V Totaal 3 86 89

West-Vlaanderen M V totaal 12 88 100 Totalen M V totaal 86 803 889

Infrastructuur Uit het jaarverslag van de opleidingsdoorlichting secretariaatsbeheer academiejaar 1995-96 blijken, behalve leslokalen, volgende infrastructuur regelmatig voor te komen: talenpracticum (meestal minder gebruikt als zodanig), computerlokalen, en mediatheek32. Wat het talenpracticum betreft is de noodzaak minder in de optie secretariaat-talen, maar is het occasioneel gebruik ervan voor luistervaardigheid en (remediëring) van de uitspraak, zowel voor het Nederlands als de moderne vreemde talen, wel aan te bevelen. Gezien het belang van tekstverwerking en informatica in de opleiding is(zijn) (een) computerloka(a)l(en) een must. De mogelijkheid tot vrij gebruik van informaticalokalen en/of hard en software door de studenten buiten lesverband is sterk aan te bevelen. Het belang van het gebruik van een mediatheek, zowel tijdens de lessen als bij opdrachten, kan moeilijk onderschat worden, omdat de afgestudeerden op een vlotte en inzichtelijke manier moeten kunnen omgaan met allerhande informatie. Het bestaan van een communicatie-lokaal, waar de traditionele verdeling tussen ruimte van de lesgever en de studenten doorbroken is en aangepaste didactische middelen zoals een (mobiele) telefooncentrale, opname-apparatuur, enz. voor handen is, is een waar pluspunt.

2.2.9

Kwantitatieve beschrijving van het totaal aantal studenten in de optie In het Statistisch Jaarboek van academiejaar 1995-9633 zijn volgende gegevens terug te vinden:

31 32 33

Bron: Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, Gids voor Hogere Opleidingen, Brussel, 1996 en Decreet betreffende de hogescholen, op. cit., bijlage II. Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, Inspectie Hoger Onderwijs, Verslag over de toestand van het onderwijs, Brussel, 1996. Departement Onderwijs, Afdeling Informatie en Documentatie, Statistisch Jaarboek van het Vlaams Onderwijs 1995-1996, Brussel, blz. 229.


Tabel 2.6

15

Aantal studenten per studiejaar 1995-96

Opleiding Geslacht Secretariaatsbeheer Secretariaattalen Totalen

1ste studiejaar M

V

tot.

2de studiejaar

3de studiejaar

totalen

M

V

tot.

M

V

tot.

M

-

-

-

-

-

-

218

1103 1321

V

tot.

218

1103 1321

34

253

287

93

768

861

64

684

748

191

1705 1896

252

1356 1608

93

768

861

64

684

748

409

2808 3217

De cijfers onder secretariaatsbeheer zijn de totalen van de hogescholen waar het eerste jaar gemeenschappelijk is en pas in het tweede jaar de verschillende opties opgesplitst worden. Rekening houdend met voorgaande opmerking geven de totalen van het eerste jaar en de uiteindelijke totalen een vertekend beeld. In het eerste, gemeenschappelijk jaar kan immers nog niet uitgemaakt worden hoeveel specifiek in de optie secretariaat-talen zitten.

2.2.10 Kwantitatieve beschrijving van de eerstejaarsstudenten van de optie volgens SO-vooropleiding, ervaring met hoger onderwijs, geslacht, leeftijd en studieresultaten (DVO, gegevens met betrekking tot SO-vooropleidingö, ervaring met HO en studieresultaten). Wat het geslacht betreft, blijkt duidelijk uit tabellen 2.3, 2.5 en 2.6 dat een grote meerderheid van de studenten tot het vrouwelijk geslacht behoort. Laten we het aandeel van het aantal uitgereikte diploma’s aan mannelijke studenten t.o.v. het totalen van de betrouwbare academiejaren, terug te vinden in tabel 2.3, procentsgewijze in tabel zetten. Tabel 2.7 Jaar % M/V

Procent mannelijke einddiploma’s t.o.v. vrouwelijke 83-84 17,3%

84-85 17,2%

85-86 17,6%

87-88 16,2%

88-89 15,3%

90-91 17,1%

92-93 6,9%

93-94 9,6%

94-95 8,5%

Uit tabel 2.7 blijkt duidelijk dat het beperkte aandeel van de mannelijk afgestudeerden over een periode van 10 jaar ongeveer gehalveerd is tot 8,5% tegenover 17% midden de jaren '80.

2.2.11 Reële studieduur Het volgen van de loopbaan van de studenten is zo moeilijk af te leiden uit de cijfergegevens van de statistische jaarboeken, en behoort daarenboven tot de privacy van de studenten, dat hier geen objectieve uitspraken kunnen verwoord worden.

16


2.2.12 Inventaris van de (vroegere) leerplannen De vroeger geldende omzendbrief was HO/Z 202 van 29 juni 1990, die naar aanleiding van de geleidelijke invoering van de driejarige structuur een minimumreferentielessentabel voorschreef34. Die tabel bevatte vier luiken: luik A= specifiek beroepsgerichte vorming, luik B = algemene economische en bedrijfseconomische vorming, luik C = psychosociale vorming, luik D = vrij aanwendbaar door de inrichtende macht. In de bijlage werd de minimumreferentielessentabel voor de hele, toenmalige afdeling Secretariaatsmanagement-Talen per luik als volgt ingevuld: − A: Nederlands (1u), Frans (3u), Engels (2u), Vierde taal (2u) − B: Economie (2u), Algemeen, burgerlijk en handelsrecht (2u), Tekstverwerking (3u), Handelsdocumenten en begrippen boekhouden (2u) − C: Communicatie in het Nederlands (1u), Communicatie in het Frans (1u), Communicatie in het Engels (1u), Communicatie in een vierde taal (1u) − D: Vrij aanwendbaar (7u) Voor het tweede en derde jaar, specifiek optie secretariaat-talen, werden volgende vakken verplicht onder de specifiek beroepsgerichte vorming: Frans, Engels, Vierde taal, Nederlandse correspondentie, Franse correspondentie, Engels correspondentie, Vierde taal correspondentie, Organisatie van het secretariaat, Tekstverwerking, Personeelsbeleid, Stages - seminaries (6). Het verplicht minimumtotaal was toen 30.

2.2.13 Inhoudelijke profilering van de opleiding in binnen- en buitenland Net zoals een systematische en inhoudelijke vergelijking tussen gelijkaardige opleidingen en de diploma’s in het buitenland35 nog moet aangevat worden, kunnen ook op het vlak van inhoudelijke profilering van de opleiding in binnen- en buitenland geen definitieve, wetenschappelijk onderbouwde uitspraken vallen. Volgende veralgemeningen zijn dan ook geput uit een aantal persoonlijke, en dus gefragmenteerde, ervaringen. Een uitvoerige, vergelijkende studie van de organisatie en inhoud van de opleidingen in de Europese lidstaten werd als thematisch netwerk aangevraagd aan de Europese commissie. Wat de profilering van de optie in het binnenland betreft, verwijzen we naar de visie36 en de kern van het opleidingsprofiel37. Hierbij valt op dat, aansluitend bij de hogere eisen vanuit de beroepswereld, het niveau verhoogd wordt en het aandeel van de functionele gehelen communicatie en organisatie toegenomen is ten nadele van het vroegere, louter bewerken van (gedicteerde) gegevens via steno-dactylo en correspondentie. De noodzaak tot productieve communicatieve vaardigheid, zeker ook in vreemde talen, is sterk toegenomen. De verwerking per computertoepassingen en multimedia wordt eveneens sterk beklemtoond.

34 35 36 37

Ministerie van Onderwijs, Bestuur van het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek, omzendbrief HO/Z 202 (met bijlage), Brussel, 29 juni 1990. Zie dit document, 2.2.5. Zie dit document, 2.1.3. Zie dit document, 3.5.


17

Globaal kan gezegd worden dat in de ons omringende EU-landen de opleiding tot meertalige afdelingssecretaris/esse en directie-assistent(e) ofwel aangeboden wordt in het hoger onderwijs buiten de universiteit ofwel aan privé-scholen en/of instellingen. De opleidingen zijn zeer verschillend, zowel wat die in het reguliere hoger onderwijs betreft, als aan privé-instituten. De opleidingen aan het hoger onderwijs buiten de universiteit duren 2, 3 of 4 jaar. Dit hangt onder meer af van het feit of de opleiding aan ‘nieuwe’ universiteiten aangeboden wordt, waar ze meestal 4 jaar bedraagt, of in het HOBU, waar ze 2 tot 3 jaren telt. Ook de benaming verschilt uitermate en dekt verschillende ladingen. Opleidingen tot administratieve medewerk(st)er zijn zowel aan te treffen in het secundair onderwijs als in het hoger onderwijs van het korte type, maar nooit aan de (nieuwe) universiteiten. Een opleiding tot directie-assistent(e) kan echter ook onder de noemer ‘Business and Languages’, en bestaat dan wel als een 4-jarige opleiding van (nieuw) universitair niveau. In andere instituten is het een bijkomend, soms 3de, soms 4de, specialisatiejaar. Ook de privé-opleidingen zijn in de ons omringende EU-landen zeer verschillend van inhoud en tijdsduur. Sommige zijn korter en opgebouwd uit een aantal (spoed)cursussen en/of modules, zoals taalcursussen, computercursussen, enz. Andere behelzen een volledige, volwaardige dagopleiding van 2 tot 3 jaar. In sommige landen, bijvoorbeeld Noorwegen en Denemarken, worden privé-opleidingen nationaal erkend. Daar waar privé-opleidingen door nationale staatsinstanties niet erkend zijn, stelt zich het probleem van accreditering, zelfs op nationaal niveau. Ook daartoe zijn een aantal instituten en/of verenigingen opgericht en/of samengebundeld. Wel dient opgemerkt dat in heel wat Europese landen het vroegere hoger onderwijs buiten de universiteit geherstructureerd is in (‘nieuwe’) universiteiten. Dit schept niet enkel verwarring, maar ook een probleem van vertaling en vergelijking. In Nederland en Vlaanderen is er een duidelijke tendens vanuit de hogescholen om zich in het Engels Universities of professional education te noemen. Tenslotte willen wij wijzen op een veel voorkomende vergissing om de Engelse term administration als secretariaatswerk te zien. Administration in het Engels staat voor het Nederlandse beheer of management.

18


2.3

Verantwoording van de optie De basisopleiding van één cyclus Secretariaatsbeheer optie Secretariaat-talen leidt op tot verschillende beroepen en functies waarin het secretariaatswerk38 centraal staat. Die beroepen en functies komen voor in alle sectoren en op alle organisatorische niveaus. De optie Secretariaat-talen leidt specifiek op tot het secretariaatswerk op niveau 4 en 5, waar het beroep meertalige directieassistent(e) of directiesecretaris/esse genoemd wordt. Deze doorgroeifuncties worden bereikt via een instroom als administratief medewerk(st)er of assistent(e) administratie, assistent-secretaris/esse, aankomende secretaris/esse, archiefmedewerk(st)er, receptionist(e) en/of telefonist(e). Het beginniveau dat het best aansluit bij de opleiding is dat van (zelfstandig en/of privé-) secretaris/esse (niveau 3). De specialisatie van het administratief werk en het secretariaatswerk, en dus ook de functiebenaming, verschillen per sector, per bedrijf, per afdeling en per niveau. In het administratief werk kan de specialisatie en het takenpakket zich zowel bevinden binnen de personeelszaken, de salarisadministratie, de financiële administratie, de commercie als het banken verzekeringswezen. Het secretariaatswerk daarentegen is minder sectoren afdelingsgebonden en vereist een opleiding die leidt tot een algemener inzicht, vaardigheden en kennis. Recentere evoluties binnen het beroepenveld beklemtonen de communicatieve, commerciële, organisatorische en leidinggevende vaardigheden en taken, de meertaligheid, en het inzicht in het gebruik van nieuwe technologie in de secretariële taken en correspondentie. Algemeen worden in het werkveld aan de secretaris/esse hogere eisen gesteld. Bovenstaande omschrijvingen en tendensen zijn een gevolg van internationale ontwikkelingen als commercialisering (ook van de overheidsbedrijven en overheidsdiensten), automatisering en globalisering, en doen zich dan ook internationaal voor. De opleiding Secretariaatsbeheer optie Secretariaat-Talen sluit het best aan bij de maatschappelijke nood aan secretariaatswerk op niveau 4 en 5. Ook internationaal wordt zij als dusdanig onderkend. Secundaire opleidingen beantwoorden meestal aan de beroepen en functies op niveau 2 en 3, waarbij secundair gediplomeerden moeilijker kunnen doorgroeien. Afgestudeerden van opleidingen van twee cycli, bijvoorbeeld toegepast taalkunde, en universitair gediplomeerden, bijvoorbeeld filologie, worden niet gericht opgeleid naar het secretariaatswerk. Zij zullen eerder beheers- of managerfuncties innemen. Indien zij uitzonderlijk wel in het secretariaatswerk terecht komen moeten zij meestal nog een bijkomende opleiding of cursussen (intern en/of extern) volgen.

38

Zie 2.1 Gegevens uit de Beroepenwereld.


19

De afgestudeerden van de twee andere opties binnen de opleiding Secretariaatsbeheer, zijnde Zakelijk Vertalen en Tolken en Medisch Secretariaat, komen in een ander werkveld terecht of in andere functies. De medisch secretarissen/essen komen specifiek in het administratief en/of secretariaatswerk in de medische sector terecht. De zakelijk verta(a)l(st)ers en tolken kunnen instromen via het administratief en/of secretariaatswerk, maar krijgen al vlug andere taken waarin hun actieve meertaligheid, vertaal en/of tolkvaardigheid in het bedrijf aangesproken worden. Zakelijk verta(a)l(st)ers en tolken zullen dan ook eerder de functie van assistent-manager krijgen, waar die beheersfunctie te maken heeft met vreemdtalige contacten. Slechts weinig Zakelijk Verta(a)l(st)ers en Tolken blijven binnen het administratief en/of secretariaatswerk waar zij als enige opdracht het vertalen van zakelijke teksten en/of het tolken in zakelijke context krijgen39. De verwante opties in de studiegebieden Handelswetenschappen en Bedrijfskunde en Sociaal-Agogisch werk40 leiden op tot assistenten van de desbetreffende directeurs, die afdelingen zoals communicatie, personeel, boekhouding, accountancy, enz. onder hun verantwoordelijkheid hebben. De afgestudeerden uit die verwante opties/opleidingen komen niet of minder terecht in een louter administratieve of secretariële functie.

39 40

Zie L. Bollaert, “Het decreet op het Hoger Onderwijs en de studies Vertaler-tolk”, toespraak voor de Kamer van Vertalers, Tolken en Filologen, Kortrijk, 1995. Zie dit document, 2.2.2.

20



3.1

De exacte benaming van de optie opleiding De exacte benaming van de basisopleiding is: Secretariaatsbeheer, optie Secretariaat-Talen. De opleiding omvat één cyclus en ressorteert onder het studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde41 Zij wordt aangeboden in het hoger onderwijs buiten de universiteit. De afgestudeerde ontvangt het diploma en de graad van gegradueerde in het secretariaatsbeheer.

3.2

De globale omschrijving van de optie c.q. opleiding De opleiding Secretariaatsbeheer optie Secretariaat-Talen moet opleiden tot een meertalige directieassistent(e) (niveau 4 en 5). Het beroep is echter meestal een doorgroeifunctie. De instapfunctie die het dichtst bij de opleiding aansluit is die van (zelfstandige en/of privé-) secretaris/esse, afdelingssecretaris/esse (niveau 3) of administratief medewerk(st)er van hetzelfde niveau. In de opleiding moet de enorme veelzijdigheid van het beroep aan bod komen. Het kan dan ook niet anders, of een bijzonder brede waaier van opleidingsonderdelen en modules en/of hoofdstukken moet vertegenwoordigd zijn in het opleidingsprofiel. Communicatie in alle vormen en aspecten moet aan bod komen. De opleiding leidt op tot een zeer grondige schriftelijke en mondelinge kennis van het Nederlands en van ten minste drie vreemde talen. Per taal behoren zowel de schriftelijke als mondelinge communicatievaardigheden aangeleerd te worden. Vermits de meertalige afdelingssecretaris/esse en directieassistent(e) als medeleidinggevende figuur in de organisatie geacht wordt de diverse aspecten van het reilen en zeilen in het bedrijf te kennen, moet de opleiding ook een basiskennis aanbieden van de sociale en fiscale wetgeving en het boekhouden, zonder hem/ haar tot expert in deze gebieden op te leiden. De managementsondersteunende functie in de organisatie impliceert economische en commerciële inzichten, alsook een grondige kennis van de organisatie van het secretariaat en het bedrijf.

41

Decreet van de Vlaamse Raad van 30 juni 1994 door de Vlaamse regering bekrachtigd op 13 juli 1994, BS 31.8.1994, bijlage I: Lijst van studiegebieden, opleidingen en opties.


21

De informatisering van (informatie)beheer en communicatie vereist een zeer grondige opleiding op dit gebied. De opleiding moet zeker de basiskennis van een besturingssysteem bijbrengen, alsook een zo ruim mogelijke kennis van ten minste één tekstverwerkingspakket, een spreadsheet programma en een databank. De opleiding moet er ook voor zorgen dat andere programma’s snel geassimileerd kunnen worden. Daarenboven moet de afgestudeerde kunnen werken met moderne informatica-apparatuur en informatienetwerken42. De afgestudeerde moet ook inzicht verkregen hebben in zijn/haar plaats en vertrouwensfunctie in de organisatie. De opleiding moet dan ook inzicht verstrekken in de verwachte houdingen die bij het functioneren verwacht worden. De als onmisbaar geselecteerde beroepshoudingen zijn: accuratesse, analytisch denkvermogen, betrouwbaarheid, communicatie, contactbereidheid, dienstverlenende ingesteldheid, discretie, doorzettingsvermogen, flexibiliteit, organisatievermogen, stijl in omgangsvormen, stressbestendigheid, verantwoordelijkheid kunnen dragen en zelfstandigheid. Bovenstaande attitudes moet dan ook tijdens de opleiding aan bod komen, zowel theoretisch als praktisch43. De opleiding moet de student(e) ook inzicht verschaffen en trainen in het functioneren in de meest voorkomende context, zijnde het kantoor(landschap), zowel het eigen kantoor als de ruimte gedeeld met de opdrachtgever en/of een team van opdrachtgevers, collega’s en/of ondergeschikten. Verder dient de opleiding uiteraard trainingen te voorzien in het werken met de belangrijkste kantoorapparatuur, van PC, fax en kopieermachine tot dossierkasten44.

42 43 44

Zie 5.1.3 Opleidingsvereisten en de beroepservaring, in Beroepsprofiel Basisopleiding Secretariaatsbeheer, 10 mei 1996, blz. 10. Zie 5.1.6 Beroepshouding, in Beroepsprofiel Basisopleiding Secretariaatsbeheer. Zie 5.1.4.3 Contextgegevens per deelfunctie, in Beroepsprofiel Basisopleiding Secretariaatsbeheer.

22


LUIK

1: DE PROFESSIONELE OPLEIDING

3.3

Het beroepsgericht opleidingsprofiel

3.3.1

Bijeenbrengen van de relevante beroepsprofielen Het beroepsprofiel Basisopleiding Secretariaatsbeheer optie Secretariaat-Talen45 lijkt ons, zeker qua taken per deelfuncties en typefuncties, het beste uitgangsdocument om tot de basiscompetenties, onderdelen en functionele gehelen in het opleidingsprofiel te komen. De Vlor achtte het beroepsprofiel trouwens bruikbaar voor het ontwikkelen van een opleidingsprofiel46. Nochtans zijn bij de uiteindelijke redactie op de valreep een aantal typefuncties louter omwille van de lengte moeten geschrapt worden. Verder lijkt ons de oefening op de koninklijke weg uitgevoerd door het HIVA en resulterend in een Definitief profiel Secretaresse47 eveneens een eindresultaat interessant genoeg om als bijkomende vertrekbasis voor een opleidingsprofiel te gebruiken. In de voorbereiding van de vertaling van beroepsprofiel naar opleidingsprofiel48 wordt dan ook getracht tot een synthese te komen van beide beroepsprofielen.

3.3.2

De concrete uitwerking van de vertaalslag 3.3.2.1 Stap 1: Evaluatie van de taken uit het beroepsprofiel Uit beide beroepsprofielen blijkt dat de secretaris/esse een enorme waaier van taken dagelijks tot wekelijks uitvoert. De aard en/of sector van het bedrijf of de organisatie en het niveau waarop men functioneert zullen grotendeels de samenstelling van het takenpakket bepalen. De 110 taken opgesomd in het Beroepsprofiel uitgewerkt door de werkgroep in opdracht van de Vlor lijken ons de meeste opdrachten van het beroep te omhelzen. De taken zijn gegroepeerd per deelfunctie. Bij de groepering per typefunctie zijn echter een aantal typefuncties weggevallen, die wij hier opnieuw schematisch willen invoeren. Het bedoelde beroepsprofiel is dus van type A, maar is onvolledig.

45 46 47 48

Beroepsprofiel Basisopleiding Secretariaatsbeheer, Brussel, 10 mei 1996. Vlor, Advies over beroepsprofiel meertalig directieassistent, document RHO/WVE/ADV/021, 2 juli 1996, blz. 3. Dirk Malfait, Luc Sels (HIVA), Het opstellen van een Beroepsprofiel, Leuven, 1996, blz. 117-137. Zie dit document, 3.3.2 stap 1, 2 en 3.


23

♦ Reeds vermeld zijn volgende typefuncties per deelfunctie Tabel 3.1

Deel- en typefuncties uit het Vlor-beroepsprofiel

Deelfunctie correspondentie, telefoon, vergaderen, in- en/of externe communicatie, receptie organisatie secretariaat, vergaderen, agenda, bedrijfsorganisatie computer, multimedia, reproductie archief, in- en/of externe informatieverzameling

Typefunctie communicatie in het Nederlands en in minstens 3 vreemde talen organisatie (re)productieve informatieverwerking informatieverwerving

Terecht merkt de werkgroep Beroepsprofiel hierbij op dat vooral bij de directieassistenten die doorstoten naar het hoger en middenkader de typefuncties controle, educatie en creatie voor een belangrijk deel aan bod komen49. ♦ Uitgaande van het werk van de werkgroep en de 110 taken door hen opgesomd, kunnen volgende typefuncties per deelfuncties toegevoegd worden Tabel 3.2

Typefuncties toegevoegd aan het Vlor-beroepsprofiel

Deelfunctie correspondentie organisatie secretariaat organisatie secretariaat, vergadering organisatie secretariaat, vergadering, agenda, financiën, archief, computer, in- en externe communicatie correspondentie, organisatie secretariaat, vergadering, agenda, financiën, in- en/of externe communicatie organisatie secretariaat, vergadering, bedrijfsorganisatie, telefoon, multimedia, interne communicatie vergadering, agenda, archief/administratie, in- en externe informatieverzameling, multimedia vergadering, in- en/of externe communicatie receptie organisatie secretariaat, in- en/of externe communicatie

Typefunctie creatie advies bedrijfsbeleid bedrijfsbeheer controle voorbereiding informatieverzameling informatieverstrekking onthaal educatie

Het HIVA-profiel hanteert niet het begrippenkader van taak, deelfunctie en typefunctie, zoals uitgewerkt door de DVO50, maar groepeert de taken in voorbereidende, uitvoerende, ondersteunende en organiserende taken51. De opsomming gebeurt vanuit de activiteiten die moeten gepleegd worden om een taak uit te voeren. In het definitief profiel secretaresse brengen de auteurs de activiteiten onder in volgende activiteitenclusters:

49 50 51

Beroepsprofiel Secretariaatsbeheer, Brussel, 10 mei 1996. DVO, Handleiding voor het schrijven van Beroepsprofielen, Brussel, 1995, blz. 15. HIVA, op. Cit., blz. 42-43.

24


Tabel 3.3

HIVA-activiteitenclusters Taak

voorbereidende taken uitvoerende taken

uitvoerende taken (vervolg)

Deeltaak postverwerking correspondentie tekstverwerking communicatie informatiebehandeling ondersteunen van vergaderingen organiseren coördineren archivering beheren service- en diverse taken

ondersteunende taken

Wat de door het HIVA onderscheiden 3 niveaus betreft, valt het op dat zowel directieassistent(e) of directiesecretaris/esse, als de afdelingssecretaris/esse en secretariaatsassistent(e), in elk van de clusters presteren, maar daarom niet dezelfde activiteit moeten uitvoeren. Zo staan onder de uitvoerende taak correspondentie de activiteiten correspondentie uitwerken van steno of dictafoon en correspondentie van anderen bewerken enkel bij de secretariaatsmedewerk(st)er aangeduid, terwijl typen van correspondentie in een vreemde taal enkel bij de afdelingssecretaris/esse aangekruist staat, en op afhandeling van correspondentie toezien enkel bij de directiesecretaris/esse. Toch valt het op dat praktisch alle HIVA-activiteiten als taken terug te vinden zijn in het Vlor-beroepsprofiel. Het Vlor-document lijkt ons trouwens vollediger. Het is bijvoorbeeld opvallend dat het HIVA geen organiserende taken onderkend, terwijl de organisatie van het secretariaat toch een algemeen aanvaarde opdracht voor een directieassistent(e) en/of afdelingssecretaris/esse is. Anderzijds kan de hoger vermelde activiteit op afhandeling van correspondentie toezien duidelijk onder de typefunctie controle ressorteren. Rekening houdend met het begrippenkader van de VLOR en het feit dat de praktisch alle HIVA-activiteiten als Vlor-taken terug te vinden zijn, blijft het Vlorprofiel onze uitgangsbasis voor het opleidingsprofiel. Voor alle duidelijkheid en als vertrekbasis voor de volgende stappen kan een overzichtelijk raster opgesteld worden per typefunctie/deelfunctie/taak. Het valt hierbij op dat een aantal taken en deelfuncties onder verschillende typefuncties kunnen ressorteren. Zo vallen de twee eerste correspondentietaken 1. correspondentie autonoom opstellen en 2. correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid onder typefunctie creatie, terwijl andere correspondentietaken onder typefuncties communicatie (taken ), controle (taak 3), reproductieve informatieverwerking (taken 4, 5, 6, 7, 8 en 9), productieve informatieverwerking (taken 10, 11, 12 en 13) en functionering in vreemde talen.


25

Onderstaand raster is een vereenvoudigde versie van een volledige indeling van de taken per typefunctie. Hier werd getracht elke deelfunctie onder slechts één typefunctie te categoriseren. Gezien het belang van de deelfunctie vergaderen ressorteert zij nog onder zowel communicatie als organisatie. De deelfunctie Functionering in vreemde talen, waaronder in het Beroepsprofiel52 heel wat taken opnieuw opgesomd werden, is nu verdeeld over de deel- en typefuncties in kwestie. Omwille van de duidelijkheid en de hanteerbaarheid in volgende vertaalstappen stellen wij volgend raster voor. Tabel 3.4

Overzicht typefuncties/deelfuncties/taken

Typefunctie communicatie

Deelfunctie correspondentie

(in het Nederlands & 3 vreemde talen)


communicatie

vergadering



Communicatie (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

communicatie (in het Nederlands & 3 vreemde talen)


52

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Taken correspondentie autonoom opstellen correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid op afhandeling van post toezien post ontvangen, inschrijven en verspreiden post verwerken post verzendklaar maken faxen (stijl en lay-out) correspondentie opnemen correspondentie typen en/of uitwerken post autonoom afhandelen correspondentie (op aanwijzing) opstellen correspondentie van anderen bewerken elektronisch corresponderen (stijl en lay-out)

31 deelnemen aan vergaderingen (niet als notulist) 32 deelnemers vergadering oproepen en/of hen eraan herinneren 33 vergaderingen organiseren 34 vergaderingen logistiek ondersteunen 35 vergaderagenda bijhouden 36 naleving van besluiten controleren 37 agendapunten verzamelen 38 agendapunten inhoudelijk voorbereiden 39 agendastukken voorbereiden 40 verslagen/notulen bijhouden 41 notuleren en uitwerken notulen 42 verslagen/notulen verspreiden 43 besluiten van vergaderingen weergeven telefoon 64 berichten aannemen, bericht noteren, niet zelf(in het Nederlands & 3 standig afhandelen vreemde talen) 65 telefoon aannemen, selecteren en afhandelen 66 telefoon aannemen en doorverbinden 67 teleconferencing tot stand brengen interne communicatie 79 memo’s opstellen op aanwijzing (in het Nederlands & 3 80 ad valvas berichten opstellen op aanwijzing vreemde talen) 81 memo’s zelf opstellen 82 zelfstandig ad valvas berichten opstellen 83 interne rapporten (meehelpen) opstellen 84 belangstellenden intern van informatie voorzien 85 een klankbordfunctie vervullen 86 interne contacten onderhouden in- en/of externe 87 informatie ontvangen en doorgeven communicatie 88 contacten onderhouden voor de leidinggevende(n) (in het Nederlands & 3 89 eigen contacten onderhouden (intern en extern) vreemde talen) 90 presentatie ondersteunen 91 zelf presenteren 92 kantoorapparatuur (andere dan computer, telefoon, fax, fotokopieermachine en multimedia) bedienen 93 confidentieel houden van berichten/informatie

Zie Beroepsprofiel Secretariaatsbeheer.

26


Communicatie


94 95 96 97

Communicatie

vertaling (van & naar

98 99 100 101 102 104


Nederlands &3 vreemde talen

105

Communicatie

receptie



Organisatie

organisatiesecretariaat


externe communicatie

106 107 108 109 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Organisatie

vergadering (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

Organisatie

agenda (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

Organisatie

financiën

31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

zakensamenkomsten en/of reizen voorbereiden zakenlunchen en -diners organiseren zakenreizen reserveren en boeken zakenreizen, conferenties en evenementen organiseren verzorging en programma gast(en) organiseren huisstijl (helpen) bewaken zelfstandig (pers)berichten opstellen externe rapporten (meehelpen) opstellen externe belangstellenden van informatie voorzien vertalen van brieven en niet-technische, korte teksten vertaling van brieven en niet-technische, korte teksten verbeteren bezoekers verwelkomen en doorverwijzen onverwacht bezoek zelf te woord staan bezoekers aankondigen bezoekers aan internen voorstellen en/of omgekeerd invoering van nieuwe procedures adviseren verandering organisatie secretariaat adviseren aankoop kantoorapparatuur adviseren adviseren bij aanwerving nieuwe secretariaatsmedewerkers werkzaamheden secretariaat plannen, organiseren en coördineren secretariaatstaken delegeren werkindeling op het secretariaat bepalen aan secretariaatsmedewerkers leiding geven werkbesprekingen leiden een bijdrage leveren aan de beleidsvoorbereiding en uitvoering aankoop kantoorapparatuur regelen verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat verantwoordelijkheid dragen voor de prestaties van het secretariaat werkbesprekingen organiseren inwerkprogramma’s maken voor nieuwe secretariaatsmedewerkers werkbegeleiding voor nieuwe medewerkers uitvoering gedelegeerde secretariaatstaken controleren deelnemen aan vergaderingen (niet als notulist) deelnemers vergadering oproepen en/of hen eraan herinneren vergaderingen organiseren vergaderingen logistiek ondersteunen vergaderagenda bijhouden naleving van besluiten controleren agendapunten verzamelen agendapunten inhoudelijk voorbereiden agendastukken voorbereiden verslagen/notulen bijhouden notuleren en uitwerken notulen verslagen/notulen verspreiden besluiten van vergaderingen weergeven andere agenda’s beheren afspraken regelen planning en acties van de manager bewaken (zelfstandig) afspraken maken kas postzegels bijhouden verantwoordelijkheid dragen voor secretariaatsbudget facturen en declaraties controleren


organisatie

bedrijfsorganisatie

27

51 63

boekhouding bijhouden planning en acties manager voorbereiden

68

gegevens en/of volledige concepten in PC inbrengen stukken op aanwijzing op PC verwerken stukken van anderen op PC verwerken tekstopmaak verzorgen gegevens statistisch verwerken nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden computerbestanden ondersteuning (back-up) computersystemen verzorgen faxen (de wijze) elektronisch corresponderen (de wijze) databanken beheren videofoon videoconference archief/documentatie/bibliotheek beheren archief inrichten en/of reviseren administratie bijhouden (financiën, personeel, enz.) (kantoor)voorraad(administratie) bijhouden stukken verzamelen, sorteren, coderen en opbergen informatievoorziening bewaken informatie opzoeken in dossier informatie selecteren en samenstellen uittreksels maken van gespecificeerde onderwerpen


(re)productieve informatieverwerking

(re)productieve informatieverwerking informatieverzameling

computer

69 70 71 72 73 74 75

multimedia

archief/administratie

7 13 76 77 78 52 53 54 55 56

informatieverzameling

in- en/of externe informatieverzameling

59 60 61 62

3.3.2.2 Stap 2 : Selectie van taken ♦ De selectie vond plaats op volgende criteria − Niet van toepassing voor de beginnend beroepsbeoefenaar: de adviserende, controlerende en bedrijfsbeleidende en beherende taken die enkel meertalige directieassistent(e)n in grote bedrijven/organisaties kunnen opgedragen krijgen. Dat zijn taken 3, 14, 15, 17, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 27, 30, 31, 33, 38, 49, 59, 75, 81, 82, 91, 97, 98, 99, 100. Als referentie gebruikten we hierbij de LOSV-studie53 en het HIVA-profiel54. Omwille van de keuze van één deelfunctie slechts onder één typefunctie onder te brengen, rekening houdend met de latere transfer naar het onderwijs en het feit dat taak nr.33 vergaderingen organiseren niet geselecteerd wordt, wordt de deelfunctie vergadering enkel bij typefunctie communicatie weerhouden. Dit houdt in dat wij de principes, voorschriften en werkwijze van vergaderen eerder aangeboden zien als bij een onderdeel als communicatie en de prak-tische training bij de verschillende talen, dan in een opleidingsonderdeel als organisatie van het secretariaat. − De frequentie van de taak speelde geen rol, aangezien de vertaalstappen slechts op één enkel beroepsprofiel steunen.

53 54

LOSV, Deel 3, bijlage I: Overzicht van beroepstaken en taakgebieden behorend bij de vijf kwalificatieniveaus, Het beroep van Secretaresse in Vijf profielen. HIVA, op. Cit., blz. 120-130.

28


− Het belang van de taak. De tendens volgend die blijkt uit de beroepsprofielen55 lijken ons vooral de organiserende taken en zij die autonoom kunnen uitgevoerd worden in belang toe te nemen. Vandaar dat een aantal taken die in de LOSVstudie bij het hoogste kwalificatieniveau onderverdeeld werden door ons weer opgenomen werden. Dat zijn taken 15, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 29, 30, 98, 99. Het valt trouwens op hoe precies de taken voor de afdelingssecretaris/esse in het HIVA-ontwerp na consultatie van de sector uitgebreid zijn56. Het toenemende belang en de frequentie van de typefuncties zoals communicatie (ook in vreemde talen) en organisatie wordt bevestigd in twee recente studies57. − De relevantie voor het onderwijs. Alle definitief geselecteerde taken lijken ons zo relevant in de uitoefening van het beroep dat ze in het onderwijs moeten aan bod komen. Toch dient hierbij opgemerkt dat een aantal taken minder inhoudelijk kunnen en moeten aan bod komen. Zo lijkt ons taak 6 post verzendklaar maken behandeld wanneer in een gepast opleidingsonderdeel de studenten te weten komen welke formaten van enveloppen er bestaan, welke formaten er voor welke inhoud het best gebruikt worden, waar de geldende tarieven kunnen gevonden worden en hoe de betaling kan geschieden (postzegels, frankeermachine, enz.). Een specifieke training hierin lijkt ons niet nodig, vooral gezien het feit dat slechts een administratief medewerk(st)er de taak zal uitvoeren. De (internationale) adressering op de enveloppe zien we eerder als inhoudsonderdeel bij de cursussen correspondentie. − De transferwaarde. De taken lijken ons gemakkelijk vertaalbaar naar het onderwijs, behalve het aspect ontvangen van de post in taak nr.4. Wel dient opgemerkt dat bepaalde taken of dus vaardigheden in meerdere deelfuncties of onderdelen en/of meerdere typefuncties of functionele gehelen kunnen voorkomen. Communicatietaken komen bij alle talen voor. Bij faxen en elektronisch corresponderen komen zowel de inhoudelijke als de lay-out aspecten voor bij het onderdeel correspondentie, terwijl de technische aspecten, ook van de layout, eerder aan bod komen bij de deelfunctie computer onder de typefunctie reproductieve informatieverwerking. Vandaar dat in een nieuwe toevoeging gespecificeerd wordt wat in welk onderdeel en/of functioneel geheel gedacht wordt aan te leren, bijvoorbeeld nr. 7 faxen en nr.13 elektronisch corresponderen, waar stijl en lay-out aan bod komen onder deelfunctie correspondentie, terwijl lay-out en wijze aan bod komt onder multimedia. Om dezelfde transferwaarde naar het onderwijs wordt taak nr.92 kantoorapparatuur (andere dan computer, telefoon, fax, fotokopieermachine en multimedia) bedienen ondergebracht bij deelfunctie organisatie secretariaat. Momenteel denken we immers vooral aan een frankeermachine als enig ander kantoorapparaat. − Haalbaarheid. Op dit vlak zien wij voor het onderwijs geen noemenswaardige problemen.

55 56 57

Zie dit document, 2.1.3 Visie. Vergelijk in HIVA, op. cit. De taak organiseren en taak coördineren. Dr. A. Geeraert, op. Cit., 1996 en L. Bollaert, op. cit. , 1995.


29

Verder zijn volgende wijzigingen aangebracht aan de lijst taken uit het Beroepsprofiel en zoals opgenomen in 3.3.2.1 Stap 1: − taak nr.5 post verwerken wordt geschrapt, omdat ze gespecificeerd is in nr.4 en 6 − taak nr.10 post autonoom afhandelen wordt geschrapt omwille van de overlapping met nr.4 en 6 − taak nr.11 wordt uitdrukkelijk correspondentie op aanwijzing opstellen, zonder aanwijzing vinden we terug in taak nr.1 correspondentie autonoom opstellen − taak nr.14 invoering van nieuwe procedures adviseren wordt geschrapt, omdat de taak, die enkel kan opgedragen worden aan een directieassistent(e), vervat zit in nr.15 verandering organisatie secretariaat adviseren, die dan ook door een afdelingssecretaris/esse kan gebeuren − taak nr.59 informatievoorziening bewaken hoort eigenlijk samen met nr. 87 informatie ontvangen en doorgeven en nr.93 confidentieel houden van berichten/informatie thuis onder een aparte typefunctie, nl. informatieverstrekking (nr.30). Terwijl taak nr.87 alleen het louter reproductief doorgeven van de informatie betreft, alludeert nr.84 belangstellenden intern van informatie voorzien meer naar de uitdrukkelijke vraag naar informatie vanwege belangstellenden, terwijl de specifieke opdracht daartoe door de leidinggevende niet gegeven was. − taak nr.84 en taak nr.102 worden dan samengevoegd in belangstellenden intern/extern van informatie voorzien, parallel met de verschuiving van bij deelfuncties resp. interne en externe communicatie naar informatieverstrekking − taken nr.60 tot 62 worden als volgt gespecificeerd: 60: informatie op vraag van leidinggevende(n) opzoeken in dossier 61: op aanwijzing van enkel het onderwerp door de leidinggevende(n) zelf informatie selecteren en samenbundelen 62: op aanwijzing van de onderwerpen door de leidinggevende(n) uittreksels maken

Het verschil tussen nr.61 en nr.62 is dat in 61 geselecteerd wordt uit verschillende bronnen, terwijl in nr.62 de uittreksels uit één bron komen, en dus niet moeten samengebundeld worden. − taak nr.78 videoconference wordt gespecificeerd tot videoconference (meehelpen) tot stand brengen − taak nr.90 wordt verduidelijkt in presentatie technisch ondersteunen. Daarmee wordt bijvoorbeeld bedoeld het aanmaken van beeldmateriaal, het inbrengen in een presentatieprogramma (Powerpoint bijvoorbeeld), het klaarzetten van micro, projector, enz., het verdelen van handouts tot het bedienen van de technische hulpmiddelen tijdens de presentatie. De taak staat duidelijk in relatie tot nr.91 zelf presenteren, die slechts uitzonderlijk door een directieassistent(e) moet gedaan worden. Tenslotte worden volgende taken anders geformuleerd louter omwille van de formele eis tot formulering in observeerbaar gedrag: − nr.85 wordt als klankbord functioneren − nr.93 wordt confidentiële berichten/informatie enkel doorgeven aan de juiste personen − nr.99 wordt huisstijl helpen bewaken, vermits zelfs een directieassistent(e) nooit als opdracht heeft de huisstijl te bewaken. Een secretaris/esse helpt daarentegen wel mee de huisstijl te bewaren, wij denken bijvoorbeeld reeds aan het gebruikt van het juiste papier met de juiste hoofding. De aldus bekomen, onderstaande lijst bevat alle taken die in het Beroepsprofiel voorkomen. De geselecteerde taken zijn in het vet gedrukt. Er werd gewerkt op het schema van stap 1. De nummering is die van het Beroepsprofiel. Taken met een komen bij meer dan een deel- en/of typefunctie voor en worden geselecteerd onder

30


het voor het onderwijs best te organiseren onderdeel (deelfunctie) en/of functioneel geheel(typefunctie). Dit alles resulteert in onderstaande tabel waar de definitief geselecteerde taken in het vet gedrukt zijn en de oorspronkelijke nummering nog behouden is. Tabel 3.5

Geselecteerde taken per deel- en typefunctie

Typefunctie communicatie




1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13

communicatie

vergadering



communicatie

telefoon



communicatie

interne communicatie (in het Neder-




lands & 3 vreemde talen)

in- en/of externe communicatie (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

externe communicatie (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

Taken correspondentie autonoom opstellen correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid op afhandeling van post toezien post ontvangen, inschrijven en verspreiden post verzendklaar maken faxen (stijl en lay-out) correspondentie opnemen correspondentie typen en/of uitwerken post autonoom afhandelen correspondentie (op aanwijzing) opstellen correspondentie van anderen bewerken elektronisch corresponderen (stijl en lay-out)

31 deelnemen aan vergaderingen (niet als notulist) 32 deelnemers vergadering oproepen en/of hen eraan herinneren 33 vergaderingen organiseren 34 vergaderingen logistiek ondersteunen 35 vergaderagenda bijhouden 36 naleving van besluiten controleren 37 agendapunten verzamelen 38 agendapunten inhoudelijk voorbereiden 39 agendastukken voorbereiden 40 verslagen/notulen bijhouden 41 notuleren en uitwerken notulen 42 verslagen/notulen verspreiden 43 besluiten van vergaderingen weergeven 64 berichten aannemen, bericht noteren, niet zelfstandig afhandelen 65 telefoon aannemen, selecteren en afhandelen 66 telefoon aannemen en doorverbinden 67 teleconferencing tot stand brengen 79 80 81 82 83

memo’s opstellen op aanwijzing ad valvas berichten opstellen op aanwijzing memo’s zelf opstellen zelfstandig ad valvas berichten opstellen interne rapporten (meehelpen) opstellen

85 86

als klankbordfunctie functioneren interne contacten onderhouden

88 89 90 91

contacten onderhouden voor de leidinggevende(n) eigen contacten onderhouden (intern en extern) presentatie technisch ondersteunen zelf presenteren

94 95 96 97

zakensamenkomsten en/of reizen voorbereiden zakenlunchen en -diners organiseren zakenreizen reserveren en boeken zakenreizen, conferenties en evenementen organiseren 98 verzorging en programma gast(en) organiseren 99 huisstijl (helpen) bewaken 100 zelfstandig (pers)berichten opstellen 101 externe rapporten (meehelpen) opstellen


communicatie

vertaling (van &


naar Nederlands &3 vreemde talen

communicatie

receptie



organisatie

organisatiesecretariaat

31

104 vertalen van brieven en niet-technische, korte teksten 105 vertaling van brieven en niet-technische, korte teksten verbeteren 106 107 108 109

bezoekers verwelkomen en doorverwijzen onverwacht bezoek zelf te woord staan bezoekers aankondigen bezoekers aan internen voorstellen en/of omgekeerd

15 16 17

verandering organisatie secretariaat adviseren aankoop kantoorapparatuur adviseren adviseren bij aanwerving nieuwe secretariaatsmedewerkers werkzaamheden secretariaat plannen, organiseren en coördineren secretariaatstaken delegeren werkindeling op het secretariaat bepalen aan secretariaatsmedewerkers leiding geven werkbesprekingen leiden een bijdrage leveren aan de beleidsvoorbereiding en uitvoering aankoop kantoorapparatuur regelen verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat verantwoordelijkheid dragen voor de prestaties van het secretariaat werkbesprekingen organiseren inwerkprogramma’s maken voor nieuwe secretariaatsmedewerkers werkbegeleiding voor nieuwe medewerkers uitvoering gedelegeerde secretariaatstaken controleren

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

organisatie


92

kantoorapparatuur (andere dan computer, telefoon, fax, fotokopieermachine en multimedia) bedienen

44 45 46 47

andere agenda’s beheren afspraken regelen planning en acties van de manager bewaken (zelfstandig) afspraken maken

organisatie

financiën

48 49 50 51

kas postzegels bijhouden verantwoordelijkheid dragen voor secretariaatsbudget facturen en declaraties controleren boekhouding bijhouden

organisatie

bedrijfsorganisatie

63

planning en acties manager voorbereiden

68 69 70 71 72 73 74 75

gegevens en/of volledige concepten in PC inbrengen stukken op aanwijzing op PC verwerken stukken van anderen op PC verwerken tekstopmaak verzorgen gegevens statistisch verwerken nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden computerbestanden ondersteuning (back up) computersystemen verzorgen

7

faxen (de wijze)

13

elektronisch corresponderen (de wijze)



computer


multimedia

76 77 78

databanken beheren videofoon videoconference


Archief / administratie

52 53 54 55

archief/documentatie/bibliotheek beheren archief inrichten en/of reviseren administratie bijhouden (financiën, personeel, enz.) (kantoor)voorraad(administratie) bijhouden

32




58 59 60 61

informatieverstrekking (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

informatieverstrekking (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

stukken verzamelen, sorteren, coderen en opbergen op vraag van leidinggevende(n) informatie opzoeken in dossier op aanwijzing van enkel onderwerp zelf informatie selecteren en samenbundelen op aanwijzing van leidinggevende(n) uittreksels maken

59

informatievoorziening bewaken

87

informatie ontvangen en doorgeven

84 + 102 in/externe belangstellenden van informatie voorzien 93

confidentiële berichten/informatie enkel doorgeven aan de juiste personen

Op die manier komen we uiteindelijk tot een nieuwe tabel met 87 taken, 17 deelfuncties en 5 typefuncties. Onderstaande tabel is dan ook de vertrekbasis voor volgende stappen. Typefunctie communicatie




communicatie

vergadering



communicatie

telefoon



communicatie

interne communicatie







1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Taken correspondentie autonoom opstellen correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid post inschrijven en verspreiden post verzendklaar maken faxen* (stijl en lay-out) correspondentie opnemen correspondentie typen en/of uitwerken correspondentie op aanwijzing opstellen correspondentie van anderen bewerken elektronisch corresponderen* (stijl en lay-out) deelnemers vergadering oproepen en/of hen eraan herinneren vergaderingen logistiek ondersteunen vergaderagenda bijhouden naleving van besluiten controleren agendapunten verzamelen agendastukken voorbereiden verslagen/notulen bijhouden notuleren en uitwerken notulen verslagen/notulen verspreiden besluiten van vergaderingen weergeven

22 23 24

berichten aannemen, bericht noteren, niet zelfstandig afhandelen telefoon aannemen, selecteren en afhandelen telefoon aannemen en doorverbinden teleconferencing tot stand brengen

25 26 27 28 29

memo’s opstellen op aanwijzing ad valvas berichten opstellen op aanwijzing interne rapporten (meehelpen) opstellen als klankbord functioneren interne contacten onderhouden

30 contacten onderhouden voor de leidinggevende(n) 31 eigen contacten onderhouden (intern & extern) 32 presentatie technisch ondersteunen 33 zakensamenkomsten en/of reizen voorbereiden 34 zakenlunchen en -diners organiseren


33


35 36 37 38

communicatie

vertaling (van &


naar Nederlands &3 vreemde talen

39 vertalen van brieven en niet-technische, korte teksten 40 vertaling van brieven en niet-technische, korte teksten verbeteren

communicatie

receptie



organisatie

organisatie secretariaat

41 42 43 44

bezoekers verwelkomen en doorverwijzen onverwacht bezoek zelf te woord staan bezoekers aankondigen bezoekers aan internen voorstellen en/of omgekeerd

45 46 47

verandering organisatie secretariaat adviseren aankoop kantoorapparatuur adviseren adviseren bij aanwerving nieuwe secretariaatsmedewerkers werkzaamheden secretariaat plannen, organiseren en coördineren secretariaatswerken delegeren werkindeling op het secretariaat bepalen verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat verantwoordelijkheid dragen voor de prestaties van het secretariaat werkbesprekingen organiseren werkbegeleiding voor nieuwe medewerkers uitvoering gedelegeerde secretariaatstaken controleren kantoorapparatuur (andere dan computer, telefoon, fax, fotokopieermachine en multimedia) bedienen

48 49 50 51 52 53 54 55 56 organisatie


zakenreizen reserveren en boeken verzorging en programma gast(en) organiseren huisstijl helpen bewaken externe rapporten (meehelpen) opstellen

57 58 59 60

andere agenda’s beheren afspraken regelen planning en acties van de manager bewaken (zelfstandig) afspraken maken

organisatie

financiën

61 62 63

kas postzegels bijhouden facturen en declaraties controleren boekhouding bijhouden

organisatie

bedrijfsorganisatie

64

planning en acties manager voorbereiden


computer

65 66 67 68 69 70 71 72 73

gegevens en/of volledige concepten in ¨PC inbrengen stukken op aanwijzing op PC verwerken stukken van anderen op PC werken tekstopmaak verzorgen gegevens statistisch verwerken nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden computerbestanden faxen (de wijze) elektronisch corresponderen (de wijze)


multimedia

74 75 76

databanken beheren videofoon videoconference (meehelpen) tot stand brengen


archief/ administratie

77 78 79 80 81

archief/documentatie/bibliotheek beheren archief inrichten en/of reviseren administratie bijhouden (financiën, personeel, enz.) (kantoor)voorraad(administratie) bijhouden stukken verzamelen, sorteren, coderen en opbergen



82

op vraag van leidinggevende(n) informatie opzoeken in dossier op aanwijzing van enkel het onderwerp zelf informatie selecteren en samenbundelen op aanwijzing van de leidinggevende(n) uittreksels maken

83 84

34




85 86 87

informatie ontvangen en doorgeven in/externe belangstellenden van informatie voorzien confidentiële berichten/informatie enkel doorgeven aan de juiste personen

3.3.2.3 Stap 3: Clustering van de geselecteerde taken tot onderdelen en functionele gehelen (inductieve procedure) ♦ Herordening van taken op logische gronden In stap 2 werden reeds een aantal taken anders geordend: − de taken onder deelfunctie vergadering werden enkel bij de typefunctie communicatie weerhouden − de taak kantoorapparatuur (andere dan computer, telefoon, fax, fotokopieermachine en multimedia) bedienen werd bij deelfunctie organisatie secretariaat ondergebracht − een nieuwe deelfunctie, informatieverstrekking, bundelt de taken informatie ontvangen en doorgeven (nr.86), in/externe belangstellenden van informatie voorzien (nr.87) en confidentiële berichten/informatie enkel doorgeven aan de juiste personen (nr.88) Binnen de deelfunctie correspondentie is er een duidelijk verschil tussen het autonome en creatieve karakter van een aantal taken enerzijds en het louter verwerkende karakter van andere taken anderzijds. De deelfunctie zou kunnen gesplitst worden in volgende twee delen: Tabel 3.7

Clustering taken correspondentie

Deelfunctie correspondentie (in het Nederlands &3 vreemde talen)

correspondentie (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

Clustering schrijven van correspondentie

1 2

Taken correspondentie autonoom opstellen correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid

3 4 5 6 7 8 9 10

post inschrijven en verspreiden post verzendklaar maken faxen (stijl en lay-out) correspondentie opnemen correspondentie typen en/of uitwerken correspondentie op aanwijzing opstellen correspondentie van anderen bewerken elektronisch corresponderen (stijl en lay-out)


correspondentiebehandeling (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

Daarbij valt op dat wanneer het autonome en creatieve karakter van het schrijven als criterium gehanteerd wordt, ook andere taken onder de nieuwe clusters kunnen ondergebracht worden. Op die manier komen we tot twee nieuwe deelfuncties: tekstcreatie en tekstbehandeling van zowel de klassieke brieven als alle andere zakelijke teksten Tabel 3.8

Creatieve en verwerkende correspondentietaken

Clusters binnen correspondentie tekstcreatie (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

tekstbehandeling (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

1 2 27 39 3 4 5 6 7

Taken correspondentie autonoom opstellen correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid interne rapporten opstellen externe rapporten opstellen post inschrijven en verspreiden post verzendklaar maken faxen (stijl en lay-out) correspondentie opnemen correspondentie typen en/of uitwerken


35

8 9 10

correspondentie op aanwijzing opstellen correspondentie van anderen bewerken elektronisch corresponderen (stijl en lay-out)

25 26 27

memo’s opstellen op aanwijzing ad valvas berichten opstellen op aanwijzing interne rapporten meehelpen opstellen

39

externe rapporten meehelpen opstellen

De zakelijke teksten worden momenteel aangeleerd in de opleidingsonderdelen correspondentie en rapportage en/of in de verschillende talen. Omwille van de duidelijkheid en de gelijkvormigheid met bovenstaande problematiek wordt in taken nrs.40 en 41 zakelijke bij niet-technische, korte tekst gevoegd. Het onderdeel correspondentie is voor het onderwijs zo herkenbaar en wordt er zo uitdrukkelijk georganiseerd dat we, ondanks hoger onderscheid, het toch behouden. Alle in tabel 2 herschikte taken worden trouwens in het opleidingsonderdeel aangeleerd en getraind. Wel moet in de benaming duidelijk de belangrijke uitbreiding naar allerlei zakelijke teksten terug te vinden zijn. Het blijven ressorteren onder communicatie verwijst naar alle schriftelijke communicatie, alsook naar de verschillende talen. De deelfunctie archief/administratie willen we eveneens behouden. Beide zijn essentiële taakdomeinen vanaf de administratief medewerk(st)er tot het beheren van archief en toezien op de administratie door de afdelings- en/of directiesecretaris/esse. Archivering werd dan ook als uitvoerende taak opgenomen in het definitief HIVA-beroepsprofiel. Een archief is trouwens een uitgewerkt administratief systeem, en staat als dusdanig boven en volgt op de administratie. Vandaar dat we volgende tweedeling voorstellen, waarbij taken die onder informatieverzameling ressorteren herschikt worden: Tabel 3.9

Archief en administratie

Deelfunctie archief

Administratie

78 79 82 83 80 81 84 85

Taken archief/documentatie/bibliotheek beheren archief inrichten en/of reviseren stukken verzamelen, sorteren, coderen en opbergen op vraag van leidinggevende(n) informatie opzoeken in dossier administratie bijhouden (financiën, personeel, enz.) (kantoor)voorraad(administratie) bijhouden op aanwijzing van enkel het onderwerp zelf informatie selecteren en samenbundelen op aanwijzing van de leidinggevende(n) uittreksels maken

♦ Omzetting van deelfuncties naar onderdelen De deelfuncties interne communicatie, in- en/of externe communicatie en externe communicatie worden gebundeld in het onderdeel in- en/of externe communicatie, waarbij verondersteld wordt dat vergadering, telefoon en receptie niet inbegrepen zijn. De expliciete vermelding van de drie weerspiegelt hun belang in de beroepsuitoefening. De schriftelijke communicatie (brieven, faxen, enz.) nodig bij het uitvoeren van taken als zakenreizen en -diners organiseren, komt aan bod onder het onderdeel correspondentie en zakelijke teksten. Het feit dat alle hier betrokken onderdelen onder de typefunctie/functioneel geheel communicatie ressorteren beantwoordt aan het feit dat de afgestudeerde ze vlot in minstens 4 talen moet kunnen uitvoeren.

36


Door het clusteren van de deelfuncties tot één onderdeel in- en/of externe communicatie blijken een aantal taken elkaar te overlappen. Taken nr.29 interne contacten onderhouden en nr.31 eigen contacten onderhouden (intern en extern)ö worden samengevoegd tot eigen in- en/of externe contacten onderhouden. Vertrekkend van tabel 3.6 in vorige stap komen we dan tot volgende tabel met 15 onderdelen. Tabel 3.10 Deelfuncties, onderdelen en taken Deelfuncties Correspondentie

Onderdelen correspondentie en zakelijke teksten

Vergadering Telefoon interne communicatie in- en/of externe communicatie

vergadering telefoon in/externe communicatie in/externe communicatie


in/externe communicatie

Vertaling

vertaling

Receptie organisatie secretariaat Agenda Financiën Bedrijfsorganisatie Computer Multimedia Archief / administratie

receptie organisatie secretariaat agenda financiën bedrijfsorganisatie computer multimedia archief

archief/administratie

administratie

in/externe infor-

archief of admini-

Taken 1. correspondentie autonoom opstellen 2. correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid 3. post inschrijven en verspreiden 4. post verzendklaar maken 5. faxen (stijl en lay-out) 6. correspondentie opnemen 7. correspondentie typen en/of uitwerken 8. correspondentie op aanwijzing opstellen 9. correspondentie van anderen bewerken 10. elektronisch corresponderen (stijl en lay-out) 25 .memo’s opstellen op aanwijzing 26. ad valvas berichten opstellen op aanwijzing 27. interne rapporten meehelpen opstellen 39. externe rapporten meehelpen opstellen taken nrs.11 tot en met 20 taken nrs.21 tot en met 24 28. als klankbord functioneren 30. contacten onderhouden voor leidinggevende(n) 31. eigen in- en/of externe contacten onderhouden 32. presentatie technisch ondersteunen 33. zakensamenkomsten en/of reizen voorbereiden 34. zakenlunchen en -diners organiseren 35. zakenreizen reserveren en boeken 36. verzorging en programma gast(en) organiseren 37. huisstijl bewaren 39. vertalen van brieven en zakelijke, niet-technische, korte teksten 40. vertaling verbeteren van brieven en zakelijke, niettechnische, korte teksten taken nrs.41 tot en met 44 taken nrs.45 tot en met 56 taken nrs.57 tot en met 60 taken nrs.62 tot en met 63 taak nr.64 taken nrs.65 tot en met 73 taken nrs.74 tot en met 76 77. archief/documentatie/bibliotheek beheren 78. archief inrichten en/of reviseren 81. .stukken verzamelen, sorteren, coderen en opbergen 82. op vraag van leidinggevende(n) informatie opzoeken in dossier 79. administratie bijhouden(financiën, personeel, enz. 80. (kantoor)voorraad(administratie) bijhouden 83. op aanwijzing van enkel het onderwerp zelf informatie selecteren en samenbundelen 84. op aanwijzing van de leidinggevende(n) uittreksels maken taken nrs.77 tot en met 84 herverdeeld


matie-verzameling Informatieverstrekking

37

stratie informatieverstrekking

taken nrs.85 tot en met 87

♦ Omzetting van typefuncties in functionele gehelen De meeste typefuncties zijn lineair omzetbaar in functionele gehelen en kunnen de ondergebrachte deelfuncties/onderdelen behouden. Wij stellen evenwel voor informatieverstrekking bij communicatie onder te brengen, omdat het functioneel geheel duidelijk herkenbaar is in het onderwijs als het talenaandeel. Ook de taken rond deelfunctie receptie komen duidelijk aan bod in de verschillende talen. Die deelfunctie brengen we dan ook onder bij communicatie. Hetzelfde, om dezelfde redenen, doen we met de taken onder informatie-verstrekking. In volgende tabel worden de typefuncties van het beroepsprofiel naar voor het onderwijs erkenbare functionele gehelen vertaald en de onderdelen geclusterd: Tabel 3.11 Typefuncties, functionele gehelen en onderdelen typefunctie communicatie communicatie communicatie communicatie communicatie communicatie informatieverstrekking organisatie organisatie organisatie organisatie informatieverwerking informatieverwerking informatieverzameling informatieverzameling

functioneel geheel communicatie communicatie communicatie communicatie communicatie communicatie communicatie organisatie organisatie organisatie organisatie informatieverwerking informatieverwerking informatieverzameling informatieverzameling

onderdeel correspondentie vergadering telefoon in/externe communicatie vertaling receptie informatieverstrekking organisatie secretariaat agenda financiën bedrijfsorganisatie computer multimedia archief administratie

Onderstaande tabel is dan ook voor het onderwijs onmiddellijk herkenbaar en organiseerbaar. Ze telt 4 functionele gehelen, 15 onderdelen en 86 nog te vertalen taken (nieuwe nummers) en kan als vertrekbasis voor volgende stap fungeren. Tabel 3.12 Functionele gehelen, onderdelen en taken Functioneel geheel Communicatie (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

onderdeel correspondentie en zakelijke teksten (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

taak 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

correspondentie autonoom opstellen correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid post inschrijven en verspreiden post verzendklaar maken faxen (stijl en lay-out) correspondentie opnemen correspondentie typen en/of uitwerken correspondentie op aanwijzing opstellen correspondentie van anderen bewerken elektronisch corresponderen (stijl en lay-out) memo’s opstellen op aanwijzing ad valvas berichten opstellen op aanwijzing interne rapporten meehelpen opstellen externe rapporten meehelpen opstellen

38



vergadering (in het Nederlands & 3 vreemde talen)


telefoon (in het Nederlands & 3 vreemde talen)



communicatie (in het Nederlands & 3 vreemde talen) communicatie (in het Nederlands & 3 vreemde talen)

vertaling (van & naar Ndl & 3 vreemde talen receptie (in het Nederlands & 3 vreemde talen)


informatieverstrekking (in het Nederlands & 3 vreemde talen) organisatie secretariaat

organisatie

organisatie


organisatie

financiën

organisatie informatieverwerking

bedrijfsorganisatie computer

deelnemers vergadering oproepen en/of hen eraan herinneren 16 vergaderingen logistiek ondersteunen 17 vergaderagenda bijhouden 18 naleving van besluiten controleren 19 agendapunten verzamelen 20 agendastukken voorbereiden 21 verslagen/notulen bijhouden 22 notuleren en uitwerken notulen 23 verslagen/notulen verspreiden 24 besluiten van vergaderingen weergeven 25 berichten aannemen, bericht noteren, niet zelfstandig afhandelen 26 telefoon aannemen, selecteren en afhandelen 27 telefoon aannemen en doorverbinden 28 teleconferencing tot stand brengen 29 als klankbord functioneren 30 interne contacten onderhouden contacten onderhouden voor de leidinggevende(n) 31 eigen contacten onderhouden (intern en extern) 32 presentatie technisch ondersteunen 33 zakensamenkomsten en/of reizen voorbereiden 34 zakenlunchen en -diners organiseren 35 zakenreizen reserveren en boeken 36 verzorging en programma gast(en) organiseren 37 huisstijl helpen bewaken 38 vertalen van brieven en niet-technische, korte teksten 39 vertaling van brieven en niet-technische, korte teksten verbeteren 40 bezoekers verwelkomen en doorverwijzen 41 onverwacht bezoek zelf te woord staan 42 bezoekers aankondigen 43 bezoekers aan internen voorstellen en/of omgekeerd 44 informatie ontvangen en doorgeven 45 in/externe belangstellenden van informatie voorzien 46 confidentiële berichten/informatie enkel doorgeven aan de juiste personen 47 verandering organisatie secretariaat adviseren 48 aankoop kantoorapparatuur adviseren 49 adviseren bij aanwerving nieuwe secretariaatsmedewerkers 50 werkzaamheden secretariaat plannen, organiseren en coördineren 51 secretariaatstaken delegeren 52 werkindeling op het secretariaat bepalen 53 verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat 54 verantwoordelijkheid dragen voor de prestaties van het secretariaat 55 werkbesprekingen organiseren 56 werkbegeleiding voor nieuwe medewerkers 57 uitvoering gedelegeerde secretariaatstaken controleren 58 kantoorapparatuur (andere dan computer, telefoon, fax, fotokopieermachine en multimedia) bedienen 59 andere agenda’s beheren 60 afspraken regelen 61 planning en acties van de manager bewaken 62 (zelfstandig) afspraken maken 63 kas postzegels bijhouden 64 facturen en declaraties controleren 65 boekhouding bijhouden 66 planning en acties manager voorbereiden 67 gegevens en/of volledige concepten in PC inbrengen 68 stukken op aanwijzing op PC verwerken 15


39

69 70 71 72 73 74 75

informatieverwerking

multimedia

76 77 78


archief

79 80 81 82


administratie

83 84 85 86

stukken van anderen op PC verwerken tekstopmaak verzorgen gegevens statistisch verwerken nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden computerbestanden beheren faxen (lay-out en wijze) elektronisch corresponderen (lay-out en wijze) databanken raadplegen videofoon videoconference (meehelpen) tot stand brengen archief/documentatie/bibliotheek beheren archief inrichten en/of reviseren stukken verzamelen, sorteren, coderen en opbergen op vraag van leidinggevende(n) informatie opzoeken in dossier administratie bijhouden (financiën, personeel, enz.) (kantoor)voorraad(administratie) bijhouden op aanwijzing van enkel het onderwerp zelf informatie selecteren en samenbundelen op aanwijzing van de leidinggevende(n) uittreksels maken

3.3.2.4 Stap 4: Formulering van basiscompetenties Vermits elke basiscompetentie bestaat uit een vaardigheid, een kennis en een attitude maken we dit onderscheid in deze stap. ♦ Formulering van de geselecteerde taken in vaardigheden We gaan uit van tabel 3.12, eindtabel die resulteerde uit stap 3. De vertaling naar vaardigheden gebeurt soms rechtlijnig. Veelal worden meerdere taken tot één vaardigheid geherformuleerd, bijvoorbeeld taken nrs. 47, 50, 51, 52, 53, 54, 55 en 57 onder organisatie van het secretariaat worden herleid tot ‘De student kan het secretariaat organiseren en (mede)beheren’. Tabel 3.13 Omzetting taak naar vaardigheid 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Taak Correspondentie autonoom opstellen Correspondentie afhandelen met tekenbevoegheid Post inschrijven en verspreiden Post verzendklaar maken Faxen (stijl en lay-out) Correspondentie opnemen Correspondentie typen en/of uitwerken Correspondentie op aanwijzing opstellen Correspondentie van anderen bewerken Elektronisch corresponderen(stijl en lay-out) Memo’s opstellen op aanwijzing Ad valvas berichten opstellen op aanwijzing Interne rapporten meehelpen opstellen Externe rapporten meehelpen opstellen Deelnemers vergadering oproepen en/of hen eraan herinneren Vergaderingen logistiek ondersteunen Vergaderagenda bijhouden Naleving van besluiten controleren Agendapunten verzamelen Agendastukken voorbereiden Verslagen/notulen bijhouden Notuleren en uitwerken notulen Verslagen/notulen verspreiden

Vaardigheid − De student kan autonoom correspondentie opstellen en afhandelen. − De student kan de post inschrijven en verspreiden. − De student kan de post verzendklaar maken. − De student kan een fax, een elektronische brief en bericht opstellen. − De student kan correspondentie opnemen, uitwerken en/of bewerken. − De student kan correspondentie op aanwijzing opstellen. − De student kan allerlei zakelijke berichten en teksten op aanwijzing opstellen. − De student kan de voorbereiding van een vergadering ondersteunen door de agenda bij te houden, de agendapunten te verzamelen, de voorbereidende stukken op aanwijzing op te stellen en de vergadering logistiek te ondersteunen. − De student kan tijdens de vergadering notities nemen en de stand van zaken weergeven met het oog op de besluitvorming en het latere verslag/ notulen. − De student kan na de vergadering het verslag/

40


24 besluiten van vergaderingen weergeven

notulen uitwerken, verspreiden en de naleving van de besluiten controleren.

25 berichten aannemen, bericht noteren en niet zelfstandig afhandelen 26 telefoon aannemen, selecteren en afhandelen 27 telefoon aannemen en doorverbinden 28 teleconferencing tot stand brengen

− De student kan telefonische berichten noteren en doorgeven. − De student kan de telefoon aannemen en doorverbinden of zelfstandig afhandelen. − De student kan een teleconferentie tot stand brengen.

29 als klankbord functioneren 30 interne contacten onderhouden 31 contacten onderhouden voor de leidinggevende(n) 32 presentatie technisch ondersteunen 33 zakensamenkomsten en/of reizen voorbereiden 34 zakenlunchen en –diners voorbereiden 35 zakenreizen reserveren en boeken 36 verzorging en programma gast(en) organiseren 37 huisstijl helpen bewaken 38 vertalen van brieven en niet-technische, korte teksten 39 vertaling van brieven en niet-technische, korte teksten 40 bezoekers verwelkomen en doorverwijzen 41 onverwacht bezoek zelf te woord staan 42 bezoekers aankondigen 43 bezoekers aan internen voorstellen en/of omgekeerd 44 informatie ontvangen en doorgeven 45 in/externe belangstellenden van informatie voorzien 46 confidentiële berichten/informatie enkel doorgeven aan de juiste personen 47 verandering organisatie secretariaat adviseren 48 aankoop kantoorapparatuur adviseren 49 adviseren bij aanwerving nieuwe secretariaatsmedewerkers 50 werkzaamheden secretariaat plannen, organiseren en coördineren 51 secretariaatstaken delegeren 52 werkindeling op het secretariaat bepalen 53 verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat 54 verantwoordelijkheid dragen voor de prestaties van het secretariaat 55 werkbesprekingen organiseren 56 werkbegeleiding voor nieuwe medewerkers 57 uitvoering gedelegeerde secretariaatstaken controleren 58 kantoorapparatuur (andere dan computer, telefoon, fax, fotokopieermachine en multimedia) bedienen 59 andere agenda’s beheren 60 afspraken regelen 61 planning en acties van de manager bewaken 62 (zelfstandig) afspraken maken

− De student kan als klankbord functioneren. − De student kan interne en externe contacten onderhouden. − De student kan een presentatie technisch ondersteunen. − De student kan zakensamenkomsten logistiek en op aanwijzing ondersteunen en organiseren. − De student kan zakenreizen reserveren en boeken. − De student kan meehelpen de huisstijl te bewaken.

63 64 65 66

− De student kan de boekhouding van het secretariaat beheren.

kas postzegels bijhouden facturen en declaraties controleren boekhouding bijhouden planning en acties manager voorbereiden

67 gegevens en/of volledige concepten in PC inbrengen

− De student kan brieven en niet-technische, korte teksten vertalen en/of de vertaling verbeteren.

− De student kan bezoekers verwelkomen, doorverwijzen en/of zelf te woord staan, aankondigen en/of voorstellen.

− De student kan informatie ontvangen en op de gepaste wijze aan de juiste personen doorgeven.

− De student kan het secretariaat organiseren en (mede) beheren. − De student kan het secretariaat logistiek ondersteunen. − De student kan nieuwe secretariaatsmedewerkers meehelpen selecteren en begeleiden. − De student kan de kantoorapparatuur bedienen.

− De student kan een agenda bijhouden, bewaken en beheren. − De student kan afspraken voorbereiden, regelen en maken.

− De student kan afspraken voorbereiden, regelen en maken. (op.cit.) − De student kan data en/of concepten in een PC inbrengen, zowel qua opmaak als statistisch


68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86

41

stukken op aanwijzing op PC verwerken stukken van anderen op PC verwerken tekstopmaak verzorgen gegevens statistisch verwerken nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden computerbestanden beheren faxen (lay-out en wijze) elektronisch corresponderen(lay-out en wijze) databanken raadplegen videofoon videoconference (meehelpen) tot stand brengen archief/documentatie/bibliotheek beheren archief inrichten en/of reviseren stukken verzamelen, sorteren, coderen en opbergen op vraag van leidinggevende(n) informatie opzoeken in dossier administratie bijhouden (financiën, personeel, enz.) (kantoor)voorraad(administratie) bijhouden op aanwijzing van enkel het onderwerp zelf informatie selecteren en samenbundelen op aanwijzing van de leidinggevende(n) uittreksels maken

verwerken en beheren. − De student kan nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden. − De student kan faxen. De student kan elektronisch brieven en/of berichten doorsturen.

− De student kan via multimedia informatie raadplegen, verzamelen en/of verwerken en communicatie tot stand brengen. − De student kan een archief/documentatie/bibliotheek(her)inrichten en beheren. − De student kan stukken verzamelen/sorteren, coderen om in een dossier/archief/bibliotheek op te bergen en op te zoeken. − De student kan administratie bijhouden. − De student kan informatie selecteren, administratief verwerken en samenbundelen.

♦ De ondersteunende kennis Om tot een overzicht te komen van de ondersteunende kennis per vaardigheid hebben we eerst de lijst met vaardigheden (tabel 3.13) opnieuw genummerd en geordend naar logisch niveau van zelfstandigheid en moeilijkheidsgraad. Vermits uit vorige tabel blijkt dat de vaardigheid De student kan afspraken voorbereiden, regelen en maken (taak nr. 66) ook reeds onder bij de taken onder onderdeel agenda voorkomt, wordt het onderdeel bedrijfsorganisatie geschrapt. De algemene kennis inzicht in de bedrijfsorganisatie komt trouwens meerdere keren voor. De niveaubepaling is gebaseerd op de verwerkingsniveaus met betrekking tot kenniselementen. Er werd tevens opnieuw gebruik gemaakt van de niveaubepaling opgenomen in het Nederlandse beroepsprofiel. Ook de Nederlandse opleidingsprofielen zoals uitgewerkt in het aanbiedingsformulier Eindtermendocument van Directiesecretaresse/Management Assistent werden geconsulteerd. Het viel daarbij trouwens opnieuw op dat het eindtermenproducten voor Secretaresse en voor Assistent Secretaresse eerder aansluit bij het Vlaamse secundair onderwijs. Tabel 3.14 Ondersteunende kennis per vaardigheid I 1

2

ONDERDEEL/vaardigheid Ondersteunende kennis Correspondentie en zakelijke teksten De student kan de post inschrijven specifieke kennis: en verspreiden. – kennis van postadministratie (3) – kennis van de organisatie van een postkamer (4) – kennis van verantwoordelijkheden van functies en departementen/afdelingen (4)

De student kan de post verzendklaar maken.

algemene kennis: – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) specifieke kennis: – kennis van posttarieven en verzendmogelijkheden (2) – kennis van adresseringsvoorschriften (3) – kennis van adressenlijsten (3)

42


– kennis van mailing per PC (4)

3

4

5

6

7

De student kan correspondentie opnemen, uitwerken, en/of bewerken.

De student kan correspondentie op aanwijzing opstellen.

algemene kennis: – beheersing van gegevensverwerking per PC (4) specifieke kennis: – kennis van briefopmaak (4) en briefstijl (4) – kennis van typebrieven (4) – kennis van dictafoon (3) – kennis van efficiënt notities nemen (4) – kennis van tekstverwerking (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – beheersing van computertoepassingen (4) specifieke kennis: – kennis van briefstijl en inhoud per typebrief (4) – kennis van briefopmaak (3) – kennis van tekstverwerking (4)

De student kan autonoom correspondentie opstellen en afhandelen.

algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – beheersing van computertoepassingen (4) specifieke kennis: – kennis van typebrieven (4) – kennis van briefstijl en inhoud per typebrief (4) – kennis van briefopmaak (3) – kennis van tekstverwerking (4)

De student kan een fax, een elektronische brief en bericht opstellen.

algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – beheersing van computertoepassingen (4) specifieke kennis: – kennis van stijl en inhoud per typebrief/bericht (4) – kennis van fax en elektronische opmaak (4) – kennis van de bediening van faxmachine (3) – kennis van het versturen van elektronische correspondentie (3)

De student kan allerlei zakelijke berichten en teksten op aanwijzing opstellen.

algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – beheersing van computertoepassingen (4) specifieke kennis: – kennis van stijl en inhoud per zakelijke teksttype (4) – kennis van tekstopmaak per zakelijke teksttype (3) – kennis van tekstverwerking en rekenblad (4) – kennis van bestandsopbouw (4) algemene kennis: – beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) – beheersing van computertoepassingen (4)

II Vergadering 1 De student kan de voorbereiding van een vergadering ondersteunen door de agenda bij te houden, de agendapunten te verzamelen, de voorbereidende stukken op aanwijzing op te stellen en de vergadering logistiek te ondersteunen.

specifieke kennis: – kennis van agendavereisten van een vergadering (4) – kennis van vereisten van goede convocatie (3) – kennis van typologie van vergaderingen (4) – kennis van opmaak van voorbereidende stukken (4) – kennis van documentatieopbouw (4) – kennis van opzoeksystemen in documentatie (4) – kennis van logistieke ondersteuningsmogelijkheden en vereisten van een vergadering (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in typologie en ondersteuning van vergaderingen (4)


2

3

De student kan tijdens de vergadering notities nemen met het oog op het mondeling weergeven van de stand van zaken voor de besluitvorming en het later verslag/notulen.

43

specifieke kennis: – kennis van notities nemen (3) – kennis van verslagen/notulen uitwerken (4) – kennis van vergadertechnieken, regels en fasen (4) – kennis van de rol van voorzitter, deelnemers en verslaggever (4)

algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in vergadertechnieken en verloop (4) De student kan na de vergadering het specifieke kennis: verslag/notulen uitwerken, versprei- – kennis van verschillende vormen van verslaggeving (4) den en de naleving van de besluiten – kennis van verslagen/notulen uitwerken (4) controleren. – kennis van externe vormgeving (normering, huisstijl) (4) – kennis van controletechnieken (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de deontologie van de secretariële functie (4) – inzicht in informatieverspreiding (4)

III Telefoon 1 De student kan telefonische berichten noteren en doorgeven.

2

3

De student kan de telefoon aannemen en doorverbinden of zelfstandig afhandelen.

De student kan een teleconference tot stand brengen.

specifieke kennis: – kennis van de telefoonetiquette (4) – kennis van het telefoonalfabet (3) – kennis van het gebruik van toestellen (3) – kennis van de regels om klantgericht te telefoneren (4) – kennis van telefoonberichten (3) – kennis van desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in noteertechnieken (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de vereisten voor een effectieve en efficiënte telefonische communicatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) specifieke kennis: – kennis van de telefoonetiquette (4) – kennis van het telefoonalfabet (2) – kennis van het gebruik van toestellen (3) – kennis van de regels om klantgericht te telefoneren (4) – kennis van desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de vereisten voor een effectieve en efficiënte telefonische communicatie (4) – inzicht in de bevoegdheden van de secretariële functie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) specifieke kennis: – kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen (4) – kennis van het gebruik van toestellen (3) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de vereisten voor een effectieve en efficiënte telefonische communicatie (4)

IV In- en externe communicatie 1 De student kan als klankbord functioneren.

Specifieke kennis: – Kennis van een klankbordfunctie (4)

44


– kennis van mondelinge rapportage (4) – kennis van omgangsvormen en beschikbare middelen in diverse communicatiesituaties (4)

2

3

4

5

6

De student kan een presentatie technisch ondersteunen.

De student kan interne en externe contacten onderhouden.

De student kan zakensamenkomsten logistiek en op aanwijzing ondersteunen en organiseren.

De student kan zakenreizen reserveren en boeken.

De student kan meehelpen de huisstijl te bewaken.

algemene kennis: – beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in communicatiekanalen (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) – inzicht in mondelinge communicatie (4) specifieke kennis: – kennis van presentatiemogelijkheden (4) – kennis van het gebruik, het aanmaken en de bediening van presentatiehulpmiddelen (4) – beheersing van desbetreffende computertoepassingen (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in presentatietechnieken en hulpmiddelen (4) specifieke kennis: – kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in diverse communicatiesituaties (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de communicatiekanalen (4) – inzicht in de vereisten voor mondelinge en schriftelijke communicatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur en huisstijl (4) specifieke kennis: – kennis van de typologie van zakensamenkomsten (4) – kennis van de organisatorische en logistieke vereisten per type zakensamenkomst (4) – kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in de diverse zakensamenkomsten (4) – kennis van desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de vereisten voor efficiënte communicatie (4) – inzicht in de communicatiekanalen (4) – inzicht in bedrijfscultuur en huisstijl (4) Specifieke kennis: – Kennis van de organisatie van reizen (2) – Kennis van reserverings- en boekingstechnieken en middelen (1) – kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen (4) – kennis van informatieverzameling (3) – kennis van informatieselectie (3) – kennis van desbetreffende computertoepassingen (1) algemene kennis: – beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de vereisten voor efficiënte communicatie (4) – inzicht in communicatiekanalen (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur en huisstijl (4) specifieke kennis: – kennis van desbetreffende huisstijl (4)


45

– kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen (4) algemene kennis: – beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de vereisten voor efficiënte communicatie (4) – inzicht in communicatiekanalen (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur en huisstijl (4) V 1

Vertaling De student kan brieven en niettechnische, korte teksten vertalen en/of de vertaling verbeteren.

specifieke kennis: – kennis van gangbare economische, financiële en handelstermen (4) – kennis van brieftypes en soorten zakelijke teksten (4) – kennis van de specifieke kenmerken per brieftype en soort zakelijke tekst (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4)

VI Receptie 1 De student kan bezoekers verwelkomen, doorverwijzen en/of zelf te woord staan, aankondigen en/of voorstellen.

specifieke kennis: – kennis van correcte omgangsvormen (4) – kennis van geijkte uitdrukkingen (4) – kennis van etiquette en huisstijl (4) – kennis van behoeften van (doel)groep (4) – kennis van regels voor duidelijke en aangepaste informatie-verstrekking (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de vereisten voor een efficiënte communicatie (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de bedrijfscultuur en huisstijl (4)

VII Informatieverstrekking 1 De student kan informatie ontvangen en op de gepaste wijze aan de juiste perso(o)n(en) doorgeven.

specifieke kennis: – kennis van informatiebehoeften (4) – kennis van informatienetwerken en verzamelingen (4) – kennis van gepaste technieken en hulpmiddelen om informatie op te vragen (4) – kennis van middelen voor het optimalisering van de informatie-doorstroming (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de vereisten voor een efficiënte communicatie (4)

VIII Organisatie secretariaat 1 De student kan de kantoorapparatuur bedienen.

2

De student kan het secretariaat logistiek ondersteunen.

specifieke kennis: – kennis van het gebruik van de verschillende kantoortoestellen (4) – kennis van de bediening van de verschillende kantoortoestellen (3) algemene kennis: – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de secretariaatsorganisatie (4) specifiek kennis: – kennis van het gebruik van de verschillende kantoortoestellen (4) – kennis van de taakverdeling en verantwoordelijkheden in het secretariaat (4) – kennis van de planning en het projectbeheer in het

46


secretariaat (4) – kennis van de logistieke behoeften en hulpmiddelen van het secretariaat (4)

3

4

De student kan het secretariaat organiseren en (mede)beheren.

De student kan nieuwe secretariaatsmedewerkers meehelpen selecteren en begeleiden.

algemene kennis: – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de secretariaatsorganisatie (4) specifieke kennis: – kennis van de taakverdeling en verantwoordelijkheden in het secretariaat (4) – kennis van de planning en het projectbeheer in het secretariaat en management (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de secretariaatsorganisatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) specifieke kennis: – kennis van het profiel en de taken van secretariaatsmedewerkers (4) – kennis van de taakverdeling en de verantwoordelijkheden in het secretariaat (4) – kennis van de planning en het projectbeheer in het secretariaat en management (4) – kennis van de aanwervingsprocedures (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl algemene kennis: – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de secretariaatsorganisatie (4) – inzicht in de aanwervingsprocedures (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4)

IX Agenda 1 De student kan een agenda bijhouden, bewaken en beheren.

2

De student kan afspraken voorbereiden, regelen en maken.

specifieke kennis: – kennis van de vereisten van een goede agenda (4) – kennis van de planning en het projectbeheer in het secretariaat en management (4) – kennis van de taakverdeling en de verantwoordelijkheden in het secretariaat en management (4) algemene kennis: – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de bevoegdheden en deontologie van de secretariële functie (4) specifieke kennis: – kennis van de agenda van een leidinggevende (4) – kennis van de vereisten om goed een afspraak voor te bereiden, te regelen en te maken (4) – kennis van de logistieke hulpmiddelen om afspraken voor te bereiden, te regelen en te maken en van hun gebruik (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de bevoegdheden en deontologie van de secretariële functie (4) – inzicht in communicatievormen (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4)


X 1

Financiën De student kan de boekhouding van het secretariaat beheren

47

specifieke kennis: – kennis van de vereisten om een kasboek bij te houden (2) – kennis van bankverrichtingen (3) – kennis van elektronisch bankieren (3) – kennis van (gebruiks)mogelijkheden van boekhoudpakketten en financiële pakketten (3) algemene kennis: – inzicht in de basisprincipes van de boekhouding (3)

XI Computer 1 De student kan data en/of concepten in een PC inbrengen, zowel qua opmaak als statistisch verwerken en beheren

2

3

De student kan nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden

De student kan faxen en elektronisch corresponderen

specifieke kennis: – kennis van werking van PC (3) – kennis van tekstverwerking (4) – kennis van rekentabellen (4) – kennis van bestandsbeheer (4) – kennis van aanbod van harden software (3) algemene kennis: – inzicht in informaticabehoeften van bedrijfsorganisatie (3) – inzicht in gegevensverwerking per computer (4) specifieke kennis: – kennis van aanbod van harden software (3) – kennis van werking van PC (3) algemene kennis: – inzicht in informaticabehoeften van bedrijfsorganisatie (3) – inzicht in gegevensverwerking per computer (4) specifieke kennis: – kennis van de bediening van faxmachine (3) – kennis van PC (3) – kennis van het versturen van elektronische correspondentie (3) algemene kennis: – inzicht in vormen van communicatie (4)

XII Multimedia 1 De student kan via multimedia informatie raadplegen, verzamelen en/of verwerken en communicatie tot stand brengen

specifieke kennis: – kennis van multimediamogelijkheden (3) – kennis van aanbod van multimediasoftware (3) – kennis van PC (3) – kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen (3) algemene kennis: – inzicht in informaticabehoeften van bedrijfsorganisatie (3) – inzicht in vormen van communicatie (4)

XIII Archief 1 De student kan stukken verzamelen, sorteren, coderen om in een dossier/ archief/bibliotheek op te bergen en op te zoeken

Specifieke kennis: – Kennis van het bestaande klassement (3) – Kennis van het onderscheid tussen klasseren en archiveren (4) – Kennis van klasseringsen archiveringsmethodes (3) – Kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC om in te geven en te ordenen (3) – Kennis van bestandsbeheer op PC(3) Algemene kennis: – Beheersing van gegevensverwerking per PC (3) – Inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – Inzicht in secretariaatsorganisatie (4)

48


2

De student kan een archief/documentatie/ bibliotheek (her)inrichten en beheren

– inzicht in klasseringsen archiveringssystemen en behoeften (4) specifieke kennis: – kennis van het bestaande klassement (3) – kennis van het onderscheid tussen klasseren en archiveren (4) – kennis van klasseringsen archiveringsmethodes (4) – kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC om in te geven en te ordenen (3) – kennis van bestandsbeheer op PC (3) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van gegevensverwerking per PC (3) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in secretariaatsorganisatie (4) – inzicht in klasseringsen archiveringssystemen en behoeften (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4)

XIV Administratie 1 De student kan informatie selecteren, specifieke kennis: administratief verwerken en samen– kennis van het bestaande klassement (3) bundelen – kennis van klasseringsen archiveringsmethodes (4) – kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC (4) – kennis van bestandsbeheer op PC (4)

2

De student kan administratie bijhouden

algemene kennis: – beheersing van gegevensverwerking per PC (3) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in secretariaatsorganisatie (4) – inzicht in klasseringsen archiveringssystemen en behoeften (4) specifieke kennis: – kennis van het bestaande klassement (3) – kennis van klasseringsen archiveringsmethodes (4) – kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC (3) – kennis van bestandsbeheer op PC (3) – kennis van boekhouden (voor financiële administratie) (3) – kennis van sociale wetgeving(voor personeelsadministratie) (3) – kennis van (handels)documenten (3) – kennis van financiële documenten en verrichtingen (3) – kennis van financiële en boekhoudkundige softwarepakketten (3) – kennis van bankverrichtingen per PC (3) algemene kennis: – beheersing van gegevensverwerking per PC (3) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in secretariaatsorganisatie (4) – inzicht in klasseringsen archiveringssystemen en behoeften (4) – inzicht in burgerlijke, sociale en financiële wetgeving (2)

Vermits de kennis van de bediening van een faxmachine en de kennis van het versturen van elektronische correspondentie zowel in vaardigheid I.6 als in XI 3 voorkomen, stellen we voor XI 3 te schrappen. De vaardigheid I.6. De student kan een fax, een elektronische brief en bericht opstellen wordt dan wel uitgebreid met en versturen.


49

Wanneer we bovenstaande opsomming van specifieke en algemene kennis per onderdeel samenbundelen, komen we dan tot volgend overzicht. Tabel 3.15 Ondersteunende kennis per onderdeel I V1 V2 V3

V4 V5 V6

V7

ONDERDEEL/vaardigheid ondersteunende kennis Correspondentie en zakelijke teksten De student kan de post inschrijven specifieke kennis: en verspreiden. – kennis van postadministratie (3) De student kan de post verzendklaar – kennis van de organisatie van een postkamer (4) maken. – kennis van posttarieven verzendmogelijkheden (2) De student kan correspondentie – kennis van adresseringsvoorschriften (3) opnemen, uitwerken, en/of bewer– kennis van adressenlijsten (3) ken. – kennis van mailing per PC (4) De student kan correspondentie op – kennis van typebrieven (4) aanwijzing opstellen. – kennis van opmaak (2), stijl (4) en inhoud (4) per type De student kan autonoom corresponbrief/typebericht/zakelijke teksttype dentie opstellen en afhandelen. – kennis van fax en elektronische opmaak (4) De student kan een fax, een elektro- – kennis van de bediening van faxmachine (3) nische brief en bericht opstellen en – kennis van het versturen van elektronische corresponversturen. dentie (3) De student kan allerlei zakelijke – kennis van dictafoon (3) berichten en teksten op aanwijzing – kennis van efficiënt notities nemen (4) opstellen. – kennis van tekstverwerking (4) – kennis van rekenblad (4) – kennis van bestandsopbouw (4) – kennis van verantwoordelijkheden van functies en departementen/afdelingen (4) algemene kennis: – beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – beheersing van gegevensverwerking per PC (4) – beheersing van computertoepassingen (4)

II Vergadering V1 De student kan de voorbereiding van een vergadering ondersteunen door de agenda bij te houden, de agendapunten te verzamelen, de voorbereidende stukken op aanwijzing op te stellen en de vergadering logistiek te ondersteunen. V2 De student kan tijdens de vergadering notities nemen met het oog op het mondeling weergeven van de stand van zaken voor de besluitvorming en het later verslag/notulen. V3 De student kan na de vergadering het verslag/notulen uitwerken, verspreiden en de naleving van de besluiten controleren.

specifieke kennis: – kennis van agendavereisten van een vergadering (4) – kennis van vereisten van goede convocatie (3) – kennis van typologie van vergaderingen (4) – kennis van opmaak van voorbereidende stukken (4) – kennis van documentatieopbouw (4) – kennis van opzoeksystemen in documentatie (4) – kennis van logistieke ondersteuningsmogelijkheden en vereisten van een vergadering (4) – kennis van efficiënt notitie nemen (4) – kennis van de verschillende vormen van verslaggeving (4) – kennis van verslagen/notulen uitwerken (4) – kennis van vergadertechnieken, regels en fasen (4) – kennis van de rol van de voorzitter, deelnemers en verslaggever (4) – kennis van externe vormgeving (normering, huisstijl) (4) – kennis van controletechnieken (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in typologie en ondersteuning van vergaderingen (4) – inzicht in vergadertechnieken en verloop (4) – inzicht in informatieverspreiding (4) – inzicht in de deontologie van de secretariële functie (4)

III Telefoon V1 De student kan telefonische berichten noteren en doorgeven.

specifieke kennis: – kennis van de telefoonetiquette (4)

50


V2 De student kan de telefoon aanne-

men en doorverbinden of zelfstandig afhandelen. V3 De student kan een teleconference tot stand brengen.

– kennis van het telefoonalfabet (2) – kennis van het gebruik van toestellen (3) – kennis van telefoonberichten (3) – kennis van de regels om klantgericht te telefoneren (4) – kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen (4) – kennis van desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in noteertechnieken (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de vereisten voor een effectieve en efficiënte telefonische communicatie (4) – inzicht in de bevoegdheden van de secretariële functie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4)

IV In- en externe communicatie V1 De student kan als klankbord functioneren. V2 De student kan een presentatie technisch ondersteunen. V3 De student kan interne en externe contacten onderhouden. V4 De student kan zakensamenkomsten logistiek en op aanwijzing ondersteunen en organiseren. V5 De student kan zakenreizen reserveren en boeken. V6 De student kan meehelpen de huisstijl te bewaken.

specifieke kennis: – kennis van een klankbordfunctie (4) – kennis van mondelinge rapportage (4) – kennis van presentatiemogelijkheden (4) – kennis van het gebruik, het aanmaken en de bediening van presentatiehulpmiddelen (4) – beheersing van desbetreffende computertoepassingen (4) – kennis van omgangsvormen en beschikbare middelen in diverse communicatiesituaties (4) – kennis van de typologie van zakensamenkomsten (4) – kennis van de organisatorische en logistieke vereisten per type zakensamenkomst (4) – kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in de diverse zakensamenkomsten (4) – kennis van de organisatie van reizen (2) – kennis van reserverings- en boekingstechnieken middelen (1) – kennis van informatieverzameling (4) – kennis van informatieselectie (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in communicatiekanalen (4) – inzicht in de vereisten voor efficiënte communicatie (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) – inzicht in mondelinge communicatie (4) – inzicht in presentatietechnieken en hulpmiddelen (4)

V

Vertaling

V1 De student kan brieven en niet-

technische, korte teksten vertalen en/of de vertaling verbeteren.

specifieke kennis: – kennis van gangbare economische, financiële en handelstermen (4) – kennis van brieftypes en soorten zakelijke teksten (4) – kennis van de specifieke kenmerken per brieftype en soort zakelijke tekst (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4)

VI Receptie V1 De student kan bezoekers verwelkomen, doorverwijzen en/of zelf te woord staan, aankondigen en/of

specifieke kennis: – kennis van correcte omgangsvormen (4) – kennis van geijkte uitdrukkingen (4)


voorstellen.

51

– kennis van etiquette en huisstijl (4) – kennis van behoeften van (doel)groep (4) – kennis van regels voor duidelijke en aangepaste informatie-verstrekking (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en )(4) – inzicht in de vereisten voor een efficiënte communicatie (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de bedrijfscultuur en huisstijl (4)

VII Informatieverstrekking V1 De student kan informatie ontvangen en op de gepaste wijze aan de juiste perso(o)n(en) doorgeven.

specifieke kennis: – kennis van informatiebehoeften (4) – kennis van informatienetwerken en verzamelingen (4) – kennis van gepaste technieken en hulpmiddelen om informatie op te vragen (4) – kennis van middelen voor het optimalisering van de informatie-doorstroming (4) – inzicht in de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de vereisten voor een efficiënte communicatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4)

VIII Organisatie secretariaat V1 De student kan de kantoorapparatuur bedienen. V2 De student kan het secretariaat logistiek ondersteunen. V3 De student kan het secretariaat organiseren en (mede)beheren. V4 De student kan nieuwe secretariaatsmedewerkers meehelpen selecteren en begeleiden.

specifieke kennis: – kennis van het gebruik van de verschillende kantoortoestellen (4) – kennis van de bediening van de verschillende kantoortoestellen (3) – kennis van de taakverdeling en verantwoordelijkheden in het secretariaat (4) – kennis van de planning en het projectbeheer in het secretariaat en management (4) – kennis van de logistieke behoeften en hulpmiddelen van het secretariaat (4) – kennis van het profiel en de taken van secretariaatsmedewerkers (4) – kennis van de aanwervingsprocedure (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de secretariaatsorganisatie (4) – inzicht in de aanwervingsprocedures (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4)

IX

Agenda

V1 De student kan een agenda bijhou-

den, bewaken en beheren. V2 De student kan afspraken voorbereiden, regelen en maken.

specifieke kennis: – kennis van de vereisten van een goede agenda (4) – kennis van de agenda van een leidinggevende (4) – kennis van de planning en het projectbeheer in het secretariaat en management (4) – kennis van de taakverdeling en de verantwoordelijkheden in het secretariaat en management (4) – kennis van de vereisten om goed een afspraak voor te bereiden, te regelen en te maken (4) – kennis van de logistieke hulpmiddelen om afspraken voor te bereiden, te regelen en te maken en van hun gebruik (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huis-

52


stijl (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de bevoegdheden en deontologie van de secretariële functie (4) – inzicht in communicatievormen (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) X

Financiën

V1 De student kan de boekhouding van

het secretariaat beheren.

specifieke kennis:– kennis van de vereisten om een kasboek bij te houden (2) – kennis van bankverrichtingen (3) – kennis van elektronisch bankieren (3) – kennis van (gebruiks)mogelijkheden van boekhoudpakketten en financiële pakketten (3) algemene kennis: – inzicht in de basisprincipes van de boekhouding (3)

XI

Computer

V1 De student kan data en/of concepten

in een PC inbrengen, zowel qua opmaak als statistisch verwerken en beheren. V2 De student kan nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden.

specifieke kennis: – kennis van werking van PC (3) – kennis van tekstverwerking (4) – kennis van rekentabellen (4) – kennis van bestandsbeheer (4) – kennis van aanbod van harden software (3) algemene kennis: – inzicht in informaticabehoeften van bedrijfsorganisatie (3) – inzicht in gegevensverwerking per computer (4)

XII Multimedia V1 De student kan via multimedia informatie raadplegen, verzamelen en/of verwerken en communicatie tot stand brengen.


XIII Archief V1 De student kan stukken verzamelen, sorteren, coderen om in een dossier/archief/bibliotheek op te bergen en op te zoeken. V2 De student kan een archief/documentatie/bibliotheek (her)inrichten en beheren.

specifieke kennis: – kennis van het bestaande klassement (3) – kennis van het onderscheid tussen klasseren en archiveren (4) – kennis van klasseringsen archiveringsmethodes (3) – kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC om in te geven en te ordenen (3) – kennis van bestandsbeheer op PC (3) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huis stijl (4) algemene kennis: – beheersing van gegevensverwerking per PC (3) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in secretariaatsorganisatie (4) – inzicht in klasseringsen archiveringssystemen en behoeften (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4)


XIV Administratie V1 De student kan informatie selecteren, administratief verwerken en samenbundelen. V2 De student kan administratie bijhouden.

53

specifieke kennis: – kennis van het bestaande klassement (3) – kennis van klasseringsen archiveringsmethodes (4) – kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC (3) – kennis van bestandenbeheer op PC (3) – kennis van boekhouden (voor financiële administratie) (3) – kennis van sociale wetgeving (voor personeelsadministratie) (3) – kennis van (handels)documenten (3) – kennis van financiële documenten en verrichtingen (3) – kennis van financiële en boekhoudkundige softwarepakketten (3) – kennis van bankverrichtingen per PC (4) algemene kennis: – beheersing van gegevensverwerking per PC (3) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in secretariaatsorganisatie (4) – inzicht in klasseringsen archiveringssystemen en behoeften (4) – inzicht in burgerlijke, sociale en financiële wetgeving (2)

♦ Attitudes per onderdeel De attitudes worden per onderdeel bijgevoegd bij tabel 3.15 uit 4.2. Het aantal attitudes werd beperkt tot de lijst in bijlage 5 van de Handleiding voor het Schrijven van Opleidingsprofielen voor het Hogeschoolonderwijs. Enkel de attitudes die als onmisbaar (4) en belangrijk (3) gecatalogiseerd werden, werden weerhouden. Concreet betekent dit dat de attitudes veiligheids- en milieubewustzijn en zin voor esthetiek, die bijvoorbeeld wel aan bod komen bij de inrichting van het secretariaat (organisatie secretariaat), niet voorkomen in de tabel. Uiteraard werd uitgegaan van de beroepshoudingen en afgeleide gedragsindicatoren geselecteerd in het Beroepsprofiel van de basisopleiding Secretariaatsbeheer, optie Secretariaat-Talen. Tabel 3.16 Basiscompetenties(vaardigheden, ondersteunende kennis en attitudes) per onderdeel I V1 V2 V3

V4 V5

V6

V7

ONDERDEEL/vaardigheid Ondersteunende kennis Correspondentie en zakelijke teksten De student kan de post inschrij- specifieke kennis: ven en verspreiden. – kennis van postadministratie (3) De student kan de post verzend- – kennis van de organisatie van een klaar maken. postkamer (4) De student kan correspondentie – kennis van posttarieven verzendopnemen, uitwerken, en/of bemogelijkheden (2) werken. – kennis van adresseringsvoorDe student kan correspondentie schriften (3) op aanwijzing opstellen. – kennis van adressenlijsten (3) De student kan autonoom cor– kennis van mailing per PC (4) respondentie opstellen en afhan- – kennis van typebrieven (4) delen. – kennis van opmaak (2), stijl (4) en De student kan een fax, een inhoud (4) per typeelektronische brief en bericht brief/typebericht/zakelijke teksttyopstellen en versturen. pekennis van fax en elektronische De student kan allerlei zakelijke opmaak (4) berichten en teksten op aanwij– kennis van de bediening van zing opstellen. faxmachine (3) – kennis van het versturen van elektronische correspondentie (4) – kennis van rekenblad (4)

Attitude – accuratesse – dienstverlenende ingesteldheid – flexibiliteit – loyauteit – omgaan met stress – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

54


– kennis van bestandsopbouw (4) – kennis van verantwoordelijkheden van functies en departementen/afdelingen (4) algemene kennis: – beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – beheersing van gegevensverwerking per PC (4) – beheersing van computertoepassingen (4) II Vergadering V1 De student kan de voorbereiding van een vergadering ondersteunen door de agenda bij te houden, de agendapunten te verzamelen, de voorbereidende stukken op aanwijzing op te stellen en de vergadering logistiek te ondersteunen. V2 De student kan tijdens de vergadering notities nemen met het oog op het mondeling weergeven van de stand van zaken voor de besluitvorming en het later verslag/notulen. V3 De student kan na de vergadering het verslag/notulen uitwerken, verspreiden en de naleving van de besluiten controleren.

specifieke kennis: – kennis van agendavereisten van een vergadering (4) – kennis van vereisten van goede convocatie (3) – kennis van typologie van vergaderingen (4) – kennis van opmaak van voorbereidende stukken (4) – kennis van documentatieopbouw (4) – kennis van opzoeksystemen in documentatie (4) – kennis van logistieke ondersteuningsmogelijkheden en vereisten van een vergadering (4) – kennis van efficiënt notitie nemen (4) – kennis van de verschillende vormen van verslaggeving (4) – kennis van verslagen/notulen uitwerken (4) – kennis van vergadertechnieken, regels en fasen (4)

– accuratesse – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – flexibiliteit – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zin voor samenwerking

– kennis van de rol van de voorzitter, deelnemers en verslaggever (4) – kennis van externe vormgeving (normering, huisstijl) (4) – kennis van controletechnieken (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in typologie en ondersteuning van vergaderingen (4) – inzicht in vergadertechnieken en verloop (4) – inzicht in informatieverspreiding (4) – inzicht in de deontologie van de secretariële functie (4) III Telefoon V1 De student kan telefonische berichten noteren en doorgeven. V2 De student kan de telefoon aannemen en doorverbinden of zelfstandig afhandelen. V3 De student kan een teleconference tot stand brengen.

specifieke kennis: – kennis van de telefoonetiquette (4) – kennis van het telefoonalfabet (2) – kennis van het gebruik van toestellen (3) – kennis van telefoonberichten (3) – kennis van de regels om klantgericht te telefoneren (4) – kennis van de desbetreffende

– accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – empathie – flexibiliteit


bedrijfscultuur en huisstijl (4) – kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in noteertechnieken (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de vereisten voor een effectieve en efficiënte telefonische communicatie (4) – inzicht in de bevoegdheden van de secretariële functie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) IV In- en externe communicatie V1 De student kan als klankbord functioneren. V2 De student kan een presentatie technisch ondersteunen. V3 De student kan interne en externe contacten onderhouden. V4 De student kan zakensamenkomsten logistiek en op aanwijzing ondersteunen en organiseren. V5 De student kan zakenreizen reserveren en boeken. V6 De student kan meehelpen de huisstijl te bewaken.

specifieke kennis: – kennis van een klankbordfunctie (4) – kennis van mondelinge rapportage (4) – kennis van presentatiemogelijkheden (4) – kennis van het gebruik, het aanmaken en de bediening van presentatiehulpmiddelen (4) – beheersing van desbetreffende computer-toepassingen (4) – kennis van omgangsvormen en beschikbare middelen in diverse communicatie-situaties (4) – kennis van de typologie van zakensamenkomsten (4) – kennis van de organisatorische en logistieke vereisten per type zakensamenkomst (4) – kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in de diverse zakensamenkomsten (4) – kennis van de organisatie van reizen (2) – kennis van reserverings- en boekingstechnieken en middelen (1) – kennis van informatieverzameling (4) – kennis van informatieselectie (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4)

55

– imagobewustzijn – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

– accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

algemene kennis: – beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in communicatiekanalen (4) – inzicht in de vereisten voor efficiente communicatie (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) – inzicht in mondelinge communicatie (4) – inzicht in presentatietechnieken en hulpmiddelen (4) V

Vertaling

V1 De student kan brieven en niet-

specifieke kennis: technische, korte teksten verta– kennis van gangbare economische, len en/of de vertaling verbeteren. financiële en handelstermen (4)

– accuratesse – beslissingsvermogen

56


– kennis van brieftypes en soorten zakelijke teksten (4) – kennis van de specifieke kenmerken per brieftype en soort zakelijke tekst (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4)

VI Receptie V1 De student kan bezoekers verspecifieke kennis: welkomen, doorverwijzen en/of – kennis van correcte omgangsvorzelf te woord staan, aankondigen men (4) en/of voorstellen. – kennis van geijkte uitdrukkingen (4) – kennis van etiquette en huisstijl (4) – kennis van behoeften van (doel)groep (4) – kennis van regels voor duidelijke en aangepaste informatieverstrekking (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de vereisten voor een efficiënte communicatie (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de bedrijfscultuur en huisstijl (4) VII Informatieverstrekking V1 De student kan informatie ontvangen en op de gepaste wijze aan de juiste perso(o)n(en) doorgeven.

specifieke kennis: – kennis van informatiebehoeften (4) – kennis van informatienetwerken en verzamelingen (4) – kennis van gepaste technieken en hulpmiddelen om informatie op te vragen (4) – kennis van middelen voor het optimaliseren van de informatiedoorstroming (4) – kennis van desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de vereisten voor een efficiënte communicatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4)

VIII Organisatie secretariaat V1 De student kan de kantoorapparatuur bedienen. V2 De student kan het secretariaat logistiek ondersteunen. V3 De student kan het secretariaat organiseren en (mede)beheren. V4 De student kan nieuwe secretariaatsmedewerkers meehelpen se-

specifieke kennis: – kennis van het gebruik van de verschillende kantoortoestellen (4) – kennis van de bediening van de verschillende kantoortoestellen (3) – kennis van de taakverdeling en verantwoordelijkheden in het secretariaat (4)

– dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor samenwerking – accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zin voor samenwerking

– accuratesse – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – loyauteit – resultaatgerichtheid – zin voor samenwerking

– accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsver-


lecteren en begeleiden.

– kennis van de planning en het projectbeheer in het secretariaat en management (4) – kennis van de logistieke behoeften en hulpmiddelen van het secretariaat (4) – kennis van het profiel en de taken van secretariaatsmedewerkers (4) – kennis van de aanwervingsprocedure (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de secretariaatsorganisatie (4) – inzicht in de aanwervingsprocedures (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4)

IX

57

mogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

Agenda

V1 De student kan een agenda

bijhouden, bewaken en beheren. V2 De student kan afspraken voorbereiden, regelen en maken.

specifieke kennis: – kennis van de vereisten van een goede agenda (4) – kennis van de agenda van een leidinggevende (4) – kennis van de planning en het projectbeheer in het secretariaat en management (4) – kennis van de taakverdeling en de verantwoordelijkheden in het secretariaat en management (4) – kennis van de vereisten om goed een afspraak voor te bereiden, te regelen en te maken (4) – kennis van de logistieke hulpmiddelen om afspraken voor te bereiden, te regelen en te maken en van hun gebruik (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4)

– accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de bevoegdheden en deontologie van de secretariële functie (4) – inzicht in communicatievormen (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) X

Financiën

V1 De student kan de boekhouding

van het secretariaat beheren.

specifieke kennis: – kennis van de vereisten om een kasboek bij te houden (2) – kennis van bankverrichtingen (3) – kennis van elektronisch bankieren (3) – kennis van (gebruiks)mogelijkheden van boekhoudpakketten en financiële pakketten (3) algemene kennis: – inzicht in de basisprincipes van de boekhouding (3)

– accuratesse – dienstverlenende ingesteldheid – loyauteit – resultaatgerichtheid

58


XI

Computer

V1 De student kan data en/of con-

cepten in een PC inbrengen, zowel qua opmaak als statistisch verwerken en beheren. V2 De student kan nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden.

specifieke kennis: – kennis van werking van PC (3) – kennis van tekstverwerking (4) – kennis van rekentabellen (4) – kennis van bestandsbeheer (4) – kennis van aanbod van harden software (3) algemene kennis: – inzicht in informaticabehoeften van bedrijfsorganisatie (3) – inzicht in gegevensverwerking per computer (4)



– accuratesse – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – leergierigheid – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid

– accuratesse – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – flexibiliteit – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor samenwerking

XIII Archief V1 De student kan stukken verzamelen, sorteren, coderen om in een dossier/ archief/bibliotheek op te bergen en op te zoeken. V2 De student kan een archief/ documentatie/bibliotheek (her)inrichten en beheren.

specifieke kennis: – kennis van het bestaande klassement (3) – kennis van het onderscheid tussen klasseren en archiveren (4) – kennis van klasseringsen archiveringsmethodes (3) – kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC om in te geven en te ordenen (3) – kennis van bestandsbeheer op PC (3) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van gegevensverwerking per PC (3) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in secretariaatsorganisatie (4) – inzicht in klasseringsen archiveringssystemen en behoeften (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4)

XIV Administratie V1 De student kan informatie selecteren, administratief verwerken en samenbundelen. V2 De student kan administratie

specifieke kennis: – kennis van het bestaande klassement (3) – kennis van klasseringsen archive-

– accuratesse – beslissingsvermogen – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyauteit – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid

– accuratesse – beslissingsvermogen – dienstverlenende


bijhouden.

ringsmethodes (3) – kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC (3) – kennis van bestandsbeheer op PC (3) – kennis van boekhouden (voor financiële administratie) (3) – kennis van sociale wetgeving (voor personeelsadministratie) (3) – kennis van (handels)documenten (3) – kennis van financiële documenten en verrichtingen (3) – kennis van financiële en boekhoudkundige softwarepakketten (4) – kennis van bankverrichtingen per PC (4)

59

ingesteldheid – doorzettingsvermogen – flexibiliteit – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor samenwerking

algemene kennis: – beheersing van gegevensverwerking per PC (3) – inzicht in bedrijfsorganisatie 4) – inzicht in secretariaatsorganisatie 4) – inzicht in klasseringsen archiveringssystemen en behoeften 4) – inzicht in burgerlijke, sociale en financiële wetgeving (2)

♦ Contextgegevens per onderdeel Wanneer we tenslotte de contextgegevens per onderdeel overnemen uit het beroepsprofiel krijgen we onderstaande eindtabel waarin de basiscompetenties geformuleerd worden (stap 4). Per vaardigheid worden de hulpmiddelen en werkomstandigheden geformuleerd, gegroepeerd per onderdeel.

60


Tabel 3.17 Eindtabel vertaalslag Functioneel Geheel

Onderdeel

I Commu-

1 Corres-

nicatie

Basiscompetentie vaardigheid

V1 De student kan de pondenpost inschrijven en tie en verspreiden. zakelijke V2 De student kan de teksten post verzendklaar maken. V3 De student kan correspondentie opnemen, uitwerken, en/of bewerken. V4 De student kan correspondentie op aanwijzing opstellen. V5 De student kan autonoom correspondentie opstellen en afhandelen. V6 De student kan een fax, een elektronische brief en bericht opstellen en versturen. V7 De student kan allerlei zakelijke berichten en teksten op aanwijzing opstellen.

2 vergadering

V1 De student kan de

voorbereiding van

Ondersteunende kennis Specifieke kennis: – Kennis van postadministratie (3) – kennis van de organisatie van een postkamer (4) – kennis van posttarieven verzendmogelijkheden (2) – kennis van adresseringsvoorschriften (3) – kennis van adressenlijsten (3) – kennis van mailing per PC (4) – kennis van typebrieven (4) – kennis van opmaak (2), stijl (4) en inhoud( 4) per typebrief/typebericht/zake lijke teksttype – kennis van fax en elektronische opmaak (4) – kennis van de bediening van faxmachine (3) – kennis van het versturen van elektronische correspondentie (3) – kennis van dictafoon (3) – kennis van efficiënt notities nemen (4) – kennis van tekstverwerking (4) – kennis van rekenblad (4) – kennis van bestandsopbouw (4) – kennis van verantwoordelijkheden van functies en departementen/ afdelingen (4) algemene kennis: – beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – beheersing van gegevensverwerking per PC (4) – beheersing van computertoepassingen (4) Specifieke kennis: – kennis van agenda-

attitude

contextgegevens

– accuratesse – dienstverlenende ingesteldheid – flexibiliteit – loyauteit – omgaan met stress – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

hulpmiddelen: – tekstverwerkingsprogramma's – e-mail en interne woordenboeken – spellchecker – desbetreffende kantoorapparaten weegschaal, frankeermachine, enz.) – dicteerapparaat – brievenboek (evt. op PC) – handtekenboek werkomstandigheden: – kantoor (landschap) – postkamer

– accuratesse Hulpmiddelen: – contactbereidheid – vergaderdocu-


een vergadering ondersteunen door de agenda bij te houden, de agendapunten te verzamelen, de voorbereidende stukken op aanwijzing op te stellen en de vergadering logistiek te ondersteunen. V2 De student kan tijdens de vergadering notities nemen met het oog op het mondeling weergeven van de stand van zaken voor de besluitvorming en het later verslag/notulen.

V3 De student kan na

de vergadering het verslag / notulen uitwerken, verspreiden en de naleving van de besluiten controleren.

3 telefoon

V1 De student kan

telefonische berichten noteren en doorgeven. V2 De student kan de telefoon aannemen en doorverbinden of zelfstandig afhandelen. V3 De student kan een teleconference tot

61

vereisten van een vergadering (4) – kennis van vereisten van goede convocatie (3) – kennis van typologie van vergaderingen (4) – kennis van opmaak van voorbereidende stukken (4) – kennis van documentatie-opbouw (4) – kennis van opzoeksystemen in documentatie (4) – kennis van logistieke ondersteuningsmogelijkheden en vereisten van een vergadering (4) – kennis van efficiënt notitie nemen (4) – kennis van de verschillende vormen van verslaggeving (4)

– dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – flexibiliteit – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zin voor samenwerking

menten – agenda – agenda lokaalbeheer (evt. op PC) – notuleermateriaal (o.a. notuleerschema's) – presentatiehulpmiddelen en software

– accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – loyauteit

hulpmiddelen: – telefoon, semafoon, GSM – schakelbord – oproepsysteem

werkomstandigheden: – kantoor(landschap) – vergaderzaal – audiovisuele studio

– kennis van verslagen/ notulen uitwerken (4) – kennis van vergadertechnieken, regels en fasen (4) – kennis van de rol van de voorzitter, deelnemers en verslaggever (4) – kennis van externe vormgeving (normering, huisstijl) (4) – kennis van controletechnieken (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in typologie en ondersteuning van vergaderingen (4) – inzicht in vergadertechnieken en verloop (4) – inzicht in informatieverspreiding (4) – inzicht in de deontologie van de secretariele functie (4) Specifieke kennis: – Kennis van de telefoonetiquette (4) – Kennis van het telefoonalfabet (2) – Kennis van het gebruik van toestellen (3) – Kennis van telefoonberichten (3) – kennis van de regels

werkomstandigheden: – kantoor(landschap) – receptie

62


stand brengen.

4 in- en


V1 De student kan als

klankbord functioneren. V2 De student kan een presentatie technisch ondersteunen. V3 De student kan interne en externe contacten onderhouden. V4 De student kan zakensamenkomsten logistiek en op aanwijzing ondersteunen en organiseren. V5 De student kan

zakenreizen reserveren en boeken. V6 De student kan meehelpen de huisstijl te bewaken.

om klantgericht te telefoneren (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) – kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in noteertechnieken (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de vereisten voor een effectieve en efficiënte telefonische communicatie (4) – inzicht in de bevoegdheden van de secretariële functie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) Specifieke kennis: – Kennis van een klankbordfunctie (4) – Kennis van mondelinge rapportage (4) – Kennis van presentatiemogelijkheden (4) – Kennis van het gebruik, het aanmaken en de bediening van presentatiehulpmiddelen (4) – Beheersing van desbetreffende computertoepassingen (4)

– omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

– accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – loyauteit – omgaan met – Kennis van omgangsstress vormen en beschikba- – resultaatgerichtre middelen in diverse heid communicatiesituaties – zelfstandigheid (4) – zin voor initiatief – Kennis van de typolo- – zin voor samengie van zakensamenwerking komsten (4) – Kennis van de organisatorische en logistieke vereisten per type zakensamenkomst (4) – Kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in de diverse zakensamenkomsten (4) – Kennis van de organisatie van reizen (2) – Kennis van reserverings- en boekingstechnieken en middelen(1) – Kennis van informa-

hulpmiddelen: – PC en presentatie- en communicatie-software – Overheadprojector – flip-over – kantoorapparatuur (fax, telefoon, kopieermachine, enz.) – brochures (hotels, seminarie- en congresruimte) – memo's – prikborden werkomstandigheden: – kantoor (landschap)


63

tie-verzameling (4) – kennis van informatieselectie (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4)

5 vertaling

V1 De student kan

brieven en niettechnische, korte teksten vertalen en/of de vertaling verbeteren.

6 receptie

V1 De student kan

bezoekers verwelkomen, doorverwijzen en/of zelf te woord staan, aankondigen en/of voorstellen.

algemene kennis: – beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in communicatiekanalen (4) – inzicht in de vereisten voor efficiënte communicatie (4) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) – inzicht in mondelinge communicatie (4) – inzicht in presentatietechnieken en hulpmiddelen (4) Specifieke kennis: – kennis van gangbare economische, financiele en handelstermen (4) – kennis van brieftypes en soorten zakelijke teksten (4) – kennis van de specifieke kenmerken per brieftype en soort zakelijke tekst (4)

– accuratesse – beslissingsvermogen – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyauteit – omgaan met stress algemene kennis: – resultaatgericht– beheersing van de heid desbetreffende – zelfstandigheid ta(a)l(en) (4) – zin voor samenwerking Specifieke kennis: – accuratesse – kennis van correcte – assertiviteit omgangsvormen (4) – beslissingsver– kennis van geijkte mogen uitdrukkingen (4) – contactbereidheid – kennis van etiquette – dienstverlenende en huisstijl (4) ingesteldheid – kennis van behoeften – empathie van (doel) groep (4) – flexibiliteit – kennis van regels voor – imagobewustzijn duidelijke en aange– loyauteit paste informatiever– omgaan met strekking (4) stress – resultaatgerichtheid algemene kennis: – zin voor samen– beheersing van de werking desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de vereisten voor een efficiënte communicatie (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4)

Hulpmiddelen: – schakelbord en telefoonnotitieblok – PC – Pager werkomstandigheden: – receptie of onthaaldesk

64


7 informa-

tieverstrekking

II organi-

satie

8 organi-

satie secretariaat

– inzicht in de bedrijfscultuur en huisstijl (4) V1 De student kan Specifieke kennis: informatie ontvan- – Kennis van informagen en op de getiebehoeften (4) paste wijze aan de – kennis van informajuiste perso(o)n(en) tienetwerken en verdoorgeven. zamelingen (4) – kennis van gepaste technieken en hulpmiddelen om informatie op te vragen (4) – kennis van middelen voor het optimalisering van de informatiedoorstroming (4) – kennis van desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4)


kantoorapparatuur bedienen. V2 De student kan het secretariaat logistiek ondersteunen. V3 De student kan het secretariaat organiseren en (mede)beheren. V4 De student kan nieuwe secretariaatsmedewerkers meehelpen selecteren en begeleiden.

algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de vereisten voor een efficiënte communicatie (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) Specifieke kennis: – Kennis van het gebruik van de verschillende kantoortoestellen (4) – Kennis van de bediening van de verschillende kantoortoestellen (3) – Kennis van de taakverdeling en verantwoordelijkheden in het secretariaat (4) – kennis van de planning en het projectbeheer in het secretariaat en management (4) – kennis van de logistieke behoeften en hulpmiddelen van het secretariaat (3) – kennis van het profiel en de taken van secretariaatsmedewerkers(4) – kennis van de aanwervingsprocedure (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4)

– accuratesse – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – loyauteit – resultaatgerichtheid – zin voor samenwerking

Hulpmiddelen: – schriftelijke en mondelinge communicatiemiddelen (telefoon, fax, e-mail, enz)

– accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

Hulpmiddelen: – projectbeheerpakket – interne handleidingen en documenten (bijv. over aanwervingsprocedures, profielen, taakverdeling, uurroosters en huisstijl)

werkomstandigheden: – kantoor (landschap)

werkomstandigheden: – kantoor (landschap)


9 agenda

V1 De student kan een

agenda bijhouden, bewaken en beheren. V2 De student kan afspraken voorbereiden, regelen en maken.

10 finan-

ciën


boekhouding van het secretariaat beheren.

65

– inzicht in de secretariaatsorganisatie (4 – inzicht in de aanwervingsprocedures (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) Specifieke kennis: – Kennis van de vereisten van een goede agenda (4) – Kennis van de agenda van een leidinggevende (4) – kennis van de planning en het projectbeheer in het secretariaat en management (4) – kennis van de taakverdeling en de verantwoordelijkheden in het secretariaat en management (4) – kennis van de vereisten om goed een afspraak voor te bereiden, te regelen en te maken (4) – kennis van de logistieke hulpmiddelen om afspraken voor te bereiden, te regelen en te maken en van hun gebruik (4) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) – inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in de bevoegdheden en deontologie van de secretariële functie (4) – inzicht in communicatievormen (4) – inzicht in bedrijfscultuur (4) Specifieke kennis: – Kennis van de vereisten om een kasboek bij te houden (2) – kennis van bankverrichtingen (3) – kennis van elektronisch bankieren (3) – kennis van (gebruiks) mogelijkheden van boekhoudpakketten en financiële pakketten (3)

– accuratesse – assertiviteit – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – empathie – flexibiliteit – imagobewustzijn – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor initiatief – zin voor samenwerking

hulpmiddelen: – agenda – PC en aangepaste softwareprogramma's (bijv. PIM)

– accuratesse – dienstverlenende ingesteldheid – loyauteit – resultaatgerichtheid

Hulpmiddelen: – PC – Desbetreffende softwarepakketten (financieel, boekhoudkundig, elektronisch bankieren) – financiële documenten voor archief (facturen, rekeninguittreksels) – communicatie-

Werkomstandigheden: – Kantoor (landschap)

66


algemene kennis: – inzicht in de basisprincipes van de boekhouding (3)

III infor-

matieverwerking

11

computer

12 multi-

media

V1 De student kan

data en/of concepten in een PC inbrengen, zowel qua opmaak als statistisch verwerken en beheren. V2 De student kan nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden.

Specifieke kennis: – Kennis van werking van PC (3) – Kennis van tekstverwerking (4) – Kennis van rekentabellen (4) – Kennis van bestandsbeheer (4) – Kennis van aanbod van harden software (3)

Algemene kennis: – Inzicht in informaticabehoeften van bedrijfsorganisatie (3) – Inzicht in gegevensverwerking per computer (4) V1 De student kan via Specifieke kennis: multimedia infor- – Kennis van multimedimatie raadplegen, amogelijkheden (3) verzamelen en/of – Kennis van aanbod van verwerken en multimediasoftware(3) communicatie tot – Kennis van PC (3) stand brengen. – Kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen (3) algemene kennis: – inzicht in informaticabehoeften van bedrijfsorganisatie (3) – inzicht in vormen van communicatie (4)

IV infor-

matieverzameling

13 archief

V1 De student kan

stukken verzamelen, sorteren, coderen om in een dossier/ archief/ bibliotheek op te bergen en op te zoeken. V2 De student kan een archief documentatie/ bibliotheek (her)inrichten en beheren.

Specifieke kennis: – Kennis van het bestaande klassement (3) – Kennis van het onderscheid tussen klasseren en archiveren (4) – kennis van klasseringsen archiveringsmethodes (3) – kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC om in te geven en te ordenen (3) – kennis van bestandsbeheer op PC (3) – kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4)

middelen met boekhoudafdeling

– Accuratesse – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – leergierigheid – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid

– accuratesse – beslissingsvermogen – contactbereidheid – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – flexibiliteit – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor samenwerking – accuratesse – beslissingsvermogen – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – flexibiliteit – imagobewustzijn – kritische ingesteldheid – leergierigheid – loyauteit – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid – zin voor samenwerking

werkomstandigheden: – katoor (landschap) hulpmiddelen: – aangepaste harden software werkomstandigheden: – kantoor (landschap of computerpool)

Hulpmiddelen: – telefoon(centrale) – PC – Aangepaste harden sofwarehulpmiddelen aangeboden door telecommunicatiemaatschappijen – audiovisuele studio werkomstandigheden: – katoor (landschap of computerpool) – audiovisuele studio Hulpmiddelen: – PC – aangepaste harden software (o.a. internet) – fiches – documenten werkomstandigheden: – kantoor (landschap) – (bedrijfs- of afdelings) archief en/of bibliotheek – extern archief en/of bibliotheek


14 admi-

nistratie

V1 De student kan

informatie selecteren, administratief verwerken en samenbundelen. V2 De student kan administratie bijhouden.

67

algemene kennis: – beheersing van gegevensverwerking per PC (3) – inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – inzicht in secretariaatsorganisatie (4 – inzicht in klasseringsen archiveringssystemen en behoeften (4 – inzicht in bedrijfscultuur (4) Specifieke kennis: – Kennis van het bestaande klassement (3) – Kennis van klasseringsen archiveringsmethodes (3) – Kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC (3) – Kennis van bestandsbeheer op PC (3) – Kennis van boekhouden (voor financiële administratie) (3) – Kennis van sociale wetgeving (voor personeelsadministratie) (3) – Kennis van (handels) documenten (3) – Kennis van financiële documenten en verrichtingen (3) – Kennis van financiële en boekhoudkundige softwarepakketten (3) – Kennis van bankverrichtingen per PC (4) Algemene kennis: – Beheersing van gegevensverwerking per PC (3) – Inzicht in bedrijfsorganisatie (4) – Inzicht in secretariaatsorganisatie (4) – Inzicht in klasseringsen archiveringssystemen en behoeften (4) – Inzicht in burgerlijke, sociale en financiële wetgeving (2)

– accuratesse – beslissingsvermogen – dienstverlenende ingesteldheid – doorzettingsvermogen – flexibiliteit – loyauteit – omgaan met stress – resultaatgerichtheid – zelfstandigheid

hulpmiddelen: – PC – aangepaste harden software (bestandsbeheer, elektronisch bankieren, archivering, enz.) – (geïntegreerde) sociale en financiële wetboeken – interne handleidingen persneelsbeheer werkomstandigheden: – katoor (landschap)

68


3.3.3

Aanvullende gegevens met betrekking tot de optie ♦ De minimale verhouding tussen praktijk (off the job) en theorie Met de nieuwe cultuur in het hoger onderwijs, namelijk het onderscheid tussen hoorcolleges en werkcolleges allerhande, stelt zich hier een duidelijk probleem van overzicht. Toch kan uit het terugkerend pakket van opleidingsonderdelen aan de verschillende hogescholen in Vlaanderen afgeleid worden dat ruwweg 50% van de opleidingsonderdelen praktijk omvatten. Een percentage dat ons niet enkel realistisch, maar ook minimaal lijkt gezien we toch te doen hebben met een hogere beroepsopleiding. Bij het belangrijke pakket van de talen bijvoorbeeld ligt het aandeel van communicatieve en andere oefeningen en training waarschijnlijk hoger. Dit geldt zeker voor het onderdeel correspondentie en ook voor opleidingsonderdelen als informatica en/of tekst- of gegevensverwerking. Onderdelen zoals nationale en internationale instellingen en (Inleiding tot het) (Handels)recht zijn veel theoretischer. Ook het aandeel (in studiebelasting) van de eindscriptie varieert nogal per hogeschool. Tenslotte zijn er een aantal hogescholen die, al dan niet aansluitend bij het onderdeel organisatie van het secretariaat, reeds in het tweede jaar een aantal uren stage/seminarie organiseren, soms in de vorm van bedrijfsbezoeken. ♦ Het aandeel van de stagetijd (on the job) Gezien het relatief hoog aandeel van de praktijkgerichte aanpak tijdens de lessen enerzijds en het feit dat het om een beroepsgerichte basisopleiding gaat anderzijds, lijkt ons een goed minimum van de stagetijd 5 weken. Vermits het hier duidelijk om stage gaat on the job horen daarbij geen bedrijfsbezoeken of andere seminaries, waar de student nog altijd een externe bezoeker blijft. ♦ Globale opleidingsduur en relatieve opleidingsduur per functioneel geheel Vermits de basisopleiding secretariaatsbeheer decretaal tot de ééncyclus opleidingen van één cyclus van het hoger onderwijs buiten de universiteit behoort is de globale opleidingsduur door de overheid op 3 jaar vastgelegd. Tabel 3.18 Per functioneel geheel menen wij volgende marges te mogen naar voren schuiven Functioneel geheel communicatie organisatie informatieverwerking informatieverzameling

Marges opleidingsduur 50-60% 15-20% 15-20% 10-15%

♦ Niveau van de optie Zoals in hoofdrubriek 2 reeds behandeld leidt de opleiding tot het Europese niveau 4 en 5. Wij herhalen hierbij de opmerking dat de afgestudeerden meestal niet onmiddellijk op die niveaus ingeschakeld worden. Zij zijn echter wel opgeleid in de gewenste bekwaamheden en kennis die het mogelijk maken op autonome of onafhankelijke manier verantwoordelijkheid te nemen voor planning en/of leiding en/of beheer in de organisatie58. Gezien het aandeel van de theorie in de opleiding en de theoretische component bij zelfs zeer praktisch gerichte opleidingsonderdelen zoals correspondentie en informatica en/of tekst- of gegevensverwerking, bezorgt de opleiding ook de voldoende wetenschappelijke achtergronden om onafhankelijk de 58

Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, nr. I 199/59 van 31.7.85, zie ook DVO, handleiding voor het Schrijven van Opleidingsprofielen voor het Hogeschoolonderwijs, Brussel, 1996, blz. 61-64.


69

beroepsactiviteit te kunnen uitoefenen en de vereiste kwalificaties op de verschillende niveaus te kunnen integreren. Het feit dat een stijgend aantal afgestudeerden van 2-cycli en universitaire opleiding het beroep op dit vijfde niveau waarnemen, bewijst de recente niveauverhoging van de job. Dit wordt bevestigd door een recente studie bij afgestudeerden, die concludeert dat bijna de helft (47%) zich situeert in het middenkader en 22% behoort tot het hogere of directiekader. Wanneer we kijken naar de meetpunten van de drie criteria (verantwoordelijkheid, complexiteit en transfer) om het niveau te bepalen, komen we tot hetzelfde besluit. Wat de verantwoordelijkheid betreft is de directieassistent(e) verantwoordelijk voor een eigen takenpakket gekoppeld aan de uitvoering van werkzaamheden en kan hij/zij zowel een niet-hiërarchische verantwoordelijkheid dragen wanneer hij/zij in teamverband in een assisterende pool functioneert als een hiërarchische verantwoordelijkheid dragen gekoppeld aan vooral begeleidingstaken. Wat de complexiteit van de beroepsmatige activiteiten en/of handelingen betreft valt op dat een directieassistent(e) minder te maken heeft met routinematige en standaardprocedures, waarvoor secretaressen op lager niveau ingeschakeld worden. De confrontatie met verschillende opdrachten en situaties vraagt van de directieassistent(e) een grote mate van flexibiliteit en het bedenken van nieuwe oplossingsprocedures, vooral op het vlak van het organiseren van de communicatie en informatie. Een directieassistent(e) op niveau 4 of 5 heeft minder te maken met functiegebonden of productiegebonden vaardigheden, noch met beroepsgebonden of productietechnische vaardigheden, maar wel met vaardigheden die in meerdere beroepen/functies aangesproken worden. Die beroepen/functies situeren zich niet enkel in de administratie, maar ook in de communicatie en de organisatie, waar hij/zij zelfs een controlerende functie (controle op secretariaatstaken) kan hebben.

70


LUIK

2: DE PERSOONSVORMING

3.4

Sleutelkwalificaties Per beroepsgerichte basiscompetentie worden de sleutelkwalificaties vermeld. Voor de selectie uit de niet-limitatieve lijst van sleutelkwalificaties en de bepaling van de frequentie werd gebruik gemaakt van het hoofdstuk over beroepshouding in het Beroepsprofiel basisopleiding Secretariaatsbeheer, optie Secretariaat-Talen. Wat de frequentie betreft werd een onderverdeling gehanteerd parallel met die van de attitudes, d.w.z. van 4 (zeer frequent), 3 (frequent), 2 (soms) en 1 (zelden). De frequentie niet van toepassing (nvt) komt hier niet aan bod. Tabel 3.19 Sleutelkwalificaties en frequentie per basiscompetentie/onderdeel

ONDERDEEL/vaardigheid ondersteunende kennis I Correspondentie & zakelijke teksten V1 De student kan de post specifieke kennis: inschrijven en verspreiden. − kennis van postadministratie V2 De student kan de post (3) verzendklaar maken. − kennis van de organisatie van V3 De student kan corresponeen postkamer (4) dentie opnemen, uitwerken, − kennis van posttarieven veren/of bewerken. zendmogelijkheden (2) V4 De student kan correspon− kennis van adresseringsvoordentie op aanwijzing opstelschriften (3) len. − kennis van adressenlijsten (3) V5 De student kan autonoom − kennis van mailing per PC (4) correspondentie opstellen en − kennis van typebrieven (4) afhandelen. − kennis van opmaak (2), stijl V6 De student kan een fax, een (4) en inhoud (4) per typeelektronische brief en bericht brief/typebericht/ zakelijke opstellen en versturen. teksttypekennis van fax en V7 De student kan allerlei elektronische opmaak (4) zakelijke berichten en teksten − kennis van de bediening van op aanwijzing opstellen. faxmachine (3) − kennis van het versturen van elektronische correspondentie (3) − kennis van dictafoon (3) − kennis van efficiënt notities nemen (4) − kennis van tekstverwerking (4) − kennis van rekenblad (4) − kennis van bestandsopbouw (4) − kennis van verantwoordelijkheden van functies en departementen/ afdelingen (4)

attitude

sleutelkwalificatie

− accuratesse − dienstverlenende ingesteldheid − flexibiliteit − loyauteit − omgaan met stress − zelfstandigheid − zin voor initiatief − zin voor samenwerking

− accuratesse (4) − beslissingsvermogen (2) − dienstverlenende ingesteldheid (3) − doorzettingsvermogen (4) − flexibiliteit (3) − imagobewustzijn (2) − kunnen omgaan met informatie (4) − loyauteit (3) − omgaan met stress (2) − problemen onderkennen en oplossen (2) − productieve taalvaardigheid MVT (3) − productieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid MVT (3) − resultaatgerichtheid (3) − verantwoordelijkheidszin (3) − zelfstandigheid (3) − zin voor initiatief (2) − zin voor samenwerking (3)

− accuratesse − contactbereidheid

− accuratesse (4) − contactbereidheid (3)

algemene kennis: − beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) − inzicht in bedrijfsorganisatie (4) − beheersing van gegevensverwerking per PC (4) − beheersing van computertoepassingen (4) II Vergadering V1 De student kan de voorbereiding van een vergadering on-

specifieke kennis: − kennis van agendavereisten


dersteunen door de agenda bij te houden, de agendapunten te verzamelen, de voorbereidende stukken op aanwijzing op te stellen en de vergadering logistiek te ondersteunen. V2 De student kan tijdens de vergadering notities nemen met het oog op het mondeling weergeven van de stand van zaken voor de besluitvorming en het later verslag/ notulen. V3 De student kan na de vergadering het verslag/notulen uitwerken, verspreiden en de naleving van de besluiten controleren.

van een vergadering (4) − kennis van vereisten van goede convocatie (3) − kennis van typologie van vergaderingen (4) − kennis van opmaak van voorbereidende stukken (4) − kennis van documentatieopbouw (4) − kennis van opzoeksystemen in documentatie (4) − kennis van logistieke ondersteuningsmogelijkheden en vereisten van een vergadering (4) − kennis van efficiënt notitie nemen (4) − kennis van de verschillende vormen van verslaggeving (4) − kennis van verslagen/notulen uitwerken (4) − kennis van vergadertechnieken, regels en fasen (4) − kennis van de rol van de voorzitter, deelnemers en verslaggever (4) − kennis van externe vormgeving (normering, huisstijl (4) − kennis van controletechnieken (4)

71

− dienstverlenende ingesteldheid − doorzettingsvermogen − flexibiliteit − loyauteit − omgaan met stress − resultaatgerichtheid − zin voor samenwerking

− dienstverlenende ingesteldheid (4)− doorzettingsvermogen (4) − een werkplan kunnen maken (3) − flexibiliteit (4) − inzicht in de arbeidsorganisatie (3) − kunnen omgaan met informatie (4) − loyauteit (4) − omgaan met stress (3) − planmatig denken (3) − productieve taalvaardigheid MVT (2) − productieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid MVT (2) − resultaatgerichtheid (3) − verantwoordelijkheidszin (4) − zin voor samenwerking (4)

− accuratesse − assertiviteit − beslissingsvermogen − contactbereidheid − dienstverlenende ingesteldheid − empathie − flexibiliteit − imagobewustzijn − loyauteit − omgaan met stress − resultaatgerichtheid − zelfstandigheid − zin voor initiatief − zin voor samenwerking

− accuratesse (4) − assertiviteit (3) − beslissingsvermogen (3) − commercieel inzicht (2) − contactbereidheid (4) − creativiteit (2) − dienstverlenende ingesteldheid (3) − empathie (3) − flexibiliteit (4) − imagobewustzijn (3) − inzicht in de arbeidsorganisatie (2) − kunnen omgaan met informatie (3) − loyauteit (3) − omgaan met stress(2) − problemen onderkennen en oplossen (3) − productieve taalvaar-

algemene kennis: − beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) − inzicht in typologie en ondersteuning van vergaderingen (4) − inzicht in vergadertechnieken en verloop (4) − inzicht in informatieverspreiding (4) − inzicht in de deontologie van de secretariële functie (4) III Telefoon V1 De student kan telefonische berichten noteren en doorgeven. V2 De student kan de telefoon aannemen en doorverbinden of zelfstandig afhandelen. V3 De student kan een teleconference tot stand brengen.

Specifieke kennis: − Kennis van de telefoonetiquette (4) − Kennis van het telefoonalfabet (2) − Kennis van het gebruik van toestellen (3) − Kennis van telefoonberichten (3) − Kennis van de regels om klantgericht te telefoneren (4) − Kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) − Kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen (4) Algemene kennis: − Beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) − Inzicht in noteertechnieken (4) − Inzicht in bedrijfsorganisatie

72

IV In- & externe communicatie V1 De student kan als klankbord functioneren. V2 De student kan een presentatie technisch ondersteunen. V3 De student kan interne en externe contacten onderhouden.


(4) − Inzicht in de vereisten voor een effectieve en efficiënte telefonische communicatie (4) − Inzicht in de bevoegdheden van de secretariële functie (4) − Inzicht in bedrijfscultuur (4)

digheid MVT (3) − productieve taalvaardigheid − moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid MVT (3) − resultaatgerichtheid (3) − verantwoordelijkheidszin(4) − zelfstandigheid (3) − zelfvertrouwen (4) − zin voor initiatief (3) − zin voor samenwerking (3)

Specifieke kennis: − Kennis van een klankbordfunctie (4) − Kennis van mondelinge rapportage (4) − Kennis van presentatiemogelijkheden (4)

− accuratesse (4) − assertiviteit (3) − beslissingsvermogen (3) − commercieel inzicht (1) − contactbereidheid (4) − dienstverlenende ingesteldheid (3) − doorzettingsvermogen (4) − empathie (3) − flexibiliteit (4) − imagobewustzijn (3) − inzicht in de arbeidsorganisatie (3) − kritische ingesteldheid (3) − kunnen omgaan met informatie (4) − kwaliteitsbewustzijn (2) − loyauteit(3) − omgaan met stress (3) − planmatig denken (3) − problemen onderkennen en oplossen (3) − productieve taalvaardigheid MVT (3) − productieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid MVT ( 3) − resultaatgerichtheid (3) − verantwoordelijkheidszin(3) − zelfstandigheid (3) − zin voor initiatief (2) − zin voor samenwerking (4)

− accuratesse − assertiviteit − beslissingsvermogen − contactbereidheid − dienstverlenende ingesteldheid − doorzettingsvermogen − Kennis van het gebruik, het − empathie V4 De student kan zakensamenaanmaken en de bediening van − flexibiliteit komsten logistiek en op aanpresentatiehulpmiddelen (4) − imagobewustzijn wijzing ondersteunen en or− beheersing van desbetreffende − kritische ingeganiseren. computertoepassingen (4) steldheid V5 De student kan zakenreizen − kennis van omgangsvormen en − loyauteit reserveren en boeken. beschikbare middelen in diver- − omgaan met stress V6 De student kan meehelpen de se communicatiesituaties (4) − resultaatgerichthuisstijl te bewaken. − kennis van de typologie van heid zakensamenkomsten (4) − zelfstandigheid − kennis van de organisatorische − zin voor initiatief en logistieke vereisten per type − zin voor samenzakensamenkomst (4) werking − kennis van omgangsvormen en beschik bare hulpmiddelen in de diverse zakensamenkomsten (4) − kennis van de organisatie van reizen (2) − kennis van reserverings- en boekingstechnieken en middelen (1) − kennis van informatieverzameling (4) − kennis van informatieselectie (4) − kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: − beheersing van desbetreffende ta(a)l(en) (4) − inzicht in communicatiekanalen (4) − inzicht in de vereisten voor efficiënte communicatie (4) − inzicht in bedrijfsorganisatie


73

(4) − inzicht in bedrijfscultuur (4) − inzicht in mondelinge communicatie (4) − inzicht in presentatietechnieken en hulpmiddelen (4) V Vertaling V1 De student kan brieven en niet-technische, korte teksten vertalen en/of de vertaling verbeteren

specifieke kennis: − kennis van gangbare economische, financiële en handelstermen (4) − kennis van brieftypes en soorten zakelijke teksten (4) − kennis van specifieke kenmerken per brieftype en soort zakelijke tekst (4) algemene kennis: − beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4)

VI Receptie V1 De student kan bezoekers verwelkomen, doorverwijzen en/of zelf te woord staan, aankondigen en/of voorstellen.

specifieke kennis: − kennis van correcte omgangsvormen (4) − kennis van geijkte uitdrukkingen (4) − kennis van etiquette en huisstijl (4) − kennis van behoeften van (doel) groep (4) − kennis van regels voor duidelijke en aangepaste informatieverstrekking (4) algemene kennis: − beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) − inzicht in de vereisten voor een

− accuratesse − beslissingsvermogen − dienstverlenende ingesteldheid − doorzettingsvermogen − kritische ingesteldheid − leergierigheid − loyauteit − omgaan met stress − resultaatgerichtheid − zelfstandigheid − zin voor samenwerking

− accuratesse (4) − beslissingsvermogen (3)− commercieel inzicht (2) − contactbereidheid (3) − creativiteit (3) − dienstverlenende ingesteldheid (3) − doorzettingsvermogen (4) − kritische ingesteldheid (3) − kunnen omgaan met informatie (3) − kwaliteitsbewustzijn (3) − leerbekwaamheid (3) − leergierigheid (3)) − loyauteit (3) − omgaan met stress (3) − problemen onderkennen en oplossen (2) − productieve taalvaardigheid MVT (4) − productieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid MVT ( 4) − resultaatgerichtheid (3) − verantwoordelijkheidszin(3) − zelfstandigheid (4) − zin voor samenwerking (3)

− accuratesse − assertiviteit − beslissingsvermogen − contactbereidheid − dienstverlenende ingesteldheid − empathie − flexibiliteit − imagobewustzijn − loyauteit − omgaan met stress − resultaatgerichtheid

− accuratesse (3) − assertiviteit (2) − beslissingsvermogen (2) − contactbereidheid (4) − dienstverlenende ingesteldheid (4) − empathie (3) − flexibiliteit (4) − imagobewustzijn (3) − inzicht in de arbeidsorganisatie (3) − kunnen omgaan met informatie (2) − loyauteit(3) − omgaan met stress (2)

74


efficiënte communicatie (4) − inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) − inzicht in de bedrijfscultuur en huisstijl (4)

VII Informatieverstrekking V1 De student kan informatie ontvangen en op de gepaste wijze aan de juiste peso(o)n(en) doorgeven

Specifieke kennis: − Kennis van informatiebehoeften (4) − Kennis van informatienetwerken en verzamelingen (4) − Kennis van gepaste technieken en hulpmiddelen om informatie op te vragen (4) − Kennis van middelen voor het optimaliseren van de informatiedoorstroming (4) − Kennis van desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) Algemene kennis: − Beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) − Inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) − Inzicht in de vereisten voor een efficiënte communicatie (4) − Inzicht in bedrijfscultuur (4)

VIII Organisatie secretariaat V1 De student kan de kantoorapparatuur bedienen. V2 De student kan het secretariaat logistiek ondersteunen. V3 De student kan het secretariaat organiseren en (mede)beheren. V4 De student kan nieuwe secretariaatsmedewerkers meehelpen selecteren en begeleiden.

Specifieke kennis: − Kennis van het gebruik van de verschillende kantoortoestellen (4) − Kennis van de bediening van de verschillende kantoortoestellen (3) − Kennis van de taakverdeling en verantwoordelijkheden in het secretariaat (4) − Kennis van de planning en het projectbeheer in het secretariaat en management (4)

− problemen onderkennen en oplossen (2) − productieve taalvaardigheid MVT (3) − productieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid MVT ( 3) − resultaatgerichtheid (3) − verantwoordelijkheidszin(3) − zelfvertrouwen (3) − zin voor samenwerking (3) − accuratesse − beslissingsvermogen − contactbereidheid − dienstverlenende ingesteldheid − empathie − flexibiliteit − imagobewustzijn − kritische ingesteldheid − loyauteit − resultaatgerichtheid − zin voor samenwerking

− accuratesse (3) − assertiviteit (2) − beslissingsvermogen (3) − contactbereidheid (3) − dienstverlenende ingesteldheid (3) − empathie (3) − flexibiliteit (4) − imagobewustzijn (3) − inzicht in de arbeidsorganisatie (3) − kritische ingesteldheid (3) − kunnen omgaan met informatie (4) − loyauteit(3) − productieve taalvaardigheid MVT (3) − productieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid MVT ( 3) − resultaatgerichtheid (3) − zin voor samenwerking (3)

− accuratesse − assertiviteit − beslissingsvermogen − contactbereidheid − dienstverlenende ingesteldheid − doorzettingsvermogen − empathie − flexibiliteit − imagobewustzijn

− accuratesse (3) − assertiviteit (3) − beslissingsvermogen (3) − contactbereidheid (4) − dienstverlenende ingesteldheid (3) − doorzettingsvermogen (4) − een werkplan kunnen maken (3)) − empathie (3)


− Kennis van de logistieke behoeften en hulpmiddelen van het secretariaat (4) − Kennis van het profiel en de taken van secretariaatsmedewerkers (4) − kennis van de aanwervingprocedure (4) − kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4)

75

− kritische ingesteldheid − loyauteit − omgaan met stress − resultaatgerichtheid − zelfstandigheid − zin voor initiatief − zin voor samenwerking

− flexibiliteit (4) − imagobewustzijn (2) − inzicht in de arbeidsorganisatie (3) − kritische ingesteldheid (2) − kunnen omgaan met informatie (2) − loyauteit(3) − omgaan met stress (4) − planmatig denken (2) − problemen onderkennen en oplossen (3) − productieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid MVT ( 2) − resultaatgerichtheid (3) − veiligheids- en milieubewustzijn (2) − zelfstandigheid (3) − zin voor initiatief (3) − zin voor samenwerking (4) − zin voor esthetiek

− accuratesse − assertiviteit − beslissingsvermogen − contactbereidheid − dienstverlenende ingesteldheid − doorzettingsvermogen − empathie − flexibiliteit − imagobewustzijn − loyauteit − omgaan met stress − resultaatgerichtheid − zelfstandigheid − zin voor initiatief − zin voor samenwerking

− accuratesse (4) − assertiviteit (3) − beslissingsvermogen (3) − contactbereidheid (4) − dienstverlenende ingesteldheid (4) − doorzettingsvermogen (3) − een werkplan kunnen maken (4) − empathie (3) − flexibiliteit (3) − imagobewustzijn (3) − inzicht in de arbeidsorganisatie (3) − kunnen omgaan met informatie (3) − kwaliteitsbewustzijn (2) − loyauteit(3) − omgaan met stress (3) − planmatig denken (3) − problemen onderkennen en oplossen (3) − productieve taalvaardigheid MVT (2) − productieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaar-

algemene kennis: − inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) − inzicht in de secretariaatsorganisatie (4) − inzicht in de aanwervingsprocedures (4) − inzicht in bedrijfscultuur (4)

IX Agenda V1 De student kan een agenda bijhouden, bewaken en beheren. V2 De student kan afspraken voorbereiden, regelen en maken.

specifieke kennis: − kennis van de vereisten van een goede agenda (3) − kennis van de agenda van een leidinggevende (2) − kennis van de planning en het projectbeheer in het secretariaat en management (4) − kennis van de taakverdeling en de verantwoordelijkheden in het secretariaat en management (4) − kennis van de vereisten om goed een afspraak voor te bereiden, te regelen en te maken (4) − kennis van de logistieke hulpmiddelen om afspraken voor te bereiden, te regelen en te maken en van hun gebruik (4) − kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: − beheersing van de desbetreffende ta(a)l(en) (4) − inzicht in de bedrijfsorganisatie (4) − inzicht in de bevoegdheden en deontologie van de secretariële functie (4) − inzicht in communicatievormen (4)

76


digheid MVT (2) − resultaatgerichtheid (3) − verantwoordelijkheidszin(3) − zelfstandigheid (3) − zin voor initiatief (2) − zin voor samenwerking (3)

− inzicht in bedrijfscultuur (4)

X Financiën V1 De student kan de boekhouding van het secretariaat beheren.

specifieke kennis: − kennis van de vereisten om een kasboek bij te houden (3) − kennis van bankverrichtingen (3) − kennis van elektronisch bankieren (3) − kennis van (gebruiks)mogelijkheden van boekhoudpakketten en financiële pakketten (3)

− accuratesse − dienstverlenende ingesteldheid − loyauteit − resultaatgerichtheid

− kunnen omgaan met informatie (3) − loyauteit (4) − planmatig denken (2) − problemen onderkennen en oplossen (2) − resultaatgerichtheid (3) − verantwoordelijkheidszin(3) − zelfstandigheid (2)

algemene kennis: − inzicht in de basisprincipes van de boekhouding (3)

XI Computer V1 De student kan data en/of concepten in een PC inbrengen, zowel qua opmaak als statistisch verwerken en beheren. V2 De student kan nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden.

Specifieke kennis: − Kennis van werking van PC (2) − Kennis van tekstverwerking (4) − Kennis van rekentabellen (4) − Kennis van bestandsbeheer (4) − Kennis van aanbod van harden software (4) Algemene kennis: − Inzicht in informaticabehoeften van bedrijfsorganisatie (4) − Inzicht in gegevensverwerking per computer (4)


Specifieke kennis: − Kennis van multimediamogelijkheden (3) − Kennis van aanbod van multimediasoftware (3)

− accuratesse (4) − dienstverlenende ingesteldheid (3) − een werkplan kunnen maken (2)

− accuratesse − dienstverlenende ingesteldheid − doorzettingsvermogen − leergierigheid − loyauteit − omgaan met stress − resultaatgerichtheid − zelfstandigheid

− abstract denken (2) − accuratesse (4) − beslissingsvermogen (2) − creativiteit (1) − dienstverlenende ingesteldheid (3) − doorzettingsvermogen (4) − een werkplan kunnen maken (4) − kunnen omgaan met informatie (3) − leerbekwaamheid (3) − leergierigheid (3) − loyauteit(3) − omgaan met stress (3) − planmatig denken (3) − problemen onderkennen en oplossen (3) − receptieve taalvaardigheid MVT (2) − resultaatgerichtheid (3) − verantwoordelijkheidszin(2) − zelfstandigheid (3) − zin voor initiatief (2) − zin voor samenwerking (2)

− accuratesse − beslissingsvermogen − contactbereidheid − dienstverlenende

− abstract denken (2) − accuratesse (3) − beslissingsvermogen (3) − commercieel inzicht


77

ingesteldheid − Kennis van PC (3) − Kennis van specifieke diensten − doorzettingsvermogen van telecommunicatiemaat− flexibiliteit schappijen (3) − kritische ingeAlgemene kennis: steldheid − Inzicht in informaticabehoef- − leergierigheid ten van bedrijfsorganisatie (3) − loyauteit − Inzicht in vormen van com− omgaan met stress municatie (4)) − resultaatgerichtheid − zelfstandigheid − zin voor samenwerking

XIII Archief V1 De student kan stukken specifieke kennis: verzamelen, sorteren, coderen − kennis van het bestaande om in een dossier/ archief klassement (3) /bibliotheek op te bergen en − kennis van het onderscheid op te zoeken. tussen klasseren en archiveren V2 De student kan een archief/ (4) documentatie/bibliotheek − kennis van klasseringsen (her)inrichten en beheren. archiveringsmethodes (3) − kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC om in te geven en te ordenen (3) − kennis van bestandsbeheer op PC (3) − kennis van de desbetreffende bedrijfscultuur en huisstijl (4) algemene kennis: – beheersing van gegevensverwerking per PC (3) − inzicht in bedrijfsorganisatie (4) − inzicht in secretariaatsorganisatie (4) − inzicht in klasseringsen

− accuratesse − beslissingsvermogen − dienstverlenende ingesteldheid − doorzettingsvermogen − flexibiliteit − imagobewustzijn − kritische ingesteldheid − leergierigheid − loyauteit − resultaatgerichtheid − zelfstandigheid

(2) − contactbereidheid (3) − creativiteit (2) − dienstverlenende ingesteldheid (3) − doorzettingsvermogen (4) − een werkplan kunnen maken (2) − empathie (2) − flexibiliteit (3) − imagobewustzijn (2) − inzicht in de arbeidsorganisatie (2) − kunnen omgaan met informatie (4) − leerbekwaamheid (3) − leergierigheid (3) − loyauteit (3) − omgaan met stress (3) − planmatig denken (3) − problemen onderkennen en oplossen (3) − productieve taalvaardigheid MVT (2) − productieve taalvaardigheid moedertaal (3) − receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid MVT (4) − resultaatgerichtheid (3) − zelfstandigheid (3) − zin voor initiatief (2) − zin voor samenwerking (3) − accuratesse (4) − beslissingsvermogen (3) − dienstverlenende ingesteldheid (3) − doorzettingsvermogen (3) − een werkplan kunnen maken (2) − flexibiliteit (3) − imagobewustzijn (3) − kritische ingesteldheid (3) − kunnen omgaan met informatie (4) − kwaliteitsbewustzijn (3) − leerbekwaamheid (2) − leergierigheid (3) − loyauteit(3) − omgaan met stress (2) − planmatig denken (4) − problemen onderkennen en oplossen (2) − receptieve taalvaar-

78


archiveringssystemen en behoeften (4) − inzicht in bedrijfscultuur (4)

XIV Administratie V1 De student kan informatie selecteren, administratief verwerken en samenbundelen. V2 De student kan administratie bijhouden.

specifieke kennis: − kennis van het bestaande klassement (3) − kennis van klasseringsen archiveringsmethodes (3) − kennis van archiveringsprogramma's en databestanden op PC (3) − kennis van bestandsbeheer op PC (3) − kennis van boekhouden (voor financiële administratie) (3) − kennis van sociale wetgeving (voor personeelsadministratie) (3) − kennis van (handels)documenten (3) − kennis van financiële documenten en − verrichtingen (3) − kennis van financiële en boekhoudkundige softwarepakketten (3) − kennis van bankverrichtingen per PC (3) algemene kennis: − beheersing van gegevensverwerking per PC (3) − inzicht in bedrijfsorganisatie (4) − inzicht in secretariaatsorganisatie (4) − inzicht in klasseringsen archiveringssystemen en behoeften (4) − inzicht in burgerlijke, sociale en financiële wetgeving (2)

digheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid MVT (4) − resultaatgerichtheid (3) − veiligheids- en milieubewustzijn (2) − verantwoordelijkheidszin(3) − zelfstandigheid (3) − zin voor initiatief (2) − zin voor samenwerking (2) − accuratesse − beslissingsvermogen − dienstverlenende ingesteldheid − doorzettingsvermogen − flexibiliteit − loyauteit − omgaan met stress − resultaatgerichtheid − zelfstandigheid − zin voor samenwerking

− accuratesse (4) − beslissingsvermogen (3) − contactbereidheid (2) − dienstverlenende ingesteldheid (3) − doorzettingsvermogen (4) − een werkplan kunnen maken (2) − flexibiliteit (3) − inzicht in arbeidsorganisatie (3) − kunnen omgaan met informatie (4) − kwaliteitsbewustzijn (3) − leerbekwaamheid (2) − leergierigheid (2) − loyauteit(3) − omgaan met stress (3) − planmatig denken (3) − problemen onderkennen en oplossen (2) − productieve taalvaardigheid MVT (1) − productieve taalvaardigheid moedertaal (3) − receptieve taalvaardigheid moedertaal (4) − receptieve taalvaardigheid MVT (3) − resultaatgerichtheid (3) − verantwoordelijkheidszin(3) − zelfstandigheid (3) − zin voor initiatief (1) − zin voor samenwerking (3)

Wanneer we enkel de sleutelkwalificaties in een tabel onderbrengen en aankruisen naar frequentie, verkrijgen we onderstaande tabel 3.20. Hierin staat 4 voor zeer frequent, 3 voor frequent, 2 voor soms, 1 voor zelden en nvt voor niet van toepassing. Het valt hierbij op dat onderstaande tabel in overgrote mate overeenkomt met het schema van beroepshoudingen en hun frequenties.


79

Tabel 3.20 Sleutelkwalificaties Sleutelkwalificatie 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

Abstract denken Accuratesse Assertiviteit Beslissingsvermogen Commercieel inzicht Contactbereidheid Creativiteit Dienstverlenende ingesteldheid Doorzettingsvermogen Een werkplan kunnen maken Empathie Flexibiliteit Imagobewustzijn Inzicht in de arbeidsorganisatie Kritische ingesteldheid Kunnen omgaan met informatie Kwaliteitsbewustzijn Leerbekwaamheid Leergierigheid Loyauteit Omgaan met stress Planmatig denken Problemen onderkennen en oplossen Productieve taalvaardigheid MVT Productieve taalvaardigheid Moedertaal Receptieve taalvaardigheid Moedertaal Receptieve taalvaardigheid MVT Resultaatgerichtheid Solidariteit Veiligheids- en milieubewustzijn Verantwoordelijkheidszin Zelfstandigheid Zelfvertrouwen Zin voor initiatief Zin voor samenwerking Zin voor esthetiek

4

3

2

1

niet van toepassing

✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗

80

3.5


De kern van het opleidingsprofiel De basisopleiding secretariaatsbeheer optie secretariaat-talen leidt op tot een meertalige directieassistent(e) (niveau 4 en 5). Gezien de enorme veelzijdigheid van het beroep, komt in de opleiding een bijzonder brede waaier van basiscompetenties aan bod. De opleiding kent vier belangrijke functionele gehelen: communicatie, organisatie, informatieverwerking en informatieverzameling. Onmiddellijk valt op dat het luik communicatie zeer uitgebreid is, zeker na de opname van de niet onbelangrijke informatieverstrekking. Het functioneel geheel communicatie omvat niet minder dan zeven ruime onderdelen: correspondentie en zakelijke teksten, vergadering, telefoon, in- en externe communicatie, vertaling, receptie en informatieverstrekking. De student moet de communicatie zowel schriftelijk/receptief als mondeling/productief beheersen en dit perfect in de moedertaal en zeer vlot in 3 verschillende vreemde talen. Het belang van het communicatieve luik beantwoordt aan de recente evoluties van het beroep in het werkveld. Dit mag ook gezegd worden van het tweede functionele geheel, nl. organisatie. Op niveau 4 en 5 krijgt de afgestudeerde meer en meer organiserende opdrachten, en dit in de onderdelen organisatie secretariaat, agenda en financiën. De opleiding moet de student(e) ook inzicht verschaffen en trainen in het functioneren in de meest voorkomende context, zijnde het secretariaat. In dit verband dient de opleiding trainingen te voorzien in het werken met de belangrijkste kantoorapparatuur. De managementsondersteunende functie van de afgestudeerde in de organisatie impliceert economische, commerciële en bedrijfskundige inzichten en kennis. Ook op het vlak van informatieverwerking wordt een grondige opleiding vereist. De afgestudeerde moet met inzicht en uiterst vlot de verschillende mogelijkheden van de computer en de multimedia kunnen toepassen en gebruiken. De opleiding moet zeker de basiskennis van een besturingssysteem bijbrengen, alsook een zo ruim mogelijke kennis van ten minste één tekstverwerkingspakket, een spread-sheet programma en een databank. De opleiding moet er daarenboven ook voor zorgen dat andere programma’s snel geassimileerd kunnen worden. De opleiding moet binnen het functioneel geheel informatieverzameling inzicht in en kennis van het archief en de administratie aanbieden. In dit verband dient de opleiding ook een basiskennis aan te bieden van de sociale en fiscale wetgeving en het boekhouden. De opleiding is uiteraard verwant met de twee andere opties in de basisopleiding secretariaatsbeheer. De optie Medisch Secretariaat leidt echter op tot secretarissen/essen en/of administratieve medewerkers van wie de medische sector zeer specifieke inzichten en kennis vereist. Het hele medische luik komt niet aan bod in de opleiding secretariaat-talen. De productieve en receptieve taalvaardigheid in moderne vreemde talen is enerzijds minder belangrijk en anderzijds veel meer toegespitst op de medische taal. De optie Zakelijk Vertalen en Tolken legt veel meer de klemtoon op de productieve communicatie in moderne vreemde talen. De opleiding traint en brengt het inzicht in de vertaal- en tolktechniek, met een zeer duidelijke klemtoon op de bedrijfs- en handelstaal.


81

De onderdelen correspondentie en zakelijke teksten, organisatie secretariaat, agenda, financiën, archief en administratie komen veel minder uitgebreid aan bod. Het onderdeel vertaling is daarentegen veel uitgebreider. Het onderdeel tolken komt helemaal niet voor in de opleiding secretariaat-talen. Het onderscheid met de verwante basisopleidingen en opties uit hetzelfde studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde (bedrijfsbeheer, toegepaste informatica, communicatiebeheer en minder beheer, toerisme en recreatie en hotelbeheer) en Sociaal-agogisch werk (personeelswerk) is duidelijk. De opleiding secretariaattalen biedt slechts een basisinzicht en kennis aan in informatica, sociale en fiscale wetgeving, (bedrijfs)economie en financiën, boekhouden en personeelsbeheer. De desbetreffende opties in de hoger vermelde basisopleiding leiden op tot een assisterende functie van de desbetreffende managers en beklemtonen dan ook de betrokken onderdelen. De afgestudeerde secretariaat-talen zal die onderdelen slechts zijdelings ontmoeten in het secretariaatswerk. Tenslotte moet de afgestudeerde ook inzicht verkregen hebben in zijn/haar plaats en vertrouwensfunctie in de organisatie. De opleiding dient dan ook inzicht te verstrekken in de verwachte attitudes. Volgende sleutelkwalificaties komen zeer frequent voor: accuratesse, contactbereidheid, dienstverlenende ingesteldheid, doorzettingsvermogen, het kunnen maken van een werkplan, flexibiliteit, imagobewustzijn, het kunnen omgaan met informatie, loyauteit, het kunnen omgaan met stress, het planmatig denken, de productieve en receptieve taalvaardigheid in de moedertaal en moderne vreemde talen, verantwoordelijkheidszin, zelfstandigheid, zelfvertrouwen en zin voor samenwerking.

82


LUIK 3: DE MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE

3.6

Maatschappelijk-culturele vorming Uit te werken door koepelcommissie.

3.7

Relevantie van het opleidingsprofiel voor de herschikking van de kwalificatiestructuur De optie secretariaat-talen heeft duidelijk bestaansrecht. Zij beantwoordt aan een maatschappelijke nood van hooggeschoolde directieassistenten, die meer en meer ook eigen verantwoordelijkheid dragen in resultaatgebieden zoals communicatie, organisatie en informatie. Daardoor is ook de polyvalente basiskennis van de directieassistenten toegenomen. Op het vlak van personeelsbeleid, financiën en accountancy, bedrijfseconomie en duidelijk commercieel gerichte communicatie zijn echter enkel basisnoties verwacht. De kerntaak van de directieassistenten blijft bij de communicatie, waarbij het belang van de mondelinge communicatie en de informatieverwerking en bewerking per computer en multimedia sterk toegenomen is. Ook het receptieve en productieve gebruik van vreemde talen is door globalisering en de internationaal gerichte handel duidelijk belangrijker geworden. Tenslotte is ook de noodzaak van inzicht in de arbeidsorganisatie uitgebreid, vermits de directieassistent(e), naast zijn/haar vroegere vertrouwensrol, nu meer en meer ook organisatorische opdrachten krijgt. Dit alles vertaalt zich in een optie die zich duidelijk onderscheid van andere verwante opleidingen. Ogenschijnlijk zou men kunnen beweren dat het pakket van de (vreemde) talen een gemeenschappelijk pakket is. Een eerste onderscheid is echter het duidelijk gericht zijn op de bedrijfswereld. Zeker wat het receptief en productief gebruik van woordenschat, communicatieve functies en stijl betreft gaat het duidelijk om handelstaal. De enig mogelijke overlapping zou dus kunnen zijn met het talenaanbod uit de opties zakelijk vertalen en tolken, bedrijfscommunicatie en PR. Van de afgestudeerden van die opties worden echter hoofdzakelijk andere taaltoepassingen gevraagd. Zo wordt van de secretaris/essen niet verwacht dat zij hoofdzakelijk vertalen of het onthaal doen. Tolken, verkopen, presenteren, organiseren van persconferenties, enz. komen in het takenpakket van een beginnende secretaris/esse niet voor. Rekening houdend met de moderne, didactische, communicatieve aanpak van het taalonderricht, waarbij precies attitudes aan bod komen die in de beroepswereld gevraagd worden, zou het een kapitale vergissing zijn het communicatieve talenonderricht als gemeenschappelijk te zien. Trouwens wordt van een directieassistent(e) een grotere accuratesse verwacht wat zowel de schriftelijke als mondelinge taalvaardigheid betreft. Op het vlak van organisatie zijn de twee onderdelen, organisatie secretariaat en agenda, duidelijk zeer specifiek naar de directieassistent(e) toe. Wat de financiën betreft is hoger reeds aangestipt dat daar enkel basiskennis verondersteld wordt. Precies dat is een van de belangrijke onderscheiden met de optie accountancy fiscaliteit. Ook op het vlak van informatieverwerking ligt de klemtoon op computer- en multimediatoepassingen, en niet op het (technologische) inzicht in harden software. Dat maakt precies het onderscheid uit met de opleiding toegepaste informatica.


83

Tenslotte zijn de twee onderdelen, archief en administratie, binnen het functioneel geheel informatieverzameling, qua invulling specifiek in de optie secretariaat-talen. Daar waar een archief- en/of administratieve component in andere opleidingen aanwezig is, is die opnieuw zo gespecificeerd (bijvoorbeeld medische, financiële of personeelsadministratie) dat ze verschilt van de invulling (algemene inleiding tot) die in de optie secretariaat-talen aan bod komt.

84


HOOFDRUBRIEK 4 DOELGROEPEN VAN HET AFGEWERKTE OPLEIDINGSPROFIEL

Dit opleidingsprofiel is een basisdocument voor: − de hogescholen bij de formulering van hun opleidingsprogramma − de werkgroep die de bestaande kwalificatiestructuur moet herijken − de studenten en toekomstige studenten Verder is dit opleidingsprofiel een onmisbaar instrument voor: − − − − − −

de visitatiecommissies Hoger Onderwijs hogescholen en lectoren de navorming de PMS-centra secundaire scholen en beleid lerarenopleidingen in het hoger onderwijs

Ook informatieen oriënteringscentra, en verenigingen en clubs van secretarissen/essen, alsook onderzoeksnetwerken en centra, kunnen er gebruik van maken. Vervolgens kan dit opleidingsprofiel aan personeelsverantwoordelijken in organisaties een beter zicht geven op de professionele en algemene vorming van (kandidaat-)medewerkers en een inspirerend document zijn voor het ontwerpen van bedrijfsopleidingen.


85


♦ Beroepsprofiel basisopleiding Secretariaatsbeheer, opties Secretariaat-Talen, Zakelijk Vertalen en Tolken en Medisch Secretariaat, Brussel, 1996. ♦ Landelijk Overleg Secretaressen Verenigingen (LOSV), Het beroep van Secretaresse in vijf Profielen, Den Haag, 1994. ♦ Dr. A. Geeraert, Loopbaanontwikkeling en Beroepsprofiel van de Afgestudeerden Secretariaat-Talen 1967-1994, Leuven, 1996. ♦ L. Bollaert, Taaleisen van de Bedrijfswereld (een case-study in Zuid-West-Vlaanderen), D.L.O. Mededelingen, Universiteit Gent nr. 46, blz. 21-33, Gent, 1995. ♦ L.Bollaert, Het decreet op het Hoger Onderwijs en de studies Vertaler-Tolk (toespraak voor de Kamer van Vertalers, Tolken en Filologen), Kortrijk, 1995. ♦ Dienst voor Onderwijsontwikkeling (DVO), Handleiding voor het schrijven van Beroepsprofielen, Brussel, 1995. ♦ Dienst voor Onderwijsontwikkeling (DVO), Handleiding voor het schrijven van opleidingsprofielen voor het Hogeschoolonderwijs, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, Brussel, 1996. ♦ Dirk Malfait, Luc Sels (HIVA), Het opstellen van een beroepsprofiel, Leuven, 1996. ♦ Vlaamse Onderwijsraad (Vlor), Beroepsprofiel Meertalige directieassistent, document RHO/WVE/ADV/021, 2 juli 1996. ♦ Ministerie Vlaamse Gemeenschap, Decreet betreffende de hogescholen in de Vlaamse Gemeenschap, Belgisch Staatsblad 31.08.94 blz. 22064-22134, Brussel, 1994. ♦ Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, nr. 1. 199/59, Brussel, 1985. ♦ Ministerie Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, Statistisch Jaarboek van het Vlaams Onderwijs, Brussel, 1996. ♦ Ministerie Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, Europese Projecten, Coördinatiedienst CEDEFOP, De Vergelijkbaarheid van de Getuigschriften van Vakbekwaamheid tussen de Lidstaten van de Europese Gemeenschappen, Brussel, 1995. ♦ Ministerie Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, Gids voor Hogere Opleidingen, Brussel 1996. ♦ Ministerie van Onderwijs, Bestuur van het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek, Omzendbrief HO/Z 202, Brussel, 1990. ♦ Ministerie Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, Inspectie Hoger Onderwijs, Verslag over de toestand van het onderwijs, Inspectie Hoger Onderwijs 1996, Brussel, 1996. ♦ Lob Ecabo, Directiesecretaresse/Management Assistent, Aanbiedingsformulier Eindtermenproduct (PROF/OPSO-SECRETAR/EXT/DOC/007), Amersfoort, 1996. ♦ Lob Ecabo, Secretaresse, Aanbiedingsformulier Eindtermenproduct (PROF/OPSOSECRETAR/EXT/DOC/006), Amersfoort, 1996. ♦ Lob Ecabo, Assistent Secretaresse, Aanbieding Eindtermenproduct (PROF/OPSOSECRETAR/EXT/DOC/005), Amersfoort, 1996.

86


♦ DVO, Handleiding voor het schrijven van beroepsprofielen, Brussel, 1996. ♦ Dekkers e.a., 1991, zie blz. 2. ♦ LOSV, Het Beroep van Secretaresse in vijf Profielen, Den Haag, 1994. ♦ E. Blocken, Onze jaarlijkse lezersenquête: Secretaressen hebben zeer veel beroepssatisfactie maar gezinssituatie ontneemt hen belangrijke troeven, in het vaktijdschrift Secretaresse, april 1996, blz. 16-19. ♦ Decreet van de Vlaamse Raad betreffende de hogescholen, 13 juli 1994, BS 31 augustus 1994, deel I, bijlage I. ♦ Vlaamse Gemeenschap, afdeling Informatie en Documentatie, Statistisch jaarboek van het Vlaams Onderwijs, Brussel, jaarlijks. ♦ SERV, Regionale en sectorale analyse van de Vlaamse werkgelegenheid, 1996, Jozef II straat 12-16, 1040 Brussel. ♦ Decreet van de Vlaamse Raad van 30 juni 1994 door de Vlaamse regering bekrachtigd op 13 juli 1994, B.S. 31-8-1994, bijlage I: Lijst van studiegebieden, opleidingen en opties



♦ Bollaert, Diensthoofd Onderwijs en Onderzoek, Hogeschool West-Vlaanderen ♦ G. Vandeborne, lector, Mercatorhogeschool Provincie Oost-Vlaanderen

87

STUDIE 81 OPLEIDINGSPROFIEL. secretariaatsbeheer

Recommend Documents