PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL. Reg.nr. Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. Dat. ontv.:

Luttenbergstraat 2 Postbus 10078

^

8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99

8 MRT 2015

Fax 038 425 48 88 overijssel.nl postbus@>overijssel. nl

Provinciale Staten van Overijssel

KvK 51048329 IBAN NL45RABO0397341121 I n l i c h t i n g e n bij dhr. L. Folkertsma telefoon 038 499 94 03 [email protected]

Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

Datum

Toezending aan Provinciale Staten met oogmerk: [X] ter informatie [ ] anders, en w e l :

13.03.2015 Kenmerk 2015/0030868 Pagina

1

Bijlagen I. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014 (te raadplegen via www.overijssel.nl/sis en ligt ter inzage bij de receptie van het Provinciehuis) Op basis van de Archiefverordening provincie Overijssel 2103 heeft de provinciale archiefinspecteur, tevens provinciearchivaris zijn jaarverslag over 2014 uitgebracht aan ons college. Wij hebben heden kennis genomen van dit verslag. In het verslag krijgen zowel het relatiebeheer (kennis- en informatieoverdracht) als de inspectiebezoeken in het kader van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht aandacht. Interbestuurlijk archieftoezicht wordt uitgeoefend op de gemeenten, waterschappen en openbare lichamen int Overijssel (archiefwettelijk zorgdragers genoemd. In de functie van provinciearchivaris wordt toezicht uitgeoefend op het beheer van de provinciale informatiehuishouding (vanaf het ontstaan van archiefdocumenten totdat zij als 'oud archief' worden overgebracht naar het Historisch Centrum Overijssel (HCO)). Die overbrenging van blijvend te bewaren archief dient volgens de Archiefwet 1995 plaats te vinden na twintig jaar. In het afgelopen jaar is archief van ons college en van de Commissaris van de Koningin over de periode 1987-2004 (deels vervroegd) overgebracht. Op een deel van de stukken van het archief van de Commissaris van de Koningin berust een openbaarheidsbeperking op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze openbaarheidsbeperking wordt binnenkort bekend gemaakt via publicatie in de Staatscourant en in het Provinciaal Blad. Over die openbaarheidsbeperking heeft conform het bepaalde in de Archiefwet 1995 overleg plaatsgevonden met de Algemene Rijksarchivaris. Voor wat betreft de aandacht die archiefzorg en archiefbeheer krijgen bij de mede-overheden in Overijssel merken wij op, dat die in het algemeen voldoende aandacht krijgen. In 2013 werd een achterstand in archiefvorming en -bewerking geconstateerd bij vier gemeenten; in 2014 (met uitloop dit jaar en deels ook 2016) is door drie van deze vier gemeenten planmatig gewerkt aan het wegwerken van deze achterstanden. Voor het jaar 2015 is aan drie

provincie

■I 7 MMT 2015

Datum verzending

verijssel

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

gemeenten het toezichtregime 'oranje' toegekend; eenmaal wegens de bouwkundige toestand van de archiefbewaarplaats (nieuwbouw vindt in 2015 plaats), en tweemaal wegens achterstanden in archiefbewerking. Vergeleken met de situatie van één jaar geleden constateren wij meer systematische aandacht voor kwaliteitszorg (in meer dan tweederde van de gemeenten met behulp van de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren, KPI's voor archiefbeheer) en een toenemend aantal gemeenten dat overgaat tot vervanging van analoge archivering door digitale archivering. In 2014 archiveerden naast de provincie een zevental gemeenten (geheel of gedeeltelijk) digitaal; sinds 1 januari 2015 is dat aantal gestegen naar negen.

Datum

13.03.2015 Kenmerk

2015/0030868

Tegen de achtergrond van de toenemende digitale archivering is aandacht nodig voor de digitale duurzaamheid. Met de oplevering dit voorjaar van de pilot ontwikkeling gemeenschappelijke e-Depotvoorziening bij het HCO worden voorwaarden geschapen voor de digitale duurzaamheid. Het is aan de zorgdragers om zich daarbij aan te sluiten of te kiezen voor ander oplossingen. De pilotfase van het e-Depot van het HCO, waarin wij een bijdrage verleenden van € 500.000, vindt plaats op een symposium op 1 april bij het HCO in Zwolle. Het Nationaal Archief, dat in een zgn. tenantconstructie de software voor het e-Depot beschikbaar stelde in de pilotfase aan een drietal Regionaal Historische Centra zal in de loop van dit jaar overgaan tot formele aansluiting van RHC's op de gemeenschappelijke software voor het e-Depot.

Pagina

2

Het jaarverslag van de provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris wordt door ons verder aangeboden aan alle zorgdragers in Overijssel. Gedeputeerde Staten van Overijssel,

voorzitter,

secretaris,

provincie A%

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014 -Risico’s van hybride archiveren -Ontwikkeling gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen in Overijssel

Bestuurs- en Concernzaken drs. L. Folkertsma 2015/0033439

februari 2015

Colofon

Uitgave provincie Overijssel 2015/0033439 Datum maart 2015 Auteur Drs. L. Folkertsma Oplage 90 Een digitaal exemplaar van dit verslag kunt u aanvragen bij het secretariaat van het team BCDOK, telefonisch via 038 499 9393 of per mail via [email protected] Fotografie/Illustraties Rob van Dam/BVINF (foto van gescheurde wartel), Bas van Dishoeck/BCC (foto’s van archiefruimte in provinciehuis) en Stadsarchief Enschede (foto’s archiefbewaarplaats) Vormgeving Team Communicatie Inlichtingen bij Drs. L. Folkertsma Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris Eenheid Bestuurs- en Concernzaken, Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Telefoon: 038 499 9403 Mobiel: 06 10 43 23 47 E-mail: [email protected] Adresgegevens Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 www.overijssel.nl [email protected]


Inhoudsopgave 1.

Voorwoord

2.

Inleiding

3.

Zorgdragers in Overijssel

4.

Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer

5.

Ontwikkelingen in de weten regelgeving

6.

Ontwikkelingen provincie Overijssel

7.

Diversen

8.

Bijlagen 8.1. Zorgdragers in Overijssel 8.2 Overzicht van inspectiebezoeken aan resp. relatiebeheer bij archieven van zorgdragers in Overijssel in 2014 alsmede het (ambtelijk voorgestelde) toezichtregime in 2015 op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer 8.3 Lijst met afkortingen 8.4 Memo algemene onderwerpen te bespreken bij inspectiebezoeken 2014


3

4


1

Voorwoord

Op grond van de Archiefverordening provincie Overijssel 2013 en het Besluit Informatiebeheer Overijssel 2013 wordt door de provinciale archiefinspecteur en provinciearchivaris jaarlijks verslag gelegd van diens werkzaamheden. Het verslag wordt aangeboden aan Gedeputeerde Staten van Overijssel, die het in het kader van de horizontale verantwoording voorleggen aan Provinciale Staten. Door de thema’s die in het verslag worden behandeld kan het verslag ook een rol vervullen in het delen van kennis en ervaring; een van de belangrijke doelstellingen van het werk van de archiefinspecteur. Overijssel behoort evenals de drie noordelijke provincies tot de zogenaamde witte vlekkenprovincies: er zijn slechts enkele gemeentearchivarissen benoemd. In overig Nederland is vrijwel overal sprake van benoemde archivarissen, soms op gemeentelijk niveau maar veelal in een samenwerkingverband. Vaak is dat een streekarchief(dienst), bijvoorbeeld in de vorm van een gemeenschappelijke regeling tussen een aantal gemeenten. De bij deze diensten benoemde archivaris(sen) vervullen de wettelijke taken die de Archiefwet toekent aan een archivaris. Hij beheert niet alleen het overgebrachte archief in de archiefbewaarplaats, maar hij houdt tevens toezicht op de niet-overgebrachte archieven die zich in de organisatie bevinden. De archivaris is niet degene die als poortwachter voor de deur van de archiefbewaarplaats zit om oud-archief in ontvangst te nemen, maar hij is degene die aan het begin van de levenscyclus van een document nauw betrokken wordt bij de inrichting van de informatiehuishouding. Bij documentcreatie en ordening worden al voorwaarden geschapen om aan het eind van de levenscyclus van een document (of, zo u wilt, een archiefstuk) dit zorgvuldig te kunnen beheren in de archiefbewaarplaats. Als er geen archivaris is benoemd is de secretaris-directeur verantwoordelijk voor de informatiehuishouding van de gemeente. Hij zal diverse taken moeten mandateren; deskundige archiefmedewerkers en medewerkers documentaire informatievoorziening beheren de informatie en het oud-archief. Horizontaal toezicht wordt in deze gevallen niet uitgeoefend: de secretaris-directeur oefent geen toezicht uit op zichzelf. Het interbestuurlijk toezicht heeft in de situatie waarin er geen benoemde archivaris is meer betekenis. Tegelijkertijd ligt er ook een grotere nadruk op het relatiebeheer, het delen van kennis en ervaring. Het verslag van de archiefinspecteur en provinciearchivaris van zijn werkzaamheden in 2014 biedt inzicht in beide aspecten van de taak. Ik belicht enkele ontwikkelingen in 2014: de aandacht voor zorgvuldige projectarchivering is toegenomen, evenals de aandacht voor calamiteiten (drie gemeenten stelden voor het eerst een calamiteitenplan voor het archief op). Ook positief is het wegwerken van achterstanden in archiefvorming en –bewerking bij een aantal gemeenten. Bij calamiteitenzorg is tegelijkertijd sprake van een negatieve ontwikkeling: de netwerken Calamiteitenzorg collectiebeherende instellingen functioneren in de praktijk niet of nauwelijks meer, voornamelijk als gevolg van de weggevallen ondersteuning door OCW (in Overijssel tot 2013 via een adviseur van Kunst en Cultuur Overijssel). Ik dank alle geïnspecteerden voor de openheid en allen die mij betrokken hebben in vraagstukken als digitalisering en vervanging, acquisitiebeleid, wegwerken van achterstanden voor hun vertrouwen in het over en weer delen van kennis en ervaring. Provinciearchivaris


5

Als provinciearchivaris ben ik in 2014 betrokken geweest bij diverse projecten van het team BVINF (Informatievoorziening) en bij het Shared Service Centrum (SSC) van de provincie Overijssel, de gemeente Kampen en de gemeente Zwolle. Gespreksonderwerpen waren de archivering van het project Ruimte voor de rivier (in samenwerking met Rijkswaterstaat), het archief van de Dienst Landelijk Gebied (DLG; decentralisatie naar de provincie per 1 maart 2015) en de (archivering van) Personeelsdossiers in Youforce/Raet. Verder heb ik een rol vervuld bij het opschonen van Intranet, deelgenomen aan een workshop over de e-dienstverlening via de Berichtenbox Bedrijven en heb ik advies uitgebracht bij het Strategisch Informatieplan dat bij BVINF in voorbereiding was (vastgesteld op 15 december 201)4. In het najaar ben ik begonnen met de toepassing van RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) op het informatiebeheer van de provincie; dit wordt voortgezet in 2015. Statistiek: inspectie en relatiebeheer Bij de voorbereiding van de inspectiebezoeken stuurde ik een memo aan de zorgdragers met algemene onderwerpen van gesprek (opgenomen als bijlage 8.4 bij dit jaarverslag). In 2014 legde ik in totaal negentien inspectiebezoeken aan gemeenten en openbare lichamen af. Zes inspectiebezoeken waren partiële vervolgbezoeken aan de gemeenten die in 2014 het toezichtregime ‘oranje’ kregen toegekend van gedeputeerde staten. Tientallen bezoeken aan zorgdragers heb ik afgelegd in het kader van relatiebeheer. Onderwerpen van gesprek waren vooral vervanging (handboek, e-Depot en kwaliteitszorg), de archivering op het gebied van het Sociaal Domein, (vervanging van) cliëntendossiers en openbaarheid. Veel relatiebeheer vond daarnaast (tevens) plaats per mail en per telefoon. Kennis delen Ook in 2014 is kennis en ervaring gedeeld door de provinciale archiefinspecties/toezichthouders archief (LOPAI), in overleg binnen de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) en in de samenwerking met Gelderland. In het Archiefberaad Overijssel zijn ook diverse thema’s behandeld. Ook nam ik enkele malen deel aan het overleg van de Koplopers van Archief2020. Het ging daarbij om de koplopers op het gebied van de inrichting van gemeenschappelijke eDepotvoorzieningen, die in een pilotfase gebruik maken van de software van het Nationaal Archief. In de Overijsselse pilot bij het Historisch Centrum Overijssel (HCO) participeerden de gemeenten Dalfsen en Deventer en waterschap Groot Salland. Dit verslag breng ik uit aan alle zorgdragers in Overijssel en aan het College van Gedeputeerde Staten in Overijssel. Lolke Folkertsma Drs. L.Folkertsma, Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel Eenheid Bestuurs- en Concernzaken Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Tel. 038 499 94 03 Tel. Mobiel 06 10 43 23 47 e-mail [email protected] www.overijssel.nl Zwolle, februari 2015.

6


2

Inleiding

Sleutelbegrippen in 2014 waren hybride archivering, vervanging en kwaliteitszorg. Ik ga op alle drie kort in. Daarna volgt een passage over digitaal en analoog en over het werk als provinciearchivaris. Het voorwoord sluit ik af met een stukje statistiek en de samenwerking met andere partijen. Hybride archivering Bij veel zorgdragers wordt hybride gewerkt en gearchiveerd. Hybride archivering wil zeggen dat er zowel analoog, papieren archief wordt gevormd als digitaal archief. Bij dat laatste gaat het zowel om het vervangen van papier door digitaal (bijv. in de vorm van PDF’s) als om ‘born digital’ archief. Zolang een zorgdrager geen besluit tot vervanging heeft genomen is het analoge archief leidend. In een hybride situatie loopt men het risico dat het analoge archief noch het digitale archief compleet is. Dit probleem vereist extra aandacht van de medewerkers bij Documentaire Informatievoorziening, al berust de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor een compleet archief bij alle betrokken medewerkers (en bij het integraal verantwoordelijke management). Hybride archivering betekent ook dat zowel het beheer van het analoge archief als dat van het digitale archief voldoende aandacht moeten krijgen. Vervanging Het aantal zorgdragers dat overgaat tot vervanging van analoge archiefdocumenten door digitale stijgt snel. Aan het eind van 2014 archiveerden 7 van de 25 gemeenten digitaal. Diverse zorgdragers zijn volop bezig met hun handboek vervanging en zullen in de loop van 2015 een vervangingsbesluit nemen. Per 1 januari 2015 geldt dat al voor Ommen en Hardenberg. Het door de zorgdrager te nemen vervangingsbesluit kan betrekking hebben op stukken die voor vernietiging vatbaar zijn op termijn (de zgn. V-stukken), maar ook op de te bewaren stukken (de zgn. Bstukken). Veel zorgdragers hebben al langere tijd een vervangingsbesluit genomen voor de Vstukken. Ook dan geldt dat de vervangen stukken gedurende hun bewaartermijn (die kan lopen tot 20 jaar) in goede, geordende en toegankelijke staat moeten blijven. De vraag is of men zelf deze documenten gedurende die tijd gaat beheren in het Document Management Systeem /Records Management Applicatie of dat eerder sprake zal (moeten) zijn van overbrenging naar een e-Depot. Bij het besluit tot vervanging van alle documenten, dus zowel de V- als de B-stukken, is doorgaans sprake van een generiek besluit. Of meteen integraal het analoge archief wordt vervangen door digitale documenten of dat dit geleidelijk, per beleidsproces wordt ingevoerd verschilt per gemeente. De gemeente Deventer vervangt sinds de herfst van 2009 analoog archief door digitale documenten, maar nog niet voor alle processen. De gemeenten Ommen en Hardenberg vervangen met ingang van dit jaar alle analoge documenten door digitale. Kwaliteitszorg De eis uit artikel 16 van de Archiefregeling dat voor het archief een kwaliteitssysteem beschikbaar moet zijn dat aan toetsbare eisen voldoet wordt steeds beter ingevuld door de zorgdragers. Een belangrijke ontwikkeling is het toenemende gebruik van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) voor archiefbeheer. In meer dan tweederde van de gemeenten, waterschappen en ook enkele openbare lichamen wordt de KPI-rapportage opgemaakt. Deze wordt, met een notitie van B&W resp. het dagelijks bestuur aangeboden aan de raad/het algemeen bestuur. De KPI-rapportage is een meetmoment, de begeleidende notitie geeft aan welke maatregelen en op welke termijn worden getroffen om aan alle archiefwettelijke eisen te voldoen. Het is daarmee een goed middel van kwaliteitszorg voor het archief. In 2015 zal een kwaliteitshandboek worden gepubliceerd in het kader van het programma Archief2020.


7

Digitaal en analoog Ontegenzeggelijk biedt digitaal werken (en archiveren) grote voordelen. De kortste samenvatting daarvan is ‘enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik’. De kasten vol met schaduwarchieven bij medewerkers behoren binnenkort tot het verleden. Bij enkele gemeenten die in een reorganisatietraject of een verhuisoperatie zitten komen via acties als ‘schoon over’ , ‘schoon schip’ of ‘de dag van het document’ de nodige meters officiële archiefdocumenten boven water. DIV en archief worden geacht er raad mee te weten! Ook wanneer het vervangingsbesluit is genomen en er vanaf heden digitaal wordt gearchiveerd is er nog veel analoog archief te verwerken en te beheren. Van de lopende zaken worden de dynamische dossiers gevormd; als een zaak is afgesloten wordt de semistatische fase bereikt. Het dossier hangt in de paternosterkast of is opgeborgen in de archiefruimte. De Archiefwet eist dat na twintig jaar de dossiers worden opgeschoond (alle V-stukken moeten worden verwijderd, wettelijk meteen al na het vervallen van de bewaartermijn) en formeel worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In 21 van de 25 gemeenten is die archiefbewaarplaats in eigen huis; Dalfsen, Olst-Wijhe en Zwartewaterland brengen hun oud-archief over naar het HCO, dat tevens de archiefbewaarplaats is van Zwolle. Ook het waterschap Groot Salland brengt zijn oud archief over naar het HCO. Voor de meeste openbare lichamen geldt dat overbrenging plaatsvindt naar de centrumgemeente. Het digitale archief kan zo worden ingericht dat stukken bij het bereiken van hun V-termijn daadwerkelijk worden vernietigd. Het blijvend te bewaren digitaal archief dient, bij ongewijzigde wetgeving uiterlijk na twintig jaar, te worden overgebracht naar de digitale archiefbewaarplaats oftewel het e-Depot. De pilot bij het HCO wordt formeel opgeleverd met een symposium op 1 april 2015; mogelijk vindt later in 2015 de definitieve inrichting van het e-Depot (is aansluiting vanuit het Nationaal Archief) plaats. De eerste zorgdragers kunnen dan digitaal archief overbrengen. De teneur in overbrenging van digitaal archief is dat dit niet pas na twintig jaar zou moeten, maar bijvoorbeeld na vijf jaar of meteen na afsluiting van een dossier. In het (gemeenschappelijk) eDepot kan dit materiaal zorgvuldig worden beheerd. Mocht zich de noodzaak tot migratie of conversie voordoen, dan kan dit ook gemeenschappelijk worden geregeld. De eerste zorgdragers hebben zich inmiddels uitgesproken voor aansluiting bij het gemeenschappelijk e-Depot bij het HCO. Ik noem nu kort de zorgdragers in Overijssel, waarna de onderwerpen van inspectie en relatiebeheer aandacht krijgen.

8


3

Zorgdragers in Overijssel

3.1

Gemeenten Overijssel telt vijfentwintig gemeenten. Deze vallen alle onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie. In de gemeenten Deventer (tijdelijk), Kampen en Zwolle is een archivaris benoemd. In de overige gemeenten draagt de secretaris/directeur de verantwoordelijkheid voor het beheer van het archief. De beoogd gemeentearchivaris van Steenwijkerland zal naar verwachting in de loop van 2015 kunnen worden benoemd.

3.2

Waterschappen Archiefwettelijk toezicht wordt uitgeoefend op de waterschappen Vechtstromen (vestigingsplaats Almelo) en Groot Salland. Bij de voorgenomen fusie van de waterschappen Groot Salland en Reest en Wieden per 1 januari 2016 dient een vestigingsplaats te worden gekozen, op basis waarvan ofwel GS Drenthe ofwel GS Overijssel het archieftoezicht zullen uitoefenen.

3.3

Gemeenschappelijke regelingen De Archiefwet 1995 bevat ook bepalingen over openbare lichamen en andere vormen van gemeenschappelijke regelingen. Ook hun archiefbeheer dient zorgvuldig plaats te vinden. Veelal wordt het regime van de centrumgemeente gevolgd (bijv. aanwijzing archiefbewaarplaats en evt. inschakeling DIV en archief vanuit die gemeente). In 2014 heb ik voor het eerst een inspectiebezoek gebracht aan de beide Veiligheidsregio’s (IJsselland en Twente). Verder inspecteerde ik de informatiehuishoudig bij de Stadsbank Oost Nederland (vestigingsplaats Enschede). Bij het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente vond relatiebeheer plaats.

3.4

Overige zorgdragers, die niet of niet volledig vallen onder de archiefwetgeving Een instelling, bekleed met enig openbaar gezag, valt onder archiefwetgeving. Nu steeds meer gemeenten taken laten uitvoeren door derden, de zgn. verbonden partijen, moet ook de nodige aandacht worden besteed aan de zorgvuldige archivering van de uitbestede taken. Als de uitvoering van taken wordt uitbesteed aan een bedrijf of instelling die niet vallen onder de archiefwet is des te meer aandacht nodig voor de archivering. Zie daarvoor paragraaf 4.27 over ‘ketenarchivering/verbonden partijen’.


9

4

Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer

4.1

Achterstanden Vorig jaar constateerde ik dat de achterstanden bij dossiervorming en –bewerking waren toegenomen, wat bij vier gemeenten leidde tot een verscherpt toezichtregime ( toezichtkleur ‘oranje’). Bij de vervolginspecties bleek dat drie van deze vier gemeenten er binnen een jaar in waren geslaagd de achterstanden grotendeels weg te werken, of dat zij dat planmatig in een iets langere periode voor elkaar zullen krijgen. Aan het einde van het verslagjaar kon ik aan Gedeputeerde Staten adviseren om voor de drie genoemde gemeenten in 2015 het reguliere toezichtregime te hanteren.

4.2

Acquisitie Ik heb onverminderd aandacht gevraagd voor acquisitie van particuliere archieven. De taak van het ‘documenteren van de samenleving’ ligt niet alleen op rijksniveau (collectie NL), maar ook op regionaal en plaatselijk niveau. Landelijk heeft er in 2014 een aantal zgn. archiefateliers plaatsgevonden, waaronder een over het onderwerp ‘acquisitie’. De afsluiting van dat atelier, georganiseerd door de archiefopleidingen in Amsterdam en Leiden, vond plaats in januari 2015. De resultaten van deze vorm van kennisdeling komen beschikbaar via www.archiefateliers.nl.

4.3

Archiefbeheer Archiefbeheer omvat de feitelijke werkzaamheden verbonden aan het beheer van het archief. Dat begint bij documentcreatie en eindigt bij het zorgvuldig beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte stukken. Op dit gebied zijn er in 2014 geen bijzondere ontwikkelingen geweest. De materiële verzorging van oude archieven (verpakken in zuurvrije mappen en dozen; dia’s zorgvuldig verpakken; oude kaarten in speciale mappen en laden opslaan) heeft in een aantal gemeenten veel aandacht gekregen. Enkele andere gemeenten hebben gemeld dat geen voortgang kon worden geboekt op dit punt. Herverpakking van archief is ook een van de werkzaamheden waarbij relatief gemakkelijk vrijwilligers kunnen worden ingeschakeld.

4.4

Archiefberaad Overijssel Het Archiefberaad Overijssel is een platform waarin kennis en ervaring op breed terrein wordt uitgewisseld. In 2014 hebben er vijf bijeenkomsten plaatsgevonden, met diverse thema’s op de agenda (waaronder digitalisering, authenticiteit en acquisitie). Het voorzitterschap en het

10


gastheerschap berust bij de directeur van het HCO. Ongeveer tien collega’s van gemeenten, de provincie, een waterschap en de archivaris van de Stichting Twickel maken deel uit van het Archiefberaad. In 2014 zijn we verder te gast geweest bij de gemeente Enschede om de nieuw ingerichte depots te bekijken; ook vergaderden we op locatie bij VADA Archiefbeer in Nijverdal (met rondleiding in het bedrijf) en bij het Stadsarchief Deventer om afscheid te kunnen nemen van archivaris Hylle de Beer. In de agendacommissie liet hij een lege plaats achter, maar opvolging kon meteen worden geregeld. De agendacommissie van het archiefberaad bestaat sinds mei 2014 uit Anja Tanke, archivaris in Borne, directeur Bert de Vries van het HCO en de provinciale archiefinspecteur.

4.5

Archiefbewaarplaatsen De Archiefwet regelt dat elke zorgdrager beschikt over een archiefbewaarplaats c.q. een archiefbewaarplaats aanwijst ten behoeve van de opslag en het beheer van het oud-archief. In Overijssel beschikken 21 van de 25 gemeenten over een eigen archiefbewaarplaats. De gemeenten Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland en Zwolle brengen hun oud-archief over naar het HCO. In het verslagjaar is het nieuw ingerichte archiefdepot van Enschede opgeleverd.


11

12


De bouwplannen voor de archiefbewaarplaats in de Stadskazerne in Kampen zijn verder ontwikkeld (de feitelijke bouwwerkzaamheden zijn uitgesteld naar 2015 wegens de noodzaak tot een bodemsanering). De archiefbewaarplaats in het nieuwe stadhuis van Almelo zal in februari 2015 worden opgeleverd.


13

De voorziene renovatie van het stadhuis van Hengelo is nog niet in uitvoering genomen. Het is de bedoelling dat in de kelder een nieuwe archiefbewaarplaats wordt gebouwd. In al deze trajecten is de provinciale archiefinspecteur betrokken. Goedkeuring van de archiefbewaarplaats is als specifiek toezichtinstrument verdwenen; wel zal beoordeling van de archiefbewaarplaatsen volgen. Het past bij de ‘voorkantsturing’ dat tijdig wordt overlegd met de toezichthouder.

4.6

Archiefruimten Archieven tot 20 jaar oud dienen te worden beheerd in archiefruimten die moeten voldoen aan eisen die de Archiefregeling stelt. GS behoefden onder het regime van de Archiefwet 1995 een archiefruimte niet goed te keuren, maar gaven en geven wel hun oordeel over de bouw en inrichting ervan. Ik heb adviezen verstrekt ten behoeve van de klimaatregeling in archiefruimten van enkele gemeenten en openbare lichamen, het treffen van brandwerende maatregelen en de plaatsing van de juiste brandblusapparatuur. De Veiligheidsregio Twente zal in 2105 een nieuwe archiefruimte inrichten in de brandweerkazerne aan het Spaansland in Enschede.

4.7

Archiefverordening De Archiefwet schrijft voor dat elke zorgdrager een archiefverordening vaststelt. De gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur van de overheidsorganisatie stelt deze verordening vast. Hoewel een flink aantal verordeningen minder dan acht jaar geleden is vastgesteld dient actualisatie plaats te vinden wegens wijzigingen in de Archiefwet per 2013 en de invoering van het nieuwe interbestuurlijk toezicht. In de verslagperiode hebben opnieuw enkele gemeenten hun verordening en hun Besluit Informatiebeheer vernieuwd. De archiefverordeningen worden ter kennis gebracht van Gedeputeerde Staten en, in het kader van het informatiearrangement dat hoort bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, ook de besluiten informatiebeheer. BRAIN is sinds medio 2103 verantwoordelijk voor de opstelling van modelverordeningen. Aan het eind van 2014 is een nieuw model archiefverordening en (in januari 2015) een model besluit informatiebeheer voor een gemeente met een benoemde archivaris door de BRAIN-werkgroep aangereikt aan het bestuur van BRAIN. Afstemming met de VNG volgt, waarna publicatie kan plaatsvinden. Vanuit het LOPAI neemt auteur dezes deel aan de werkgroep modelregelingen van BRAIN.

14


4.8

Archief2020 Archief 2020 is een innovatieprogramma dat speciaal is ingericht om te komen tot een archieffunctie die toekomstvast is. Het doel is om (digitale) overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken voor belanghebbenden. Samenwerkingspartners Voor de uitvoering van het programma Archief2020 werken de partners die het Archiefconvenant hebben ondertekend, intensief samen in projecten. Dit zijn het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Unie van Waterschappen (UvW). Deze koepelorganisaties gaan samen met de archiefsector de uitdaging aan een toekomstvaste archieffunctie te ontwikkelen en te implementeren. Innovatieagenda Onderdeel van het Archiefconvenant is een innovatieagenda. De innovatieagenda 2013-2016 onderscheidt 5 lijnen waaraan het programma moet bijdragen:  digitale duurzaamheid  openbaarheid en selectie  toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland  documenteren van de samenleving  kwaliteitszorg en bestelversterking In 2014 zijn de eerste producten binnen de lijnen digitale duurzaamheid en toegankelijkheid opgeleverd. Deze producten worden gepubliceerd via www.archief2020.nl. Opgeleverd zijn onder meer de handreiking vervanging en het metadamodel TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden). Via Koplopers worden de resultaten van de pilots voor gemeenschappelijke eDepotvoorzieningen gedeeld. Naar verwachting zal in de loop van 2015 een handreiking (of handboek) kwaliteitszorg het licht zien. In oktober ontving Overijssel het programmateam van Archief2020 voor een werkbezoek (locatie: Deventer), waarbij onder meer inleidingen werden verzorgd over Deventer als Open Informatiestad, het e-Depot bij het HCO en het stimuleren van de totstandkoming van de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid.

4.9

Archiefzorg De archiefinspectie strekt zich uit over het archiefbeheer en over de archiefzorg. De zorg voor archieven omvat het beschikbaar stellen van voldoende middelen en menskracht door de dagelijkse besturen van de medeoverheden. Deze zorgplicht is niet overdraagbaar; beheer van archieven kan worden uitbesteed maar niet de zorg. Voldoende menskracht bergt ook een kwalitatieve kant in zich: het moet gaan om voldoende gekwalificeerde menskracht. Ondanks de flinke bezuinigingen die zich bij gemeenten voordoen heb ik de indruk dat over het algemeen voldoende budgetten beschikbaar worden gesteld voor opleiding.

4.10

Beleidsplannen Het aantal beleidsplannen voor het (gemeente)archief blijft stabiel. De voordelen van een beleidsplan zijn evident: ontwikkelingen kunnen beter worden aangestuurd en geprioriteerd. Het vaststellen van een beleidsplan voor het archief door het college van burgemeester en wethouders betekent ook dat er bestuurlijke aandacht voor de (cultuur-)historie is. In de gemeenten waarin zich de achterstanden in bewerking voordeden is voor het wegwerken daarvan doorgaans een plan gemaakt; het is dan weliswaar geen beleidsplan voor het gehele archief, maar wel een uitvoeringsplan dat prioriteiten stelt.


15

4.11

Besluit Informatiebeheer Op basis van de door de gemeenteraad/het algemeen bestuur vastgestelde archiefverordening stellen burgemeester en wethouders/het dagelijks bestuur uitvoeringsregels vast. Vele Besluiten Informatiebeheer zijn de afgelopen jaren aangepast aan de nieuwe wetgeving.

4.12

Beveiliging Beveiliging van archieven en informatiebeveiliging in het algemeen heeft een aantal aspecten. De fysieke toegang tot de archiefbewaarplaats is doorgaans voorbehouden aan de medewerkers van DIV en archief; een afdeling personeelszaken of bouwzaken heeft soms een eigen sleutel. Tot de beveiliging behoort ook het onder toezicht raadplegen van archivalia door derden. Het bezoekersreglement geeft ook duidelijkheid aan externen die een archief kunnen raadplegen. Beveiliging van digitale archieven gaat enerzijds om de autorisatie van gebruikers van het documentmanagementsysteem; anderzijds gaat het om de toegang tot serverruimtes en de toegangsrechten om aan applicaties te werken. In algemene zin krijgt het onderwerp beveiliging voldoende aandacht. De in 2014 geïnspecteerde gemeenten zijn alle op de hoogte van de specifieke aandacht die de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) vraagt voor informatiebeveiliging. Ook bij de provincie Overijssel zelf heeft informatiebeveiliging in 2014 de nodige aandacht gekregen.

4.13

BRAIN BRAIN, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland, heeft zich in enkele jaren een belangrijke plaats als kennisplatform verworven op het vakgebied. Fusiebesprekingen van BRAIN en de KVAN, de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, zijn in 2014 afgebroken. Samenwerking vindt waar mogelijk wel plaats. BRAIN organiseert sinds twee jaar de dag van de inspectie en kwaliteitszorgdagen (zo is een kwaliteitsmonitor ontwikkeld). Het LOPAI is begunstiger van BRAIN.

4.14

Brandblussers In Overijssel is vrijwel overal sprake van juiste en voldoende brandblusmiddelen in of in de nabijheid van archiefbewaarplaatsen en archiefruimten. CO2-handbrandblussers worden het meest toegepast.; in een enkel geval een Sprinklerinstallatie. In het verslagjaar heb ik bij twee zorgdragers geconstateerd dat er wettelijk niet toegelaten brandblussers waren geplaatst; die situatie is beëindigd.

4.15

Calamiteiten

16


Ernstige calamiteiten op het gebied van archiefbeheer hebben zich in de verslagperiode niet voorgedaan bij gemeenten, waterschappen of openbare lichamen in Overijssel. Wel zijn er in Enschede, Tubbergen en Staphorst problemen (geweest) bij de klimaatregeling in de archiefbewaarplaatsen. Oldenzaal zal in 2015 de klimaatregelinstallatie vervangen.

Bij de provincie is in februari een flinke lekkage ontstaan in de archiefruimte, door het springen van een waterleiding (door een gescheurde wartel, zie foto hierboven; verder is afgebeeld een van de ventilatoren die zorgden voor verdamping van het laatste vocht) in de bovenliggende verdieping. Haarscheurtjes in de betonnen vloer zorgden voor een regenbui in de archiefruimte. De provincie nam meteen actie door met plastic zeilen de archiefstellingen af te dekken, en met inzet van een verhuisbedrijf zijn enkele honderden meters archief verplaatst naar een andere archiefruimte. Ook Documentenwacht is meteen ingeschakeld. Ongeveer 40 m1 archief was beschadigd geraakt (voornamelijk de verpakking) en is via Documentenwacht gevriesdroogd. Maatregelen zijn getroffen om de negatieve gevolgen van mogelijk niet te voorkomen lekkage te voorkomen (plaatsing van lekbakken onder de haarscheuren in het plafond; zie de volgende foto).


17

4.16

Calamiteitenzorg Het onderwerp calamiteitenzorg komt bij elk inspectiebezoek aan de orde. Vrijwel alle zorgdragers hebben een overeenkomst met Documentenwacht gesloten, voor onmiddellijke assistentie bij een calamiteit. Drie gemeenten hebben in 2014 een calamiteitenplan voor het archief (inclusief prioriteitstelling bij ontruiming) vastgesteld: Hardenberg, Raalte en Steenwijkerland. Ik moet helaas constateren dat de preventienetwerken calamiteitenzorg van collectiebeherende instellingen, die rond 2007 zijn gevormd met financiële steun van OCW, feitelijk hebben opgehouden te bestaan. Financiële en personele ondersteuning van deze netwerken is na 2010 weggevallen (een beleidsmedewerker van het toenmalige Kunst en Cultuur in Overijssel, KCO, stimuleerde en begeleidde de totstandkoming van deze veiligheidsnetwerken). Voor zover er plannen zijn gemaakt worden die niet in de praktijk getest; bijeenkomsten van de netwerken vinden ook niet meer plaats. In het gunstigste geval weet men elkaar te vinden voor bijstand met personeel of materialen in geval van een calamiteit.

18


Nog een van de ventilatoren, geplaatst door Documentenwacht in de archiefruimte van het provinciehuis, februari 2014.

4.17

Chief Information Officer (CIO) De Archiefvisie er van uit dat in een gemeente een Chief Information Officer wordt aangewezen (men zou kunnen zeggen dat het hier gaat om degene die verantwoordelijk is voor het informatiebeleid). In Overijssel is dat in alle gemeenten het geval, nadat via het HCO en de provincie was gevraagd naar deze functie. De CIO vervult een functie in het kader van opstelling van selectielijsten (die bevatten richtlijnen voor de bewaartermijn van stukken; in dat proces worden ook externe deskundigen betrokken), bij het acquisitiebeleid en bij belangrijke ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding. Een aantal onderwerpen wordt behandeld in het zogenaamde SIO: Strategisch Informatie Overleg. Dit laatste vindt tot nu toe vooral plaats op het niveau van de rijksoverheid. Maar: er wordt gewerkt aan de wettelijke basis voor het Strategisch Informatie Overleg.

4.18

DAISY Over de ketenarchivering van DAISY (Decoratie Aanvraag Informatie Systeem), het digitale aanvraagsysteem voor Koninklijke onderscheidingen, leverde de Erfgoedinspectie (EGI) met LOPAI (vertegenwoordigd door de archiefinspectie Noord-Brabant en Overijssel) een advies af aan de Vergadering van Kabinetschefs, voorjaar 2014. Het advies is daar niet opgepakt – tot onze teleurstelling -; het vakberaad IOG- DIV (Interprovinciale Overleg Groep van de afdelingen documentaire informatievoorziening) probeert de fakkel over te nemen en het concrete advies een stap verder te brengen. De precieze rol van de betrokken partijen bij DAISY (Kanselarij, ministeries, commissarissen van de Koning en burgemeesters) bij het archiefbeheer moet zorgvuldig worden geregeld. Ketensamenwerking is een betrekkelijk nieuw fenomeen in archievenland, maar we zien die ontwikkeling toenemen. Ketenarchivering is daarmee een onderwerp dat op de agenda dient te staan van DIV – en archiefmedewerkers.


19

4.19

Dataloggers In de Archiefregeling is bepaald dat het klimaat in archiefbewaarplaatsen dient te worden gemeten (relatieve luchtvochtigheid en temperatuur) en gemonitord door koppeling aan het gebouwbeheersysteem. Bij grotere afwijkingen van het gunstige klimaat wordt op deze manier automatisch ingegrepen. In de praktijk zijn er nog vele zorgdragers waarbij het klimaat weliswaar wordt gemonitord met een datalogger, maar waar geen sprake is van aansluiting op het gebouwbeheersysteem. In geval van nieuwbouw van een archiefbewaarplaats wordt deze aansluiting wel gewaarborgd. Bij alle inspectiebezoeken in 2014 heb ik het klimaat gelogd met behulp van een geijkte, mobiele datalogger. De resultaten zijn steeds direct beschikbaar gesteld aan de zorgdragers: soms uitmondend in bijstelling van de klimaatregelinstallatie.

4.20

Digitalisering In 2014 is het aantal gemeenten in Overijssel dat digitaal archiveert (dus een vervangingsbesluit voor zowel V- als B-stukken heeft genomen) gestegen tot 7. Hof van Twente en Wierden zijn de jongste loten aan de stam. Per 1 januari 2015 werden zij gevolgd door Hardenberg en Ommen. Bij meerdere gemeenten zijn voornemens om in 2015 of volgend jaar over te kunnen gaan tot het nemen van het vervangingsbesluit voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. De bewaring van digitale documenten conform de archiefwettelijke eisen (‘digitale duurzaamheid’) krijgt hierna aandacht bij de paragrafen Document Management Systemen en e-Depot.

4.21

Document Management Systemen (DMS) Bij de invoering van digitaal werken wordt door de zorgdragers een zogenaamd Document Management Systeem (DMS) aangeschaft. In het DMS worden alle ‘archiefwaardige’ documenten opgenomen en bewaard gedurende hun bewaartermijn resp. voor overbrenging naar de ‘digitale archiefbewaarplaats’, het e-Depot. Binnen een DMS wordt een zogenaamde archiefmodule ingericht, een Records Management Applicatie (RMA) waarin afgesloten dossiers worden opgeslagen. Die stukken zijn niet meer muteerbaar, oftewel hun authenticiteit en betrouwbaarheid zijn gewaarborgd. Een belangrijke ontwikkeling de afgelopen jaren is de aansluiting van Squit XO, het systeem dat wordt gebruikt in het kader van de omgevingsvergunning, op de onderscheiden documentmanagementsystemen. Voor veel gebruikte DMS’ n zoals Corsa, Decos, Verseon en Hummingbird is een zgn. koppelvlak ontwikkeld. Diverse gemeenten hebben inmiddels een DMS ingericht volgens een zaaksysteem (invoering zaakgericht werken met een zaaktypecatalogus); een aantal gemeenten heeft daarvoor de E-suite van Atos aangeschaft. Daarnaast moet worden opgemerkt dat grote hoeveelheden te bewaren archiefdocumenten zich niet in het DMS bevinden, maar in Geografische Informatie Systemen (GIS-applicaties), op websites etc. De digitale duurzaamheid van deze informatie verdient de nodige aandacht. Bij diverse zorgdragers heeft in 2014 (soms voor het eerst) een inventarisatie plaatsgevonden van dergelijke applicaties.

4.22

E-Depot Een e-Depot is: ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt’. Dit is de omschrijving uit ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot, versie 2, LOPAI, december 2012. De noodzaak tot spoedige totstandkoming van e-Depots is er, nu in de Archiefvisie (2011) wordt gepleit voor overbrenging van afgesloten digitale dossiers na vijf jaar. Naast de bestaande e-Depots van Amsterdam en Rotterdam, de Justitiële Informatiedienst (JustID) en het Nationaal Archief (NA) wordt door het NA samen met de Regionaal Historische Centra gewerkt aan de totstandkoming van

20


gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen. In de paragraaf hierna vindt u de meest recente informatie over de ontwikkelingen. Uit Archief2020 is in het kader van AIDO (Archiefinnovatie decentrale overheden) ook een bijdrage aan het HCO verleend als bijdrage in de kosten van de ontwikkelingen van het e-Depot. Voor collega’s van het Regionaal Archief Nijmegen heb ik tijdens een lunchbijeenkomst op 20 mei een presentatie verzorgd over de ontwikkelingen in Overijssel.

4.23

Gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen De provincie Overijssel heeft met het Historisch Centrum Overijssel het initiatief genomen om te komen tot een gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel. Zie voor de (tussen)resultaten www.edepotoverijssel.nl De pilot startte feitelijk op 1 april 2014: deelnemers Deventer, Waterschap Groot Salland en Dalfsen brachten hun eerste bestanden over. Op 1 april 2105 vindt de oplevering van de pilot plaats op een symposium in Zwolle, met landelijke deelname en uitstraling. Het programma is in voorbereiding. Het belang van de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid wordt die dag ook uitgedragen. In een bestuurlijke ronde, ingeluid met een brief van de CdK en de directeur van het HCO in april 2014, heeft het HCO alle gemeenten bezocht en informatie verstrekt over de ontwikkelingen. Op 30 oktober vond een ambtelijke platformbijeenkomst plaats bij het HCO waarbij de ervaringen werden gedeeld. In november bracht het programmabureau van Archief2020 een werkbezoek aan Overijssel (in Deventer), waarbij zowel op het e-Depot als op de OCDD werd ingegaan. Nu, januari 2015, vindt via Koplopers van Archief2020 en met inschakeling van Berenschot verder onderzoek plaats naar het smeden van coalities / het vinden van draagvlak voor gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen.

4.24

Informatiearrangement In het nieuwe interbestuurlijk toezicht (IBT) staat de provincie meer op afstand: uitgangspunt is vertrouwen in medeoverheden. In de Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen die de provincie met elk van de 25 gemeenten heeft gesloten is ook opgenomen met welke frequentie archiefinspectie plaats vindt. In beginsel is dit maximaal eens per twee jaar (toezichtregime ‘groen’). Daarbij is er ook sprake van risico- of thematisch georiënteerd toezicht. Het vertrouwen in de medeoverheden moet wel zijn gebaseerd op feiten: nu de nadruk komt te liggen op horizontale verantwoording door B&W aan de raad hoort bij het informatiearrangement dat die informatie (jaarlijks) door B&W wordt gedeeld met de provincie. In toenemende mate worden KPI-rapportages gemaakt bij gemeenten, waterschappen en openbare lichamen. Tot het informatiearrangement behoort verder het verslag van het laatstgehouden inspectiebezoek, gepaard gaande met informatie over de opvolging van de aanbevelingen uit dat bezoek.

4.25

Interventieladder In het IBT is sprake van gradaties in optreden van de toezichthouder. Het reguliere contact vindt plaats tussen de archiefinspecteur en de afdeling verantwoordelijk voor de informatiehuishouding (incl. oud-archief) bij de zorgdrager. Bij constateren van aandachtspunten kan er contact zijn tussen portefeuillehouders; mochten er ernstige problemen zijn die niet of onvoldoende leiden tot handelen bij de zorgdrager dan kan het College van GS twee generieke toezichtinstrumenten hanteren, na voorafgaande aankondiging waarbij de onder toezicht gestelde alsnog het gebrek kan herstellen alvorens GS overgaan tot ofwel in de plaats stelling bij taakverwaarlozing, of tot schorsing en (voordracht tot) vernietiging van een besluit van de zorgdrager dat naar het oordeel van GS in strijd is met weten regelgeving. Op archiefgebied zijn de generieke toezichtinstrumenten niet ingezet in 2014.


21

4.26

Interbestuurlijk toezicht (IBT) Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering generiek toezicht van kracht. Hoewel de provincie alleen met de 25 gemeenten overeenkomsten voor het vernieuwde IBT heeft afgesloten wordt door mij ook bij de andere zorgdragers gehandeld in de geest van de wet, en wordt ook daar het overeenkomstige toezichtregime gehanteerd (groen, oranje of rood). Ik heb de afgelopen drie jaar in alle inspectiebezoeken en bij het relatiebeheer aandacht geschonken aan het vernieuwde IBT. Overijssel legde dat feitelijk al vanaf 2010 neer in de Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen. De Bestuursovereenkomsten en het bijbehorende toetsingskader worden jaarlijks geëvalueerd en besproken in een provinciebrede ambtelijke IBT-bijeenkomst. Met de beide collega’s van de provincie Noord-Holland heb ik op 9 april van gedachten gewisseld over de sterk verschillende situatie bij de invulling van het IBT in een ‘witte vlekkenprovincie’ als Overijssel en een provincie met een dekkend stelsel van archiefdiensten.

4.27

Ketenarchivering/Verbonden partijen In toenemende mate is meer dan één overheidslaag betrokken bij beleid(suitvoering). Te denken valt vooral aan de Wabo met het Omgevingsloket Online (OLO) (en ook aan het eerder genoemde systeem van aanvraag van Koninklijke onderscheidingen) en de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s). Zorgvuldigheid is vereist: wie archiveert welk deel van een zaak, c.q. wordt het archiefbeheer zorgvuldig geregeld door het beheer neer te leggen bij een van de ketenpartners etc. De notitie archivering bij Verbonden Partijen (LOPAI, 2013/2014) is gepubliceerd op www.lopai.nl en op www.BRAIN.nl.

4.28

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) De Archiefregeling stelt een kwaliteitssysteem voor het archief verplicht. Dit in relatie met de horizontale verantwoording van archiefbeheer door B&W aan de raad heeft de VNG er toe gebracht om Kritische Prestatie Indicatoren op te stellen voor archiefbeheer. In een ledenbrief van juli 2011 zijn deze KPI’s aangeboden aan de gemeenten. In het verslagjaar 2014 zijn weer meer gemeenten overgegaan tot het hanteren van de KPI’s (stand: 18). De rapportage over het archiefbeheer geschiedt dan aan de hand van de KPI’s: alle archiefwettelijke eisen zijn verwerkt in de KPI’s. Een dergelijke KPI-rapportage vervangt de algemene vragenlijst archiefinspectie. De VNG heeft in een ledenbrief van september 2014 nogmaals opgeroepen tot het hanteren van de KPI’s voor archiefbeheer, waarbij tegelijkertijd werd opgemerkt dat de ondersteuning om de KPI’s op www.waarstaatjegemeente.nl te publiceren was beëindigd. Er kan alleen een ‘kaal’ KPI-document worden geupload naar deze site, geen bijlagen. De waarde van www.waarstaatjegemeente.nl voor benchmarking op dit vakgebied blijft daarmee vooralsnog gering.

4.29

Kwaliteitszorg(systeem) De Archiefregeling bepaalt in artikel 16 het volgende over een kwaliteitssysteem: “De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.’ Dat is gemakkelijk opgeschreven, maar in de praktijk worstelen zorgdragers met de vraag hoe dit in te vullen. In de praktijk verschillen manier en mate van kwaliteitszorg. Soms worden audits uitgevoerd; in diverse gemeenten maken DIV- en archief onderdeel uit van de Plan & Controlcyclus. Eerder tekende ik al aan dat in het kader van het programma Archief2020 in 2015 een handleiding of handreiking kwaliteitszorg zal verschijnen.

22


4.30

LOPAI In 1960 is het Landelijk Overleg van Provinciale Archief Inspecties (LOPAI) opgericht. Het LOPAI fungeert als een vereniging waarvan alle medewerkers van de provinciale archiefinspecties (inspecteurs, adjunct-inspecteurs c.q. beleidsmedewerkers) deel uit maken. Het bestuur wordt sinds medio 2014 gevormd door de heer Peter G.M.Diebels, provinciaal archiefinspecteur Zuid-Holland, voorzitter; drs. Jetze Dijkstra, provinciaal archiefinspecteur in Fryslân en Groningen, secretaris en de heer Rutger Suir, medewerker van de provinciale archiefinspectie in Noord-Brabant, lid. Geen bestuurslid maar wel penningmeester is drs. Lolke Folkertsma, provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel. Sinds de invoering van de Wet Revitalisering generiek toezicht worden ook functiebenamingen gehanteerd als ‘(interbestuurlijk) toezichthouder archief. ’ Als kennisplatform komt het LOPAI drie of vier keer per jaar bijeen. In diverse vaste of tijdelijke werkgroepen worden nieuwe ontwikkelingen bestudeerd of in gang gezet. Eerder werden al genoemd werkzaamheden die leidden tot modelregelingen voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer. Niet onvermeld mag blijven de bouwcommissie, die met ook vertegenwoordigers van de Erfgoedinspectie en van gemeentelijke archiefinspecties commerciële archiefbewaarplaatsen en –ruimtes toetst op het voldoen aan de archiefwettelijke eisen. Met haar deskundige oordeel helpt deze commissie zorgdragers bij hun (voorgenomen) besluit om (delen van) het archief onder te brengen bij dergelijke partijen. Het blijft de verantwoordelijkheid van de zorgdrager om zich ervan te vergewissen dat een bedrijf dat opslagmogelijkheden voor oud archief aanbiedt inderdaad beschikt over een archiefbewaarplaats. De toetsing door de bouwcommissie – geen certificering! – vormt een belangrijke input voor de besluitvorming door de zorgdrager. De Overijsselse archiefinspecteur is plv. lid van de Bouwcommissie namens Oost-Nederland; lid is de Gelderse archiefinspecteur Bennie te Vaarwerk. De Overijsselse archiefinspecteur maakt verder deel uit van de LOPAI-werkgroep Verbonden Partijen. Het penningmeesterschap van het LOPAI berust sinds 2008 bij de Overijsselse archiefinspecteur.

4.31

Materiële verzorging Naast de soms grote herverpakkingsoperaties van oude archieven is er ook aandacht voor restauratie en conservering. Het gaat daarbij niet alleen om analoge documenten, maar ook om videobanden, geluidsbanden of fotocollecties. Enkele gemeenten hebben een afzonderlijk restauratieplan/conserveringsplan vastgesteld voor kostbare, oude archiefstukken die wegens ouderdom of veelvuldig gebruik groot onderhoud nodig hebben. Ik acht de zorg voor deze ‘oude’ archiefstukken in de provincie op orde, ook al is het niet altijd gemakkelijk om de financiën te vinden voor kostbare restauraties. In de verslagperiode hebben onder andere planmatige restauratiewerkzaamheden plaatsgevonden in Kampen, Steenwijkerland en Wierden.

4.32

Opleiding Bij het toezicht op de zorg hoort de vraag naar voldoende en voldoende opgeleid personeel. De officiële opleidingen archivistiek worden aangeboden in Amsterdam (Reinwardt Academie en Hogeschool van Amsterdam/HBO en Universiteit van Amsterdam/academisch) en aan de Rijksuniversiteit Leiden (op academisch niveau). Daarnaast verzorgt de Stichting Archiefschool de nodige cursussen. Diverse collega’s bij gemeenten en waterschappen volgen daarnaast cursussen bij SOD Next (opleidingen op het gebied van informatievoorziening) of de leergangen (aankomend) records manager.


23

4.33

Projectarchivering In de inspectieperiode 2013-2014 kreeg het aspect projectarchivering bij elk bezoek aandacht in het kader van risicogeoriënteerd toezicht. Wat in positieve zin opvalt is dat er over het algemeen zorgvuldig aandacht is voor de projectarchivering. In een DMS wordt, door het toekennen van een of meer extra metadata aan stukken, een goede projectadministratie gevoerd. Bij de provincie Overijssel heeft in 2014 een mini-audit plaatsgevonden op projectarchivering vanuit de eenheid Bedrijfsvoering, op basis van een notitie van de provinciearchivaris.

4.34

Provincie Overijssel In 2014 stond voor DIV (en het in het verlengde van DIV de provinciearchivaris) centraal de komst van DLG naar de provincie (beoogd per 1 januari 2015; uitgesteld naar 1 maart); de overdracht van de +-taak van de Regio Twente (regionale vervoersautoriteit) naar de provincie per 1 januari en ook de verdere invulling van het Shared Service Centrum van Zwolle, Kampen en de provincie. Verdere onderwerpen van belang voor DIV en archief waren het project Ruimte voor de Rivier, de personeelsdossiers in YouForce en de verdere invoering van e-dienstverlening (daarbij ook aandacht voor de Berichtenbox Bedrijven). De archivaris heeft ook adviezen uitgebracht bij het ‘groot onderhoud’ aan de provinciale website www.overijssel.nl en aan intranet. Samen met medewerkers van het team Communicatie, onder wie de heer Albert Nijstad, zijn verouderde teksten verwijderd. De pagina’s ‘historie van Overijssel’ zijn overgedragen aan het HCO en daar gepubliceerd bij ‘mijnstadmijndorp’. Waar het gaat om het (interne) toezicht op de zorg voor en het beheer van het niet-overgebrachte provinciaal archief heb ik geen bijzonderheden geconstateerd. Op de provinciale begroting zijn voldoende middelen gereserveerd voor het beheer van het archief (het betreft zowel de menskracht als de investeringen in DMS en overige archiefzaken); het personeel krijgt voldoende gelegenheid om opleidingen te volgen. In mijn vorig jaarverslag heb ik aandacht besteed aan de feitelijke (en deels al formele) overbrenging van archiefblokken van de provincie Overijssel en van de Commissaris van de Koningin naar het HCO. De fysieke onderbrenging vond deels plaats bij het HCO in Zwolle en deels tijdelijk in Groningen (in een depot van het Groninger Archief). Na de realisatie van de verrijdbare stellingen in de laatste twee depots van het HCO in het najaar van 2014 konden alle genoemde archieven in Zwolle worden geplaatst. Voor wat betreft de openbaarheidsbeperkingen die aan delen van het hiervoor genoemde archief worden opgelegd vond verplicht overleg plaats met het Nationaal Archief. In een zorgvuldige procedure is het eindadvies van het Nationaal Archief voorbereid dat (in januari 2015) aan de Commissaris van de Koning is uitgebracht. Het formele overbrengingsbesluit, inclusief het aangeven van de openbaarheidsbeperkingen, zal naar verwachting in februari worden vastgesteld door de Commissaris van de Koning. De directeur van het HCO heeft in november formeel ingestemd met de –vervroegde- overbrenging van dat deel van het archief dat nog niet de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar heeft bereikt. In het proces van de overbrenging c.a. is nauw samengewerkt door BVINF en de archiefinspecteur/provinciearchivaris met het HCO en met de adviseur openbaarheid van het Nationaal Archief.

4.35

Publicaties De provinciale archiefinspectie van Overijssel heeft in deze verslagperiode het Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel 2013 het licht laten zien. In het kader van de versterking van het

24


horizontale toezicht op basis van de Wet Revitalisering generiek toezicht vindt sinds 2013 jaarlijks verslaglegging plaats. In de zomer verscheen een interview met de Gelderse archiefinspecteur, Bennie te Vaarwerk, en met de Overijsselse archiefinspecteur in het DOXIS magazine, uitgave van DOXIS Informatiemanagers.

4.36

Risicogeoriënteerd toezicht Bij de invoering van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, dat meer op afstand staat en minder intensief is dan in het verleden, is het van belang om accenten te leggen. Deels kan dat in de vorm van een thematische aanpak (bijv. de aandacht voor acquisitiebeleid of voor archiefbewerking), deels in de vorm van risicogeoriënteerd toezicht. In 2013-2014 besteedde ik extra aandacht aan projectarchivering, naast de digitale duurzaamheid. Voor 2015 staat het onderwerp kwaliteit op de agenda.

4.37

RUD’s De RUD’s (Regionale Uitvoerings Diensten) bestaan nu twee jaar. Overijssel blijft met haar twee netwerk-RUD’s een bijzondere plaats innemen op de kaart van de RUD’s. Mede via het LOPAI is gezorgd voor het ontwerpen van archiefbepalingen in de gemeenschappelijke regelingen. Eerder, bij ketenarchivering, sprak ik al over de verantwoordelijkheden van de diverse zorgdragers. Mocht de ontwikkeling zich doorzetten dat ook de Netwerk-RUD’s moeten worden omgebouwd tot gemeenschappelijke regelingen, dan zal er opnieuw sprake zijn van betrokkenheid vanuit de provinciale archiefinspectie/provinciearchivaris.

4.38

Trends Digitaal archiveren neemt toe. De digitale duurzaamheid kan worden gewaarborgd door de ontwikkeling van (gemeenschappelijke) e-Depotvoorzieningen. Ambtelijk is er in Overijssel bij gemeenten, waterschappen en openbare lichamen de overtuiging dat je alleen door samen te werken de digitale duurzaamheid kunt organiseren. Een andere trend is het verschuiven van de aandacht voor analoog archiefbeheer naar digitaal archiefbeheer, zo schreef ik eerder. De komende twintig jaar zal echter nog veel analoog archiefmateriaal moeten worden geselecteerd en bewerkt, voor de overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

4.39

Vervanging Vervanging van archiefdocumenten door digitale documenten is aan de orde van de dag. De wettelijke eisen die worden gesteld aan het vervangingsproces staan sinds 2013 in de Archiefregeling. Wat is gebleven is de noodzaak om een handboek vervanging op te stellen: naar mijn overtuiging is dat de enig juiste manier om er voor te zorgen dat aan alle aspecten van het vervangingsproces is gedacht. In het verslagjaar heb ik bij enkele gemeenten een intensieve rol vervuld bij de vormgeving van het handboek vervanging.

4.40

Vervreemding Vervreemding van overheidsarchief aan derden is alleen toegestaan met machtiging van de naasthogere overheid. In de verslagperiode heeft geen vervreemding van een archief


25

plaatsgevonden. Bij de taakoverdracht van bijv. de Regio Twente naar de provincie is geen sprake van vervreemding; dossiers moeten worden overgedragen c.q. tijdelijk ter beschikking worden gesteld.

26


4.41

Watermelders In een archiefruimte of archiefbewaarplaats die zich onder het maaiveld bevindt dient een watermelder te worden aangebracht, die is aangesloten op het gebouwbeheersysteem. In de verslagperiode heb ik eenmaal hierover advies uitgebracht. Het ging daarbij om de bijzondere situatie dat de archiefbewaarplaats zich weliswaar op maaiveldhoogte bevindt, maar dat er een risico bestaat op het ontstaan van haarscheurtjes in het plafond wegens het zich daarboven bevindende parkeerdek. De aanbeveling was derhalve om wel een watermelder te plaatsen. In de nieuwe archiefdepots in Enschede zijn wegens de grootte meerdere watermelders geplaatst.

4.42

Websites en archivering In 2014 verscheen een rapport van de Rijksuniversiteit Groningen met als stelling dat Archivering van (overheids)websites verplicht is. Ik heb aan het onderzoek meegewerkt. De - kranige – uitspraak over de noodzaak van archivering van websites is gebaseerd op de digitale dienstverlening van de overheid: die neemt snel toe. De websites nemen in toenemende mate de functie van officieel publicatiekanaal over van de papieren media. Daarom is van belang om archivering van websites onder ogen te zien.


27

5

Ontwikkelingen in de weten regelgeving

5.1

Wijziging in verband met het interbestuurlijk toezicht

5.1.1

Toezichtkader interbestuurlijk toezicht in Overijssel In het toezichtkader interbestuurlijk toezicht in Overijssel zijn in 2014 geen wijzigingen aangebracht op archiefgebied.

5.2

Wijziging(en) archiefwetgeving

5.2.1

Wijziging Archiefbesluit (in 2013) De meest recente wijziging van het Archiefbesluit dateert van 1 januari 2013. In mijn vorige jaarverslag ben ik niet inhoudelijk op die wijziging ingegaan. Dat ik dat nu wel doe heeft te maken met de wijziging van het selectiebeleid, die doorwerkt op alle overheidsniveaus. De adviesrol van de Raad voor Cultuur voor afzonderlijke selectielijsten is komen te vervallen; hij adviseert alleen de minister van OCW op hoofdlijnen over het selectiebeleid van de (rijks)overheid. Op lokaal niveau ligt er nu een belangrijke taak voor het Strategisch Informatie Overleg (het SIO): selectiebeslissingen moeten tijdig en op het juiste niveau worden genomen. Het SIO bespreekt ook digitalisering van werkprocessen en vraagstukken van openbaarheid. Deelnemers in het SIO zijn de Chief Information Officer (CIO), een externe deskundige en de benoemde archivaris. Het SIO is voor zover mij bekend amper ingevoerd, maar zal de komende jaren gestalte moeten krijgen.

5.2.2

Wijziging Archiefregeling Op deze plaats verdient vermelding de wijziging van de Archiefregeling: de dwingende verwijzing naar NEN- en ISO-normen is omgezet naar een niet dwingende verwijzing. Het gaat daarbij om de normen van hoofdstuk 2, Duurzaamheid van archiefbescheiden en hoofdstuk 3, Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. Verder was in hoofdstuk 4 van de Archiefregeling, voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen in artikel 27 al een gelijkwaardigheidsbepaling opgenomen, waardoor andere toepassingen dan die in de betrokken NEN-normen mogelijk zijn.

28


5.3

Modellen BRAIN (voorheen LOPAI) voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer Eerder in dit verslag heb ik aangegeven dat sedert medio 2013 de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van modellen voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer door het LOPAI is overgedragen aan BRAIN. In de werkgroep van BRAIN hebben drie (sinds november 2014 twee) gemeentelijk archiefinspecteurs zitting, en namens het LOPAI een provinciale archiefinspecteur (die van Overijssel). De eerste nieuwe modellen zijn eind 2014/begin 2015 aangeboden aan de sectie Archieftoezicht van BRAIN en zullen naar verwachting begin 2015 worden gepubliceerd. Enigszins populair uitgedrukt kan worden gesteld dat de huidige modellen grotendeels zijn gebaseerd op analoge archieven, en bij de laatste redactieslagen mede geschikt zijn gemaakt voor digitale archieven. De nieuwe modellen gaan uit van de digitale informatiehuishouding, waarbij zij tevens bruikbaar blijven voor analoog archiefbeheer. Dit kan gerust een paradigmawisseling worden genoemd!

5.4

PROVISA Op17 januari 2014 verschenen in de Staatscourant de nieuwe selectielijsten voor de provincie: https://zoek.officiëlebekendmakingen.nl/stcrt-2014-1042.html resp. https://zoek.officiëlebekendmakingen.nl/stcrt-2014-1050.html. Het gaat om de selectielijsten voor de provinciale organen en die voor de CdK als rijksorgaan. Deze nieuwe selectielijst PROVISA voor de provinciale organen vervangt de lijst van 2005. De nieuwe lijst voor de CdK als rijksorgaan vervangt de V-lijst van 1994.


29

6

6.1

Ontwikkelingen provincie Overijssel

Samenwerking Overijssel-Gelderland Tweemaal per jaar vindt overleg plaats van de Gelderse Provinciale Archiefinspectie met de Gemeentelijke Archiefinspecteurs van de archiefdiensten in het Gelderse. Sinds 2011 de samenwerking tussen de beide provinciale archiefinspecties is geformaliseerd neem ik deel aan het genoemde overleg. Naast de beide vergaderingen vond in 2014 een workshop plaats over archivering bij verbonden partijen, waaraan ik mijn bijdrage leverde. Ook heb ik voor een aantal collega’s in Nijmegen een presentatie verzorgd over het e-Depot (in mei). In de zomerperiode en soms een enkele week daarbuiten fungeren de Overijsselse en Gelderse archiefinspectie als achtervang van elkaar. Sinds november 2014 is de Gelderse archiefinspectie versterkt met een gedetacheerde medewerker van het archief Nijmegen, vooralsnog voor een jaar gedurende drie dagen per week. Met haar vond een kennismaking plaats.

6.2

Samenwerking in het LOPAI (en met EGI en BRAIN) Het LOPAI is een sinds 1960 bestaand vakberaad van provinciale archiefinspecties. Bij een krimpende formatie en bij de intensieve ontwikkelingen in het vakgebied en de zich wijzigende weten regelgeving blijft het LOPAI een belangrijk platform voor kennisdeling. Het LOPAI is het enige platform waarin direct wordt samengewerkt met collega’s van rijk en gemeenten, resp. de Erfgoedinspectie (voormalige Rijksarchiefinspectie) en de Sectie Archieftoezicht van BRAIN. Het LOPAI is begunstiger van BRAIN; ook enkele provincies zijn toegetreden tot deze branchevereniging.

6.3

Samenwerking met HCO

6.3.1

Adviseur bestuur In de gemeenschappelijke regeling van het HCO is de bepaling opgenomen dat de provinciale archiefinspecteur de vergaderingen van het bestuur als adviseur kan bijwonen. Deze rol vervul ik zo goed mogelijk. Als bestuursadviseur streef ik er ook naar om presentaties en officiële openingen van tentoonstellingen bij het HCO bij te wonen. In 2014 is dat wederom enkele keren gelukt (onder meer bij de presentatie van de vernieuwde Mijnstadmijndorp-website, het samenwerkingsproject van HCO/IJsselacademie/Twentse Welle voor onderzoek naar het boerenleven de afgelopen halve eeuw en de opening van de tentoonstelling sPECtaculair, een fototentoonstelling over PEC Zwolle).

30


6.3.2

Samenwerking met gemeentelijk archiefinspecteur De gemeentelijk archiefinspecteur (GAI) van het HCO vervult om te beginnen zijn taak bij de gemeente Zwolle, bij de GGD IJsselland en de Veiligheidsregio IJsselland. In de praktijk trekken wij bij meerdere onderwerpen en plaatsen samen op. Bij zorgdragers waar de gemeentelijk archiefinspecteur toezicht op het beheer uitoefent beperk ik mij voornamelijk tot toezicht op de zorg; de inspectierapporten wisselen wij uit. Onze samenwerking is hecht, mede op basis van de nota ‘professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel’, die wij (2011) aanboden aan de Commissaris van de Koning(in) (portefeuillehouder archiefzorg en archiefbeheer in het college van GS Overijssel) en aan de directeur van het HCO. De gemeentelijk archiefinspecteur heeft op basis van dienstverleningsovereenkomsten van een aantal gemeenten met het HCO in 2014 een aantal KPI-verslagen samengesteld en een aantal bewerkingsplannen opgesteld in het kader van het wegwerken van inventarisatie-achterstanden. Verder hebben wij in 2014 gezamenlijk geadviseerd over vervangingsvraagstukken in Zwolle, de 0-meting informatiebeheer in Twente door het Shared Services Netwerk Twente (SSNT) en over het handboek vervanging van Ommen-Hardenberg en dat van Staphorst (op de grens van 2014/2015). De GAI, Johan Seekles, heeft in oktober ook waardevolle adviezen aan de provinciearchivaris verstrekt over het verdere beheer en de overdracht van het semistatisch archief van de Provinciale Archiefinspectie Overijssel, aangelegd door mijn voorganger mr. Caspar van Heel.

6.3.3

Regiegroep e-Depot De Regiegroep die de ontwikkelingen van de gemeenschappelijke e-Depotvoorziening in Overijssel begeleidt bestaat naast directeur Bert de Vries van het HCO en de provinciale archiefinspecteur (namens de opdrachtgever) uit directieleden van de drie deelnemers aan de pilot: Dalfsen, Deventer en waterschap Groot Salland. De werkwijze van de Regiegroep is zeer praktisch: tot nu toe kwam zij één keer bijeen, in augustus, ter bespreking en vaststelling van de tussenevaluatie van het e-Depot. Deze tussenevaluatie is in september aangeboden aan de deelnemers en aan de provincie.

6.4

Archiefberaad Overijssel Al eerder in dit verslag is kort aangegeven wat de samenstelling en rol is van het Archiefberaad in Overijssel. In mijn ogen is het een belangrijk platform om kennis en ervaring uit te wisselen. In de eerste plaats tussen de deelnemers (in 2014 directeur HCO, vertegenwoordigers van de gemeenten Zwolle, Steenwijkerland, Kampen, Borne, Deventer, Enschede, Ommen-Hardenberg, de provincie, Waterschap Regge en Dinkel en vanuit de particuliere sector Twickel): zij belichten diverse onderwerpen op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer. Het platform draagt zijn kennis en ervaring breder uit, bijvoorbeeld in de OCDD.


31

7

Diversen

7.1

Deelname aan studiedagen Het op peil houden van kennis is essentieel. Naast deelname aan (korte) trainingen op verschillende gebieden die de provincie Overijssel haar personeel aanbiedt heb ik ook op het vakgebied aan bijscholing gedaan, door deelname aan de KVAN-dagen, de jaarlijkse tweedaagse bijeenkomst van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, aan een van de twee kennisdagen van BRAIN ( inspectie), het jaarlijkse symposium van DOXIS Informatiemanagers en enkele bijeenkomsten in het kader van Archief2020. In het voorjaar heb ik een studiedag van Digital gevolgd over het DMS Sharepoint.

7.2

Opleiding beoogd gemeentearchivaris Steenwijkerland De heer Roel Lensen, nu nog senior medewerker archief in Steenwijkerland, is zijn opleiding archivistiek b aan de Hogeschool van Amsterdam aan het afronden. Ik fungeer sinds najaar 2012 als zijn praktijkbegeleider; dit betekent dat wij enkele keren per jaar overleg voeren over de resultaten van de opleiding, de praktijkwerkzaamheden en dit jaar over zijn onderzoek bij kleinere archiefdiensten, ter voorbereiding op zijn scriptie. De heer Lensen hoopt in 2015 af te studeren. Dan zal naar verwachting ook zijn benoeming tot gemeentearchivaris plaatsvinden.

7.3

Overleg met stagiair Saxion Hogeschool Enschede over vervanging In het voorjaar heb ik enkele keren contact gehad met een stagiair van Saxion Hogeschool Enschede, Karlien Roering. Zij voerde een stevige opdracht uit bij het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente (GBT). Zij maakte een rapport over de documentaire informatievoorziening en gaf aanbevelingen voor het traject om te komen tot het handboek vervanging en het besluit tot vervanging. Na afronding van deze stageopdracht is zij korte tijd betrokken geweest bij de eerste stappen in dit proces, in september. De werkzaamheden zijn in het najaar uitbesteed aan een externe partij. In het voorjaar van 2015 zal hieraan concreet verder worden gewerkt, waarbij ik een adviesrol zal vervullen.

7.4

Adviezen aan resp. overleg met derden Desgevraagd heb ik aan VADA Archiefbeheer in Nijverdal adviezen gegeven over aspecten van de Archiefregeling. Verder heb ik kennis gemaakt met Huisman Archiefdienst in Kampen: een jonge collega, recent afgestudeerd aan de Hogeschool van Amsterdam, met praktijkervaring bij het gemeentearchief Kampen en het HCO. In het najaar heb ik aan de heer Jos Moorman van de gemeente Borne in het kader van zijn opleiding Leergang Informatiemanagement bij SOD Next informatie verstrekt over het beheer van e-

32


mail. Zijn afstudeerscriptie, getiteld “Grip op e-mail;”/E-mail archiveren: nog geen verloren strijd verscheen op 25 november 2014.


33

8

Bijlagen

8.1

Zorgdragers in Overijssel De zorgdragers waar ik het archiefwettelijk toezicht heb uitgeoefend het afgelopen jaar zijn de 25 gemeenten, 2 waterschappen en enkele grotere openbare lichamen (GGD IJsselland, Regio Twente, Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn, GBLT in Zwolle, de Stadsbank Oost Nederland en de Veiligheidsregio’s IJsselland en Twente). Verder onderhoud ik relaties met ADT (vestigingsplaats Enschede), en het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente (GBT; vestigingsplaats Enschede). Eenmaal bracht ik advies uit aan het Businesspark XL (voorheen Regionaal Bedrijventerrein Twente; vestigingsplaats Almelo).

8.2

Overzicht van inspectiebezoeken aan resp. relatiebeheer bij archieven van zorgdragers in Overijssel in 2014 alsmede het (ambtelijk voorgestelde) toezichtregime in 2015 op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer Wettelijk kader: IBT op grond van Wet Revitalisering generiek toezicht d.d. 1 oktober 2012/wijziging Archiefwet 1995, inclusief het aanvullend archieftoetsingskader ‘Nieuwe schoenen’. Het huidige toetsingskader is vastgesteld door Gedeputeerde Staten van Overijssel in 2013 en is licht gewijzigd in 2014 (geen wijziging op archiefgebied). Het toetsingskader is bijlage bij de Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie en de 25 gemeenten afzonderlijk die Gedeputeerde Staten hebben gesloten. Kleur Per zorgdrager is aangegeven de kleur van toezichtregime in 2015 + motivatie. De objectieve criteria voor het toezicht zijn te vinden in de hiervoor genoemde bestuursovereenkomst en de bijlage daarbij waarin de omschrijving is neergelegd van het archieftoezicht. Motivatie De motivatie is enerzijds te vinden in het genoemde verslag van het laatstgehouden algemene inspectiebezoek en verder in a) de opvolging van de aanbevelingen daaruit, b) recente contacten met de zorgdragers over diverse ontwikkelingen en adviezen, c) de door steeds meer gemeenten gebruikte KPI’s archiefbeheer – ook een belangrijk instrument in de (horizontale) verantwoording aan B&W resp. door B&W aan de gemeenteraad en d) uiteraard onder toepassing van het in de Bestuursovereenkomst vervatte toetsingskader. Het laatstgehouden inspectiebezoek is uit de derde bezoekronde (gestart in 2013, doorlopend in 2014) of uit de partiële bezoekronde eind 2014 aan de zes gemeenten die over het jaar 2014 het toezichtregime ‘oranje’ kregen toegekend. Toezicht in de geest van het nieuwe IBT bij de waterschappen en openbare lichamen.

34


Gedeputeerde Staten hadden eveneens een bestuursovereenkomst met het Waterschap Regge en Dinkel. Na de fusie met Velt en Vecht per 1 januari 2014 tot het Waterschap Vechtstromen is geen nieuwe bestuursovereenkomst afgesloten. Met het Waterschap Groot Salland en met de (grotere) openbare lichamen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (onder meer de Veiligheidsregio’s en Regio Twente) zijn evenmin bestuursovereenkomsten afgesloten. Voor al deze zorgdragers geldt dat het interbestuurlijk toezicht op archiefgebied plaats vindt in de geest van de Wet Revitalisering generiek toezicht. Dat betekent dat aan al deze zorgdragers het toetsingskader en het aanvullende toetsingskader ‘Nieuwe schoenen’ is gezonden en dat met hen het nieuwe IBT is besproken. Het toezichtregime is eveneens vastgesteld conform het verkeerslichtmodel. De beelden gedeeld De toezichtbeelden zijn in de periode medio november - medio december 2014 gedeeld met alle zorgdragers. Er is geen discussie ontstaan over het toe te passen toezichtregime. Openbare lichamen Met een enkel openbaar lichaam bestaat pas sinds twee jaar contact. Daar heeft tot nu toe relatiebeheer plaatsgevonden. Het eerste inspectiebezoek bij deze openbare lichamen zal plaatsvinden in 2015. Samenvatting overzicht: Van de 25 gemeenten hebben er 22 (in 2014: 20) de toezichtkleur groen. Drie gemeenten zijn oranje. Voor Kampen geldt het volgende: het verscherpte toezichtregime blijft van kracht totdat de verhuizing van het gemeentearchief naar de nieuwbouw in de Stadskazerne heeft plaatsgevonden. Naar verwachting vindt oplevering van die nieuwbouw op zijn vroegst eind 2015 plaats. Bij Losser wordt de oranje kleur veroorzaakt door het uitblijven van de aanpak van de achterstanden bij archiefvorming en –bewerking. Er is in 2014 weliswaar een Plan van aanpak gemaakt, maar daar is het bij gebleven. B&W c.q. de raad hebben geen middelen beschikbaar gesteld voor de uitvoering van het Plan van aanpak. Rijssen-Holten heeft op basis van de eigen KPI-rapportage geconstateerd dat diverse onderwerpen extra aandacht behoeven om het archiefbeheer volledig aan de wettelijke eisen te laten voldoen. Een actieplan voor 2015 (en 2016) is toegevoegd. Op basis van de KPI-rapportage is het toezichtregime op oranje bepaald. De ontwikkeling eind 2014 is de volgende: Almelo: van oranje naar groen. Enschede: van oranje naar groen. Kampen: oranje gebleven. Losser: oranje gebleven. Ommen: van oranje naar groen. Rijssen-Holten: van groen naar oranje. De wijzigingen zijn bestuurlijk gecommuniceerd: Gedeputeerde Staten hebben bij het aanbieden van het verslag van het (partiële) inspectiebezoek in november/december het toezichtregime voor 2015 met deze gemeenten gedeeld. De provincie Overijssel blijft groen, op basis van de blijvende aandacht voor zorgvuldig digitaal archiveren in EDO en de verbeteringen in EDO. Verder heb ik in november een begin gemaakt met een inspectie op EDO met behulp van RODIN, het toetsingskader voor digitaal informatiebeheer. De eerste resultaten van die toetsing worden binnenkort besproken met de leiding van de eenheid Bedrijfsvoering en daarna voorgelegd aan Gedeputeerde Staten.


35

Naam gemeente/

Toezicht-

waterschap/ gem. reg. + datum inspectiebezoek

kleur

Almelo 20 11 14

Groen/was oranje

Almelo heeft een plan van aanpak opgesteld om de achterstand in het bewerken van semi-statische archieven, aan te pakken. Dit plan wordt in 2015 uitgevoerd. De financiën daarvoor zijn beschikbaar. Het is de bedoeling om weer een vaste medewerker op het oud archief te plaatsen. Positief zijn de ontwikkelingen op het gebied van kwaliteitszorg. De KPI-rapportage over het archiefbeheer 2013-2014 komt op korte termijn in B&W. De archiefinspecteur is betrokken bij de nieuwbouw van de archiefbewaarplaats in het nieuwe stadhuis. De oplevering is voorzien in het voorjaar van 2015. Almelo verschuift door deze ontwikkelingen van oranje naar groen.

Borne 27 02 14

Groen

Borne heeft het archiefbeheer goed op orde. De aanbevelingen uit het inspectiebezoek van februari 2014 zijn grotendeels uitgevoerd. Borne werkt de lichte achterstand in dossiervorming weg voor 1 april 2015. In het najaar van 2014 is gestart met werkzaamheden aan een handboek vervanging. Tevens is een nulmeting informatiebeheer uitgevoerd. De bouwvergunningen van Borne worden (extern) gedigitaliseerd. Deze operatie wordt op 1 maart 2015 afgerond.

Dalfsen 28 05 13

Groen

Dalfsen heeft over de jaren 2013 en 2014 een KPIrapportage voor het archiefbeheer opgemaakt. B&W hebben de rapportage vastgesteld en aangeboden aan de gemeenteraad. Archiefzorg en archiefbeheer zijn goed op orde. Dalfsen participeert in de pilot e-depot bij het HCO in de periode voorjaar 2014-2015. Dalfsen archiveert sinds 1 januari 2013 digitaal. Voor het domein sociaal is nog geen sprake van vervanging van het analoge archief door digitale bestanden.

Deventer 05 11 13

Groen

Deventer werkt op informatiegebied nauw samen met OlstWijhe en Raalte, in de zogenaamde I-DOWR-constructie. Voor elk van de drie gemeenten is een KPI-rapportage ingevuld, die per gemeente leidt tot een actieplan. Dit plan is deels in uitvoering genomen in 2014; grote delen van het plan worden de komende twee jaar uitgevoerd. Belangrijk is daarbij de invoering van een nieuw documentmanagementsysteem. Daarbij zal Deventer op termijn overgaan tot volledig digitaal archiveren. Deventer heeft de nieuwe Archiefverordening eind 2014 aangeboden aan B&W; vaststelling door de raad vindt begin 2015 plaats. B&W zullen vervolgens ook een nieuw Besluit Informatiebeheer vaststellen. Deventer constateert dat de operatie Schoon Schip, waarbij archiefmateriaal dat nog bij medewerkers berust wordt ingeleverd bij de archiefmedewerkers, als voorbereiding op de verhuizing naar het nieuwe stadskantoor een flinke inzet zal vergen. De personele capaciteit daarvoor lijkt (te) krap. In 2015 zal moeten blijken in hoeverre de werkzaamheden uit het

36

Motivatie


Naam gemeente/

Toezicht-


kleur

Motivatie

hiervoor genoemde Actieplan kunnen worden uitgevoerd. De aanbevelingen uit het vorige inspectiebezoek zijn door Deventer opgevolgd; het betreft met name enkele investeringen in de blusvoorzieningen in de archiefbewaarplaats. Dinkelland 23 10 14

Groen

Dinkelland is op 1 januari 2013 ambtelijk gefuseerd met Tubbergen. Dinkelland heeft in de informatiehuishouding een inhaalslag gemaakt. Met terugwerkende kracht tot 1 juli 2013 hebben B&W het vervangingsbesluit genomen. De archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn in 2014 vastgesteld. Dinkelland pakt in 2015 het calamiteitenplan voor het oud-archief tegelijk met Tubbergen op. Aandachtspunten blijven het gebrek aan capaciteit om een deel van het oud-archief beter te inventariseren (van voor 1945) en het capaciteitsgebrek voor de herverpakkingsoperatie in zuurvrije mappen en dozen. Dinkelland werkt aan de KPI’s voor archiefbeheer. Dinkelland legde het concept voor aan de archiefinspecteur voor een eventuele reactie.

Enschede 18 03 14 en 20 11 14

Groen/was oranje

Enschede stelde een archiefbewerkingsplan op om de relatief flinke achterstand in archiefbewerking op te lossen. Het plan is voorzien van een financiële onderbouwing en al in uitvoering genomen. De achterstanden worden in twee jaar tijd (medio 2014-2016) weggewerkt. Enschede verschuift door deze ontwikkelingen van oranje naar groen.

Haaksbergen

Groen

Haaksbergen heeft de aanbevelingen uit het inspectieverslag van januari 2014 opgevolgd. Haaksbergen heeft het calamiteitenplan voor het archief en het bezoekersreglement vastgesteld. Voor de stukken met een bewaartermijn tot twintig jaar neemt Haaksbergen in december 2014 een vervangingsbesluit. Dit is een uitbreiding van het geldende besluit waarbij stukken met een bewaartermijn tot zeven jaar werden vervangen. B&W en de raad van Haaksbergen nemen eind december 2014, begin januari 2015 een besluit om de nieuwe Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vast te stellen.

Groen

Hardenberg heeft in 2014 flink voortgang gemaakt met het inventariseren van oude archieven van Stad Hardenberg, Hardenberg (oud) en Gramsbergen. In 2015 wordt budget gevraagd voor het gemeentearchief van Gramsbergen over de periode 1950-2000. Hardenberg beschikt over een actuele Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer. B&W nemen in de loop van 2015 een generiek vervangingsbesluit. De laatste hand wordt nu gelegd aan het handboek vervanging. Kwaliteitszorg krijgt de nodige aandacht op basis van de jaarlijks, in het voorjaar, op te maken KPI-rapportage .

29 01 14

Hardenberg 21 10 14


37

Naam gemeente/

Toezicht-


kleur

Hellendoorn 07 05 14

Groen

Hellendoorn heeft de nodige besluitvorming verricht (december 2014/januari 2015) waar het gaat om vernietiging, overdracht en vervanging van archiefbescheiden en de publicatie van deze besluiten. Verder heeft Hellendoorn over het jaar 2013 een KPIrapportage voor het archiefbeheer opgesteld en (in concept) aangeboden aan GS.

Hengelo 04 03 14

Groen

Hengelo heeft dit verslagjaar een nieuw Besluit Informatiebeheer vastgesteld, vooral vanwege de invoering van het digitaal zakelijk werken. Via de KPI-rapportage, die in concept aan de provincie is toegezonden, worden B&W resp. de raad op de hoogte gesteld van het archiefbeheer in 2014. Afhankelijk van de verbouwing van het stadhuis zal ook een nieuwe archiefbewaarplaats worden gerealiseerd. Indien deze verbouwing niet doorgaat, zullen in de huidige archiefbewaarplaats nog enkele investeringen moeten plaatsvinden. Achterstanden in archiefvorming en –bewerking doen zich niet voor; de personele capaciteit en het opleidingsniveau van de medewerkers zijn op orde.

Hof van Twente 03 12 13

Groen

Archiefzorg en het archiefbeheer in Hof van Twente zijn vrijwel geheel op orde. In 2014 hebben B&W het besluit genomen tot vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale stukken, op basis van een Handboek vervanging. Na enige aanloopproblemen met de kwaliteit van de scans en de inrichting van de dubbele controle (vier ogen-principe) is de vervanging met ingang van 1 oktober 2014 goed geregeld. Kwaliteitszorg krijgt aandacht door het gebruik van de KPI’s voor archiefbeheer (voor het eerst over 2014). De personele capaciteit bij de documentaire informatieverzorging en archief is bij de invoering van de ambtelijke reorganisatie per 15 mei 2014 overeenkomstig de eerder uitgesproken verwachting verminderd. Hof van Twente zet tijdelijk externe capaciteit in om de lichte achterstand in archiefvorming en –bewerking weg te werken. De archivering van het omgevingsarchief is geheel op orde. Op 16 december heeft de raad de Archiefverordening gmeente Hof van Twente 2014 vastgesteld.

Kampen 25 11 14

Oranje/was oranje

Het klimaat in de afgekeurde archiefbewaarplaats is stabiel, dankzij het onderhoud in de zomer van 2014 aan de klimaatregelinstallatie. GS blijven de situatie actief gedogen. De archivaris blijft nauw betrokken bij de (bouw en inrichting van de) nieuwe archiefbewaarplaats in De Stadskazerne. Kampen heeft en aantal aanbevelingen uit het vorige inspectiebezoek (14 mei 2013) al uitgevoerd, onder meer de betere verpakking van de diacollectie. Kampen heeft de collectie kleine kaarten herverpakt en de

38

Motivatie


Naam gemeente/

Toezicht-


kleur

Motivatie

achterstand in bewerking en overbrenging van archieven grotendeels weggewerkt. Losser 07 02 2014 en 20 11 14

Oldenzaal

Oranje/was oranje

Losser heeft in 2014 een Plan van aanpak voor het wegwerken van de relatief grote achterstand in archiefbewerking opgesteld. De middelen om het plan uit te voeren zijn echter niet beschikbaar gesteld. Daarom blijft de toezichtkleur voor 2015 oranje.

Groen

Oldenzaal heeft de aanbevelingen uit het inspectierapport opgepakt. In de archiefbewaarplaats wordt in 2015 een nieuwe klimaatregelinstallatie geïnstalleerd. Na afronding van de ambtelijke reorganisatie (februari 2015) zullen ook de nieuwe Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer gestalte krijgen. Oldenzaal is bezig om voor het archiefbeheer op basis van detachering menskracht in te zetten, wegens het vertrek eind 2013 van de toenmalige beleidsadviseur. In het formatieplan van de nieuwe organisatie is een formatieplaats opgenomen voor een beleidsmedewerker op DIV- en archiefgebied. Oldenzaal neemt waarschijnlijk in 2015 het besluit tot vervanging van alle documenten die op termijn te vernietigen zijn (nu geldt dat alleen voor documenten met een vernietigingstermijn tot 10 jaar).

27 09 13

Olst-Wijhe 09 09 10

In het kader van de samenwerking met Deventer en Raalte

Groen

op het gebied van de informatievoorziening heeft ook OlstWijhe een KPI-verslag opgemaakt. Daarbij is een actieplan gevoegd om in 2015 en 2016 op basis van een prioriteitstelling een aantal onderwerpen op te pakken. Dit onder meer om meer procesmatig digitaal te kunnen gaan werken. Olst-Wijhe zal een calamiteitenplan voor het archief opstellen in 2015, in een samenwerkingstraject met Raalte.

Ommen 21 10 14

Groen/was oranje

De gemeenteraad van Ommen heeft de KPI-rapportage in januari 2014 vastgesteld. De raad stelde voorts een nieuwe Archiefverordening vast. De sinds 2010 opgelopen achterstanden in archiefbewerking zijn in 2014 grotendeels opgelost. De activiteiten voor de periode 2014-2018, inclusief de middelenraming zijn in planning gezet. De herverpakking van een deel van het oud-archief vond deels plaats in 2014; naar verwachting vindt afronding plaats in 2015. Ommen verschuift door deze ontwikkelingen van oranje naar groen.

Raalte 18 02 14

Groen

Raalte werkt op informatiegebied samen met Deventer en Olst-Wijhe. Op basis van de KPI-rapportage is een actieplan voor 2015-2016 gemaakt om een aantal onderwerpen op te pakken. De nieuwe Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zal Raalte begin 2015 vaststellen. De achterstanden bij het digitaliseren van de personeelsdossiers van de drie gemeenten zijn door Raalte in 2014 weggewerkt. Raalte zal in 2015 samen met OlstWijhe en Deventer overgaan op het Document Management


39

Naam gemeente/

Toezicht-


kleur

Motivatie

Systeem e-suite van Atos, de leverancier van de zgn. Dimpactgemeenten. Van die groep gemeenten maken Deventer, Olst-Wijhe en Raalte sinds 2014 deel uit. Raalte constateert dat de invoering van de e-suite een flinke aanslag zal doen op de beschikbare tijd voor de informatievoorziening. Raalte heeft recent een calamiteitenplan voor het archief vastgesteld. Rijssen-Holten

Oranje/was groen

Rijsen-Holten constateert in de (concept-) KPI-rapportage dat op veel terreinen inzet nodig is om te voldoen aan alle archiefwettelijke eisen. De eigen inkleuring bij een aanzienlijk deel van de KPI-(sub)vragen is oranje tot rood. Het gaat daarbij deels om een bewustwordingsproces bij de organisatie om zorgvuldig digitaal te (kunnen) gaan archiveren. Er is een goede planning en prioritering opgemaakt.

23 09 13

Staphorst 17 09 14

Groen

Staphorst heeft geen achterstanden in archiefvorming of – bewerking. Staphorst moet maatregelen treffen in de archiefbewaarplaats voor een beter klimaat (de temperatuur ligt boven de wettelijke grens van 20 graden Celsius). De raad heeft in 2014 een nieuwe archiefverordening vastgesteld. B&W hebben in september een nieuw Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Voor de kwaliteitszorg hebben B&W de KPI-rapportage vastgesteld en aangeboden aan de raad.

Steenwijkerland 25 09 14

Groen

Steenwijkerland maakt momenteel voor het eerst een KPIrapportage over het archiefbeheer op. Achterstanden in archiefvorming en –bewerking doen zich niet voor. In oktober voerde Steenwijkerland digitaal zaakgericht werken in. Het vervangingsbesluit is nog niet aan de orde. Steenwijkerland heeft de inventarisatie van de oude archieven van de voorlopers van de gemeente vrijwel afgerond. B&W hebben een calamiteitenplan vastgesteld.

Tubbergen+ G.R. Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen 23 10 14

Groen

Tubbergen stelt een KPI-rapportage voor archiefbeheer op. Tubbergen legde het concept vooraan de archiefinspectie. Calamiteitenzorg krijgt samen met Dinkelland aandacht. Tubbergen stelde dit jaar een nieuwe Archiefverordening en een Besluit Informatiebeheer vast. Het geactualiseerde handboek vervanging zal Tubbergen aanreiken bij de archiefinspecteur.

Twenterand 02 05 13

Groen

De aanbevelingen van het vorige bezoek zijn opgevolgd. Twenterand stelde onder meer een calamiteitenplan vast en een nieuw Besluit Informatiebeheer gemeente Twenterand 2013. De KPI-rapportage, te beschouwen als kwaliteitssysteem voor het archief, is op 22 april 2014

40


Naam gemeente/

Toezicht-


kleur

Motivatie

aangeboden aan B&W resp. aan de raad. De achterstanden in archiveren worden aangepakt door twee tijdelijke medewerkers met ingang van januari 2015. Wierden 07 03 12

Groen

Wierden heeft in 2013 de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer vastgesteld. Ook is de kleine achterstand in bewerking van het dynamisch archief weggewerkt. In 2014 heeft Wierden een handboek vervanging opgesteld en het vervangingsbesluit genomen. Voor het behandelen van door schimmel aangetaste archiefbestanden is krediet uitgetrokken in 2015 en 2016. De KPI-rapportage archiefbeheer over 2014 is vrijwel gereed.

Zwartewaterland 14 02 11

Groen

Zwartewaterland heeft een nieuwe Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer in procedure. Vaststelling is voorzien begin 2015. De KPI-rapportage over het archiefbeheer 2014 is al opgesteld; B&W stellen deze op korte termijn vast. Zwartewaterland heeft in de archiefruimte enkele maatregelen getroffen voor een stabiel klimaat. Het calamiteitenplan voor het archief wordt op korte termijn vastgesteld door de gemeente.

Zwolle Zomer 2014 (partieel)

Groen

Zwolle heeft de achterstand bij archiefvorming – en bewerking in 2013 grotendeels ingelopen. De verhuisoperatie binnen het stadskantoor in 2014 heeft voor aanwas van de werkvoorraad gezorgd (waarbij het voor een deel om te bewaren archief gaat, maar grotendeels om op termijn te vernietigen materiaal). Zwolle heeft deze archieven tijdelijk opgeslagen in een archiefruimte in de voormalige brandweerkazerne aan de Harm Smeengekade. Het materiaal wordt met eigen menskracht bewerkt. Het handboek vervanging is recent tot stand gekomen; B&W zullen dit waarschijnlijk begin 2015 vaststellen. Bij dit proces zijn o.a. de provinciale en de gemeentelijke archiefinspecteur betrokken.

Waterschap Groot Salland 27 02 13

Groen

Waterschap Groot Salland heeft in december de KPIrapportage over het archiefbeheer opgesteld, en voorzien van een plan van aanpak. De verbeterpunten of actiepunten die in 2015 aandacht zullen krijgen zijn het regelmatig verslag uitbrengen aan het bestuur van het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden resp. het beheer van overgebrachte archiefbescheiden; het voor zover mogelijk implementeren van het Toepassingsprofiel Metadatering Lolkale Overheden (TMLO) van Archief2020 en het opschonen van 165 m1 analoog archief. WGS participeert in de pilot e-Depot van het HCO. Het waterschap beschikt over een calamiteitenplan voor het archief en heeft een contract met Documentenwacht.

Waterschap Vechtstromen

Groen

Op 2 januari 2014 is het nieuwe team Informatiebeheer van het waterschap van start gegaan. Het afgelopen jaar stond


41

Naam gemeente/

Toezicht-


kleur

13 02 12 (was nog Waterschap Regge en Dinkel)

GGD IJsselland

in het teken van een kwaliteitsslag van de informatievoorziening, harmonisatie van de verschillende werkwijzen van de vorige waterschappen en voorbereiding op digitaal werken en archiveren. Waterschap Vechtstromen heeft een Beleidsplan 2014-2017 opgesteld op basis waarvan de zaken worden aangepakt. Het waterschap zal in het eerste kwartaal van 2015 de KPI-rapportage opmaken voor het archiefbeheer. Het Handboek vervanging wordt ook afgerond in die periode. Diverse onderwerpen op het vakgebied informatiebeheer en archief krijgen in 2015 aandacht, gerelateerd aan de speerpunten kwaliteitsverbetering, digitalisering en samenwerken, binnen en buiten het waterschap. Groen

De achterstand die inn 2011 bestond bij het bewerken van archieven is volledig ingelopen. Verder zijn aanbevelingen uit het inspectieverslag met betrekking tot de inrichting van de archiefruimte uitgevoerd. Ook is in 2014 een calamiteitenplan voor het archief opgesteld. De bedrijfsvoering van de GGD en de Veiligheidsregio Ijsselland verhuist in 2015 naar de brandweerkazerne aan de Marsweg in Zwolle. In 2015 starten ook werkzaamheden verbonden aan vervanging.

Groen

De actualisatie van de archiefverordening en van het Besluit Informatiebeheer vinden plaats in de loop van 2015, nadat de Regio Twente de processen in het nieuwe DMS/RMAsysteem heeft ingericht. De WGr+-status van de Regio Twente is per 1 januari 2015 opgeheven. De mobiliteitstaken gaan over naar de provincie. De Regio Twente heeft met de provincie gesproken over de overdracht van de dossiers.

24 05 14

Regio Twente

Motivatie

04 06 13

Een deel van het oud-archief van de Regio Twente wordt materieel bewerkt voorafgaande aan plaatsing in de archiefbewaarplaats bij VADA in Nijverdal.

Provincie Overijssel november 2014 (RODIN; partieel)

42

Groen

De archivaris wordt nauw betrokken bij ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om advisering inzake de overname van de archieven van de Dienst Landelijk Gebied (DLG) in maart 2015 naar de provincie; de komst van dossiers van Regio Twente per 1 januari 2015 in verband met de opheffing van de WGR+-status (met name dossiers op gebied openbaar vervoer) en de gevolgen van de taakoverdracht door de provincie aan het Shared Service Centrum van de provincie en de gemeenten Zwolle en Kampen. Verder vond dit jaar intensief contact plaats tussen het team informatievoorziening, de archivaris, het Historisch Centrum Overijssel en het Nationaal Archief over openbaarheidsbeperkingen wegens (gedeeltelijk


Naam gemeente/

Toezicht-


kleur

Motivatie

vervroegde) overbrenging van provinciaal archief en archief CvdK naar het HCO. Verder heeft de archivaris in november een start gemaakt met het inspecteren van het DMS EDO met behulp van RODIN, het door het LOPAI opgestelde toetsingskader. Deze inspectie wordt in het voorjaar van 2015 voortgezet.

Openbare lichamen GBLT (gemeenschappelijk belastingkantoor Lococensus-Tricijn)

Groen

07 11 13

GBLT heeft de meeste aanbevelingen uit het inspectiebezoek opgevolgd. In 2014 werden een nieuwe Archiefverordening en een nieuw Besluit Informatiebeheer van kracht. De verdere ontwikkeling van het Documentair Informatiesysteem Bakerware vindt plaats: in 2015 moet dit DMS ook zijn voorzien van een zgn. Records Management Applicatie (RMA) voor het beheren van afgesloten zaken. De verhuizing van GBLT naar het stadskantoor van Zwolle heeft plaatsgevonden per 1 december 2014. GBLT geeft inhoud aan kwaliteitszorg door het opmaken van een KPI-rapportage, die door het dagelijks bestuur wordt aangeboden aan het algemeen bestuur. Voor diverse aspecten verbonden aan goed archiefbeheer wordt begin 2015 een Verbeterplan opgesteld, dat wordt voorgelegd aan het dagelijks bestuur.

Stadsbank Oost Nederland

Groen

De aanbevelingen uit het eerste inspectiebezoek zijn voor het overgrote deel al opgevolgd per medio december 2014. Stadsbank Oost Nederland heeft gezorgd voor brandveilige opslag van de analoge dossiers; het gebruik van de archiefruimte die niet aan alle wettelijke eisen voldoet wordt gedoogd door GS. Door de digitalisering van de cliëntendossiers neemt het gebruik van deze archiefruimte sterk af de komende jaren. Stadsbank Oost Nederland geeft de nodige aandacht aan het zorgvuldig beheer van de archiefwaardige stukken in het Document Management Systeem. In een nieuwe versie van het DMS wordt het beheren van archiefwaardige mails eenvoudiger voor de medewerkers. Voor de behandeling van WOB-verzoeken heeft Stadsbank Oost Nederland juridische expertise; verder kan een beroep worden gedaan op de gemeente Enschede.

Groen

Bij de start van de Veiligheidsregio IJsselland (VRIJ) is er meteen aandachts geschonken aan zorgvuldig archiefbeheer. Zo zijn in 2012 vastgesteld de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. In 2013/2104 zijn enkele noodzakelijke verbeteringen aangebracht in de archiefruimte; het calamiteitenplan is opgesteld in 2014. Bij het voorjaar 2015 te starten

03 04 14

Veiligheidsregio IJsselland 24 05 14


43

Naam gemeente/

Toezicht-


kleur

Motivatie

vervangingstraject zal ook het overzicht van gebruikte applicaties (met daarin archiefwaardig materiaal) worden opgepakt. Verdere investeringen in de archiefruimte zijn niet meer noodzakelijk gelet op de verhuizing in 2015 naar een nieuwe locatie (brandweerkazerne aan de Marsweg in Zwolle). Groen

De Veiligheidsregio Twente heeft voldoende aandacht voor kwaliteitszorg en archiefbeheer. Achterstanden in dossiervorming en -bewerking doen zich niet voor. Calamiteitenzorg dient wel meer aandacht te krijgen. Bij de voorgenomen nieuwbouw van de archiefruimte in de brandweerkazerne in Enschede wordt de Archiefregeling toegepast. Er vindt tot slot een nieuwe aanbesteding plaats voor de aanschaf van een Document Management Systeem.

nvt

In 2014 is een gezamenlijk bezoek gebracht met DIVcollega’s van Enschede, onder wie de gemeentelijk archiefinspecteur de heer J. Seekles (ingeschakeld via een Dienstverleningsovereenkomst met het HCO). Geconstateerd is dat DIV- en archiefzorg en –beheer op orde zijn. Voor de overdracht van stukken aan DIV/archief van Enschede moet ADT nog wel het nodige gaan regelen. DIV Enschede zal samen met de heer Seekles ADT adviseren en dit proces ondersteunen. Hier ligt geen rol voor de archiefinspecteur als interbestuurlijk toezichthouder omdat de provincie en de gemeente Enschede de deelnemers zijn aan deze regeling. De provinciearchivaris heeft wel zijn rol.

nvt

Particuliere archiefinstelling ADC Kampen

Het GBT is in het najaar van 2014 begonnen met een handboek vervanging. Het dagelijks bestuur neemt later een besluit tot vervanging. In dit traject wordt de archiefinspecteur begin 2015 betrokken. Een inspectiebezoek zal waarschijnlijk in het najaar van 2015 kunnen worden gepland. Bespreking diverse onderwerpen archiefzorg en –beheer; klimaatlogging archiefbewaarplaats en overleg over digitaal archiefbeheer door ADC (07 03 14 en 25 11 14)

Commerciële partij VADA Archiefbeheer Nijverdal

Desgevraagd heb ik een aantal malen toelichting gegeven op aspecten van de Archiefregeling en over de opleiding voor archiefbewerkers.

Veiligheidsregio Twente 28 10 14

ADT (Area Development Twente) 15 10 13 en 18 06 14

GBT (Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente)

8.3

Lijst met afkortingen In dit verslag hanteer ik een aantal afkortingen. Ik heb er naar gestreefd om de eerste maal dat ik een dergelijke afkorting gebruik deze ook voluit te vermelden. Deze lijst vergemakkelijkt het terugzoeken c.q. vinden van de betekenissen.

44


ADC ADT AIDO B&W BVINF BRAIN BZK CdK CIO DAISY DIV DLG DMS EDO ED3 EGI GAI GBLT GBT GGD GIS GS HCO IBT ICT IPO ISO JustID KPI’s KVAN LOPAI NA NEN OCDD OCW OLO PDCA PROVISA PS RHC RMA RO RODIN RUD SIO SSC SSNT SOD Next Stb. TMLO UvW VNG VP Wabo Wet Rgt Wgr

Archief- en Documentatiecentrum van de Gereformeerde Kerken in Nederland (gevestigd in Kampen) Area Development Twente (openbaar lichaam, gevestigd in Enschede) Archiefinnnovatie Decentrale Overheden (College van) Burgemeester en Wethouders Team Informatievoorziening van de eenheid Bedrijfsvoering (prov. Overijssel) Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (i.h.b. de Sectie Archieftoezicht) Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Commissaris van de Koning Chief Information Officer Decoratie Aanvraag Informatie Systeem Documentaire Informatie Verzorging/Voorziening (afdeling DIV) Dienst Landelijk Gebied van het Ministerie van Economie, Landbouw en Innovatie (per 1 maart 2015 gedecentraliseerd naar de provincies) Document Management Systeem Elektronisch Documentbeheer Overijssel (DMS van de provincie) Eisen Duurzaam Digitaal Depot (publicatie van LOPAI, versie 2, d.d. december 2012) Erfgoedinspectie OCW (waarin opgenomen de rijksarchiefinspectie) Gemeentelijk Archief Inspecteur/Gemeentelijke Archief Inspectie Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn (openbaar lichaam, gevestigd in Zwolle) Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente (openbaar lichaam, gevestigd in Hengelo) Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Geografisch Informatie Systeem (College van) Gedeputeerde Staten Historisch Centrum Overijssel (gevestigd in Zwolle) Interbestuurlijk toezicht Informatie- en communicatietechnologie (Vereniging) Interprovinciaal Overleg Door de International Organization for Standardization uitgegeven norm onderscheidenlijk Draft International Standard Justitiële Informatiedienst (van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, o.a. gevestigd in Almelo) Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecties Nationaal Archief door het Nederlands Normalisatie Instituut uitgegeven norm of ontwerpnorm Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Omgevingsloket Online (behoort bij Wabo) Plan, Do, Check, Act: de planning- en controlcyclus van een organisatie Selectielijst Provinciale Organen en de Commissaris van de Koning als rijksorgaan Provinciale Staten Regionaal Historisch Centrum (in Overijssel: HCO) Records Management Applicatie (‘archiefdeel’ in DMS) Ruimtelijke Ordening Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (LOPAI-publicatie) Regionale Uitvoeringsdienst (t.b.v. uitvoering taken Wabo: vergunningverlening, toezicht en handhaving) Strategisch Informatie Overleg (o.l.v. de CIO) Shared Service Centrum (van provincie Overijssel, Zwolle en Kampen) Shared Service Netwerk Twente Opleidingsinstituut voor informatiebeheer Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden Unie van Waterschappen Vereniging van Nederlandse Gemeenten Verbonden Partij Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Wet Revitalisering generiek toezicht Wet gemeenschappelijke regelingen


45

8.4

8.4. Memo algemene onderwerpen te bespreken bij inspectiebezoeken 2014

Aan

Geadresseerde Van

Drs. Lolke Folkertsma, provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel, team BCDOK. cc

algemene onderwerpen te bespreken bij inspectiebezoeken 2014

Inleiding Ter voorbereiding op het komende inspectiebezoek ontvangt u hierbij enige voorinformatie. In deze notitie heb ik de gevolgen van de in de afgelopen anderhalf jaar gewijzigde wetgeving verwerkt: de inwerkingtreding van de Wet revitalisering generiek toezicht per 1 oktober 2012, de bijbehorende wijziging van de Archiefwet 1995 per die datum resp. per 1 januari 2013, de wijziging van het Archiefbesluit (Stb 2012, nr. 444) en de Archiefregeling en het besluit inzake te leveren overheidsinformatie. Ten slotte is medio vorig jaar de Archiefregeling nog een keer gewijzigd: de als ‘eis’ genoemde NEN- en ISO-normen worden niet meer dwingend voorgeschreven; het mag dus ook anders worden geregeld om hetzelfde resultaat te bereiken. Dit is een kabinetsbesluit om NEN- en ISO-normen c.a. wel te hanteren, maar niet dwingend voor te schrijven. Bij een inspectiebezoek komen steeds aan de orde het verslag van het laatstgehouden inspectiebezoek (met name de vraag naar de opvolging van aanbevelingen), de geactualiseerde algemene vragenlijst archiefinspectie (door de zorgdrager ingevuld bij het vorige bezoek) en/of de (voorlopige) invulling van de KPI’s, de kritische prestatie indicatoren voor de informatiehuishouding. 1. Modernisering Interbestuurlijk toezicht (IBT)/Wet Revitalisering generiek toezicht (Rgt) en bestuursovereenkomst provincie Overijssel en gemeente X. Exemplaar beschikbaar gesteld bij inspectieronde 2011-2012. Met alle 25 gemeenten heeft de provincie sinds april 2013 een bestuursovereenkomst. Met waterschap Vechtstromen (fusie per 1 januaro 2014 van Regge en Dinkel en het Drentse waterschap Velt en Vecht) en waterschap Groot Salland nog niet. Het toezichtregime op alle zorgdragers* in Overijssel vindt plaats conform de geest van de overeenkomst/de Wet Rgt. * zorgdragers: gemeenten, waterschappen en openbare lichamen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 2.

46

Aandacht voor RUD’s (gestart per 01 01 2013) zie ook op www.LOPAI.nl een notitie over archivering: RUD bouwt ‘bestuursarchief’ op; vergunningen etc. worden bij RUD voorbereid maar worden gearchiveerd bij de deelnemende gemeenten/waterschappen. Sinds september 2013 is de LOPAI-notitie uitgebreid tot een notitie Verbonden Partijen (in de gemeentebegroting een verplichte paragraaf, die duidelijk maakt in welke samenwerkingsverbanden de gemeente deelneemt.) In die notitie wordt archiefzorg en archiefbeheer bij Verbonden Partijen uitgewerkt.


3.

Ontwikkelingen digitalisering: handboek vervanging (model LOPAI uit 2007 en geactualiseerd handboek provincie Overijssel desgewenst beschikbaar). Stand van zaken digitalisering en evt. besluiten vervanging: is bij u een handboek vervanging in voorbereiding en een vervangingsbesluit van b&w/het dagelijks bestuur? Zo ja, op welke termijn is dat voorzien? GS hebben alle zorgdragers bij brief van 8 januari 2013 bericht over hun besluit tot intrekking van de Beleidsregel vervanging. In diezelfde brief is het belang van een handboek vervanging benadrukt: in het model-handboek vervanging worden diverse aandachtspunten genoemd.

4.

Ontwikkeling gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen in Overijssel: totstandkoming OCDD (Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid) en opdrachtverlening aan HCO (Historisch Centrum Overijssel) voor ontwikkeling e-depot/pilot. Streven is per 1 januari 2015 één gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel, waarop de eerste gemeenten zich kunnen aansluiten. Ambtelijk OCDD van aantal gemeenten, provincie en HCO enkele malen per jaar bijeen als ‘klankbord’. HCO verzendt regelmatig voortgangsbericht aan ‘OCDD’ en aan (de CIO’s, Chief Information Officers van) de gemeenten. De pilot startte januari 2014 met Deventer, Waterschap Groot Salland en Dalfsen. De communicatie over de pilot vindt plaats via de speciale website www.edepotoverijssel.nl van het HCO en deels via de algemene website van het HCO www.historischcentrumoverijssel.nl

5. Nuttige publicaties:        

   

6.

Handboek Wet revitalisering generiek toezicht, BZK/VNG/IPO augustus 2012 (ook digitaal beschikbaar) Archiefregeling + wijzigingen Archiefwet 1995 met wijzigingen per 01 10 2012 resp. 01 01 2013 Archiefbesluit 1995 met wijzigingen ook per 01 10 2012 resp. 01 01 2013 Yes we scan (+ versie 2 van 2 oktober 2010, op website provincie) Rodin Visie Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid (ACDD)/Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) op: E-depot; Duurzame digitale toegang tot informatie Archief2020: in 2013 gestart programma van Nationaal Archief/Ministerie OCW in samenwerking met IPO en VNg, waarin in 2014 de onderwerpen digitale duurzaamheid en toegankelijkheid centraal staan (o.a. e-depot, metadataschema; naast landelijke projecten ook steun voor regionale projecten waaronder de OCDD) Verslag Provinciale archiefinspectie Overijssel 2011- 2012 resp. 2013 Bestuursovereenkomst vernieuwd Interbestuurlijk Toezicht (IBT) tussen de provincie Overijssel en de gemeente X ED3 versie 2, op www.LOPAI.nl en op archiefwiki. Brief VNG d.d. 16 september 2014 ECSD/U201401705 Lbr. 14/064 Voortgang Archiefconvenant en actualisatie Selectielijst (ook over S.I.O.)

Voorbeelden beschikbaar van: bezoekersreglement, calamiteitenplan

7. Bij het werkbezoek monitor ik het klimaat in de archiefbewaarplaats (of archiefruimte) door het plaatsen van een datalogger 8. Acquisitiebeleid (ja/nee/hoe) (een voorbeeld van een acquisitieplan is beschikbaar) 9. Toepassing KPI’s en baseline informatiehuishouding gemeenten KPI’s in VNG-ledenbrief zomer 2011: in toenemende mate benutten de gemeenten en andere zorgdragers de KPI’s. Die rapportage kan dan de algemene vragenlijst archiefinspectie in het kader van het informatiearrangement vervangen. N.B. Ledenbrief VNG20121112 over Verantwoording_archief_kpi.pdf. Kent ook een in te vullen excelbestand; versie 2 is verspreid door VNG op 19 april 2013: www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-enmusea/nieuws/waarstaatjegemeente.nl-uitgebreid-met-archiefwet-1995. Voor de goede orde merk ik op dat het excelbestand niet goed blijkt te werken. De KPI-rapportage kan dus in de vorm van


47

een wordbestand worden opgemaakt, waarin wordt ingegaan op de 10 hoofdvragen en bijbehorende subvragen. 10.Risicogeoriënteerd toezicht: hoe zit het met projectarchivering? Kunt u aangeven welke bijzondere projecten er in uw gemeente lopen (bijv. op gebied RO) en hoe deze worden gearchiveerd? 11. Sinds 25 februari 2014 in de lucht: de website www.archief2020.nl. Op deze website van het programma Archief 2020 van de rijksoverheid wordt gecommuniceerd over alle ontwikkelingen in het kader van dat programma. Er is inmiddels een Handreiking vervanging archiefbescheiden opgesteld. Het programmateam Archief 2020 nodigt het veld uitdrukkelijk uit om te reageren op de (inhoud van de) website. Dat kan via fora, via twitter (@Archief2020) of per mail naar het programmabureau ([email protected]). Lolke Folkertsma, provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris Tel. 038 499 94 03 / mail [email protected] Opgeslagen in: archiefinspectie/inspectie/memo algemene aandachtspunten inspectiebezoeken 2014 PS: in Archiefbeheer in de Praktijk is in hoofdstuk 5761 een checklist voor digitale archivering opgenomen (pag. 5761-15 t/m 17, band 4). Deze is van belang bij advisering over invoering digitaal werken. Verder is er een recent hoofdstuk over websitearchivering. Archiefbeheer in de praktijk wordt sinds 2013 digitaal uitgegeven.

48


PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL. Reg.nr. Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

Recommend Documents