Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

Bestuurs- en Concernzaken

februari 2016

Colofon

Uitgave provincie Overijssel 2016/0033849 Datum februari 2016 Auteur Drs. L. Folkertsma Oplage 80 Een digitaal exemplaar van dit verslag kunt u aanvragen bij het secretariaat van het team BCDOK, telefonisch via 038 499 9393 of per mail via E. Wouters-Ruiter/overijssel.nl. Fotografie/Illustraties LOPAI (logo) Stadsarchief Kampen Vormgeving Team Communicatie Inlichtingen bij Drs. L. Folkertsma Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris Eenheid Bestuurs- en Concernzaken, Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Telefoon: 038 499 9403 Mobiel: 06 10 43 23 47 E-mail: [email protected] Adresgegevens Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 www.overijssel.nl [email protected]


Inhoudsopgave 1.

Voorwoord

2.

Inleiding

3.

Zorgdragers in Overijssel

4.

Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer

5.

Ontwikkelingen in de weten regelgeving

6.

Ontwikkelingen provincie Overijssel

7.

Diversen

8.

Bijlagen 8.1. Zorgdragers in Overijssel 8.2 Overzicht van inspectiebezoeken aan resp. relatiebeheer bij archieven van zorgdragers in Overijssel in 2015 alsmede het (ambtelijk voorgestelde) toezichtregime in 2016 op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer 8.3 Lijst met afkortingen 8.4 Memo algemene onderwerpen te bespreken bij inspectiebezoeken 2016


3

4


1

Voorwoord

Op grond van de Archiefverordening provincie Overijssel 2013 en het Besluit Informatiebeheer Overijssel 2013 brengt de provinciale archiefinspecteur en provinciearchivaris jaarlijks verslag uit van zijn werkzaamheden. Het verslag wordt aangeboden aan Gedeputeerde Staten van Overijssel, die het in het kader van de horizontale verantwoording voorleggen aan Provinciale Staten. Ik hoop dat de informatie in dit verslag niet alleen een functie vervult in het kader van verantwoording, maar ook bijdraagt aan in het delen van kennis en ervaring; een van de belangrijke doelstellingen van het werk van de archiefinspecteur. Immers naast de feitelijke inspectietaak behoort tot zijn opdracht het relatiebeheer, het onderhouden van de contacten met het veld. Zo wordt kennis gedeeld en ervaring uitgewisseld. In één-op-één contacten, soms incidenteel en soms in een langduriger traject (dat laatste bijvoorbeeld bij overleg over een handboek vervanging en de voorbereiding van de besluitvorming door de zorgdrager over het vervangen van het analoge archief door digitale archiefbescheiden). Het relatiebeheer krijgt ook vorm in de bijeenkomsten van het Archiefberaad Overijssel en die van de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid (OCDD), beiden in nauwe samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel (HCO). Beide platforms vervullen een belangrijke rol in de professionalisering van het informatie- en archiefbeheer in Overijssel. In een situatie waarin slechts enkele gemeentearchivarissen formeel zijn benoemd (Overijssel behoort evenals de drie noordelijke provincies tot de zogenaamde witte vlekkenprovincies) is kennisdeling extra belangrijk. De archivaris of degene die in de praktijk verantwoordelijk is voor het beheer van het oud archief begint zijn taak aan de voorkant: hij is degene die aan het begin van de levenscyclus van een document nauw betrokken wordt bij de inrichting van de informatiehuishouding. Bij documentcreatie en ordening worden al voorwaarden geschapen om aan het eind van de levenscyclus van een document (of, zo u wilt, een archiefstuk) dit zorgvuldig te kunnen beheren in de archiefbewaarplaats. Sinds de wijziging van het Archiefbesluit per 1 januari 2013 is de instelling van een Strategisch Informatie Overleg (SIO) verplicht. In het verslagjaar hebben enkele gemeenten dit SIO formeeel ingesteld, doorgaans onder voorzitterschap van de Chief Information Officer (CIO). Waar het SIO niet formeel functioneert, komen in de praktijk bij belangrijke beslissingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer de noodzakelijke disciplines wel bij elkaar. In het afgelopen jaar is het aantal gemeenten dat voor de verantwoording van het informatie- en archiefbeheer gebruik maakt van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) weer toegenomen. Dat betekent dat op gestandaardiseerde wijze verantwoording wordt afgelegd aan B&W, en via het college aan de raad. Als bij de KPI-rapportage een plan van aanpak wordt gevoegd waarin wordt aangegeven hoe evt. achterstanden in archiefbewerking of andere onvolkomenheden zullen worden opgelost, betekent dat mijns inziens dat kwaliteitszorg aandacht krijgt.

Provinciearchivaris Als provinciearchivaris ben ik ook in 2015 betrokken geweest bij projecten van het team BVINF (Informatievoorziening) en bij het Shared Service Centrum (SSC)1 van de provincie Overijssel, de gemeente Kampen en de gemeente Zwolle. Gespreksonderwerpen waren digitale vervanging (bij het SSC) en het Strategisch Informatie Plan (STIP) tot 2020 van de provincie; verschillende projecten daaruit zijn gestart. Ook vond een eerste overleg plaats over de vervanging van het Staten Informatie Systeem (SIS). 1

Naam per 1 februari 2016: ONS (Overheid en Service), organisatieonderdeel van de gemeente Zwolle


5

Verder vond overleg plaats over de dossiers op het gebied van de openbaar vervoerstaken die Regio Twente als gevolg van het opheffen van de zgn. WGR+-taken overdroeg aan de provincie en de afwikkeling van de overdracht van provinciaal archief aan het Historisch Centrum Overijssel. Het betrof daarbij archief van de Commissaris van de Koningin (periode 1994-2007). Bij die overbrenging zijn, met advisering van het Nationaal Archief, openbaarheidsbeperkingen gesteld aan delen van het archief. In 2015 heb ik nog geen verdere gesprekken gevoerd over de toepassing van RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) op het informatiebeheer van de provincie. Verder ben ik betrokken geweest bij de uitgave van een flyer over de viering van 70 jaar bevrijding in Overijssel (uitgereikt tijdens de Nieuwjaarsreceptie van GS op 5 januari) en de actualisatie van de film “Overijssel in Oorlogstijd”, door het HCO in samenwerking met de producent. De film uit 1990 is aangevuld met nieuw beschikbaar gekomen materiaal en gedigitaliseerd. De film is in het voorjaar aangeboden aan scholen en bibliotheken. De officiële presentatie in aanwezigheid van de Commissaris van de Koning vond op 10 april plaats in het Internationaal Oorlogsmuseum in Nijverdal. In de zomer bood een inwoner van Muiden een Overijsselse Duit uit 1766 aan de Commissaris van de Koning aan. Deze munt is weliswaar niet zeldzaam, maar voor het provinciebestuur was het een aanwinst. Deze munt, met naast het provinciewapen het opschrift ‘vigilate’ en ‘orate’ (waakt en bidt) is afgebeeld in de provinciebegroting voor 2016. De munt is ten toon gesteld in een vitrine bij de receptie van het provinciehuis, bij de zgn. bodebussen. Inspectie en relatiebeheer Bij de voorbereiding van de inspectiebezoeken stuurde ik een memo aan de zorgdragers met algemene onderwerpen van gesprek (opgenomen als bijlage 8.4 bij dit jaarverslag). In 2015 legde ik in totaal twaalf inspectiebezoeken aan gemeenten, waterschappen en openbare lichamen af. Eén inspectiebezoek was een partieel vervolgbezoek aan een gemeente die in 2015 het toezichtregime ‘oranje’ kreeg toegekend van gedeputeerde staten. Tientallen bezoeken aan zorgdragers heb ik afgelegd in het kader van relatiebeheer. Onderwerpen van gesprek waren vooral vervanging (handboek), kwaliteitszorg (van handreiking tot handboek) en het gemeenschappelijke e-Depot bij het HCO. Veel relatiebeheer vond daarnaast (tevens) plaats per mail en per telefoon. Kennis delen Ook in 2015 is kennis en ervaring gedeeld door de provinciale archiefinspecties/toezichthouders archief (LOPAI), in overleg binnen de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) en in de samenwerking met Gelderland. In het Archiefberaad Overijssel zijn ook diverse thema’s behandeld, waaronder digitale duurzaamheid en acquisitie van particuliere archieven. Ook nam ik enkele malen deel aan overleg in het kader van het programma Archief2020 en de zgn. Archiefateliers (over selectie en acquisitie). Digitale Duurzaamheid Ik licht twee mijlpalen uit op het gebied van digitale duurzaamheid. Met een landelijke conferentie op 1 april 2015, waaraan door 350 personen uit de informatiewereld werd deelgenomen, werd de pilot gemeenschappelijke e-depotvoorziening bij het HCO afgerond. Op die dag werd het e-depot aangesloten op de productieomgeving van het e-depot van het Nationaal Archief. De pilotdeelnemers Dalfsen, Deventer en Waterschap Groot-Salland en het HCO hebben de eindrapportage van de pilot beschikbaar gesteld via www.edepotoverijssel.nl. Daarmee wordt invulling gegeven aan de wens van Gedeputeerde Staten van Overijssel om de resultaten van de pilot te delen. Via deze project website wordt kennis gedeeld over de verdere ontwikkeling van het e-depot. Op dit moment wordt gewerkt aan een pilot waarbij de gemeente Zwolle haar videotulen zal overbrengen naar het e-depot. Dit project vindt plaats in het samenwerkingsverband (AIDO, Archiefinnovatie Decentrale Overheden) onder de vleugels van Archief2020. De tweede mijlpaal is een brief van de koepelorganisaties VNG, IPO en Unie van Waterschappen aan resp. de gemeenten, de provincies en de waterschappen onder het motto ‘voorkom digitale dementie’. Deze brief verscheen in de loop van april. De IPO-brief kende als ondertekenaars de Commissarissen van de Koning van Overijssel en van Zeeland. Landelijk ambassadeur voor archiefinnovatie is Maria Wiebosch-Steeman. Zij is dit jaar enkele keren in Overijssel geweest op uitnodiging van een aantal gemeenten, om een lans te breken voor de digitale duurzaamheid van overheidsinformatie. Ook dat is kennisdeling en bewustwording.

6


Dit verslag breng ik uit aan alle zorgdragers in Overijssel en aan het College van Gedeputeerde Staten in Overijssel. Lolke Folkertsma Drs. L.Folkertsma, Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel Eenheid Bestuurs- en Concernzaken Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Tel. 038 499 94 03 Tel. Mobiel 06 10 43 23 47 E-mail [email protected] www.overijssel.nl Zwolle, februari 2016.


7

2

Inleiding

Sleutelbegrippen in 2015 waren vervanging, digitale duurzaamheid en kwaliteitszorg. Ik ga op deze drie sleutelbegrippen kort in. Daarna volgt een paragraaf over de noodzaak om ook na een vervangingsbesluit voldoende aandacht te blijven schenken aan het beheer van de analoge archieven. Tot slot volgt een paragraaf over de concept-Selectielijst Gemeenten 2016.

Vervanging Het aantal zorgdragers dat overgaat tot vervanging van analoge archiefdocumenten door digitale archiefbescheiden vertoont een stijgende lijn. Aan het eind van 2015 archiveerden 9 van de 25 gemeenten digitaal; met ingang van 1 januari 2016 zijn Zwolle en Rijssen-Holten de 10e en 11e gemeente die digitaal archiveren. Diverse zorgdragers zijn volop bezig met hun handboek vervanging en zullen –waarschijnlijk- in de loop van 2016 een vervangingsbesluit nemen. Dat geldt bijvoorbeeld voor de gemeenten Borne, Kampen, Steenwijkerland en Waterschap Vechtstromen. Het door de zorgdrager te nemen vervangingsbesluit kan betrekking hebben op stukken die op termijn voor vernietiging vatbaar zijn (de zgn. V-stukken), maar ook op de te bewaren stukken (de zgn. B-stukken). Veel zorgdragers hebben al langere tijd een vervangingsbesluit genomen voor de V-stukken. Zo heeft Haaksbergen het besluit genomen om alle V-stukken te vervangen, ongeacht de bewaartermijn, terwijl tot dan toe het alleen de V-stukken met een bewaartermijn tot zeven jaar werden vervangen. Ook bij de V-stukken geldt dat de vervangen stukken gedurende hun bewaartermijn (die kan lopen tot 20 jaar) in goede, geordende en toegankelijke staat moeten blijven. De vraag of men deze documenten gedurende die tijd zelf blijft beheren in het Document Management Systeem /Records Management Applicatie of dat eerder sprake zal (moeten) zijn van overbrenging naar een e-Depot is in het verslagjaar nog niet beantwoord. Door het Nationaal Archief zijn aan het einde van het jaar werd richtlijnen gegeven voor het (vervroegd) overbrengen van digitaal archief naar het e-depot en de voorwaarden waaronder zorgdragers gebruik kunnen maken van het e-depot van het Regionaal Historisch Centrum, in Overijssel het HCO. Bij het besluit tot vervanging van alle documenten, dus zowel de V- als de B-stukken, is doorgaans sprake van een generiek besluit tot routinematige vervanging. Of meteen integraal het analoge archief wordt vervangen door digitale documenten of dat dit geleidelijk, per beleidsproces wordt ingevoerd verschilt per gemeente. Ook kan evt. voor een of meer processen ook worden gekozen voor vervanging met terugwerkende kracht. Daarbij teken ik aan dat vervanging met terugwerkende kracht alleen kan als men ervan overtuigd is dat de ‘oudere’ gedigitaliseerde documenten aan voldoende kwaliteitseisen voldoen om in de plaats te treden van analoge documenten. Wat vaker gebeurt is dat bijv. in een vergunningdossier de oorspronkelijke milieuvergunning in digitale vorm wordt opgenomen om met een compleet digitaal dossier te kunnen werken. De gedigitaliseerde milieuvergunning is dan een ‘gebruikscopie’; de originele, analoge milieuvergunning wordt niet vervangen. Digitale duurzaamheid Negen gemeenten die digitaal archiveren betekent even zovele malen noodzakelijke aandacht voor digitale duurzaamheid. In Overijssel is die aandacht er volop, bijvoorbeeld via de ontwikkeling van de gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel bij het HCO. De oplevering van de pilot, waaraan deelnamen de gemeenten Dalfsen en Deventer en Waterschap Groot Salland, vond plaats op 1 april 2015. Op deze landelijke conferentie met 350 deelnemers werd de pilot afgesloten en werd het e-depot van het HCO aangesloten op de productieomgeving van het Nationaal Archief. Daarmee behoorde het HCO tot de koplopers op dit gebied.

8


In de loop van april stuurden de koepelorganisaties IPO, VNG en Unie van Waterschappen ieder een eigen brief naar de zorgdragers met als onderwerp ‘voorkom digitale dementie’. De brief van het IPO was ondertekend door de Zeeuwse en de Overijsselse Commissaris van de Koning. Om meer aandacht te krijgen voor digitale duurzaamheid kan een beroep worden gedaan op mevrouw Wiebosch-Steeman, ambassadeur digitale duurzaamheid. In de loop van het jaar heeft zij enkele malen acte de presence gegeven bij bijeenkomsten in Overijssel. De OCDD was een van de aan de studiedag deelnemende partijen. De directeur van het HCO en de provinciale archiefinspecteur organiseren jaarlijks één of twee kennisbijeenkomsten waarbij de deelnemers aan de OCDD worden uitgenodigd. Kwaliteitszorg De eis uit artikel 16 van de Archiefregeling dat voor het archief een kwaliteitssysteem beschikbaar moet zijn dat aan toetsbare eisen voldoet wordt steeds beter ingevuld door de zorgdragers. Een belangrijke ontwikkeling is het toenemende gebruik van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) voor archiefbeheer. In meer dan tweederde van de gemeenten, waterschappen en ook enkele openbare lichamen wordt de KPI-rapportage opgemaakt. Deze wordt, met een notitie van B&W resp. het dagelijks bestuur aangeboden aan de raad/het algemeen bestuur. De KPI-rapportage is een meetmoment, de begeleidende notitie geeft aan welke maatregelen en op welke termijn worden getroffen om aan alle archiefwettelijke eisen te voldoen. Het is daarmee een goed middel van kwaliteitszorg voor het archief. Als na één of twee jaar de balans wordt opgemaakt, d.w.z. een nieuwe KPI-rapportage wordt opgesteld, blijkt of de aanbevelingen uit de rapportage resp. het plan van aanpak zijn opgevolgd. Kwaliteitszorg wordt daarmee onderdeel van de planning- en controlcyclus. In 2015 zag de handreiking kwaliteitszorg het licht bij het programma Archief2020; onder de paraplu van het Shared Services Netwerk Twente (SSNT) werd in het voorjaar van 2015 een handreiking kwaliteitszorg opgeleverd. Kwaliteitszorg leeft!

Digitaal en analoog Het kan niet genoeg worden benadrukt: digitale archiefzorg en –beheer ontslaan de zorgdragers niet van hun verantwoordelijkheid om het analoge archief op orde te houden. Mede als gevolg van de krappe financiële positie bij gemeenten staat de formatie van Documentaire Informatievoorziening, inclusief de aandacht voor het oud-archief, onder druk. Digitaal werken (en archiveren) biedt ontegenzeggelijk grote voordelen. De kortste samenvatting daarvan is ‘enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik’. De kasten vol met schaduwarchieven bij medewerkers behoren binnenkort tot het verleden. Niet zelden blijken zich in die schaduwarchieven flink wat originele archiefbescheiden te bevinden. Bij enkele gemeenten die in een reorganisatietraject of een verhuisoperatie zitten kwamen via acties als ‘schoon over’, ‘schoon schip’ of ‘de dag van het document’ de nodige meters officiële archiefdocumenten boven water. DIV en archief worden geacht er raad mee te weten! Ook wanneer het vervangingsbesluit is genomen en er vanaf heden digitaal wordt gearchiveerd is er nog veel analoog archief te verwerken en te beheren. De analoge archiefstukken van de afgelopen periode (tot 20 jaar!) eisen een zorgvuldig beheer tot het moment waarop zij worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Vanaf dat moment worden zij beheerd als cultureel erfgoed. Van de lopende zaken worden de dynamische dossiers gevormd; als een zaak is afgesloten wordt de semistatische fase bereikt. Het dossier hangt in de paternosterkast of is opgeborgen in de archiefruimte. De Archiefwet eist dat na twintig jaar de dossiers worden opgeschoond (alle Vstukken moeten worden verwijderd, wettelijk meteen al na het vervallen van de bewaartermijn) en formeel worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In 21 van de 25 gemeenten is die archiefbewaarplaats in eigen huis; Dalfsen, Olst-Wijhe en Zwartewaterland brengen hun oud-archief over naar het HCO, dat tevens de archiefbewaarplaats is van Zwolle. Ook het waterschap Groot Salland brengt zijn oud archief over naar het HCO. Voor de meeste openbare lichamen geldt dat overbrenging plaatsvindt naar de centrumgemeente. Het digitale archief kan zo worden ingericht dat stukken bij het bereiken van hun V-termijn daadwerkelijk worden vernietigd. Het blijvend te bewaren digitaal archief dient, bij ongewijzigde wetgeving uiterlijk na twintig jaar, te worden overgebracht naar de digitale archiefbewaarplaats oftewel het e-Depot. De teneur in overbrenging van digitaal archief is dat dit niet pas na twintig jaar zou moeten, maar bijvoorbeeld na vijf jaar of meteen na afsluiting van een dossier. In het (gemeenschappelijk) eDepot kan dit materiaal zorgvuldig worden beheerd. Mocht zich de noodzaak tot migratie of


9

conversie voordoen, dan kan dit ook gemeenschappelijk worden geregeld. De eerste zorgdragers hebben zich inmiddels uitgesproken voor aansluiting bij het gemeenschappelijk e-Depot bij het HCO.

Selectielijst gemeenten 2017 (Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017) In maart 2015 gaf de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de nieuwe concept selectielijst voor (inter)gemeentelijke archiefbescheiden vrij voor reacties uit het veld. Deze nieuwe conceptlijst is procesgericht en gebaseerd op de procesarchitectuur GEMMA (Gemeentelijke Model Architectuur). Daarmee wordt afgestapt van een selectielijst waarin wort uitgegaan van documenttypen. Om tot een Selectielijst te komen die voor langere tijd bruikbaar is, hebben de Adviescommissie Archieven en het VNG-bureau aan VHIC de opdracht gegeven om met ondersteuning van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) verschillende analyses uit te voeren. Er zijn 26 hoofdprocessen gedefinieerd. Voorbeelden van een dergelijk hoofdproces zijn 'plannen opstellen' of 'producten en diensten leveren'. Aan deze hoofdprocessen hangen generieke documenttypes (‘producten’ genoemd in de Selectielijst) als besluiten en onderzoeksrapporten. De waardering (d.w.z. de vernietigings- c.q. bewaartermijn) van de archiefbescheiden zal in de toekomst afhangen van de definitie die aan elk van de 26 processen gegeven wordt. De hoeveelheid reacties uit het veld op de concept-Selectielijst is groot geweest. De verwerking van de reacties is in december afgerond. De VNG heeft het defintieve ontwerp aan de gemeenten gestuurd2 met het verzoek voor 29 februari daarmee in te stemmen. Daarna zal de VNG de lijst aan de Minister van OCW aanbieden ter vaststelling. In 2016 blijft de Selectielijst 2006, actualisatie 2012 van kracht voor de (inter)gemeentelijke archiefbescheiden.

2

Definitieve ontwerpselectlijst, woensdag 2 december 2015; Ledenbriefnummer: Lbr. 15/098

10


3

Zorgdragers in Overijssel

3.1

Gemeenten Overijssel telt vijfentwintig gemeenten. Deze vallen alle onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie. In de gemeenten Deventer (tijdelijk), Kampen en Zwolle is een archivaris benoemd. In de overige gemeenten draagt de secretaris/directeur de verantwoordelijkheid voor het beheer van het archief. De beoogd gemeentearchivaris van Steenwijkerland zal naar verwachting in de loop van 2016 kunnen worden benoemd, na afronding van diens opleiding. De gemeente Oldenzaal heeft in de loop van 2015 een dienstverleningsovereenkomst gesloten met Hengelo, waarbij de – niet formeel benoemde, maar materieel wel fungerende – archivaris van Hengelo twee dagen per week werkzaam is in Oldenzaal.

3.2

Waterschappen Archiefwettelijk toezicht wordt uitgeoefend op de waterschappen Vechtstromen (vestigingsplaats Almelo, met ook een archiefbewaarplaats in Coevorden) en Groot Salland. In het verslagjaar is voor het laatst een inspectiebezoek gebracht aan waterschap Groot Salland. Na de fusie per 1 januari 2016 met het Drentse waterschap Reest en Wieden tot Waterschap Drents Overijsselse Delta (WDODelta) is, gelet op de statutaire vestigingsplaats Meppel, het toezicht op archiefgebied overgegaan naar GS Drenthe. De provinciale toezichthouder archief in Drenthe en de Overijsselse archiefinspecteur hebben hierover contact onderhouden.

3.3

Gemeenschappelijke regelingen De Archiefwet 1995 bevat ook bepalingen over openbare lichamen en andere vormen van gemeenschappelijke regelingen. Ook hun archiefbeheer dient zorgvuldig plaats te vinden. Veelal wordt het regime van de centrumgemeente gevolgd (bijv. aanwijzing archiefbewaarplaats en evt. inschakeling DIV en archief vanuit die gemeente). In 2015 heb ik inspectiebezoeken gebracht aan Regio Twente en het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn (GBLT) in Zwolle. Dit gemeenschappelijk belastingkantoor int waterschapsbelastingen en gemeentelijke belastingen voor een toenemend aantal partijen. GBLT is sinds dit jaar gehuisvest in het Stadskantoor van Zwolle. In het kader van het relatiebeheer voerde ik overleg met het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBT) in Hengelo. Samen met gemeentelijk archiefinspecteur J.Seekles, vanuit het HCO via een dienstverleningsovereenkomst ingezet in Enschede, collega’s van de documentaire informatievoorziening en van het Stadsarchief Enschede adviseerde ik een aantal malen ADT over het inrichten van het informatie- en archiefbeheer.

3.4

Overige zorgdragers, die niet of niet volledig vallen onder de archiefwetgeving Een instelling, bekleed met enig openbaar gezag, valt onder archiefwetgeving.


11

Nu steeds meer gemeenten taken laten uitvoeren door derden, de zgn. verbonden partijen, moet ook de nodige aandacht worden besteed aan de zorgvuldige archivering van de uitbestede taken. Als de uitvoering van taken wordt uitbesteed aan een bedrijf of instelling die niet valt onder de Archiefwet is des te meer aandacht nodig voor de archivering. In Borne is het initiatief genomen om zorgvuldige afspraken te maken met de Verbonden Partijen (VP): voorbeeldartikelen zijn uitgewerkt om, bijvoorbeeld in dienstverleningsovereenkomsten, de verantwoordelijkheid voor archiefbeheer te regelen. De notitie Verbonden Partijen van LOPAI/BRAIN is uitgebreid met de nieuwe vorm van gemeenschappelijke regelingen die sinds 1 januari 2015 is opgenomen in de Wgr: de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering (bijvoorbeeld taken op het gebied van financiën, personeelszaken en automatisering) in een BVO, een Bedrijfsvoeringsorganisatie. Een Bedrijfsvoeringsorganisatie heeft een ongeleed bestuur, bestaande uit afgevaardigden van de dagelijkse besturen van de deelnemers (B&W, GS of DB waterschap). Een BVO heeft geen verordenende bevoegdheid en zal daarom de Archiefverordening van de vestigingsgemeente volgen. Een archiefbewaarplaats moet worden aangewezen en het beheer van de informatie moet worden geregeld. De ins en outs van de BVO op archiefgebied zijn nog niet uitgekristalliseerd, maar in de praktijk ontstaan de eerste reglementen om het informatie- en archiefbeheer zorgvuldig te regelen. Een voorbeeld daarvan is de BVO Jeugdzorg regio IJsselland. Publicatie van de mede op basis van reacties uit het veld aangevulde notitie Verbonden Partijen vindt naar verwachting plaats in het voorjaar van 2016. De actuele notitie is dan te vinden op www.brain.nl en op www.lopai.nl.

12


4

Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer

4.1

Achterstanden Achterstanden bij dossiervorming en –bewerking zijn in het verslagjaar licht toegenomen, wat in één geval leidt tot toekenning van de toezichtkleur ‘oranje’. De gemeente Losser is er in 2015 in geslaagd om middelen te vinden om de achterstand weg te werken in de periode 2015-2016; zij keerde daarmee terug tot regulier archieftoezicht.

4.2

Acquisitie Ik heb onverminderd aandacht gevraagd voor acquisitie van particuliere archieven. De taak van het ‘documenteren van de samenleving’ ligt niet alleen op rijksniveau (collectie NL), maar ook op regionaal en plaatselijk niveau. Begin 2015 zijn de resultaten van het zgn. atelier Documenteren van de samenleving beschikbaar gekomen. In een dergelijk atelier is samengewerkt door de archiefopleidingen in Amsterdam en Leiden met vertegenwoordigers van diverse overheidsorganisaties. De resultaten van deze vorm van kennisdeling zijn beschikbaar gesteld via www.archiefateliers.nl. In Overijssel merk ik als bijzonderheid op dat ten behoeve van het Stadsarchief Enschede een scriptie is opgeleverd over het onderwerp ‘acquisitie’. Deze scriptie kan de basis vormen voor het acquisitiebeleidsplan.

4.3

Archiefbeheer Archiefbeheer omvat de feitelijke werkzaamheden verbonden aan het beheer van het archief. Dat begint bij documentcreatie en eindigt bij het zorgvuldig beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte stukken. Op dit gebied zijn er in 2015 enkele ontwikkelingen geweest. Vooral de materiële verzorging van oude archieven (verpakken in zuurvrije mappen en dozen; dia’s zorgvuldig verpakken; oude kaarten in speciale mappen en laden opslaan) heeft in een aantal gemeenten veel aandacht gekregen. Enkele gemeenten hebben gemeld dat geen voortgang kon worden geboekt op dit punt. Herverpakking van archief is ook een van de werkzaamheden waarbij relatief gemakkelijk vrijwilligers of medewerkers die in het kader van social return on investment kunnen worden ingeschakeld.

4.4

Archiefberaad Overijssel Het Archiefberaad Overijssel is een platform waarin kennis en ervaring op breed terrein wordt uitgewisseld. In 2015 hebben er drie bijeenkomsten plaatsgevonden, met diverse thema’s op de agenda (digitaal werken, substitutie en uitzonderingen daarop, kwaliteitszorg, communityvorming waaronder het digitale platform MijnStadMijnDorp en de relatie met de OCDD). Het voorzitterschap en het gastheerschap berust bij de directeur van het HCO. Ongeveer twaalf collega’s van


13

gemeenten, de provincie, een waterschap en de archivaris van de Stichting Twickel maken deel uit van het Archiefberaad. In de loop van dit jaar is ook de Gelderse toezichthouder archief toegetreden tot het Archiefberaad, gelet op de nauwe samenwerking tussen de provinciale archiefinspectie Overijssel en Gelderland. In 2015 zijn we niet te gast geweest op locatie, maar vonden de bijeenkomsten steeds plaats bij het HCO. Na de korte novembervergadering namen we deel aan de TMLO Roadshow van het Nationaal Archief, waarover verderop in dit verslag meer. De agendacommissie van het archiefberaad bestaat sinds mei 2014 uit Anja Tanke, archivaris in Borne, directeur Bert de Vries van het HCO (tot 1 november 2015) en de provinciale archiefinspecteur.

4.5

Archiefbewaarplaatsen De Archiefwet regelt dat elke zorgdrager beschikt over een archiefbewaarplaats c.q. een archiefbewaarplaats aanwijst ten behoeve van de opslag en het beheer van het oud-archief. In Overijssel beschikken 21 van de 25 gemeenten over een eigen archiefbewaarplaats. De gemeenten Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland en Zwolle brengen hun oud-archief over naar het HCO. In het verslagjaar is de nieuwe archiefbewaarplaats van Almelo (in het nieuwe stadhuis) opgeleverd. De bouw van de archiefbewaarplaats in de Stadskazerne in Kampen (zie bijgaande foto’s) is ver gevorderd; oplevering zal plaatsvinden aan het eind van het eerste kwartaal 2016. De archiefinspecteur is regelmatig geraadpleegd tijdens de bouw over praktische zaken. De langdurige problemen in de nieuwe archiefdepots van Enschede (lekkage en te hoge temperatuur) zijn na grote inspanningen van de gemeente en leveranciers ultimo 2015 opgelost. De voorziene renovatie van het stadhuis van Hengelo is nog niet in uitvoering genomen. Het is de bedoeling dat in de kelder een nieuwe archiefbewaarplaats wordt gebouwd. Bij al deze trajecten is de provinciale archiefinspecteur meer of minder intensief betrokken. Goedkeuring van de archiefbewaarplaats is als specifiek toezichtinstrument verdwenen; wel zal beoordeling van de archiefbewaarplaatsen volgen. Het past bij de ‘voorkantsturing’ dat tijdig wordt overlegd met de toezichthouder.

14


Beide foto’s zijn genomen najaar 2015, voorafgaande aan en bij de ‘sluiting’ van de archiefbewaarplaats op de locatie Stadskazerne Kampen.

4.6

Archiefruimten Archieven tot 20 jaar oud dienen te worden beheerd in archiefruimten die moeten voldoen aan eisen die de Archiefregeling stelt. GS behoefden onder het regime van de Archiefwet 1995 een archiefruimte niet goed te keuren, maar gaven en geven wel hun oordeel over de bouw en inrichting ervan. Ik heb adviezen verstrekt ten behoeve van de klimaatregeling in bestaande archiefruimten van enkele gemeenten en openbare lichamen, het treffen van brandwerende maatregelen en de plaatsing van de juiste brandblusapparatuur. Bij de nieuwbouw van de archiefruimte van de Veiligheidsregio Twente in de brandweerkazerne in Enschede ben ik ook betrokken geweest.

4.7

Archiefverordening Een aantal zorgdragers heeft in 2015 zijn archiefverordening geactualiseerd. Ook staan nog enkele verordeningen op de agenda voor (begin) 2016. De Archiefwet schrijft voor dat elke zorgdrager een archiefverordening vaststelt. De gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur van de overheidsorganisatie stelt deze verordening vast. Naar verwachting beschikken in de loop van 2016 alle zorgdragers in Overijssel over een archiefverordening die is aangepast aan de actuele Archiefwet en de wijzigingen in het Archiefbesluit (o.m. instelling van het SIO). De archiefverordeningen worden ter kennis gebracht van GS en, in het kader van het informatiearrangement dat hoort bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, ook de besluiten informatiebeheer.


15

BRAIN is sinds medio 2013 verantwoordelijk voor de opstelling van modelverordeningen. In 2015 is intensief gewerkt aan actualisatie van de modellen voor een archiefverordening en een Besluit Informatiebeheer. In oktober 2015 gaf BRAIN de nieuwe modellen vrij voor een inspraakronde. Enkele tientallen reacties uit het veld, waaronder sommige zeer uitgebreide en met fundamentele vragen, zijn door de werkgroep eind 2015 verwerkt. De nieuwe modellen voor gemeenten met of zonder benoemde archivaris zijn op 26 januari 2016 vastgesteld door het bestuur van BRAIN en gepubliceerd op de websites van BRAIN en LOPAI. Vanuit het LOPAI nam auteur dezes sinds 2008 deel aan de werkgroep modelregelingen; met ingang van januari 2016 is zijn plaats ingenomen door drs. Dick Bunskoeke, toezichthouder archief in de provincie Drenthe.

4.8

(Programma) Archief2020 Archief 2020 is een innovatieprogramma dat speciaal is ingericht om te komen tot een archieffunctie die toekomstvast is. Het doel is om (digitale) overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken voor belanghebbenden. Het jaar 2016 is het laatste jaar waarin het programma fungeert. Eind 2015 is nog eenmaal een oproep gedaan aan het veld om evt. projecten voor financiering in aanmerking te brengen in 2016. Samenwerkingspartners Voor de uitvoering van het innovatieprogramma werken de partners die het Archiefconvenant hebben ondertekend, intensief samen in projecten. Dit zijn het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Unie van Waterschappen (UvW). Deze koepelorganisaties gingen samen met de archiefsector de uitdaging aan een toekomstvaste archieffunctie te ontwikkelen en te implementeren. Innovatieagenda Onderdeel van het Archiefconvenant is een innovatieagenda. De innovatieagenda 2013-2016 onderscheidt 5 lijnen waaraan het programma moet bijdragen: • digitale duurzaamheid • openbaarheid en selectie • toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland • documenteren van de samenleving • kwaliteitszorg en bestelversterking In 2015 is een aanzienlijk aantal producten opgeleverd. Zij zijn gepubliceerd via www.archief2020.nl. Opgeleverd zijn onder meer de herziening van de handreiking vervanging en een handreiking Kwaliteitszorg, een handreiking voor de inrichting van het Strategisch Informatie Overleg en notities over wat een zorgdrager moet doen om zich te kunnen aansluiten bij een edepot. Eind 2015 startte een decentraal project met steun vanuit het onderdeel AIDO, Archief Innovatie Decentrale Overheden in Zwolle. Het gaat om een pilot waarbij de digitale verslagen (in beeld en geluid) van raadsvergaderingen geschikt worden gemaakt om te worden opgenomen in het edepot. Voor dit project bestaat landelijk veel belangstelling.

4.9

Archiefzorg De archiefinspectie strekt zich uit over het archiefbeheer en over de archiefzorg. De zorg voor archieven omvat het beschikbaar stellen van voldoende middelen en menskracht door de dagelijkse besturen van de medeoverheden. Deze zorgplicht is niet overdraagbaar; beheer van archieven kan worden uitbesteed maar niet de zorg. Voldoende menskracht bergt ook een kwalitatieve kant in zich: het moet gaan om voldoende gekwalificeerde menskracht. Ondanks de flinke bezuinigingen die zich bij gemeenten voordoen heb ik de indruk dat over het algemeen voldoende budgetten beschikbaar worden gesteld voor opleiding. Wel staat her en der de formatie onder druk wegens noodzakelijke bezuinigingen. Enkele zorgdragers hebben aangegeven dat de ondergrens in de formatie voor DIV en archief de ondergrens heeft bereikt.

16


4.10

Beleidsplannen Beleidsplannen kunnen worden onderscheiden in informatiebeleidsplannen in brede zin of beleidsplannen voor het oud-archief. Het aantal beleidsplannen voor het (gemeente)archief blijft stabiel. De voordelen van een beleidsplan zijn evident: ontwikkelingen kunnen beter worden aangestuurd en geprioriteerd. Het vaststellen van een beleidsplan voor het archief door het college van burgemeester en wethouders betekent ook dat er bestuurlijke aandacht voor de (cultuur)historie is. Het aantal informatiebeleidsplannen, doorgaans voor een periode van een jaar of vier, neemt toe. Daarin wordt een visie ontwikkeld op het gebied van informatiebeheer, waarbij veel aandacht uitgaat naar (verdere) digitalisering en de duurzaamheid daarvan. In diverse gemeenten is of wordt een nieuw documentmanagementsysteem geïnstalleerd, of wordt de zgn. zaaktypencatalogus geïntroduceerd als ordenend principe voor het archief.

4.11

Besluit Informatiebeheer Op basis van de door de gemeenteraad/het algemeen bestuur vastgestelde archiefverordening stellen burgemeester en wethouders/het dagelijks bestuur uitvoeringsregels vast. Vele Besluiten Informatiebeheer zijn de afgelopen jaren aangepast aan de nieuwe wetgeving. Enkele zorgdragers zullen hun Besluit Informatiebeheer het komende jaar actualiseren.

4.12

Beveiliging Beveiliging van archieven en informatiebeveiliging in het algemeen heeft een aantal aspecten. De fysieke toegang tot de archiefbewaarplaats is doorgaans voorbehouden aan de medewerkers van DIV en archief; een afdeling personeelszaken of bouwzaken heeft soms een eigen sleutel. Tot de beveiliging behoort ook het onder toezicht raadplegen van archivalia door derden. Het bezoekersreglement geeft ook duidelijkheid aan externen die een archief kunnen raadplegen. Beveiliging van digitale archieven gaat enerzijds om de autorisatie van gebruikers van het documentmanagementsysteem; anderzijds gaat het om de toegang tot serverruimtes en de toegangsrechten om aan applicaties te werken. In algemene zin krijgt het onderwerp beveiliging voldoende aandacht. De in 2015 geïnspecteerde gemeenten zijn alle op de hoogte van de specifieke aandacht die de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) vraagt voor informatiebeveiliging. Bij een aantal zorgdragers is een speciale functionaris aangesteld c.q. aangewezen voor de informatiebeveiliging. De eerste informatiebeveiligingsplannen hebben het licht gezien. De VNG publiceerde in samenwerking met de Taskforce Bestuur & Informatieveiligheid Dienstverlening (BID) in maart 2015 een ledenbrief over ‘Informatieveiligheid en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden’.

4.13

BRAIN BRAIN, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland, heeft zich in enkele jaren een belangrijke plaats als kennisplatform verworven op het vakgebied. In 2015 is het initiatief genomen tot een nauwe inhoudelijke samenwerking met de KVAN, de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, nadat een fusievoorstel in 2014 strandde. BRAIN organiseert sinds twee jaar de dag van de inspectie en kwaliteitszorgdagen (zo is een kwaliteitsmonitor ontwikkeld). Het LOPAI is begunstiger van BRAIN.

4.14

Brandblussers In Overijssel is vrijwel overal sprake van juiste en voldoende brandblusmiddelen in of in de nabijheid van archiefbewaarplaatsen en archiefruimten. CO2-handbrandblussers worden het meest toegepast; in een enkel geval een Sprinklerinstallatie. In het verslagjaar heb ik geconstateerd dat bij op één na


17

alle zorgdragersop wettelijk toegelaten brandblussers waren geplaatst. Naar verwachting is bij de verschijning van dit verslag ook het laatste schaap over de dam. In het verslagjaar heb ik eenmaal advies uitgebracht over de mogelijkheid een gasblusinstallatie aan te brengen in een archiefbewaarplaats.

4.15

Calamiteiten Ernstige calamiteiten op het gebied van archiefbeheer hebben zich in de verslagperiode niet voorgedaan bij gemeenten, waterschappen of openbare lichamen in Overijssel. Alleen in de archiefbewaarplaats in Kampen heeft zich een lekkage voorgedaan, die werd veroorzaakt door de verouderde klimaatregeling. Een aantal charters is (licht) beschadigd geraakt; uiteindelijk is één charter verloren gegaan. De gemeente heeft adequate maatregelen getroffen, waaronder het onmiddellijk vriesdrogen van het nat geworden materiaal. In Enschede zijn problemen met het klimaat (voortdurend te warm) ultimo 2015 nagenoeg opgelost. De gemeenten Tubbergen en Oldenzaal zullen in 2016 hun klimaatregeling aanpassen; daartoe zal geïnvesteerd worden in nieuwe installaties.

4.16

Calamiteitenzorg Het onderwerp calamiteitenzorg komt bij elk inspectiebezoek aan de orde. Vrijwel alle zorgdragers hebben een overeenkomst met VANWAARDE Documentenwacht (nieuwe naam in 20153 )gesloten, voor onmiddellijke assistentie bij een calamiteit. Het aantal zorgdragers met een speciaal calamiteitenplan voor het archief is licht gestegen; in enkele gevallen maakt dit plan onderdeel uit van het algemene ontruimingsplan van het gemeentehuis.

4.17

Chief Information Officer (CIO) De Archiefvisie gaat er van uit dat in een gemeente een Chief Information Officer wordt aangewezen (men zou kunnen zeggen dat het hier gaat om degene die verantwoordelijk is voor het informatiebeleid). In Overijssel is dat al enkele jaren bij alle gemeenten het geval, nadat via het HCO en de provincie was gevraagd naar deze functie. De CIO zit onder meer het Strategisch Informatie Overleg (SIO) voor, dat verplicht moet worden ingesteld op basis van een wijziging van het Archiefbesluit. Over het SIO verderop meer.

4.18

Dataloggers In de Archiefregeling is bepaald dat het klimaat in archiefbewaarplaatsen dient te worden gemeten (relatieve luchtvochtigheid en temperatuur) en gemonitord door koppeling aan het gebouwbeheersysteem. Bij grotere afwijkingen van het gunstige klimaat wordt op deze manier automatisch ingegrepen. In de praktijk zijn er nog diverse zorgdragers waar het klimaat weliswaar wordt gemonitord met een datalogger, maar waar geen sprake is van aansluiting op het gebouwbeheersysteem. In geval van nieuwbouw van een archiefbewaarplaats wordt deze aansluiting wel gewaarborgd (bijvoorbeeld Almelo, Enschede en Kampen). Bij alle inspectiebezoeken in 2015 heb ik het klimaat gelogd met behulp van een geijkte, mobiele datalogger. De resultaten zijn steeds direct beschikbaar gesteld aan de zorgdragers: soms uitmondend in bijstelling van de klimaatregelinstallatie. In een enkel geval moest ik constateren dat een datalogger ontbrak, of een thermometer dan wel een luchtvochtigheidsmeter. Het verhelpen van een dergelijke omissie behoort bij de basale investeringen in de archiefbewaarplaats en de archiefruimte.

4.19

Digitalisering

3

http://vanwaarde.eu/documentenwacht; de bereikbaarheidsgegevens van Documentenwacht zijn ongewijzigd.

18


In 2015 is het aantal gemeenten in Overijssel dat digitaal archiveert (dus een vervangingsbesluit voor zowel V- als B-stukken heeft genomen) gestegen tot 9. Per 1 januari 2016 kwamen Zwolle en Rijssen-Holten bij dit negental. De bewaring van digitale documenten conform de archiefwettelijke eisen (‘digitale duurzaamheid’) krijgt hierna aandacht bij de paragrafen Document Management Systemen en e-Depot.

4.20

Document Management Systemen (DMS) Bij de invoering van digitaal werken wordt door de zorgdragers een zogenaamd Document Management Systeem (DMS) aangeschaft. In het DMS worden alle ‘archiefwaardige’ documenten opgenomen en bewaard gedurende hun bewaartermijn resp. voor overbrenging naar de ‘digitale archiefbewaarplaats’, het e-Depot. Binnen een DMS wordt een zogenaamde archiefmodule ingericht, een Records Management Applicatie (RMA) waarin afgesloten dossiers worden opgeslagen. Die stukken zijn niet meer muteerbaar, daaarmee zijn authenticiteit en betrouwbaarheid gewaarborgd. Een belangrijke ontwikkeling de afgelopen jaren is de aansluiting van Squit XO, het systeem dat wordt gebruikt in het kader van de omgevingsvergunning, op de onderscheiden documentmanagementsystemen. Voor veel gebruikte DMS’ n zoals Corsa, Decos, Verseon en Hummingbird is een zgn. koppelvlak ontwikkeld. Ook voor sommige andere applicaties, zoals GWS4ALL (gebruikt in het sociaal domein) worden koppelvlakken ontwikkeld. Dat zijn extra investeringen voor de gemeenten, maar die zorgen er wel voor dat archiefwaardige documenten in het DMS terecht komen. Diverse gemeenten hebben inmiddels een DMS ingericht volgens een zaaksysteem (invoering zaakgericht werken met een zaaktypecatalogus); verschillende gemeenten, lid van de vereniging Dimpactgemeenten, hebben daarvoor de E-suite van Atos aangeschaft. In die gemeenten functioneert naast het DMS Alfresco dat binnen de E-suite is opgenomen veelal ook een ander DMS. In hoeverre in de toekomst sprake zal (kunnen) zijn van het hanteren van één (geïntegreerd) DMS moet blijken. Daarnaast moet worden opgemerkt dat grote hoeveelheden te bewaren archiefdocumenten zich niet in het DMS bevinden, maar in Geografische Informatie Systemen (GIS-applicaties), op websites etc. De digitale duurzaamheid van deze informatie verdient de nodige aandacht. Het is mij opgevallen dat in het verslagjaar enkele zorgdragers ontwikkeling resp. implementatie van een DMS hebben stopgezet of afgebroken; in een aantal gevallen is – alsnog – voor een andere leverancier gekozen omdat de beoogde functionaliteit van het DMS niet werd waargemaakt.

4.21

E-Depot Een e-Depot is: ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt’. Dit is de omschrijving uit ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot, versie 2, LOPAI, december 2012. Geen van de zorgdragers in Overijssel heeft op dit moment een eigen e-depot ontwikkeld. Velen overwegen aansluiting bij de gemeenschappelijke e-depotvoorziening die per 1 april 2015 is gerealiseerd bij het HCO. Projectleider dr. Vincent Sleebe verliet het HCO per 1 augustus. Met de nieuwe medewerkers van het e-depot bij het HCO, dhr. Thomas Roerding en mw. Marije Westerman voerde ik enkele keren overleg; in januari 2016 maakte ik kennis met de nieuwe projectleider e-depot, dhr. M. Schuil.

4.22

Gemeenschappelijke e-Depotvoorziening De provincie Overijssel heeft met het Historisch Centrum Overijssel het initiatief genomen om te komen tot een gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel. Zie voor de (tussen)resultaten www.edepotoverijssel.nl De pilot startte feitelijk op 1 april 2014: met als deelnemers Deventer, Waterschap Groot Salland en Dalfse. Precies een jaar later, op 1 april 2015 zijn de resultaten van de pilot opgeleverd en is het edepot van het HCO in gebruik genomen. De middelen die nog resteren van de pilotperiode benut het HCO in de jaren 2016-2017 voor de verdere bouw en inrichting van het e-depot. Het Nationaal Archief heeft in samenwerking met de RHC’s een Producten- en Dienstencatalogus (PDC)voor de e-depots opgesteld, die naar verwachting voorjaar 2016 beschikbaar komt voor het


19

veld. Ook zijn er door het Nationaal Archief richtlijnen opgesteld voor de aansluiting van medeoverheden op het e-depot van een RHC. Deze richtlijnen zijn gepubliceerd op de website van het NA. (CHECK)

4.23

Informatiearrangement In het nieuwe interbestuurlijk toezicht (IBT) staat de provincie meer op afstand: uitgangspunt is vertrouwen in medeoverheden. In de Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen die de provincie met elk van de 25 gemeenten heeft gesloten is ook opgenomen met welke frequentie archiefinspectie plaats vindt. In beginsel is dit maximaal eens per twee jaar (toezichtregime ‘groen’). Daarbij is er ook sprake van risico- of thematisch georiënteerd toezicht. Thema’s in 2015 waren digitale archivering en projectarchivering. De thema’s in 2016 zijn digitale duurzaamheid en kwaliteitszorg. Het vertrouwen in de medeoverheden moet wel zijn gebaseerd op feiten: nu de nadruk is komen te liggen op horizontale verantwoording door B&W aan de raad hoort bij het informatiearrangement dat die informatie (jaarlijks) door B&W wordt gedeeld met de provincie. De KPI-rapportages vormen intussen bij het merendeel van de verslaglegging over het archiefbeheer bij gemeenten, waterschappen en openbare lichamen. Tot het informatiearrangement behoort verder het verslag van het laatstgehouden inspectiebezoek, gepaard gaande met informatie over de opvolging van de aanbevelingen uit dat bezoek.

4.24

Interventieladder In het IBT is sprake van gradaties in optreden van de toezichthouder. Het reguliere contact vindt plaats tussen de archiefinspecteur en de afdeling verantwoordelijk voor de informatiehuishouding (incl. oud-archief) bij de zorgdrager. Bij constateren van aandachtspunten kan er contact zijn tussen portefeuillehouders; mochten er ernstige problemen zijn die niet of onvoldoende leiden tot handelen bij de zorgdrager dan kan het College van GS twee generieke toezichtinstrumenten hanteren, na voorafgaande aankondiging waarbij de onder toezicht gestelde alsnog het gebrek kan herstellen alvorens GS overgaan tot ofwel in de plaats stelling bij taakverwaarlozing, of tot schorsing en (voordracht tot) vernietiging van een besluit van de zorgdrager dat naar het oordeel van GS in strijd is met weten regelgeving. Op archiefgebied zijn de generieke toezichtinstrumenten niet ingezet in 2015.

4.25

Interbestuurlijk toezicht (IBT) Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering generiek toezicht van kracht. Hoewel de provincie alleen met de 25 gemeenten overeenkomsten voor het vernieuwde IBT heeft afgesloten wordt door mij namens het provinciaal bestuur ook bij de andere zorgdragers gehandeld in de geest van de wet, en wordt ook daar het overeenkomstige toezichtregime gehanteerd (groen, oranje of rood). Ik heb de afgelopen vier jaar in alle inspectiebezoeken en bij het relatiebeheer aandacht geschonken aan het vernieuwde IBT. Overijssel legde dat feitelijk al vanaf 2010 neer in de Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen. De Bestuursovereenkomsten en het bijbehorende toetsingskader worden jaarlijks geëvalueerd en besproken in een provinciebrede ambtelijke IBT-bijeenkomst.

4.26

Ketenarchivering/Verbonden partijen In toenemende mate is meer dan één overheidslaag betrokken bij beleid(suitvoering). Te denken valt vooral aan de Wabo met het Omgevingsloket Online (OLO). Zorgvuldigheid is vereist: wie archiveert welk deel van een zaak, c.q. wordt het archiefbeheer zorgvuldig geregeld door het beheer neer te leggen bij een van de ketenpartners etc. De eerder behandelde notitie archivering bij Verbonden Partijen is gepubliceerd op www.lopai.nl en op www.BRAIN.nl.

20


4.27

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) De Archiefregeling stelt een kwaliteitssysteem voor het archief verplicht. Dit in relatie met de horizontale verantwoording van archiefbeheer door B&W aan de raad heeft de VNG er toe gebracht om Kritische Prestatie Indicatoren op te stellen voor archiefbeheer. In een ledenbrief van juli 2011 zijn deze KPI’s aangeboden aan de gemeenten; in september 2014 gevolgd door een hernieuwde oproep om deze KPI’s voor archiefbeheer te hanteren. Een dergelijke KPI-rapportage vervangt de algemene vragenlijst archiefinspectie. De waarde van www.waarstaatjegemeente.nl voor benchmarking op het vakgebied archiefbeheer blijft gering, omdat geen bijlagen kunnen worden toegevoegd op deze site.

4.28

Kwaliteitszorg(systeem) De Archiefregeling bepaalt in artikel 16 het volgende over een kwaliteitssysteem: “De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.’ Dat is gemakkelijk opgeschreven, maar in de praktijk worstelen zorgdragers met de vraag hoe dit in te vullen. In de praktijk verschillen manier en mate van kwaliteitszorg. Soms worden audits uitgevoerd; in diverse gemeenten maken DIV- en archief onderdeel uit van de Planning & Controlcyclus. Eerder tekende ik al aan dat in het kader van het programma Archief2020 in 2015 de handreiking kwaliteitszorg is opgesteld. De opstelling van een handreiking kwaliteitszorg door het Shared Services Netwerk Twente (SSNT) maakt duidelijk dat kwaliteitszorg de aandacht krijgt die het verdient.

4.29

LOPAI

In 1960 is het Landelijk Overleg van Provinciale Archief Inspecties (LOPAI) opgericht.

Het LOPAI fungeert als een vereniging waarvan alle medewerkers van de provinciale archiefinspecties (inspecteurs, adjunct-inspecteurs c.q. beleidsmedewerkers) deel uit maken. Het bestuur wordt sinds medio 2014 gevormd door de heer Peter G.M.Diebels, provinciaal archiefinspecteur Zuid-Holland, voorzitter; drs. Jetze Dijkstra, provinciaal archiefinspecteur in Fryslân en Groningen, secretaris en de heer Rutger Suir, medewerker van de provinciale archiefinspectie in Noord-Brabant, lid. Per 1 oktober 2015 is ondergetekende de heer Dijkstra opgevolgd als secretaris; ik blijf ook de functie van penningmeester vervullen de komende twee jaar. Sinds de invoering van de Wet Revitalisering generiek toezicht worden ook functiebenamingen gehanteerd als ‘(interbestuurlijk) toezichthouder archief. ’ Als kennisplatform komt het LOPAI drie of vier keer per jaar bijeen. In diverse vaste of tijdelijke werkgroepen worden nieuwe ontwikkelingen bestudeerd of in gang gezet. Eerder werden al genoemd werkzaamheden die leidden tot modelregelingen voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer. Niet onvermeld mag blijven de commissie bouwzaken van de gezamenlijke archiefinspecties (LOPAI, EGI en WGA/sectie toezicht van BRAIN), die commerciële archiefbewaarplaatsen en –ruimtes toetst op het voldoen aan de archiefwettelijke eisen. Met haar deskundige oordeel helpt deze commissie zorgdragers bij hun (voorgenomen) besluit om (delen van) het archief onder te brengen bij dergelijke partijen. Het blijft de verantwoordelijkheid van de zorgdrager om zich ervan te vergewissen dat een bedrijf dat opslagmogelijkheden voor (oud) archief


21

aanbiedt inderdaad beschikt over een archiefbewaarplaats of archiefruimte die voldoet aan de wettelijke eisen. De toetsing door de bouwcommissie – geen certificering! – vormt een belangrijke input voor de besluitvorming door de zorgdrager. De Overijsselse archiefinspecteur is plv. lid van de Commissie bouwzaken namens Oost-Nederland; lid is de Gelderse archiefinspecteur/toezichthouder Bennie te Vaarwerk. De Overijsselse archiefinspecteur maakt verder deel uit van de LOPAI-werkgroep Verbonden Partijen.

4.30

Materiële verzorging Om te voorkomen dat er noemenswaardige achteruitgang ontstaat van (analoge) archieven is niet alleen het klimaat van belang. Ook aan de wijze van verpakking c.a. zijn wettelijke eisen gesteld. Naast de soms grote herverpakkingsoperaties van oude archieven is er ook aandacht voor restauratie en conservering. Het gaat daarbij niet alleen om analoge documenten, maar ook om videobanden, geluidsbanden of fotocollecties. Enkele gemeenten, waaronder Wierden en Kampen, hebben een afzonderlijk restauratieplan/conserveringsplan vastgesteld voor kostbare, oude archiefstukken die wegens ouderdom of veelvuldig gebruik groot onderhoud nodig hebben. Ik acht de zorg voor deze ‘oude’ archiefstukken in de provincie op orde, ook al is het niet altijd gemakkelijk om de financiën te vinden voor kostbare restauraties.

4.31

Opleiding Bij het toezicht op de zorg hoort de vraag naar voldoende en voldoende opgeleid personeel. De officiële opleidingen archivistiek A (academisch) en B (hoger beroepsonderwijs) worden aangeboden in Amsterdam (Reinwardt Academie en Hogeschool van Amsterdam/HBO en Universiteit van Amsterdam/academisch) en aan de Rijksuniversiteit Leiden (op academisch niveau). Daarnaast verzorgt de Stichting Archiefschool de nodige cursussen. Diverse collega’s bij gemeenten en waterschappen volgen daarnaast cursussen bij SOD Next (opleidingen op het gebied van informatievoorziening) of de leergangen (aankomend) records manager.

4.32

Projectarchivering In de inspectieperiode 2013-2015 kreeg het aspect projectarchivering bij elk bezoek aandacht in het kader van risicogeoriënteerd toezicht. Wat in positieve zin opvalt, is dat er over het algemeen zorgvuldig aandacht is voor de projectarchivering. In een DMS wordt, door het toekennen van een of meer extra metadata aan stukken, een goede projectadministratie gevoerd. Ook zijn er DMS’en waarbinnen een aparte module voor projecten is opgenomen.

4.33

Provincie Overijssel

In mijn vorig jaarverslag heb ik aandacht besteed aan de feitelijke (en deels al formele) overbrenging van archiefblokken van de provincie Overijssel en van de Commissaris van de Koningin naar het HCO. Begin dit jaar is de overbrenging afgerond; bij de inventaris van het archief van de Commissaris van de Koningin zijn openbaarheidsbeperkingen gesteld aan archiefdocumenten m.b.t. burgemeestersaangelegenheden en de advisering over de toekenning van Koninklijke onderscheidingen. Op het gebied van het informatiebeheer valt verder een aantal ontwikkelingen te melden die passen bij de uitvoering van het STIP, het Strategisch Informatie Plan tot 2020. De eerste gedachten over de vervanging van het huidige DMS Hummingbird zijn gevormd; verder wordt komend jaar een plan uitgewerkt voor aansluiting op het e-depot bij het HCO.

22


De archiefinspecteur wordt door het team Informatievoorziening en andere betrokkenen binnen bedrijfsvoering tijdig ingeschakeld bij deze processen. Met Rob van Dam, medewerker oud archief bij het team Informatievoorziening, werk ik intensief samen.

4.34

Publicatie De provinciale archiefinspectie van Overijssel heeft in deze verslagperiode het Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris 2014 het licht laten zien. In het kader van de versterking van het horizontale toezicht op basis van de Wet Revitalisering generiek toezicht vindt sinds 2013 jaarlijks verslaglegging plaats. Gedeputeerde Staten zenden het verslag ter informatie aan Provinciale Staten.


23

4.35

RUD’s De RUD’s (Regionale Uitvoerings Diensten) bestaan nu drie jaar. Het afgelopen jaar is duidelijk geworden dat deze netwerk-RUD’s voor 1 januari 2017 moeten zijn omgevomd tot een openbaar lichaam op grond van de Wgr. Komend jaar zal er opnieuw sprake zijn van betrokkenheid vanuit de provinciale archiefinspectie/provinciearchivaris.

4.36

Vervanging Vervanging van archiefdocumenten door digitale documenten is aan de orde van de dag. De wettelijke eisen die worden gesteld aan het vervangingsproces staan sinds 2013 in de Archiefregeling. Wat is gebleven is de noodzaak om een handboek vervanging op te stellen: naar mijn overtuiging is dat de enig juiste manier om er voor te zorgen dat aan alle aspecten van het vervangingsproces is gedacht. In het verslagjaar heb ik bij enkele gemeenten (Borne en Steenwijkerland) een intensieve rol vervuld bij de voorbereiding van het handboek vervanging. Ook vond overleg plaats met Staphorst (24 06 15), Kampen (26 06 15), Oldenzaal (29 10 15) en met IDOWR, de samenwerking op het gebied van de informatievoorziening van Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (17 12 15).

4.37

Vervreemding Vervreemding van overheidsarchief aan derden is alleen toegestaan met machtiging van de naasthogere overheid. In de verslagperiode heeft geen vervreemding van een archief plaatsgevonden. Omgekeerd is eenmaal advies uitgebracht aan een gemeente, die als aanvulling op een archief enkele stukken verwierf van een andere overheid. Daarbij is geen gebruik gemaakt van het instrument vervreemding, maar zijn de stukken beschikbaar gesteld ter completering van het archief.

4.38

Watermelders In een archiefruimte of archiefbewaarplaats die zich onder het maaiveld bevindt dient een watermelder te worden aangebracht, die is aangesloten op het gebouwbeheersysteem. Ook in andere gevallen kan het wenselijk of noodzakelijk zijn om een watermelder te installeren. In de verslagperiode heb ik eenmaal hierover advies uitgebracht.

4.39

Websites en archivering In 2014 verscheen een rapport van de Rijksuniversiteit Groningen met als stelling dat Archivering van (overheids)websites verplicht is. Ik heb aan het onderzoek meegewerkt. De - kranige – uitspraak over de noodzaak van archivering van websites is gebaseerd op de digitale dienstverlening van de overheid: die neemt snel toe. De websites nemen in toenemende mate de functie van officieel publicatiekanaal over van de papieren media. Daarom is van belang om archivering van websites onder ogen te zien. Een aantal gemeenten archiveert de gemeentelijke website; de provincie Overijssel zal in 2016 dit vraagstuk oppakken.

24


5

Ontwikkelingen in de weten regelgeving

5.1

Wijziging in verband met het interbestuurlijk toezicht

5.1.1

Toezichtkader interbestuurlijk toezicht in Overijssel In het toezichtkader interbestuurlijk toezicht in Overijssel zijn in 2015 geen wijzigingen aangebracht op archiefgebied. Wel is de verwijzing naar de KPI-brieven van de VNG geactualiseerd.

5.2

Wijziging(en) archiefwetgeving

5.2.1

Wijziging Archiefbesluit Op deze plaats verdient vermelding de wijziging van het Archiefbesluit bij KB van 7 september 2012, waar meerdere onderwerpen aandacht kregen. In deze wijziging is, via de Nota van Toelichting, de instelling van het Strategisch Informatie Overleg geïntroduceerd. In het kader van Arcfhief2020/AIDO hebben de koepelorganisaties VNG, IPO en Unie van Waterschappen in februari 2015 een Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden gepubliceerd.

5.3

Modellen BRAIN voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer Eerder in dit verslag heb ik aangegeven dat de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van modellen voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer berust bij BRAIN. De nieuwe modellen voor een archiefverordening en een besluit informatiebeheer zijn op 1 februari 2016 gepubliceerd op de websites van BRAIN en LOPAI . De nieuwe modellen gaan uit van de digitale informatiehuishouding, waarbij zij tevens bruikbaar blijven voor analoog archiefbeheer.

5.4

PROVISA Op17 januari 2014 verschenen in de Staatscourant de nieuwe selectielijsten voor de provincie: https://zoek.officiëlebekendmakingen.nl/stcrt-2014-1042.html resp. https://zoek.officiëlebekendmakingen.nl/stcrt-2014-1050.html. Het gaat om de selectielijsten voor de provinciale organen en die voor de CdK als rijksorgaan. Deze nieuwe selectielijst PROVISA voor de provinciale organen vervangt de lijst van 2005. De nieuwe lijst voor de CdK als rijksorgaan


25

vervangt de V-lijst van 1994. In november is bij de zorgdragers een aantal functionarissen aangewezen om namens het SIO-Provisa mee te werken aan een risico-analyse op PROVISA. Overijssel is verantwoordelijk voor het hoofdonderwerp: ALGEMEEN. Op het moment van afsluiting van dit jaarverslag heeft nog geen overleg over deze risico-analyse plaatsgevonden.

26


6

Ontwikkelingen provincie Overijssel

.

6.1

Samenwerking Overijssel-Gelderland De samenwerking tussen de provinciale archiefinspectie Overijssel en de toezichtouder archief in Gelderland is na de bestuursperiode 2011-2015 geëvalueerd. De samenwerking wordt als positief ervaren, en wordt in de bestuursperiode 2015-2019 ongewijzigd voortgezet. Naast deelname door de Overijsselse archiefinspecteur aan het halfjaarlijkse overleg van de Gelderse toezichthouder archief met de Gemeentelijke Archiefinspecteurs van de archiefdiensten in het Gelderse is nu ook sprake van deelname van de Gelderse collega aan de bijeenkomsten van het Archiefberaad Overijssel. In de zomerperiode en soms een enkele week daarbuiten fungeren de Overijsselse en Gelderse archiefinspectie als achtervang van elkaar. Mochten zich in deze vervanging agendatechnische problemen voordoen, dan kan een beroep worden gedaan op de noordelijke archiefinspecties.

6.2

Samenwerking in het LOPAI (en met EGI en BRAIN) Het LOPAI is een sinds 1960 bestaand vakberaad van provinciale archiefinspecties. Bij een krimpende formatie en bij de intensieve ontwikkelingen in het vakgebied en de zich wijzigende weten regelgeving blijft het LOPAI een belangrijk platform voor kennisdeling. Het LOPAI is het enige platform waarin direct wordt samengewerkt met collega’s van rijk en gemeenten, resp. de Erfgoedinspectie (voormalige Rijksarchiefinspectie) en de Sectie Archieftoezicht van BRAIN. Het LOPAI is begunstiger van BRAIN; ook enkele provincies zijn toegetreden tot deze branchevereniging. Het LOPAI richt zijn agenda deels in voor overleg met provinciearchivarissen en deels voor overleg met archiefinspecteurs/toezichthouders archief.

6.3

Samenwerking met HCO

6.3.1

Adviseur bestuur In de gemeenschappelijke regeling van het HCO is de bepaling opgenomen dat de provinciale archiefinspecteur de vergaderingen van het bestuur als adviseur kan bijwonen. Deze rol vervul ik zo goed mogelijk. Als bestuursadviseur streef ik er ook naar om presentaties en officiële openingen van tentoonstellingen bij het HCO bij te wonen. In 2015 is dat bijvoorbeeld het geval geweest bij de tentoonstelling in het Stedelij k Museum Zwolle over ‘Zwolle in de jaren vijftig en zestig van de vorige eeuw. Enkele fototentoonstellingen van het HCO in de Grote of Sint-Michaëlskerk bezocht ik buiten de officiële opening. Bij de wijziging van de gemeenschappelijke regeling HCO, die is voorbereid door het Nationaal Archief, is de bepaling over de provinciale archiefinspecteur komen te vervallen nu de Archiefwet deze functionaris niet meer noemt (de wet spreekt nu over de – niet verplicht te benoemen – provinciearchivaris). Het bestuur van het HCO heeft besloten de


27

bestuursstukken te blijven uitwisselen met Gedeputeerde Staten en de provinciale archiefinspecteur/provinciearchivaris te blijven uitnodigen als adviseur voor zijn vergaderingen.

6.3.2

Samenwerking met Gemeentelijk Archiefinspecteur De Gemeentelijk Archiefinspecteur van het HCO vervult om te beginnen zijn taak bij de gemeente Zwolle, bij de GGD IJsselland en de Veiligheidsregio IJsselland. In de praktijk trekken wij bij meerdere onderwerpen en plaatsen samen op, bijvoorbeeld als de gemeentelijke archiefinspecteur bij gemeenten wordt ingeschakeld om de KPI-rapportage voor te bereiden. Daar waar de Gemeentelijk Archiefinspecteur voornamelijk toezicht op het beheer uitoefent beperk ik mij tot toezicht op de zorg; de inspectierapporten wisselen wij uit. Onze samenwerking is hecht, mede op basis van de nota ‘professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel’, die wij (2011) aanboden aan de Commissaris van de Koning(in) (portefeuillehouder archiefzorg en archiefbeheer in het college van GS Overijssel) en aan de directeur van het HCO. Verder hebben wij in 2015 gezamenlijk geadviseerd over vervangingsvraagstukken in Zwolle, het mogelijk vervolg op de 0-meting informatiebeheer in Twente door het Shared Services Netwerk Twente (SSNT) en over het informatie- en archiefbeheer bij ADT. Gemeentelijk archiefinspecteur J.Seekles is sinds najaar 2015 de algemene relatiebeheerder bij het HCO, dus zowel voor gemeenten, waterschappen en openbare lichamen als voor de provincie en rijksinstellingen in Overijssel.

6.3.3

Regiegroep e-Depot De Regiegroep die de ontwikkelingen van de gemeenschappelijke e-Depotvoorziening in Overijssel begeleidde bestond naast directeur Bert de Vries van het HCO en de provinciale archiefinspecteur (namens de opdrachtgever) uit directieleden van de drie deelnemers aan de pilot: Dalfsen, Deventer en waterschap Groot Salland. De werkwijze van de Regiegroep was zeer praktisch: zij is tweemaal bijeengekomen: in augustus 2014 ter bespreking en vaststelling van de tussenevaluatie van het eDepot en in maart 2015, kort voor de afronding van de pilot. De tussenevaluatie is in september aangeboden aan de deelnemers en aan de provincie; het eindrapport van de pilot werd bij de oplevering op 1 april 2015 aangeboden. Deze rapportages zijn ook beschikbaar gesteld via de website www.edepotoverijssel.nl.

6.3.4

TMLO Roadshow Het Nationaal Archief heeft het initiatief genomen om het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (de standaard voor het toekennen van metagegevens aan – digitale – archiefdocumenten) te promoten in de vorm van een ‘roadshow’. In Overijssel werd het spits afgebeten op 25 november. In nauwe samenwerking tussen de projectleider van het Nationaal Archief, de medewerkers die zich bij het HCO bezighouden met het e-depot en de provinciale archiefinspecteur is de middag in korte tijd voorbereid. Het HCO was gastheer voor deze bijeenkomst. Het Archiefberaad Overijssel leverde graag het grootste deel van zijn laatste vergadermiddag in 2016 in voor deze Roadshow. Zo’n 45 deelnemers werden getracteerd op een inspirerende middag, met enkele inleidingen en een interactief deel waarin men aan de slag ging met metadatering.

6.4

Archiefberaad Overijssel Al eerder in dit verslag is kort aangegeven wat de samenstelling en rol is van het Archiefberaad in Overijssel. In mijn ogen is het een belangrijk platform om kennis en ervaring uit te wisselen. In de eerste plaats tussen de deelnemers (in 2015 directeur HCO, vertegenwoordigers van de gemeenten Zwolle, Steenwijkerland, Kampen, Borne, Deventer, Enschede, Ommen-Hardenberg en Oldenzaal, de provincie, Waterschap Vechtstromen, de toezichthouder archief van de provincie Gelderland en vanuit de particuliere sector Twickel): zij belichten diverse onderwerpen op het gebied van

28


archiefzorg en archiefbeheer. Het platform draagt zijn kennis en ervaring breder uit, bijvoorbeeld in de OCDD.

6.5

Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid (OCDD) In 2011/2012 riepen het HCO en de provincie de OCDD in het leven, als regionaal vervolg op de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD). Het beoogde bestuurlijk-ambtelijk platform bleek niet eenvoudig te realiseren; daarom is volstaan met de vorming van een ambtelijk platform. In een gezamenlijke brief van HCO en provincie zijn de CIO’s van de gemeenten en waterschappen uitgenodigd te participeren in de OCDD. Het platform is de afgelopen jaren enkele keren bijeen geweest; het staat onder voorzitterschap van de directeur van het HCO en er wordt in wisselende samenstelling aan deelgenomen door vertegenwoordigers van gemeenten en waterschappen. Gespreksonderwerp was vooral de ontwikkeling van de gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel. Op het opleveringssymposium van het e-depot op 1 april 2015 was een van de middagsessies gewijd aan de OCDD. De archiefinspecteur heeft daar toegelicht hoe het platform OCCD tot stand is gekomen en op welke wijze het functioneert.

6.6

Evaluatie Bestuursakkoord Rijk-IPO over samenwerking met RHC’s Deze zomer is door een externe partij de evaluatie van het Bestuursakkoord tussen het Rijk en het IPO 2012-2016 over de samenwerking met de RHC’s voorbereid. Daartoe zijn diverse betrokkenen uit de provincies (zowel bestuurlijk als ambtelijk) en de directies van de RHC’s geïnterviewd. Het gaat om de (blijvende) onderbrenging van de provinciale archieven vanaf 1800 bij de RHC’s, de provinciale bijdragen (gezamenlijk € 5 miljoen) en de dienstverlening door de RHC’s aan de provincies. De uitkomst van de evaluatie is in het najaar behandeld via de portefeuillehouders cultuur bij het IPO. Bij de provincie Overijssel is de evaluatie gezamenlijk voorbereid door de eenheid Economie en Cultuur en de provinciearchivaris, met medebetrokkenheid van de eenheid Bedrijfsvoering. Het College van Gedeputeerde Staten zal op basis van de – positieve – evaluatie de Dienstverleningsovereenkomst met het HCO verlengen. Naar het zich laat aanzien niet voor onbepaalde tijd, maar eerst voor het jaar 2016. Dat heeft te maken met de voorbereiding van de nieuwe Cultuurnota van de provincie, waarbij de relatie met het HCO ook opnieuw aan de orde komt.

6.7

Interne ontwikkelingen In 2015 heeft een intensief traject plaatsgevonden: procesoptimalisatie interbestuurlijk toezicht. Vanuit het IBT op informatie- en archiefbeheer was ik deelnemer aan de projectgroep. Een ander onderwerp, dat speelde in het voorjaar, was het leveren van een bijdrage aan de optimalisatie van de stukkenstroom. Dit naast het door mij opgepakte redacteurschap namens de eenheid Bestuurs- en Concernzaken voor wat betreft publicaties op Intranet en Internet (www.overijssel.nl).


29

7

Diversen

7.1

Deelname aan studiedagen Het op peil houden van kennis is essentieel. Naast deelname aan (korte) trainingen op verschillende gebieden die de provincie Overijssel haar personeel aanbiedt heb ik ook op het vakgebied aan bijscholing gedaan, door deelname aan de KVAN-dagen, de jaarlijkse tweedaagse bijeenkomst van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland. Verder nam ik deel aan enkele bijeenkomsten in het kader van Archief2020: twee bijeenkomsten in het voorjaar waarbij de resultaten van twee zogenaamde archiefateliers werden opgeleverd, over het documenteren van de samenleving en over het vraagstuk van openbaarheid van archieven.

7.2

Opleiding beoogd gemeentearchivaris Steenwijkerland. De heer Roel Lensen, nu nog senior medewerker archief in Steenwijkerland, is zijn opleiding archivistiek B aan de Hogeschool van Amsterdam aan het afronden. Ik fungeer sinds najaar 2012 als zijn praktijkbegeleider; dit betekent dat wij enkele keren per jaar overleg voeren over de resultaten van de opleiding, de praktijkwerkzaamheden en dit jaar over de resultaten van zijn onderzoek bij kleinere archiefdiensten, die mede de grondslag vormden van zijn scriptie. De scriptie is inhoudelijk afgerond in januari 2016. De heer Lensen verwacht medio dit jaar af te studeren. Dan zal naar verwachting ook zijn benoeming tot gemeentearchivaris plaatsvinden.

7.3

Adviezen aan resp. overleg met derden Ook dit jaar heb ik aan VADA Archiefbeheer in Nijverdal enkele adviezen gegeven over aspecten van de Archiefregeling. Als plv. lid van de Commissie Bouwzaken van de samenwerkende archiefinspecties heb ik in december met een Friese collega een inspectiebezoek gebracht aan een beoogde archiefruimte in Kollum (Fryslân), waar archieven zullen worden beheerd tijdens bewerkingstrajecten door een particuliere archiefbewerker.

30


8

Bijlagen

8.1

Zorgdragers in Overijssel De zorgdragers waar ik het archiefwettelijk toezicht uitoefen zijn de 25 gemeenten, 2 waterschappen en enkele grotere openbare lichamen (GGD IJsselland, Regio Twente, Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn, GBLT in Zwolle, de Stadsbank Oost Nederland en de Veiligheidsregio’s IJsselland en Twente). Verder onderhoud ik relaties met ADT (vestigingsplaats Enschede) en het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBT; vestigingsplaats Hengelo). Verder heb ik advies uitgebracht aan de BVO Jeugdzorg IJsselland, gevestigd in Zwolle, over het informatie- en archiefbeheer.

8.2

Overzicht van inspectiebezoeken aan resp. relatiebeheer bij archieven van zorgdragers in Overijssel in 2015 alsmede het (ambtelijk voorgestelde) toezichtregime in 2016 op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer Het wettelijk kader voor het interbestuurlijk toezicht op archiefgebied is gebaseerd op de Wet Revitalisering generiek toezicht d.d. 1 oktober 2012/wijziging Archiefwet 1995 en het nieuwe artikel 124 van de Gemeentewet. Daarbij geldt tevens het aanvullend archieftoetsingskader ‘Nieuwe schoenen’, vastgesteld door GS. Het toetsingskader voor het gehele IBT is vastgesteld door Gedeputeerde Staten van Overijssel in 2013; de meest recente wijziging is van 3 november 2015 (geen wijziging op archiefgebied). Het toetsingskader is bijlage bij de Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie en de 25 gemeenten afzonderlijk die Gedeputeerde Staten hebben gesloten. Kleur Per zorgdrager is aangegeven de kleur van toezichtregime in 2016 + motivatie. De objectieve criteria voor het toezicht zijn te vinden in de hiervoor genoemde bestuursovereenkomst en de bijlage daarbij waarin de omschrijving is neergelegd van het archieftoezicht, met daarbij het interprovinciaal voorbereide en door GS vastgestelde aanvullende toetsingskader ‘Nieuwe schoenen’. Regulier toezicht (groen) betekent dat aan de wettelijke eisen wordt voldaan. Motivatie De motivatie is enerzijds te vinden in het genoemde verslag van het laatstgehouden algemene inspectiebezoek en verder in a) de opvolging van de aanbevelingen daaruit, b) recente contacten met de zorgdragers over diverse ontwikkelingen en adviezen, c) de door steeds meer gemeenten gebruikte KPI’s archiefbeheer – ook een belangrijk instrument in de (horizontale) verantwoording aan B&W resp. door B&W aan de gemeenteraad en d) uiteraard onder toepassing van het in de Bestuursovereenkomst vervatte toetsingskader. Het laatstgehouden inspectiebezoek is uit de vierde bezoekronde (gestart in 2015, doorlopend in 2016 of uit de partiële bezoekronde 2015 aan de drie gemeenten die over het jaar 2015 het toezichtregime ‘oranje’ kregen toegekend.


31

Toezicht in de geest van het nieuwe IBT bij de waterschappen en openbare lichamen. Gedeputeerde Staten hadden eveneens een bestuursovereenkomst met het Waterschap Regge en Dinkel. Na de fusie met Velt en Vecht per 1 januari 2014 tot het Waterschap Vechtstromen is geen nieuwe bestuursovereenkomst afgesloten. Het is het voornemen van GS om in 2016 tot een nieuwe bestuursovereenkomst te komen. Met het Waterschap Groot Salland (tot fusiedatum 1 januari 2016 met Waterschap Reest en Wieden tot Waterschap Drents Overijsselse Delta) en met de (grotere) openbare lichamen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (onder meer de Veiligheidsregio’s en Regio Twente) zijn evenmin bestuursovereenkomsten afgesloten. Voor al deze zorgdragers geldt dat het interbestuurlijk toezicht op archiefgebied plaats vindt in de geest van de Wet Revitalisering generiek toezicht. Dat betekent dat aan al deze zorgdragers het toetsingskader en het aanvullende toetsingskader ‘Nieuwe schoenen’ is gezonden en dat met hen het nieuwe IBT is besproken. Het toezichtregime is eveneens vastgesteld conform het verkeerslichtmodel. De beelden gedeeld De toezichtbeelden op archiefgebied heb ik in de periode medio november 2015- medio januari 2016 gedeeld met alle zorgdragers. Er is geen discussie ontstaan over het toe te passen toezichtregime. Openbare lichamen Bij het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente zou in 2015 het eerste inspectiebezoek hebben plaatsgevonden, ware het niet dat de ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer wegens ziekte en vertrek van een medewerker zijn vertraagd. In 2015 vond hier wel relatiebeheer plaats. Het eerste inspectiebezoek bij GBT vindt mogelijk plaats in 2016. Samenvatting overzicht: Van de 25 gemeenten hebben er 23 (in 2015: 22) de toezichtkleur groen. Twee gemeenten zijn oranje. Voor Kampen geldt het volgende: het verscherpte toezichtregime blijft van kracht totdat de verhuizing van het gemeentearchief naar de nieuwbouw in de Stadskazerne heeft plaatsgevonden. Naar verwachting vindt oplevering van die nieuwbouw per 1 april 2016 plaats. In de zomer vindt dan de feitelijke verhuizing plaats. Bij Deventer wordt de oranje kleur veroorzaakt door het uitblijven van de verbeteracties die in het actieplan voor 2015 werden aangegeven. Daarnaast heeft de actie Schoon Schip, die plaatsvond in verband met de verhuizing naar het nieuwe stadhuis eind 2015, veel meer (potentieel) archiefmateriaal opgeleverd dan verwacht. Dat betekent ook nog een inhaalslag voor 2016. De ontwikkeling eind 2015 is de volgende: Deventer: van groen naar oranje. Kampen: oranje gebleven. Losser: van oranje naar groen. Rijssen-Holten: van oranje naar groen. De toezichtbeelden, dus ook de opgetreden wijzigingen worden bestuurlijk gecommuniceerd. Gedeputeerde Staten zenden in de loop van maart het totaalbeeld van het interbestuurlijk toezicht aan de colleges van burgemeester en wethouders.

32


Naam gemeente/ waterschap/ gem. reg. + datum inspectiebezoek

Toezicht-

Motivatie

kleur

Almelo 09 04 15 (archiefbewaarplaats)

Groen

In Almelo is dit voorjaar de archiefbewaarplaats in het nieuwe stadhuis in gebruik genomen. De archiefbewaarplaats voldoet aan alle wettelijke eisen. Een belangrijke ontwikkeling is verder de opstelling van het handboek vervanging, als voorbereiding op de besluitvorming om digitaal te gaan archiveren. Het Document Management Systeem (DMS) is goed ingericht en hierop voorbereid. Kwaliteitszorg voor het archief krijgt voldoende aandacht door de opstelling van de KPIrapportage (Kritische Prestatie Indicatoren) archiefbeheer. Burgemeester en wethouders van Almelo hebben het bsluit genomen om per 1 januari 2016 digitaal te gaan archiveren.

Borne 27 02 14

Groen

Borne heeft dit jaar de Archiefverordening Borne 2013 uitgebreid met een paragraaf over de archivering bij Verbonden Partijen. Daarmee geeft de gemeente aan oog te hebben voor het belang van zorgvuldig archiefbeheer. Het handboek vervanging is nagenoeg afgerond in 2015, met veel inzet van de archiefmedewerker, betrokkenen vanuit Documentaire Informatievoorziening/ICT en een externe projectleider.

Dalfsen 07 09 15

Groen

Dalfsen maakt al enige jaren de KPI-rapportage over het archiefbeheer op. Doorgaans pakt het college van B en W de aanbevelingen uit deze rapportage binnen het jaar op. Dalfsen was deelnemer aan de pilot e-depot bij het HCO in de periode najaar 2013-1 april 2015 (de afronding van de pilot). Bijzonderheid: de gemeente heeft middelen gevonden om de Opregte Dalfser Courant over de periode 1891-2000 te laten digitaliseren. Dit project is afgerond.

Deventer 05 11 13

Oranje (was Groen)

Deventer is er in 2015 niet in geslaagd uitvoering te geven aan een aantal voorgenomen acties uit het Actieplan dat is opgesteld op basis van de KPI-rapportage 2014. Dat betekent dat deze werkzaamheden doorschuiven naar 2016. Tegenvallers zijn onder meer dat er een groter deel van het archief nog hybride is dan gedacht (deels analoog, deels digitaal) en dat de actie Schoon Schip een groter aantal meters te verwerken (archief)materiaal heeft opgeleverd dan aanvankelijk geschat. De kwaliteitszorg voor het archief zal de komende tijd hge prioriteit krijgen. Actualisatie van de Archiefverordening en van het Besluit Informatiebeheer is nodig vanwege de ontvlechting van het Stadsarchief en de Athenaeumbibliotheek. Het dynamische en semistatisch archiefbeheer is nu ondergebracht bij Digiwerkt; het oudarchief wordt vanaf 1 januari 2016 beheerd door het Historisch Centrum Overijssel. De capaciteit voor advisering op het gebied van digitale archivering is onvoldoende en schiet inhoudelijk tekort. Het valt op dat uit het documentmanagementsysteem Meridio nog geen documenten zijn vernietigd, terwijl de wettelijke bewaartermijn al enige jaren is verstreken. Informatiebeveiliging krijgt nog onvoldoende aandacht, terwijl de invulling van de nieuwe functie voor informatiebeveiliging vertraging ondervindt. Het Stadsarchief heeft onvoldoende middelen om nieuwe taken, die vooral op het digitale gebied liggen, op te pakken


33

en uit te voeren. Die situatie is in het verslagjaar verder verslechterd. Deventer heeft het voornemen om met de uitvoering van het Programmaplan Digitaal Werken de komende twee jaar de nodige slagen te kunnen maken. Dit Programmaplan wordt in DOWR-verband uitgewerkt (samenwerking tussen Deventer, Olst-Wijhe en Raalte op het gebied van de informatievoorziening). Voor de drie gemeenten geldt dat eind 2015 het zaakgericht werken is ingevoerd, waarvoor de e-suite van ATOS is aangeschaft, inclusief het DMS Alfresco. De huidige recordsmanagement applicatie die bij Deventer in gebruik is (Meridio) zal door de leverancier nog tot maart 2017 technisch worden ondersteund. De komende tijd moet worden gezocht naar een oplossing voor de met dat systeem beheerde digitale informatie. De drie samenwerkende gemeenten werken aan een gezamenlijk handboek vervanging (voor Deventer betekent dat een actualisatie), waarna het digitaal archiefbeheer op identieke wijze zal kunnen plaatsvinden. Dinkelland 23 10 14

Groen

Burgemeester en wethouders van Dinkelland hebben op 3 november 2015 voor het eerst de KPI-rapportage archiefbeheer vastgesteld. De gemeenteraad heeft op 1 december kennis genomen van deze (tweejaarlijkse) rapportage. De aanbeveling dat de archieven van de voormalige gemeenten Denekamp en Weerselo van vóór 1940 dienen te worden geïnventariseerd wordt komende jaar opgepakt, evenals de herverpakking in zuurvrij materiaal van archiefblokken van de voormalige gemeenten Ootmarsum en Denekamp. De gemeente zal samen met Tubbergen werken aan het calamiteitenplan en een bezoekersreglement voor het archief. De gemeenten hebben voor de hulp bij calamiteiten een overeenkomst gesloten met Documentenwacht. Voor de gemeenschappelijke regeling Noaberkracht zal in 2017 voor het eerst een KPI-rapportage worden opgesteld.

Enschede 18 03 14 en 20 11 14

Groen

In december is het follow-up onderzoek naar de uitvoering van aanbevelingen uit het verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer van de gemeente Enschede 2014/2015 uitgevoerd. Diverse aanbevelingen zijn opgevolgd, waaronder werken aan kwaliteitszorg. Samen met vier andere Twentse gemeenten, Waterschap Vechtstromen en de Regio Twente is een handreiking voor een handboek kwaliteitszorg opgesteld. Dit moet in 2016 leiden tot een eigen of gedeeld handboek kwaliteitszorg. Aan het handboek vervanging en de informatiebeveiliging zal in 2016 moeten worden gewerkt. Op het gebied van archiefbeheer zijn flinke stappen gezet in 2015: er is 850 m1 archief bewerkt, de archiefdepots 1 en 2 zijn definitief ingericht en de klimatologische problemen en de lekkage in deze depots zijn aangepakt. De problemen zullen binnen enkele maanden volledig zijn opgelost. Depot 3 zal naar verwachting in 2016 (moeten) worden ingericht, nu de archiefruimte op het Werkplein De Lure in 2016 wordt verlaten. De personele bezetting wordt door de afdeling, gelet op de vele ontwikkelingen bij DIV en Archief, als onvoldoende ervaren. Dat betreft zowel het aantal medewerkers als de kwaliteit: er zijn nieuwe competenties nodig. Dit oordeel is door de archiefinspecteur onderschreven. Gelet op de samenvoeging van de bedrijfsvoering van Losser en Enschede wordt een aantal zaken gemeenschappelijk opgepakt.

34


Groen

De gemeente Haaksbergen heeft ondanks de krappe personele bezetting archiefzorg en –beheer op orde. In januari 2015 heeft de raad de nieuwe archiefverordening vastgesteld; burgemeester en wethouders stelden het nieuwe Besluit Informatiebeheer vast. Ook is het vervangingsbesluit uitgebreid van stukken met een vernietigingstermijn van 7 jaar tot alle op termijn te vernietigen stukken. Op grond van het calamiteitenplan voor het archief, dat in september 2014 is vastgesteld, heeft een markering plaatsgevonden van de archiefbescheiden die met voorrang geëvacueerd moeten worden. In het verslagjaar besteedde de gemeente veel aandacht aan de rechtmatigheid en juistheid van de cliëntendossiers. Door interne verbouwingen zijn dit jaar veel archiefstukken vanuit de organisatie aangeboden aan DIV ter opberging. Dit heeft geleid tot enige achterstand in archiefvorming en –bewerking, die met de aanwezige menskracht in 2016 wordt aangepakt. Het voornemen om in 2015 te gaan werken met de KPI-rapportage is wegens de werkdruk een jaar opgeschort.

Hardenberg 21 10 14

Groen

De aanbevelingen uit de KPI-rapportages voor Hardenberg en Ommen heeft de gemeente voortvarend opgepakt. De werkzaamheden om het secretariearchief van de voormalige gemeente Gramsbergen over de periode 1950-2000 te inventariseren zijn projectmatig opgepakt; afronding met externe inzet vindt plaats in 2016. De gemeente heeft hiervoor middelen beschikbaar gesteld De Bestuursdienst Ommen-Hardenberg gaat werken aan een Handboek Kwaliteitszorg. Ook zal in 2016 digitale parafering plaatsvinden. De ontwikkelingen om koppelingen tot stand te brengen tussen GWS4ALL (Sociaal domein) resp. het programma StadsBeheer Administratie (SBA) en het DMS Verseon betekenen dat er efficiënter digitaal kan worden gewerkt. Hardenberg heeft dit jaar het Handboek Vervanging vastgesteld en het vervangingsbesluit genomen.

Hellendoorn 07 05 14

Groen

Hellendoorn heeft begin 2015 aan alle aanbevelingen uit het vorige inspectiebezoek uitvoering gegeven, waaronder het opstellen van verklaringen van vernietiging of van overbrenging van archiefbescheiden. De afdeling Werk en zorg is in oktober volledig digitaal gaan werken. Ook de afdeling WMO werkt volledig digitaal. Per 1 januari 2016 zal een begin worden gemaakt met digitaal zaakgericht archiveren. Achterstanden in archiefvorming en –bewerking doen zich niet voor.

Hengelo 04 03 14

Groen

Hengelo heeft begin 2015 de tweejaarlijkse KPI-rapportage opgesteld. Daaruit blijkt dat gestaag verder werd gewerkt aan zaakgericht digitaal werken: de gehele gemeente werkt sinds dit jaar op die manier. Aan kwaliteitszorg wordt extra aandacht besteed door de inschakeling van de afdeling Bedrijfsondersteuning bij het opmaken van de KPIrapportage. Van belang is dat Hengelo nu bezig is met een nieuwe netwerkomgeving en een nieuwe versie van het zaakgericht werken. Op basis van het vorige inspectiebezoek heeft Hengelo een calamiteitenplan voor het archief opgesteld en een bezoekersreglement. Dit voorjaar is het Besluit Informatiebeheer vernieuwd. Als bijzonderheid merken wij op dat in de plannen voor de beoogde bouw van een nieuw stadskantoor naast het

Haaksbergen 29 01 14


35

huidige stadhuis een nieuwe archiefbewaarplaats zal worden gerealiseerd in een ander deel van het stadhuis. Hof van Twente 03 12 13

Groen

Hof van Twente heeft in juni 2015 de KPI-rapportage over het archiefbeheer in 2014 vastgesteld. De rapportage is, inclusief verbetervoorstellen, ter kennis gebracht van de raad. Eind 2014 resp. begin 2015 zijn de nieuwe Archiefverordening Hof van Twente 2014 en het Besluit Informatiebeheer Hof van Twente 2014 vastgesteld. Daarmee beschikt de gemeente over actuele documenten die de organisatie van het archiefbeheer regelen. Een informatiebeveiligingsplan is vastgesteld in 2014. Hof van Twente constateert dat het kwaliteitsbeleid, dat inhoudelijk in het handboek vervanging van februari 2014 is opgenomen, verder inhoud moet krijgen door bijvoorbeeld audits. In 2015 is een kleine achterstand ontstaan in te bewerken archief (30 m1); deze achterstand zal waarschijnlijk voor het einde van het jaar zijn ingelopen. Tot slot: de formele overbrenging van archieven van de voormalige gemeenten waaruit Hof van Twente is ontstaan, zal bij collegebesluit plaatsvinden eind 2015/begin 2016. Voor zover sprake is van vervroegde overbrenging wordt nagegaan of het stellen van openbaarheidsbeperkingen aan de orde is.

Kampen 25 11 14

Oranje/was oranje

In Kampen krijgt archiefzorg en –beheer voldoende aandacht. Voor de documentaire informatievoorziening geldt dat het handboek vervanging grotendeels is voorbereid. De nieuwbouw van de archiefbewaarplaats in de Stadskazerne heeft enige vertraging opgelopen; oplevering en inrichting is nu voorzien in voorjaar/zomer 2016. De huidige archiefbewaarplaats blijft gedateerd, met een kwetsbare klimaatregeling. Wateroverlast die dit voorjaar is opgetreden is adequaat bestreden; de aangetaste charters zijn op één na behouden. Gelet op de situatie van de archiefbewaarplaats blijft het toezichtregime in 2016 nog oranje.

Losser 02 12 15 (partieel)

Groen/was oranje

In december is de follow-up op basis van de KPIrapportage over het archiefbeheer 2014/2015 opgesteld. Burgemeester en wethouders van Losser hebben de middelen gevonden om de achterstanden in archiefvorming en –bewerking aan te pakken. De werkzaamheden vinden plaats in de periode december 2015-juni 2016. Kwaliteitszorg voor het archief krijgt voldoende aandacht. De beoogde verhuizing van de Documentaire Informatievoorziening en herinrichting van enkele ruimtes in het gemeentehuis, waaronder een bezoekersruimte, is uitgesteld tot 2016. Door de aanpak van de achterstanden verschuift het toezichtregime van oranje naar groen. Wel past een opmerking over de bezetting van de documentaire informatievoorziening, die door verdere bezuiniging in 2015 zowel kwantitatief als kwalitatief als krap wordt bestempeld. Door de hoeveelheid en complexiteit van de werkzaamheden, de toegenomen werkdruk, de kwetsbaarheid van eenmansposities, de leeftijdsopbouw van de medewerkers, de veranderende rol en competenties en het dalend opleidingsniveau staan productiviteit en continuïteit van de DIV-werkzaamheden onder grote druk. De invoering van zaakgericht werken kost de nodige (extra) tijd van de medewerkers.

36


Oldenzaal

Groen

27 09 13

Olst-Wijhe 17 04 15

Groen

De gemeente Oldenzaal heeft in september het Evaluatieverslag Archief Oldenzaal 2015 vastgesteld. Naast de feitelijke beantwoording van de KPI-vragen heeft Oldenzaal per vraag aandachtspunten en acties geformuleerd. Zaakgericht werken wordt geleidelijk ingevoerd; kwaliteitszorg krijgt sinds dit jaar extra aandacht. Voor werkzaamheden aan het oud-archief is de archivaris van Hengelo sinds dit voorjaar voor twee dagen per week gedetacheerd in Oldenzaal. De interim-teamleider DIV is sinds september 2015 in vaste dienst. De Archiefverordening is vastgesteld in september; het nieuwe Besluit Informatiebeheer volgt in 2016. Tot slot zal in 2016 waarschijnlijk ook de klimaatinstallatie in de archiefbewaarplaats worden vervangen. Bij Olst-Wijhe is het beheer van het oud-archief op orde. Achterstanden in archiefvorming en –bewerking doen zich niet voor. De archiefruimte is ingericht conform de bepalingen van de Archiefregeling. De documentaire informatievoorziening vindt plaats in samenwerking met Deventer en Raalte in het zogenaamde I-DOWR-verband. Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) wordt ook gezamenlijk opgepakt. Gelet op de ontwikkelingen in Deventer (ontvlechting Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek, dynamisch archief naar Digiwerkt etc.) ligt er nu even minder prioriteit bij de actualisatie van de Archiefverordening, het Besluit Informatiebeheer en het calamiteitenplan voor het archief. Wel is met Documentenwacht een contract gesloten voor de aanpak van calamiteiten. Kwaliteitszorg vindt plaats op basis van de KPI-rapportage archiefbeheer.

Ommen 21 10 14

Groen

Ommen heeft samen met Hardenberg de aanbevelingen uit de KPI-rapportage over 2014 voortvarend opgepakt. Middelen om oudere archieven te herverpakken zijn in de begroting opgenomen. Vrijwilligers of tijdelijk ingehuurde medewerkers zijn belast met de herverpakking en inventarisatie van secretariearchieven. Verder is het Handboek Vervanging tot stand gekomen en heeft de gemeente een vervangingsbesluit genomen. Ter completering van de serie gescande bouw- en omgevingsvergunningen moet nog klein deel van de bouwvergunningen worden gedigitaliseerd. Het betreft ca. 40 m1 vergunningen over de periode 2008-2010. Kwaliteitszorg voor het archief krijgt aandacht: er wordt gewerkt aan een lokaal Handboek Kwaliteitszorg. De werkprocessen voor het sociaal domein worden gedigitaliseerd door het tot stand brengen van een koppeling tussen het Document Management Systeem en het pakket GWS4ALL. Daarnaast komt er een koppeling tussen het DMS en het programma StadsBeheer Administratie (SBA) voor registratie van omgevingsvergunningen.

Raalte 18 02 14

Groen

Raalte werkt op het gebied van de informatievoorziening samen met Olst-Wijhe en Deventer, in het zogeheten IDOWR verband. Kennis wordt gedeeld; per 30 november als DMS voor de drie gemeenten. Het op basis van de KPIrapportage 2014 gemaakte actieplan 2015-2016 voert de gemeente uit. Het handboek vervanging zal waarschijnlijk


37

voorjaar 2016 voor de drie gemeenten worden vastgesteld. Het is nog niet zeker of daaraan in Raalte direct het vervangingsbesluit zal worden gekoppeld. Achterstanden in archiefvorming en –bewerking doen zich niet voor. Wel is de personele capaciteit beperkt, zeker in het licht van de vele werkzaamheden die waren en zijn verbonden aan de aanschaf en implementatie van een nieuw DMS. 2015 is de E-suite van Atos met daarin het Document Management Systeem (DMS) Alfresco in gebruik genomen.

Rijssen-Holten

Groen/was oranje

23 09 13

Rijssen-Holten heeft in 2015 op basis van de KPIrapportage over 2014 een plan van aanpak in uitvoering genomen om aan diverse aspecten verbonden aan (digitale) archivering de nodige aandacht te schenken. Al in de zomer van 2015 waren veel punten opgelost, waardoor wordt voldaan aan de archiefwettelijke eisen. De uitvoering van het plan van aanpak loopt door tot in 2016. Achterstanden in archiefbewerking doen zich niet voor; de archiefverordening dateert uit 2013 en voldoet aan recente weten regelgeving.

Staphorst 17 09 14

Groen

Staphorst heeft de aandachtspunten uit het verslag van het vorige inspectiebezoek opgepakt. Middelen voor kleine investeringen zijn beschikbaar gesteld. Voor 2016 heeft de raad middelen beschikbaar gesteld voor de digitalisering van de bouw- en milieuvergunningen over de periode 19402010. Ter verdere voorbereiding van de besluitvorming over vervanging (beoogde ingangsdatum medio 2016) is het handboek vervanging opgesteld en zal een externe audit plaatsvinden op het informatiebeheer. De KPI-rapportage over het archiefbeheer in 2015 zal begin 2016 worden opgesteld.

Steenwijkerland 25 09 14

Groen

Steenwijkerland is volop bezig met zaakgericht werken en met het vervangingsproces. Het is de bedoeling dat voor de zomer van 2016 het vervangingsbesluit kan worden genomen. Daarnaast krijgt kwaliteitszorg voor het archiefbeheer invulling door de opstelling van de KPI-rapportage (november in B&W gebracht; ter informatie aan de raad gestuurd). De formele aanbieding aan GS zal plaatsvinden in het voorjaar van 2016. Als bijzonderheid noemen we hier nog de afronding van het indiceren van de bevolkingsregisters: via een project ‘Vele handen’ is dit in december 2015 succesvol afgerond. Alle bevolkingsregisters zijn volledig geïndiceerd en digitaal doorzoekbaar op internet.

Tubbergen+ G.R. Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen 23 10 14

Groen

Burgemeester en wethouders van Tubbergen hebben in november 2015 voor het eerst de KPI-rapportage archiefbeheer vastgesteld en aangeboden aan de raad. De raad heeft op 30 november kennis genomen van deze tweejaarlijkse rapportage. De opstelling van een calamiteitenplan en een bezoekersreglement voor het archief wordt gezamenlijk met Dinkelland voorbereid. Het klimaat in de archiefbewaarplaats is nog niet op orde (temperatuur is structureel te hoog); aan de aanpak hiervan wordt gewerkt.

38


Twenterand 18 11 15

Groen

Twenterand heeft vorig jaar een pas op de plaats gemaakt met het DMS. Nu zijn flinke stappen gemaakt en voert Twenterand in 2016 het zaakgericht digitaal werken volledig in. Het Strategisch Informatie Overleg is ingesteld. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn actueel. Achterstanden in archiefvorming en –bewerking doen zich niet voor. De calamiteitenzorg is eveneens in orde. Over 2015 zal weer een KPI-rapportage worden opgemaakt.

Wierden 07 07 15

Groen

Wierden voerde dit jaar volledig digitaal zaakgericht werken in. Sinds 1 juli 2014 vindt vervanging van de analoge door digitale archiefbescheiden plaats. In oktober is de nieuwe versie van het DMS Decos geïnstalleerd (Join); in het eerste kwartaal van 2016 zal zaaktype.nl worden aangeschaft. Voor archiefcalamiteiten is een overeenkomst gesloten met Documentenwacht; het calamiteitenplan voor het archief is vastgesteld in oktober. Wierden heeft ook een informatiebeveiligingsplan vastgesteld. Geconstateerd is dat voor verwerving van particuliere archieven de opstelling van een eenvoudig acquisitieplan wenselijk is. De KPIrapportage over 2015 is vrijwel gereed (informatie van 10 december). Voor wat betreft het oud archief is vermeldenswaardig dat het archiefblok 1832-1942 dit jaar is herverpakt in zuurvrije mappen en dozen. Het archiefblok is formeel overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Zwartewaterland 15 07 15

Groen

Zwartewaterland heeft een nieuwe Archiefverordening en een Besluit Informatiebeheer in voorbereiding. Samen met het calamiteitenplan voor het archief wordt vaststelling voorzien begin 2016. De informatiebeveiliging is op orde. Achterstanden in archiefvorming en –bewerking doen zich niet voor. In de begroting 2016 heeft Zwartewaterland voldoende middelen geraamd voor de vervanging van het DMS Decos naar Join. De personele bezetting bij de Documentaire Informatievoorziening is voldoende; opleidingen kunnen worden gevolgd. Het klimaat in de archiefruimte is enige tijd gemonitord en is stabiel.

Zwolle Zomer 2014 (partieel)

Groen

Burgemeester en wethouders van Zwolle hebben op 15 december het vervangingsbesluit genomen: vanaf 1 januari 2016 wordt overgegaan tot routinematige vervanging van de stukken. Over het handboek vervanging heeft in de afgelopen jaren met enige regelmaat overleg plaatsgevonden tussen de gemeente, de gemeentelijke archiefinspecteur van het HCO en de provinciale archiefinspecteur. In het handboek is gebruik gemaakt van landelijke richtlijnen op het gebied van digitale duurzaamheid en van de metadatastandaard ‘Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden’, TMLO. Voorafgaande aan de vaststelling van het vervangingsbesluit heeft kwaliteitszorg voor archiefbeheer veel aandacht gekregen. De functie DIV-auditor, aanvankelijk voor twee jaar ingesteld, is per 1 januari 2016 opgenomen in de vaste formatie. In 2015 is een viertal audits uitgevoerd. De daaruit voortgekomen actiepunten zijn in uitvoering en lopen door tot in 2016. Zwolle heeft een nieuwe archiefverordening en een nieuw Besluit Informatiebeheer in voorbereiding. De gemeente Zwolle heeft verder formeel een Strategisch Informatie Overleg ingesteld. Als bijzonderheid vermelden wij de pilot voor


39

overbrenging van audiovisuele (raads)verslagen en besluitvormingsstukken naar het e-Depot van het HCO. Deze pilot wordt ondersteund vanuit Archief2020 en KING, het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten. Voor deze pilot bestaat landelijke belangstelling; de resultaten komen beschikbaar bij Archief2020. Tot slot: de concept-KPI rapportage over het archiefbeheer in 2015 is begin december opgesteld.

Waterschap Groot Salland 26 10 15

Groen

Waterschap Groot Salland zal op 1 januari 2016 fuseren met het Drentse waterschap Reest en Wieden. Het nieuwe Waterschap Drents Overijsselse Delta (WDODelta) krijgt als statutaire vestigingsplaats Meppel. Dat betekent dat met ingang van 2016 het interbestuurlijk toezicht op het nieuwe waterschap zal worden uitgeoefend door de provincie Drenthe. Het laatstgehouden inspectiebezoek aan Waterschap Groot Salland vond plaats op 26 oktober 2015. Bij die gelegenheid is geconstateerd dat archiefzorg en –beheer bij Waterschap Groot Salland op orde zijn. Voor wat betreft de nabije toekomst: Decos is opgevolgd door Join en in het fusiewaterschap zal zaakgericht worden gewerkt. In de loop van 2016 zal het vervangingsbesluit naar verwachting kunnen worden genomen. De achterstand die bij Waterschap Groot Salland bestond op het gebied van archiefbewerking is de afgelopen twee jaar volledig ingelopen, met eigen menskracht. Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) is ingesteld bij het waterschap. Tot slot is vermeldenswaardig dat Waterschap Groot Salland een van de drie pilotdeelnemers was aan het e-depot van het Historisch Centrum Overijssel.

Waterschap Vechtstromen 21 07 15 + apart bezoek aan archiefbewaarplaats Coevorden 24 09 15

Groen

Bij Waterschap Vechtstromen is in Amelo een archiefruimte in gebruik. Verder heeft het waterschap in zowel Almelo als Coevorden een archiefbewaarplaats. Inspectie van deze drie ruimtes in 2015 wees uit dat zij, soms met een kleine aanpassing van de inrichting, voldoen aan de archiefwettelijke eisen. Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) is ingesteld in september 2015. Kwaliteitszorg bij het waterschap krijgt invulling via de KPI-rapportage. Het waterschap pakt aanbevelingen uit het inspectiebezoek van 21 juli voortvarend op. Zo zijn de in de archiefruimte in Almelo en in de archiefbewaarplaats in Coevorden aanwezige brandblussers vervangen door CO2brandlussers. Het calamiteitenplan voor het archief is in concept klaar; het wordt verwerkt in het totale calamitenplan voor de gehele organisatie van het waterschap. Achterstanden in archiefvorming en – bewerking doen zich niet voor. In september is het Handboek vervanging vastgesteld, op basis waarvan is besloten per 1 januari 2016 over te gaan tot vervanging van de op termijn te vernietigen archiefbescheiden door digitale documenten. Projectarchivering krijgt meer aandacht. Tot slot is gestart met de beschrijvende inventaris van het blok 1990-1999 van het voormalige waterschap Regge en Dinkel. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn actueel.

40


GGD IJsselland

Groen

De bedrijfsvoering van de GGD en de Veiligheidsregio IJsselland is verhuisd naar de brandweerkazerne aan de Marsweg in Zwolle. De archiefruimte die daar is ingericht is beoordeeld door gemeentelijk archiefinspecteur J.Seekles. Bij de opheffing van de archiefruimte in het gebouw Aande Zeven Alleetje is een aantal dossiers overgebracht naar het HCO. De formele overdracht, inclusief het evt. stellen van openbaarheidsbeperkingen, vindt plaats begin februari 2016.

Groen

Regio Twente heeft begin 2015 oud-archief overgebracht van het bedrijf Haarman in Enschede naar de archiefbewaarplaats van VADA in Nijverdal. Het archief is eerst herverpakt in zuurvrije mappen en dozen. In 2016 zal een nieuwe aanbesteding plaatsvinden voor een DMS. Ook in 2016 zullen de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer worden geactualiseerd. Informatiebeveiliging krijgt voldoende aandacht. Enkele kleine investeringen in de archiefruimte dienen nog plaats te vinden. Achterstanden in archiefvorming en –bewerking doen zich niet voor, ondanks de kwetsbare bezetting bij DIV en archief.

Groen

In het algemene deel van dit verslag heb ik aandacht geschonken aan mijn taak als provinciearchivaris. Daarbij heb ik vermeld dat er nauw wordt samengewerkt met BVINF. Het vervolg van de inspectie van het DMS EDO met behulp van RODIN, het door het LOPAI opgestelde toetsingskader zal plaatsvinden in het voorjaar van 2016.

Groen

Op basis van het bezoek in het kader van relatiebeheer op 6 februari, op de nieuwe locactie in het stadskantoor van Zwolle, is geconstateerd dat het informatie- en archiefbeheer zorgvuldig plaatsvindt. Dit beeld is bevestigd bij het inspectiebezoek. De Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer dateren uit 2014 en zijn daarmee actueel; door de toetreding van meer partners tot GBLT zullen de documenten worden vernieuwd. Het handboek vervanging is in voorbereiding; een vervangingsbesluit wordt voorzien eind 2016. Het SIO is ingesteld. Informatiebeveiliging krijgt de nodige aandacht. GBLT beschikt niet over archiefruimtes; dossiers worden regelmatig afgevoerd naar VADA in Nijverdal.

24 05 14

Regio Twente 16 12 15

Provincie Overijssel november 2014 (RODIN; partieel)

Openbare lichamen GBLT (gemeenschappelijk belastingkantoor Lococensus-Tricijn) 23 09 15

Stadsbank Oost Nederland Groen 03 04 14

Achterstanden bij dossiervorming doen zich niet voor. Door de digitalisering van de cliëntendossiers neemt het gebruik van de archiefruimte sterk af de komende jaren; deze ruimte voldoet niet geheel aan de wettelijke eisen. De situatie wordt gedoogd door GS.


41

Veiligheidsregio IJsselland Groen 24 05 14

Veiligheidsregio Twente Groen 28 10 14 (relatiebeheer 03 02 en 20 11)

ADT (Area Development Twente) nvt Juni/ 2 september

GBT (Gemeentelijk Belastingkantoor Twente) (relatiebeheer 07 10 15)

De gemeentelijke archiefinspecteur is betrokken bij de inrichting van de archiefruimte in de brandweerkazerne aan de Marsweg in Zwolle. Zijn oordeel is positief. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn actueel (2012). Het calamiteitenplan voor het archief is in 2014 opgesteld. Bij de verhuizing uit het pand Aan de Zeven Alleetjes naar de Marsweg is de archiefruimte daar ontruimd. Een aantal dossiers, ook van de GGD Ijsselland, is overgebracht naar het HCO. De formele afronding van de overdracht, incl. het eventueel stellen van openbaarheidsbeperkingen, vindt plaats begin februari 2106.

De archiefinspecteur heeft enkele adviezen uitgebracht voor de inrichting van de nieuwe archiefruimte in de brandweerkazerne in Enschede. De VRT heeft eind 2015 een nieuw DMS aangeschaft; per 1 januari 2016 zal dit volledig in gebruik worden genomen. Het is gebaseerd op zaakgericht werken. Het SIO fungeert materieel ook bij de VRT. Tot slot: het handboek vervanging Vstukken uit 2014 wordt geactualiseerd, mede omdat de VRT zelf de ingekomen post gaat scannen. Tot 1 januari 2016 gebeurde dat bij en door de Regio Twente.

Een aantal malen vond overleg plaats tussen DIVen archiefcollega’s van Enschede, onder wie de gemeentelijke archiefinspecteur de heer J. Seekles, de provinciearchivaris en medewerkers van ADT. Geconstateerd is dat DIV- en archiefzorg en –beheer op orde zijn. Het is belangrijk om de overdracht van stukken aan DIV/archief van Enschede zorgvuldig te regelen. Aan het eind van het verslagjaar is tevens geadviseerd in overleg te treden met EGI/het Ministerie van Defenstie over de plaats waar oud archief van de Dienstkring Twente van de Dienst Gebouwen, Werken en Terreinen van het Ministerie van Defensie moet worden ondergebracht. Het gaat daarbij vooral om documentatie en archief van gebouwen en installaties op het terrein van de voormalige vliegbasis.

Het GBT is in het najaar van 2014 begonnen met een handboek vervanging; dit is opgeleverd in het voorjaar van 2015. Wegens ziekte en vertrek van de betrokken medewerker zijn de ontwikkelingen oop een laag pitje komen te staan. De archiefinspecteur heeft een bezoek gebracht in het kader van relatiebeheer. Een inspectiebezoek zal mogelijk in 2016 kunnen worden gepland.

Particuliere archiefinstelling

42


ADC Kampen 26 06 15

Commerciële partijen VADA Nijverdal Digiwerkt Deventer

Bespreking diverse onderwerpen archiefzorg en – beheer; vooral overleg over digitaal archiefbeheer door ADC.

Desgevraagd heb ik een aantal malen toelichting gegeven op aspecten van de Archiefregeling Met Digiwerkt vond overleg plaats op 14 januari (tijdens een werkbezoek van de CdK) en 20 maart 2015 over diverse aspecten van digitaal werken en over de positie van Digiwerkt in het kader van een mogelijk op te richten Kenniscentrum Informatiebeheer met diverse partners in Deventer. Aan het eind van het verslagjaar belegde de gemeente Deventer het beheer van het dynamische en semi-statische gemeentearchief evenals de digitale archivering bij Digiwerkt. Het onderwerp Kenniscentrum Informatiebeheer zal door Deventer ook worden besproken met Archief2020/het Nationaal Archief in het voorjaar van 2016. De (nieuwe) archiefruimte die Digiwerkt in gebruik nam ten behoeve van het beheer van de genoemde archieven van de gemeente Deventer zal naar verwachting op verzoek van Digiwerkt worden geïnspecteerd door de Commissie Bouwzaken van de samenwerkende archiefinspecties.


43

8.3

8.3 Lijst met afkortingen

In dit verslag hanteer ik een aantal afkortingen. Ik heb er naar gestreefd om de eerste maal dat ik een dergelijke afkorting gebruik deze ook voluit te vermelden. Deze lijst vergemakkelijkt het terugzoeken c.q. vinden van de betekenissen. ADC ADT AIDO BID B&W BVINF BRAIN BVO BZK CdK CIO CO2 DIV DMS DOWR EDO ED3 EGI GEMMA GBLT GBT GGD GIS GS HCO IBT ICT IPO ISO KING KPI’s KVAN LOPAI NA NEN

44

Archief- en Documentatiecentrum van de Gereformeerde Kerken in Nederland (gevestigd in Kampen) Area Development Twente (openbaar lichaam, gevestigd in Enschede) Archiefinnnovatie Decentrale Overheden (onderdeel van programma Archief2020) Taskforce Bestuur & Informatieveiligheid Dienstverlening (College van) Burgemeester en Wethouders Team Informatievoorziening van de eenheid Bedrijfsvoering (prov. Overijssel) Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (i.h.b. de Sectie Archieftoezicht) Bedrijfsvoeringsorganisastie (nieuw in de Wgr sinds 01 01 15) Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Commissaris van de Koning Chief Information Officer (-handbrandblusser: koolzuursneeuwblusser) Documentaire Informatie Verzorging/Voorziening (afdeling DIV) Document Management Systeem samenwerking Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (bijv. op gebied informatiebeheer) Elektronisch Documentbeheer Overijssel (DMS van de provincie) Eisen Duurzaam Digitaal Depot (digitale publicatie van LOPAI, versie 2, d.d. december 2012) Erfgoedinspectie OCW (waarin opgenomen de rijksarchiefinspectie) Gemeentelijke Model Architectuur. Dit is de landelijke referentiearchitectuur voor gemeenten. Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn (openbaar lichaam, gevestigd in Zwolle) Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (openbaar lichaam, gevestigd in Hengelo) Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Geografisch Informatie Systeem (College van) Gedeputeerde Staten Historisch Centrum Overijssel (gevestigd in Zwolle) Interbestuurlijk toezicht Informatie- en communicatietechnologie (Vereniging) Interprovinciaal Overleg Door de International Organization for Standardization uitgegeven norm onderscheidenlijk Draft International Standard Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecties Nationaal Archief door het Nederlands Normalisatie Instituut uitgegeven norm of ontwerpnorm


OCDD OCW OLO PDC PDCA PROVISA PS RHC RMA RODIN RUD

Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Omgevingsloket Online (behoort bij Wabo) Producten- en Diensten Catalogus (voor het e-depot) Plan, Do, Check, Act: de planning- en controlcyclus van een organisatie Selectielijst Provinciale Organen en de Commissaris van de Koning als rijksorgaan Provinciale Staten Regionaal Historisch Centrum (in Overijssel: HCO) Records Management Applicatie (‘archiefdeel’ in DMS) Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (LOPAI-publicatie) Regionale Uitvoeringsdienst (t.b.v. uitvoering taken Wabo: vergunningverlening, toezicht en handhaving) SIO Strategisch Informatie Overleg (o.l.v. de CIO) SSC Shared Service Centrum Bedrijfsvoering (van provincie Overijssel, Zwolle en Kampen); per 1 februari 2016 ONS (Overheid en Service, organisatieonderdeel van Zwolle) SIS Staten Informatie Systeem (provincie Overijssel) SSNT Shared Services Netwerk Twente SOD Next Opleidingsinstituut voor informatiebeheer Stb. Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden STIP Strategisch Informatie Plan 2015-2020 (provincie Overijssel) TMLO Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden UvW Unie van Waterschappen VNG Vereniging van Nederlandse Gemeenten (soms: afdeling Overijssel) VP Verbonden Partij Wabo Wet algemene bepalingen omgevingsrecht WDODelta Waterschap Drents Overijsselse Delta (per 1 januari 2016) Wet Rgt Wet Revitalisering generiek toezicht Wgr Wet gemeenschappelijke regelingen


45

8.4. Memo algemene onderwerpen te bespreken bij inspectiebezoeken 2016 (het in 2015 gehanteerde memo is aangevuld met enkele recente publicaties. Verder zijn de thema’s van het risicogeoriënteerd toezicht aangepast) Aan

Geadresseerde Van

Drs. Lolke Folkertsma, provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel, team BCDOK. cc

algemene onderwerpen te bespreken bij inspectiebezoeken 2016

Inleiding Ter voorbereiding op het komende inspectiebezoek ontvangt u hierbij enige voorinformatie. Ik heb in deze notitie enkele resultaten van het programma Archief2020 benoemd; ook in 2016 zullen er concrete producten worden opgeleverd in de vorm van handreikingen of handboeken. De handreiking kwaliteitszorg (KIDO) zal begin 2016 verschijnen. In die handreiking zijn eisen van duurzame (digitale) toegankelijkheid (DUTO; publicatie najaar 2015) verwerkt. Bij een inspectiebezoek komen steeds aan de orde het verslag van het laatstgehouden inspectiebezoek (vooral de vraag naar de opvolging van aanbevelingen) en de laatste KPIrapportage over het archiefbeheer. Indien deze niet wordt gemaakt kan desgewenst nog de geactualiseerde algemene vragenlijst archiefinspectie worden gehanteerd (door de zorgdrager ingevuld bij het vorige bezoek).

46

1.

Aandacht voor RUD’s en Verbonden Partijen (VP) in het algemeen zie ook op www.LOPAI.nl of op www.BRAIN.nl de notitie Verbonden Partijen over archivering. In de gemeentebegroting zijn de Verbonden Partijen een verplichte paragraaf, die duidelijk maakt in welke samenwerkingsverbanden de gemeente deelneemt. In die notitie worden archiefzorg en archiefbeheer bij Verbonden Partijen uitgewerkt. Door wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in 2015 zijn er nu vier soorten regelingen: naast de regeling zonder meer, de centrumgemeente-constructie en het openbaar lichaam is er nu ook de gemeenschappelijke regeling in de vorm van een gemeenschappelijk orgaan (de bedrijfsvoeringsorganisatie). Het voornaamste verschil met het openbaar lichaam is dat het gemeenschappelijk orgaan alleen een algemeen bestuur kent (een openbaar lichaam heeft zowel AB als DB). In een gemeenschappelijke regeling (g.r.) dient een archiefparagraaf te zijn opgenomen; in de dienstverleningsovereenkomsten met een g.r. of een andere VP dient te zijn uitgewerkt hoe het archiefbeheer en de archiefzorg feitelijk gestalte krijgt.

2.

Ontwikkelingen digitalisering: inmiddels archiveren 11 van de 25 Overijsselse gemeenten digitaal (stand per 01 01 2016). Aandacht wordt gevraagd voor het handboek vervanging (zie Archief2020) en vooral voor de zorgvuldige werkwijze bij het archiveringsproces in het Document Management Systeem (DMS); aandachtspunten zijn beheer persoonlijke en gedeelde schijven, ordenen en sluiten van zaken, email-protocol en het beheer van applicaties met archiefwaardige informatie.


Ter bespreking ook de stand van zaken digitalisering en evt. besluiten vervanging: is bij u een handboek vervanging in voorbereiding en een (generiek) vervangingsbesluit van b&w/het dagelijks bestuur? Zo ja, op welke termijn is dat voorzien? Is er op dit moment sprake van een vervangingsbesluit van op termijn te vernietigen archiefbescheiden, of voor een bepaald proces? 3.

Gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen in Overijssel en stand van zaken OCDD (Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid) Sinds 1 april 2015 is het e-Depot bij het HCO operationeel; het is aangesloten op de productieomgeving van het e-Depot van het Nationaal Archief. Eind 2015 heeft het Nationaal Archief richtlijnen gepubliceerd voor de aansluiting op deze e-Depots: er dient sprake te zijn van (evt. vervroegde) overbrenging; de zorgdrager – voor zover deze niet deelneemt aan de gemeenschappelijke regeling HCO- dient aan het HCO het exclusieve recht toe te kennen om het digitale archief te beheren. De OCDD zal waarschijnlijk bijeenkomen op 11 mei 2016 om de ontwikkelingen te bespreken. De communicatie over de pilot vindt plaats via de speciale website www.edepotoverijssel.nl van het HCO en deels via de algemene website van het HCO www.historischcentrumoverijssel.nl. Is er bij u al duidelijkheid over de evt. aansluiting bij het gemeenschappelijke e-Depot?

4. Nuttige publicaties: 



   



Archief2020: in 2013 gestart programma van Nationaal Archief/Ministerie OCW in samenwerking met IPO en VNG, waarin ook in 2015 de programmalijnen digitale duurzaamheid en toegankelijkheid veel aandacht kregen, naast kwaliteitszorg. Zie www.archief2020.nl. Verslag Provinciale archiefinspectie Overijssel 2014 (verschenen maart 2015); toegestuurd aan de zorgdragers in Overijssel en ook vindbaar op www.lopai.nl onder Overijssel. Bestuursovereenkomst vernieuwde Interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeente X ED3 versie 2, op www.LOPAI.nl en op archiefwiki. Brief AIDO april/mei 2015 over ‘Voorkom digitale dementie’ Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden, publicatie van VNG, IPO en Unie van Waterschappen, februari 2015 (uitgave in opdracht van AIDO) https://www.kinggemeenten.nl/sites/king/files/Toezichtindicatorenverantwoordingsjaar-2014.pdf (ook een paragraaf over de Archiefwet, uiteengelegd in een aantal toezichtindicatoren, een andere indeling dan de KPI’s.

5. Bezoekersreglement en calamiteitenplan: van deze documenten zijn voorbeelden beschikbaar bij de Provinciale Archiefinspectie. 6. Monitoring klimaat archiefbewaarplaats of archiefruimte. Bij het werkbezoek monitor ik het klimaat in de archiefbewaarplaats (of archiefruimte) door het plaatsen van een geijkte datalogger. 7. Acquisitiebeleid (ja/nee/hoe) (een voorbeeld van een acquisitieplan is beschikbaar) Op rijksniveau is het Nationaal Archief verantwoordelijk voor de vorming van de Collectie Nederland. Op regionaal en lokaal niveau berust deze taak bij de RHC’s en bij de gemeenten.

8. Toepassing KPI’s KPI’s in VNG-ledenbrief zomer 2011, met actualisatie in 2013: de Kritische Prestatie Indicatoren voor archiefbeheer worden inmiddels in meer dan de helft van de Overijsselse gemeenten toegepast als instrument van kwaliteitszorg. Ook worden zij toegepast bij waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. Zij vormen de basis voor de horizontale verantwoording door B&W aan de raad over het archiefbeheer resp. door DB aan AB; toezending aan de provincie vormt onderdeel van het zgn. informatiearrangement in het kader van het interbestuurlijk toezicht. De


47

KPI-rapportage kan in de vorm van een wordbestand worden opgemaakt, waarin wordt ingegaan op de 10 hoofdvragen en bijbehorende subvragen. Een excelbestand is ook beschikbaar, maar dit blijkt in de praktijk lastig om mee te werken. Sinds de zomer van 2015 wordt dat formulier niet meer onderhouden vanuit KING. 9. Risicogeoriënteerd toezicht: hoe zit het met digitale archivering en kwaliteitszorg? Welke waarborgen zijn er op deze terreinen bij u? 10. Strategisch Informatie Overleg (bij gemeenten) Is dit SIO al ingesteld bij uw gemeente en zo ja, hoe zijn de ervaringen? 11. Gevolgen (extra) bezuinigingen voor archiefbeheer Toelichting: bij veel gemeenten lopen (extra) bezuinigingen op de ambtelijke organisatie. Heeft dat gevolgen voor DIV en archiefzorg? Lolke Folkertsma, provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris Tel. 038 499 94 03 / mail [email protected] Opgeslagen in: archiefinspectie/inspectie/memo algemene aandachtspunten inspectiebezoeken 2016 PS: in Archiefbeheer in de Praktijk is in hoofdstuk 5761 een checklist voor digitale archivering opgenomen (pag. 5761-15 t/m 17, band 4). Deze is van belang bij advisering over invoering van digitaal werken. Verder is er een recent hoofdstuk over websitearchivering. Archiefbeheer in de praktijk wordt sinds 2013 digitaal uitgegeven.

8.4

8.5

8.6

8.7

48


Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

Recommend Documents