05-04-2012
KEMENTERIAN PAN REFORMASI BIROKRASI 2012
Dasar Kebijakan: Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025; Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014; Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process); Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. 2
1
05-04-2012
Arah Kebijakan RB di Bidang Tatalaksana
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 Area Perubahan Tatalaksana diharapakan menghasilkan Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance
3
Arah Kebijakan RB di Bidang Tatalaksana Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014 Program Penataan Tatalaksana tingkat Makro: 1. Tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis proses dan mekanisme kerja/prosedur dalam sistem manajemen pemerintahan. 2. Target yang ingin dicapai: a. meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan; b. meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan.
4
2
05-04-2012
Arah Kebijakan RB di Bidang Tatalaksana Program Penataan Tatalaksana tingkat Mikro: 1. Tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, dan terukur pada masing-masing K/L. 2. Target yang ingin dicapai: a.
b. c.
Meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan di K/L dan Pemda; Meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan di K/L dan Pemda; Meningkatnya kinerja di K/L dan Pemda.
3. Kegiatan yang dilakukan: a. b.
Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi dengan hasil Dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi; Pembangunan atau Pengembangan e-government dengan hasil Tersedianya e-government pada masing-masing K/L dan Pemda. 5
Arah Kebijakan RB di Bidang Tatalaksana Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process) Penataan tatalaksana (business process) dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur pada masing–masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah; Penataan atau perbaikan tatalaksana (business process) salah satunya akan bermuara pada pembuatan atau perbaikan Standar Operasional Prosedur (SOP); Penataan Tatalaksana menjadi salah satu faktor suksesnya pelaksanaan reformasi birokrasi di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah. 6
3
05-04-2012
Penataan Tata laksana Tata laksana (business process) adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
Aktivitas adalah serangkaian tindakan sistematis dengan menggunakan alat kerja atau sarana kerja untuk menghasilkan bagianbagian kelengkapan keluaran suatu tata laksana
Pengguna adalah penerima keluaran yang dihasilkan suatu tata laksana sesuai dengan kebutuhannya
PermenPAN 12/2011
Mengapa dilakukan Penataan Tata laksana?
4
05-04-2012
Diktum Pertama Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 12 tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process) digunakan untuk memberikan acuan bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk membangun dan menata tatalaksana (business process) dalam rangka memberikan dasar yang kuat bagi penyusunan standard operating procedures (SOP) yang lebih sederhana, efisien, efektif, produktif dan akuntabel.
Tujuan Penataan Tatalaksana Meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan
Sebelum
5
05-04-2012
S.E.R.A • Proses kerja yang rumit, disederhanakan (simplification)
S
• Proses kerja yang belum ada, diciptakan (reegineering)
E
R
• Proses kerja yang tidak perlu, dieliminasi (elimination)
A • Proses kerja yang ada diintegrasikan dengan teknologi (automation)
Tujuan Penataan Tatalaksana Meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan
Sesudah
6
05-04-2012
Kerangka Kerja PTL Organisasi Job skills Struktur Reward Nilai-Nilai Organisasi
Teknologi – Penerapan teknologi – Arsitektur Sistem Informasi – Metode dan alat – Sistem Informasi Organisasi
Proses – – – –
Core business processes Nilai tambah Fokus pengguna Inovasi
Alternatif Pendekatan Business Process Improvement (BPI): Penataan Tatalaksana dengan fokus kepada proses kerja yang bermasalah saja. BPI: Penataan menyesuaikan dengan struktur dan SDM yang sudah ada BPI: Perubahannya bertahap (inkremental), sehingga bisa dikerjakan secara berkelanjutan menyesuaikan dengan biaya yang ada BPI: Tidak menyentuh seluruh organisasi
7
05-04-2012
Alternatif Pendekatan Business Process Management: Gabungan dari prinsip-prinsip BPR+BPI + Infrasruktur teknologi BPM menggabungkan pendekatan proses-sentris dan lintas-fungsional untuk meningkatkan cara organisasi mencapai tujuan mereka BPM adalah pendekatan penataan tatalaksana paling mutakhir, dengan menempatkan tata laksana (business process) sebagai pusat perhatian dalam mengelola organisasi
Manajemen Tatalaksana (Business Process Management) Analisis Kebutuhan
Perancangan
Evaluasi
Implementasi
Pemberlakuan
Monitoring
8
05-04-2012
Pemetaan dan Analisis Tatalaksana Langkah-langkah: Pahami arahan strategis organisasi (visi, misi, tugas, dan fungsi organisasi); Identifikasi tatalaksana yang akan dipetakan berdasarkan analisis kebutuhan; Identifikasi nama dan tipe tatalaksana tersebut; Tentukan siapa saja pengguna atau pemakai utama dari tatalaksana tersebut; Uraikan urutan kegiatan yang membentuk rantai tatalaksana; Tentukan masukan utama tatalaksana tersebut; Tentukan keluaran utama tatalaksana tersebut; Tentukan pemilik (owner) tatalaksana tersebut; Lakukan pemodelan tatalaksana; Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan (bila diperlukan)
Langkah-Langkah Pemetaan dan Analisis • Pahami arahan strategis organisasi (visi, misi, tugas, dan fungsi organisasi)
• bahwa setiap proses kerja harus dapat setidaknya membantu terwujudnya arahan strategis organisasi • arahan strategis organisasi adalah acuan proses kerja yang akan diperbaiki atau diciptakan
9
05-04-2012
Langkah-Langkah Pemetaan dan Analisis • Identifikasi tatalaksana yang akan dipetakan berdasarkan analisis kebutuhan • Identifikasi nama dan tipe tatalaksana tersebut • Tentukan siapa saja pengguna atau pemakai utama dari tatalaksana tersebut
kenali proses kerja yang bermasalah (proses terlalu lama, output tidak sesuai harapan, dan sebagainya)
Langkah-Langkah Pemetaan dan Analisis • Uraikan urutan kegiatan yang membentuk rantai tatalaksana • Tentukan masukan utama tatalaksana tersebut • Tentukan keluaran utama tatalaksana tersebut • Tentukan pemilik (owner) tatalaksana tersebut IZIN Pemberian Layanan Penerbitan Izin
Menerima
Mengkaji
Mengeluarkan
Unit Kerja A Surat Permohonan Dokumen lainnya
10
05-04-2012
Langkah-Langkah Pemetaan dan Analisis • Lakukan pemodelan tata laksana • Dari semua tahapan langkah analisis dan pemetaan, pemodelan tata laksana adalah yang paling sering mengundang pertanyaan • Dalam PermenPAN 12/2011 tidak mewajibkan untuk menggunakan metode pemodelan tertentu • pemodelan tata laksana digunakan sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi, asal mudah dipahami. • pemodelan tata laksana dilakukan untuk menggambarkan proses kerja melalui simbol-simbol tertentu untuk aktifitas tertentu • dalam PermenPAN 12/2011 metode pemodelan tata laksana yang disarankan adalah metode Business Process Model and Notation (BPMN)
Business Process Model and Notation BPMN adalah notasi yang diciptakan oleh Object Management Group (OMG) yaitu gabungan perusahaan terkemuka di AS (diantaranya HewlettPackard, IBM, Sun Microsystems, Apple Computer, American Airlines dan Data General) untuk menyediakan suatu notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis, mulai dari bisnis analis yang membuat draft awal dari proses, para pengembang teknis yang bertanggung jawab untuk menerapkan teknologi yang akan melakukan prosesproses tersebut, hingga kepada orang-orang bisnis yang akan mengelola dan memantau proses mereka.
11
05-04-2012
N O T A S I B P M N
Contoh Penerapan BPMN
12
05-04-2012
Langkah-Langkah Pemetaan dan Analisis • Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan (bila diperlukan)
Perbaikan Tata laksana Langkah-langkah: 1. Pahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari tata laksana 2. Pahami kebijakan atau peraturan yang mengatur tata laksana 3. Identifikasi perbaikan tata laksana yang diusulkan, melalui: a) b) c) d)
4. 5.
Penyederhanaan proses (streamlining/simplification – S) Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination –E) Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering –R) Pengotomatisasian proses (automation – A)
Perbaiki model tatalaksana sesuai dengan perbaikan yang telah dilakukan Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan (bila diperlukan)
13
05-04-2012
Penentuan Standar Tata laksana Dilakukan melalui: Focused Group Discussion (FGD) dengan melibatkan sekurang-kurangnya penanggungjawab operasionalisasi proses yang terkait dengan pelaksanaan tugasnya; Masukan dari pengguna langsung tata laksana dan/atau survei kepuasan pengguna atas pemberian layanan tatalaksana; dan Benchmark dengan K/L dan Pemda yang telah menetapkan standar untuk tata laksana yang sama atau sejenis
Harapan Ke Depan • Dengan melakukan Penataan Tata laksana diharapkan:
Pelayanan yang optimal Terciptanya birokrat profesional
Masyarakat sejahtera
14
05-04-2012
Arah Kebijakan RB di Bidang Tatalaksana Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Tujuan: Memberikan pedoman bagi bagi seluruh K/L/Pemerintah Daerah dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan, memonitor dan mengevalusi SOP Administrasi Pemerintahan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing K/L/Pemda. Sasaran: 1. Setiap K/L/Pemda memiliki SOP Administrasi Pemerintahan sampai unit terkecil; 2. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan; 3. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan; 4. Peningkatan kualitas pelayanan publik. 29
Langkah Tindak Lanjut Penataan Tatalaksana#1 Mempelajari dan memahami Konsep dan Kebijakan Penataan Tatalaksana dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi; Membentuk Tim Penataan Tatalaksana yang masuk dalam Kelompok Kerja Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi K/L/Pemda). Tim Penataan Tatalaksana terdiri dari Sub Tim Penyusunan SOP dan Sub Tim E-Government); Menyusun Rencana Kerja Penataan Tatalaksana berdasarkan Road Map Reformasi Birokrasi K/L/Pemda; Melakukan internalisasi Kebijakan K/L/Pemda dan Rencana Kerja Penataan Tatalaksana kepada Unit Kerja di Lingkungan K/L/Pemda; Mendorong pembentukan Tim Penataan Tatalaksana di Unit Kerja Mandiri K/K/Pemda; 30
15
05-04-2012
Langkah Tindak Lanjut Penataan Tatalaksana#2 Melaksanakan Rencana Aksi Penataan Tatalaksana berupa konsolidasi Tim, pembekalan, penyusunan dokumen tatalaksana (SOP, E-Gov), dan penerapan SOP dan E-Gov pada K/L/Pemda dan Unit Kerja di bawahnya; Melakukan monitoring dan evaluasi implementasi Penataan Tatalaksana di K/L/Pemda dan Unit Kerja di bawahnya; Melakukan pelaporan perkembangan Penataan Tatalaksana secara berkala (6 bulan untuk laporan monitoring dan 1 tahun sekali untuk laporan hasil evaluasi); Melakukan langkah tindaklanjut berdasarkan hasil evaluasi guna memperbaiki proses dan hasil penataan tatalaksanan dalam rangka peningkatan kinerja organisasi; Melakukan Publikasi dan Sosialisasi terhadap Progress dan Keberhasilan Penataan Tatalaksana yang telah dilakukan.
31
Terima Kasih
16
