NOTULEN ALV 18 FEBRUARI 2014 Aanvang : 19.30 uur Aanwezig: A. Veenstra, W. Brasser, P. van Unen, E. van Helden, P. Broekhof, J. Bierma, M. Top, S. van Rooyen, B. de Rooij, R. Korting, D. de Boer, J. Abeleven, I. de Jonge, L. de Jonge, L. Dees, S. Meewisse, R. Top, F. Hart, G. Wullink, G. op de Hoek, A. Kadijk-Swart, A. Woltjer, E.J. Kadijk, J. Leeuw, G. Rietveld Afmelders: T. Keizer, I. Kramps, Fam. Kemerink, D. Beishuizen, C. Lommerse, R. Buis, G. Robaard, A. Robaard, J.H. Warmelink, W.E van Tiggelen- van Thiel 1. Opening Voorzitter opent om 19.30 uur de vergadering. Er wordt een melding gegeven dat aanvang 19.30 uur is. Er moet start 19.30 uur staan naar alle waarschijnlijkheid komen er nu mensen te laat. Geen op- en aanmerkingen op agenda. 2. Mededelingen NDO Sam, van NDO vernomen dat buiten dat Sam ziek is, komt niet meer terug om de lessen te verzorgen. Drie andere trainers nemen zijn taak momenteel over. Buurtsportcoach ATC mag iemand aannemen voor het programma buurtsportcoach. De vraag is willen wij hiervoor iemand aannemen? Het betreft 16 uur per week. De buurtsportcoach is dan bij ATC in dienst maar werkt onder de vlag van de gemeente. Club heeft er verder niets aan, het heeft wel een maatschappelijk doel kinderen laten bewegen en ATC helpt iemand aan het werk. Daarnaast zal tennis meer gepromoot worden omdat deze persoon onder de vlag van ATC in dienst is. Verhaal is nog niet volledig rond, eerst moet het subsidiebedrag rond gemaakt worden voordat ATC iemand in dienst neemt. ATC wilt geen financieel risico lopen. In hoeverre gaat dit conflict geven met NDO? Niet ze vullen elkaar aan. De buurtsportcoach geeft een voorzet om voor NDO lesklanten en voor ATC leden te werven. Doel is om jeugd meer te laten bewegen/tennissen. Het contract met een buurtsportcoach loopt pas vanaf de toezegging van de subsidie, als deze stopt, stopt het contract ook. ATC wilt geen financiële risico’s lopen. 3. Voorstellen bestuur en hun functies Tijdens de laatste bijzondere ALV zijn er nog geen functies bekend gemaakt. De voorzitter wilt graag even het voltallige bestuur en hun functies alsnog voorstellen aan iedereen. Van links naar rechts: Ellen van Helden, secretaris Patricia van Unen, penningmeester Ate Veenstra, voorzitter Wimjan Brasser, vice-voorzitter Paul Broekhof, technische zaken Johan Bierma, accommodatiebeheerder
4. Vacatures Mark heeft afgelopen jaar als kantinebeheerder in het bestuur meegedraaid. Deze functie is momenteel vacant. Hij wordt vandaag niet benoemt omdat hij om persoonlijke redenen heeft aangegeven ermee te willen stoppen. Hij blijft zijn functie uitoefenen totdat deze overgedragen kan worden aan iemand anders. Er zijn een aantal vacatures vacant. Voor de kantine zoeken we iemand die wilt werken in de kantine/schoonmaak. Ook wil het bestuur een sponsorcommissie in het leven roepen voor het actief zoeken naar sponsoren/vervangers etc. Heb je interesse in een van deze functies meld je dan bij het bestuur aan! 5. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 6. Notulen vorige ALV Notulen vorige ALV is goedgekeurd. Notulen van bijzondere ALV zijn vorig jaar per mail verstuurd. 7. Verslagen commissies 7.1. Verslag Toernooicommissie Afgelopen jaar zijn er drie toernooien geweest. Het open toernooi heeft 142 inschrijvingen gehad en was hiermee erg succesvol. Het 3-dorpentoernooi komt dit jaar ook weer terug wegens het succes in 2013. In 2014 staat er naast de bestaande toernooien ook een jeugdtoernooi en een kersttoernooi op het programma. De bestaande ploeg gaat voorlopig door waar het bestuur erg blij mee is. Om alle successen nog eens te bewonderen komt er een wall of fame in de kantine. Deze wordt voor de clubkampioenschappen nog opgehangen. 7.2. Verslag Competitiecomissie De competitiecommissie wordt gedragen door Patricia van Unen en Gerben op de Hoek. Op dit moment draait alleen Gerben de commissie omdat Patricia erg druk is met haar functie in het bestuur. Ook voor de competitiecommissie zijn er vacatures beschikbaar gekomen om dit team te komen versterken. Voorjaarscompetitie is afgelopen jaar wat minder geweest wat betreft inschrijvingen, in 2014 zijn er weer veel meer teams waarbij vooral op zaterdag veel teams ingeschreven zijn. De inschrijvingen van de najaarscompetitie zijn afgelopen jaar verdubbelt. 7.3. Verslag Jeugdcommissie Er is een herstart gemaakt met Alex Leeuw en Marco Dekker wat betreft de jeugdcommissie. Het team is inmiddels versterkt door Annemiek Wevers en Ingrid de Jonge. De samenwerking met NDO staat nu goed op de rit na een wat stroeve start. Er is veel initiatief vanuit NDO met diverse activiteiten. Ook hier een verzoek voor versterking van het team. 8. Financieel Verslag 2013 Begroting 2013 is aangehouden conform begroting vorige bestuur. De opbrengsten van de
contributies zijn meer dan begroot en ook de kantine heeft meer opbrengsten dan begroot . Doordat de opbrengsten van de kantine meer zijn dan begroot is er ook meer ingekocht waardoor de kostprijs kantine ook omhoog gegaan is. De opbrengsten van de sponsoren zijn gedaald. Om dit in 2014 op te waarderen wordt er een sponsorcommissie opgericht. Een grote sponsor heeft afgelopen jaar om goede redenen niet betaald wat een klap betekend in begroting. Personeelskosten zijn gestegen vanwege o.a. vrijdagavondcompetitie. Ook de verenigingskosten zijn gestegen. De kosten in het parkbeheer zijn flink gestegen. Dit komt o.a. door het contract met de hovenier. Begroting 2013 van het parkbeheer is niet geheel duidelijk, kosten zijn mede door hovenier gestegen, dit contract is nu beëindigd. De kosten van commissies zijn laag. De commissies kunnen grotendeels zelf rondkomen door het vinden van sponsoren. 9. Verslag Kascommissie/Verklaring Accountant Kascontrole commissie keurt alles goed. 10. Benoeming Kascommissie Rutger wordt bedankt voor de kascontrolecommissie. Tevens wordt ook voor deze functie iemand gezocht dus bij interesse kun je je aanmelden via het bestuur. 11. Begroting 2014 – Vaststelling Contributie 2015 Leden zijn afgenomen waarbij in 2014 gestart is met 714 leden, dit is een vermindering van 85 leden t.o.v. 2013. Er worden dit jaar extra open dagen georganiseerd en de buurtsportcoach moet een rol in nieuwe ledenwerving gaan spelen. Zijn er openstaande posten vanuit 2013? Ja, die zijn er. Het betreft hier 10 leden die in 2013 niet betaald hebben door een incassorun die nog klaar is gezet door het vorige bestuur maar niet meer terug te vinden is. Errata punt bovenstaand punt: “ Jaarlijks zijn er een aantal oninbare contributies van leden die het helaas niet zo nauw nemen met de rechten en plichten van een lidmaatschap”. Doorgaans gaat het om leden zie zijn verhuisd (o.a. studie) en het lidmaatschap niet conform de spelregels hebben opgezegd”. Dit heeft tot gevolg dat de vereniging wel de kosten bij de KNLTB voor die leden moet betalen, maar dat incasso van de verschuldigde contributie door verschillende oorzaken (naast verhuizing, ook vaak de financiële gevolgen van een scheiding of gewoon onwil) niet mogelijk is. Wij willen u er nog eens op wijzen dat spelregels niet voor niets zijn opgesteld en dat dit soort kosten nu op de nek komen van goedwillende betalende leden. * We werken met jaarcontributies: opzeggen voor het volgende jaar dient voor 1 december, schriftelijk (per mail) te geschieden! Wij vragen uw aller medewerking!
Omzet kantine is begroot op € 56.000,- en staat dus gelijk aan 2013. De kostprijs is begroot op € 21.000,- wat iets meer is dan 2013 waarin voornamelijk prijsstijgingen zijn meegenomen. Sponsoren zijn begroot op € 8.000,- in 2014. Dit is een flinke verhoging t.o.v. 2013, een uitdaging dus. Om dit te realiseren wordt er een sponsorcommissie in het leven geroepen. Er wordt voornamelijk bekeken welke extra mogelijkheden er zijn om bedrijven te laten sponsoren. Er zijn al “pakketten” samengesteld maar dat staat nog in de kinderschoenen en moet in 2014 operationeel worden onder een sponsorcommissie. Afschrijvingen zijn ruim € 1.500,- minder begroot dan in 2013. Parkbeheer gaat in 2014 minder kosten maken vanwege de opzegging van het contract hovenier. De besparing hiervan is € 12.000,- Waarom staat er dan toch € 27.000,- begroot voor 2014? Er zijn diverse ideeën voor het realiseren voor het speelveldje en de kosten hiervan zijn al meegenomen in de begroting van 2014. Contributie 2015. Hoe gaan we in de toekomst om met de contributieverhoging? Er is momenteel een verschil tussen de contributie van de senioren en de 65+ leden. We willen de juniorleden niet belasten met een contributieverhoging omdat dit de aanwas van de club moet zijn en blijven. Wij hebben bekeken hoe diverse andere clubs hier mee omgaan, hierdoor is het idee ontstaan om stapsgewijs de 65+ leden gelijk te trekken aan de seniorleden zodat we alleen een onderscheid tussen senior- en juniorleden krijgen. Er is gestemd over dit idee met als besluit dat er in 2015 een contributieverhoging van de 65+ leden is van € 5,-. Voor deze stemming is met een ruime meerderheid ingestemd en dus wordt de contributie voor de 65+ leden in 2015 met € 5,- verhoogd.
12. Renovatie speelveldje/onderhoud in 2014 Het park ligt er goed bij. We zijn erg tevreden over Jan Leeuw en de groenploeg! De hovenier, die een contract had, was erg duur waardoor het contract inmiddels is opgezegd. Hij wordt alleen nog ingehuurd als dit nodig blijkt te zijn en dan op uur basis. In de hoek achter de oefenkooien moet iets gebeuren. Er zijn ideeën om er een speelveldje van te maken echter vanwege de hoge kosten staat dit nu in de koelkast. Voor 2014 wordt bekeken hoe dit gerealiseerd kan worden. In maart wordt er op een zaterdag een onderhoudsdag georganiseerd. Samen met de leden willen we dan een groot onderhoud aan het park doen. Er volgt nog een oproep hiervoor en uiteraard hopen we dat er genoeg leden zijn die ons willen helpen. Planning staat nu op 22 maart. Over de nieuwe oefenkooi ligt een net maar dat dekt niet volledig af? Ook dit wordt tijdens de onderhoudsdag meegenomen.
13. Rondvraag Er is aangegeven dat Sam geen lessen meer zal verzorgen en niet meer voor NDO werkt, is Sam lid van ATC of is hij “trainerslid”? Sam is gewoon lid bij ATC dus heeft alle rechten en plichten als ieder ander lid. In het clubblad staat dat er maar een team kampioen is geworden? Dat klopt, in de voorjaarscompetitie is er geen team kampioen geworden, in de najaarscompetitie is er een team kampioen geworden echter staat in het boekje dat dit een damesteam is en dit moet een mixteam zijn. De gemeente heeft verenigingen aangeschreven voor het deelnemen aan lessen voor basisscholen echter ATC staat hier niet bij vermeld en Flevopark wel. Is dit een optie voor volgend jaar? ATC heeft geen oproep van de gemeente ontvangen. Zeker willen wij gaan bekijken om dit voor volgend jaar mee te nemen. Zelf zijn wij, in samenwerking met NDO, ook actief bezig scholen te benaderen en daar de lessen te verzorgen. Wanneer vinden de pasjesavonden plaats? Deze zijn op 18 t/m 20 maart van 19.00 – 21.00 uur. Sam verzorgt geen lessen meer wie neemt deze nu over? Emiel, Lesley en Susanne nemen deze lessen over. Om er voor te zorgen dat er geen “chaos” ontstaat heeft NDO er voor gezorgd dat de trainers er op vaste dagen en tijden zijn zodat er altijd dezelfde trainer les geeft. De voorzitter doet nog een oproep aan alle leden om met alle leden de schouders onder de club te zetten en actief binnen de club te zijn en te blijven. Vrijwilligers zijn belangrijk binnen de club! Er zijn diverse vacatures beschikbaar en we hopen dat hier positief op gereageerd gaat worden. De voorzitter bedankt alle leden voor hun komst. De vergadering wordt om 20.30 uur gesloten.
