Verslag ALV 17 februari 2014

Bijlage 1 – agenda ALV Smashing Pink 23-02-2015

Verslag ALV 17 februari 2014 Concept Verslag Algemene Ledenvergadering Smashing Pink 17 februari 2014 (verslag Emma van Zalinge) Aanwezig: 36 leden; berichten van verhindering 7; machtigingen: 5 1.Opening en vaststelling agenda Voorzitter André van Proosdij opent de vergadering en de agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Ingekomen stukken Behalve de berichten van verhindering/machtigingen zijn er geen ingekomen stukken. 3. Mededelingen Bernice Siewe meldt namens de Communicatiecommissie dat de Smashing Pink-website wordt geactualiseerd en gereorganiseerd. M.n. het besloten deel van de website, waarop o.a. de ledenlijst staat, wordt weinig bezocht. Het is de bedoeling dat al het nieuws over activiteiten en andere zaken zo snel mogelijk op de website komt te staan. Dus ga regelmatig kijken, adviseert Bernice. Binnenkort staat de Activiteitenkalender van 2014 erop (naschrift: staat er inmiddels op, onder knop Activiteiten). Daarnaast wil de Communicatiecommissie de website in een nieuw jasje steken. Wie een websiteontwerper/bouwer kent die dat zou kunnen doen, wordt verzocht het aan Bernice te melden. 4. Notulen ALV 17 juni 2013 (bijlage 1): de notulen worden zonder wijziging vastgesteld. 5. Jaarverslag 2013 (bijlage 2) De voorzitter vat de belangrijkste punten uit het Jaarverslag samen m.b.v. een Powerpointpresentatie. De prioriteiten waren: •

ledenwerving en –behoud

•

besluiten over onze tennislocatie na 2013

•

verbetering van de communicatie

•

ontwikkeling van nieuwe tennisactiviteiten en

•

werving & behoud van sponsoren.

De commissies zijn weer op sterkte gebracht. We hebben in 2013 wel leden verloren, maar geen van de nieuwe leden heeft opgezegd, mede dankzij de inspanningen van de Ledencommissie. Besloten is in 2014 en 2015 op Amstelpark te blijven, in afwachting van een haalbaarheidsonderzoek naar een eigen park. De Parkcommissie heeft het onderzoek voor

zover mogelijk afgerond en is bezig de eigen plek op Amstelpark te optimaliseren. De communicatie is verbeterd. Op tennisgebied is er veel georganiseerd voor alle leden, voor alle niveaus en verspreid over het hele jaar. De meeste sponsoren hebben we kunnen behouden en er zijn er enkele bijgekomen. Vervolgens vat Bernice Siewe de resultaten samen van de Ledenenquête die onlangs is gehouden. De respons was hoog: 64% van de leden heeft gereageerd. De meeste activiteiten worden gewaardeerd en belangrijk gevonden. Daarnaast zijn veel (al dan niet elkaar tegensprekende) opmerkingen gemaakt. In bijlage a wordt de samenvatting weergegeven. Het laatste deel van de enquête, waarin gevraagd werd naar expertise/talenten en bereidheid om vrijwilliger te worden, is door veel leden ingevuld. Helaas hebben sommigen hun naam niet vermeld, aan hen het verzoek om zich kenbaar te maken. Ook hebben leden zonder opgave van hun naam wijzigingen in (email)adres/telefoon doorgegeven. Willen deze personen alsnog de wijzigingen doorgeven aan [email protected]? Afgesproken wordt dat de resultaten op het besloten deel van de website komen te staan. (Naschrift: de resultaten staan op de website.) Er zijn geen vragen of opmerkingen over het Jaarverslag 2013, behalve complimenten. De voorzitter bedankt de vrijwilligers, de trainers en de sponsoren voor hun bijdrage. 6. Verslag kascommissie m.b.t. 2013 André van den Berg en Hein Jan Lapidaire hebben de financiële stukken gecontroleerd. Alle ontvangsten en betalingen lopen via de ING, dat maakt de controle gemakkelijk. Een aantal bankafschriften is nauwkeuriger bekeken. Dit leverde een aantal vragen op. De penningmeester kon op alle vragen bewijs leveren dat de mutaties terecht waren, en correct verwerkt in jaarrekening en/of balans. Zie bijlage b voor het volledige verslag van de kascommissie. De kascommissie stelt de ledenvergadering voor décharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid in 2013. De voorzitter dankt de leden van de kascommissie voor hun werk. 7. Jaarrekening 2013 (bijlage 3) De penningmeester, Jos Rutten, licht toe: in de begroting van 2013 is uitgegaan van 290 leden, 4 vaste banen en extra banen voor de toss. De baanhuur is de grootste kostenpost. Daarnaast zijn er kosten voor o.a. de Jaargids en de bestuursmails. In 2013 is een verlies van ongeveer 4500 euro geleden. Belangrijkste oorzaak is dat er slechts 278 betalende leden waren (late instromers voor half geld ook meegerekend) en dat het Pinkstertoernooi, i.t.t. eerdere jaren, geen overschot liet zien. Er zijn vragen over de pdf-versie van de Jaarrekening op de site: dit is wellicht niet de goede versie. Kloppen de getallen van de competitie wel? De penningmeester gaat het uitzoeken. Is er geld overgemaakt naar het goede doel? Ja, 2500 euro naar Labris, een Servische lesbische sportclub voor het organiseren van sportevenementen voor lesbische vrouwen om hen samen te brengen en meer zichtbaar te maken.

Waren er minder Pinkstertoernooi-deelnemers vanwege het kleinere aantal Smashing Pinkleden dit jaar? Nee, oorzaken zijn o.a. meer concurrerende GLTA-toernooien in Europa en de crisis. De kosten die bij de toss opgevoerd zijn betreffen de kosten van extra banen voor o.a. de openingstoss. De voorzitter stelt voor de Jaarrekening over het boekjaar 2013 conform vast te stellen en het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financieel beleid in 2013. De algemene ledenvergadering stemt met het voorstel in. 8. Verkiezing Bestuursleden 2014 Jos Rutten en Emma van Zalinge treden af. De voorzitter bedankt hen voor hun inspanningen. Als nieuwe bestuursleden worden voorgesteld: Bernice Siewe, Ineke Kraus, Mara Reijntjes en Mariëlle Prick. Zij worden bij acclamatie verkozen. Bernice zal zich bezig gaan houden met de communicatie en website, Ineke met ledenwerving en -behoud, Mara wordt secretaris en gaat zich inspannen voor de vrijwilligers, Mariëlle zal het penningmeesterschap op zich nemen. 9. Verkiezing Technische Commissie 2014 Chris Goggin heeft aangegeven geen lid van de TC meer te willen zijn. Regi Romeny en Peter Rombouts bezetten samen één plek vanuit de tosscommissie. Het voorstel is om opnieuw te benoemen: Suzan Möller, Arie Hahn, Josine Teeuw, Jamie Koster, Peter Rombouts (plv. Regi Romeny). De vergadering gaat akkoord. 10. Jaarplan 2014 en (bezetting) commissies (bijlage 4) De voorzitter geeft een samenvatting van de plannen d.m.v. een Powerpoint-presentatie. Prioriteiten in 2014 zijn: •

een goede plek op Amstelpark,

•

duidelijkheid over de haalbaarheid van een nieuw park,

•

ledenwerving en -behoud,

•

herziening van de communicatiemiddelen en

•

organisatie van tennisactiviteiten voor iedereen, op elk niveau en door het jaar heen.

De Parkcommissie gaat door met haar werk, de Ledencommissie bruist van de activiteiten, de Communicatiecommissie heeft allerlei plannen om de interne en externe communicatie te verbeteren We gaan terug naar 3 banen. Enkele commissies kunnen versterking gebruiken. Wil je meehelpen? Meld je bij de tussen haakjes genoemde persoon: •

interne clubcompetitie (Arie Hahn)

•

clubkampioenschappen (Jos Rutten)

•

tosscommissie (Regi Romeny)

•

ladder (Godwin Yosalina)

•

communicatiecommissie: schrijvers en fotografen (Bernice Siewe)

Vragen en opmerkingen: •

Mariëlle Prick voegt nog een (onofficiële) activiteit toe aan het Jaarplan: de donderdagochtend-inlooptoss, waar iedereen welkom is.

•

Gaat de najaarscompetitie door? Dat hangt af van de beschikbaarheid (en kosten) van banen.

•

Hoe moeten we de openingstoss en de sluitingstoss noemen als activiteiten het hele jaar doorlopen?

•

De openingstoss is opgenomen in de KNLTB-Open tennisdagen.

•

Opgemerkt wordt dat Facebook hopelijk niet hét communicatiemiddel wordt, veel leden zitten niet op Facebook. Het antwoord is nee.

•

Kunnen er i.p.v. bestuursmails activiteitenmails komen, waarin met grote regelmaat alle op handen zijnde activiteiten worden aangekondigd? Antwoord: dat gebeurt nu ook al zowel in de ledenmails als op de website.

11. Contributievoorstel 2014, begroting 2014 en benoeming Kascommissie 2014 (bijlage 3) De penningmeester licht de begroting toe. Uitgangspunten van de begroting: Het aantal leden is zuinig begroot op 255. We gaan van 4 naar 3 banen (KNLTB rekennorm: voor elke 100 leden 1 baan). De huur van de contractueel vastgelegde banen wordt niet meer doorberekend naar de verschillende activiteiten. Directe kosten (zoals ballen, prijzen, KNLTB-bijdrage voor de competitie) worden wel doorberekend. Voor clubactiviteiten die gericht zijn op ledenwerving zijn extra banen begroot en is er een regenpotje, zodat de betreffende activiteit altijd door kan gaan. Voor niet-competitiespelers is de mogelijkheid gecreëerd om in de competitieweekenden te spelen. De contributie blijft 225 euro. De reserves bedragen nu ongeveer 15.000 euro, genoeg om onze financiële verplichtingen na te kunnen komen. Opmerkingen/vragen: •

Kunnen inkomsten uit sponsoring expliciet benoemd worden? Antwoord: zij staan in de deelbegrotingen.

•

Korting voor leden bij Pinkstertoernooi? Ja.

•

Chris Goggin, onze ledenadministrateur, meent dat we minimaal op 270 leden uitkomen in 2014.

•

Voor training in de avonduren wordt ook geen baanhuur meer berekend. Trainers moeten wel lid zijn van Smashing Pink.

•

Op hoeveel avonden mag les gegeven worden en legt dat niet een te groot beslag op de banen nu we er maar 3 hebben? Antwoord: het aantal lesuren is beperkt, de precieze afspraken komen in de Jaargids te staan.

Hierna ontstaat er een discussie over het loslaten van de doorberekening van baanhuur naar de verschillende activiteiten. Het principe ‘de gebruiker betaalt’ wordt hiermee impliciet afgeschaft. Dit punt heeft in een vorige ledenvergadering geleid tot heftige discussie.

Waarom heeft het bestuur hiervoor gekozen en had dat niet expliciet op de agenda vermeld moeten worden? Het bestuur legt uit: we wilden de contributie niet verhogen, er is heel zuinig begroot – allerlei extra’s zijn geschrapt, maar we wilden wel stimuleren dat iedereen aan alle activiteiten die de club organiseert deel kan nemen. Daarom hebben we ervoor gekozen de drempel, die een extra bijdrage opwerpt, weg te nemen. Deze visie en de uitgangspunten voor de begroting (waaronder het niet meer doorberekenen van de baanhuur) staan overigens duidelijk in het Jaarplan 2014 vermeld. Een aantal leden is er niet blij mee dat het bestuur ervoor gekozen heeft het zo te doen, anderen hebben er minder moeite mee. Geopperd wordt wel baanhuur naar de KBLTBcompetitie door te berekenen. Maar waarom de competitie wel en de toss dan niet? De voorzitter merkt op dat het bij nader inzien beter was geweest het punt van het afschaffen van de baanhuurdoorberekening apart te agenderen, maar wil nu toch overgaan tot stemming over de begroting en de hoogte van de contributie. Gaat de vergadering akkoord met de begroting en het voorstel om de contributie te handhaven op 225 euro? Voor: 30 stemmen; tegen: 6 stemmen; blanco: 1. Dit betekent dat de begroting en het contributievoorstel zijn aangenomen. Voor de Kascommissie 2014 bieden zich aan: André van den Berg en Hein Jan Lapidaire. De vergadering is hier blij mee. Het bestuur zal Carine Thesingh vragen of zij weer reservelid wil zijn. 12. Privacybeleid We hebben een website - deels open, deels besloten - waarop namen genoemd worden en foto’s geplaatst. We zijn out en proud anno 2014. Het bestuur respecteert het feit dat sommige leden niet met naam en foto op de website willen en stelt voor een ja, tenzij-beleid te voeren: namen en foto's van leden kunnen in nieuwsbrieven, op websites of in andere gremia geplaatst worden zonder vooraf expliciet om toestemming te vragen, maar van leden die daar zelf om vragen, worden geen namen of foto’s geplaatst of, als deze reeds geplaatst zijn, worden ze verwijderd. Verzoeken daartoe moeten aan het bestuur gericht worden via [email protected] Inmiddels heeft een drietal mensen aangegeven niet op de website vindbaar te willen zijn. Uiteraard wordt er op gelet dat er geen aanstootgevende foto’s geplaatst worden en ook dat er geen namen bij foto’s gezet worden. De ledenvergadering gaat akkoord met het voorgestelde beleid. 13. Ontwikkelingen m.b.t. Amstelpark en een mogelijk nieuwe locatie Alexander Hijmering doet de stand van zaken m.b.t. Amstelpark en het nieuwe park uit de doeken. Na de vorige ALV is een vernieuwde Parkcommissie aan de slag gegaan met vijf aandachtsgebieden. •

Het haalbaarheidsonderzoek m.b.t. het nieuwe park is van onze kant uitgevoerd, voor zover mogelijk, maar bij het stadsdeel is er een kink in de kabel gekomen, waardoor zij hun huiswerk nog niet gedaan hebben. We blijven in gesprek, maar er kunnen nu nog geen scenario’s voorgelegd worden.

•

Amstelpark wil alle tennisactiviteiten naar de oostkant verhuizen om het Spapubliek van de tennissers te scheiden. De definitieve datum staat nog niet vast, maar het wordt waarschijnlijk na 1 oktober 2014. Aan de oostkant komt horeca, kleedkamers, winkel e.d. Wensen/eisen onzerzijds zijn: eigen plek; horeca; nabijheid van banen/terras/kleedkamers/waterpunt; oriëntatie terras t.o.v. zon en wind; jaarlidmaatschap; eigen tennistrainers; gebruikmaken van overige voorzieningen (sauna, zwembad).

Nu is het moment om onze wensen kenbaar te maken t.a.v. ‘eigen plek’. De Parkcommissie heeft als aandachtspunten geformuleerd: de eigen plek moet persoonlijk zijn, apart & toch erbij en comfortabel. Tenslotte: we spelen nog tenminste twee jaar bij Amstelpark, dus we moeten deze zaken zeer serieus oppakken. Opmerkingen/vragen: •

Kunnen we zelf de kantine runnen? Antwoord: hoogstwaarschijnlijk niet, en het lijkt ook niet realistisch met het aantal leden dat we hebben.

•

Kan met het Pinkstertoernooi gebruik gemaakt worden van alle andere faciliteiten? Vermoedelijk wel, want Amstelpark hecht (financieel) zeer aan het toernooi.

•

Mogelijkheid om te eten in de nieuwe horeca? Onduidelijk.

•

Suggesties: er moet een goede fietsenplek komen; de muur van de hal beschilderen; een webcam op de banen zodat je thuis kunt zien of de banen bespeelbaar zijn.

14. Rondvraag •

Chris Goggin meldt dat de KNLTB een nieuw administratief systeem heeft. Maar, als je een wijziging in je persoonlijke gegevens wilt invoeren, moet je dat eerst aan onze eigen ledenadministratie melden, anders werkt het niet.

•

Hein Jan Lapidaire meldt dat er komend seizoen naast het Pinkstertoernooi twee andere GLTA-toernooien in Nederland zijn: eind juni in Rotterdam en begin juli op gras (!) in Rosmalen.

•

Inschrijving start op 1 maart om 18.00 u. Wees er snel bij als je mee wilt doen.

•

Regi Romeny vraagt of een trainer die geen lid is wel les kan geven op onze banen. Antwoord: nee.

•

André van Proosdij brengt de mogelijkheid om een (mini)advertentie in de Jaargids te plaatsen voor mensen met een eigen bedrijf nogmaals onder de aandacht: mail [email protected]

•

Pieternel Brummelkamp vraagt naar de conditie van de banners. Die zijn deze winter binnengehaald, maar zijn niet meer te gebruiken. Gelukkig liggen er nog een paar nieuwe in de kast.

•

Ineke Kraus roept iedereen op aan ledenwerving in zijn of haar omgeving te doen. Uit onderzoek van de KNLTB blijkt dat 80% van de nieuwe leden binnenkomt via de eigen leden. Er moeten echt mensen bij, want als we de grens van 200 leden bereiken, kun je je afvragen of we nog wel een levensvatbare vereniging zijn. Dus: nodig vrienden of familie uit voor de Open dag op 29 maart. Het programma wordt binnenkort bekend gemaakt.

•

Hiernaast doet Ineke een oproep voor maatjes om de nieuwe leden te begeleiden. Mail [email protected] als je wilt helpen!

15. Sluiting