Studievereniging Machiavelli Halfjaar ALV Maandag 24 februari 2014 Oudemanhuispoort A0.08 Aanwezigen: Simone Boes, Jesse Bolscher, Vincent Breedeveld, Bart van Bruggen (voorzitter Presidium), Aïcha Chaghouani, Aldert van Dam, Lara Deckers, Milou Dirkx, Teun Dominicus, Benno de Grip (vicevoorzitter Presidium), Sara Ham, Iris Kingma, Niek Koopmeiners, Irene Kruijssen, Joost Lina, Pepijn Maas, Jacob Meijer, Thomas Nijenhuis, Yke Ntoane, Sammie Peters, Michiel Piersma, Huub Ramler (secretaris Presidium), Ravi de Riedmatten, Stella van Schaick, Yaro Schiffelers, Maxim Sonnega, Michiel Stapper, Sjoerd van der Steen, Daan Tillie, Marius Troost, Fien de Vos, Lucas Vroemen Machtigingen: Luuc Brans machtigt Vincent Breedeveld Daan Dijkstra machtigt Vincent Breedeveld Jip Geenen machtigt Simone Boes William Tuls machtigt Stella van Schaick Luuc Veraart machtigt Maxim Sonnega Maike Awater machtigt Teun Dominicus
1. Opening: 2. Ingekomen stukken: Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Vaststellen agenda: Er is een motie te laat ingediend, die kan dus niet behandeld worden. Deze kan voor de nieuwe ALV opnieuw ingediend worden. De agenda wordt vastgesteld. 4. Vaststellen notulen: De notulen worden vastgesteld.
5. Actiepunten: De begroting is verstrekt bij de financiële verslagen. Daan Tillie is bij de FSR geweest maar er zijn geen nieuwe mogelijkheden voor het oprichten van een nieuwe partij. 6. Mededelingen: Er zijn geen mededelingen. 7. Presentatie Halfjaarverslag: Daan Tillie krijgt het woord. Algemeen: Daan is tevreden met het eerste jaar. De tweedejaars zijn een moeilijke groep. Ze gaat zich hard inzetten om die te betrekken bij Machiavelli. Er is veel diversiteit op activiteiten, daar is ze vrij tevreden mee. Vereniging: Er zal veel gecontinueerd worden. Er wordt gewerkt aan vernieuwing en professionalisering. De adreswijzigingen worden doorgegeven aan Marius. Jesse is bezig met een nieuwe site. Verhuizing: Eind februari wordt bekendgemaakt of het doorgaat. Lustrum: In het begin moeite met de verhoudingen, maar dat gaat nu beter. Er is sprake van betere communicatie. Ook is er al een aantal activiteiten geweest. Voorzitter: Daan vindt dat het intern goed gaat, er is weinig ruzie. Er zijn twee vaste evaluatiemomenten, als het nodig is dan wordt er bij gesprongen. Over extern is Daan ook tevreden, Machiavelli zit nu bij de Platform voor Politicologen. Dat is dit jaar officieel opgericht. Het moet een gezonde vereniging worden. Ook is ze druk met het Landelijk Overlegorgaan Bestuurskundigen. De faculteitsvereniging is bezig met internationale studenten en er komt een feest. Daan is hier zelf voorzitter van. Marius krijgt het woord. Hij zegt het ledenbestand op te schonen en te verbeteren. Hij heeft zich ingezet voor de Derde Dinsdag, dat gaat steeds beter. Ook de Stichting Politicologenblad heeft hij ingezet: Discorsi. Verder is hij druk met de almanak. Jesse krijgt het woord. Hij is bezig met continuering, boekhouding en de boekenverkoop. Hij zegt op te letten met inkopen. Ook is hij bezig met professionalisering: er is een update in het boekhoudsysteem. Qua samenwerking gaat hij beter terugkoppelen naar andere bestuursleden. Pepijn krijgt het woord. Hij is tevreden, er zijn veel inschrijvingen bij zijn commissies. Voorbeelden zijn de commissies voor ‘rechtsorde’. Hij praat met Hille om te
evalueren. Ook is hij tevreden over zijn activiteiten. Fien krijgt het woord. Ze heef veel activiteiten en is daar erg tevreden over. Bij activiteiten heeft ze veel nieuwe locaties. Wel moet ze meer gaan delegeren, daar gaat ze commissies voor opzetten. Lucas krijgt het woord. Hij heeft de borrel verplaatst. Hij is tevreden over de opkomst bij de borrel. Ook heeft hij goede activiteiten gehad. Wel wil hij meer sport en cultuur. In de planning staan een theateruitje en de Batavierenrace. Jacob krijgt het woord. Hij is met Internationaal naar Lissabon, Brussel en Belgrado geweest, en ook naar IAPSS. Lissabon was geslaagd, maar een leermoment was het tickets kopen. Brussel was ook leuk, ondanks het lastige samenwerken met SPIL. Belgrado was top. Er komt nog een reis naar Israël en een King of the Road. Irene vraagt of Jesse niet meer met de acquisitiecommissie had kunnen doen, er is daar nog geen goede basis. Vorig jaar op deze ALV is de motie om de penningmeester voorzitter daarvan te maken niet aangenomen. Hier moet de penningmeester een leermoment uit halen. Jesse zegt de keuze aan opvolger over te laten. Yke vraagt of er een plan is om van IAPSS nog meer profijt te krijgen. Gaat er iemand uit het bestuur in het bestuur van IAPSS? Jacob zegt misschien in de Subvisory Commissie te willen, maar weet niet of hij in het bestuur gaat. Yke geeft de tip om iemand in het bestuur te zetten. Jakob zal het meenemen. Het halfjaarverslag wordt goedgekeurd. 8. Presentatie Halfjaarrekening: Jesse neemt het woord. Hij heeft een lang verhaal voorbereid. Halfjaarrekening: Jesse behandelt wat opvallend is. De incidentele inkomsten vallen samen met de incidentele kosten. Door Athenaeum te veel €78 betaald. Tijdens de constitutieborrel heeft het bestuur een deel zelf besteld. De algemene kosten gaan volgens plan. De representatiekosten zitten bijna aan het plafond. Acquisitie: er is €475 binnengekomen. €325 extra met de boekenverkoop. Dat is bijna €800 euro, dat is in de buurt van €1000 dus Jesse is tevreden. De Derde Dinsdag is iets over het begrote bedrag gegaan, dat wordt gecompenseerd in volgend semester. Uittreksels gaan beter dan verwacht, €500 aan verdiend. De onderwijsafrekening is niet bijzonder. PAC gaat ook prima. De SAC had het Eerste Weekend een winst van
€480. Dat is niet dramatisch hoog, het wordt gecompenseerd bij het Tweede Weekend. Er was meer drank verkocht dan verwacht. Bij het Eerste Feest is te veel winst gemaakt, dat is kwalijk. Er was veilig in begroot omdat het de eerste activiteit was. De bargarantie was gehaald, waardoor er meer winst was. Het winstbedrag was €1000, dat gaat Jesse zoveel mogelijk terug stoppen in de leden. Bij het Gala is de bargarantie ook gehaald. Internationaal: Bij de eerste reis een verlies van €112. In eerste instantie zelfs €600, maar er is extra subsidie aangevraagd. Verlies gecompenseerd door Brussel: winst van €280. Dat had minder gekund, want we hoefden niet te betalen voor een ruimte, wat we wel hadden verwacht. Lustrum: De inkomsten van de Club van 100 zijn lager dan begroot, maar wel op schema. Specificaties: Nog steeds geld van Daan Bossuyt te goed. Het CSS is betaald. De Locatie van het Gala moet nog betaald worden. Nieuwe begroting: De boekenverkoop is beter gegaan dan verwacht. Er is geïnvesteerd in ICT. Er komt nog een ALA. De verwachting bij Acquisitie omlaag gesteld naar €800. De Derde Dinsdag krijgt meer. De kosten van het archief zijn omlaag bijgesteld. Van Belgrado is er nog geen afrekening, maar er is waarschijnlijk een winst van €12. Aan kroegcolleges wordt waarschijnlijk meer geld uitgegeven. Voor PAC komt er een verkiezingsactiviteit voor de gemeenteraad, veel subsidie voor weinig kosten. Lucas heeft veel winst gemaakt. PSGT wordt mooier gemaakt en er komt meer geld voor themaborrels. Bij het Tweede Weekend wordt een klein verlies begroot want er was winst bij eerste. Voor de Batavierenrace moeten busjes gehuurd worden ed.. Overgebleven winst gaat waarschijnlijk naar de Eindbarbecue. Er moet een Financieel meerjarenverslag komen (actiepunt) De Kascommissie geeft een positief advies. Vincent vraagt of er een afhandeling met Chicago Social Club is, er waren vooral problemen uit Pegasus. Ook hiervoor moet een begroting plus wat er uitgegeven is komen. Jesse denkt dat dit snel heel vaag wordt (Blijft staan als Actiepunt). Chicago Social Club: Er is nog niks aan hen betaald, zij hebben nog geen factuur verstuurd. Jesse gaat ervanuit dat ze de bargarantie hebben gehaald, dus dat we minder hoeven betalen.
Niek vraagt naar de subsidie van VU, hoe zit het daarmee? De subsidie voor het PiPcongres van vorig jaar. Daan zegt nog niet te weten wanneer het komt, maar het zou moeten komen. EOS zit er achteraan. Niek maakt ook een opmerking over SAC. Elke activiteit maak namelijk winst, gaan jullie daar aan de slag? Jesse zegt dat bij nieuwe activiteiten verliezen zijn begroot. De winst probeert hij zoveel mogelijk terug te pompen in algemene activiteiten. Niek zegt dat ze hier van tevoren rekening mee moeten houden, er wordt gewoon veel gedronken. Yke heeft een vraag over te veel winst van het Eerste Weekend. Kunnen die deelnemersgelden niet omlaag zodat de deelnemers geld terugkrijgen? Jesse heeft daarover nagedacht, maar als je gaat terugbetalen dan moet je ook geld gaan vragen bij verlies, en dat doet hij dus liever niet. Yke heeft nog een vraag. Op basis waarvan mag iemand mee met commissie-uitje? Het kan veel geld kosten. Jesse zegt dat die groepen groot mogen zijn, maar eigenlijk alleen de actieve leden van de commissies mogen mee. De KasCo mag ook op commissieuitje! Joost vraagt wat de representatiekosten inhouden. Er is namelijk €750 aan de constitutieborrel uitgegeven. De andere €750 aan diverse, wijnflessen, kerstkaartjes ed.. Joost vindt het veel geld. Jesse vindt dat een keuze. Hij heeft het net als voorgaande jaren gedaan. Teun vraagt waar de €200 heen gaat die nu nog is begroot. Kerst is namelijk al geweest en de constitutieborrel ook. Jesse gaat kijken waar het heen gaat, dat komt terug op de volgende ALV (actiepuntje). De Halfjaarrekening wordt bij acclamatie goedgekeurd. 9. Decharge Sollicitatiecommissie: De Sollicitatiecommissie is hierbij gedechargeerd. 10. Voorstellen kandidaten SoCo: Een van de kandidaten kan er pas over een uur zijn, dus dit punt wordt en de installatie worden verplaatst. 11. Installatie SoCo: Idem. 12. Voorstel wijziging Huishoudelijk Reglement: Vincent krijgt het woord. Dit jaar komt er een nieuwe Synthese, oftewel Discorsi. Dit wil hij veranderen in het HR. Discorsi wil een graag een bestuurslid van Machiavelli in het bestuur van Discorsi. Het liefst elk jaar.
Marius zegt dat de reden om dit te doen is om de relatie kort te houden, zodat de communicatie gehandhaafd blijft en zodra er zich een crisis voordoet, dat Machiavelli dit kan verhelpen. Per acclamatie is deze wijziging aangenomen. 13. Presentatie Lustrumcommissie + begroting Lustrumcommissie: Yke krijgt het woord. De commissie is al een halfjaar aan het werk. Elke twee maanden worden er 10 jaar herdacht. Er komt nog een tweede alumniborrel. Ook hebben we de Club van 100 opgericht. Iedereen kan lid worden. Er staan al meer plaatjes op het bord dan in de Powerpoint. Er komt nog een lustrumborrel met de SAC. Ook PSGT krijgt een lustrumtintje. Van 2 tot 6 juni is de Diës week. En de almanak komt eraan! Er staan veel interviews in. Voor studenten is het €6, voor niet studenten €12. De almanak is veel beter dan 5 jaar terug. Begroting: Er is de afgelopen 5 jaar elk jaar een reservering van €1000 per jaar gemaakt. De inkomsten zijn €2000. De promotiekosten zijn de posters en de flyers. Filmpje: er komt een Machiavelli nieuwsflits in de lustrumweek. De almanak krijgt subsidie van CSS. Lezing: als er een grote naam komt dan betaalt de afdeling vliegkosten ed.. Stella vraagt of het oudbesturen-diner wordt gesubsidieerd. Yke zegt dat ze zelf geld inleggen. Niek zegt dat er nog niet genoeg inkomsten staan tegenover de uitgaven die nu al gedaan zijn. Yke zegt dat er al veel is gedaan (dus geld uitgegeven), en niet alles wordt gefinancierd uit Club van 100, het geld komt ook van andere bronnen. Teun zegt dat er veel geld gevraagd is van Stichting Toekenningen, hij vraagt zich af waarom de vereniging veel vraagt van anderen, terwijl het ook intern gedaan kan worden. Dan kan Stichting Toekenningen ‘bewaard’ worden. Jesse zegt dat er intern ook geld gegeven wordt, Machiavelli stort ook een bedrag. En de winst van het afgelopen semester wordt ook bij het Lustrum gerekend. De begroting wordt bij acclamatie goedgekeurd. 14. Pauze 15. Decharge Sollicitatiecommissie: De decharge heeft al plaatsgevonden en de leden zijn al bedankt.
16. Voorstellen kandidaten Sollicitatiecommissie: Michiel Stapper is kandidaat voor Voorzitter van de commissie, Fien de Vos voor het bestuurslid in de commissie en Iwana Mietus, Lara Deckers en Milou Dirkx voor het gewone lid in de commissie. Michiel is voorzitter geweest bij ASVA. Hij heeft sollicitatietraining gehad en heeft ervaring in de sollicitatiecommissie bij het bestuur van Sarphati. Lara is actief bij een aantal commissies. De sollicitatiecommissie lijkt haar ook leerzaam voor zichzelf. Ze denkt dit te kunnen omdat ze veel leden kent uit alle jaren. Ze is integer en heeft sociaal inzicht. Denkt vooral bij de samenstelling te kunnen helpen. Milou is vanaf het begin al vrij actief. Veel naar borrels en op reis gegaan e.d. en nu zit ze in meerdere commissies. Ze heeft veel bestuursleden van dichtbij meegemaakt. Ze denkt daarom te kunnen onderscheiden wie goed is. Eind april heeft ze ook genoeg tijd. Ze vindt het belangrijk dat mensen capabel zijn, ze moeten kunnen delegeren en er moet een goed team komen. Vragen: Yke vraagt of het positief of negatief is dat Lara veel mensen kent. Lara denkt daardoor mensen goed te kunnen inschatten. Aïcha vraagt of er wel een goede verdeling tussen mannen en vrouwen komt. Lara zegt dat het bestuur een goede representatie van de vereniging moet zijn, maar in de eerste plaats kijken naar kwaliteiten. Milou beaamt dat en stelt dat het misschien beter is om van tevoren veel vrouwen aan te spreken. Irene vraagt of de kandidaten al bestuurservaring hebben. Lara heeft dat niet, Milou bij het Amsterdam Studenten Festival. Teun: moet over geheel gekeken worden naar representativiteit. Niet alleen mannen en vrouwen. Iwana is er nog steeds niet, maar het wordt hoog tijd te gaan stemmen. Marius vertelt over Iwana. Ze heeft persoonlijk minder banden met Machiavelli dan de andere twee kandidaten. Ze leidt debatten bij Room for Discussion. Ze heeft een tijdje in de Onderwijscommisssie gezeten en doet twee studies. Sara vraagt waarom Fien als bestuurslid in de commissie gaat. Daan zegt dat Fien mensen op persoonlijk vlak goed kan inschatten, ze kan mensen geruststellen en is
niet zo fel als andere bestuursleden. Er wordt gestemd per briefjes.
Aantal stemmen: Iwana Mietus: 2 Milou Dirkx: 15 Lara Deckers: 9 Blanco: 0 Onthouding: 1 Totaal aantal stemmen: 27 Teun eist dat er met briefjes gestemd wordt over het externe lid van de SoCo. Aantal stemmen: Voor: 21 Tegen: 1 Blanco: 3 Onthouding: 0 Totaal aantal stemmen: 25 17. W.V.T.T.K. Er is geen W.V.T.T.K.. 18. Rondvraag: Sara vindt dat er een vrij lage opkomst is voor een belangrijke ALV. Of het bestuur beter wil werven (Actiepunt) 19. Sluiting Actiepunten: •
Er moet een Financieel meerjarenverslag komen
•
Een begroting plus de uitgaven bij Chicago Social Club
•
Jesse kijkt waar de €200 representatiekosten aan besteed zijn
•
Het bestuur moet beter werven voor belangrijke ALV’s
