Jaarverslag januari 2013 - december 2013
Veldzicht Boerderijnummer: 1364
Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, juni 2011. © Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de Federatie Landbouw en Zorg
Bedrijfsgegevens Naam van de zorgboerderij: Adres: Postcode: Woonplaats Provincie: Land: Website: E-mailadres:
Veldzicht Freerk Faberweg 4 8763XC Parrega Friesland Nederland www.zorgboerderijveldzicht.nl
[email protected]
e
Gegevens 1 contactpersoon Naam: Adres: Postcode: Woonplaats Land: Telefoonnummer: Mobiel nummer: E-mailadres:
Marian Leeuwe Freerk Faberweg 4 8763XC Parrega Nederland 0515 - 540546 06 – 45705105
[email protected]
Jaarverslag opgesteld door: Overige betrokkenen:
Marian Leeuwe Seakle Altenburg
2014-01-21_jv_1364_Veldzicht_jan2013-dec2013 2014-01-21_jv_1364_veldzicht_jan2013-dec2013[1]
Datum laatste wijziging: 19-3-2014
Pagina 2
Het algemene beeld van het afgelopen jaar Dagbesteding De dagbesteding is in het afgelopen jaar gegroeid naar gemiddeld 12 cliënten per dag. Dat betekent voor het beleid dat het proces, de primaire zorgverlening, goed moet verlopen. Na de intake volgt binnen 6 weken het zorgplan en de eerste evaluatie. Naast de bezetting op de groep van twee medewerkers helpen vrijwilligers mee om de begeleiding zo persoonlijk te houden volgens onze visie. Deze visie zijn we meer aan het uitdragen, de visie wordt benoemd op de website, tijdens de zorgplanbespreking en in onze contacten met casemanagers, polikliniek geriatrie en huisartsen. Onze naamsbekendheid op het gebied van begeleiden van mensen met een vorm van dementie is gegroeid. Naast Marian werken er bij Veldzicht twee vaste medewerkers, twee oproepkrachten en één leerwerktrajectstudent, van de opleiding helpende van het ROC. Verder was er van september t/m december een stagiair van de opleiding Sociaal Pedagogische Hulpverlening (SPH). Het werken met de dossiers is uitgebreid, er komt steeds meer informatie in terecht, medewerkers wijzen elkaar ook op het belang van het lezen van de dossiers en de communicatiebladen daar in. Er is een werkbezoek geweest in Wageningen bij het Pieter Pauwcentrum(Vilente) om ons te oriënteren op specialisatie dagbesteding voor hoger opgeleiden en jong-dementerenden. Inmiddels bieden wij drie dagen per week dagbesteding aan die gericht is op de wat jonger dementerenden die veelal hoger opgeleid zijn. In september/oktober 2013 zijn de tevredenheidonderzoeken afgenomen en verwerkt. Mensen vinden het fijn dat we telefonisch en per mail goed te bereiken zijn. Onze reactie is heel snel, mails worden dagelijks beantwoord en afgehandeld. In de eindevaluaties is dat een positief punt. Over de begeleiding en de activiteiten zijn de bezoekers over het algemeen tevreden. De vaste gezichten en de activiteiten die belevingsgericht worden afgestemd bevallen heel goed. De aandacht voor de mensen en mantelzorgers wordt vaak apart benoemd en zeer gewaardeerd. De activiteiten werden met een 8,0 beoordeeld, de begeleiding met een 8.3. Inspelen op veranderingen in de zorg doet Veldzicht door de samenwerking op te zoeken met andere kleine zorgaanbieders in de coöperatie zorg netwerk noord (ZNN) .De dagbesteding wordt door het wegvallen van het Persoonsgebonden budget(PGB) op een grotere schaal uitgevoerd voor Thuiszorg Zuidwest Friesland. Daarnaast neemt Marian als ambassadeur namens BEZINN deel aan het expertise- team dat de gemeente Súdwest Fryslân heeft samengesteld om de overgang van de AWBZ naar de WMO soepel te laten verlopen. Daarvoor heeft ze een training gevolgd. Verder oriënteert Veldzicht zich op verdere samenwerkingsverbanden en eventuele andere doelgroepen of functies voor de boerderij. Tijdens de halfjaarlijkse evaluatiegesprekken wordt er altijd een schriftelijk verslag gemaakt waarin inspraak en tips vanuit de cliënten meegenomen wordt. In 2014 zullen wij inspraakmomenten vanuit de cliënten structureel ieder kwartaal plannen en er afzonderlijk verslag van doen. Hiervoor is het protocol Cliëntenraad voor opgesteld. Aanvullingen worden genoteerd in ons logboek van de dagbesteding die door iedere medewerker aan het begin van de werkdag, om 9.00 uur gelezen dient te worden. Tussen 9.00 en 9.30 uur is er de dagelijkse afstemming voor de medewerkers, mede aan de hand van dit logboek. Logeerweekenden Naast Marian werken er bij Veldzicht in de logeeropvang vier oproepkrachten en twee stagiaires vanuit het ROC. De logeeropvang is nog steeds hecht met veelal dezelfde groep kinderen en de vaste bekende begeleiding. Voor alle kinderen zijn inmiddels zorgplannen gemaakt, deze zijn met de ouders besproken en geëvalueerd. Elk half jaar wordt er geëvalueerd en waar nodig wordt het zorgplan bijgesteld. We merken dat ouders deze evaluaties zeer op prijs stellen, het is ook een moment waarop ze hun zorgen, wensen of ideeën bij de begeleiding kwijt kunnen. Functioneringsgesprekken zijn gevoerd met alle medewerkers. Tevredenheidsonderzoeken zijn in oktober uitgevoerd. De activiteiten werden met een 8,4 beoordeeld, de begeleiding met een 8,3. De kinderen hebben ook zelf een tevredenheidsonderzoek 2014-01-21_jv_1364_Veldzicht_jan2013-dec2013 2014-01-21_jv_1364_veldzicht_jan2013-dec2013[1]
Pagina 3
ingevuld en opmerkingen zijn meegenomen in de verwerking. Ook in de logeerweekenden wordt een logboek gebruikt, daarnaast gaan we in 2014 starten met een zeswekelijks teamoverleg. In 2013 hebben de kinderen steeds meer inspraak gekregen in de keuze van het eten, uitstapjes en andere activiteiten. Dit gebeurt tijdens de keukentafelgesprekken waarin ook de Eigenwijsjes worden opgestart. Deze ‘eigenwijsjes’ zijn kaarten met positieve eigenschappen, die de kinderen naar hun eigen goede eigenschappen leert kijken. Zowel de begeleiding als de kinderen zijn enthousiast over het werken met deze kaartjes. Algemeen Ons individuele aanbod wordt door de cliënten als zeer prettig ervaren. “Je wordt hier serieus genomen” is een opmerking die terugkomt vanuit evaluaties en tevredenheidsonderzoeken met cliënten en mantelzorgers. Ook de ruimte in en om de boerderij is van toegevoegde waarde. Door ziekte van een medewerkster is er veel op de schouders van Marian terechtgekomen. Hierdoor zijn niet alle punten van de actielijst zijn behaald. De voorbereiding naar de HKZ audit is er bij gebleven doordat praktische zaken voorrang kregen. Seakle heeft vanaf september het kwaliteitssysteem op zich genomen en vanaf die tijd heeft het weer meer prioriteit gekregen. Het zoönosebeleid is niet verplicht doordat we geen schapen meer houden, maar in 2014 gaan we ons er op oriënteren in verband met een eventuele aanschaf. De werkkasten en verfkast zijn afsluitbaar. De verfkast die overigens afsluitbaar moet bestickerd worden (i.v.m. gevaarlijke stoffen) en gecontroleerd op inhoud en indeling. De dossiers staan in een prachtige dossierkast goed achter slot en grendel. De medicijnkast is vervangen door een groter exemplaar, welke goed afsluitbaar is. Onze medewerkers nemen steeds vaker zitting in een Multi Disciplinaire Overleg, iets wat goed past bij het systeemgerichte werken zoals beschreven in de Zorgstandaard Dementie.
De belangrijkste ontwikkelingen van het aflopen jaar Aantal Deelnemers Zorgsoort: Dementie NAH Overig (psych)
aantal jan 2013 23 2 0
aantal december 2013 28 1 0
Een opsomming van de instroom per zorgsoort: Zorgsoort: aantal ingestroomd: Dementie 5 Overig 0 Een weergave van de Uitstroom per zorgsoort en daar ook de motivatie van: Zorgsoort: aantal uitgestroomd: reden: 7x opname elders, 1x individuele zorg Dementie 10 1x overlijden, 2x geen zorg verleend Overig (psych) 1 Logeeropvang Uitstroom Instroom
aantal jan 2013 14
aantal dec 2013 12
5 3
Zijn er nieuwe doelgroepen toegevoegd aan uw zorgaanbod Nee
2014-01-21_jv_1364_Veldzicht_jan2013-dec2013 2014-01-21_jv_1364_veldzicht_jan2013-dec2013[1]
Pagina 4
Scholing en ontwikkeling - Aanschaf naslagwerk “Pedagogische adviezen voor speciale kinderen” voor de medewerkers van de logeeropvang - Bezoeken Alzheimercafé onderwerpen “dementie en medicijnen” - Training ambassadeurschap namens BEZINN Expertteam Sudwest Fryslan - BHV herhaling Sita en Marian - Reanimatie en eerste hulp voor vrijwilligers en Wieke - Bezoek Vilente Pieter Pauwcentrum op het gebied van dagbesteding hogeropgeleiden en jongdementerenden - Artikelenmap actueel houden met artikelen uit kranten en tijdschriften - Digitale nieuwsbrief Alzheimer nederland verspreiden onder de medewerkers - Intervisie bijeenkomsten Marian vanuit BEZINN - Zorgstandaard Dementie (Vilans/Alzheimerstichting) uitgereikt aan medewerkers ter informatie Registratie klachten In de periode van jan 2013 tot/met dec 2013 zijn er geen klachten geweest over de verleende zorg. Ook de medewerkers hebben geen klachten ingediend. Invloed op beleid Door middel van nieuwsbrieven en evaluatiegesprekken houden wij de bezoekers en familieleden op de hoogte van de ontwikkelingen op de boerderij. De dagrapportages over en weer vormen naast telefonisch contact en bezoeken aan de boerderij, de communicatie tussen bezoeker, mantelzorger en de medewerkers. Daarnaast zijn we in 2013 gestart met maandelijkse koffieochtenden voor mantelzorgers. Dit heeft als doel mantelzorgers bij elkaar te brengen om ervaringen uit te wisselen en de afstand tussen dagbesteding en de thuissituatie te verkleinen. Functioneringsgesprekken met stagiaires en medewerkers De functioneringsgesprekken vinden plaats in april en zijn met alle medewerkers gevoerd. Dat doen we aan de hand van een agenda met de te bespreken onderwerpen, die voorafgaand aan het gesprek aan de medewerker wordt verstrekt. In het personeelsbeleid staat alle verdere informatie ten aanzien van deze gesprekken Hiervan is verslag gemaakt, welke zijn ondertekend en in de personeelsdossiers verwerkt. In oktober hebben de voortgangsgesprekken plaatsgevonden. Daarbij zijn eveneens verslagen gemaakt welke zijn ondertekend en verwerkt in de personeelsdossiers. Functioneringsgesprekken met de stagiaires vinden plaats met de begeleiders vanuit de opleiding. Hier maken de stagiaires zelf een verslag van, die in hun dossier wordt verwerkt. Evaluatiegesprekken met de vrijwilligers worden ingebed in 2014. Wel is er een halfjaarlijks overleg met de chauffeurs die het vervoer verzorgen, met een agenda en notulen. Kwaliteit van de zorg Ontwikkeld in 2013 Privacyreglement Meldcodes ouderen/kinderen en huiselijk geweld Protocollen aangescherpt en leesverplichting medewerkers ingesteld Klachtenprocedures en huisregels aangescherpt en laten ondertekenen door mantelzorgers Kopieën zorgpas/identiteitsbewijs meenemen in de intake. Beleidsplan Personeelsbeleid Vrijwilligers/stagiaires beleid Kwaliteitssysteem uitbreiden naar HKZ eisen (afronding in april 2014) Actualisatie: Calamiteitenplan bijgewerkt Ri en E op deelnemersniveau Ri en E op bedrijfsniveau Vrijwilligersbeleid Personeelsbeleid Zorgplannen logeerweekenden compleet 2014-01-21_jv_1364_Veldzicht_jan2013-dec2013 2014-01-21_jv_1364_veldzicht_jan2013-dec2013[1]
Pagina 5
Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden? J Overzicht Vervolgactie foutieve toediening medicatie Incidentformulier ingevuld, maatregelen genomen Val cliënt tijdens wandeling Incidentformulier ingevuld, maatregelen genomen
Afgerond? J J
Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? N Overzicht Vervolgactie Afgerond? J/N Zijn er meldingen van klachten? N Overzicht
Vervolgactie
Zijn er evaluatiegesprekken met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest?J Overzicht Vervolgactie De evaluatiegesprekken met de cliënten van de dagbesteding verlopen prima, dossiers worden bijgewerkt en zijn actueel
Evaluaties met mantelzorgers van de logeeropvang zijn ingebed, evaluatiegesprekken zijn gevoerd, dossiers actueel.
Ieder half jaar evalueren, globale planning reeds gemaakt. Nav de gesprekken worden de zorgplannen bijgesteld. Bijvoorbeeld dat een cliënt meer moet drinken of bewegen. Op organisatieniveau is besloten dat de sportschoolbezoeken in de zomerperiode beperkt gaan worden omdat de cliënten aangeven erg genieten van de wandelingen in de natuur. Halfjaarlijks evalueren, globale planning reeds gemaakt. Mantelzorgers gaven aan het medicatiebeleid onduidelijk te vinden. Besloten is om het beleid onder de loep te nemen en de medewerkers beter te scholen.
Afgerond? J/N
Afgerond? J
J
Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies)
Evaluaties logeerweekenden zijn ingebed, dit voldoet zowel ons als de mantelzorgers prima. Naar aanleiding van de evaluatiegesprekken is op organisatieniveau besloten dat de medewerkers van de logeeropvang geschoold gaan worden in het verstrekken van medicatie . De cliënten van de dagbesteding gaan in de zomerperiode meer wandelingen maken omdat aangegeven werd in de evaluatiegesprekken dat ze daar erg van genieten en het bezoeken van de sportschool dan minder fijn vinden. Er zijn dit jaar twee incidenten/ongevallen geweest, waarop maatregelen zijn getroffen.
2014-01-21_jv_1364_Veldzicht_jan2013-dec2013 2014-01-21_jv_1364_veldzicht_jan2013-dec2013[1]
Pagina 6
Voortgang ten aan zien van de actielijst van vorig jaar
Actielijst 2013 Actielijst naam zorgboerderij : Veldzicht Boerderijnummer: 1364 Acties Onderwerp actiepunt Jaarlijks terugkerende acties Actualisatie van de RI&E Oefening calamiteitenplan Evaluatie gesprekken met deelnemers Tevredenheidonderzoek Functioneringsgesprekken Voortgangsgesprekken Actualisatie BHV Opstellen jaarverslag Controle verbandtrommel Controle brandblussers Teamoverleg Nieuwsbrief
Wie is verantwoordelijk Marian Sita en Marian Team logeer/dag Sita en Marian Marian Marian Sita en Marian Marian Leeuwe Firma Hofstee/Marian Firma Hofstee/Marian Marian Marian
Websites bijwerken
Marian
Updaten kwaliteitssysteem Acties n.a.v. de RI&E
Marian
2014-01-21_jv_1364_Veldzicht_jan2013-dec2013 2014-01-21_jv_1364_veldzicht_jan2013-dec2013[1]
Datum (mm-jjjj) : 02-2013 Jaar: van jan 2013 tot /met dec 2013 Planning Realisatie Begin datum Eind datum Begin datum Feb 2013 Mei 2013 Jan 2013 Aug 2013 April 2013 Okt 2013 Feb 2013 Dec 2012 Juli 2013 Juli 2013 maandelijks 1 x per kwartaal Iedere laatste maandag van de maand Feb 2013
Maart 2013 Juni 2013 Dec 2013 Sept 2013 Mei 2013 Dec 2013
Jan 2012
Jan 2013
Eind datum
Jan 2013 Aug 2013 Aug 2013
Jan 2013 Sept 2013 April 2013 Okt 2013 Feb 2013 Feb 2013 Aug 2013 Aug 2013
Maart 2013 Sept 2013 Dec 2013 Okt 2013 Dec 2013 Dec 2013 Feb 2013 Feb 2013 Aug 2013 Aug 2013
Maart 2013
Maart 2013
Lopend
Pagina 7
Acties vanuit kwaliteitssysteem,evaluatie of audit: Evaluaties Logeerweekenden inbedden Personeelsbeleid afronden Begeleidingsplan stagiaires/vrijwilligers Kopieën ID-kaart en zorgpas in dossiers cliënten HKZ instapcertificaat Audit aanvragen en voorbereiden Vanuit tevredenheidonderzoek: Bereikbaarheid monitoren, toegangspad goed onderhouden Overig: Contacten gemeente onderhouden Intervisiebijeenkomsten volgen
2014-01-21_jv_1364_Veldzicht_jan2013-dec2013 2014-01-21_jv_1364_veldzicht_jan2013-dec2013[1]
Marian Marian Marian Sita (dag) en Marian(logeer) Marian
Jan 2013 Jan 2013 Jan 2013 Jan 2013
Juni 2013 Juni 2013 Juli 2013 Maart 2013
Jan 2013
Juli 2013
Loopt
Marian
Jan 2013
Dec 2013
Dec 2013
Marian Marian
Jan 2013 1x per 8 weken
Dec 2013
Dec 2013 Dec 2013
Pagina 8
Maart 2013
Dec 2013 Aug 2013 Aug 2013 Dec 2013
Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? De verplichting van kopie identiteitsbewijs en zorgpas is meegenomen in het intakeproces zodat het bij de nieuwe cliënten direct wordt toegevoegd . Het HKZ instapcertificaat voorbereiden en audit aanvragen vergt meer werk dan verwacht. Doordat er minder tijd beschikbaar was door ziekte van een medewerker is het Marian niet gelukt om dit in 2013 te realiseren. Seakle is nu als SPH stagiair betrokken bij het kwaliteitsbeheer. Doelstelling is het in 2014 te realiseren. Doelstellingen voor het komende jaar - Investeren in kwaliteit en het kwaliteitssysteem, om HKZ Audit voor het instapcertificaat Zorgboeren in 2014 realiseren - Alert blijven op veranderingen die de transities jeugdzorg en AWBZ naar WMO met zich meebrengen - PSA beleid en Kwaliteitssysteem vast onderdeel maken van het maandelijkse teamoverleg en zes wekelijks overleg logeeropvang - Scholing medewerkers logeeropvang omgaan met autisme - Scholing medewerkers dagbesteding omgaan met ongewenst gedrag en verbale agressie - Inbedden functioneringsgesprekken vrijwilligers - Scholing medewerkers logeeropvang “verstrekken van medicatie”. - Inbedden Clientenraad met verslaglegging 1 keer per kwartaal - Training Hygiënecode HACCP volgen en aansluitend de protocollen waar nodig aanscherpen - BHV basistraining laten volgen door Wieke, Hanneke en Seakle zodat er te allen tijde een BHV’er aanwezig is op de boerderij.
2014-01-21_jv_1364_Veldzicht_jan2013-dec2013 2014-01-21_jv_1364_veldzicht_jan2013-dec2013[1]
Pagina 9
Actielijst 2014 Actielijst naam zorgboerderij : Veldzicht Boerderijnummer: 1364 Acties Onderwerp actiepunt
Datum (mm-jjjj) : 01-2014 Jaar: van 01-2014 tot 12-2014 Planning Wie is verantwoordelijk
Begin datum
Eind datum
Actualisatie van de RI&E
Seakle
Jan 2014
Oefening calamiteitenplan
medewerkers
Mei 2014
Evaluatie gesprekken met deelnemers
Marian, Wieke, Hanneke
Tevredenheidonderzoek
Marian/ Seakle
Halfjaarlijks per cliënt Okt 2014
Functioneringsgesprekken medewerkers
Marian
Okt 2014
Actualisatie BHV
Marian
10 Feb 2014
Opstellen jaarverslag
Marian/Seakle
Jan 2014
Voortgangsgesprekken medewerkers
Marian
April 2014
Controle verbandtrommel en brandblussers
Firma Hofstee/Marian
Aug 2014
Teamoverleg maandelijks
Marian
maandelijks
Websites beheren
Marian/Seakle
maandelijks
Nieuwsbrieven 1 keer per kwartaal
Marian/ Seakle
kwartaal
Overleg chauffeurs halfjaarlijks
Marian
Juni 2014
Cliëntenraad met verslaglegging per kwartaal
Marian/ Seakle
Mrt 2014
Juni 2014
Acties n.a.v. de RI&E Na aanraking dieren handen desinfecteren/protocol
Team
Feb 2014
Mrt 2014
Kast met verfproducten waarschuwingssticker
Team
Feb 2014
Aug 2014
Kast met verfproducten veilig indelen volgens voorschrift. Voorschriften zichtbaar maken. Oriënteren op Zoönosebeleid
Team
Feb 2014
Aug 2014
Marian/Seakle
April 2014
Okt 2014
Tuingereedschap nalopen op verstelbaarheid/lengte
Team
Aug 2014
Dec 2014
Jaarlijks terugkerende acties
2014-01-21_jv_1364_Veldzicht_jan2013-dec2013 2014-01-21_jv_1364_veldzicht_jan2013-dec2013[1]
24 mrt 2014
Pagina 10
Realisatie Begin datum
Eind datum
Afspraken toezicht terrein in KS verwerken
Marian/Seakle
April 2014
Periodieke kwaliteitscontrole dierenvoer
Marian
Januari 2014
September 2014 Februari 2014
Cursus medicatieverstrekking logeeropvang
Marian
19 Feb 2014
19 feb 2014
Updaten kwaliteitssysteem naar HKZ
Marian/ Seakle
Jan 2014
Juni 2014
Cursus autisme medewerkers logeeropvang
Marian
Maart 2014
Dec 2014
Cursus omgaan met ongewenst gedrag en verbale agressie
Marian
Juni 2014
Juli 2014
Inbedden PSA en Kwaliteitsbeleid als vast onderdeel teamoverleg Inbedden functioneringsgesprekken vrijwilligers
Marian
Feb 2014
Marian
Aug 2014
Dec 2014
6 wekelijks teamoverleg medewerkers logeeropvang
Marian
Jan 2014
Maart 2014
Interne Audit HKZ
Marian
Mei 2014
Juni 2014
Externe Audit HKZ
Marian
Juli 2014
Medicatiebeleid herzien
Marian/Seakle
Augustus 2014
Lid worden van “Denkbeeld” tijdschrift Psychogeriatrie
Seakle
Feb 2014
Maart 2014
Overzicht in info gebruikte medicatie cliënten
Hanneke
Feb 2014
Maart 2014
Cursus HACCP Hygienecode volgen
Marian
27 jan 2014
27 jan 2014
Acties vanuit kwaliteitssysteem, evaluatie of audit
Overig
2014-01-21_jv_1364_Veldzicht_jan2013-dec2013 2014-01-21_jv_1364_veldzicht_jan2013-dec2013[1]
Pagina 11
