Jaarverslag Januari december 2013 De Poedelick Boerderijnummer: 922 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen

Jaarverslag Januari 2013 - december 2013

De Poedelick Boerderijnummer: 922

Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, juni 2011. © Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de Federatie Landbouw en Zorg

Bedrijfsgegevens Naam van de zorgboerderij: Adres: Postcode: Woonplaats Provincie: Land: Website: E-mailadres:

De Poedelick Oude Apeldoornseweg 15 7361 EH Beekbergen Gelderland Nederland www.depoedelick.nl [email protected]

e

Gegevens 1 contactpersoon Naam: Adres: Postcode: Woonplaats Land: Telefoonnummer: Mobiel nummer: E-mailadres:

T. Jochems-Lagemaat Oude Apeldoornseweg 15 7361 EH Beekbergen Nederland 055-5064896 06-10764114 [email protected]

Jaarverslag opgesteld door: Overige betrokkenen:

M.L. Hordijk - v.d. Berge T. Jochems-Lagemaat – G.M. Jochems

jaarverslag

Datum laatste wijziging: 27-02-2013

Pagina 1

Algemene beeld Trends en ontwikkelingen Door de economische crisis trekt de overheid zich steeds meer terug en worden bezuinigingen doorgevoerd. De uitvoering van de nieuwe WMO en de nieuwe Jeugdwet gaat over van het Rijk naar de gemeente. Met deze decentralisatie voert het Rijk tevens een bezuiniging door op het budget. De gemeente moet het met minder doen dan het Rijk tot nu toe ter beschikking had. Dit betekent dat voor cliënten er minder geld beschikbaar zal zijn. Het aantal begeleidingsuren per cliënt zal mogelijk verlagen. Dit vraagt een strenger toezicht op de inkomsten en uitgaven van de woonboerderij. De overheid verwacht dat de omgeving van de cliënt actief participeert in het verlenen van hulp die voorheen volledig door professionele zorgverleners werd uitgevoerd. Mantelzorgers worden daarmee nog belangrijker. Volgend jaar zal de overgang van AWBZ naar WMO plaatsvinden. Voor de cliënten van de woongroep hebben wij hier voor 2 cliënten mee te maken, voor de overige cliënten zal de zorgfinanciering overgenomen worden door de zorgverzekeraars i.p.v. de zorgkantoren. De cliënten voor dagbesteding en logeren gaan wel over naar de Wmo. Voor al onze cliënten, uitgezonderd één, hebben wij hiermee te maken met de gemeente Apeldoorn. Via Bezig (samenwerkingsverband tussen regionale zorgboeren) hebben wij voor deze overgang contacten met de gemeente Apeldoorn. Een voorbeeld hiervan is het informatieboek waarin alle zorgboeren zich gepresenteerd hebben bij de gemeente. Daarnaast zijn wij aangesloten bij een AWBZ erkende instelling, nl. Lelie Zorggroep. Cliënten die vallen onder de 10-uurs grens van het PGB, kunnen via LZG toch voor dagbesteding bij ons terecht. Voor de cliënten die vallen onder LZG, heeft LZG contacten met de gemeente Apeldoorn. Afronding laatste fase van verbouwing Zoals in het jaarverslag van 2012 beschreven werd in 2012 begonnen met een uitgebreide verbouwing. In de eerste fase werden de oude paardenstallen in de schuur omgebouwd tot twee kantoren, een wasruimte, personeelstoilet en 6 voorraadkasten. In de tweede fase werd het woonhuis gescheiden van het privégedeelte. Door de verbouwing in het zorggedeelte werden de logeerplekken gewijzigd in 4 woonplekken. De derde fase, waarin een gedeelte van de schuur werd verbouwd tot activiteitenruimte, was in mei 2013 gereed. Door deze verbouwing kon op 1 juni begonnen worden met de arbeidsmatige dagbesteding. In december is begonnen met het bouwen van een nieuwe keuken, deze hopen we maart 2014 in gebruik te nemen. Mede door de verbouwingen heeft de koersverlegging dagbesteding/logeren van kinderen naar dagbesteding en wonen voor jongvolwassenen meer gestalte gekregen. In- en uitstroom cliënten Zoals ook in het vorige jaarverslag beschreven hebben we door de verbouwingen, begonnen in 2012 en nog bezig op dit moment, ingespeeld op de ontwikkelingen in de zorgfinanciering. In 2013 is de verblijfsgroep uitgebreid van 5 cliënten op 1 januari naar 8 cliënten op 31 december. Deze cliënten wonen bij ons d.m.v. een ZZP, gefinancierd via ZIN en PGB. Het aantal cliënten dat komt voor dagbesteding en logeren neemt sterk af, mede door de verminderde budgettering. Van 23 cliënten op 1 januari naar 17 cliënten op 31 december. Kortom, een afnemende vraag naar dagbesteding en logeren en een toenemende vraag naar wonen. De woongroep zit op dit moment vol, er staat 1 cliënt op de wachtlijst. Om ons zorgaanbod verder uit te breiden, denken we aan ambulante begeleiding. Bijv. begeleiding aan cliënten die uit de woongroep vertrekken naar een zelfstandigere woonomgeving. Opzet arbeidsmatige dagbesteding. De woonbegeleiding die geboden wordt, is gestart in 2007. De doelgroep waarmee destijds is gestart betrof cliënten die konden instromen naar regulier werk en zelfstandig wonen. De samenstelling van de cliëntenpopulatie is echter vooral vanaf 2011 sterk veranderd. Voor een groot deel is doorstroom naar de arbeidsmarkt voor deze jongeren (nog) niet mogelijk. De behoefte aan arbeidsmatige dagbesteding werd sterker. Vanaf 1 juni 2013 is een medewerker aangesteld voor het opzetten en verlenen van arbeidsmatige dagbesteding. jaarverslag

Pagina 2

Voor die tijd werd er vooral recreatieve dagbesteding aan kinderen en jeugdigen gegeven. Deze activiteit vindt ook nu nog zijn voortgang, echter door sterke afname van pgb-houders is deze behoorlijk afgenomen. Kwaliteit Op 4 januari ontvingen we de bevestiging van de positieve evaluatie van ons kwaliteitssysteem. In februari ontvingen we het rapport van de audit die Lelie Zorggroep i.s.m. Novire in december 2012 heeft gedaan. We behaalden een totaalscore van 76%. In september behaalden we een score van 78%. Verderop in het jaarverslag zal hier uitgebreider op worden ingegaan. Door ziekte en verlof van de zorgcoördinator kon het Handboek niet volledig worden afgerond. Wel werden in de tweede helft van 2013 alle documenten, protocollen, reglementen, overeenkomsten etc. geactualiseerd. Op 25 februari 2014 heeft de audit van Landbouw en Zorg plaatsgevonden. De auditor geeft een positief advies voor het ontvangen van het keurmerk af aan Landbouw en Zorg.

jaarverslag

Pagina 3

De belangrijkste ontwikkelingen van het aflopen jaar 1. Bedrijfsvoering 1.1 Personeel In- en uitstroom van Tentoo medewerkers. Evenals in de jaren 2012 en 2013 worden de medewerkers die geen kader- of staffunctie hebben op basis van een payrol-constructie ingehuurd bij uitzendbureau Tentoo. Vanaf 1 juni is een mannelijke medewerker werkzaam voor het opzetten en verlenen van arbeidsmatige dagbesteding. In augustus is een medewerker aangenomen om de opstart van de dagbesteding te bespoedigen, deze medewerker is in november gestopt met haar werkzaamheden. In september heeft er een wijziging in functie- en taakverdeling van een aantal medewerkers plaatsgevonden. I.v.m. verlof van de zorgcoördinator is per september een senior woonbegeleider gezocht die verantwoordelijk is voor de zorgverlening van de cliënten van onze woongroep. De zorgcoördinator heeft haar functie als zorgcoördinator neergelegd en heeft per februari 2014 een nieuwe functie als zorgadviseur. Nieuwe inhoud van deze functie op de woonboerderij is het coachen van de medewerkers. Tevens is de zorgadviseur verantwoordelijk voor de kwaliteitszorg op de woonboerderij. Verder over het verloop van medewerkers. In januari is er een oproepkracht medewerker woonbegeleiding aangenomen. In mei is een oproepkracht dagbesteding gestopt i.v.m. een huwelijk en verhuizing. Evaluatie/voortgang gesprekken Met alle Tentoo medewerkers is een gesprek gevoerd. Belangrijke uitkomsten (inclusief genomen acties) zijn: ● Ter voorkoming / verhelpen van RSI klachten werden Ergo Pols Polssteunen geplaatst ● Voor de doelgroep is het uitermate belangrijk om als individuele teamleden op één lijn te zitten, besloten wordt om met de extra ingeplande teambesprekingen (2 keer per maand) door te gaan. ● Verder werd aangegeven dat collega’s in de teamvergaderingen te weinig hun mening geven, meer openheid is gewenst. In 2014 zal gestart worden met coaching, waar dit aan de orde zal/kan komen. In de gesprekken werd o.m. de zorgvisie besproken. De zorgadviseur hoopt voor juni 2014 met het team de zorgvisie nogmaals te bespreken. Met stagiaires en medewerkers in opleiding werden studiegesprekken gevoerd. Sinds de komst van de senior woonbegeleider heeft de senior woonbegeleider deze taak op zich genomen. Tevens werden met nieuwe medewerkers gesprekken gevoerd. Functioneringsgesprekken Met medewerkers die in dienst zijn van De Poedelick werden functioneringsgesprekken gevoerd. 1.2 Personeelscijfers 1 jan. 2013 instroom uitstroom 31 dec. 2013

Totaal medewerkers 10 5 2 13

Stagiairs 1 persoon 1 persoon 1 persoon 1 persoon

Totaal fte 6,3

8,02

1.3 Scholing en ontwikkeling A. d. H.: BHV, medicatiecursus, bijscholing affectief bewuste benadering J. v. d. B: BHV, medicatiecursus, bijscholing affectief bewuste benadering M. v. B.: BHV, medicatiecursus, bijscholing affectief bewuste benadering

jaarverslag

Pagina 4

C. v.d. V.: BHV, medicatiecursus, bijscholing affectief bewuste benadering M. H: Bijscholing affectief bewuste benadering T. J: EHBO, BHV, medicatiecursus, bijscholing affectief bewuste benadering, cursus van praktijkopleider naar coach, cursus preventiemedewerker L. v. d. W.: BHV, medicatiecursus, bijscholing affectief bewuste benadering M. v. G.: BHV, medicatiecursus, bijscholing affectief bewuste benadering R. O.: BHV, medicatiecursus, cursus van praktijkopleider naar coach A. K.: BHV, medicatiecursus, bijscholing affectief bewuste benadering Alle medewerkers hebben voor de gevolgde cursussen en trainingen hun certificaten behaald. De genoemde cursussen/trainingen zijn door de volgende organisaties gegeven: BHV: Wincoop Veiligheidstrainingen Medicatiecursus: Lelie Zorggroep Bijscholing affectief bewuste benadering: Fides Hulpverlening EHBO: EHBO Beekbergen Cursus van praktijkbegeleider naar coach: Aequor Cursus preventiemedewerker: Interpolis Voor 2013 stonden geen officiële opleidingsdoelen gepland. Ongeveer de helft van de medewerkers is in opleiding, overige medewerkers hebben i.v.m. privéomstandigheden hier geen interesse in. Vandaar dat er i.p.v. langdurige opleidingen kortdurende trainingen/cursussen worden aangeboden die direct toepasbaar zijn in de praktijk. Ditzelfde geldt ook voor het jaar 2014. Geplande cursussen/ opleidingen 2014 Op 10 februari 2014 wordt voor het gehele team een cursus kindermishandeling gegeven door een medewerker van LZG. Op 21 februari is er voor de begeleiders van de dagbesteding een zaagcursus. De directeur volgt wekelijks EHBO, de directeur en zorgadviseur volgen de training (kinder)reanimatie. Tevens zal in /december het gehele team de jaarlijkse training BHV volgen. Dit wordt in 2014 een ontruimingsoefening. Verder is in 2013 besloten dat er door de zorgadviseur gestart zal worden met individuele coaching en intervisie in het team. Hiermee zal gestart worden in het voorjaar van 2014. Tevens zal de bijscholing “affectief bewuste benadering” een vervolg krijgen zodat de methode geïmplementeerd wordt in het team. Nieuwe medewerkers die direct met cliënten gaan werken, moeten de medicatietoets maken. 1.4 Stagiaires Er hebben dit jaar weer verscheidene stagiaires een stage gelopen bij ons. ste Oktober 2012 t/m april 2013: Sociale Studies (Christelijke Hogeschool Ede) 1 jaar September 2013 t/m juni 2014: Opleiding activiteitenbegeleider natuur en welzijn (Helicon college) de 4 jaar Ook zijn er 3 medewerkers die een deeltijd opleiding volgen. De opleidingen die gevolgd worden zijn: SAW niveau 4, eerste jaar (Hoornbeeck college) Sociale studies, eerste jaar (Christelijke Hogeschool Ede) Sociale studies, tweede jaar (Christelijke Hogeschool Ede) Tevens is in december een woonbegeleider begonnen met een afstudeeropdracht voor de HBOopleiding Pedagogiek. In navolging op een afstudeeropdracht in 2012 zal een advies worden geschreven hoe de TripleC methode binnen onze woonboerderij kan worden geïmplementeerd. In 2012 is nl. na onderzoek gebleken dat de TripleC methode als methodische benadering het beste aansluit bij onze woonboerderij. Het invoeren van de TripleC methode en het gebruik van de affectief bewuste benadering, waar we als team een bijscholing over hebben gevolgd, hebben als doel om de benadering van de cliënt op een methodische wijze vorm te geven.

jaarverslag

Pagina 5

1.5 Ontvangen certificaten Afgelopen jaar hebben we het Zoönosen certificaat en het Aequor certificaat (erkend leerbedrijf) ontvangen. Tevens zijn we een Calibris erkend leerbedrijf. 1.6 Realisatie ontwikkeling nieuwe huisstijl Juli 2013 is ons logo gepresenteerd d.m.v. de nieuwsbrief. In ons logo ziet u de driehoeksverhouding van cliënt – ouders – zorgverlener. De driehoek symboliseert de samenwerking tussen de cliënt, de ouders en de zorgverlener. Deze samenwerking is voor ons zeer belangrijk in de begeleiding die wij geven, wij hopen dat (mede) hierdoor de cliënt kan groeien in zijn of haar leerproces. De ontwerper van het logo heeft – om de samenwerking te symboliseren – bewust gekozen voor de drie figuurtjes die samen de driehoek vormen. Krachtig, vrolijk, individueel en toch verbonden zijn termen waaraan wij bij deze figuurtjes denken. In de kleurstelling van het logo komt het landelijke van onze locatie terug. Met de presentatie van het nieuwe logo heeft ook de naamswijziging plaatsgevonden van ‘Zorgboerderij De Poedelick’ naar ‘Woonboerderij De Poedelick’. In de tweede helft van 2013 is de nieuwe website in gebruik genomen. De website is gemaakt door LandmercPlus. Door ziekte en verlof van de zorgcoördinator is het niet gelukt om een nieuwe folder te maken. Dit staat op de actielijst voor komend jaar. 1.7 Ontwikkeling beleidsplan Eind 2013 is een beleidsplan geschreven. In aansluiting op de huidige trends en ontwikkelingen, zoals al beschreven in hoofdstuk 1, willen wij ons de komende jaren richten op twee zaken, nl. de onderwerpen activiteiten en mantelhulp. Hieronder zullen deze kort worden toegelicht: Activiteiten Inspelend op de ontwikkelingen door volledige benutting van de acht woonplekken voor wonen door jongeren/ jongvolwassenen met een LVB en een psychiatrische stoornis. Daarnaast door het geven van arbeidsmatige dagbesteding. Als derde activiteit wil De Poedelick woonbegeleiding geven aan jongeren met een LVB en eventueel andere beperking die wel in staat zijn zelfstandig te wonen op een locatie in de nabijheid van de woonboerderij. Mantelhulp Om de kwaliteit van de professionele begeleiding te handhaven moeten de beroepsbegeleiders worden ontlast van taken die niet direct zorg gerelateerd zijn en die door niet-professionals kunnen worden uitgevoerd, verder genoemd een maatje 1.8 PR 2014 Nu de arbeidsmatige dagbesteding opgestart is en de verbouwingen (bijna) afgerond zijn, willen we onszelf meer bekendheid geven. Plannen zijn het organiseren van een open dag op D.V. 17 mei en het bekendheid geven van onze woonboerderij aan kerkenraden en scholen. 1.9 Sociale kaart Ds. G.H. Kerstencentrum Door het Ds. G.H. Kerstencentrum zijn wij benaderd om ons te laten plaatsen op de sociale kaart. Deze sociale kaart is beschikbaar voor de kerkelijke achterban. 1.10 Uitbrengen van nieuwsbrieven Afgelopen jaar hebben we 2 nieuwsbrieven uitgebracht, één in juni en één in december. Voor komend jaar staat dit ook weer voor de maanden juni en december op de actielijst. 1.11 Realisatie gebruik digitaal cliëntsysteem Zilliz Maart 2013 is het cliëntsysteem Zilliz in gebruik genomen. Voor de cliënten van onze woongroep wordt gebruik gemaakt van digitale zorgdossiers i.p.v. papieren zorgdossiers. Tevens staat het kwaliteitshandboek digitaal weergegeven op Zilliz. Tot nu toe is alleen fase één geïmplementeerd. Want door ziekte en verlof van de zorgcoördinator is jaarverslag

Pagina 6

het niet gelukt om alle mogelijkheden van Zilliz volledig te benutten. Ook lezen de ouders/ wettelijk vertegenwoordigers (nog) niet mee. E.e.a. staat op de actielijst voor 2014. In het voorjaar 2014 staat een gesprek met het team over het gebruik van Zilliz op de agenda (o.a. de voor- en nadelen, tips etc.). Voor september staat gepland dat ouders/wettelijk vertegenwoordigers van cliënten van de woongroep mee kunnen lezen met de individuele rapportage van hun kind. 1.12 Start inspraakmomenten en tafelgesprekken In 2013 werden 8 inspraakmomenten georganiseerd. 4 inspraakmomenten voor de ouders/wettelijk vertegenwoordigers van de cliënten van de woongroep en 4 inspraakmomenten voor de ouders/wettelijk vertegenwoordigers van de cliënten voor dagbesteding en logeren. Vanuit de ouders/ wettelijk vertegenwoordigers van de cliënten van de woongroep is er veel belangstelling voor deze inspraakmomenten, dit in tegenstelling tot de inspraakmomenten voor ouders/wettelijk vertegenwoordigers van cliënten voor dagbesteding en logeren. Tevens werden er tegelijkertijd met twee inspraakmomenten voor ouders/wettelijk vertegenwoordigers van cliënten voor dagbesteding en logeren zogenoemde brusjes middagen georganiseerd. Ook hiervoor was weinig belangstelling. Met de cliënten van de woongroep werden 3 tafelgesprekken gevoerd. Deze gesprekken vinden circa 1 keer per maand plaats. Het aansluiten bij een regionale cliëntenraad is voor ons niet zinvol. In plaats daarvan worden bovenstaande bijeenkomsten georganiseerd zodat cliënten en hun wettelijk vertegenwoordigers voldoende inspraak hebben in het beleid van onze woonboerderij. 1.13 Samenwerkingsverbanden Evenals in voorgaande jaren hadden we ook in 2013 een samenwerkingsovereenkomst met Lelie Zorggroep en Pactum Jeugdzorg & Educatie. Medio 2013 heeft de laatste cliënt die Pactum bij ons geplaatst heeft afscheid genomen. Wel hebben we nog een samenwerkingsverband met Pactum. 1.14 Lidmaatschappen Evenals in voorgaande jaren waren we in 2013 lid van de belangenvereniging voor zorgboeren in Gelderland, namelijk Bezig (Boeren en zorg in Gelderland) en de belangenvereniging van het Persoonsgebonden Budget, namelijk Per Saldo. Voor Bezig bezoeken we actief vergaderingen. 1.15 Samenwerking met Fides Hulpverlening De samenwerking t.b.v. de cliënten van onze woongroep met orthopedagoge Janneke Schouten van Fides Hulpverlening is in 2013 gecontinueerd. Janneke Schouten is per cliënt 1 keer bij het evaluatiegesprek en één keer bij het cliëntenoverleg aanwezig geweest. Bij 5 cliënten is de ESSEON-test afgenomen om de sociale en emotionele leeftijd te meten. Bij 1 cliënt is een diagnostisch onderzoek afgenomen. Voor komend jaar zal er het e.e.a. gewijzigd worden rondom de evaluatiegesprekken en cliënten overleggen. Dit kunt u lezen in hoofdstuk 3, onder de doelgroep wonen. 1.16 Overstap ICT-er Medio 2013 zijn we van 2ict overgestapt naar Doorn & Van der Haar computers. Redenen voor deze overstap zijn de kleinschaligheid en de minder verre afstand van Doorn & Van Haar computers i.t.t. 2ict. 1.17 Scheiden geldstromen wonen – zorg Een belangrijk onderwerp waar in 2013 nieuw beleid op ontwikkeld moest worden, was het scheiden van de geldstromen ‘wonen en zorg’. In overleg met diverse betrokkenen is besloten dat hiervoor 2013 een overgangsjaar is, in 2014 zal de scheiding van de geldstromen ‘wonen en zorg’ gerealiseerd zijn. Hiervoor is uiteraard gesprek met betrokkenen, nl. de wettelijk vertegenwoordigers van cliënten noodzakelijk. 1.18 Start digitale facturering In 2013 is het besluit genomen per 1 januari 2014 digitaal te facturen. Redenen hiervoor zijn efficiëntie en kostenbesparing. 1.19 Uitvoering RI&E De actiepunten uit de RI&E 2012 zijn vrijwel allemaal uitgevoerd. Bij het maken van de RI&E eind jaarverslag

Pagina 7

2013 bleken er nog twee openstaande actiepunten te zijn. 1.20 Inspectie brandveiligheid In augustus heeft ABC Fandsa Groep een inspectierapport brandveiligheid opgeleverd. Maatregelen om de knelpunten uit dit rapport op te lossen zijn allen gerealiseerd. 1.21 Ontwerp calamiteitenplan en ontruimingsplan Eén van de knelpunten uit het inspectierapport brandveiligheid was dat het calamiteitenplan/ontruimingsplan en de ontruimingsplattegronden niet conform de richtlijnen waren. Door Van Wincoop Veiligheidstrainingen zijn nieuwe ontruimingsplattegronden opgesteld. Tevens wordt door hen een calamiteitenplan gemaakt, dat in februari 2014 wordt opgeleverd. Het huidige calamiteitenplan is enkele keren kort besproken in de teamvergaderingen, tevens hebben we met iedere medewerker een ontruiming besproken. Hier hebben we voor gekozen i.v.m. de verbouwingen. Wanneer het calamiteitenplan is afgerond, willen we conform het plan een paar keer per jaar oefening houden. 1.22 Plaatsing van houtkachel Medio 2013 is een houtkachel geplaatst waarop al de gebouwen(de c v’s) zijn aangesloten. Redenen om de houtkachel te plaatsen zijn de energiebesparing die dit oplevert, het zelfvoorzienend zijn en het bieden van werkgelegenheid voor de arbeidsmatige dagbesteding, nl. het kloven van het benodigde hout.

2. Zorgverlening 2.1 Woongroep Uitbreiding cliëntenpopulatie voor begeleid wonen In 2013 zijn er 3 nieuwe cliënten ingestroomd in onze woongroep. De woongroep omvatte op 31 december 2013 8 cliënten. Dit betekent dat het maximale aantal cliënten is bereikt. Leeftijd De leeftijd van onze cliënten varieerde tussen de 15 en 26 jaar. Zorgzwaarte De zorgzwaarte van de cliënten van de woongroep is in 2012 toegenomen. Eind 2013 wonen er 5 cliënten met een ZZP VG06. De overige cliënten hebben een ZZP VG02, ZZP VG03, ZZP GGZ4c. Per 1 januari 2014 wordt de ingezette begeleiding uitgebreid met een zogenaamde ‘korte late dienst’. Deze dienst werkt van 16.00 tot 17.30 uur en zorgt voor de praktische taken, zoals koken, tafel dekken, medicijnen delen etc. Deze dienst is ingezet ter ontlasting van de late dienst. In- en uitsluitingscriteria In 2013 zijn er 3 cliënten in onze woongroep ingestroomd. Twee cliënten vallen onder de insluitingscriteria. Eén cliënte valt hier buiten i.v.m. een IQ van 86. De reden dat toch gekozen is om haar op te nemen in onze woongroep is haar lage emotionele leeftijd, waardoor zij toch bij de cliënten van de groep past. Frequentie evaluatiegesprekken Voor iedere cliënt hebben er twee evaluatiegesprekken plaatsgevonden, waarvan één in aanwezigheid van de orthopedagoge Janneke Schouten. Om de evaluatiegesprekken voor te bespreken is iedere cliënt twee keer in een cliëntenoverleggen besproken, bij één cliëntenoverleg was Janneke Schouten aanwezig. Frequentie teamvergaderingen Eind 2013 is het besluit genomen om 1 keer in de maand een teamvergadering te houden i.p.v. twee keer in de maand. We hebben ruim een jaar lang twee keer in de maand teamvergadering gehouden om de werkwijze van de individuele teamleden op elkaar af te stemmen. Deze investering had het gewenste resultaat. Op dit moment is ons team stabiel, er is weinig verloop van de teamleden, waardoor er 1 keer in de maand een teamvergadering kan worden gehouden. jaarverslag

Pagina 8

Verder kunnen de teamleden, mocht hier behoefte aan zijn, op vrijdag telefonisch contact opnemen met de senior woonbegeleider. Job coach / maatje Ook dit jaar is voor verscheidende cliënten overleg geweest met een job coach. Mede door de financiële crisis is het echter niet mogelijk gebleken om bestaande werkzaamheden uit te breiden. Op dit moment heeft 1 cliënt een maatje. We zijn voornemens om in 2014 meer met maatjes te gaan werken. Dit in aansluiting op de plannen van de overheid. We denken dan aan maatjes om individuele activiteiten te ondernemen, huishoudelijke activiteiten zoals samen koken, wasgoed verzorgen etc. 2.2 Geprofessionaliseerde dagbesteding, daarmee uitbreiding van het zorgaanbod Doelstelling arbeidsmatige dagbesteding Vanaf 1 juni is een medewerker aangesteld voor het opzetten en verlenen van arbeidsmatige dagbesteding. Zijn opdracht is activiteiten te ontwikkelen waardoor cliënten een lichte vorm van productie leveren, waarbij geen winst behoeft te worden gemaakt. Het verwerven van enige inkomsten om kosten te dekken is een uitdaging. Belangrijk blijft vooral het verlenen van zodanige professionele begeleiding aan mensen met een lichtverstandelijke beperking dat zij een gevoel van eigenwaarde en verantwoordelijkheid krijgen om een bijdrage te leveren aan het arbeidsproces. Organisatie Gestart is met de zes cliënten die ook wonen op De Poedelick. Gezorgd is voor een duidelijke dagindeling met rustpauzes en overlegmomenten. Start is gemaakt met het oppakken van dagelijks terugkerende intern gerichte werkzaamheden, zoals dierverzorging, tuin- en erfonderhoud en houtkloven voor de eigen energievoorziening. Tevens werd met het houtkloven al de stap gemaakt om inkomsten te verwerven: het gekloofde hout in verkoop aanbieden aan particulieren met een brengservice en zelfs aan huis op locatie stapelen. Daarnaast werden diverse klussen op het terrein aangepakt zoals plaatsen van bouwhekken rond het werkterrein t.b.v. de veiligheid, het inrichten van de nieuwe activiteitenruimte voor lichte houtbewerking en timmerwerkzaamheden, eenvoudig buitenschilderwerk, zoals van het kippenhok en het stookhuis. Naast de activiteiten die meer dagelijks repeterend zijn en gericht zijn op het onderhouden van de accommodatie en de dierverzorging kwam er ook meer behoefte om externe activiteiten te ondernemen. Er kan dan meer inhoud worden gegeven aan het arbeidsmatige van de dagbesteding. Ideeën als licht tuinonderhoud voor particulieren, inpakwerk e.d. bleken echter lastig te realiseren. Dit heeft ook te maken dat gezien de ZZP’s (bijna geheel bestaande uit VG06) van de cliënten vraagt om wonen en werk op 1 locatie. Tevens is in de praktijk gebleken dat de gewenste scheiding tussen werk en wonen in de praktijk door cliënten niet als nodig wordt ervaren. Werkproces Verduidelijking van kaders voor handelen en meer structuur in het opdracht verstrekken en uitvoeren was nodig. Het werkproces van ideevorming, afstemming, goedkeuring, uitvoering, oplevering en evaluatie leggen we sinds half september vast in een projectformulier. Elke activiteit die eindig is en een concreet resultaat moet opleveren wordt nu vooraf als een project beschreven. Daarin wordt het doel, het resultaat, de kwaliteit, de kosten, welke cliënten, de activiteiten, gereedschappen en benodigdheden en vooral ook de risico’s beschreven. Hierdoor is in één oogopslag voor alle betrokkenen duidelijk wat de bedoeling is en hoe een activiteit wordt aangepakt. Op deze wijze is er een meer weloverwogen keuze mogelijk. Dit voorkomt teleurstelling en vooral onvoorziene risico’s die het werken met deze doelgroep met zich meebrengt. 2.3 Recreatieve dagbesteding/logeren/vakanties In een inspraakmoment in februari bleek dat cliënten van de dagbesteding en logeren een gebrek aan activiteiten in de dagbesteding ervaren. Sinds juni werkt de nieuwe mannelijke begeleider dagbesteding op de woensdagen en zaterdagen dat er cliënten voor dagbesteding en logeren zijn en onderneemt met hen gerichte activiteiten, zoals buitenwerk, houtbewerking, knutselen etc. Tevens is er op zaterdag de gelegenheid tot paard- en ponyrijden. Door afnemende vraag naar logeren in de vakanties zijn er dit jaar geen vakantieweken georganiseerd. Wel zijn er in de schoolvakanties enkele jongere cliënten wezen logeren, deze cliënten draaien mee in de dagbesteding die gegeven wordt aan cliënten van onze woongroep. jaarverslag

Pagina 9

De mannelijke cliënten van onze verblijfsgroep zijn met twee begeleiders een midweek op vakantie geweest naar Cochem in Duitsland.

3. Kwaliteit 3.1 Beleidsondersteuning en strategie vanuit het zorgpartnerschap met Lelie Zorggroep In 2012 is Lelie Zorggroep gestopt met de ondersteuning door een projectmanager. Hier is in 2013 geen andere invulling aan gegeven. In januari heeft een gesprek plaatsgevonden met de voorzitter van de raad van bestuur en de projectcontroller over ondermeer de jaarrekening. Verder hebben we in januari en juli de jaarlijkse zorgpartnerdagen bezocht. N.a.v. de audit in september heeft in oktober een gesprek plaatsgevonden met genoemde personen. 3.2 Kwaliteit In het afgelopen jaar is verder gewerkt aan de basiseisen die vanuit de HKZ gesteld worden aan de zorgverlening. Het gaat hierbij om zaken uit het primaire proces van aanmelding t/m evaluatie over de geboden zorg en vele andere zaken die direct betrekking hebben op de zorgverlening, zoals de klachtenregeling, de regeling vertrouwenspersoon en het noodplan. Tevens is de RI&E uitgevoerd. De gemaakte werkinstructies, protocollen en procedures zijn via de afdeling Kwaliteit van Lelie Zorggroep verwerkt in het digitale handboek. Op dit moment is aan vrijwel alle basiseisen voldaan. Helaas kon door ziekte en verlof van de zorgcoördinator het handboek niet volledig worden afgerond. Om deze reden konden tevens niet alle acties uit de actielijst van het kwaliteitssysteem en de verbeterpunten uit de scan van Lelie Zorggroep i.s.m. Novire worden gerealiseerd. Hieronder worden een aantal belangrijke zaken m.b.t. kwaliteit apart beschreven. Overeenkomsten Zoals al eerder beschreven werden in de tweede helft van 2013 alle documenten m.b.t. kwaliteit herzien. Zo ook onze overeenkomsten en bijbehorende bijlagen, zoals de gedragscode en het privacyreglement. Eind 2013 hebben onze cliënten deze nieuwe overeenkomsten ontvangen. Medicatiebeleid Medio 2013 zijn we m.b.t. het toedienen van medicatie aan onze cliënten van de woongroep overgegaan op een baxtersysteem. Voor cliënten die geen baxtersysteem hebben, hieronder vallen cliënten van dagbesteding en logeren, zetten ouders/wettelijk vertegenwoordigers de medicatie uit. In de medicijnverklaring wordt gesteld dat hiermee de verantwoordelijkheid ook bij de ouders ligt. Meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld Medio 2013 is een meldcode kindermishandeling gerealiseerd door de zorgcoördinator. In een teamvergadering is de meldcode besproken. Tevens is een (papieren) map met daarin alle informatie betreffende kindermishandeling en huiselijk geweld aangemaakt. Op 10 februari 2014 vindt een cursus over kindermishandeling en huiselijk geweld voor alle teamleden plaats. De functionaris kindermishandeling (waarnaar verwezen wordt in de meldcode) is de senior woonbegeleider. Klachtenprocedure / vertrouwenspersoon Naar aanleiding van nieuwe regelgeving is de klachtenprocedure aangepast. Een getrapte toegang tot de klachtencommissie is niet conform de opzet van de wet. Vandaar dat de klachtenprocedure is aangepast. De aangepaste klachtenprocedure wordt in de bijlage bijgevoegd. Verder is het afgelopen jaar gezocht naar een geschikte vertrouwenspersoon met enige ervaring. Dit werd gemist bij de vertrouwenspersoon welke genoemd werd in het vorige jaarverslag. We hebben dhr. Boogaard bereid gevonden vertrouwenspersoon te zijn voor onze medewerkers, mevr. Stigter is vertrouwenspersoon voor onze cliënten. De reden van twee afzonderlijke vertrouwenspersonen voor medewerkers en cliënten is dat dan geen sprake is van tegenstrijdige belangen. Mevr. Stigter hebben we in december bereid gevonden voor ons vertrouwenspersoon te zijn. Op dit moment worden de klachtenprocedure en de procedure vertrouwenspersoon aangepast, deze worden digitaal aan de cliënten en medewerkers verzonden.

jaarverslag

Pagina 10

3.3 Audit In december 2012 heeft Lelie Zorggroep in samenwerking met Novire een audit gehouden. In februari 2013 werd het rapport ontvangen, de totaalscore betrof 72%. Op 4 januari kregen we een positieve evaluatie van ons kwaliteitssysteem. Er werden door de beoordelaar geen actiepunten meegegeven. Op 12 mei ontvingen we een goedkeuring van ons jaarverslag. Aandachtspunten waren het jaarlijks uitvoeren van het tevredenheidsonderzoek onder cliënten (i.p.v. twee-jaarlijks) en het aanvragen van het zoönosencertificaat. Het zoönosencertificaat is aangevraagd en werd ontvangen in november. Eind 2013 is een tevredenheidsonderzoek uitgezet onder cliënten van de woongroep en hun ouders/wettelijk vertegenwoordigers. De uitkomsten zijn op het moment van schrijven niet bekend. Februari 2014 is een onderzoek uitgezet onder cliënten van dagbesteding, logeren en hun ouders. In september 2013 werd een tweede audit gehouden, de totaalscore is 76%. Verbeterpunten zijn: Onderwerp facilitaire dienstverlening: RIE: laagste prioriteit Bedrijfsnoodplan: middelmatige prioriteit Selecteren leveranciers: middelmatige prioriteit Inkopen: middelmatige prioriteit Beoordelen leveranciers: middelmatige prioriteit Onderwerp organisatiebeleid: Evalueren ontwikkelingen omgeving: laagste prioriteit Onderwerp kwaliteitsmanagement: Kwaliteitsmanagement: middelmatige prioriteit Veiligheidsmanagement: middelmatige prioriteit Interne audits: middelmatige prioriteit Bovenstaand rapport werd ontvangen op 26 september. De zorgcoördinator was toen met verlof. Bij terugkomst in februari 2014 zal door haar een plan worden gemaakt hoe deze verbeterpunten te verbeteren. Op 25 februari 2014 volgt de eerste audit van Landbouw en Zorg.

4. Aantal cliënten In 2013 hebben we, evenals in voorgaande jaren, zoals veel zorgaanbieders in onze sector gemerkt dat het aantal cliënten met een PGB sterk is afgenomen door het strakkere overheidsbeleid voor het afgeven van indicaties voor begeleiding. M.n. naar onze dienst dagbesteding en logeren en de vakantieweken merken we een sterk verminderde vraag. Daarnaast hebben de cliënten die zich aanmelden voor dagbesteding, vrijwel geen indicatie in PGB meer, maar een indicatie in ZIN. Naar langdurig verblijf constateren we juist een grotere vraag. Nieuwe cliënten in 2013 zijn op verschillende wijzen bij ons gekomen, nl. via mond-op-mond reclame, via de website, via andere doorverwijzing van andere hulpverleners ect. Hieronder per doelgroep een overzicht van het aantal deelnemers over 2013. Doelgroep Verblijf LVG Psychiatrie

jaarverslag

Stand per 1 jan 5 4 1(eveneens LVGproblematiek)

Instroom

Uitstroom

3 2 1

0 0 0

Stand per 31 dec 8 6 2 (1 cliënt met eveneens LVGproblematiek) Pagina 11

Dagbesteding/logeren -Jeugd >12 jaar -Jeugd <12

23 10 14

3 2 1

10 5 5

17 9 8

Vakantiecliënten Totaal

2

1

1

2

Verblijf

Dagbesteding/ logeren > 12 jr 1

Dagbesteding/ logeren < 12 jr

Vakantiecliënten

1 1

1 1

Reden uitstroom

Geen aansluiting andere cliënten (Logeer)opvang elders Wonen, werk, activiteit of stage elders Leeftijd Gezinssituatie Zorg door zorgaanbieder opgezegd i.v.m. geen plaats meer

1 2

1 1

Zijn er nieuwe doelgroepen toegevoegd aan uw zorgaanbod Nee. Zoals eerder gelezen zijn er plannen om de zorgverlening uit te breiden met ambulante hulpverlening. Te denken valt om aan cliënten uit de woongroep die zelfstandig gaan wonen, ambulante hulp aan huis te verlenen.

Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden? (Melding Incidenten Cliënten) Overzicht Voorgevallen fout/incident Medicatie door medewerker vergeten te geven: 9 juni 11 september 16 september 8 oktober 1 november 22 november Voorgevallen fout/incident Medicatie vergeten mee te geven naar huis: 8 mei Voorgevallen fout/incident Medicatie door medewerker op een verkeerd tijdstip gegeven: 11 mei

jaarverslag

Vervolgactie Geen vervolgactie op ondernomen.

Afgerond? Ja

1. Contact met ouders 2. Ouders hadden thuis nog medicatie

Ja

Geen vervolgactie op ondernomen.

Ja

Pagina 12

13 mei 18 september 29 september Voorgevallen fout/incident Geen vervolgactie op ondernomen. Ja Geen medicatie aanwezig i.v.m. vergissing start baxterrol: 17 juni Voorgevallen fout/incident Geen vervolgactie op ondernomen. Ja Cliënt neemt medicatie niet in, nadat deze gegeven is door medewerker: 1 juli 17 juli 3 augustus 2 oktober 16 oktober 21 oktober 26 oktober Voorgevallen fout/incident Geen vervolgactie op ondernomen. Ja Verkeerde mediatie gegeven: 9 oktober Op 30 oktober heeft het team een medicatiecursus gehad. Te zien is dat er daarna minder medicatiefouten zijn gemaakt. Opvallend is dat de meeste fouten worden gemaakt doordat medewerkers de medicatie vergeten en dat medewerkers er onvoldoende op toezien dat de medicatie wordt ingenomen. Zorgadviseur gaat dit in het team bespreken.

Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? Overzicht 7 januari (fysieke en verbale agressie richting begeleider) 8 maart (fysieke agressie richting begeleider) 19 maart (fysieke agressie cliënten onderling) 23 maart (fysieke agressie cliënten onderling) 4 mei (verbale agressie cliënten onderling) 5 juni (fysieke agressie cliënten onderling) 12 juni (gevaarlijke situatie: cliënt klimt op dak van het stookhok) 28 juni ( fysieke agressie cliënten onderling) 10 september (verbale en fysieke agressie richting begeleider) 3 oktober (verbale en fysieke agressie richting begeleider)

jaarverslag

Vervolgactie 1. Situatie afgehandeld met cliënt volgens de afspraken

Afgerond? Ja

1. Situatie besproken met betreffende cliënt

Ja

1. Situatie besproken met betreffende cliënten 2. Situatie besproken in groep 3. Cliënt excuses aan laten bieden aan medecliënt 1. Situatie besproken met betreffende cliënten 2. Situatie besproken in groep 3. Contact met ouders getroffen cliënt 1. Situatie besproken met betreffende cliënten

Ja

1. Situatie besproken met betreffende cliënten

Ja

1. Situatie besproken met cliënt 2. Situatie besproken met ouders

Ja

1. Situatie besproken met cliënt 2. Cliënt excuses laten aanbieden 3. Contact met ouders getroffen cliënt 1. Situatie afgehandeld met cliënt volgens de afspraken 2. Contact met ouders

Ja

1. Situatie afgehandeld met cliënt volgens de afspraken

Ja

Ja

Ja

Ja

Pagina 13

Behalve de acties die genoemd worden, was het niet nodig om verdere actie te ondernemen. Bij geen van de genoemde situaties hoefde de richtlijn ‘weigeren begeleiding’ in werking te worden gezet.

Zijn er meldingen van klachten? Afgelopen jaar zijn er geen meldingen van klachten geweest. Uiteraard zijn er (helaas) in de zorgverlening van de cliënten soms zaken waar de cliënten het niet mee eens zijn of waar ouders/ wettelijk vertegenwoordigers hun vragen over hebben. Deze worden dan met de directeur of één van de teamleden besproken en eventueel opgelost.

Zijn er evaluatiegesprekken met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest? Overzicht groepen cliënten Dagbesteding

(weekend)Logeren

Vakantieweken

Verblijfsgroep

Vervolgactie

Afgerond?

Alle cliënten zijn in het voorjaar besproken tijdens een evaluatiegesprek. Een nieuw begeleidingsplan is vastgesteld. Tevens werden per cliënt de (individuele) risico’s besproken. In 2014 staat weer een evaluatiegesprek gepland voor alle cliënten. Alle cliënten zijn in het voorjaar besproken tijdens een evaluatiegesprek. Tevens werden per cliënt de (individuele) risico’s besproken. In 2014 staat weer een evaluatiegesprek gepland voor alle cliënten. Zoals te zien in het overzicht hebben dit jaar 3 cliënten meegedaan met een vakantieweek. Deze twee cliënten hebben een begeleidingsplan en na elke vakantieweek is er een korte mondeling evaluatie met ouders/vertegenwoordigers. Alle cliënten zijn 2 keer besproken tijdens een evaluatiegesprek. Een nieuw begeleidingsplan is vastgesteld. Ook in 2014 staan er weer evaluatiegesprekken gepland (incl. individuele risicobespreking).

Ja

Ja

Ja

Ja

Op welke manier is de deelnemerstevredenheid getoetst. Overzicht

Vervolgactie

Afgerond?

Tafelgesprekken cliënten verblijfsgroep

Op 31 oktober, 29 november en 19 december zijn tafelgesprekken gehouden. Bij deze gesprekken zijn de cliënten, de directeur en een andere begeleider aanwezig. De planning is dat deze gesprekken maandelijks plaatsvinden, aan het einde van het gesprek wordt een datum voor een volgend gesprek gepland.

Ja

In de gesprekken brengen zowel de cliënten als de medewerkers punten in. Van het gesprek wordt verslag gemaakt. Actiepunten worden opgepakt door betreffende personen, op dit moment zijn er geen lopende actiepunten n.a.v. de tafelgesprekken. Belangrijke zaken die aan de orde kwamen in de 3 tafelgesprekken: 1. Per 1 oktober wordt de arbeidsmatige dagbesteding uitgebreid naar de vrijdag. Samen jaarverslag

Pagina 14

Inspraakmomenten wettelijk vertegenwoordigers cliënten verblijfsgroep

Inspraakmomenten wettelijk vertegenwoordigers cliënten verblijfsgroep, dagbesteding, logeren en vakantieweken

Tevredenheidsonderzoek cliënten verblijfsgroep en hun wettelijk vertegenwoordigers

Onderzoek onder medewerkers

met de groep wordt over de invulling van de vrijdag nagedacht. 2. Zomervakantie 2014. Na overleg wordt het besluit genomen om niet als groep op vakantie te gaan, maar er wordt gekozen voor dagjes uit. Hiervoor wordt maandelijks geld gespaard. 3. Met de cliënten wordt de gedragscode doorgenomen. Cliënten waren vrijwel niet van de inhoud op de hoogte. Het is belangrijk om dit jaarlijks te bespreken met hen. 4. Tijdens de dagbesteding mag, onder voorwaarden, muziek geluisterd worden. Dit op vraag van cliënten. Op de inspraakmomenten die 4 keer zijn georganiseerd worden vanuit De Poedelick belangrijke zaken aangegeven, zoals nieuw medicatiebeleid, meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld, scheiden wonen en zorg etc. Verder wordt er met ouders van gedachten gewisseld over onderwerpen als de frequentie van de vrije weekenden, invulling van de vakanties, invulling van de vrijdag als dagbesteding i.p.v. een ‘vrije dag’, op welke manier de boodschappen voor de woongroep organiseren, geld sparen voor dagjes uit, hoogte eetgeld en het organiseren van jongerenavonden etc. Van de besproken punten wordt zoveel mogelijk in het inspraakmoment een conclusie getrokken. Mocht dit niet lukken, dan wordt dit een actiepunt en komt het punt in het volgende inspraakmoment weer terug. Er zijn vier inspraakmomenten georganiseerd. Er is echter maar zeer weinig belangstelling, op 1 inspraakmoment zijn wettelijk vertegenwoordigers ontvangen. Op de andere drie bijeenkomsten kwamen geen/bijna geen wettelijk vertegenwoordigers. Punten die besproken zijn, zijn de nieuwe tarievenlijst, betalen entreebewijzen bij uitjes, belangstelling van cliënten voor een mannelijke begeleider om gerichte activiteiten te ondernemen. In december is dit onderzoek uitgezet door ons. De vragenlijsten (CQ-index) komen van de website (www.triqs.nl) en zijn door Lelie Zorggroep (op advies van ons) enigszins aangepast. Cliënten en hun wettelijk vertegenwoordigers hebben de vragenlijsten teruggestuurd naar Lelie Zorggroep. Lelie Zorggroep analyseert de uitkomsten voor ons. Op deze manier wordt de anonimiteit van cliënten en hun vertegenwoordigers voldoende gewaarborgd. Een medewerker heeft onder de collega’s een onderzoek verricht met als doel inzichtelijk te krijgen hoe de verhoudingen binnen onze woonboerderij zijn.

Nee

Nee

Actueel punt wat uit dit onderzoek kwam is als met het gehele team duidelijkheid bieden aan de cliënten (‘allemaal hetzelfde zeggen’). Dit hebben de cliënten ook nodig (gezien de problematiek). In een teamvergadering is dit besproken. In de intervisie in 2014 zal dit punt aan de orde komen.

jaarverslag

Pagina 15

Tevredenheidsonderzoek onder medewerkers Tevredenheidsonderzoek onder wettelijk vertegenwoordigers cliënten dagbesteding en logeren RMS meetsysteem

Het tevredenheidsonderzoek onder medewerkers heeft in 2013 niet plaatsgevonden, maar staat op de actielijst voor 2014. Het tevredenheidsonderzoek onder wettelijk vertegenwoordigers van cliënten voor dagbesteding en logeren heeft in 2013 niet plaatsgevonden. Dit staat gepland in februari 2014.

Nee

Nee

Medio 2013 hebben we ons aangemeld voor het RMS meetsysteem. Toen onze aanmelding verwerkt werd, had de zorgcoördinator verlof. Wordt in 2014 opgepakt.

Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies)

Zorgverlening Het aantal cliënten voor het zorgaanbod dagbesteding, (weekend)logeren en vakantieweken is in 2013 gedaald. Ook voor het zorgaanbod vakantieweken blijft weinig vraag. Het aantal cliënten voor het zorgaanbod verblijf is gestegen tot het maximale aantal. Hiermee is gestalte gegeven aan de beslissing om onze zorgverlening meer te richten op onze doelgroep begeleid wonen. De zorgzwaarte van de cliënten voor het zorgaanbod verblijf is met de vergroting van het aantal cliënten sterk toegenomen. In juni zijn we begonnen met het leveren van arbeidsmatige dagbesteding. Hiermee leveren we nu een compleet zorgaanbod. De arbeidsmatige dagbesteding moet nog verder geprofessionaliseerd worden. Beleid Het afgelopen jaar is een beleidsplan geschreven. Belangrijke punten voor de komende jaren zijn, in navolging op de huidige ontwikkelingen, het betrekken van maatjes bij het leven van de cliënten en het in stand houden en uitbreiden van het zorgaanbod: begeleid wonen voor acht woonplekken, arbeidsmatige dagbesteding en als uitbreiding woonbegeleiding bieden aan zelfstandig wonende jongeren op een locatie in de nabijheid van de woonboerderij. Voor het implementeren van de methodische benadering TripleC is een medewerker begonnen met het schrijven van een implementatieplan. Dit zal in augustus ’14 afgerond zijn. De zorgvisie is besproken in de functioneringsgesprekken en evaluatie/voortgang gesprekken, in 2014 zal hier verder vervolg aan worden gegeven zodat houding, gedrag en werkwijze met de visie congrueren. Tevredenheidsmetingen De deelnemerstevredenheid van cliënten van de woongroep en hun wettelijk vertegenwoordigers is in 2013 getoetst. De uitkomsten zijn nog niet bekend. Eind van het jaar zal opnieuw een onderzoek plaatsvinden. In februari 2014 zal de deelnemerstevredenheid van de wettelijk vertegenwoordigers van cliënten voor dagbesteding en logeren getoetst worden. Tevens zal de medewerkerstevredenheid worden getoetst. De zorgadviseur zal starten met individuele coaching, ter ontwikkeling van de medewerkers, en intervisie, ter ontwikkeling van het team functioneren. Inspraak van cliënten en hun wettelijk vertegenwoordigers De inspraakmomenten voor wettelijk vertegenwoordigers van cliënten voor verblijf vinden onder belangstelling plaats, dit in tegenstelling tot de inspraakmomenten voor wettelijk vertegenwoordigers voor cliënten van dagbesteding en logeren. Voor 2014 staan er 8 inspraakmomenten ingepland. Met de cliënten voor verblijf worden frequente tafelgesprekken gehouden. Kwaliteit Door ziekte en verlof van de zorgcoördinator kon het handboek voor onze zorgpartnerorganisatie Lelie Zorggroep niet volledig worden gerealiseerd. Tevens konden de verbeterpunten uit de audit van Lelie Zorggroep niet worden afgerond. Dit staat gepland voor 2014. Overige actiepunten die hierdoor ook zijn blijven liggen, zoals het ontwikkelen van hulpmiddelen

jaarverslag

Pagina 16

voor het betrekken van cliënten bij de verhuizing naar De Poedelick, zullen ook komend jaar worden opgepakt. Scholing Er hebben – voor het eerst – diverse cursussen en trainingen in teamverband plaatsgevonden, waaronder een cursus medicatie en een training affectief bewuste benadering. Ook voor 2014 staan er weer diverse trainingen op het programma, waaronder een training kindermishandeling. Dit n.a.v. de meldcode die in 2013 geïmplementeerd is. Samenwerking De samenwerkingsrelatie met Fides Hulpverlening heeft zijn voorgang gevonden, ook voor 2014 zijn we een overeenkomst aangegaan. In 2013 werden twee nieuwe vertrouwenspersonen gevonden om een mogelijke belangenverstrengeling tegen te gaan. Eén vertrouwenspersoon voor medewerkers en één vertrouwenspersoon voor cliënten. Huisstijl Het aanpassen van de huisstijl is bijna afgerond met een nieuw logo, een nieuw cliëntsysteem en een nieuwe website. De folder zal in de loop van 2014 gemaakt worden. Veiligheid Er heeft een inspectie brandveiligheid plaatsgevonden. N.a.v. deze inspectie zijn door een extern bureau de ontruimingsplattegronden en een calamiteitenplan gemaakt. Wanneer dit laatste afgerond is, maart 2014, zal de bespreking van het noodplan en de ontruimingsoefeningen frequent ingepland worden. De RI&E heeft weer plaatsgevonden, de actiepunten zijn vrijwel geheel afgerond. Omdat de RI&E gericht is op de landbouw en daarmee niet helemaal aansluit bij onze woonboerderij zal in 2014 een aanvullende RI&E gedaan worden. Evaluatiegesprekken Met alle ouders van cliënten van onze diensten dagbesteding, (weekend)logeren en vakantieweken is één evaluatiegesprek gevoerd. Met de ouders van onze cliënten van onze dienst verblijf zijn twee evaluatiegesprekken gevoerd, waarvan één gesprek in bijzijn van de orthopedagoge. Komend jaar zal dit nog één gesprek zijn, in het team wordt echter per kwartaal de doelen van alle cliënten besproken, in bijzijn van de orthopedagoge. Ook de tweewekelijks teamvergadering, is teruggezet naar 1 vergadering per maand. Overige zaken Nieuwe functiebeschrijvingen voor functies die te maken hebben met de directe zorgverlening werden geschreven. Voor de functies die indirect te maken hebben met de zorgverlening zullen in 2014 herschreven worden. Er is nieuw beleid ontwikkelt m.b.t. het toedienen van medicatie. MIC meldingen betreffen vooral het vergeten van toedienen van medicatie en het onvoldoende toezien op het innemen van medicatie van cliënten. De zorgadviseur zal hier in de intervisie op terug komen. N.a.v. de wettelijke regels is de meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld geïmplementeerd. Er kwamen geen klachten binnen.

Voortgang ten aan zien van de actielijst van vorig jaar Actie Gerealiseerd toelichting Jaarlijks terugkerende acties Actualisatie van de RI&E en acties n.a.v. de RI&E Oefening noodplan en ontruimingsoefeningen

jaarverslag

Nov-dec

Nieuwe RI&E uitgevoerd. Uit de RI&E komen twee actiepunten, staan genoteerd op de actielijst 2014. Noodplanbespreking en ontruimingsoefeningen hebben niet frequent plaatsgevonden i.v.m. het niet voldoen van de noodplan en de

Pagina 17

Evaluatiegesprekken met cliënten Tevredenheidonderzoek cliënten en medewerkers

Jan - dec.

Functioneringsgesprekken

Jan – dec

Contact vertrouwenspersonen

Juli – dec

Actualisatie EHBO / (kinder)reanimatie

Jan – dec

Actualisatie BHV

Dec

Acties vanuit kwaliteitssysteem, evaluatie of audit

Jan – dec

Overige acties van vorig jaar Ontwikkelen beleidsplan Verbouwingen

Nov – dec

Nov - dec April ’12 t/m maar ‚14

Professionaliseren dagbesteding

Jan – dec

Plannen en organiseren van de inspraakmomenten

Jan – dec

Beleid ontwikkelen scheiden

Jan – dec

jaarverslag

ontruimingsplattegronden aan de wettelijke vereisten. Dit volgens de inspectie brandveiligheid, medio 2013. Een extern bedrijf heeft nieuwe noodplattegronden en een calamiteitenplan ontwikkeld, hoopt in maart 2014 gerealiseerd te zijn. Daarna zullen zowel de bespreking van het plan als de ontruimingsoefeningen frequent ingepland worden. Hebben doorlopend het gehele jaar plaats gevonden Tevredenheidsonderzoek onder cliënten en hun wettelijk vertegenwoordigers van de verblijfsgroep heeft in 2013 plaatsgevonden. Onderzoek onder wettelijk vertegenwoordigers van de cliënten voor dagbesteding/logeren en het onderzoek onder medewerkers vindt in februari 2014 plaats. Is i.v.m. ziekte en verlof van zorgcoördinator uitgesteld. Met alle medewerkers is een functioneringsgesprek of een evaluatie/voortgang gesprek gevoerd. Twee nieuwe vertrouwenspersonen benaderd en gesprekken mee gevoerd Directeur heeft hele jaar EHBO-cursus gevolgd. Er is geen cursus (kinder)reanimatie gevolgd, deze wordt maart 2014 door de EHBO gegeven. Alle medewerkers hebben een (herhalings)cursus gevolgd. Is georganiseerd op locatie van de woonboerderij. I.v.m. ziekte en verlof zorgcoördinator niet aan alle acties / verbeterpunten toegekomen. Staan gepland voor 2014. Uit evaluatie van kwaliteitssysteem kwamen geen acties, twee acties uit jaarverslag zijn gedeeltelijk uitgevoerd. Alleen onder wettelijk vertegenwoordigers van cliënten voor dagbesteding en logeren geen tevredenheidsonderzoek gedaan. Beleidsplan is vastgesteld de De 3 fase van de verbouwing (realiseren activiteitenruimte) is gerealiseerd. Nu bezig met het bouwen van een keuken. Hoopt in maart gerealiseerd te zijn. Per 1 juni begonnen met bieden van arbeidsmatige dagbesteding. Wordt in 2014 nog verder ontwikkelt. Er zijn 8 inspraakmomenten georganiseerd, voor beide doelgroepen 4. Tevens 3 tafelgesprekken met cliënten van de woongroep. Inspraakmomenten en tafelgesprekken zijn i.p.v. aansluiting bij regionale cliëntenraad. 2013 overgangsjaar. 2014 is deze scheiding

Pagina 18

wonen - zorg Ontwikkelen nieuw medicatiebeleid Ontwikkelen nieuwe huisstijl

Mei – sept

definitief. Nieuw medicatiebeleid is ontwikkelt

In gebruik nemen nieuw cliëntsysteem Zilliz

Jan ‚12 t/m medio 2014 Nov ’12 t/m maart ‘13

Kwaliteitsdocumenten ontwikkelen zoals het protocol t.b.v. eenduidigheid betrekken cliënten woongroep bij komst, inzet hulpmiddelen ter bevordering van de structuurafhankelijkheid, inwerkprocedure nieuwe medewerker, controle gedragscode duidelijk bij cliënten Afronden documenten voor het Handboek

Folder moet nog gemaakt worden, afronding medio 2014 Maart 2013 is Zilliz in gebruik genomen. September ’14 begin maken met het kunnen inzien van wettelijk vertegenwoordigers in de individuele rapportages Wordt in 2014 opgepakt. I.v.m. ziekte en verlof van zorgcoördinator hier in 2013 niet aan toe gekomen

Febr. ’12 t/m augustus ‘14

Cursus preventiemedewerker

Maart

Herzien functiebeschrijvingen

Sept ’12 t/m maart

Vrijwel de meeste en belangrijkste documenten zijn vastgesteld. Het handboek wordt afgerond in augustus, kon niet volledig afgerond worden i.v.m. ziekte en verlof zorgcoördinator. Directeur heeft cursus preventiemedewerker gevolgd Alle functiebeschrijvingen die samenhangen met de directe zorgverlening zijn herzien. Het herzien van de overige functiebeschrijvingen staat op de actielijst

Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? 1. Aantrekken van maatjes van cliënten 2. In balans houden van inkomsten en uitgaven gezien de huidige ontwikkelen rondom de financiering van de zorg 3. Starten met coaching en intervisie Doelstellingen voor het komende jaar 1. Verdere professionalisering van de dagbesteding. 2. Definitief scheiden geldstromen wonen – zorg 3. Toegang van wettelijk vertegenwoordigers in de individuele dossiers van het digitale cliëntsysteem 4. Archiveren van de cliëntendossiers 5. Afronden van de verbouwing 6. Striktere toezicht op de inkomsten en uitgaven i.v.m. bezuinigingen 7. Uitbreiden van het aantal maatjes voor cliënten 8. Realisatie van de verbeterpunten van het kwaliteitssysteem n.a.v. de audit door L&Z. 9. Realisatie van de verbeterpunten uit de scan van Lelie Zorggroep i.s.m. Novire 10. Afronden protocollen, werkinstructies etc. voor het handboek van Lelie Zorggroep 11. Afronden nieuwe huisstijl (folder) 12. Frequente besprekingen van het noodplan in het team en ontruimingsoefeningen met cliënten 13. Coaching individuele teamleden 14. Starten met intervisie van het team 15. Tevredenheidsonderzoek onder cliënten en medewerkers 16. Implementatie RMS meetsysteem 17. Inspraak van cliënten en wettelijk vertegenwoordigers in het beleid

jaarverslag

Pagina 19

18. In stand houden cliëntenpopulatie begeleid wonen Neem de concrete acties die hier uit voortkomen op in de actielijst voor het komende jaar. Bijlagen Meegestuurde bijlagen: 1 Meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld 2 Klachtenprocedure voor cliënten 3 Vertrouwenspersoon voor cliënten 4 Werkinstructie afhandelen van klachten 5 Procedure vertrouwenspersoon 6 Werkinstructie afhandelen klachten medewerkers 7 Richtlijn omgaan met ongewenste omgangsvormen medewerkers

jaarverslag

Pagina 20

2014-02 Actielijst

Nr. 1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Actielijst naam zorgboerderij : De Poedelick Boerderijnummer: 922 Acties Onderwerp actiepunt Tevredenheidonderzoek personeel (meten op moment van functioneringsgesprekken) Inwerkprocedure voor nieuwe medewerker Tevredenheidsonderzoek onder medewerkers Werkinstructies, procedures en protocollen Stichting Lelie Zorggroep maken Inzet hulpmiddelen bevorderen structuurafhankelijkheid cliënten verblijfsgroep Aanpassen werkinstructie ‘Uitvoeren aanmelding en intake’ met specifieke aandacht voor het persoonlijk voorbereiden en betrekken van cliënten van de verblijfsgroep bij hun komst naar De Poedelick. Hierin heeft de controle op het feit dat cliënten de gedragscode, richtlijn ongewenste omgangsvormen en de klachtenprocedure begrijpen een plek. Informatieboekje maken over het wonen bij De Poedelick (gekoppeld aan werkinstructie “Uitvoeren aanmelding en intake’ Implementatie fase 2 digitaal cliëntenadministratiesysteem Zilliz BHV-oefening/ bespreken (maandelijks) EHBO-bijscholing Afsluiten Jaarrekening Jaarverslag 2013 Planning evaluatiegesprekken ouders/verzorgers van cliënten kinderen/logees Planning evaluatiegesprekken ouders/verzorgers en cliënten Verblijf Bijhouden informatie m.b.t. preventiemedewerker Uitvoeren nieuwe RI&E jaarverslag

Wie is verantwoordelijk T.J.

Datum (mm-jjjj) : 26-02-2014 Kwaliteitsjaar: van 01-01-2014 tot 01-01-2014 Planning Realisatie Begin Eind datum Begin Eind datum datum datum febr maart Febr

M.H. M.H. M.H.

Mei April Febr ‘12

Mei Mei Juni

Febr ‘12

M.H. / A.K.

Febr

Dec ‘14

Sept ‘12

M.H.

Aug ‘12

Juni

M.H. / A.K.

Aug ‘12

Sept

M.H. T.J. T.J. T.J. M.H. T.J.

Sept Jan Jan Mrt Febr Maart

Dec Dec Dec Mrt Febr Mei

A.K. T.J. M.J.

Dec ‘13 Jan Nov

Jan Dec Dec

Pagina 21

Januari Januari Febr

Jan

Dec ‘13

17 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33

34 35 36 37 38

39

Functioneringsgesprekken, evaluatie/voortganggesprekken personeel Tevredenheidsmeting cliënten dagbesteding en logeren Tevredenheidsmeting cliënten woongroep Verzekeringsdossier doornemen met adviseur Verbouwing keuken achterhuis Controle gereedschappen op deugdelijkheid en veiligheid Afspraak dierenarts maken inenten paard influenza Ontwormingschema dieren 2013 opstellen Controle of gedragscode duidelijk is bij komst cliënt dagbesteding, logeren en vakantieweken (herhalings)Cursus BHV (hele team op (herhalings)cursus) Begeleiders oefenen met cliënten noodplan 1 x per kwartaal

T.J. M.H. M.H. T.J. T.J. / M.J. M.J. M.J. M.J. M.H.

Jan Febr Nov Apr Dec ‘13 Okt Juli Febr Juni

Maart April Dec Apr Maart okt Juli Febr Juli

T.J. T.J / A.K.

Kinderreanimatie directeur / zorgadviseur Implementatie RMS meetsysteem Ontwikkeling gestandaardiseerd risico inventarisatie meetinstrument / signaleringsplan per cliënt Functiebeschrijving zorgadviseur Plannen en organiseren van in totaal 8 inspraakmomenten (4 inspraakmomenten voor beide doelgroepen) 14 maart / 20 juni / 12 september / 5 december doelgroep wonen Voor doelgroep dagbesteding, logeren en vakantieweken nog geen inspraakmomenten gepland. Deze moeten nog gepland worden (dit n.a.v. audit op 25-02). Beleid ontwikkelen scheiden wonen – zorg Uitbreiden activiteiten dagbesteding Jaarlijkse afspraak met vertrouwenspersoon Uitvoeren verbeterpunten uit jaarlijkse scan (n.a.v. audit) van Lelie zorggroep. Allereerst plan maken. Actueel houden website (incl. foto’s), www.zorgboeren.nl, www.kwaliteitlaatjezien.nl, handboek LZG, www.ikwilloeigoeiezorg.nl, www.beterbijdeboer.nl Herzien folder

T.J. / M.H. M.H. M.H. / A.K.

Nov. Apr, juni, sept, dec. 13 maart Mei Aug

Dec. Apr, juni, sept, dec. 13 maart Juli Okt

M.H. AK / T.J.

Aug Dec ‘13

Sept Dec ‘13

T.J. T.J. T.J. / M.H. T.J./ M.H.

Jan ‘13 Juni ’13 Dec Febr

Dec ‘14 Juni Dec Juni

M.H.

Maart

Dec

M.H.

April

Mei

jaarverslag

Pagina 22

Jan

Dec

Dec ‘13

Jan ‘13

40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67

Actueel houden van functiebeschrijvingen Analyse en maatregelen legionella bestrijding Bespreken zorgvisie met het team Implementatie bewust affectie benadering Zaagcursus Training kindermishandeling Intervisie in het team Coaching Afwerken eisen voor Calibris Organiseren open dag op 17 mei Bekendheid geven aan kerkenraden en scholen Nieuwsbrieven uitbrengen (juni en december) Keuren elektrische apparaten Bespreken medicatiefouten in team Jaarlijks bespreken gedragscode met cliënten vb-groep Aandacht geven aan punten uit onderzoek onder medewerkers 2013 Archiveren cliënt- en zorgdossiers Vastleggen hoe dossiervorming vormgeven Bespreken functiebeschrijvingen Heraanvraag zoönosencertificaat Herzien functiebeschrijvingen van functies die indirect te maken hebben met de zorgverleningen Jaarlijkse controle EHBO en blusmiddelen Tafelgesprekken cliënten woongroep (maandelijks) Keuren van speelapparaten (schommel, trampoline, BMX-fietsen, skelters) Aangeven verzamelplek BHV Aanpassen contract maatjes n.a.v. feedback auditor Aanschaffen veiligheidsbrillen Aanpassen medicijnverklaring n.a.v. feedback auditor Invoegen documentgegevens – up to date houden van jaarverslag

M.H. M.J. M.H. M.H. / A.K. T.J. A.K. M.H. M.H. T.J. / A.K. T.J. T.J. T.J. / H.v.G. T.J. / M.J. M.H. T.J. / A.K. M.H. M.J. / A.K. / M.H.

Febr Dec ‘13 Juni April 21 febr 10 febr April April Maart Jan April Mei Nov ‘13 Mei Nov’ Mei April

Dec Mrt Juni Dec 21 febr 10 febr Dec Dec Sept Mei Sept Dec Maart Mei

M.H. / T.J. T.J. / M.J. M.H. / T.J. / M.J.

Nov Okt Okt

Nov Nov Dec

T.J. / M.J. A.K. / T.J. T.J. / M.J.

Nov Jan Juni

Dec Dec Sept

T.J. M.H. T.J. M.H. M.H.

April Maart Maart April Maart

April Maart Maart April Dec

Pagina 23

Dec Sept

Dec ‘13

68 69

kwaliteitsdocumenten Uitvoeren aanvullende RI&E Aanvullen documenten n.a.v. eisen uit de wet BOPZ

jaarverslag

M.H. / M.J. M.H.

April Mei

Pagina 24

Mei Aug