BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Pengamatan Dalam pembahasan ini penulis mendeskripsikan tentang “Sistem Pengadaan Dyestuff dan Bahan Pembantu pada Kain Oxford di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar” dengan melakukan pengkajian dokumen yang berkaitan dengan pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford yaitu dengan melakukan kegiatan magang di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar dan melalui hasil wawancara dengan Kepala Bagian Planing Product Control (PPC), Pegawai bagian Logistik dan Pegawai bagian laborat menggunakan karakteristik dan unsur-unsur sistem.

1. Sistem Pengadaan Dyestuff dan Bahan Pembantu pada Kain Oxford Pengadaan dyestuff (zat pewarna) dan bahan pembantu berasal dari Order Produksi (OP) yang diberikan oleh bagian marketing ke bagian produksi yang harus dibuatkan order dyestuff dan chemical ke bagian Gudang besar, sehingga apabila order tersebut akan di proses maka persediaan dyestuff dan chemical sudah tersedia dan sudah ditimbang sesuai dengan kebutuhannya. Dalam hal ini yang dimaksud dengan sistem yaitu kempulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkn keluaran (output) yang diinginkan. Sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford adalah suatu sistem yang saling berkaitan dan bekerja untuk dapat mempercepat dan mempermudah penyelesaian suatu pekerjaan administrasi kantor agar dapat terselesaikan dengan terstruktur dan tepat waktu. Pada PT. Sari Warna Asli Unit I ini dalam pekerjaan administrasi pengadaan dyestuff dan bahan pembantu sudah menggunakan sistem online dan ada juga yang masih manual. Apabila sistem manual dan sistem online yang

50

51

diterapkan pada PT. Sari Warna Asli Unit I ini dapat saling melengkapi satu sama lain maka keduanya dapat memudahkan dan mempercepat dalam menyelesaikan pekerjaan kantor. Dalam sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford ini yang pertama dilakukan yaitu penginputan atau mengelolah data (input) berupa OP (Order Produksi) finishing dari marketing dan selanjutnya penginputan Order Produksi tersebut akan di proses menjadi data permintaan kebutuhan bahan dyestuff dan chemical, pembuatan resep pemakaian dan pembuatan bon, dan tahap terakhir yaitu proses output atau proses keluaran yang menghasilkan data berupa laporan penggunaan dyestuff dan chemical selama satu bulan oleh bagian Planing Product Control (PPC) dan bagian akuntansi. Berikut penjelasan hasil dari pengamatan yang dilakukan oleh penulis di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar tentang sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford. Bagian chemical adalah bagian dari departement Planing Product Control (PPC) yang mengurusi masalah persediaan bahan dyestuff dan chemical, adapun tugas utama bagian chemical, yaitu: a. Pengadaan dyestuff dan bahan pembantu (chemical) yang diadakan berdasarkan order produksi finishing. Dengan melihat order produksi finishing maka bagian pengadaan dyestuff dan bahan pembantu dapat merencanakan proses produksinya dengan mengetahui nomer OP (Order Produksi), jenis kain (kontruksi kain), anyaman, buyer, merk, warna, jumlah, grade, unit, owner, pembagian lokasi produksi (line 1 atau line 2) dan Delivery On Time (DOT). Order Produksi yang sudah di acc oleh bagian marketing, maka akan diterima di bagian Planing Product Control (PPC), setelah bagian PPC menerima order produksi lalu bagian PPC mendistribusikan ke bagian laboran untuk dibuatkan resep (pretreatment, dyeing, finishing). Disini bagian laborat harus menyiapkan atau menulis resep pada setiap nomer Order Produksi (OP). Resep-resep yang turun dari bagian laborat

52

tersebut menjadi bahan perhitungan dalam pembuatan pengadaan kebutuhan dyestuff dan bahan pembantu. b. Menyiapkan kebutuhan dyestuff dan bahan pembantu (Chemical) yang dibutuhkan oleh per bagian atau mesin- mesin yang disesuaikan dengan Barang Dalam Proses (BDP) itu di kelompokan untuk dibuatkan indent barang untuk diserahkan di bagian gudang besar atau logistik. Untuk pengelompokan masing-masing mesin yang dibuatkan oleh bagian planer. Untuk pengelompokan mesin berdasarkan beban rencana produksi, misalnya: 1) Departement Finishing V- Pretretment (untuk semua kontruksi kain dilakukan proses pencelupan kain mentah (Grey) dari kanji-kanji atau kotoran supaya bersih dan putih); 2) Departement Finishing V- Dyeing Disperse (pewarnaan dengan zat warna disperse pada umumnya digunakan pada bahan tekstil yang terbuat dari serat buatan (sintetis), terutama pada serat poliester dan serat rayon dan untuk pemrosesan mesin Jet Dyeing dan Thermofix); 3) Departement Finishing V- Dyeing Reaktif (pewarnaan dengan zat warna reaktif pada umumnya digunakan pada bahan tekstil yang terbuat dari serat selulosa (kapas dan rayon) dan untuk pemrosesan mesin CPB Dyeing); 4) Departement Finishing V- Dyeing (untuk zat pembantu supaya chemical bisa meresap kedalam kain dan untuk pemrosesan mesin Jet Dyeing, Thermofix, CPB Dyeing, dan Washing); dan 5) Departement Finishing V- Finishing (untuk proses terakhir atau pengisian Hand Fill dan untuk pemrosesan mesin Stenter, callender, Sanforize, dan Comfeed. c. Mengendalikan jumlah masing-masing jenis dyestuff dan bahan pembantu (chemical) pada gudang kecil maksimal hanya 1 kemasan yang ada di stock gudang. Pengendalian penggunaan dyestuff dan bahan pembantu pada gudang kecil dilakukan dengan cara, antara lain:

53

1) Melakukan stock opname yang dilakukan setiap hari. Semua jenis zat pewarna (dyestuff) dan bahan pembantu (chemical) yang pada hari sebelumnya terjadi transaksi atau pemakaian atau tidak terjadi transaksi harus distock semua. Pengadaan stock opname pada gudang kecil dilakukan untuk mengetahui sisa yang terjadi pada kenyataanya setelah dikurangi atau pemakaian sehari sebelumnya, menjadi stock awal dalam menghitung kebutuhan dyestuff dan bahan pembantu (chemical) untuk keperluan hari ini yang disesuaikan dengan BPD (Barang Dalam Proses), dan untuk mengetahui hasil stock opname yang menjadi sumber informasi bagi

gudang

besar

chemical

untuk

memperhitungkan

kebutuhannya. 2) Sisa stock dyestuff dan chemical yang ada pada gudang kecil harus dibatasi kwantitasnya setiap jenis maksimal satu kemasan dalam setiap jenis obat dan kalau terjadi sisa stock melebihi satu kemasan harus dibuatkan TMG (Tanda Mutasi Gudang) untuk dikembaikan ke bagian gudang besar. 3) Sisa stock dyestuff dan chemical yang selama kurun waktu tertentu (± 10 hari). Jika dyestuff dan bahan pembantu itu tidak digunakan maka harus dikembalikan ke gudang besar. 4) Setiap ada pemakaian atau transaksi harus ada laporannya. d. Membuat pelaporan pemakian dari dyestuff dan chemical yang dipakai untuk kebutuhan produksi kepada pihak akuntansi untuk di buatkan laporan dan stock opname penggunaan dyestuff dan chemical selama satu bulan.

2.

Unsur Sistem Pengadaan Dyestuff dan Bahan Pembantu pada Kain Oxford Unsur-unsur pembentuk sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford, yaitu sebagai berikut:

54

a. Input Pengadaan Dyestuff dan Bahan Pembantu Dalam unsur sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford yang pertama dimulai dari input. Dalam proses pemasukan data (input) sebagai bahan yang akan diolah dalam sistem pengadaan tersebut yaitu Order Produksi (OP). Fungsi dari pengadaan disini bahwa semua order produksi yang diberikan dari bagian marketing ke bagian produksi harus dibuatkan order dyestuff dan chemical ke bagian Gudang besar atau bagian pembelian, sehingga apabila order tersebut akan di proses di produksi maka persediaan dyestuff dan chemical sudah tersedia dan sudah ditimbang sesuai dengan kebutuhannya. Berikut ini merupakan Flow perjalanan order produksi, yaitu: Gambar IV.1 Bagan alur Order Produksi (OP) Marketing

Sumber: PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar

55

Berdasarkan bagan alur (flow chart) IV.1 diatas dapat dijelaskan proses input dalam pengadaan dyestuff dan bahan pembantu adalah dilihat dari Order Produksi (OP) dari marketing. Order Produksi (OP) merupakan sebuah dokumen pemesanan yang berasal dari calon pembeli (buyer) yang merupakan dokumen penting yang menjadi acuan atau pedoman dalam menjalankan proses produksi. Dalam dokumen Order Produksi (OP) terdapat nomor dan tanggal Order Produksi (OP), tanggal delivery, jenis pesanan, Stock barang jadi, jenis owner, etiket dan proses, standard packing, kontruksi kain, jenis anyaman, grade kain, warna, Jumlah DO (jumlah pemesanan) atau kualitas dan kuantitas kain yang diminta oleh pihak buyer. Pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, terdapat tiga jenis Order Produksi (OP) antara lain: a. AX, yaitu kode pembelian untuk order lokal (stok digudang sendiri); b. LL, yaitu kode pembelian untuk order lokal khusus karena sudah ada pembelinya; dan c. EX, yaitu kode pembelian untuk order ekspor.

Pada Order produksi (OP) terdapat kontruksi kain (Jenis kain) yang menjadi dasar atau pedoman dalam proses produksi. Pada konstruksi kain terdapat serat campuran pada umumnya berupa jenis serat yang digunakan (benang lusi atau benang pakan terdiri dari dua atau lebih macam serat dan benang lusi terdiri dari satu macam serat, sedangkan benang pakan terdiri dari satu macam serat lain yang berbeda), nomer benang yang digunakan, jumlah benang lusi, jumlah benang pakan, dan lebar kain. Jenis kontruksi yang terdapat di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, yaitu 𝐓𝐑𝟑𝟎⁄𝐓𝐑𝟏𝟔 124 44 48 merupakan jenis serat kain campuran karena gabungan dari serat sintetis (buatan) dan serat alam. Dengan kontruksi kain 𝐓𝐑𝟑𝟎⁄𝐓𝐑𝟏𝟔 124 44 48 maka dapat dijelaskan bahwa nomer benang 30 dengan jumlah benang lusi sebanyak 124 dan pada benang pakan nomer benang 16 dengan jumlah benang pakan 44 sedangkan angka 48 menunjukan lebar kain yaitu 48 inchi, satu inchi setara

56

dengan 2,54 jadi lebar kain yang diperoleh yaitu 121,92 cm. Pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar terdapat kode serat yang tertera pada Order Produksi (OP) antara lain sebagai berikut: a. RY, yaitu Rayon; b. CT, yaitu Cotton; c. PE/TEX, yaitu Polyester; d. TC, yaitu Teteron Cotton; dan e. TR, yaitu Teteron Rayon.

Pada Order Produksi (OP) juga terdapat jenis anyaman yang berbeda-beda yang di pesan oleh buyer. Jenis anyaman yang ada di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar antara lain sebagai berikut: a. Jenis anyaman Twill, yaitu jenis anyaman yang menggunakan pola 3/1 atau 2/1 dengan arah benang lusi agak miring; b. Jenis anyaman Flat, yaitu anyaman dengan menggunakan pola 1/1. Anyaman ini ketebalannya lebih tipis jika dibandingkan dengan anyaman twill; dan c. Jenis anyaman Oxford, yaitu anyaman yang menggunakan pola 1/1. Sekilas anyaman ini sama dengan anyaman flat, akan tetapi berbeda pada gintiran benangnya.

Pada Order Produksi (OP) terdapat grade kain (tingkatan kain) yang dipesan oleh pembeli. Grade kain yang ada di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar yaitu: a. Grade A, yaitu grade kain yang paling baik; b. Grade B, yaitu grade kain yang termasuk baik; c. Grade C, yaitu grade kain yang termasuk kurang baik; dan d. Grade BS, yaitu grade kain yang jelek atau sudah terdapat cacat.

Untuk pesanan lokal biasanya pembeli meminta grade ABC atau All Grade, sedangkan untuk pesanan ekspor biasanya pembeli meminta grade A dan

57

grade B, Super Manding (SM) dan Super Manding Special (SMS). Kode SM dan SMS yang berarti jenis grade kain yang membutuhkan perlakuan khusus yaitu dalam pembuatannya harus dikerjakan secara teliti dan kecermatan dalam proses produksi sehingga dapat menghasilkan produk yang berkualitas dan dapat diterima oleh pihak buyer.

Pada Order Produksi (OP) juga terdapat owner atau jenis produk yang berbeda-beda yang di pesan oleh buyer. Owner yang ada di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar antara lain sebagai berikut: a. Owner Putih yaitu jenis produk kain khusus warna putih; b. Owner Exhaust yaitu jenis produk dengan dua kali proses pencelupan antara serat alami dengan serat buatan yang dicelup secara terpisah; dan c. Owner Continous yaitu jenis produk dengan satu kali proses pencelupan antara serat alam dengan serat buatan yang dicelup secara bersama-sama.

Untuk jenis produk atau owner yang banyak diminati oleh pihak buyer yaitu jenis produk Exhaust dengan berbagai jenis macam kain. Produk Exhaust paling diminati karena produk ini untuk proses pekerjaannya membutuhkan proses yang rumit karena untuk proses pencelupannya dilakukan 2 kali proses pencelupan antara serat alam dengan serat buatan yang akan menghasilkan produk yang lebih berkualitas tinggi.

Untuk memperlancar kerja dalam proses produksi sebaiknya para pegawai di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar harus mengetahui dengan jelas dan benar singkatan- singkatan tersebut. Alur pemasukan data (input) dalam pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar antara lain sebagai berikut: 1) Order Produksi (OP) Sementara dari Marketing Order Produksi (OP) sementara yang berasal dari bagian marketing merupakan rekapan atau kumpulan dari berbagai order yang diperoleh

58

melalui sales yang mendapatkan order baik order lokal maupun order luar negeri (ekspor) kemudian bagian marketing membuat dokumen Order Produksi (OP) sebagai dokumen yang merekap janis kain yang diinginkan pihak buyer. Order Produksi (OP) ini yang akan menjadi pedoman dalam proses produksi sehingga dalam pembuatan Order Produksi (OP) harus benar dan teliti. Untuk pembuatan Order Produksi (OP), bagian Marketing harus mempertimbangkan jumlah stok kain mentah atau grey pada PT. Sari Warna Asli Unit III (Brujul), PT. Sari Warna Asli Unit II (Boyolali), dan Gudang

Jadi

serta

mempertimbangkan

kapasitas

mesin

dalam

memproduksi kain. Selain mempertimbangkan masalah stock kain mentah dan kapasitas mesin, PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar juga harus mempertimbangkan masalah persediaan dyestuff dan bahan pembantu yang ada di gudang besar. Hal ini berhubungan dengan permintaan kebutuhan dyestuff dan bahan pembantu yang ada di gudang besar, apakah stock kebutuhan dyestuff dan chemical masih tersedia di gudang besar atau sudah tidak tersedia lagi. Jika stock dyestuff dan chemical sudah tidak tersedia maka bagian logistik akan membuatkan Indent barang untuk diorder di bagian pembelian. Oleh karena itu bagian Planing Product Control (PPC) harus melakukan stock opname setiap harinya untuk mengecek stock dyestuff dan chemical yang ada di gudang kecil. Order Produksi selanjutnya diturunkan kepada bagian Planing Product Control (PPC) melalui Planing Product Inventory Control (PPIC). Order Produksi turun pada hari Kamis sore selambat-lambatnya hari Jum’at setiap minggunya melalui jaringan line di PT. Sari Warna Asli Uni I Karanganyar. Order Produksi ini selanjutnya disebut dengan Order Produksi Sementara. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Pegawai Pelaksana bagian Planing Product Control (PPC) sebagai berikut: “Order produksi sementara atau rekap order produksi berasal dari marketing yang dibuat sesuai dengan permintaan buyer yang direkap oleh bagian marketing untuk dibuatkan order produksi, setelah itu akan di

59

salurkan di bagian Planing Product Control (PPC) pada hari Kamis sore selambat-lambatnya hari Jum’at setiap minggunya melalui jaringan line di PT. Sari Warna Asli Uni I Karanganyar” (Wawancara dengan mbak Lutfi pada tanggal 12 Februari 2016). 2) Pembagian kerja Order Produksi (OP) Order Produksi (OP) sementara yang berasal dari bagian marketing yang sudah turun melalui jaringan selanjutnya dibagi oleh Kabag Produksi PPC, apakah harus dikerjakan Line I (untuk kain polos) atau Line II (untuk kain printing dan kain polos). Pada bagian Planing Product Control (PPC) terdapat pembagian kerja dalam mengurusi masalah administrasi perencanaan produksi yaitu Line I dan Line II. Untuk pembagian tugas antara Line I dan Line II sebenarnya sama tetapi yang membedakan yaitu jenis kain yang diproses dan proses yang dijalankan. Pada Line I mengerjakan kain lebar dengan pemrosesan Dyeing (pencelupan) saja. Sedangkan Line II mengerjakan kain pendek dengan proses Dyeing dan Printing. Dalam keadaan tertentu kain yang seharusnya diproses di Line I bisa diproses di Line II begitu juga sebaliknya walaupun dalam proses tersebut kain yang diproduksi hasilnya akan berbeda. Meskipun Berbeda jenis kain dan pemrosesanya namun untuk administrasi dan prosedur yang berlaku adalah sama. Planning Product Inventory Control (PPIC) membagi pekerjaan apakah harus dikerjakan oleh Line I atau Line II disesuaikan dengan jenis kain yang dipesan apakah kain pendek atau kain lebar. Pembagian kerja yang sudah klir selanjutnya dibuat dalam dokumen yang ditandatangani dan diketahui oleh Kepala Bagian Planing Product Control (PPC) selanjutnya dikirim kembali ke bagian Marketing untuk mendapatkan persetujuan atau pegesahan.

60

3) Order Produksi (OP) Finishing dari Marketing Dokumen yang dikirim oleh Planing Product Control (PPC), selanjutnya mendapatkan persetujuan dari bagian Marketing dan menjadi Order Produksi (OP) Finishing. Order Produksi (OP) Tetap turun ke bagian Planing Product Control (PPC) pada hari Sabtu di bagian Sekretariat. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Pegawai Planing Product Control (PPC) sebagai berikut: “Untuk Order Produksi (OP) yang sementara itu turun per mingguan setiap hari kamis sore atau paling tidak selambat-lambatnya hari Jum’at. Sedangkan Order Produksi (OP) Finishing turunya hari Sabtu langsung diambil di bagian Sekretariat” (Wawancara dengan mbak Lutfi, pada tanggal 12 Februari 2016). Untuk order produksi (OP) yang sudah finishing maka akan di bagiakan atau diturunkan di 3 bagian yaitu bagian laborat, bagian Planing Product Control (PPC), dan bagian Quality Control (QC). Order Produksi (OP) merupakan dokumen penting untuk acuan atau pedoman dalam menjalankan proses produksi.

b. Processing Pengadaan Dyestuff dan Bahan Pembantu Dalam komponen sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford setelah pemasukan data (input) selanjutnya yaitu processing. Setelah memasukan data yang berupa Order Produksi (OP) yang merupakan proses input, maka tahapan selanjutnya adalah processing sebagai unsur sistem yang mempunyai peran utama dalam mengelola data input agar menghasilkan output yang berupa laporan pemakaian dyestuff dan chemical selama satu bulan. Dalam tahap processing sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford ini meliputi pembuatan resep kain, pembuatan Bon pemakaian, resume permintaan dyestuff dan chemical, permintaan barang (Indent barang) dan Purchase Order. Berikut ini merupakan Flow processing pengadaan dyestuff dan bahan pembantu, yaitu:

61

Gambar IV.2 Bagan processing pengadaan dyestuff dan bahan pembantu

Order Produksi (OP) finishing dari Marketing

Department PPC

Departement Laborat membuatkan resep

Bagian PPC membuat resume dan bon pemakaian chemical dan dyestuff

Bagian PPC menyerahkan resume permintaan barang di bagian logistik

Bon di serahkan di gudang kecil

Bagian logistik membuatkan Indent Barang

Penimbangan kebutuhan dyestuff dan chemical

Indent barang diserahkan di bagian pembelian Bagian pembelian membuatkan PO (Purchase Order)

Proses Produksi

Bon Pemakaian chemical dan dyestuff di serahkan di bagian akuntansi

Produksi Purchase Order di Approval

Barang datang ke bagian logistik

Bagian Gudang kecil mengambil barang dengan TMG (Tanda Mutasi Gudang) Sumber: PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar

62

Berdasarkan bagan alur (flow chart) IV.2 diatas dapat dijelaskan proses processing dalam pengadaan dyestuff dan bahan pembantu (chemical), yaitu sebagai berikut: 1) Pembuatan Resep Kain Pembuatan resep kain yang sesuai dengan Order Produksi (OP) finishing dari bagian marketing maka langkah pertama yaitu sales mendapatkan order produksi beserta sample kain yang diinginkan oleh pembeli. Selanjutnya bagian laborat membuat resep untuk ditawarkan kepada pihak pembeli (buyer), apakan resep dan sample kain yang dibuat oleh bagian laborat sudah sesuai dengan order yang diinginkan oleh buyer. Kalau sudah sesuai maka pihak pembeli (buyer) mempersetujui pemesanan tersebut. Setelah terjadi kesepakatan antara pihak pembeli (buyer) dengan bagaian laborat maka bagian marketing membuatkan Order Produksi (OP). Dalam pembuatan resep sesuai dengan order produksi finishing dari bagian marketing yang turun selama satu minggu sekali tepatnya pada hari sabtu yang harus diambil oleh setiap departement dibagian seketariat. Setelah bagian laborat mendapatkan Order Produksi, maka bagian laborat akan membuatkan resep dengan melihat kontruksi kain dan jenis warna yang diinginkan oleh pihak buyer, jika dalam Order Produksi tersebut terdapat kontruksi kain dan jenis warna yang pernah dibuat maka bagian laborat tinggal melihat resep yang pernah dibuat (yang diarsipkan) dan jika terdapat jenis warna baru dengan kontruksi kain yang berbeda maka bagian laborat harus membuatkan resep baru. Dalam pembuatan resep baru yang sesuai dengan Order Produksi dari marketing, maka bagian laborat harus melakukan matching warna atau melakukan perhitungan kebutuhan dyestuff dan chemical sampai menemukan warna yang diinginkan oleh buyer. Setelah melakukan matching warna, maka rincian resep tersebut akan ditulis secara manual di form Instruksi Resin Finish. Pengisian Instruksi Resin Finish yang masih manual menyebabkan rentan terhadap kesalahan dalam memasukan data. Kesalahan yang demikian dapat menyebabkan kesalahan yang lebih fatal lagi karena bisa

63

jadi jenis dyestuff, bahan pembantu (chemical) dan identitas kain yang ditulis tidak sesuai dengan yang dibutuhkan atau tidak sesuai dengan Order Produksi (OP). Untuk meminimalkan kesalahan dalam pengisian resep biasanya pegawai meneliti secara berulang-ulang terhadap data yang dimasukan. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Pegawai Planing Product Control (PPC) sebagai berikut: ”Untuk pembuatan resep kain yang dilakukan oleh bagian laborat sesuai dengan order produksi (OP) finishing yang turun dari marketing selama satu minggu sekali yaitu pada hari sabtu. Untuk pembuatan resep dilakukan selama Order Produksi turun selama satu minggu itu dan harus dibuatkan resep semua. Jika ada Order Produksi yang pernah dibuat sebelumnya maka bagian laborat tinggal mengambil resep yang ada di arsip dan untuk Order Produksi baru atau yang belum pernah dibuat maka bagian laborat harus membuatkan resep baru dengan melakukan maching warna sesuai dengan keinginan buyer” (Wawancara dengan Mas Seno, pada tanggal 25 Februari 2016). Gambar IV.3 Contoh Resep untuk kain Oxford


64

Cara mengisi form Instruksi Resin Finish baru antara lain sebagai berikut: a) Mengisi instruksi resin finish yaitu mengisi jenis penggunaan zat pewarna (dyestuff) dan bahan pembantu (chemical) sesuai dengan kontruksi kain yang akan diproduksi dan juga mengisi suhu temperatur sesuai dengan kontruksi kain dan jenis mesinnya; b) Mengisi Data Kain; yang perlu diisi yaitu No. Order Produksi (OP), Jenis warna yang digunakan sesuai dengan OP, jenis kain atau mengisi kontruksi kain, No. DO, jumlah yard yang akan diproduksi, Tanggal pembuatan resep, jenis kain, No. DO, jumlah Yard, proses RF (jika pemrosesnya normal hanya menggunakan rincian obat chamical atau shading jika terdapat rincian obat dyestuff); c) Memberikan sample kain yaitu sample kain sebelum RF yaitu sample kain sebelum dilakukan proses pencelupan bahan dyestuff dan chemical, RF Laborat yaitu sample kain yang dihasilkan oleh bagian laborat yang akan menjadi tolak ukur untuk hasil kain yang ada di produksi dan sample kain setelah RF produksi yang akan digunakan untuk perbandingan dengan sample kain yang ada di laborat, jika kain yang di produksi tidak sesuai dengan yang ada di laborat maka akan dilakukan perbaikan; d) Memberikan keterangan dalam Instruksi Resin Finish untuk memberikan aturan atau pedoman saat melakukan proses produksi sesuai dengan jenis kain yang terdapat pada order produksi, misalnya hati-hati saat pelarutan dyestuff, awas jangan sampai flex obat, dan sebelum jalan tes tank dulu; dan e) Menandatangani Instruksi Resin Finish yang dilakukan oleh bagian kaur atau kasie laborat, kasie atau kabag finishing, dan kaur atau kasie Planing Product Control (PPC).

Setelah bagian laborat membuatkan resep setiap No. Order Produksi (OP) finishing dari markering. kemudian resep tersebut harus di buatkan plotting atau Barang Dalam Proses (BDP) oleh bagian Planing

65

Product Control (PPC) yaitu oleh pegawai kepala saksi untuk mengetahui resep yang diturunkan di produksi dan yang harus dipending. Dengan melakukan plotting atau BDP (Barang Dalam Proses) maka resep yang akan diproduksi dapat terrencana dengan baik sebelum diturunkan ke bagian produksi selain itu dengan adanya plotting akan mengetahui kapan kebutuhan dyestuff dan chemical akan disediakan atau dipakai. Sebelum resep kain diproduksi dalam skala besar maka sample kain dan resep dicek kembali untuk masalah kesesuaian warna dan rincian dalam pemakain zat warna (dyestuff) dan bahan pembantu (chemical). Kain yang sudah diproses dalam skala besar, maka akan dilakukan perbandingan hasil kain antara hasil kain yang ada di laborat dengan hasil kain yang ada di produksi, jika hasilnya sama maka langsung di dilanjutkan ketahap selanjutnya yaitu kain di cek dibagian PM (Pengendali Mutu) dan apabila ternyata hasil kain yang ada diproduksi tidak sesuai dengan sample yang ada di laborat maka akan dilakukan perbaikan dengan cara shading (dilakukan penambahan dyestuff bila warna belum sesuai) dan penambahan bahan chemical untuk menambahan hand fill pada kain. Kendala yang ditemuakan saat pembuatan resep kain adalah masalah penggunaan jenis bahan chemical dan dyestuff, seringkali ditemukan ketidak sesuaian penggunaan jenis dyestuff dan chemical yang digunakan oleh bagian laborat dalam pembuatan resep kain dan jenis dyestuff dan chemical yang terdapat di gudang kecil. Biasanya ditemukan jenis rincian penggunaan dyestuff dan chemical yang tercantum pada resep masih menggunakan jenis dyestuff dan chemical yang lama sedangkan stock yang ada di gudang kecil sudah menggunakan jenis dyestuff dan chemical yang baru. Jika terjadi masalah tersebut maka bagian laborat yang membuatkan resep harus menyesuaikan jenis dyestuff dan chemical yang ada di gudang kecil.

66

2) Pembuatan Bon Pemakaian Chemical dan Dyestuff Berdasarkan BDP (Barang Dalam Proses) yang dilakukan oleh bagian Planing Product Control (PPC) terhadap DO yang akan diproses dan resep yang dibuat oleh bagian laborat harus disertakan apabila akan diserahkan dilapangan untuk diproses dibagian produksi. Kegunaan dari BDP (Barang Dalam Proses) yaitu untuk mengetahui dan merencanakan kebutuhan dyestuff dan bahan pembantu (chemica) yang harus disediakan oleh bagian logistik atau gudang kecil dan merencanakan kebutuhan dyestuff dan bahan pembantu (chemical) yang akan dipakai dalam proses produksi. Setelah resep tersebut dilakukan pembebanan maka bagian Planing Product Control (PPC) harus membuat bon pemakaian dyestuff dan bahan pembantu (chemical) berdasarkan resep yang dibuat oleh bagain laborat. Untuk penggunaan bon pemakaian dyestuff dan chemical terdapat dua jenis yaitu bon yang yang dibuat oleh bagian Planing Product Control (PPC) dengan menggunakan program dan bon sementara yang dibuat oleh bagian produksi sendiri secara manual. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Pegawai Bagian Planing Product Control (PPC) sebagai berikut: “Terdapat dua jenis Bon pemakaian dyestuff dan bahan pembantu (chemical) yaitu bon yang dibuat secara manual yang ditulis oleh bagian produksi sendiri, sedangkan untuk bon pemakaian chemical dan dyestuff dibuat dengan menggunakan program dan dibuat oleh bagian PPC (Planing Product Control). Dalam pembuatan bon dyestuff dan chemical secara manual atau bon sementara itu dibuat karena pihak laborat mengeluarkan resep lebih dari jam 4 sedangakan pegawai bagian Planing Product Control (PPC) yang bertugas untuk membuat bon pemakaian chemical dan dyestuff yang asli jam kerjannya sampai jam 4 sehingga untuk jam kerja shif 2 dan shif 3 bon pemakaian chemical dan dyestuff masih menggunakan bon sementara. Sementara untuk shif pagi menggunakan bon pemakaian chemical dan dyestuff asli yang di buat oleh bagian Planing Product Control (PPC) dan hasil lebih akurat dan terperinci” (Wawancara dengan Mbak Sari, pada tanggal 2 Februari 2016).

67

Langkah-langkah untuk menginput bon pemakaian dyestuff dan bahan pembantu (chemical) adalah sebagai berikut: a) Pastikan komputer dalam posisi On, lalu Double Click pada Ikon Mozilla Firefox Chimical atau Internet Explorer pada Dekstop. Gambar IV.4 Tampilan Layar Utama Komputer


b) Masukan kode folder untuk pembuatan pemakaian chemical yaitu 192.168.111.99/Chem/ lalu enter, akan muncul tampilan seperti berikut ini, selanjutnya klik menu inventory, pilih pemakaian. Gambar IV.5 Tampilan Layar Utama Mozilla Chemical


68

c) Setelah itu mengisi lokasi, jenis mesin, tanggal pembuatan, dan jam stars lalu klik input. Setelah itu untuk kode dan proses akan terisi secara otomatis sesuai dengan dokumen pengiriman grey lalu klik input lagi, akan muncul identitas kain yang meliputi jenis barang, No OP, kode DO, warna, proses, yards, dan larutan yang diisi secara manual sesuai dengan standard resep yang sudah ada di produksi. Gambar IV.6 Tampilan Login inventory-pemakaian


d) Setelah klik cek resep, akan muncul tampilan sebagai berikut. Gambar IV.7 Tampilan Rincian Pemakaian Dyestuff dan Chemical


69

Setelah di klik cek resep dan ternyata untuk tampilan rincian pemakaian dyestuff dan chemical masih kosong maka harus diisi secara manual karena kontruksi kain yang dimasukkan belum pernah dibuatkan bon pemakaian dyestuff dan chemical. Setelah terisi lalu klik simpan.

e) Setelah klik simpan, lalu akan muncul tampilan form bon pemakaian chemical dan dyestuff yang sudah siap untuk dicetak. Gambar IV.8 Tampilan Bon Pemakaian Chemical dan Dyestuff


Kendala yang sering dihadapi dalam menginput bon pemakaian chemical dan dyestuff yaitu server program yang digunakan sering mengalami lambat karena dipakai secara bersama-sama dengan pegawai yang lain. Apabila suatu form dibuka secara bersamaan dengan komputer yang berbeda maka terjadi blank, jadi salah satu pengguna harus mengalah. Selain itu aplikasi Mozilla Firefox chemical atau aplikasi chimera yang ada pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar belum sempurna. Apabila sedang terjadi gangguan server, sering kali muncul kotak dialog yang

70

menyatakan “terjadi kesalahan dalam pencarian data”. Untuk mengatasinya maka program dikeluarkan lalu login lagi dari awal. Bon pemakaian chemical dan dyestuff merupakan resep atau rincian pemakaian dyestuff dan chemical yang berisi tentang jenis mesin, tanggal pembuatan mesin, No. Bon, kontruksi kain, No OP, kode DO, warna, jumlah Yard, jenis proses, larutan, kode barang dyestuff dan chemical, nama barang, dan jumlah penggunaan dyestuff dan chemical per gram. Dalam pembuatan bon pemakaian dyestuff dan chemical itu sesuai dengan resep yang diberikan oleh bagian laborat dan dalam pembuatan bon tersebut bagian Planing Product Control (PPC) harus melihat identitas kain yang akan dibuat. Misalnya untuk pembuatan Bon pemakaian dyestuff dan chemical untuk jenis kain oxford dengan kontruksi kain 𝐓𝐑𝟑𝟎⁄𝐓𝐑𝟏𝟔124 44 48, maka

bon pemakaian yang harus dibuat yaitu Bon Pretetment

dengan mesin CBCN, Bon celup dengan mesin Jet dyeing dan CPB, dan Bon finishing dengan mesin Thermofix. Walaupun kontruksi kainnya sama kain oxford tetapi untuk jenis pemrosesannya berbeda dan pemakaian dyestuff dan chemicalnya juga berbeda. Berikut merupakan macam-macam bon pemakian dyestuff dan chemical untuk jenis kain oxford, antara laian: 1. Untuk mesin CBCN, kebutuhan dyestuff dan chemical yang disediakan yaitu, antara lain: a. H202 berfungsi sebagai zat pemutih bersifat aksidator; b. Beisofak Conc berfungsi sebagai zat aktif permukaan yang mempunyai detergensi, penghilang kotoran dan daya basah baik; c. Bekastab SRX Conc berfungsi sebagai zat pembasah dan mempunyai daya cuci baik serta tidak berbusa; d. Primusan SRX Conc berfungsi sebagai organik stabilizer H202 pada proses kontinyu bleaching; e. Scuron 540 berfungsi sebagai complexing agent untuk menurunkan

atau

menghilangkan

logamalkali maupun logam berat;

kesadahan

air

baik

71

f. Flouwhite BMF berfungsi sebagai obat pemutih pada kain; g. Coustic 48 BE berfungsi sebagai membantu terjadinya sponifikasi pada proses scouring, alkali treat;dan h. Acetat Acid berfungsi sebagai membuat sussana asam atau menetralisir alkali.

2. Untuk mesin ST, kebutuhan chemical dan dyestuff yang disediakan yaitu, antara lain: a. Sky Un Coagulasi berfungsi sebagai anti kogulasi dalam penggumpalan obat; b. Diabright PB berfungsi sebagai obat pemutih (optickal) OBA; c. Dymatint VS berfungsi sebagai campuran obat pemutih kain; d. Rexamine NS 9128 RM berfungsi sebagai softener finishing yang bersifat permanent; dan e. Primastipp MP501 berfungsi sebagai zat dalam pengisian kain seperti pemberian tekstur kain dan tebal kain.

3. Untuk mesin CB, kebutuhan chemical dan dyestuff yang disediakan yaitu, antara lain: a. Beisofok HK berfungsi sebagai zat aktif permukaan yang mempunyai detergensi, penghilang kotoran dan daya basah baik; b. Primusan SRX Conc berfungsi sebagai organik stabilizer H202 pada proses kontinyu bleaching; c. Scuron 540 berfungsi sebagai complexing agent untuk menurunkan

atau

menghilangkan

kesadahan

air

baik

logamalkali maupun logam berat; d. Coustic 48 BE berfungsi sebagai membantu terjadinya sponifikasi pada proses scouring, alkali treat; dan

72

e. Acetat Acid berfungsi sebagai membuat sussana asam atau menetralisir alkali.

4. Untuk mesin kunan, kebutuhan chemical dan dyestuff yang disediakan yaitu, anatara lain: a. Disperse Black Exsp berfungsi sebagai untuk memberi warna hitam pada bahan dan memeberikan corak-corak pada bahan; b. Disperse Orange Cc berfungsi sebagai untuk memberi warna orange pada bahan dan memeberikan corak-corak pada bahan; c. Dekares Cpa berfungsi sebagai finishing agent untuk serat selulosa agar bahan tidak kusut dan sebagai anti hama; d. Amonium Sulfate (ZA) berfungsi sebagai zat hygroskopis untuk mengatur kelembaban pada kain secara merata;dan e. Formix Acip berfungsi sebagai katalisator suasana asam waktu reaksi silang obat resin malamine dan glyoxal.

3) Pembuatan Resume pemakaian chemical dan dyestuff Pengadaan dyestuff dan bahan pembantu (chemical) langkah pertama yang harus dilakukan oleh bagian Planing Product Control (PPC) yaitu menerima Order Produksi finishing dari bagian marketing. Setelah mendapatkan Order Produksi Finishing, maka bagian Planing Product Control (PPC) membuatkan resume daftar permintaan barang dan menghitung jumlah dyestuff dan chemical yang akan dibutuhkan selama satu bulan. Pembuatan resume chemical yang berdasarkan Order Produksi (OP) Finishing dari bagian marketing tersebut dibuat dengan melihat jenis kain (kontrusi kain), merek dagang, warna/MT kain, jumlah order, owner (jenis produk), dan pembagian kerja (line 1 dan line 2). Dengan melihat klasifikasi yang ada di Order Produksi (OP) tersebut maka bagian Planing

73

Product Control (PPC) dapat membuatkan resume permintaan kebutuhan dyestuff dan chemical selama satu bulan tepatnya setiap tanggal 20 atau tanggal 21 sesuai dengan order produksi yang turun di bagian Planing Product Control (PPC) selama satu bulan. Pembuatan resume kebutuhan dyestuff dan bahan pembantu (Chemical) yang dibuat berdasarkan pengelompokan jenis owner atau pengelompokan menurut pemrosesan kian itu bertujuan agar bagian logistik lebih mudah dalam menyediakan atau mengadaakan kebutuhan dyestuff dan chemical. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Pegawai Planing Product Control (PPC) sebagai berikut: “Untuk pembuatan resume chemical berdasarkan Order Produksi (OP) Finishing yang turun dari bagian marketing setiap hari sabtu. Sedangkan untuk pembuatan resume chemical itu dibuat satu bulan sekali tepatnya pada tanggal 20 atau tanggal 21 karena untuk mengantisipasi kedatangan chemical dan dyestuff agar pada saat penggunaan awal bulan berikutnya sudah tersedia. Pembuatan resume chemical dibuat dengan melihat Order Produksi (OP) berdasarkan kontruksi kain, merk kain, jenis warna yang di inginkan oleh buyer, jumlah order (pemesanan), jenis produk, dan pembagian tugas yang ada di Planing Product Control (PPC) yaitu line 1 atau line 2. Dan juga pembuatan resume chemical itu dikelompokkan berdasarkan jenis pemrosesan kainnya agar dalam pengadaan barangnya lebil terinci dan efektif karena setiap pemrosesan itu juga kebutuhan dyestuff dan chemicalnya berbeda-beda” (wawancara dengan mbak sari, pada tanggal 14 Februari 2016). Untuk Order Produksi (OP) yang turun dari marketing maka order tersebut akan dibuatkan pengelompokan menurut jenis pemrosesan mesin sesuai dengan jenis owner yang dilakukan oleh bagian Planing Product Control (PPC). Sebelum pembuatan resume maka dilakukan plotting atau Barang Dalam Proses (BDP). Berikut ini merupakan pengelompokan mesin berdasarkan beban rencana produksi, misalnya: a) Departement Finishing V- Pretretment (untuk semua kontruksi kain dilakukan proses pencelupan kain mentah (Grey) dari kanji-kanji atau kotoran supaya bersih dan putih). Dalam pemrosesan pretretment maka kebutuhan obat kain yang harus disediakan yaitu bahan pembantu (chemical) yaitu, H2O2, Beisofok Conc, Aquazym SDL,

74

Primamerce QS, Bekastab UHC, Primusan SRX, Primascour CD6, Scuron 540, Scuron 28, Neorate NA 77, Neocrystal BGS, Acetic Acid, NaOH, Printoblank P300, Sirrix Antox, Ecotech Dezise SDI dan Ractogen KC-60; b) Departement Finishing V- Dyeing Disperse (pewarnaan dengan zat warna disperse pada umumnya digunakan pada bahan tekstil yang terbuat dari serat buatan (sintetis), terutama pada serat poliester dan serat rayon dan untuk pemrosesan mesin Jet Dyeing dan Thermofix). Dalam pemrosesan Dyeing Disperse maka kebutuhan yang digunakan adalah zat pewarna (dyestuff) yang harus disediakan yaitu Dianix Blue ACE, Dianix Red ACE, Dianix Yellow ACE, Terasil Violet BL, Unic. Yellow 10GN, Intra. Orange 3GSF, Disp. Yellow 4GN, Disp. Yellow BR 2RFL, Disp. Rubine Segfl, Disp. Yellow CC, Disp.Trurq.Blue BG, Disp. Black Exsf, Sand. Lum Red SG, Disp. Orange CC, Calc.Bordoeux D, Sand.Red S3BL, Lonsp.Navy Exsf, Palanyl Scarlet GS, Disp.Brill.Blue FR, Alfa.Orange 2GS, Intra.Blue BBLS, Disp.Orange 2GF, Coralene Red MD, Cor.Brill GSL, Dymatint VS; c) Departement Finishing V- Dyeing Reaktif (pewarnaan dengan zat warna reaktif pada umumnya digunakan pada bahan tekstil yang terbuat dari serat selulosa (kapas dan rayon) dan untuk pemrosesan mesin CPB Dyeing). Dalam pemrosesan Dyeing Reaktif maka kebutuhan yang digunakan adalah zat pewarna (dyestuff) yang harus disediakan yaitu Rem. Blue RSP, Sino. Red KBF, Sino. Yellow KBF, Sinozol Red KHL, Sinozol Yellow KHL, Sinozol Blue KHL, Rem Gold Yellow RGH, Rem Red RGH, Kopa. Deep Red XD, Dom. Deep Bordo H, Chlor. Ultra Navy, Chlor. Ultra Red, Megafix Black BB, Rem Turq G133, Chlor. Orange TVHC, Chlor. Penta Yellow, Megafix Blue Bel, Levafix Blue CA, Levafix Red CA, Rem. Violet T5R, Doma. Deep Orange ED2R, Sanf. Deep Black ED2R, Sanfix Navy

75

ED2R, Sanfix Orange ED2R, Sumifik HF Red G, Rem Brill Blue BB, Bestafix Deep Yellow; d) Departement Finishing V- Dyeing (untuk zat pembantu atau chemical supaya chemical bisa meresap kedalam kain dan untuk pemrosesan mesin Jet Dyeing, Thermofix, CPB Dyeing, dan Washing). Dalam pemrosesan Dyeing maka kebutuhan obat kain yang harus disediakan yaitu bahan pembantu (chemical) yaitu Sky RVD, Primasol FCAM, Hidrosulfate, Decarest CPA, Water Glass, AM. Sulfate, Borax, Neotracit PAT, Soda ASH, Soda Kue, Urea, Regosol, Formix Acid, Sunsolt LM7, Sunsolt YKDB, Sodium Sulfate, Ultrprint BP, Suncleaner V8N, Demulgen SNR, Dekol SNS, Sky Oil Remover, Oxalid Acid, Osimol RFT, Chloraprint FD, Rapidoprint ARS, H2SO4 PA, Aquadest, ASA Redox, Deminac 2000, dan Alkohol 70 %. e) Departement Finishing V- Finishing (Proses finishing ini untuk proses terakhir atau pengisian Hand Fill dan mesin yang digunakan yaitu mesin Stenter, callender, Sanforize, dan Comfeed). Dalam pemrosesan Finishing ini maka kebutuhan dyestuff dan chemical yang digunakan dalam pemberian hand fill pada kain yang harus disediakan yaitu Fluowhite CB, Diabrigth PB, Primawhite T213, Blankophor BRU, Fluowhite BMF, Sky Uncoagulan, Rexamine NS, Silicone AM, Bekaplast APE, Primastiff MP, Alcotex GLFX, Magn.Chloride, Gamasal FFC, Permaluse TM, Adiron TEX 50, Kieralon XC-J, Arkofix NMT, Heli.Binder CFF, Aristan 2025, NK Guard, NK Assist FU, Siligen SIO, Megasoft WIN, Sky Melamine, Magnasoft OPS, Sunsoft CP, Antix N 026, Terafix 101, Epolen PE, Silicone N150, Ceramine WNSR dan Snow Silicone.

4) Pembuatan Indent Barang dyestuff dan chemical Setelah bagian Planing Product Control (PPC) membuatkan resume dyestuff dan chemical yang sesuai dengan order produksi dari bagian marketing. Dalam pembuatan resume permintaan dyestuff dan

76

chemical tersebut harus melihat stock barang yang ada di gudang kecil maupun yang ada di gudang besar. Setelah membuat resume chemical atau permintaan pembelian terhadap kebutuhan dyestuff dan chemical yang sudah di persetujui oleh kepala departement Planing Product Control (PPC), lalu resume tersebut diserahkan di bagian logistik untuk dibuatkan formulir permintaan barang atau Indent barang. Dalam pembuatan Indent Barang untuk kebutuhan chemical dan dyestuff bagian logistik harus menginput permintaan pembelian tersebut dengan menggunakan program Purchase Order. Sebelum mulai penginputan bagian logistik harus meminta No. Indent dari bagian pembelian. Setelah mendapatkan No. Indent, akan bisa melakukan proses pembuatan Formulir Indent Barang dengan menggunakan Program Purchase Order. Berikut ini adalah alur dalam pembuatan Indent Barang, antara lain: Langkah-langkah untuk membuat Formulir Permintaan Barang (Indent Barang) adalah sebagai berikut: a) Pastikan komputer dalam posisi On, lalu Double Click pada Ikon Shortcut to P005.BAT pada Dekstop. Gambar IV.9 Tampilan Layar Utama Komputer


77

b) Masukan User ID dan Pasword yaitu Unit SWA I, lalu Enter. Gambar IV.10 Tampilan Login P005.BAT


c) Setelah itu akan muncul tampilan tanggal proses dan di isi tanggal, bulan dan tahun saat kita melakukan pemrosesan Indent Barang tersebut. Gambar IV.11 Tampilan Tanggal Proses P005.BAT


d) Setelah itu akan muncul tampilan menu Shortcut to P005.BAT selanjutnya klik menu Transaksi, Indent barang, dan Indent pembelian lalu Enter.

78

Gambar IV.12 Tampilan Menu P005.BAT


e) Setelah itu akan muncul Form Formulir Permintaan Barang seperti gambar dibawah ini. Gambar IV.13 Tampilan Formulir Permintaan Barang

Sumber: PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar Langkah-langkah mengisi Form Formulir Permintaan Barang antara lain sebagai berikut: 1. No. Indent

: Berasal dari bagian pembelian (No. Indent yang bisa diakses oleh seluruh PT. Sritex Grup);

79

2. Dept

: Untuk departement diisi FN 01 (Finishing SWA I);

3. Store

: Untuk store diisi GD 32 untuk lokasi SWA I;

4. Keterangan

: Untuk keterangan diisi sesuai dengan keterangan yang ada di Indent barang;

5. Tgl Indent

: Untuk tanggal Indent diisi tanggal saat pembuatan indent tersebut;

6. Disetujui

: Diisi oleh bagian pembelian, setelah indent ditandatangani lengkap;

7. No. Wo

: Diisi Non wo karena untuk permintaan baru;dan

8. Delivery

: Diisi sesuai dengan tanggal pengiriman barang.

Setelah mengisi No Indent, departement, store, keterangan, tanggal Indent, disetujui, No.Wo, dan delivery. Maka langkah selanjutnya yaitu mengisikan permintaan pembelian sesuai dengan resume yang dibuat oleh bagian Planing Product Control (PPC) dengan melihat grand total barang yang akan dipesan. Dalam pembuatan Indent Barang maka bagian logistik harus mengetahui stock barang yang ada di gudang kecil dan yang ada di gudang besar. Dengan melakukan pengecekan barang yang ada di gudang besar maupun gudang kecil maka bagian logistik dapat membuat permintaan barang (Indent Barang) yang harus diserahkan di bagian pembelian yaitu dengan melihat barang yang dibutuhkan oleh bagian departement Planing Product Control (PPC). Setelah barang yang diminta oleh bagian departement Planing Product Control (PPC) sudah selesai diinput dan ingin menambahan barang tekan (F2), untuk koreksi tekan (F3), untuk hapus tekan (F4), untuk simpan tekan (F10), untuk melihat saldo tekan (F11) dan untuk cetak kartu tekan (F12). Langkah selanjutnya yaitu setelah semuanya tersimpan dan dipastikan tidak ada lagi perubahan maka formulir permintaan barang siap dicetak dengan tekan Ctrl + C.

80

f) Setelah itu tekan CTRL +C untuk mencetak formulir permintaan barang atau Indent Barang. Gambar IV.14 Cetak Formulir Permintaan Barang


Untuk mencetak Formulir permintaan barang atau indent barang, maka tekan CTRL +C. Apabila sudah selesai maka keluarkan program dengan cara mengklik tanda silang pada pojok kanan atas pada layar. Kendala yang dihadapi dalam menginput data Indent Barang yaitu server yang lambat karena dipakai secara bersama-sama dengan pegawai yang lain. Apabila kantor administrasi logistik pegawainya menggunakan program Purchase Order (P005.BAT) secara bersama-sama dengan komputer yang berbeda maka akan terjadi blank, jadi salah satu pengguna harus mengalah. Apabila sedang terjadi gangguan server, sering kali muncul kotak dialog yang menyatakan “terjadi kesalahan dalam pencarian data”. Untuk mengatasinya maka program dikeluarkan lalu login lagi dari awal. Setelah Formulir Permintaan Barang atau Indent Barang sudah selesai di input dan dicetak sebanyak 3 rangkap, maka bagian laborat akan memintakan tanda tangan oleh departement Planing Product Control (PPC) oleh kepala bagian sebagai pihak peminta barang, bagian pembelian oleh general meneger sebagai pengesahan indent barang (sesuai tidak

81

dengan kebutuhan dan stock barang yang ada di gudang besar dan guadang kecil). Setelah itu formulir permintaan barang atau indent barang diserahkan di bagian pembalian yang berwarna putih, bagian Planing Product Control (PPC) yang berwarna hijau, sedangkan untuk bagian logistik sendiri yang berwarna merah untuk arsip.

5) Pembuatan PO (Purchase Order) oleh Bagian Pembelian Setelah mendapatkan Indent Barang dari bagian logistik, maka bagian pembelian akan melakukan pencarian barang sesuai dengan Indent Barang dan melakukan transaksi penawaran harga dengan pemasok kebutuhan dyestuff dan chemical. Barang yang dipesan sudah di dapatkan dan sesuai dengan harganya maka bagian pembelian membuatkan Purchase Order (PO). Purchase Order (PO) adalah surat pemesanan yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan berdasarkan surat penawaran. Setelah membuatkan Purchase Order (PO) lalu bagian pembelian memintakan tandatangan atau pengesahan oleh bagian pimpinan pembelian, presiden direktur PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, dan juga di acckan oleh presiden direktur PT. Sritex. Apabila Purchase Order (PO) sudah disetujui oleh presiden direktur PT. Sritex maka akan dilakukan approval beserta harga yang sudah disepakai. Setelah Purchase Order (PO) sudah disetujui dan di approval maka bagian pembelian akan mengirimkan Purchase Order (PO) tersebut kepada supplier melalui Faxsimile. Setelah mengrim Faxsimile, langkah selanjutnya adalah pegawai

bagian

pembelian

yang

mengurusi

Purchase

Order

mengkonfirmasi atau mem-follow up melalui telepon apakah faxsimile sudah diterima dengan baik. Jika sudah diterima oleh supplier, maka Purchase Order tersebut diberi cap sebagai tanda bahwa Purchase Order tersebut sudah di kirim dan di terima oleh supplier yang dituju. Setelah itu Purchase Order di copy sebanyak dua rangkap, yang asli untuk bagian akuntansi sedangkan yang copy pertama untuk bagian logistik dan yang untuk copy kedua untuk arsip bagian pembelian. Tujuan Purchase Order

82

dikirim kepada supplier yaitu untuk barang bukti saat pengiriman barang, Purchase Order (PO) biasanya juga merinci bagaimana tahapan pembayaran dilakukan. Setelah Purchase Order (PO) dikirim kepada Supplier maka barang yang dipesan sudah siap untuk didatangkan di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Pegawai logistik sebagai berikut: “Indent barang yang sudah diserahkan dibagian pembelian, maka bagian logistik tidak dapat untuk menambahkan item barang lagi hal ini bertujuan agar pembelian kebutuhan dyestuff dan chemical tidak akan melebihi anggaran yang sudah diperhitungkan. Setelah itu bagian pembelian membuatkan Purchase Order (PO) dan PO tersebut dimintakan tandatangan kepada pimpinan bagian pembelian, presiden direktur SWA I dan presiden direktur PT.Sritex. Pengesahan pembelian itu dilakukan oleh presiden direktur PT. Sritex untuk menyetujui barang tersebut boleh dipesan atau tidak karena pak iwan selaku presiden direkur PT. Sritex sudah mempunyai chennel untuk pemasok kebutuhan chemical dan dyestuff yang dibutuhkan. Dan untuk supplier kebutuhan chemical dan dyestuff biasanya dari PT Surya Makmur Agung Abadi, PT. Titian Anugrah Agung, Kimia SX, PT. Dian Kimia Putra, CV. Dwi Karya, CV. Sabar Kimia, Prodian, PT. Teknotama dan lain-lain)” (wawancara dengan Bapak Fendy, pada tanggal 03 Maret 2016).

6) Penerimaan Barang Dyestuff dan Chemical di Bagian Logistik Surat Permintaan dyestuff dan chemical yang telah diterima oleh perusahaan pemasok, maka dyestuff dan chemical segera dikirim sesuai dengan jadwal pengiriman yang tertera pada Surat Permintaan (Purchase Order dan indent barang). Prosedur Penerimaan dyestuff dan chemical pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar adalah sebagai berikut: a) Pemeriksaan Dokumen Pengiriman dan Pengecekan dyestuff dan chemical Supplier datang membawa pesanan dyestuff dan chemical dan juga membawa dokumen berupa Surat Jalan dan Purchase Order yang disertai No Indent selanjutnya ditandatangani oleh bagian logistik yang menerima dyestuff dan chemical dan disahkan dengan cap atau stempel. Surat Jalan merupakan sebagai tanda bukti bagi perusahaan pengirim atau pemasok bahwa dyestuff dan chemical benar-benar telah

83

dikirim ke tempat tujuan. Surat Jalan terdiri dari dua rangkap yaitu warna putih kembali ke perusahaan pengirim sebagai tanda bukti pengiriman, dan warna merah sebagai tanda bukti penerimaan PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar. Sedangkan untuk Purchase Order terdapat No Indent barang dan juga rincian bagaimana tahapan pembayaran beserta harga yang dipesan oleh PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar. Supplier yang datang diminta menunjukan Surat Jalan oleh bagian satpam untuk izin masuk di gudang logistik, dalam Surat Jalan tertera kualitas dan kuantitas kain yang dibawa yang selanjutnya petugas gudang logistik melakukan pemeriksaan terhadap kebenaran dan kelengkapan dyestuff dan chemical yang ada dengan yang tercantum pada Surat Jalan dan Perchase Order. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara dengan petugas gudang sebagai berikut: “Supplier yang datang dari pihak pemasok (baik berupa PT maupun CV) membawa barang beserta dokumen berupa Surat Jalan beserta No Indent barang dan Purchase Order. Surat Jalan rangkap dua yang putih kembali ke perusahaan yang mengirim, dan yang putih untuk arsip PT. Sari Warna Unit I. Selanjutnya disesuaikan dengan jadwal kedatangan dyestuff dan chemical sudah sesuai apa belum. Langkah selanjutnya yaitu pengecekan barang dengan Surat Jalan sudah sesuai apa belum. Apabila sudah sesuai maka barang yang dipesan dturunkan. Untuk Dokumen Surat Jalan dan PO (Purchase Order) masuk ke ke bagian administrasi logistik” (Wawancara dengan Bapak Fendy, pada tanggal 03 Maret 2016). Setelah barang sudah sampai di gudang besar maka bagian administrasi membuatkan SPMB (Surat Perintah Menerima Barang) sebanyak 2 rangkap yang akan diserahkan dibagian gudang logistik untuk dilakukan pengecekan barang apakah sudah sesuai antara barang yang ada di gudang dengan yang ada di SPMB. Jika barang sudah sesuai maka SPMB akan ditandatangani oleh kepala gudang. Surat Perintah Menerima Barang atau SPMB yang berasal dari administrasi logistik terdapat dua rangkap, yaitu:

84

1. Putih untuk bagian gudang logistik; 2. Hijau untuk Arsip administrasi logistik. Administrasi gudang membuatkan Surat Tanda Penerimaan Barang (STPnB) yang disertai dengan harga barang sebanyak 5 rangkap dan data tersebut akan dilakukan penginputan kedalam komputer dengan menggunakan program dari PT. Sritex yaitu program Purchase Order. Setelah selesai penginputan lalu bagian administrasi gudang akan membuatkan kartu stock yang akan diserahkan di bagian gudang logistik untuk mengetahui barang masuk dan barang keluar. STPnB di Acckan ke kepala Departement Planning Product Control (PPC) biasanya oleh kepala bagian sebagai pihak yang meminta barang dan untuk mengetahui barang yang dipesan sesuai dengan pesanan atau tidak. Setelah Surat Tanda Penerimaan Barang (STPnB) di acc kan oleh departement PPC maka STPnB tersebut akan diedarkan di beberapa bagian yaitu logistik, akuntansi unit (mengurusi masalah stock barang), akuntansi sentral (mengurusi masalah tagihan atau pembayaran), kasir dan pajak. Kebutuhan dyestuff yang sudah datang di gudang besar, lalu dilakukan pengecekan tentang kesesuaian warna antara warna baru yang digunakan di produksi harus mempunyai warna yang sama dengan warna lama (dyestuff yang lama). Setelah surat dan sampel dyestuff diterima oleh kepala laborat, kemudian kepala laborat mengecek kesesuaian antara surat dan fisik dyestuff. Kepala laborat menugaskan bagian administrasi laborat untuk mencetak dan mengarsip surat dan kepala laborat juga menugaskan bagian lab dyeing untuk melakukan test terhadap dyestuff lot baru dengan dyestuff lot lama untuk dikerjakan sesuai prosesnya. Setelah bagian laborat dyeing melakukan pengecekan hasil visual dan X-rite dan di tempelkan di blangko, lalu kepala laborat membuatkan keputusan hasil test, apabila hasil test tidak sesuai (obat tidak mudah dilarutkan atau obat menggumpal) maka dikomunikasikan ke bagian logistik untuk ditindak lanjuti sedangkan apabila hasil test

85

sudah sesuai, maka dibuatkan surat komunikasi ke bagian logistik untuk dipergunakan di produksi. Untuk mengambil barang yang dipesan ke bagian gudang logistik, maka bagian departemen Planning Product Control (PPC) harus membuat dokumen yang disebut dengan Tanda Mutasi Gudang (TMG). Tanda Mutasi Gudang merupakan dokumen tanda bukti penerimaan barang dyestuff dan chemical yang didalamnya terdapat rincian kode barang, nama barang, quantity, satuan dan keterangan. Tanda Mutasi Gudang (TMG) yang sudah diacckan oleh pimpinan departemen Planning Product Control (PPC) maka TMG masuk ke gudang besar untuk pengambilan barang yang dipesan. Apabila barang yang dipesan sudah sesuai, maka TMG ditandatangani oleh pelaksana gudang chemical. Tanda Mutasi Gudang (TMG) rangkap dua yaitu putih kembali ke gudang logistik dan yang merah untuk Akuntansi.

7) Menyiapkan kebutuhan chemical dan dyestuff di gudang kecil Barang yang dipesan sudah diterima di gudang kecil, maka bagian gudang kecil harus melakukan penyediaan kebutuhan dyestuff dan chemical yang akan diproduksi harus sesuai dengan bon pemakaian yang dibuat oleh bagian Planning Product Control (PPC). Penimbangan kebutuhan dyestuff dan chemical itu harus sesuai dengan bon pemakaian. Berikut ini merupakan hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam menyiapkan hasil timbangan kebutuhan dyestuff dan chemical, antara lain: a) Kondisi timbangan harus bersih dan level; b) Wadah dari hasil timbangan (tong, ember, dan plastik) harus bersih dan kering; c) Di dalam melakukan penimbangan setiap macam atau jenis dyestuff dan chemical tidak boleh dicampur, harus sendiri-sendiri. Misalnya, resep terdiri dari tiga macam atau jenis chemical maka hasil timbangannya harus menjadi 3 plastik atau ember dikelompokkan menjadi satu; dan

86

d) Semua hasil timbangan harus ada identitasnya, yaitu No. OP, No. DO, jumlah yard, proses dan jumlah larutan.

Penyediaan dyestuff dan chemical yang harus disediakan untuk pemrosesan kain oxford yaitu, antara lain; a) Untuk mesin CBCN, kebutuhan dyestuff dan chemical yang disediakan yaitu H202, Beisofak Conc, Bekastab SRX Conc, Primusan SRX Conc, Scuron 540, Flouwhite BMF, Coustic 48 BE, dan Acetat Acid; b) Untuk mesin ST, kebutuhan dyestuff dan chemical yang disediakan yaitu Sky Un Coagulasi, Diabright PB, Dymatint VS, Rexamine NS 9128 RM, Primastipp MP501; c) Untuk mesin CB, kebutuhan dyestuff dan chemical yang disediakan yaitu Beisofok HK, Primusan SRX Conc, Scuron 540, Coustic 48 BE, dan Acetat Acid; dan d) Untuk mesin kunan, kebutuhan dyestuff dan chemical yang disediakan yaitu Disperse Black Exsp, Disperse Orange Cc, Dekares Cpa, Amonium Sulfate (ZA), dan Formix Acip.

Mengendalikan jumlah masing-masing jenis dyestuff dan bahan pembantu (chemical) pada gudang kecil maksimal hanya 1 kemasan yang ada di stock gudang. Pengendalian penggunaan dyestuff dan bahan pembantu pada gudang kecil dilakukan dengan cara, antara lain: a) Melakukan stock opname yang dilakukan setiap hari. Semua jenis zat pewarna (dyestuff) dan bahan pembantu (chemical) yang pada hari sebelumnya terjadi transaksi atau pemakaian atau tidak terjadi transaksi harus distock semua. Pengadaan stock opname pada gudang kecil dilakukan untuk mengetahui sisa yang terjadi pada kenyataanya setelah dikurangi atau pemakaian sehari sebelumnya, menjadi stock awal dalam menghitung kebutuhan dyestuff dan bahan pembantu (chemical) untuk keperluan hari ini yang disesuaikan

87

dengan BPD (Barang Dalam Proses), dan untuk mengetahui hasil stock opname yang menjadi sumber informasi bagi gudang besar chemical untuk memperhitungkan kebutuhannya; b) Sisa stock dyestuff dan chemical yang ada pada gudang kecil harus dibatasi kwantitasnya setiap jenis maksimal satu kemasan dalam setiap jenis obat dan kalau terjadi sisa stock melebihi satu kemasan harus dibuatkan TMG (Tanda Mutasi Gudang) untuk dikembaikan ke bagian gudang besar; c) Sisa stock dyestuff dan chemical yang selama kurun waktu tertentu (± 10 hari). Jika dyestuff dan bahan pembantu itu tidak digunakan maka harus dikembalikan ke gudang besar; dan d) Setiap ada pemakaian atau transaksi harus ada laporannya.

Setelah kebutuhan dyestuff dan chemical untuk resep kain oxford sudah dilakukan penimbangan dan sesuai dengan bon pemakaiannya maka langkah selanjutnya yaitu dilakukan lagi pengecekan oleh bagian laborat, apakah bahan yang disiapkan itu sudah sesuai dengan bon pemakian atau belum. Jika semuanya sudah sesuai maka bahan tersebut siap untuk diberikan di bagian produksi untuk dilakukan proses produksi.

c. Output Pengadaan Dyestuff dan Bahan Pembantu Setelah dilakukan proses pengolahan data, tahap selanjutnya adalah proses keluaran atau output. Adapun output dalam sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford ini adalah berupa hasil laporan stok gudang chemical selama satu bulan yang dibuat oleh bagian PPC dan laporan chemical polos gudang kecil fin-I yang dibuat oleh bagian akuntansi. Berikut ini merupakan Flow output pengadaan dyestuff dan bahan pembantu, yaitu:

88

Gambar IV.15 Bagan Output pengadaan dyestuff dan bahan pembantu Pemakaian chemical dan dyestuff

Laporan pemakaian harian stok chemical dan dyestuff oleh bagian gudang kecil

Laporan stok gudang chemical selama satu bulan oleh bagian PPC

Laporan chemical dan dyestuff selama satu bulan oleh bagian akuntansi Sumber : PT. Sari Warna Asli Unit 1 Karanganyar Berdasarkan bagan alur (flow chart) diatas dapat dijelaskan proses output dari sistem pengadaan dyestuff dan chemical pada kain oxford. Setelah bagian departement Planning Product Control (PPC) mengambil barang kebutuhan dyestuff dan chemical yang dipesen untuk digunakan dalam proses produksi. Dalam pemakian bahan kebutuhan dyestuff dan chemical yang ada di gudang kecil harus dikendalikan dengan melakukan stock opname setiap harinya terhadap barang datang dan barang yang keluar untuk proses produksi. Setelah melakukan stock opname setiap harinya, maka bagian gudang kecil harus membuat laporan harian stok dyestuff dan chemical dengan mencantumkan nama barang, stok awal yang ada di guadang kecil, barang yang keluar dan diterima, jumlah order dan total stok yang ada digudang kecil. kemudian laporan harian itu akan direkap selama satu bulan yang dilakukan oleh bagian Planning Product Control (PPC) untuk membuat laporan stock gudang chemical selama satu bulan dan dilakukan pengecekan kesesuaian data dengan laporan stok yang dibuat oleh bagian logistik. Jika laporan stok tersebut sudah sesuai maka laporan stok gudang chemical selama satu bulan tersebut akan diserahkan di bagian akuntansi beserta bon pemakaian dyestuff dan chemical selama satu bulan untuk dibuatkan laporan

89

akhir penggunaan dyestuff dan chemical. Laporan penggunaan dyestuff dan chemical selama pemakian satu bulan itu merupakan laporan rekapan selama satu bulan oleh semua departement (line 1 dan line 2) terhadap penggunaan dyestuff dan chemical selama proses produksi. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Pegawai Planning Product Control (PPC) sebagai berikut: “Bagian PPC (Planning Product Control) diberikan target H+1 dalam penyerahan berkas laporan stok gudang chemical dan bon pemakaian dyestuff dan chemical selama satu bulan ke bagian akuntansi untuk pembuatan laporan pemakian chemical dan dyestuff selama satu bulan” (wawancara dengan mbak sari, pada tanggal 24 Februari 2016). Sebelum pembuatan laporan tersebut bagian akuntansi melakukan stock opname setiap akhir bulan tepatnya pada tanggal 25. Tujuan dilakukan stock opname tersebut adalah sebagai alat kontrol untuk mengetahui ketersediaan atau stock barang dyestuff dan chemical yang ada di gudang kecil maupun di gudang besar dan juga untuk mengetahui kebenaran laporan pembukuan yang dibuat oleh bagian Planning Product Control (PPC) dengan keadaan sebenarnya yang ada di lapangan sesuai atau tidak. Jika ternyada ada selisih antara stock opname dengan laporan pembukuan yang dibuat oleh bagian Planning Product Control (PPC), kemungkinan terdapat transaksi yang belum tercatat, atau bahkan ada kecurangan yang terkait dengan persediaan barang dyestuff dan chemical tersebut.

Berdasarkan sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford tersebut diatas, diketahui bahwa sistem yang berjalan di PT. Sari Warna Asli Unit 1 sudah berjalan dengan lancar, terbukti dengan adanya sistem tersebut dapat mempercepat dan memudahkan pekerjaan administrasi dalam perusahaan. Dalam sistem pengadaan tersebut, tidak semuanya dikerjakan menggunakan program tetapi ada juga yang masih dikerjakan secara manual, diketahui bahwa pembuatan resep kain yang dilakukan oleh bagian laborat itu masih di kerjakan secara manual yaitu masih menggunakan tulisan tangan dan juga pembuatan resume chemical dan juga pembuatan laporan harian stok chemical dan dyestuff masih diketik secara

90

manual menggunakan Microsoft Excel, sedangkan untuk pembuatan bon pemakaian, pembuatan formulir permintaan barang, pembuatan TMG (Tanda Mutasi Gudang), pembuatan Purchase Order, pembuatan kartu stock, pembuatan laporan stock gudang chemical dan laporan stock yang di buat oleh bagian akuntasi tersebut telah menggunakan program (aplikasi chemira, aplikasi purchase order, dan aplikasi inventory chemical). Pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar ini untuk kegiatan administrasi kantornya sebagian besar sudah menggunakan program atau sistem yang sudah berjalan dengan lancar, penggunaan sistem tersebut di dalam suatu pekerjaan dapat memudahkan dan memperlancar kegiatan kantor, mengurangi keterlambatan dan hambatan dalam pekerjaan dan pengewasan yang lebih baik terhadap pekerjaan. Pekerjaan yang masih dilakukan secara manual pada pembuatan resep, pembuatan resum chemical dan laporan stok perhari memudahkan pengguna dalam menghapus data apabila terjadi kesalahan dalam menginput akan tetapi untuk tingkat keakuratan datanya rendah. Tingkat keakuratan data yang rendah tersebut dapat diatasi dengan melakukan pekerjaan kantor dengan ketelitian. Bagi pegawai yang sudah lama bekerja di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar sedikit kemungkinan terjadi kesalahan karena sudah terbiasa dalam melakukan penginputan data yang berhubungan dengan pengadaan dyestuff dan chemical, akan tetapi bagi pegawai yang baru rentan terhadap kesalahan karena mereka belum terbiasa dengan melakukan pekerjaan kantor tersebut. Apabila terjadi kesalahan dalam pembuatan resep, resum chemical dan laporan stok harian maka akan berakibat fatal kedepanya. Pekerjaan administrasi yang sudah menggunakan program aplikasi yang dapat mempercepat dan memudahkan dalam pekerjaan pegawai dalam melakukan pengelolaan data sehingga tingkat kesalahan dapat diminimalisir akan tetapi apabila server mengalami gangguan saat jam kerja kantor maka pekerjaan kantor tersebut juga akan terhambat. Keduanya memiliki kekurangan dan kelebihan masing-masing apabila sistem manual dan sistem program yang diterapkan pada PT. Sari Warna Asli Unit I ini dapat saling melengkapi satu sama lain dan keduanya dapat memudahkan dan mempercepat dalam menyelesaikan pekerjaan kantor.

91

B. PEMBAHASAN

PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industry textile yang mengedepankan kepuasan pelanggan sehingga dalam pelayanan harus melayani dengan baik sesuai dengan prosedur yang benar. Pada PT. Sari Warna Asli Unit I ini terdapat suatu sistem sebagai suatu rangkaian kegiatan, yang terdiri dari prosedur dan metode. Prosedur adalah langkah-langkah yang berurutan, yang merupakan mekanisme kerja dari suatu sistem dan memberikan tutunan kepada karyawan-karyawannya dalam hubungannya. Suatu pelayanan kantor harus mempunyai prosedur dan sistem yang berjalan dengan baik dan lancar agar dalam memberikan pelayanan dapat memuaskan pelanggan. Suatu sistem yang berjalan sesuai dengan karakteristik sistem yang baik maka sistem tersebut dapat memperlancar pekerjaan kantor, mengurangi keterlambatan dan hambatan, pengawasan yang lebih baik terhadap pekerjaan, dapat menghemat tenaga, waktu dan biaya, dan meningkatkan koordinasi antarbagian departement. Berdasarkan pengamatan penulis di bagian Planing Product Control (PPC) PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, sistem yang dijalankan sudah memiliki karakteristik sistem yang sudah berjalan dengan lancar sesuai dengan pendapat Mcleod dan Schell (2001), sebuah sistem yang sudah berjalan dengan lancar memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Fleksibel, walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaliknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah. Sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford dibuat secara fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang ada di PT. Sari Warna Asli Unit I ini karena terkadang dalam pengadaan kebutuhan chemical dan dyestuff tidak berjalan dengan lancar, misalnya dalam pengiriman pesanan kebutuhan chemical dan dyestuff mengalami keterlambatan dalam proses pengirimannya. Hal tersebut mengharuskan untuk dilakukan penjadwalan ulang pengiriman kebutuhan chemical dan

92

dyestuff. Selain itu apabila chemical dan dyestuff yang sudah di stock dan ternyata barang yang diterima pembeli tidak sesuai dengan pesanan (obat tidak mudah dilarutkan atau obat sudah mulai menggumpal) maka chemical dan dyestuff yang sudah datang di gudang akan dikirim kembali ke perusahaan pemasok melalui Surat Komunikasi Pengembalian chemical dan dyestuff. Jadi sistem yang berjalan di PT. Sari Warna Asli Unit I ini sangatlah fleksibel karena saat terjadi kerterlambatan dan tidak kesesuaian pesanan dyestuff dan chemical, maka sistem tersebut dapat disesuaikan dengan keadaan tersebut dan masalah tersebut dapat teratasi. 2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya. Dapat dilihat bahwa sistem yang berjalan di PT. Sari Warna Asli Unit I ini sangat mudah diadaptasikan oleh karyawannya dalam menjalankan pekerjaan kantor. Terbukti dengan adanya program chimera ataupun program PO05 yang terdapat di PT. Sari Warna Asli Unit I dapat dengan cepat dimengerti dan digunakan oleh semua karyawan. Sistem yang terdapat di PT. Sari Warna Asli Unit I ini sangatlah sederhana dan mudah cepat dimengerti oleh semua karyawannya, dengan adanya sistem tersebut maka pekerjaan kantor bisa mudah terselesaikan dengan cepat. 3. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada. Dapat dilihat bahwa sistem yang berjalan di PT. Sari Warna Asli Unit I ini adalah sistem yang sistematis karena dalam sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford ini merupakan suatu sistem yang terbentuk dengan adanya komponen-komponen pembentuk sistem yang saling berhubungan satu sama lain. Sistem tersebut terbentuk secara berurutan, sistematis dan logis yaitu berawal dari penginputan data, lalu pemrosesan data, setelah itu akan akan menghasilkan proses output. Jika

93

suatu sistem itu berjalan secara berurutan dan sitematis maka akan memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor dengan tepat waktu. 4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dapat dilihat bahwa sistem yang berjalan adalah sistem yang fungsional karena dengan adanya sistem online yang terdapat di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar ini dapat memudahkan untuk proses administrasi dalam pengadaan kebutuhan dyestuff dan bagan pembantu. Dengan sistem tersebut maka pekerjaan kantor dapat berjalan dengan efektif, terstruktur dan terorganisir dengan baik. Jika pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan prosedur yang berlaku maka PT. Sari Warna Asli Unit I dapat mencapai tujuan perusahaan yaitu memberikan pelayanan secara tepat waktu sehingga tercapai kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan. 5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan dilaksanakan. Sistem yang terdapat di PT. Sari Warna Asli Unit I karanganyar ini merupakan termasuk sistem yang sederhana sehingga sistem tersebut dapat lebih mudah dipahami dan dilaksanakan. Dapat dilihat bahwa untuk sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu ini terdapat 3 unsur pembentuknya yaitu input data yang berupa Order Produksi yang sudah diacc oleh bagian marketing, setelah itu data tersebut akan diproses dalam bentuk pembuatan resep kain, indent barang, pembuatan bon pemakaian chemical dan dyestuff dan pembuatan Purchase Order. Setelah selesai di proses maka bagian Planing Product Control (PPC) dan bagian akuntansi akan membuatakan laporan penggunaan chemical dan dyestuff selama satu bulan. Maka dari itu sistem yang terdapat di PT. Sari Warna Asli Unit I ini sangat sederhana karena terdiri dari tiga unsur utama pembentunya sehingga dapat mudah untuk dipahami dan dilaksanakan dalam menjalankan pekerjaan kantor.

94

6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal Dapat diketahui bahwa sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford sudah berjalan dan terencana dengan baik. Dalam pelaksanaan sistem pengadaan tersebut selalu memperhatikan masalah penggunaan sumber daya secara optimal dalam pemanfaatannya. Misalnya dalam penggunaan sarana dan prasarana kantor yaitu dalam penggunaan komputer, printer dan mesin fotocopy yang dapat digunakan dengan sebaik mungkin agar dapat membantu dalam menjalankan pekerjaan kantor, sehingga pekerjaan tersebut dapat terselesaikan dengan tepat waktu dan dapat memberikan pelayanan secara optimal kepada para pelanggan.

95

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Dari hasil pengamatan dapat diambil kesimpulan secara garis besar bahwa Sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar sudah berjalan lancar sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Input Pengadaan Dyestuff dan Chemical Input merupakan unsur sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran (output) yang berguna. Dalam proses pemasukan data sebagai bahan yang akan diolah dalam sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar yaitu Order Produksi (OP). Alur pemasukan data (input) dalam pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar pertama dimulai dari Order Produksi (OP) sementara yang berasal dari bagian marketing merupakan rekapan atau kumpulan dari berbagai order yang diperoleh melalui sales yang mendapatkan order baik order lokal maupun order luar negeri (ekspor) kemudian bagian marketing membuat dokumen Order Produksi (OP) sebagai dokumen yang merekap janis kain yang diinginkan pihak buyer. Untuk pembuatan Order Produksi (OP), bagian Marketing harus mempertimbangkan masalah persediaan dyestuff dan bahan pembantu yang ada di gudang besar. Hal ini berhubungan dengan permintaan kebutuhan dyestuff dan bahan pembantu yang ada di gudang besar, apakah stock kebutuhan dyestuff dan chemical masih tersedia di gudang besar atau sudah tidak tersedia lagi. Rekapan Order Produksi (OP) selanjutnya

96

diturunkan kepada bagian Planing Product Control (PPC) melalui Planing Product Inventory Control (PPIC). Order Produksi (OP) sementara yang berasal dari bagian marketing yang sudah turun melalui jaringan selanjutnya dibagi oleh Kepala Bagian PPC, apakah harus dikerjakan Line I atau Line II. Pembagian kerja yang sudah klir selanjutnya dibuat dalam dokumen yang ditandatangani dan diketahui oleh Kepala Bagian Planing Product Control (PPC) selanjutnya dikirim kembali ke bagian Marketing. Dokumen yang dikirim oleh Planing Product Control (PPC), selanjutnya mendapatkan persetujuan dari bagian Marketing dan menjadi Order Produksi (OP) Finishing. 2. Processing Pengadaan Dyestuff dan Chemical Processing merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan output yang berguna bagi para pemakainya. Dalam tahap processing sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford untuk tahap pertama yaitu pembuatan resep kain oleh bagian laborat dengan melihat kontruksi kain dan jenis warna yang diinginkan oleh pihak buyer. Setelah resep tersebut dilakukan pembebanan maka bagian Planing Product Control (PPC) harus membuat bon pemakaian dyestuff dan bahan pembantu (chemical) berdasarkan resep yang dibuat oleh bagain laborat. Setelah pembuatan resep dan bon pemakaian dyestuff dan chemical, maka bagian Planing Product Control (PPC) harus membuatkan resume daftar permintaan barang dan menghitung jumlah dyestuff dan chemical yang akan dibutuhkan selama satu bulan. Setelah membuat resume chemical, lalu resume tersebut diserahkan di bagian logistik untuk dibuatkan formulir permintaan barang atau Indent barang. Bagian pembelian akan melakukan pencarian barang sesuai dengan Indent Barang dan melakukan transaksi penawaran harga dengan pemasok kebutuhan dyestuff dan chemical. Setelah mendapatkan barang yang dipesan dan sesuai dengan harganya maka bagian pembelian membuatkan Purchase Order (PO). Surat Permintaan dyestuff dan chemical yang telah diterima oleh

97

perusahaan pemasok, maka dyestuff dan chemical segera dikirim sesuai dengan jadwal pengiriman yang tertera pada Surat Permintaan (Purchase Order dan indent barang). Barang sudah sampai di gudang besar, lalu bagian administrasi membuatkan SPMB (Surat Perintah Menerima Barang) yang akan diserahkan dibagian gudang logistik untuk dilakukan pengecekan barang. Kemudian administrasi logistik membuatkan Surat Tanda Penerimaan Barang (STPnB) yang disertai dengan harga dan data tersebut akan dilakukan penginputan kedalam komputer. Barang yang dipesan sudah diterima di gudang kecil dengan menggunakan TMG (Tanda Mutasi Gudang), maka bagian gudang kecil harus melakukan penyediaan kebutuhan dyestuff dan chemical yang akan diproduksi harus sesuai dengan bon pemakaian yang dibuat oleh bagian Planning Product Control (PPC). 3. Output Pengadaan Dyestuff dan Chemical Output (keluaran) adalah komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengelolaan. Setelah dilakukan proses pengolahan data, tahap selanjutnya adalah proses keluaran atau output. Adapun alur output dalam sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu pada kain oxford ini yaitu yang pertama membuat laporan harian stok dyestuff dan chemical dengan mencantumkan nama barang, stok awal yang ada di guadang kecil, barang yang keluar dan diterima, jumlah order dan total stok yang ada digudang kecil. Kemudian laporan harian itu akan direkap selama satu bulan yang dilakukan oleh bagian Planing Product Control (PPC) untuk membuat laporan stock gudang chemical selama satu bulan dan dilakukan pengecekan kesesuaian data dengan laporan stok yang dibuat oleh bagian logistik. Jika laporan stok tersebut sudah sesuai maka laporan stok gudang chemical selama satu bulan tersebut akan diserahkan di bagian akuntansi beserta bon pemakaian dyestuff dan chemical selama satu bulan untuk dibuatkan laporan akhir penggunaan dyestuff dan chemical.

98

B. Saran 1. Kendala yang terjadi dalam sistem pengadaan dyestuff dan bahan pembantu yaitu seperti pengerjaan dalam pembuatan resep kain yang dilakukan oleh bagian laborat yang masih di kerjakan secara manual sehingga untuk tingkat keakuratan datanya masih rendah. Seringkali dalam penulisan resep kain yang tidak jelas, mengakibatkan bagian Planing Product Control (PPC) yang bertugas dalam pembuatan resume permintaan dyestuff dan chemical salah menafsirkan tulisan yang terdapat di resep kain tersebut. Dalam pembuatan resep kain sebaiknya ada pengecekan ulang yang dilakukan oleh pegawai laborat sebelum diserahkan kepada bagian Planing Product Control (PPC). Hendaknya pegawai laborat dalam menuliskan resep kain ditulis dengan jelas sehingga dapat dibaca oleh bagian Planing Product Control (PPC) dan tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan resum permintaan pengadaan dyestuff dan bahan pembantu. 2. Kendala yang terjadi pada saat mati listrik, daya yang dihasilkan oleh genset hanya mencukupi untuk mesin-mesin yang ada di produksi saja sehingga pekerjaan yang berhubungan dengan penggunaan komputer mengalami gangguan dan harus ditunda dulu hingga listrik normal kembali. Untuk itu di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar perlu menambah genset sehingga daya yang dihasilkan mencukupi semua aktivitas perusahaan apabila terjadi mati listrik.

99

DAFTAR PUSTAKA

Dahlan, R.E dan Okim Djamir. 1983. Petunjuk Praktek Pembuatan Kain. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan. Dyeing-Finishing, Departemen. 1996. Auxiliary Chemicals. Karanganyar: PT. Tubantia Kudus Spinning Mills. Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2007. Edisi Ketiga. Jakarta: Balai Pustaka. Lubis, Arifin. 1993. Teknologi Penyempurnaan. Bandung: Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Industri Tekstil. Moekijat. 1991. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Oriyati dan Winami Chatib. 1987. Teori Penyempurnaan Tekstil 3. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan. Rangkuti, Freddy. 2005. Manajemen Persediaan. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Rusdiana, A dan Moch.Irfan. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Pustaka Setia. Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga. Susanto, Sewan . 1980. Seni Kerajinan Batik Indonesia. Jakarta: Balai Penelitian Batik dan Kerajiana, Lembaga Penelitian dan Pendidikan Industri, Departemen Perindustrian R.I. Sutedi, Adrian. 2009. Aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa dan Berbagai Permasalahannya. Jakarta: Sinar Grafika. Sutopo, H.B. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif: Dasar Teori dan Terapannya dalam Penelitian. Surakarta: UNS Press.

100

LAMPIRAN

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Recommend Documents