BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
A. Administrasi Penerimaan Premi Pertama Administrasi menurut The Liang Gie dalam bukunya Ilmu Administrasi mengemukakan bahwa “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu”. Sedangkan pengertian dalam arti sempit yaitu berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang artinya segala kegiatan yang meliputi
tulis
menulis,
ketik
mengetik,
komputerisasi,
surat
menyurat
(korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor). Administrasi penerimaan premi berdasarkan pengertian dari Kepala seksi Operasional & Penjualan PT Asuransi Jiwasraya Surakarta yaitu “Penerimaan premi merupakan sejumlah pendapatan pertama dari calon nasabah yang melakukan cara bayar sesuai dengan media yang telah ditentukan oleh kantor Asuransi Jiwasraya Surakarta, Administrasi penerimaan itu dari Premi pertama yang diterima oleh Kantor Asuransi Jiwasraya”. Berdasarkan pengertian Administrasi penerimaan Premi Pertama tersebut maka disimpulkan bahwa administrasi penerimaan premi pertama merupakan kegiatan yang dilakukan oleh Kantor Asuransi Jiwasraya saat calon nasabah yang akan menjadi tertanggung membayarkan Premi pertama sehingga perusahaan menerima Premi tersebut dengan melalui beberapa media yang telah ditentukan. Premi pertama merupakan premi yang dibayar pertama oleh nasabah melalui media Host To Host. Dalam proses penerimaan premi di Kantor Asuransi Jiwasraya meliputi tahapan yang dimulai dari pengisian Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ), entry data, pembayaran premi oleh calon nasabah sampai dengan polis jadi. Penerimaan premi pertama diterima oleh Perusahaan setelah nasabah melakukan pembayaran melalui media Host to Host yaitu: Bank Mandiri
Setoran tunai di teller Bank Mandiri
ATM Mandiri
34
35
-
-
Internet Banking Bank Mandiri
Bank Rakyat Indonesia
Setoran tunai di teller Bank BRI
ATM BRI
Internet Banking Bank BRI
Seluruh jaringan Indomaret Pembayaran Premi pertama dengan menggunakan Nomor Polis.
-
Kantor Pos Selain melalui Bank, nasabah juga dapat melakukan pembayaran Premi pertama melalui kantor Pos dengan menyerahkan Nomor Polis.
Adapun bagan alur penerimaan Premi Pertama secara keseluruhan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta yaitu sebagai berikut:
36
37
Dari bagan proses penerimaan Premi Pertama tersebut, dapat diketahui proses kegiatan ketatausahaan atau Administrasi di setiap bagian yang menangani Penerimaan Premi Pertama dari calon nasabah mulai dari penerimaan data Surat Permintaan Asuransi Jiwa sampai dengan Premi diterima oleh perusahaan sesuai dengan media pembayaran premi. Selain bagan alur penerimaan premi pertama dan penagihan premi bulanan terdapat pula tahapan atau proses keseluruhan di masing-masing bagian beserta keterangan dan rangkaian kegiatan Administrasi yang dilaksanakan sebagai berikut:
1. Proses Penerimaan Premi Pertama Penerimaan premi pertama dimulai dari pengisisan SPAJ sampai dengan polis terbit. Contoh Kasus: Pada tanggal 5 Januari 2016, Bapak Rukidi akan mengikuti atau mendaftarkan diri sebagai nasabah Asuransi Jiwasraya dengan mengambil salah satu produk yaitu JS Siharta atau jaminan hari tua dengan cara bayar premi bulanan. Maka, pertama – tama Bapak Rukidi harus mengisi Surat Permintaan Asuransi Jiwa dengan dibantu oleh Agen Penutup yang bersangkutan (Bapak Anggun Restu Wibowo). Selain mengisi Surat Permintaan Asuransi Jiwa, Bapak Rukidi harus memenuhi syarat administrasi untuk mendaftar menjadi nasabah Jiwasraya yaitu: -
Fotocopy Kartu Keluarga
-
Fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP) calon tertanggung
-
Fotocopy KTP ahli waris
-
Fotocopy Akta Kelahiran
-
Dokumen Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ) dan Surat Keterangan Kesehatan (SKK)
-
Proposal Penawaran. Proposal penawaran diberikan oleh agen kepada calon
tertanggung
sebagai
acuan
calon
mempertimbangkan keikutsertaan asuransi jiwa.
tertanggung
untuk
38
Untuk seluruh produk, Agen penutup wajib membuat ilustrasi proposal untuk calon tertanggung, termasuk dalam hal ini agen penutup harus membuat proposal penawaran yang harus disetujui oleh Bapak Rukidi yaitu yang berisikan: -
Data tertanggung
-
Klasifikasi kelas pekerjaan
-
Alokasi premi
-
Jenis asuransi
-
Ringkasan manfaat
-
Tanggal
-
Nama lengkap
-
Tanda tangan Agen Penutup dan Calon tertanggung Proposal penawaran yang dibuat untuk Bapak Rukidi harus sesuai
dengan data yang tertera di SPAJ, selain itu karena dalam Proposal Penawaran terdapat biaya premi atas Bapak Rukidi yang harus dibayarkan dan proposal tersebut harus sudah disetujui oleh Bapak Rukidi. “Penerimaan premi pertama itu dimulai dari calon nasabah harus mengisi SPAJ dan menyerahkan syarat – syarat lainnya, kemudian nasabah akan membayar premi dan polis akan terbit.” (wawancara dengan Bapak Rachmad Santoso selaku Staff Operasional pada tanggal 12 Februari 2016) Adapun tahapan atau proses dalam Penerimaan Premi Pertama di kantor Asuransi Jiwasraya yaitu:
a) Penerimaan data di bagian Staff Operasional. Semua data administrasi dari Bapak Rukidi akan diserahkan kepada Staff Operasional oleh Agen penutup untuk dilakukan pengecekan kelengkapan serta verifikasi data SPAJ. Setelah dilakukan pengecekan, maka Staff Operasional akan melakukan entry data KTP. Staff Operasioanal (Bapak Rahmat Santoso) akan menerima data SPAJ dari Agen Penutup atas nasabah yang bernama Bapak Rukidi, setelah itu melakukan entry data KTP sebagai berikut:
39
Gambar 4.1 Contoh entry data KTP oleh Staff Operasional
(Sumber: Sumber: Screenshoot aplikasi JL-Indo JL Indo di bagian Staff Operasional & Penjualan)
Setelah entry data pertama di bagian Operasional, pada hari selanjutnya yaitu tanggal 6 Januari 2016, aplikasi akan secara otomatis mengirimkan pesan kepada calon nasabah yang berisi:
Gambar 4.2 Contoh pesan singkat pemberitahuan kepada nasabah
(Sumber Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL--Indo)
40
Pesan tersebut akan secara langsung dikirimkan kepada Bapak Rukidi sesuai nomor telepon yang telah dicantumkan dalam SPAJ dan di entry oleh Bapak Rahmat Santoso selaku Staff Pertanggungan. Pesan berisi pemberitahuan bahwa SPAJ telah diterima oleh Kantor Asuransi Jiwasraya dan akan dilakukan administrasi selanjutnya untuk menjadi nasabah Asuransi Jiwasraya.
b) Melakukan pembukuan dan entry data nasabah. Setelah data diterima dan pesan singkat dikirimkan kepada calon nasabah, Staff bagian Operasional akan melakukan pembukuan data nasabah yang berkaitan dengan produksi agen penutup dan penerimaan Premi perusahaan. Adapun kolom pembukuan di Staff Operasional sebagai berikut:
Tabel 4.1 Tabel pembukuan penerimaan premi
No
01.
Nama
Rukidi
Produk
No. Polis
JS
PC-
Siharta
002083180
CPP
Premi
Bulanan
Rp. 200.000
Tanggal
Agen
Lunas
Penutup Bp. Anggun
(Sumber : Buku Agenda penerimaan premi bag. Staff Operasional & Penjualan)
Pembukuan tersebut dilakukan di Bagian Operasional oleh Bapak Rahmat Santoso sesuai data dari Bapak Rukidi untuk arsip di bagian Operasional serta mengetahui jumlah produksi dari agen penutup. Tanggal lunas diisi apabila calon nasabah sudah melakukan pembayaran premi dan perusahaan telah menerima pemberitahuan penerimaan premi pertama.
Ket
41
Keterangan: -
Nomor : diisi nomor urut pemegang Polis
-
Nama : diisi nama pemegang Polis
-
Produk : diisi jenis produk yang dipilih nasabah
-
Nomor Polis : diisi nomor polis calon nasabah
-
CPP (Cara Pembayaran Premi): didisi cara pembayaran yang dilakukan
oleh
nasabah
apakah
Bulanan,
Kwartalan,
Semesteran, Tahunan atau Sekaligus. -
Premi : diisi jumlah premi yang telah disetujui nasabah
-
Tanggal Lunas : tanggal pelunasan setelah nasabah melakukan pembayaran
dan
kantor
mendapatkan
pemberitahuan
penerimaan premi. -
Agen
Penutup
:
diisi
nama
Agen
penutup
yang
bertanggungjawab atas nasabah. -
Keterangan : diisi apabila diperlukan informasi tambahan.
Selain melakukan pembukuan, Staff Operasional akan melakukan entry ke dalam Microsoft Excel secara lebih lengkap dan rinci. Data dari Bapak Rukidi akan di entry kedalam aplikasi Excel dengan lebih rinci sebagai arsip Staff Operasional, entry tersebut dilakukan oleh Bapak Rahmat Santoso sebagai berikut:
42
Tabel 4.2 Tabel entry data penerimaan premi pertama di Microsoft Excel N
Nama
Nama
Alamat
o.
Pemegang
Tertanggung Penagihan
HP/ Telp
Nomor
Jenis
Masa
Polis
Asuransi
Pembayaran
Polis
Premi
01 Sri .
Rukidi
Wahyuni
Aspol
0857-2857-
PC-
JS
Panularan
1137
00208318
Siharta
Rt
05/07
8 tahun
0
Panularan, Laweyan, Surakarta
Jumlah Uang Premi
Cara Bayar Tanggal
Asuransi
(B/K/S/T/X) Pelunasan
Penutup Unit
Keterangan
Kerja Area
Rp
Rp 200.000,-
Bulanan
5.000.000,-
Bp
Surakarta
Anggun
(Sumber : Screenshoot input data penerimaan premi di Microsoft Excel bagian Operasional & Penjualan)
Keterangan: -
Nomor : diisi nomor urut peng-entryan data
-
Nama pemegang Polis : diisi nama pemegang Polis yang tercantum dalam Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ)
-
Nama Tertanggung: diisi nama tertangung atau nasabah yang di asuransikan.
-
Alamat Penagihan : diisi alamat lengkap nasabah
43
-
Hp/Telp : diisi nomor telepon nasabah yang bisa dihubungi
-
Nomor Polis : diisi nomor polis nasabah
-
Jenis Asuransi : diisi jenis asuransi atau produk yang dipilih oleh nasabah
-
Masa Pembayaran Asuransi : diisi lamanya nasabah untuk membayarkan Premi
-
Jumlah Uang Asuransi : diisi jumlah keseluruhan Premi yang dibayarkan oleh nasabah
-
Premi : diisi jumlah bayar nasabah setiap bulan, atau sesuai dengan proposal penawaran
-
Cara bayar (B/K/S/T/X) : diisi cara pembayaran Premi oleh nasabah apakah B (Bulanan), K (Kwartalan), S (Semesteran), T (Tahunan) atau X (Sekaligus).
-
Tanggal Pelunasan : diisi tanggal pelunasan Premi oleh nasabah
-
Penutup: diisi nama agen penutup yang bertanggungjawab terhadap nasabah
-
Unit Kerja Area : diisi area kerja agen Penutup
-
Keterangan : diisi apabila diperlukan keterangan tambahan
c) Penyerahan data kepada Staff Pertanggungan untuk dilakukan entry data keseluruhan ke dalam aplikasi. Pada tanggal 7 Januari 2016, Staff Pertanggungaan akan menerima data nasabah atas nama Bapak Rukidi, Adapun kegiatan administrasi yang dilakukan oleh Staff Pertanggungan yaitu: Menerima SPAJ lengkap Meneliti kebenaran pengisian Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ) dan memastikan bahwa calon nasabah sudah mencantumkan nomor telepon dengan sebenar – benarnya Mengecek data calon pembayar premi harus diisi oleh calon nasabah secara lengkap.
44
Mengecek cek hubungan dan penerima manfaat sudah harus diisi serta terdapat kolom jenis produk dan cara pembayaran premi lanjutan yang harus diisi oleh calon tertanggung. Terdapat kolom pembayaran premi lanjutan yang dapat dilakukan melalui Auto debet, debet Virtual Account, Host to Host dan Debet Kartu Kredit. Staff Pertanggungan harus memastikan kolom tersebut diisi dengan jelas oleh calon tertanggung. Mengecek kolom kesehatan tertanggung tambahan (suami/istri/orang tua) harus diisi secara lengkap sama seperti pengisian pada kolom kesehatan calon tertanggung. Memastikan bahwa data SPAJ harus sesuai dengan dokumen pendukung seperti KTP, KK, Akta Kelahiran dan harus sesuai dengan Proposal Penawaran Fotokopi dokumen pendukung harus lengkap dan dapat terlihat secara jelas oleh eh Staff. Mengecek keaslian tanda tangan di SPAJ dan harus sama dengan tanda tangan di kartu identitas diri. Apabila seluruh data sudah dicek oleh Staff Pertanggungan dengan benar, maka data akan di entry ke dalam aplikasi. Seluruh data harus di entry karena berhubungan dengan informasi pembayaran premi yang akan dilakukan oleh calon nasabah. Setelah melakukan entry data dan scan semua berkas, aplikasi akan mengirimkan pemberitahuan selanjutnya kepada calon nasabah. Pesan singkat yang dikirimkan kepada calon nasabah yaitu:
Gambar 4.3 Contoh pesan singkat pemberitahuan permohonan polis telah diterima.
(Sumber: Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JLJL-Indo)
45
Pesan singkat tersebut ditujukan kepada calon pemegang polis/calon nasabah atas nama Bapak Rukidi Rukidi bertujuan untuk memberitahukan bahwa SPAJ telah diterima dan permohonan polis akan segera diproses.
d) Approve ke Kantor pusat untuk mengeluarkan tagihan Premi. Staff pertanggungan, akan meminta approve kepada kantor pusat untuk mengeluarkan tagihan premi kepada nasabah yang berwujud pesan singkat kepada calon nasabah. Adapun isi pesan singkat yang dikirimkan yaitu:
Gambar 4.4 Contoh pesan pemberitahuan permohonan Asuransi telah diterima.
(Sumber: Sumber: Screenshoot Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL JL-Indo)
Aplikasi akan mengirimkan pesan singkat tersebut kepada Bapak Rukidi untuk memberitahukan bahwa SPAJ telah diterima dan disetujui oleh Kantor Asuransi Jiwasraya serta agar Bapak Rukidi segera membayarkan preminya melalui media yang telah disebutkan dalam ppesan singkat. Terdapat jumlah premi sesuai persetujuan didalam SPAJ yaitu sebesar Rp. 275.000,-.. Meskipun jumlah Premi bulanan seharusnya Rp 200.000, 200.000,- akan tetapi terdapat biaya administrasi yang juga harus dibayar oleh calon nasabah sebesar Rp. 75.000,-. 75.000,
e) Menerima pemberitahuan penerimaan Premi. Pada tanggal 8 Januari 2016, Bapak Rukidi akan menerima pemberitahuan untu segera melakukan pembayaran Premi Pertama atas
46
asuransi yang diikuti. Maka, Bapak Rukidi yang telah menerima pemberitahuan agar segera melakukan melakukan pembayaran premi pertama, melakukan pembayaran dengan menggunakan media Indomaret. Dengan melakukan pembayaran melalui Indomaret, Bapak Rukidi akan menerima struk bukti pembayaran Premi Pertama. Setelah itu, Bapak Rukidi juga akan menerima pemberitahuan pemberitahuan pembayaran premi Polis oleh Kantor Asuransi Jiwasraya sebagai berikut:
Gambar 4.5 Contoh pesan pemberitahuan penerimaan Premi
(Sumber: Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL JL-Indo)
Pesan singkat pemberitahuan tersebut dikirimkan kepada Bapak Rukidi dengan mencantumkan ucapan terima kasih atas pembayaran Premi Pertama serta jumlah Premi yang telah diterima oleh Perusahaan sesuai pembayaran. Bagian Kasir juga akan mengetahui penerimaan Premi dari aplikasi. Untuk penerimaan premi pertama, kantor Asuransi Jiwasraya telah bekerja sama
dalam
kegiatan
administrasi
penerimaan
Premi,
sehingga
memudahkan dalam mengetahui apakah premi sudah dibayarakan oleh calon nasabah atau belum. Seluruh penerimaan Premi pertama yang diterima oleh Kantor cabang akan dimutasikan imutasikan ke rekening Kantor Pusat, setelah itu dari Kantor Pusat akan mengirimkan Jurnal penerimaan Premi pertama melalui aplikasi yang diterima oleh Kasir. Didalam Jurnal penerimaan tersebut akan secara
47
otomatis masuk ke Neraca di bagian Kasir untuk pembukuan atau buku bantu rekapitulasi penerimaan Premi. Setelah penerimaan premi dari nasabah, aplikasi juga akan secara otomatis meng-update kartu premi yang memuat historis pelunasan premi semua tahun dari nasabah. Gambar 4.6 Contoh Kartu Premi
(Sumber: Screenshoot dokumen kartu premi di aplikasi JL-Indo)
Dari kartu Premi tersebut dapat diketahui bahwa nasabah atas nama Bapak Rukidi telah melakukan pembayaran Premi pertama didalam Historis pelunasan Premi. Kartu premi tersebut berisi tanggal bayar dari Bapak Rukidi, jumlah premi dan rekening mulai dari premi pertama yang telah dibayarkan. Premi yang sudah diterima oleh perusahaan dari Bapak Rukidi maka dalam historis pelunasan premi terdapat huruf “L” yang berarti “Lunas”. Kartu Premi hanya dicetak untuk arsip dan apabila Bapak Rukidi menginginkan copy-nya bisa meminta langsung kepada Staff Operasional.
f) Membuka batch untuk melakukan entry penerimaan Premi. Setelah mendapatkan pemberitahuan penerimaan Premi pertama, Kasir akan membuka Batch untuk melakukan entry penerimaan Premi perBatch atas nama Bapak Rukidi dan membuat Laporan transaksi berdasarkan Batch. Batch merupakan inisial yang tidak setiap karyawan Asuransi
48
Jiwasraya bisa membukanya dan hanya Kasir yang dapat mengaksesnya karena berhubungan dengan uang.
Gambar 4.7 Contoh rekap penerimaan Premi Per Batch
(Sumber: Screenshoot data penerimaan Premi di bagian Kasir)
“Batch itu inisial, karena berhubungan dengan uang maka hanya Staff Keuangan yang dapat mengaksesnya”. (wawancara dengan Ibu Sri Lestari selaku Kasir pada tanggal 8 Maret 2016).
Dari Rekap penerimaan Premi tersebut diisi uraian atas nama Bapak Rukidi dan jumlah Premi yang diterima oleh PT. Asuransi Jiwasraya. Sebagai contoh diatas merupakan gambaran penerimaan Batch. Premi pertama tidak ada rekapan atau pembukuan di Kasir karena untuk premi pertama nasabah harus menyetorkan premi melalui media yang telah ditentukan perusahaan yaitu Host to Host.
g) Melakukan entry penerimaan Premi dalam Listing Transaksi Harian Kas Sementara. Setelah melakukan entry penerimaan Premi berdasarkan Batch, kegiatan administrasi selanjutnya yaitu melakukan entry penerimaan Premi yang dilakukan oleh Kasir. Kasir akan membuat Listing Transaksi Harian
49
Kas Sementara yang didalamnya terdapat seluruh transaksi perusahaan dalam satu hari termasuk penerimaan premi pertama untuk setiap harinya apabila terdapat nasabah baru. Seperti wawancara penulis pada Staff bagian Keuangan dibawah ini:
“Tidak hanya laporan Batch, Kasir akan melakukan entry penerimaan Premi pertama ke dalam listing atau daftar transaksi harian kas dalam satu hari itu, didalamnya juga terdapat daftar premi pertama dari nasabah. Itu adalah laporan keseluruhan kas”. (wawancara dengan Ibu Sri Lestari selaku Kasir pada tanggal 8 Maret 2016).
Penerimaan Premi pertama dari Bapak Rukidi akan di entry kedalam Listing Transaksi Harian Kas Sementara oleh Ibu Sri Lestari selaku Kasir untuk mengetahui dan merekap penerimaan kas di Kantor Asuransi Jiwasraya.
Dalam penerimaan premi pertama, Bapak Rukidi akan diberikan jangka waktu pelunasan premi pertama selama sepuluh hari atau maksimal dua minggu yang dapat dibayarkan melalui media yang telah diberitahukan dalam pesan singkat kepada Bapak Rukidi. Apabila dalam jangka waktu yang telah diberikan oleh kantor Asuransi Jiwasraya, Bapak Rukidi belum membayar premi pertama, maka SPAJ Bapak Rukidi dianggap batal dan polis tidak akan terbit.
“Polis hanya terbit apabila Premi pertama sudah dibayarkan oleh nasabah, dan jika sesuai tenggang waktu tetapi belum ada pemberitahuan penerimaan Premi dari nasabah maka SPAJ batal dan Polis tidak terbit”. (wawancara dengan Ibu Izzatun Nisa selaku Staff Pertanggungan, pada tanggal 12 Februari 2016).
Administrasi penerimaan Premi pertama selesai dilaksanakan dengan melakukan entry penerimaan Premi dan membuat Listing Harian
50
Kas oleh Kasir. Seluruh penerimaan Premi pertama akan masuk dan dikelola oleh Kantor Pusat yang terdapat di Jakarta. Untuk penerimaan Premi Pertama belum pernah ditemukan kendala baik dalam proses penerimaan maupun Administrasi nya. Apabila nasabah sudah menyetujui untuk ikut serta dengan Asuransi, maka untuk pembayaran premi sudah menjadi tanggung jawab dari nasabah. Perusahaan hanya menerima pembayaran tersebut sehingga tidak terjadi kendala dalam penerimaan Premi Pertama, begitupun dengan kegiatan administrasi yang tidak ada kendala sama sekali. . “Untuk kendala penerimaan Premi Pertama itu tidak ada, karena nasabah sudah menyetujui untuk bergabung di Asuransi maka membayar premi merupakan kewajiban bagi mereka sehingga prosesnya akan berjalan dengan lancar” wawancara dengan Sri Lestari selaku Kasir pada tanggal 22 Maret 2016.
51
B. Administrasi Penagihan Premi Bulanan Administrasi dalam arti sempit menurut para ahli yang berarti segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor) diterapkan pula dalam Administrasi penagihan bulanan. Administrasi penagihan Bulanan merupakan salah satu kegiatan ketatausahaan penagihan Premi bulanan di PT Asuransi Jiwasraya Surakarta. Pengertian Administrasi penagihan Premi bulanan tersebut disampaikan oleh Kepala seksi Operasional dan Penjualan Asuransi Jiwasraya Surakarta sebagai berikut: “Administrasi penagihan Premi bulanan itu kegiatan yang dilakukan setiap bulannya seperti mengirimkan pemberitahuan jatuh tempo, sedangkan penagihan lainnya dilakukan sesuai jenis premi yang dipilih nasabah, ada banyak kegiatan administrasi seperti mengetik, mencatat, mengarsip, mencetak dan lain – lain.” Berdasarkan pengertian Administrasi penagihan Premi bulanan menurut Kepala seksi Operasional dan Penjualan Asuransi Jiwasraya Surakarta di atas, maka dalam penagihan Premi bulanan terdapat kegiatan ketatausahaan yang sangat beragam seperti mengetik, mencatat, mengarsip dokumen dan mencetak surat dan sebagainya. Kegiatan Administrasi tersebut dilakukan untuk memperoleh tujuan tertentu seperti menerima Premi bulanan atau Premi lanjutan dari nasabah. Administrasi penagihan Premi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh PT Asuransi Jiwasraya Surakarta terhadap nasabah sesuai dengan cara pembayaran Premi yang telah disetujui sebelumnya didalam SPAJ. Cara pembayaran Premi yang dimaksud adalah Bulanan, Kwartalan, Semesteran, Tahunan dan Sekaligus. Didalam pembahasan Administrasi Penagihan Premi penulis mengambil kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan penagihan Premi Bulanan dimana pekerjaan-pekerjaan ketatausahaan lebih beragam dan dilaksanakan setiap bulannya. Hal ini dilakukan oleh Asuransi Jiwasraya untuk memberitahukan masa jatuh tempo kepada nasabah atau penagihan untuk Premi Bulanan bagi para nasabah yang mengikuti cara pembayaran Premi Bulanan.
52
Administrasi penagihan merupakan kegiatan pemberitahuan masa jatuh tempo kepada nasabah sehingga penerimaan Premi lanjutan dapat diterima dan dikelola oleh Perusahaan. Administrasi penerimaan Premi bulanan yaitu untuk memberitahukan kepada para nasabah atas jatuh tempo Preminya. Premi bulanan adalah premi berkala yang dibayarkan saat jatuh tempo pembayaran oleh nasabah dan diterima oleh perusahaan setiap bulan dengan cara pembayaran melalui Auto Debet, Virtual Account, datang ke kasir secara langsung dan Host to Host. Didalam pengamatan mengenai Administrasi penagihan di PT Asuransi Jiwasraya Surakarta, penulis mengamati kegiatan ketatausahaan selama melakukan penagihan kepada salah satu nasabah yang bernama Bapak Rukidi yang telah mengikuti Asuransi dengan mengambil produk Jaminan Hari Tua atau JS Siharta. Adapun bagan proses penagihan Premi Bulanan di PT. Asuransi Jiwasraya Surakarta:
53
54
Dari bagan diatas, dapat diketahui bahwa untuk Administrasi penagihan dilakukan di bagian Operasional dan Kasir dengan kegiatan ketatausahaan masing-masing sesuai dengan tugas dan fungsinya. Administrasi penagihan yang dilakukan oleh Kantor Asuransi Jiwasraya untuk penagihan Premi bulanan atas nama Bapak Rukidi yaitu dengan mengirimkan Reminder atau pemberitahuan kepada nasabah sesuai data yang telah diisi Bapak Rukidi pada saat mengisi Surat Permintaan Asuransi Jiwa. Administrasi penagihan Premi merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh Staff Operasional karena berhubungan langsung dengan nasabah atau biasanya melalui Agen Penutup yang merupakan penanggung jawab dari nasabah. Jadi, Staff Operasional akan secara langsung membantu kegiatan Agen Penutup untuk memberitahukan kepada nasabah agar mengetahui kapan tepatnya jatuh tempo atas Premi Bulanan-nya. Kegiatan penagihan Premi dilaksanakan oleh Staff Operasional setiap akhir bulan yaitu seperti mempersiapkan surat penagihan dan lain-lain. Jatuh tempo dari masing-masing nasabah berbeda menurut tanggal pembayaran Premi pertamanya. Adapun kegiatan Administrasi yang dilakukan oleh Staff Operasional dalam melakukan penagihan Premi bulanan yaitu:\
a) Mengirimkan pesan singkat kepada pemegang polis Untuk penagihan melalui pesan singkat atau sms, kantor Asuransi Jiwasraya akan mengirimkan pesan singkat sebelum masa jatuh tempo dari nasabah. Pesan singkat yang dikirimkan secara otomatis akan dikirimkan kepada nasabah. Pada tanggal 1 Februari 2016, Staff Operasional akan mengirimkan pesan singkat kepada Bapak Rukidi untuk mengingatkan atas jatuh tempo pembayaran Premi bulanannya yang jatuh pada tanggal 8 Februari 2016. Setiap akhir bulan atau seminggu sebelum awal bulan, Staff Operasional akan mengirimkan Reminder atau pemberitahuan kepada Bapak Rukidi atas jatuh tempo dari Premi bulanannya. Staff Operasioanal juga harus mencocokkan dengan data dari Bapak Rukidi apakah masa jatuh tempo benar sesuai pesan yang dikirimkan kepada Bapak Rukidi.
55
Pesan singkat penagihan jatuh tempo Premi dikirimkan oleh S Staff Operasional melalui aplikasi setiap awal bulan sebelum masa jatuh tempo bulan berikutnya. Bapak Rukidi akan menerima pesan pemberitahuan jatuh tempo atas asuransi JS Siharta sebagai berikut:
Gambar 4.8 Contoh pesan singkat pemberitahuan jatuh tempo Premi.
(Sumber: Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JLJL-Indo)
Dalam pesan singkat tersebut sudah tertera bahwa Asuransi Jiwasraya mengingatkan kepada Bapak Rukidi bahwa jatuh tempo Premi bulanannya pada tanggal sekian, serta dapat dilakukan pembayaran Premi Bulanan selanjutnya melalui beberapa media yang telah disebutkan. Pembayaran premi bulanan hanya dapat dilakukan setelah Bapak Rukidi menerima pemberitahuan tersebut. Dalam mengirimkan pesan singkat pemberitahuan kepada nasabah terdapat hambatan yaitu yaitu adanya data nasabah seperti nomor telepon nasabah yang terkadang berubah tanpa sepengetahuan dari Kantor Asuransi Jiwasraya sehingga pesan pemberitahuan jatuh tempo yang seharusnya dikirimkan oleh nasabah menjadi tidak dapat diterima.
56
b) Mencetak surat pemberitahuan jatuh tempo. Staff Operasional dalam penagihan Premi Bulanan akan melakukan kegiatan Administrasi yaitu mencetak surat yang dicetak setiap bulannya. Surat penagihan Premi bulanan dicetak oleh Staff Operasional setiap awal bulan. Penagihan Premi bulanan menggunakan surat pemberitahuan yang ditujukan kepada Bapak Rukidi akan dialamatkan sesuai dengan alamat yang telah diisi langsung dalam SPAJ.
“Penagihan melalui sms dan surat pemberitahuan jatuh tempo dilakukan setiap awal bulan dan untuk pembuatannya dilakukan pada akhir bulan”. (wawancara dengan Bapak Rachmad Santoso selaku Staff Operasional pada tanggal 8 Maret 2016)
Dalam penagihan melalui surat pemberitahuan jatuh tempo pembayaran premi oleh Kantor Asuransi Jiwasraya, terdapat beberapa informasi dari Bapak Rukidi yang tercantum yaitu: Gambar 4.9 Contoh keterangan Administrasi di surat pemberitahuan jatuh tempo Premi.
(Sumber : Screenshoot surat pemberitahuan jatuh tempo di bagian Operasional & Penjualan)
57
Dalam surat pemberitahuan tersebut terdapat informasi dari Bapak Rukidi selaku nasabah produk JS Siharta Kantor Asuransi Jiwasraya Surakarta. Selain informasi administrasi tersebut, Bapak Rukidi juga dimohon untuk dapat melakukan pembayaran premi sebelum masa leluasa pembayaran yaitu 60 (enam puluh) hari setelah tanggal jatuh tempo premi. Untuk keterlambatan pembayaran premi atau hal-hal lainnya yang menyebabkan tidak terbayarkan dan melewati masa leluasa pembayaran, maka manfaat polis akan terhenti. Selain surat pemberitahuan jatuh tempo tersebut dilampirkan pula keterangan cara pembayaran yang dapat dilakukan oleh Bapak Rukidi selaku nasabah untuk membayar premi Bulanan. Disampaikan pula kepada Bapak Rukidi apabila ada perubahan data mengenai data diri baik nomor handphone dan alamat mohon untuk memberitahukan kepada Kantor Asuransi Jiwasraya agar polis dapat ter-update. Surat pemberitahuan yang dikirimkan kepada nasabah harus tepat pada alamat yang telah dicantumkan oleh nasabah pada saat pengisian SPAJ, akan tetapi ditemukan hambatan seperti alamat nasabah yang tidak ter-update sehingga surat pemberitahuan tidak diterima oleh nasabah. Hal ini mempengaruhi kegiatan penagihan di Kantor Asuransi Jiwasraya Surakarta karena menghambat proses penagihan dan diterimanya Premi bulanan sehingga tujuan dari kegiatan Administrasi tersebut terganggu.
c) Melakukan scan surat pemberitahuan jatuh tempo. Pada tanggal 2 Februari 2016 setelah mengirimkan surat pemberitahuan jatuh tempo premi kepada Bapak Rukidi, Surat pemberitahuan jatuh tempo akan di scan oleh Staff Operasional sebagai bukti bahwa Kantor Asuransi Jiwasraya telah mengirimkan surat tagihan kepada nasabah untuk melakukan pembayaran. Hal ini dilakukan agar apabila sewaktu-waktu nasabah datang kekantor menanyakan tentang Premi maka Staff Operasional akan menunjukkan bukti bahwa nasabah telah diingatkan untuk membayar.
“Selain surat pemberitahuan jatuh tempo dikirimkan kepada nasabah, surat akan di-scan. Jadi apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa menjadi alat bukti”
58
(wawancara dengan Bapak Rachmad Santoso selaku Staff Operasional pada tanggal 8 Maret 2016)
Surat pemberitahuan jatuh tempo kepada Bapak Rukidi tersebut akan di scan oleh Staff Operasional untuk arsip perusahaan, sehingga apabila sewaktu waktu Bapak Rukidi belum melaksanakan kewajiban pembayaran premi bulanan dan terjadi masalah dengan Polis atau asuransi-nya dengan alasan belum menerima pemberitahuan, maka surat tersebut dapat dicetak oleh Staff Operasional sebagai bukti.
d) Rekapitulasi penerimaan Premi. Rekapitulasi penerimaan Premi yaitu melakukan rekap keseluruhan penerimaan Premi dari nasabah agar perusahaan dapat mengetahui nasabah yang telah dan belum membayarkan premi. Rekapitulaasi tersebut secara otomatis akan ter entry didalam Daftar Perincian Laba/Rugi perusahaan. Dari perincian Laba/Rugi tersebut dapat diketahui berapa jumlah Premi yang masuk. Dari Perincian Laba/Rugi tersebut perusahaan dapat mengetahui apabila nasabah atas nama Bapak Rukidi telah melakukan pembayaran premi bulanan atau belum dan akan melakukan kegiatan selanjutnya seperti mengirimkan kembali pesan singkat kepada Bapak Rukidi apabila belum melakukan pembayaran Premi. Setelah adanya rekapitulasi dari Kasir, maka data akan dicetak lalu kemudian diarsip.
“Rekapitulasi penerimaan Premi merupakan salah satu kegiatan dalan penagihan Premi bulanan, jadi dari rekapitulasi tersebut kita dapat mengetahui apakah nasabah sudah melakukan pembayaran atau belum, apabila belum maka akan mengirimkan pemberitahuan jatuh tempo selanjutnya”. (wawancara dengan Sri Mulyani selaku Kasir pada tanggal 8 Maret 2016)
Rekap penerimaan Premi dilakukan oleh Ibu Sri Lestari selaku Kasir sesuai dengan penerimaan Premi yang diterima oleh Perusahaan atas nama Bapak Rukidi. Ada dua jenis penerimaan yaitu melalui Bank dan Kas. Penerimaan
59
melalui Bank yaitu penerimaan Premi oleh perusahaan dari nasabah dengan media Host to Host, Virtual Account dan Auto Debet sedangkan penerimaan melalui Kas yaitu pada saat nasabah melakukan pembayaran Premi langsung ke Kantor Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta. Administrasi penagihan Premi bulanan di PT. Asuransi Jiwasraya Surakarta yaitu dengan mengirimkan pemberitahuan kepada nasabah sampai dengan melakukan scan surat pemberitahuan masa jatuh tempo oleh Staff Operasional, maka kegiatan Administrasi penagihan telah selesai dilakukan. Administrasi penagihan Premi Bulanan tersebut dilaksanakan oleh Staff Operasional dan Kasir setiap bulannya dan sebelum memasuki awal bulan sehingga kegiatan Admnistrasi dapat berjalan tanpa hambatan seperti tergesagesa dalam mengeluarkan pemberitahuan. Terdapat kegiatan mencetak, mengetik,
mengagenda,
korespondensi
(surat-menyurat)
sampai
dengan
mengarsip yang dilaksanakan sesuai standar seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Berdasarkan kajian teori dengan praktek di PT Asuransi Jiwasraya Surakarta, ditemukan kesinambungan antara teori dan prakteknya mengenai Administrasi yang berhubungan dengan ketatausahaan dengan rangkaian kegiatan khusunya Administrasi Penerimaan Premi Pertama dan Penagihan bulanan. Administrasi dalam arti sempit yang berarti kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor) dalam prakteknya dilaksanakan dalam proses penerimaan premi pertama dan penagihan premi bulanan seperti yang dapat disimpulkan dibawah ini: Kegiatan tulis-menulis diterapkan pada saat Staff Operasional dan Penjualan menerima data SPAJ dan syarat lainnya kemudian melakukan tulis-menulis ke dalam buku agenda atau pembukuan penerimaan premi pertama serta berkaitan dengan produksi dari Agen Penutup. Kegiatan ketik-mengetik dalam prakteknya dilaksanakan rutin oleh pegawai PT Asuransi Jiwasraya dalam masing-masing bagian. Kegiatan ini dilaksanakan pada saat entry data nasabah, melakukan entry pembukuan dalam Microsoft Excel, entry penerimaan premi dan lain sebagainya.
60
Komputerisasi Komputerisasi sangat berpengaruh dan diperlukan dalam segala kegiatan dalam administrasi penerimaan premi pertama dan penagihan bulanan, karena dalam setiap kegiatannya sudah menggunakan aplikasi komputer serta semua data yang diterima juga melalui proses pengetikan dan pengagendaan di komputer. Agenda dilaksanakan khususnya di bagian Operasional dan Penjualan yaitu mengagenda data nasabah serta penerimaan premi pertama yang diterima oleh perusahaan ke dalam buku Agenda peneriimaan Premi. Surat-menyurat dalam administrasi yang berhubungan dengan ketatausahan juga dilaksanakan oleh PT Asuransi Jiwasraya pada saat melakukan pemberitahuan penagihan premi bulanan yaitu dengan mengirimkan Reminder kepada nasabah untuk memberitahukan jatuh tempo polisnya. Kearsipan merupakan kegiatan menyimpan semua berkas maupun dokumen sehingga dapat ditemukan kembali ketika diperlukan, dalam hal ini diterapkan pada surat-surat pemberitahuan jatuh tempo, kartu premi serta berbagai surat penting yang harus disimpan. Berbagai rangkaian kegiatan dalam Administrasi yang berhubungan dengan ketatausahaan tersebut dilaksanakan dan diterapkan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta sesuai dengan kebutuhannya agar tujuan dari perusahaan dapat tercapai dan terlaksana dengan maksimal.
61
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Administrasi menurut The Liang Gie dalam bukunya Ilmu Administrasi mengemukakan bahwa “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu”. Sedangkan pengertian dalam arti sempit yaitu berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang artinya segala kegiatan yang meliputi
tulis
menulis,
ketik
mengetik,
komputerisasi,
surat
menyurat
(korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor). Administrasi penerimaan premi berdasarkan pengertian dari Kepala seksi Operasional & Penjualan PT Asuransi Jiwasraya Surakarta yaitu “Penerimaan premi merupakan sejumlah pendapatan pertama dari calon nasabah yang melakukan cara bayar sesuai dengan media yang telah ditentukan oleh kantor Asuransi Jiwasraya Surakarta, Administrasi penerimaan itu dari Premi pertama yang diterima oleh Kantor Asuransi Jiwasraya”. Sedangkan pengertian Administrasi penagihan Bulanan merupakan salah satu kegiatan ketatausahaan penagihan Premi bulanan di PT Asuransi Jiwasraya Surakarta.
Pengertian
Administrasi
penagihan
Premi
bulanan
tersebut
disampaikan oleh Kepala seksi Operasional dan Penjualan Asuransi Jiwasraya Surakarta bahwa “Administrasi penagihan Premi bulanan itu kegiatan yang dilakukan setiap bulannya seperti mengirimkan pemberitahuan jatuh tempo, sedangkan penagihan lainnya dilakukan sesuai jenis premi yang dipilih nasabah, ada banyak kegiatan administrasi seperti
mengetik, mencatat, mengarsip,
mencetak dan lain-lain”. Di PT Asuransi Jiwasraya Surakarta yang merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara bergerak di bidang Asuransi Jiwa, terdapat Administrasi didalamnya karena merupakan sebuah instansi/perusahaan yang mempunyai suatu tujuan. Administrasi yang berkaitan dengan ketatausahaan di Asuransi Jiwasraya Surakarta salah satunya yaitu Administrasi Penerimaan dan Penagihan Premi Bulanan.
62
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan selama Kuliah Kerja Magang (KKM) di PT Asuransi Jiwasraya Surakarta, penulis mengajukan kesimpulan bahwa tahapan serta rangkaian proses Administrasi yang berhubungan dengan ketatausahan dilaksanakan sesuai dengan teori dan di dalam prakteknya, Administrasi tersebut dilakukan oleh beberapa orang dalam masing-masing bagian seperti bagian Operasional, Pertanggunan hingga Kasir Uang. Masingmasing bagian mempunyai tugas masing-masing dalam menangani rangkaian kegiatan ketatausahaan khususnya Administrasi Penerimaan Premi Pertama dan Penagihan Bulanan. Adapun tahapan dalam Administrasi Penerimaan Premi Pertama di PT Asuransi Jiwasraya Surakarta yaitu: 1. Penerimaan data nasabah di bagian Staff Operasional dan Penjualan. 2. Melakukan pembukuan Penerimaan Premi Pertama, dan entry data nasabah di Microsoft Excel. 3. Penyerahan data kepada Staff Pertanggungan untuk dilakukan entry data keseluruhan kedalam Aplikasi serta pengecekan keaslian berkas atau data dari nasabah. 4. Approve ke Kantor Pusat untuk mengeluarkan tagihan Premi. 5. Menerima pemberitahuan penerimaan Premi Pertama, dan Kartu Premi akan ter-update . 6. Membuka Batch untuk melakuan entry penerimaan Premi. 7. Melakukan entry penerimaan Premi dalam Listing Transaksi Harian Kas Sementara. Selain itu terdapat juga tahapan dalam Penagihan Premi bulanan sebagai berikut: 1. Mengirimkan pesan singkat kepada pemegang polis atau nasabah. 2. Mencetak surat pemberitahuan jatuh tempo Polis 3. Melakukan scan surat pemberitahuan jatuh tempo 4. Rekapitulasi penerimaan Premi oleh Kas
63
B. Saran Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis, ditemukan kendala khususnya dalam Administrasi penagihan Premi bulanan. Dalam kegiatan penagihan Premi bulanan, data dari nasabah seringkali tidak ter-update dikarenakan nasabah mengganti nomor telepon tanpa memberitahukan kepada pihak Jiwasraya, selain itu alamat yang dicantumkan dalam Surat Permintaan Asuransi Jiwa terkadang tidak valid karena nasabah yang pindah alamat tidak memberitahukan kepada kantor Asuransi Jiwasraya. Maka dari itu, penulis memberikan saran yang dapat dijadikan pertimbangan serta masukan dalam rangka meningkatkan kualitas dalam Administrasi penagihan Premi. Saran dari penulis yakni: 1. Dalam Administrasi penagihan Premi bulanan agar tidak menghambat proses di dalamnya, sebaiknya PT. Asuransi Jiwasraya membuat aplikasi khusus untuk mengirimkan pesan konfirmasi kepada pelanggan apakah ada perubahaan data diri pada nasabah mengingat kegiatan Administrasi di PT. Asuransi Jiwasraya Surakarta sudah menggunakan aplikasi komputer yang modern. Pesan konfirmasi dapat dikirimkan secara berkala sesuai dengan ketentuan oleh PT Asuransi Jiwasraya agar kendala tersebut dapat teratasi dan tidak mengganggu proses penagihan Premi. 2. Alamat nasabah yang tidak ter-update, hendaknya diadakan survey setiap tiga bulan sekali atau satu tahun sekali untuk memastikan bahwa alamat nasabah benar-benar sesuai dengan data diri, dan apabila terdapat perubahan alamat, PT. Asuransi Jiwasraya dapat secepatnya menghubungi nasabah untuk konfirmasi alamat.
64
DAFTAR PUSTAKA: A. Hasymi Ali. 1993. Pengantar Asuransi. Jakarta: Bumi Aksara H.B. Sutopo. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Sebelas Maret University Press. Inu Kencana,dkk. 1999. Ilmu Administrasi Publik. Jakarta: Rineka Cipta. Moh. Nazir. 2000. Metode Penelitian. Yogyakarta: Rake Sarasin Prajudi Admosudirdjo. 1982. Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Ghalia Indonesia. Soewarno Handayaningrat, 1982. Pengantar Studi Ilmu Admnistrasi dan Manajemen. Jakarta: Gunung Agung. Sondang P. Siagian. 1997. Filsafat Administrasi. Jakarta: Gunung Agung. Sondang P. Siagian. 2003. Filsafat Administrasi. Jakarta:Bumi Angkasa. The Liang Gie. 1996. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Empat. Yogyakarta: Liberty. Winardi. 1993. Asas-Asas Administrasi Bisnis (Business Administration). Bandung: Mandar Maju.
Sumber -sumber lain: Syarat-Syarat Umum Polis Asuransi Jiwa (SUP) PT Asuransi Jiwasraya Surakarta. Undang-Undang Usaha Perasuransian no. 2 Tahun. 1992 www.jiwasraya.co.id diakses pada tanggal 10 Maret 2016
