BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
PT. Pelabuhan Indonesia III (persero) adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam jasa layanan operator terminal pelabuhan yang meliputi Jasa Pelayanan kapal, Jasa Pelayanan barang, Jasa Pelayanan petikemas, dan Jasa Pelayanan bongkar muat barang. Peran PT. Pelabuhan Indonesai III (persero) sangat penting untuk mendukung kelancaran di dalam kegiatan kepelabuhanan, karena pelabuhan merupakan mata rantai penghubung antara dua jenis transportasi yaitu transportasi darat dan transportasi laut. Tanpa terintegrasinya kedua moda transportasi ini maka kelancaran proses distribusi suatu komoditas tertentu akan sangat terganggu. Sehingga secara tidak langsung pelabuhan juga merupakan salah satu faktor penyebab kelangkaan komoditas tertentu di pasaran.Untuk itu pelabuhan dituntut untuk memberikan pelayanan yang baik sehingga tidak terjadi hambatan dalam proses kegiatan kepelabuhanan. Sebagai operator terminal pelabuhan, Pelabuhan Indonesia III (Persero) memiliki beberapa bidang usaha yang menjadi bisnis inti perusahaan.Lingkup usaha yang dijalankan diatur dalam Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KP 88 Tahun 2011 tentang Pemberian Izin Usaha Kepada Pelabuhan Indonesia III sebagai Badan Usaha Pelabuhan. Lingkup usaha tersebut adalah Jasa Pelayanan Terminal, Jasa Bongkar Muat Barang, Dermaga Untuk Bongkar Muat, Jasa Dermaga Untuk Bertambat, Fasilitas Naik Turun Penumpang/ Kendaraan, Gudang dan Penimbunan Barang, Pengisian Bahan Bakar dan Air Bersih, Jasa Penundaan
Kapal,
dan
Pusat
53
Distribusi
dan
Konsolidasi.
54
Dalam pengamatan ini penulis secara khusus membahas mengenai pelayanan kapal (jasa labuh, jasa pandu, jasa tunda, dan jasa tambat) yaitu Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan kapal.
A. Pelayanan Kapal Gambar 4.1 Kegiatan Pelayanan Kapal ANCHORGE
PILOTAGE
TOWING
Rede
First line
Last line
BERTHING
Sumber: PT. Pelindo III Divisi Pelayanan Kapal 1. Jasa Labuh Adalah jasa yang diberikan terhadap kapal agar dapat berlabuh dengan aman menunggu pelayanan seperti tambat, bongkar muat atau menunggu pelayanan lainnya. Menghindari kemungkinan bertabrakan dengan kapal lain yang sedang berlabuh. Memastikan kedalaman air agar kapal tidak kandas.
2. Jasa Pandu Adalah kegiatan membantu memberikan saran dan informasi kepada Nakhoda tentang keadaan perairan setempat yang penting, agar navigasi pelayaran dapat dilaksanakan dengan selamat, tertib, dan lancar demi keselamatan kapal dan lingkungan.
55
3. Jasa Tunda Adalah bagian dari pemanduan yang meliputi kegiatan mendorong,
menarik,
menggandeng,
mengawal
(escort)
dan
membantu (assist) kapal yang berolah gerak di Alur Pelayaran, daerah labuh jangkar maupun kolam pelabuhan, baik untuk bertambat keatau untuk melepas dari dermaga, jetty, trestle, pier, pelampung, dolphin, kapal dan fasilitas tambat lainnya dengan mempergunakan kapal tunda sesuai dengan yang dipersyaratkan.
4. Jasa Tambat Adalah jasa yang diberikan untuk kapal bertambat pada tambatan dan secara teknis dalam kondisi yang aman, untuk dapat melakukan bongkar muat dengan lancar dan aman.Untuk menghindari inefisiensi karena penggunaan tambatan tidak optimal.
56
B. Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya, Sistem Pelayanan kapal di Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah seperti Bagan 4.1 berikut ini: Bagan 4.1 Sistem Pelayanan Kapal
Sumber: PT. Pelindo III Divisi Pelayanan Kapal Dari bagan sistem pelayanan kapal diatas dapat dilihat bahwa sistem tersebut merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur di setiap divisi ( divisi perencanaan dan pengendalian operasi, divisi operasional, dan divisi keuangan) yang saling terintegrasi antara satu divisi dengan divisi lain untuk melakukan kegiatan dalam Pelayanan kapal. Berdasarkan Peraturan General Manager PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Tanjung Perak Nomor: PER. 2 /05. 0102/ TPR – 2015 tentang Sistem dan Prosedur Jasa Pelayanan Kapal PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Tanjung Perak, telah menetapkan siklus pelayanan kapal adalah sebagai berikut:
57
1. Regristasi Kedatangan Kapal 2. Pembuatan Estimasi Perkiraan Biaya 3. Permohonan 4. Perencanaan Jasa Pelayanan Kapal 5. Penetapan Penambatan 6. Pelayanan Teknis 7. Penerbitan Nota Penjualan
58
Bagan 4.2 Alur Layanan Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal
Sumber: PT. Pelindo III Divisi Pelayanan Kapal
59
Untuk menjelaskan bagan tersebut dapat melihat Peraturan General Manager PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Tanjung Perak Nomor PER. 2/ 05. 0102/ TPR – 2015 berikut ini: 1. Regristasi Kedatangan Kapal Perusahaan Pelayaran/ Agen menyampaikan SAL (Ship arrival list) paling lambat 1 (satu) minggu sebelum kapal tiba dan daftar kapal windows setiap bulan kepada Divisi Pelayanan Kapal.
2. Pembuatan Estimasi Perkiraan Biaya (EPB) a. Sebelum mengajukan permintaan pelayanan kapal, Perusahaan Pelayaran/ Agen membuat estimasi perkiraan biaya kegiatan pelayanan kapal melalui aplikasi. b. Selanjutnya perusahaan Pelayaran/ Agen melakukan pembayaran EPB Pelayanan Kapal kepada Divisi Keuangan dan atau melalui Bank, dan kemudian petugas adminsitrasi keuangan mencetak Bukti Pelunasan Jasa Kepelabuhanan. c. Perusahaan Pelayaran/ Agen menerima cetakan bukti pembayaran jasa kepelabuhanan sebagai dasar untuk melakukan permohonan Jasa Pelayanan kepelabuhanan.
3. Permohonan a
Perusahaan Pelayaran/ Agen mengajukan permintaan Jasa Pelayanan Kapal sesuai dengan persyaratan pelayanan, kepada petugas loket PPSA paling lambat 1 x 24 jam sebelum kapal tiba, dengan melampiri dokumen sebagai berikut: 1) Dokumen Persyaratan Kapal Masuk: a) Surat ukur kapal (ship particular) bagi kapal yang pertama kali berkunjung dan atau perubahan master kapal; b) Master Cable;
60
c) Pemberitahuan Kedatangan Kapal (PKK); d) Pemberitahuan Kedatangan Kapal Asing (PKK-A) (khusus kapal asing); e) Surat Penunjukan Keagenan (bagi kapal yang berstatus keagenan); f) Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) g) Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhanan (BPJK) 2) Dokumen Persyaratan Kapal Pindah: a) Surat Persetujuan Oleh Gerak Kapal (SPOGK) b) Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) c) Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhanan (BPJK) 3) Dokumen Persyaratan Kapal Keluar: a) Laporan Kedatangan & Keberangkatan Kapal (LK3) b) Surat Persetujuan Berlayar (SPB) c) Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) d) Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhan (BPJK) 4) Dokumen Persyaratan Kapal Tambat dari Ambang Luar/ Rede a) Operation Plan; b) Surat Perjanjian Kerjasama Parsial.
a. Petugas Loket PPSA menerima dan melakukan penelitian kelengkapan
dan
kebenaran
dokumen
pendukung
dengan
ketentuan: 1) Apabila dokumen tidak lengkap, dikembalikan kepada Perusahaan Pelayaran/ Agen untuk dilengkapi; 2) Apabila dokumen dinyatakan lengkap, maka petugas Loket PPSA melakukan entry PPK ke aplikasi komputer dan menyerahkan
permohonan
PPK
berikut
dokumen
pendukungnya kepada Atasan Langsung petugas PPSA untuk ditandatangani.
61
4. Perencanaan Jasa Pelayanan Kapal a.
Petugas Penelitian Dokumen menerima dokumen permohonan pelayanan penambatan kapal dan selanjutnya membuat Jurnal serta melakukan entry ke dalam aplikasi untuk dibuatkan Daftar Antrian Kapal sesuai dengan lokasi tambatan.
b.
Petugas Administrasi Perencanaan Penambatan Kapal mencetak Daftar Antrian Kapal dan menyerahkan kepada Asisten Manajer Perencanaan dan Pengendalian untuk ditandatangani dan disahkan oleh Kantor Otoritas Pelabuhan.
c.
Selanjutnya Petugas Administrasi Perencanaan Penambatan Kapal mendistribusikan daftar antrian kapal ke masing-masing Terminal sebagai dasar Rapat Operation Plan.
d.
Berdasarkan hasil operation plan dan perjanjian penggunaan fasilitas (perjanjian parsial), Manajer Divisi Pelayanan Kapal/ PPSA mengadakan rapat Perencanaan Penambatan Kapal, yang dihadiri oleh perwakilan Divisi Terminal, Divisi Pelayanan Kapal dan Pengguna jasa. Rapat Pra Penetapan membahas antara lain: 1) Rencana pelayanan penambatan kapal; 2) Bongkar muat barang; 3) Tempat penumpukan barang.
e.
Petugas Perencanaan Penambatan Kapal menentukan alokasi kapal tambat sesuai dengan: 1) Daftar Antrian Kapal; 2) Spesifikasi Kapal; 3) Spesifikasi Dermaga (Clusterisasi Penataan Dermaga); 4) Operation Plan.
f.
Petugas
Perencanaan
Penambatan
Kapal
membuat
daftar
tambatan secara harian sesuai dengan masing-masing tambatan yang menunjukkan kapal-kapal yang sudah bertambat dan rencana kapal-kapal yang akan datang.
62
5. Penetapan Penambatan Kapal a. Berdasarkan hasil rapat pra penetapan di PPSA Cabang Pelabuhan Tanjung Perak. Selanjutnya peserta pra penetapan mengikuti rapat Penetapan Penambatan Kapal yang dipimpin oleh Kepala Bidang Lala, Operasi dan Kepelabuhan Kantor Otoritas Pelabuhan Utama Tanjung Perak. Rapat membahas antara lain: 1) Penetapan penambatan kapal; 2) Bongkar muat barang; 3) Pengesahan Ketetapan Penambatan Kapal dan bongkar muat barang. b. Selanjutnya Divisi Pelayanan Kapal melakukan verifikasi dan approval aplikasi terhadap hasil penetapan pelayanan penambatan kapal yang telah disahkan oleh Otoritas Pelabuhan; c. Hasil Penetapan akan dipublikasikan kepada pengguna jasa melalui website dan didistribusikan melalui email.
6. Pelayanan Kapal Masuk dari Ambang Luar ke Kolam Pelabuhan a.
Berdasarkan hasil penetapan permohonan kapal, selanjutnya Perwira Dinas (Padis) menetapkan Petugas Pandu dalam bentuk SPK dan atau e-SPK (Surat Perintah Kerja/ Surat Perintah Kerja Elektronik).
Khusus
kapal
wajib
pandu,
Petugas
Pandu
melaksanakan pemanduan kapal dari ambang luar ke kolam pelabuhan, sedangkan untuk kapal tidak wajib pandu, wajib melaporkan posisi kapal kepada Petugas Operator Radio. b.
Setelah melaksanakan pelayanan kapal wajib pandu, petugas pandu wajib membuat bukti pelayanan yang ditandatangani oleh Nakhoda Kapal dan atau melalui Radio Komunikasi (Voice) untuk selanjutnya dientry ke dalam aplikasi paling lambat 2 (dua) jam setelah pelayanan dan atau langsung melalui Alat Komunikasi Data.
63
c.
Untuk selanjutnya Petugas Administrasi Pelayanan Kapal membuat rekapitulasi laporan harian kapal yang berlabuh di Kolam Pelabuhan (Buoy 5 dan Rede).
7. Pelayanan Kapal Tambat dari Ambang Luar atau Rede ke Tambatan a. Berdasarkan penetapan permohonan kapal yang sudah di entry ke dalam aplikasi, selanjutnya Perwira Dinas menetapkan Petugas Pandu dalam bentuk SPK dan atau e-SPK (Surat Perintah Kerja/ Surat Perintah Kerja Elektronik). b. Selanjutnya
Dinas
Pemanduan
dan
Penundaan
wajib
merencanakan penggunaan SBPP (Sarana Bantu Pemanduan dan Penundaan) berdasarkan spesifikasi permohonan kapal. c. Berdasarkan penetapan permohonan kapal tambat yang sudah di entry ke dalam aplikasi, selanjutnya Petugas Tambatan melakukan pengecekan terhadap kesiapan fasilitas tambat dan membuat jurnal harian fasilitas tambat dan selanjutnya dituangkan dalam Berita Acara pemeriksaan yang ditandatangani oleh Petugas Tambatan dan Petugas Operasional Pelayaran. d. 1) Khusus kapal wajib pandu, Petugas Pandu melaksanakan pemanduan kapal dari Ambang Luar ke tambatan, selanjutnya setelah melaksanakan pemanduan, petugas pandu wajib mengisi bukti
pelayanan
pemanduan
dan
penundaan
kapal
yang
ditandatangani oleh Nakhoda Kapal dan atau melalui Radio Komunikasi (voice) untuk selanjutnya di entry ke dalam aplikasi dan atau langsung melalui Alat Komunikasi Data; 2) Sedangkan untuk kapal yang tidak wajib pandu, wajib melaporkan posisi kapal kepada Petugas Operator Radio/ Petugas Tambatan. e. Petugas Penambatan Kapal melaksanakan pelayanan penyandaran kapal, Selanjutnya memberi tanda posisi kade meter dan
64
mengawasi serta mencatat kapal tambat (first line) dan selanjutnya mengisi Bukti Pemakaian Fasilitas Tambatan yang ditandatangani oleh Agen dan petugas tambatan dan atau melalui Radio Komunikasi (Voice) untuk selanjutnya di entry ke dalam aplikasi dan atau langsung melalui Alat Komunikasi Data; f. Untuk
selanjutnya Petugas
Administrasi
Pelayanan
Kapal
membuat rekapitulasi laporan harian kapal yang bertambat di dermaga.
8. Proses Pelayanan Kapal Pindah/ Gerakan Tersendiri a. Setiap kapal yang akan melaksanakan gerakan tersendiri (shifting) dari tambatan ke tambatan lebih dari 10 m wajib mengajukan permohonan pindah/ gerakan tersendiri (shifting), sedangkan untuk gerakan pindah kurang dari 10 m wajib lapor ke petugas tambatan. b. Berdasarkan penetapan permohonan kapal pindah yang sudah di entry ke dalam aplikasi, selanjutnya Divisi Pelayanan Kapal melakukan penyiapan fasilitas tambatan dan khusus kapal wajib pandu menetapkan petugas pandu dalam bentuk SPK dan atau eSPK (Surat Perintah Kerja/ Surat Perintah Kerja Elektronik) c. Untuk gerakan dari Rede ke Tambatan/ Tambatan ke Rede dan Tambatan ke Tambatan petugas tambatan mengawasi serta mencatat kapal tambat (first line) dan (last line) untuk selanjutnya mengisi Bukti Pemakaian Fasilitas Tambat yang ditandatangani oleh Agen dan petugas tambatan dan atau melalui Radio Komunikasi (voice) untuk selanjutnya di entry ke dalam aplikasi dan atau langsung melalui Alat Komunikasi Data. d. 1) Khusus kapal wajib pandu, Petugas Pandu melaksanakan pemanduan kapal dari tambatan ke rede atau dari rede ke tambatan, selanjutnya setelah melaksanakan pemanduan, petugas pandu wajib mengisi bukti pelayanan yang di tanda tangani oleh Nakhoda Kapal dan atau melalui Alat Komunikasi Data;
65
2) Sedangkan untuk kapal tidak wajib pandu, wajib melaporkan posisi kapal kepada Petugas Operator Radio/ Petugas Tambatan. e. 1) Untuk gerakan kapal dari Rede ke Rede, untuk kapal wajib pandu, Petugas Pandu melaksanakan pemanduan kapal dari Rede ke Rede, selanjutnya setelah melaksanakan pemanduan, petugas pandu wajib membuat bukti pelayanan yang di tanda tangani oleh Nakhoda Kapal dan atau melalui Alat Komunikasi Data; 2) Sedangakan untuk kapal tidak wajib pandu, wajib melaporkan posisi kapal kepada Petugas Operator Radio.
9. Proses Pelayanan Kapal Keluar dari Tambatan ke Ambang Luar a. 1) Berdasarkan penetapan permohonan kapal keluar yang sudah di entry ke dalam aplikasi, selanjutnya Perwira Dinas menetapkan Petugas Pandu dalam bentuk SPK dan atau e-SPK (Surat Perintah Kerja/
Surat
Perintah
Kerja
Elektronik)
apabila
sudah
menggunakan Alat Komunikasi Data. Khusus kapal wajib pandu, Petugas Pandu melaksanakan pemanduan kapal dari tambatan ke ambang luar; 2) Sedangkan untuk kapal tidak wajib pandu, wajib melaporkan posisi kapal kepada Petugas Operator Radio/ Petugas Tambatan. b. Setelah melaksanakan pelayanan kapal wajib pandu, petugas pandu wajib mengisi bukti pelayanan yang ditandatangani oleh Nakhoda Kapal dan atau melalui Radio Komunikasi (voice) untuk selanjutnya di entry ke dalam aplikasi dan atau langsung melalui Alat Komunikasi Data. c. Petugas tambatan mengawasi serta mencatat kapal lepas tali dari tambatan (last line) untuk selanjutnya mengisi Bukti Pemakaian Fasilitas Tambat yang ditandatangani oleh Agen dan petugas tambatan dan atau melalui Radio Komunikasi (voice) untuk selanjutnya di entry ke dalam aplikasi dan atau langsung melalui Alat Komunikasi Data.
66
d. Untuk selanjutnya Petugas Administrasi Pelayanan Kapal membuat rekapitulasi laporan harian kapal keluar dari tambatan.
10. Prosedur Perpanjangan/ Perpendekan Pelayanan Kapal a
Perusahaan pelayaran mengajukan perpanjangan/ perpendekan pelayanan kapal kepada Divisi Pelayanan Kapal selambatlambatnya 4 (empat) jam sebelum pelaksanaan perpanjangan/ perpendekan, perusahaan pelayaran mengajukan permohonan tambahan sebelum ditetapkan.
b
Dalam hal perpanjangan masa tambat diatur sebagai berikut: i. Selambat-lambatnya 4 (empat) jam sebelum berakhirnya masa tambat kapal, Perusahaan Pelayaran/ Agen mengajukan permohonan kepada Divisi Pelayanan Kapal dilampiri dengan Daily Report (D/R), Balance Sheet (dari PBM) dan surat persetujuan perpanjangan tambat dari Otoritas Pelabuhan. ii. Selanjutnya
perusahaan
Pelayaran/
Agen
melakukan
pembayaran EPB Pelayaran Jasa Kapal kepada Divisi Keuangan dan atau melalui Bank, dan kemudian petugas administrasi keuangan mencetak Bukti Pelunasan Jasa Kepelabuhanan. b. Berdasarkan penetapan perpanjangan/ perpendekan kapal yang sudah di entry ke dalam aplikasi, Petugas Penambatan Kapal mengawasi serta mencatat kapal tambat (last line) dan selanjutnya membuat Bukti Pemakaian Fasilitas Tambat yang ditandatangani oleh Agen dan petugas tambatan dan atau melalui Radio Komunikasi (voice) untuk selanjutnya di entry ke dalam aplikasi dan atau melaui Alat Komunikasi Data.
67
11. Prosedur Pembatalan Pelayanan Kapal a. Perusahaan pelayaran mengajukan pembatalan pelayanan kapal kepada Devisi Pelayanan Kapal selambat-lambatnya 4 (empat) jam sebelum pelaksanaan Jasa Pelayanan kapal. b. Divisi Pelayanan Kapal melakuakan pembatalan atas permohonan/ penetapan Jasa Pelayanan kepelabuhanan yang telah tersimpan dalam aplikasi.
12. Prosedur Perubahan Pelayanan Kapal a. Perusahaan pelayaran mengajukan perubahan Jasa Pelayanan tambat kapal kepada Divisi Pelayanan Kapal secara tertulis atau secara elektronik selambat-lambatnya 4 (empat) jam sebelum waktu pelayanan ditetapkan. b. Perubahan rencana kedatangan kapal lebih cepat atau lebih lambat 2 (dua) jam dari waktu Jasa Pelayanan tambat yang telah ditetapkan,
maka
perusahaan
pelayaran/
agen
wajib
memberitahukan perubahan rencana kedatangan kapal tersebut.
13. Penerbitan dan Pembayaran Nota Penjualan a. Petugas Administrasi Pelayanan Kapal melakukan monitoring terhadap realisasi bukti Jasa Pelayanan kapal (Labuh, Tambat, Pandu, dan Tunda) yang sudah di entry ke dalam aplikasi. b. Petugas Administrasi Pelayanan Kapal melakuakan verifikasi terhadap realisasi bukti Jasa Pelayanan kapal yang sudah di entry untuk dijadikan dasar perhitungan jasa kepelabuhanan (pranota) c. Petugas Administrasi Pelayanan Kapal mencetak jurnal pranota untuk ditandatangani oleh Manager Pelayanan Kapal dan atau monitoring pranota melalui aplikasi. d. Petugas Administrasi Pelayanan Kapal melakukan approval dan mendistribusikan perhitungan pelayanan kapal beserta dokumen pendukung ke Divisi Keuangan.
68
e. Petugas Administrasi Keuangan membuat nota tagihan Jasa Pelayanan Kapal melalui aplikasi dan mengirimkan ke Perusahaan Pelayaran/ Agen baik secara manual atau melalui email. f. Apabila uang jaminan lebih besar dari pada Nota Penjualan akan dikembalikan
kepada
pengguna
jasa
berdasarkan
Surat
Permohonan Pengembalian Kelebihan Uang Jaminan dan atau digunakan untuk membayar uang jaminan kegiatan berikutnya, apabila uang jaminan lebih kecil dari Nota Penjualan maka kekurangannya merupakan piutang yang harus dibayar pengguna jasa sesuai ketentuan yang berlaku. g. Setiap akhir bulan Petugas Administrasi Pelayanan Kapal membuat/ mencetak Jurnal rekapitulasi Jasa Pelayanan Kapal sebagai dasar untuk pelaporan bulanan.
69
C. Pengolahan Data Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal
Bagan 4.3 Model Sistem Pemrosesan Transaksi
Menurut Raymond Mc.Leod (2009:11) Sistem Pemrosesan Transaksi melakukan empat dasar pengolahan data, yaitu pengumpulan data (data gathering), menipulasi data (data manipulation), penyimpanan data (data storage), persiapan dokumen (document preparation)/ output. Teori tersebut sesuai dengan Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal Barang di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) dimana data dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan dan lingkungan lalu dimasukkan ke dalam basis data, peranti lunak pemroses data mengubah
70
data menjadi informasi bagi manajemen perusahaan dan serta organisasi atau individu di dalam lingkungan perusahaan. 1. Pengumpulan Data (Data Gathering) Pengolahan data pada Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) mengumpulkan data berupa dokumen-dokumen dari lingkungan perusahaan dalam hal ini pengguna jasa atau agen. Pengumpulan data atau dapat juga disebut input diartikan sebagai proses memasukkan data yang dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pengumpulan data secara manual, dan pengumpulan data secara elektronik. Berdasarkan Peraturan General Manager PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Tanjung Perak Nomor PER. 2/ 05. 0102/ TPR – 2015, dokumen-dokumen masukan (input) dalam proses pelayanan kapal adalah sebagai berikut: a. Dokumen Persyaratan Kapal Masuk: 1) Surat ukur kapal (ship particular) bagi kapal yang pertama kali berkunjung dan atau perubahan master kapal; 2) Master Cable; 3) Pemberitahuan Kedatangan Kapal (PKK); 4) Pemberitahuan Kedatangan Kapal Asing (PKK-A) (khusus kapal asing); 5) Surat Penunjukan Keagenan (bagi kapal yang berstatus keagenan); 6) Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) 7) Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhanan (BPJK) b. Dokumen Persyaratan Kapal Pindah: 1) Surat Persetujuan Oleh Gerak Kapal (SPOGK) 2) Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) 3) Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhanan (BPJK)
71
c. Dokumen Persyaratan Kapal Keluar: 1) Laporan Kedatangan & Keberangkatan Kapal (LK3) 2) Surat Persetujuan Berlayar (SPB) 3) Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) 4) Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhan (BPJK) d. Dokumen Persyaratan Kapal Tambat dari Ambang Luar/ Rede 1) Operation Plan; 2) Surat Perjanjian Kerjasama Parsial. Selain input yang berupa dokumen dari pengguna jasa, pengolahan data ini juga mengumpulkan input dari sistem fisik perusahaan.Input pada sistem pemrosesan transaksi tidak hanya data atau dokumen yang berasal dari lingkungan perusahaan saja, akan tetapi input pada sistem ini juga bersumber dari internal perusahaan. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara yang dilakukan bersama dengan divisi perencanaan bapak Diono berikut ini: “…….untuk data-data yang digunakan untuk melakukan pelayanan kapal itu tidak hanya data-data dari agen saja tetapi data-data yang bersumber dari kita sendiri juga banyak seperti data antrian kapal, data tambatan dan lainlain”. (hasil wawancara 25 Februari 2016) 2. Manipulasi Data (Data Manipulation) Pada tahap ini data-data yang telah dikumpulkan dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi. Secara umum proses manipulasi data terjadi mulai dari tahap permohonan, perencanaan, penetapan, pelayanan teknis, dan penerbitan nota penjualan. Proses manipulasi data pada Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) ini merupakan perpaduan antara pengolahan data manual dengan Pengolahan Data Elektronik (PDE). Artinya dalam proses tersebut juga terdapat
72
aplikasi-aplikasi yang berperan dalam proses manipulasi data tersebut antara lain adalah aplikasi ANJUNGAN, SIUK, SIMPANDU, SIMTUNDA,
BERTHPLAN.
Sistem
aplikasi-aplikasi
tersebut
merupakan sistem aplikasi yang saling terintegrasi satu sama lain dalam melakukan pemrosesan transaksi pelayanan kapal di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. 3. Penyimpanan Data (Data Storage) Sebagai bagian dari proses pengolahan data, penyimpanan data atau penyimpanan informasi merupakan suatu hal yang sangat penting karena mempertimbangkan hal-hal diantaranya, biaya penyimpanan, kerahasiaan data, keamanan data, dan akses terhadap data atau informasi tersebut jika sewaktu-waktu diperlukan. Perkembangan teknologi moderen yang semakin canggih memungkinkan penyimpanan data atau informasi dapat menggunakan media elektronik misalnya hard disk, floppy disk , dan lain sebagainya. Manfaat dari penyimpanan data secara elektronik adalah penghematan biaya penyimpanan karena data yang disimpan secara elektronik tidak membutuhkan tempat yang besar, selain itu penyimpanan data secara elektronik mempunyai tingkat keamanan informasi yang lebih terjamin.Banyak keuntungan dalam penggunaan database secara elektronik, salah satunya jika sewaktu-waktu ada pihak yang membutuhkan informasi dengan segera maka data yang disimpan secara elektronik jauh lebih mudah untuk ditemukan kembali dan dikirim melalui media elektronik. Hal tersebut seperti yang dikemukakan oleh Ibu Ayu (Divisi Keuangan): “……..penggunaan media elektronik dalam memenuhi kebutuhan informasi para agen pelayaran sangat membantu pekerjaan kami, kebanyakan para agen harus datang ke kantor untuk bertanya informasi yang dibutuhkan, tetapi dengan adanya teknologi informasi para agen pelayaran dapat melihat informasi yang telah kita unggah ke media sosial dan website” (hasil wawancara 23 Februari 2016)
73
Pernyataan tersebut juga sesuai dengan pernyataan Pak Tohir (Divisi Keuangan) terkait kelebihan penggunaan database secara elektronik. “………Pelindo III Surabaya ini memang sudah banyak mulai menggunakan sistem-sistem baru yang bagus, memang jika dibandingkan dengan pelabuhan-pelabuhan di luar negeri seperti Singapura kita masih tertinggal, tetapi kalau nggak dimulai dari sekarang ya kapan lagi,…….seperti sistem ini saya sangat terbantu jika biasanya ada agen yang meminta lagi nota jasa kapal saya bisa mengirimnya lagi dengan cepat. Meskipun adakalanya sistemnya error. (hasil wawancara 24 Februari 2016) Dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan penulis pada saat melakukan penelitian di PT Pelabuhan Indonesia III (Pesrero) Surabaya dapat disimpulkan bahwa penyimpanan data secara manual untuk dokumen-dokumen yang berbentuk kertas, serta penyimpanan data juga dilakukan dalam bentuk penyimpanan elektronik.
4. Persiapan Dokumen (Document Preparation)/ Output Output merupakan hasil dari data masukan yang telah melalui manipulasi data baik secara manual maupun secara elektronik dan menghasilkan suatu informasi baik kepada lingkungan perusahaan maupun pada internal perusahaan (laporan kepada manajer). Berdasarkan Peraturan General Manager PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Tanjung Perak Nomor PER. 2/ 05. 0102/ TPR – 2015. Dapat dilihat bahwa output untuk internal perusahaan adalah Jurnal rekapitulasi
Jasa Pelayanan Kapal,
sedangkan output untuk eksternal perusahaan adalah berupa nota tagihan Jasa Pelayanan kapal.
74
D. PPSA (Pusat Pelayanan Satu Atap) PPSA adalah ruang utama dimana masyarakat ataupun pengguna jasa bidang kepelabuhanan melakukan pengajuan permohonan berbagai pelayanan, baik pelayanan berupa informasi maupun jasa pelayanan kepelabuhanan.Berikut merupakan prosedur jasa pelayanan kapal dengan melalui PPSA. 1. Prosedur Pelayanan Kapal Melalui PPSA
Gambar 4.2 Prosedur Pelayanan Kapal
Sumber: PT. Pelindo III Divisi Pelayanan Kapal Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa permohonan pelayanan kapal melalui PPSA, pemohon atau pengguna jasa datang terlebih dahulu ke PPSA untuk melakukan kegiatan-kegiatan berikut ini:
75
a. Pemohon (perusahaan pelayaran atau agen) membuat Estimasi Perkiraan Biaya (EPB) kegiatan pelayanan kapal. b. Selanjutnya pemohon melakukan pembayaran EPB Pelayanan Kapal kepada Divisi Keuangan atau melalui Bank, kemudian petugas adminsitrasi keuangan mencetak BPJK (Bukti Pelunasan Jasa Kepelabuhanan). c. Selanjutnya pemohon mengajukan permintaan Pelayanan Kapal dengan mengisi Form PPKB (Permintaan Pelayanan dan Bongkar/ Muat Barang) dan melampiri dokumen persyaratan lainnya.
2. Identifikasi Kendala Pelayanan Kapal Melalui PPSA Dari hasil observasi yang dilakukan penulis pada saat melakukan pengamatan di PT. Pelabuhan Indonesia III (Pesrero), penulis mengidentifikasi beberapa kendala-kendala yang terjadi pada proses pelayanan kapal melalui PPSA adalah sebagai berikut: a. Kendala apabila pengajuan dokumen dari agen tidak lengkap sehingga proses administrasi belum bisa dilanjutkan. b. Proses pengajuan dokumen permohonan pelayanan kapal hanya terbatas pada jam kerja saja. c. Kemungkinan terjadinya humen error yaitu kesahalahan pemerikasaan dokumen, kesalahan verivikasi, kesalahan input dan posting.
76
E. Aplikasi Portal Anjungan Penggunaan teknologi sistem informasi dalam perusahaan sangat penting untuk memenuhi kebutuhan informasi yang cepat baik untuk intern perusahaan maupun untuk lingkungan perusahaan.PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) sebagai BUMN juga telah menciptakan sistem untuk meningkatkan pelayanan. Dari hasil pengamatan yang telah dilakukan penulis dapat menyimpulkan bahwa dalam pelaksanaan Sistem Pemrosesan Transaksi yang diterapkan PT Pelabuhan Indonesia III (Pesero) Surabaya telah menggunakan sistem komputerisasi, dimana hal ini telah sesuai dengan tuntutan zaman bagi organisasi moderen, dimana dengan menggunakan teknologi informasi melalui sistem komputerisasi dapat mempermudah kerja organisasi sehingga tujuan organisasi dapat terealisasikan. Program aplikasi portal anjungan adalah sub sistem dari keseluruhan sistem pemrosesan transaksi pelayanan kapal yang digunakan PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Bagan 4.4 Arsitektur Portal Anjungan
Sumber: Sosialisasi dan Sharring Session Petunjuk Teknis dan SOP Pelayanan Kapal. Pelindo III Surabaya, 25 Februari 2016.
77
Dari bagan diatas dapat diketahui bahwa portal anjungan terintegrasi
dengan
sistem-sistem
lain
yaitu
sistem
aplikasi
pembayaran simpandu & simtunda, berthplan, siuk, gen-c, spiner, dan ctos. Dari bagan tersebut juga dapat diketahui bahwa agen atau pengguna jasa hanya dapat menggunakan sistem portal anjungan saja dalam proses permintaan pelayanan kapal. Sehingga portal anjungan merupakan sub sistem dari sistem pemrosesan transaksi jasa pelayanan kapal yang bersifat terbuka (open system) karena sistem portal anjungan dapat berinteraksi dengan pelanggan. Sistem Pemrosasan Transaksi melalui aplikasi portal anjungan memanfaatkan
perangkat
keras
(hardware),
perangkat
lunak
(software), dan sistem jaringan komunikasi data yang efektif dan efisien.Salah satu komponen yang terdapat pada aplikasi anjungan adalah pengolahan data untuk dimanipulasi menjadi data-data baru yaitu berupa informasi baik bagi internal perusahaan maupun bagi eksternal perusahaan. 1. Proses Alur Layanan Sistem Aplikasi Portal Anjungan Bagan 4.5 Alur Layanan Sistem Apliksi PortalAnjungan
Sumber: Sosialisasi dan Sharring Session Petunjuk Teknis dan SOP Pelayanan Kapal. Pelindo III Surabaya, 25 Februari 2016.
78
Dari bagan alur layanan sistem anjungan diatas dapat dilihat bahwa proses kerja aplikasi portal anjungan terlihat sama seperti alur permohonan pelayanan kapal di PPSA dimana pada umumnya merupakan suatu alur yang berkelanjutan serta memiliki tahapan-tahapan atau proses yang sesuai dengan SISPRO (sistem informasi dan prosedur) yang berlaku pada PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Yaitu pemohon atau pengguna jasa terlebih dahulu membuat Estimasi Perkiraan Biaya (EPB), dan mengisi formulir PPKB. Akan tetapi dengan menggunakan aplikasi anjungan ini semua proses tersebut dapat dilakukan dimana saja dengan bahkan dengan perangkat smartphone asalkan terkoneksi dengan internet. Dengan demikian program aplikasi portal anjungan, pengguna
jasa
cenderung
dimudahkan
dalam
pembuatan EPB, melakukan Permohonan,
melakukan
dan Melakukan
pembayaran.Karena pengguna jasa dapat menggunakan anjungan dimana saja asalkan tersambung dengan koneksi internet, sehingga tidak harus pergi ke PPSA. 2. Identifikasi Kendala Pelayanan Kapal Melalui Aplikasi Portal Anjungan. Dari hasil observasi yang dilakukan penulis pada saat melakukan pengamatan di PT Pelabuhan Indonesia III (Pesrero), beberapa kendala-kendala yang terjadi pada proses pelayanan kapal melalui aplikasi anjungan adalah sebagai berikut: a. Para pengguna jasa belum terbiasa dengan sistem online yang baru, dan lebih nyaman menggunakan sistem secara manual yaitu dengan cara datang langsung ke PPSA. b. Para pengguna jasa khawatir jika terjadi error systempada aplikasi anjungan.
79
F. Kelebihan dan Kekurangan Portal Anjungan. Dengan adanya portal anjungan para pengguna jasa dimudahkan dalam melakukan pembuatan EPB, melakukan Permohonan Pelayanan Kapal, dan Melakukan pembayaran.Karena pengguna jasa dapat menggunakan anjungan dimana saja asalkan tersambung dengan koneksi internet, sehingga tidak harus datang ke PPSA. Menurut Supervisor Humas PT Pelindo III Cabang Tanjung Perak Nuri Trisnowati, “Sistem sebelumnya untuk mendapatkan pelayanan kepelabuhanan para pengguna harus melakukan kegiatan di beberapa tempat. Hal tersebut membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit sehngga menimbulkan inefisiensi.cukup banyaknya pemakaian kertas sehingga sangat bertentangan dengan program Green Port Sistem manual itu memiliki kelemahan di antaranya proses pencetakan nota yang memerlukan banyak biaya (biaya kertas dan biaya cetak), membutuhkan banyak waktu, tenaga kurir, risiko, dan petugas arsip (Pelindo III. 2013. Pelindo III Kenalkan Portal Anjungan Berbasis Web. Diakses pada tanggal 28 Februari 2016, dari website resmi pelindo III) Menurut Ismartadianto (Senior Manager Teknologi Informasi dan Komunikasi Tanjung Perak) setidaknya terdapat tiga manfaat yang akan didapat oleh pengguna jasa yaitu kecepatan proses pelayanan, penyederhanaan administrasi, dan keamanan pembayaran. (Sosialisasi dan Sharring Session 25 Februari 2016) Menurut Bapak Tohir (Divisi Keuangan) dengan adanya Portal Anjungan ini dapat menghemat banyak kertas untuk pencetakan nota, karena nota dapat langsung dikirim secara online kepada pengguna jasa. (Hasil wawancara 24 Februari 2016) Berikut beberapa kelebihan dari penggunaan portal anjungan: 1. Transaksi 24 Jam Tanpa Harus Tatap Muka Pengajuan permohonan pelayanan kapal melalui anjungan dapat dilakukan kapan saja tidak terbatas pada jam kerja seperti melalui PPSA. Transaksi melalui portal anjungan juga dapat menghemat waktu dan biaya karena prosesnya hanya memerlukan komputer dan koneksi internet.
80
2. Metode Pembayaran Lebih Fleksibel Pembayaran EPB melalui portal anjungan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu, pembayaran secara cash (cash payment) dan auto collection. Jika menggunakan auto collection pengguna jasa harus mamastikan bahwa saldo direkeningnya lebih dari biaya di EPB, apabila saldo tidak mencukupi maka pengguna jasa tidak bisa melakukan proses selanjutnya. 3. Proses BPJK Dapat Diproses Secara Mandiri BPJK (Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhanan) merupakan dokumen yang menjadi salah satu pesyaratan dalam permohonan Jasa pelayanan kapal. Jika sebelumnya proses BPJK harus dilakukan melalui PPSA, sekarang ini proses BPJK dapat dilakukan melalui online yaitu melalui portal anjungan. Proses BPJK online ini sangat menghemat banyak waktu dan biaya karena pengguna jasa tidak harus datang ke PPSA. 4. Monitoring Transaksi Kapal dan Nota Serta Monitoring Piutang Dapat Lebih Cepat Melalui anjungan ini para pengguna jasa dimudahkan dalam memonitor transaksi kapal, nota, dan piutang.Didalam portal anjungan ini menyediakan informasi-informasi tersebut yang dapat diakses dengan mudah dan cepat tanpa harus datang ke PPSA. Seperti teknologi sistem pada umunya, portal anjungan juga memiliki kelemahan yaitu terjadinya error pada sistem. Jika terjadi error maka tidak ada pihak yang dapat bertanggung jawab, sehingga proses secara manual harus tetap ada untuk mengantisipasi terjadinya error sistem. Hal tersebut seperti yang disampaikan oleh Bpk. Rahandhi perwakilan PT Buana Nusantara dalam Sosialisasi dan Sharring Session Petunjuk Teknis dan SOP Pelayanan Kapal. Pelindo III Surabaya, 25 Februari 2016
81
“………..dengan adanya anjungan ini bagus karena untuk menunjang percepatan pelayanan kepelabuhanan, akan tetapi portal anjungan ini harus dilakukan evaluasi secara berkala, dan jika terjadi error sistem pada anjungan ini harus ada opsi b atau c”. (hasil wawancara 25 Februari 2016)
BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan yang dilakukan di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya, maka dapat ditarik kesimpulan tentang penerapan Sistem Pemrosesan Transaksi pada PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya yaitu: 1. Sistem pemrosesan transaksi pelayanan kapal di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya merupakan suatu sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur di berbagai bidang (divisi) yang saling berhubungan dalam menyelesaikan suatu transaksi pelayanan kapal. Divisi-divisi yang terkait dalam sistem pemrosesan transaksi pelayanan kapal adalah divisi pelayanan kapal, divisi operasional, dan divisi keuangan. 2. Siklus pelayanan kapal secara umum adalah Regristasi Kedatangan Kapal,
Pembuatan
Estimasi
Perkiraan
Biaya,
Permohonan,
Perencanaan Pelayanan Kapal, Penetapan Penambatan, Pelayanan Teknis, Penerbitan Nota Penjualan. 3. Aplikasi Portal Anjungan merupakan salah satu sub sistem dari keseluruhan sistem pemrosesan transaksi pelayanan kapal yang berhubungan langsung dengan pengguna jasa atau pelanggan, sehingga sesuai dengan teori yang ada sistem atau aplikasi Portal Anjungan merupakan sistem yang bersifat terbuka (Open System). 4. Terciptanya Aplikasi Portal Anjungan ini juga memiliki banyak keunggulan yang memudahkan khususnya para pengguna jasa kepelabuhanan, keunggulan dari Aplikasi Portal Anjungan ini adalah, transaksi
24
jam
tanpa
82
harus
tatap
muka,
metode
83
pembayaran lebih fleksibel, proses BPJK dapat dilakukan secara mandiri, monitoring transaksi kapal dan nota dapat lebih cepat, monitoring piutang dapat dilakukan secara mandiri. 5. Aplikasi portal anjungan ini banyak pihak yang diuntungkan, dari pihak PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya diuntungkan karena dengan adanya aplikasi tersebut dapat dilakukan penghematan kertas untuk pencetakan nota jasa kapal. Sedangkan untuk pengguna jasa juga diuntungkan karena dengan adanya aplikasi portal anjungan pengguna jasa tidak harus datang ke PPSA untuk melakukan permohonan pelayanan kapal. 6. Selain beberapa keunggulan dari aplikasi anjungan, juga terdapat kelemahan seperti sistem aplikasi pada umumnya yaitu terjadinya kemungkinan error sistem.
B. SARAN Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan yang dilakukan di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya, maka penulis memberikan beberapa saran yang dapat bermanfaat bagi perusahaan . Saran-saran dari penulis adalah sebagai berikut: 1. Sebaiknya pengguna jasa diberikan sosialisasi atau pelatihan mengenai penggunaan aplikasi anjungan ini agar para pengguna jasa dapat mengerti cara menggunakan aplikasi ini. 2. Aplikasi anjungan ini merupakan sistem yang juga bisa terjadi error, sehingga sebaiknya juga diperlukan langkah antisipasi jika error sistem anjungan terjadi. 3. Sebaiknya dilaksanakan rapat evaluasi sistem ini secara berkala dengan mengundang para pengguna sistem ini sehingga baik atau buruknya sistem anjungan ini dapat diukur berdasarkan pendapat para penggunanya baik pengguna internal perusahaan maupun pengguna eksternal perusahaan (pengguna jasa).
84
4. Mengundang para stakeholder dalam suatu pertemuan yang membahas mengenai pelayanan kapal, dengan dihadirkannya para stakeholder diharapkan perusahaan akan mendapatkan solusi dari permasalahan yang ada dengan sudut pandang yang lebih beragam, sehingga masalah-masalah yang masih terjadi dalam pelayanan kapal dapat dicari pemecahannya bersama.
DAFTAR PUSTAKA
B. Davis, Gordon. 1997. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo Conny R Semiawan. 2008. Metode Penelitian Kualitatif : Jenis, Karakteristik, dan Keunggulannya. Jakarta: Grasindo Danang Suyono. 2014. Sistem Informasi Manajemen Perspektif Organisasi. Jakarta : PT. Buku Seru Fandy Tjiptono. 2005. Service Quality Satisfaction. Yogyakarta: ANDI Indra Bastian. 2007. Sistem Akuntansi Sektor Publik. Jakarta: Salemba Empat M. Scott, George. 2004. Prinsip-prinsipSistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada McLeod, Raymond. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat Moekijat. 1993. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya Moh Nazir. 2005. Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia Rohmat Taufiq. 2013. Sistem Informasi Manajemen (Konsep Dasar, Analisis, dan Metode Pengembangan). Yogyakarta: Graha Ilmu Suyono, R. P. 2003. Shipping: Pengangkutan Intermodal Ekspor Impor Melalui Laut. Jakarta: PPM Tata Sutabri. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: ANDI Sutopo, H. B. 2002. Metode Penelitian Kualitatif: Dasar Teori dan Terapannya dalam Pelenilitan. Surakarta: Sebelas Maret University Press Sumber lain: Peraturan Pemerintah RI No. 69 Tahun 2001 Tentang Kepelabuhanan. UU No. 17 Tahun 2008 Tentang Pelayaran Peraturan General Manager PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Tanjung Perak Nomor. 2 /05.0102/ TPR – 2015 www.pelindo3.co.id www.indonesiaport.co.id
85
