BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN. A. Hasil Pengamatan

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Pengamatan Dalam Bab ini penulis akan membahas hasil dari pengamatan yang telah diperoleh baik melalui studi pustaka maupun studi lapangan yang meliputi observasi dan wawancara terhadap pihak yang terkait mengenai prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar. 1. Prosedur Permintaan Grey Permintaan Grey diawali dengan adanya Order Produksi (OP). Order Produksi (OP) merupakan dokumen rekapan transaksi dengan calom pembeli. Pada dokumen Order Produksi (OP) terdapat nomor dan tanggal Order Produksi (OP), jenis pesanan, etiket dan proses, standar packing, serta kualitas dan kuantitas kain yang diminta. Pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, terdapat tiga jenis order produksi yaitu: a. AX, yaitu kode untuk order lokal (distok); b. LL, yaitu kode untuk order lokal yang sudah ada pembelinya; dan c. EX, yaitu kode untuk order ekspor.

Dalam Order Produksi (OP) terdapat grade kain yang dipesan oleh pembeli. Grade kain yang ada di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar yaitu: a. Grade A, yaitu grade kain yang paling baik; b. Grade B, yaitu grade kain yang termasuk baik; c. Grade C, yaitu grade kain yang termasuk kurang baik; dan d. Grade BS, yaitu grade kain yang jelek/cacat.

34

35

Untuk pesanan lokal biasanya pembeli meminta grade ABC atau All Grade, sedangkan untuk pesanan ekspor biasanya pembeli meminta grade AB, Super Manding (SM) dan Super Manding Special (SMS). Kode SM dan SMS yang berarti membutuhkan perlakuan kusus yaitu ketelitian dan kejelian dalam proses produksi sehingga hasilnya benar-benar berkualitas. Pada Order Produksi (OP) juga terdapat jenis anyaman yang diminta oleh pembeli. Jenis anyaman yang diminta oleh pembeli berbeda-beda tergantung pada tujuan penggunaan kain yang dipesan. Jenis anyaman yang ada di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar antara lain sebagai berikut: a. Anyaman Twill, yaitu anyaman yang menggunakan pola 3/1 dan 2/1 dengan arah benang lusi agak miring; b. Anyaman Flat, yaitu anyaman dengan menggunakan pola 1/1. Anyaman ini ketebalannya lebih tipis jika dibandingkan dengan anyaman twill; dan c. Anyaman Oxford, yaitu anyaman yang menggunakan pola 1/1. Sekilas anyaman ini sama dengan anyaman flat, akan tetapi berbeda pada gintiran benangnya. Konstruksi kain yang terdapat pada Order Produksi (OP) menjadi dasar/acuan atau pedoman dalam proses produksi. Pada konstruksi kain terdapat penggabungan antara jenis serat yang digunakan, nomor benang yang digunakan, jumlah lusi, jumlah pakan, serta lebar kain. Contoh Konstruksi kain yaitu TC45/TC45 88 64 47. Konstruksi tersebut menunjukan bahwa dalam pembuatan kain pada lusi menggunakan serat Teteron Cotton nomor benang 45 dengan jumlah lusi sebanyak 88 per inchi, dan pada pakan menggunakan serat Teteron Cotton nomor benang 45 dengan jumlah pakan sebanyak 64 per inchi, Sedangkan angka 47 menunjukan lebar kain yaitu 47 inchi, satu inchi setara dengan 2,54 cm. Pada PT. Sari Warna Asli terdapat kode serat yang tertera pada Order Produksi (OP) antara lain sebagai berikut: a. CT, yaitu Cotton; b. RY, yaitu Rayon; c. PE/TEX, yaitu Polyester;

36

d. TC, yaitu Teteron Cotton; dan e. TR, yaitu Teteron Rayon. Singkatan-singkatan tersebut diatas haruslah dipahami dengan sungguhsungguh oleh pegawai PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar karena Order Produksi (OP) merupakan dokumen yang paling penting yang menjadi acuan/pedoman dalam menjalankan proses produksi. Prosedur Permintaan Grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar antara lain sebagai berikut: a. Order Produksi (OP) Sementara dari Marketing Marketing melalui sales mendapatkan order baik order lokal maupun order luar negeri (ekspor) kemudian bagian marketing membuat dokumen Order Produksi (OP) sebagai dokumen yang merekap janis kain yang diinginkan pembeli. Order Produksi(OP) ini yang akan menjadi pedoman dalam proses produksi sehingga dalam pembuatan Order Produksi (OP) harus teliti. Dalam membuat Order Produksi (OP), bagian Marketing harus mempertimbangkan jumlah stok kain pada PT. Sari Warna Asli Unit II, III dan Gudang Jadi serta mempertimbangkan kapasitas mesin dalam membuat kain. Hal ini berhubungan dengan permintaan bahan baku kain apakah harus meminta kain kepada PT. Sari Warna Asli Unit II, Unit III atau ke Gudang Jadi. Oleh karena itu bagian marketing harus membaca laporan stok mingguan yang dikirim oleh PT. Sari Warna Asli Unit II, Unit III maupun Gudang Jadi. Marketing juga harus mempertimbangkan kapan atau jadwal grey harus dikirim dari perusahaan pemasok ke PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar untuk pemrosesan lebih lanjut. Order Produksi selanjutnya diturunkan kepada bagian Planing Product Control (PPC) melalui Planing Product Inventory Control (PPIC). Order Produksi turun pada hari Kamis sore selambat-lambatnya hari Jum’at setiap minggunya melalui jaringan line/jaringan lokal PT. Sari

37

Warna Asli Uni I Karanganyar. Order Produksi ini selanjutnya disebut dengan Order Produksi Sementara.

b. Pembagian kerja Order Produksi (OP) Order Produksi (OP) sementara yang sudah turun melalui jaringan selanjutnya dibagi apakah harus dikerjakan Line I atau Line II. Pada bagian Planing Product Control (PPC) terdapat dua Line/bagian yang mengerjakan administrasi pesanan. Pada dasarnya kedua line tersebut adalah sama, bedanya yaitu jenis kain yang diproses dan proses yang dijalankan. Pada Line I mengerjakan kain lebar dengan proses Dyeing saja. Sedangkan Line dua mengerjakan kain pendek dengan proses Dyeing dan Printing. Dalam keadaan tertentu kain yang seharusnya diproses di Line I bisa diproses di Line II begitu juga sebaliknya. Meskipun Berbeda jenis kain dan pemrosesanya namun untuk administrasi dan prosedur yang berlaku adalah sama. Planing Product Inventory Control (PPIC) membagi pekerjaan apakah harus dikerjakan oleh Line I atau Line II disesuaikan dengan jenis kain yang dipesan apakah kain pendek atau kain lebar. Pembagian kerja yang sudah klir selanjutnya dibuat dalam dokumen yang ditandatangani dan diketahui oleh Kepala Bagian Planing Product Control (PPC) selanjutnya dikirim kembali ke bagian Marketing.

c. Order Produksi (OP) Finishing dari Marketing Dokumen yang dikirim oleh Planing Product Control (PPC), selanjutnya mendapatkan persetujuan dari bagian Marketing dan menjadi Order Produksi (OP) Finishing. Order Produksi (OP) Tetap turun ke bagian Planing Product Control (PPC) pada hari Sabtu di bagian Sekretariat. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Pegawai Planing Product Control (PPC) sebagai berikut: “Untuk Order Produksi (OP) yang sementara itu turun per mingguan setiap hari kamis sore atau paling tidak selambat-lambatnya hari Jum’at. Sedangkan Order Produksi (OP) Tetap/Finishing turunya hari Sabtu

38

langsung diambil di Sekretariat” (Wawancara dengan Pak Eko, pada tanggal 09 Februari 2016). d. Membuat Surat Permintaan Grey Apabila Order Produksi (OP) Finishing sudah turun ke bagian Planing Product Control (PPC) selanjutnya yaitu membuat surat permintaan grey. Surat Permintaan Grey dibuat dengan komputer menggunakan Microsoft Excel. Pembuatan Surat yang manual menyebabkan rentan terhadap kesalahan dalam memasukan data. Kesalahan yang demikian dapat menyebabkan kesalahan yang lebih fatal lagi karena bisa jadi kain yang dikirim tidak sesuai dengan yang dibutuhkan. Untuk meminimalkan kesalahan dalam membuat Surat permintaan Grey biasanya pegawai meneliti secara berulang-ulang terhadap data yang dimasukan. Dalam pembuatan Surat Permintaan Grey harus menyesuaikan pada Order Produksi (OP) Finishing, apakah ditujukan kepada PT. Sari Warna Asli Unit II, Unit III atau Gudang Jadi. Surat Permintaan Grey yang sudah jadi segera dikirim ke perusahaan pemasok melalui Faxsimile atau melalui E-Mail, namun lebih sering menggunakan Faxsimile karena lebih cepat dan mudah. PT. Sari Warna Asli Unit II nomor Faxsimile-nya yaitu 62-276-823637, sedangkan PT. Sari Warna Asli Unit III yaitu 62-276-321137. E-Mail PT. Sari Warna Asli Unit II yaitu [email protected], sedangkan PT. Sari Warna Asli Unit III yaitu [email protected]. Setelah mengrim Faxsimile, langkah selanjutnya adalah mengkonfirmasi melalui telepon apakah faxsimile sudah diterima dengan baik. Untuk Surat Permintaan Grey yang ditujukan kepada Gudang Jadi langsung dikirim oleh petugas tanpa menggunakan faxsimile maupun dengan E-Mail. Kendala yang terjadi disini yaitu sering kali pembeli mengubah pesananya yang berhubungan dengan konstruksi kain yang meliputi lebar kain sedangkan Surat Permintaan Grey sudah terlanjur dikirim kepada perusahaan pemasok. Perubahan pesanan menyebabkan Order Produksi (OP) berubah pula. Apabila perubahan tidak terlalu banyak dan rumit,

39

biasanya bagian marketing langsung menelpon bagian Planing Product Control (PPC) untuk melakukan revisi. Setelah itu bagian Planing Product Control (PPC) menelpon perusahaan pemasok untuk menginformasikan mengenai bagian yang direvisi supaya tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman kain. Surat Permintaan Grey yang dikirimkan kepada PT. Sari Warna Asli Unit II dan Unit III akan ada surat balasan mengenai kesanggupan perusahaan pemasok dalam pengiriman kain. Surat balasan biasanya dikirim pada hari Senin. Akan tetapi pada periode sekarang, sudah tidak menggunakan surat balasan. Apabila memang stok kain dari perusahaan pengirim memenuhi maka kain langsung dikirim apabila tidak mencukupi maka pengiriman akan terlambat. Penentuan kapan kain akan dikirim tidak melalui surat balasan akan tetapi berdasarkan hasil meeting antara yang meminta grey, yang memiliki grey, dan yang memiliki order (Marketing). Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Kepala Bagian Planing Product Control (PPC) sebagai berikut: “PT. Sari Warna Asli Unit II dan Unit III menerima Surat Permintaan grey dari PT. Sari Warna Asli Unit I lalu perusahaan yang mempunyai grey menghitung stok jenis kain yang diminta dan panjang grey. Setelah itu ada meeting antara yang meminta grey, yang punya grey, dan yang punya order (Marketing) sehingga bisa menentukan kapan grey akan dikirim” (Wawancara dengan Bapak HF Joko Santoso, pada tanggal 17 Februari 2016).

40

2. Prosedur Penerimaan Grey Surat Permintaan Grey yang telah diterima oleh perusahaan pemasok, maka kain segera dikirim sesuai dengan jadwal pengiriman kain yang tertera pada Surat Permintaan Grey. Prosedur Penerimaan Grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar adalah sebagai berikut: a. Pemeriksaan Dokumen Pengiriman dan Pengecekan Kain Kontainer datang membawa kain dan juga membawa dokumen berupa Surat Jalan dan Surat Pengeluaran Barang (SPB)/DO. Surat Jalan selanjutnya ditandatangani oleh petugas gudang yang menerima kain dan disahkan dengan cap/stempel. Surat Jalan merupakan sebagai tanda bukti bagi perusahaan pengirim/pemasok bahwa kain benar-benar telah dikirim ke tempat tujuan. Surat Jalan terdiri dari dua rangkap yaitu warna putih kembali ke perusahaan pengirim sebagai tanda bukti pengiriman, dan warna merah sebagai tanda bukti penerimaan PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar. Surat Pengeluaran Barang (SPB)/DO yang berasal dari PT. Sari Warna Asli Unit II maupun III terdapat tiga rangkap, yaitu: 1) Putih untuk Akuntansi; 2) Hijau untuk Quality Control (QC); dan 3) Merah untuk Arsip Planing Product Control (PPC).

Packing List yang berasal dari PT. Sari Warna Asli Unit II maupun III terdapat dua rangkap, yaitu: 1) Putih untuk Quality Control (QC); dan 2) Merah untuk arsip Planing Product Control (PPC).

Kontainer yang datang diminta menunjukan Surat Jalan, dalam Surat Jalan tertera kualitas dan kuantitas kain yang dibawa yang selanjutnya petugas gudang melakukan pemeriksaan terhadap kebenaran dan kelengkapan kain yang ada dengan yang tercantum pada Surat Jalan. Setelah pengecekan sesuai, maka kain siap untuk dibongkar dengan

41

menggunakan mesin derek/hoise. Kain yang datang disesuaikan dengan jadwal kedatangan, apakah sudah sesuai dengan jadwal atau belum. Pada pengiriman kain, ada yang sesuai jadwal, lebih awal, dan ada yang terlambat. Kain yang dikirim labih awal biasanya karena stok kain di perusahaan pengirim/pemasok memang tersedia sehingga langsung dikirim. Untuk kain yang terlambat biasanya disebabkan jumlah (panjang dan potongan/pieces) belum mencukupi, grade yang diminta tidak ada ataupun kendala kapasitas mesin. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara dengan petugas gudang sebagai berikut: “Kontainer yang datang dari PT. Sari Warna Asli Unit II dan Unit III membawa barang beserta dokumen berupa Surat Jalan dan Surat Pengeluaran Barang (SPB)/DO. Surat Jalan rangkap dua yang putih kembali ke perusahaan yang mengirim, dan yang putih untuk arsip PT. Sari Warna Unit I. Selanjutnya disesuaikan dengan jadwal kedatangan grey sudah sesuai apa belum. Langkah selanjutnya yaitu pengecekan barang dengan Surat Jalan sudah sesuai apa belum. Apabila sudah sesuai maka kain dturunkan. Untuk Dokumen Surat Jalan dan SPB/DO masuk ke PPC” (Wawancara dengan Pak Supri, pada tanggal 01 Februari 2016). Untuk penerimaan kain dari Gudang jadi menggunakan dokumen yang disebut dengan Tanda Mutasi Gudang (TMG). Tanda Mutasi Gudang merupakan dokumen tanda bukti penerimaan kain disertai Packing List. Tanda Mutasi Gudang (TMG) rangkap tiga yaitu putih kembali ke gudang jadi, merah untuk Akuntansi dan kuning untuk arsip PPC sebagai dasar dalam pembuatan identitas kain yaitu Surat Pengeluaran Barang (SPB/DO) baru. Packing List dari Gudang Jadi hanya satu yaitu berwarna putih untuk Quality Control (QC). Surat Pengeluaran Barang (SPB/DO) baru dibuat oleh bagian Planing Product Control (PPC) berikut ini adalah langkahlangkah membuat Surat Pengeluaran Barang (SPB/DO) baru.

42

Gambar IV.1 Surat Pengeluaran Barang (SPB/DO) baru

Sumber: PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar

Untuk membuat Surat Pengeluaran Barang (SPB/DO) baru, form sudah tersedia dengan rangkap empat yaitu warna putih, merah, hijau dan kuning namun yang ditulis hanya rangkap tiga yaitu putih, hijau dan merah. Cara mengisi form Surat Pengeluaran Barang (SPB/DO) baru antara lain sebagai berikut: 1) Mengisi tanggal sesuai dengan transaksi; 2) Memberi nomor Surat Pengeluaran Barang (SPB/DO) urut dari surat sebelumnya; 3) No. Surat Pesanan: diisi dengan nomor Surat Tanda Mutasi Gudang (TMG); 4) Jenis Barang: diisi konstruksi kain dan jenis mesin; 5) Kode: diisi sesuai yang ada pada Surat Tanda Mutasi Gudang (TMG);

43

6) Banyaknya: diisi jumlah gulungan dan Yard sesuai Surat Tanda Mutasi Gudang (TMG); 7) Pesanan dari: diisi untuk DO Baru; 8) Keterangan: diisi Nomor Order Produksi (OP) sesuai Kode dan jenis mesin; dan 9) Pada bagian bawah diisi asal kain contoh Ex Gudang, Ex Sritex, Ex China dan lain-lain.

Setelah pengecekan dan pembongkaran kain selesai, petugas gudang menyerahkan dokumen berupa Surat Jalan berwarna merah, Surat Tanda Mutasi Gudang (TMG), Surat Pengeluaran Barang (SPB)/DO beserta Packing list ke bagian Planing Product Control (PPC). Kain yang tidak sesuai baik tidak sesuai karena ada cacat seperti kain kotor, berjamur, flek oli dan lain-lain maupun tidak sesuai dengan Surat Permintaan Grey tetap diturunkan. Kain yang tidak sesuai tidak bisa langsung dikembalikan ke perusahaan pengirim. Kain tersebut tetap diturunkan, kain bisa dikembalikan ke perusahaan asal apabila sudah ada Surat Komunikasi tentang pengembalian kain terhadap perusahaan yang mengirimkan kain. Dalam Surat Komunikasi berisi tentang penyebab pengembalian kain dan meminta ganti kain tersebut untuk segera dikirim.

b. Input Penerimaan Grey Surat Jalan yang diserahkan oleh petugas gudang selanjutnya untuk diarsip sedangkan Surat Pengeluaran Barang (SPB)/DO harus di input di komputer. Dalam penginputan dokumen penerimaan grey menggunakan sistem Chimera. Chimera merupakan aplikasi semacam Foxpro yang digunakan untuk mempermudah pengelolaan transaksi sehari-hari. Pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, telah menggunakan jaringan lokal sehingga data yang diinput melalui Chimera dapat diakses dengan komputer lain oleh pengguna yang berkepentingan dalam lingkup PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar. Pada saat menginput dokumen yang perlu

44

diperhatikan adalah identitas kain/DO tidak boleh salah. Kode dari perusahaan pengirim kain berbeda-beda seperti berikut: 1) PT. Sari Warna Asli Unit II Kode perusahaan ini adalah berupa Singkatan Nama Bulan dan angka sebanya tiga digit atau dua digit, contohnya Jan 214. 2) PT. Sari Warna Asli Unit III Kode perusahaan ini adalah berupa Singkatan Nama Bulan dan angka sebanyak empat digit dengan diawali angka 3 dibagian depan, contoh Jan 3231 dan Jan 3633. 3) Gudang Jadi Kode gudang jadi atau yang disebut dengan Mutasi Gudang adalah berupa Singkatan Nama Bulan dan angka sebanyak tiga digit dengan diakhiri huruf T. Contoh Jan 626T dan Jan 139T.

Untuk Gudang Jadi, Tanda Mutasi Gudang (TMG) selanjutnya dibuatkan Surat Pengeluaran Barang (SPB)/DO Baru sebagai identitas kain. Jika kain yang dikirim dari PT. Sari Warna Asli Unit II dan III menggunakan Surat Jalan maka Tanda Mutasi Gudang (TMG) sama fungsinya sebagai Surat Jalan. Surat pengeluaran Barang (SPB)/DO baru yang dibuat oleh PT. Sari Warna Asli Unit I Kranganyar adalah sebagai identitas kain layaknya Surat pengeluaran Barang (SPB)/DO dari Unit II dan III. Untuk selanjutnya Surat pengeluaran Barang (SPB)/DO dan Surat pengeluaran Barang (SPB)/DO Baru diinput melalui Chimera. Langkah-langkah untuk menginput dokumen penerimaan grey adalah sebagai berikut: 1) Pastikan komputer dalam posisi On, lalu Double Click pada Ikon Shorchut To Chimera pada Dekstop.

45

Gambar IV.2 Tampilan Layar Utama Komputer


2) Masukan User ID dan Pasword, lalu klik OK. Gambar IV.3 Tampilan Login Chimera


46

3) Setelah itu akan muncul tampilan menu Chimera selanjutnya klik menu PPIC, Pilih BDP, dan Pilih Penerimaan lalu klik Input Grey. Gambar IV.4 Tampilan Menu Utama Chimera


Setelah itu akan muncul tampilan form penerimaan grey yang diisi sesuai dengan dokumen pengiriman grey. Gambar IV.5 Form Penerimaan Grey Chimera


47

Gambar IV.6 Contoh Pengisian Form Penerimaan Grey

Sumber: PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar Petunjuk pengisian Form Penerimaan Grey Chimera adalah sebagai berikut: a) Gudang: diisi Gudang jadi I untuk Line I dan gudang jadi II untuk Line II; b) Nomor: nomor urut akan menyesuaikan secara otomatis. Untuk kolom disampingnya diisi dengan Lokal atau ekspor; c) Asal Grey: Otomatis menyesuaikan apabila Nomor DO dimasukan; d) No. Surat Jalan: Sesuai dengan nomor Surat Jalan Penerimaan Grey; e) SPMB: 1 untuk Line I, 2 untuk Line II; f) Lokasi: 1 untuk Line I, 2 untuk Line II; g) Tgl SPMB: Otomatis menyesuaikan; h) Tgl Grey: Otomatis menyesuaikan; i) Tgl Jatuh Tempo: Otomatis menyesuaikan; j) Tgl Surat Jalan: Otomatis menyesuaikan;

48

k) No. TMG: diisi apabila termasuk Tanda Mutasi Gudang (TMG) sesuai dengan nomor yang ada pada dokumen; l) Mesin Tenun: diisi sesuai dengan dokumen (Rapir, Changsin dan lainlain); m) No. OP: diisi sesuai dengan nomor OP. Apabila Kolom ini diisi maka kolom kain, grey, delivery, kode proses, konstruksi, owner, warna, motif, dan anyaman sudah otomatis muncul; n) Nomor DO: diisi sesuai dengan nomor DO; o) Kode: diisi sesuai kode pada DO; p) Pada kolom Grade, Gulung, Yard, dan Kilogram diisi sesuai dengan jumlah yang tertera pada Packing List; q) Lalu Klik Save maka data akan tersimpan; dan r) Apabila terdapat kesalahan pada saat menginput data namun data sudah terlanjur disimpan maka untuk menghapusnya dengan cara memasukan kode pada kolom yang tersedia lalu tekan enter. Selanjutnya tabel dibagian bawah akan menunjukan beberapa data yang telah diinput. Langkah selanjutnya adalah mencari kode yang ingin dihapus pada kolom kode. Apabila sudah diketemukan klik kode yang akan dihapus, lalu klik hapus maka data akan terhapus.

Kendala yang dihadapi dalam menginput data penerimaan grey yaitu server yang lambat karena dipakai secara bersama-sama dengan pegawai yang lain. Apabila suatu form dibuka secara bersamaan dengan komputer yang berbeda maka terjadi blank, jadi salah satu pengguna harus mengalah. Selain itu aplikasi Chimera yang ada pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar belum sempurna sehingga apabila memasukan konstruksi kain yang menggunakan tanda “komah” maka akan muncul beberapa kotak dialog sehingga membutuhkan waktu lebih lama dalam menginput. Apabila sedang terjadi gangguan server, sering kali muncul kotak dialog yang menyatakan “terjadi kesalahan dalam pencarian data”. Untuk mengatasinya maka program dikeluarkan lalu login lagi dari awal.

49

Pada saat memasukan nomor OP pada form penerimaan grey, maka kolom-kolom lain yang bersangkutan dengan Order Produksi (OP) akan muncul secara otomatis. Kendala yang ditemui disini yaitu pada saat menginput nomor OP tidak ditemukan data yang seharusnya muncul secara otomatis. Untuk mengatasi hal ini, pegawai Planing Product Control (PPC) segera menelpon bagian Marketing untuk mengkonfirmasi hal tersebut. Biasanya hal ini disebabkan karena nomor Order Produksi (OP) memang belum diinput oleh Marketing yang berwenang menginput.

c. Membuat Laporan Penerimaan Grey Setelah semua dokumen grey yang datang diinput, langkah selanjutnya yaitu membuat Laporan Harian Penerimaan Grey. Laporan Harian Penerimaan Grey dibuat rangkap lima yaitu untuk arsip PPC, Marketing, Akuntansi, Gudang Grey dan untuk Pajak. Langkah-langkah membuat Laporan Penerimaan Grey adalah sebagai berikut: 1) Pada menu Chimera, klik menu PPIC, Pilih BDP, dan Pilih Penerimaan lalu klik Laporan Penerimaan. Gambar IV.7 Tampilan Menu Utama Chimera


50

2) Setelah itu akan muncul kotak dialog seperti berikut. Gambar IV.8 Kotak Dialog Laporan Penerimaan Grey


Langkah-langkah unutk mengisi kotak dialog antara lain sebagai berikut: a) Tanggal: diisi tanggal yang akan dibuat laporan; b) Lokasi: diisi lokasi Line I atau Line II; c) Nomor: tidak diisi; d) Kepada: diisi Ibu Rita yaitu Kepala Bagian Marketing; e) Dari: diisi Eko Purnomo, pegawai yang menangani administrasi penerimaan grey Line II atau menyesuaikan; f) Mengetahui: diisi Ibu Puryani yaitu Kepala Seksi PPC; g) Kertas: Legal, tergantung keinginan legal atau letter; dan h) Lalu klik Display.

51

3) Setelah itu akan muncul tampilan data penerimaan grey sesuai tanggal yang dimasukan pada kotak dialog. Gambar IV.9 Tampilan Laporan Penerimaan Grey

Sumber: PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar Untuk mencetak Laporan Hasil Penerimaan Grey, maka klik gambar printer pada kotak Print Preview. Apabila sudah selesai maka keluarkan program dengan cara mengklik tanda silang pada pojok kanan atas pada layar.

d. Membuat Bon Bahan Baku Berdasarkan Laporan Hasil Penerimaan Grey, selanjutnya adalah membuat Bon Pemakaian Bahan Baku yang berarti bahwa kain grey yang datang sudah siap untuk proses selanjutnya yaitu pencelupan. Kain yang belum dibonkan maka tidak bisa diproses. Bon Bahan Baku dibuat secara manual pada form sebagai berikut.

52

Gambar IV.10 Bon Pemakaian Bahan Baku

Sumber: PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar Langkah-langkah mengisi form Bon Pemakaian Bahan Baku antara lain sebagai berikut: 1) Memberi

nomor

Bon

Pemakaian

Bahan

Baku

secara

urut

menyesuaikan nomor form sebelumnya, seperti 2-00068; 2) Tanggal: diisi tanggal pembuatan Bon Pemakaian Bahan Baku; 3) No.Urut: diisi dari nomor 1 sampai dengan selesai secara urut; 4) No. Kode Barang: diisi Nomor Order Produksi tiga digit angka dari belakang disertai dengan kode OP; 5) Nama Barang: diisi konstruksi kain secara lengkap, Nomor DO tiga digit dari belakang, dan kode; 6) Mesin: diisi warna kain; dan 7) Kuantitas diisi jumlah gulungan kain, panjang yard kain dan berat kain.

53

Bon Pemakaian Bahan Baku dibuat rangkap tiga yaitu putih untuk Bapak Heru bagian Pajak, merah untuk bagian Akuntansi, dan biru muda untuk arsip Planing Product Control (PPC).

e. Input Bon Pemakaian Bahan Baku Bon Pemakaian Bahan Baku yang sudah dibuat secara manual untuk selanjutnya diinput ke komputer dengan menggunakan aplikasi Chimera. Tujuannya adalah untuk memudahkan dalam pengecekan dan untuk memudahkan kroscek antara bahan baku yang diterima, bahan baku yang dibonkan untuk proses produksi, dan hasil akhir produksi. Yang perlu diperhatikan dalam menginput Bon Pemakaian Bahan Baku adalah jumlah yard yang tertera pada Laporan Hasil Penerimaan Grey pada periode tertentu harus sama dengan laporan Bon Pemakaian Grey. Langkahlangkah menginput Bon Pemakaian Bahan Baku adalah sebagai berikut: 1) Pastikan komputer dalam posisi On, lalu Double Click pada Ikon Shorchut To Chimera pada Dekstop. Gambar IV.11 Tampilan Layar Utama Komputer


54

2) Masukan User ID dan Pasword, lalu klik OK. Gambar IV.12 Tampilan Login Chimera


3) Setelah itu akan muncul tampilan menu Chimera selanjutnya klik menu PPIC, Pilih BDP, dan Pilih Bon Pemakaian, lalu klik Input. Gambar IV.13 Tampilan Menu Chimera


55

4) Setelah itu akan muncul form Pemakaian Grey seperti gambar dibawah ini. Gambar IV.14 Tampilan Form Pemakaian Grey


Langkah-langkah mengisi form Pemakaian Grey antara lain sebagai berikut: a) Nomor: diisi sesuai dengan nomor Bon Pemakaian Bahan Baku yang ditulis secara manual; b) Tanggal: sudah otomatis menyesuaikan; c) Kode: diisi sesuai dengan kode yang tertera pada DO; d) Apabila kolom kode sudah diisi selanjutnya dienter maka kolomkolom lain yang belum diisi akan secara otomatis terisi. Langkah selanjutnya adalah mengecek apakah sudah sesuai dengan Bon Pemakaian Baku yang ditulis secara manual; e) Apabila terjadi perbedaan, maka data diganti sesuai dengan yang ada pada Bon Pemakaian Bahan Baku yang ditulis secara manual. Apabila semua sudah sesuai lalu tekan Save; dan

56

f) Apabila ada kesalahan pada saat menginput data namun sudah terlanjur disimpan maka untuk menghapusnya dengan cara masukan kode pada kolom yang tersedia dan tekan enter. Setelah itu mencari data yang dimaksud pada tabel dibagian bawah. Apabila sudah diketemukan maka langkah selanjutnya menuju pada kolom kode, klik kode yang akan dihapus lalu klik hapus maka data akan terhapus.

f. Laporan Pemakaian Grey Bon Pemakaian Grey yang sudah diinput harus dibuatkan laporan dan diserahkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Langkah-langkah membuat Laporan Pemakaian Grey antara lain sebagai berikut: 1) Pada menu Chimera, klik menu PPIC, Pilih BDP, dan Pilih Bon Pemakaian, lalu klik Laporan. Gambar IV.15 Tampilan Menu Chimera


57

2) Setelah itu akan muncul Kotak Dialog seperti dibawah ini. Gambar IV.16 Kotak Dialog Pemakaian Grey


Langkah-langkah mengisi Kotak Dialog Pemakaian Grey antara lain sebagai berikut: a) Tanggal: diisi tanggal yang ingin dibuatkan Laporan; b) Lokasi: diisi Line I atau Line II; c) Nomor: diisi sesuai nomor urut laporan; d) Kepada: HF Joko Santoso sebagai Kepala Bagian Planing Product Control (PPC); e) Dari: diisi pegawai yang bertugas membuat laporan; dan f) Klik Display.

58

3) Setelah itu akan muncul tampilan data Laporan Bon Pemakaian Grey sesuai tanggal yang dimasukan pada kotak dialog seperti gambar berikut. Gambar IV.17 Tampilan Data Laporan Bon Pemakaian Grey


4) Apabila data telah sesuai maka klik gambar printer pada kotak Print Preview untuk mencetak laporan. Klik tanda silang pada pojok kanan atas layar apabila telah selesai, dan selanjutnya klik selesai pada kotak dialog Pemakaian Grey.

59

3. Prosedur Monitoring Grey Grey yang datang setiap harinya disesuaikan dengan Surat Permintaan Grey dan selanjutnya dicatat secara manual dalam Surat Permintaan Grey. Catatan tersebut diinput ke komputer dengan menggunakan Microsoft Excel. Tabel pada Microsoft Excel yaitu memuat jenis kain, rencana kedatangan Grey dan Realisasi kedatangan Grey. Dari tabel rencana kedatangan grey dan realisasi disitu akan terlihat grey mana saja yang sudah datang dan yang belum.

Jadi

tabel

tersebut

sebagai

sarana

pembantu

dalam

memantau/mengontrol antara rencana dengan kenyataan kedatangan grey. Monitoring Grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar secara harian dan secara periode mingguan sesuai dengan Surat Permintaan Grey. Selain periode mingguan terdapat juga monitoring periode bulanan. Langkah-langkah monitoring grey antara lain sebagai berikut: a. Grey yang datang disesuaikan dengan Surat Permintaan Grey dan selanjutnya

diberi

catatan/keterangan

tanggal

Grey

datang.

Catatan/keterangan tanggal kedatangan grey tersebut selanjutnya diinput kedalam Microsoft Excel pada bagian kolom realisasi DO. Tabel Rencana dan Realisasi Permintaan Grey merupakan tabel periode mingguan yang didalamnya terdapat kolom rencana dan realisasi. Kolom realisasi diisi sesuai dengan tanggal kedatangan Grey hari demi hari. b. Dari penginputan rutin harian yang dilakukan maka akan diketahui jumlah grey yang terlambat dikirim selanjutnya disebut dengan Pending Grey. Untuk grey yang terlambat dibuatkan laporan Pending Grey harian sebagai bahan pembuatan laporan produksi. c. Apabila terjadi Pending Grey maka bagian Planing Product Control (PPC) menelpon perusahaan pemasok untuk menanyakan penyebabnya serta menanyakan kesanggupan kapan akan mengirim grey. Pending grey menyebabkan rencana pencelupan kain mengalami keterlambatan juga akibatnya tidak mampu menepati waktu delivery kain kepada pembeli seperti yang tertera pada Order Produksi (OP). Untuk mengatasi kendala tersebut, bagian Planing Product Control (PPC) membuat Surat

60

Komunikasi Pengunduran Delivery yang ditujukan kepada bagian Marketing. Surat Komunikasi Pengunduran Delivery diketahui dan ditandatangani oleh Kepala Bagian Planing Product Control (PPC).

Pending grey disebabkan karena Jumlah pieces dan juga panjang kain yang belum mencukupi. Kendala ini disebabkan karena keterbatasan kapasitas mesin. Mesin pembuat kain memiliki batas kapasitas maksimal, yang apabila mesin dipaksa beroperasi melebihi kapasitas maka akan rusak. Mesin mempunyai kapasitas maksimal tersendiri menyebabkan stok terbatas sedangkan permintaan banyak. Penyebab pending grey yang lain yaitu grade yang diminta belum tersedia. Bisa saja jenis kain yang diminta tersedia dalam jumlah mencukupi namun belum tentu sesuai dengan grade yang diminta. Dalam menangani keterbatasan stok, PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar lebih mengutamakan pesanan ekspor. Pesanan ekspor lebih diutamakan dalam pelayanan karena menyangkut kepercayaan pelanggan dari luar negeri yang berpengaruh pada nama baik bangsa Indonesia dalam perdagangan internasional. Sedangkan untuk pesanan khusus dan lokal dilakukan pengunduran waktu delivery melalui Surat Komunikasi yang ditujukan kepada bagian Marketing. Berdasarkan Surat Pengunduran Delivery tersebut bagian Marketing melakukan kesepakatan ulang dengan calon pembeli mengenai waktu pengiriman kain.

Berdasarkan prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey tersebut diatas, diketahui bahwa prosedur permintaan dan monitoring grey masih diketik secara manual menggunakan Microsoft Excel, sedangkan penerimaan grey telah menggunakan aplikasi Chimera. Penggunaan Microsoft Excel pada permintaan dan monitoring grey memudahkan pengguna dalam menghapus data apabila terjadi kesalahan dalam menginput akan tetapi tingkat keakuratan datanya rendah. Bagi pegawai yang sudah lama bekerja di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar sedikit kemungkinan terjadi kesalahan karena sudah terbiasa dan sudah memahami singkatan kode yang digunakan, akan tetapi bagi pegawai yang baru

61

rentan terhadap kesalahan karena terdapat berbagai kode-kode penting yang digunakan dalam permintaan grey. Apabila terjadi kesalahan penginputan data pada bagian permintaan grey maka akan berakibat fatal kedepanya. Penggunaan aplikasi Chimera dalam penerimaan grey memudahkan pegawai dalam menginput data karena dengan memasukan kode dan menekan enter maka kolom lain yang berhubungan akan muncul secara otomatis sehingga tingkat kesalahan dapat diminimalisir akan tetapi apabila server mengalami gangguan maka kegiatan juga akan terhambat. Keduanya memiliki kekurangan dan kelebihan masing-masing apabila diterapkan dan saling melengkapi satu sama lain.

B. Pembahasan PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar adalah perusahaan tekstil yang mengedepankan ketepatan dalam pelayanan sehingga harus melayani dengan baik sesuai dengan prosedur. Prosedur yang baik harus memiliki prinsip-prinsip yang menjadi pegangan supaya prosedur pelayanan yang diberikan dapat memberikan kepuasan bagi pelanggan. Suatu pelayanan harus mempunyai prosedur agar dalam memberikan pelayanan berjalan dengan baik dan lancar. Prosedur yang baik adalah prosedur yang memiliki prinsip-prinsip yang digunakan dalam menjalankan prosedur tersebut. Berdasarkan pengamatan penulis di bagian Planing Product Control (PPC) PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, prosedur yang dijalankan sudah memiliki prinsip prosedur yang baik sesuai dengan pendapat MC Maryati (2008:44) tentang prinsip-prinsip prosedur perkantoran yang baik antara lain sebagai berikut: 1.

Prosedur yang sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit Dapat dilihat bahwa prosedur yang berlaku adalah sederhana yaitu setelah mengirim surat permintaan, grey akan datang dan dokumen yang menyertainya diinput di komputer dan setelah itu dikontrol apakah semua grey

62

sudah datang tepat waktu jika belum maka dibuatkan Laporan Pending Grey. Prosedur tersebut juga sederhana karena terdiri dari tiga langkah utama dan telah dibantu dengan penggunaan komputer dalam penyelesaian sehingga lebih praktis dalam pengelolaan data. 2. Mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan Prosedur pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar memiliki tahapantahapan atau langkah-langkah yang sudah ditetapkan yaitu permintaan, penerimaan, dan monitoring grey sehingga beban pengawasan menjadi berkurang karena pekerjaan sudah mengikuti prosedur yang berlaku. 3. Prosedur kerja yang ditetapkan haruslah prosedur yang telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu Artinya prosedur tersebut menghemat gerakan atau tenaga. Prosedur yang dijalankan pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar dapat dikatakan menghemat tenaga karena prosedur yang berlaku sudah jelas sehingga masingmasing pegawai bertanggung jawab terhadap pekerjaan masing-masing ditambah dengan penggunaan komputer sehingga lebih menghemat tenaga dan mempercepat proses pengerjaan. 4. Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan Prosedur yang dijalankan pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar telah memperhatikan arus pekerjaan yaitu urut-urutan/arus yang harus ditempuh untuk menepati waktu delivery kepada pelanggan sesuai kesepakatan yang telah dilakukan. 5. Prosedur kerja dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang bersifat mendesak Prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey dibuat secara fleksibel karena terkadang pengiriman grey tidak sesuai dengan prosedur yaitu tidak tepat pada tanggal yang telah ditetapkan sehingga menimbulkan pending grey. Hal tersebut mengharuskan untuk dilakukan penjadwalan ulang pengiriman grey. Selain itu apabila grey sudah berhasil diterima akan tetapi terjadi revisi mengenai jenis kain yang diinginkan pembeli maka kain yang

63

sudah datang akan dikirim kembali ke perusahaan pemasok melalui Surat Komunikasi Pengembalian Kain. 6. Prosedur kerja ditetapkan dengan memperhatikan penggunaan alat misalnya mesin agar optimal Dapat diketahui bahwa prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey selalu memperhatikan alat yaitu komputer yang berfungsi membantu dalam menjalankan prosedur sehingga penyelesaiaan pekerjaan tepat waktu dan dapat memberikan pelayanan secara optimal kepada para pelanggan. 7. Prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan Permintaan, penerimaan, dan monitoring grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar dijalankan sesuai dengan prosedur yang berlaku, hal ini dilaksanakan dalam rangka untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu memberikan pelayanan secara tepat waktu sehingga tercapai kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan.

64

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Dari hasil pengamatan dapat diambil kesimpulan secara garis besar bahwa prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar sudah berjalan sesuai peraturan yang berlaku. Prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Prosedur Permintaan Grey Prosedur permintaan grey adalah tata kerja atau tata cara meminta kain grey dengan menggunakan dokumen Surat Permintaan Grey yang ditujukan kepada PT. Sari Warna Asli Unit II, Unit III maupun gudang jadi dalam rangka memenuhi kebutuhan bahan baku kain untuk pemrosesan lebih lanjut (pencelupan) sebagai tindak lanjut atas order/pesanan dari pembeli. Prosedur permintaan grey diawali dengan membuat Surat Permintaan Grey yang ditujukan kepada PT. Sari Warna Asli Unit II, Unit III maupun gudang jadi berdasarkan Order Produksi (OP) Finishing. Surat Permintaan tersebut selanjutnya dikirimkan ke PT. Sari Warna Asli Unit II dan Unit III melalui Faxsimile, sedangkan untuk gudang jadi langsung dikirim oleh petugas. 2. Prosedur Penerimaan Grey Prosedur penerimaan grey adalah tata kerja atau tata cara memerima serta pembukuan (berkas-berkas atau dokumen-dokumen pengiriman) grey yang datang sebagai tindak lanjut terhadap Surat Permintaan Grey yang dikirimkan kepada PT. Sari Warna Asli Unit II, Unit III maupun gudang jadi. Prosedur penerimaan grey diawali dengan pemeriksaan dokumen pengiriman dan pengecekan kain, selanjutnya dokumen pengiriman grey diinput kekomputer melalui aplikasi Chimera. Apabila penginputan dokumen sudah selesai maka selanjutnya yaitu membuat Laporan Hasil Penerimaan Grey secara harian rangkap lima yaitu untuk arsip Planing Product Control PPC, Marketing,

65

Akuntansi, Gudang Grey dan untuk Pajak. Berdasarkan Laporan tersebut dibuatkan Bon Pemakaian Bahan Baku secara manual terlebih dahulu rangkap rangkap tiga yaitu putih untuk Bapak Heru bagian Pajak, merah untuk bagian Akuntansi, dan biru muda untuk arsip Planing Product Control (PPC). Bon Pemakaian Bahan Baku secara manual selanjutnya diinput kekomputer melalui Chimera untuk mendapatkan laporan Pemakaian Grey. 3. Prosedur Monitoring Grey Prosedur monitoring grey adalah tata kerja atau tata cara memantau atau mengontrol grey yang datang apakah sudah sesuai dengan jadwal pengiriman yang tertera pada Surat Permintaan Grey atau belum. Langkah-langkah monitoring grey yaitu setiap ada penerimaan grey disesuaikan dan dicatat atau diberi keterangan tanggal penerimaan beserta kuantitas kain yang diterima. Selanjutnya catatan tersebut diinput pada Tabel Rencana dan Realisasi Permintaan Grey, hasilnya untuk mengetahui jumlah grey yang sudah diterima dan yang terlambat (Pending Grey). Apabila terjadi pending grey maka bagian Planing Product Control (PPC) membuat Surat Komunikasi Pengunduran Delivery yang ditujukan kepada bagian Marketing.

B. Saran 1. Pada penginputan dokumen penerimaan grey ke Chimera seringkali terjadi Nomor Order Produksi (OP) belum diinput oleh bagian Marketing yang disebabkan adanya gangguan server. Untuk itu perlu adanya ketelitian kerja dengan cara meningkatkan kinerja server yang digunakan sehingga Nomor Order Produksi (OP) benar-benar telah diinput secara menyeluruh oleh yang berwenang yaitu bagian Marketing. 2. Pada saat mati listrik, daya yang dihasilkan oleh genset hanya mencukupi untuk mesin-mesin produksi saja sehingga pekerjaan yang berhubungan dengan penggunaan komputer harus ditunda dulu hingga listrik normal kembali. Untuk itu perlu ditambah genset sehingga daya yang dihasilkan mencukupi semua aktivitas perusahaan apabila terjadi mati listrik.

66

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN. A. Hasil Pengamatan

Recommend Documents