BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
Seperti yang telah diketahui, bahwa PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang Asuransi jiwa. Dalam perusahaan Asuransi jiwa, beberapa kegiatan yang sering dilakukan anatara lain pencetakan polis, pembayaran premi maupun penanganan klaim. Salah satu jenis klaim di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta adalah klaim ekspirasi atau klaim Jatuh tempo. Proses klaim dilakukan oleh bagian pertanggungan secara manual dan aplikasi komputer. Proses klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta adalah sebagai berikut: a. Secara Manual Proses secara manual adalah proses yang dilakukan tanpa bantuan komputer atau sistem lainnya melainkan menggunakan sumber daya manusia dengan bantuan pensil dan sejenisnya. Proses secara manual yang dilakukan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta adalah ketika mengoreksi persyaratan yang dikumpulkan oleh pemegang polis dengan menggunakan pensil untuk memberi tanda ceklis untuk dokumen yang lengkap dan melingkari untuk dokumen yang salah, sedangkan untuk proses selanjutnya menggunakan aplikasi komputer. b. Secara aplikasi komputer Proses
secara
aplikasi
komputer
meliputi:
meng-input
data,
memprosesnya pada bagian pertanggungan dan menghasilkan output. Proses ini membutuhkan sebuah sistem untuk menunjang kelancaran proses klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. Untuk itu, kantor pusat mendesain sebuah aplikasi komputer JL-Indo dan GL-indo yang dapat digunakan semua kantor cabang, kantor wilayah maupun kantor pusat untuk proses penyelesaian klaim ekspirasi. Aplikasi JL-Indo digunakan
43
44
untuk polis perseorangan (PP) sedangkan GL-Indo digunakan untuk polis kumpulan (PK). Aplikasi JL-Indo di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta bertujuan unuk menghasilkan ouput nota desisi sebagai surat keputusan bayar yang digunakan untuk mencetak SIP (Surat ijin pembayaran) manfaat asuransi. Pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi dapat selesai tepat, cepat dan efisien sehingga kepuasan konsumen terhadap pelayaan PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta meningkat. Pernyataan tersebut juga didukung pendapat kasi pertanggungan Bapak Rodiq Rovian pada wawancara tanggal 8 April 2016 sebagai berikut : “Proses klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta dilakukan secara manual dan sistem komputer. Sistem manual dilakukan pada saat mengoreksi persyaratan yang dikumpulkan oleh pemegang polis seperti pengecekkan formulir pengajuan klaim yang terdapat banyak poin yang harus diisi. Pengoreksian formulir ini menggunakan pensil dengan cara melingkari bagian yang salah dan memberikan tanda cek list untuk yang benar. Sedangkan langkah selanjunya dilakukan secara aplikasi komputer dengan menggunakan aplikasi JL-Indo. Dengan aplikasi JL-Indo dapat mempercepat proses penyelesaian klaim ekspirasi, selain itu juga dapat meminimalisir kesalahan karena nominal uang klaim akan secara otomatis muncul. Proses secara manual dan secara aplikasi komputer dilakukan oleh bagian peranggungan“. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, prosedur pengajuan klaim ekspirasi adalah sebagai berikut :
45
Gambar 4.1 Prosedur Pengajuan klaim ekspirasi
Datang ke kantor
Jiwasraya
Pengisian Formulir dan pengupulan berkas persyaratan
Proses pengajuan Klaim
Transfer manfaat ke rekening pemegng polis Sumber: PP klaim PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Penjelasan prosedur pengajuan klaim ekspirasi di PT Asuransi Jiwsraya (Persero) cabang Surakarta : 1. Tertanggung/ pemegang polis datang langsung ke kantor asuransi terdekat. Semua klaim termasuk klaim ekspirasi dapat diproses disemua kantor Asuransi Jiwasraya (Persero) diseluruh Indonesia, karena pengarsipan polis telah dilakukan secara online melalui aplikasi SAE (Sistem Arsip Elektronik) sehingga. Namun, untuk pengajuan di luar kantor cabang asal, harus membuat nota pengajuan jatuh tempo ke kantor cabang asal. 2. Pengisian formulir oleh tertanggung, kemudian mengumpulkan syarat-syarat klaim ekspirasi berupa polis asli, fotokopi KTP, dan bukti pembayaran premi terakhir.
46
3. Setelah itu, akan diproses pada bagian pertanggungan menggunakan aplikasi JL-Indo jika Polis Perseorangan (PP). 4. Setelah proses klaim selesai, manfaat asuransi/ uang klaim ditransfer atau dibayarkan Cash kepada pemegang polis. Menurut pegawai seksi pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta, Ibu Izzatun Nisa mengenai proses pengajuan klaim ekspirasi adalah sebagai berikut : “Proses pengajuan klaim ekspirasi sangat mudah, dapat diselesaikan dalam beberapa jam saja jika syarat dan ketentuan sudah dilengkapi, atau paling lambat 8 hari kerja karena sekarang sudah menggunakan sistem digital. Pihak tertanggung hanya datang ke kantor asuransi Jiwasraya cabang terdekat dan melengkapi persyaratan kemudian akan di proses menggunakan aplikasi JL-Indo/ GL-indo sesuai dengan jenis polisnya” (wawancara, 12 Februari 2016) A. Komponen-komponen
sistem
informasi
dalam
pengajuan
dan
pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Berdasarkan hasil pengamatan penulis di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta pada bagian pertanggungan yang mempunyai tugas utama antara lain :
Melaksanakan pembayaran klaim ekspirasi, klaim penebusan, klaim tahapan, klaim berkala, klaim anuitas dan penggadaian.
Melakukan supervisi penerbitan polis dan berita keputusan dari aplikasi (Surat Asuransi Jiwa) yang masuk.
Membuat laporan biaya asuransi, laporan perkembangan portofolio dan perkembangan laporan ISO.
Membantu agen dalam hal permintaan tarif, memberikan perhitungan premi dan penutupan polis.
Memberikan informasi kepada pemegang polis apabila ada pertanyaan.
Pemeliharaan portofolio seperti: penghidupan polis, permintaan duplikat polis, perubahan status polispada maser dan koreksi polis.
Melakukan korespondensi (pembuatan nota-nota dan surat menyurat).
Pencetakan berita keputusan untuk membantu operasional agen.
47
Dari ke delapan tugas pokok seksi pertanggungan, yang akan dibahas oleh penulis adalah melaksanakan proses klaim. Di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta terdapat beberapa jenis klaim diantaranya adalah klaim tebus, klaim tahapan, klaim anuitas/ beasiswa, klaim meninggal dunia, klaim gadai dan klaim ekspirasi/ jatuh tempo. Dalam laporan tugas akhir ini, penulis akan membahas mengenai pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi/ klaim jatuh tempo khususnya mengenai sistem informasinya yaitu apikasi JL-Indo. Sistem informasi pengajuan dan pembayaran klaim merupakan hal yang penting untuk menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta khususnya pada bagian pertanggungan untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para nasabah dalam proses klaim. Sistem pengajuan dan pembayaran klaim merupakan prosedur atau rangkaian menginput data dari nasabah, kemudian memprosesnya sehingga mengeluarkan output dengan teknologi. Proses penanganan klaim ekspirasi dengan sistem aplikasi JL-indo, hanya bisa dilakukan oleh pegawai PT. Asuransi Jiwasraya (Persero). Karena dalam menu awal terdapat User ID dan password. User ID diisi nama pegawai dan Pasword diisi pasword yang hanya pegawai tersebut yang mengetahuinya. Karena setiap pegawai mempunyai pasword yang berbedabeda. Pengaplikasian JL-indo untuk penanganan klaim dimulai dari data yang merupakan bahan mentah yang diperoleh dari dokumen BAP (bendel arsip polis). Kemudian data tersebut diproses dan mengeluarkan output nota desisi yaitu surat keputusan bayar yang isinya jumlah uang yang dibayarkan ke tertanggung/ pemegang polis. Tugas aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi adalah melakukan pengolahan data mengenai hal-hal yang berkaitan dengan klaim ekspirasi. Menurut Jogiyanto (2005: 43-52), untuk melakukan pengolahan data tersebut, maka diperlukan komponen-komponen didalamnya, yaitu komponen input, komponen database, komponen process, komponen output serta komponen pendukung lainnya yaitu komponen
48
teknologi dan komponen kontrol. Disini, penulis akan menjelaskan lebih jelas mengenai komponen-komponen aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta : 1. Komponen Input Proses Input diawali dengan menyusun berkas-berkas persyaratan yang telah dikumpulkan oleh pemegang polis. Penyusunan berkas persyaratan ini dimaksudkan agar mempermudah proses penginputan data. Data yang diinput berupa nomer polis, jenis klaim, dan tanggal pengajuan klaim yang terdapat pada dokumen formulir pengajuan klaim. Adapun berkas persyaratan klaim ekspirasi sebagaimana yang tercantum dalam Syarat-syarat Umum Polis Asuransi Jiwa Perorarngan (SUP) pasal 18 ayat (2) huruf a adal;ah sebagai berikut :
Fotokopi tanda bukti diri dari pemegang polis
Polis asli yang bersangkutan;
Bukti pembayaran premi terakhir yang sah (premi lunas) Urutan Penyusunan berkas persyaratan tersebut adalah lembar
pertama yaitu formulir pengajuan klaim yang ditulis oleh pemegang polis, lembar kedua adalah bukti pembayaran premi terakhir, ketiga fotokopi KTP, dan lembar keempat adalah polis asli Pengumpulan berkas persyaratan klaim ekspirasi maksimal adalah 3 tahun sejak tanggal ekspirasi/ jatuh tempo. Setelah itu maka pengajuan klaim ekspirasi akan ditolak oleh pihak penanggung (perusahaan asuransi). Misalnya apabila jatuh tempo sebuah polis asuransi adalah bulan Maret 2016, maka berkas persyaratan klaim ekspirasi dikumpulkan sebelum bulan Maret 2019. Hambatan yang sering terjadi adalah dalam pengumpulan polis asli. Ini disebabkan karena masa kontrak asuransi jiwa adalah jangka panjang bisa sampai 20 tahun bahkan lebih sehingga menyebabkan polis asli hilang. Ini bisa ditanggulangi dengan duplikat polis. Duplikat polis adalah pembuatan polis baru dikarenakan polis asli telah hilang. Proses pembuatan polis duplikat memerlukan waktu yang cukup lama hingga 3
49
bulan bahkan lebih. Karena prosesnya tidak hanya dikantor cabang dan kantor wilayah tapi langsung dari kantor pusat. Apabila polis duplikat telah jadi, maka polis asli tidak berlaku. Kesempatan membuat polis duplikat hanya 3 kali saja. Biaya pembuatan polis duplikat pertama adalah Rp. 50.000, kedua Rp. 100.000 dan yang ketiga Rp. 150.000. jika berkas persyaratan belum lengkap dan salah maka berkas akan dikembalikan lagi kepada pemegang polis untuk dilengkapi. Dan jika masih ada hambatan-hambatan yang penulis sebutkan diatas maka klaim tidak dapat diproses lebih lanjut. Pemberitahuan dilakukan melalui telepon atau sms pribadi. Pernyataan tersebut didukung oleh pendapat kasi pertanggungan bapak Rodiq Rovian (wawancara 8 April 2016) : “Syarat pengajuan klaim ekspirasi sangat simpel dibandingkan dengan syarat klaim lainnya seperti klaim meninggal dunia, yaitu hanya mengumpulkan polis asli, fotokopi KTP, pembayaran premi terakhir dan formulir pengajuan klaim. Semua persyaratan tersebut harus dikumpulkan oleh pemegang polis maksimal Setelah berkas persyaratan 3 tahun sejak tanggal ekspirasi. Umumnya, hambaan yang paling sering terjadi adalah pengumpulan polis asli dikarenakan hilang. Kendala ini bisa diatasi dengan membuat polis duplika sebagai penggani polis baru. Untuk persyaratan yang belum lengkap atau salah maka akan diberitahukan kepada pemegang polis melalui telepon pribadi atau sms“. Berkas persyaratan yang telah lengkap kemudian digandakan oleh staff pertanggungan. Penggandaan tersebut antara lain : a. Formulir pengajuan klaim : digandakan menjadi dua untuk bagian pertanggungan dan bagian keuangan b. Polis asli : digandakan menjadi dua, polisasli untuk bagian pertanggungan dan fotokopi unuk bagian keuangan c. Fotokopi KTP
:
digandakan menjadi
dua untuk
bagian
pertanggungan dan bagian keuangan d. Bukti pembayaran premi terakhir : digandakan menjadi dua, bukti pembayaran asli untuk bagian keuangan dan fotokopi untuk bagian peratanggungan.
50
2. Komponen Basis Data/ Data Base Data-data yang disimpan dalam bentuk basis data adalah data permohonan klaim ekspirasi yang masuk pada bagian pertanggungan. Aplikasi JL-Indo memiliki database terpusat (centralized database), jadi data seluruh kantor cabang PT. Asuransi Jiwasraya tersimpan dalam satu database dengan server data center yang berada di kantor pusat. Sehingga semua data yang masuk bisa terbaca di seluruh kantor Asuransi Jiwasraya seluruh Indonesia. Basis data berfungsi untuk menyimpan data-data dari input data yang kemudian disimpan, setelah masuk langsung diproses dalam bank data. Sehingga
apabila
sewaktu-waktu
dibutuhkan,
dapat
dicari
menggunakan aplikasi JL-Indo. Aplikasi JL-Indo memiliki menu “Bank Data” yang akan membantu “menyembunyikan” data-data mengenai nasabah yang biasanya hanya tersimpan di komputer dan arsip di gudang. Selain itu, dengan aplikasi JL-Indo juga dapat mempermudah dalam pencarian data apabila dibutuhkan mendadak dari pada harus mencari digudang atau dikomputer yang membutuhkan waktu lebih lama. 3. Komponen Process Setelah melakukan input data makaproes selanjutnya adalah process/ proses. Proses merupakan prosedur kerja. Berikut adalah prosedur kerja dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta :
51
Gambar 4.2 Alur proses pengurusan klaim ekspirasi Mengagendakan berkas masuk
Pengecekan berkas persyaratan
Entri data
Pencetakan nota desisi Sumber: PP Klaim Ekspirasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta a. Mengagendakan berkas yang masuk Setelah menerima berkas persyaratan dari nasabah dan telah lengkap maka dilakukan agenda ke dalam log book. Log book adalah
buku persyaratan yang berisi masalah-masalah yang
membutuhkan tindak lanjut (follow up).
52
Gambar 4.3 Tampilan log book
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta b. Pengecekan berkas persyaratan Melakukan
pengecekkan
berkas
persyaratan
yang
dikumpulkan oleh narasumber. Pengecekkan berkas persyaratan dilakukan oleh bagian pertanggungan secara manual dan seara sisem kompuer. Secara manual menggunakan pensil dan secara sistem komputer menggunakan
aplikasi JL-Indo dengan menu
manajemen informasi. Didalam menu
ini, pegawai dapat
melakukan pengecekkan kebenaran pengajuan klaim ekspirasi tersebut. Bila ada kesalahan atau kecurangan dari pemegang polis, maka klaim ekspirasi bisa ditolak oleh pihak penanggung. Hal ini dikarenakan semua berkas di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta
telah diarsipkan secara online. Pernyatan ini
53
didukung dengan pendapat seksi pertanggungan bapak Rodiq Rovian pada wawancara 8 April 2016 sebagai berikut : “proses yang paling lama dalam proses klaim ekspirasi adalah tahap pengecekkan, dimana bagian pertanggungan harus mengecek secara manual dan secara sistem komputer menggunakan aplikasi JL-Indo. Semua berkas pemegang polis telah diarsipkan secara online dilengkapi dengan barcode. Dulu pernah terjadi penipuan dengan memalsukan barcode, namun berkat pengarsipan secara online yang dilengkapi dengan barcode, kecurangan tersebut ketahuan setelah di cek dengan alat barcode data tidak muncul dan akhirnya permohonan klaim ditolak”. c. Entri data Entri data dilakukan melalui aplikasi JL-Indo dengan server Jiwasraya pusat (Jakarta). Entri data dilakukan oleh bagian pertanggungan. Langkah-langkah dalam meng-entridata adalah sebagai berikut : -
Langkah pertama adalah membuka aplikasi JL-Indo dengan alamat http://192.168.2.25/jiwasraya
-
Selanjutnya akan muncul tampilan awal, kemudian log in menggunakan user ID dan pasword. Gambar 4.4 Tampilan awal aplikasi JL-indo
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta
54
-
Setelah log in, maka akan muncul menu utama aplikasi JLIndo, aplikasi JL-indo memiliki beberapa menu diantaranya adalah sebagai berikut : Gambar 4.5 Tampilan menu aplikasi JL-Indo
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Gambar 4.5 diatas merupakan menu–menu yang terdapat di dalam aplikasi JL-Indo bagian pertanggungan. Masing-masing menu diatas, mempunya fungsi yang berbeda, berikut adalah fungsinya :
Bank data : meng-entri data nasabah
Asuransi perjalanan : (belum di operasikan)
All New Unit Link : untuk proses entri JL-4 (JS pro mapan dan JS pro idaman)
Pemeliharaan polis : untuk membuat polis duplikat dan pengajuan klaim.
Pertanggungan baru : untuk membuat polis baru
Manajemen informasi : untuk melakukan pengecekan polis.
JL-Indo Roadmap : (belum di operasikan)
55
Sistem utilitas : untuk mengubah user ID dan pasword oleh pegawai PT. Asuransi Jiwasraya. Menurut pegawai seksi pertanggungan di PT. Asuransi
Jiwasraya Surakarta, Ibu Izzatun Nisa mengenai proses pengajuan klaim ekspirasi adalah sebagai berikut : “Dalam pengajuan klaim menggunakan aplikasi JL-Indo sanagatlah mudah dan cepat, karena sudah menggunakan sistem digital. Namun, perlu diketahui dalam menjalankan aplikasi JL-indo harus memiliki pengetahuan dulu mengenai menu di JL-indo, karena aplikasi JL-indo tidak hanya digunakan untuk proses klaim saja. Dalam proses klaim juga berbeda-beda tergantung jenis klaimnya, jadi beda jenis klaim beda menunya “ (wawancara 12 Febuari 2016) -
Untuk melakukan proses klaim maka dipilih menu pemeliharaan polis, sesuai dengan fungsi yang telah dijelaskan diatas. Menu pemeliharaan polis adalah menu yang disediakan untuk melakukan pemeliharaan polis diantaranya adalah proses pengajuan klaim dan pemeliharaan lainnya seperti pembuatan polis duplikat. Berikut adalah menu yang terdapat didalam menu pemeliharaan polis:
56
Gambar 4.6 Menu-menu pemeliharaan polis
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Untuk proses klaim, maka dipilih menu klaim asuransi yang didalamnya terdapat :
pengajuan klaim untuk melakukan proses klaim
status proses klaim untuk mengecek apakah proses klaim telah dilakukan atau belum dilakukan.
Pengajuan klaim tahapan astha plus kolektif untuk pengajuan klaim
khusus tahapan produk astha plus
kolektif.
Pengajuan klaim JS extra income kolektif untuk pengajuan klaim khusus produk JS ektra income kolektif
Pengajuan klaim anuitas kolektif untuk pengajuan klaim khusus produk anuitas kolektif.
57
Status proses klaim anuitas kolektif digunakan untuk pengecekan status klaim khusus produk anuitas kolektif. Dari keenam menu tersebut, untuk melakukan proses klaim ekspirasi/ jatuh tempo maka dipilih menu pengajuan klaim. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut : Gambar 4.7 form pengajuan klaim ekspirasi
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Gambar 4.7 diatas merupakan gambar form klaim ekspirasi untuk melakukan input nomer polis, jenis klaim dan tanggal pengajuan klaim ekspirasi. Langkah-langkah dalam input data adalah sebagai berikut :
Klaim diajukan : pada kolom ini, diisi jenis klaim yang diajukan yaitu klaim ekspirasi/ jatuh tempo.
Tanggal pengajuan : pada kolom ini, diisi tanggal pengajuan klaim ekspirasi yang diajukan oleh nasabah, contohnya tanggal 29 Januari 2016.
Nomor polis : pada kolom ini, diisi nomor polis yang tertera dalam polis asli, contohnya PC-000903052.
58
Setelah ketiga kategori tersebut diisi maka secara otomatis kategori yang lain akan muncul karena arsip polis telah diarsipkan secara digital melalui aplikasi SAE (sistem arsip polis). Namun, apabila ketiga kategori tersebut telah diisi dan kategori yang lain tidak muncul secara otomatis, maka klaim ekspirasi sudah pernah dilakukan sebelumnya. Jadi, dengan aplikasi JLindo ini, klaim tidak dapat dilakukan lebih dari 1 kali sehingga meminimalkan kecurangan pegawai/ pihak pemegang polis.
Apabila semua kolom telah terisi, maka klik tombol cek polis dan akan muncul tampilan daftar polis, sebagai berikut : Gambar 4.8 Tampilan dafar polis
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta d. Mencetak nota desisi Setelah serangkaian input data dilakukan, dan tidak ada kesalahan maka dilakukan pencetakan nota desisi. Nota desisi
59
adalah surat keputusan bayar yang isinya jumlah uang yang dibayarkan ke tertanggung/ pemegang polis. 4. Komponen Output/ keluaran Setelah dilakukan serangkaian process pengolahan informasi, tahap selanjunya adalaha tahap keluaran/ output. Adapun output dalam sistem informasi pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi ini adalah berupa nota desisi. Gambar 4.9 Tampilan Nota Desisi
Sumber: PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Gambar 4.9 diatas adalah bentuk dari nota desisi. Setelah dicetak, nota desisi kemudian diserahkan kepada kepala kantor cabang (bapak Slamet) untuk ditandatangani. Apabila nominal yang harus dibayarkan
60
kurang dari Rp. 10.000.000 maka dapat langsung dibayarkan oleh kantor cabang melalui transfer ke rekening pemegang polis atau dibayar cash. Namun, apabila nominal yang harus dibayarkan lebih besar dari Rp. 10.000.000 maka harus meminta perijinan dari kantor wilayah. Setelah Nota desisi ditandatangani oleh kepala kantor cabang Surakrta, nota desisi digandakan menjadi dua. Nota desisi asli untuk pegawai administrasi dan fotokopi nota desisi untukbagian pertanggungan sebagai arsip. Selanjutnya nota desisi asli akan diproses oleh pegawai administrasi keuangan dan umum untuk mencetak SIP. SIP adalah surat ijin pembayaran yang digunakan kasir keuangan untuk mencairkan dana guna diberikan ke tertanggung/ pemegang polis. Sebelum dana dicairkan oleh bagian kasir keuangan, SIP terlebih dahulu di cek kebenarannya oleh bagian kasi keuangan. Salah satu yang harus di cek biasanya adalah nominal uang dalam bentuk dolar yang harus diubah dahulu dalam bentuk rupiah. Setelah dicek dan dinyatakan benar maka SIP diserahkan kepada kepala kantor cabang untuk ditandatangani. Kemudian diserahkan kepada kasir keuangan untuk mencairkan dana manfaat asuransi. Manfaat asuransi dapat dibayarkan dengan cara tunai atau transfer. Apabila tunai, maka SIP digandakan menjadi 3 yaitu untuk pemegang polis, bagian pertanggungan, dan bagian keuangan. Sedangkan apabila dibayarkan melalui transfer, SIP digandakan menjadi 2 yaitu untuk bagian pertanggungan dan bagian keuangan. Pernyataan tersebut didukung oleh pendapat pegawai administrasi keuangan bapak Arif Iswanto (wawancara 8 April 2016) : “Dari SIP yang saya proses kemuadian dicek terlebih dahulu oleh bagian kasi keuangan biasanya adalah nominal dalam bentuk dolar karenaharus di ubah dalam bentuk rupiah terlebih dahulu. Setelah SIP dicek oleh kasi keuangan dan benar kemudian diserahkan kepada kasir keuangan untuk pencairan dana manfaat asuransi. Manfaat asuransi tersebut bisa dibayarkan dengan dua cara yaitu tunai dan transfer.apabila dibayarkan tunai maka SIP digandakan menjadi 3 yaitu untuk bagian pertanggungan, keuangan, dan pemegang polis. Sedangkan apabila dibayarkan melalui transfer, SIP digandakan menjadi 2yaitu untuk bagian pertanggungan dan keuangan.”
61
5. Komponen Teknologi Teknologi merupkan salah satu komponen penunjang yang penting dalam sistem informasi pengurusan klaim ekspirasi,tanpa adanya teknologi yang mendukung maka sistem informasi tidak akan menghasilkan informasi yang tepat waktunya. Dalam sistem informasi terdapat beberapa komponen teknologi yaitu : a. Perangkat keras Penggunaan komputer sebagai media didalam menjalankan sistem informasi mutlak diperlukan karena adanya komputer tersebut telah menempatkan komputer sebagai pengolah data didalam kedudukan yang sangat penting. Pada bagian pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta dalam melakukan proses klaim ekspirasi telah memadai, seperti yang dikemukakan oleh bapak Rodiq Rovian sebagai kasi pertanggungan (wawancara, 8 April 2016) : “ Pada bagian pertanggungan teknologi yang digunakan sudah cukup memadai yaitu terdapat 2 komputer pentium 4, memory RAM, 2 printer, dan 2 dotmatrix”. Dari wawancara tersebut maka dapat diuraikan bahwa perangkat keras (hardware) yaitu komputer sebagai sub-sistem dari sistem komputer juga memunyai komponen yaitu:
Komponen alat masukan, terdiri dari dua mouse, dua keyboard, dan dua unit komputer.
Komponen alat proses, terdiri dari dua CPU, prosessor pentium 4, dan memori RAM.
Komponen alat keluaran yang digunakan berbentuk hardcopy (kertas dengan menggunakan media printer dan dotmatrixs yang digunakan secara bersama sama dan berbentuk softcopy (file/ flashdisk)
62
b. Perangkat lunak Aplikasi yang digunakan dalam pengurusan klaim ekspirasi adalah aplikasi JL-Indo dengan server utama kantor pusat, pihak PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang surakarta sebagai kantor cabang hanya bertugas mengentri data yang selanjutnya akan diproses kantor pusat. c. Teknisi/ sumber daya manusia Teknisi/
sumber
daya
manusia
adalah
pihak
yang
mengoperasikan aplikasi JL-Indo dalam pemprosesan klaim ekspirasi. Terdapat dua orang teknisi yang bertugas dalam pemprosesan klaim ekspirasi. Kedua teknisi tersebut sebagai berikut:
Bapak Rodiq Rovian A (Kasi pertangungan)
Ibu Izatun Nisa (Pegawai Administrasi Pertanggungan)
d. Teknologi sistem telekomunikasi/ jaringan Dibutuhkan jaringan komputer untuk mendukung proses entri data, dalam proses tersebut harus disambungkan dengan jaringan LAN. Tujuan pemasangan jaringan LAN adalah media komunikasi dalam pengolahan data. Tanpa adanya jaringan LAN, aplikasi JL-Indo tidak bisa digunakan walaupun terdapat wifi. Pernyataan tersebut didukung oleh pendapat pegawai administrasi operasional dan penjualan bapak Rachmad Santoso (wawancara 8 April 2016) : “Aplikasi JL-Indo hanya bisa digunakan apabila menggunakan jaringan LAN, walaupun ada wifi namun tidak ada jaringan LAN aplikasi JL-Indo tidak bisa digunakan”. 6. Komponen Kontrol Komponen kontrol meliputi kontrol ketepatan, kontrol keamanan dan kontrol privasi. Ketiga komponen tersebut telah diterapkan pada bagian pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta. Sebelum data di input, dilakukan prosedur kontrol. Hal ini dilakukan untuk menjamin data yang masuk ke dalam sistem adalah data
63
yang benar. Berikut adalah penjelasan mengenai komponen kontrol sebagai berikut : a. Kontrol ketepatan Kontrol ketepatan dilakukan untuk memastikan data yang masuk ke dalam sistem adalah data yang benar dan akurat. Kontrol ketepatan dilakukan secara manual oleh pegawai seksi pertanggungan menggunakan pensil mulai dari proses input data sampai output data. b. Kontrol keamanan Kontol keamanan dimaksudkan untuk menjaga keakuratan data dan menghindari terjadinya kerusakan. Jadi data yang masuk di bagian pertanggungan PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta diproses dan disimpan ke dalam komputer server dalam bentuk softfile, dan mengarsipkan data ke dalam rak arsip dalam bentuk hardfile. Ini dilakukan untuk menghindari adanya kerusakan pada database atau hilangnya arsip. c. Kontrol Privasi Kontrol privasi dilakukan dengan menggunakan sistem management user yang mengharuskan akses penggunaan sesuai dengan level dan kewenangannya dengan cara menggunakan User ID dan Pasword. Dengan kontrol sistem management user ini akuntabilitas data lebih dapat dijalankan, karena untuk mengakses dan merubah data hanya bisa dilakukan oleh mereka yang memiliki wewenang.
Kontrol
privasi
ini
penting
untuk
menghindari
penyalahgunaan data pribadi nasabah. B. Kelebihan aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Dengan menggunakan Aplikasi JL-Indo, proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi menjadi lebih mudah, cepat dan tepat. Ini disebabkan karena Aplikasi JL-Indo memiliki beberapa kelebihan, antara lain :
64
1. Aplikasi JL-Indo merupakan sistem online, jadi data yang diinput dapat terbaca di semua kantor PT. Asuransi Jiwasrya. 2. Menggunakan jaringan LAN sehingga meminimalisir kendala dalam mengakses yang dikarenakan sinyal. 3. Bekerja secara otomatis, maksudnya Aplikasi JL-Indo, hanya bisa melakukan klaim ekspirasi sebanyak 1 kali dalam nomer polis yang sama. Sehingga tidak bisa terjadi kecurangan oleh pihak pegawai atau pemegang polis. 4. Proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi dapat dilakukan lebih cepat, tepat dan akurat, karena dilakukan secara digital dimana semua data yang diperlukan sudah terdapat pada aplikasi tersebut dan jumlah pembayaran klaim juga bisa secara otomatis muncul dengan perhitungan rumus yang ditetapkan. C. Kelemahan Aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta Menurut pegawai seksi pertanggungan di PT. Asuransi Jiwasraya Surakarta, Ibu Izzatun Nisa tentang aplikasi JL-Indo dalam proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi adalah sebagai berikut: “Penggunaan apliksii JL-Indo dalam proses pengajuan klaim ekspirasi sudah cukup membantu, namun untuk menggunakan aplikasi JLIndo harus memiliki pengetahuan terlebih dahulu mengenai menu-menu dan fungsinya, karena sistem JL-Indo tidak hanya digunakan untuk pengajuan klaim saja. Kesulitan yang lain adalah masalah jaringan, Aplikasi JL-Indo masih sering terjadi eror ketika digunakan dan biasanya karena koneksi. Sedangkan untuk keseluruhannya, aplikasi JL-Indo sudah cukup membantu dalam proses pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi” (wawancara, 12 Februari 2016).
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengolahan data dan analisis yang telah penulis uraikan pada bab sebelumnya mengenai Sistem Informasi Aplikasi JLIndo dalam Pengajuan dan Pembayaran Klaim Ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta, maka penulis dapat menarik beberapa kesimpulan, bahwa sistem informasi Aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta terdiri dari 6 komponen, yaitu: 1. Komponen Input Syarat-syarat yang harus dipenuhi pemegang polis untuk pengajuan klaim ekspirasi adalah mengumpulkan fotokopi KTP, Polis Asli, bukti pembayaran premi terakhir dan pengisian formulir pengajuan klaim. Dalam proses permohonan klaim ekspirasitidak terjadi kesulitan bagi pegawai bagian pertanggungan, namun yang menjadi hambatannya adalah pengumpulan berkas oleh pemegang polis yang berlarut-larut sehingga menghambat proses penanganan klaim ekspirasi. 2. Komponen Basis data/ database Basis data berfungsi untuk menyimpan data-data dari input data yang kemudian disimpan, setelah masuk langsung diproses dalam bank data. Basis data (database) aplikasi JL-Indo memiliki basis data terpusat (centralized database) sehingga memudahkan pegawai dalam mencari data mengenai nasabah Asuransi Jiwasraya diseluruh Indonesia. Oleh karena itu, pengajuan klaim dapat di lakukan di semua kantor Asuransi Jiwasraya. Dengan
adanya basis
memudahkan pencarian apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
65
data juga
66
3. Komponen Process Setelah berkas persyaratan dilengkapi oleh pemegang polis, maka langkah selanjutnya adalah proses. Langkah pertama yang dilakukan adalah dengan pengecekan kebenaran berkas persyaratan. Apabila berkas persyaratan dianggap benar maka akan diproses lebih lanjut menggunakan aplikasi JL-Indo. Dalam pengecekan berkas pesyaratan, dilakukan secara manual dan secara sistem komputer. Oleh karena itu, pengecekkan berkas persyaratan membutuhkan waktu yang lebih lama dan ketelitian. 4. KomponenOutput Hasil keluaran/output dari serangkaian proses yang dilakukan oleh pegawai seksi pertanggungan dengan aplikasi JL-Indo adalah nota desisi. Nota desisi merupakan surat keputusan bayar yang digunakan untuk mencetak SIP (Surat Ijin Pembayaran) pada bagian keuangan. Setelah Nota desisi dicetak maka SIP bisa dicetak oleh bagian keuangan, namun sebelum nota desisi diberikan kepada bagian keuangan, nota desisi diserahkan terlebih dahulu kepada kepala kantor cabang PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta untuk di tandatangani.
Apabila nominal yang harus dibayarkan kurang dari
Rp. 10.000.000 maka dapat langsung dibayarkan oleh kantor cabang melalui transfer ke rekening pemegang polis atau dibayar cash. Namun, apabila nominal yang harus dibayarkan lebih besar dari Rp. 10.000.000 maka harus meminta perijinan dari kantor wilayah. 5. Komponen Teknologi Komponen teknologi merupakan komponen penunjang yang penting. Karena tanpa adanya komponen teknologi aplikasi JL-Indo tidak bisa digunakan. Komponen teknologi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta telah memadai dan menunjang proses klaim ekspirasi. Namun hambatannya adalah pada teknisi atau sumber daya manusia yang hanya memiliki 2 sumber daya manusia saja sedangkan memiliki tugas yang banyak salah satunya adalah
67
melaksanakan pembayaran klaim ekspirasi dengan rangkaian proses yang panjang dan membutuhkan keelitian. 6. Komponen Kontrol Komponen
kontrol
meliputi
kontrol
ketepatan,
kontrol
keamanan dan kontrol privasi. Ketiga komponen tersebut telah diterapkan pada bagian pertanggungan dalam proses klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta, sehingga dalam proses pembayaran klaim ekspirasi prosesnya sudah berjalan dengan lancar dan aman. Jadi, sistem informasi Aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta adalah serangkaian dari beberapa komponen yang dapat menerima masukan data (input) dan instruksi, mengolah data kemudian menghasilkan sebuah output yang dapat bermanfaat bagi penggunanya dengan didukung komponen teknologi, basis data dan komponen kontrol. Dengan adanya aplikasi JL-Indo, pengajuan klaim ekspirasi oleh pemegang polis dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat karena diolah secara canggih dengan aplikasi komputer sehingga informasi sebagai output bisa menjadi informasi yang akurat. B. Saran Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan, pada kegiatan Sistem Informasi Aplikasi JL-Indo dalam Pengajuan dan Pembayaran Klaim Ekspirasi di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta sudah berjalan dengan baik. Tetapi masih ada permasalahan yaitu jumlah tenaga kerja/ SDM yang mampu menggunakan aplikasi JL-Indo dalam pengajuan dan pembayaran klaim Ekspirasi. Maka pada kesempatan ini, penulis ingin memberikan saran yang berkaitan dengan masalah tersebut yaitu: 1.
Sebaiknya tugas pegawai di bagian pertanggungan sebagian dilimpahkan ke bagian lain, yang diharapkan agar proses
68
pengajuan dan pembayaran klaim tidak terkendala dengan tugas lainnya. Termasuk pembayaran klaim ekspirasi bisa dilakukan dengan cepat dan tepat sehingga menambah kepercayaan masyarakat terhadap PT. Asuransi Jiwasraya (persero) cabang Surakarta. Sehingga tidak diperlukanuntuk menambah tenaga kerja lagi guna mengisi kekurangan sumber daya manusia di bagian Pertanggungan dan dapat meminimalisir pengeluaran biaya untuk memberikan gaji kepada pegawai baru. 2. Sebaiknya Aplikasi JL-Indo tidak hanya digunakan oleh pegawai PT.
AsuransiJiwasraya
(Persero)
saja,
melainkan
bias
iaplikasikan oleh Pemegang Polis sehingga apabila ingin mengajukan klaim Ekspirasi tidak perlu dating kekantor, yang diharapkan dapat meningkatkan pelayanan terhadap nasabah sehingga PT. Asuransi Jiwasraya menjadi perusahaan Asuransi Jiwa yang terdepan. 3. Untuk pemegang polis agar selalu menyimpan Polis asli dengan baik agar polis asli tidak hilang sehingga mempermudah dalam pengajuan klaim Ekspirasi.
