BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
Pengadaan progam pensiun bertujuan untuk memberikan jaminan hari tua bagi Pegawai Negeri Sipil pada saat mencapai usian pensiun. Selain itu juga bertujuan sebagai penghargaan atau jasa-jasa Pegawai Negeri Sipil yang telah memberikan pengabiannya kepada Negara. Tugas utama PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta adalah mensejahterakan Pegawai Negeri Sipil, terutama memasuki masa pensiun dengan menyelenggarakan progam pensiun yang memjamin hari tua khususnya bagi Pegawai Negeri Sipil setelah mengakhiri pengabdiannya pada Negara. Salah satu progam pensiun yang di tawarkan pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta adalah Uang Duka Wafat yaitu dana kematian yang diberikan kepada suami/istri/anak/ahli warisnya karena pensiun meninggal dunia. Tujuan dari adanya uang duka wafat adalah sebagai pengganti dana pemakaman dan sebagai dana sementara untuk menopang kehidupan keluarga yang ditinggalkan selanjutnya. Untuk mendapatkan pembayaran hak pensiun, maka peserta pensiun harus mempunyai klim yang bisa didapatkan di kantor Cabang PT. TASPEN (Persero) yang ada di wilayah kerjanya dan juga meliputi daerah domisili peserta yang bersangkutan. Berikut merupakan penjelasan bagaimana prosedur pembayaran uang duka wafat bagi pensiunan Pegawai Negeri Sipil pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta. Pelayanan pembayaran uang duka wafat dapat ditempuh dengan 2 (dua) cara yaitu :
50
1. Pembayaran Secara Langsung Pelayanan pembayaran secara langsung yaitu pembayaran yang dilakukan secara langsung peserta atau pemohon datang langsung ke Kantor PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta. Peserta atau pemohon kebanyakan memilih pembayaran secara langsung atau datang langsung ke TASPEN dikarenakan prosedurnya lebih jelas dan mudah untuk dimengerti. Berikut merupakan tahap-tahap pembayaran secara langsung : A. Pengambilan dan Pengisian Formulir Permohonan Pada tahap pertama, untuk
pembayaran yang secara langsung
pemohon atau peserta TASPEN yang akan mengurus permohonan uang duka wafat bagi pensiunan datang dan lapor ke kantor PT. TASPEN (Persero) Cabang surakarta, ketika datang pertama kali akan dilayani oleh petugas penerangan untuk memberi mengarahan serta memberikan nomor antrian kepada pemohon atau peserta TASPEN yang akan mengurus uang duka wafat. Kemudian pemohon atau peserta TASPEN akan diarahkan oleh petugas penerangan untuk mengantri pada loket lima (5) Customer Service bagian Informasi dan Formulir. Customer Service (CS) pada loket 5, yaitu petugas di bagian data peserta dan pemasaran yang bertugas memberikan informasi bagi calon pemohon/peserta TASPEN. Setelah pemohon jelas akan informasi yang disampaikan oleh Customer Service (CS), pemohon selanjutnya mengisi formulir yang telah disediakan, dalam pengisian formulir pemohon bisa dibantu oleh petugas Customer Service (CS). Sedangkan untuk pemohon yang sudah tua tidak bisa menulis dan membaca maka petugas Customer Service (CS) atau keluarga yang bersangkutan bisa membantu menuliskan formulir. Seperti yang dikemukakan oleh petugas Customer Service sebagai berikut : “Untuk pengisian formulir pemohon yang sudah tua tidak bisa menulis dan membaca maka untuk pengisian formulir kami (Customer 51
Service) bisa membantu menuliskan atau juga bisa dituliskan oleh keluarga yang bersangkutan” (Sumber : Wawancara, 5 April 2016) Pada Customer Service (CS) bagian Informasi dan formulir setelah mengisi formulir dengan benar maka peserta atau pemohon akan diberikan pengarahan mengenai persyaratan apa saja yang harus dilengkapi. Dalam pelaksanaan pembayaran uang duka wafat secara langsung dari tahap pengambilan dan pengisian formulir permohonan sampai dengan tahap uang dibayarkan kepada peserta pensiun diperkirakan membutuhkan waktu selama 45 menit penyelesaian. Apabila persyaratan dan dokumen-dokumen lainnya sudah lengkap. Mengenai hal tersebut di kemukakan oleh kepala bidang Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai berikut : “Untuk memperoleh haknya, pemohon atau peserta TASPEN harus mengisi formulir pembayaran hak yang sesuai deangan jenis kejadiannya seperti formulir pembayaran THT, pembayaran Uang Duka Wafat dll. Serta peserta atau pemohon harus melengkapi dokumen persyaratan yang diperlukan. Untuk mendapatkan formulir tersebut peserta dapat diperoleh secara gratis di kantor PT. TASPEN (Persero) setempat dalam waktu 45 menit uang sudah bisa dibayarkan kepada pemohon atau peserta TASPEN” (Sumber : Wawancara, 5 April 2016) Adapun persyaratan dan cara pelaksanaan pembayaran Uang Duka Wafat pagi pensiunan Pegawai Negeri Sipil terdapat 2 (dua) jenis Uang Duka Wafat berikut penjelasannya :
1. Uang Duka Wafat dengan hak pensiun Terusan
52
Uang duka wafat dengan hak pensiun terusan adalah seorang yang ditinggalkan baik suami/istri maka otomatis mendapatkan hak pensiun terusan selama 4 (empat) bulan berturut-turut dan pada bulan ke 5 (lima) baru mendapatkan pensiun janda/duda setelah pemohon mengajukan pensiun janda/duda. Begitu juga dengan anak yang ditinggalkan oleh pensiunan meninggal, dimana pensiunan meninggal tidak meninggalkan istri/suami melainkan meningglkan anak kandung. Ketika pensiunan meninggal dunia hanya meninggalkan anak, maka anak yang berhak mendapatkan uang duka wafat tersebut berusia maksimal 25 tahun dan masih sekolah. Berikut adalah syarat pengurusan uang duka wafat dengan hak pensiun terusan : Persyaratan Pembayaran Uang Duka Wafat dengan hak terusan: Blangko Di Berikan Oleh Pt.Taspen ( Persero ) & Difoto Copy Oleh Pemohon 1. Blangko FPP ( Formulir Permintaan Pembayaran ) Klim Selain blangko formulir permintaan pembayaran, pemohon juga harus melampirkan beberapa persyataran diantaranya : a) Fotocopy SK pensiun dan SK asli 1 (satu) lembar b) Fotocopy KARIP 1 (satu) lembar c) Fotocopy KTP pemohon (Istri/suami) dari pensiunannya 1 (satu) lembar d) Fotocopy surat kematian dilegalisir kepala desa atau lurah 1 (satu) lembar
53
e) Fotocopy surat nikah dilegalisir KUA atau catatan sipil (CAPIL) dan aslinya dibawa 1 (satu) lembar f)
Pas photo pemohon ukuran 3x4 hitam putih 4 (empat) lembar
Catatan : Pada saat pengambilan uang di kasir PT. TASPEN diharap membawa SK Pensiun asli dan KTP asli. 2. Uang Duka Wafat Punah Uang duka wafat yang diberikan kepada ahli waris ketika pensiunan meninggal dunia dan tidak meninggalkan isteri/suami dan jika meninggalkan anak, anak tersebut telah berusia lebih dari 25 tahun. Uang duka wafat punah dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu : a. Uang duka wafat punah untuk anak kandung yang usianya sudah melebihi 25 tahun berhak mendapatkan uang duka wafat + gaji pensiunan yang telah meninggal belum sempat diambil b. Uang duka wafat punah untuk bukan anak kandung hak yang didapatkan hanya uang duka wafat oleh pihak PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta.
Berikut merupakan syarat-syarat pengurusan uang duka wafat punah :
54
1. Persyaratan
Uang
Duka
Wafat
Punah
(ANAK
KANDUNG) a) Blangko
Fpp
(Formulir
Permintaan
Pembayaran) Klim b) Blanko Surat Pernyataan Tidak Mengambil / Menanda
Tangani
Pembayaran
Pensiun
(Ditanda Tangani & Dillegalisir Oleh Kantor Bayar) c) Blangko Surat Keterangan Kuasa Ahli Waris (Dilegalisir Oleh Kepala Desa / Pak Lurah) Selain ketiga blangko tersebut pemohon juga harus melampirkan beberapa persyaratan diantaranya : a. Fotocopy SK Pensiun sebanyak 1 (satu) lembar b. Fotocopy KARIP sebanyak 1 (satu) lembar c. Fotocopy KTP Pemohon (KTP Anak Kandung) sebanyak 1 (satu) lembar dan memperlihatkan KTP Asli d. Fotocopy surat kematian dilegalisir kepada desa atau lurah sebanyak 1 lembar e. Fotocopy kartu keluarga anak kandung dan kartu keluarga yang meninggal dunia sebanyak 1 (satu) lembar f. Pas photo anak kandung ukuran 3x4 hitam putih sebanyak 2 (dua) lembar. Catatan : 55
Pada saat pengambilan uang dikasir PT. TASPEN diharap membawa SK pensiun asli dan KTP asli. 2. Persyaratan Uang Duka Wafat Punah (BUKAN ANAK KANDUNG) a) Blangko Fpp (Formulir Permintaan Pembayaran) Klim b) Blanko Surat Pernyataan Tidak Mengambil / Menanda Tangani Pembayaran Pensiun (Ditanda Tangani & Dillegalisir Oleh Kantor Bayar) c) Blangko Surat Keterangan Kuasa Ahli Waris (Dilegalisir Oleh Kepala Desa / Pak Lurah) d) Blangko
Surat
Keterangan
Penguburan
(Dilegalisir Oleh Kepala Desa / Pak Lurah) Selain blangko blangko diatas ada juga persyaratan yang harus dibawa, diantanya : a. Fotocopy SK pensiun sebanyak 1 (satu) lembar b. Fotocopy KARIP sebanyak 1 (satu) lembar c. Fotocopy KTP pemohon dan KTP asli sebanyak 1 (satu) lembar d. Fotocopy surat kematian dilegalisir kepada desa atau lurah sebanyak 1 (satu) lembar e. Kartu keluarga anak pemohon dan kartu keluarga yang meninggal dunia sebanyak 1 (satu) lembar
56
f. Pas photo pemohon ukuran 3x4 hitam putih sebanyak 2 lembar Catatan : Pada saat pengambilan uang di kasir PT. TASPEN diharap membawa SK Pensiun asli dan KTP asli. B. Pengecekan Ulang Data Pada tahap pengecekan ulang data ini pemohon atau peserta TASPEN menyerahkan persyaratan serta berkas-berkas pemohon atau peserta TASPEN yang mengajukan Surat Permohonan Pembayaran (SPP) kepada Customer Service (CS) untuk melakukan penelitian. Petugas peneliti mengecek ulang data-data secara mendetail kebenaran berkas, yang terdiri dari formulir beserta persyaratan permohonan. Setelah berkas sudah diteliti dengan benar dan lengkap, kemudian diserahkan kepetugas Up Date Data pada bagian kepesertaan untuk di proses. Mengenai pengecekan data yang dikemukakan oleh Customer Service (CS) bagian pengecekan data sebagai berikut : “Untuk pengecekan ulang data kami harus memilah-milah data serta memeriksa kebenaran data secara mendetail agar kami terhindar dari manipulasi data atau dokumen-dokumen oleh pemohon atau peserta TASPEN” (Sumber : Wawancara 5 April 2016) Selanjutnya petugas Up Date Data melakukan mencocokan data peserta pensiun dengan data yang dimiliki atau tersimpan dalam komputer PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta. Setelah semua data benar dan cocok maka akan segera diproses lebih lanjut pada tahap perhitungan.
57
Dalam proses ini petugas perhitungan melakukan perhitungan hak peserta serta mencetak LPH (Lembar Perhitungan Hak) peserta pensiun. Serambi mencetak Lembar Perhitungan hak petugas akan menanyakan pembayarannya dengan tunai atau transfer, apabila pemohon minta pembayarannya secata transfer maka bisa ditinggal setelah tahap ini, dan apabila sebaliknya pemohon harus menunggu sampai proses selesai. Selama pemrosesan data berlangsung, pemohon atau peserta yang mengajukan permohonan dapat menunggu di tempat duduk yang telah disediakan sampai nama pemohon dipanggil untuk mengambil surat bukti pencairan atau pembayaran uang duka wafat. Serambi menunggu pemohon dapat menikmati fasilitas seperti disediakannya charger Handphone, minuman seperti Teh, kopi, air mineral serta fasilitas kesehatan yang diberikan pada kantor PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta. Masalah pembayaran yang dikemukakan oleh pemohon atau peserta TASPEN sebagai berikut : “Untuk pembayaran peserta atau pemohon memilih pembayaran dengan cara transfer karena lebih aman dan tidak menunggu proses lama.” (Sumber : wawancara, 5 April 2016) C. Pembuatan Surat Permohonan Pembayaran (SPP) Setelah semua berkas permohonan dan lembar perhitungan permohonan pembayaran uang duka wafat telah diselesaikan dan dipastikan tidak ada kesalahan segera diserahkan kepada bagian penetapan klim untuk dibuatkan Surat Permohonan Pembayaran (SPP). Setelah Surat Permohonan Pembayaran (SPP) selesai dibuat kemudian dijadikan satu dengan berkas permohonan dan lembar perhitungan dan kemudian disampaikan kepada petugas verifikator untuk dicek kebenaran dari hasil perhitungan manfaat.
58
D. Verifikasi Selanjutnya pada tahap verifikasi dibagian penetapan klim, petugas verifikator melakuakn penelitian atau pengecekan kembali kebenaran perhitungan hak peserta, verifikasi dilakukan untuk mencocokkan data yang sudah tertera dalam berkas klim permohonan pembayaran uang duka wafat yang telah diajukan oleh pemohon dengan data peserta yang telah tercatat atau terdaftar pada PT. TASPEN (Oersero) Cabang Surakarta. Setelah selesai di verifikasi dan sudah diteliti dengan benar maka tahap selanjutnya adalah tahap otorisasi. E. Otorisasi Apabila semua berkas sudah benar dan lengkap, maka SPP, lembar perhitungan hak, serta dokumen-dokumen lainnya diserahkan kepada petugas otorisasi yang disebut otorisator untuk disahkan. Petugas otorisasi adalah kepala bidang pelayanan yang bertindak sebagai pengesah atas jalannya proses pelayanan pengajuan atau permohonan klim mulai dari pengambilan formulir sampai sengan tahap verifikasi. Setelah mendapatkan pengesahan, maka SPP dan lembar perhitungan hak dapat diproses pada tahap selanjutnya. F. Pengagendaan / Spesifikasi Tahap selanjutnya adalah tahap pengagendaan / spesifikasi. Setelah semua berkas diverifikasi dan disahkan oleh petugas otorisator, maka selanjutnya berkas-berkas tersebut akan spesifikasi atau diagendakan oleh petugas pengagenda. Pengagendaan tersebut dicatat di buku ekspedisi yang berisi nomor peserta, kode kerja, dan waktu pencatatan. Hal tersebut bertujuan sebagai data penyimpanan arsip. Apabila suatu saat data tersebut dibutuhkan, maka akan mudah dalam pencariannya. Selain mengagendakan berkas, petugas otorisator juga dapat membuat
59
dan menyelesaikan laporan harian kas dan membuat laporan penerimaan penyelesaian klim. Semua berkas yang disertai laporan penerimaan dan penyelesaian klim diserahkan kepeda petugas Bagian seksi keuangan untuk dibuatkan buku ekspedisi penyelesaian klim. Buku tersebut ditanda tangani oleh Kepala Seksi Keuangan yang bertugas sebagai pengesah buku ekspedisi yang memuat keterangan tentang laporan penerimaan dan penyelesaian klim tersebut. Setelah semua selesai, maka tahap selanjutnya adalah pencetakan voucher pengeluaran kas. G. Pencetakan Voucher Mencetak voucher dan juga pembayaran merupakan prosedur pelayanan hak peserta pensiun setelah sampai di unit keuangan, tahaptahapanya adalah: 1. Melakukan cetak voucher pengeluaran kas rangkap tiga (3): Setelah buku ekspedisi ditandatangani oleh Kepala Seksi Keuangan, kemudian petugas membawa kebagian keuangan. Cetak voucher adalah langkah pertama yang dilakukan setelah SPP memenuhi persyaratan dan telah sampai pada bagian keuangan. Pencetakan voucher pengeluaran kas rangkap tiga (3) yang dimaksudkan untuk: 1) Lembar 1
: Diserahkan kepada pemohon uang
duka wafat. 2) Lembar 2
: Untuk dosir atau sebagai tanda
bukti pengeluaran kas pihak PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta.
60
3) Lembar 3
:
Untuk
Perbendaharan pertanggungjawaban
Kanwil
13
Dirjen
Semarang kepada
sebagai
pemerintah.
PT.
Taspen selaku juru bayar, maka uang yang dibayarkan harus dipertanggungjawabkan kepada pemerintah. Voucher tersebut dikeluarkan oleh PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta sebagai tanda bukti terima atas permohonan tuntutan/klim hak uang duka wafat yang akan dibayarkan pada peserta Taspen. Voucher dapat dicetak apabila pada bagian pelayanan telah menerbitkan Lembar Perhitungan Hak (LPH) Tabungan Hari Tua, berdasarkan Lembar Perhitungan Hak (LPH) yang telah ditandatangani oleh Kepala Bidang Pelayanan
kemudian
staaf
pelaksana
bagian
keuangan
mencocokan jumlah rupiah pada Lembar Perhitungan Hak (LPH) dengan data yang telah di input di komputer. Apabila jumlahnya telah cocok maka voucher dapat dicetak kemudian melangkah pada tahap selanjutnya, namun apabila tidak cocok dengan data, Lembar Perhitungan Hak (LPH) beserta berkas permohonan dikembalikan kepada bagian pelayanan yaitu petugas perhitungan.
Setelah selesai
pencetakan,
Surat
Permohonan Pembayaran (SPP), lembar perhitungan hak, dan voucher diserahkan kepada petugas verifikasi agar segera dapat dilakukan pembayaran kepada peserta/pemohon.
2. Meregistrasi Voucher
61
Pada tahap ini, petugas kasir melakukan registrasi voucher, maksudnya adalah memberikan stempel lunas pada lembar perhitungan hak (LPH) dan voucher Uang Duka Wafat. Tujuan meregistrasi voucher adalah sebagai tanda bukti bahwa uang telah dibayarkan. Registrasi voucher dapat dilakukan apabila Pemohon hak uang duka wafat datang langsung mengambil haknya dengan membawa surat bukti pencairan. Setelah itu, petugas kasir baru memberikan stempel pada lembar-lembar tersebut. Dalam registrasi voucher, lembar-lembar yang diberi stempel lunas adalah LPH, voucher, dan tanda terima. Setelah lembar-lembar tersebut diberi stempel, tahap selanjutnya adalah petugas melakukan verifikasi voucher. 3. Melakukan Verifikasi Voucher Verifikasi voucher adalah terhitung waktu bayar dengan melakukan penelitian ulang jumlah uang yang akan dibayarkan, juga meneliti nomor, type voucher dan Uang Duka Wafat peserta. Apabila sah menurut bagian keuangan sesudah itu baru diberi berulang-ulang untuk lebih menyakinkan peneliti atas kebenaran perhitungan hak peserta sebelum diserahkan kepada kasir dan melakukan pembayaran. 4. Pengesahan Voucher oleh Kepala Bidang Keuangan Setelah
voucher
diverivikasi
kemudian
dilakukan
pengesahan oleh kepala bidang keuangan sehingga siap untuk diposting dan dibayarkan.
5. Posting
62
Posting adalah proses memasukan data dan perhitungan hak peserta kedalam sistem user yang telah dibayarkan atau proses pencatatan yang dilakukan sebagai tanda bukti transaksi-transaksi pembayaran yang telah dilakukan memakai komputer. Posting bertujuan untuk mengetahui tanggal berapa pembayaran dilakukan dan jumlah yang dibayarkan. Jadi data peserta yang terbayarkan secara otomatis telah masuk pada penyimpanan di Kantor PT. Taspen (Persero) Pusat secara online.
Dalam
melakukan
posting
petugas
seringkali
mengalami hambatan pada jaringan komputer. Karena jaringan komputer yang dipakai pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta dikontrol langsung dari PT. TASPEN (Persero) Pusat secara online. Hal tersebut dikemukakan oleh saff PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta adalah sebagai berukut : “Hambatan yang sering terjadi pada jaringan komputer yang mengalami trobel karena itu aktifitas yang yang menggunakan jaringan komputer semuanya akan terhenti dan mengakibatkan klim yang yang seharusnya dibayarkan menjadi menumpuk sehingga pihak TASPEN membayarkan klim terlebih dahulu dan kemudian diposting ketika jaringan sudah kembali normal” (Sumber : Wawancara 5 April 2016) H. Pembayaran Setelah selesai registrasi voucher dan posting, tahap selanjutnya adalah petugas kasir yang bekerjasama dengan BRI melakukan pembayaran kepada pemohon atau peserta TASPEN. Setelah itu petugas kasir memanggil nama pemohon atau peserta TASPEN untuk melakukan pembayaran kepada pemohon pengajuan uang duka wafat dengan jumlah pembayaran hak uang duka wafat dan tanggal yang tertera pada voucher pengeluaran kas/bukti pembayaran uang duka
63
wafat. Dalam melakukan pembayaran ini peserta juga harus menandatangani berkas-berkas sebagai tanda terima pembayaran sudah dikalukan 2. Pembayaran Secara Tidak Langsung Prosedur pembayaran pemohonan hak Uang Duka Wafat secara tidak langsung juga hampir sama dengan pembayaran uang duka wafat secara langsung, proses pembayaran secara tidak langsung pengiriman berkas-berkasnya melalui pos atau melalui mitra bayar yang ada didaerahdaerah pemohon atau peserta TASPEN. Untuk lebih jelasnya berikut penjelasan Prosedur Pembayaran Uang Duka Wafat Bagi Pensiunan pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta yang secara tidak langsung. A. Pengambilan dan Pengisian Formulir Permohonan Tahap pertama yaitu peserta/pemohon mengambil formulir melalui melalui website PT. TASPEN yaitu www.taspen.com yang kemudian diisi dan dicetak untuk dikirim ke alamat PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta yang beralamat pada Jalan Veteran No 305 Surakarta. Untuk pembayaran Uang Duka Wafat secara tidak langsung yaitu, pemohon yang akan mengurus permohonan hak uang duka wafat mengajukan Surat Pembayaran (SPP) melalui Kantor Cabang PT. TASPEN (Persero) dikirim melalui Kantor Pos dengan melengkapi persyaratan berkas-berkas yang diperluhkan oleh pihak PT. TASPEN serta menambahkan formulir SP3R (Surat Permohonan Pembayaran melalui Rekening Bank) dan fotocopy rekening bank. Seluruh berkas-berkas tersebut ditunjukan untuk PT. TASPEN yang kemudian diterima oleh bidang umum untuk diproses lebih lanjut. Dalam pembayaran uang duka wafat secara tidak langsung dari tahap pengambilan dan pengisian formulir permohonan sampai dengan tahap pembayaran dibutuhkan waktu selama 2 (dua) jam penyelesaiannya.
64
Hal tersebut di kemukakan oleh kepala bidang Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai berikut : “Untuk pemohon atau peseta pengajuan hak-hak pensiun atau tabuang hari tua mengajukan surat permohonan pembayaran (SPP) tidak langsung dengan target yang ditetapkan dalam penyelesaiannya adalah 2 (dua) jam selesai, setelah Surat Permohonan Pembayaran (SPP) tersebut diterima oleh PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta dalam keadaan memenuhi syarat serta dokumen-dokumennya lengkap” (Sumber : Wawancara, 5 April 2016) Adapun persyaratan dan cara pelaksanaan pembayaran Uang Duka Wafat pagi pensiunan Pegawai Negeri Sipil terdapat dua (2) jenis Uang Duka Wafat berikut penjelasannya : 1. Uang Duka Wafat dengan hak pensiun Terusan Uang duka wafat dengan hak pensiun terusan adalah seorang yang ditinggalkan baik suami/istri maka otomatis mendapatkan hak pensiun terusan selama 4 (empat) bulan berturut-turut dan pada bulan ke 5 (lima) baru mendapatkan pensiun janda/duda setelah pemohon mengajukan pensiun janda/duda. Begitu juga dengan anak yang ditinggalkan oleh pensiunan meninggal, dimana pensiunan meninggal tidak meninggalkan istri/suami melainkan meningglkan anak kandung. Ketika pensiunan meninggal dunia hanya meninggalkan anak, maka anak yang berhak mendapatkan uang duka wafat tersebut berusia maksimal 25 tahun dan masih sekolah. Berikut adalah syarat pengurusan uang duka wafat dengan hak pensiun terusan :
65
Persyaratan Pembayaran Uang Duka Wafat dengan hak terusan: Blangko Di Berikan Oleh PT. TASPEN ( Persero ) & Difoto Copy Oleh Pemohon 1. Blangko FPP ( Formulir Permintaan Pembayaran ) Klim Selain blangko formulir permintaan pembayaran, pemohon juga harus melampirkan beberapa persyataran diantaranya : g) Fotocopy SK pensiun dan SK asli 1 (satu) lembar h) Fotocopy KARIP 1 (satu) lembar i) Fotocopy KTP pemohon (Istri/suami) dari pensiunannya 1 (satu) lembar j) Fotocopy surat kematian dilegalisir kepala desa atau lurah 1 (satu) lembar k) Fotocopy surat nikah dilegalisir KUA atau catatan sipil (CAPIL) dan aslinya dibawa 1 (satu) lembar l)
Pas photo pemohon ukuran 3x4 hitam putih 4 (empat) lembar
Catatan : Pada saat pengambilan uang di kasir PT. TASPEN diharap membawa SK Pensiun asli dan KTP asli.
66
2. Uang Duka Wafat Punah Uang duka wafat yang diberikan kepada ahli waris ketika pensiunan meninggal dunia dan tidak meninggalkan isteri/suami dan jika meninggalkan anak, anak tersebut telah berusia lebih dari 25 tahun. Uang duka wafat punah dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu : c. Uang duka wafat punah untuk anak kandung yang usianya sudah melebihi 25 tahun berhak mendapatkan uang duka wafat + gaji pensiunan yang telah meninggal belum sempat diambil d. Uang duka wafat punah untuk bukan anak kandung hak yang didapatkan hanya uang duka wafat oleh pihak PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta. Berikut merupakan syarat-syarat pengurusan uang duka wafat punah : 3. Persyaratan
Uang
Duka
Wafat
Punah
(ANAK
KANDUNG) d) Blangko
Fpp
(Formulir
Permintaan
Pembayaran) Klim e) Blanko Surat Pernyataan Tidak Mengambil / Menanda
Tangani
Pembayaran
Pensiun
(Ditanda Tangani & Dillegalisir Oleh Kantor Bayar)
67
f) Blangko Surat Keterangan Kuasa Ahli Waris (Dilegalisir Oleh Kepala Desa / Pak Lurah) Selain ketiga blangko tersebut pemohon juga harus melampirkan beberapa persyaratan diantaranya : g. Fotocopy SK Pensiun sebanyak 1 (satu) lembar h. Fotocopy KARIP sebanyak 1 (satu) lembar i. Fotocopy KTP Pemohon (KTP Anak Kandung) sebanyak 1 (satu) lembar dan memperlihatkan KTP Asli j. Fotocopy surat kematian dilegalisir kepada desa atau lurah sebanyak 1 lembar k. Fotocopy kartu keluarga anak kandung dan kartu keluarga yang meninggal dunia sebanyak 1 (satu) lembar l. Pas photo anak kandung ukuran 3x4 hitam putih sebanyak 2 (dua) lembar. Catatan : Pada saat pengambilan uang dikasir PT. TASPEN diharap membawa SK pensiun asli dan KTP asli. 4. Persyaratan Uang Duka Wafat Punah (BUKAN ANAK KANDUNG) e) Blangko Fpp (Formulir Permintaan Pembayaran) Klim
68
f) Blanko Surat Pernyataan Tidak Mengambil / Menanda Tangani Pembayaran Pensiun (Ditanda Tangani & Dillegalisir Oleh Kantor Bayar) g) Blangko Surat Keterangan Kuasa Ahli Waris (Dilegalisir Oleh Kepala Desa / Pak Lurah) h) Blangko
Surat
Keterangan
Penguburan
(Dilegalisir Oleh Kepala Desa / Pak Lurah) Selain blangko blangko diatas ada juga persyaratan yang harus dibawa, diantanya : g. Fotocopy SK pensiun sebanyak 1 (satu) lembar h. Fotocopy KARIP sebanyak 1 (satu) lembar i. Fotocopy KTP pemohon dan KTP asli sebanyak 1 (satu) lembar j. Fotocopy surat kematian dilegalisir kepada desa atau lurah sebanyak 1 (satu) lembar k. Kartu keluarga anak pemohon dan kartu keluarga yang meninggal dunia sebanyak 1 (satu) lembar l. Pas photo pemohon ukuran 3x4 hitam putih sebanyak 2 lembar Catatan : Pada saat pengambilan uang di kasir PT. TASPEN diharap membawa SK Pensiun asli dan KTP asli. B. Penyerahan Formulir dan Persyaratan Lainnya
69
Dalam tahap ini bidang umum yang menerima pengajuan Surat Permohonan Pembayaran (SPP) dan pemohon atau peserta yang mengajukan pembayaran uang duka wafat secara tidak langsung dan kemudian petugas bidang umum menyerahkan berkas-berkas persyaratan kepada Customer Service (CS) bagian pengajuan Klim untuk diteliti perihal persyaratan dan kelengkapan berkas-berkasnya. Apabila pemohon hak uang duka wafat sudah benar dan sudah lengkap dalam persyaratannya maka formulir dan persyaratannya dijadikan satu berkas untuk diproses lebih lanjut pada tahap pengecekan ulang data. C. Pengecekan Ulang Data Pada tahap pengecekan ulang data ini pemohon atau peserta TASPEN menyerahkan persyaratan serta berkas-berkas pemohon atau peserta TASPEN yang mengajukan Surat Permohonan Pembayaran (SPP) kepada Customer Service (CS)
untuk melakukan penelitian. Petugas
peneliti mengecek ulang data-data secara mendetail kebenaran berkas, yang terdiri dari formulir beserta persyaratan permohonan. Setelah berkas sudah diteliti dengan benar dan lengkap, kemudian diserahkan kepetugas Up Date Data pada bagian kepesertaan untuk di proses. Pemohon atau peserta dalam pengurusan hak uang duka wafat juga mendapatkan surat bukti pencairan. Surat tersebut dibawa oleh pihak PT. TASPEN (Persero) karena pihak yang bersangkutan tidak ada, untuk itu pihak PT. TASPEN (Persero) langsung memproses pada tahap berikutnya. D. Pembuatan Surat Permohonan Pembayaran (SPP) Setelah semua berkas permohonan dan lembar perhitungan permohonan pembayaran uang duka wafat telah diselesaikan dan dipastikan tidak ada kesalahan segera diserahkan kepada bagian penetapan
70
klim untuk dibuatkan Surat Permohonan Pembayaran (SPP). Setiap mengajukan permohonan pembayaran pemohon hak uang duka wafat akan dibayarkan lewat trasnfer rekening bank atau giro. Dalam pross ini memerlukan waktu tidak lebih dari 2 jam. Setelah Surat Permohonan Pembayaran (SPP) selesai dibuat kemudian dijadikan satu dengan berkas permohonan dan lembar perhitungan dan kemudian disampaikan kepada petugas verifikator untuk dicek kebenaran dari hasil perhitungan manfaat. E. Verivikasi Selanjutnya pada tahap verifikasi dibagian penetapan klim, petugas verifikator melakuakn penelitian atau pengecekan kembali kebenaran perhitungan hak peserta, verifikasi dilakukan untuk mencocokan data yang sudah tertera dalam berkas klim permohonan pembayaran uang duka wafat yang telah diajukan oleh pemohon dengan ata peserta tang telah tercatat atau terdaftar pada PT. TASPEN (Oersero) Cabang Surakarta. Setelah selesai di verifikasi dan sudah diteliti dengan benar maka tahap selanjutnya adalah tahap otorisasi. F. Otorisator Apabila semua berkas sudah benar dan lengkap, maka SPP, lembar perhitungan hak, serta dokumen-dokumen lainnya diserahkan kepada petugas otorisasi yang disebut otorisator untuk disahkan. Petugas otorisasi adalah kepala bidang pelayanan yang bertindak sebagai pengesah atas jalannya proses pelayanan pengajuan atau permohonan klim mulai dari pengambilan
formulir
sampai
sengan
tahap
verifikasi.
Setelah
mendapatkan pengesahan, maka SPP dan lembar perhitungan hak dapat diproses pada tahap selanjutnya. G. Pengagendaan / Spesifikasi
71
Tahap selanjutnya adalah tahap pengagendaan / spesifikasi. Setelah semua berkas diverifikasi dan disahkan oleh petugas otorisator, maka selanjutnya berkas-berkas tersebut akan sispesifikasi atau diagendakan oleh petugas pengagenda. Pengagendaan tersebut dicatat di buku ekspedisi yang berisi nomor peserta, kode kerja, dan waktu pencatatan. Hal tersebut bertujuan sebagai data penyimpanan arsip. Apabila suatu saat data tersebut dibutuhkan,
maka
akan
mudah
dalam
pencariannya.
Selain
mengagendakan berkas, petugas otorisator juga dapat membuat dan menyelesaikan laporan harian kas dan membuat laporan penerimaan penyelesaian klim. Semua berkas yang disertai laporan penerimaan dan penyelesaian klim diserahkan kepeda petugas Bagian seksi keuangan untuk dibuatkan buku ekspedisi penyelesaian klim. Buku tersebut ditanda tangani oleh Kepala Seksi Keuangan yang bertugas sebagai pengesah buku ekspedisi yang memuat keterangan tentang laporan penerimaan dan penyelesaian klim tersebut. Setelah semua selesai, maka tahap selanjutnya adalah pencetakan voucher pengeluaran kas. H. Pencetakan Voucher Mencetak voucher dan juga pembayaran merupakan prosedur pelayanan hak peserta pensiun setelah sampai di unit keuangan, tahaptahapanya adalah: 1. Melakukan cetak voucher pengeluaran kas rangkap tiga (3): Setelah buku ekspedisi ditandatangani oleh Kepala Seksi Keuangan, kemudian petugas membawa kebagian keuangan. Cetak voucher adalah langkah pertama yang dilakukan setelah SPP memenuhi persyaratan dan telah sampai pada bagian keuangan. Pencetakan voucher pengeluaran kas rangkap tiga (3) yang dimaksudkan untuk:
72
1. Lembar 1
: Diserahkan kepada pemohon uang
duka wafat. 2. Lembar 2
: Untuk dosir atau sebagai tanda
bukti pengeluaran kas pihak PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta. 3. Lembar 3
:
Untuk
Perbendaharan
Kanwil
13
Semarang
pertanggungjawaban
kepada
Dirjen sebagai
pemerintah.
PT.
Taspen selaku juru bayar, maka uang yang dibayarkan harus dipertanggungjawabkan kepada pemerintah. Voucher tersebut dikeluarkan oleh PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta sebagai tanda bukti terima atas permohonan tuntutan/klim hak uang duka wafat yang akan dibayarkan pada peserta TASPEN. Voucher dapat dicetak apabila pada bagian pelayanan telah menerbitkan Lembar Perhitungan Hak (LPH) Tabungan Hari Tua, berdasarkan Lembar Perhitungan Hak (LPH) yang telah ditandatangani oleh Kepala Bidang Pelayanan kemudian staaf pelaksana bagian keuangan mencocokan jumlah rupiah pada Lembar Perhitungan Hak (LPH) dengan data yang telah di input di komputer. Apabila jumlahnya telah cocok maka voucher dapat dicetak kemudian melangkah pada tahap selanjutnya, namun apabila tidak cocok dengan data, Lembar Perhitungan Hak (LPH) beserta berkas permohonan dikembalikan kepada bagian pelayanan
yaitu
petugas
perhitungan.
Setelah
selesai
pencetakan, Surat Permohonan Pembayaran (SPP), lembar perhitungan hak, dan voucher diserahkan kepada petugas
73
verifikasi agar segera dapat dilakukan pembayaran kepada peserta/pemohon.
2. Meregistrasi Voucher Pada tahap ini, petugas kasir melakukan registrasi voucher, maksudnya adalah memberikan stempel lunas pada lembar perhitungan hak (LPH) dan voucher Uang Duka Wafat. Tujuan meregistrasi voucher adalah sebagai tanda bukti bahwa uang telah dibayarkan. Registrasi voucher dapat dilakukan apabila Pemohon hak uang duka wafat datang langsung mengambil haknya dengan membawa surat bukti pencairan. Setelah itu, petugas kasir baru memberikan stempel pada lembar-lembar tersebut. Dalam registrasi voucher, lembar-lembar yang diberi stempel lunas adalah LPH, voucher, dan tanda terima. Setelah lembar-lembar tersebut diberi stempel, tahap selanjutnya adalah petugas melakukan verifikasi voucher. 3. Melakukan Verifikasi Voucher Verifikasi voucher adalah terhitung waktu bayar dengan melakukan penelitian ulang jumlah uang yang akan dibayarkan, juga meneliti nomor, type voucher dan Uang Duka Wafat pemohon. Apabila sah menurut bagian keuangan sesudah itu baru diberi berulang-ulang untuk lebih menyakinkan peneliti atas kebenaran perhitungan hak peserta sebelum diserahkan kepada kasir dan melakukan pembayaran.
74
4. Pengesahan Voucher oleh Kepala Bidang Keuangan Setelah
voucher
diverivikasi
kemudian
dilakukan
pengesahan oleh kepala bidang keuangan sehingga siap untuk diposting dan dibayarkan. 5. Posting Posting adalah proses memasukan data dan perhitungan hak peserta kedalam sistem user yang telah dibayarkan atau proses pencatatan yang dilakukan sebagai tanda bukti transaksi-transaksi pembayaran yang telah dilakukan memakai komputer. Posting bertujuan untuk mengetahui tanggal berapa pembayaran dilakukan dan jumlah yang dibayarkan. Jadi data peserta yang terbayarkan secara otomatis telah masuk pada penyimpanan di Kantor PT. TASPEN (Persero) Pusat secara online. I. Pembayaran Setelah selesai registrasi voucher dan posting, tahap selanjutnya adalah staff keuangan atau kasir PT. TASPEN (Persero) melakukan pembayaran kepada pemohon hak uang duka wafat, dengan cara melakukan pembayaran hak melalui ftansfer via rekening bank pemohon atau peserta yang bersangkutan atau melaui cek pos ke alamat peserta sesuai dengan tanggal bayar yang tertera pada voucher pengeluaran kas atau bukti pembayaran pensiun.
75
Berdasarkan prosedur atau langkah-langkah yang telah penulis uraikan diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur pembayaran uang duka wafat bagi pensiunan pegawai negri sipil pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta cukup sederhana dan tidak berbelit-belit walau tahapan yang dilalui cukup banyak tapi keseluruhan tahapan berstruktur dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Seperti halnya yang dikatakan oleh peserta PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta adalah sebagai berikut : “ Bagi saya dalam pengurusan hak pensiun di PT. TASPEN (Persero) ini dapam pengurusannya mudah dan bagi saya tidak menemui kesulitan dalam pengurusannya”(Sumber : Wawancara 5 April 2016) Namun terdapat juga beberapa hambatan yang penulis temui seperti misalnya terjadi gangguan teknis pada jaringan maupun pada komputer yang digunakan dalam proses perhitungan sampai dengan pempostingan sehingga prosedur pelayanan mempbayaran menjadi sangat lama dan melebihi target 45 menit pelayanan. Dalam hal ini pihak PT PASPEN (PERSERO) Cabang Surakarta melakukan sistem manual dalam melakukan transaksi pembayaran hak pensiun uang duka wafat, serta berusaha lebih cepat dalam penanganan jaringan yang bermasalah dengan koordinasi pada Kantor Cabang Utama Semarang serta mengecek jaringan internal pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta sehingga proses prelayanan yang sering memakan waktu yang lama karena jaringan komputer yang terputus dapat dengan cepat diatasi. Hal ini dilakukan demi kelancaran proses pelayanan agar dapat tepat waktu dan tepat administrasi kepada pemohon hak uang duka wafat.
76
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1) Penjelasan bagaimana prosedur pembayaran uang duka wafat bagi pensiunan Pegawai Negri Sipil pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta : a) Pengambilan dan Pengisian Formulir Permohonan 1. Pembayaran tidak langsung Pengambilan
dan
pengisian
formulir
pemohon
dapat
mengambil formulir pembayaran di website atau di mitra bayar PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta. Untuk pembayaran tidak langsung (Non Prioritas) Surat Permohonan Pembayaran dikirim melalui Pos dengan melengkapi persyaratan dan berkas-berkas yang diperlukan oleh pihak PT.TASPEN. 2. Pembayaran secara langsung Pengambilan dan pengisian formulir pemohon dapat datang langsung ke Kantor PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakara. Pengisian formulir dapat dibantu CS bagian informasi. . b) Penyerahan Formulir dan Persyaratan lainnya 1. Pembayaran tidak langsung Penyerahan
formulir
dan
persyaratan
lainnya
untuk
pembayaran tidak langsung yaitu berkas-berkas yang sudah 77
dikirim ke PT TASPEN melalui pos, diterima oleh bidang umum kemudian diserahkan kepada CS untuk memeriksa kelengkapan berkas-berkas yang telah dikirim 2. Pembayaran secara langsung Penyerahan
formulir
dan
persyaratan
lainnya
untuk
pembayaran secara langsung yaitu, formulir dan persyaratan yang sudah benar dan lengkap kemudian dilakukan pengecekan data c) Pengecekan Ulang Data Dalam tahap pengecekan ulang data, Baik untuk pembayaran secara langsung maupun tidak langsung petugas mengecek ulang secara mendetail kebenaran berkas yang terdiri dari formulir beserta persyaratan permohonan. Dalam proses ini, petugas juga melakukan perhitungan hak peserta serta mencetak Lembar Perhitungan Hak (LPH). d) Pembuatan Surat Permohonan Pembayaran (SPP) Setelah dilakukan perhitungan pembayaran uang duka wafat dan dipastikan tidak ada kesalahan tahap selanjutnya petugas membuatkan Surat Permohonan Pembayaran (SPP). Pada proses ini pembayaran secara langsung maupun tidak langsung sama. e) Verifikasi Selanjutnya, petugas melakukan pengecekan kembali kebenaran perhitungan hak peserta, yang sudah tertera dalam berkas klim. Pada proses ini pembayaran secara langsung maupun tidak langsung sama.
78
f) Otorisator Selanjutnya, apabila dokumen sudah benar maka diserahkan kepetugas otorisator untuk disahkan. Pada proses ini pembayaran secara langsung maupun tidak langsung sama. g) Pengagendaan / Spesifikasi Setelah disahkan oleh petugas otorisator maka tahap selanjutnya adalah pengagendaan oleh petugas penggagenda. Pada proses ini pembayaran secara langsung maupun tidak langsung sama. h) Pencetakan Voucher Dalam pencetakan vocher untuk pembayaran secara langsung maupun tidak langsung prosesnya sama. terdapat beberapa tahap untuk pencetakan voucher diantaranya : 1. Melakukan cetak voucher pengeluaran kas rangkap 3 (tiga) diantaranya : a. Lembar 1 : diserahkan kepada pemohon uang duka wafat b. Lembar 3 : untuk dosir sebagai tanda bukti pengeluaran kas pihak PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta c. Lembar 3 : Untuk Kanwil 13 Dirjen perbendaharaan Semarang sebagai pertanggungjawaban kepada pemerintah. 2. Meregistrasi Voucher Pada tahap ini petugas kasir melakukan registrasi voucher, dengan memberikan stempel lunas pada lembar perhitungan hak (LPH).
79
3. Melakukan Verifikasi Voucher Verifikasi voucher yaitu petugas melakukan penelitian ulang jumlah uang yang akan dibayarkan. 4. Pengesahan Voucher Selanjutnya
dilakukan
pengesahan
oleh
kepala
bidang
keuangan sehingga siap untuk diposting dan dibayarkan 5. Posting Posting ini bertujuan untuk mengetahui tanggal berapa pembayaran dilakukan dan jumlah uang yang dibayarkan i) Pembayaran 1. Pembayaran secara langsung petugas kasir bekerja sama dengan BRI untuk mealakukan pembayaran secara langsung sehingga petugas kasir memanggil pemohon untuk dilakukannya pembayaran uang duka wafat serta pemohon menandatangai berkas-berkas sebagai tanda terima pembayaran 2. Pembayaran tidak langsung Petugas bagian kasir melakukan pembayaran untuk pemohon yang memilih pembayaran tidak langsung dengan melalui ftansfer via rekening. 2) Berdasarkan langkah-langkah prosedur pembayaran uang duka wafat pada PT. TASPEN (Persero) cabang Surakarta cukup sederhana dan tidak berbelit-belit walaupun tahapan yang dilalui cukup banyak tetapi keseluruhan tahapan berstruktur dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Hal ini terkait dengan teoriMC. Maryati (2008:43) terdapat 80
manfaat serta prinsip-prinsip dari prosedur perkantoran. Manfaat serta prinsip-prinsip itu antara lain: 1. Manfaat Prosedur Perkantoran a. Prosedur membuat pekerjaan kantor dilaksanakan lebih lancar. b. Waktu penyelesaian lebih cepat. c. Memberikan pengawasan yang lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. d. Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. 2. Prinsip-prinsip Prosedur Perkantoran a. Prosedur tersebut tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan,
karena
penyelesaian
pekerjaan
telah
mengikuti langkah-langkah yang telah ditetapkan. b. Prosedur tersebut dapat menghemat gerakan atau tenaga. Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.
81
B. Saran Berdasarkan
dari
pengamatan
Kuliah
Kerja
Manajemen
Administrasi pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta. Ditemukan adanya kendala khususnya dalam jaringan komputer. Oleh sebab itu,penulis dapat memberikan saran yang dapat dijadikan pertimbangan serta masukan dalam rangka meningkatkan pelayanan pada PT.TASPEN, yakni: Mengingat pemrosesan data serta perhitungan manfaat peserta atau pemohon Uang Duka Wafat pada PT. TASPEN (Persero) Cabang Surakarta dilakukan secara online dan terkomputerisasi maka sering terjadi adanya gangguan teknis baik pada jaringan komputer maupun pada komputer
itu
sendiri.
Sebaiknya
jaringan
komputer
lebih
ditingkatkandenganmenambahkan RAM dan perangkat komputer yang digunakan
sebaiknyadilakukanpengecekanberkaladalamsatubulanuntuk
mengantisipasi pelayanan sehingga pemrosesan data peserta akan lebih lancar.
82
