BAB III ANALIS IS S IS TEM INFORMAS I BERJALAN
3.1. Kerangka Pikir Berikut ini merupakan bagan yang menggambarkan kerangka pemikiran dalam menyusun skripsi ini :
Job Desk Karyawan
Proses Bisnis
Sistem Informasi Perusahaan
A N A L Y Z I N G
I N P U T
Kebutuhan Informasi
E V A L U A T I N G
P R O C E S S
GAP Analysis
GAP
Proses bisnis baru
Personalisasi Oracle EBS
Kustomisasi Oracle EBS Reports
Gambar 3. 1: Kerangka Pikir 65
D E V E L O P I N G
O U T P U T
Rekomendasi usulan perbaikan
66
Hal pertama yang dilakukan adalah mengumpulkan data - data yang diperlukan dari PT.S, yaitu proses bisnis, sistem informasi perusahaan, kebutuhan informasi, dan job desk tiap karyawan. Data – data yang diperoleh dijadikan sebagai landasan dalam melakukan analisis proses bisnis. Di mana hasil analisis akan dievaluasi menggunakan metode Gap Analysis untuk mengetahui ketidaksesuaian antara proses bisnis dengan kebutuhan perusahaan khususnya bagian procurement. Dari evaluasi tersebut akan didapatkan hasil atau output berupa gap antara proses bisnis berjalan dengan kebutuhan PT.S. Kemudian dibuatlah usulan pengembangan berupa perubahan proses bisnis maupun personalisasi dan kustomisasi sistem informasi PT.S. 3.2. Sejarah Perusahaan PT.S merupakan subsidiari dari PT Astra Honda M otor (AHM) yang bergerak
dalam bidang
manufaktur.
Sesuai dengan
budaya Astra yang
menomorsatukan kualitas, PT.S berkomitmen menghadirkan ban yang berkualitas bagi para konsumennya. PT.S didirikan pada tanggal 26 A gustus 1991 berdasarkan pada akta notaris. M emulai produksi awalnya pada bulan Juli 1994. PT.S memproduksi tire dan tube dengan nama merek FDR dan FEDERAL. Hasil produksi didistribusikan ke PT. Astra Honda M otor dan FDR Authorized Dealer. PT.S terletak di Kawasan Industri M enara Permai, Cileungsi, Bogor, daerah Cibinong. PT.S memiliki lahan sebesar 64.612 m2 dengan luas bangunan sebesar 26.766 m2 yang total luas areanya adalah 91.378 m2. Berdasarkan survey pada bulan April 2009, jumlah karyawan yang bekerja pada PT.S adalah 1.328 orang. Kapasitas
67
produksi yang dihasilkan yaitu produksi tire sebesar 7.250.000 per tahun dan produksi tube sebesar 9.400.000 per tahun. M elalui kerja sama teknis dengan Shinko Rubber, Yokohama Rubber Company, dan Continental AG, PT.S menerapkan teknologi mutakhir dari Jepang dan Jerman dalam menciptakan FDR tire, ban berkualitas yang menjadi ban resmi balap motor Indonesia tahun 2006 - 2007 (M otorprix, Indoprix), serta Federal Tire, ban resmi motor Honda. Ban - ban produksi PT.S telah digunakan oleh jutaan pengguna sepeda motor di Indonesia. PT.S menghadirkan beragam pilihan terlengkap untuk beragam kebutuhan. M ulai dari untuk motor sehari - hari untuk kerja, hingga motor racing untuk memacu adrenalin. Setiap ban PT.S dirancang dan diproduksi sesuai dengan Standar Nasional Indonesia (SNI). Bahkan lebih dari itu, ban PT.S juga memperoleh pengakuan mutu internasional dengan sertifikasi ISO 9001:2000. ISO (International Standard Organization)
merupakan
sertifikasi
pengakuan
bagi
suatu
lembaga/organisasi/perusahaan yang telah menjalankan suatu sistem dan prosedur sesuai dengan standar yang berlaku internasional. 3.2.1.
Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT.S adalah “M enjadi produsen ban motor terbaik dan nomor satu di Indonesia”. Hal tersebut akan dicapai dengan misi sebagai berikut:
M eningkatkan riset teknologi.
Kontrol ketat atas kualitas hasil produksi.
Peningkatan pelayanan kepada pelanggan.
Budaya mutu dalam segala bidang.
68
Peningkatan benefit bagi segenap stakeholders secara berkesinambungan.
3.2.2.
Falsafah Perusahaan ASTRA memiliki falsafah yang berlaku bagi perusahaannya serta perusahaan - perusahaan yang terletak di bawah naungannya yaitu “Suatu kristalisasi dari nilai - nilai yang dimiliki sendiri yang diyakini kebenarannya dan menimbulkan tekad untuk mewujudkannya”. Adapun Catur Darma Astra yaitu:
M enjadi milik yang berguna bagi bangsa dan negara.
M emberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan.
Saling menghargai dan membina kerja sama.
Berusaha mencapai yang terbaik.
69
3.3. S truktur Organisasi
BOARD OF DIRECTOR GROUP FUNCTIONAL
MKT. & PCH. DIR. MARKETING
PURCHASING
IT & BPRE
MFG. & R&D DIR. QA QC
PLANT
ENGINEERING
FIN. & ADM. DIR. R &D
HRD & GA
FIN. & ACC.
SALES 1
SUB. DEPT. 1
QA
PPC
UTI. & BLD
RESEARCH
HRD
FINANCE
SALES 2
SUB. DEPT 2
QC
PROD 1
ENG. 1
PROD. DEV.
GA
ACCOUNT.
PROD 2
ENG. 2
PROC. DEV.
MKT SERV.
Gambar 3. 2 Struktur Umum Organisasi PT. S Sumber: HRD PT. S
70
3.3.1. S truktur Organisasi Purchasing
Purchasing Analyst
PIC Master Item & Supplier
General Goods I Purchaser Material & General Goods Purchasing Dept
General Goods II Purchaser
General Goods Junior Purchaser Material Goods I Junior Purchaser Material Goods Purchaser Purchasing Division Head
Engineering Goods I Purchaser
Material Goods II Junior Purchaser
Engineering Goods II Purchaser Engineering Purchasing Department
Engineering Goods I Junior Purchaser Engineering Goods II Junior Purchaser Engineering Goods Administration
Gambar 3. 3 Struktur Organisasi Purchasing Sumber: PT.S
71
3.3.2. S truktur Organisasi Plant
Plant Division Production 1
PPC Material Planning
Production Planning
Material Warehouse
Wrapping & Setting
Mixing
SA & PS
Production 2 Tube
Extruding & Assy Tire
Curing & Finishing
Gambar 3. 4 Struktur Organisasi Plant Sumber: PT.S 3.3.3. S truktur Organisasi Finance
Finance & Accounting Division Head
Accounting
General Accounting & Tax Analyst
Financial Planning
Finance
Cost & Asset Analysis
AR/AP Control
Treasury
Financial Analyst
Budget Analyst
Gambar 3. 5 Struktur Organisasi Finance Sumber: PT.S
72
3.3.4. S truktur Organisasi IT
System Integration
Staff
Human Resource System Development
Senior Programmer
Manufracturing & EAM System Development
Chief Information Officer
Financial & Distribution System Development
Manufacturing System Analyst
Manufacturing Development
EAM System Analyst
Enterprise Asset Management
Financial & Accounting System Analyst
Financial & Accounting Development
Order to Cash System Analyst
Order to Cash Development
Procure to Pay System Analyst
Procure to Pay Development
Database Administrator Data Resource Management
Senior Database Administrator Data Application Administrator
System Support & Communication
IT Infrastructute Specialist
Support & Operation Engineer
IT Operation & Communication Specialist
Industrial and Communication Engineer
IT Security Specialist
IT Care Officer
Operation Engineer
Gambar 3. 6 Struktur Organisasi IT Sumber: PT.S
73
3.4. Pembagian Tugas dan Wewenang 3.4.1. Tugas dan Wewenang Divisi Purchasing Peran dan fungsi utama dari divisi Purchasing adalah melaksanakan pembelian/pengadaan material dan
jasa untuk
kebutuhan produksi,
penunjang produksi, peralatan kantor, peralatan rumah tangga dan melaksanakan
proses
pemasukan
material
dari
luar
negeri
(import)/pengeluaran material ke luar negeri (export). Adapun sasaran dan tujuan dari divisi Purchasing adalah melakukan pembelian dengan efisien dan efektif dengan memperhatikan faktor kualitas, biaya, dan ketepatan pengiriman. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab per area seksi/sub seksi : 1. Purchasing Analyst M enganalisa pengembangan berkelanjutan sistem pengadaan material baik dalam prosedur kerja maupun perbaikan sistem EBS. Lingkup tugas Purchasing Analyst adalah: -
Koordinator vendor audit dan follow up hasil audit.
-
M enjadi PIC untuk pengembangan ISO.
-
M enjadi PIC untuk internal audit.
-
M eng-entry master item dan supplier ke dalam sistem EBS.
-
Analisa permasalahan pada sistem EBS.
2. General Goods Purchaser M elakukan pembelian dan pengadaan material - material penunjang produksi, consumable goods, stationaries office dan komputer dan
74
jasa-jasa yang berkaitan dengan kegiatan Akunting, Qualtiy Control, Marketing dan IT. Lingkup tugas General Goods Purchaser adalah: -
Negosiasi harga dengan supplier
-
Perbandingan harga dari penawaran para supplier
-
M elakukan pemesanan material
-
M elakukan monitoring pada Delivery Schedule
-
M engisi dokumen yang dibutuhan dalam melakukan pemesanan material
-
Persiapan pembayaran tagihan
-
M elakukan claim untuk material dari supplier yang rusak
-
Administrasi Purchase Order internal pelanggan
3. Material Purchaser M elakukan pembelian/pengadaan raw material dan chemical untuk kebutuhan produksi Tire dan Tube, jasa-jasa yang berkaitan dengan kegiatan Material Planning Control. Lingkup
tugas material
purchaser adalah: -
Negosiasi harga dengan supplier
-
Perbandingan harga dari penawaran para supplier
-
M elakukan pemesanan material (standar dan intransit)
-
M elakukan monitoring pada Delivery Schedule
-
M engisi dokumen yang dibutuhan dalam melakukan pemesanan material
-
Persiapan pembayaran tagihan
-
M elakukan claim untuk material dari supplier yang rusak
75
-
Administrasi Purchase Order internal pelanggan
4. Engineering Goods Purchaser M elakukan pembelian/pengadaan tools, spare part, machineries jig, mould dan fabrikasi, dan jasa yang berkaitan dengan kegiatan Engineering. Lingkup tugas Engineering Goods Purchaser adalah: -
Negosiasi harga dengan supplier
-
Perbandingan harga dari penawaran para supplier
-
M elakukan pemesanan material
-
M elakukan monitoring pada Delivery Schedule
-
M engisi dokumen yang dibutuhan dalam melakukan pemesanan material
3.4.2.
-
Persiapan pembayaran tagihan
-
M elakukan claim untuk material dari supplier yang rusak
-
Administrasi Purchase Order internal pelanggan
Tugas dan Wewenang Departemen Warehouse Departemen Warehouse (material warehouse) berada dalam Plant Division, yang memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. M enerima item dari Supplier yang dibeli oleh PT.S melalui Purchase Order 2. M enyimpan item yang telah dikirim oleh Supplier ke dalam Warehouse 3. M engeluarkan item yang diminta oleh departemen atau divisi lain
3.4.3.
Tugas dan Wewenang Divisi Finance Berikut adalah tugas dan tanggung jawab per area seksi/sub seksi : 1. General Accounting dan Tax Analyst
76
Bertanggung jawab untuk menyajikan laporan keuangan per periode atas seluruh transaksi yang terjadi 2. Cost dan Asset Analyst Bertanggung jawab untuk melakukan
aktivitas maintenance dan
depresiasi aset, serta melakukan analisis biaya tiap produk per periode 3. AR/AP Control Bertanggung jawab atas pencatatan piutang dari customer dan utang terhadap supplier 4. Collection Bertanggung jawab atas pengumpulan piutang dari customer dan pembayaran atas utang terhadap supplier 5. Financial Analyst Bertanggung jawab melakukan analisis per pos atas laporan keuangan yang dihasilkan accounting 6. Budget Analyst Bertanggung jawab untuk melakukan maintain terhadap aktualisasi budget yang terjadi per periode dan melakukan perbandingan serta analisis budget vs aktual 3.4.4.
Tugas dan Wewenang Divisi IT Peran dan fungsi divisi IT adalah mendukung kebutuhan manajemen atas informasi yang cepat, tanggap dan akurat dengan tujuan utama mengintegrasikan seluruh sistem di perusahaan.
77
Berikut adalah tugas dan tanggung jawab per area seksi/sub seksi : 1. System Integration Secara aktif memfasilitasi kegiatan rekayasa ulang proses bisnis dan mengintegrasikan seluruh manajemen sistem berdasarkan blue print pengembangan sistem perusahaan. Lingkup tugas system integration adalah: -
M emfasilitasi pengembangan manajemen sistem
-
M emberi usul prioritas pengembangan manajemen sistem
-
M engevaluasi dan mereview bisnis proses berjalan untuk menghasilkan rekomendasi perbaikan
2. Human Resource System Development M enghasilkan sistem terkomputerisasi yang terintegrasi, efektif, dan aman serta melakukan fungsi sebagai “Trouble shooter” dan “Problem Solver” pada sistem informasi. Lingkup tugas Human Resource System Development adalah: -
M engembangkan aplikasi di area Human Resource, Manufacturing, Quality dan Product Development, Financial, Distribution dan Procurement
-
M elakukan koordinasi dan pengarahan terhadap pengembangan
-
M elakukan
analisa
terhadap
sistem
manajemen
yang
akan
dikembangkan -
M elakukan analisa dan membuat desain sistem informasi
-
M elakukan koordinasi aktif dalam tahap pengembangan sistem dan dalam tahap implementasi
78
-
M elakukan uji kelayakan implementasi sistem informasi
-
M elakukan pencarian penyebab dan perbaikan terhadap kegagalan sistem informasi
3. Manufacturing dan EAM System Development M enjaga dan menjamin database aplikasi selalu siap pakai, melakukan upgrade terhadap database jika diperlukan dan sesuai dengan kondisi perusahaan, serta berkomunikasi dengan Oracle World Wide dalam rangka
menyelesaikan
error/bug
pada
aplikasi.
Lingkup
tugas
Manufacturing dan EAM System Development adalah: -
M engatur, mengelola dan melakukan optimasi database server dan application server
-
M enjalankan dan mengelola data backup dan restore
-
M engawasi dan mengelola sinkronisasi database
-
Terlibat dalam perancangan database dan implementasi
-
M elakukan implementasi dan maintenance keamanan database
-
M enjalankan tunning database dan me-monitoring performance
-
M elakukan maintenance seluruh Service Request yang terdapat di M etalink dan menjamin Service Request terselesaikan
4. Financial dan Distribution System Development M elakukan monitoring, pengembangan, perawatan dan perbaikan seluruh infrastruktur server dan jaringan komputer. Lingkup tugas Financial dan Distribution System Development: -
M enjamin jalannya operasional server
-
M enjamin jalannya operasional jaringan
79
-
M enjamin jalannya operasional storage
-
M elakukan pengembangan teknologi informasi
5. Data Resource Management M elakukan monitoring, pengembangan, perawatan dan perbaikan seluruh peralatan pendukung sistem informasi (komputer, printer, server, perangkat komputer, mesin-mesin industri, perangkat komunikasi, audio video dan lain - lain). Lingkup tugas Data Resource Management: -
M elakukan analisa atas kebutuhan investasi perangkat IT
-
M enjamin jalannya sistem komputerisasi mesin - mesin industri, telekomunikasi dan peralatan audio video
-
M elakukan perbaikan atas informasi yang datang dari user
-
M elakukan pendataan asset IT dan lisensi software
-
M elakukan pengembangan teknologi informasi di sisi operasional
6. System Support dan Communication M elakukan monitoring, pengembangan, perawatan dan perbaikan sistem keamanan informasi (Active Directory, Antivirus, Firewall, Update dan Patching, dll). Lingkup tugas System Support dan Communication : -
M enjamin jalannya operasional Active Directory, Antivirus, Software Update, dan Pacthing
-
M enjamin jalannya operasional UTM (Unified Threat Management)
-
M enjamin keamanan data/informasi perusahaan
-
M elakukan pengembangan teknologi informasi
80
3.5. Length of Effort Tabel 3. 1 Length of Effort (LOE) Tanggal
Waktu
Jumlah
Kegiatan
Jam
Kegiatan
Peserta
Materi
8
Hasil Kegiatan 1. Memperoleh pengertian mengenai
Juni
13.00 –
2010
16.00
3
Briefing
Mentor Pembimbing
Overvi ew Modules
Overvi ew Modules pada PT.S 2. Menentukan Modules yang akan dikerjakan selama praktik kerja
24 Juni
14.00 - 17.00
3
Briefing
2010
1. Mentor Pembimbing 2. Purchase Analyst
Procure to Pay
Memperoleh pengenalan mengenai Modules yang dipilih
Company Profile
Memperoleh penget ahuan mengenai
Introduction
profile umum perusahaan Mengubah mentalitas dasar setiap
Basic Mentality 26 Juli 2010
7.00 – 12.00
5
Introduction Trainning
peserta dari seorang pelajar menjadi seorang pekerja yang siap bergabung dengan PT.S
HRD Manager SOP, IK dan Kualitas Sistematika Produksi Pengetahuan produk
Memperoleh penget ahuan mengenai Standard Operation Procedure, Instruksi Kerja, dan kualitas dari PT.S Mengenal proses produksi tire dan tube Mengetahui fungsi ban, produk yang dihasilkan, ukuran, struktur, bagian, dan
81
tipe ban, beserta keuntungan, perawatan dan istilah-istilah penting dalam proses produksi. ISO 9001:2000
5K 2S
Mengetahui serti fikasi pengakuan yang digunakan oleh PT.S Mengetahui alat / sistem management dalam bekerja LK3 Material dan
Mengetahui jenis limbah dan bahan
mesin
kimia, serta karakteristik mesin Mengetahui manajemen sistem yang mengikut sertakan seluruh karyawan dari
ATQC
seluruh tingkatan organisasi dengan
(Astra Total Quality
penerapan konsep pengendalian kualitas
Control)
dan metode statistic untuk mencapai kepuasan pelanggan dan yang mengerjakannya
13.00 – 14.00
14.00 – 16.00 27
7.00 –
Juli
10.00
1
2
3
Preparation
Plan tour
Briefing
Mentor pembimbing
Mentor pembimbing
1.Chief Information Officer (CIO)
Proses produksi tire dan tube
Proses produksi tire dan tube
Memahami materi produksi yang diberikan oleh PT.S dalam bentuk softcopy Melakukan touring ke pabrik dan melihat proses produksi yang berlangsung Procurement
Memahami garis besar proses pembelian
overview
dari Purchase Requisition sampai
82
2010
2.Manufacturingdan EAM
Payment
system development manager 3.Financial dan distribution system development manager 4.Data resources management manager 10.00 – 16.00
2 28
7.00 –
Juli
16.00
8
7.00 – 16.00
8
2010
Daily reporting
Oracle EBS overview
Mentor Pembimbing
Production Process
Membuat laporan mengenai pembuat an ban dalam dan bdan luar Overvi ew Oracle
Memahami sub modules dalam Oracle
EBS modules
EBS modules
Overvi ew procure to
Memahami modul procure to pay
pay modules
beserta proses bisnisnya
1.Purchase Analyst
Purchase
Mengetahui proses dan inventori yang
2.Audit Manager
Requisition
ada dalam Purchase Requisition
Purchase Analyst
Purchase Order
Audit Manager
29 Juli 2010 30 Juli
Business
1.Purchase Analyst
process
2.Mentor Pembimbing
overview
3.Audit Manager
7.00 – 16.00
8
7.00 – 16.00
8
Consultation
7.00 – 16.00
8
Consultation
2010 2 Agustus 2010 3 Agustus
Mengetahui proses dan jenis Purchase Order
83
2010 4 Agustus
7.00 – 16.00
8
2010 Consultation 5 Agustus
7.00 – 16.00
Material Warehouse Staff
Receipt, Inspect,
Mengetahui proses dan macam dari
Deliver
receipt dan deliver
8
2010 6 Agustus
1.Financial Invoice 7.00 – 16.00
8
Consultation
2010
Verification Staff
Invoice, Payment
2.Audit Manager
Mengetahui proses dalam melakukan invoice dan payment
9 Agustus
7.00 – 16.00
8
2010
Process 10 Agustus
Business
7.00 – 16.00
8
7.00 – 8.00
1
Documentation PR, Audit Manager
Documentation
PO, Receipt, Invoice, Payment
Dokumentasi dalam bentuk flowchart, scenario, dan daily result
2010 Preparation
11
PR, PO, Receipt, Invoice, Payment
Bahan presentasi
1.Purchase Analyst
Agustus 2010
-
2.Mentor Pembimbing 8.00 – 10.00
2
Presentation
3.Audit Manager 4.Material Planning Control
PR, PO, Receipt,
Revisi pada alur proses dan scenario
Invoice, Payment
procurement
84
10.00 – 18.30 12 Agustus 2010
7.00 – 16.00 7.00 – 9.00
6
8
2
Revisi terhadap flowchart Purchase Revision
Audit Manager
PR, scenario
Revision
Audit Manager
Purchase Order
Accessing EBS
System Support
Oracle EBS
First Access into Oracle EBS
PO
Prosedur pembuatan PO
Exploring EBS
1.IT Development 2.Purchase Analyst
Requisition dan scenario Revisi terhadap flowchart Purchase Order
Mengetahui jenis PO yang digunakan 13
9.00 – 10.30
1,5
Consultation
Purchase Analyst
Autocreate PO
Agustus 2010
Oracle EBS 10.30 – 12.00 13.00 – 16.00 7.00 – 9.00
1,5 Interview 3
2
Daily Reporting
16 Agustus
9.00 – 11.00
2
Interview
2010 11.00 – 16.00
4
Consultation
18 Agustus 2010
SRI dan cara untuk membuat PO dalam
Staff Engineering Support
Engineering Support
- Utility
Item
Mentor Pembimbing
7.00 – 9.00
2
Consultation
Process
bagian Engineering
- Utility
Item
Control Manager 2.Staff Engineering
PR Mengetahui proses pembuatan PR pada
Engineering Support
1.Material Production
engineering dan overvi ew alur approval
Engineering PR
Staff Engineering Support
Purchase Analyst
Mengetahui pembagian material
PR engineering
Mengetahui masalah yang ada pada pembuatan PR dan PO di bagian Engineering Mengetahui tingkatan approval dalam PR dan masalah dalam PR
Engineering PR
Mengetahui proses pembuatan PR pada
Process
bagian Engineering
85
9.00 – 12.00 13.00 – 16.00
3
Consultation
IT Developer
3
Consultation
Purchasing Staff
Personalize EBS
Mengetahui cara personalisasi PR dalam
Oracle
EBS Oracle
Purchase Order
Mengetahui cara penentuan harga pada PR
Purchase Requisition, 7.00-10.00
3
Consultation
Audit Manager
Purchase Order, Receipt,
10.00-11.00 11.0012.00 13.00 – 16.00
1
Interview
Staff Engineering
Engineering PR
1
Interview
Finance Staff (Budgeting)
Purchase Budgeting
3
Customizing
2
Documentating
3
Consultation
IT Developer
07.00 – 20
inform asi
Invoice
19 Agustus 2010
Mengetahui Issue pengembangan sistem
09.00
-
Mengetahui kebutuhan user akan PR Mengetahui alur proses pada bagian budgeting
Personalize EBS
Personalisasi default option pada
Oracle
purchase requisition engineering
Personalizing
Dokumentasi atas personalisasi PR
Documenting
Engineering
Agustus 2010
09.00 – 16.00
23
07.00 –
Agustus 2010
16.00
8
Consultation and Analyze
Audit Manager
Intransit Issue
IT Development
Setting up EBS
Purchase Analyst
Intransit Issue
Mengetahui Issue-issue akibat proses bisnis berjalan Mengetahui cara menambah subinventory dan melihat jurnal Mengetahui akibat dari proses bisnis Intransit yang berjalan dan kebutuhan
86
akan informasi dari Intransit purchasing
24
07.00 –
Agustus 2010
16.00
25
07.00 –
Agustus 2010
16.00
26 Agustus 2010
07.00 – 16.00
27
07.00 –
Agustus 2010
16.00
30
07.00 –
Agustus 2010
16.00
8
8
8
Consultation and Analyze
1.Warehouse staff 2.Accounting staff
1. IT Development
and Analyze
2. Purchase Analys
Analyze
Intransit Issue
3.Quality manager Consultation
Problem
Mengetahui akibat dari proses bisnis
-
akan informasi dari Intransit purchasing Intransit Issue
Intransit Purchasing
8
Evaluating
-
8
Evaluating
-
Intransit yang berjalan dan kebutuhan
Mengetahui report yang akan dihasilkan
Analisa masalah-mas alah yang timbul dari proses bisnis berjalan
Design new Intransit
Evaluasi masalah dan merancang bisnis
Business Process
proses usulan atas Intransit Purchasing
Design new Intransit
Evaluasi masalah dan merancang bisnis
Business Process
proses usulan atas Intransit Purchasing
1. Warehouse staff 31
07.00 –
Agustus 2010
16.00
8
Checking
2.Quality manager
Impact from new
3.IT Development
Intransit Business
4.Purchase Analyst
Process
Mengecek dampak dari proses bisnis usulan terhadap divisi-divisi yang terkait
5.Audit Manager 1 September
07.00 –
2010
16.00
2
07.00 –
September
12.00
8
5
Documentation
Preparation
-
-
Recent and New
Membuat dokumentasi dari proses bisnis
Intransit Business
berjalan dan dari proses bisnis baru yang
Process
diusulkan
Intransit Purchasing
Persiapan Presentasi mengenai Intransit Purchasing
87
2010
1. Head Division of Accounting dan Finance 2. Head Department of Finance
1. Menjelaskan proses bisnis usulan dan
3. Head Department of 13.00 – 16.00
kelebihannya
Accounting 3
Presentation
4. Chief Information
2. Pemahaman lebih mendalam Intransit Purchasing
mengenai konsep pembelian Intransit dari berbagai sudut pandang
Officer 5. Purchase Analyst
3. Usulan dan saran tambahan untuk
6. Mentor Pembimbing
proses bisnis usulan
7. Head Section of Production 8. Planning Control 3 September 2010
07.00 – 16.00
8
Testing
8
Testing
Personalize
Personalisasi pada form Receipt
6 September 2010 7 September
07.00 –
2010
16.00
24 September 2010
Financial staff
Intransit journal
Mengetahui jurnal dari tiap transaksi Intransit
88
1
07.00 –
Oktober 2010
16.00
8
07.00 –
Oktober 2010
16.00
13
07.00 –
Oktober 2010
15.00
8
8
7
Testing Exploring and Analyze Exploring and Analyze
Financial staff
Intransit jounal
IT Development
Purchasing Report
IT Development
Purchasing Report
Mengetahui dampak setiap transaksi terhadap jurnal Pemahaman tabel-tabel untuk pembuatan report Pemahaman tabel-tabel untuk pembuatan report - Merancang Report untuk Intransit dan
15
07.00 –
Oktober 2010
15.00
7
Design and Developing
-
Intransit Report,
Purchasing
Purchasing Report
- Implementasi Purchasing Report pada server trial
22
07.00 –
Oktober 2010
16.00
- Merancang Report untuk Purchasing 8
Developing
-
Purchasing Report
- Implementasi Purchasing Report pada server trial - Merancang Report untuk Intransit dan
25
07.00 –
Oktober 2010
16.00
8
Developing
IT Development
Purchasing Report
Purchasing - Implementasi Purchasing Report pada server trial
29
07.00 –
Oktober 2010
12.00
5
Documentation
-
-
- Merancang Report untuk Intransit - Menyerahkan hasil internship
89
3.6. Definisi dan Pengaturan Dasar 3.6.1.
Inventory Organization (I/O)
Inventory Organization WH-MAT MAT IDRM
DRM
EAM PM
CM
GSA
INT
Gambar 3. 7 Inventory Organization Structure Inventory pada modul procurement dikelompokkan menjadi beberapa organisasi sesuai dengan kegunaannya masing - masing. Adapun organisasi tersebut adalah : 1. MAT Inventory yang mengelola material yang digunakan dalam proses produksi. Terdiri atas 2 subinventory, yaitu: direct (DRM ) dan indirect (IDRM ). Direct material merupakan bahan baku / bahan setengah jadi untuk diolah kembali. Sedangkan indirect material merupakan material pendukung proses produksi.
90
2. EAM Inventory yang mengelola material - material yang diperlukan untuk maintenance alat produksi (spareparts mesin - mesin produksi). Terdiri atas 2 subinventory, yaitu: Preventive Maintenance (PM ) dan Corrective Maintenance (CM ). Preventive Maintenance (PM ) merupakan peralatan yang digunakan untuk pemeliharaan secara berkala.
Sedangkan
Corrective Maintenance (CM ) adalah peralatan yang digunakan untuk pemeliharaan jika terjadi kerusakan. 3. GSA Inventory yang mengelola material/jasa yang tidak berhubungan langsung dengan
proses produksi,
seperti perlengkapan
kantor,
jasa/service dan kebutuhan harian lainnya. 4. INT Inventory yang mengelola material - material yang bersumber dari pembelian secara Intransit (material yang secara sistem/akunting sudah menjadi milik PT.S tapi secara fisik masih berada di luar PT.S) Berikut adalah tabel pengelompokan part number terkait dengan wilayah purchasing: Tabel 3. 2 Tabel Pengelompokan Material / Jasa Wilayah Purchasing Inventory Org.
Subinventory Direct
MAT
Indirect
Part Numb. MAT ATK PCG PKJ PRD PRT
Description M aterial produksi Alat tulis kantor Packaging Perlengkapan kerja Material/perlengkapan produksi Perlengkapan rumah tangga
91
Inventory Org.
Subinventory
Part Numb. AUK BER BGF
Preventive M aintenance
EAM
Corrective M aintenance
DFA DFO DFS DFU EEC EIN EM O FLU FST MAC M CH TRN
INT
None
GSA
None
TUL INT ATK BCT EXP GRD ITE KND LAB MPR OEQ PKJ PRT SFT
Description Alat ukur Bearing Material bangunan/material fabrikasi Dinamika fluida air Dinamika fluida oil Dinamika fluida steam Dinamika fluida udara Electrical control Electrical industrial Electric motor Fluida Fastener M aterial permesinan/ manufacturing untuk proses fabrikasi M achine unit / part machine M aterial permesinan/ manufacturing untuk proses assembling Tools M aterial Intransit Alat tulis kantor Material cetakan Expense Gardening IT Equipment Kendaraan Laboratorium M aterial promosi Office equipment Perlengkapan kerja Perlengkapan rumah tangga Safety
3.6.2. Approval Hierarchy Untuk menyelesaikan proses pembuatan Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO), setiap PR dan PO harus melalui beberapa tingkat
92
proses persetujuan (approval) sebelum dapat menuju ke proses berikutnya. Jumlah tingkatan proses persetujuan ditentukan dari total harga pada transaksi permintaan/pembelian. Berikut adalah tabel jumlah Approval hierarchy yang harus dilewati berdasarkan harga permintaan/pembelian.
Tabel 3. 3 Jumlah Approval Hierarchy yang Harus Diselesaikan Transaction Amount
Approval Hierarchy
Di atas Rp. 1.000.000.000,Rp. 50.000.000,-
s/d Rp. 1.000.000.000,-
4 atau 5 3
Rp. 1.000.000,-
Rp. 50.000.000,-
2
Rp. 0,-
Rp. 1.000.000,-
1
Terdapat 6 jenis status pada dokumen transaksi yang melalui approval hierarchy, yaitu: -
Incomplete Ketika dokumen transaksi baru dibuat oleh requester dan belum melalui approval hierarchy.
-
In process Ketika dokumen transaksi sudah berada dalam tahap approval hierarchy.
-
Rejected Ketika dokumen transaksi ditolak oleh approver.
-
Approved Ketika dokumen transaksi sudah melewati seluruh tahapan dalam approval hierarchy (sudah mendapat persetujuan dari budget approver).
93
-
Returned Ketika dokumen transaksi yang sudah sampai pada buyer ditolak karena adanya ketidaksesuaian antara part number.
94
Berikut adalah bagan yang menggambarkan tingkatan persetujuan (approval hierachy) tiap divisi:
Gambar 3. 8 Purchase Requisition Approval Hierarchy
Gambar 3. 9 Purchase Order Approval Hierarchy
95
3.6.3. Budgeting Control Setiap subdivisi dan project di PT.S memiliki budget tersendiri untuk mengakomodasi pembelian. Sebelum permintaan pembelian (Purchase Requisition) terbentuk, sistem akan melakukan pengecekan budget (check fund) untuk menentukan apakah harga barang/jasa yang diminta mencukupi pada budget divisi/proyek terkait. Tiap jenis barang/jasa pada PT.S dikategorikan ke dalam 2 jenis budget, yaitu:
Monitoring Budget M erupakan kategori budget yang memiliki sifat tidak terbatas (unlimited). Barang/jasa dengan monitoring budget tidak akan mempengaruhi budget pada tiap divisi. Contoh: material produksi pada I/O MAT.
Mandatory Budget M erupakan kategori budget yang memiliki sifat terbatas (limited). Barang/jasa dengan Mandatory budget akan
memberikan
status
“reserved” sejumlah harga barang/jasa yang diminta pada budget tiap divisi/proyek, sehingga budget dengan status “reserved” tersebut tidak dapat digunakan untuk melakukan permintaan lain. Contoh: barang pada I/O EAM dan I/O GSA. Divisi/proyek yang tidak memiliki budget mencukupi untuk melakukan permintaan material, dapat melakukan reclass untuk menambah budget. Permintaan reclass harus disetujui melalui tingkatan hierarchy approval.
96
3.6.4. Pembelian Material Secara Intransit Pembelian
material
produksi
(M AT)
dibedakan
menjadi
2
berdasarkan kondisi penerimaan material di Warehouse, yaitu standard dan Intransit. Proses pembelian standard merupakan pembelian di mana PT.S akan membuat receipt ketika material sampai di Warehouse PT.S. Sedangkan pembelian Intransit merupakan pembelian di mana PT.S dapat membuat receipt ketika material telah sampai di tempat yang sudah ditentukan dalam perjanjiannya dengan supplier. Pembelian Intransit biasa dilakukan apabila PT.S melakukan transaksi pembelian dengan supplier di luar negeri dan di luar pulau. Permintaan,
pembelian
dan
penerimaan
dengan
inventory
organization “SRI-MAT” merupakan transaksi standard atau dapat juga disebut dengan transaksi M AT: Purchase Requisition M AT, Purchase Order MAT dan Receipt M AT. Sedangkan pembelian dan penerimaan dengan inventory organization “SRI-INT” merupakan transaksi Intransit: Purchase Order INT dan Receipt INT.
97
3.7. Tata Laksana Sistem Berjalan
Gambar 3. 10 Usecase Sistem Informasi Intransit Procurement PT. S
3.7.1. Proses Pembelian Intransit Berikut adalah proses pembelian material yang dilakukan secara Intransit yang berjalan:
98
$
Gambar 3. 11 Rich Picture Pembelian Intransit Berjalan
Keterangan: 1. MPC membuat
Purchase Requisition
(M AT) sesuai dengan
kebutuhan material. 2. Purchase Requisition (M AT) yang telah di-approve kemudian diserahkan kepada Purchasing untuk dibuatkan Purchase Order (MAT) yang kemudian akan di-cancel dan di-copy ke Purchase Order (INT).
99
3. Purchase Order (INT) yang telah di-approve diberikan kepada Supplier untuk disetujui pembeliannya. 4. Jika Purchase Order (INT) telah disetujui oleh Supplier, maka akan dikirimkan ke bagian Finance (AP Control). 5.
Bagian Purchasing akan membuatkan BPU (Bukti Pengeluaran Uang) yang kemudian diberikan kepada Finance (AP Control).
6. Bagian Finance (AP Control) kemudian akan membuatkan Invoice (Prepayment) berdasarkan BPU. 7. Invoice (Prepayment) tersebut kemudian diserahkan kepada bagian Finance (Treasury) 8. Finance
(Treasury)
kemudian
akan
melakukan
Payment
(Prepayment) berdasarkan Invoice (Prepayment) tersebut. 9. Jika sudah membayar maka bagian Finance (Treasury) akan memberikan Bukti Pembayaran kepada Supplier agar Supplier dapat mengirimkan materialnya. 10. a. Supplier mengirimkan packing list ke bagian Purchasing 10. b. Supplier mengirimkan material tersebut ke pelabuhan. 11. Purchasing menyerahkan Packing List dan Purchase Order (INT) kepada bagian Accounting untuk dilakukan Receipt (INT). 12. a.Bagian Accounting setelah
melakukan Receipt (INT) akan
memberikannya kepada Purchasing. 12. b.Bagian Accounting akan membuat Receipt Register (BPB).
100
13. Receipt (INT) dan Packing List tersebut kemudian diserahkan oleh Purchasing ke bagian Warehouse untuk melakukan Receipt (M AT) yang biasa disebut dengan inter organization. 14. a. Pada saat Receipt (M AT) akan dilakukan inspeksi oleh bagian Quality Control Lab apakah material tersebut diterima atau tidak berdasarkan Inspection List. 14. b. Bagian Warehouse akan menyerahkan Invoice, Purchase Order (INT) dan Receipt (INT) akan diserahkan kepada bagian Finance (AP Control) untuk mengecek apakah material tersebut telah sampai sesuai dengan Purchase Order (INT). 15. Bagian Finance (AP Control) akan membuatkan Invoice (Settlement) untuk melunaskan uang muka yang telah dibayar sebelumnya. Invoice (Settlement) akan diberikan ke bagian Finance (Treasury). 16. Bagian
Finance
(Treasury) kemudian
melakukan Payment
(Settlement).
Proses tersebut dapat digambarkan dengan flowchart sebagai berikut:
101
Gambar 3. 12 Pembelian M aterial Secara Intransit pada PT. S
102
3.7.2. S pesifikasi Prosedur 3.7.2.1. Prosedur Permintaan Material Permintaan dilakukan oleh bagian M PC (Material Planning Control) berdasarkan perhitungan M RP atas material yang dibutuhkan untuk
produksi.
Requester
diharuskan
untuk
mengisi
kolom
organization pada Purchase Requisition (PR) di mana nilai “SRI-M AT” diartikan sebagai permintaan pembelian standard dan nilai “SRI-INT” sebagai permintaan pembelian Intransit. Kolom organization ini akan selalu diisi dengan nilai “SRI-M AT” karena requester tidak tahu metode pembelian yang akan dilakukan buyer (standard / Intransit purchasing). Setelah permintaan disimpan dan dicetak, PR akan melalui proses persetujuan (Requisition Approval) sesuai dengan Approval Hierarchy yang telah ditetapkan. PR yang tidak disetujui pada Approval Hierarchy akan dikembalikan lagi ke Requester untuk dilakukan koreksi. PR yang telah disetujui akan diterima oleh bagian Purchasing (buyer). Detil proses permintaan adalah sebagai berikut: •
10-1 : Entry PR (Purchase requisition) Bagian M PC (Material Controlling planning) akan mengisi form PR
berdasarkan
Planning),
perhitungan
M RP
(Material
Requirement
M PC akan mengisi jenis material dan jumlah yang
dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan produksi ke depan.
103
•
10-2: Cetak PR (Purchase requisition) Setelah form PR terisi, M PC akan mencetak PR untuk dimintai persetujuan atas permintaan material yang dibuat.
•
10-3: Requisition Approval Setelah dicetak, PR harus melalui proses persetujuan yang telah ditetapkan oleh PT.S. Jika PR lolos dari proses persetujuan, PR akan diteruskan ke bagian purchasing. Tetapi jika PR tidak lolos dari proses persetujuan, PR
akan dikembalikan ke M PC untuk
dilakukan koreksi. •
10-4: Cancel requisition PR yang tidak lolos dari proses persetujuan, harus dibatalkan sebelum membuat PR koreksi. Data yang diperlukan : material type, part number, item
description, quantity, need by, organization, location, subinventory, UOM dan price. 3.7.2.2. Prosedur Pembelian Material Intransit Purchase Requisition yang telah disetujui akan diterima oleh bagian Purchasing (buyer) sebagai referensi untuk membuat Purchase Order (PO) kepada Supplier. Bila diketemukan bahwa pembelian harus dilakukan secara Intransit, buyer tidak dapat membuat PO INT dengan referensi dari Purchase Requisition (PR) M AT. Sehingga buyer akan membuat PO INT baru tanpa referensi dari PR M AT.
104
Buyer akan membuat PO berdasarkan PR MAT (adopt PR) dan kemudian mengubah organization dari M AT ke INT. Detil dari proses pembelian adalah sebagai berikut: •
20-1 : Create PO Bagian purchasing akan menerima PR yang telah lolos dari proses persetujuan. Dari PR yang sudah tersimpan di database, bagian purchasing akan membuat PO.
•
20-2 : Edit PO Umumnya PR memiliki nilai Organization SRI-M AT, yaitu
nilai
dimana material tersebut merupakan material utama yang digunakan dalam produksi , tetapi umumnya nilai organization SRI-M AT digunakan hanya jika pembelian dilakukan secara lokal. Sedangkan untuk pembelian material dari luar negeri menggunakan nilai organization SRI-INT. Oleh karena itu, setelah memanggil nomor PR dari database, bagian purchasing diharuskan mengubah nilai organization dari SRI-M AT menjadi SRI-INT pada form PO. •
20-3 : Cetak PO PO yang sudah selesai diubah akan di cetak.
•
20-4 : Purchasing approval PO yang telah selesai dibuat, sebelum diberikan kepada supplier harus melewati proses persetujuan. Apabila PO lolos melewati proses persetujuan, satu rangkap PO akan diberikan kepada supplier. Tetapi,
105
jika PO tidak lolos, PO akan dikembalikan kepada buyer untuk dilakukan koreksi. •
20-5 : Cancel PO Sebelum dilakukan koreksi, PO yang tidak lolos dari proses persetujuan harus dibatalkan. Data
yang diperlukan
:
Purchase
Requisition
Number,
Organization, Ship-To, quantity, UOM, Price, need by dan supplier. 3.7.2.3. Prosedur Penerimaan Material Intransit Penerimaan material (pembuatan Receipt) dilakukan 2 kali untuk pembelian material secara Intransit. Receiving pertama akan dilakukan oleh bagian Finance (Fixed Assets) pada saat material sampai di tempat perjanjian (di mana material sudah sah menjadi hak milik/tanggung jawab PT.S). sedangkan Receiving kedua akan dilakukan oleh bagian Warehouse. Setiap proses Receiving akan selalu diikuti dengan proses inspection dan delivery. Inspection merupakan proses pengecekan kesesuaian material yang telah diterima PT.S, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Setelah dilakukan inspeksi pada material, bagian warehouse akan melakukan update pada jumlah stok material di warehouse dengan melakukan proses Delivery. Sesuai dengan tugas dan tanggung jawab tiap bagian, dokumen inspection akan dibuat oleh bagian Quality Control Lab, sedangkan dokumen Receipt dan Delivery dibuat oleh bagian warehouse. Tetapi
106
khusus untuk kasus pembelian secara Intransit, dokumen receipt, Inspection, dan Delivery dapat dibuat oleh bagian Finance. Pencatatan dokumen tersebut hanya berupa formalitas untuk melengkapi prosedur penerimaan material, tanpa diikuti oleh kegiatan lapangan. Sedangkan prosedur Receiving, Inspection, dan Delivery sesungguhnya dilakukan oleh bagian warehouse. Proses penerimaan standard akan menyimpan material ke dalam warehouse M AT. Tetapi ketika penerimaan secara Intransit, material disimpan oleh bagian finance ke dalam warehouse Intransit (Inventory Organization INT). M aterial pada warehouse Intransit akan dipindahkan ke warehouse M AT melalui proses Interorganization (Interorg.) Detil dari proses penerimaan material yang tiba di pelabuhan adalah sebagai berikut: •
40-1 : M enyerahkan Packing List Setelah material sampai di pelabuhan, supplier akan menghubungi bagian purchasing dan mengirim fax ke bagian purchasing PT.S. Bagian purchasing akan menyerahkan packing list dan PO terkait kepada bagian accounting.
•
40-2 : Create receipt Berdasarkan PO dan packing list, bagian accounting akan membuat tanda terima (receipt).
•
40-3 : Cetak receipt
107
Setelah membuat receipt, bagian accounting akan mencetak receipt dan memberikan dua rangkap receipt kepada bagian purchasing dan satu rangkap receipt kepada supplier. •
40-4 : Inspection Setelah selesai mencetak receipt, bagian accounting akan melakukan inspeksi secara sistem atas material yang sampai dipelabuhan. Inspeksi yang dilakukan secara sistem berarti tidak dilakukan secara actual, inspeksi dilakukan hanya untuk formalitas.
•
40-5 : Create delivery Setelah selesai dilakukan inspeksi, bagian accounting akan melakukan proses delivery untuk menambah jumlah stock material di inventory organization INT. Dan detil proses penerimaan material pada warehouse adalah
sebagai berikut: •
50-1 : M enyerahkan receipt dan packing list Setelah mendapat dua rangkap receipt dari bagian accounting, bagian purchasing akan menyerahkan satu rangkap receipt dan satu rangkap packing list kepada bagian warehouse material.
•
50-2 : Visual inspection Saat material yang tadinya dipelabuhan sampai di gudang material PT.S. Bagian warehouse akan melakukan visual inspection, yaitu pengecekan secara kasar mengenai jumlah dan jenis material apakah sesuai dengan PO dan packing list.
108
•
50-3 : Entry item untuk inter organization (inter-org) Tidak seluruh jumlah material
tiba di gudang pada saat yang
bersamaan, perlu beberapa kali angkutan sampai seluruh material tiba di gudang. Tiap – tiap kedatangan berjarak satu minggu hingga satu bulan. Setelah material sampai di gudang, bagian warehouse akan melakukan proses inter organization, yaitu memindahkan jumlah stock material dari I/O INT ke I/O M AT. •
50-4 : Create receipt Bagian warehouse akan membuat receipt atas material yang sampai digudang tanpa berdasarkan dokumen apapun dari sistem, receipt akan di entri secara manual dengan reference ke nomor receipt dan nomor PO yang digabung.
•
50-5 : Cetak receipt Setelah disimpan, receipt akan di cetak. Satu rangkap receipt akan diberikan kepada bagian quality control dan satu rangkap ke bagian finance (invoice verification).
•
50-6 : Inspection Bagian quality control akan melakukan inspeksi atas material yang sudah dilakukan receipt. Inspeksi ini adalah untuk mengecek kualitas dari material sebelum di simpan digudang dan digunakan untuk produksi. Setelah melakukan inspeksi, bagian QC akan mengentri hasil inspeksi ke dalam sistem. Jika material yang diinspeksi berkualitas baik, bagian QC akan mengembalikan material ke bagian
109
warehouse dan memberitahukan bagian gudang mengenai hasil inspeksi. •
50-7 : Create delivery to stock Setelah mengetahui hasil inspeksi material, bagian gudang akan melakukan proses delivery atas material yang berkualitas baik ke dalam sistem untuk menambah stock material di I/O M AT.
•
50-8 : Create delivery to defect Jika dari hasil inspeksi didapati kualitas material tidak baik, bagian QC akan melakukan proses delivery untuk menambah stock material yang tidak baik kedalam stock defect. Data yang diperlukan : Supplier Name, Shipment Number,
Packing List Number, Shipped Date, Purchase Order Number,
Part
number, Item Description, Lot Number, Quantity dan Freight Carrier. 3.7.2.4. Prosedur Prepayment Seluruh pembelian Intransit menggunakan pembayaran di muka (prepayment). Jumlah dan metode pembayaran uang muka berdasarkan atas perjanjian antara PT.S dengan supplier yang kemudian ditangani oleh bagian Finance (Treasury), metode pembayaran dapat dilakukan secara transfer maupun tunai. Dan sebelum uang muka dibayar, invoice wajib dibuat terlebih dahulu.
110
Detil proses prepayment adalah sebagai berikut: •
30-1 : M embuat BPU Setelah PO yang dikirim kepada supplier mendapat respon dan di setujui oleh supplier, bagian purchasing
akan membuat Bukti
Pengeluaran Uang (BPU) sesuai dengan jumlah nominal yang tertera pada PO. •
30-2 : M enyetujui BPU BPU yang dibuat harus mendapat persetujuan, BPU yang disetujui akan diberikan kepada bagian finance(AP Control). Sedangkan, BPU yang tidak disetujui akan dikoreksi.
•
30-3 : Entry invoice prepayment Setelah BPU disetujui, bagian finance(AP Control) akan mengentri jumlah nominal sesuai dengan jumlah yang tertera pada BPU.
•
30-4 : Validate Setelah invoice di entri, harus dilakukan checklist pada checkbox validate di form invoice.
•
30-5 : Create accounting Setelah dilakukan validate, harus dilakukan checklist pada checkbox create accounting di form invoice. Create accounting berfungsi untuk posting journal di G/L dan secara otomatis payment akan tersimpan.
•
30-6 : Cetak invoice prepayment Setelah disimpan, invoice untuk prepayment akan dicetak, satu rangkap invoice diberikan ke bagian finance(treasury).
111
•
30-7 : Entry pembayaran prepayment Berdasarkan invoice yang dibuat
untuk prepayment,
bagian
finance(treasury) akan membuat payment. •
30-8 : Create accounting Bagian finance(treasury) harus melakukan checklist pada checkbox create accounting untuk melakukan posting journal ke G/L dan secara otomatis payment akan tersimpan.
•
30-9 : Cetak pembayaran prepayment Payment yang telah disimpan akan dicetak.
•
30-10 : Autorisasi pembayaran Sebelum melakukan pembayaran uang dimuka, payment harus melalui proses persejutuan seperti yang telah ditetapkan. Apabila Payment tidak disetujui, payment akan dikembalikan kepada bagian finance(treasury) untuk dilakukan koreksi.
•
30-11 : Cancel pembayaran prepayment Sebelum dilakukan koreksi, payment yang tidak lolos dari persetujuan harus dibatalkan.
•
30-12 : M embayar ke supplier Setelah payment disetujui, kasir akan melakukan transfer kepada supplier.
112
•
30-13 : Clearing Setelah supplier memberikan konfirmasi bahwa pembayaran telah diterima, bagian finance (treasury) akan melakukan checklist pada checkbox clearing untuk membuat posting journal ke G/L. Data yang diperlukan : invoice type, trading partner, supplier
number, supplier site, invoice date, invoice number, invoice currency dan amount. 3.7.2.5. Prosedur Settlement Setelah dilakukan pembayaran uang muka (prepayment) harus dilakukan proses penyesuaian jurnal pembayaran yang disebut dengan settlement. Ada 3 macam kondisi pada saat proses Settlement, yaitu: -
Pembayaran lunas Kondisi di mana jumlah pembayaran uang muka sejumlah dengan jumlah yang harus dibayar. (prepayment 100%)
-
Pembayaran minus Kondisi di mana jumlah pembayaran uang muka hanya sebagian dari jumlah yang harus dibayar. Sehingga dilakukan reimburse pada pihak bersangkutan yang membayar kekurangan tersebut. (prepayment < 100%)
-
Pembayaran plus (refund) kondisi di mana jumlah pembayaran uang muka berlebih dari jumlah yang harus dibayar. Sehingga PT.S akan menerima kembali jumlah pembayaran sisa. (prepayment > 100%)
113
Detil proses settlement adalah sebagai berikut: •
60-1 : Entry standard invoice for settlement Setelah supplier menerima salinan receipt atas material yang dikirim kepada PT.S, supplier akan mengirim invoice kepada bagian finance (AP Control). Dari invoice yang diterima, bagian finance (AP Control) akan mengentri invoice ke dalam sistem. Selain mengentri nominal pada invoice, finance (AP Control) juga akan mengentri nomor PO dan nomor receipt.
•
60-2 : Three ways match (PO, receipt (INT), invoice (INT)) Setelah itu, sistem akan melakukan pengecekan. Dari nomor PO (INT), sistem akan mengecek jumlah nominal yang tertera pada PO (INT). Dari nomor receipt (INT), sistem akan mengecek jumlah material yang diterima oleh PT.S. Dari invoice yang dientri, sistem akan mengecek apakah jumlah nominal dan jumlah material yang ditagih sesuai dengan data yang keluar dari PO (INT) dan receipt (INT). Jika hasil pencocokan berhasil, invoice akan diproses lebih lanjut.
•
60-3 : Return tagihan Jika hasil pencocokan gagal,
bagian finance (AP Control) akan
mengembalikan invoice kepada supplier untuk dilakukan koreksi. •
60-4 : Validate invoice Setelah invoice selesai dientri, harus dilakukan checklist pada checkbox validate di form invoice.
114
•
60-5 : Apply standard Invoice to prepayment Standard invoice akan di-apply ke invoice prepayment. Bagian finance (AP Control) akan memasukkan nomor invoice prepayment, untuk mengecek apakah ada kekurangan atau kelebihan pada jumlah nominal pembayaran dimuka.
•
60-6 : Create accounting Setelah di-apply, harus dilakukan checklist pada checkbox create accounting di form invoice. Create accounting berfungsi untuk posting journal di G/L dan secara otomatis payment akan tersimpan.
•
60-7 : Cetak invoice Invoice untuk prepayment akan dicetak, satu rangkap invoice diberikan ke bagian finance (treasury).
•
60-8 : Entry payment Berdasarkan invoice yang dibuat untuk settlement, bagian finance (treasury) akan membuat payment.
•
60-9 : Create accounting Bagian finance (treasury) harus melakukan checklist pada checkbox create accounting untuk melakukan posting journal ke G/L dan secara otomatis payment akan tersimpan.
•
60-10 : Cetak payment Payment yang telah disimpan akan dicetak.
115
•
60-11 : Clearing Bagian finance (treasury) akan melakukan checklist pada checkbox clearing untuk membuat posting journal ke G/L. Data yang diperlukan : invoice type, trading partner, supplier
number, supplier site, invoice date, invoice number, invoice currency dan amount. 3.7.3. User Interface 3.7.3.1. Menu Login
Gambar 3. 13 M enu Login Form ini merupakan form Login. Login dilakukan sesuai dengan username dan password user yang bersangkutan.
116
3.7.3.2.Menu Navigasi
Gambar 3. 14 M enu Navigasi Pada tampilan menu navigasi terdapat pilihan menu yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan pihak yang bersangkutan.
117
3.7.3.3. Purchase Requisition
Gambar 3. 15 Purchase Requisition Interface Form ini merupakan form Purchase Requisition yang berfungsi sebagai form untuk mengajukan permintaan pembelian. Pada form Purchase Requisition, barang yang akan diminta akan dientry pada tab lines. Seluruh informasi mengenai barang yang diminta harus dientry, seperti description, type, item, quantity, dan need by. Price, amount dan total akan secara otomatis terisi. Organization dan location dipilih sesuai dengan kebutuhan.
118
Gambar 3. 16 Purchase Requisition Accounts Interface Setelah melakukan save, akan muncul numbersebgai nomor Purchase Requisition. Pada Distributions, Charge Account akan secara otomatis terisi.
119
Gambar 3. 17 Purchase Requisition Approve Document Interface Form ini merupakan form Approve Document untuk meminta persetujuan kepada pihak yang bersangkutan. Pada form Approve Document, wajib mencentang Submit for Approval dan mengisi note yang ada.
120
Gambar 3. 18 Caution Interface Ini merupakan tampilan Caution yang biasa berupa peringatan atau pun pertanyaan. Setelah keluar dari aplikasi Oracle, lakukan Logout.
121
3.7.3.3.1. Purchase Requistion Approval 3.7.3.3.1.1. Purchase Requisition Approval Level 1
Gambar 3. 19 Puchase Requisition Approval Level 1 Interface Ini merupakan tampilan pada Purchase Requisition Approval Level 1 di mana pihak yang bersangkutan menyetujui atau pun menolak permintaan pembelian tersebut. Pada interface ini akan ditampilkan beberapa nomor Purchase Requisition yang telah dibuat dan belum dilakukan approval level 1. Untuk melakukan approval, pilih nomor Purchase Requisition yang baru saja dibuat, yang dapat dilihat dari nomor Purchase Requisition atau tanggal pembuatannya.
122
Gambar 3. 20 Puchase Requisition Approval Level 1 Interface Apabila Purchase Requisition telah sesuai maka dapat menekan tombol approve dan logout.
123
3.7.3.3.1.2. Purchase Requisition Approval Level 2
Gambar 3. 21 Puchase Requisition Approval Level 2 Interface Ini merupakan tampilan pada Purchase Requisition Approval Level 2, di mana pihak yang bersangkutan menyetujui atau pun menolak permintaan pembelian tersebut. Pada interface ini akan ditampilkan beberapa nomor Purchase Requisition yang telah dibuat dan belum dilakukan approval level 2. Untuk melakukan approval, pilih nomor Purchase Requisition yang telah melewati approval level 1, yang dapat dilihat dari nomor Purchase Requisition atau tanggal approval-nya.
124
Gambar 3. 22 Puchase Requisition Approval Level 2 Interface Apabila Purchase Requisition telah sesuai maka dapat menekan tombol approve dan logout.
125
3.7.3.3.1.3. Purchase Requisition Approval Level 3
Gambar 3. 23 Puchase Requisition Approval Level 3 Interface Ini merupakan tampilan pada Purchase Requisition Approval Level 3, di mana pihak yang bersangkutan menyetujui atau pun menolak permintaan pembelian tersebut. Pada interface ini akan ditampilkan beberapa nomor Purchase Requisition yang telah dibuat dan belum dilakukan approval level 3. Untuk melakukan approval, pilih nomor Purchase Requisition yang telah melewati approval level 2, yang dapat dilihat dari nomor Purchase Requisition atau tanggal approval-nya.
126
Gambar 3. 24 Puchase Requisition Approval Level 3 Interface Apabila Purchase Requisition telah sesuai maka dapat menekan tombol approve dan logout. Approval level 3 merupakan tingkatan terakhir dari Purchase Requisition approval. Setelah semuanya disetujui maka akan dibuatkan Purchase Order oleh Purchaser.
127
3.7.3.4.Purchase Order
Gambar 3. 25 Puchase Order Interface Form ini merupakan form Purchase Order yang berguna untuk melakukan pembelian apabila Purchase Requisition telah disetujui. Pada form Purchase Order akan diminta untuk memasukkan nomor Purchase Requisition yang akan dibuatkan Purchase Order- nya. Setelah memasukkan nomor Purchase Requisition, maka data mengenai barang yang akan dibeli tampil. Apabila sudah sesuai, wajib untuk mencentang line-nya lalu pilih Automatic.
128
Gambar 3. 26 Puchase Order New Document Interface Ini merupakan tampilan New Document untuk memasukkan data pembelian. Pada New Document, wajib mengisi nama supplier yang sesuai dengan kebutuhan..
129
Gambar 3. 27 Puchase Order Interface Apabila nama supplier telah terisi, harus mengganti kolom Ship to dari SRI-M AT menjadi SRIINT. Kemudian mengisi shipment.
130
Gambar 3. 28 Puchase Order Shipment Interface Ini merupakan Form Shipment yang berisi data barang yang akan dibeli beserta tanggal dibutuhkannya. Pada form Shipment, terdapat line mengenai barang yang akan dibeli. Copy line tersebut ke line yang ada di bawahnya, kemudian hapus line pertama. Tanggal need by wajib diisi untuk mengetahui kapan tanggal dibutuhkannya barang tersebut.
131
Gambar 3. 29 Puchase OrderApprove Document Interface Form ini merupakan form Approve Document untuk meminta persetujuan kepada pihak yang bersangkutan. Pada form Approve Document, wajib mencentang Submit to Approval agar dilanjutkan ke approval level 1. M aka dengan demikian, dapat diketahui nomor Purchase Order yang telah dibuat dengan organization SRI-INT.
132
3.7.3.4.1. Purchase Order Approval 3.7.3.4.1.1.Purchase Order Approval Level 1
Gambar 3. 30 Puchase Order Approval Level 1 Interface Ini merupakan tampilan pada Purchase Order Approval Level 1 di mana pihak yang bersangkutan menyetujui atau pun menolak pembelian tersebut. Pada interface ini akan ditampilkan beberapa nomor Purchase Order yang telah dibuat dan belum dilakukan approval level 1. Untuk melakukan approval, pilih nomor Purchase Order yang baru saja dibuat, yang dapat dilihat dari nomor Purchase Order atau tanggal pembuatannya.
133
Gambar 3. 31 Puchase OrderApproval Level 1 Interface Apabila Purchase Order telah sesuai maka dapat menekan tombol approve dan logout.
134
3.7.3.4.1.2.Purchase Order Approval Level 2
Gambar 3. 32 Puchase OrderApproval Level 2 Interface Ini merupakan tampilan pada Purchase Order Approval Level 2 di mana pihak yang bersangkutan menyetujui atau pun menolak pembelian tersebut. Pada interface ini akan ditampilkan beberapa nomor Purchase Order yang telah dibuat dan belum dilakukan approval level 2. Untuk melakukan approval, pilih nomor Purchase Order yang telah melewati approval level 1, yang dapat dilihat dari nomor Purchase Order atau tanggal approval-nya.
135
Gambar 3. 33 Puchase OrderApproval Level 2 Interface Apabila Purchase Order telah sesuai maka dapat menekan tombol approve dan logout. Purchase Order memiliki beberapa level dalam tingkatan approval- nya tergantung dengan jumlah total dari harga yang akan dibeli. Semakin besar jumlah totalnya maka akan semakin banyak tingkatan approval- nya.
136
3.7.3.5.Receipt Intransit
Gambar 3. 34 Organizations Interface
137
Pada Organizations interface terdapat 5 pilihan yaitu : 1. EAM , merupakan organizations untuk SRI- Maintenance. 2. GSA, merupakan organizations untuk SRI- General Service. 3. INT, merupakan organizations untuk SRI- Intransit. 4. MAT, merupakan organizations untuk SRI- Material. 5. SRI, merupakan organizations untuk PT.S. Jika ingin melakukan receiving material secara standard, pilih organizations M AT, jika ingin melakukan receiving material secara Intransit maka pilih organizations INT.
138
Gambar 3. 35 Find Expected Receipt Interface Form ini merupakan form Find Expected Receipt Interface yang digunakan untuk mencari data – data barang yang telah dibeli. Untuk melakukan receipt, dapat memasukkan nomor Purchase Order yang telah dibuat terlebih dahulu.
139
Gambar 3. 36 Receipt (INT) Interface Form ini merupakan form Receipt (INT) yang digunakan untuk menerima barang Intransit. Pada form Receipt (INT) akan muncul barang material apa saja yang akan dilakukan receipt beserta keterangannya seperti quantity, item, description, supplier, destination, due date dan nomor Purchase Order. Jika data material sudah sesuai maka wajib mencentang line tersebut.
140
Gambar 3. 37 Receipt Header (INT) Interface Form ini merupakan form Receipt Header (INT) untuk mengetahui tanggal terima dan tanggal pengiriman barang. Pada form Receipt Header akan diketahui berapa nomor Receipt serta Receipt Date dan Shipped D ate.
141
3.7.3.6. Inspect Intran sit
Gambar 3. 38 Find Receiving Transactions (INT) Interface Form ini merupakan form Find Receiving Transactions (INT) untuk mengetahui data barang pada receipt. Untuk melakukan inspect, perlu mengetahui nomor receipt yang sudah ada. Baik receipt material secara standard maupun Intransit akan melakukan inspect.
142
Gambar 3. 39 Receiving Transactions (INT) Interface Form ini merupakan form Receiving Transactions (INT) untuk melakukan inspeksi terhadap material yang telah diterima. Pada form ReceivingTransaction (INT) dapat dilihat data barang material yang telah di-receipt tetapi belum dilakukan inspect. Untuk melakukan inspect, harus memasukkan quantity material, mengecek kelengkapan dokumen yang ada dan mencentang line material yang akan di-inspect.
143
3.7.3.7.Deliver Intransit
Gambar 3. 40 Receiving Transactions (INT) Interface Form ini merupakan form Receiving Transactions (INT) untuk melakukan pengiriman ke warehouse material. Setelah melakukan inspect, maka harus melakukan deliver agar barang tersebut dapat diterima ileh bagian warehouse. Pada form Receiving Transactions (INT) masukkan kembali nomor Receipt dan mencentang barang yang akan dideliver.
144
Gambar 3. 41 Receipt Transaction Summary (INT) Interface Form ini merupakan form Receipt Transaction Summary (INT) yang digunakan untuk melihat jurnal apakah material tersebut telah di-receipt, inspect, dan deliver pada organizations INT.
145
3.7.3.8.Interorganization
Gambar 3. 42 Organizations Interface Form ini merupakan form Organizations. Untuk melakukan Receipt Material dari Intransit, maka pada organizations wajib memilih organizations INT.
146
Gambar 3. 43 Interorganizations Transfer (INT) Interface Form ini merupakan form Interorganization Transfer (INT) yang dilakukan untuk melakukan pemindahan material antar organizations. Untuk melakukan receipt M AT dari receipt INT, maka kita harus melakukan interorganization yaitu memindahkan material dengan organizations INT menjadi organizations M AT. Sesuaikan data dan keterangan yang ada dengan receipt INT sebelumnya.
147
3.7.3.9. Receipt Material
Gambar 3. 44 Organizations Interface Form ini merupakan form Organizations. Untuk melakukan receipt material maka wajib memilih organizations MAT.
148
Gambar 3. 45 Find Expected Receipts (M AT) Interface Form ini merupakan form Find Expected Receipts (M AT) untuk mengetahui data material yang telah diterima secara Intransit sehingga dapat dipindahkan ke warehouse material. Pada form Find Expected Receipts (MAT), dapat memasukkan nomor shipment yang telah dimasukkan pada saat proses interorganization.
149
Gambar 3. 46 Receipts (M AT) Interface Pada form Receipts (M AT) dapat dilihat data dan keterangan mengenai material yang akan diterima. Ses uaikan data yang ada dengan yang akan di-receipt. Ganti location dengan SRI M AT karena material tersebut akan dipindahkan dari SRI-INT ke SRI-M AT. Wajib mencentang material yang akan di-receipt.
150
3.7.3.10.
Inspect Material
Gambar 3. 47 Find Receiving Transactions (M AT) Interface Form ini merupakan form Find Receiving Transactions (MAT) untuk mengetahui data material. Setelah direceipt maka akan dilakukan inspect terhadap material tersebut. M aterial tersebut dapat dicari dengan memasukkan nomor shipment ke form Find Receiving Transactions (M AT).
151
Gambar 3. 48 Receiving Transactions (M AT) Interface Pada form Receiving Transactions akan ditampilkan data dan keterangan mengenai material yang belum dilakukan inspect. Jika data sudah sesuai, maka centang material yang akan di-inspect.
152
3.7.3.11. Deliver Material
Gambar 3. 49 Find Receiving Transactions (M AT) Interface Form ini merupakan form Find Receiving Transactions (M AT) untuk mengetahui data material yang akan dikirim ke warehouse material. Setelah di-inspect maka akan dilakukan deliver terhadap material tersebut. M aterial tersebut dapat dicari dengan memasukkan nomor shipment ke form Find Receiving Transactions (M AT).
153
Gambar 3. 50 Lot Entry (M AT) Interface Pada form Lot Entry (M AT) dilakukan penempatan terhadap material yang telah sampai di warehouse sesuai dengan kategori material tersebut.
154
Gambar 3. 51 Receipt Transaction Summary (MAT) Interface Pada Form Receipt Transaction Summary (INT) dapat dilihat jurnal apakah material sudah di-receipt, inspect, dan deliver pada organizations M AT.
155
3.7.3.12. Invoice (prepayment)
Gambar 3. 52 Invoice Interface Form ini merupakan form invoice yang digunakan untuk membuat tagihan terhadap pembelian. Pada form Invoice data yang ada disesuaikan dengan data yang ada pada Purchase Order, tetapi nomor Purchase Order tidak boleh dimasukkan. Ganti type payment dengan prepayment.
156
Gambar 3. 53 Invoice Interface Sesuaikan data yang ada pada tab ke 2 lines, masukkan amount dengan jumlah invoice yang sesuai. J umlah amount dan total harus sama.
157
Gambar 3. 54 Invoice Actions Interface Form ini merupakan form Invoice Actions untuk memvalidasikan accounting yang akan dibuat. Pada form Invoice Actions harus mencentang validate. Begitu status sudah validate, centanglah create accounting dan pilih final. M aka akan muncul note bahwa sudah berhasil membuat invoice prepayment dengan mata uang IDR.
158
3.7.3.13. Invoice (settlement)
Gambar 3. 55 Invoice Interface Form ini merupakan form Invoice Settlement yang digunakan untuk melunaskan tagihan pada Invoice Prepayment. Invoice Settlement dibuat dengan type standard dan memasukkan nomor invoice dengan awalan set untuk menunjukkan bahwa invoice tersebut merupakan invoice settlement. Sesuaikan data yang ada terutama besar amount dan total.
159
Gambar 3. 56 Invoice Actions Interface Form ini merupakan form Invoice Actions untuk memvalidasikan accounting yang akan dibuat. Jika seluruh data sudah sesuai maka centang validate untuk memvalidasikan invoice tersebut.
160
3.7.3.14. Payment (prepayment)
Gambar 3. 57 Payment (Prepayment) Interface Form ini merupakan form Payment (Prepayment) untuk melakukan pembayaran terhadap Invoice Prepayment. M asukkan data – data yang sesuai dengan tabel - tabel yang sudah tersedia pada form Payment. Serta masukkan nomor invoice sehingga payment amount akan terisi secara otomatis.
161
Gambar 3. 58 Payment Actions Interface Form ini merupakan form Payment Actions untuk memvalidasikan accounting yang akan dibuat.Pada form Payment Actions pilih create accounting final sehingga akan muncul jurnal.
162
Gambar 3. 59 Invoice Overview Interface Form ini merupakan form Invoice Overview untuk mengecek apakah invoice sudah terbayar atau belum. Payment dapat dilihat dengan voucher number.
163
3.7.3.15. Payment (settlement)
Gambar 3. 60 Payment (Settlement) Interface Form ini merupakan form Payment (Settlement) untuk melakukan pembayaran terhadap Invoice (Settlement). M asukkan data – data yang sesuai dengan tabel - tabel yang sudah tersedia pada form Payment. Serta masukkan nomor invoice sehingga payment amount akan terisi secara otomatis.
164
Gambar 3. 61 Invoice Overview Interface Form ini merupakan form Invoice Overview untuk mengecek apakah invoice sudah terbayar atau belum. Untuk mengecek apakah invoice sudah terbayar dapat dilihat melalui form Invoice Overview. Payment dapat dilihat dengan voucher number.
165
3.8. S truktur Database 3.8.1. Entity Relationship Diagram pada Modul Procu rement
Gambar 3. 62 Purchase Order Integration ERD
166
3.8.2. Deskripsi ERD Berikut adalah penjelasan mengenai fungsi dari tiap tabel pada struktur database purchase order untuk siklus Procure to pay. Penjelasan detil mengenai isi field tiap tabel akan dilampirkan. -
AP_INVOICE_ALL Berisi seluruh informasi mengenai tagihan yang dicatat dari supplier
-
AP_INVOICES_DISTRIBUTIONS_ALL Berisikan informasi distribusi yang secara manual dimasukkan atau secara otomatis diproses oleh sistem
-
AP_HOLDS_ALL Berisikan informasi mengenai tagihan yang masih tertahan baik oleh pengguna maupun oleh aplikasi Oracle Payables
-
PO_VENDORS Berisi seluruh informasi mengenai supplier/vendor
-
PO_VENDORS_SITES_ALL Berisi informasi mengenai cabang dan alamat dari supplier/vendor
-
PO_HEADERS_ALL Berisi informasi header mengenai pembelian item kepada supplier
-
PO_LINES_ALL Berisi detil tiap item pada header PO
-
PO_LINE_LOCATIONS_ALL Berisikan informasi jadwal pengiriman PO dan tempo dari perjanjian pembelian (PO Blanket)
-
PO_DISTRIBUTIONS_ALL
167
Berisikan informasi akuntansi mengenai distribusi dari alur pengiriman sebuah PO -
PO_RELEASES_ALL Berisikan informasi mengenai Blanket PO yang sudah terealisasi
-
RCV_TRANSACTIONS Berisikan informasi mengenai penerimaan item yang telah dilakukan
3.9. Jurnal Transaksi 3.9.1. Chart of Account (COA) Tabel 3. 4 Daftar Chart of Account pada Siklus Procure to Pay Account
Description
01.11071131.000.0000.0000.000.000
Advanced Payments - Supplier
Prepaid Expense
DR
01.21011121.000.0000.0000.000.000
Trade Payable
Liability
CR
01.92011212.000.0000.0000.000.000
Cash Clearing
Cash Clearing
CR
Bank
Cash
CR
01.91011113.000.0000.0000.000.000
Receiving Inspection
Receiving Inspection
DR
01.92011213.000.0000.0000.000.000
Inventory A/P Accrual
Accrual
CR
01.11051111.000.0000.0000.000.000
Material Intransit (INT)
Inventory Valuation
DR
01.11051111.000.0000.0000.000.000
Material Intransit (MAT)
Intransit Inventory
DR
01.11051121.000.0000.0000.000.000
Raw Material
Inventory
DR
01.21011121.000.0000.0000.000.000
Trade Payable
Liability
DR
01.92011212.000.0000.0000.000.000
Cash Clearing
Cash Clearing
CR
-
Accounting Class
Accounted
Berikut adalah penjelasan mengenai tiap-tiap account: -
Advanced Payment – Supplier M erupakan Account yang menampung beban penagihan pembayaran di bayar di muka.
168
-
Trade Payable M erupakan Account yang menampung jumlah kewajiban yang seharusnya sudah dibayar tetapi belum dibayar (hutang).
-
Bank Clearing M erupakan Account sementara yang menampung jumlah pembayaran yang telah dibayar sebelum mendapatkan konfirmasi pelunasan dari supplier.
-
Bank M erupakan Account yang menampung jumlah pembayaran yang telah dilakukan.
-
Receiving Inspection M erupakan Account yang menampung jumlah material yang telah sampai.
-
Inventory A/P Accrual M erupakan Account sementara yang menampung jumlah utang usaha.
-
Material Intransit (INT) M erupakan Account yang menampung jumlah material Intransit sebelum dilakukan Inter Organization.
-
Material Intransit (M AT) M erupakan Account yang menampung jumlah material M AT sementara pada saat Inter Organization.
169
-
Raw Material M erupakan Account yang menampung jumlah material yang diterima pada Inventory Organization M AT (material fisik yang ada di warehouse)
3.9.2. Jurnal per Transaksi No. 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Dr
Cr
Invoice 1 (Invoice to prepayment) Advanced Payments Supplier Trade Payable Payment 1 (Payment for prepayment) Trade Payable Cash Clearing Clearing 1 (Clearing for prepayment) Cash Clearing Bank Receipt 1 (INT) (Receiving INT refer to PO) Receiving Inspection Inv AP Accrual Delivery 1 (INT) Delivery material to INT M aterial Intransit (INT) Receiving Inspection Intransit S hipment (INT to MAT) (Interorganizations) M aterial Intransit (M AT) M aterial Intransit (INT) Receipt 2 (MAT) (Receiving M AT refer to Receipt 1) M aterial Intransit (INT) M aterial Intransit (M AT)
170
No. 8.
9.
10.
11.
Dr
Cr
Delivery 2 (MAT) (Delivery M aterial to MAT) Raw M aterial M aterial Intransit (INT) Invoice 2 (Standard invoice for settlement) Inventory A/P Accrual Advance Payments - Supplier Payment 2 (Payment for invoice settement) Trade Payable Cash Clearing Clearing 2 (Clearing for settlement) Cash Clearing Bank
3.10. Masalah 1. Kurangnya validasi pada form Purchase Requisition pada bagian Engineering pada nilai organization, locator, dan sub-inventory ketika destination type dipilih. 2. Tidak terintegrasinya pembelian secara Intransit
PO INT tidak terhubung dengan PR M AT.
Receipt di warehouse tidak terhubung dengan PR M AT, PO INT dan Receipt di pelabuhan.
Ketidaksesuaian responsibility pada divisi accounting (Desegregation of duty).
Sistem membuat invoice berdasarkan PO dan Receipt di pelabuhan, tetapi tidak berdasarkan receipt aktual di warehouse PT.S.
171
3. Kebutuhan informasi yang tidak terpenuhi.
Sistem tidak dapat menampilkan 10 nama supplier dari akumulasi jumlah nominal pembelian tertinggi per bulan.
Sistem tidak dapat memfasilitasi pengguna untuk melakukan update harga di master item berdasarkan harga pada PO terakhir secara massal.
Sistem tidak dapat menampilkan laporan mengenai kenaikan harga per item berdasarkan supplier, per-bulan.
Sistem tidak dapat menampilkan laporan atas detil waktu pemrosesan suatu transaksi dari tahap permintaan, persetujuan, pembuatan PO sampai dengan item dikirim oleh supplier ke warehouse PT. S.
3.11. Dampak 1. M enyebabkan kesalahan entry pada saat pembuatan PR. 2. Tidak terintegrasinya pembelian secara Intransit.
Requester kesulitan dalam monitoring material yang diminta.
MPC kesulitan dalam melakukan perencanaan produksi.
Purchaser kesulitan dalam mengotrol material yang sampai di warehouse.
M emungkinkan
adanya
penyelewengan
ataupun
kecurangan
dalam
melakukan transaksi penerimaan material oleh bagian accounting.
Kemungkinan adanya perbedaan jumlah material yang diterima pada saat di pelabuhan dengan jumlah aktual yang diterima di warehouse PT.S yang tidak diketahui dan memungkinkan terjadinya kelebihan atau kekurangan nominal pada jumlah invoice.
3. Kebutuhan Informasi tidak terpenuhi
172
Bagian purchasing kesulitan dalam mengetahui supplier yang harus dikategorikan sebagai PKP (Pengusaha kena Pajak) berdasarkan jumlah nominal transaksi.
M enambahkan leadtime pada requester dan buyer untuk mengetahui harga material terkini.
Analyst kesulitan dalam melakukan analisa terhadap supplier yang paling berkompeten berdasarkan persentase kenaikan harga material dari supplier bersangkutan.
Bagian audit kesulitan untuk mengetahui titik penyebab lamanya proses pembelian.
3.12. Alternatif Pemecahan Masalah 1. Pengaturan pada interface Purchase Requisition bagian Engineering. M asalah bisa diselesaikan dengan personalisasi pada interface PR (Purchase Requisition) dengan memberikan fungsi default pada nilai organization, locator, dan sub-inventory tiap pemilihan destination type. 2. Perubahan proses pembelian secara Intransit Perubahan proses bisnis dapat dilakukan dengan mengaktifkan fitur Advanced Shipment Notice (ASN) untuk menangani proses pembelian Intransit. Dikarenakan PT.S masih belum siap untuk melakukan extend pada sistem , maka perubahan proses bisnis akan ditangani dengan melakukan personalisasi pada Oracle EBS berupa penambahan informasi pada dokumen receipt.
173
3. Kustomisasi Report Kurangnya informasi akan ditangani dengan kustomisasi report baru dengan parameter input dan output yang sesuai dengan kebutuhan user. Empat report yang akan dikustomisasi antara lain: Top 10 Supplier By PO Amount, Price Update History, Price History Analysis dan Intansit Material Arriving Status.
