BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang PT Welldone Communications 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT Welldone Communications adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang promosi pemasaran dengan fokus pada aktivitas brand activations dan event management walaupun tidak tertutup juga untuk kegiatan promosi pemasaran lainnya seperti komunikasi bidang periklanan, social media, dan yang lainnya. Perusahaan didirikan pada tahun 2004 yang sengaja memfokuskan bisnis pada berbagai macam aktivitas promosi pemasaran. PT Welldone Communications mendapatkan Klien dengan melalui penunjukan langsung oleh Klien yang memang sudah biasa dengan cara kerja perusahaan. Kantor PT Welldone Communications terletak di Jl RS Fatmawati 15 Ruko Golden Plaza BI I/25 Gandaria Selatan, Cilandak. Event
yang
sudah
ditangani
oleh
PT
Welldone
Communications antara lain Product Launching, Loyalty Program, Sales Promotions, CSR, Sampling and Selling, Incentive Program (outing, tour), dan Mainstream Advertising.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan : Brand Activations company menjadi mitra bagi semua klien dalam membangun
brand
melalui
brand
experience
dan
brand
engagement dengan konsep, strategi, dan implementasi yang kreatif dan unik.
Misi Perusahaan : Mengembangkan konsep dan strategi brand activations dengan kreatifitas yang tertinggi dan implementasi paling mudah bagi klien dan konsumennya terutama dalam menciptakan pengalaman
33
34
konsumen terhadap brand di dalam membangun loyalitas konsumen terhadap brand tersebut.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Berikut adalah struktur organisasi perusahaan.
Chief Executive Officer
Chief Operating Officer
Chief Finance Officer
Project Director
Account Director
Project Manager
Account Manager
Event Manager
Senior Account Executive
Project Officer
Account Executive
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Welldone Communications
35
3.2.1 Pembagian Tugas dan Wewenang 1. Chief Executive Officer (CEO) − Bertugas memberikan arahan dan persetujuan terhadap semua kegiatan yang akan dilakukan berdasarkan ADART perusahaan. − Membuat kebijakan jangka pendek/taktis untuk kasuskasus yang bersifat irregular. − Membuat perencanaan usaha untuk jangka waktu panjang dan pendek, pelaksanaan harian selama setahun. − Bertanggung-jawab atas pencapaian rencana kerja dan usaha/bisnis. 2. Chief Operating Officer (COO) − Bertanggung-jawab untuk semua kegiatan operasional mulai
dari
perencanaan
kerja,
pelaksanaan/implementasi, pelaporan dan pencapian target usaha. − Membuat keputusan dan kebijakan saat pelaksanaan pekerjaan/project. 3. Chief Finance Officer (CFO) Bertanggung-jawab atas seluruh kegiatan
finansial dan
administrasi umum lainnya termasuk manajemen sumber daya manusia. 4. Project Director − Bertugas memberikan arahan dan supervisi dalam pelaksanaan proyek-proyek yang sudah disetujui oleh Klien. − Bekerja sama dengan
team Account
dan
team
Creative/Design, merancang bagaimana implementasi konsep dan ide dari setiap proyek. − Membagi tugas Project Manager dan Project Officer agar setiap proyek yang berjalan dapat dilaksanakan dengan rapih dan sesuai rencana.
36
− Bertanggung-jawab atas semua pekerjaan/proyek yang berjalan. 5. Account Director − Memberikan arahan dan supervisi dan strategi untuk seluruh team member yang menangani proyek-proyek dari Klien tertentu. − Membuat perencanaan kerja, pengembangan strategi, konsep dan ide komunikasi/proyek-proyek. − Membuat semua kegiatan akuntansi dan keuangan dan implementasi berjalan sesuai rencana. 6. Project Manager − Bertanggung-jawab atas pelaksanaan setiap project yang berada di dalam team. − Menangani beberapa proyek dalam satu grup 7. Account Manager Bertanggung-jawab atas hubungan kerja sama dengan Klien, kelancaran seluruh pekerjaan di dalam team dan komunikasi serta akuntansi dan keuangan yang dibutuhkan. 8. Senior Account Executive − Mengelola dan melaksanakan seluruh pekerjaan dari satu atau beberapa klien. − Meyakinkan Klien dan team internal bahwa semua informasi dan kebutuhan untuk mempersiapkan sebuah pekerjaan sudah lengkap. − Mengelola administrasi agar semua sesuai kebutuhan dan rencana. − Membantu
persiapan
anggaran,
produksi
dan
pelaksanaan proyek. − Membantu supervisi kendali mutu. − Membantu
proses
finance
dan
accounting
(mendapatkan approval PE, mendapatkan PO, membuat Berita Acara Serah Terima Pekerjaan).
37
9. Event Manager Bertanggung-jawab atas pelaksanaan event yang ada di dalam team. 10. Project Officer − Project Officer bertugas membantu Project Manager dalam menjalankan tugasnya. − Menangani pelaksanaan lapangan dari satu atau beberapa pekerjaan/proyek yang berjalan. 11. Account Executive Secara umum tugasnya sama seperti Senior Account Executive tetapi
tingkat
kerumitannya
berbeda
karena
perbedaan
pengalaman. Dokumen-dokumen yang terkait : 1. Alokasi Nilai Proyek Alokasi Nilai Proyek merupakan dokumen yang diterima oleh CFO dari Klien yang berisikan jumlah anggaran yang dapat digunakan untuk project yang akan berjalan. 2. Production Estimate Production Estimate merupakan dokumen yang disusun oleh Project Manager yang berisikan pengeluaran-pengeluaran yang perlu dilakukan dalam project. 3. Cost Log Cost Log adalah dokumen production estimate yang telah diarsipkan yang dapat digunakan sebagai acuan untuk merancang
production
estimate
pada
proyek-proyek
selanjutnya. 4. Draft Anggaran Pendapatan Draft Anggaran Pendapatan merupakan dokumen yang disusun oleh CFO yang disusun berdasarkan kesejahteraan karyawan, kebutuhan fasilitas kerja, dan target keuntungan perusahaan. 5. Anggaran Pendapatan Final Anggaran Pendapatan Final adalah Draft Anggaran Pendapatan yang telah disetujui oleh CEO.
38
6. Purchase Order Purchase Order adalah form permintaan/pembelian dari Klien dengan nilai tertentu yang sudah disetujui. 7. Invoice Invoice merupakan dokumen pernyataan tagihan yang berisi jumlah tagihan yang harus dibayar oleh Klien. 8. Laporan Pertanggungjawaban Laporan Pertanggungjawaban adalah laporan yang berisikan pengeluaran-pengeluaran aktual selama project berlangsung yang dapat digunakan untuk menilai laba atau rugi yang didapat berdasarkan anggaran yang telah dibuat.
3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran Penyusunan
anggaran
pengeluaran
dimulai
dari
Klien
memberikan Alokasi Anggaran untuk proyek yang akan dijalankan ke CFO. Selanjutnya CFO akan melakukan briefing terhadap Project Manager untuk menentukan biaya-biaya yang diperlukan pada proyek tersebut. Setelah itu Project Manager akan menyusun Production Estimate untuk dipresentasikan kepada Klien dan agar bisa mendapatkan persetujuan dari Klien agar proyek dapat dijalankan. Sebelum Production Estimate dipresentasikan kepada Klien, Production Estimate harus sudah mendapatkan persetujuan dari COO dan CFO dengan Project Manager melampirkan Cost Log ke COO dan CFO. Jika Production Estimate belum mendapatkan persetujuan dari COO dan CFO maka Production Estimate belum dapat dipresentasikan kepada Klien.
39 act Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran Klien
CFO
Project Manager
Memberikan Alokasi Nilai Proyek
Menerima Alokasi Nilai Proyek
Menentukan Biaya-Biaya yang Diperlukan
Menyusun Production Estimate
Meminta Persetuj uan Dari CFO dan COO
Tidak
Disetujui?
Ya Mengarsipkan PE Sebagai Cost Log
Mempresentasikan PE Kepada Klien
Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran
3.3.2 Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan Penyusunan anggaran pendapatan dimulai dengan CFO membuat
Draft
Anggaran
Pendapatan
dengan
berdasarkan
masukan dari CEO dan COO dengan mempertimbangkan Marketing Plan Klien dan Rencana Pengembangan Usaha. CFO harus menghitung kebutuhan kesejahteraan dari karyawan, kebutuhan peningkatan fasilitas kerja dan target keuntungan perusahaan. Setelah CFO selesai menyusun Draft Anggaran Pendapatan, CFO akan mendiskusikan Anggaran Pendapatan yang telah disusun dengan CEO dan COO untuk mendapatkan persetujuan.
40 act Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan CFO
Menghitung Kesej ahteraan Karyaw an
Menghitung Kebutuhan Fasilitas Kerj a
CEO
Menghitung Target Keuntungan Perusahaan
Tidak
Menyusun Draft Anggaran Pendapatan
Mendiskusikan Draft Anggaran Pendapatan
Setuju?
Ya
Menyusun Anggaran Pendapatan Final
Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan
3.3.3 Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran Penagihan dan penerimaan anggaran dilakukan setelah Klien menyepakati anggaran yang diajukan oleh Project Manager. Anggaran yang diajukan berupa Production Estimate dimana di dalamnya terdapat laporan dan invoice yang harus dibayarkan oleh Klien. Ketika Klien sudah menyepakati anggaran yang diajukan, Account Manager menerima Purchase Order dari Klien.
41 act Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran Project Manager
Klien
Account Manager
Mempresentasikan Production Estimate
Menyepakati Production Estimate
Menerima Anggaran Sesuai Dengan Kesepakatan Dengan Klien
Membuat Purchase Order
Menerima Purchase Order
Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran
3.3.4 Prosedur Realisasi Anggaran Pengeluaran Project Manager menyiapkan Anggaran Pengeluaran dengan melalui persetujuan COO atau CEO dalam bentuk Production Estimate dan Cost Log. Setelah mendapatkan persetujuan, Project Manager harus memenuhi seluruh proses administrasi agar Anggaran Pengeluaran dapat direalisasikan. Proses tersebut yaitu Klien harus sudah menyetujui Production Estimate dan Project Manager sudah menyiapkan Cost Log yang telah disetujui. Jika seluruh proses administrasi sudah dipenuhi maka CFO dan CEO dapat merealisasikan Anggaran Pengeluaran yang telah disusun oleh Project Manager.
42
act Prosedur Realisasi Anggaran Pengeluaran Project Manager
CEO
Menyiapkan Anggaran Pengeluaran
Meminta Persetuj uan Dari CEO
Menyetuj ui Anggaran Pengeluaran
Merealisasikan Anggaran Pengeluaran
Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Realisasi Anggaran Pengeluaran
3.3.5 Prosedur Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Laporan
Pertanggungjawaban
Anggaran
disiapkan
oleh
Project Manager dengan mencatat seluruh pengeluaran yang terjadi pada saat proyek berlangsung beserta dengan bukti – bukti pengeluarannya (kwitansi, bon, dan lain-lain). Seluruh pengeluaran harus sesuai dan tidak boleh melebihi anggaran pada Cost Log. Setelah itu Laporan Pertanggungjawaban Anggaran diberikan kepada CFO untuk diberikan persetujuan.
43
act Prosedur Laporan Pertanggungj aw aban Project Manager
CFO
Mencatat Pengeluaran Pada Saat Proyek Berlangsung
Mengumpulkan Bukti-Bukti Pengeluaran
Membandingkan Pengeluaran Dengan Cost Log
Menyusun Laporan Pertanggungj aw aban
Meminta Persetuj uan CFO
Menyetuj ui Laporan Pertanggungj aw aban
Gambar 3.6 Activity Diagram Prosedur Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban
3.4
Analisis Permasalahan dan Solusi Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan kepada PT Welldone Communications, ditemukan beberapa permasalahan pada sistem yang berjalan, antara lain sebagai berikut :
44
No. 1.
Permasalahan Sistem
Penyebab
yang Project
Akibat Proyek
Rekomendasi
tidak Membuat Surat
berjalan belum Manager tidak berjalan dengan Perintah
Kerja
dapat
membuat Surat lancar dan hasil dan
Surat
memonitor
Pembagian
tugas
kinerja
setiap Kerja
bagian
Pembagian
karyawan tidak Kerja maksimal
pada
saat penerimaan proyek 2.
Perusahaan sulit Belum
ada CFO
kesulitan Membuat
untuk
perhitungan
menghitung
menentukan
pendapatan
piutang
piutang
yang serta
yang Penerimaan Kas
sudah dimiliki.
dimiliki
pengakuan
perusahaan
piutang.
Laporan
dan
Laporan
Saldo Piutang.
terhadap klien. 3.
Perusahaan sulit Belum menentukan saldo
pencatatan
hutang dokumentasi
terhadap
atas
Supplier
per dari
proyek.
ada Supplier
dapat Membuat
melakukan tagihan
dokumentasi yang atas
tagihan
tagihan sama beberapa yang masuk dari Supplier kali yang dapat Supplier
serta
menyebabkan
dokumentasi
kerugian
bukti
perusahaan.
pelunasan pembayaran kepada Supplier.
berserta
bukti
pada pelunasan biaya untuk
Supplier
tersebut.
45
4.
Data-data yang Data
proyek CFO
Merancang
dicatat
secara mengalami
sistem
saat
pada dicatat proyek manual
yang
pada kesulitan dalam dapat
berlangsung
Mircosoft
menghitung dan menghitung dan
tidak akurat
Excel.
menyusun
menampilkan
laporan
laporan
keuangan.
dibutuhkan
yang
untuk pengambilan keputusan. 5.
Kehilangan data Data penting
proyek CFO
Merancang
tidak tersimpan mengalami
sistem
secara
kesulitan
dapat
sistematis.
menganalisis
menyimpan data
hasil
yang
kinerja secara sistematis
untuk
dan
mengambil
(terhindar
keputusan.
kehilangan data).
aman dari
