BAB 3 ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN. menjadi objek penelitian dan proses bisnis yang terkait di dalamnya, serta current

55 BAB 3

ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai hal-hal yang mencakup profil perusahaan yang menjadi objek penelitian dan proses bisnis yang terkait di dalamnya, serta current condition (kondisi saat ini) yang berkaitan dengan pengimplementasian modul-modul SAP R/3 4.7 pada perusahaan TRAC-ASTRA RENT A CAR. Selain itu, bab ini juga akan memaparkan hasil penelitian terhadap pengukuran kinerja sistem SAP 4.7 yang saat ini sudah dijalankan dalam membantu kegiatan operasional perusahaan.

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan TRAC – ASTRA RENT A CAR berada di bawah badan hukum PT Serasi Autoraya (PT SERA) dengan No.SIUP: 02605/1.824.271, yang didirikan di Jakarta pada tanggal 22 Maret 1990 dengan alamat di Jl. Mitra Sunter Boulevard blok C2 No. 90 untuk menggantikan PT Sinar Inti Telaga (SIT) yang didirikan pada tahun 1987. Sejak tahun 1993, PT SERA telah sepenuhnya menjadi milik PT Astra International, Tbk. TRAC - ASTRA RENT A CAR adalah identitas baru TOYOTA Rent a Car yang telah berpengalaman selama 20 tahun lebih di bisnis sewa kendaraan. Perubahan brand ini sebagai wujud semangat baru untuk menjadi

56 perusahaan berkelas dunia, yang mampu memberikan kepuasan tertinggi bagi para pelanggan dan karyawan. Perusahaan ini bermula dengan hanya 5 unit kendaraan, namun kini memiliki lebih dari 12.000 kendaraan yang beroperasional di lebih dari 1.500 pelanggan segmen korporat. Sekarang ini TRAC memiliki 22 cabang dan 36 outlet yang tersebar diseluruh wilayah nusantara. Keberadaan layanan yang tersebar akan mempermudah dan menjamin ketersediaan, serta jaringan bengkel dan perawatan TRAC yang terus berkembang setiap tahunnya. Sebagai perusahaan yang bergerak di bisnis sewa kendaraan jangka pendek dan jangka panjang, TRAC berpengalaman menangani berbagai jenis kendaraan, seperti sedan, minibus, pick up dan truk, dari berbagai merk antara lain: Toyota, Isuzu, Daihatsu, BMW, Peugeot dan beragam jenis serta merk kendaraan lainnya. Setiap kendaraan dihadirkan sesuai dengan kebutuhan khusus pelanggan.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Dalam menjalankan bisnisnya TRAC memiliki Visi dan Misi perusahaan, yakni:

Visi

: “Memenuhi harapan anda dalam pengelolaan transportasi.”

Misi : "Menjadi rekanan utama yang terpadu dalam solusi transportasi”

57 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan 3.1.3.1 Struktur Pada Kantor Pusat

*Environment , Social Responsibility & Security Gambar 3.1 Struktur Pada Kantor Pusat (tahun 2007)

58 3.1.3.2 Struktur Pada Kantor Cabang

Marketing officer (MO)

Sales Supervisor

Marketing Analyst

Counter Sales Officer

Customer Care Supervisor/ Coordinator

Customer Care Officer

Administration Officer

Administration Head (ADH)

Cashier

Collector

BRANCH Manager/Deputy/ Representative

After Sales Supervisor

Service Advisor

Pre Delivery Inspector

General Purchasing Administrator

General Purchasing Coordinator General Purchasing Officer

Gambar 3.2 Struktur Pada Kantor Cabang (tahun 2007)

59 3.1.3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang :

Internal Audit & Risk Management •

Bertanggung jawab kepada direksi terhadap pelaksanaan audit internal

perusahaan

guna

menganalisa

keakuratan

dan

implementasi sistem prosedur yang berlaku. •

Memberikan rekomendasi untuk perbaikan serta mengantisipasi resiko yang muncul pada saat ini dan masa datang.

Management & Business Development •

Bertanggung jawab kepada direksi atas pengembangan sistem manajemen, pengembangan bisnis baru mulai dari perencanaan sampai dengan implementasinya sesuai dengan strategi bisnis perusahaan.

Corporate Human Resource •

Bertanggung jawab kepada direksi dalam hal pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia yang berkualitas dan kompeten.

•

Melakukan pengelolaan kerumahtanggaan perusahaan secara keseluruhan.

60 Corporate Quality Management, ESRS •

Bertanggung jawab kepada direksi sebagai wakil management untuk memastikan implementasi standar sistem manajemen mutu, standar environment health & safety dan sistem Social Responbility serta Security System perusahaan diketahui dan dilaksanakan oleh seluruh jajaran sesuai dengan kebijakan dan standar yang ditetapkan perusahaan.

Corporate Asset Management •

Bertanggung jawab kepada direksi terhadap perencanaan, pengadaan,

pemeliharaan

dan

pengelolaan

asset

property

perusahaan serta mendukung operation dalam pengadaan unit kendaraan baru dan penjualan unit kendaraan yang sudah tidak layak sewa.

Corporate Information System & Technology •

Bertanggung jawab kepada direksi dalam pengembangan, peningkatan, dan pemeliharaan sarana IT dalam perusahaan, baik perangkat lunak maupun perangkat keras.

Corporate Finance & Accounting •

Bertanggung jawab kepada direksi dalam hal sistem pengelolaan keuangan perusahaan (arus kas dan kecukupan dana).

61 •

Perencanaan dan monitoring anggaran perusahaan.

•

Memastikan seluruh proses dan sistem laporan keuangan berjalan cepat dan akurat.

Corporate Fleet Management •

Bertanggung jawab kepada direksi terhadap pendistribusian, pengelolaan dan perawatan kendaraan sewa, serta berfungsi sebagai pembina after sales supervisor di cabang.

Operation 1 – TRAC •

General manager operation 1 bertanggung jawab kepada direksi atas perencanaan pertumbuhan dan pencapaian kinerja penyewaan unit mobil, baik sewa jangka panjang (leasing) dan sewa jangka pendek (rental) diseluruh cabang TRAC – ASTRA RENT A CAR.

Operation 2 – LOGISTIC •

General manager operation 2 bertanggung jawab kepada direksi atas perencanaan pertumbuhan dan pencapaian kinerja penyewaan unit motor dan truk, baik sewa jangka panjang (leasing) dan sewa jangka pendek (rental).

62 Operation 3 – Mobil 88 •

General manager operation 3 bertanggung jawab kepada direksi atas perencanaan pertumbuhan dan pencapaian kinerja penjualan mobil bekas.

Branch Manager/Deputy/Representative •

Bertanggung jawab kepada General Manager Operation untuk seluruh kegiatan operasional di cabang.

Customer Care Supervisor/Coordinator •

Bertanggung

jawab

Manager/Deputy/Representative

kepada dengan

Branch tugas

pokok

mengkoordinir hal-hal yang berhubungan dengan pelayanan kepada pelanggan

Sales Supervisor •

Bertanggung

jawab

kepada

Branch

Manager/Deputy/Representative, bertugas dalam pelaksanaan penjualan dan pelayanan kepada para pelanggan.

63 After Sales Supervisor •

Bertanggung

jawab

kepada

Branch

Manager/Deputy/Representative dengan tugas pokok mengelola dan memberikan pelayanan unit & driver kepada pelanggan.

Administrator Supervisor •

Bertanggung

jawab

kepada

Branch

Manager/Deputy/Representative dengan tugas pokok mengelola seluruh administrasi cabang.

General purchasing coordinator •

Bertanggung

jawab

kepada

Branch

Manager/Deputy/Representative dengan tugas pokok melakukan seleksi terhadap vendor jika diperlukan untuk melakukan tender dan akan menilai kinerja vendor secara periodik.

Customer Care Officer •

Bertanggung jawab untuk menerima saran, kritik dan keluhankeluhan serta pendapat pelanggan agar perusahaan mengetahui harapan pelanggan dan berusaha meningkatkan kepuasan pelanggan serta untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

64 Marketing Analyst •

Bertangung jawab untuk mengumpulkan dan melakukan analisa data marketing, menyusun brand policy sebagai upaya pencitraan positif terhadap brand perusahaan, dan melakukan pemantauan dan analisa mengenai harga produk yang kompetitif yang digunakan dalam menentukan price list.

Marketing Officer •

Bertanggung jawab atas jalannya operasional pemasaran mulai dari

perencanaan

dan

pelaksanaan

pemasaran,

menerima

Purchase Order dari customer, membuat final Quotation dan membuat kontrak dengan pelanggan baru.

Counter sales officer •

Bertanggung jawab untuk membuat dokumen penagihan dan melakukan penagihan pada pelanggan serta membuat faktur pajak.

Service Advisor •

Bertanggung jawab untuk memeriksa unit, detil accessories unit dan driver yang akan dipakai dan telah dipakai pelanggan serta akan dilaporkan setiap bulannya.

65 Pre Delivery Inspector •

Bertanggung jawab untuk melakukan inspeksi terhadap kesiapan semua unit untuk memastikan bahwa hanya unit dalam kondisi “Standard Kendaraan Handal” yang diperkenankan untuk melayani pelanggan.

Administrator officer •

Bertanggung jawab atas catatan mengenai account receivable dan account payable serta kelengkapan dokumennya.

Collector •

Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan ke customer dan menyetorkannya ke cashier.

Cashier •

Bertanggung jawab untuk mengelola dan membukukan anggaran dana operasional dari kantor pusat untuk keperluan operasional harian dan cabang.

General purchasing administrator •

Bertanggung jawab untuk membuat master data dari vendor yang telah lolos seleksi, memastikan kebutuhan organisasi terpenuhi, dan pengecekan atas barang serta dokumen pembelian.

66

General purchasing officer •

Bertanggung jawab untuk mencarikan vendor/outsource yang nantinya akan diseleksi oleh General purchasing coordinator.

3.2 Proses Bisnis TRAC – ASTRA RENT A CAR

Gambar 3.3 Proses Bisnis di TRAC – ASTRA RENT A CAR

67 3.2.1 Customer Care Untuk menjamin kualitas pelayanan sesuai dengan harapan dan kebutuhan pelanggan, TRAC – ASTRA RENT A CAR melakukan identifikasi kebutuhan dan melakukan analisa/pengukuran tingkat kepuasan pelanggan secara berkala mulai dari membina hubungan kerja sama dengan pelanggan, melakukan identifikasi, hingga menganalisa harapan pelanggan. Untuk memastikan perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-proses berikut telah didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali :

a. Customer Service Setiap Voice Of Customer (VOC) yang masuk akan dicatat dan dianalisa untuk dilakukan tindak lanjut hingga harapan pelanggan dapat dipenuhi. Secara berkala TRAC – ASTRA RENT A CAR akan melakukan survey dan pemantauan terhadap kepuasan dan loyalitas pelanggan. Hasil rangkuman baik umpan baik, keluhan maupun hasil Customer Service Satisfaction Survey akan disiapkan sebagai data masukkan dalam Management Review dan Strategic Plan tahunan.

b. Service Quality Analisa Voice Of Customer dan hasil Marketing Resource akan dijadikan dasar untuk membuat strategi dan program Service Quality. Customer Care Analyst akan melakukan analisa hasil pelaksanaan program Service Quality melalui Service Quality Performance

68 Measurement dan hasil pengukuran tersebut akan diberikan kepada cabang yang bersangkutan serta manajemen.

c. Customer Relation Program Customer Relation adalah hubungan kerja sama perusahaan dengan pelanggan secara berkesinambungan melalui berbagai media komunikasi. Disamping itu Customer Care Analyst menyusun konsep program customer relation untuk secara berkala akan diselenggarakan dicabang yaitu berupa customer gathering atau customer visit. Hasil pelaksanaan program customer relation akan dievaluasi dan dianalisa keefektifannya guna diperoleh strategi usaha yang lebih efektif.

d. Service Culture Melaksanakan kampanye service yang berkesinambungan dan pelatihan-pelatihan standar pelayanan secara berkala dan bertahap untuk memastikan semua personel memiliki karakter dan jiwa melayani yang baik.

e. Customer Survey Customer Care Analyst berkoordinasi dengan Marketing Analyst untuk melakukan survey kepada pelanggan guna mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan pelanggan yang bertujuan meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Customer Care Analyst akan

69 melakukan analisa hasil pelaksanaan customer survey dan hasil survey tersebut akan diberikan kepada cabang yang bersangkutan serta manajemen sebagai identifikasi kinerja cabang atau unit bisnis untuk meningkatkan kualitas pelayanan.

3.2.2 Fleet Management Services Dalam rangka penyediaan dan pelayanan unit kendaraan yang bermutu, maka pengendalian Fleet Management dilakukan mulai dari Unit Distribution and Administration, Unit Management, Unit Maintenance hingga Material Scrap Handling atau Penanganan Limbah. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, prosesproses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali :

a. Unit Distribution and Administration Setiap unit baru yang diterima dari pihak supplier akan diinspeksi dengan menggunakan checklist standar TRAC – ASTRA RENT A CAR. Setiap unit baru yang sudah memenuhi persyaratan akan diidentifikasi guna kesesuaian dalam pemakaian dan akan dibuatkan terlebih dahulu informasi dan spesifikasi unit secara detail ke dalam sistem. After Sales Supervisor akan memastikan penyiapan unit sesuai dengan kebutuhan pelanggan sebelum proses distribusi ke pelanggan melalui cabang-cabang TRAC – ASTRA RENT A CAR. Unit yang sudah tidak memenuhi standar kebutuhan pelanggan selanjutnya akan

70 diproses dispose dan dipersiapkan sesuai dengan standar disposal unit sampai dengan unit siap dijual. b. Unit Management Bagian service di cabang menjamin tersedianya unit yang siap diserah-terimakan kepada pelanggan yaitu setelah melalui Quality Controller yang dikenal dengan PDI (Pre Delivery Inspection), yang akan melakukan inspeksi terhadap kesiapan semua unit untuk memastikan bahwa hanya unit dalam kondisi “Standard Kendaraan Handal” yang diperkenankan untuk melayani pelanggan. Untuk customer, After Sales Supervisor mengeluarkan tanda kelayakan “Standard Kelayakan Handal” yang dikenal dengan istilah Kartu Ok untuk setiap unit yang sudah memenuhi standard.

c. Unit Maintenance TRAC – ASTRA RENT A CAR akan senantiasa menjaga kualitas unit baik yang berada di pool maupun di pelanggan dengan melakukan perawatan berkala sesuai dengan jadwal dan spesifikasi yang ditentukan. Pekerjaan perawatan atau perbaikan unit yang tidak dapat dilakukan langsung oleh TRAC – ASTRA RENT A CAR diserahkan kepada pihak ketiga yang telah memenuhi standar kualitas dan pelayanan TRAC – ASTRA RENT A CAR dimana hasil pekerjaan tersebut dipantau dan dijamin kualitasnya oleh After Sales Supervisor.

71 d. Material Scrap Handling TRAC – ASTRA RENT A CAR juga akan menjaga lingkungan dengan selalu memantau dan mengelola semua limbah yang dihasilkan selama proses atau perawatan unit.

3.2.3 Marketing Untuk mendukung kinerja operasional cabang dalam memberikan produk dan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, TRAC – ASTRA RENT A CAR mengendalikan proses pengelolaan kegiatan pemasaran (marketing) mulai dari perencanaan, pengembangan program layanan dan promosi, serta implementasinya. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali:

a. Marketing Information System Secara rutin Marketing Analyst mengumpulkan dan melakukan analisa data marketing yang diperoleh baik dari eksternal maupun internal perusahaan. Hasil analisa disajikan dalam Laporan Marketing bulanan

yang

akan

disampaikan

kepada

Manajemen

untuk

menyimpulkan suara dan harapan pelanggan serta akan ditindak lanjuti dalam proses Service Quality, Customer Relation, Service Improvement, dan Brand Management.

72 b. Service Improvement Manajemen perusahaan secara konsisten melakukan evaluasi keefektifitasan layanan yang sudah dijalankan, sehubungan dengan rencana perubahan-perubahan yang mempengaruhi sistem usaha dan dipastikan akan dilakukan revisi perencanaan usaha dan rencana kerja di fungsi-fungsi terkait.

c. Brand Management Dalam upaya pencitraan positif terhadap brand perusahaan, Marketing Analyst menyusun Brand Policy berdasarkan hasil survey brand

performance

yang

dihasilkan

dari

proses

Marketing

Information System dan rencana bisnis perusahaan. Brand Policy ini digunakan sebagai dasar rekomendasi program yang baik untuk kegiatan promosi maupun public relation.

d. Marketing Communication Dalam upaya menunjang pencitraan brand perusahaan di mata pelanggan, Marketing Analyst mempelajari Brand Policy yang telah disusun sesuai dengan rencana bisnis perusahaan berdasarkan pada hasil riset pemasaran yang menjadi sumber data, untuk menetapkan promo program ke stakeholder lewat kegiatan promosi, penyediaan material promosi & public relation.

73 e. Pricing Management Marketing Analyst secara berkala melakukan pemantauan dan analisa persyaratan-persyaratan yang berhubungan dengan produk khususnya mengenai harga produk yang kompetitif, dibandingkan dengan harga yang ditawarkan oleh pesaing. Hasil analisa tersebut digunakan dalam menentukan harga dan diimplementasikan atas persetujuan manajemen pada price list baru.

3.2.4 Sales Dalam rangka penyediaan jasa yang berkualitas kepada pelanggan, identifikasi kebutuhan pelanggan secara lengkap, akurat dan benar sejak awal adalah sangat penting demi kepuasan pelanggan. Untuk mengerjakan tahapan Sales Management tersebut di atas pengendalian fungsi sales dilakukan mulai dari identifikasi kebutuhan pelanggan, proses perencanaan dan persiapan service delivery, proses retention, hingga berakhirnya kontrak. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, prosesproses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali:

a. Leasing & Rental Order

Marketing

Officer/Counter

Sales

Officer

akan

mengidentifikasikan dan memastikan setiap kebutuhan pelanggan baik rental maupun leasing telah sesuai dengan karakteristik, persyaratan produk, dan legal yang berlaku, untuk kemudian akan

74 dilakukan kesepakatan bersama dengan calon pelanggan. Persyaratan dan kesepakatan yang sudah dilengkapi dan didiskusikan dengan calon pelanggan kemudian diproses untuk pembuatan dokumen yang terkait dengan kontrak. Setiap kontrak yang disepakati guna terpantaunya kelancaran realisasi kontrak, sekaligus digunakan untuk meningkatkan

kemampuan

organisasi

dalam

melusuri

dan

menanggulangi atau mengantisipasi masalah secara tepat, cepat, dan akurat.

b. Planning & Preparation Branch Manager/Deputy/Representative bersama dengan para Supervisor

di

cabangnya

merencanakan

dan

mengendalikan

penyediaan produk layanan (unit dan driver) dalam memastikan pemenuhan kebutuhan pelanggan akan unit dan driver.

c. Retention (and Addendum) Leasing & Rental Apabila terjadi perpanjangan/perubahan kontrak, Marketing Officer/Counter Sales Officer akan memastikan bahwa dokumen yang relevan akan diubah/direvisi sesuai kesepakatan yang dicapai dan akan diinformasikan ke seluruh pihak terkait termasuk pelanggan.

75

3.2.5 Administration Pengendalian proses administrasi dilakukan mulai dari proses penyiapan dokumen sewa, penagihan pembayaran, hingga ke pencatatan hasil tagihan dan pengeluaran operasional cabang. Proses - proses yang merupakan bagian dari administration:

a. Billing Administration Officer akan menyiapkan dokumen dan data-data penagihan secara lengkap, seperti kontrak, invoice, dan dokumen unit/driver

dengan

persetujuan

dari

Branch

Manager/Deputy/Representative atau Administration Supervisor b. A/R Administration Officer memastikan dokumen penagihan yang ditagihkan kepada pelanggan akurat dan lengkap. Hasil pembayaran yang diterima dari pelanggan melalui transfer atau setoran ke rekening yang tertera pada invoice akan dibuatkan bukti penerimaan pembayaran secara akurat.

76 c. Cash Management Penerimaan hasil pembayaran dari pelanggan disetorkan langsung ke kantor pusat dan dibukukan secara akurat di bawah pemantauan Administration Supervisor. Untuk keperluan operasional harian, cabang akan menerima anggaran dana operasional dari kantor pusat yang dikelola dan dibukukan oleh kasir. Penerimaan dana dan pengeluaran dana untuk operasional di bawah pengawasan dan pemantauan secara akurat oleh Administration Supervisor yang memastikan kecukupan dana untuk kelancaran operasional.

3.2.6 Facility Maintenance Dalam rangka memastikan bahwa fasilitas yang dimiliki mendukung segala aktivitas kerja maupun operasional kantor senantiasa dalam keadaan baik dan terawat, TRAC-ASTRA RENT A CAR akan mengendalikan proses pemeliharaan fasilitas kerja dan fasilitas kantor mulai dari perencanaan, perawatan, dan perbaikan serta tindakan disposisi terhadap asset non unit yang sudah tidak layak digunakan lagi. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, prosesproses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali:

a. Facility Plan Branch Manager / Deputy Reprsentative dan Corporate Division Head memastikan kecukupan fasilitas kerja dan fasilitas kantor guna

77 mendukung pelayanan kepada pelanggan sekaligus menciptakan lingkungan kerja yang sehat, aman, dan nyaman bagi karyawan dengan cara mengidentifikasikan dan merencanakan pemenuhan failitas bail dari segi kualitas maupun kuantitas melalui Facility Plan dalam proses Strategic Plan.

b. Facility Maintenance General Affair Officer/teknisi mempunyai waktu yang terjadwal dalam melakukan perawatan fasilitas kerja dan fasilitas kantor yang dimiliki

perusahaan

perusahaan

guna

senantiasa

memastikan

dalam

keadaan

bahwa baik

seluruh dan

asset

berfungsi

sebagaimana mestinya sesuai dengan standard yang berlaku.

c. Facility Repair General Affair Officer/teknisi akan memastikan bahwa fasilitas kerja atau fasilitas kantor yang bermasalah segera mungkin mendapat penanganan yang sesuai, sampai dengan fasilitas kerja atau fasilitas kantor tersebut dinyatakan dapat digunakan kembali. Selain hal tersebut, bagian ini juga menangani bila menggunakan jasa pihak lain, dimana vendor harus memiliki kompetensi yang sesuai dalam memperbaiki fasilitas kerja atau fasilitas kantor tersebut.

78 d. Disposal Asset Non Unit General Affair Officer/teknisi akan memastikan bahwa setiap asset non unit yang dilaporkan oleh pengguna (user) untuk didispose, diverifikasikan terlebih dahulu kelayakannya, untuk kemudian didisposisikan dan diidentifikasikan guna menghindari pemakaian yang tidak sesuai kualitas.

3.2.7 Procurement Dalam rangka memastikan bahwa kebutuhan organisasi akan barang dan jasa yang mempengaruhi kualitas produk/layanan terpenuhi secara akurat dan tepat waktu, TRAC - ASTRA RENT A CAR mengendalikan proses pengelolaan pengadaan barang dan jasa mulai dari penyeleksian dan penilaian vendor/outsource,

proses

pembelian,

penerimaan,

dan

distribusi,serta

penyimpanan barang dan outsourcing. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, prosesproses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali: a. Seleksi dan Penilaian Vendor/Outsource Administrasi pembelian GA Pusat memastikan tersedianya vendor/outsource partner yang kompeten dengan melakukan rujukan/rekanan ke pihak ketiga yang telah memenuhi persyaratan dalam setiap pengadaan barang maupun jasa.

79 Untuk setiap rekanan yang telah memenuhi persyaratan tersebut, kinerjanya akan dipantau secara berkesinambungan dalam menjamin kualitas produk yang diberikan kepada pelanggan selalu dalam keadaan baik. b. Pembelian Administrasi Pembelian terlebih dahulu akan mengidentifikasikan secara akurat pengadan kebutuhan barang/jasa yang diminta oleh pemohon (requester) untuk memastikan proses pengadaan dilakukan dengan benar sejak awal. Dalam proses pembelian, permohonan yang diajukan oleh pemohon harus mencantumkan spesifikasi barang/jasa secara akurat dan telah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang. Transaksi pembelian akan dilakukan hanya terhadap vendor yang telah memenuhi persyaratan dan terdaftar dalam database vendor. Administrasi pembelian memastikan permohonan pembelian barang/jasa yang diproses menjadi purchase order telah melalui persetujuan dari departemen/bagian yang berwenang. c. Penerimaan dan Distribusi Administrasi Penerimaan akan memastikan bahwa setiap barang yang diterima dari vendor dalam kondisi yang memenuhi standard kualitas dan kuantitas yang dipesan.Apabila brang tersebut tidak sesuai kualitasnya, maka akan diidentifikasikan dan didisposisikan, untuk menghindari pemakaian yang tidak sesuai dengan perjanjian.

80 Administrasi Penerimaan akan menyusun laporan kinerja vendor yang akan digunakan sebagai dasar untuk melakukan evaluasi vendor secara periodik. Kinerja vendor dalam bentuk jasa langsung dipantau oleh

pemohon

(requester)

yang

bersangkutan.

Administrasi

Penerimaan akan memantau proses pembayaran yang dilaksanakan Finance. d. Penyimpanan Admin Gudang/Penyimpanan akan memastikan bahwa barang yang diterima dari bagian penerimaan akan disimpan di gudang yang sesuai dengan standard perlakuan terhadap barang secara berkala stok akan dipantau kondisinya sehingga terjaga kualitas dan kuantitasnya. Apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualitasnya, maka akan didisposisikan dan diidentifikasikan, guna menghindari pemakaian yang tidak sesuai.

3.2.8 Human Resource and Development Pengendalian Sumber Daya Manusia dilakukan mulai dari proses recruitment and placement, job Analysis dan development. Tanggung jawab dari Corporate Human Resource Division Head dalam mengendalikan semua proses-proses yang ada di fungsi HRD antara lain:

81 a. Recruitment & Placement Corporate Human Resource Divison Head bertanggung jawab dalam keseluruhan proses Recruitment & Placement yang akan memastikan kecukupan dan ketepatan penempatan sumber daya manusia sesuai kebutuhan yang diajukan/disyaratkan. Organisasi TRAC-ASTRA RENT A CAR akan melakukan penilaian kinerja setiap karyawan baru, mengidentifikasikan dan menganalisa keakuratan komposisi, serta melakukan pengangkatan karyawan sesuai dengan tingkat kompetensi karyawan, untuk kemudian ditindaklanjuti pengembangannya.

b. Job Analysis Proses Job Analysis adalah untuk memastikan struktur organisasi, position description, dan job value selalu dalam kondisi terkini sesuai dengan standar pelayanan dan prosedur yang berlaku sehingga karyawan dapat diarahkan melalui pelatihan dan pengembangan keterampilan yang tepat.

c. Development TRAC-ASTRA

RENT

A

CAR

secara

konsisten

akan

mengembangkan dan meningkatkan kompetensi karyawan, dengan cara merencanakan dan melaksanakan pelatihan-pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam meningkatkan produktifitas kerja

82 dan pelayanan yang memuaskan. Setiap pelatihan yang diberikan akan dievaluasi efektivitasnya guna merencanakan pelatihan yang lebih efektif bagi perusahaan di masa yang akan datang. TRAC-ASTRA RENT A CAR juga menerapkan pengembangan kompetensi melalui perencanaan rotasi, mutasi, dan promosi yang tepat, guna menambah wawasan yang semakin luas dan pengalaman yang akan sangat bermanfaat dalam menunjang pengembangan diri setiap karyawan dan juga akan memberikan kinerja terbaik. Penilaian kinerja

terhadap

semua

karyawan

dilakukan

sesuai

dengan

persyaratan perusahaan dan digunakan sebagai dasar pengembangan kompetensi karyawan.

3.2.9 Finance Dalam rangka memastikan pemasukan dana dari cabang atau pihak terkait, serta kecukupan dana untuk operasional kantor cabang dan kantor pusat TRAC – ASTRA RENT A CAR secara terkendali maka Finance Management akan mengendalikan proses penerimaan, pengeluaran hingga pelaporannya. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali:

83 Finance Management Untuk setiap penerimaan dan pengeluaran selalu diverifikasi kesesuaian dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikonformasi ulang sehingga data penerimaan dan pengeluaran tersebut benar-benar akurat, setelah itu akan dimintakan persetujuan dari pejabat yang berwenang. Pihak TRAC – ASTRA RENT A CAR akan memantau setiap saat secara terus menerus tingkat penerimaan dan pengeluaran arus kas untuk memastikan kebutuhan dana mencukupi seluruh kegiatan bisnis agar dapat berjalan dengan lancar

3.2.10 Asset Disposal Unit Dalam rangka memastikan pelaksanaan penjualan asset berupa unit kendaraan yang sudah waktunya di-disposal, TRAC – ASTRA RENT A CAR akan mengendalikan proses asset disposal unit kendaraan mulai dari penyiapan kelengkapan administrasi yang baik dan rapi sampai dengan proses serah terima dokumen asset unit di-disposal tersebut. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuan ini, proses-proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dengan kondisi terkendali: Proses Disposal Unit Administrator Berdasarkan konfirmasi dari Fleet Management Pool Pusat, bagian Admin Unit Disposal akan memastikan kelengkapan dan keakuratan dokumen penjualan unit serta mengendalikan transaksi penjualan unit disposal sampai dengan pembayarannya, termasuk kelengkapan bukti

84 pembayaran pajak penjualan. Setiap unit yang akan dijual akan didisposisikan terlebih dahulu kesesuaiannya terhadap standard persyaratan unit disposal. Untuk unit yang layak dispose akan diidentifikasi untuk kemudian dilakukan penjualan ke supplier yang ditunjuk.

3.2.11 Information Technology Dalam rangka menunjang kelancaran operasional TRAC – ASTRA RENT A CAR, maka pengendalian Sistem Informasi Teknologi secara benar sejak awal merupakan hal yang sangat penting. Pengendalian Sistem Informasi Teknologi dimulai dari pengidentifikasian kebutuhan bila terjadi masalah pada IT System, perawatan perangkat keras maupun perangkat lunak, dan pengembangannya sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pelanggan. Untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai kondisi tersebut, maka proses-proses berikut telah didokumentasikan dan dilakukan dalam kondisi terkendali:

a. Help Desk Dalam

rangka

menangani

gangguan

(Disaster)

yang

teridentifikasi oleh IT staf maupun pengguna (user), Tim Help Desk akan memastikan ditanggulanginya gangguan tersebut secara cepat, tepat dan efektif, sehingga sistem dapat sesegera mungkin beroperasi kembali dengan baik.

85 b. Hardware/Software Maintenance & Development IT Development akan memastikan kecukupan sumber daya infrastruktur

TRAC

–

ASTRA

RENT

A

CAR

dari

sisi

Hardware/Software, mulai dari mengidentifikasikan kebutuhan, menyediakan,

memelihara,

dan

mengembangkan

infrastruktur

tersebut. ITD juga akan memastikan dilakukannya perbaikan infrastruktur khususnya Hardware/Software secara seksama dan akurat, hingga operasi TRAC – ASTRA RENT A CAR tidak mengalami gangguan. Guna mengantisipasi terjadinya gangguan data yang diakibatkan masalah pada Hardware/ Software, maka ITD akan memastikan dilakukannya standar perawatan dan sistem back-up data yang baik.

3.2.12 Corporate Planning TRAC – ASTRA RENT A CAR mempunyai sistem manajemen yang dikenal sebagai Serasi Management System, yaitu sistem manajemen yang mengikut sertakan seluruh karyawan dari semua tingkatan dalam organisasi, baik secara vertikal maupun horizontal dengan menerapkan metode-metode Manajemen/Statistik untuk mengelola dan meningkatkan kualitas proses bisnis demi tercapainya kepuasan pelanggan dan daya saing. Implementasi dari sistem manajemen tersebut dituangkan dalam fungsi Corporate Planning, untuk memastikan bahwa TRAC – ASTRA RENT A CAR menjalankan Sistem Manajemen Mutu yang efektif dan efisien sesuai

86 dengan kebijakan dan sasaran mutu organisasi. Untuk memastikan bahwa Corporate Planning dapat berjalan dengan benar serta mencapai tujuan sesuai visi, misi dan objektif perusahaan, maka proses-proses berikut didokumentasikan dan dilakukan dalam kondisi terkendali:

a. Strategic Plan Secara periodik Manajemen puncak beserta jajarannya akan merencanakan strategi usaha, rencana usaha serta menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang sesuai dengan persyaratan dan harapan

pelanggan.

Manajemen

Puncak

bersama

jajarannya

memastikan kecukupan sumber daya sehubungan dengan rencana usaha

yang

akan

direalisasikan

termasuk

kecukupan

dan

keefektifitasan sistem komunikasi internal yang ada, sehingga rencana usaha dapat tersosialisasikan keseluruh organisasi secara efektif.

b. Management Review Organisasi akan melakukan pemantauan dan pendataan dari kegiatan operasional untuk digunakan sebagai dasar dalam melakukan analisa kinerja. Secara berkesinambungan data tersebut akan dianalisa oleh masing-masing

Corporate Division Head atau Branch

Manager/Deputy/Representative dan dirangkum menjadi laporan hasil analisa kerja departemen atau cabangnya.

87 Hasil analisa tersebut akan disiapkan secara berkala sebagai bahan untuk melaksanakan tinjauan manajemen yang dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang disusun dalam calendar of event tahunan.

c. Internal Audit Manajemen akan memastikan pelaksanaan Audit Internal dilaksanakan secara terencana dan konsisten minimal setahun sekali. Audit Internal bertujuan untuk memastikan pelaksanaan operasional organisasi sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu yang telah ditetapkan, sesuai dengan Standar ISO 9001 : 2000 dan juga memastikan

keefektifitasan

kinerja

organisasi.

Manajemen

memastikan setiap ketidaksesuaian yang terjadi akan segera diambil tindakan perbaikan dan penyempurnaan. d.

PA/CA

Corporate

Division

atau

Head

Manager/Deputy/Representative

bertanggung

Branch

jawab

dalam

melakukan penyempurnaan dan tindakan perbaikan atau pencegahan sehingga setiap ketidaksesuaian yang ada akan selalu diidentifikasi dan ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan atau pencegahan sehingga Sistem Manajemen Mutu akan lebih efektif dan efisien. Tindakan perbaikan dan pencegahan dapat diajukan untuk dibakukan dalam

Sistem

Manajemen

Mutu

pengulangan kejadian ketidaksesuaian.

dalam

rangka

pencegahan

88 e. Document Control dan Record Control Wakil

Manajemen

bersama

Document

Controller

akan

memastikan setiap dokumen dalam Sistem Manajemen Mutu selalu dalam kondisi terkendali, baik dalam persetujuan, status revisi, pendistribusian hingga ke penanganan terhadap dokumen yang sudah tidak berlaku. Pengendalian Catatan Mutu (Record Control) ditetapkan dalam kebijakan organisasi yang melikupi identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, waktu simpan dan pemusnahan catatan guna memudahkan organisasi dalam melakukan kemampu-telusuran catatan, agar baik problem maupun proses Sistem Manajemen Mutu dapat dilakukan secara cepat, akurat dan efektif.

89 3.3 Struktur Organisasi di SAP 4.7 Berikut adalah system wide concept yang digunakan oleh TRAC-ASTRA RENT A CAR di SAP 4.7 :

Client

Astra International

DAMIRA 0008

ORENZ STN UAS 2510 2520

SAR

D001

2510

003

1117

TRAC 0001

Company Code

IBID 0007

CC

Organizational Unit

FLM MAR SLS ADM FCM PROC HRD IT CPL

Purchasing Organization

Plant

2520

Gambar 3.4 Struktur Organisasi di SAP 4.7 (tahun 2008) Keterangan : 0001

PT.Serasi Auto Raya

0008

PT. Daya Mitra Serasi

0003

PT. Toyofuji Serasi Indonesia

0007

PT. Balai Lelang Serasi

TFSI 0003

90 2510

PT. Serasi Tran Nusantara

2520

PT. United Automobil 90

CC

Customer Care

FLM

Fleet Management

MAR

Marketing

SLS

Sales

ADM

Administration

FCM

Facility Maintenance

PROC

Procurement

HRD

Human Resources and Development

FIN

Finance

ADH

Asset Disposal Unit

IT

Information and Technology

CPL

Corporate Planning

91 3.4

Pemetaan Antara Proses Bisnis dengan Modul-Modul di SAP 4.7 Modul-modul di SAP 4.7 yang digunakan di TRAC-ASTRA RENT A CAR antara lain: Modul Sales and Ditribution, Material Management, Human Capital Management, Financial/Controlling, dan Plant Maintenance. Berdasarkan proses bisnis yang ada di TRAC-ASTRA RENT A CAR dan modul-modul yang digunakan maka dapat dibuat suatu hubungan yang dijelaskan pada tabel di bawah ini:

Proses

CC

FLM

MAR

SLS

ADM

V

v

v

FCM

PROC

HRD

FIN

ADH

IT

CPL

Modul SD MM

V V

v

HCM

v

FI/CO

v

PM

v v

v

v

v v

v

v v

v

V

v

v v

Tabel 3.1 Pemetaan Antara Proses Bisnis dengan Modul-Modul di SAP 4.7

92 Keterangan: Modul

Proses

SD

= Sales and Distribution

CC

MM

= Material Management

FLM = Fleet Management

HCM

= Human Capital Management

MAR = Marketing

FI/ CO = Financial / Controlling

SLS

PM

= Plant Maintenance

= Customer Care

= Sales

PROC

= Procurement

HRD

= Human resources and

Development FIN

= Finance

ADM = Administration

ADH

= Asset Disposal Unit

FCM = Facility Maintenance

IT

= Information and

Technology CPL

= Corporate Planning

93 3.4.3

Sales and Distribution Proses utama yang berkaitan dengan modul Sales and Distribution adalah proses sales karena fungsi-fungsi utama yang ada di modul ini akan digunakan dalam penyediaan jasa yang berkualitas kepada pelanggan. Adapun proses-proses yang juga ikut menggunakan bagian dari modul ini adalah antara lain: •

Customer care yang menggunakan modul ini untuk memudahkan pelayanan terhadap customer.

•

Marketing yang menggunakan modul ini untuk proses promosi dan pembuatan kontrak.

•

Administration yang menggunakan modul ini untuk memantau mengenai kontrak dan pembayaran yang seharusnya diterima perusahaan.

•

Corporate planning menggunakan modul ini untuk melakukan perencanaan terhadap komposisi stok dan driver setiap bulannya.

94

Gambar 3.5 TRAC-ASTRA RENT A CAR

Sales and Distribution Cycle Adapun rincian proses dalam Sales and Distribution Cycle di TRACASTRA RENT A CAR, adalah: 1. Marketing Officer akan menerima Purchase Order dari customer. Jika customer merupakan customer baru Sales Supervisor akan mengecek data dan hasil survey. Jika data

lengkap maka akan

dilakukan approval dan membuat CMD (Customer Master Data). 2. Marketing Officer kemudian akan membuat Final Quotation melalui SAP.

95 3. Jika unit dan driver tersedia maka akan dilakukan booking unit dan driver dan membuat kontrak atas persetujuan Sales Supervisor. 4. Setelah unit di-booking akan dibuat Rental Order. 5. Counter Sales Officer akan membuat ROI (Rental Order and Invoice). Jika pelanggan merupakan corporate maka akan dilakukan pencetakan Faktur Pajak dan proses penagihan ke customer, jika bukan maka akan dilakukan otorisasi kartu kredit ke bank. 6. Jika pembayaran telah diterima dari customer maka Administration Officer akan meng-update A/R (Account Receivable).

3.4.4

Material Management Proses utama yang berkaitan dengan modul Material Management adalah proses Procurement karena proses ini mengendalikan proses pengelolaan pengadaan barang dan jasa untuk memastikan bahwa kebutuhan organisasi akan barang dan jasa terpenuhi secara akurat dan tepat waktu. Adapun proses-proses lain yang juga ikut menggunakan bagian dari modul ini antara lain: •

Fleet Management Service karena setiap unit baru yang diterima dari pihak supplier akan diinspeksi dengan menggunakan checklist standard TRAC – ASTRA RENT A CAR. Setiap unit baru yang sudah memenuhi persyaratan akan diidentifikasi guna kesesuaian dalam pemakaian dan akan dibuatkan terlebih dahulu informasi dan spesifikasi unit secara detail ke dalam sistem.

96 •

Administration karena untuk keperluan operasional harian termasuk pembelian barang dan jasa, cabang akan menerima anggaran dana operasional dari kantor pusat yang berada di bawah pengawasan dan pemantauan secara akurat dari proses Cash Management.

•

Facility Maintenance karena bagian ini yang akan mengendalikan proses pemeliharaan fasilitas kerja dan fasilitas kantor mulai dari perencanaan, perawatan, dan perbaikan serta tindakan disposisi terhadap asset non unit yang sudah tidak layak digunakan lagi.

•

HRD karena jika dalam training ternyata dibutuhkan material tertentu maka bagian HRD akan membuat Purchase Requsition

atau

melakukan material reservations. •

Information Technology karena saat proses IT mengidentifikasikan kebutuhan terhadap pembelian hardware, software, atau infrastruktur baru akan dilakukan Purchase Requisition ke proses Procurement.

•

Corporate Planning karena bagian ini akan melakukan pemantauan dan pendataan dari kegiatan operasional untuk digunakan sebagai dasar dalam melakukan analisa kinerja.

97


Procurement Cycle Adapun rincian proses dalam Procurement Cycle TRAC-ASTRA RENT A CAR adalah: 1. Requester (peminta barang dan jasa) akan mengidentifikasi permintaan pengadaan barang dan jasa. Apabila barang yang akan dibeli bukan merupakan barang consumer goods atau habis pakai maka requester akan membuat Purchase Requisition. 2. Kemudian akan dilakukan pengecekan apakah sudah ada kandidat vendor untuk barang yang diminta. Jika ada maka kandidat vendor akan diminta untuk melengkapi informasi sesuai dengan spesifikasi

98 produk. Jika belum ada kandidat maka General Purchasing Officer akan mencarikan vendor/outsource yang sesuai (minimal 3 alternatif). 3. Jika perlu dilakukan tender maka General Purchasing Coordinator akan mengundang anggota Vendor/Tender Committee. Seleksi kandidat tahap pertama dilakukan berdasarkan data yang dikirimkan vendor dan apabila diperlukan vendor akan diminta melakukan presentasi (seleksi tahap kedua). 4. Jika vendor lolos seleksi maka General Purchasing Administrator akan membuat VMD (Vendor Master Data) di SAP. 5. Setelah Purchase Requisition disetujui maka akan dilakukan Purchase Order processing. 6. Setelah proses pemesanan tetap dilakukan monitoring atau follow up terhadap order untuk memastikan bahwa kebutuhan organisasi akan barang dan jasa terpenuhi secara akurat dan tepat waktu. 7. Saat menerima kedatangan barang atau jasa, General Purchasing Administrator akan melakukan pengecekan barang dengan dokumen pembelian. Jika tidak ada masalah maka akan dilakukan Good Receipt di SAP. Jika terdapat masalah, General Purchasing Administration akan membuat laporan kinerja vendor bermasalah dan melakukan

konfirmasi

ke

requester

dan

vendor

mengenai

ketidaksesuaian pesanan. 8. Setelah menerima barang maka General Purchasing Administrator akan mengajukan permohonan pembayaran beserta invoice dari

99 vendor ke Admin A/P (Account Payable) dan akan dilakukan pengecekan kelengkapan dokumen. 9. Jika permohonan pembayaran diterima maka akan diverifikasi permohonan pengeluaran dana dan akan disiapkan dokumen pembayaran dan dilakukan proses pembayaran ke pemohon. 10. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan penilaian kinerja vendor berdasarkan laporan kinerja vendor dari user. Apabila vendor dianggap kompeten maka akan ditetapkan vendor tetap aktif, jika tidak, vendor akan ditetapkan menjadi non aktif dan General Purchasing Administrator akan memberikan remark dalam VMD agar tidak digunakan lagi.

3.4.5

Human Capital Management Proses utama yang berkaitan dengan modul Human Capital Management adalah proses human resource management karena fungsi-fungsi utama yang ada di modul ini akan digunakan mulai dari perekrutan sampai dengan karyawan tidak bekerja lagi di perusahaan. Adapun proses-proses yang juga ikut menggunakan bagian dari modul ini antara lain: •

Administration yang menggunakan modul ini dalam payroll.

100 •

Corporate

planning

yang

menggunakan

modul

ini

untuk

merencanakan kebutuhan karyawan (Man Power Planning), training bagi para karyawan dan memantau perkembangan karyawan.


Human Capital Management Cycle Adapun rincian proses dalam Human Capital Management Cycle, adalah: 1. Bagian HR Recruitment akan menerima Man Power Plan (MPP) dari Bagian Corporate Planning dan melakukan konfirmasi kebutuhan man power dan merekap MPP. Berdasarkan MPP tersebut akan disusun Recruitment Activity Plan. Untuk mencari karyawan akan dilihat terlebih dahulu apakah ada karyawan internal. Jika tidak ada

101 akan dicari karyawan outsource dengan berkoordinasi dengan lembaga outsourcing atau mengecek file dan database pelamar. Jika tidak tersedia kandidat yang diinginkan maka akan dilakukan proses outsourcing atau

mencari kandidat yang dapat dilakukan dengan

beberapa cara antara lain job fair atau pemasangan iklan. Selanjutnya akan dilakukan test terhadap calon karyawan. Jika calon karyawan diterima selanjutnya akan dilakukan tanda tangan perjanjian kerja dan pengangkatan karyawan. Kemudian data karyawan akan di-input ke dalam SAP. 2.

Director/Division Head/GM Operation akan melakukan review terhadap struktur organisasi dan position description di department masing-masing. Jika perubahan disetujui akan dilakukan update struktur organisasi di SAP dan akan dilakukan perubahan position description dan job value agar selalu dalam kondisi terkini sesuai dengan standard pelayanan dan prosedur yang berlaku sehingga karyawan dapat diarahkan melalui pelatihan dan pengembangan ketrampilan yang tepat.

3. Untuk mengembangkan dan meningkatkan kompetensi karyawan learning center akan membuat schedule training berdasarkan training plan yang dibuat untuk setiap departemen. TRAC-ASTRA RENT A CAR

juga

menerapkan

pengembangan

kompetensi

melalui

perencanaan rotasi, mutasi, dan promosi yang tepat, guna menambah wawasan yang semakin luas dan pengalaman yang akan sangat

102 bermanfaat dalam menunjang pengembangan diri setiap karyawan dan juga akan memberikan kinerja terbaik. 4. Apabila ada kebutuhan penyelenggaraan training yang belum terschedule dalam schedule training dapat diajukan melalui Form Penyelenggaraan

Training.

Karyawan

dapat

mengisi

Form

Permohonan Training dan setelah disetujui oleh Director / Division Head / GM Operation maka data peserta akan dimasukkan ke dalam data peserta training di SAP. Setelah training selesai akan dilakukan evaluasi terhadap efektivitas training. 5. Setiap satu tahun sekali akan dilakukan penilaian terhadap karyawan sesuai dengan persyaratan perusahaan dan hasilnya akan di-input dan didokumentasikan untuk pengembangan kompetensi karyawan. 6. Setiap bulannya akan dilakukan penggajian karyawan yang akan berhubungan ke Modul Financial.

3.4.6

Financial / Controlling Proses utama yang berkaitan dengan modul Financial / Controlling adalah proses Finance karena fungsi utama proses ini adalah menjamin kecukupan dana yang ada serta memantau pengendalian atas penerimaan dan pengeluaran keuangan dan juga pelaporannya. Adapun proses-proses yang juga ikut menggunakan bagian dari modul ini antara lain:

103 •

Administration yang terkait dengan modul ini karena mengurus proses administrasi keuangan dan juga dokumen-dokumen yang diperlukan sehingga proses penagihan dan pembayaran oleh customer dapat berjalan dengan lancar.

•

Asset Disposal Unit karena assets yang sudah tidak mempunyai nilai ekonomis bagi perusahaan akan didisposisi dari assets (scrapping).

•

Corporate planning yang menggunakan modul ini untuk memantau serta mengendalikan keuangan perusahaan serta memperoleh rekapitulasi laporan keuangan untuk kemudian digunakan sebagai input dalam penetapan rencana strategis manajemen perusahaan.

Gambar 3.8 TRAC – ASTRA RENT A CAR Financial Accounting System 1. FI-A/R: Administration Officer akan memantau dan melakukan analisa terhadap A/R (Account Receivable) di SAP, bila waktunya bayar Administration Officer akan mengirimkan collector untuk

104 melakukan

penagihan

ke

customer.

Setelah

menerima

dan

menverifikasi hasil tagihan dari customer, Administration Officer akan membuat Bon merah dan menyetor hasil tagihan dan melakukan update A/R di SAP. 2. FI-A/P:

Admin

A/P

akan

mengecek

kelengkapan

dokumen

permohonan pembayaran dan invoice dan akan mencetak permohonan pembayaran. Bagian ADH & BM akan melakukan posting tagihan. Setelah dilakukan proses pembayaran ke pemohon akan dilakukan pembukuan pada A/P oleh Admin A/P. 3. FI-G/L: Posting di General Ledger merupakan hasil dari : •

Transaksi Operasional

•

Posting transaksi di subsidiary ledger

•

Transaksi yang pada dasarnya di-assign ke General Ledger.

4. FI-AA: digunakan untuk mengelolah seluruh aktiva tetap yang dimiliki

oleh

perusahaan.

SAP

memungkinkan

untuk

mengkategorikan setiap aktiva tetap yang dimiliki dan melakukan setting

nilai

depresiasi

masing-masing

asset

yang

memiliki

karakteristik sama dalam asset class. 5. FI-BL: digunakan untuk mengelolah transaksi-transaksi yang berkaitan dengan bank di dalam sistem termasuk manajemen kas.

105 3.4.7

Plant Maintenance Modul SAP Plant Maintencance terdiri dari beberapa aktivitas seperti inspeksi untuk mengukur dan memastikan kondisi sebenarnya dari equipment system, preventive maintenance untuk mengukur dan mengelola kondisi ideal dari equipment, memperbaiki dan mengembalikan equipment seperti kondisi yang ideal, dan pengukuran lain yang digunakan untuk maintenance. Proses utama yang berkaitan dengan modul Material Management adalah proses Fleet Management karena proses ini yang melakukan maintenance terhadap unit kendaraan yang ada di TRAC-ASTRA RENT A CAR. Kegiatan utama di dalam modul Plant Maintenance: 1. Work orders Setelah melakukan goods receipt unit baru, Service Advisor akan membuat equipment master dan maintenance plan dan memverifikasi dan mengidentifikasi kebutuhan optional. Apabila perlu akan dilakukan

proses

pembelian

part

dan

accessories

melalui

procurement. Selain itu unit juga akan didaftarkan ke asuransi berdasarkan equipment master. 2. Preventive maintenance (PM) TRAC – ASTRA RENT A CAR akan senantiasa menjaga kualitas unit baik yang berada di pool maupun di pelanggan dengan

106 melakukan perawatan berkala sesuai dengan jadwal dan spesifikasi yang ditentukan. Pekerjaan perawatan atau perbaikan unit yang tidak dapat dilakukan langsung oleh TRAC – ASTRA RENT A CAR diserahkan kepada pihak ketiga yang telah memenuhi standard kualitas dan pelayanan TRAC – ASTRA RENT A CAR dimana hasil pekerjaan tersebut dipantau dan dijamin kualitasnya oleh After Sales Supervisor.

3. Asset management Mencatat data tentang equipment dan property termasuk spesifikasi, informasi mengenai garansi, service contracts,spare parts, tanggal pembelian, lifetime yang diharapkan, dan hak-hal lain yang dapat membantu manajemen dalam melakukan maintenance.

4. Inventory control Manajemen dari spare parts, tools, dan material lain termasuk pemesanan

material,

mencatat

dimana

material

disimpan,

menentukan kapan material harus dibeli lagi termasuk menyiapkan dokumen pendukung pengeluaran unit, dan update laporan stock harian.

107 5. Safety TRAC – ASTRA RENT A CAR juga akan menjaga lingkungan dengan selalu memantau dan mengelola semua limbah yang dihasilkan selama proses atau perawatan unit.

3.5 Pengukuran Kinerja SAP 4.7 Berdasarkan Perspektif IT Balanced Scorecard Pengukuran kinerja sistem adalah hal yang penting bagi manajemen dalam melakukan evaluasi performa dan perencanaan terutama sebelum perusahaan akan melakukan pengembangan terhadap sistem informasi yang ada saat ini. Untuk mengukur kinerja SAP 4.7 yang ada di TRAC-ASTRA RENT A CAR maka akan digunakan pendekatan perspektif-perspektif yang ada di metode IT BalancedScorecard yaitu perpektif kontribusi perusahaan, perspektif orientasi pengguna, perspektif penyempurnaan operasional, dan perspektif orientasi masa depan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem SAP 4.7 yang digunakan saat ini di TRAC ASTRA RENT A CAR sudah mendukung visi, misi, dan tujuan strategis perusahaan.

3.5.3

Menentukan Tujuan Strategis IT Sebelum melakukan pengukuran kinerja sistem SAP saat ini, maka terlebih dahulu harus dirumuskan visi dan misi Divisi IT perusahaan yang nantinya akan diturunkan menjadi strategi dan tujuan strategis. Hal ini dikarenakan kinerja, maintenance, dan pengembangan sistem SAP sepenuhnya berada di bawah tanggung jawab Divisi IT.

108 3.5.3.1 Visi, Misi dan Strategi IT

Visi: “Menjadi pengembang sistem informasi dan pusat layanan informasi yang cepat, tepat, dan akurat guna mendukung aktivitas bisnis perusahaan dan membantu perusahaan dalam menghadapi persaingan global.”

Misi: “Mengembangkan sistem informasi secara inovatif dengan mengikuti perkembangan TI dan membangun pusat layanan informasi serta menyediakan hardware dan software yang mendukung aktivitas bisnis perusahaan.”

Strategi: • Menggunakan software berlisensi. • Memastikan kecukupan sumber daya infrastruktur TRAC – ASTRA RENT A CAR. • Memastikan ditanggulanginya gangguan terhadap sistem secara cepat, tepat dan efektif. • Mengidentifikasikan kebutuhan, menyediakan, memelihara dan melakukan

pengembangan

terhadap

infrastruktur Teknologi Informasi.

sistem

informasi

dan

109

3.5.3.2 Pemetaan pada Perspektif IT BalanceScorecard Berikut adalah tujuan strategis IT perusahaan yang merupakan perumusan dari strategi IT dari masing-masing perspektif IT BalanceScorecard.

IT Balanced

Strategi

Tujuan Strategis

Scorecard Perspektif

•

Kontribusi Perusahaan

Menggunakan software

•

IT

berlisensi. •

Memastikan kecukupan sumber

daya

infrastruktur TRAC – ASTRA RENT A CAR. •

Memastikan ditanggulanginya gangguan sistem

Pengendalian biaya

terhadap

secara

tepat dan efektif.

cepat,

•

Nilai

bisnis

proyek IT baru

dari

110 IT Balanced

Strategi

Tujuan Strategis

Scorecard •

Mengidentifikasikan kebutuhan, menyediakan, memelihara

dan

melakukan pengembangan terhadap sistem

informasi

dan

infrastruktur Teknologi Informasi. Perspektif Orientasi

•

Pengguna

•

Memastikan ditanggulanginya gangguan sistem

produktivitas user

terhadap

secara

•

cepat,

tepat dan efektif. •

Peningkatan

Peningkatan kepuasan user

•

Kerjasama

Mengidentifikasikan

dalam

kebutuhan,

baru

menyediakan, memelihara

• dan

melakukan pengembangan terhadap

user

proyek

Peningkatan pemahaman user

IT

111 IT Balanced

Tujuan Strategis

Strategi

Scorecard sistem

informasi

dan

infrastruktur IT. Perspektif

•

•

Memastikan

Penyelesaian

Penyempurnaan

ditanggulanginya

URF(User Request

Operasional

gangguan

Form) yang

sistem

•

terhadap

secara

tepat dan efektif.

SAP sesuai dengan

Memastikan kecukupan

SLA ( Service Level

sumber

Agreement )

daya

infrastruktur TRAC –

•

berkaitan dengan

cepat,

•

Penyelesaian

ASTRA RENT A CAR.

masalah yang

Mengidentifikasikan

berkaitan dengan

kebutuhan,

SAP


dan


informasi

dan


112 IT Balanced

Strategi

Tujuan Strategis

Scorecard Perspektif Orientasi

•

Masa Depan •

Menggunakan software

•

Melakukan

berlisensi.

pengembangan

Mengidentifikasikan

terhadap sistem dan

kebutuhan,

infrastruktur IT. •


Pelatihan user

dan


informasi

dan


Tabel 3.2 Perumusan Tujuan Strategis IT

113 3.6 Membangun Hubungan Sebab Akibat Strategi TI

Menggunakan Software berlisensi

Memastikan ditanggulanginya gangguan terhadap sistem cepat, tepat, dan efektif

Memastikan kecukupan sumber daya infrastruktur TI TRAC - ASTRA RENT A CAR

Mengidentifikasi kebutuhan, menyediakan, memelihara, dan melakukan pengembangan terhadap sistem informasi dan infrastruktur TI

12

13

11

Kontribusi Perusahaan

Nilai Bisnis dari Proyek baru IT

Pengendalian IT

10

9

Orientasi Pengguna

Peningkatan Produktivitas User

8

Kerjasama User dalam proyek IT baru

Peningkatan Kepuasan User

7

Peningkatan Pemahaman User

6

Penyempurnaan Operasional

Penyelesaian URF (User Request Form) yang berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA (Service Level Agreement)

Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan SAP

1

2

Orientasi 4 Masa Depan

Pelatihan Staff IT

Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI

Pelatihan User

Gambar 3.9 Hubungan Sebab Akibat

5

3

114 Gambar 3.9 memperlihatkan hubungan sebab akibat antara tujuan strategis yang ada pada empat perspektif IT Balanced scorecard. Tujuan yang strategis yang ada di dalam perspektif orientasi pengguna, perspektif penyempurnaan operasional,dan perspektif orientasi masa depan harus bertujuan untuk mencapai tujuan strategis dari perpektif kontribusi perusahaan. Keterangan diagram hubungan sebab akibat: 1.

Pelatihan staff IT yang baik akan menghasilkan kualitas staff IT yang kompeten, sehingga mampu menyelesaikan URF yang ada sesuai dengan SLA.

2.

Pelatihan staff IT yang baik akan menghasilkan kualitas staff IT yang kompeten, sehingga mampu menyelesaikan berbagai masalah yang berkaitan dengan SAP dengan baik.

3.

Dengan melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur IT yang merupakan proyek IT baru, maka perusahaan akan memperoleh nilai tambah (added value) pada bisnis perusahaan.

4.

Dengan melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur IT yang merupakan proyek IT baru, maka kerjasama user akan meningkat dalam mencapai keberhasilan proyek tersebut.

5.

Pelatihan yang diberikan kepada user akan menambah knowledge dan skill yang akan meningkatkan pemahaman user dalam mengoperasikan sistem yang digunakan perusahaan saat ini.

115 6.

Terpenuhinya requirement baru dari serta penyelesaian berbagai masalah yang terjadi pada SAP dengan baik akan meningkatkan kepuasan user (user satisfaction).

7.

Kerjasama dan keterlibatan user dalam proyek IT baru akan meningkatkan kepuasan user.

8.

Tingkat kepuasan dan pemahaman user yang tinggi serta kerjasama antar user yang terarah dalam mengembangkan proyek IT baru akan meningkatkan produktivitas user di dalam perusahaan.

9.

Dengan meningkatnya produktivitas user maka biaya IT dapat dikendalikan, karena sistem dapat dijalankan dengan efektif.

10. Karena perusahaan ingin mengendalikan biaya IT, maka perusahaan memerlukan software berlisensi seperti SAP yang sudah merupakan best practice dan teruji kapabilitasnya. 11. Untuk mengendalikan biaya IT, maka gangguan harus diatasi secepat mungkin agar tidak mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan yang mengakibatkan kerugian. 12. Karena setiap proyek IT baru harus meningkatkan nilai bisnis perusahaan,

maka

harus

dipastikan

ketersediaan

sumber

daya

infrastruktur IT yang memadai. 13. Agar proyek IT baru dapat meningkatkan nilai bisnis perusahaan, maka proyek tersebut harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan harus dapat menyesuaikan dengan bisnis perusahaan yang pasti akan terus berkembang.

116 3.7 Ukuran Strategis dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard Masing-masing dari tujuan strategis IT Balanced Scorecard dijabarkan menjadi beberapa ukuran strategis. Setiap ukuran strategis harus memiliki sasaran strategis seperti yang terdapat pada tabel 3.3.

Ukuran Strategis

Sasaran Strategis

Perspektif Kontribusi Perusahaan A. Pengendalian Biaya IT A.1 Anggaran IT yang digunakan

≤ budget

A.2 Perbandingan anggaran IT terhadap anggaran perusahaan

5 – 10 %

B.Nilai bisnis dari proyek IT baru B.1 Return On Investment (ROI) B.2 Meningkatkan keunggulan bersaing

5 tahun Menjadi market leader dalam industri leasing dan rental mobil.

Perspektif Orientasi Pengguna A.Peningkatan produktivitas user A.1 % Pekerjaan yang selesai tepat waktu karena menggunakan SAP.

90%

A.2 % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan B.Peningkatan kepuasan user

90%

117 Ukuran Strategis

Sasarn strategis

B.1 % Kemampuan aplikasi mendukung pekerjaan

90%

B.2 % Kepuasan user terhadap kinerja SAP

75%

C.Kerjasama user dalam proyek IT Baru C.1 % Keterlibatan user dalam pengembangan aplikasi baru

75%

D.Peningkatan pemahaman user D.1 % Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP

85%

Perspektif Penyempurnaan Operasional A.Penyelesaian URF yang berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA ( Service Level Agreement ) A.1 % Pemenuhan kebutuhan user terhadap aplikasi

90%

B.Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan SAP B.1 % Masalah yang terselesaikan tepat waktu

90%

Perspektif Orientasi Masa Depan A.Pelatihan staff IT A.1 % Frekuensi staff IT menerima pelatihan

2 kali dalam setahun

B.Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur B.1 Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur

Tiap 5 tahun

118 IT C.Pelatihan user C.1 Frekuensi Pelatihan user

2 kali dalam setahun

Tabel 3.3 Ukuran dan Sasaran Strategis IT BalancedScorecard

3.7.1

Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis Perolehan informasi untuk pengukuran kinerja SAP dilakukan dengan 3 cara yaitu interview, data, dan kuesioner. Pengukuran bertujuan untuk melakukan perbandingan tiap tujuan strategis dengan kondisi yang ada di perusahaan saat ini. Tabel 3.4 menunjukkan cara memperoleh informasi untuk melakukan pengukuran.

Instrumen Ukuran Strategis Pengukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan

I

D

A. Pengendalian Biaya IT A.1 Anggaran IT yang digunakan

x

A.2 Perbandingan anggaran IT terhadap anggaran perusahaan

x

B.Nilai bisnis dari proyek IT baru B.1 Return On Investment ( ROI )

x

B.2 Meningkatkan keungulan bersaing

x

K

119 Perspektif Orientasi Pengguna

I

D

K

A.Peningkatan produktivitas user A.1 % Penurunan waktu yang diperlukan dalam pekerjaan user

x

A.2 % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan

x

B.Peningkatan kepuasan user B.1 % Aplikasi yang mendukung pekerjaan

x

B.2 % Kepuasan user terhadap kinerja SAP

x

C.Kerjasama user dalam proyek IT Baru C.1 % Keterlibatan user dalam pengembangan aplikasi baru

x

D.Peningkatan pemahaman user D.1 % Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP Perspektif Penyempurnaan Operasional

x I

D

K

A.Penyelesaian URF (User Requirement Form) yang berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA ( Service Level Agreement ) A.1 % Pemenuhan kebutuhan user terhadap aplikasi

x

B.Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan SAP B.1 % Masalah yang terselesaikan tepat waktu

x

120 Perspektif Orientasi Masa Depan

I

D

K

A.Pelatihan staff IT A.1 % Frekuensi staff IT menerima pelatihan

x

B.Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur B.1 Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan upgrade

x

C.Pelatihan user C.1 Frekuensi pelatihan user

x

Tabel 3.4 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis Keterangan : I

= Interview

D = Data K = Kuesioner Adapun populasi yang dipilih sebagai target responden adalah user SAP pada TRAC-ASTRA RENT A CAR yang berjumlah 215 orang. Teknik yang akan dilakukan untuk pengambilan sampel adalah Cluster sampling .Teknik ini dipilih karena objek yang akan diteliti atau sumber data (user SAP pada TRAC-ASTRA RENT A CAR) banyak dan terbagi-bagi dalam divisi-divisi.

121

Tahap 1

B F

A C E

D

Diambil dengan random

A B G

D

G Divisi yang ada di TRAC

Diambil dengan Purposive sampling

Tahap 2

F

Sampel Divisi

Sampel Individu

Gambar 3.10 Metode Pengambilan Sampel untuk Kuesioner Pada Tahap 1 akan dipilih secara random 6 dari 12 Divisi yang ada di TRAC-ASTRA RENT A CAR. Divisi – divisi nya adalah : 1. Divisi Customer Care 2. Divisi Finance 3. Divisi Sales 4. Divisi Fleet Management Service 5. Divisi Procurement 6. Divisi Human Resources and Development Dan pada tahap 2 dari 6 divisi ini akan diambil lagi sampel individu secara purposive sampling sampai dengan n = 21 karena penelitian yang akan dilakukan bersifat kualitatif.

122 3.7.2

Pengukuran Perspektif Setiap Pertanyaan 3.7.2.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif kontribusi perusahaan adalah:

A.

Tujuan strategis: Pengendalian biaya IT

A1. Anggaran IT yang digunakan Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan apakah anggaran IT yang digunakan oleh divisi IT melebihi atau telah sesuai dengan anggaran yang disediakan atau direncanakan oleh perusahaan. Sasaran strategis: ≤ budget A2. Perbandingan anggaran IT terhadap anggaran perusahaan. Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar anggaran IT terhadap anggaran perusahaan secara keseluruhan. Sasaran strategis: 5 – 10 %

B.

Tujuan Strategis: Nilai bisnis dari proyek IT baru

B1. Return On Investment (ROI)

123 Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar pengembalian yang dihasilkan dari investasi yang telah dilakukan perusahaan terhadap berbagai proyek IT yang dilakukan. Sasaran strategis: 5 tahun B2. Meningkatkan keunggulan bersaing Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan apakah dampak dari investasi perusahaan terhadap proyek IT baru mampu

meningkatkan

keunggulan

bersaing

(competitive

advantage) melebihi para kompetitornya. Sasaran strategis: Menjadi market leader dalam industri leasing dan rental mobil.

3.7.2.2 Perspektif Orientasi Pengguna Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi pengguna adalah:

A.

Tujuan Strategis: Peningkatan produktivitas user.

A1. % Pekerjaan yang selesai tepat waktu karena menggunakan SAP. Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan bahwa dengan menggunakan SAP, waktu yang diperlukan user dalam

124 menyelesaikan pekerjaan menjadi lebih singkat, seperti dalam pemrosesan data dan proses pencetakan laporan dengan tingkat keakuratan yang tinggi serta mampu mengurangi tingkat kesalahan. Sasaran strategis: 90% A2. % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan Ukuran strategis ini berguna untuk menunjukkan pengurangan tingkat kesalahan yang dilakukan user dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan SAP, sehingga data yang dihasilkan akurat sesuai dengan yang diharapkan. Sasaran strategis: 90%

B.

Peningkatan kepuasan user

B1. % Kemampuan aplikasi mendukung pekerjaan Ukuran strategis ini berguna untuk menunjukkan seberapa besar aplikasi yang dikembangkan dan digunakan dalam perusahaan (khususnya SAP) untuk mendukung pekerjaan user, sehingga melalui aplikasi tersebut setiap perkerjaan user mampu diselesaikan dengan efektif. Sasaran strategis: 90%

125 B2. % Kepuasan user terhadap kinerja SAP Ukuran strategis ini berguna untuk mengukur seberapa besar tingkat kepuasan user terhadap kinerja SAP yang saat ini digunakan oleh perusahaan dalam mempermudah melakukan berbagai pekerjaan yang dibutuhkan. Sasaran strategis: 75%

C.

Kerjasama user dalam proyek IT baru

C1. % Keterlibatan user dalam pengembangan aplikasi baru Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui keterlibatan user dalam penentuan aplikasi baru yang strategis bersama dengan divisi IT. Pengukuran dilakukan berdasarkan apakah user dan divisi IT telah melakukan kerja sama untuk pembuatan aplikasi baru yang sesuai dengan kebutuhan user. Sasaran strategis: 75%

D.

Peningkatan pemahaman user

D1. % Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP Ukuran strategis ini berguna untuk mengukur seberapa besar tingkat pemahaman user dalam menggunakan aplikasi SAP dalam menyelesaikan pekerjaannya.

126 Sasaran strategis: 85%

3.7.2.3 Perspektif Orientasi Penyempurnaan Operasional Ukuran

dan

sasaran

strategis

dari

perspektif

orientasi

penyempurnaan operasional adalah:

A.

Tujuan Strategis: Penyelesaian URF (User Request Form) yang berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA (Service Level Agreement)

A1. % Pemenuhan kebutuhan user terhadap aplikasi Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui banyaknya URF (user request form) yang berhubungan dengan SAP dapat dipenuhi dan sesuai dengan SLA (Service Level Agreement) sehingga dapat memenuhi kebutuhan user dan mendukung kinerja user dalam menggunakan SAP. Sasaran strategis: 90%

B.

Tujuan Strategis: Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan SAP

B1. % Masalah yang terselesaikan tepat waktu Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui banyaknya masalah yang berkaitan dengan SAP dapat diselesaikan oleh

127 divisi IT tepat pada waktunya sehingga tidak mengganggu kinerja user. Sasaran strategis: 90%

3.7.2.4 Perspektif Orientasi Masa Depan Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi masa depan adalah:

A. Tujuan Strategis: Pelatihan staff IT A1. % Frekuensi staff IT menerima pelatihan Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa sering staff IT menerima pelatihan yang dapat menambah pengetahuan dan kemampuan staff IT mengenai penggunaan dan penyelesaian masalah-masalah yang berkaitan dengan SAP sehingga mendukung user SAP. Sasaran strategis: 2 kali dalam setahun

B. Tujuan Strategis: Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur B1. Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan

128 Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur yang ada agar dapat meningkatkan kemampuannya sehingga akan meningkatkan kinerja dan tetap mengikuti perkembangan jaman. Sasaran strategis: tiap 5 tahun

C.

Tujuan Strategis: Pelatihan user

C1. Frekuensi Pelatihan user Ukuran strategis ini berguna untuk mengetahui seberapa sering user

menerima

pelatihan

yang

akan

meningkatkan

kemampuannya dalam menggunakan SAP sehingga akan meningkatkan kinerja user. Sasaran strategis: 2 kali dalam setahun

3.8 Hasil Pengukuran Kinerja Sistem Pengukuran terhadap kinerja sistem dengan pendekatan 4 perspektif yang ada dengan mengumpulkan data dengan melakukan pengambilan data secara langsung, kuisioner, maupun interview. Hasil dari pengukuran dan pengolahan data-data tersebut sebagai berikut : 3.8.1

Perspektif Kontribusi Perusahaan A.

Tujuan Strategis: Pengendalian biaya IT

A1.

Anggaran IT yang digunakan

129 Untuk mengetahui anggaran IT yang digunakan , informasi didapatkan dengan cara interview kepada Maintenance System Application Section Head TRAC-ASTRA RENT A CAR dalam butir pertanyaan no 2 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: Berapa besar perbandingan antara rencana dengan realisasi anggaran untuk pengembangan Teknologi Informasi khususnya SAP ? Untuk tahun 2008, anggaran yang direncanakan sebesar Rp. 2.000.000.000,- dan baru terealisasi sebesar Rp. 870.837.694,sampai dengan bulan Oktober. Sasaran strategis: ≤ budget Hasil: anggaran IT yang terpakai < budget Pencapaian: karena hasil pengukuran diperkirakan sesuai dengan budget maka pencapaian 100%. A2.

Perbandingan anggaran untuk penelitian dan pengembangan IT yang digunakan terhadap anggaran perusahaan. Untuk

mengetahui

pengembangan

perbandingan

anggaran

penelitian

dan

IT yang digunakan terhadap anggaran perusahaan,

informasi didapatkan dengan cara interview kepada Maintenance System Application Section Head TRAC-ASTRA RENT A CAR dalam butir pertanyaan no 5 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut:

130 Berapa % budget dari seluruh anggaran divisi IT untuk penelitian dan pengembangan SAP guna meningkatkan kemajuan perusahaan di masa mendatang ? Untuk tahun 2008 khusus penelitian dan pengembangan, anggaran yang disediakan sebesar Rp.498.800.000,- dari keseluruhan anggaran perusahaan sebesar Rp. 12.900.321.700,- . Sasaran strategis: 5 – 10 % Hasil: 3,9 % dari keseluruhan anggaran perusahaan. Pencapaian: (3,9 / 7,5) x 100% = 52 % Nilai 7,5% sebagai faktor pembagi 10% + 5% lalu dibagi dengan dua. B.

Tujuan Strategis: Nilai bisnis dari proyek IT baru

B1.

Return On Investment (ROI) Untuk mengetahui Return On Investment terhadap investasi IT, informasi didapatkan dengan cara interview kepada Maintenance System Application Section Head TRAC-ASTRA RENT A CAR dalam butir pertanyaan no 1 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: Berapa pengembalian investasi IT ( ROI ) ? 5 tahun Sasaran strategis : 5 tahun Hasil

: 5 tahun

131 Pencapaian

: karena hasil pengukuran sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%.

B2.

Meningkatkan keunggulan bersaing Untuk mengetahui apakah penggunaan SAP meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan, informasi didapatkan dengan cara interview kepada Maintenance System Application Section Head TRAC-ASTRA RENT A CAR dalam butir pertanyaan no 4 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut : Apakah menurut anda penggunaan SAP meningkatkan keunggulan bersaing (competitive advantage) TRAC –ASTRA RENT A CAR ? Menurut Maintenance System Application Section Head TRACASTRA RENT A CAR , SAP saat ini sudah mendukung kegiatan operasional perusahaan dalam meningkatkan daya saing nya. Hal ini didukung dengan data market share antara TRAC-ASTRA RENT A CAR dengan competitor utamanya yaitu PT.Tunas Ridean Tbk, ADIRA Rental, dan Indomobil Car Rental. TRAC-ASTRA RENT A CAR menduduki posisi pertama dengan market share sebesar : 43,5 %.

132 9.5%

20.3% 43.5% TRAC-ASTRA RENT A CAR PT. TUNAS REDIAN Tbk ADIRA RENTAL Indomobil Car Rental 26.7%

Gambar 3.11 Perbandingan market share industri leasing dan rental mobil (tahun 2007) Sumber : Data Marketing Research TRAC-ASTRA RENT A CAR Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif kontribusi perusahaan :

Ukuran Strategis

Sasaran

Hasil

Strategis

Pengukuran

Pencapaian

Tujuan Strategis : Pengendalian Biaya IT A.1 Anggaran IT yang

≤ budget

< budget

100%

5-10%

3,9%

52%

digunakan A.2 Perbandingan anggaran IT terhadap anggaran perusahaan Jumlah

152%

Rata-rata

76%


Sasaran

Hasil

Strategis

Pengukuran

Pencapaian

Tujuan Strategis : Nilai bisnis dari proyek IT baru B.1 Return On

5 tahun

5 tahun

100%

TRAC

100%

Investment ( ROI ) B.2 Meningkatkan

Menjadi

keunggulan bersaing

market leader

menduduki

dalam industri

posisi

leasing dan

pertama

rental mobil

dalam industri leasing dan rental mobil

Jumlah

200%

Rata-rata

100%

Total rata-rata

176%

Rata-rata seluruh

88%

Tabel 3.5 Hasil Pengukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan

3.8.2

Perspektif Orientasi Pengguna A.

Tujuan Strategis: Peningkatan produktivitas user

A1.

% Penurunan waktu yang diperlukan dalam pekerjaan user

134 Pengukuran persentase waktu yang diperlukan dalam pekerjaan user dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan no 1 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: o Berapa % dalam 1 bulan pekerjaan yang selesai tepat waktu karena menggunakan SAP ? a) ≤ 25 % b) 26 – 50 % c) 51 – 75 % d) > 75 % Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4 Hasil: Pilihan

Jumlah

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

2

1

2

B

1

2

2

C

6

3

18

D

12

4

48

Abstain

0

0

0

Jumlah Nilai

135 Total

70

Tabel 3.6 Hasil kuisioner pertanyaan A1 butir 1 perspektif orientasi pengguna Sasaran strategis : 90% (4 dari skala 4) Hasil : (70 / 21) = 3,33 3,33 x 25% = 83,25% (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%) Pencapaian : (83,25/90) x 100% = 92,5% A2.

% Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan

Pengukuran

persentase pengurangan tingkat kesalahan user dalam

pekerjaan dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan no 2 dan no 3 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut : o Berapa % tingkat keakuratan hasil pemrosesan data di SAP 4.7 ? (butir pertanyaan no 2) a) Tidak akurat ( ≤ 25 % ) b) Kurang akurat ( 26 –50 % ) c) Cukup akurat ( 51 – 75 % ) d) Akurat

( > 75 % )

136 Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4 Hasil : Pilihan

Jumlah

Jumlah Nilai

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

0

1

1

B

5

2

10

C

5

3

15

D

11

4

44

Abstain

0

0

0

Total

69

Tabel 3.7 Hasil kuisioner pertanyaan A2 butir 2 perspektif orientasi pengguna Hasil butir pertanyaan no 2: (69/21) = 3,29 o Apakah dengan SAP 4.7 membantu meminimalisasi human error ? (butir pertanyaan no 3) a) Tidak membantu ( ≤ 25% ) b) Cukup membantu ( 25 – 50 % ) c) Membantu

( 51 – 75 % )

d) Sangat membantu ( > 75 % )

137 Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4 Hasil: Pilihan

Jumlah

Jumlah Nilai

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

1

1

1

B

14

2

28

C

5

3

15

D

1

4

4

Abstain

0

0

0

Total

48

Tabel 3.8 Hasil kuisioner pertanyaan A2 butir 3 perspektif orientasi pengguna Hasil butir pertanyaan no 3: (48/21) = 2,29 Hasil untuk % pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan : (3,29+2,29) / 2 = 2,79 2,79 x 25 % = 69,75 % (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%) Pencapaian : (69,75 / 90) x 100% = 77,5%

B.

Tujuan Strategis: Peningkatan kepuasan user

B1.

% Pemenuhan kebutuhan user terhadap aplikasi

138 Pengukuran

persentase aplikasi SAP yang mendukung pekerjaan

dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan no 4, no 5, no 6, dan no 7 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: o Dengan sistem SAP 4.7, apakah semua kebutuhan pekerjaan Anda telah terpenuhi? (butir pertanyaan no 4) a) Tidak terpenuhi

( ≤ 25%)

b) Kurang memenuhi

(26 – 50 %)

c) Cukup memenuhi

(51 – 75 %)

d) Memenuhi

(> 75 %)

Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

139 Hasil: Pilihan

Jumlah

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

1

1

1

B

7

2

14

C

13

3

39

D

0

4

0

Abstain

0

0

0

Jumlah Nilai

Total

54

Tabel 3.9 Hasil kuisioner pertanyaan B1 butir 4 perspektif orientasi pengguna Hasil: (54/21) = 2,57 o Apakah laporan di SAP dapat langsung anda gunakan untuk memenuhi kebutuhan anda (butir pertanyaan no 5) a. Tidak memenuhi b. Kurang memenuhi ( Masih harus diolah lagi atau perlu dikonsolidasikan dengan beberapa laporan ) c. Memenuhi tetapi harus dilakukan penyesuaian format laporan dengan standard perusahaan d. Sangat memenuhi ( Laporan langsung dapat digunakan )

140 Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4 Hasil : Pilihan

Jumlah

Jumlah Nilai

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

1

1

1

B

14

2

28

C

5

3

15

D

1

4

4

Abstain

0

0

0

Total

48

Tabel 3.10 Hasil kuisioner pertanyaan B1 butir 5 perspektif orientasi pengguna Hasil: (48/21) = 2,29 o Bagaimana proses input data ke dalam sistem SAP pada saat membuat transaksi-transaksi bisnis yang anda lakukan ? (butir pertanyaan no 6) a) Sangat sulit (sebagian besar masih dilakukan secara manual karena menu search yang berisikan value apa saja yang harus di-input masih belum di-setting dengan baik,

141 dan tidak ada validasi serta warning error jika terjadi kesalahan dalam input data) b) Sulit (menu search sebagian besar sudah di-setting mengenai value apa saja yang harus di-input, namun untuk field-field yang bersifat mandatory atau wajib diisi belum dilakukan validasi sehingga tidak muncul warning error ketika tidak di-input). c) Mudah (menu search sudah di-setting dengan baik, validasi terhadap pengisian value sudah cukup baik namun belum sepenuhnya sempurna) d) Sangat mudah (menu search sudah disetting dengan baik, validasi sudah sangat sesuai dengan kebutuhan, warningwarning

yang

muncul

sangat

membantu

meminimalisasi kesalahan proses input data.) Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

dalam

142 Hasil: Pilihan

Jumlah

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

1

1

1

B

6

2

12

C

12

3

36

D

2

4

8

Abstain

0

0

0

Jumlah Nilai

Total

57

Tabel 3.11 Hasil kuisioner pertanyaan B1 butir 6 perspektif orientasi pengguna Hasil: 57/21 = 2,71 o Bagaimana

proses-proses

yang

memerlukan

perhitungan-

perhitungan / kalkulasi pada sistem SAP ? (butir pertanyaan no 7) a) Sebagian besar masih harus dihitung secara manual b) Untuk kasus-kasus perhitungan tertentu harus dilakukan secara manual (misalnya perhitungan pajak yang konversi atau setting-nya agak berbeda dengan standard SAP)

143 c) Semua dilakukan dengan menggunakan SAP namun kadang-kadang sering tidak akurat sehingga dibutuhkan penyesuaian d) Semua perhitungan dilakukan oleh sistem SAP dan hasilnya akurat serta memenuhi kebutuhan Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4 Hasil: Pilihan

Jumlah

Jumlah Nilai

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

4

1

4

B

11

2

22

C

6

3

18

D

0

4

0

Abstain

0

0

0

Total

44

Tabel 3.12 Hasil kuisioner pertanyaan B1 butir 7 perspektif orientasi pengguna Hasil: 44/21 = 2,1 Hasil untuk % aplikasi yang mendukung pekerjaan : (2,57 + 2,29 + 2,71 + 2,1) / 4 = 2,42

144 2,42 x 25% = 60,5% (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%) Pencapaian: (60,5/90) x 100 % = 67,22% B2.

% Kepuasan user terhadap kinerja SAP Pengukuran

persentase aplikasi SAP yang mendukung pekerjaan

dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan no 8 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut : o Seberapa besar tingkat kepuasan anda terhadap aplikasi SAP ? a) Tidak puas ( Aplikasi tidak dapat dipahami ) b) Kurang puas ( Fungsi pada aplikasi sangat tidak mendukung pekerjaan ) c) Puas ( Aplikasi dapat dipahami tapi tidak mendukung pekerjaan ) d) Sangat puas ( Aplikasi yang dibuat mudah dipahami dan mendukung pekerjaan ) Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

145 Hasil: Pilihan

Jumlah

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

1

1

1

B

5

2

10

C

13

3

39

D

2

4

8

Abstain

0

0

0

Jumlah Nilai

Total

58

Tabel 3.13 Hasil kuisioner pertanyaan B2 butir 8 perspektif orientasi pengguna

Hasil: 58/21 = 2,76 2,76 x 25 % = 69% (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%) Pencapaian: (69/75) x 100% = 92%

C.

Tujuan Strategis: Kerjasama user dalam pengembangan aplikasi baru

C1.

% Keterlibatan user dalam pengembangan aplikasi baru Pengukuran

persentase keterlibatan user dalam pengembangan

aplikasi baru dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui

146 kuisioner yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan no 9 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: o Seberapa sering dalam setahun anda dilibatkan dalam setiap pengembangan aplikasi baru yang berkaitan dengan SAP khususnya kontribusi dalam menyumbangkan ide atau input terhadap requirement dari aplikasi yang akan dikembangkan ? a) Tidak pernah b) Jarang

( 1 kali )

c) Sering

( 2 – 3 kali )

d) Sangat sering ( > 3 kali ) Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4

147 Hasil : Pilihan

Jumlah

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

7

1

7

B

10

2

20

C

4

3

12

D

0

4

0

Abstain

0

0

0

Jumlah Nilai

Total

39

Tabel 3.14 Hasil kuisioner pertanyaan C1 butir 9 perspektif orientasi pengguna Hasil: 39/21 = 1,86 1,86 x 25 % = 46,5 % (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%) Pencapaian: (46,5/75) x 100% = 62 %

D.

Tujuan Strategis: Peningkatan pemahaman user

D1.

% Tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP Pengukuran

persentase tingkat pemahaman user terhadap aplikasi

SAP dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner yang disebarkan kepada user SAP pada TRAC dalam butir pertanyaan

148 no 10 dan no 11 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: o Bagaimana tingkat pemahaman Anda terhadap aplikasi SAP yang digunakan saat ini ? (butir pertanyaan no 10) a) Tidak paham

( > 75 % fitur tidak dimengerti)

b) Kurang paham (51 – 75 % fitur tidak dimengerti) c) Cukup paham (26 – 50 % fitur tidak dimengerti) d) Sangat paham (≤ 25 % fitur tidak dimengerti) Bobot A = 1, B = 2, C = 3, D = 4 Hasil : Pilihan

Jumlah

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

0

1

0

B

6

2

12

C

15

3

45

D

0

4

0

Abstain

0

0

0

Jumlah Nilai

Total Tabel 3.15 Hasil kuisioner pertanyaan D1 butir 10 perspektif orientasi pengguna

57

149 Hasil : 57 / 21 = 2,71 o Berapa banyak pertanyaan yang Anda ajukan ke Divisi IT dalam sebulan yang berkaitan dengan penggunaan aplikasi SAP dalam kegiatan operasional ? (butir pertanyaan no 11) a) Tidak pernah b) Jarang

( 1-5 kali )

c) Sering

( 5-10 kali )

d) Sangat sering ( > 10 kali ) Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1

150 Hasil : Pilihan

Jumlah

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

0

4

0

B

6

3

18

C

15

2

30

D

0

1

0

Abstain

0

0

0

Jumlah Nilai

Total

48

Tabel 3.16 Hasil kuisioner pertanyaan D1 butir 11 perspektif orientasi pengguna Hasil : 48/21 = 2,29 Hasil % tingkat pemahaman user terhadap aplikasi SAP : (2,71 + 2,29) / 2 = 2,5 2,5 x 25% = 62,5% (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%) Pencapaian : (62,5 / 85) x 100% = 73,53%

151 Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi pengguna :

Ukuran Strategis

Sasaran

Hasil

Strategis

Pengukuran

Pencapaian

Tujuan Strategis : Peningkatan produktivitas user A.1 % Pekerjaan yang

90%

83,25%

92,5%

90%

69,75%

77,5%

selesai tepat waktu karena menggunakan SAP. A.2 % Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan Jumlah

170%

Rata-rata

85%

Tujuan strategis : Peningkatan kepuasan user B.1 % Kemampuan

90%

60,5%

67,22%

75%

69%

92%

aplikasi mendukung pekerjaan B.2 % Kepuasan user terhadap kinerja SAP Jumlah

159,22%

Rata-rata

79,61%


Sasaran

Hasil

Strategis

Pengukuran

Pencapaian

C.Kerjasama user dalam proyek IT Baru C.1 % Keterlibatan user

75%

46,5%

62%

dalam pengembangan aplikasi baru

Ukuran Strategis

Jumlah

62%

Rata-rata

62%

Sasaran

Hasil

Strategis

Pengukuran

Pencapaian

D.Peningkatan pemahaman user D.1 % Tingkat

85%

62,5%

73,53%

pemahaman user terhadap aplikasi SAP Jumlah

73,53%

Rata-rata

73,53%

Total rata-rata

300,14%

Rata-rata seluruh

75,04%

Tabel 3.17 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Pengguna

153 3.8.3

Perspektif Orientasi Penyempurnaan Operasional A.

Tujuan Strategis: Penyelesaian URF (User Request Form) yang berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA (Service Level Agreement)

A1.

% Pemenuhan kebutuhan user terhadap aplikasi Pengukuran

persentase masalah yang terselesaikan tepat waktu

dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui kuisioner yang disebarkan kepada user pada TRAC dalam butir pertanyaan no 12 dalam perspektif penyempurnaan operasional. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut : o Berapa banyak URF (User Request Form) yang berkaitan dengan transaksi bisnis yang belum dapat dipenuhi oleh SAP release 4.7 dengan kustomisasi saat ini ? a) > 75% b) 51- 75% c) 26 – 50 % d) ≤ 25 %

154 Hasil : Pilihan

Jumlah

Jawaban

Responden

nilai

(jumlah x nilai)

A

0

1

0

B

3

2

6

C

6

3

18

D

12

4

16

Abstain

0

0

0

Jumlah Nilai

Total

72

Tabel 3.18 Hasil kuisioner pertanyaan A1 butir 12 perspektif penyempurnaan operasional Hasil : 72/21 = 3,43 3,43 x 25 % = 85,75 % (25% karena skala ada 4,100/4 = 25%) Pencapaian : (85,75/90) x 100% = 95,28% B.

Tujuan Strategis: Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan SAP

B1.

% Masalah yang terselesaikan tepat waktu Pengukuran

persentase masalah yang terselesaikan tepat waktu

dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui pengambilan data yang diperoleh dari divisi IT. Data tersebut menginformasikan jumlah masalah yang terjadi selama tahun 2008, serta persentase masalah yang

155 diselesaikan tepat waktu oleh system aplicant. Berikut adalah data yang telah diperoleh :

Tabel Masalah dan Penyelesaian user error Pada sistem SAP TRAC-ASTRA RENT A CAR periode 2008 Jumlah Bulan

Masalah

Persentase Masalah yang diselesaikan tepat waktu

Januari

184

100%

Februari

142

82,7%

Maret

124

100%

April

121

84,29%

Mei

81

81,01%

Juni

135

78%

Juli

119

85%

Agustus

110

94%

September

139

86%

Oktober

64

89%

November

Data belum tersedia

Desember

Data belum tersedia

Total

1077

880 %

Tabel 3.19 Tabel Masalah dan Penyelesaian user error pada sistem SAP TRAC – ASTRA RENT A CAR Periode 2008 Sumber : Data internal Divisi IT TRAC-ASTRA RENT A CAR

156 Sasaran strategis : > 90% Hasil Perhitungan data : Jadi rata-rata masalah yang diselesaikan tepat waktu selama periode tahun 2008 dari bulan Januari – Oktober adalah : Rata-rata

=

880% : 10

=

88% tiap bulan

Berdasarkan analisa, bobot penilaian penyelesaian masalah tepat waktu tiap bulan dibagi secara proporsional sebagai berikut : •

0-25 % masalah diselesaikan tepat waktu memiliki bobot 1, kategori sangat rendah

•

26-50 % masalah diselesaikan tepat waktu memiliki bobot 2, kategori rendah

•

51-75 % masalah diselesaikan tepat waktu memiliki bobot 3, kategori tinggi

•

76-100 % masalah diselesaikan tepat waktu memiliki bobot 4, kategori sangat tinggi

Berdasarkan kajian tersebut, Divisi IT pada TRAC-ASTRA RENT A CAR berada pada level sangat tinggi dalam menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan user error pada aplikasi SAP dengan rata-rata penyelesaian 88% dari total masalah tiap bulan. Pencapaian : (88/90) x 100% = 97,78% Berikut

adalah

hasil

dari

penyempurnaan operasional :

pengukuran

perspektif

orientasi


Sasaran

Hasil

Strategis

Pengukuran

Pencapaian

A.Penyelesaian URF (User Requirement Form) yang berkaitan dengan SAP sesuai dengan SLA ( Service Level Agreement ) A.1 % Pemenuhan

90%

85,75%

95,28%

kebutuhan user terhadap aplikasi Jumlah

95,28%

Rata-rata

95,28%

B.Penyelesaian masalah yang berkaitan dengan SAP B.1 % Masalah yang

90%

88%

97,78%

terselesaikan tepat waktu Jumlah

97,78%

Rata-rata

97,78%

Total rata-rata

193,06%

Rata-rata seluruh

96,53%

Tabel 3.20 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Penyempurnaan Operasional

3.8.4

Perspektif Orientasi Masa Depan A.

Tujuan Strategis: Pelatihan staff IT

A1.

% Frekuensi staff IT menerima pelatihan Berdasarkan hasil wawancara, maka diperoleh informasi bahwa staff IT pada TRAC-ASTRA RENT A CAR tidak pernah menerima

158 pelatihan untuk meningkatkan kemampuan yang berkaitan dengan sistem SAP. B.

Tujuan Strategis: Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur

B1.

Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan Pengukuran tingkat intensitas perusahaan melakukan pengembangan dilakukan dengan cara wawancara terhadap bagian departemen IT dalam TRAC-ASTRA RENT A CAR. Dari hasil wawancara tersebut diperoleh informasi sebagai berikut. o Pertanyaan wawancara

: Seberapa sering dalam 5 tahun

perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur Teknologi Informasi yang ada ? o Hasil wawancara

:

Dalam

5

tahun

perusahaan

melakukan pengembangan terhadap infrastruktur Teknologi Informasi yang ada sebanyak 1 kali, khususnya terhadap sistem SAP. Infrastruktur hardware akan dilakukan pengembangan sesuai dengan pengembangan terhadap sistem SAP. Berikut adalah history pengembangan SAP dari tahun 1997 pada TRACASTRA RENT A CAR : o Tahun 1997

: Implementasi SAP R/3 3.0

o Tahun 1999

: Migrasi ke SAP R/3 4.0

o Tahun 2006

: Migrasi ke SAP R/3 4.7

o Tahun 2009

: Rencana migrasi ke SAP ECC 6.0

159 o Bobot penilaian

:

o Dalam 10 tahun melakukan pengembangan

1 kali

memiliki bobot nilai 1, artinya sangat rendah. o Dalam 8 tahun melakukan pengembangan 1 kali memiliki bobot nilai 2, artinya rendah. o Dalam 5 tahun melakukan pengembangan 1 kali memiliki bobot nilai 3, artinya tinggi. o Dalam 2 tahun melakukan pengembangan 1 kali memiliki bobot nilai 4, artinya sangat tinggi. o Perhitungan : Selama kurun waktu 10 tahun (1997-2007) TRAC-ASTRA RENT A CAR telah melakukan pengembangan terhadap infrastruktur Teknologi Informasi melalui migrasi sistem SAP sebanyak 2 kali. Artinya dalam 5 tahun melakukan pengembangan terhadap infrastruktur Teknologi Informasi sebanyak 1 kali.

o Hasil Analisa : Pengembangan infrastruktur Teknologi Informasi pada TRACASTRA RENT A CAR dilakukan pada level 1 kali dalam kurun waktu 5 tahun dan memiliki bobot nilai 3 yang artinya tinggi. Sasaran strategis : 5 tahun Hasil : 5 tahun

160 Pencapaian : karena hasil pengukuran sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%.

C.

Tujuan Strategis: Pelatihan User

C1.

Frekuensi pelatihan user Pengukuran frekuensi pelatihan user terhadap aplikasi SAP dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui wawancara. Berdasarkan hasil wawancara, maka diperoleh informasi bahwa user pada TRACASTRA RENT A CAR tidak pernah menerima pelatihan untuk meningkatkan kemampuan yang berkaitan dengan sistem SAP. Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi masa depan : Ukuran Strategis

Sasaran

Hasil

Strategis

Pengukuran

Pencapaian

A.Pelatihan staff IT

A.1 % Frekuensi staff IT

2 kali dalam

Tidak

setahun

pernah sama

menerima pelatihan

0%

sekali Jumlah

0%

Rata-rata

0%

B.Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur B.1 Tingkat seberapa

5 tahun

5 tahun

100%

161 sering perusahaan melakukan upgrade Jumlah

100%

Rata-rata

100%

C.Pelatihan user

C.1 Frekuensi pelatihan

2 kali dalam

Tidak

0%

setahun

pernah sama sekali

user Jumlah

0%

Rata-rata

0%

Total rata-rata

100%

Rata-rata seluruh

33,33%

Tabel 3.21 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Masa Depan

3.9 Evaluasi Hasil Pengukuran Kinerja Sistem Hasil pengukuran kinerja sistem dengan perspektif IT Balanced Scorecard : Perspektif Kontribusi Perusahaan

Tujuan Strategis

Hasil pengukuran

Pengendalian Biaya IT

76%

Nilai bisnis dari proyek IT

100

baru Jumlah

176%

Rata-rata

88%

162 Perspektif Orientasi pengguna

Tujuan Strategis Peningkatan

Hasil pengukuran

produktivitas

85%

user Peningkatan kepuasan user Kerjasama

79,61%

dalam

user

62%

proyek IT Baru Peningkatan

pemahaman

73,53%

user Jumlah

300,14%

Rata-rata

75,04%

Penyempurnaan

Penyelesaian URF (User

95,28%

operasional

Requirement Form) yang berkaitan sesuai

dengan

dengan

SAP

SLA

(

Service Level Agreement ) Penyelesaian masalah yang

97,78%

berkaitan dengan SAP

Orientasi masa depan

Jumlah

193,06%

Rata-rata

96,53%

Pelatihan staff IT

0%

Melakukan pengembangan terhadap infrastruktur

sistem

dan

100%

163 Pelatihan user

0% 100%

Jumlah

33,33%

Rata-rata Tabel 3.22 Hasil Pengukuran Kinerja Sistem

Secara lebih ringkas hasil pengukuran kinerja sistem dapat dilihat pada tabel 3.23 berikut ini: Perspektif

Hasil pengukuran

Kontribusi perusahaan

88 %

Orientasi pengguna

75,04%

Penyempurnaan operasional

96,53%

Orientasi masa depan

33,33%

Rata-rata

73,23%

Tabel 3.23 Ringkasan hasil pengukuran kinerja sistem Hasil pengukuran dari tabel 3.23 dapat digambarkan dalam bentuk grafik.Grafik tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.12 berikut ini:

164

Gambar 3.12 Grafik hasil pengukuran kinerja sistem Setelah dilakukan pengukuran melalui perspektif IT Balanced Scorecard, maka dapat dilakukan evaluasi hasil pengukuran terhadap hasil rata-rata pencapaian yang diperoleh oleh masing-masing perspektif. Dari keempat perspektif di atas, melalui konsultasi dan pertimbangan dari TRAC-ASTRA RENT A CAR, maka dapat dibuat 4 kategori bobot / nilai range persentase sebagai berikut: •

0% - 25%

: Warning

•

26% - 50%

: Challenged

•

26 % - 75%

: Good

•

76% - 100%

: Very Good

165 Atas dasar range tersebut maka dari hasil pengukuran keempat perspektif tadi, sistem SAP 4.7 di TRAC-ASTRA RENT A CAR saat ini termasuk dalam kategori good dengan rata-rata 73,23%.

BAB 3 ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN. menjadi objek penelitian dan proses bisnis yang terkait di dalamnya, serta current

Recommend Documents