BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK. prosedur dan data serta informasi yang terkait. Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah :

28

BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem Analisis sistem yang sedang berjalan merupakan kegiatan mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur dan data serta informasi yang terkait. Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah : a. Menelusuri

bagaimana

sistem

yang

sedang

berjalan,

dengan

memperhatikan proses, flow map sistem yang berjalan, diagram kontek sistem yang berjalan, dan data flow diagram yang sedang berjalan. b. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan kinerja sistem informasi yang akan dikembangkan. c. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem yaitu proses dan subproses yang dapat dimodifikasi kearah yang lebih baik atau akan lebih dimudahkan dengan sistem yang terotomatisasi. 4.1.1. Analisis Dokumen Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Barang merupakan perangkat lunak yang dikembangkan untuk membantu proses pembuatan laporan pemesanan di PT.INTI Divisi Jaringan Telekomunikasi Seluler (JTS) yang berupa pembuatan laporan hasil pemesanan barang, pengelolan data barang sampai dengan laporan dan validasi login untuk admin dan bagian gudang.

29

Aplikasi ini membantu Admin dan bag.gudang dalam mengetahui barang yang yang ada di gudang. Selain itu, sistem ini juga membantu dalam membuat pelaporan hasil pemesanan barang secara cepat dan akurat. Sebelum menggunakan aplikasi ini, pengguna wajib melakukan login untuk menjaga keamanan informasi dari halaman yang akan diakses. 4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan Analisi prosedur yang sedang berjalan adalah bagian yang menjelaskan tentang data – data yang didapat dari perusahaan untuk pembangunan sistem informasi persediaan barang. 4.1.2.1. Flow Map

30

Gambar 4.1 Flowmap Proses Pemesanan

31

Tabel 4.1 Deskripsi Flowmap Proses Pemesanan Barang No

Kinerja

1

Bagian gudang mengecek barang kosong di gudang

2

Setelah pengecekan barang kosong, bagian gudang mengeluarkan surat permintaan pemesanan barang

3

Kemudian form tersebut diserahkan kepada bagian pembelian untuk memesan barang yang kosong

4

Kemudian bagian pembeliaan melakukan pemesanan kepada supplier dengan

5

menyerahkan form SPPB

Kemudian supplier mendapatkan surat permintaan pemesanan barang dari perusahaan tersebut

Setelah kepala gudang mengajukan surat permintaan pemesanan barang ke bagian pembelian dan akan diserahkan ke supplier, maka selanjutnya dibuat Flowmap mengenai proses pengecekan barang yang dapat dilihat pada gambar 4.2.

32

Gambar 4.2 Flowmap Proses Pengecekan Barang

Tabel 4.2 Deskripsi Flowmap Proses Pengecekan Barang No

Kinerja

1

Supplier mengeluarkan faktur pembelian, delivery order, form barang untuk diserahkan ke bagian gudang

2

Bagian gudang menerima faktur pembelian, delivery order, dan form barang dari supplier

3

Setelah itu bagian gudang melakukan pengecekan barang barang yang

33

sesuai ataupun tidak dan menerima bukti penerimaan barang 4

Apabila barang sesuai, maka bukti penerimaan barang akan diserahkan kepada bagian keuangan

5

Apabila barang tidak sesuai, maka bagian gudang akan mengeluarkan surat konfirmasi yang akan diserahkan ke supplier

6

Supplier akan menerima surat konfirmasi dari bagian barang Setelah diketahui hasil akhir dari pengecekan data barang, maka bagian

Gudang akan menyerakan Lapaoran persediaan barang kepada Kepala Divisi JTS berupa report akhir data. Flowmapnya dapat dilihat pada gambar 4.3

Gambar 4.3 Flowmap Proses Pelaporan

34

Tabel 4.3 Deskripsi Flowmap Proses Pelaporan No

Kinerja

1

Bagian gudang menyerahkan bukti penerimaan barang, surat laporan sesuai kepada kepala divisi JTS

2

Kepala divisi JTS menerima bukti penerimaan barang dan surat laporan barang yang sesuai dari bagian gudang

4.1.2.2.

Diagram Kontek Yang Sedang Berjalan dt_user dt_laporan dt_permintaan_brg dt_supplier dt_stok

Admin

dt_barang dt_login

1 validasi_login hsl_dt_barang hsl_dt_stok hsl_dt_supplier hsl_dt_permintaan_brg hsl_data_laporan hsl_dt_user

dt_pegawai hsl_dt_lapran

SI Persediaan barang

dt_pemesanan dt_stok hsl_dt_brang validasi_login_gudang

+

login_gudang dt_brang hsl_dt_stok

Bag_Gudang

hsl_dt_pemesanan dt_lapran hsl_dt_pegawai

Gambar 4.4 Diagram kontek yang sedang berjalan

35

4.1.2.3.

Data Flow Diagram Yang Sedang Berjalan 1

dt_login validasi_login

login_gudang

Login

validasi_login_gudang

dt_user

2

hsl_dt_user dt_user

hsl_dt_pegawai

8

dt_pegawai

kelola_pega wai

kelola_user

dt_pegawai

+ dt_user dt_pegawai t_user dt_user t_pegawai t_inventory dt_inventory dt_inventory dt_barang

3

dt_brang

kelola_bara ng dt_barang

hsl_dt_brang

+ dt_kategori

t_barang t_kategori

dt_barang

dt_kategori

dt_barang Admin

4

hsl_dt_stok

dt_stok hsl_dt_stok

kelola_stok

Bag_Gudang

+

dt_stok

dt_stok

t_stok

dt_stok

t_pemesanan

dt_stok

dt_pemesanan dt_pemesanan

5

kelola_pem esanan

dt_pemesanan hsl_dt_pemesanan

dt_barang

hsl_dt_pemesanan

+ dt_detail_pemesanan

dt_detail_pemesanan

t_detail_pemesana n

6

dt_supplier hsl_dt_supplier

kelola_suppli er

dt_supplier

+ t_supplier dt_supplier dt_supplier

7

dt_stok dt_barang

kelola_lapor an

dt_laporan

dt_pemesanan

+

hsl_data_laporan

Gambar 4.5 DFD Level 1 Sistem Informasi Persediaan Barang yang sedang berjalan

dt_lapran hsl_dt_lapran

36

4.1.3.

Evaluasi Sistem Yang Berjalan Untuk memperbaiki sistem kerja maka perlu dilakukan identifikasi

masalah. Adapun evaluasi terhadap sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :. Dibutuhkan suatu perangkat lunak untuk menangani sistem pengelolaan persediaan barang di gudang yang cepat dan akurat dalam memberikan informasi mengenai barang yang ada digudang dan bagaimana pengelolaan persediaan barang yang ada di PT INTI bisa terbangun dengan maksimal.

4.2.

Usulan Perancangan Sistem Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai hasil perancangan dari sistem

informasi persediaan barang yang meliputi tampilan antar muka dan perancangan basis data. Adapun perancangan antar muka dari sistem informasi persediaan barang adalah sebagai berikut : 

Tampilan Antarmuka Log In

Gambar 4.6 Rancangan Antarmuka Log In

37



Tampilan Antarmuka Menu Utama

Gambar 4.7 Rancangan Antarmuka Menu Utama 

Tampilan Antarmuka Master Barang

Gambar 4.8 Rancangan Data Master Barang

38



Tampilan Antarmuka Data Supplier

Gambar 4.9 Rancangan Data Supplier 

Tampilan Antarmuka Data Customer

Gambar 4.10 Rancangan Input Data Customer

39



Tampilan Antarmuka Input Data Pembelian

Gambar 4.11 Rancangan Input Data Pembelian 

Tampilan Antarmuka Input Data Stock

Gambar 4.12 Rancangan Input Data Stock

40



Tampilan Antarmuka Input Data DO

Gambar 4.13 Rancangan Input Data DO 

Tampilan Antarmuka Laporan

Gambar 4.14 Rancangan Laporan

41

4.2.1.Tujuan Perancangan sistem Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Barang di PT INTI Divisi JTS adalah suatu sistem informasi yang berfungsi sebagai pengelolaan persediaan barang digudang yang disampaikan ke bagian operasi dilakukan dengan lisan atau tulisan Sistem Informasi ini bertujuan untuk dapat memberi kemudahan bagi para karyawan Divisi JTS dalam mengelola persediaan barang digudang mengenai data barang, data stok barang, data pemesanan, data pelaporan, dan data progres dalam penginputan, pengupdate, dan delete, tampil data barang. 4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan Rancangan yang diajukan kepada pihak perusahaan akan meliputi flow map,kamus data, diagram kontek, data flow diagram (DFD), Akan tetapi flow map, diagram kontek, dan data flow diagram (DFD) pada dasarnya sama seperti sistem yang sedang berjalan saat ini.Namun prosedur yang diusulkan oleh kami kepada perusahaan lebih terotomatisasi yang artinya proses penginputan data lebih efisien dan efektif guna mempercepat proses, serta lebih memudahkan dalam perancangan sebuah sistem informasi. Untuk perancangan sistem informasi yang diusulkan, masih mengikuti sistem informasi yang sudah berjalan. Hanya saja pada proses penginputan dan penyimpanan yang berbeda lebih terotomasisasi dan memberikan kemudahan dalam pengoperasian sistem informasi yang dibuat.

42

4.2.2.1 Flow Map Customer Data Customer

Bag,Inventory

Divisi JTS

Data Customer

Pengecekan Data Customer

Isi form Data Customer

Pencatatan Data Customer

Validasi Data Customer

Database Customer

Buat Laporan Customer

Laporan Data Customer

Gambar 4.15 Flow Map Data Customer yang diusulkan

Laporan Data Customer

Database Laporan Data Customer

43

Supplier Data Supplier

Bag,Inventory

Divisi JTS

Data Supplier

Pengecekan Data Supplier

Isi form Master Supplier

Pencatatan Data Supplier

Validasi Data Supplier

Database Supplier

Buat Laporan Supplier

Laporan Data Supplier Laporan Data supplier

Database Laporan Data Supplier

Gambar 4.16 Flow Map Data Supplier yang diusulkan

44

Customer Daftar Delivery Order

Bag.Inventory

Divisi JTS

Daftar Delivery Order

Validasi Data Customer

Database Customer

Isi Form Delivery Order

Delivery Order Barang

Database Pembelian barang

Database Master Barang

Data Delivery Order Data Delivery Order Laporan DO Database Delivery Order

Buat Laporan DO

Laporan DO

Gambar 4.17 Flow Map Delivery Order yang diusulkan

Database Lap.Delivery Order

45

Bag.Inventory

Supplier

Daftar Pesanan Barang

Divisi JTS

Daftar Pesanan Barang

Persiapkan pesanan barang

Daftar barang

Daftar barang

Isi Form Master Barang

Pencatatan barang

Data Barang

Database Master Barang

Buat Laporan Data Barang

Laporan Data Barang

Laporan Data Barang Database Laporan Master Barang

Gambar 4.18 Flow Map Master Barang yang diusulkan

46

Bagian Inventory

Supplier

Pengecekan Barang

Ketua Divisi JTS Daftar Pembelian Barang

Master Barang

Daftar Pembelian Barang

Daftar Barang Pemesanan

Persiapkan Barang pemesanan

Proses pembelian barang pesanan

Database Supplier

Data Pembelian Barang

Isi Form Pembelian Barang

Daftar Barang Pemesanan

Data pembelian barang Laporan pembelian barang

Pembelian Barang

Buat laporan pembelian barang

Laporan pembelian barang

Database Lap.Pembelian Barang

Gambar 4.19 Flow Map Pembelian Barang yang diusulkan

47

Bagian Inventory

Kepala Divisi JTS

Pengecekan Barang

Form master Barang

Database Master Barang Form Tambah Kurang Stock Tambah dan kurang Stock

Laporan Stock Barang

Database Stock Barang

Buat Laporan Stock Barang

Database Laporan Persediaan Barang

Laporan Stock Barang

Gambar 4.20 Flow Map Persediaan Barang yang diusulkan

48

4.2.2.2.

Diagram Kontek Data DO Data Stock Barang Data Pembelian

Data Customer Data Supplier

ADMIN

Data Master Barang Data User Validasi Login

Input Data Login Input Data User Input Form Master Barang Input Form Supplier

SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG

Input Form Customer Input Form Pembelian Input Form Tambah Stock

Laporan Master Barang

Input Form Delivery Order

Laporan.Data Supplier

Laporan Data Customer

DIVISI JTS

Laporan Data Stock

Laporan Data Pembelian Laporan Data DO

Gambar 4.21 Diagram Kontek SI Persediaan Barang yamg diusulkan

49

4.2.2.3.

Data Flow Diagram Yang Diusulkan Hasil Data User Data User

Admin

2.0 Kelola User

Data User

Data Login

Validasi Login

Data user 1.0 Login

F.User

Form Pembelian

Form Master Barang Form Supplier 1.1 Input Data Master Barang

3.0 Input Data Pembelian

Data Master Barang

F.Master Barang

Data Pembelian

Form Stock F.Pembelian

1.2 Input Data Supplier

Data Supplier

4.0 Input Data Stock

F.Supplier

Form Customer 1.3 Input Data Customer

Data Customer

Data Stock

F.Stock F.Customer Form D.O

Data D.O, Data Supplier, Data Customer, Data Master Barang

5.0 Input Data D.O

Data D.O

Data Stock Data Pembelian

6.0 Cetak Laporan

Lap.Master Barang, Lap.Data Customer,Lap.Data Supplier, Lap.Data DO Lap.Data Stock,

Lap.Data Pembelian DIVISI JTS

Gambar 4.22 DFD Level 0 SI Persediaan Barang yang diusulkan

F.D.O

50

Gambar 4.23 DFD Level 3.0 Proses Pembelian Barang yang diusulkan

Gambar 4.24 DFD Level 4.0 Proses Tambah dan Kurang stock yang diusulka

51

Admin

Form D.O

5.0 Input Data D.O

Data barang

F.Master Barang

Data D.O Data Pembelian

F.Delivery Order

Data Customer

F.Pembelian

F.Customer

Gambar 4.25 DFD Level 5.0 Proses Delivery Order yang diusulkan

52

Gambar 4.26 DFD Level 6.0 Proses Cetak Laporan yang diusulkan

4.2.2.4.Kamus Data 

Nama arus data

: Data User

Alias

: -

Aliran data

: Admin→P2, P2→F.User, F.User→P1.0,

Atribut

: Nama, IdUser, Password, Status



: Hasil Data User

Nama arus data

Alias

: -

53

Aliran data

: P2→Admin

Atribut

: IdUser, Password, Status



: Data Login

Nama arus data

Alias

: -

Aliran data

: Admin→P1.0

Atribut

: IdUser, Password



: Validasi Login

Nama arus data

Alias

: -

Aliran data

: P1.0 →Admin

Atribut

: IdUser, Password



: Form Master Barang

Nama arus data

Alias

: -

Aliran data

: P1.0 →P1.1

Atribut

: KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang,HargaAkhir, Jumlah Stock



Nama arus data

: Data Master Barang

Alias

: -

Aliran data

: P1.1 →F.Master Barang, P5.0→P6.0

Atribut

: KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang, HargaAkhir, Jumlah Stock



Nama arus data

: Form Supplier

Alias

: -

Aliran data

: P1.0 →P1.2

54

Atribut

: KodeSupplier, NamaSupplier, Alamat,

NoTelp, CP 

Nama arus data

: Data Supplier

Alias

: -

Aliran data

: P1.2 →F.Supplier, P5.0→P6.0

Atribut

: KodeSupplier, NamaSupplier, Alamat,

NoTelp, CP 

Nama arus data

: Form Customer

Alias

: -

Aliran data

: P1.0 →P1.3

Atribut

: KodeCustomer, NamaCustomer,

AlamatCustomer, NoTelp 

Nama arus data

: Data Customer

Alias

: -

Aliran data

: P1.3 →F.Customer, P5.0→P6.0

Atribut

: KodeCustomer, NamaCustomer,

AlamatCustomer, NoTelp 

Nama arus data

: Form Pembelian

Alias

: -

Aliran data

: P1.0→P3.0

Atribut

: KodeBarang, NamaBarang, KodeSupplier, NamaSupplier, KodeSupplier,KodeBarang, NoLKB, TglPembelian,HargaBeli,

55

Jumlah, Status 

Nama arus data

: Data Pembelian

Alias

: -

Aliran data

: P3.0→F.Pembelian, P5.0→P6.0

Atribut

: NoLKB, TglBeli, KodeSupplier, KodeBarang, HargaBeli, Jumlah,Status



Nama arus data

: Form Stock

Alias

: -

Aliran data

: P3.0→P4.0

Atribut

: KodeBarang, NamaBarang, HargaAkhir,JumlahStock, KodeBarang, NamaBarang, HargaAkhir, JumlahStock, TambahStock, TotalStock



Nama arus data

: Data Stock

Alias

: -

Aliran data

: P4.0→F.Stock, P5.0→P6.0

Atribut

: KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang, HargaAkhir, JumlahStock



Nama arus data

: Form D.O

Alias

: -

Aliran data

: P4.0→P5.0

Atribut

: NoDO, TglDO, KodeCustomer, KodeBarang,

56

NamaBarang, JumlahStock, SisaStock, JumlahJual, HargaJual, TotalHarga, JumlahMasuk, HargaBeli, RataRata 

Nama arus data

: Data D.O

Alias

: -

Aliran data

: P5.0→F.D.O, P5.0→P6.0

Atribut

: NoDO, TglDO, KodeCustomer, KodeBarang, NamaBarang, JumlahStock, JumlahJual, HargaJual, TotalHarga, RataRata



Nama arus data

: Lap.MasterBarang

Alias

: -

Aliran data

: P6.0→Divisi JTS

Atribut

: KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang, HargaAkhir, Jumlah Stock



Nama arus data

: Lap.Data Customer

Alias

: -

Aliran data

: P6.0→Divisi JTS

Atribut

: KodeCustomer, NamaCustomer, AlamatCustomer, NoTelp



Nama arus data

: Lap.Data Supplier

Alias

: -

Aliran data

: P6.0→Divisi JTS

57

Atribut

: KodeSupplier, NamaSupplier, Alamat, NoTelp, CP



Nama arus data

: Lap.Data DO

Alias

: -

Aliran data

: P6.0→Divisi JTS

Atribut

: NoDO, TglDO, KodeCustomer, KodeBarang, NamaBarang, JumlahStock, JumlahJual, HargaJual, TotalHarga, RataRata



Nama arus data

: Lap.Data Stock

Alias

: -

Aliran data

: P6.0→Divisi JTS

Atribut

: KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang, HargaAkhir, JumlahStock



Nama arus data

: Lap.Data Pembelian

Alias

: -

Aliran data

: P6.0→Divisi JTS

Atribut

: NoLKB, TglBeli, KodeSupplier, KodeBarang, HargaBeli, Jumlah,Status

58

4.2.3. Evaluasi Terhadap sistem yang Diusulkan Sistem yang sedang berjalan saat ini telah diperbaiki dengan rancangan yang telah dibuat. Adapun evaluasi terhadap sistem yang dirancang adalah sebagai berikut : 1. Pengolahan data pada sistem yang dirancang sudah efektif dan Memudahkan Dalam Pengoperasian Sistem Informasi. 2. Dapat memperkecil kesalahan dalam pengolahan data.