BAB 3 SEJARAH ORGANISASI DAN ANALISIS SISTEM
Dalam bab ini akan diuraikan mengenai sejarah perkembangan perusahaan, siistem yang sedang berjalan, analisis masalah dari sistem yang sedang berjalan, dan solusi pemecahan masalah disertai rancangan aplikasi pemecahan masalah.
3.1
Sejarah Perusahaan PT. INDOMOBIL SUKSES INTERNASIONAL Tbk (Perseroan) merupakan
suatu kelompok usaha terpadu dengan menerapkan konsep layanan satu atap yang memiliki beberapa anak perusahaan yang bergerak di bidang otomotif yang terkemuka di Indonesia. Perseroan didirikan pada tahun 1976 dengan nama “PT. Indomobil Investment Corporation”, dan pada tahun 1997 dilakukan penggabungan usaha(merger) dengan PT. Indomulti Inti Industri Tbk. Sejak saat itulah status Perseroan berubah menjadi perusahaan terbuka dengan nama PT. Indomobil Sukses Internasional Tbk, dengan kantor pusatnya di Wisma Indomobil I, lantai 6, Jl. MT. Haryono Kav 8, Jakarta Timur – 13330. Bidang usaha utama Perseroan dan anak perusahaan meliputi :
Pemegang lisensi merek
Distributor penjualan kendaraan
Layanan purna jual
Perakitan kendaraan
Produsen komponen otomotif
Distributor spare part 35
36 Selain
itu
untuk
membantu
konsumen
dalam
memenuhi
kebutuhan
kendaraannya, Perseroan dan anak perusahaan juga menawarkan layanan jasa pembiayaan kendaraan bermotor, distributor minyak pelumas serta kelompok usaha pendukung lainnya. Semua produk dipersiapkan untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan dengan standar kualitas yang dijamin oleh perusahaan principal serta didukung oleh layanan purna jual yang prima melalui jaringan – jaringan 3S ( Sales, Service, dan Spareparts) yang tersebar di seluruh Indonesia. Perseroan mengelola merek-merek terkenal dengan reputasi Internasional yang meliputi : o Audi
o Nissan
o Chery
o Renault
o Foton
o SangYong
o Great Wall
o Suzuki
o Hino
o Volkswagen
o Kalmar
o Volvo
o Liugong
o Volvo Truck
o Manitou
o Mack Truck
Aneka ragam produknya pun bermacam-macam yang mencakup kendaraan roda empat dan dua, kendaraan niaga, kendaraan serbaguna, truk dan bis,truk alat berat, kendaraan angkutan umum dan alat angkut beban lainnya. Dalam mengembangkan usahanya,
Perseroan dan Anak Perusahaan menjalin kerjasama dengan mitra lokal
maupun asing yang mempunyai reputasi internasional dan berpengalaman dalam
37 bidangnya. Saham Perseroan tercatat dan diperdagangkan di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Surabaya. Dalam rangka menghadapi era globalisasi, Perseroan dan Anak Perusahaan berupaya untuk memperkuat kualitas sumber daya manusia yang dimiliki dengan memberikan pendidikan dan pelatihan kepada karyawan secara berkesinambungan. Sebagai salah satu perwujudannya Perseroan mengembangkan Indomobil Strategic Sales Optimizing Program (ISSOP). Program ini merupakan kombinasi antara training atau seminar yang disertai tantangan serta pengakuan dan perayaan atas keberhasilan yang telah dilakukan. Untuk meningkatkan komunikasi antara manajemen dan karyawan ke arah tercapainya tujuan, Perseroan dan Anak Perusahaan secara rutin mengadakan sosialisasi atas setiap program kerja yang ditetapkan. Sinergi dari + 4.974 karyawan tetap yang tersebar di seluruh anak perusahaan di Indonesia telah mampu menopang Perseroan menjadi salah satu perusahaan di bidang otomotif yang terkemuka. Hal ini merupakan hasil kerja keras Perseroan dalam mengembangkan kemampuan, pengetahuan, keterampilan, dan pemahaman nilai-nilai yang secara terus menerus dijalankan melalui program pelatihan baik yang diselenggarakan di dalam maupun di luar Perseroan, program konseling, pelatihan, seminar, dan praktek kerja lapangan (on the job training). Pengembangan kompetensi, jenjang karir, dan kompensasi telah menjadi satu prioritas kegiatan Perseroan dan telah dikemas dalam suatu sistem yang dievaluasi secara terus menerus. Visi dan Misi Perusahaan Visi utama PT. Indomobil adalah menjadi perusahaan otomotif terhandal dan terpercaya di dalam negeri serta menangani berbagai sektor penting yang berkaitan dengan otomotif.
38 Misi utama dari PT. Indomobil yaitu :
Mengembangkan seluruh sumber daya yang dimiliki secara berkesinambungan untuk meningkatkan profesionalisme bagi kepuasan pelanggan.
Memberikan konstribusi dan berupaya sepenuhnya bagi pengembangan usaha Perseroan.
Memberikan komitmen dan nilai terbaik bagi seluruh pihak terkait yang berkepentingan dengan memperhatikan kepentingan masyarakat.
39 3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Indomobil Sukses Internasional Tbk
40 Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama Tugas dan wewenang ♦ Menetapkan kebijakan-kebijakan yang berlaku dalam perusahaan. ♦ Mengorganisir, mengawasi dan memimpin jalannya perusahaan agar sesuai dengan yang telah direncanakan. ♦ Mengambil keputusan untuk segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan. ♦ Mewakili perusahaan baik di dalam maupung di luar pengadilan.
2. Chief Operation Officer/ Wakil Direktur Tugas dan wewenang ♦ Mengambil alih sementara pekerjaan Direktur jika berhalangan hadir. ♦ Membantu pekerjaan Direktur utama. ♦ Mengadakan program kerja sesuai kebijakan perusahaan. ♦ Bertanggung jawab atas segala kegiatan dari masing masing divisi dibawahnya.
3. MFG & HRDGA Division Tugas dan wewenang ♦ Bertanggung jawab terhadap proses kerja karyawan dan SDM perusahaan.
41 ♦ Mengawasi proses training karyawan baru maupun training khusus. ♦ Melakukan pengawasan rutin untuk event-event yang diadakan perusahan.
4. Marketing Division Tugas dan wewenang ♦ Melakukan promosi dan distribusi produk ♦ Melakukan riset pasar ♦ Membuat keputusan-keputusan yang bersangkutan dengan distribusi produk.
5. Business and Development Division Tugas dan wewenang ♦ Merencanakan hal-hal yang berhubungan dengan pengembangan perusahaan ♦ Melakukan inovasi produk produk yang dihasilkan. ♦ Melakukan lobby dengan pihak-pihak lain untuk bekerja sama ♦ Ikut melakukan perjanjian dengna pihak-pihak yang telah setuju untuk bekerja sama dengan perusahaan.
6. Finance Company Division Tugas dan wewenang ♦ Memeriksa laporan keuangan perusahaan.
42 ♦ Meminta laporan persediaan barang dari divis lain. ♦ Mengurusi pembayaran gaji karyawan.
7. Accounting and Tax Division Tugas dan wewenang ♦ Membuat neraca dan laporan keuangan perusahaan. ♦ Membuat surat tagihan dan menagihnya pada pihak yang bersangkutan. ♦ Menandatangani bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran perusahaan.
8. Information Technology Division Tugas dan wewenang ♦ Bertanggung jawab terhadap monitoring jaringan. ♦ Bertanggung jawab terhadap segala masalah jaringan dalam perusahaan, seperti link putus/loss connection atau terdapat paket yang hilang/data packet loss. ♦ Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh server dan perangkat jaringan yang ada di perusahaan.
9. Audit dan Legal Divison Tugas dan wewenang ♦ Melakukan audit atau evaluasi keuangan terhadap laporan dari perusahaan cabang. ♦ Menetapkan kenaikan dan penurunan kuantitas penjualan perusahaan.
43 10. Tresure Division Tugas dan wewenang ♦ Bertanggung jawab terhadap pemasukan dan pengeluaran barang. ♦ Mengatur pengiriman barang ke konsumen. ♦ Membuat laporan tentang persediaan barang yang ada. ♦ Melaporkan bila ada barang yang rusak.
3.3
Prosedur yang Sedang Berjalan
3.3.1
Topologi Jaringan PT. INDOMOBIL SUKSES INTERNASIONAL Tbk
Gambar 3.2 Jaringan PT. Indomobil
44 3.3.2
Analisis Terhadap Topologi Jaringan Pada saat ini PT Indomobil sudah terhubung dengan internet dengan
menggunakan ISP Telkom yang letaknya di Sunter. Empat buah gedung yang berada di PT Indomobil yaitu Wisma Indomobil I , Wisma Indomobil II, Wisma Indomobil III dan Wisma Indomobil IV terhubung dengan menggunakan jaringan Fiber Optik. Dalam
menjalankan
kegiatan
operasional
perusahaan,
PT
Indomobil
menggunakan jaringan yang berbasis produk Cisco. Jaringan local terhubung dengan jaringan ISP Telkom dengan menggunakan Router CISCO 1841. Router ini juga berfungsi untuk melakukan pembagian bandwith koneksi internet dan monitoring pada jaringan local melalui aplikasi yang ada pada router tersebut. Jaringan LAN dalam gedung dibagi menggunakan Core Switch Cisco 24 Port yang membagi jaringan pada gedung. Dari Switch ini, jaringan bercabang ke 5 switch lain yaitu 1. Switch Wisma Indomobil II 2. Switch Wisma Indomobil III 3. Switch Wisma Indomobil IV 4. Switch server 5. Edge Switch Untuk koneksi antar switch dengan switch lainnya terdapat Firewall untuk mencegah adanya paket atau data asing yang masuk. Di dalam jaringan PT Indomobil, terdapat 3 buah server utama yaitu 1. Server Farm Database 2. Server Farm Service 3. Farm Application
45 Semua server terletak di gedung Wisma Indomobil I. Selain 3 server utama, PT Indomobil memiliki 1 buah server Helpdesk yang berfungsi untuk menyediakan data tentang perusahaan agar dapat diakses oleh public Akses terhadap server dilengkapi dengan Firewall dan dibutuhkan proses otentifikasi untuk mengakses server tersebut. Akses terhadap server helpdesk dilakukan melalui jaringan internet. Akses dari Internet akan melalui sebuah packeteer yang berfungsi sebagai alat untuk mengatur banyaknya data upload dan download dari public. Untuk jaringan private antar gedung, terdapat sebuahVPN Concentrator yang terhubung dengan jaringan utama melalui sebuah IPS. Seluruh kontrol dan monitor terhadap jaringan pada Wisma Indomobil I, II, III dan IV dilakukan oleh IT Division yang terletak di lantai 8 Wisma Indomobil I Pada data center yang berada di pusat control IT Division, dapat kita lihat seberapa besar bandwith yang terpakai. Berikut ini adalah grafik MRTG(monitoring tools) yang telah dipasang pada core switch.
46 3.3.3 Analisis Trafik Jaringan Berikut ini adalah gambar dari hasil MRTG harian dengan pengambilan data selama rata-rata lima menit.
Gambar 3.3 Grafik MRTG harian dengan sample data selama lima menit
Dari grafik tersebut dapat kita lihat melalui tabel bandwith selama lima menit In
Out
Max
2683,8 kb/s
2030,5 kb/s
Average
296,3 kb/s
594,2 kb/s
Current
232,1 kb/s
573,4 kb/s
Tabel 3.1 Tabel pemakaian bandwith harian
47 Berikut ini adalah grafik MRTG mingguan dengan pengambilan sample data selama 30 menit.
Gambar 3.4 Grafik MRTG mingguan dengan sample data selama 30 menit
Dari grafik tersebut dapat kita lihat melalui tabel bandwith selama 30 menit In
Out
Max
3444.8 kb/s
1877.9 kb/s
Average
369.9 kb/s
562.6 kb/s
Current
224.6kb/s
411.0 kb/s
Tabel 3.2 Tabel pemakaian bandwith mingguan
48 Berikut ini adalah grafik MRTG mingguan dengan pengambilan sample data selama 2 jam.
Gambar 3.5 Grafik MRTG mingguan dengan sample data selama 2 Jam
Dari grafik tersebut dapat kita lihat melalui tabel bandwith selama 2 jam In
Out
Max
2476.2 kb/s
1902.2 kb/s
Average
511.1 kb/s
625.4 kb/s
Current
720.2 kb/s
975.5 kb/s
Tabel 3.3 Tabel pemakaian bandwith bulanan
49 3.3.4
Analisis Kebutuhan Sistem Untuk menganalisis kebutuhan sistem, penulis melakukan wawancara kepada
staff PT. INDOMOBIL SUKSES INTERNASIONAL Tbk. Hasilnya berasal dari 10 staff yang ditanyakan pertanyaan di bawah ini.
Pertanyaan 1. Apakah fasilitas yang digunakan saat ini sudah mendukung anda dalam mengakses data dari kantor lain?
Kurang
=
5 responden
Cukup
=
3 responden
Baik
=
2 responden
Dari jawaban pertanyaan ini dapat disimpulkan bahwa sistem yang ada sudah mendukung tetapi masih dirasakan kurang.
Pertanyaan 2. Apabila terjadi permasalahan koneksi pengiriman data, bagaimana tanggapan anda terhadap pengaruh hal tersebut pada mobilitas pekerjaan ?
Kurang
=
8 responden
Cukup
=
1 responden
Baik
=
1 responden
Dari jawaban pertanyaan ini dapat disimpulkan bahwa diperlukan suatu sistem yang dapat memperkecil masalah koneksi pengiriman data, karena hal tersebut sangat berpengaruh terhadap mobilitas pekerjan karyawan.
Pertanyaan 3. Apakah jaringan yang ada saat ini sudah dirasa aman dalam proses pengiriman data?
50
Kurang
=
4 responden
Cukup
=
3 responden
Baik
=
3 responden
Dari jawaban pertanyaan ini dapat disimpulkan bahwa tingkat keamanan jaringan perlu ditingkatkan lagi.
Pertanyaan 4. Apakah menurut anda pengiriman data dari cabang - pusat sudah berjalan dengan baik ?
Kurang
=
3 responden
Cukup
=
4 responden
Baik
=
3 responden
Dari jawaban pertanyaan ini dapat disimpulkan bahwa pengiriman data sudah cukup baik tetapi akan lebih baik ditingkatkan untuk meningkatkan mobilitas pekerjaan.
Pertanyaan 5. Bagaimana jika jaringan pusat-cabang digantikan dengan jaringan MPLS yang mempercepat proses pengiriman data dan meningkatkan keamanan jaringan. Apakah hal ini akan membantu dalam pekerjaan Anda?
Kurang
=
1 responden
Cukup
=
3 responden
Baik
=
6 responden
Dari jawaban pertanyaan ini dapat disimpulkan bahwa ada baiknya untuk merancang jaringan MPLS untuk meningkatkan mobilitas kerja.
51 3.4
Analisis Masalah pada Sistem Dari hasil analisis jaringan pada perusahaan Indomobil yang sedang berjalan saat
ini, terdapat beberapa masalah yang perlu diatasi dan diperbaiki. Permasalahan yang paling utama adalah sistem koneksi antara kantor pusat terhadap beberapa kantor cabang. Permasalahan yang timbul itu antara lain sebagai berikut : 1. Pada proses kinerja PT. Indomobil, pertukaran data antara kantor cabang dan kantor pusat dilakukan via e-mail. Jadi aliran data perusahaan seperti data keuangan perusahaan dan data customer sepenuhnya bergantung pada fasilitas yang diberikan oleh penyedia email tersebut, dimana layanan e-mail ini tidak damat dihandalkan keamanannya. Dan apabila penyedia layanan email mengalami gangguan, maka aliran data penting perusahaan juga akan ikut terganggu. 2. Data yang ada pada database tidak bisa langsung diupdate sesuai dengan transaksi yang sedang berjalan, karena tidak adanya koneksi langsung antara kantor pusat dengan kantor – kantor cabang. Sehingga jika membutuhkan informasi mengenai suatu produk atau data, maka proses pengecekan harus via telepon yang rentan dan tidak aman.
3.5
Usulan pemecahan masalah Untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh PT. Indomobil seperti
yang telah dijelaskan diatas, maka dibutuhkan suatu solusi yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan. Berdasarkan analisis pada proses bisnis dan jaringan komputer yang sedang berjalan pada PT. Indomobil, maka dibutuhkan suatu jaringan yang mampu menghubungkan antara kantor pusat dan kantor-kantor cabang yang letaknya berjauhan,
52 sehingga proses bisnis dan pertukaran data antara kantor pusat dan kantor cabang menjadi lebih baik. Selain itu proses pengiriman pun tidak tergantung dari konektivitas penyedia layanan email atau internet. Solusi yang diusulkan adalah merancang jaringan WAN dengan menggunakan VPN-MPLS dengan pertimbangan sebagai berikut : 1. Dengan menggunakan VPN-MPLS, maka jaringan pada kantor pusat dan kantor cabang dapat dihubungkan menjadi satu jaringan internal yang besar dengan memanfaatkan jaringan public sebagai media penghubungnya. 2. Keamanan pengiriman data melalui MPLS lebih terjamin dengan adanya routingan virtual private yang memungkinkan adanya pengaturan IP dalam mengakses suatu data. 3. MPLS tidak membutuhkan perangkat tambahan (seperti halnya IP Sec via internet). Koneksi pada MPLS hanya mengatur routingan pada ISP dan client saja. 4. MPLS memiliki kinerja yang baik dengan biaya pengaplikasian yang tidak terlalu mahal. 5. Lower packet loss artinya proses kehilangan paket yang dikirim sangat kecil karena response untuk suatu paket yg dikirim langsung ke tujuan.
